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Secretaría General de Acuerdos

Centro de Documentación y AnálisisArchivos y Compilación de Leyes

ANUARIO DE ARCHIVÍSTICAJUDICIAL

2013

asociación demexicanadeimpartidores justicia

Primera edición: noviembre de 2014D.R. © Suprema Corte de Justicia de la NaciónAvenida José María Pino Suárez núm. 2Colonia Centro, Delegación CuauhtémocC.P. 06065, México, D.F.Esta obra estuvo a cargo del Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes.Su edición y diseño estuvieron al cuidado de la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis de la Suprema Corte de Justicia de la Nación.

Sistema Bibliotecario de la Suprema Corte de Justicia de la NaciónCatalogación

Anuario de archivística judicial 2013 [recurso electrónico] / [esta obra estuvo a cargo del Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes ; presentación Ministro Juan N. Silva Meza]. -- México : Suprema Corte de Justicia de la Nación, 2014.

Recurso electrónico en línea (viii, 198 p. : il. ; 28 cm.)

En la cubierta: Secretaría General de Acuerdos ; Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia

Contenido: Grupo 1. Seguimiento del diagnóstico: Presentó su informe de las actividades realizadas derivadas del diagnóstico aplicado en 2012, así como de las correspondientes a fin de coordinar a los demás grupos para atender las áreas de oportunidad / Diana Castañeda Ponce, Ma. Guadalupe Lara Gutiérrez, Rubén Romero Santamaría -- Grupo 2. Factor humano (personal de archivo): En este tema en particular, y dada la importancia del tema, el grupo propuso un Programa de Capacitación para el personal que labora en los archivos de los órganos jurisdiccionales / Blanca Estela Luján Cortés, José Abraham Quintana Martínez, Mónica Rodríguez Tirado, Elda Nayely Valdez China -- Grupo 3. Infraestructura física (características del inmueble y mobiliario de archivo): Presentó recomendaciones que se consideran básicas para la instalación del acervo documental en los órganos jurisdiccionales / Marco Polo Rodríguez Alcántara, Sonia Domínguez Sotelo, Jaime Armando López Ramírez -- Grupo 4. Acervo documental y procesos archivísticos (procesos técnicos): Propuso una guía para elaborar los instrumentos de control y consulta de los expedientes judiciales con base en la aplicación de normas internacionales y en la experiencia y buenas prácticas de diversos archivos judiciales / Ana Margarita de Luna Mora, David Gerardo Hernández Montiel, Beatriz Ortega Sandoval -- Grupo 5. Conservación y preservación documental: Realizó recomendaciones básicas para conservación y preservación de los acervos tomando en cuenta los diferentes escenarios en los que se encuentran los archivos de los órganos jurisdiccionales en el país, así como la propuesta de curso y protocolo de seguridad y protección civil / María del Carmen Monroy García, Natalia Jimena Martínez Ayala, Rosa Elena Solís Blanco -- Grupo 6. Infraestructura tecnológica (herramientas aplicadas al trabajo archivístico): Presentó la propuesta de un software libre que se pueda ajustar a las necesidades de los archivos de los órganos jurisdiccionales, lo que les permitirá tener sistematizado su acervo, de modo que el control y la recuperación de información sea ágil / Andrés Bautista Sánchez, Doris Domínguez Zermeño, Gerardo Flores Estrada -- Grupo 7. Servicios que brindan los archivos judiciales: Presentó un manual para el control del acervo, respecto de los servicios que se brindan a los usuarios internos y externos, así como un prontuario con legislación aplicable en materia de archivística y de transparencia y acceso a la información / Gerardo Espinosa Mendieta, Luis Alvarado García, Fausto Rubén Ibarra Celis, Carlos Sosa Pinzón-- Asimismo, se contó con ponentes nacionales y extranjeros quienes expusieron los siguientes temas: “Opciones y propuestas de capacitación de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía”, “La metodología de valoración documental: un nuevo escenario” y “El Archivo histórico de la Suprema Corte de Justicia de la Nación: un valioso acervo para la reconstrucción de la historia del periodismo mexicano” / Ana María Serna Rodríguez

ISBN 978-607-468-759-0

1. Archivos judiciales – Conferencias – Poder Judicial – México 2. Órganos jurisdiccionales – Archivo 3. Buenas prácticas judiciales – Archivo 4. Conservación – Documentos 5. Capacitación laboral 6. Protección civil l. México. Suprema Corte de Justicia de la Nación. Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes II. Silva Meza, Juan N., 1944-

CD923A58 2013

ANUARIO DE ARCHIVÍSTICAJUDICIAL

2013

SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN

Ministro Juan N. Silva MezaPresidente

Primera Sala

Ministro Alfredo Gutiérrez Ortiz MenaPresidente

Ministro José Ramón Cossío Díaz

Ministro Jorge Mario Pardo Rebolledo

Ministra Olga Sánchez Cordero de García Villegas

Ministro Arturo Zaldívar Lelo de Larrea

Segunda Sala

Ministro Luis María Aguilar MoralesPresidente

Ministro José Fernando Franco González Salas

Ministra Margarita Beatriz Luna Ramos

Ministro Alberto Pérez Dayán

Ministro Sergio A. Valls Hernández

Comité Editorial

Lic. Arturo Pueblita PelisioSecretario de la Presidencia

Mtra. Cielito Bolívar GalindoCoordinadora de Compilación

y Sistematización de Tesis

Lic. Diana Castañeda PonceTitular del Centro de Documentación y Análisis,

Archivos y Compilación de Leyes

Lic. Carlos Avilés AllendeDirector General de Comunicación y Vinculación Social

Lic. Héctor Daniel Dávalos MartínezDirector General de Casas de la Cultura Jurídica

V

Contenido

1. Presentación 1

2. Introducción 5

3. Informe del Grupo de Trabajo de Seguimien to del diagnóstico aplicado a los archivos de los órganos jurisdiccionales en 2012 7

4. Propuesta de curso de capacitación y factor humano 114.1 Factor Humano 124.2 Capacitación 134.3 El personal del archivo y la capacitación archivística 144.4 Análisis de resultados obtenidos del cuestionario aplicado a

los responsables de archivo de los órganos impartidores de justicia. 174.5 Programa de capacitación 24

5. Proyecto de trabajo para la atención de áreas de oportunidad en materia de infraestructura física 315.1 Introducción 315.2 Antecedentes 325.3 Áreas de oportunidad detectadas 335.4 Recomendaciones básicas para la instalación del acervo

documental en los órganos jurisdiccionales. 345.4.1 Consideraciones generales para la ubicación e

instalación del inmueble. 345.4.2 Ubicación del inmueble 345.4.3 Capacidad de resguardo requerida 355.4.4 Consideraciones generales para la construcción del

inmueble. 355.5 Áreas del inmueble. 36

5.5.1 Descripción de las áreas 365.5.2 Ubicación de las áreas en el inmueble 38

5.6 Consideraciones para las áreas de resguardo, restauración y

Suprema Corte de Justicia de la NaciónVI

consulta del acervo. 405.6.1 Paredes. 405.6.2 Pisos. 415.6.3 Ventanas. 415.6.4 Puertas. 415.6.5 Techos. 425.6.6 Pasillos. 425.6.7 Confinamien to. 435.6.8 Mobiliario. 445.6.9 Control ambiental. 455.6.10 Iluminación. 465.6.11 Energía eléctrica. 465.6.12 Sistema de extinción de incendios y detección de

inundaciones. 475.6.13 Voz y datos. 485.6.14 Señalización. 48

5.7 Fuentes consultadas. 48

6 Guía para la elaboración de instrumentos de control archivísticos en los archivos judiciales 516.1 Antecedentes 516.2 Cuadro General de Clasificación Archivística 526.3 Catálogo de Disposición Documental 556.4 Inventarios documentales 556.5 Guía Simple 57

6.5.1 Archivo de trámite 586.5.2 Archivo de concentración 596.5.3 Archivo histórico 60

6.6 Normas archivísticas 606.7 Conclusiones 616.8 Aplicación de instrumentos de control archivístico 61

6.8.1 Aplicación del Cuadro General de Clasificación Archivística 61

6.8.2 Aplicación del Catálogo de Disposición Documental 636.8.3 Aplicación de algunos elementos del inventario

documental 646.8.4 Aplicación de la Guía Simple 656.8.5 Censo Guía de Archivo 67

6.9 Glosario de términos 716.10 Bibliografía 73

7 Aspectos básicos para la conservación y preservación de los acervos jurídicos del país 757.1 Introducción 75

Anuario de Archivística Judicial 2013 VII

7.2 Análisis del Diagnóstico 761. Conclusión de las fortalezas 782. Conclusión de las debilidades 81

7.3 Acciones de mejora a instrumentar 847.3.1 Áreas de oportunidad prioritarias 847.3.2 Amenazas del entorno 847.3.3 Acciones que propone instrumentar el equipo de trabajo

número 5. 87Publicación de guías en el Portal de SINAJ 90Conclusión 90

Relación de AnexosANEXO 1. Cuestionario para el Diagnóstico de los Archivos

Judiciales De Los Órganos Impartidores De Justicia En México 94ANEXO 2. Concentrado de Riesgos por Estado 97ANEXO 3. Medidas en materia de prevención de desastres

instruidas por la Presidencia de la República en el marco de la instalación del Consejo Nacional de Protección Civil 99

ANEXO 4. Hoja de trabajo para esbozar un plan para desastres. 100ANEXO 5. Guías para determinar las necesidades de

conservación en bibliotecas y archivos. 104ANEXO 6. Programa Interno de Protección Civil 113

8. Herramientas aplicadas al trabajo archivístico 1198.1 Introducción 1198.2 Antecedentes 120

8.2.1 Precisiones de la normativa respecto de la aplicación de las tecnologías de la información en la gestión de archivos judiciales 120

8.3 Resultados del diagnóstico 1208.4 Áreas de oportunidad prioritarias 122

8.4.1 Pasos para la integración de tecnologías de la información en la gestión de archivos judiciales 123

8.5 Líneas de trabajo a desarrollar 1248.5 Objetivos 1248.6 Plan de actividades 1248.7 Consideraciones importantes sobre el desarrollo de la aplicación 1268.8 Consideraciones importantes sobre el presente plan 1268.9 Bibliografía 1278.10 Anexo. Manual de usuario del prototipo de la Aplicación

para el Control de Expedientes 127I. Introducción 127II. Objetivo de la aplicación 127III. Características de la aplicación 127

Suprema Corte de Justicia de la NaciónVIII

A. Software 127B. Sencillez 128C. Seguridad 128

IV. Módulos de la aplicación 128V. Interfaz de la aplicación 129VI. Módulo de catálogos 129

A. Alta de elementos en los catálogos 130B. Modificar los elementos en los catálogos 132C. Eliminar los elementos en los catálogos 132

VII. Módulo de registro de expedientes 133A. Descripción de campos 135

VIII. Módulo de búsqueda 137IX. Modificación de registros 139X. Módulo de préstamos 141

A. Registro de expedientes en préstamo 142B. Papeleta de préstamo 144

XI. Módulo de devolución 146XII. Módulo de reportes 147

A. Establecer los datos que llevará el reporte 148B. Visualización de reportes 149

9. Guía de procedimien tos para control del acervo documental para la atención de usuarios 1539.1 Introducción 1539.2 Principales resultados del diagnóstico de los Archivos

Judiciales de los Órganos Impartidores de Justicia en México 1539.2.1 De la integración de los acervos 1559.2.2 De los servicios en los archivos 1559.2.3 De los servicios de información 1559.2.4 Del registro de usuarios 1569.2.5 De los sistemas de datos personales 1569.2.6 Del préstamo y consulta a usuarios 1579.2.7 De la evaluación y mejora continua de los servicios de

préstamo y consulta. 1589.2.8 De los administradores y usuarios de los acervos 1599.2.9 Medidas de seguridad, protección e higiene en los

acervos documentales 1609.3 Bibliografía 1609.4 Prontuario normativo en materia de transparencia y acceso

a la información 161

10. El Archivo Histórico de la Suprema Corte de Justicia de la Nación: un valioso acervo para la reconstrucción de la historia del periodismo mexicano 181

11

1. Presentación

La poesía es la memoria de la vida y los archivos son su lengua.

Octavio Paz

El Sistema Nacional de Archivos Judiciales (SINAJ) fue creado en 2008 a raíz de la convocatoria que emitió la Suprema Corte de Justicia de la Nación para reunir a todos los archivos judiciales del país, con el fin de vincular esfuerzos y

generar propuestas para mejorar la administración de los acervos generados por los órganos jurisdiccionales federales y locales.

Ello, en atención a las necesidades de contar con un foro especializado sobre los archivos del ramo judicial, en virtud de las características específicas que representan las actividades de control, resguardo, gestión y consulta de este tipo de información.

Dicha iniciativa fue producto de los acuerdos adoptados en el Primer Encuentro Nacional de Archivos, realizado en la Ciudad de México en septiembre de 2008, en las instalaciones de la Suprema Corte de Justicia de la Nación. Las propuestas realizadas en esta reunión, no sólo se materializaron con la creación del SINAJ, en el seno de la Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia (AMIJ), sino que comenzaron a darse pasos firmes para el establecimien to de criterios generales en áreas estratégicas para el desarrollo de la función archivística en el Poder Judicial de la Federación.

De esta manera, se integraron grupos de trabajo para el análisis de la organización y conservación de expedientes judiciales, la valoración y depuración de expe

Suprema Corte de Justicia de la Nación2

dientes y documentos con este carácter, así como sobre la transparencia y el acceso a la información pública.

La continuidad de estos trabajos rindió frutos en el Segundo Encuentro Nacional de Archivos, llevado a cabo en septiembre de 2009, en el edificio sede del Alto Tribunal, al acordar la conformación de los estatutos, los lineamien tos y los manuales de procedimien tos del SINAJ; así como para reforzar el compromiso de los integrantes del Sistema, a participar activamente en el desarrollo de cursos en materia de organización, valoración, clasificación, conservación física y electrónica, y el acceso a la información contenida en la documentación jurisdiccional.

El Sistema Nacional de Archivos está integrado por 178 órganos jurisdiccionales, con la misión de trabajar activamente en la administración y resguardo de sus acervos documentales, a través de los once capítulos que conforman la AMIJ. Los objetivos del SINAJ son impulsar la modernización en la administración de los archivos judiciales; promover la preservación, conservación y utilización de la información bajo su resguardo, respetando en todo momento los ámbitos de competencia de cada uno de sus miembros y la normativa federal y local que los rige; así como fomentar, estrechar y fortalecer los víncu los de colaboración y cooperación entre sus miembros con instituciones u organizaciones nacionales o extranjeras; todo ello en beneficio de los propios impartidores de justicia y de la sociedad en general; por ende, sin fines de lucro.

En el camino para consolidar las acciones y estructura puestas en marcha, en agosto de 2010, se llevó a cabo la Primera Reunión del SINAJ en el marco del Tercer Encuentro de Archivos Judiciales. Dicha reunión logró puntualizar las áreas de oportunidad para la organización, administración y prestación de servicios de los órganos jurisdiccionales integrantes del Sistema.

Dentro de los temas más relevantes fueron abordadas distintas necesidades: como aquella de contar con una adecuada estructura institucional, con una normativa apropiada para su correcto funcionamien to, con planes tanto para la profesionalización y capacitación continua del personal en materia archivística, como para contar con infraestructura y equipamien to adecuados y dedicados a la conservación de los expedientes en formato impreso y electrónico.

Las subsiguientes reuniones del SINAJ, en 2011, 2012, 2013 y 2014, han dado continuidad a los trabajos de comunicación, intercambio de información y estable

Anuario de Archivística Judicial 2013 3

cimien to de modelos y lineamien tos de actuación y capacitación para mejorar y modernizar las condiciones de gestión, resguardo, preservación y control de los órganos impartidores de justicia.

Los resultados y acuerdos tomados en estas reuniones han permitido avanzar en las distintas áreas de oportunidad que fueron identificadas en 2012, derivado de los resultados del diagnóstico elaborado sobre la situación en que se encontraban los archivos judiciales. Este propició la creación de grupos de trabajo para atender los requerimien tos y necesidades expuestas y permitió proponer ejes transversales que pudieran aportar beneficios generales.

Así también, dentro de los resultados que se han obtenido destaca la creación de: una herramienta tecnológica que permite llevar un control de los expedientes que se generan en los órganos jurisdiccionales; un curso que se impartirá en línea en materia de conservación de acervos; y lineamien tos relacionados con las medidas de protección civil y la infraestructura física de los inmuebles. Todo ello se encuentra accesible desde el Portal de Internet del Alto Tribunal, a través de un micrositio creado específicamente para el SINAJ, cuyo objetivo es ser un medio efectivo de comunicación e información entre sus integrantes y la sociedad en general.

De esta manera, con el fin abrir un canal más de comunicación, de carácter permanente, que logre transmitir y compartir experiencias, áreas de oportunidad y propuestas para el mejoramien to y modernización de los archivos judiciales, se ha reconocido la oportunidad de contar con una publicación periódica de carácter anual que reúna las voces de aquellos especialistas, profesionales e interesados en la materia.

Estoy convencido de que esta tarea no sólo servirá para continuar con la consolidación del Sistema que se ha instrumentado y que sigue su marcha, sino que a través de la consecución de los objetivos que se han trazado en materia de conservación, gestión y acceso a la información pública a la ciudadanía –sobre los cuales pretende aportar esta nueva publicación– se logrará el reconocimien to de la trascendencia institucional y nacional de los archivos judiciales, documentos fuente para la reconstrucción de nuestro pasado, testimonios de la impartición de justicia y, en suma, memoria y patrimonio histórico de nuestro país.

Ministro Juan N. Silva MezaPresidente de la Suprema Corte de Justicia de la Nación

y del Consejo de la Judicatura Federal

5

2. Introducción

En seguimien to a los acuerdos tomados por los integrantes del Sistema Nacional de Archivos Judiciales en las Reuniones Ordinarias que se han llevado a cabo y que son organizadas por la Suprema Corte de Justicia de la Nación, a

través de la Secretaría General de Acuerdos y del Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes, así como de la Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia, A.C. (AMIJ) durante 2013, se conformaron siete grupos de trabajo con la finalidad de proponer líneas de acción o recomendaciones para atender las áreas de oportunidad detectadas en el diagnóstico situacional aplicado a los archivos de los órganos jurisdiccionales en 2012.

En esta Memoria se presentan los trabajos que cada grupo presentó en la Reunión a manera de propuestas y recomendaciones, a efecto de que cada órgano jurisdiccional, en respeto a su autonomía, pueda adoptarlas, a saber:

Grupo 1. Seguimien to del diagnósticoPresentó su informe de las actividades realizadas derivadas del diagnóstico

aplicado en 2012, así como de las correspondientes a fin de coordinar a los demás grupos para atender las áreas de oportunidad.

Grupo 2. Factor humano (personal de archivo)En este tema en particular, y dada la importancia del tema, el grupo propuso

un Programa de Capacitación para el personal que labora en los archivos de los órganos jurisdiccionales.

Grupo 3. Infraestructura física (características del inmueble y mobiliario de archivo)


Presentó recomendaciones que se consideran básicas para la instalación del acervo documental en los órganos jurisdiccionales.

Grupo 4. Acervo documental y procesos archivísticos (procesos técnicos)

Propuso una guía para elaborar los instrumentos de control y consulta de los expedientes judiciales con base en la aplicación de normas internacionales y en la experiencia y buenas prácticas de diversos archivos judiciales.

Grupo 5. Conservación y preservación documental.Realizó recomendaciones básicas para conservación y preservación de los

acervos tomando en cuenta los diferentes escenarios en los que se encuentran los archivos de los órganos jurisdiccionales en el país, así como la propuesta de curso y protocolo de seguridad y protección civil.

Grupo 6. Infraestructura tecnológica (herramientas aplicadas al trabajo archivístico)

Presentó la propuesta de un software libre que se pueda ajustar a las necesidades de los archivos de los órganos jurisdiccionales, lo que les permitirá tener sistematizado su acervo, de modo que el control y la recuperación de información sea ágil.

Grupo 7. Servicios que brindan los archivos judicialesPresentó un Manual para el Control del Acervo, respecto de los servicios que

se brindan a los usuarios internos y externos, así como un Prontuario con Legislación Aplicable en Materia de Archivística y de Transparencia y Acceso a la Información.

Asimismo, se contó con ponentes nacionales y extranjeros quienes expusieron los siguientes temas: "Opciones y propuestas de capacitación de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía", "La metodología de valoración documental: un nuevo escenario" y "El Archivo Histórico de la Suprema Corte de Justicia de la Nación: un valioso acervo para la reconstrucción de la historia del periodismo mexicano".

7

3. Informe del Grupo de Trabajo de Seguimien to del diagnóstico aplicado a los archivos de los órganos jurisdiccionales en 2012

Lic. Diana Castañeda PonceTitular del Centro de Documentación y Análisis,

Archivos y Compilación de Leyes

Lic. Ma. Guadalupe Lara GutiérrezDirectora del Archivo del Tribunal Superior

de Justicia del Estado de Hidalgo

L.A.E. Rubén Romero SantamaríaDirector del Archivo General del Poder Judicial del Estado de México

El diagnóstico realizado durante 2012 nos ha brindado valiosos resultados sobre las necesidades y áreas de oportunidad que presentan los archivos judiciales, por lo que con la convicción de que es impostergable su atención y

gracias al trabajo entusiasta y participativo de diversos compañeros representantes de los archivos judiciales de los órganos jurisdiccionales que conforman los once apartados de la Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia desde hace cerca de un año que se verificó la Tercera Reunión Ordinaria del Sistema, hemos venido conjugando la experiencia y buenas prácticas de diversos responsables de los archivos judiciales a fin de integrar la primera versión de una Guía de Recomendaciones a la que todo órgano jurisdiccional podrá acceder siempre, desde luego, con respecto a su autonomía, como ya lo señalaba el Ministro Pérez Dayán.

Esto es, los órganos impartidores de justicia de nuestro país hemos trabajado en la integración de un conjunto de recomendaciones básicas, a manera de líneas generales, que puedan ser de utilidad para la organización, tratamien to, guarda, prevención de riesgo, conservación y consulta de los expedientes judiciales, de manera que hagan posible dar uniformidad a la administración de los archivos a su cargo, resultado de su diaria labor de administrar justicia y generar así una política nacional que brinde las condiciones para satisfacer los requerimien tos de información que se platean con base en la normativa sobre transparencia y rendición de cuentas.


En mi opinión, una de las áreas de oportunidad más importantes que amerita atención prioritaria corresponde al perfil del personal directamente responsable de los archivos, esto bajo la premisa de que es necesario contar dentro de la plantilla con al menos un servidor público con capacitación y mejor aún si es posible con profesionalización suficiente en materia archivística, esto es que reúna conocimien tos técnicos indispensables para la gestión o la administración de un acervo documental integrado por expedientes judiciales, de forma tal que pueda dar seguimien to al ciclo de vida de los expedientes, integrar los instrumentos necesarios para su control y consulta; proceder a su conservación, expurgo o depuración de conformidad con sus periodos de vigencia en razón a su valor jurídico o histórico, o bien fortalecer dichos atributos y facilitar su consulta a los usuarios institucionales o externos. Esto en términos de la normativa aplicada, en suma, la idea es que esta persona responsable del archivo que cuente con esta capacitación pueda proponer planes y programas de trabajo que den cause y orden a la valiosa documentación bajo su resguardo con base en los principios, reglas y medidas propias de esta materia.

En este contexto, habiendo mencionado lo que desde mi punto de vista es una de las áreas de oportunidad más importantes que tenemos que atender derivado del diagnóstico. Cedo el uso de la palabra a mis compañeros con quienes hemos venido trabajando a lo largo de este año, integrantes del grupo de seguimien to de diagnóstico, a fin de que ellos puedan informar sobre las actividades que como grupo realizamos.

Adelante.

En cumplimien to al acuerdo tomado en la Tercera Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales el 23 y el 24 de agosto de 2012, gracias a la entusiasta participación de los encargados de los archivos de órganos jurisdiccionales, en marzo de 2013, se llevó a cabo la conformación de 7 grupos de trabajo con los ejes temáticos que a continuación se mencionan, con el fin de proponer alternativas de solución y líneas de acción a seguir para atender las áreas de oportunidad detectadas en el diagnóstico situacional aplicado en 2012 a los archivos de los órganos jurisdiccionales en el país.

Los 7 grupos conformados son:

Grupo 1. Seguimien to del diagnóstico situacional.


Grupo 2. Factor humano (personal de archivo).

Grupo 3. Infraestructura física (características del inmueble y mobi

liario de archivo).

Grupo 4. Acervo documental y procesos archivísticos (procesos

técnicos).

Grupo 5. Conservación y preservación documental.

Grupo 6. Infraestructura tecnológica (herramientas aplicadas al tra

bajo archivístico).

Grupo 7. Servicios que brindan los archivos judiciales.

Entre los grupos se mantuvo comunicación vía telefónica y por correo electrónico, y se sostuvieron reuniones de trabajo por el sistema de videoconferencias de la Suprema Corte de Justicia de la Nación. En total, se llevaron a cabo 10 reuniones; el detalle es el siguiente:

Grupos de trabajo Forma Fecha

Todos los grupos videoconferencia 26 de marzo de 2013

4 videoconferencia 16 de mayo de 2013



1 presencial 31 de mayo de 2013

5 videoconferencia 10 de junio de 2013

1, 2 y 3 videoconferencia 10 de junio de 2013



1 videoconferencia 28 de junio de 2013

Los grupos de trabajo elaboraron los documentos que presentarán en esta Cuarta Reunión a manera de propuestas y recomendaciones, a efecto de que cada órgano jurisdiccional, en respeto a su autonomía, puede o no adoptarlas.

Estamos seguros que el esfuerzo realizado será de gran utilidad en las actividades que se desarrollan por el personal de los archivos.

El grupo de trabajo de seguimien to de diagnóstico revisó y realizó comentarios y sugerencias a los documentos generados por los integrantes de los demás equipos, asimismo, los orientó sobre su desarrollo.


En coordinación con la Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia, este Alto Tribunal, a través del Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes y de la Dirección General de Tecnologías de la Información, llevó a cabo el diseño y desarrollo de un micrositio para el Sistema Nacional de Archivos Judiciales, espacio que permitirá mantener una comunicación estrecha entre todos sus miembros y compartir información diversa, desde las actas de las reuniones, los videos de cada encuentro o sesión de trabajo, las memorias de cada una, el catálogo de obras en materia archivística dispuesto por este Alto Tribunal.

El micrositio podrá ser consultado en el portal de Internet de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, www.supremacorte.gob.mx.

Con el apoyo de la Dirección General de Comunicación y Vinculación Social, se trabajaron dos propuestas de logo para el Sistema Nacional de Archivos Judiciales, uno de los cuales se incluirá en la página principal del micrositio, por lo que se someten a votación de los presentes. Los resultados se darán a conocer en la sesión de conclusiones y clausura.

Sistema Nacional de Archivos JudicialesSINAJ SINAJ

Sistema Nacional de Archivos Judiciales

1 2

11

4. Propuesta de curso de capacitación y factor humano

Lic. Blanca Estela Luján CortésEncargada del Archivo y de la Biblioteca del Tribunal

Estatal Electoral del Estado de Oaxaca

Lic. José Abraham Quintana MartínezResponsable del Área de Archivo y Biblioteca del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Michoacán de Ocampo

Lic. Mónica Rodríguez TiradoJefa de Departamento del Archivo AdministrativoCentro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes

Lic. Elda Nayely Valdez ChinaEncargada del Archivo del Tribunal de Arbitraje

y Escalafón del Estado de Colima

Se presenta el siguiente proyecto de programa de capacitación para el personal que labora en los archivos de los órganos jurisdiccionales, resultado del análisis que este Grupo de Trabajo 2 Factor Humano, realizó a partir de los resul

tados del cuestionario que se aplicó en la Tercera Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales (SNAJ), llevado a cabo el 23 y el 24 de agosto de 2011, en las instalaciones de la Suprema Corte de Justicia de la Nación.

En este tenor, en primer lugar se conceptualizan los términos de factor humano y capacitación, dándoles un contexto, un significado y una valoración, para después estar en condiciones de referirnos en específico a las características que tiene el personal que labora en un archivo judicial y a sus necesidades de capacitación, actualización o profesionalización, en su caso.

Más adelante se analizan e identifican los perfiles, las competencias, los cursos tomados e intereses en materia archivística del personal de los diversos archivos de los órganos jurisdiccionales que contestaron la encuesta anteriormente citada, lo anterior para conocer las áreas de oportunidad, a fin de proponer un proyecto de programas y metodología de capacitación para el personal de los archivos judiciales.


Esquema para seguir una metodología para la propuesta del proyecto de capacitación al personal designado.

4.1 Factor Humano

¿Qué es el factor humano? La palabra factor puede ser definida como el elemento o circunstancia que contribuye, junto con otras cosas, a producir un resultado;3 asimismo, la palabra humano pertenece o refiere al hombre, visto como el ser animado racional, varón o mujer4 que constituye un sistema de necesidades biológicas, de factores psicológicos, de valores y percepciones. El factor humano es un elemento esencial para lograr los objetivos y las estrategias de las organizaciones, de esta manera, la calidad del personal, los sistemas de trabajo, la cultura empresarial y los recursos hu

3 Real Academia Española, Diccionario de la lengua española. http://lema.rae.es/drae/4 Op. cit.

Evaluar lasnecesidades de

capacitación(análisis deresultados)

Desarrollar unprograma decapacitación

Administrar lalogística para la

capacitación

Evaluar y darseguimiento alprograma decapacitación


manos, son considerados temas prioritarios de la agenda de la administración de la organización.

El desempeño humano se puede analizar desde un punto de vista específico del colaborador y desde un enfoque de la dirección de institución; el servidor debe aportar sus conocimien tos técnicos y experiencia personal, conformada con un perfil que lo hará apto o no para ocupar determinado cargo dentro de una institución.

No hay organización sin personas, éstas son los únicos recursos vivos capaces de procesar otros recursos inherentes con el objetivo; sin embargo, deben ser tratadas como fines en sí mismos, no como medios de producción.

El factor humano está sujeto a la influencia de variables internas y externas:

• Como factores internos destacan la capacidad de aprendizaje, de motivación, de percepción, de actitudes, de emociones, de valores, etc.

• Entre los factores externos se encuentran las características organizacionales, factores sociales; también se incluyen los cambios de tecnología utilizada por la organización, los programas de entrenamien to y desarrollo, condiciones ambientales, etc.

Las instituciones han de estar atentas al rol que se debe desempeñar en favor del factor humano, buscar la forma de lograr una cohesión de grupo, saber manejar todo el legado de conocimien to que genere el personal en la organización, mostrando de esa manera la importancia e implicaciones que tienen en el ámbito organizacional, así como en los procesos de cambio dentro de la organización. No sólo estar atento a los cambios del desarrollo tecnológico, la exigencia de la calidad, competitividad, el logro y el cumplimien to de un mejoramien to continuo, sino también de los cambios que se den dentro de las estructuras de la institución, para orientar e incentivar la actuación de los trabajadores con el fin de lograr la máxima calidad y productividad y así se pueda responder a la misión y visión establecida.

4.2 Capacitación

La capacitación permite que los colaboradores adquieran conocimien tos y habilidades necesarias para sus puestos actuales.


Históricamente, la educación se ha visto vinculada con la formación. Sin embargo, hoy en día la educación toma un papel relevante debido a la demanda de personal calificado y certificado para el desarrollo de las diferentes funciones productivas.

Un programa de capacitación implica brindar conocimien tos que luego permitan al colaborador desarrollar su labor y ser capaz de resolver los problemas que se le presenten durante su desempeño. La capacitación repercute en el individuo de dos maneras diferentes:

• Eleva el nivel de vida: la manera directa de conseguir esto es a través del mejoramien to de sus ingresos, ya que tiene la oportunidad de lograr una mejor plaza de trabajo y aspirar a un mejor salario.

• Eleva su productividad: esto se logra cuando el beneficio es para ambos, es decir para la institución y el colaborador.

4.3 El personal del archivo y la capacitación archivística

La labor del archivista ha sido y sigue siendo, en algunos casos, marginada; todavía se dan casos de trabajadores que son trasladados al archivo por "castigo" o porque no cumplen su función en su correspondiente departamento. Todo esto implica apatía en las funciones y resultados negativos en la gestión documental.

En consecuencia, esa función llega a ser cubierta por un administrativo que no tiene por qué tener preparación específica en archivística; la realidad de estos archivos pasa por la carencia de medios, de personal y en muchos casos de interés en las posibles soluciones5.

Al carecer de personal capacitado o especializado para realizar las actividades en los archivos, es necesario establecer estrategias dirigidas al personal para que cuenten con los conocimien tos mínimos en la materia, mejorar su nivel de vida, ser eficiente en sus actividades y funciones laborales, algunos problemas a resolver son:

1. La costumbre de enviar a personal castigado para hacerse cargo de los archivos.

5 Rodríguez Pérez, Marina y Lissen Martín, Jesús, "Problemas derivados de la falta de personal especializado en archivos municipales", Revista Andaluza de Archivos, núm. 4, junio de 2011., p. 95.


2. La movilidad del personal archivístico en las instituciones3. La ausencia de medidas permanentes de capacitación.4. La ausencia de una política de profesionalización, crecimien to institucional y

estabilidad del personal en la función del archivo5. El desconocimien to tanto de parte de la autoridad como de los propios archi

vistas de las funciones técnicas que se desempeñan en este ámbito, al que con frecuencia se les confunde con un servicio general y no un servicio de información institucional

Actuar en forma planificada en materia de recursos humanos implica establecer programas permanentes de capacitación y al mismo tiempo un desarrollo de cultura archivística, creando las condiciones administrativas y jurídicas que favorezcan el crecimien to del personal de archivo.

El reto es superar esta visión simplista de la función archivística, para con ello impulsar acciones de capacitación, el desarrollo de lineamien tos y metodologías para la gestión de documentos; así como establecer mecanismos que permitan correlacionar las cargas de trabajo con una plantilla suficiente en número y diversidad.

En realidad, ahora existe una compilación teórica y una experiencia práctica lo suficientemente potente como para defender con toda forma de argumentos el extraordinario abasto de la función archivística, desde la generación de los documentos hasta su ingreso en el archivo, así como la integración de todas las funciones bajo un servicio de archivos unificado conceptual y funcionalmente.6

En relación con el perfil de los profesionales que laboran en los archivos y la falta de titulación específica en archivonomía, constituye actualmente el obstácu lo más claro para el reconocimien to social de la profesión.

Se mencionan a continuación algunas universidades con sus ofertas educativas en la materia:

6 Ramón Alberch, Mariana Corominas y Martínez, M. Carmen, El personal de los archivos. La función archivística y su repercusión en la plantilla.


Entidad federativa

Institución

Edu

caci

ón

cont

inua

, abi

erta

, a

dist

anci

a

Lice

ncia

tura

Esp

ecia

lidad

Mae

strí

a

Doc

tora

do

Dip

lom

ado

Observaciones

Chihuahua Universidad

Autónoma de

Ciudad Juárez

x x x x Maestría en Archivística, impartida en

modalidad a distancia en convenio con la

Escuela Mexicana de Archivos, A.C.

Distrito

Federal

Escuela

Mexicana de

Archivos, A.C.

* x x * * En trámite.

Maestría en Archivística, impartida en

modalidad a distancia en convenio con la

Universidad Autónoma de Ciudad Juárez.

Agente Capacitador autorizado por la

Secretaría de Trabajo y Previsión Social.

Cuentan con un plan de formación avalado

por la Escuela Superior de Archivística y

Gestión de Documentos de la Universidad

Autónoma de Barcelona, España.

Distrito

Federal

Escuela

Nacional de

Biblioteconomía

y Archivonomía

ENBA

x x x x Cuenta con la opción de licenciatura y/o

profesional asociado.

Distrito

Federal

Universidad

Nacional

Autónoma de

México

UNAM

** x Maestría y Doctorado en Bibliotecología y

Ciencias de la Información (el plan de

estudios contempla la Organización de la

Información Documental).

Diplomado en Organización de Archivos

Gubernamentales.

* En trámite.

Estado de

México

Universidad

Autónoma del

Estado de

México

x x x x x Licenciatura en Ciencias de la Información

Documental.

San Luis

Potosí

Universidad

Autónoma de

San Luis Potosí

x x x x x Licenciatura en Archivología.


Cualquier categoría de archivos, en esta caso el judicial, difícilmente puede ser eficaz y alcanzar sus objetivos, si no se cuenta con el elemento prioritario que analizamos: el personal con una formación especializada y suficiente y se hace necesario también contar con unos criterios homologados de organización y descripción.

Los procesos de capacitación deben ayudar a fortalecer la cultura y el compromiso de los colaboradores con el objetivo de nuestras instituciones.

Para el desarrollo de estrategias para la capacitación, actualización o profesionalización del personal del archivo en nuestras instituciones, debemos analizar las estadísticas que nos ofrece la Suprema Corte de Justicia de la Nación conforme al cuestionario que fue aplicado a los responsables del archivo en la pasada reunión del Sistema Nacional de Archivos Judiciales celebrada el 23 y el 24 de agosto de 2012.

4.4 Análisis de resultados obtenidos del cuestionario aplicado a los responsables de archivo de los órganos impartidores de justicia.

En la Tercera Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales, celebrada el 23 y el 24 de agosto de 2012, en las instalaciones de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, se aplicó el Cuestionario para el diagnóstico de los Archivos Judiciales de los Órganos Impartidores de Justicia en México, fue respondido por 51 órganos que representan aproximadamente el 29% del total órganos que asistieron, a partir de lo cual se realizará el siguiente análisis, sólo en lo que refiere al tema que tratamos.

Personal de archivo.

Reactivo: Indique el número de personas que laboran en su archivo y señale el grado académico más alto obtenido según la cantidad de servidores públicos que se ubiquen en él.

Personas que laboran en el archivo:


Conforme a este resultado, observamos que más de la mitad de los archivos cuentan con al menos 5 personas para realizar sus actividades, lo que denota una plantilla insuficiente en número, ya que las cargas de trabajo dentro de un archivo deben cubrir como mínimo las siguientes actividades:

1. Procesos técnicos: recibir las transferencias documentales, organizar, clasificar, describir, valorar y ordenar los expedientes.

2. Servicio a usuarios internos y externos (acceso a la información).3. Difusión (en caso de contar con archivo histórico).4. Conservación (limpieza y desinfección).5. Reproducción digital.6. Actividades administrativas.

