aplicaciÓn para la gestion de registro€¦ · sistema de gestión administrativa aplicación para...
TRANSCRIPT
APLICACIÓN PARA LA GESTION DE REGISTRO
Universidad de Córdoba
Sistema de Gestión Administrativa Aplicación para la gestión de los libros
de registro. El asiento de todos los documentos
que tienen entrada y salida en la Unidad Administrativa.
Arranque de la aplicación Acceso autorizado
Garantiza el acceso a la información de las personas autorizadas.
Interfaz
Menú principal
Mantenimiento de Tablas Auxiliares
Registro de E/S
Recuperaciónde Información
Cierrede Entradas
Cierre de Salidas
Relaciónde Decretos
ListadosDiarios
ProcesosDiarios
ListadoLibro E.
ListadoLibro S.
PreparaciónAño Siguiente
ProcesosAnuales
ListadoPal.Clave
ListadoPal.No Clave
Modificac.Pal.Clave
Modificac.Pal.No Clave
RestructuraciónDiccionario
Procesos Especiales
G.A.D.
MANTENIMIENTO DE TABLAS AUXILIARES Todos los documentos tienen una
información común que será codificada mediante códigos externos.Ventajas: Facilitar su manejo por parte del usuario Mantener la congruencia de la información
Unidades Gestoras Servicio, departamento, cargo, etc. con
categoría de un ente con funciones independientes dentro del sistema y con capacidad de emitir y recibir documentos.
Características: Código Descripción
El Registro General es también una Unidad Gestora.
Organismos Pueden actuar como remitentes o
destinatarios Internos de la Universidad o externos.
Características: Código de Organismo Denominación Dirección Localidad.
Listas de Decretos Cuando se realiza una entrada se
decreta a una serie de Autoridades, las cuales pueden estar agrupadas en una lista para facilitar la introducción de la información
Características: Código de la lista Unidad gestora
Nombres Remitentes/Destinatarios Nombres que maneja el sistema Pueden usarse como remitentes o
destinatarios y en documentos de entrada o de salida
Características: Código de nombre: Asignado por el sistema Denominación DNI
Prototipos Estructura creada para facilitar la entrada de
los documentos de registro. Características:
Código Descripción Tipo de documento que se va a registrar Fecha de documento Remitente Destinatario Asunto Código de lista de envío (para documentos de E)
Listados El sistema permite imprimir listados de
todas las tablas auxiliares descritas
PROCESOS DIARIOS Procesos que se realizan diariamente
en la aplicación Entradas de documentos a Registro Consultas y recuperación de Información Listados de la labor realizada durante la
jornada de trabajo
Parámetros globales de la aplicación
Registro E/S
Registro E/S: Decretos
Permite operar con las Autoridades a las que se decretan los documentos de Entrada, pudiendo eliminar o introducir otras nuevas.
Registro E/S: Seguimientos Información que relaciona un Documento con
otros del propio Organismo de la Universidad como de otro diferente ajeno a la Universidad.
Registro E/S: Diccionario
La aplicación genera dinámicamente un diccionario de datos. Palabras clave Palabras vacías
Recuperación de Información
Recuperación de Información
Listados Diarios
Parámetros: Fecha Registro Unidad Gestora
Relación de Decretos
Parámetros: Fecha inferior Fecha superior Unidad Gestora
Cierre de entradas Cierre de Salidas
Listados de las operaciones realizadas en el día
Funcionamiento de los listados Título Parámetros propios
del Listado Parámetros de
impresión Destino Impresora Nº de copias
Salida de listados
PROCESOS ANUALES Procesos que se realizan normalmente
de forma anual Listado del Libro de Entradas Listado del Libro de Salidas Preparación del año siguiente
Listado del Libro de Entradas Permite sacar un listado completo de
todos los Documentos de Entrada a Registro del año actual
Parámetros: Fecha inferior Fecha superior Unidad Gestora
Listado del Libro de Salidas Permite sacar un listado completo de
todos los Documentos de Salida de Registro del año actual
Parámetros: Fecha inferior Fecha superior Unidad Gestora
Preparación del año siguiente Prepara el sistema para trabajar con un
año nuevo Inicializa algunas tablas de la aplicación
preparando la Unidad Gestora para poder empezar a introducir documentos
Si la operación ya ha sido realizada en este año el sistema avisará y no se inicializa de nuevo
PROCESOS ESPECIALES Esta opción está relacionado con las
funciones que se realizan sobre el diccionario de la aplicación: Listado de palabras clave Listado de palabras no clave (vacías) Modificación de palabras clave Modificación de palabras no clave Reestructuración del diccionario
Modificación de Palabras Clave
Permite al usuario eliminar palabras clave del diccionario: El usuario introduce la palabra a eliminar El sistema muestra el nº de documentos de
Entrada y de Salida en que se encuentra Si el usuario confirma la acción:
Se elimina del diccionario Se elimina como clave en todos los documentos Se incluye en el archivo de palabras vacías
Modificación de Palabras No Clave
Permite al usuario eliminar palabras no clave del archivo de palabras vacías: El usuario introduce la palabra a eliminar Si el usuario confirma la acción se elimina
del diccionario quedando sin ser reconocida por el sistema
Reestructuración del Diccionario
Operación necesaria cada cierto tiempo Causa: modificaciones del diccionario
de datos Ventaja: mantener la base de datos
optimizada Inconveniente: Proceso largo y
laborioso