Del mismo modo, deberá analizarse que la cantidad de personal también depende del volumen de expedientes que se reciben de los órganos jurisdiccionales, del número de servicio que se solicite, así como del tiempo y el tipo de documentación que se resguarde.


Grado académico:

Estudios Personas Porcentaje

Primaria 21 4%

Secundaria 64 11%

Preparatoria 133 23%

Carrera técnica o comercial 64 11%

Licenciatura 262 46%

Maestría 9 2%

Doctorado 3 1%

Otros 12 2%

En el primer reactivo también se encuentra el grado o nivel académico que tiene el personal de archivo, en este caso destaca gratamente que la mayoría, casi la mitad el 49% de los colaboradores tienen grado académico de licenciatura.

De las personas que tienen grado de licenciatura o superior, la gran mayoría se refiere a estudios en derecho, lo que no sorprende tratándose de archivos judiciales, y sólo el 1% tiene estudios en archivología.


Capacitación archivística.

Reactivo: ¿Ha tomado algún curso en materia archivística?


En este caso se encontró que del 100% de los encuestados, el 63% ha tomado un curso en materia archivística y el 35% no cuenta con algún curso en esta materia. Porcentaje muy alto si pensamos que trabaja en un archivo.

Reactivo: Indique los cursos tomados en los últimos dos años:

Clasificación documental 21 22%Descripción documental 15 16%Ordenación documental 13 14%Sistematización de acervos documentales 10 11%Digitalización documental 8 9%Diplomática 3 3%Paleografía 5 5%Conservación documental 11 12%Otros 8 9%

El 63% del personal que labora en los archivos se ha capacitado en cursos como: clasificación documental, descripción documental, ordenación documental, sistematización de acervos documentales, digitalización documental, diplomática, paleografía, conservación documental. Donde el curso de clasificación documental ha sido el curso más impartido, lo que analizaremos dentro del siguiente reactivo.


Reactivo: De estar interesado en tomar algún curso en materia archivística ¿sobre qué tema sería?

Clasificación documental 21 14%

Descripción documental 14 9%

Ordenación documental 22 14%

Sistematización de acervos documentales 28 18%

Digitalización documental 32 21%

Diplomática 13 8%

Paleografía 15 10%

Otros 8 5%

De acuerdo con los temas presentados se encontró que la Diplomática y la Paleografía son especialidades técnicas que se relacionan con los archivos de carácter histórico.


En cuanto al curso de Clasificación y ordenación documental se consideró la materia con mayor interés, obtuvo un porcentaje alto si consideramos que fueron las materias mas cursadas.

Es importante mencionar que el personal responsable de los archivos se muestra interesado en los cursos en materia de digitalización documental y sistematización de acervos documentales, es claro el interés que se tiene en estas áreas relacionadas con las tecnologías de la información, aprovechar esos recursos para la organización del archivo y generar ahorros económicos es el reto de las instituciones.

En este orden de ideas y conforme a los resultados, se representa el análisis mediante la matriz de FODA.

La sigla FODA significa:

• Fortalezas, factores positivos con los que se cuenta,• Oportunidades, aspectos positivos que podemos aprovechar utilizando nues

tras fortalezas,• Debilidades, factores negativos que se deben eliminar o reducir y• Amenazas, aspectos negativos externos que podrían obstaculizar el logro de

nuestros objetivos.

Desarrollo

AnálisisInterno

Fortalezas (F) Debilidades (D)

1. Capacidades distintas.2. Experiencia de los recursos humanos.

Formación empírica en archivo.3. Grado académico del personal

(licenciatura en derecho).4. Cantidad y calidad de los recursos

humanos.5. Interés por tomar cursos de

capacitación.

1. Falta de capacitación del personal en materia de archivo.

2. Poco interés en el archivo.3. Problemas de motivación del personal.


AnálisisExterno

Oportunidades (O) Amenazas (A)

1. Nuevas tecnologías.2. Relaciones con otras Instituciones.

1. Insuficientes cursos de capacitación en materia de archivos al alcance de los órganos jurisdiccionales, para la especialización del personal.

2. Bajo presupuesto para invertir en cursos de capacitación en materia de archivos.

3. Poca difusión sobre la importancia de los archivos.

4. Poca oferta académica en materia de archivos

Estrategias:

Para eliminar las debilidades, debemos aprovechar las oportunidades, utilizando las fortalezas.

E1. Preparar programas de capacitación y motivación de personal.E2. Difusión sobre la importancia del archivo en las organizaciones y su aporta

ción a la sociedad.E3. Programa de capacitación en línea, beneficiándonos de los recursos tecnoló

gicos que puedan estar a nuestro alcance, utilizando la capacidad y la experiencia del personal con que cuenta el archivo, así como del interés que se tiene en tomar cursos de capacitación.

E4. Promover convenios con las universidades públicas o escuelas superiores para la especialización del personal.

4.5 Programa de capacitación

Presentación.

El curso deberá estar estructurado en módulos o unidades integrales de enseñanzaaprendizaje, desarrollando una serie de contenidos temáticos que en forma progresiva lleven de la mano al participante a reconocer e identificar los principales aspectos de la ciencia archivística contemporánea, concentrada alrededor del término administración de documentos.

Se describe una temática que tiene como propósito destacar los aspectos fundamentales de la administración y gestión de archivos.


El curso Gestión de Documentos y Administración de Archivos Judiciales forma parte de una respuesta integral a la problemática que aqueja a los órganos jurisdiccionales del país en cuanto a la operación de los servicios documentales y archivísticos.

El curso representa un factor de vital importancia para responder con eficacia a los problemas archivísticos detectados a partir del Diagnóstico Técnico Elaborado por el Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes de la Suprema Corte de Justicia de la Nación.

Esta experiencia pedagógica, además de constituir un factor de continuidad al proyecto citado, ofrece diferentes ventajas: a los diferentes órganos jurisdiccionales del país permite emprender la solución de uno de los problemas más acuciantes de cualquier organización en el manejo de su información: contar con sistemas de administración de documentos y archivos funcionales; al participante le brinda la posibilidad de poseer una visión más completa de su trabajo entendiendo no sólo "las funciones que tiene que desempeñar", sino además el sentido, el origen y el destino de éstas, logrando con ello un mejor desempeño y mayor adaptación al ambiente laboral.

El curso garantiza una formación de base en cuanto a conocimien tos, habilidades y actitudes sobre la Gestión de Documentos como herramienta para la mejor organización de la información documental de los diferentes órganos jurisdiccionales del país en su conjunto, pues provee de la metodología indispensable para ello, así como los instrumentos fundamentales para la operación de los servicios archivísticos institucionales. Constituye además una plataforma de conocimien tos teóricos y prácticos que garantizan, en lo que cabe, el desarrollo de una nueva cultura de la información archivística.

Objetivo general

Habilitar al participante en el conocimien to de la Gestión de Documentos como teoría y metodología, así como en los mecanismos, las políticas y los procedimientos para su instrumentación operativa, con base en los lineamien tos diseñados para dicho propósito.


Objetivos específicos

• Proporcionar al capacitando los elementos esenciales de la Administración de Documentos, tanto desde una perspectiva teórica y metodológica, como desde el punto de vista instrumental, a fin de que cuente con las herramientas básicas para establecer y operar los servicios documentales y archivísticos

• Reconocer el ciclo de vida de los documentos, tanto administrativos como jurídicos, y estar en condiciones de propiciar, a partir de dicho ciclo, la integración de un sistema de archivo para el manejo de la información documental

• Reconocer, desarrollar y aplicar las principales herramientas e instrumentos técnicos de control archivístico, así como los procesos y procedimien tos para el manejo de la documentación activa o de gestión, y las que se utilizan para el manejo de la documentación semiactiva e histórica

• Reconocer la estructura, la conformación y la utilidad práctica del Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental, los inventarios descriptivos de la documentación con base en la Norma General Internacional de Descripción Archivística ISADG y los formatos de control de transferencias (primaria y secundaria) y acceso a la información archivística

• Destacar el papel de la información archivística en la construcción de una cultura documental.

De la dinámica del curso

El Curso se deberá llevar de acuerdo con una estructura modular, que tendrá como característica principal propiciar la constante participación de los capacitados, así como a través de trabajo en equipo y exposiciones grupales e individuales. El instructor se convertirá en un conductor de actividades colectivas, sin olvidar, desde luego, su papel como transmisor de ideas nuevas.

Del perfil de ingreso para el capacitando

Para participar en este evento se necesitan algunos elementos básicos. En primer lugar, y de manera evidente, estar desempeñándose actualmente en el área de archivo o estar relacionado con el manejo documental de su área de adscripción o como auxiliar administrativo. Se requiere también tener, preferentemente, una antigüedad mínima de un año en su área de adscripción e interés por capacitarse. Al mismo tiempo, es


importante que el aspirante posea el nivel de bachillerato como escolaridad mínima o, en todo caso, haber demostrado un desempeño eficiente en su oficina de adscripción. Por sus características, el curso puede brindarse también al personal que con frecuencia tiene asignada la función documental.

Del perfil de egreso del capacitado

Al concluir el proceso de capacitación, el participante será capaz de concebir el manejo y la organización de los documentos de manera distinta. Poseerá una visión global de la administración documental conociendo claramente procedimien tos e instrumentos del trabajo archivístico.

De los recursos didácticos

La conducción del evento se apoyará en una gama de recursos didácticos para hacer más significativo el aprendizaje, como retro transparencias, antologías y lecturas.

De la estructura temática

Módulo 1. Introducción a la Administración de Documentos.

• La administración de documentos en el contexto de los procesos de transparencia y el acceso a la información judicial.

• Desarrollo histórico de la administración de documentos.• Diagnóstico y marco de referencia de los archivos Judiciales• La gestión de documentos como teoría y método del trabajo archivístico en el

ámbito judicial.

Módulo 2. Conceptos esenciales de la administración de documentos

• Terminología: documento, expediente, series y fondos de archivos• Archivo: un concepto tridimensional• Mecanismos de agrupación de la información documental• Ciclo vital de los documentos

Módulo 3. Procesos, métodos e instrumentos para el tratamien to de la información archivística


• Producción e integración de la información documental en el ámbito judicial• Clasificación y ordenación de archivos: cuadro de clasificación y métodos de

ordenación• Descripción y normalización de los procesos descriptivos: inventarios y guías• Valoración documental: catálogo de disposición documental• Conservación y preservación de documentos y archivos

Módulo 4. La administración de documentos electrónicos

• Gestión de la información electrónica: estado de la cuestión• Principales normas para la gestión electrónica de documentos• Tratamien to archivístico de la información electrónica• Límites, riesgos y perspectivas en la gestión de documentos electrónicos

Módulo 5. Planeación del desarrollo archivístico

• Planeación de la actividad archivística como estrategia para su desarrollo y formalización

• Planeación de estructuras y funciones• Planificación de procesos, métodos y sistemas• Planificación de instrumentos de control archivístico• Planificación de los recursos archivísticos

Método evaluativo:

En relación con el mecanismo de evaluación del curso, deberá aplicarse una evaluación preliminar al iniciar y una evaluación al finalizar, con el objeto de identificar la curva de aprendizaje de los participantes. Se deberán aplicar y evaluar una serie de talleres prácticos que ayuden a la mejor comprensión de los contenidos temáticos del evento.

Fuentes de consulta

ARIEL LABRADA, Pelayo, El factor humano en los organismos judiciales, Organiza-ción-liderazgo-motivación "Empresa de servicio de justicia", Buenos Aires, RubinzalCulzoni Editores, 2004.


GARCÍA EJARQUE, Luis, Diccionario del archivero-bibliotecario, terminología de la elaboración, tratamien to y utilización de los materiales propios de los centros documentales, Asturias, Trea, 2000.

RAMON ALBERCH, Mariana Corominas y Martínez, M. Carmen, El personal de los archivos. La función archivística y su repercusión en la plantilla.

RODRÍGUEZ PÉREZ, Marina y LISSEN MARTÍN, Jesús, "Problemas derivados de la falta de personal especializado en archivos municipales". Revista Andaluza de Archi-vos, núm. 4, junio de 2011.

Diccionarios

Diccionario del archivero-bibliotecario, terminología de la elaboración, tratamien to y utilización de los materiales propios de los centros documentales.

Diccionario básico de terminología archivística (sección México), 1993.

Legislación

Ley Federal de Archivos, de 23 de enero de 2012, Diario Oficial de la Federación.

Páginas de internet

http://www.revistainterforum.com/espanol/articu los/080502negocios.html

http://www.aceprensa.com/articulos/1998/apr/01/elfactorhumanoclavedelasempresascentenarias/

http://www.navactiva.com/web/es/arrhh/doc/articu los/2009/03/49673.php

http://www.slideshare.net/franicita/digitalizacindedocumentos12153108

Real Academia Española, Diccionario de la lengua española.http://lema.rae.es/drae/

31

5. Proyecto de trabajo para la atención de áreas de oportunidad en materia de infraestructura física

Marco Polo Rodríguez AlcántaraConsejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado de Veracruz

Sonia Domínguez SoteloJaime Armando López Ramírez

Suprema Corte de Justicia de la Nación

Características del inmueble

5.1 Introducción

Derivado del diagnóstico situacional aplicado en 2012 a diversos archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en el país, cuyos resultados fueron presentados en la Tercera Reunión Ordinaria del Sistema Nacional

de Archivos Judiciales, se advirtieron diversas áreas de oportunidad en materia de infraestructura física.

Por lo anterior, se realizó una investigación en materia de edificación y restructuración física de los inmuebles destinados para el resguardo de los archivos, con el objeto de establecer recomendaciones de orden general de cómo edificar o adecuar los inmuebles de los archivos, detallando las áreas e instalaciones básicas requeridas, a efecto de prevenir los posibles riesgos como incendios inundaciones o sismos, entre otros.

El presente documento fue elaborado y trabajado conjuntamente por la Dirección de Control y Estadística del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado de Veracruz, el Archivo Jurisdiccional del Tribunal Electoral del Estado de Tabasco, el Centro de Documentación y Análisis de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, como miembros del Sistema Nacional de Archivos Judiciales.


5.2 Antecedentes

Resultados del diagnóstico

Del "Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México", específicamente en lo referente a la infraestructura física, se destacan los siguientes datos duros:

• 88% cuenta con áreas destinadas especialmente para el archivo.

• 57% de las áreas de resguardo cuentan con ventanas que permiten la incidencia de luz natural al interior del archivo.


• 84% de los órganos cuentan con estantería para el resguardo de la documentación.

• 57% de los órganos jurisdiccionales señaló que es insuficiente el mobiliario disponible.

5.3 Áreas de oportunidad detectadas

Como resultado del diagnóstico aplicado, se advirtió que las instalaciones en donde se resguardan los archivos judiciales, no cuentan con las especificaciones mínimas requeridas.


En virtud de lo anterior, se consultaron diversas fuentes de información, con el objeto de generar un documento que sirva de referencia para construir, adaptar o remodelar los edificios para los archivos judiciales.

La elaboración de estas "Recomendaciones básicas para la instalación del acervo documental en los órganos jurisdiccionales", contiene diversas consideraciones para la ubicación e instalación del inmueble, así como para las áreas de resguardo, restauración y consulta del acervo.

5.4 Recomendaciones básicas para la instalación del acervo documental en los órganos jurisdiccionales.

5.4.1 Consideraciones generales para la ubicación e instalación del inmueble.

A continuación se pone a consideración los aspectos relativos a la ubicación e instalación del inmueble.

5.4.2 Ubicación del inmueble

1. El terreno ha de ubicarse en una zona con clima templado durante la mayor parte del año, con un riesgo mínimo respecto a hundimien tos o inundación, terremotos, maremotos o derrumbes.

2. Preferentemente, con una temperatura exterior menor de 18°C.3. Uso de suelo establecido para las áreas colindantes del terreno (evitar expo

sición a gases, humo o polvo dañino causado por cercanía de plantas o instalaciones). Sin embargo, si las instalaciones colindan con terrenos o con inmuebles que expulsen gases o polvos se recomienda que todas las puertas y ventanas estén perfectamente selladas para evitar la filtración de agentes nocivos al acervo y al personal.

4. El terreno ha de ubicarse preferentemente sobre avenida primaria o vía secundaria de fácil acceso.

5. La ubicación del predio debe estar en una zona con fácil acceso en transporte público.

6. El terreno ha de contar con al menos dos frentes (accesos) para facilitar la operación y, en su caso, evacuación.


7. El nivel del terreno ha de ser superior por lo menos 1 metro respecto del nivel de la vía de circulación principal colindante.

5.4.3 Capacidad de resguardo requerida

1. Es recomendable llevar a cabo un estudio actuarial para determinar la capacidad de resguardo requerida en el corto, mediano y largo plazos, con base en un análisis estadístico y modelo matemático.

2. Es recomendable evaluar el crecimien to del acervo, en razón del impacto que tenga la instrumentación de los avances en las tecnologías de la información: expediente electrónico apoyado en el uso de la firma electrónica y la normativa que podría actualizarse, en cuanto a la integración de los expedientes y su conservación

5.4.4 Consideraciones generales para la construcción del inmueble.

1. Prever la construcción de un edificio con diseño sustentable.2. Si las condiciones del terreno lo permiten y un estudio de costobeneficio lo

aconseja, es conveniente analizar la viabilidad de un edificio de varios niveles, a fin de aprovechar mejor el terreno en que se construya, según la determinación que realicen técnicos o peritos en materia de carga y estructura de la construcción.

3. Tomar en cuenta la densidad y cantidad de documentación, estantería y carga viva en las áreas de resguardo documental para determinar el impacto por metro cuadrado y considerar los materiales constructivos a utilizar.

4. En las áreas de resguardo documental, evitar que las paredes externas cuenten con ventanas, preferentemente podrán contar acabados en colores claros de propiedades reflejantes para reducir el calor en el interior. Ahora bien, si las áreas de resguardo cuentan con ventanas habrá que considerar la colocación de filtros UV para mitigar en lo posible la filtración de luz solar. También, para que el acervo no se deteriore a consecuencia de la luz solar, se sugiere alejar en lo posible los estantes de las ventanas.

5. Es aconsejable que los techos cuenten con una pendiente que evite la acumulación de agua y que desvíen los rayos del sol. Se sugiere establecer un programa de impermeabilización con materiales adecuados según la región en que esté el acervo, es decir, en las regiones calurosas se recomienda utilizar impermeabilizantes térmicos. Incluso, si fuera necesario y para desviar los


rayos solares, se sugiere colocar plantas o árboles en las azoteas. Ahora bien, si estas sugerencias no fueran suficientes, se propone colocar la estantería lo más al centro posible de las instalaciones de resguardo en virtud de que es ahí donde el calor no se concentra como en la periferia del inmueble.

6. Considerar la posibilidad de contar solamente con un punto de acceso para la gente al inmueble y otro para la documentación.

7. Es importante evitar almacenar documentación en el sótano por el resiego a inundaciones o frecuentes filtraciones de humedad.

8. Clasificar el acceso al inmueble en tres niveles de restricción mediante un dispositivo tecnológico confiable y adecuado a cada área del inmueble, sujeto a lo que el área técnica determine:• Común: para el público en general controlado mediante registro y control

en el módulo de seguridad.• Para empleados: control de acceso para limitar la entrada solamente a

personal del Centro de Documentación y Análisis.• Restringido: para el área de acervo y restauración.

9. En caso de que el inmueble sea de dos plantas o más, deberá contar con ascensor o montacargas para documentación y rampa.

5.5 Áreas del inmueble.

Las áreas del inmueble deben estar bien delimitadas, contar con la señalización correspondiente para que los empleados y visitantes identifiquen con claridad las áreas de acceso y las restringidas.

En términos generales, las áreas que forman parte de un archivo son: depósito documental (resguardo), procesos técnicos, conservación documental, servicio al público, centro de datos, oficinas y servicios generales.

5.5.1 Descripción de las áreas

A continuación se señalan las consideraciones generales para cada una de ellas:

a) Depósito documental (resguardo del acervo).• Confinado en espacios con una superficie de 200 metros cuadrados, con

el fin de disminuir los riesgos de incendio, facilitar el control de la temperatura y humedad de los depósitos, entre otros.


• Distribución que simplifique el movimien to y organización de documentos.

• Iluminación artificial (sin ventanas).• Accesos en dos niveles (restringido y empleados).• Pasillos y rampas para entrega/recepción de documentación.• Mobiliario metálico recubierto con pintura horneada provisto de guardas

o parachoques.• Se recomienda que los pasillos entre anaqueles tengan una amplitud de

1.20 metros, a fin de facilitar las maniobras.b) Procesos técnicos (transferencia, valoración y catalogación, depuración,

clasificación y organización, así como el préstamo y devolución de los expedientes).• Zona de carga y descarga cubierta.• Zona de limpieza y cuarentena.• Zona de vehícu los (montacargas y carretillas mecánicas).• Zona de envíorecepción.• Bodega de insumos. Se recomienda que dicha área cuente con racks y no

estantes, a fin de estar en posibilidad de colocar los materiales y equipo de protección de acuerdo a sus dimensiones.

• Depósitos temporales.• Áreas con mobiliario y equipo.• Servicios de telefonía y acceso a red.

c) Conservación documental (preservación, conservación y restauración de los acervos documentales).• Taller de encuadernación.• Taller de restauración.• Área para el registro fotográfico.• Laboratorio de química y biología.• Cuarto de fumigación y cuarentena.• Depósito documental temporal.• Pisos, paredes y techo con grado sanitario.• Techo a una altura mínima de 3.5 m.• Ventanas orientadas al norte y sur.• Equipo especializado y material inflamable.• Control de clima.• Sistema de extracción de gases y vapores.• Salidas independientes sin comunicación al área de resguardo.


d) Servicio al público (atención de las solicitudes de transparencia y acceso a la información y consulta física de expedientes).• Módulo de acceso a la información.• Sala de consulta.• Aislado respecto de áreas de trabajo.• Servicios generales, de telefonía y acceso a Internet.• Control de acceso y vigilancia y circuito cerrado.• Pisos, paredes y techo con grado sanitario.• Ventanas orientadas al norte y sur, con película que filtre los rayos ultra

violeta.e) Centro de datos (satisfacer las necesidades de información del área de ar

chivo, de manera veraz y oportuna).• Que ofrezca alta disponibilidad, con un diseño e infraestructura suficien

te para almacenar y procesar el volumen actual de expedientes, contemplando crecimien to a futuro y prospectiva tecnológica.

f) Oficinas (área destinada para el trabajo administrativo del archivo).• Considerar el número de equipos de cómputo que serán requeridos, de

ser posible con conexión a red, impresora, extensión telefónica y mobiliario para papelería y archivo.

g) Servicios generales (áreas de apoyo generales para el desarrollo de las funciones archivísticas).• Áreas para sanitarios.• Área para el consumo de alimentos del personal (comedor).• Área de consumo de bebidas y refrigerios para visitantes.• Estacionamien to.• Zona de intendencia.

5.5.2 Ubicación de las áreas en el inmueble

Para una óptima funcionalidad del archivo, es necesario tomar en consideración lo siguiente:

Área Ubicación

Área de acervos. Espacio en donde se resguardan los documentos.

Evitar almacenar a nivel de sótano; estar confinadas por depósitos que permitan controlar el clima o un siniestro. Deben ser de fácil acceso para el personal y brindar condiciones que simplifiquen el movimien to y la organización de los documentos.


Oficinas administrativas. Comprende las oficinas de la dirección y servicio del personal que no brinda servicio al público.

Debe tener comunicación con las áreas de acervo de documentación, taller de restauración, procesos técnicos, procesos informáticos.

Transferencias. Comprende la zona de carga y descarga de documentación bajo resguardo.

Debe contar con acceso vehicular para camiones; comunicación con las áreas de vehícu los (montacargascarretillas), fumigación, cuarentena y restauración y procesos técnicos e informáticos, además de contar con entrada controlada al acervo.

Oficina de transferencias. Comprende el área destinada para la revisión de la documentación que se está recibiendo, corrección y firma de actas de transferencia.

Cercana al área de transferencias, sin acceso al área de acervo.

Vehícu los. Es el espacio destinado para el estacionamien to de montacargas, carretillas y bandas mecánicas y/o eléctricas.

Debe tener comunicación con el área de transferencias y acervo.

Fumigación. Espacio en donde se realizarán procesos de extinción de plagas por distintos procedimien tos.

Contar con salida propia, cercana al área de transferencias, sin acceso al área de acervo.

Cuarentena. Lugar donde se resguardará la documentación que tenga o haya tenido indicios de alguna plaga, antes de su ingreso al acervo.

Debe estar cercana al área de fumigación, sin acceso al área de acervo.

Taller de restauración. Lugar en donde se efectuarán tareas destinadas a la reparación de los documentos que se encuentren dañados.

Debe estar confinada y contar con una construcción independiente por el tipo de materiales que se manejan; es necesario que esté comunicada con las áreas de fumigación y cuarentena.

Depósito de ingreso. Lugar en donde se resguardarán los expedientes que sean susceptibles de ser valorados y catalogados.

Cercana al área de procesos técnicos, con acceso controlado al acervo y a las oficinas administrativas; sin acceso a la zona de resguardo de expedientes susceptibles de depuración o destrucción, transferencias y sala de consulta.

Área de valoración-catalogación (procesos técnicos). Lugar en donde se revisarán los expedientes conforme a la normativa aplicable para realizar su registro en la herramienta informática que corresponda.

Cercana al área de depósito de ingreso, zona en la que se llevará a cabo la selección de los expedientes para determinar los que se conservan o destruyen; en ella se realizará la descripción de documentos en base de datos; debe estar cercana a las oficinas administrativas, sin acceso al acervo ni a las áreas de consulta, y con acceso controlado.

Área de desincorporación. Lugar donde se resguardará provisionalmente la documentación que ha sido valorada y que es susceptible de destrucción.

Cercana al área de salida de la documentación; sin acceso al acervo, ni a las áreas de consulta y con acceso controlado.

Área de procesos informáticos. Lugar en donde se ubica el Centro de Datos y donde se realiza la digitalización de expedientes.

Cercana a las áreas de procesos técnicos y depósito de ingreso, sin acceso al acervo ni a las áreas de consulta, y con acceso controlado

Área de préstamos y devoluciones. En ella se prepararán los expedientes para ser enviados en préstamo con motivo de una solicitud de los órganos jurisdiccionales y se recibirán aquellos que fueron objeto de un préstamo.

Con acceso propio y controlado, cercano al área de vigilancia, acervo, sala de consulta y oficinas administrativas; sin acceso al área de transferencias, valoracióncatalogación, depósito de ingreso, zona de resguardo de expedientes susceptibles de depuración o destrucción.


Almacén de insumos. Tales como cajas, tapas, material de protección, entre otros.

Con acceso al área de transferencias y oficinas administrativas y restauración; sin acceso al acervo y sala de consulta.

Sala de consulta. Es el área en donde se proporcionará el servicio de consulta de las fuentes documentales que se resguarden.

Debe estar ubicada de tal manera que sea de fácil acceso a los visitantes, con estricto control y vigilancia con circuito cerrado, con comunicación al área de préstamo y devoluciones; sin comunicación con los acervos, transferencias, valoración y catalogación (procesos técnicos), depósito de ingreso, procesos informáticos. Se debe evitar el contacto entre el público y las áreas de trabajo.

Áreas de apoyo. Zonas dedicadas a la seguridad, vigilancia, alarmas, cuarto de máquinas, personal y materiales de intendencia, etcétera.

Deben estar localizadas en áreas separadas de las principales del inmueble, con accesos controlados, restringidos y separados.

Zonas de seguridad y rutas de evacuación.

Todas las áreas deben contar con señalización, bien sean rutas de evacuación y áreas de trabajo, entre otras; deberán identificarse las zonas de seguridad.

Recepción. Es conveniente se ubique en el vestíbulo principal del edificio, constituye el centro de acceso y de vigilancia y control; y servirá como centro de información.

Estacionamien tos. Se estima pertinente separar el de personal, el de visitantes y el de carga y descarga de documentación.

5.6 Consideraciones para las áreas de resguardo, restauración y consulta del acervo.

A continuación se ponen a consideración diversos aspectos relativos a los elementos constructivos para el nuevo inmueble.

5.6.1 Paredes.

Para las áreas de resguardo, restauración y consulta.• Construidas y recubiertas con materiales que no produzcan, atraigan o reten

gan polvo, que aíslen la temperatura, que al contacto con el fuego sean resistentes, no combustibles y no emitan gases contaminantes o dañinos.

• Pintadas de colores claros por su capacidad para aislar el calor y la humedad.

Para el área de resguardo y restauración.• El recubrimien to debe ser liso, no poroso y sin juntas, aristas o uniones que

permitan la acumulación de polvo (grado sanitario).


Para las áreas de resguardo de documentación relevante e histórica.• Muros dobles para evitar cambios bruscos de temperatura. Si no existieran

dobles muros y tampoco un área que amortigüe el cambio de temperatura, lo mejor será que el usuario interesado en consultar el material ingrese al acervo para mantener íntegras las condiciones del documento.

5.6.2 Pisos.

Para las áreas de resguardo, restauración y consulta.• Recubiertos de una capa plástica entre concreto pulido, lavables de tipo in

dustrial, lisos, no porosos, sin juntas ni ángulos en las uniones con las paredes para evitar la acumulación de polvo (grado sanitario).

• Las áreas de resguardo deben soportar el peso del área con estantería cargada de documentos al 100% sin que se agriete o hunda el piso.

• Se deberán considerar rampas en cambio de nivel de un piso de una zona a otra en una pendiente de 10%

5.6.3 Ventanas.

Para las áreas de resguardo y consulta:• No deben instalarse en el acervo para evitar las irradiaciones de rayos ultra

violeta provenientes de la luz solar que dañan los documentos, promueven fluctuaciones ambientales y fuerzan los equipos que controlan las condiciones ambientales. Empero, cuando esto no es posible, entonces lo más recomendable será colocar en cada una de las ventanas filtros UV para que la luz solar no dañe la documentación y tratar de alejar lo más posible los estantes de las ventanas.

Para el área de restauración.• Deberá contar con ventanas orientadas al norte y sur que permitan abatirse

hacia fuera para promover la ventilación en caso de ser necesario.• Deberán contar con un sistema de cerradura interna y alarma de seguridad.

5.6.4 Puertas.

Para las áreas de resguardo, restauración y consulta.• Construidas y recubiertas con materiales que no produzcan, atraigan o reten

gan polvo, que aíslen la temperatura, que al contacto con el fuego sean resis


tentes, no combustibles y no emitan gases contaminantes o dañinos. Sin embargo, si no fuera posible cubrir las puertas, se sugiere colocar cubre polvos en tres extremos de la puerta (se excluye el extremo donde se colocan las bisagras) para que cuando esté cerrada la puerta impida al máximo la filtración de agentes nocivos a la documentación.

• Deben ser sólidas y contar con mecanismos que las mantengan cerradas permanentemente, de dos hojas abatibles hacia fuera con un vano mínimo de 2 m y altura de 2.5 m, con recubrimien to metálico.

• Cerradura hermética y de seguridad hacia el exterior de los locales.

5.6.5 Techos.

Para las áreas de resguardo, restauración y consulta.• Construidos y recubiertos con materiales que no produzcan, atraigan o re

tengan polvo, con gran capacidad térmica y capacidad higroscópica, que al contacto con el fuego sean resistentes, no combustibles y tampoco emitan gases contaminantes o dañinos.

• El recubrimien to debe ser liso, no poroso y sin juntas, aristas o uniones entre sí y los muros que permitan la acumulación de polvo (grado sanitario).

• Se les provea de artefactos que ayuden a la ventilación a fin de mantener una temperatura constante.

Para las áreas de resguardo.• Deberá ser mínimo de 3 metros distribuida en 2.50 metros de estantería y

0.50 metros libres para la instalación de ductos: aire, sistemas de detección y extinción de incendios y las fuentes de luz indispensables.

• Para las áreas restauración.• El techo del taller de restauración y el laboratorio deberá estar a una altura

mínima de 3.5 metros.

5.6.6 Pasillos.

Para las áreas de resguardo.• Los depósitos deben estar aislados entre sí y del resto de los espacios por

pasillos y comunicados con otras áreas con puertas cortafuego.


• Pasillos externos de los depósitos de acervo suficientemente amplios para maniobrar simultáneamente con carretillas, montacargas y bandas mecánicas o automáticas.

• Pasillos internos de los depósitos de acervo con un mínimo de 1.20 m. de ancho entre estantes. Asimismo se deberá prever por lo menos un pasillo que permita maniobrar con carretillas, montacargas y bandas mecánicas o automáticas al interior del depósito.

• Colocar guardas o parachoques en los pasillos para proteger la estantería y paredes cuando operen las carretillas o montacargas.

5.6.7 Confinamien to.

Para las áreas de resguardo documental.• Las áreas de resguardo deberán depender lo menos posible de sistemas y

controles de temperatura externos, para garantizar condiciones ambientales estables, por lo que deben construirse utilizando materiales que aíslen los cambios del clima interior contra el exterior.

• Se requiere una temperatura entre 15º C a 20º C y humedad relativa entre el 45% y el 60%, mantenidas estables, mediante un sistema de climatización y deshumidificación con controles independientes en cada compartimento.

• No es conveniente su emplazamien to subterráneo, en virtud de los problemas de filtraciones de agua.

• Por razones de eficiencia en el control del clima, seguridad y para evitar la propagación del fuego en caso de contingencia, las áreas de acervo deberán dividirse en compartimentos.

• La capacidad de los depósitos deberá tener la dimensión que garantice la seguridad de las personas y evite la propagación del siniestro en todo el acervo. Por lo anterior, se estima conveniente que cada depósito cuente con un área de 200 metros cuadrados.

• A la entrada de cada una de las áreas del acervo se requiere un espacio libre para una mesa de 1 x 2 m y un montacargas manual.

• La tubería, tanto hidráulica como hidrosanitaria, no debe pasar por el techo, sino que debe correr al exterior. Además, se debe generar un programa de mantenimien to intensivo para evitar fugas en las instalaciones citadas y se debe evitar colocar estantería debajo de estas tuberías; ahora bien, si el espacio no fuera suficiente y se requiriera colocar estantería debajo de tubería, se sugiere cubrir con plástico de color negro el acervo que corra riesgo.


Para las áreas de resguardo de documentación relevante e histórica, fototeca y planoteca.

• Bóvedas cerradas e independientes para documentación relevante e histórica, fototeca, medios audiovisuales y planoteca.

• Construidas a 1 metro sobre el nivel del piso.• Para el resguardo de fotografías se requieren condiciones que dependen del

tipo de sustratos (papel, acetato de celulosa, placas) y el tipo de proceso cromogénico (blanco y negro, platagelatina, color) con una temperatura <10°C ±2 y una humedad relativa mínima de 25% y máxima de 50% ±5.

• Para el resguardo de cintas de video, audio y discos ópticos se requieren condiciones de humedad y temperatura menores al resto del acervo, una temperatura mínima de 10°C y máxima 20°C y una humedad relativa mínima de 35% y máxima de 50% ±5.

5.6.8 Mobiliario.

Para las áreas de resguardo.• Estantería metálica recubierta con pintura horneada resistente a la corro

sión, construida con materiales que no produzcan, atraigan o retengan polvo.• Con estructura tipo rack, que contenga estantería antisísmica con 7 charolas,

de 100 cm de largo y 40 cm de fondo cada una, con una resistencia igual o superior a 80 kilos por metro cuadrado; respecto de su instalación, será necesario el análisis del personal técnico, a efecto de prever riesgos que puedan derivarse de fenómenos naturales.

• Debe existir por lo menos 15 cm entre el piso y la primera charola, la altura máxima de la estantería no debe exceder los 215 cm.

• Colocar guardas o parachoques en los extremos de la estantería como medida precautoria de choques, golpes o deformación cuando operen las carretillas o montacargas.

Para las áreas de resguardo de documentación relevante e histórica.• Gabinetes metálicos recubiertos con pintura horneada resistente a la corro

sión, construida con materiales que no produzcan, atraigan o retengan polvo, empotrados, con cajones de llaves independientes, distribuidos en 8 niveles de 100 cm de largo, 30 cm de alto y 40 cm de fondo.

Para el área de planoteca.


• Planeros horizontales metálicos recubiertos con pintura horneada resistente a la corrosión, construida con materiales que no produzcan, atraigan o retengan polvo, empotrados, con cajones de llaves independientes y mesas de inspección.

5.6.9 Control ambiental.

Para las áreas de resguardo, restauración y consulta.• Es indispensable mantener constantes la temperatura y humedad relativa a

fin de conservar la documentación. Para ello es necesario contar con un sistema de climatización que controle el aire y la humedad.

• Es necesario que el aire sea filtrado al ingresar para así evitar la presencia de partículas contaminantes, polvo de gases oxidantes y ácidos presentes.

Tipo de contaminante

Límite máximo de tolerancia

Fracción de volumen

x 109

Tamaño de partícula

µg/m3

Dióxido de azufre (SO2) 5 a 10

Óxidos de nitrógeno (NOx) 5 a 10

Ozono (O3) 5 a 10

Ácido acético (CH3COOH) < 4

Formaldehido (HCHO) < 4

Partículas de polvo (incluyendo esporas de hongos) 50

• El aire al interior debe ser monitoreado a fin de detectar partículas de agentes extintores como polvo químico seco, y poder detonar la alarma contra incendios de forma automática.

Para las áreas de resguardo.• Si existen zonas con temperatura mayor al del área de acervo, será necesario

contar con un área de amortiguamien to contigua donde pueda regularse la temperatura de forma manual para evitar condensación sobre el material ubicado en el repositorio.

Para el área de restauración.• En el taller de restauración y en la zona de cuarentena, se requiere un sistema

de extracción de gases y vapores hacia el exterior del inmueble.


5.6.10 Iluminación.

Para las áreas de resguardo, restauración y consulta.• En área de acervo debe ser mediante lámparas de luz fría con difusor y filtro

contra radiación ultravioleta menor a 400 nm y no mayor a 100 luxes. Las luminarias deben estar en los pasillos al nivel del piso y no sobre la estantería. Si esto no fuera posible, es recomendable cubrir con plástico negro la estantería que estuviera expuesta directamente a la luz artificial.

• Contar con timers o sensores de presencia en las áreas de confinamien to.

Para el área restauración.• Debe ser iluminada con luz artificial fría y con lámparas de luz de día para

evitar el aumento de temperatura, la radiación ultravioleta y los cambios en la percepción real de los colores.

Para las áreas consulta.• No combinar luz natural y luz artificial para evitar el cansancio durante la

consulta y lectura de la documentación.• La luz fría o natural deberá ser filtrada con películas ultravioleta.

5.6.11 Energía eléctrica.

Para las áreas de resguardo, restauración y consulta.• Entubada y debe ser aparente.• Cada local o sección debe tener un switch o control de encendido / apagado

independiente.• No se aconseja instalar contactos o tomas de corriente.

Para las áreas de restauración y consulta.• Tomas de corriente eléctrica trifásica, ubicadas en los muros.

Para el área restauración.• Además de las ubicadas en los muros, deberán existir tomas de corriente a

partir de contactos retráctiles colocados en el techo.


5.6.12 Sistema de extinción de incendios y detección de inundaciones.

Para las áreas de resguardo, restauración y consulta.• Instalar medios de detección y extinción manuales y automáticos que revelen

y anulen la presencia del fuego.• Instalar rociadores de algún agente supresor de calor (velocidad), que enfríe

dramáticamente la temperatura, evitando en lo posible el daño de la documentación o, en su defecto, brisa de agua, permitiendo la formación de un "paraguas".

• Alarmas de agua.

Para las áreas de resguardo de documentación relevante e histórica.• Contar con sistemas seguros de detección y extinción de fuego por medio de

anoxia (por ejemplo, gas sustituto de halógeno) con alarma de activación para asegurar el desalojo del personal de las zonas de acervo.

Para el área de restauración.• Extintores que incluyan papel, solventes orgánicos y equipo eléctrico.

Sistemas de detección de alarmas• Se recomienda instalar sistemas de detección de humo o de calor que cubran

en su totalidad el edificio.• Los detectores deberán de contar con un sistema de alarma sonora (alarmas

de pánico).• Se deberá de contar con alarmas de incendio manuales que puedan activar al

personal que labora en el edificio.• Los detectores de humo deberán instalarse por cada 80 m2 de techo y con

una separación máxima de 9 metros entre los centros de detectores.• En la elección de detectores se recomienda realizar un estudio técnico que

considere todas las variables, los de calor no se deberán de emplear en almacenamien tos fríos con temperaturas menores a 0° centígrados.

Operación del sistema de alarma• Se deberá cuidar que las alarmas deberán sonar e indicar la ubicación del

fuego.• El sistema deberá de proporcionar cierto tiempo para verificar si es genuina

y permitir desalojar el área.


• Deberá de transmitir de forma automática una señal a la estación de control.

5.6.13 Voz y datos.

Para las áreas de resguardo, restauración y consulta.• Extensión telefónica por cada área.• Sistema de alta voz en todo el inmueble.

Para las áreas consulta.• Contar con servicios de red inalámbrica para brindar un mejor servicio a los

usuarios.

5.6.14 Señalización.

• Identificación de las áreas clasificadas para tres niveles de restricción.• Deben contar con la señalización de acuerdo con la normativa en materia de

protección civil.

5.7 Fuentes consultadas.

a) Referencias bibliográficas

Archivos tropicales, Consejo Internacional de ArchivosAsociación Latinoamericana de ArchivosArchivo General de la Nación, México, 2003.

Recomendaciones para el diseño y construcción de archivos y para la conservación y exhibición de acervos documentales, Archivo General de la Nación de México, México, 2013.

Construyendo edificaciones de archivo de bajo costo en el trópico: Especificación y descripción, Archivos Nacionales de Australia, 2003.

Edificios de archivos en clima tropical y bajos recursos, Archivo General de la Na-ción de Colombia, Colombia, 2005.


Simonet Barrio, Julio Enrique, Recomendaciones para la edificación de archivos, Madrid, Dirección de Archivos Estatales, 1992.

b) Normas técnicas y estándares internacionales

ISO 11799:2003 Requisitos para el almacenamien to de documentos en archivos y bibliotecas.

BS 5454: 2000. Recomendaciones para el almacenaje y exhibición de documentos de archivo.

ISO 9706:1994 Información y documentación Papel para documentos Requisitos de permanencia.

British Standard. BS 5454:200. Recomendaciones para el almacenamien to y exhibición de documentos de archivo.

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6 Guía para la elaboración de instrumentos de control archivísticos en los archivos judiciales

Lic. Ana Margarita de Luna MoraDirectora del Archivo Judicial General del Supremo

Tribunal de Justicia de Aguascalientes

Lic. David Gerardo Hernández MontielJefe del Archivo Judicial del Tribunal Superior

de Justicia del Estado de Tlaxcala

Lic. Beatriz Ortega SandovalCoordinadora del Archivo General del Poder

Judicial del Estado de Guanajuato

6.1 Antecedentes

Atendiendo a la necesidad reflejada en el análisis del diagnóstico presentado en la Tercera Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales, el Grupo de Trabajo número IV integrado por los estados de Guanajuato,

Aguascalientes y Tlaxcala, presenta para su consideración la presente guía para la elaboración de instrumentos de control archivísticos, tomando como referencia para su desarrollo la legislación aplicable en la materia y bibliografía publicada por instituciones rectoras en el ámbito archivístico.

La Ley Federal de Archivos establece que "los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos. De acuerdo con el Artícu lo 19 de la citada Ley, los instrumentos de control archivístico que deberán elaborar los sujetos obligados son, entre otros:

1. Cuadro General de Clasificación Archivística2. Catálogo de Disposición Documental3. Inventarios documentales4. Guía Simple de Archivos


Disponer de los instrumentos de control archivístico permitirá darle a la documentación un tratamien to integral para la organización de los archivos, a fin de garantizar al ciudadano el derecho de acceso a la información consagrado en el artículo 6to. Constitucional y estar en concordancia con la Ley de Archivos y la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

6.2 Cuadro General de Clasificación Archivística

Es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado (artícu lo 4, frac. XVII, Ley Federal de Archivos).

La elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística, se sustenta en varios preceptos:

I. La estructura del Cuadro será jerárquica y atenderá a los conceptos básicos de fondo, sección y serie que establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una dependencia o entidad.

II. Las categorías superiores asociadas a fondo y sección o niveles intermedios, ejemplo (subfondo) se relacionan generalmente con entidades productoras de la información archivística, o bien con atribuciones genéricas dadas a ellos legalmente.

III. La categoría serie (y en su caso subserie), se asocia generalmente con las funciones asignadas por mandato legal, reglamentación interna o norma de procedimien to a las entidades productoras de la información archivística.

IV. Las categorías superiores del cuadro deben vincularse con las categorías inferiores del árbol de clasificación, particularmente al expediente como unidad básica de trabajo de la clasificación.

V. El Cuadro debe facilitar el proceso clasificatorio entendido como el proceso que permite transitar de la concepción y creación intelectual del cuadro a su utilización instrumental, para permitir la ejecución controlada de las sucesivas acciones de identificación, agrupación y sistematización de la información archivística.

Ramírez de León propone las siguientes actividades técnicas para la elaboración del Cuadro.


a. Identificación de los fondos, secciones y series que contendrá el Cuadro. Esta actividad consiste en realizar un detenido estudio de la normatividad, ordenamien tos jurídicos y administrativos que sustentan las atribuciones y funciones de los organismos productores. Es recomendable atender a normas archivísticas de carácter internacional.

b. Jerarquizar las categorías de agrupación. Constituye una actividad conceptual para incorporar y registrar las relaciones lógicas entre las categorías identificadas, su distribución ordenada dentro del cuadro y sus vinculaciones y subordinaciones específicas.

c. Desarrollar un esquema de codificación de las categorías incorporadas al Cuadro. Ésta debe efectuarse una vez que se han realizado las actividades anteriores con el fin de diseñar los códigos o claves numéricas o alfanuméricas que representarán las categorías dentro del Cuadro y durante el proceso clasificatorio (Ramírez de León 2011:49).

El Archivo General de la Nación propone observar los siguientes principios en la elaboración del Cuadro.

Delimitación: El objeto del Cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones y atribuciones legales.

Unicidad: Los límites temporales y la edad de los documentos no son características definitorias de la estructura del archivo, ni rompen la unidad del fondo. El Cuadro se concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su cronología, desde la más antigua hasta la más reciente.

Estabilidad: El Cuadro debe basarse en las atribuciones y/o funciones de la dependencia o entidad, cuya permanencia garantice una clasificación segura y estable: asimismo debe permitir el crecimien to de sus secciones y series sin romper su estructura.

Simplificación: El Cuadro debe ser universal y flexible. Para ser adoptado en todos los supuestos posibles, Se establecerán divisiones precisas y necesarias sin tener que descender a subdivisiones excesivas (AGN 2004).


1. Categorías de clasificación1.1 Fondo

Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado que se identifica con el nombre de este último (artícu lo 4, frac. XXIV, Ley Federal de Archivos).

Criterios de identificación de un fondo documental• Existencia legal• Funciones y atribuciones legales• Posición jerárquica definida

1.2 SecciónEs cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables (artícu lo 4, frac. XXXIV, Ley Federal de Archivos).

Criterios de identificación de una sección• Debe ser claramente identificable y tener una posición subordinada con res

pecto al organismo creador cuyo nivel es el fondo• Debe corresponder a funciones y atribuciones legales• Corresponde a una diferenciación al interior del fondo• Debe identificar funciones sustantivas y comunes

1.3 SerieEs la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico (artícu lo 4, frac. XXXV, Ley Federal de Archivos).

Criterios de identificación de una serieI. Documentos integrados y organizados de acuerdo con un sistema de clasifi

cación que forman una unidad.II. Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma activi

dad dada por mandato legal.III. Agrupación de expedientes que reflejan el cumplimien to de una función dada

por mandato legal.IV. Son resultado de la aplicación del principio de orden original.


1.4 ExpedienteEs la unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados. (artícu lo 4, frac. XXXIII, Ley Federal de Archivos).

El expediente es la unidad básica de la serie.

6.3 Catálogo de Disposición Documental

Es el registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final (artícu lo 4, fracción X, Ley Federal de Archivos).

La elaboración del Catálogo está basada en la valoración documental da cuenta del ciclo vital del documento, además de permitir la pronta identificación de la documentación.

Estructura y aspectos básicos del Catálogo• Fondo• Sección• Serie/subserie• Logotipos de la institución• Valores primarios (administrativo, legal y fiscal) y valores secundarios (evi

dencial, testimonial e informativo).• Clasificación de la información, pública, reservada o confidencial de confor

midad con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

• Plazos de conservación de cada serie de acuerdo al ciclo vital, archivo de trámite, concentración, así como su destino final, archivo histórico o baja documental.

• Fundamento legal que sustenta la atribución representada en la serie valorada.

6.4 Inventarios documentales

Los inventarios son instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (in


ventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental) artícu lo 4o. fracción XXVII Ley Federal de Archivos.

Los instrumentos de descripción que más se usan son los inventarios, especialmente durante la primera y la segunda etapa del ciclo vital, esto es, en los archivos de trámite y concentración, mientras para el archivo histórico tienen mayor utilidad los catálogos.

Los inventarios generales describen un fondo, sección o serie documental de manera global, sin descender a las particularidades de las piezas documentales.

Los Inventarios de transferencia registran el traslado controlado y sistemático de expedientes de un archivo de trámite a uno de concentración (transferencia primaria), o bien de éste, al archivo histórico (transferencia secundaria).

Los inventarios de baja documental registran la documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, que no contenga valores documentales y por lo cual su destino sea la eliminación.

Los inventarios de series deberán relacionarse con la sección o fondo al que pertenezcan para facilitar la localización de los expedientes, por lo que se registrará la ubicación física en la que éstos se depositaron, lo que permitirá ejercer un control técnico de la documentación.

Elementos básicos de un inventario1. Tipo de inventario (general, de transferencia o de baja).2. Área generadora3. Número de caja4. Código de la sección documental5. Código de la serie documental6. Fechas extremas7. Breve descripción de la serie8. Ubicación topográfica9. Nombre y firma del responsable de la Unidad de Archivo10. Soporte de la documentación11. Columna de observaciones


De acuerdo con cada legislación local en la materia, además de los elementos enunciados, al elaborar los inventarios podrán incorporarse los que se consideren necesarios.

6.5 Guía Simple

Guía Simple de Archivo. Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y sus datos generales (artículo 4, fracc. XXV, Ley Federal de Archivos).

Las guías ofrecen un panorama completo de los archivos al describir los fondos documentales, incluyen igualmente información sobre las entidades productoras.

En el diseño de la estructura se han establecido 25 elementos en dos áreas de información: 12 elementos comunes y 13 elementos específicos de actualización seleccionados según el tipo de archivo (trámite, concentración o histórico).

Elementos comunes:1. Unidad administrativa Se considera unidad administrativa la que señale la normativa de cada esta

do. Registrar, si es el caso, la estructura jerárquica inmediata superior del archivo.

2. Área de procedencia del archivo Se aplica cuando exista más de un archivo en la unidad administrativa.

3. Nombre del responsable y cargo El (los) nombre(s) del servidor(es) público(s) designado(s) como

responsable(s).

4. Domicilio del archivo Identificar el lugar de trabajo: calle, número, colonia, código postal, delega

ción o municipio, estado, país.

5. Teléfono del archivo Número, extensión, clave lada.


6. Correo electrónico La dirección electrónica oficial del servidor público designado como respon

sable del archivo. En los casos en que el responsable no cuente con una dirección electrónica oficial individualizada, registrar la institucional del archivo.

7. Ubicación física El lugar físico de localización de la(s) serie(s) documental(es).

8. Unidad administrativa de procedencia o fondo Identificar al productor o productores de las serie documentales. El nombre

de la entidad responsable de la producción, uso y acumulación de las series documentales. En el caso de los archivos históricos que por razones de procedencia contienen más de un fondo, se hará la descripción partiendo de ese nivel.

9. Sección documental Ubicar de conformidad con el cuadro general de clasificación archivística de

la dependencia o entidad la sección documental a la que pertenece(n) la(s) serie(s) documental(es) descrita(s).

10. Serie documental Consignar todas y cada una de las series documentales que integran el acervo

en custodia.

11. Fecha(s) Proporcionar cada serie documental que se describe, según los casos, una

sola fecha o un intervalo de fechas.

12. Descripción Un resumen de la información que contiene la serie documental.

Elementos específicos de actualización

6.5.1 Archivo de trámite

1. Volumen El volumen de la serie documental del año anterior al que se efectúa la actua

lización, especificando la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso.


2. Apertura de expedientes El volumen de la serie documental del año que se actualiza, especificando la

cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso.

3. Transferencia primaria La cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso de la

serie documental descrita que se trasladó del archivo de trámite al archivo de concentración.

4. Bajas documentales La cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso de la

serie documental descrita que se dictaminó para la baja documental o eliminación.

5. Volumen total El volumen total de la serie documental al periodo que se efectúa la actuali

zación, especificando la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso.

6.5.2 Archivo de concentración


lización, especificando la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso.

7. Transferencia primaria La cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso de la

serie documental descrita que recibió el archivo de concentración del archivo de trámite para su custodia. Si es el caso por la organización de la propia serie, consignar en metros lineales.

8. Bajas documentales La cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso de la

serie documental descrita que se dictaminó para la baja documental o eliminación.


9. Transferencia secundaria La cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso, de la

serie documental descrita que se dictaminó como histórica para su transferencia del archivo de concentración al archivo histórico.

10. Volumen total El volumen de le serie documental del año anterior al que se efectúa la

actualización.

6.5.3 Archivo histórico


lización. Si es el caso, por la organización de la propia serie, consignar en metros lineales.

12. Recepción de transferencia secundaria La cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso, de la

serie documental descrita que se trasladó del archivo de trámite o archivo de concentración al archivo histórico. Si es el caso, por la organización de la propia serie, consignar en metros lineales.

13. Volumen total El volumen total de la serie documental del año anterior al que se efectúa la

actualización, especificando la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas según sea el caso.

6.6 Normas archivísticas

Como se señaló al inicio de este documento, además de la revisión de la legislación en la materia, se sugiere la consulta de normas archivísticas de observación internacional, como:

Norma Contenido

ISAD G Reglas generales para la descripción archivística aplicables con independencia del tipo documental o soporte físico


Norma ISAR SPF Registros de autoridad de archivos, que proporcionan descripciones de la entidad (instituciones, personas o familia) asociadas a la producción y gestión de archivos

ISAF Registro descripción de las funciones y actividades de productores de documentos

ISDIAH Reglas generales para la normalización de la descripción de instituciones que conservan fondos de archivo.

6.7 Conclusiones

Si bien los instrumentos de control archivístico elaborados por los integrantes del Grupo de Trabajo 4, anexos a este trabajo, no contienen todos los elementos requeridos en las diferentes fuentes consultadas, sí creemos significa un primer paso para que los archivos que aún carecen de dichos instrumentos puedan comenzar a elaborarlos y resaltar de esta forma la relevancia que actualmente tiene la función archivística.


6.8 Aplicación de instrumentos de control archivístico

6.8.1 Aplicación del Cuadro General de Clasificación Archivística

Poder Judicial del Estado de GuanajuatoCuadro General de Clasificación Archivística

Fondo Poder Judicial Del Estado De GuanajuatoCÓDIGO SUBFONDO CLAVE SECCIÓN CLAVE SUBSECCIÓN SERIE

1 Presidencia

1.1 Oficina de presidencia

AcuerdosConveniosCircularesMinuta de oficiosVales de correoVales de fotocopiado

1.2 Comunicación social

1.2.1 Resumen informativo1.2.2 Edictos1.2.3 Boletín informativo1.2.4 Contratos con periódicos1.2.5 Archivo de publicaciones1.2.6 Vales de correo1.2.7 Vales de fotocopiado1.2.8 Carpeta de control de resguardo de mobiliario

2 Pleno del Supremo

Tribunal de Justicia

2.1 Secretaría General

2.1.1 Actas de sesión de pleno2.1.2 Facturas de correspondencia2.1.3 Carpeta de control de oficios2.1.4 Minuta de oficios2.1.5 Cuaderno de registro de contradicción de tesis2.1.6 Registro de incompetencia2.1.7 Expedientes de procesos laborales2.1.8 Libros de registro de títulos2.1.9 Copias de títulos2.1.10 Cartas rogatorias2.1.11 Vales de correo2.1.12 Vales de fotocopiado


6.8.2 Aplicación del Catálogo de Disposición Documental

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO

FONDO: PODER JUDICIAL DEL ESTADO. Generación de seguridad jurídica y fortalecimien to en las instituciones del Estado de derecho.

SUBFONDO: 2. PLENO DEL SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA. Tramitación de asuntos jurisdiccionales.

SECCIÓN: 2.3 JUZGADOS DE PARTIDO SUBSECCIÓN: 2.3.2 PENALES

CLAVE SERIE

SOPORTE VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO PLAZO DE CONSERVACIÓN (años) DESTINO FINAL

Papel Electrónico Otros Admvo. Legal Fiscal Informativo Testimonial EvidencialArchivo

de trámite

Archivo de concentración Total Baja Archivo

histórico

2.3.2.1 Juicios penales X X X 2 35 37 X

2.3.2.2 Juicios civiles X X X X 2 35 37 X

2.3.2.3 Tocas penales X X X X 2 35 37 X

2.3.2.4 Cuadernillos de amparo X X X X 2 35 37 X

2.3.2.5 Cuadernillos X X X X 2 35 37 X

2.3.2.6 Estadística X X 2 2 X

2.3.2.7 Listas de acuerdos 1 1 X

2.3.2.8 Exhortos X 2 1 3 X

2.3.2.9 Requisitorias X 2 1 3 X

2.3.2.10 Libros de gobierno X X X X 30 15 45 X

2.3.2.11 Minutas de oficios X X 2 2 X

2.3.2.12 Correspondencia X X 2 2 X

2.3.2.13 Facturas de correspondencia X X 2 2 X

2.3.2.14 Vales de correo X X 2 2 X

2.3.2.15 Vales de fotocopiado X X 2 2 X

2.3.2.16Carpeta de control de resguardo de mobiliario

indef.

2.3.3.17Libros de Control (firmas de inculpados)

X X 1 1 2 X


6.8.3 Aplicación de algunos elementos del inventario documental

Fondo Poder Judicial del Estado Hoja de

Subfondo: 2. Pleno del Supremo Tribunal de Justicia

Lugar de elaboración:

Sección (atribución): 2.2 Salas2.2.1 Subsección civiles

Fecha de elaboración:

No. Serie(actividad)

Periodo Soporte Volumen(metros lineales)

Ubicaciónfísica

Plazo deconservación en archivo de

trámite

Valores primarios

Estado de conservación

Inicial Final P E O Ad. L F B R M

Tocas x x STJ 2 años x x

Amparos x x STJ 2 años x x

Listas de acuerdos x x STJ 1 años x x x

Estadística x x STJ 2 años x x

Facturas de correspondencia x STJ 2 años x x

Libros de gobierno x STJ 30 años x x x

Correspondencia (minuta de oficios) x x STJ 2 años x x

(Nombre y Firma del Titular del Órgano Jurisdiccional o de la Unidad Administrativa)


6.8.4 Aplicación de la Guía Simple

GUÍA SIMPLE DEL ARCHIVO JUDICIAL DEL ES-TADO DE AGUASCALIENTES

DATOS GENERALES

Archivo de la unidad administrativa: Archivo Judicial del Estado de Aguascalientes Tipo: Archivo de concentración

Dirección: Carretera a Calvillo km 7.5, Colonia San Felipe. Aguascalientes, Aguascalientes.

Teléfono: (449) 9103257; (449) 9102302 Correo electrónico: [email protected]

Nombre del responsable: Lic. Ana Margarita de Luna Mora

Cargo: Director de Archivo

FONDO: ARCHIVO JUDICIAL DEL H.S.T.J

SECCIÓN SUB-SECCIÓN SERIE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE

Juzgados Civiles 14.1 Juzgado 1° Civil

Expediente principal

Fechas: 19512007Volumen: 100,710 expedientes (5544 cajas) en 693 metros linealesUbicación: Depósito 1, Estantería 1, 2, 3 y 4



Fechas: 19512007Volumen: 100,054 expedientes (5763 cajas) en 721 metros linealesUbicación: Depósito 1; Estantería 4, 5, 6 y 7



Fechas: 19742007Volumen: 70,393 expedientes (4678 cajas) en 586 metros linealesUbicación: Depósito 1; Estantería 7, 8 y 9



Fechas: 19732007Volumen: 70,630 expedientes (4570 cajas) en 572 metros linealesUbicación: Depósito 1; Estantería 10,11, entrepiso, depósito 1; Estantería 1, 2 y 3



Fechas: 19822007Volumen: 46,780 expedientes (4092 cajas) en 512 metros linealesUbicación: Entrepiso, depósito 1; Estantería 3, 4 y 5





Fechas: 19832007Volumen: 46,638 expedientes ( 3622 cajas) en 453 metros linealesUbicación: Entrepiso, depósito 1, Estantería 6,7 y 8



Fechas: 19952007Volumen: 27,652 expedientes (2511 cajas) en 314 metros linealesUbicación: Entrepiso, depósito 1; Estantería 8, 9 y 10



Fechas: 19952007Volumen: 26,021 expedientes (2560 cajas) en 349 metros linealesUbicación: Entrepiso, depósito 1 y 2; Estantería 10, 11, 1 y 2

Juzgados Familiares

15.1 Juzgado 1° Familiar


Fechas: 19802007Volumen: 38,936 expedientes (3616 cajas) en 452 metros linealesUbicación: Entrepiso, depósito 2; Estantería 2,3 y 4

Juzgados Familiares



Fechas: 19882007Volumen: 30,839 expedientes (2492 cajas) en 332 metros linealesUbicación: Entrepiso, depósito 2; Estantería 5 y 6

Juzgados Familiares



Fechas: 20012007Volumen: 13,770 expedientes (1343 cajas) en 168 metros linealesUbicación: Entrepiso, depósito 2; Estantería 6 y 7

Tribunales 3.1 Sala Administrativa


Fechas: 20002009Volumen: 5448 expedientes (679 cajas) en 85 metros linealesUbicación: Entrepiso, depósito 3; Estantería 1 y 2

Tribunales 3.2 H. Supremo Tribunal de Justicia

Tocas CivilFechas: 19512007Volumen: 32,769 Tocas Civiles (1954 cajas) en 245 metros linealesUbicación: Depósito 3; Estantería 2 y 3



Tribunales 3.3 H. Supremo Tribunal de Justicia

Tocas PenalFechas: 19512007Volumen: 10,990 Tocas Penales (1188 cajas) en 148 metros linealesUbicación: Entrepiso Depósito 3; Estantería 1 y Estantería 1 y 2

Tribunales 3.4 Sala Electoral


Fechas: 1998, 2001, 2004, 2007, 2009, 2010Volumen: 348 Tocas Electorales (338 cajas) en 43 metros linealesUbicación: Entrepiso, Deposito 3; Estantería 2 y 3

Juzgados Mixtos de Pri-mera Instancia

17.1 Juzgado Mixto de Primera Instancia de Rincón de Romos Civil


Fechas: 19832010Volumen: 8298 Expedientes (672 cajas) en 84 metros linealesUbicación: Entrepiso depósito 2; Estantería 10

6.8.5 Censo Guía de Archivo

CENSO GUÍA DE ARCHIVOS

DATOS DEL ARCHIVO

1. Nombre oficial Archivo General del Poder Judicial del Estado de Guanajuato.

2. Calle Carretera Guanajuato - Juventino Rosas Km. 6.5

Colonia Cúpulas

Delegación o Municipio Guanajuato

Localidad (Ciudad) Guanajuato

Código Postal 36254

3. Estado Guanajuato

País México

4. Teléfono 01 473 73 308 40

5. Fax 01 473 73 308 40

6. Correo Electrónico beatriz.ortega@poderjudicialgto.gob.mx marco.hernandez@poderjudicialgto.gob.mx

Página de Internet www.poderjudicial-gto.gob.mx

HORARIO DE APERTURA AL PÚBLICO

Meses al año: 11 meses

Días: Lunes a viernes

Horario: 9:00 a 15:00 horas

Cerrado al público (especificar días al año) 38 días


ACCESO

RESTRINGIDO. Por ser documentos semiactivos judiciales que sólo competen a las partes integrantes de los procesos o a sus representantes legales.

DIRECTOR/RESPONSABLE

Apellidos Ortega Sandoval

Nombre Beatriz

Cargo o función Coordinadora Archivo General del Poder Judicial

Apellidos Hernández Huerta

Nombre Marco Andrés

Cargo o función Jefe de Departamento "A" Encargado de Archivo

INTRODUCCIÓN (breve historia del archivo desde su origen a nuestros días)

El archivo se fundó en 1838, teniendo como responsables a 2 escribientes oficiales, uno por cada sala civil y penal respectivamente. En el Reglamento para el Gobierno Interior del Supremo Tribunal de Justicia, publicado en 1890 se contempla la figura del oficial archivero.Durante la primera mitad del siglo XX, el archivo recibía la documentación de las Salas del Supremo Tribunal de Justicia que se crearon, se adicionó además la biblioteca que apoyaba a las funciones jurisdiccionales. Por muchos años el archivo tuvo su sede en la Plaza de la Paz No. 14 (ahora Presidencia Municipal) de la Ciudad de Guanajuato.El 11 de noviembre de 1986, al archivo se le otorgó el carácter de general, recibiendo para su custodia documentación generada por los juzgados, además de los expedientes de las salas. En 1987 el Supremo Tribunal de Justicia se trasladó a un nuevo espacio localizado en Circuito Superior Pozuelos, incluyendo el Archivo General. Sin embargo, con la creación de más Salas y Juzgados, el lugar destinado al archivo resultó insuficiente, se le asignó entonces una bodega para su depósito, donde funcionó aproximadamente por 9 meses.Es en 1998 cuando se inaugura el edificio hecho ex profeso para el Archivo General del Poder Judicial del Estado de Guanajuato.

LEGISLACIÓN (lista de leyes, decretos y reglamentos que lo rigen, fecha de promulgación. Señalar si se publicó en algún periódico o Diario Oficial y en qué fecha).

Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Guanajuato (Publicada en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, No. 26, 2ª. parte, 1º. de abril de 1997).Ley de Archivos Generales y los Municipios de Guanajuato (publicada en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, No. 96. 3ª. parte, 15 de junio de 2007).Reglamento de la Ley de Archivos Generales del Estado y los municipios de Guanajuato para el Poder Judicial (publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, No.115. 2ª. parte, 18 de julio de 2008).

ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ARCHIVO (marcar con una X las áreas que existen)

Área de Dirección X

Área de oficinas X

Área de referencias X

Servicio de reproducción documental

Área de depósito documental X

Biblioteca

Mapoteca

Hemeroteca

Fototeca

Procesos Técnicos X

Taller de restauración


Imprenta

Otras áreas

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

FONDOS DE ORIGEN PÚBLICO (nombre), AÑOS EXTREMOS, No. de LIBROS, No. de EXPEDIENTESFondo Poder Judicial del Estado de Guanajuato

Sección: Juzgados de Partido

Subsección

Civil

Penal

Sección: Juzgados Menores SubsecciónCivil (desde 1997 se subdivide en mercantil)

Penal

Sección: Salas Subsección Civil

Penal

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

1.1 Unidad de descripción: Sección1.2 Nombre o título formal de la unidad de descripción: Juzgados de Partido Y Juzgados Menores.1.3 Tipo: Público1.4 Años extremos: 1611 - 20061.5 Volumen: 7,300 mts. lineales.1.6 No. de libros o expedientes: 3000,000 aprox.1.7 Tipología documental: Procesos1.2 Nombre o título formal de la unidad de descripción: Subsección: CivilesNota: Por las diferentes fechas de creación de los juzgados no ha sido posible determinar las cantidades y años exactos de todos ellos.

1. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

1.1 Unidad de descripción: Sección1.2 Nombre o título formal de la unidad de descripción: Juzgados Menores y de Primera Instancia o de Partido, Subsección Penal1.3 Tipo: Público1.4 Años extremos: 1758 - 20011.5 Volumen: 2,900 mts. lineales.1.6 No. de libros o expedientes: 350,000 aprox.1.7 Tipología documental: Procesos1.2 Nombre o título formal de la unidad de descripción: Sección Penal (Juzgados Menores).Nota: Por las diferentes fechas de creación de los juzgados no ha sido posible determinar las cantidades y años exactos de todos ellos.


DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

1.1 Unidad de descripción: Sección1.2 Nombre o título formal de la unidad de descripción: Salas, Subsección: Civil y Penal1.3 Tipo: Público1.4 Años extremos: 1911 - 20091.5 Volumen: 1,900 mts. lineales.1.6 No. de libros o expedientes: 3000,0001.7 Tipología documental: Tocas y amparos

Fechas extremas de la documentación 1611 – 2009

Historia de la custodia de la documentación (propiedad personal o institucional por la que ha pasado este fondo)La documentación de las Salas, desde su creación bajo su custodia (el Supremo Tribunal se establece en 1824) hasta 1838, año en que se crea el Archivo.La documentación de los juzgados, desde su creación bajo su custodia hasta el 11 de noviembre de 1998, que se le da la categoría al Archivo de General.

Forma de ingreso (seleccionar uno): adquisición, donación, depósito, transferencia,Otro (especificar) Transferencia

Contenido de los expedientes (breve síntesis)Juzgados: Civil: Demanda, término probatoria, litis, sentencia. Penal: Averiguación previa, preinstrucción, instrucción, sentencia.Salas: Civil: Audiencia, auto de radicación o de vista, resolución. Penal: Audiencia, auto de radicación o de vista, resolución.

Condiciones de acceso:Ser parte del proceso o representante legal.Solicitud de parte del órgano generador.

Idioma de los documentos Español

Estado de conservación Buen estado

Lista de los Instrumentos de descripción del fondo documental existentes (índices, inventarios, guías, catálogos)Inventarios juzgados civilesJuzgado Primero Civil de CelayaJuzgado Segundo Civil de CelayaJuzgado Primero Civil de GuanajuatoJuzgado Primero Civil de IrapuatoJuzgado Segundo Civil de IrapuatoJuzgado Tercero Civil de IrapuatoJuzgado Primero Civil de LeónJuzgado Tercero Civil de LeónJuzgado Cuarto Civil de LeónJuzgado Quinto Civil de LeónJuzgado Sexto Civil de LeónJuzgado Séptimo Civil de LeónInventarios juzgados penalesJuzgado Primero Penal de AcámbaroJuzgado Primero Penal de AllendeJuzgado Segundo Penal de CelayaJuzgado Tercero Penal de CelayaJuzgado Cuarto Penal de CelayaJuzgado Primero Penal de Dolores HidalgoJuzgado Primero Penal de GuanajuatoJuzgado Segundo Penal de GuanajuatoJuzgado Primero Penal de IrapuatoNota. Los años en cada uno de los inventarios tienen variaciones.Juzgados de Partido y Menores, Salas Civiles y Penales: 2000 a 2004, bases de datos.


Archivo de concentración: Se conforma por los documentos cuya consulta es esporádica por parte de los órganos jurisdiccionales o unidades administrativas y que permanecen en él hasta que prescribe su valor administrativo, legal, fiscal o concluye el término para conservarlos de manera precautoria; y

Archivo histórico: Se conforma por los documentos seleccionados que contienen evidencia y testimonio de las acciones trascendentes de la institución, por lo que deben conservarse permanentemente.

Baja documental: es la eliminación de aquella documentación que conforme a las normas aplicables haya prescrito en sus valores primarios (administrativos, legales, fiscales o contables) y que no contenga valores secundarios o históricos.

Disposición documental: destino sucesivo inmediato de expedientes y series documentales dentro de un sistema institucional de archivos, una vez que prescriben sus valores.

Plazo de conservación: el periodo durante el cual un documento o una serie documental mantiene sus valores primarios de conformidad con las disposiciones aplicables y marca el periodo de conservación de la documentación en las áreas de archivo de trámite y de concentración.

Valor primario: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales y fiscales.

Valor administrativo: Es aquel que poseen los documentos o series documentales producidos o recibidos por una institución, relacionado con un trámite, asunto o tema, responden a actividades administrativas.

Valor Legal: Es aquel que poseen los documentos para certificar derechos u obligaciones de la administración pública o de sus ciudadanos.

Valor fiscal y contable: lo contienen aquellos documentos que sirven de testimonio del cumplimien to de obligaciones tributarias.

Valoración secundaria: es la condición de los documentos que le confiere características evidenciales, testimoniales e informativas.


Valor informativo: es la utilidad permanente que los documentos tendrán por aportar datos únicos y sustanciales para la investigación y el estudio en cualquier campo del saber.

Valor evidencial: es la utilidad permanente que los documentos tendrán en virtud de su relación con derechos imprescriptibles de las personas físicas y morales.

Valor testimonial: es la utilidad permanente que los documentos tendrán que reflejar la evolución del organismo administrativo que los creó.

6.10 Bibliografía

Parra Betancourt Margarita, Los instrumentos de consulta (2006) / En línea/ Disponible en: http//: www.adabiac.org/...arch.../06art_mpb01.htm

Diccionario de terminología archivística / En línea/ Disponible en: http//: www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Diccionario.html

Descripción archivística: guías, inventarios, catálogos e índices. La norma ISAD (G) eprints.relis.org/14566/1/isadg.pdf

Instructivo para la elaboración de la guía simple de archivos www.agn.gob.mx/.../archivística/.../instructivoguíasimple

Instructivo para la elaboración de instrumentos de control y consulta archivísticos para partidos políticos y agrupaciones políticas nacionales. http://normateca.ife.org.mx

Ley Federal de Archivos, http://www.dipu tados.gob.mx

Lineamien tos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. www.agn.gob.mx

Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental. www.agn.gob.mx


Herrera Heredia, Antonia, "Revalorización del inventario", http://www.adabi.org.mx/content/servicios/archivistica/articu los/civilmemoria/inventario.jsfx

http://normateca.ife.org.mx/normanet/archivos/Instructivoparapartidpopoliticos.pdf

Ramírez de León, José Antonio, Cuadernos de la serie Gestión de Documentos y Ad-ministración de Archivos (5), México, Archivo General de la Nación, IFAI, 2011.

75

7 Aspectos básicos para la conservación y preservación de los acervos jurídicos del país

María del Carmen Monroy GarcíaArchivo del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo

de la Judicatura del Estado de Morelos

Natalia Jimena Martínez AyalaDepartamento de Conservación del Patrimonio Documental del Centro

de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes

Rosa Elena Solís BlancoArchivo Judicial del Consejo de la Judicatura del

Poder Judicial del Estado de Yucatán

7.1 Introducción

De acuerdo con los resultados obtenidos en los cuestionarios aplicados a los órganos impartidores de justicia en México,7 remitidos a los archivos judiciales en 2012 por conducto de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, se

realizó el análisis basado en la metodología FODA, con respecto a la información correspondiente al apartado V (Conservación y Preservación Documental). También, para incorporar datos referentes a los factores de conservación, se consultó de manera prioritaria información recopilada por el Centro Nacional de Prevención de Desastres y por la Inclusión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios, y que a su vez fue generada por distintas instituciones gubernamentales y académicas, desde los ámbitos federal, estatal y municipal.8

7 Dicho cuestionario constituyó el instrumento para la elaboración del Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México, emprendido por la Suprema Corte de Justicia de la Nación, el Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes y la Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia y en el marco de los trabajos del Sistema Nacional de Archivos Judiciales.8 La página del Centro Nacional de Prevención de Desastres, dependiente de la Secretaría de Gobernación se encuentra en la dirección electrónica www.cenapred.gob.mx/es/


Posteriormente a la presentación diagnóstica de la situación de los archivos judiciales en México, se expondrá la propuesta de un curso en línea enfocado a los aspectos básicos de la conservación y preservación documental; por último, se manifestará un conjunto de sugerencias para la construcción de protocolos básicos de seguridad y protección civil.

7.2 Análisis del Diagnóstico

Apartado V (Conservación y Preservación Documental) del Cuestionario para el Diagnóstico de los Archivos Judiciales de los Órganos Impartidores de Justicia en México.

Dicho apartado comprende nueve reactivos, enfocados a la evaluación de los siguientes aspectos:

1. Orden físico de los expedientes2. Existencia de guardas documentales3. Seguridad en los locales de acervo4. Limpieza5. Fumigación6. Equipo de protección del personal7. Deterioro físico documental8. Intervenciones en caso de deterioro físico documental9. Normatividad alusiva a la conservación y preservación documental.

Para mayor comprensión, consúltese el Anexo 1, el cual desglosa los nueve reactivos correspondientes al apartado V del mencionado cuestionario.

a) Fortalezas

Al realizar el análisis, se detectaron factores ambivalentes; es decir, aquellos que al ser evaluados de manera cualitativa, podían ser interpretados como buenas prácticas, y, en consecuencia, podrían considerarse parte de las fortalezas. En contraste, al evaluarlos cuantitativamente (es decir, al dimensionar la frecuencia de realización de buenas prácticas), también podrían ser incluidos como debilidades. Por ejemplo, la adquisición de extintores es una fortaleza, en tanto es una buena práctica acuñada por los archivos judiciales; pero al ser existentes únicamente para el 37% de ellos (es decir,


en un porcentaje menor al 50% de los entrevistados), la frecuencia se convierte en una debilidad. El porcentaje correspondiente a cada una de las fortalezas de ambas clases es presentado en la Tabla 1 en orden descendente, es decir, del mayor al menor.

Tabla 1. Fortalezas cualitativas y cuantitativas

% Fortalezas cualitativas (buenas prácticas)

% Fortalezas cuantitativas (frecuencia superior al 50%)

47 (1) Expedientes guardados en cajas. La fortaleza radica en que existe una guarda.

82 (5) Se realiza fumigación con alguna frecuencia.

45 (4) Realización de labores de limpieza diariamente.

78 (3) Local de acervo con seguridad.

45 (8) Los expedientes con hongos se separan de los demás.

73 (2) Expedientes con guarda individual.

40 (6) Utilización de cubrebocas. 59 (6) El personal utiliza alguna clase de equipo de protección.

39 (9) El 39% de los casos, sigue alguna normativa para la preservación y el cuidado de la documentación.

55 (8) En el 55% de los casos, los expedientes con roturas se envían a restaurar.

37 (3) Presencia de extintores. 51 (3) Sus sistemas de seguridad fundamentalmente están enfocados a la detección y combate de incendios (13% +37% + 1%)

26 (6) Utilización de batas.

25 (1) Expedientes en legajos: la fortaleza radica en que se encuentran agrupados y no dispersos.

23 (6) Utilización de guantes.

14 (5) Se fumiga mensualmente.

10 (6) El personal utiliza lentes de protección.

2 (5) Se fumiga bimestralmente.

Simbología de los colores presentados en la Tabla 1:

Práctica protectora de documentación

Práctica protectora de la salud del personal

Práctica protectora de expedientes y de la salud del personal

El número encerrado entre paréntesis corresponde al número de cada reactivo en el Cuestionario para el Diagnóstico de los Archivos Judiciales de los Órganos Impartidores de Justicia en México.


1. Conclusión de las fortalezas

Se puede observar que son más numerosas las acciones comprendidas dentro de las denominadas "buenas prácticas", que las fortalezas cuantitativas (12 y 6, respectivamente). Dentro de las buenas prácticas cualitativas, las más habituales consisten en la utilización de cajas para el resguardo de los expedientes (47% de los casos); seguidas en igual porcentaje (45%) por la separación de expedientes contaminados por hongos y la realización diaria de labores de limpieza en los acervos; en un porcentaje menor (40%), está presente la utilización de cubrebocas.

Un segundo bloque de prácticas positivas para la conservación documental radica en el seguimien to de alguna clase de normatividad establecida para tal fin (39%) y en la presencia de extintores (37%).

Un tercer bloque de buenas prácticas comprende la utilización de batas (26% de los entrevistados), la agrupación de expedientes en legajos (25%) y la utilización de guantes (23%).

El cuarto grupo de prácticas favorables para la conservación documental involucra la fumigación mensual en el 14% de los casos, la utilización de lentes de protección (10%) y la fumigación bimestral (2%).

De las doce fortalezas cualitativas, se puede decir que cinco de ellas —las resaltadas en color amarillo— están orientadas principalmente a la preservación y conservación documental; otras cinco —sombreadas en color azul—, conforman prácticas mixtas, es decir protectoras de la salud de los trabajadores y de la conservación documental; y dos, constituyen acciones promotoras de la protección de la salud de los trabajadores de los acervos, las cuales están resaltadas en color verde.

Con respecto a las fortalezas medidas cuantitativamente, de manera descendente están: la realización de fumigación con alguna frecuencia (82%); infraestructura de seguridad en los locales destinados para acervo (78%); expedientes con guarda individual (73%); la utilización del personal de algún tipo de equipo de protección (59%); la restauración de expedientes con roturas (55%); y la presencia de sistemas de seguridad enfocados a la detección y al combate de incendios (51%).


De las seis fortalezas cuantitativas, cuatro de ellas están orientadas a la preservación documental; una, para la protección de la salud del personal; y la otra, para la protección tanto de documentos como de la salud de los trabajadores.

En resumen, si se efectúa una sumatoria de ambos tipos de fortalezas, se

podrá apreciar que predominan las encaminadas a la conservación docu

mental (9); seguidas de las enfocadas a la protección tanto de acervos como

de sus trabajadores (6); y por último, las orientadas únicamente a la pre

servación de la salud de los trabajadores (3).

b) Debilidades

En este documento, se denomina debilidades por inclusión a aquellas acciones que:

Su frecuencia de uso resulta insuficiente para preservar y conservar documentación.

A las debilidades por omisión se les considera a aquellas acciones de conservación prácticamente inexistentes, de acuerdo con la información proporcionada por los archivos.

De manera similar a la tabla 1, el porcentaje referente a cada una de las debilidades de ambas clases es presentado en la Tabla 2 en orden descendente, es decir, del mayor al menor.

Tabla 2. Debilidades por inclusión y por omisión

% Debilidades por inclusión % Debilidades por omisión

78 (7) En el 78% de los casos, los expedientes presentan algún tipo de deterioro físico.

99 (3) No cuenta con alarmas de agua.

47 (1) Expedientes guardados en cajas. La debilidad radica en que es un porcentaje menor al 50%.

96 (3) No cuenta con alarmas contra robo.

46 (7) Deterioro documental por roturas. 96 (3) No cuenta con lámparas de seguridad.

45 (4) Menos de la mitad realizan limpieza diaria en sus archivos (45%): la debilidad radica en que es un porcentaje inferior al 50%.

96 (3) No cuenta con detectores de humedad.


45 (8) En el 45% de los casos, los expedientes con hongos se separan: la debilidad radica en que es un porcentaje inferior al 50%.

91 (3) No cuenta con sistemas de control de temperatura.

40 (6) El 40% del personal utiliza cubrebocas: la debilidad radica en que es un porcentaje inferior al 50%.

90 (3) No cuenta con salidas de emergencia.

37 (3) Presencia de extintores: la debilidad radica en que es un porcentaje menor al 50%.

90 (6) El personal no utiliza lentes protectores.

31 (5) Realizan fumigación anualmente. 87 (3) No cuenta con alarmas contra incendio.

30 (9) En los casos en los que se sigue alguna normativa, el 30% corresponde a reglamento.

87 (3) No cuenta con personal de seguridad.

29 (5) Realizan fumigación trimestral o semestralmente.

77 (6) El personal no utiliza guantes.

29 (7) Deterioro documental por humedad. 74 (6) El personal no utiliza batas.

26 (6) El 26% del personal utiliza batas: la debilidad radica en que es un porcentaje inferior al 50%.

66 (3) No cuenta con extinguidores.

25 (1) Expedientes en legajos: la debilidad radica en que es un porcentaje menor al 50%

60 (6) El personal no utiliza cubrebocas.

25 (7) Deterioro documental por hongos. 57 (9) No se sigue normativa alguna para la preservación y el cuidado de la documentación.

24 (5) Realizan fumigación sin especificar periodicidad.

41 (6) El personal no utiliza equipo de protección.

23 (6) El 23 % del personal utiliza guantes. La debilidad radica en que es un porcentaje inferior al 50%.

40 (9) En los casos en los que se sigue alguna normativa, el 40% no especificó la clase (leyes, reglamentos o lineamien tos).

20 (9) En los casos en los que se sigue alguna normativa, el 20% corresponde a lineamien tos generales.

27 (2) Expedientes sin guarda individual.

17 (4) Realizan limpieza en sus archivos 2 o 3 veces por semana.

22 (3) Local de acervo sin algún tipo de seguridad.

16 (1) Expedientes apilados. 18 (5) No se realiza fumigación.

14 (5) Realizan fumigación mensualmente (14%) La debilidad radica en que es un porcentaje bajo.

8 (4) No especificó frecuencia de limpieza.

13 (3) Cuentan con personal de seguridad. 4 (9) No se especificó si se sigue normativa alguna para la preservación y el cuidado de la documentación.


13 (3) Cuentan con alarmas contra incendios. 3 (8) No se realiza intervención alguna ante el deterioro físico documental.

10 (3) Cuentan con salidas de emergencia.

10 (4) Realizan limpieza en sus archivos semanalmente.

10 (6) El 10% del personal utiliza lentes de protección: la debilidad radica en que es un porcentaje inferior al 50%.

10 (9) En los casos en los que se sigue alguna normativa, el 10% corresponde a Leyes.

8 (1) Expedientes guardados en cajones.

8 (4) Realizan limpieza en sus archivos mensualmente.

8 (4) Realizan limpieza en sus archivos semestralmente.

8 (4) Realizan limpieza en sus archivos sin especificar periodicidad.

5 (3) Cuentan con otros sistemas de seguridad no especificados.

4 (1) Expedientes sueltos.

4 (3) Cuentan con lámparas de seguridad.

4 (3) Cuentan con detectores de humedad.

2 (4) Realizan limpieza en sus archivos trimestralmente.

2 (4) Realizan limpieza en sus archivos anualmente.

2 (5) Realizan fumigación bimestralmente (2%) La debilidad radica en que es un porcentaje bajo.

1 (3) Cuentan con alarmas de agua.

Simbología de los colores utilizados en la Tabla 2:consecuencias del deterioro documental

acciones de intervención ante el deterioro documental

2. Conclusión de las debilidades

En primera instancia, se puede advertir que es mayor el número de acciones que han resultado insuficientes para la conservación documental (34), en comparación con el de las acciones no realizadas para el mismo fin (22). En la columna referente a las debilidades por inclusión, están presentes cuatro consecuencias o efectos resultantes de prácticas inadecuadas para la preservación documental, las cuales están resaltadas


en color amarillo: el 78% de los archivos consultados tiene documentación con algún tipo de deterioro, distribuidos de la siguiente forma: 46% se deben a roturas o mutilaciones; 29%, a la humedad y un 25% a hongos. Correlacionando con información derivada de la misma columna, y de la Tabla 1 (referente a las fortalezas), se puede advertir que, un 55% de los entrevistados envía a restaurar los expedientes con roturas y un 45% separa los expedientes con hongos, mientras que no se precisa ninguna intervención para la documentación afectada por la humedad. Es decir, este grupo de documentación es el más vulnerable y pareciera no estar sometido a ninguna práctica preventiva, lo que puede propiciar el surgimien to de hongos, así como de otras afectaciones en el papel y, lamentablemente, pareciera ser este el momento cuando ya es justificable una intervención institucional.

Entre las debilidades por inclusión con mayor frecuencia, están: expedientes guardados en cajas (47%), limpieza diaria en los archivos (45%), separación de los expedientes contaminados por hongos (45%), utilización de cubrebocas por parte del personal (40%), presencia de extintores (37%), realización anual de algún tipo de fumigación (31%), seguimien to de reglamento como norma para la conservación documental (30%), realización trimestral o semestral de algún tipo de fumigación (29%), utilización de batas por parte del personal (26%), y, colocación de expedientes en legajos (25%). Para mayor detalle, consúltese en la tabla 2 las demás debilidades por inclusión.

Sin atender específicamente a la frecuencia con que se presenta cada una de las debilidades por inclusión, pero sí a la frecuencia grupal con la que están representadas, con base en los aspectos valorados por el mencionado cuestionario, se pueden desglosar de la siguiente manera:

Tabla 3. Desglose de las debilidades por inclusiónAspecto valorado # de menciones

Seguridad en los locales de acervo 8

Limpieza 8

Modo de ordenación física de los expedientes 5

Fumigación 5

Equipo de protección del personal 4

Normatividad alusiva a la conservación y preservación documental 3

Intervenciones en caso de deterioro físico documental 1

En otras palabras, el mayor número de debilidades por inclusión corresponde a acciones referentes a la seguridad en los locales destinados para acervo y a su


limpieza; en segundo lugar, a prácticas referentes al modo de ordenación física de los expedientes y a la aplicación de fumigantes; en tercer lugar, a acciones insuficientes para dotar al personal de equipo de protección.

En el caso de las debilidades por omisión, las cuales hacen referencia a la ausencia de ciertas prácticas incidentes en la conservación documental, destacan las siguientes: carencia de alarmas de agua (99% de los entrevistados), de alarmas contra robo (96%), de lámparas de seguridad (96%), de detectores de humedad (96%), de sistemas de control de temperatura (91%), de salidas de emergencia (90%), de lentes protectores para el personal (90%), de alarmas contra incendio (87%), de personal de seguridad (87%), de guantes protectores para el personal (77%), de batas protectoras para el personal (74%), de extinguidores (66%), y, de cubrebocas (60%).

Sin atender específicamente a la frecuencia con que se presenta cada una de las debilidades por omisión, pero sí a la frecuencia grupal con la que están representadas, con base en los aspectos valorados por el multicitado cuestionario, se pueden desglosar de la siguiente manera:

Tabla 4. Desglose de las debilidades por omisiónAspecto valorado # de menciones

Seguridad en los locales de acervo 10

Equipo de protección del personal 5

Normatividad alusiva a la conservación y preservación documental 3

Limpieza 1

Guardas documentales 1

Fumigación 1

Intervenciones en caso de deterioro físico documental 1

Finalmente, la mayor parte de las carencias están relacionadas con la seguridad de los inmuebles destinados para acervos, así como de las personas que laboran en ellos. En tercer lugar, emerge el ítem relacionado con la ausencia de normatividad referente a la conservación y preservación documental. Debe recordarse que en caso de emergencia o desastre, las prioridades deben orientarse, en orden de mayor a menor importancia, al rescate de las personas, las edificaciones y las colecciones o acervos.9 Desafortunadamente, parece que en nuestros acervos no se está privilegiando este paradigma.

9 Orlandini, Valeria, Conservación del Patrimonio Documental y Digital: Prevención y Planes de Gestión de Desas-tres, XXXIV Reunión Nacional de Archivos de México; Villahermosa, Tabasco, México, julio de 2012, p. 13.


7.3 Acciones de mejora a instrumentar

7.3.1 Áreas de oportunidad prioritarias

Las áreas de oportunidad detectadas con base en las fortalezas (fundamentalmente, las cualitativas) radican, principalmente, en la sensibilización del personal responsable de los archivos judiciales acerca de los siguientes aspectos:

1. Que por el personal que maneja y consulta los expedientes utilice equipo de protección (guantes, cubrebocas, batas, lentes protectores, etc.).

2. Fumigación periódica de los acervos, de acuerdo con las particularidades sustentadas en el medio ambiente, el clima, las características de los inmuebles, el tipo de afectaciones sufridas por la documentación, etc.

3. Contar con guardas documentales (cajas de cartón, cajas de materiales sintéticos, sobres, folders) acordes con el clima y el medio ambiente de sus acervos.

4. Aislar los expedientes contaminados por hongos de los demás, para prevenir una infestación masiva

5. Efectuar limpieza en los acervos con la mayor frecuencia posible.6. Contar con extintores en el acervo, aunque no se tenga pleno conocimien to

de los diferentes tipos existentes y se carezca de la capacitación adecuada para su utilización.

7. Procurar tener los expedientes organizados en legajos, cuando no sea posible dotarlos de una guarda, lo cual evita la dispersión de sus componentes.

8. Contar con alguna clase de normativa institucional que sustente las operaciones tendentes a la preservación documental.

7.3.2 Amenazas del entorno

Las principales amenazas externas que enfrentan los archivos obedecen a la diversidad geográfica y geológica de la República mexicana, las cuales pueden obedecer a las siguientes categorizaciones: riesgos geológicos, riesgos hidrometeorológicos y riesgos químicoambientales.10

Dentro de los riesgos geológicos, se puede enumerar los sismos, tsunamis, volcanes, deslizamien to de laderas y hundimien tos. Entre los riesgos hidrometeoroló

10 Diagnóstico de peligros e identificación de riesgos de desastres en México. Atlas Nacional de Riesgos de la Repú-blica Mexicana, SEGOBSistema Nacional de Protección CivilCENAPRED, México, 2001, pp. 79.


gicos están los ciclones tropicales, las inundaciones y los sistemas invernales. Y como parte de los riesgos químicos, se puede mencionar a los derrames y fugas de hidrocarburos, incendios y explosiones de Tetracloruro de silicio, Gas LP, Cloro y Ciclohexano.11

Aunque desde 1991, la Dirección General de Protección Civil realizó un gran esfuerzo para concretar el primer Atlas Nacional de Riesgos, el cual presentaba una panorámica general de los peligros del país, fue hasta 2001 que se realizó una actualización oficial de esta información, a través del Diagnóstico de peligros e identifica-ción de riesgos de desastres en México, integrado por el Centro Nacional de Prevención de Desastres (Cenapred).

En los años subsecuentes, distintas instituciones académicas y de investigación han participado en la generación de información que permita contar con un portal electrónico capaz de concentrar el Atlas Nacional de Riesgos de la República Mexicana (ubicado en www.atlasnacionalderiesgos.gob.mx).

En esta página se presenta para cada estado una cédula referente al nivel de avance, alcance del atlas y su contenido. Sin embargo, desde ahí solamente se pudo acceder a la información referente a nueve atlas estatales, los correspondientes a Tamaulipas, Morelos, Chiapas, Guanajuato, Sonora, Guerrero, Michoacán, Oaxaca y Quintana Roo. Los demás atlas no están disponibles, sea porque no han sido generados por las entidades federativas, o porque están ubicados en plataformas electrónicas con mayor dificultad de acceso.

Ante este panorama, los especialistas sobre la gestión de riesgos han insistido desde hace varios años en que, para prevenir o mitigar los efectos de los desastres, se debe partir de la identificación precisa de los riesgos. Asimismo, han definido los riesgos como la combinación de tres factores: peligro (o amenaza específica), exposición (bienes, personas o infraestructura) y vulnerabilidad física o social de los sistemas expuestos a ser afectados. En otras palabras, "el riesgo es la probabilidad de perder el bien expuesto frente a un peligro dado".12

11 Diagnóstico de peligros e identificación de riesgos de desastres en México. Atlas Nacional de Riesgos de la Repú-blica Mexicana, SEGOBSistema Nacional de Protección CivilCENAPRED, México, 2001, p. 173.12 Quaas Wappen, Roberto, Avances y Retos del Atlas Nacional de Riesgos, Cenapred, México, agosto de 2007, p. 10.


Considerando la diversidad geográfica, geológica y de exposición a riesgos químicoambientales, no solamente a lo largo de toda la República mexicana, sino también al interior de cada entidad federativa, se recomienda la instrumentación en cada una de ellas de tecnologías enfocadas a la microzonificación del riesgo, pues éste depende de las condiciones específicas de cada sitio, tanto por las diferencias con que puedan manifestarse los fenómenos de una zona a otra, como por las distintas condiciones de vulnerabilidad infraestructural, medioambiental y social.13

La importancia de contar con el Atlas Nacional de Riesgos quedó plasmada en la instalación del Consejo Nacional de Protección Civil, pues de las seis medidas de prevención instruidas por la Presidencia de la República a la Secretaría de Gobernación, una hace referencia a la necesidad de actualizarlo, para que el Atlas se constituya en un instrumento útil para la planeación del desarrollo y del ordenamien to territorial.14

De manera complementaria, en el Anexo 2 se presenta un concentrado por estado de los distintos tipos de riesgos naturales (geológicos e hidrometeorológicos) con base en la información a la que se pudo acceder. Cabe señalar que, tanto la sección correspondiente a riesgos geológicos por sismicidad, como la referente a riesgos hidrometeorológicos, se extrajeron del Atlas Nacional de Riesgos confeccionado en 2001 por el Cenapred. La parte respectiva a los riesgos químicos y ambientales se alimentó del Primer Diagnóstico Nacional de Salud Ambiental y Ocupacional, elaborado por la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios (Cofepris), y publicado en 2002.

Las áreas de oportunidad detectadas en mejoras radican en la necesidad de ejecutar las siguientes acciones:

1. La adquisición, instalación y mantenimien to de infraestructura y equipo tendente a garantizar la seguridad del personal, inmuebles y acervos (alarmas contra robo, alarmas contra incendios, higrómetros, controles de temperatura, personal de seguridad, extintores adecuados en número y tipo, salidas de emergencia).

13 Diagnóstico de peligros e identificación de riesgos de desastres en México. Atlas Nacional de Riesgos de la Repú-blica Mexicana, SegobSistema Nacional de Protección CivilCenapred; México, 2001, p. 217.14 http://www.presidencia.gob.mx/6medidasenmateriadeprevenciondedesastres/ (28 de mayo de 2013). Esto constituye el Anexo 3.


2. Capacitar al personal adscrito a los archivos judiciales en protocolos básicos de seguridad y protección civil, con base en la normatividad existente en los ámbitos federal y estatal.

3. Capacitar al personal operativo inserto en los archivos judiciales, con respecto a la importancia vital de utilizar diariamente equipo para la protección de su salud ante los contaminantes inherentes al entorno laboral.

4. Capacitar al personal operativo de los archivos judiciales en técnicas básicas de conservación documental preventiva.

5. Generar, a nivel interinstitucional, una normativa capaz de incidir de manera positiva y contundente en la conservación documental, durante todo su ciclo de vida.

6. Incrementar la frecuencia de realización de las actividades de limpieza en los acervos, evitando el uso de químicos nocivos para el papel.

7. Recibir asesoría y capacitación referente a los fumigantes más idóneos para el acervo, y de la frecuencia de su aplicación, dependiendo de la problemática específica, con base en el medio ambiente, el clima, las características de los inmuebles, el tipo de afectaciones sufridas por la documentación, etc.

7.3.3 Acciones que propone instrumentar el equipo de trabajo número 5.

Las acciones que el Grupo de Trabajo número 5 propone instrumentar en la Cuarta Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales (SINAJ), consisten en el planteamien to de un curso en línea en materia de conservación y la publicación de guías en el sitio que se creará del Sistema Nacional de Archivos Judiciales sobre conservación y preservación.

Curso en línea

Se elaboró la propuesta del temario, contenido, objetivos, actividades y alcances de un curso en línea enfocado a los aspectos básicos de la conservación y preservación documental, el cual lleva como título La conservación y la preservación de acervos documentales.


ObjetivosCuenta con seis objetivos definidos de la siguiente forma:

1) Contribuir a la formación continua de los profesionales con responsabilidad en archivos, así como impulsar la mejora de la gestión y de los servicios adaptando las materias a los recursos materiales y humanos de los diferentes centros a los que pertenezcan los participantes.

2) Identificar y valorar la importancia de las tareas de conservación en un acervo documental.

3) Involucrar al participante en la labor de conservar el acervo documental, mediante el acercamien to y conocimien to de las funciones y objetivos de la institución a la que pertenece.

4) Identificar los factores de deterioro presentes en un archivo y dotar de conocimien to necesario para minimizar y erradicar sus causas.

5) Mejorar la capacidad de concientización en la conservación y preservación del material documental de archivos, mediante la reflexión sobre los problemas comunes teniendo en cuenta las condiciones de infraestructura y ambientales del inmueble.

6) Sensibilizar al personal que colabora en los archivos para que se involucre en los planes de preservación.


Tabla 5. Temario del Curso de ConservaciónMÓDULO 1. CONSERVACIÓN

Tema Objetivos Actividades

¿Qué es la conservación?Definición y diferencias entre preservación, conservación y restauración.Historia de la conservación de documentos.Figura del conservador de acervos documentales.Figura del restaurador de documentos.

Transmitir a los cursantes conceptos teóricos básicos de Conservación y Restauración, que les permitan conocer y diferenciar la figura de un especialista dentro de un acervo documental.Difundir la importancia y los principios básicos de la conservación preventiva.

VideoInicio del Módulo 1 (Obligatorio)Rescate y conservación de libros y archivos en México. 6 min 44 segLecturaFinal del Tema 1 (Opcional)Teoría e historia de la conservación y restauración de documentos.LecturaFinal del Módulo 1 (Obligatoria)Conservación preventiva de documentos.

¿Qué es el deterioro?Definición e identificación de deterioros.Causas de deterioro.Intrínsecas y extrínsecas.Químicos, físicos y biológicos.

Capacitar en materia de conservación preventiva al personal responsable del manejo de documentos en archivos.

MÓDULO 2. ARCHIVO Y ACERVO


¿De qué está compuesto el archivo documental?El archivo.Definición de archivo.Tipo: personales, administrativos, privados, y públicos.Temporalidad y uso: históricos, activos y semiactivos.Las instituciones y sus políticas internas.Zonas de resguardo: archivo vs. bodega o almacén.Zonas de resguardo: archivo vs. área de trabajo.Ubicación, distribución y características del archivo documental.El acervo documental.Definición de acervo documental.Identificación de los materiales constitutivos en los acervos.

Conocer y analizar el tipo de archivo en el que se encuentra laborando el participante.Conocer e identificar materialmente el acervo resguardado.

LecturaFinal Tema 1 (Obligatoria)Concepto y función de archivo, Clases de archivos. El sistema Archivístico Español.LecturaFinal Tema 2 (De apoyo, opcional)Valoración Documental. Guía de autoaprendizaje.LecturaFinal Tema 2 (De apoyo, opcional)Archivo histórico. Guía de autoaprendizaje.

¿Cómo funciona el archivo?Políticas de la institución.Reglamento interno del archivo documental.Condiciones y consideraciones para el resguardo de los materiales.Condiciones para el préstamo y uso.Consideraciones para el personal.

Brindar las herramientas básicas para aplicar el criterio adecuado en el manejo de documentos y expedientes.

MÓDULO 3. CONDICIONES PARA LA CONSERVACIÓN DE ACERVOS DOCUMENTALES


¿Cuáles son los factores de deterioro?Medioambientales.Temperatura.Humedad relativa.Contaminación.Condiciones idóneas vs. condiciones reales.Iluminación.Natural.Artificial.Mixta.Condiciones idóneas vs. condiciones reales.Limpieza e higiene.Tipo.Capacitación vs. contratación de un servicio externo.

Identificar los principales factores de deterioro que afectan al acervo en los depósitos y lugares de almacenaje.Conocer las acciones para prevenir el deterioro del material resguardado en un archivo.

LecturaFinal Presencia de plagas Tema 1 (Obligatoria)Guía para la identificación de hongos en papel y acciones a seguir para su manejo.Lectura Tema 2"Medidas para tratar expedientes dañados por agua". Departamento de Conservación del Patrimonio Documental, DGCDAACLTríptico (Apoyo)Protección contra agua.Tríptico (Apoyo)Protección contra incendios.Tríptico (Apoyo)Protección contra plagas.


Publicación de guías en el Portal de SINAJ

Se propone la publicación de diferentes temas referente a la conservación de acervos judiciales, así como sugerencias en cuanto el protocolo de seguridad y protección civil, ya que resulta fundamental para los archivos judiciales del país la realización de un autodiagnóstico que les permita conocer detalladamente sus debilidades y fortalezas internas en materia de seguridad y de protección civil.

Conclusión

En la primera parte del presente documento se presentó un análisis general de la situación de los archivos judiciales en el país, a través del cual emergió la necesidad de

El desgaste físico.Consulta.Reproducción.Exposición.Almacenaje.Presencia de plagas.Definición de plagas.Identificación de plagas.Control de plagas: limpieza vs. contratación de un servicio externo.

Lectura (Apoyo, opcional)Protocolos de respuesta ante emergencia.

Siniestros: seguridad y planes de acción ante contingencias.Evaluación de riesgos.Acciones para la prevención de siniestros.Contacto con fuego.Contacto con agua.Vandalismo o robo.Protección de obra irremplazable.Planificación de rescate.

Conocer las acciones para el rescate del material en el momento en que se produce un desastre.

MÓDULO 4. DIAGNÓSTICO Y ÁREAS DE OPORTUNIDAD


Evaluación del acervo.Elaboración de un cuestionario para diagnosticar el acervo.Identificación de los aspectos a evaluar.Identificación de deterioros.Interpretación de los resultados del cuestionario.Identificación de áreas de oportunidad en materia de conservación.Definición de prioridades de las áreas de oportunidad.Conocimien to de las necesidades y los especialistas que las subsanen.

Diagnosticar el estado de conservación del acervo considerando factores intrínsecos y extrínsecos.Identificar áreas de oportunidad en materia de conservación y tomar medidas tendientes a evitar el deterioro del acervo.

LecturaFinal del Módulo 1 (apoyo)Herramientas para el diagnóstico de conservación.


incrementar la frecuencia de realización de buenas prácticas encaminadas a la preservación documental. Asimismo, de manera destacada, fueron visibilizadas las carencias relacionadas con infraestructura y equipo capaces de garantizar tanto la seguridad y salud del personal archivístico, como de los acervos bajo su resguardo y administración.

La necesidad de que cada archivo realice un examen minucioso de su situación interna permitiría conocer al detalle información que lógicamente se encuentra fuera del alcance de un análisis general. Por ejemplo, aunque en el 82% de los archivos entrevistados se realiza fumigación con alguna frecuencia, se desconoce si el tipo de fumigación y la periodicidad de su aplicación resultan ser los más adecuados a su entorno medioambiental. Aunque en el 73% de los casos los expedientes cuentan con una guarda individual, esto no necesariamente se traduce para ellos en una protección garantizada, porque posiblemente la guarda esté conformada con materiales cuyo grado de acidez sea elevado, y esto lo convierta en un elemento detonador del desgaste físico documental.

Para ello, se propone que cada archivo responda a una serie de cuestionamientos incluidos en el Anexo 5, los cuales pueden ayudar a evaluar los inmuebles destinados para resguardo documental, así como para conocer las condiciones de su almacenamien to. Dicho Anexo está conformado por un conjunto de guías orientadas a la determinación de necesidades de conservación en bibliotecas y archivos, con base en lineamien tos para la conservación documental desarrollados por la Biblioteca Médica Nacional de Cuba en 2004. Por supuesto, se sugiere la utilización de este instrumento de manera enunciativa, pero no limitativa.

Para elaborar el Programa Interno de Protección Civil se debe disponer no solamente de información inherente a la situación de cada institución, sino también contar con datos referentes a las amenazas externas (geológicas, hidrometeorológicas, químicas y ambientales) en los ámbitos municipal, regional y/o estatal. Como ya se mencionó previamente, en forma anexa a este documento se presenta el Concentrado de Riesgos por Estado, elaborado principalmente con información de 2001 y 2002, el cual puede tomarse como un punto de partida, pero que requiere ser actualizado para tener al alcance más elementos capaces de brindar mayor seguridad en la materia.

Si la entidad federativa no cuenta con un Atlas Estatal de Riesgos actualizado, o al menos, con un cierto número de atlas municipales de manufactura reciente,


existe la opción de acudir a las instancias gubernamentales y académicas federales, estatales y municipales pertinentes, para recabar en ellas (aunque sea de manera dispersa) información geográfica, geológica, meteorológica, sanitaria y de gestión de riesgos, que proporcione un panorama fidedigno de las amenazas externas (sean naturales o generadas por la acción humana) a las que se enfrentan los archivos.

Respecto a la obtención de información referente a las condiciones internas de cada institución archivística en materia de protección civil, se propone iniciar con la aplicación de un autodiagnóstico, el cual revele las fortalezas y debilidades en torno a infraestructura, equipo de protección y rescate, capacitación en torno a los procedimien tos de prevención y rescate, entre otros aspectos. Para tal efecto, en este documento se incluye un modelo de cuestionario, denominado Hoja de trabajo para esbozar un plan para desastres (Anexo 4), también desarrollado por la Biblioteca Médica Nacional de Cuba.

Una vez que la institución archivística haya sistematizado la información emanada de sus autodiagnósticos referentes tanto a fortalezas y debilidades internas como a amenazas externas, tendrá bases sólidas para elaborar su programa interno de protección civil. Cabe subrayar que los archivos no son ni deben ser órganos aislados del conjunto institucional al que pertenecen; por lo tanto, sus programas internos de protección civil habrán de estar circunscritos a la Unidad Interna de Protección Civil correspondiente, definida ésta por los ordenamien tos legales y administrativos de cada Poder Judicial.

De manera sintetizada, el Anexo 6 proporciona los elementos básicos que deben incluirse al elaborar el programa interno de protección civil del archivo judicial del que se trate.

Es pertinente reiterar que cada Poder Judicial debe constituir sus unidades internas de protección civil, de acuerdo con la estructura orgánica legalmente definida, a la cual habrán de adherirse los archivos judiciales. Asimismo, es menester que el personal adscrito a los archivos judiciales sea capacitado, evaluado y actualizado de manera sistemática en materia de protección civil, lo cual posibilitará la mitigación de los riesgos previamente identificados, así como atender las eventualidades presentadas en caso de emergencia o desastre, principalmente, esto permitirá salvaguardar, en orden de importancia, la vida de las personas, las edificaciones y los acervos documentales.


Relación de Anexos

Anexo 1. Cuestionario para el Diagnóstico de los Archivos Judiciales de los Órganos Impartidores de Justicia en México. 2012.

Anexo 2. Concentrado de Riesgos por Estado.Anexo 3. Medidas en materia de prevención de desastres instruidas por la Presi

dencia de la República en el marco de la instalación del Consejo Nacional de Protección Civil (28 de mayo de 2013).

Anexo 4. Hoja de trabajo para esbozar un plan para desastres (2004).Anexo 5. Guías para determinar las necesidades de conservación en bibliotecas y

archivos (2004).Anexo 6. Programa Interno de Protección Civil.


ANEXO 1. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DE LOS ARCHIVOS JUDICIALES DE LOS ÓRGANOS IMPARTIDORES DE JUSTICIA EN MÉXICO

V. Conservación y preservación documental

1. Indique cómo se encuentran físicamente los expedientes en el archivo.En legajosGuardados en cajonesApiladosDocumentación sueltaEn cajasOtros.Especifique: ______________________________________________

2. ¿Cada expediente cuenta con una guarda individual (folders, sobres, revistero, carpeta o caja)?

Sí¿De qué material son?

PapelCartónPlásticoTela

No

3. ¿El área de resguardo documental cuenta con algún tipo de seguridad para su protección?

Sí ¿Cuáles?ExtintoresPersonal de seguridadAlarmas contra incendioSistema contra roboSistema de control de temperaturaSalidas de emergenciaLámparas de seguridadAlarmas de aguaDetectores de humedad


Otros.Especifique: ______________________________________________Ninguno

4. ¿Con qué periodicidad realizan la limpieza del archivo y qué utensilios y productos utilizan?____________________________________________________________________________________________________________________________________

5. ¿En el archivo realizan fumigación?Sí¿Con qué periodicidad fumigan?*Mensualmente*Cada 3 o 6 meses*Anualmente

¿Qué tipo de fumigación realizan?*Aspersión*Nebulización*TermonebulizaciónOtro. Especifique: __________________________________________No

6. ¿Los encargados y usuarios del archivo utilizan algún equipo de protección?Sí ¿Cuáles? Cubrebocas Guantes Batas Lentes de protecciónNo

7. ¿Los expedientes presentan algún tipo de deterioro físico?Sí ¿Cuáles?Hongos Humedad Roturas, mutilacionesOtros: _________________________________________No


8. ¿Qué medidas se llevan a cabo cuando se encuentra un expediente roto, rayado, mutilado y/o con hongos?______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. ¿El archivo sigue una guía o normativa para la preservación y cuidado de la documentación?

Sí¿Cuáles? _________________________________________________

____________________________________________________No

Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes/ Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia. 2012.


Anexo 2. Concentrado de Riesgos por Estado

RIESGOS GEOLÓGICOSRIESGOS HIDROMETEOROLÓGICOS

OTROS RIESGOS

ENTIDAD FEDERATIVA SI

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BAJA CALIFORNIA C D √ M/A B/M/A √ E Metales, químicos

BAJA CALIFORNIA SUR B C √ B/M/A B/M/A √ N

SONORA B C D B/M/A B/M/A √ A Metales, químicos

SINALOA B C M/A B/M/A √ N Químicos

CHIHUAHUA A B B/A B/M/A √ A Metales

COAHUILA A B B √ E Metales

NUEVO LEON A B/M B/M/A √ A Metales

TAMAULIPAS A M/A B/M/A √ A Toxinas

NAYARIT B C D M M A Químicos

DURANGO A B M B/M/A √ E Químicos

ZACATECAS A B B/M √ A Metales, químicos

SAN LUIS POTOSÍ A B M M √ A Químicos

JALISCO B C D √ M/A B/M/A √ E Químicos

AGUASCALIENTES B B √ A

GUANAJUATO B M/A √ A Químicos

QUERÉTARO B B N

HIDALGO B B √ N Metales, químicos

COLIMA D √ A B/M A Químicos

MICHOACÁN C D √ A B/M E Químicos

MEXICO B C B/M/A √ A Metales, químicos

DISTRITO FEDERAL B B/M/A √ A Químicos

TLAXCALA B B √ A

PUEBLA B C √ B √ A

VERACRUZ B C √ B/M/A B/M/A N Químicos, toxinas

GUERRERO C D √ M/A B/M/A E Toxinas


MORELOS B C B/M A Metales

OAXACA C D √ B/M B/M/A E Químicos, toxinas

CHIAPAS B C D √ √ M B/M/A E Químicos, toxinas

TABASCO B B/M M/A E Químicos

CAMPECHE A B M B/A E Químicos

QUINTANA ROO A B M/A B/A E

YUCATÁN A M/A B/A E

Regionalización Sísmica de la República Mexicana

NIVEL A (BAJ0): Sin registros históricos de sismos, y las aceleraciones del terreno son menores al 10% del valor de la gravedad

NIVEL B (MEDIO BAJO): Sismos presentados con menor frecuencia que en la D, y las aceleraciones del terreno no sobrepasan el 70% del valor de la gravedad

NIVEL C (MEDIO ALTO): Sismos presentados con menor frecuencia que en la D, y las aceleraciones del terreno no sobrepasan el 70% del valor de la gravedad

NIVEL D (ALTO): Han ocurrido con mayor frecuencia grandes temblores, y las aceleraciones del terreno son superiores al 70% del valor de la gravedad

Fuentes:

La información referente a riesgos geológicos (específicamente sobre sismicidad y epicentros de sismos) e hidrometeorológicos se extrajo de: Diagnóstico de peligros e identificación de riesgos de desastres en México. Atlas Nacional de Riesgos de la República Mexicana. SEGOBSistema Nacional de Protección CivilCENAPRED; México, 2001

La información referente a riesgos por incendios forestales se extrajo de: Quaas Weppen Roberto. "Perspectiva de la Protección Civil y la Prevención de Desastres enfocada a la gestión integral de los riesgos" (ponencia), en: Información Geoespacial y Toma de Decisiones: Actualidad y Retos. Secretaría de GobernaciónSistema Nacional de Protección CivilCentro Nacional de Prevención de DesastresINEGI. México, D.F., 24 y 25 de Noviembre de 2010.

La información referente a riesgos químicoambientales se extrajo de: Primer Diagnóstico Nacional de salud ambiental y ocupacional. Comisión Federal para la Protección contra Riesgos SanitariosDirección General de Salud Ambiental; México, 2002.


Anexo 3. Medidas en materia de prevención de desastres instruidas por la Presidencia de la República en el marco de la instalación del Consejo Nacional de Protección Civil

Escrito por Staff Presidencia Equipo de contenido de Presidencia de la República

En el marco de la instalación del Consejo Nacional de Protección Civil, el Presidente Enrique Peña Nieto instruyó a la Secretaría de Go

bernación a implementar las siguientes medidas de prevención:

• PRIMERA. Crear y operar el "Sistema Nacional de Alertas", que nos permita contar con información en tiempo real para aumentar la seguridad de los mexicanos en situaciones de inminente peligro.

• SEGUNDA medida. Iniciar la operación de la estrategia "México Seguro ante Desastres", a fin de contar con infraestructura nacional con mayor capacidad de resistencia ante los fenómenos naturales.

• TERCERA. Iniciar una extensa campaña de difusión de la Cultura de la Prevención y la Protección Civil, con especial énfasis en los habitantes de las zonas más vulnerables.

• CUARTA medida. Actualizar el Atlas Nacional de Riesgos, para transformarlo en un instrumento más útil en la planeación del desarrollo y el ordenamiento territorial.

• QUINTA. Implementar un Programa Nacional de Respuesta a siniestros, emergencias y desastres, que permita la acción oportuna y coordinada de los tres órdenes de gobierno, con protocolos de acción para la atención de desastres.

• SEXTA. Crear 5 regiones con representación nacional de Protección Civil, con el objetivo de fortalecer la coordinación interinstitucional entre los diversos sistemas existentes.

Estas seis medidas nos permitirán consolidar a la Protección Civil en México como una fuerza preventiva y con mayor capacidad de respuesta.

Fuente: http://www.presidencia.gob.mx/6medidasenmateriadeprevenciondedesastres/ (28 de mayo 2013)


Anexo 4. Hoja de trabajo para esbozar un plan para desastres.

A. Información institucionalNombre de la institución _________________________________________Fecha de culminación o de actualización del plan_________________________Fecha de la próxima actualización __________________________________Lista de los lugares donde se archiva esta planilla (dentro y fuera del local). __________________________________________________________________________________________________________________________Empleados a los que se debe llamar en caso de desastre.Nombre _____________________ Cargo_________________ Teléfono_______________Responsabilidad particular específicaJefe administrativo ____________________________________________Conservador _________________________________________________Catalogador _________________________________________________Otro______________________________________________________Miembros del equipo de recuperación de la institución:Nombre_________________ Teléfono particular ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________¿Qué empleados poseen una copia del plan?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________B. Servicios necesarios de emergenciaServicio/ Empresa/ nombre del contacto/No. telefónico.

Bomberos ________________________________________________Policía __________________________________________________Ambulancia ______________________________________________Defensa Civil ______________________________________________Emergencia compu tacional ____________________________________Servicios básicos


• Electricidad _________________________________________• Gas ______________________________________________• Teléfono ___________________________________________• Agua______________________________________________• Otros _____________________________________________

C. Equipos para emergencias existentes en la institución (enumerar las ubicaciones y adjuntar planos de planta con las ubicaciones marcadas).

1. Llaves _______________________________________________2. Servicios principales _____________________________________

a) Interruptor principal eléctrico ______________________________b) Válvula principal de agua _________________________________c) Cierre principal del gas__________________________________

3. Extintores ____________________________________________a) Madera, papel, combustibles _____________________________

______________________ (Tipo A)b) Gasolina y líquidos inflamables ____________________________

_____________________ (Tipo B)c) Electricidad _________________________________________

______________________ (Tipo C)d) Todo tipo de incendio común _____________________________

______________________ (Tipo ABC)4. Linternas _____________________________________________5. Radio de pilas __________________________________________6. Juego de herramientas (martillo, _____________________________

alicates, destornillador, etc.)7. Escobas y palas _________________________________________

8. Trapeador, cubo, esponja __________________________________9. Ventiladores portátiles ____________________________________10. Delantales de goma o plástico ______________________________11. Guantes (cuero, goma) ___________________________________12. Espacio para el secado ___________________________________

D. Suministros de emergencia en la institución(Enumerar las ubicaciones y adjuntar planos de planta con las ubicaciones marcadas).

1. Maletín de primeros auxilios ___________________________2. Toallas de papel ____________________________________3. Bolsas plásticas de basura_____________________________


4. Papel absorbente ___________________________________

E. Lista de verificación diariaLo siguiente se debe revisar durante los procedimien tos de apertura y cierreSí / NoLlaves seguras e identificadas __________Cerradas las puertas que deben estar cerradas con llave __________Equipo de vigilancia funcionando__________Olores o ruidos inusuales__________Evidencia de filtración de agua (muros, pisos, etc.) __________

F. Lista de verificación semanalSí / NoNúmeros de emergencias colocados en todos los teléfonos __________Extintores al día y operativos__________Informe de incidencias revisado__________Llaves identificadas __________Linternas operativas __________Radio de pilas operativo __________

G. Prioridades de rescateCompile una lista sobre qué debe rescatarse en primer lugar cuando suceda un desastre, en cada departamento, área y oficina. Considere lo siguiente al establecer las prioridades.¿Es vital el objeto para las operaciones permanentes de la institución?¿Puede remplazarse el objeto?¿El costo de remplazar el objeto sería superior o inferior al costo de restaurarlo?¿Se encuentra el objeto en otro formato u otra colección?¿Posee el objeto alta o baja prioridad en la colección?¿Requiere el objeto atención inmediata debido a su composición (papel estucado, vitela, tintas solubles en agua)?

H. Procedimien tosCompile y adjunte una lista detallada de los procedimien tos que deben seguirse en caso de desastre. Tales procedimien tos deben ajustarse a las necesidades de su institución en particular.Planilla de instrucciones para emergenciasEsta planilla debe contener, en breves pasos de fácil lectura, todas las instrucciones a seguir en caso de que una emergencia afecte las colecciones. Se deben colocar copias de ella cerca de todos los teléfonos de


los trabajadores. Todo el personal debe recibir instrucciones respecto a su uso.A continuación se exponen ejemplos de algunos de los elementos que podría incluir.Incendio

1. Llamar a los bomberos /Teléfono __________2. Ayudar a evacuar el edificio3. Avisar a:Jefe de respuesta ante desastres /Teléfono __________

Administrador /Teléfono __________Titular del Archivo /Teléfono __________Agua1. Llamar a:Jefe respuesta ante desastres/ Teléfono __________Texto extractado y adaptado de:Borrell Saburit A., Cueto González A.E., Castillo Navarrete D., Mazorra Fernández Y., Lineamien tos para la conservación de documentos en la Biblioteca Médica Nacional de Cuba, Acimed, Cuba, 2004; 12(5). Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_5_04/aci12504.htm Consultado: día/mes/año.


Anexo 5. Guías para determinar las necesidades de conservación en bibliotecas y archivos.

A continuación se ofrecen una serie de formularios que sirven de guía para evaluar el edificio destinado para resguardo documental, así como para conocer las condiciones de almacenamien to del depósito, los estantes y las colecciones (Tomado de: Patkus, B., Assessing Preservation Needs: a Self-Survey Guide, Massachussets: Northeast Document Conservation Center 2003, y de Cunha, G. M., Métodos de evaluación para determinar las necesidades de conservación en bibliotecas y archivos: Un estu-dio del RAMP con recomendaciones prácticas, París, UNESCO, 1988.)

Las respuestas a estas preguntas facilitan evaluar las necesidades de conservación en las instituciones.

Edificio

Construcción

1. Materiales empleados en la construcción del edificio (por ejemplo mampostería, madera, mixta, etc.).

2. Edad del edificio. ¿Se han realizado adiciones o remozamien tos? ¿Ha recibido un buen mantenimien to? ¿Cuándo?

3. ¿Se notan globos en la mampostería que puedan indicar problemas de filtración, de humedad?

4. ¿En qué condiciones se encuentra el techo? ¿Se notan signos de deterioro —por ejemplo, grietas, torceduras, tejas dete

rioradas—?5. ¿Qué edad tiene el techo? (La mayoría de los materiales modernos de techa

do tienen una vida útil estimada de no más de 20 años).6. ¿Hay signos o evidencias de roedores, insectos o moho?

Temperatura y humedad relativa

1. ¿Se han tomado medidas para mantener constantes la temperatura y la humedad en las áreas donde se guardan las colecciones durante las 24 horas del día y los 365 días del año?


2. ¿Existe un programa y un procedimien to para controlar este ambiente sobre una base regular? ¿Qué equipos se utilizan? ¿Se calibran regularmente los equipos?

3. ¿Qué equipos se utilizan para controlar la temperatura y la humedad relativa? ¿Si hay aire acondicionado en el edificio, estos equipos incluyen humidificadores y deshumidificadores? ¿Funcionan correctamente?

4. Si se emplean equipos para el control climático, ¿cuáles son la temperatura y la humedad relativa fijadas de antemano? ¿Cuáles son los niveles normales?

5. Si no se dispone de un control estrecho y eficiente de la temperatura y de la humedad para todo el año, ¿cuáles son las condiciones que prevalecen durante el verano? ¿Y en el invierno?

Contaminación

1. ¿Existe un mecanismo que permita la circulación del aire por todo el edificio? ¿Funciona correctamente la circulación del aire?

Iluminación

1. ¿Se controla la entrada de la luz solar en el edificio para minimizar su intensidad y eliminar la radiación ultravioleta? ¿Se cierran las persianas, cortinas y toldos cuando la luz del sol penetra directamente? ¿Y después del cierre?

2. ¿Qué tipo de luz se emplea, artificial o natural?a. Si se emplean luces fluorescentes, ¿se encuentran equipadas para filtrar

la luz ultravioleta?b. ¿Se apagan las luces de las áreas donde se almacenan las colecciones

cuando éstas no se encuentran en manos del personal o los usuarios?

Plagas

1. ¿Existen antecedentes de insectos, roedores u otras plagas en el edificio? De haber plagas, ¿están éstas controladas?

2. ¿Se prohíbe ingerir bebidas o alimentos en las áreas donde se encuentran las colecciones?

3. Si se consumen alimentos en el edificio (por parte del personal que ocupa las oficinas o durante actividades especiales), ¿hay disponibilidad de cestos con tapas para los desperdicios y sabe el personal cómo utilizarlos?


4. ¿Se recoge diariamente la basura en el edificio? ¿Se hace esto después de actividades festivas que incluyen la ingestión de alimentos?

Almacenamien to individual y áreas de exhibición

A. Temperatura y humedad relativa1. ¿Cuál es la temperatura y la humedad relativa normales de cada espacio?2. ¿Cómo se monitorean éstos?3. ¿Sirven los equipos para el control del clima a todas las áreas donde se alma

cenan las colecciones?4. ¿Hay algún área que esté anormalmente fría o caliente, húmeda o seca? ¿Por

qué?

B. Contaminación1. ¿Cómo se controlan el polvo y otros contaminantes? ¿Hay una cantidad sig

nificativa de polvo en las colecciones o en el mobiliario? ¿Se encuentran los bordes de las páginas significativamente más decoloradas o quebradizas que la zona del centro? (Esto sugiere un alto nivel de contaminantes).

2. ¿Existe algún programa de limpieza bien planificado y supervisado? ¿Qué incluye? ¿Quién realiza el trabajo? ¿Quién lo supervisa y mantiene la calidad?

3. ¿Cómo se encuentran los espacios de almacenamien to —limpios, polvorientos, sucios, atestados—?

C. Iluminación1. ¿Qué tipo de iluminación artificial se emplea? Si fuera fluorescente, ¿se filtra

la radiación ultravioleta?2. ¿Qué cantidad de ventanas existen, cuál es su tipo y tamaño? ¿Hacia dónde

se abren? ¿Se toman medidas para filtrar la radiación ultravioleta? ¿Se reduce la intensidad de la luz? ¿Se tratan de eliminar los rayos directos del sol?

3. ¿Existen evidencias de que la iluminación ha provocado deterioro en las colecciones (decoloración, amarillentamien to del papel, encuadernaciones decoloradas)?

D. Insectos, roedores, humedad1. ¿Algunos de estos agentes se ha detectado en las colecciones?


2. ¿Existen evidencias de deterioro provocado por las plagas (excrementos, papel destruido, manchas o afectaciones, tanto en la encuadernación como en el papel)?

3. Si existen antecedentes de humedad en este espacio, ¿se han tomado medidas correctivas para arreglar los salideros o las condiciones climáticas responsables?

4. ¿Son adecuados los procedimien tos de limpieza para controlar la amenaza de las plagas?

E. Fuentes de agua1. ¿Dónde se encuentran las tuberías de vapor y de agua en relación con las

colecciones?2. ¿Existen evidencias de salideros en los techos o las paredes? ¿Existen signos

de deterioros previos provocados por la humedad (manchas, eflorescencia, deterioro en el yeso, humedad)?

3. Si existe peligro de salideros de agua, ¿existe un sistema de alarma disponible?

4. ¿Se encuentran todas las colecciones de este espacio por lo menos 4" por encima del nivel del piso?

F. Seguridad1. ¿Se permite el acceso de los investigadores a áreas de almacenamien to no

vigiladas?2. ¿Existe una lista de las personas que poseen llaves de la puerta de entrada a

la biblioteca y de las oficinas?

G. Protección contra incendios1. ¿Resulta apropiado el alambrado para el equipamien to que se utiliza? ¿Exis

ten antecedentes de fusibles quemados o fallas eléctricas en los locales?2. ¿Está el local equipado con detectores de humo o de calor? ¿Existen extinto

res contra incendios a la mano? ¿Existen dispositivos automáticos de extinción de incendios?

H. Mobiliario1. ¿Qué tipo de estantes y otros tipos de mobiliarios de almacenamien to (archi

vos de planos, estantería compacta, estantería no empotrada, armariosarchivos, armarios para microfilmes) se utilizan?


2. ¿Existe una cantidad suficiente de mobiliario para almacenar holgada y ordenadamente las colecciones?

3. ¿Son los estantes y los archivos lo suficientemente grandes como para contener los objetos completamente?

4. ¿Existe una buena circulación de aire alrededor de las colecciones?5. ¿Se encuentran las colecciones importantes almacenadas en estantes de ma

dera, o en cajas de madera cerradas o armarios de exhibición?

Evaluación de las necesidades y condiciones de las colecciones.A. Evaluación de las prioridadesLas siguientes preguntas pueden ayudar a la institución a valorar sus prioridades:

1. ¿Qué incluye la colección? Para cada objeto, valore y aplique la medida que resulte más conveniente (los conteos exactos no son necesarios).

2. ¿Cuáles áreas considera la institución como las más importantes para las colecciones? Las prioridades se pueden conceder a aquellas que se utilizan más frecuentemente para las actividades normales; aquellas que contienen materiales de valor a largo plazo, o a aquellas áreas que contienen materiales raros, únicos o valiosos.

3. ¿Existen otras consideraciones especiales que deban aplicarse para valorar la importancia relativa de los materiales? ¿Cuáles?

4. ¿Qué es lo que considera la institución como su principal problema de conservación?

5. ¿Qué medidas se han tomado para alargar la vida de las colecciones en papel? Incluya los esfuerzos realizados para la adquisición de suministros y materiales de almacenamien to, el mejoramien to de las condiciones ambientales, el tratamien to de conservación o la microfilmación, la digitalización, etcétera.

B. Evaluación de las condiciones generales de las colecciones y de los acervos documentales

1. ¿Existen evidencias de desgaste o roturas, suciedad en el piso o en las superficies, manchas de humedad?

2. ¿Existen evidencias de deterioro ácido (amarillamien to, oscurecimien to, carácter frágil y quebradizo de los materiales, deterioro de la tinta)? Si las hubiera, ¿en qué medida?

3. ¿Existen evidencias de deterioro fotoquímico (decoloración o carácter quebradizo de los materiales)? ¿Cuáles?


4. ¿Se percibe un deterioro en la encuadernación (tapas desprendidas, articulaciones sueltas o rotas, deterioros en el cosido u otras estructuras de unión, pegamento deteriorado)? ¿De qué tipo?

5. ¿Muestran deterioro las cubiertas por ejemplo, podredumbre roja, bisagras desarticuladas, lomos desprendidos, bordes o esquinas erosionadas, piezas faltantes, desgarraduras? ¿De qué tipo?

6. ¿Existen evidencias de deterioro provocado por la humedad, los roedores o los insectos? ¿De qué tipo?

7. ¿Se notan muestras de mala manipulación o vandalismo —por ejemplo, encuadernaciones maltratadas, páginas rotas o faltantes, hojas dobladas o escritas a mano—? ¿De qué tipo?

8. ¿Se nota otro tipo de deterioro?9. ¿Existen objetos o áreas de las colecciones que pudieran resultar severamen

te dañadas por la manipulación? ¿Debe restringirse el acceso del público a dichos objetos o áreas, o se deben cambiar de formato para permitir su uso a los investigadores?

C. Prácticas de almacenamien to y manipulación de libros.Procedimien tos para la colocación en estantesProcedimien tos de manipulaciónLimpiezaEtiquetas

Y se debe considerar:1. ¿Se les enseña a los usuarios y miembros del personal las técnicas apropiadas

de manipulación?2. ¿Se emplean sistemáticamente los sujetalibros y se mantienen los libros pa

rados en los anaqueles?3. ¿Se almacenan los libros en posición vertical, horizontal o sobre el lomo?4. ¿Se mantienen almacenados los libros de valor ordenados por tamaño? Si la

colección contiene libros de gran tamaño, ¿se guardan ellos en posición horizontal formando pilas de no más de 2 ó 3 volúmenes? ¿Hay libros que sobresalen más allá del estante que los contiene?

5. ¿Se ha implementado algún programa para los libros deteriorados?6. ¿Contienen los libros recortes de periódicos, marcadores de lugar u otros ti

pos de materiales insertados que son potencialmente peligrosos porque pueden provocar un deterioro de ellos?


7. ¿Se mantienen unidas las encuadernaciones deterioradas con bandas elásticas u otras técnicas potencialmente peligrosas?

8. ¿Se emplean normalmente ex libris, bolsillos de papel, marcas, identificadores o controles de circulación? ¿En qué tipo de categorías de la colección de libros? ¿Son estables las etiquetas?

Protección de las colecciones y acervos contra pérdidas repentinas

Agua

1. ¿Dónde se encuentran los baños, la cocina y otros sistemas de plomería y dónde las colecciones y documentos en relación con ellos?

2. ¿Qué equipos para el control climático se emplean? Los acondicionadores de aire, y los controladores de humedad constituyen fuentes de humedad. ¿Dónde se encuentran estos equipos y las tuberías conectadas a ellos en relación con las colecciones y documentos?

3. ¿Qué edad tiene el equipo de control climático? ¿Se mantiene bien? ¿Se revisan las tuberías para detectar signos de corrosión u otros tipos de deterioros? ¿Hay antecedentes de problemas de plomería o salideros?

4. ¿Se encuentran todas las colecciones y documentos separados del piso por lo menos unas 4" en todas las áreas?

Robos

1. ¿Existe alarma contra intrusos? ¿Se encuentra la misma conectada las 24 horas a un monitor?

2. ¿Cómo se controla el acceso a las áreas de acervo y al edificio?3. ¿Cómo se controla el empleo y la distribución de las llaves?4. ¿Dónde están localizadas las colecciones valiosas? ¿Quién tiene acceso a esas

áreas durante horas laborables?5. ¿Se les pide a los investigadores que se identifiquen? ¿Existe un registro es

crito de los visitantes y del uso de los materiales?6. ¿Se mantienen los usuarios vigilados por el personal de la institución en todo

momento? ¿Se encuentran las mesas colocadas en forma tal que proporcionen una vigilancia adecuada por parte del personal? ¿Se dejan solos los investigadores cuando utilizan materiales valiosos?


7. ¿Existe un área para la devolución de libros y documentos?

Incendios

1. ¿Existe un sistema automático extintor de incendios?2. ¿Ha evaluado el propio personal o un personal especializado el cableado, las

prácticas de almacenamien to y otros factores dentro del edificio de acuerdo con las normas de seguridad contra incendios?

3. ¿Existen extintores portátiles disponibles? ¿Dónde? ¿De qué tipo? ¿Está el personal entrenado para su uso?

4. ¿Existe un plan de evacuación? ¿Se efectúan simulacros contra incendios?5. ¿Se ha inspeccionado la institución, el edificio, los extintores, los detectores

y los sistemas supresores durante el último año?

Desastres

1. ¿Tiene la institución un plan escrito contra los desastres? ¿Se ha actualizado durante el año anterior?

2. ¿Cuáles son los antecedentes de desastres naturales (inundaciones, huracanes, incendios, terremotos) o provocados por el hombre (fallas en las fuentes de alimentación de agua, salideros de gas) en las cercanías de la institución?

3. ¿Se encuentran a la mano los suministros básicos para las situaciones de emergencia (hojas de polietileno, esponjas, papel sanitario) y listos para su uso?

4. ¿Se mantienen duplicados los listados de las existencias en la biblioteca o los registros informatizados correspondientes en lugares externos?

5. ¿Ha identificado el personal las prioridades de salvamento para las colecciones y los acervos en caso de desastre? ¿Conoce el Departamento de Incendios dichas prioridades?

Formularios:

Formulario A:EdificioFechaArquitecturaMateriales predominantes en la construcciónEstado exteriorTechoControl climáticoAire acondicionadoControl de la humedad


Seguridad del edificioAlarma contra intrusosPuertasVentanasControl de llavesSeguridad contra incendiosAlarma contra incendiosExtintores portátiles

Formulario B:Condiciones de almacenamien to y de las áreas de exhibiciónUbicaciónLocalLargoAnchoAltoTemperatura en ºCHumedad relativa %ContaminantesLimpiezaContenido del localCaracterísticasIluminaciónNaturalArtificialControl UVSistema de aire acondicionadoControl de la humedadSeguridad generalRobo y vandalismoPeligro de incendiosPor electricidadOtrosRiesgos hídricosPlomeríaGoterasOtrosEvidencia de:Humedad extremaTemperatura extremaSaliderosInsectosRoedoresMohoDeterioro por iluminación

Formulario C:Estado de las coleccionesNombre de la colecciónTipo de materialCaracterísticas de archivoEstado de la coleccióna) Aspecto

Uso y desgasteSuciedad profunda y superficialManchas

b) Daños por acidificaciónPH del papelDecoloraciónFragilidadc) Daños por fungosidad

Esporas de moho


Manchas de humedadd) Daños ocasionado por insectose) Daños ocasionado por roedoresf) Daños por infiltracionesg) Daños ocasionados por luz

Condiciones de almacenamien toEstanteMaderaMetalEntornoTemperatura inadecuadaHumedad inadecuadaExcesiva exposición a la luzActividad biológicaExcesiva contaminación o exposición al polvo

Marque con un círcu loLuz artificial o naturalInsectos Roedores MohoLimpieza buena mala

Estado Superficie sucia Manchas Decoloración Encuadernación defectuosa Otros

Texto extractado y adaptado de:

Borrell Saburit, A. et al., Lineamien tos para la conservación de documentos en la Biblioteca Médica Nacional de Cuba. Acimed, Cuba, 2004, 12(5). Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_5_04/aci12504.htm Consultado: día/mes/año.


Anexo 6. Programa Interno de Protección Civil

El plan de Gestión de Desastres es uno de los proyectos de mayor alcance que puede emprender un archivo para proteger sus fondos. Aunque muchos de los siniestros no pueden evitarse, la gravedad de sus consecuencias siempre puede ser atenuada con un plan bien estructurado. Éste reducirá los riesgos y daños sobre las colecciones, el coste de salvamento y las necesidades de futuras restauraciones.La elaboración de planes de protección ante emergencias en archivos es desde hace décadas una de las recomendaciones prioritarias de las distintas asociaciones de archivos.En México se cuenta con el Programa Interno de Protección Civil, el cual se debe llevar a cabo en cada uno de los inmuebles para mitigar los riesgos previamente identificados y estar en condiciones de atender la eventualidad ante alguna emergencia o desastre.

Programa Interno de Protección Civil.El Programa Interno de Protección Civil es el instrumento de planeación circunscrito al ámbito de una dependencia, entidad, institución u organismo del sector público, privado o social, el cual se lleva a cabo en cada uno de los inmuebles correspondientes para estar en condiciones de atender las emergencias previamente identificadas.Las acciones de protección civil se integran en un subprograma

Subprograma de PrevenciónEl subprograma de prevención es el conjunto de acciones y mecanismos tendentes a reducir riesgos, así como evitar o disminuir los efectos del impacto destructivo de los fenómenos perturbadores sobre la vida y bienes de la población, la planta productiva, los servicios públicos y el medio ambiente.(Ley General de Protección Civil, artícu lo 3°, fracción V.)

Para su organizaciónPara organizar el subprograma de prevención se formaliza la creación de la Unidad Interna de Protección Civil a través de la elaboración y suscripción del acta constitutiva.

Integrar las brigadas de Protección Civil, considerando las cuatro básicas:• Evacuación• Prevención y combate de incendios


• Primeros auxilios• Búsqueda y rescate

Incluir una relación de la legislación vigente que sirve de marco legal a todas las acciones que realice la Unidad Interna.Incluir dicha documentación en un anexo.

• Leyes federales• Leyes estatales y locales• Reglamento interno• Normas, etc.

La documentación del programa que se necesita integrar es:Realizar el desglose de las actividades específicas del programa a través de la calendarización.Designar a los responsables de realizar cada tarea.Determinar la periodicidad con que se realizarán las reuniones de la unidad.

Análisis de riesgos y recursos para inmueblesConvocar y organizar a los integrantes de la Unidad Interna de Protección Civil para realizar el análisis de manera colegiada, los cuales serían:

• responsable del inmueble• jefe de piso• brigadistas

Identificar los riesgos (Atlas de Riesgos Municipal) y las condiciones generales externas al inmueble y las internas del mismo.Entregar al responsable de la UIPC un juego de los formatos de Análisis de Riesgos, planos y/o croquis del inmueble y copia del mapa de la zona donde se encuentra ubicado el mismo.Realizar periódicamente recorridos de verificación para identificar y/o descartar riesgos dentro y fuera del inmueble.

DirectoriosElaborar un directorio de los integrantes de la unidad interna.Elaborar directorio de las organizaciones de respuesta a emergencias.Revisar periódicamente directorios para actualizar y mantener vigente la información.


InventariosElaborar un inventario (número exacto) de los recursos materiales con que cuenta el inmueble, así como de los recursos externos disponibles en la zona circundante, que puedan ser de utilidad para la atención de una emergencia.

SeñalizaciónA partir del análisis de riesgos, enlistar la señalización que se requiere en el inmueble.Elaborar y colocar las señales de acuerdo con la Norma Oficial Mexicana existente.

Programa de mantenimien toProcedimien to preventivo y correctivo para la conservación del inmueble y el estado óptimo (de acuerdo a la N.O.M. vigente) de los sistemas: eléctrico, gas, comunicación, hidroneumático, seguridad.Aplicar la normaprocedimien to para eliminar y/o reducir riesgos en el inmueble.

Normas de seguridadDeterminar las normas de salvaguarda especificas para el inmueble reducir la incidencia de riesgos; ejemplo:Registro de personasUso de gafeteÁreas restringidas, etc.

Equipo de seguridadDeterminar la cantidad y el tipo de equipo que se requiere de acuerdo con las calamidades y riesgos detectados.Sistema de alarmaEquipo para control y combate de incendiosEquipo de primeros auxiliosGabinetes con palas, barretas, lentes, chaquetones, linternas, cascos, guantes, botas, etc.

Equipo del brigadista• Chaleco• Brazalete• Casco o cachucha• Linternas• Lentes


• Silbato

CapacitaciónDesarrollar un Programa de Protección Civil teóricopráctico, de constante actualización, dirigido a todo el personal. Asimismo, un programa específico para las brigadas tomando en cuenta los riesgos a los que está expuesto el inmueble.

DifusiónConcientizar al personal del inmueble sobre los riesgos y sobre los procedimien tos de protección civil a través de la realización de:

• Seminarios• Conferencias• Audiovisuales• Carteles• Internet

Ejercicios y simulacrosSeleccionar las áreas para la realización de simulacros (los escenarios) para recrear situaciones de emergencia factibles por probabilidad y/o estadística (la posibilidad de encadenamien to de calamidades), tomando como referencia el análisis de riesgos del inmueble.

• Los simulacros ponen a prueba la capacidad de respuesta de las brigadas y de la población.

• Reduce el factor sorpresa, fomenta la adopción de conductas de autoprotección y autopreparación.

AuxilioAcciones destinadas primordialmente a salvaguardar la vida de las personas, sus bienes y la planta productiva así como a preservar los servicios públicos y el medio ambiente, ante la presencia de un agente destructivo. Ley General de Protección Civil, artícu lo 3°, fracción VI.

Alertamien toEsta función permite que quien detecte la presencia o proximidad de una calamidad, la reporte de inmediato.


Plan de emergenciaEstablecer actividades y procedimien tos específicos para cada brigada, destinados a proteger a la población que se encuentra en el inmueble, así como sus bienes y entorno una vez que se presente la calamidad.Considerar la atención de la emergencia de acuerdo con el tipo de riesgo.Cada brigada deberá responsabilizarse de las actividades asignadas.Realizar las tareas referentes a: salud, seguridad, comunicación social de emergencia, etc.Coordinar la emergencia y establecer un centro de operaciones.

Evaluación de dañosDeterminar los parámetros y mecanismos para que los brigadistas puedan determinar:Los daños yEl posible encadenamien to a otras calamidades.

RecuperaciónProceso orientado a la reconstrucción y el mejoramien to del sistema afectado (población y entorno), así como a la reducción del riesgo de ocurrencia y la magnitud de los desastres futuros. Ley General de Protección Civil, artícu lo 3°, fracción VII.

Vuelta a la normalidadPosterior a la calamidad:Verificar el estado de salud de la población.Revisar la condición física del inmueble y de sus sistemas para garantizar la seguridad de la población.

En caso necesario, solicitar la revisión por especialistas

Fuentes:

Guía Técnica para la Elaboración e Instrumentación del Programa Interno de Pro-tección Civil. Programa Nacional de Protección Civil 1995-2000, Secretaría de GobernaciónSistema Nacional de Protección Civil, México.

Programa Interno de Protección Civil. Resumen Ejecutivo, Secretaría de GobernaciónSistema Nacional de Protección Civil, México, abril 2009.

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8. Herramientas aplicadas al trabajo archivístico

Andrés Bautista Sánchez,Tribunal Superior de Justicia del Estado de Chiapas

Doris Domínguez Zermeño,Suprema Corte de Justicia de la Nación

Gerardo Flores Estrada,Junta Local de Conciliación y Arbitraje en el Estado de San Luis Potosí

8.1 Introducción

El presente documento expone y describe la planeación y propuestas de acción dirigidas a solventar las áreas de mejora y aprovechar las oportunidades señaladas en materia de uso de tecnologías de la información en el Diagnóstico

de los Archivos Judiciales de los Órganos Impartidores de Justicia en México, mismo que fue realizado por el Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y presentado en la Tercera Reunión ordinaria en 2012.

Las líneas de acción que plantea consideran también aspectos necesarios para la modernización de los archivos judiciales, teniendo como eje central la alineación y aprovechamien to de las tecnologías de la información.

Cabe destacar que a la fecha en que se presenta este documento ya se encuentran en marcha el desarrollo de algunas de las propuestas que hace el Grupo de Trabajo 6: Infraestructura Tecnológica, respecto de lo que pueden emprender sus miembros en el ámbito de sus competencias.

Es importante señalar que el presente documento fue elaborado y trabajado conjuntamente por la Dirección de Archivo del Tribunal Superior de Justicia del Esta


do de Chiapas, el Centro de Documentación y Análisis de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y el Archivo de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje en el Estado de San Luis Potosí, como miembros del Sistema Nacional de Archivos Judiciales.

8.2 Antecedentes

8.2.1 Precisiones de la normativa respecto de la aplicación de las tecnologías de la información en la gestión de archivos judiciales

La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos en su artícu lo 6°, fracción V, establece que los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de administración y gestión, sin olvidarnos que las leyes de las entidades federativas en materia de trasparencia y acceso a la información pública gubernamental coinciden en potenciar el uso de los archivos en las acciones de la gestión y el acceso a la información pública y a la transparencia.

La Ley Federal de Archivos conceptualiza en su primer capítulo que el objeto de esta Ley federal consiste en establecer las disposiciones que permitan la organización y la conservación de los archivos en posesión de los poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservación de patrimonio documental de la nación, así como para fomentar el resguardo, la difusión y el acceso a los archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural.

La Ley Federal de Transparencia y acceso a la Información Pública Gubernamental tiene como finalidad proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de los poderes de la Unión, los órganos constitucionales autónomos o con autonomía legal, y cualquier otra entidad federal.

8.3 Resultados del diagnóstico

Del "Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México", en específico en lo referente al uso de herramientas digitales aplicadas al trabajo archivístico, se destacan los siguientes datos duros:


• 90% cuentan con equipo de cómputo.

• 69% cuenta con conexión a algún tipo de red.

• 32% de los órganos jurisdiccionales cuentan con un sistema integral para la gestión de expedientes.


• 24% de los órganos jurisdiccionales cuentan con escáner y digitalizan expedientes.

8.4 Áreas de oportunidad prioritarias

Del análisis de áreas de oportunidad se detecta que la principal es que el desarrollo de los archivos judiciales en el país, en lo que respecta al uso de tecnologías de la información, no es homogéneo; según lo que reporta el diagnóstico, aún existen órganos que no cuentan con herramientas básicas:

• 10% no cuenta con equipo de cómputo.• 31% no cuenta con acceso a red• 68% no cuenta con un sistema o aplicación informática para la gestión de

expedientes.• 76% de los órganos jurisdiccionales encuestados no cuenta con escáner y no

tiene como parte de sus procedimien tos la digitalización de expedientes.

En este sentido se detectan las siguientes oportunidades y amenazas:

Oportunidades Amenazas

Los cambios a la normativa permiten una mejor justificación para la adquisición e integración de los recursos tecnológicos a la gestión de los archivos judiciales.

Tiempos en los que se debe cumplir la normativa vs. tiempos para adquirir recursos y cubrir curvas de aprendizaje.


8.4.1 Pasos para la integración de tecnologías de la información en la gestión de archivos judiciales

Como se expuso en el punto anterior de este documento, una de las principales áreas de oportunidad y a la vez amenaza, es que la situación de los archivos judiciales del país, en lo que respecta al acceso y uso de recursos tecnológicos, no es homogénea, y es grande la brecha entre los que aún no cuentan con equipo de cómputo y quienes sí cuentan con un sistema y están llevando a cabo la digitalización de sus expedientes.

Por tal motivo, el Grupo de Trabajo 6 propone orientar sus esfuerzos a líneas de acción que permitan estabilizar paulatinamente la situación de los archivos judiciales del país a fin de que todos alcancen un nivel de madurez promedio aceptable en lo que respecta al uso de tecnologías de la información.

En este contexto se plantea alcanzar tres primeros niveles:

· El archivo cuenta con equipo de cómputo, servicio de acceso a Red en al menos una computadora y con un sistema para la gestión de los expedientes.

· El sistema para la gestión de los expedientes se puede acceder desde varias computadoras por Red local.

· El archivo cuenta con equipo y software para digitalizar expedientes.

· El sistema para la gestión de expedientes convive con otra aplicación que permite la vinculación de expedientes digitalizados a sus registros catalográficos.

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3


Con base en lo anterior, las acciones se encaminarán a proporcionar el mayor número de herramientas posibles para apoyar que cada archivo alcance el nivel siguiente de madurez al que se encuentra hasta llegar al tercero.

PRECISIÓN SOBRE EL ALCANCE

Cabe aclarar que el incremento en el nivel de madurez tecnológica de un archivo depende en muchos casos de contar con los recursos presupuestales y el capital humano, aspecto que queda fuera del alcance de este documento y del Grupo de Trabajo que lo propone.

8.5 Líneas de trabajo a desarrollar

Con base en lo antes expuesto, a continuación se detallan las líneas de acción que se proponen atender.

8.5 Objetivos

• Brindar herramientas de apoyo para que los responsables de los archivos judiciales puedan incorporar el uso de tecnologías de la información en la gestión de sus acervos de forma efectiva, lo anterior en beneficio de la impartición de justicia y la transparencia.

• Homologar en lo posible el nivel de madurez del uso de tecnologías de la información en la gestión de archivos judiciales entre los miembros del SINAJ.

• Atender las áreas de mejora y oportunidad identificadas en el Diagnóstico realizado, a fin de consolidar la efectividad operacional de los archivos judiciales.

8.6 Plan de actividades

El Plan de Trabajo tiene considerado ejecutar líneas de acción de manera simultánea; para cada una de ellas precisa una estimación de tiempos y recursos.

Las líneas de acción que se plantean se relacionan con:

Línea 1. Aplicación informática básica para la gestión de archivos judicialesLínea 2. Recomendaciones sobre software y equipo para la digitalización del

expediente judicial. Siguiendo a Ramírez de León (Ramírez 2011:50) la gestión documental es el

tratamien to integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital a través de la ejecución de procesos de producción, integración, clasificación, ordena


ción, descripción, valoración, conservación y difusión de la información archivística. Si este tratamien to se realiza por medio de sistemas computacionales, estamos hablando de un sistema de aplicación informática, en el cual, la conservación está en la última fase y se relaciona con la segunda línea de acción planteada, observando que, entre las líneas 1 y 2 existe una serie de pasos que realizar para llevar a cabo la digitalización y así completar el proceso de gestión documental.

Tomando como referencia el párrafo anterior, en el esquema de macroactividades quedarían para realización a futuro las actividades de digitalización.

Ahora bien, a fin de esquematizar las macroactividades que comprenden estas líneas de acción, se presenta el siguiente diagrama de Estructura Base de Trabajo (WBS, por sus siglas en inglés Work Breakdown Structure).

Elaborar un documento deespecificación de

requerimientos mínimos

Aplicación informática parala gestión de expedientes.

Equipo paraDigitalización

Grupo 6

Infrastructura tecnológica

Software para digitalizacióny vinculación de imágenes

Desarrollo de una aplicaciónprototipo

Pruebas a la aplicaciónprototipo

Elaboración de un video guíade cómo se digitalizan

los expedientes

Elaborar documento deconsideraciones importantes

al digitalizar expedientes(antes, durante y después)

Subir el documento y el videoal Portal del SINAJ

Elaboración de documentoque explique qué tipos de

software se requiere para elproceso de digitalización

de expedientes

Elaboración de un documentocon recomendaciones de

software para: digitalización,edición de imágenes,

visualización de imágenes.

Subir los documentosal Portal del SINAJ

Elaboración del manual parainstalación y uso de la

aplicación

Subir el instalable al Portaldel SINAJ


8.7 Consideraciones importantes sobre el desarrollo de la aplicación

La aplicación se desarrollará con el fin de no generar costos en el manejo de licencias o equipo de cómputo y comunicación robustos, razón por la cual se plantea emplear software de distribución gratuita, como el que a continuación se menciona:

• Servidor Web Apache.• Base de datos MySql.• PHP (lenguaje de programación)• Sencha Ext JS (interfaz gráfica)

Las funciones que contemplará el aplicativo con base en los comentarios que se observaron del Diagnóstico son:

1. Recepción y alta de expedientes2. Control de devolución de expedientes3. Búsqueda de expedientes4. Reingreso de expedientes5. Impresión de reportes:

a) Devolución de expedientesb) Listado para el cotejo de transferenciasc) Reportes estadísticos

8.8 Consideraciones importantes sobre el presente plan

Se estima que el desarrollo de las secciones que complementarán este plan de trabajo se encuentran, entre otros:

• Desglose de actividades• Calendario• Responsables• Recursos requeridos• Factores críticos de éxito.

Deberán desarrollarse una vez que se cuente con la retroalimentación del Grupo de Trabajo de seguimien to del Diagnóstico en una segunda fase.


8.9 Bibliografía

Ramírez de León, José Antonio, Producción e Integración de la información archi-vística: manejo de la correspondencia y desempeño del control de gestión, Cuadernos de la serie Gestión de Documentos y Administración de Archivos (2), México, Archivo General de la Nación, IFAI, 2011, 54 pp.

8.10 Anexo. Manual de usuario del prototipo de la Aplicación para el Control de Expedientes

I. Introducción

El presente Manual es una guía de uso de la Aplicación prototipo para el Control de Expedientes Judiciales (ACEJ), inicia con una breve descripción del objetivo y de las características del aplicativo, mostrando una idea general de cómo está constituido; asimismo, se decribe el funcionamien to de cada uno de los módulos con los que cuenta la aplicación.

II. Objetivo de la aplicación

Apoyar al usuario en implementar mecanismos que permitan tener un mejor control del acervo judicial mediante el registro, catalogación y préstamo de los expedientes, además de la generación de reportes que faciliten su inventario y gestión.

III. Características de la aplicación

A. Software

La aplicación se desarrolló con el fin de no generar costos en el manejo de licencias, razón por la cual se emplearon programas de distribución gratuita que a continuación de mencionan:

• Servidor Web Apache.• Base de datos MySql.• PHP (lenguaje de programación)• Sencha Ext JS (interfaz gráfica)


B. Sencillez

El aplicativo está desarrollado con las funciones básicas que se requieren para la administración de los acervos, por lo que su interfaz es intuitiva y permite un manejo sencillo y eficaz.

C. Seguridad

Es importante mencionar que la seguridad de esta aplicación no es robusta, por lo que dependerá en gran medida, de la cultura del usuario respecto del manejo de contraseñas para su acceso restingido al equipo de cómputo en el que se instale el aplicativo.

IV. Módulos de la aplicación

La aplicación se encuentra constituida por seis módulos:

Catálogos

Reportes

Devoluciónde

expedientes

Préstamode

expedientes

Búsquedade

expedientes

Registrode

expedientes

ACEJ


V. Interfaz de la aplicación

La interfaz se dividide en tres secciones como se muestran en la imagen siguiente:

1. Área del menú: En esta sección se muestran los accesos a los módulos que comprende la aplicación.

2. Área de despliegue de datos: Sección donde se despliegan los fomularios de registro o de resultados, dependiendo de la opción que sea seleccionada del área de menú.

3. Área de ayuda del módulo: Sección que presenta información de ayuda para el uso del módulo que se seleccione del menú principal.

VI. Módulo de catálogos

Antes de trabajar en la herramienta, se recomienda revisar los diferentes catálogos con los que se cuenta en la aplicación, esto con el fin de ingresar los elementos que al día de hoy se emplean en la administración de su acervo.

Este módulo cuenta con siete formularios para el alta, modificación o borrado de los datos capturados en los catálogos, mismos que son utilizados en el alta de

1

3

2


expedientes judiciales, esto con la finalidad de que cada órgano jurisdiccional pueda personalizar los valores que podrán seleccionarse en los siguientes rubros:

• Fondo Institución (SCJN) o entidad federativa en la que se tramitó el asunto.

• Subfondo Acervo documental a que pertenece el expediente.

• Sección Área funcional para la emisión de resoluciones judiciales.

• Serie Tipo de asunto en cuestión.

• Materia Especialidad jurídica de la que trate el asunto en cuestión.

• Tema En este campo se anota la figura o institución jurídica de la que versa el asunto. Para ello se utiliza el Tesauro Jurídico. Se pueden guardar tantos como sea necesario.

• Tipo Parte Interés judicial con el que se acreditó en el expediente (quejoso, procesado, recurrente, promovente, tercero perjudicado, órgano contendiente). Se pueden guardar tantos como sea necesario.

A. Alta de elementos en los catálogos

Para ingresar nuevos valores en los catálogos, sólo es necesario incorporar el valor que se desea dar de alta en la caja de texto que se encuentra en la parte superior de la ventana, como se muestra en la siguiente imagen:


Después de lo cual deberá darse un clic en el botón de "Guardar" para que el valor sea registrado en la base de datos; de forma inmediata aparecerá el siguiente mensaje:

Si se desconocen los valores que están registrados en el catálogo, es posible desplegar los datos que se han dado de alta con anterioridad, para esto hay que dar clic en el botón de "Ver Registros", localizado en la parte inferior de la ventana.


B. Modificar los elementos en los catálogos

Dentro de esta ventana se cuenta con un ícono que permite editar ( ) los registros del catálogo, al dar un clic en el ícono de edición, el texto del elemento seleccionado se despliega en la caja de texto superior, permitiendo modificarlo como se muestra en la imagen siguiente:

Después de actualizar la información, se debe dar clic en el botón de "Guardar" para que los cambios efectuados se reflejen en el catálogo.

C. Eliminar los elementos en los catálogos

De igual forma, se cuenta con un ícono que permite eliminar ( ) los registros del catálogo, como se muestra en la siguiente imagen:


Al seleccionar el ícono de eliminar, se muestra el siguiente mensaje de confirmación.

Para confirmar que se desea eliminar el elemento seleccionado, debe darse un clic en el botón de "Sí".

VII. Módulo de registro de expedientes

Permite registrar o dar de alta expedientes en la aplicación; para ello se debe seleccionar el módulo denominado "Alta" localizado en el área de "Menú Principal" como se señala en la siguiente imagen:


Al seleccionar el módulo de "Alta", se despliegan del lado derecho de la interfaz los datos a ingresar para registrar un expediente como se visualiza en la siguiente imagen:


A. Descripción de campos

Campo Descripción Tipo de dato Ejemplo

No. Exp.Número que corresponde al expediente físico

Cadena de caracteres con una longitud de 45 letras, números o símbolos

7

Año Año de radicación del asunto Número entero 2013

TomoParte en la que se puede dividir un expediente


VI

Fojas Hoja de papel de un documento oficial Número entero 256

Fondo

Institución (SCJN) o entidad federativa en la que se tramitó el asunto


Suprema Corte de Justicia de la Nación

SubfondoAcervo documental a que pertenece el expediente


Archivo Central de la Suprema Corte de Justicia de la Nación

SecciónÁrea funcional para la emisión de resoluciones judiciales


Primera Sala

Serie Tipo de asunto en cuestión


Amparo Directo

MateriaEspecialidad jurídica de la que trate el asunto en cuestión


Administrativa

Tema

En este campo se anota la figura o institución jurídica de la que versa el asunto. Para ello se utiliza el Tesauro Jurídico. Se pueden guardar tantos como sea necesario


Tema 1

Tipo de parte 1

Interés judicial con el que se acreditó en el expediente (quejoso, procesado, recurrente, promovente, tercero perjudicado, órgano contendiente). Se pueden guardar tantos como sea necesario


Ofendido


Parte 1

Nombre de la persona física o moral, o autoridad que interviene en el asunto con el carácter de parte. Se pueden guardar tantos como sea necesario


Juan Pérez

Tipo de parte 2

Interés judicial con el que se acreditó en el expediente (quejoso, procesado, recurrente, promovente, tercero perjudicado, órgano contendiente). Se pueden guardar tantos como sea necesario


Demandado o Acusado

Parte 2

Nombre de la persona física o moral, o autoridad que interviene en el asunto con el carácter de parte. Se pueden guardar tantos como sea necesario


María López

Resolución

Se ingresa una síntesis relativa a la resolución o sentencia que puso fin al procedimien to

Fecha 05/11/2010

Acto reclamado

Acto en específico que se reclama. Se pueden guardar tantos como sea necesario


Descripción del Acto Reclamado

No. Caja

Ubicación física del expediente dentro del archivo en caso de utilizar cajas (campo opcional)


5

Área de almacén

Ubicación física del expediente dentro del archivo (campo opcional)


Bodega 4

Anaquel


Número entero 9

Fila



3

Columna



4


Para poder registrar un expediente, la aplicación necesita que se proporcionen como obligatorios los campos que se muestran de color en rojo en la imagen siguiente:

VIII. Módulo de búsqueda

Permite ubicar y visualizar la información de los expedientes registrados, para ello se debe seleccionar la opción "Búsqueda" localizada en la sección de "Menú Principal", como se muestra en la siguiente imagen:


Al seleccionar dicha opción, del lado derecho se muestran en el área de despliegue los criterios de búsqueda.

Los criterios para realizar las búsquedas son los siguientes:• Fecha de resolución• Núm. de expediente• Año• Serie

Se puede poner un criterio, varios, todos o ninguno para realizar las búsquedas.

Una vez ingresado el (los) criterio(s) de búsqueda, la aplicación despliega los registros coincidentes, como se muestra en la siguiente imagen:


Si el usuario desea que se visualicen en la pantalla todos los registros contenidos en la aplicación, puede dejar los criterios en blanco.

IX. Modificación de registros

Para modificar los datos de un expediente, éste primero debe ser ubicado a través del módulo de búsqueda, en la última columna de la derecha de la pantalla de resultados de la búsqueda, se presenta un ícono con la imagen de un lápiz ( ).


Al dar clic en este ícono, el registro del expediente seleccionado se despliega en forma de captura para que pueda ser modificado.

Una vez que se actualicen los datos que se desean modificar, dar un clic en el botón de "Guardar", localizado para su comodidad tanto en la parte superior de la ventana como en la inferior, como se muestra en la siguiente imagen:


Después de lo cual se muestra el siguiente mensaje:

X. Módulo de préstamos

Permite registrar el préstamo de expedientes, para ello se debe seleccionar la opción "Préstamo" localizada en la sección de "Menú Principal", ubicada en la parte izquierda de la interfaz como se muestra en la siguiente imagen:

Al ingresar al módulo de "Préstamo" se despliega la siguiente ventana:


A. Registro de expedientes en préstamo

Para registrar el préstamo de un expediente, se necesita ingresar los siguientes tres datos:

• Usuario: Valor numérico que corresponde según la clave del usuario• Expediente: Número del expediente que se está prestando• Vencimien to: Fecha en la cual el usuario deberá devolver el expediente.

Al ingresar estos criterios, la información del usuario y del expediente se muestran en la pantalla de la aplicación, como se ve a continuación:


Si la información desplegada es correcta, se debe dar un clic en el botón de "Registrar préstamo", al hacerlo aparece el siguiente mensaje.

Para registrar un nuevo préstamo, es necesario dar un clic en el botón "Limpiar forma", que se encuentra en la parte superior e inferior de la ventana para que el formulario se ponga en blanco y permita registrar el siguiente expediente.


Si al momento de registrar un préstamo la aplicación detecta que el número de expediente se encuentra prestado, arroja el siguiente mensaje:

B. Papeleta de préstamo

Una vez que se concluya con el registro de los expedientes que el usuario quiere consultar en calidad de préstamo, se puede generar una papeleta de préstamo que muestra los expedientes que el usuario está retirando del archivo, para esto debe darse un clic en alguno de los botones "Papeleta de préstamo" localizado en la parte superior e inferior de la interfaz.


Al dar clic en este botón, aparece la papeleta de préstamo en formato PDF, como se muestra a continuación:


XI. Módulo de devolución

Permite registrar la devolución de los expedientes; para ello, se debe seleccionar la opción "Devolución" ubicada en la sección de "Menú Principal" localizada en la parte izquierda de la interfaz, como se muestra en la siguiente imagen.

Mediante este módulo, se registran los expedientes que son devueltos al archivo; para esto, el único dato que se requiere es el número de expediente. Al igual que en el módulo de préstamo, presenta los datos del expediente al momento de escribir la clave del mismo, esto con la finalidad de verificar que el expediente físico sea el mismo que se está regresando.


Una vez que se ha confirmado que el expediente coincide con la información en pantalla, debe darse un clic en el botón "Registrar devolución" para proceder a registrarlo en la base de datos, después de lo cual aparece el siguiente mensaje:

Si la información del expediente que se registra no se encuentra señalado en la base de datos como prestado, la aplicación envía el siguiente mensaje.

XII. Módulo de reportes

Permite visualizar y exportar reportes que se encuentren registrados en la aplicación; para ello, se debe seleccionar la opción "Reportes" localizada en la sección de "Menú Principal" ubicada en la parte izquierda de la interfaz, como se muestra en la siguiente imagen.


A. Establecer los datos que llevará el reporte

En este módulo se ha contemplado que se utilicen una serie de datos que el usuario pueda seleccionar a fin de descargar la información que sea de su interés, los criterios que se utilizarán para aplicar el filtro a la información registrada en la base de datos son los siguientes:

• Fondo• Subfondo• Sección• Serie• Materia• Tema• No. Expediente y• Año


El usuario puede seleccionar un criterio, varios o ninguno para generar el reporte. Es importante mencionar que al dejar en blanco los campos que delimiten la consulta, se generará un reporte que contenga todos los registros de la base de datos, por lo que el tiempo de espera puede incrementar dependiendo de la cantidad de expedientes que se tengan dados de alta en la aplicación.

B. Visualización de reportes

Con base en los criterios seleccionados, hay dos tipos de reportes que se pueden desplegar, los cuales se explican a continuación:

• Descargar reporte: Muestra todos los expedientes registrados en la base de datos de la aplicación que cumplen con los criterios seleccionados.

• Descargar reportes de préstamos: Muestra los expedientes que están prestados y que cumplen con los criterios seleccionados.

Nota: El reporte de préstamos se encuentra en desarrollo, por lo que en esta versión del manual no se detalla más su funcionamien to.


Una vez que el usuario seleccione los campos que considera necesarios para realizar su reporte, podrá descargarlo en formato de Excel dándole clic al botón "Descargar Reporte" que se localiza debajo de los criterios

Después de dar clic a este botón, aparece la siguiente pantalla, la cual señala que se está descargando el reporte en formato de Excel.


Al concluir la descarga, debe darse un clic al botón que aparece en la esquina inferior izquierda de la ventana de descarga para abrir el archivo de Excel, como se muestra en la siguiente imagen.

Es importante mencionar que al estar el reporte en Excel, permite al usuario darle el formato que desee.


9. Guía de procedimien tos para control del acervo documental para la atención de usuarios

Lic. Gerardo Espinosa MendietaMtro. Luis Alvarado García

Jefe de Departamento del Archivo Jurisdiccional del Tribunal Electoral del Distrito Federal

Lic. Fausto Rubén Ibarra CelisPresidente de la Junta Local de Conciliación

y Arbitraje en el Estado de Sinaloa

Lic. Carlos Sosa PinzónCoordinador del Archivo General del Tribunal de lo

Contencioso Administrativo del Estado de Guanajuato

9.1 Introducción

Con fundamento en los acuerdos tomados en la Tercera Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales donde se estableció que el Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes de la Suprema

Corte de Justicia de la Nación, con base en los resultados del diagnóstico, proponga a los coordinadores de dichos grupos la creación de la Guía que integre los documentos y procedimien tos para el control del acervo tanto para usuarios internos como ex-ternos.

9.2 Principales resultados del diagnóstico de los Archivos Judiciales de los Órganos Impartidores de Justicia en México

Fortalezas

Como resultado del diagnóstico se recibieron 51 cuestionarios, que dan información de los siguientes servicios que brindan los archivos judiciales.


• Servicio de préstamo de expedientes, en 94% de los casos; de entre los cuales 86% es en sala, 4% a domicilio y 6% ambos.

• Usuarios internos y externos, en 67% de los archivos judiciales se brinda información a usuarios internos y externos; el 29% únicamente presta servicios a usuarios internos (personal adscrito al órgano jurisdiccional) y 4% no especificó.

• Reproducción documental, en 49% de los casos se presta el servicio de fotocopiado, en donde 92% y 8% en formato electrónico.

• Digitalización, sólo 27% de quienes tienen material digitalizado (24% de los órganos) menciona que sí se encuentra disponible para su consulta.

Áreas de oportunidad

• Digitalización, el 73% de los órganos jurisdiccionales que han digitalizado sus expedientes manifestaron que no se encuentran a disposición para su consulta.

• Inventario electrónico, en 67% de los casos no se puede realizar la consulta del inventario en formato electrónico.

• Solicitudes de información, el 57% de los archivos no recibe solicitudes con base en la normativa sobre acceso a la Información.

• Localización de información, el 76% de los archivos refiere haber tenido por lo menos una vez algún problema en la búsqueda y localización de documentación.

De ese total, los motivos principales son por deficiencia en la organización (28%) y descripción de los datos de localización (29%).

En concordancia con los resultados antes descritos, se propone:

La Guía que integre los documentos y procedimien tos para el control del acervo tanto para usuarios internos como externos

La Guía tiene por objeto establecer directrices generales que regulen los procesos archivísticos para la apertura, la integración y la conformación de los expedientes judiciales, así como brindar el acceso a los usuarios internos y externos a la información jurídica proporcionados por los archivos jurisdiccionales, en términos de las disposiciones generales aplicables.


9.2.1 De la integración de los acervos

Resulta fundamental determinar las características de los expedientes que se integran, a efecto de tener un conocimien to que permita facilitar materialmente el análisis del caso en concreto, su correcto archivamien to, clasificación y ordenación archivística, una vez que ha sido concluido.

Los acervos documentales a cargo de los tribunales se integran de la manera siguiente:

• Expedientes ordenados por series documentales, de conformidad con su cuadro de clasificación archivística

• Versiones digitales de los expedientes, clasificados de conformidad con su cuadro de clasificación archivística

• Libros de actas de las sesiones del Pleno y de las Salas

9.2.2 De los servicios en los archivos

Para ofrecer servicios especializados de información jurisdiccional bajo su resguardo, los responsables de los archivos realizarán las siguientes funciones:

• Actualizar y mantener organizados de manera permanente los acervos documentales

• Difundir el acervo documental• Proporcionar servicios especializados de información jurídica• Hacer extensivos los servicios entre las instituciones que tienen a su cargo la

impartición de Justicia, de acuerdo con las normas y convenios existentes

9.2.3 De los servicios de información

Los encargados de los archivos brindarán a los usuarios con calidad, eficiencia y prontitud los siguientes servicios:

• De asesoría y orientación sobre el acervo documental• De referencia y de consulta automatizada• De préstamo en sala y/o en su área de trabajo• Catálogo público en línea


• Acervo normativo en soporte físico y legislación en línea• Reprografía

Los servicios de los archivos son gratuitos, excepto los de fotocopiado e impresión, los cuales se ajustarán a la normativa correspondiente.

La consulta, el préstamo y la reproducción de los acervos documentales estarán sujetos a su estado de conservación o antigüedad.

Para proporcionar el servicio, los archivos, contarán con personal capacitado para asesorar a los usuarios en la identificación y localización de la información que requieran y un espacio destinado como sala de consulta.

9.2.4 Del registro de usuarios

Para el registro de los usuarios, se diseñará un instrumento de control manual o automatizado con la finalidad captar los datos personales y profesionales de los usuarios, así como su frecuencia de consulta.

Tanto los usuarios internos como externos que acudan a consulta, deberán registrarse y presentar una identificación oficial vigente.

9.2.5 De los sistemas de datos personales

Un sistema de datos personales se define por ser un conjunto ordenado de datos personales a los que un sujeto puede acceder con base en un criterio determinado conforme a la normativa vigente.

La información que se requiere a un usuario constituye un dato personal si es concerniente a una persona física o moral, identificada o identificable.

En ese orden de ideas, para advertir que una persona física puede ser identificable, bastará con que los datos generen un víncu lo que determine su identidad, o bien, que por la naturaleza de éstos se incremente la probabilidad de establecer un mayor número de datos concernientes a dicha persona


Los sistemas de datos personales podrán distinguirse entre físicos y automatizados, definiéndose cada uno de ellos de la forma siguiente:

I. Físicos: Conjunto ordenado de datos que para su tratamien to están contenidos en registros manuales, impresos, sonoros, visuales u holográficos

II. Automatizados: Conjunto ordenado de datos que para su tratamien to han sido o están sujetos a un tratamien to informático y que por ende requieren de una herramienta tecnológica específica para su acceso, recuperación o tratamien to.

Los responsables de los entes que recaben o soliciten datos personales directamente de los usuarios, deberán contar con un formato que les permita a los interesados que se soliciten datos personales conocer la existencia de un archivo de carácter personal, con la finalidad de que éstos se recaben.

El responsable del tratamien to y, en su caso, el encargado deberán adoptar las medidas necesarias para garantizar la integridad, la confiabilidad, la confidencialidad y la disponibilidad de los datos personales mediante acciones que eviten su alteración, pérdida, transmisión y acceso no autorizado.

Los sistemas de datos personales deberán almacenarse de forma tal que permitan el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición a su publicación, derivados de la fracción II del artícu lo 6o. constitucional.

9.2.6 Del préstamo y consulta a usuarios

Ante la diversidad de usuarios que acuden a los archivos, es perentorio determinar la frecuencia de consulta, con la finalidad de determinar la interrelación que se establece entre dichos usuarios con el archivo, la información, los servicios y los productos archivísticos.

El acceso a los expedientes jurisdiccionales quedará reservado sólo a las partes y a las personas autorizadas para ello; una vez que las sentencias hayan causado estado, podrán ser consultados por cualquier persona, en los términos de la normatividad vigente en materia de transparencia. Asimismo, las partes podrán solicitar copias fotostáticas o certificadas a su costa.


En caso de que los usuarios externos requieran la reproducción de la información, se atenderá a la normativa de cada uno de los distintos archivos judiciales.

El servicio de préstamo tiene por objeto facilitar la consulta de los acervos documentales.

• El servicio deberá solicitarse de manera personal, por escrito, vía telefónica, electrónica o por cualquier otro medio autorizado, de conformidad con los procedimien tos que los archivos jurisdiccionales establezcan, con un horario de servicio dentro de la jornada laboral de cada institución.

Tratándose de los acervos documentales que se encuentren disponibles para su consulta en los portales de las páginas web, los responsables de la prestación del servicio deberán remitir a los usuarios a las direcciones electrónicas correspondientes, o a las áreas donde se brinde el soporte documental en que pueda localizar la información requerida.

• El préstamo del acervo es intransferible, por lo que el usuario signatario, a cuyo nombre se realizó el registro de la solicitud respectiva, es el responsable de su custodia, cuidado, preservación, devolución y, en su caso, de la renovación correspondiente.

Cuando la información sea de carácter restringido o reservado, se comunicará al usuario el tiempo de reserva y el fundamento para esa clasificación.

Por lo que refiere a la información que debe obtenerse a través de los módulos de transparencia y acceso a la información de otras Instituciones, se comunicará al usuario para que siga el trámite ordinario que establezca la normativa aplicable.

9.2.7 De la evaluación y mejora continua de los servicios de préstamo y consulta.

Los archivos registrarán el servicio de usuarios y medirán su satisfacción, con la visión de una mejora continua en cuanto a servicios de préstamo y consulta.


En los archivos jurisdiccionales, se tomarán medidas tendentes a instituir los procedimien tos para asegurar la mayor eficiencia en la gestión, así como elaborar una papeleta para evaluar la calidad en los servicios.

9.2.8 De los administradores y usuarios de los acervos

El personal que labora en las áreas de consulta o que resguarda acervos documentales, deberá verificar lo siguiente como medidas de seguridad e higiene:

• Abstenerse de consumir alimentos y de fumar;• Abstenerse de instalar aparatos o equipos eléctricos ajenos a las funciones

del área, y• Evitar toda acción que atente contra la seguridad de los demás servidores

públicos y contra la integridad del acervo, del local, del mobiliario y de los equipos de cómputo de las áreas.

Los usuarios tienen derecho a:

• Utilizar los servicios de información que proporcionen los archivos jurisdiccionales, a través de préstamos y consultas en sala, así como mediante las nuevas tecnologías de la información y la comunicación.

• Recibir orientación, información y asesoría respecto de los servicios que se proporcionan.

• Utilizar las instalaciones, mobiliario y equipo para la consulta de los acervos.• Utilizar los acervos con fines didácticos, de estudio, investigación y actualiza

ción, entre otros afines.• Cuidar el material que les sea proporcionado para consulta bajo cualquier

forma de préstamo.• Revisar, conjuntamente con el personal de los archivos jurisdiccionales, al

momento de la entrega y devolución del material, el estado en que se encuentra el acervo dispuesto al préstamo, a fin de reintegrarlo en las mismas condiciones.

• Depositar en los lugares que se destinen para ello, portafolios, mochilas, bolsas y otros objetos que pueden ser materia de revisión al término de su estancia.

• Utilizar el equipo de cómputo exclusivamente para la búsqueda en los catálogos electrónicos y para consultar las bases de datos de que dispone.


Además, tienen la obligación de:

• No realizar anotaciones o colocar utensilios en los acervos.• No introducir alimentos ni bebidas a la sala de consulta.• En lo posible, guardar silencio, de manera que exista un ambiente que permi

ta el estudio y la lectura.• No fumar ni hacer uso de objetos inflamables o de cualquier otra naturaleza

que puedan poner en riesgo la existencia o resguardo de los acervos.

9.2.9 Medidas de seguridad, protección e higiene en los acervos documentales

Los archivos jurisdiccionales y las direcciones generales competentes en materia de seguridad, protección civil e higiene, en el ámbito de sus atribuciones, en la medida de lo posible dotarán del equipo de protección a fin de evitar daño por contacto directo con el acervo, y con ello salvaguardar la salud de las personas que consulten o laboren en los acervos documentales

• El personal que labore en los archivos jurisdiccionales deberá hacer uso del equipo de seguridad que se les dote.

• Los responsables de los acervos deberán recibir cursos básicos de protección civil y primeros auxilios, los que deberán acreditar por medio de constancias.

• Al finalizar la jornada laboral, el personal que labora en los archivos jurisdiccionales deberá verificar que la luz y los equipos de cómputo queden apagados y que los mezcladores de agua y ventiladores se encuentren desconectados.

• Diariamente el responsable de los acervos deberá informar, en los mecanismos dispuestos para ello, de las condiciones de seguridad del inmueble que, en su apreciación, se encuentren operando de forma irregular.

9.3 BIBLIOGRAFÍA

Jaén García, Luis Fernando, Estudios de usuarios en el entorno de los archivos, Costa Rica.


"Manual de procedimien tos para la organización y control del acervo documental", Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, Diario Oficial de la Federación del 27 de mayo de 2011.

Acuerdo general de la comisión para la transparencia, acceso a la información pública gubernamental y protección de datos personales de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, del 9 de julio de 208, relativo a los órganos y procedimien tos para tutelar en el ámbito de este tribunal los derechos de acceso a la información, a la privacidad y a la protección de datos personales garantizados en el artícu lo 6o. constitucional

9.4 PRONTUARIO NORMATIVO EN MATERIA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

Introducción

El presente prontuario está conformado con una compilación de legislación aplica-ble en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública dividi-da en dos grupos, uno conformado por la Federación que incluye los instrumentos internacionales que en materia de derechos humanos haya suscrito el Estado mexicano, los cuales según la jerarquía de normas en nuestro sistema jurídico, son aplicables en nuestro territorio. Y el otro grupo integrado por los estados y el Distrito Federal, en el ámbito de sus respectivas competencias.

Al referirnos a la acepción del término transparencia, es que algo tiene "calidad de transparente", mientras que transparentar significa "permitir un cuerpo que se vea o perciba una cosa a su través".15 De esta forma, si trasladamos este concepto al ámbito del ejercicio público, podemos entender a la transparencia como el deber de los mandatarios o gobernantes para realizar como regla general sus actuaciones de manera pública, sujeta al escrutinio de la sociedad y como un mecanismo de control de poder y legitimidad democrática de las instituciones públicas.16 Es en este sentido que la transparencia constituye un mecanismo de rendición de cuentas.

15 Real Academia Española, Diccionario de la lengua española, 21a. ed., tomo II, Madrid, Espasa Calpe, 1992, p. 2011.16 Cfr. Villanueva, Ernesto, "Aproximaciones conceptuales a la idea de transparencia", en Merino, Mauricio (coord.), Transparencia: libros, autores e ideas. México, Instituto Federal de Acceso a la Información Pública y Centro de Investigación y Docencia Económicas, 2005, p. 63.


La rendición de cuentas contiene básicamente dos aspectos, el primero es el que se encuentra directamente vinculado con la transparencia, ya que se refiere a la obligación de los servidores públicos de informar sobre sus decisiones y de justificarlas en público. De esta forma, la rendición de cuentas involucra el derecho a recibir información y la obligación correspondiente de divulgar determinados datos esenciales; además, implica el derecho a recibir una explicación y el deber correspondiente de justificar el ejercicio del poder. El segundo aspecto se relaciona con la capacidad de imponer una sanción, en caso de que la actuación de los funcionarios no se realice dentro del marco legal.17

La transparencia en la acción pública autoriza al control institucional a que las dependencias y entidades públicas cuiden las unas de las otras, en una suerte de alianza en el autocontrol del Estado, para lograr una verdadera apertura democrática y, a la vez, tener mayor eficiencia y eficacia.

La transparencia y la rendición de cuentas no son una concesión del Estado o de los gobernantes, sino que son una obligación con la sociedad a la que sirven; son deberes legales, éticos y morales que nadie puede eludir. Dichas obligaciones, como pilares fundamentales de la democracia, representan un imperativo de toda acción pública y un compromiso del Estado.

Ser transparente exige, primero, esa voluntad de unir esfuerzos, de reunir recursos, pero sobre todo aprender a unir ideales a través de la planeación democrática y, enseguida, dejar de lado todo intento de opacidad y de oscuridad.

Los mecanismos para transparentar la actuación pública generan indudablemente beneficios tanto de la sociedad como de la institución misma, lo que permite evitar prácticas irregulares o algún signo de corrupción que pudiera generar duda o distorsión en el desarrollo de las funciones y tareas encomendadas.

En México, las bases de la transparencia en nuestra Constitución Política se materializan el 11 de junio de 2002, fecha en que se publicó en el Diario Oficial de la Federación, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, cuyo artícu lo 61 estableció como obligación para los entes públicos, el

17 Schedler, Andreas, ¿Qué es la rendición de cuentas?, 7a ed., Cuadernos de transparencia Número 3. Instituto Federal de Acceso a la Información Pública. México, 2009, p. 1115.


implementar mediante acuerdos generales o reglamentos, los órganos, los criterios y los procedimien tos institucionales para dar acceso a la información.

El acceso a la información pública es plenamente entendido como derecho mediante la adición del párrafo segundo al artícu lo 6o. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en la cual se señalan en siete fracciones los principios y bases para su ejercicio; así como los instrumentos internacionales que en materia de derechos humanos haya suscrito el Estado mexicano, los cuales, según la jerarquía de normas en nuestro sistema jurídico, son aplicables en nuestro territorio.

El artícu lo 6o. constitucional establece que la manifestación de las ideas no será objeto de ninguna inquisición judicial o administrativa, sino en el caso de que ataque a la moral, los derechos de tercero, provoque algún delito o perturbe el orden público; el derecho de réplica será ejercido en los términos dispuestos por la ley. El derecho a la información será garantizado por el Estado.

Para el ejercicio del derecho de acceso a la información, la Federación, los estados y el Distrito Federal, en el ámbito de sus respectivas competencias, se regirán por los siguientes principios y bases:

I. Toda la información en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo federal, estatal y municipal, es pública y sólo podrá ser reservada temporalmente por razones de interés público en los términos que fijen las leyes. En la interpretación de este derecho deberá prevalecer el principio de máxima publicidad.

II. La información que se refiere a la vida privada y los datos personales será protegida en los términos y con las excepciones que fijen las leyes.

III. Toda persona, sin necesidad de acreditar interés alguno o justificar su utilización, tendrá acceso gratuito a la información pública, a sus datos personales o a la rectificación de éstos.

IV. Se establecerán mecanismos de acceso a la información y procedimien tos de revisión expeditos. Estos procedimien tos se sustanciarán ante órganos u organismos especializados e imparciales, y con autonomía operativa, de gestión y de decisión.

V. Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos.


VI. Las leyes determinarán la manera en que los sujetos obligados deberán hacer pública la información relativa a los recursos públicos que entreguen a personas físicas o morales.

VII. La inobservancia a las disposiciones en materia de acceso a la información pública será sancionada en los términos que dispongan las leyes.

En cumplimien to a lo anterior, el Pleno del Consejo de la Judicatura Federal (Consejo), como sujeto obligado, emitió el Acuerdo General 30/2003 que establecía los órganos, criterios y procedimien tos institucionales para la transparencia y acceso a la información pública para este órgano del Poder Judicial de la Federación, los Tribunales de Circuito y los Juzgados de Distrito, el cual entró en vigor el 12 de junio de 2003.

Desde ese Acuerdo General, que estuvo vigente hasta el 1o. de enero de 2009, en virtud de que al día siguiente entró en vigor el diverso 84/2008 del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal, que actualmente establece las atribuciones de los órganos en materia de transparencia, así como los procedimien tos de acceso a la información pública y protección de datos personales, se crearon tres órganos de transparencia en el Consejo, así como las atribuciones de éstos.

Es importante hacer notar la responsabilidad que la propia Ley confiere a las instituciones, respecto al sigilo y la guarda que para el caso de la información reservada y de carácter personal debe observarse, no está por demás decir que, en el contenido material del acto judicial, específicamente en los expedientes judiciales y sus sentencias están plasmados, en todas las materias, vidas enteras, nombres y apellidos, familias completas, personas que tienen derecho a la dignidad, al honor y al respeto de su privacidad; en fin, conflictos de intereses que pueden parecer simplemente eso, un expediente judicial, pero para los protagonistas representan la vida misma.

Para los juzgadores, cada expediente tiene el peso específico de esas vidas y su conflicto; asimismo, cada uno es el sumario donde se documenta el altercado que ha excitado a la potestad jurisdiccional y que busca hallar el concepto de lo debido como objeto, con el fin de poder dar a cada cual lo suyo, que no lo mismo.

La transparencia es, por tanto, derecho de todos a la certeza y la seguridad jurídicas, pero es también la salvaguarda de la integridad de un poder independiente como lo es el Poder Judicial de la Federación.


La rendición de cuentas es imprescindible para hacer de la democracia una realidad. Es una obligación para quienes detentan el poder público y utilizan recursos de los ciudadanos.

Por ende, el Poder Judicial de la Federación ha hecho de la transparencia una práctica cotidiana y a efecto de incentivar el interés de la población, así como el de sus propios servidores públicos, pone a su disposición esta serie de trabajos encaminados a generar un cambio de vida y cultura a través del ejercicio del acceso a la información pública gubernamental.

El derecho de acceso a la información es una interacción directa entre el gobierno y los gobernados, ya que por un lado se ejerce mediante la obligación del Estado a proveer la información que obre en sus archivos y, por el otro, mediante el derecho de los ciudadanos a conocerla. El gobierno debe no sólo proveer la información producto de sus gestiones sino que además debe administrarla debidamente, lo cual incluye crear las condiciones necesarias de conservación y acceso a los archivos que se mantienen en su custodia.

Al dar a conocer las decisiones que se van adoptando en el desarrollo de un proceso jurisdiccional, la sociedad puede hacer un escrutinio del actuar de los juzgadores y emitir juicios de valor sobre el desempeño de la función judicial. Permite también un control ciudadano sobre la actuación de los tribunales, puesto que "sin ciudadanos informados sobre las actividades gubernamentales, incluyendo las del Poder Judicial, la democracia corre peligro. El poder absoluto, sin observación y sin críticas siempre facilita la corrupción".18

El contenido del trabajo en el disco compacto (ámbito federal) fue tomado de la página:

http://www.scjn.gob.mx/Transparencia/Paginas/trans_mn_transyacc.aspx

18 PoPkin, Margaret, "La difusión de Las sentencias en estados unidos", El acceso a la información judicial en México: una visión comparada, México, unaM, 2005, P. 139.


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DENOMINACIÓN FECHA DE PUBLICACIÓN y

FECHA DE PUBLICACIÓN DE LA ÚLTIMA REFORMA

ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA(Artícu los)

DENOMINACIONFECHA DE

PUBLICACIÓN y FECHA DE PUBLICACIÒN DE LA

ÚLTIMA REFORMA

ARCHIVOS(Artícu los)

DENOMINACIÓNPUBLICACIÓN y

FECHA DE PUBLICACIÓN

ÚLTIMA REFORMA

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

(Artícu los)REGLAMENTOS

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LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICADEL ESTADO DE AGUASCALIENTES26 de agosto de 20028 de agosto de 2011

Artícu lo 1. La presente Ley es de orden público y de interés general y tiene por objeto garantizar el derecho de las personas físicas y morales de acceder a la información de los poderes del Estado, ayuntamien tos, organismos públicos desconcentrados, organismos públicos autónomos, organismos públicos descentralizados, las empresas de participación estatal, dependencias y unidades de apoyo, los fideicomisos públicos estatales y municipales, y organismos, institutos y personas, que ejerzan recursos públicos. Los partidos políticos que cuenten con registro oficial estarán obligados a proporcionar información a través del Instituto Estatal Electoral.Artícu lo 33. Cualquier persona o su legítimo representante podrán presentar, ante la unidad de enlace, una solicitud de acceso a la información mediante escrito libre o medios electrónicos, la cual deberá contener: I. El nombre del solicitante y domicilio u otro medio para recibir notificaciones, como el correo electrónico, así como los datos generales de su representante, en su caso. Podrá el solicitante requerir la información en calidad de anónimo, solicitud que deberá tramitarse de conformidad al presente capítulo, tramitándose dicha solicitud mediante un código numérico; II. La descripción clara y precisa de los documentos que solicita; III. Cualquier otro dato que propicie su localización con objeto de facilitar su búsqueda; y IV. Opcionalmente, la modalidad en la que prefiere se otorgue la información, mediante consulta directa, copias simples, certificadas, medios electrónicos u otro tipo de medio. Si los datos proporcionados por el solicitante no bastan para ubicar la información o son erróneos, la unidad de enlace podrá requerir, por una vez y dentro de los diez días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud, que indique otros elementos o corrija los datos.

Ley del Sistema Estatal de Archivos de Aguascalientes. Publicación 12 de julio de 1992

Artícu lo primero. Se declara de interés público la generación, organización,administración, preservación, conservación y difusión de los documentos queconstituyen el patrimonio histórico y cultural de la í, para tal fin se crea el Sistema Estatal de Archivos de Aguascalientes, con el propósito de garantizar el uniforme e integral manejo de las unidades archivísticas, tanto por las dependencias del Ejecutivo estatal, como por los organismos descentralizados y desconcentrados, incluidos los de participación estatal.

Lineamien tos para la Protección de Datos PersonalesReglamento Interior del Instituto de Transparencia del Estado de AguascalientesReglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Municipio de Aguascalientes

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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Baja California12 de agosto de 20052 de octubre de 2010

Artícu lo 1. Esta Ley es de orden público e interés social y regula el derecho de acceso de cualquier persona a la información pública y la protección de los datos personales en posesión de cualquier autoridad del Estado de Baja California. Los principios en los que se funda esta Ley, son los de máxima publicidad, sencillez y prontitud en el procedimien to de acceso a la información, austeridad, gratuidad, suplencia de la solicitud y deberán también observarse en la interpretación y aplicación de la misma.Artícu lo 2. La presente Ley tiene por objeto:I. Fijar procedimien tos para garantizar que toda persona pueda tener acceso a la información pública que genere o se encuentre en posesión de los sujetos obligados señalados en esta Ley, así como a sus datos personales, mediante procedimien tos sencillos, gratuitos y expeditos

Ley General de Administración Documental para el Estado de Baja California. Publicación 11 de julio de 2003

Articu lo 1. La presente Ley es de interés general y de orden público y tiene como objeto establecer las bases para la coordinación, organización y funcionamien to de los archivos de documentos históricos y de interés público de las siguientes instituciones públicas y privadas:I. Poder Ejecutivo del estado;II. Poder Legislativo del Estado;III. Poder Judicial del estado;IV.Organismos autónomos odescentralizados estatales;V.Empresas de participación estatal;VI.Fideicomisos estatales; yVII. Personas físicas o morales, así como ayuntamien tos que se adhieran al Sistema Estatal de Documentación.A los organismos con autonomía constitucional les aplicarán las disposiciones de esta Ley en lo que no se contraponga

Artícu lo 2.- La presente Ley tiene por objeto:III.- Garantizar la protección de los datos personales en poder de los sujetos obligados.

Reglamento Interior del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado de Baja California


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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Baja California Sur20 de marzo de 2005

Artícu lo 1º. La presente Ley es de orden público y de observancia obligatoria. Tiene por objeto garantizar el acceso de toda persona a la información pública en posesión de las entidades gubernamentales y aquellas consideradas como de Interés Público del Estado de Baja California Sur, así como transparentar la gestión pública

Ley del Sistema Estatal de Archivos del Estado. Publicación20 de junio de 1994

ARTICULO PRIMERO. Se declara de interés público la generación, organización, administración, preservación, conservación y difusión de los documentos que constituyen el patrimonio histórico y cultural de la Entidad, para tal fin se crea el Sistema Estatal de Archivos de Aguascalientes, con el propósito de garantizar el uniforme e integral manejo de las unidades archivísticas, tanto por las dependencias del Ejecutivo Estatal, como por los organismos descentralizados y desconcentrados, incluidos los de participación estatal.ARTICULO TERCERO. El Sistema Estatal de Archivos tendrá los siguientesobjetivos:II. Normar, regular, coordinar y promover el funcionamien to y uso de los Archivos Administrativos e Históricos y el acervo documental de los Poderes del Estado y de los Municipios, propiciando el desarrollo de medidas permanentes de comunicación, cooperación y concertación entre ellos, y con los sectores social yprivado;

Artícu lo 4.- Son objetivos de esta Ley:III. Garantizar la protección de los datos personales en posesión de los sujetos obligados;

Reglamento Interior del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California Sur

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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Campeche21 de julio 200515 de julio de 2009

Artícu lo 3.- Son objetivos de esta Ley:II. Establecer las disposiciones que garanticen el ejercicio del derecho de acceso a la información con fundamento en los principios de máxima apertura y gratuidad.III. Fijar los procedimien tos para el acceso a la información pública por parte de losparticulares con fundamento en el principio de sencillez;

Ley de Archivos del Estado de Campeche

Artícu lo 1. La presente ley es de orden público e interés general, con aplicación en todo el territorio del Estado y tiene por objeto:I. Normar la administración de los documentos generados o recibidos por los Entes Públicos en el ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias;II. Regular la organización y funcionamien to de losarchivos públicos, administrativos e históricos; yIII. Establecer los Mecanismos de coordinación entre los Municipios, el Estado y la Federación para la conservación del Patrimonio Documental del Estado de Campeche.

Artícu lo 3.- Son objetivos de esta Ley:V. Garantizar la protección de los datos personales en posesión de los entes públicos, siendo la Comisión el organismo de protección de este derecho;

Reglamento Interior de la Comisión de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Campeche


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Artícu lo 1.- La presente Ley es de orden público e interés social y tiene por objeto garantizar plenamente la transparencia del servicio público y el derecho fundamental de toda persona al acceso a la información pública y a la protección de sus datos personales en el Estado de Chiapas.Toda la información a que se refiere esta Ley es pública y sólo está sujeta a las reservas temporales que por razones de interés público establece la misma. Los solicitantes tendrán acceso a dicha información en los términos y condiciones que la propia Ley establece.La información de carácter personal es irrenunciable, intransferible e indelegable, y siempre será considerada como confidencial y sin excepción alguna será considerada de acceso restringido, por lo que ninguna autoridad podrá desclasificarla, proporcionarla o hacerla pública, salvo que medie consentimien to expreso del titular.Sólo los servidores públicos de los sujetos obligados serán responsables de la publicación de la información reservada o confidencial.Los titulares de cada sujeto obligado deberán adoptar las medidas necesarias para asegurar la protección, custodia, resguardo y conservación de los expedientes clasificados como reservados y confidenciales.Artícu lo 5.- Para ejercer el derecho de acceso a la información pública, no es necesario acreditar derechos subjetivos, interés legítimo o las razones que motiven el pedimento, salvo en el caso del derecho a la Protección de Datos Personales y las disposiciones contenidas en la presente Ley.

Ley del Sistema Estatal de Archivos del Estado de Chiapas

Articu lo 1o.- La presente ley tiene por objeto establecer las normas que regularan la organización institucional para establecer la coordinación, cooperación y concertación de acciones de los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial del estado, así como los sectores social y privado, a través de un sistema estatal, que permita la modernización y homogeneización de criterios, técnicas y mecanismos para la protección física, rescate, organización, control y difusión de los documentos históricos y de los derivados de la gestión gubernativa del estado, así como para la consulta de los mismos y la presentación del servicio público en el rubro.Para los efectos de esta Ley, se entenderá por "sistema" o"sistema estatal", el sistema estatal de archivos de Chiapas.El gobernador del estado tendrá a su cargo la facultad reglamentaria de esta Ley.

Artícu lo 1. La presente Ley es de orden público e interés social y tiene por objeto garantizar plenamente la transparencia del servicio público y el derecho fundamental de toda persona al acceso a la información pública y a la protección de sus datos personales, en el estado de Chiapas.Toda la información a que se refiere esta Ley es pública y solo está sujeta a las reservas temporales que por razones de interés público establece la misma. Los solicitantes tendrán acceso a dicha información en los términos y condiciones que la propia Ley establece.La información de carácter personal es irrenunciable, intransferible e indelegable, y siempre será considerada como confidencial y sin excepción alguna será considerada de acceso restringido, por lo que ninguna autoridad podrá desclasificarla, proporcionarla o hacerla pública, salvo que medie consentimien to expreso del titular.Sólo los servidores públicos de los sujetos obligados, serán responsables de la publicación de la información reservada o confidencial.Los titulares de cada sujeto obligado deberán adoptar las medidas necesarias para asegurar la protección, custodia, resguardo y conservación de los expedientes clasificados como reservados y confidenciales.

Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Información Pública de la Administración Pública EstatalReglamento de la Ley que Garantiza la Transparencia y el Derecho a la Información Pública del Poder Legislativo del Estado de Chiapas● Reglamento de la Ley que Garantiza la Transparencia y el Derecho a la Información Pública para el Estado de Chiapas del Poder Ejecutivo● Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Poder Judicial del Estado de Chiapas


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Artícu lo 2. Esta Ley es de orden público e interés social y sus objetivos son:III. Establecer disposiciones que garanticen el ejercicio del derecho de acceso a la información, teniendo en cuenta los principios de máxima apertura y gratuidad.

Ley General del Sistema deDocumentación e Información Públicadel Estado de Chihuahua

Artícu lo 1o. La presente ley es de interés general y orden público, y tiene por objeto normar, regular y coordinar las bibliotecas públicas y la administración de los documentos de interés público del Estado de Chihuahua a través del Sistema de Documentación e Información Pública del mismo.

Artícu lo 1. La presente Ley es reglamentaria del artícu lo 4o., fracción II, de la Constitución Política del Estado de Chihuahua y tiene por objeto garantizar el derecho de acceso a la información pública y la protección de datos personales.La información pública, materia de este ordenamiento, es un bien del dominio público en poder del estado, cuya titularidad reside en la sociedad, misma que tendrá en todo momento la facultad de disponer de ella para los fines que considere.Sólo en los casos previstos expresamente por esta Ley, se limitará el acceso a dicha información.

Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de ChihuahuaReglamento Interior del Instituto Chihuahuense para la Transparencia y Acceso a la Información Pública

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Artícu lo 2.- Para cumplir con su objeto, esta Ley:I. Proveerá lo necesario para garantizar que toda persona tenga acceso a la información pública mediante procedimientos anti formales, sencillos, prontos, eficaces y expeditos;IV. Proveerá lo necesario para la debida administración, conservación y preservación de los archivos administrativos y la documentación en poder de los sujetos obligados para garantizar el acceso a la información pública

Ley de Archivos Públicos para el Estado de Coahuila de Zaragoza

Artícu lo 1. La presente ley es de orden público e interés general y tiene por objeto regular la administración, manejo, resguardo y coordinación de los archivos y documentos de interés público en el estado de Coahuila, así como establecer el Sistema Estatal de Documentación.

Artícu lo 2.- Para cumplir con su objeto, esta ley:VI. Garantizará la protección de los datos personales en poder de los sujetos obligados, los derechos de acceso, rectificación, cancelación, y oposición mediante procedimien tos sencillos y expeditos.

Reglamento Interior del Instituto Coahuilense de Acceso a la Información Pública

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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Colima1 de marzo de 20035 de julio de 2008

Artícu lo 2.- La presente Ley tiene como objetivos:I. Contribuir a consolidar el sistema democrático del Estado, garantizando el principio de publicidad de los actos gubernamentales y de la rendición de cuentas;II. Permitir que toda persona tenga acceso a la información mediante procedimien tos sencillos y expeditos;

Ley de Archivos del Estado de Colima

Artícu lo 1°. La presente Ley es de orden público e interés social, tiene por objeto el ordenamien to, la generación, organización, preservación, conservación y difusión de los documentos que constituyen elpatrimonio histórico, cultural y administrativo del estado de Colima, que integran los archivos de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, las administraciones públicas municipales, los organismos descentralizados, de ambos órdenes de gobierno y las instituciones sociales y privadas de la entidad, que se adhieran al Sistema Estatal deArchivos.

Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Colima1 de marzo de 20036 de julio de 2008

Artícu lo 1º. La presente Ley es de orden público e interés social, tiene por objeto reglamentar la fracción VI del artícu lo 1o. de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Colima, a fin de proteger y garantizar los derechos de protección de los datos de carácter personal, como uno de los derechos humanos fundamentales.

Reglamento Interno de la Comisión para el Acceso a la Información Pública del Estado de ColimaReglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Poder Judicial del Estado de ColimaReglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Municipio de Colima


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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal8 de mayo de 200330 de agosto de 2011

Artícu lo 9. La presente Ley tiene como objetivos:I. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información pública gubernamental, mediante procedimien tos sencillos, expeditos y gratuitos;

Ley de Archivos del Distrito Federal

Artícu lo 1. Las disposiciones contenidas en la presente ley son de orden público e interés general y tienen por objeto regular el funcionamien to, la integración y administración de documentos y los archivos en posesión de la Administración Pública del Distrito Federal, Órgano Legislativo, Órgano Judicial y Organismos Públicos Autónomos del Distrito Federal, así como establecer las bases para la coordinación, organización y funcionamien to de los Sistemas Institucionales de archivos de los entes públicos obligados conforme a esta ley, así como del Consejo General de Archivos del Distrito Federal.

Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal.

Artícu lo 1.- La presente Ley es de orden público e interés general y tiene por objeto establecer los principios, derechos, obligaciones y procedimien tos que regulan la protección y tratamien to de los datos personales en posesión de los entes públicos.

Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública de la Administración Pública del Distrito FederalReglamento del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal en Materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública Reglamento

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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Durango27 de febrero de 200313 de julio de 2008

Artícu lo 3. Esta Ley tiene como finalidad:I. Contribuir a mejorar la calidad de vida de las personas a través del efectivo ejercicio del derecho de acceso a la información pública;

Artícu lo 3. Esta Ley tiene como finalidad:II. Asegurar procedimien tos sencillos y expeditos para acceder a la información pública, así como a sus datos personales;IX. Salvaguardar el honor y la intimidad personal y familiar de la persona mediante la efectiva protección de los datos personales que obren en poder de los sujetos obligados; y

Reglamento Interior de la Comisión Estatal para la Transparencia y el Acceso a la Información PúblicaReglamento del Poder Ejecutivo de la Ley de Transparencia y Acceso La Información Pública del Estado de Durango

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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato29 de julio de 200310 de junio de 2008

Artícu lo 2. El acceso a la información pública es un derecho fundamental.

Ley de Archivos Generales del Estado y Municipios de Guanajuato

Artícu lo 1. La presente Ley es de orden público e interés general y tiene por objeto establecer las bases de la coordinación, organización y funcionamien to de los archivos generales de los sujetos obligados conforme a esta Ley, así como del Sistema Estatal …

Ley de Protección de Datos Personales Para el Estado y los Municipios de Guanajuato 29 de julio de 200310 de junio de 2008

Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Información Pública del Estado de GuanajuatoReglamento de Procedimientos para la Protección de Datos Personales del Tribunal Estatal Electoral● Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Poder Judicial de Guanajuato


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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios30 de abril de 20042 de agosto de 2011

Artícu lo 1.- La presente Ley es reglamentaria de los párrafos décimo quinto, décimo sexto y décimo séptimo del artícu lo 5 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México, y tiene por objeto, transparentar el ejercicio de la función pública, tutelar y garantizar a toda persona, el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, que se encuentren en posesión de los sujetos obligados, y tiene como objetivos:V. Garantizar a través de un órgano autónomo:A) El acceso a la información pública

Ley de Documentos Administrativos eHistóricos del Estado de México

Artícu lo 1. La presente Ley, es de orden público e Interés Social y tiene por objeto normar y regular la administración de documentos administrativos e históricos de los poderes del estado, municipios y organismos auxiliares. Se entiende por documento, cualquier objeto que pueda dar constancia de un hecho.

Artícu lo 1. La presente Ley es reglamentaria de los párrafos décimo quinto, décimo sexto y décimo séptimo del artícu lo 5o. de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México, y tiene por objeto, transparentar el ejercicio de la función pública, tutelar y garantizar a toda persona, el ejerciciodel derecho de acceso a la información pública, que se encuentren en posesión de los sujetos obligados, y tiene como objetivos:V. Garantizar a través de un órgano autónomo:B) Derogado

Reglamento Interior del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios.Reglamento de la Ley de transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios● Reglamento de transparencia y Acceso a la Información Pública del Poder Judicial del Estado de México

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Ley Número 374 de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Guerrero14 de octubre de 200515 de junio de 2010

Artícu lo 3. La presente Ley tiene como objetivos:I. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información pública, así como a sus datos personales mediante procedimien tos sencillos, gratuitos y expeditos;

Ley de Archivos Generales del Estado Libre y Soberano de Guerrero

Artícu lo 1. La presente Ley es de orden público e interés social, tiene por objeto el ordenamien to, preservación, información, estudio y difusión de los documentos que constituyen el patrimonio, histórico, cultural y administrativo de las dependencias, organismos, empresas y entidades de los poderes del estado del Guerrero y sus municipios.

Artícu lo 3. La presente Ley tiene como objetivos:I. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información pública, así como a sus datos personales mediante procedimien tossencillos, gratuitos y expeditos;IV. Garantizar la protección de los datos personales en posesión de lossujetos obligados;

Reglamento Interior de Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Guerrero

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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Para el Estado de Hidalgo29 de diciembre de 2006

Artícu lo 1. La presente Ley es de orden público, reglamentaria del artícu lo 4º bis de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Hidalgo. Tiene por objeto tutelar y garantizar a toda persona el ejercicio del derecho a la información, promover la transparencia y la rendición de cuentas en la gestión pública gubernamental.Artícu lo 2. El derecho a la información es una garantía individual de las personas para que puedan conocer y acceder a la información pública gubernamental.

Ley de Archivos del Estado de Hidalgo

Artícu lo 1. La presente Ley y sus disposiciones reglamentarias, son de orden público e interés social y tienen por objeto la organización, administración, conservación, restauración y difusión de los documentos que constituyen el patrimonio histórico, cultural y administrativo del estado, que integran los archivos de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, los ayuntamien tos, las entidades públicas de ambos órdenes de gobierno, órganos autónomos y las instituciones sociales y privadas de la entidad, que se adhieran al Sistema Estatal de Archivos.

Artícu lo 11.- El derecho de protección de datos personales, presupone acreditar interés legítimo para su ejercicio.Artícu lo 39.- La información de carácter personal es irrenunciable, intransferible e indelegable, por lo que ningún sujeto obligado deberá proporcionarla o hacerla pública, con excepción de los supuestos establecidos en el Artícu lo 47 de esta Ley.

Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental para el Estado de Hidalgo● Reglamento Interno del Comité de Transparencia del Poder Judicial del Estado de Hidalgo


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Ley de Información Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios22 de enero de 200222 de diciembre de 2011

Artícu lo 2. Ley – Objeto1. Esta ley tiene por objeto regular:I. La clasificación de la información pública del estado de Jalisco y sus municipios;II. La protección de datos personales como información confidencial;III. El acceso a la información pública del estado de Jalisco y sus municipios; y

Ley que regula la Administración deDocumentos Públicos e Históricos del Estado de Jalisco

Artícu lo 1º. La presente Ley es de orden e interés público, sus disposiciones son de observancia general y tiene por objeto:I. Regular la administración, manejo, cuidado y consulta de los documentos públicos e históricos que estén a cargo de los poderes del estado, de los municipios y demás dependencias de la administración pública;II. Se deroga;III. Determinar la creación, reproducción, conservación, restauración, depuración y eliminación de los documentos públicos de carácter oficial e histórico, según sea el caso y que estén a cargo de los poderes del estado, de los municipios y demás dependencias de la administración pública;IV. Disponer las obligaciones y sanciones administrativas generales para los servidores públicos que tengan a su cargo el manejo, cuidado y custodia de los documentos públicos;V. Establecer el Registro del Patrimonio Documental del Estado; eVI. Instituir al Sistema Estatal de Documentación y Archivos Públicos.

Artícu lo 2. Ley – Objeto1. Esta ley tiene por objeto regular:I. La clasificación de la información pública del estado de Jalisco y sus municipios;II. La protección de datos personales como información confidencial;

Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información Pública del Instituto de Transparencia e Información Pública de Jalisco●Reglamento de Transparencia e Información Pública del Supremo Tribunal de Justicia del Estado de Jalisco● Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Instituto de Justicia Alternativa del Estado de Jalisco● Reglamento Interior del Instituto de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco

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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y del Estado de Michoacán de Ocampo28 de agosto de 200216 de julio de 2009

Artícu lo 1. La presente Ley es reglamentaria del artícu lo 97 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Michoacán de Ocampo y tiene por objeto:I. Proteger, promover y garantizar el derecho de acceso a la información pública;

Ley de Archivosadministrativos e Históricos del Estado de Michoacán de Ocampo y sus Municipios

Título IDisposiciones GeneralesCapitulo ÚnicoDisposiciones GeneralesTítulo IIDe la Administración de Archivos y DocumentosCapítulo IDisposiciones comunes alos ArchivosCapítulo IIDe los Archivos de Trámite y ConcentraciónCapítulo IIIDe los Archivos HistóricosCapítulo VDel Sistema Estatal deArchivos de MichoacánTítulo IIIDe las Responsabilidades y SancionesAdministrativasCapitulo ÚnicoResponsabilidades y SancionesAdministrativas

Artícu lo 1. La presente Ley es reglamentaria del artícu lo 97 de la ConstituciónPolítica del Estado Libre y Soberano de Michoacán de Ocampo y tiene por objeto:II. Proteger y garantizar los datos personales, de carácter personal y sensibles en posesión de los sujetos obligados; y,

Reglamento Interior de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública del Estado de Michoacán de Ocampo Reglamento Interior del Instituto para la Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Michoacán Reglamento para Ejercer el Derecho de Acceso a la información ante el Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Michoacán


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Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos27 de agosto de 200318 de enero de 2012

Artícu lo 7. La presente Ley tiene como objetivos:2. Garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública.

Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos 18

Título ICapítulo IDisposiciones GeneralesCapítulo IIDe las Unidades DocumentalesCapítulo IIIDe la Administración de DocumentosCapítulo IVDel Sistema Estatal de Documentación y ArchivosCapítulo VDel Área Coordinadora de ArchivoCapítulo VIDel Archivo HistóricoCapítulo VIIDel proceso de Transferencia Documental en lo GeneralCapítulo VIIIDel Proceso de Depuración Documental

Artícu lo 7. La presente Ley tiene como objetivos:9. Asegurar procedimien tos sencillos y expeditos para acceder a la información pública, así como a sus datos personales.

Reglamento Interior del Instituto Morelense de Información Pública y Estadística● Reglamento de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos

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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Nayarit16 de junio de 200431 de marzo de 2012

Artícu lo 3o. Son objetivos de la presente Ley:1. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información pública gubernamental y a sus datos personales mediante procedimien tos sencillos, gratuitos y expeditos.

Ley de Protección yConservación de Archivos del Estado de Nayarit 19

Capítulo IDel Objeto de esta Ley y suAplicaciónCapítulo IIDe los Archivos OficialesCapítulo IIIDe las obligaciones de losencargados de archivoCapítulo IVDe los documentos HistóricosCapitulo VDe la Exportación deDocumentosCapítulo VIDisposiciones PenalesCapítulo VIIDisposiciones GeneralesTransitorioÚnico

Artícu lo 3o. Son objetivos de la presente Ley:4. Garantizar la protección de los datos personales en posesión de los sujetos obligados.

Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública● Reglamento de la● Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información del Poder Judicial del Estado de Nayarit●Reglamento Interior del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Nayarit

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Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Nuevo León21 de febrero de 20035 de agosto de 2011

Artícu lo 3. Son objetivos de esta Ley:I. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información pública mediante procedimien tos sencillos y expeditos conforme a los procedimien tos regulados por esta Ley.

Artícu lo 3. Son objetivos de esta Ley: IV. Garantizar la protección de los datos personales en posesión de los sujetos obligados, así como su derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición mediante procedimien tos sencillos y expeditos; y

Reglamento Interior de la Comisión de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Nuevo León● Reglamento Interior de la Contraloría y Transparencia Gubernamental


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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Oaxaca16 de septiembre de 200615 de marzo de 2008

Artícu lo 4. Son objetivos de esta Ley:I. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información pública mediante procedimien tos sencillos y expeditos;

Ley de Archivos del Estado de Oaxaca 2

Capítulo IDisposiciones GeneralesCapítulo IIDel Patrimonio DocumentalCapítulo IIIDe los ArchivosCapítulo IVDel Sistema Estatal de ArchivosCapitulo VDe las Infracciones y SancionesTransitorios

Reglamento Interior del Órgano de TransparenciaReglamento del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca para cumplir con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Oaxaca y la Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Oaxaca●Reglamento Interior del Órgano Garante de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Oaxaca●Reglamento que establece la Integración, Organización y Funcionamien to de la Unidad de Enlace y Comité Interno de Información de la Secretaría de la Contraloría

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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla16 de agosto de 200431 de diciembre de 2011

Artícu lo 8. La presente Ley tiene como objetivos:I. Garantizar el derecho de las personas de tener acceso en términos de esta Ley a la información pública en poder de los sujetos obligados;

Ley de Archivos del Estado dePuebla

Capítulo IDe las Disposiciones GeneralesCapítulo IIDe la Administración de archivosSección IDe la Organización de los ArchivosSección IIDe la Protección del DocumentoSección IIIDe los Archivos ElectrónicosCapítulo IIIDel Sistema Estatal de ArchivosCapítulo IV Del Archivo General del EstadoCapítulo VDel Registro Documental del EstadoCapítulo VIDe los Acervos PrivadosCapítulo VIIDe las Infracciones y SancionesTransitorios

Artícu lo 10. Para cumplir con la Ley, los sujetos obligados deberán: IV. Documentar todo acto que derive del ejercicio de sus atribuciones y que por Ley deba quedarasentado en algún registro;

Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Poder Judicial del Estado de Puebla


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Ley de acceso a la Información Gubernamental del Estado de Querétaro27 de septiembre de 200218 de mayo de 2012

Artícu lo 1. La presente Ley es de orden público y de observancia general y obligatoria para los servidores públicos de la entidad. Tiene por objeto garantizar el acceso de toda persona a la información pública en posesión de los sujetos obligados al cumplimien to de la presente Ley.Artícu lo 4. Todos los servidores públicos de los sujetos obligados están sometidos por el principio de publicidad de sus actos y obligados a respetar el ejercicio social del derecho de acceso a la información pública.En materia política sólo podrán hacer uso de éste derecho los ciudadanos mexicanos.Ninguna autoridad está obligada a proporcionar información que no sea de su competencia, se encuentre impedida de conformidad con ésta ley para proporcionarla, pertenezca a otros órganos de gobierno, no esté en su posesión al momento de efectuarse la solicitud o no obre en algún documento.

Ley de Archivos del Estado de Querétaro

Titulo PrimeroDisposiciones GeneralesCapitulo ÚnicoNaturaleza y ObjetoTitulo SegundoSistema Estatal de ArchivosCapitulo PrimeroDel SistemaCapitulo SegundoDe la Comisión Estatal de ArchivosCapítulo TerceroDe la Dirección Estatal de ArchivosSección PrimeraDel Archivo General del EstadoSección SegundaDel Archivo Histórico del EstadoSección TerceraDe la unidad de concentración de ÓrganosAutónomos y entidades DescentralizadasCapítulo CuartoDe los Comités TécnicosCapitulo QuintoDe las Unidades de ConcentraciónCapitulo SextoDe los Archivos de TrámiteTítulo TerceroDe la Administración de DocumentosCapitulo PrimeroDe la Administración de DocumentosCapitulo SegundoDel Manejo de los acervos Documentales

Artícu lo 3. Para los efectos de esta Ley se entenderá por:II. Datos personales: La información concerniente a una persona física, identificada o identificable, entre otra, la relativa a su origen étnico o racial, o que este referida a las características físicas, morales o emocionales, a su vida afectiva y familiar, domicilio, número telefónico, patrimonio, ideología y opiniones políticas, creencias o convicciones religiosas o filosóficas, los estados de salud físicos o mentales, las preferencias sexuales u otras análogas que afecten su intimidad;

Reglamento de la Ley Estatal De Acceso a la Información Gubernamental del Estado de Querétaro Reglamento Interior de la Comisión Estatal de Información Gubernamental del Estado de Querétaro


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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo31 de mayo de 200430 de junio de 2009

Artícu lo 1. La presente Ley es de orden público con aplicación en todo el territorio del estado de Quintana Roo. Tiene por objeto garantizar el acceso de toda persona a la información y la protección de datos personales en posesión de los sujetos obligados señalados en esta Ley.Artícu lo 6. La presente Ley tiene como objetivos:I. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información mediante procedimien tos sencillos y expeditos;

Ley del Sistema de Documentaciónpara el Estado de Quintana Roo

Capítulo IDisposiciones GeneralesCapítulo IIDel Sistema Quintanarroense de Documentación y sus ObjetivosCapítulo IIIDe los Órganos que integran el Sistema Quintanarroense de DocumentaciónCapítulo IVDel Archivo General del Estado de Quintana RooCapitulo VDel Consejo Técnico de Documentación Capítulo VIDe la Comisión Dictaminadora de ValoraciónHistórica y Depuración DocumentalCapítulo VIIDe las Unidades Documentales del SistemaQuintanarroense de DocumentaciónCapítulo VIIIDe la Administración de DocumentosCapitulo IXDe las Infracciones y SancionesTransitorios

Artícu lo 6. La presente Ley tiene como objetivos:IV. Optimizar el nivel de participación comunitaria en la toma pública de decisionesconforme a los estándares democráticos internacionales;

Reglamento Interior y Condiciones Generales de Trabajo del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo.Reglamento Interior del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública de Quintana Roo

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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Publica del Estado de San Luis Potosí20 de marzo de 20036 de junio de 2008

Artícu lo 2. Esta Ley tiene por objeto:I. Garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública;

Artícu lo 2. Esta Ley tiene por objeto:II. Proteger los datos personales que estén en posesión de los entes obligados por la presenteLey;

Reglamento Interior de la Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública de San Luis Potosí

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Ley de Acceso a la Información Pública y de Protección de Datos Personales para el Estado de Sinaloa26 de abril de 200220 de agosto de 2008

Artícu lo 1. La presente Ley es reglamentaria del artícu lo 109 bis B de la Constitución Política del Estado de Sinaloa y tiene por objeto fijar los términos en que se garantiza y ejerce el derecho de acceso a la información pública como el correlativo al acceso y protección de datos personales, los que sólo serán limitados en los casos previstos expresamente por la Constitución como por esta Ley. (Ref. Por Decreto No. 141, Publicado en el P.O. No. 100 Segunda Sección de fecha 20 de agosto de 2008).Artícu lo 6. La presente Ley tiene como objetivos:VI. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso gratuito a la información pública, así como a sus datos personales mediante procedimien tos sencillos, gratuitos y expeditos. (Adic. Por Decreto No. 141, Publicado en el P.O. No. 100 Segunda Sección de fecha 20 de Agosto de 2008).

Reglamento Interior de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública del Estado de SinaloaReglamento para el Acceso a la Información Pública del Estado de Sinaloa● Reglamento Interior de la Unidad de Transparencia y Rendición de Cuentas


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Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora25 de febrero de 200526 de diciembre de 2011

Artícu lo 5. La presente Ley tiene por objeto:II. Proveer lo necesario para facilitar a cualquier persona el acceso a la información generada, administrada o en posesión de los sujetos obligados, mediante el establecimien to de mecanismos de acceso a la información y procedimien tos de revisión sencillos y expeditos;

Ley que regula la Administración deDocumentos Administrativos eHistóricos

Disposiciones PreliminaresCapitulo ÚnicoDe las Disposiciones PreliminaresTitulo SegundoDe la Administración de DocumentosCapítulo IDe la Integración y Organización de los Archivos PúblicosCapítulo IIDe la Consulta a los Archivos PúblicosTítulo TerceroDel Sistema Estatal de Archivos PúblicosCapítulo IDe los Archivos GeneralesCapítulo IIDel Sistema Estatal de Archivos PúblicosCapítulo IIIDe las relaciones del Sistema Estatal de Archivos Públicos con los ArchivosParticularesTitulo CuartoDe las Infracciones, Sanciones y RecursosCapitulo ÚnicoDe las Infracciones, Sanciones y Recursos

Artícu lo 5. La presente Ley tiene por objeto:III. Asegurar la protección de los datos personales recibidos, generados, administrados o en posesión de los sujetos obligados;

Reglamento Interno del Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora

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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado deTabasco26 de diciembre de 2007

Artícu lo 6. La presente Ley tiene como objetivos:IV. Asegurar el principio fundamental de transparencia y acceso a la información pública.

Ley de Archivos Públicos del Estado de Tabasco

Capitulo PrimeroDisposiciones GeneralesCapítulo SegundoDe la Organización de los ArchivosSección PrimeraBases GeneralesSección SegundaDe la Gestión DocumentalSección TerceraDe los Archivos de TrámiteSección CuartaDe los Archivos en ConcentraciónSección QuintaDe los Archivos HistóricosSección SextaDe los Archivos de las Personas de Derecho PrivadoCapítulo TerceroDe los Documentos Públicos en Posesión de ParticularesCapítulo CuartoDel Sistema Estatal de ArchivosSección PrimeraDe los integrantes del Sistema Estatal de ArchivosSección SegundaDe los Objetivos de sus IntegrantesSección TerceraDe la Composición y Atribuciones de los IntegrantesCapitulo QuintoDe las Infracciones y SancionesTransitorios

Artícu lo 6. La presente Ley tiene como objetivos:IV. Asegurar el principio fundamental de transparencia y acceso a la información pública.

Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de TabascoReglamento Interior del Instituto Tabasqueño de Transparencia Acceso a la Información Pública del Estado de Tabasco


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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Tamaulipas25 de noviembre de 20044 de noviembre de 2009

1. La información que posean los entes públicos constituye un bien accesible a toda persona en los términos previstos por esta Ley.2. Este ordenamien to garantiza a toda persona la tutela de la información confidencial y la información sensible. A su vez, garantiza el derecho a la intimidad personal y familiar de los habitantes del Estado en el ámbito del ejercicio de la libertad de información pública por parte de terceros.

Reglamento Interior del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información de Tamaulipas

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Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado de Tlaxcala13 de agosto de 200422 de mayo de 2012

Artícu lo 1. Las disposiciones de esta Ley son de orden público y de observancia general en el territorio del estado de Tlaxcala y tienen por objeto regular el derecho de acceso a la información pública, conforme a los principios y bases establecidos en el segundo párrafo del artícu lo 6o. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; y en la fracción V del artícu lo 19 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Tlaxcala.Artícu lo 2. Son objetivos de esta Ley:I. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso gratuito a la información pública, mediante procedimien tos sencillos, gratuitos y expeditos;

Ley de Archivos delEstado de Tlaxcala

Capítulo IDisposiciones GeneralesCapítulo IIDe los Archivos Generalesde las Entidades PúblicasCapítulo IIIDe la Clasificación yfuncionamien to de los ArchivosCapítulo IVDe las SancionesTransitorios

Artícu lo 25. La información será confidencial en los casos siguientes:I. Los datos personales que para su difusión, distribución, divulgación, requieran del consentimien to de una persona física identificada o identificable y que sean relativos a:a) Origen étnico o racial;b) Características físicas;c) Características morales;d) Características emocionales;e) Vida afectiva;f) Vida familiar;g) Domicilio;h) Número telefónico;i) Patrimonio;j) Ideología;k) Afiliación política;l) Creencia o convicción religiosa;m) Estado de salud física;n) Estado de salud mental;o) Preferencia sexual;p) Otras análogas que afecten su intimidad, eq) Además de la anterior, la que se entregue con tal carácter por los particulares.

Reglamento Interior de la Comisión de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala● Reglamento Interno de la Comisión de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala● Reglamento de la Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala


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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave8 de junio de 20045 de julio de 2011

Artícu lo 21. Son objetivos de esta Ley:II. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información medianteprocedimien tos sencillos, expeditos y gratuitos;III. Hacer exigible el acceso a la información pública a través de un órgano autónomo que lo garantice, encargado de promover y difundir el ejercicio de ese derecho y resolver sobre lanegativa total o parcial a las solicitudes de acceso;

Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado Libre y Soberanode VeracruzLlave

Titulo PrimeroDe los Documentos Administrativos e HistóricosTitulo SegundoDel Sistema Estatal de ArchivosCapítulo I De sus ObjetivosCapítulo IIDe su IntegraciónCapítulo IIIDe su OrganizaciónTítulo TerceroDel Archivo General del EstadoCapítulo IDe sus ObjetivosCapítulo IIDe su OrganizaciónTitulo CuartoDe los Archivos del EstadoCapítulo IDe su Organización y Funcionamien toCapítulo IIDe las ProhibicionesTransitorios

Artícu lo 21. Son objetivos de esta Ley: IV. Garantizar la protección de los datos personales en posesión de los sujetos obligados y losderechos a la intimidad y la privacidad de los particulares;

Reglamento Interior del Instituto Veracruzano de Acceso a la Información

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Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Yucatán31 de mayo de 20046 de enero de 2012

Artícu lo 1. La presente Ley es de orden público y de interés social, los particulares tendrán acceso a la información pública, en los términos que ésta señale.Artícu lo 2. Esta Ley tiene por objeto:I. Garantizar el derecho de toda persona al acceso a la información pública que generen o se encuentre en posesión de los sujetos obligados señalados en esta Ley;

Ley del SistemaEstatal de Archivosdel Estado deYucatán

Capítulo IDisposicionesGeneralesCapítulo IIDe sus Objetivos capítulo IIIDe su IntegraciónTransitorio

Artícu lo 2. Esta Ley tiene por objeto: IV. Garantizar la protección de los datos personales en poder de los sujetos obligados;

Reglamento Interior del Instituto Estatal de Acceso a la información Pública de YucatánReglamento de la Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Yucatán, respecto del Poder Ejecutivo

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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas14 de julio de 200429 de junio de 2011

Artícu lo 6. La presente Ley tiene como objetivos:I. Desarrollar, a favor de las personas, los contenidos del derecho de acceso a la información establecidos en el artícu lo 6o. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos;II. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información pública mediante procedimien tos sencillos y expeditos;

Ley del SistemaEstatal de Archivosde Zacatecas

Capítulo IDisposicionesGeneralesCapítulo IIDe la Integración y objetivos del SistemaEstatal de ArchivosTransitorios

Reglamento Interno de Trabajo de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública de Zacatecas


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Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental11 de junio de 2002

Artícu lo 4. Son objetivos de esta Ley:I. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información mediante procedimien tos sencillos y expeditos;

Ley Federal de Archivos La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares

Reglamento del Instituto Federal Electoral. en materia de Transparencia y Acceso a la Información PúblicaReglamento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.Reglamento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.Reglamento de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y del Consejo de la Judicatura Federal para la aplicación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.


10. El Archivo Histórico de la Suprema Corte de Justicia de la Nación: un valioso acervo para la reconstrucción de la historia del periodismo mexicano

Ana María Serna RodríguezInstituto José María Luis Mora

Quiero comenzar agradeciendo la invitación de la maestra Laura Ortiz para participar en este evento. Es para mí un gran honor tener la oportunidad de dirigirme a un público como el aquí presente justo el Día del Abogado. Les

extiendo una muy cordial felicitación a todos los conocedores del derecho en esta Cuarta Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales. Agradezco mucho también el hecho de tener la oportunidad de agradecer, en voz alta y en público, a la licenciada Diana Castañeda Ponce, a la maestra Laura Ortiz y a todo su equipo que labora allá en el tercer piso del número 38 de la calle 16 de Septiembre, de este nuestro portentoso Centro Histórico. No sólo me han invitado a participar en proyectos muy interesantes y enriquecedores como el que realizamos en 2010 para celebrar el Bicentenario. También me abrieron las puertas a uno de los acervos históricos más importantes de México, al permitirme el acceso a los expedientes del Archivo Histórico de la Suprema Corte de Justicia de la Nación. Las facilidades que me han dado para realizar mi investigación, muestran una sensibilidad excepcional para comprender la importancia del trabajo que hacemos los historiadores. Estas mujeres no sólo son amables y profesionales. Quiero acentuar que su actitud no es común, representa a un México que, por fortuna, está cambiando. Hasta hace muy pocos años, la regla para los que desempeñamos el oficio de historiar era otra. Un muy querido profesor con quien tuve la gran oportunidad de formarme, el doctor Friedrich Katz, brillante estu


dioso de México y de la Revolución de 1910, solía contar su primer visita al Archivo Histórico de la Defensa Nacional, allá por los años sesenta, como si fuera una película de terror. Con el buen sentido del humor que lo caracterizó siempre, narraba cómo, después de muchos avatares para lograr que se le permitiera la entrada al Archivo Histórico de la Defensa Nacional —la tarea se le dificultó porque era un austriaco, judío, de padres comunistas— y este era un historial incómodo en plena Guerra Fría, logró tener frente a sus ojos el expediente de algún jefe militar de la revolución. Al doctor Katz le entregaron el paquete de documentos que había solicitado en un cuarto frío, donde sólo había una silla y una mesa y donde se le mantuvo bajo la vigilancia permanente de un soldado. Se le proporcionó una hoja blanca y un lápiz para tomar notas… nada más. El expediente contaba con más de mil fojas y tuvo que hacer la consulta frente al ojo avizor y la presencia ininterrumpida del mismo militar que, debidamente uniformado, lo había acompañado y que se mantuvo de pie detrás de él, en posición de firmes, revisando con precisión las notas que tomaba el historiador. Como el doctor Katz era un hombre muy perseverante, continuó durante meses su investigación en esas condiciones. A su tesón, su formidable resistencia física y, sobre todo, a su enorme capacidad intelectual le debemos todos los mexicanos dos de los mejores libros de historia revolucionaria.

Las reglas de aquel Archivo Histórico de la Defensa Nacional eran la representación de un México autoritario, donde la democracia se había anquilosado junto con el Partido único y en el cual, la información casi siempre tenía una connotación de amenaza, de peligro. El hecho de que el más Alto Tribunal de la Nación cuente hoy con expedientes digitalizados (que ya de suyo significa un esmero sustancial para procurar la conservación) y que a los historiadores, y supongo que a todo el público interesado, se les abran las puertas como de casa para su lectura, representa un salto olímpico hacia la democratización de México y, por lo tanto, a nuestra prosperidad en todos los sentidos.

Supongo que el público aquí presente se compone de personas que comprenden la importancia del resguardo documental y que están familiarizadas con el trabajo de investigación histórica. Sin embargo, quisiera ahondar en este asunto porque, en buena parte, es la cuestión que nos congrega hoy aquí. Hay quienes no comprenden por qué gente extraña como yo se encierra durante días, semanas y meses, literalmente como una rata, a escudriñar entre papeles viejos y polvorientos, llenos de hongos antiguos y manuscritos casi siempre indescifrables. Más aún, si consideramos que los profesionales de la historia, según un estudio publicado recientemente, ocupan el ter


cer lugar, después de los que ejercen la enfermería y el periodismo entre las profesiones que perciben los salarios más bajos en México, se hace muy difícil explicar esta pasión por empolvarse. A título personal puedo decir que la emoción que uno puede experimentar al adentrarse en un archivo histórico tiene hasta manifestaciones físicas: el corazón palpita con más intensidad, se reseca la boca y hasta pueden sentirse escalofríos. ¿Qué hace de la investigación tan excitante, se preguntarán con extrañeza algunos de ustedes, una experiencia tan excitante? Simplemente el hecho de que un acervo histórico acumula millones de historias sin contar, almacena la esencia de la vida y de la labor de personajes ilustres y también de personas comunes que se levantan a diario a trabajar para ganarse el pan y cuyas vidas son igualmente significativas para comprender el devenir de nuestro mundo, como las biografías de "los famosos". Una mañana de archivo, como decimos nosotros, significa un viaje en el tiempo, que ni la tecnología más avanzada ha logrado para transitar por avenidas que ya no están empedradas donde aún podemos encontrar el atuendo de pasadas modas. Todo lo que les digo no sacia una simple necesidad decorativa de anécdotas pintorescas y fotografías en color sepia: los archivos históricos contienen respuestas, explicaciones de muchos de los males que hoy nos aquejan, la posibilidad de entenderlos y ensayar posibles soluciones. Explican también el desarrollo de las características positivas de una sociedad y cómo trabajar en conjunto para no prescindir de ellas. Los archivos contienen la información necesaria para contestar un sin fin de preguntas que a diario nos hacemos los historiadores, como representantes del pleno de una sociedad que no puede funcionar a ciegas sin conocer su pasado.

Ahora bien, ¿qué valía tienen los archivos judiciales que aquí nos congregan? Estos acervos cuentan con la ventaja de concentrar una temática muy universal y no atañen simplemente a cuestiones que tengan que ver con cuestiones jurídicas. Es decir, como el derecho toca todas las esferas sociales, esto se refleja en los registros y rastros que quedan en los acervos relativos al tema de la aplicación de la justicia. En mi caso particular, el Archivo Histórico de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, junto con los archivos judiciales locales que consultaré en el futuro, han resultado una de las fuentes más valiosas para reconstruir la historia del periodismo y la prensa mexicanos.

Hace ya algunos años abordé el estudio del periodismo mexicano partiendo de una pregunta muy general: ¿acaso la revolución social que sacudió a México entre 1910 y 1940 significó alguna transformación del periodismo mexicano y de la relación de los escrito en los diarios con la sociedad? Más profundamente, me pregunto si la


Revolución significó una mayor apertura para la prensa y cómo marcó este sacudimiento social y político la hechura del periodismo en México. En otros espacios he presentado algunos de los resultados de esta investigación que he logrado hasta ahora y ciertos argumentos que hasta ahora se sostienen sólo en calidad de hipótesis. Me inclino a comprender este periodo como un entretiempo, un espacio temporal donde se abrieron válvulas para la expresión que modificaron la esfera pública mexicana, al menos durante algunas décadas. Las conclusiones a las que he llegado apuntan a que la Revolución estimuló varias transformaciones que afectaron la influencia social de los escritores de periódicos y la trascendencia de lo que escribieron. El levantamien to de 1910 expandió la educación y, por lo tanto, incrementó el número de lectores entre ciertos grupos radicalizados y concientizados políticamente (sobre todo las clases medias, los trabajadores y, en menor grado, los campesinos) que antes no habían tenido acceso a los periódicos y tampoco habían intervenido activamente como parte de la opinión pública. Además, una nueva generación de periodistas, un grupo de escritores con una visión moderna pero socialmente orientada de su tarea, que habían asimilado y propagado su convicción sobre la necesidad de construir una sociedad donde los asuntos públicos se debatieran si ataduras, quedó a cargo de los periódicos más importantes de la primera mitad del siglo XX, tras el derrocamien to del gobierno de Porfirio Díaz. Otros fenómenos que caracterizaron este periodo fueron la propiedad colectiva, en cooperativas de trabajadores, de ciertos periódicos comercialmente exitosos como La Prensa y Excélsior y los primeros intentos para reunir a los periodistas en sindicatos y asociaciones. Aunque la censura afectó a algunos periodistas críticos, la debilidad del Estado revolucionario, junto con los cambios legislativos, proveyeron a los periodistas de la suficiente independencia para actuar como un contrapeso del poder.

Ahora, para explicar con más detalle el trabajo que he venido haciendo con los documentos del Archivo Histórico de la Suprema Corte, quiero confesar aquí que uno de los más fuertes dramas sociales y políticos de nuestra historia —la persecución sistemática de los hombres de letras que fundaron diarios y debatieron en ellos asuntos públicos nodales— ha venido a ser una ventaja para mi trabajo. Peco aquí del provecho de la desgracia ajena, pero espero aportar algo en el camino. ¿A qué me refiero con esto? Hasta ahora he identificado 166 casos de periodistas que entre 1898 y 1940 apelaron al amparo para defenderse de sentencias que creyeron injustas. En su mayoría, fueron escritores que pasaron días, meses y hasta años en prisión. Algunos sufrieron este suplicio en varias ocasiones. Por ejemplo, Filomeno Mata, uno de los precursores de la Revolución y muy reconocido periodista y editor, que dirigió durante más


de dos décadas el Diario del Hogar, estuvo encarcelado 47 veces en la cárcel de Belén. Era tal su mala fortuna, que mandó grabar, en su propia imprenta, un paquete de tarjetas de presentación que decían: Filomeno Mata "Cárcel de Belén". El caso de Mata no fue el más grave, hubo quienes rebasaron su récord de estancias en las bartolinas, como decían ellos mismos, de tan nefanda prisión. He de disculparme de antemano con el público presente porque mucho de lo que hablaré hoy parte de un trabajo en curso, inconcluso que sólo me permite exponer inquietudes y lineamien tos de posibles tendencias de respuestas a las preguntas de investigación que me he planteado, y no necesariamente conclusiones contundentes y argumentos comprobables. Pretendo compartir aún muchas de mis dudas y hago la promesa de que en un futuro, ya sea en este mismo foro o por medio de alguna publicación, cumpliré el compromiso de presentar resultados más contundentes.

La persecución a los periodistas independientes durante el Porfiriato es bien conocida. Si bien ha constituido parte de los mitos generados por la Revolución, ha sido bastante bien documentada. Don Daniel Cosío Villegas destinó muchas páginas de su Historia moderna de México a explicar, con lujo de detalle, pero basado mayormente en fuentes hemerográficas, este endurecimien to del régimen de Díaz frente a la palabra escrita y expresada en los diarios. Ahora, los juicios de amparo resguardados en el Archivo de la Suprema Corte nos permiten hilar mucho más fino esta historia porque contienen los detalles de cada uno de los juicios que llevaron a estos escritores a solicitar ayuda del Alto Tribunal.

Los historiadores no sabemos prácticamente nada de lo que ocurrió después de 1910 con los periodistas y su relación con el sistema judicial. Mi proyecto justamente se ha planteado como objetivo resolver este problema. Por un momento asumí que sería lógico pensar que los casos de periodistas enjuiciados por delitos de imprenta y encarcelados habían disminuido, pero de los expedientes que he reunido hasta ahora, 91 pertenecen al periodo porfiriano y 75 se dieron entre 1910 y 1940.

No conocemos aún si los tribunales durante la Revolución y las décadas posrevolucionarias enfrentaron de un modo más laxo o más rígido los casos relativos a la libertad de expresión. Aún necesito un poco de tiempo para finiquitar la lectura de todos estos casos, pero jugando un poco con las cifras podemos ver que durante el régimen de Francisco I. Madero se dieron 18 casos de periodistas que solicitaron el amparo. En la dictadura de Victoriano Huerta aparecen sólo 15. En el gobierno de Venustiano Carranza, conocido por haber implementado tácticas más sutiles, pero no


menos violentas para reprimir a la prensa, tenemos sólo 10 juicios. En el gobierno de Álvaro Obregón, que hizo mucho alarde de respetar a la prensa, los casos aumentan a 17 y, estudiados a detalle, es posible que contradigan tan republicana hipocresía. En el gobierno de Plutarco Elías Calles disminuyen a 12, quizás porque la verdadera represión de periodistas, en su mayoría católicos, se dio con franca violencia. La Revolución parece mejorar, en cuanto a su relación con el respeto a la voz de la prensa con el gobierno de Pascual Ortiz Rubio, donde sólo encontramos un expediente y en el de Lázaro Cárdenas donde sólo solicitaron el amparo dos escritores agraviados.

Por otro lado, cabe mencionar un asunto más que atañe a esta investigación. Hasta ahora sabíamos que la Revolución de 1910 había significado reformas legislativas que habían afectado al tema de la libertad de expresión, aunque fuera levemente. Sin embargo, no teníamos claro cómo se había aplicado la ley en casos de periodistas enjuiciados. Los expedientes que existen en los archivos judiciales nos pueden ayudar mucho a despejar estas dudas. Es decir, nos pueden servir para saber qué tan democrática resultó la Revolución de 1910 en relación con el trabajo de los periodistas, lo cual se traduce directamente en la posibilidad que se da o no a una sociedad para expresar una visión crítica de los asuntos públicos.

Durante el Porfiriato, la Ley de Imprenta sufrió una reforma importante en 1883. La revisión que se hizo del artícu lo 7o. constitucional a iniciativa de Ignacio L. Vallarta, suprimió los jurados populares como las instancias encargadas de fallar en los juicios relativos a los delitos de imprenta. Los promotores de esta reforma argumentaron que los jurados populares funcionaban como un fuero, un privilegio del que gozaban los periodistas, que los colocaba en un estatus único frente a todos los ciudadanos de la nación. Por otro lado, quienes se opusieron a este cambio alertaban a la sociedad del peligro que representaba la posible venalidad de los jueces, quienes podían caer con mayor facilidad que un grupo de ciudadanos en la concupiscencia con los poderosos, redundando en la creación de tribunales que estuvieran, ya de principio, en contra de los periodistas porque formaban parte del poder. Mucho de lo que narran los expedientes de los que he venido hablando, confirman este temor.

Un ejemplo singular fue el de Wistano Velázquez, juez 1o. de Distrito, quien se convirtió en la némesis de los escritores independientes. Sus fallos enviaron a la cárcel a un buen número de periodistas. Este hombre se hizo notorio al protagonizar, en 1900, lo que se consideró "la más escandalosa nota" que se registrara en los anales de la administración de justicia. El caso de Velázquez es digno de mención porque


según la prensa del momento, fue la primera vez que la Suprema Corte de Justicia de la Nación "mandó procesar a un juez por encontrar improcedentes sus determinaciones".

Los detalles del caso que llevó a los ministros de la Suprema Corte a enjuiciar a Velázquez rebasan los límites de esta plática. Basta mencionar algunos detalles que dan cuenta de sus malos procederes y su habitual costumbre de 10 violar los procedimien tos judiciales. Wistano fue hallado culpable, entre otras cosas, de aprehender ilegalmente a un tal señor Pedro Diez de Bonilla, conociendo bien su inocencia…, de haberlo mantenido incomunicado… de no concederle la libertad bajo fianza cuando tenía derecho a ésta, de retardar intencionalmente la resolución y no permitirle rendir las pruebas para su descargo… El juez Velázquez vejó al acusado porque lo retrató y le tomó las medidas antropométricas, sin haberlo declarado bien preso. Es muy probable, que semejante falta de higiene procesal, haya caracterizado muchos otros juicios encabezados por este juez. "A este Wistano —se decía— no le importa que un hombre sufra. Para él la autoridad es función que no tiene relaciones con la humanidad." El jurado responsable de tan delicado caso halló culpable a Velázquez. Los periodistas independientes recibieron la decisión que sancionó al desaseado juez como un fallo que satisfacía las aspiraciones de la sociedad, porque —cito— "no dejaba sin esperanza un abuso de la autoridad y abría la puerta a la vindicación de nuestros preceptos constitucionales".

Velázquez no era un caso aislado. El juez Juan Pérez de León también protagonizó algunos de los juicios en que estuvieran implicados Mata y decenas de periodistas con los que se logró fama de verdugo de la prensa. A diferencia del juez Velázquez, Pérez de León parece no haberse enquistado con las altas esferas de la autoridad, pero también era muy temido. Fue uno de los más importantes perseguidores de periodistas, sobre todo en los momentos álgidos de 1910, cuando las diferencias entre el poder porfiriano y la prensa independiente subieron de tono y muchos opositores fueron encarcelados por el delito de rebelión al juzgárseles por sus escritos.

La figura de Velázquez fue simbólica y periodistas como Mata y los Flores Magón utilizaron las manchas de su expediente profesional para fortalecer los argumentos de sus propios juicios. Mata, por ejemplo, acusó a Velázquez de cambiar las causas de la denuncia en su contra. La negra repu tación que éste se había ganado, ayudó al periodista independiente a englobar su caso en una realidad más cruda: la persecución sistemática de periodistas utilizando como herramienta el control de los


tribunales comunes. Como ya se ha dicho, antes de la reforma de 1883 a la Ley de Imprenta, los periodistas eran juzgados por jurados populares que no tenían víncu lo ninguno con el Poder Judicial y supuestamente fallaban con mayor libertad los casos en que se veían involucrados los escritores de la prensa independiente. Velázquez vino a ejemplificar aquello que se temía ocurriera con esta reforma: jueces corruptos que juzgaban de contentillo y alineados con poderes más altos los casos de los periodistas.

En este caso, sin embargo, se vislumbra cierta distancia entre las decisiones de los ministros de la Suprema Corte de Justicia y aquellas de los jueces de tribunales comunes. La existencia del juicio de amparo, y su utilización como fuente primaria para reconstruir la historia judicial y social, es esencial para conocer estas discrepancias.

Los periodistas independientes interpretaron el hecho de que Velázquez hubiera sido juzgado como la gota que colmó la paciencia de los ministros del Alto Tribunal por las recurrentes quejas recibían del inapropiado comportamien to jurídico de este juez. En esta ocasión, la Suprema Corte de Justicia se colocó por encima de los jueces y se convirtió en un interlocutor receptivo de las quejas de los periodistas. Esto no significó que siempre sus fallos favorecieran a los escritores que alegaban estar desvalidos; sin embargo, fungió como una balanza para equilibrar ciertos excesos que habían generado gran escándalo. Cabe aquí preguntarse qué tan independiente era la Suprema Corte de Justicia en aquellos tiempos? Después del gobierno de Manuel González y durante la segunda parte del porfiriato, la Corte se debilitó ante el fortalecimien to del gobierno de Díaz. En algunos momentos, las tensiones ministeriales (particularmente entre el ministro de Hacienda José Yves Limantour y el de Justicia, Joaquín Baranda) dieron cierto margen de maniobra al Poder Judicial en asuntos que no fueran de un tinte político. Existen apreciaciones contradictorias entre quienes han estudiado la actuación de la Suprema Corte de Justicia durante el porfiriato. Algunos autores consideran que dicho Tribunal se compuso de "hombres honestos y de gran capacidad"; otros asumen que era una especie de dependencia de la Secretaría de Justicia. Aunque tuvo una actitud hasta cierto punto benevolente en torno al tema de la clausura e incautación de las imprentas, en general no logró evitar que decenas de escritores independientes pasaran largas temporadas en la cárcel durante el porfiriato.

Con la llegada la revolución el juez Wistano Velázquez fue destituido de su cargo.


"Ya era tiempo —se lee en un artícu lo del Diario del Hogar— que se privara

de la canongía a ese individuo, pues sobre ser inepto, es de los que tenían

acreditada su conducta como mercader en el Templo de Themis, en tiempo

de la pasada corrupción judiciaria."

La Ley de Imprenta sufrió un par de modificaciones en 1917 que no fueron sustanciales y tampoco cambiaron el texto fundamental de dicha legislación. Después de largos debates en el Congreso Constituyente de Querétaro, entre quienes defendieron el status quo porfiriano y quien planteaba un regreso de los jurados populares, se agregaron unas líneas en las que se prohibía la clausura e incautación de las imprentas y el encarcelamien to de aquellos que no fueran directamente firmantes de los escritos acusados de violar el artícu lo 7o. Cuando revisé los debates del Congreso Constituyente, no lograba comprender por qué se le dio tanta importancia a este asunto de las imprentas y por qué ciertos revolucionarios insistieron sin descanso en modificar este segmento del artícu lo 7o. Hasta que tuve en mis manos el primer juicio de amparo del Archivo de la Suprema Corte, logré entender la trascendencia de esta discusión.

Durante el porfiriato, la incautación de imprentas y la clausura de los talleres fue una expresión material, inequívoca, que sirvió para detener la libre expresión de las ideas. Esta dimensión fetichista de las sentencias contra los periodistas concebía que todo el material y la maquinaria que se empleaba para imprimir los periódicos (los linotipos, la tinta, los moldes, las letras, el papel, los escritorios, las máquinas de escribir) eran objetos del delito. Esta materia ocupó mucho a los ministros de la Suprema Corte de entonces porque fue una práctica común, según lo demuestran algunas referencias a otros casos. Desde el punto de vista de las autoridades porfirianas, una imprenta, el objeto con que se plasmaban los escritos, adquiría en manos de la oposición una dimensión amenazadora, un carácter intimidante. Como algunas corrientes religiosas medievales que juzgaban a todos los objetos materiales como espacios contaminados por el pecado, los jueces de las últimas etapas del porfiriato trataban a las imprentas donde cobraba vida la prensa independiente, como centros originarios del mal.

"Se ha incurrido en el absurdo se decía en un artícu lo del periódico El

Tiempo—, de declarar cuerpos del delito, equiparándolos a un cuchillo, las

14 prensas y los tipos de una imprenta, ¡como si existiera similitud entre

unos y otros objetos…".


Por ejemplo, la declaración del licenciado Antonio Z. Balandrano, secretario del Juzgado 1o. del Distrito Federal, en la que informa de los procedimien tos que llevó a cabo para la reapertura y entrega de los talleres de la empresa tipográfica de Filomeno Mata, evoca cierto tono inquisitorial:

El 29 de julio de 1910 —escribe—… dio posesión de la imprenta después de

ciento ochenta y nueve días de clausura… hizo entrega del taller, útiles de

trabajo, y especialmente y en calidad de depósito, de una prensa Purles y

tres pares de cajas conteniendo la letra en la que se hizo la plantilla del

artícu lo: "Escritores independientes, Alerta."

Los artícu los 6o. y 7o. constitucionales vigentes en aquel momento no especificaban que los talleres o las imprentas debían ser decomisados en caso de que se violaran los límites "del respeto a la vida privada, a la moral y a la paz pública". Pero sí se especificaba en los artícu los 106 y 107 del Código Penal que:

… los instrumentos del delito y cualquiera otra cosa con que se cometa ó

intente cometer, así como las que sean efecto u objeto de él, si fueren de

uso prohibido, se decomisarán en todo caso, aún cuando se absuelva al

acusado…

Por ende, todos los agraviados por este castigo complementario lucharon jurídicamente con todas las herramientas a su alcance, incluidas la sorna y la ironía:

Respecto al decomiso de la imprenta —escribió Mata a los ministros de la

Suprema Corte, con quienes sostuvo un intercambio epistolar casi cotidia

no—, la actitud de la autoridad responsable y la del juez del amparo son

indebidas porque se trata de una completa negociación tipográfica, en la

que no sólo se trabajaba el Diario del Hogar, sino que se trabajaban otras

publicaciones particulares, y no es creíble que en la comisión de ese su

puesto delito hayan intervenido como instrumentos, todas las prensas, to

das las cajas, todos los muebles y, en fin, todos los útiles que constituyen

esa negociación tipográfica. A lo sumo habrá intervenido una prensa, y un

limitado número de letras…

En el alegato que escribió Jesús Flores Magón para solicitar el amparo del periodista Paulino Martínez, puso énfasis en el mismo procedimien to:


El juez 1o. de Distrito ha decomisado toda la imprenta. El remitido que se

supone ultrajante revela que se utilizó una sola clase de letra. En el ejem

plar que presenté para el incidente de suspensión, podrán ver los Señores

Magistrados, que otros artícu los del periódico están formados con distin

tas clases de letras. Sin embargo, se decomisó toda la letra, no sólo la que

se supone utilizada en el remitido del Señor Murillo. Y también se decomi

saron todas las formas, galeras, peinazos, cepillos, etc., como si todos esos

artícu los útiles hubiesen entrado en la formación de aquel remitido.

La clausura de las imprentas tuvo, en la mayoría de los casos, daños colaterales. Los arrestos se hacían con lujo de violencia. Si los responsables de las publicaciones no se encontraban en los talleres, las autoridades arrestaban prácticamente a quien estuviera presente. La clausura de imprentas provocó daños sociales adicionales como el desempleo de los pobres cajistas que se quedaban sin trabajo.

En una de las múltiples ocasiones en que fue encarcelado, para argumentar el rescate de la imprenta con base en la legislación existente, en una ocasión, la defensa de Filomeno Mata declaró que, en cinco casos anteriores, la Suprema Corte ya había establecido que los útiles de imprenta no eran decomisables y, por lo tanto, se había formado jurisprudencia con arreglo a la ley. Los casos a los que se refería eran uno del mismo Filomeno Mata fallado en 28 de noviembre de 1907, y los otros cuatro de los señores: Remigio Mateos, Luis Cabrera, Jesús Flores Magón y Paulino Martínez.

Otros de sus colegas ahondaban en el tema. El Tiempo celebró que la Suprema Corte de Justicia estaba enmendando el absurdo de la clausura de las imprentas al revisar las sentencias para devolver a sus dueños algunas imprentas confiscadas. Indudablemente —decía— la Corte habría tenido presente que el artícu lo 22 de la Constitución prohíbe terminantemente "la confiscación de bienes".

El licenciado Villamar, comentarista de una edición del Código Penal, destacó la importancia de los impresos como instrumentos civilizatorios para extirpar a las imprentas la connotación negativa con que se les había marcado y escribió:

Tratándose de los delitos cometidos por medio de la prensa se han equipa

rado las imprentas á los instrumentos que sirven para la perpetración de

los demás delitos comunes, y en consecuencia se han decomisado, aún

cuando no perteneciesen á los delincuentes, porque se ha considerado á los


impresores como cómplices ó como coautores; pero en este punto la juris

prudencia se ha extraviado indudablemente, pues no puede haber paridad

entre un instrumento cualquiera de delito y una imprenta que tan impor

tantes servicios está llamada a prestar en la difusión de los conocimien tos

humanos. Sería, por lo mismo, de desearse que la jurisprudencia variáse de

rumbo, declarando exentos de confiscación los talleres de imprenta…

El Diario del Hogar publicó los argumentos que la Suprema Corte había presentado en otros casos para ordenar la devolución de las imprentas. En primer lugar decía que la publicidad no es una razón constitutiva del delito de difamación, sino una circunstancia agravante. Si la publicidad no constituía el delito y lo que debía decomisarse según el artícu lo 196 del mismo Código "era el instrumento del delito", a la imprenta no le era aplicable esta designación legal, toda vez que ella "no servía para cometer el delito sino para constituir la agravante".

La imprenta se considera un objeto de uso lícito —continuaba el artícu lo— "por más que el juez Velázquez, pretendiera tachar de ilicitud la nobleza de la imprenta." En tercer lugar, se citó literalmente el dicho de la Corte: "mayores perjuicios se causan al individuo con el decomiso de las imprentas, que los que pudieran originarse a la sociedad con el funcionamien to de esas máquinas de progreso".

La clausura de las imprentas —según los periodistas independientes— iba en contra del progreso y cegaba cegó la difusión "de la doctrinaria liberal y progresista…". Para ellos constituía un insulto a la sociedad y a la Ley.

Por otro lado, en las reformas al artícu lo 20 constitucional que se hicieron en 1917 se logró reinstaurar los jurados populares sólo para encargarse de los juicios en los que se vieran involucrados funcionarios públicos. El texto del artícu lo dice: "En todo caso serán juzgados por un jurado los delitos cometidos por medio de la prensa contra el orden público o la seguridad exterior o interior de la Nación."

Vale aquí resaltar que, curiosamente, no fueron el artícu lo 6o. y 7o. las armas que más se utilizaron para controlar a la prensa y silenciarla. Fue la legislación penal, específicamente los artícu los 641 al 659 relativos a los delitos contra el honor, la herramienta con la que se logró un firme control de cualquier párrafo que, a criterio de los jueces porfirianos y muy posiblemente también de aquellos que ocuparon cargos en los tribunales después de la lucha armada, pareciera un dislate de la prensa. El


honor, la injuria, la calumnia, la difamación y el ultraje son, en realidad, los protagonistas de los 166 casos que ya he mencionado. La mayoría de los diaristas que pisaron la cárcel, llegaron acusados de alguno de estos delitos; es decir, se les acusó de manchar la repu tación de terceras personas, por escrito, y a ocho columnas.

Los expedientes del Archivo Histórico de la Suprema Corte profundizan, a detalle, en todas estas historias: qué se escribió, de quién se escribió y cómo se escribió. Sobre todo, muestran los criterios con los cuales, jueces, abogados y ministros trataban de definir aquello que constituía cualquier modalidad de estos insultos públicos. Si bien las leyes son bastante claras para definir cada uno de estos delitos, lo que priva en la mayoría de las resoluciones de estos casos es la interpretación subjetiva de la ley.

Al analizar estos juicios con ojo de historiador, llama mucho la atención la gran importancia social, cultural y económica que se le daba en aquel entonces al "honor". En el caso específico de los periodistas mexicanos este "capital moral", como le llama Pierre Bordieu, era central. Como ha explicado el historiador Pablo Picatto, los escritores de los diarios en el siglo XIX se concebían a sí mismos como "hombres de palabra". A partir de ese valor cultural se construía la legitimidad de sus escritos. La mayoría de los casos que hemos revisado muestran que los periodistas, quienes vivían y trabajaban inmersos en este marco cultural, procuran siempre defender la sustancialidad del contenido de sus escritos y el carácter público de los mismos. Es decir, se defienden de las acusaciones de haber atentado contra el honor de los otros, probando que se basan en hechos reales, en información fidedigna. Sostienen que su trabajo no atenta contra la vida privada de aquellos terceros que se dicen agraviados, sobre todo porque su trabajo se hace con sustento en la verdad y, antes que nada, sin una intención dolosa. En general, destacan el carácter de servicio público que tiene su trabajo: la ventilación en un diario de cualquier asunto importante para la sociedad es necesaria, sana y por ello la función de los periodistas es central a la sociedad.

En un juicio de amparo de 1913 donde se pedía la libertad de Paulino Mar

tínez, encarcelado por supuestos ultrajes al Ejército, su abogado Jesús Flo

res Magón, argumentó que la actuación del señor Martínez podía calificar

se como un acto de probidad periodística: … el hecho impu tado al señor

Martínez no es delictuoso —decía Flores Magón—, por no intervenir la cir

cunstancia constitutiva del dolo… Respeta la vida privada, la moral y la paz

pública. Más aún, el Ejército, como institución pública, carece de vida pri


vada. Ésta la tienen solamente cada uno de sus miembros, y ninguno de

ellos se ha querellado en contra del Señor Martínez.

Es muy importante destacar, sin embargo, que la persecución tan amarga que sufrieran los periodistas mexicanos a fines del siglo XIX, generó también una problemática que afectarían seriamente la historia del periodismo en el futuro: el llamado "libertinaje de la prensa". En la historia periodística mexicana muchos escritores han incurrido en excesos de la pluma y la palabra parapetados detrás de su calidad de víctimas u opositores de cualquier régimen.

Por ejemplo, en 1910 un artícu lo titulado "Instintos salvajes" le costó una larga estancia en la cárcel a un grupo de periodistas. Este es un artícu lo crítico, aunque no necesariamente difamatorio. Sin embargo, está cargado de adjetivos que, sin duda, pueden ser interpretados como enunciados ofensivos. Para abrir boca, el escrito decía:

En los Distritos, Cantones o Partidos de los Estados de la República, me

dran á su sabor y á la sombra de gobiernos complacientes, ciertos parásitos

que se llaman Jefes Políticos. Esas autoridades son escogidas entre los

hombres más rudos, y que una vez vistos en un puesto en que pueden man

dar, ponen en juego todo un cargamento de pasiones (…).

Debe suponerse que hablamos en general, pues ha de haber algunos Jefes Políticos honorables, aunque escasos.

Como el de Cuicatlán, el de Huajuapam de León, Oaxaca, es arbitrario y déspota. No hace mucho tiempo que al voluntarioso tiranuelo se le ocurrió que el camino que une a Huajuapam con Tezoatlán, se desviara…

El artícu lo continuaba exponiendo los hechos: el jefe político ordenó que el camino pasara por un terreno del señor Pioquinto Leyva afectando buena parte de su propiedad. Ante la queja del ciudadano, Córdova le contestó "groseramente" —según el periodista— y Leyva decidió "hacer valer sus derechos ante la autoridad judicial".

El Jefe Político llamó —continuaba el artícu lo— en su auxilio todo su cora

je, y hecho una fiera, golpeó cruelmente al Sr. Leyva con un fuerte bastón,

hasta derribarlo y cubrirlo de sangre.


La propensión a la violencia de un individuo en particular era síntoma de una descomposición mayor —añadía—, de "nuestro triste estado social" donde "ningún ciudadano puede hacer observaciones pacíficas á los mandatos de las autoridades".

El hecho que calificó como "verdaderamente escandaloso", "hace presumir —concluía Flores—, que en esa autoridad rugen instintos salvajes, que encajan muy mal en nuestro halaraquiento y vano progreso." A diferencia de otros escritos que se tachaban de difamatorios, en éste sí se utilizaban algunas palabras como: "parásito", "medrar", "hombre rudo", "voluntarioso tiranuelo con instintos salvajes" que, para ciertas sensibilidades calificaban como auténticos vituperios, fueran merecidos o no.

Evidentemente, los responsables del escrito condenaron la demanda de Luis Córdova y la sentencia del juez como una violación a la libertad de expresión. Pero desde el título, la nota traspasó intencionadamente el límite entre el insulto personal a un individuo y el llamado de atención ante la opinión pública para denunciar los actos de un funcionario. Esta tensión entre la legislación, la crítica sana y el libertinaje periodístico fue, en buena medida, la esencia de la historia del periodismo mexicano en aquellos tiempos.

Más allá del tema de los daños al honor, que conforma la columna vertebral de casi todos estos casos, los expedientes del archivo de la Suprema Corte nos hablan de otros aspectos del periodismo. Afortunadamente no sólo documentan los mecanismos de censura y represión a la libertad de expresión en México.

Estos documentos construyen buena parte de la historia social de un gremio que aunque, desde hace unos años se ha venido estudiando con mucho interés por un extendido grupo de historiadores, se conoce poco. Proporcionan información básica de las personas que han ejercido el oficio de informar, la cual resulta de enorme valía para los historiadores porque los periodistas caben dentro de la paradoja de ser personas públicas (en ese entonces, hombres en su mayoría), pero poco conocidas. Salvo ciertas personalidades que encabezaron la dirección de publicaciones importantes, las huestes del periodismo han estado constituidas por escritores anónimos que no firmaban sus escritos o los firmaban con pseudónimos. El problema para identificar su identidad produce, de inicio, un gran vacío para detectar su trayectoria. Asimismo, aunque su trabajo es intelectual y no manual, los periodistas pertenecen a una categoría social similar a la de los trabajadores de otras industrias. A finales del siglo XIX y durante la primera mitad del XX fueron un gremio vapuleado por los malos salarios,


que pertenecieron a la clase media y baja cuya vida es muy difícil documentar porque, como ocurre con todo intento de historiar a los sectores populares de la sociedad, dejan pocos rastros documentales. Los expedientes de los juicios de amparo aportan datos vitales para darle cuerpo y rostro a estas voces que sólo aparecían como notas publicadas en los periódicos. Nos proporcionan nombres y apellidos, nombres y características de las publicaciones en las que trabajaban. De alguna u otra forma, aparece también la tendencia de sus escritos y de las publicaciones y sus preocupaciones sobre el desarrollo de la nación, pero también sobre su oficio.

Muchos expedientes contienen relatos de sus problemas. Algunos describen a detalle, por ejemplo, su paso por la prisión y los daños físicos, económicos y morales que sufrieron aquellos que, según su punto de vista, fueron mal juzgados.

En esencia, los documentos que he rescatado son un diálogo entre periodistas y juristas. Es notable el grado de conocimien to de la ley que dominan los redactores de periódicos y cómo debaten con jueces, magistrados y ministros por la correcta aplicación de la misma. Son, por lo tanto, una historia del Poder Judicial con la que se reconstruye la presencia o inexistencia de equilibrio entre los poderes, de los diversos actores dentro del Poder Judicial y de su relación con actores externos. Sirven también, y con esto termino esta plática, para reconstruir la historia de un grupo de personajes hasta hoy poco estudiados por los historiadores: los abogados defensores.

Muchas gracias.

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