Anaacutelisis Sus documentos tienen mucho que contarle iquestQuiere escucharlesCinco formas de las que los datos de sus documentos y de su parque de impresoras hacen aflorar informacioacuten empresarial oculta

Anaacutelisis Sus documentos tienen mucho que contarle iquestQuiere escucharles 2

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Coacutemo las impresoras de oficina pueden ayudarle a mejorar el funcionamiento de su empresaLas empresas que utilizan Servicios de Impresioacuten Gestionados (MPS) o estaacuten contemplando su uso tienen normalmente dos objetivos principales

1 Ahorrar dinero Al externalizar los servicios de impresioacuten a un proveedor pueden liberar recursos internos hacer que sus patrones de gasto sean maacutes predecibles y trasladar el gasto de capital al gasto operativo

2 Liberar al departamento de TI de la carga que supone la gestioacuten de las impresoras Este departamento ya tiene bastantes cosas en las que pensar

Sin embargo MPS no solo resuelve problemas Tambieacuten puede hacer aflorar nueva informacioacuten que puede utilizarse para realizar cambios positivos de gran calado Todo comienza con el anaacutelisis conocer coacutemo circulan los documentos por su empresa los procesos que los transportan y coacutemo los utilizan los trabajadores

Cada vez son maacutes las empresas que utilizan un anaacutelisis sofisticado para conocer mejor a sus clientes productos actividades y finanzas con el fin de planificar el futuro y adoptar mejores decisiones

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Coacutemo las impresoras de oficina pueden ayudarle a mejorar el funcionamiento de su empresaLas empresas que utilizan Servicios de Impresioacuten Gestionados (MPS) o estaacuten contemplando su uso tienen normalmente dos objetivos principales

1 Ahorrar dinero Al externalizar los servicios de impresioacuten a un proveedor pueden liberar recursos internos hacer que sus patrones de gasto sean maacutes predecibles y trasladar el gasto de capital al gasto operativo

2 Liberar al departamento de TI de la carga que supone la gestioacuten de las impresoras Este departamento ya tiene bastantes cosas en las que pensar

Sin embargo MPS no solo resuelve problemas Tambieacuten puede hacer aflorar nueva informacioacuten que puede utilizarse para realizar cambios positivos de gran calado Todo comienza con el anaacutelisis conocer coacutemo circulan los documentos por su empresa los procesos que los transportan y coacutemo los utilizan los trabajadores

Cada vez son maacutes las empresas que utilizan un anaacutelisis sofisticado para conocer mejor a sus clientes productos actividades y finanzas con el fin de planificar el futuro y adoptar mejores decisiones

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Hay que reconocer que los documentos y la impresioacuten no son tan seductores como la facturacioacuten de caja y los clientes Son herramientas de uso cotidiano en el centro de trabajo cuya disponibilidad damos por descontada Sin embargo tambieacuten son la savia que nutre a cualquier empresa

En toda gran iniciativa de mejora empresarial los documentos desempentildean un papel esencial con independencia de si el objetivo es la seguridad la movilidad la colaboracioacuten la sostenibilidad o la transformacioacuten digital

Ademaacutes los documentos son una fuente inagotable de conocimiento a la espera de ser explotada Los anaacutelisis sofisticados de MPS recopilan datos cruciales acerca del funcionamiento actual de su empresa coacutemo utilizan los usuarios los documentos que necesitan para realizar su labor y coacutemo estaacuten estructurados los procesos

Estos datos pueden poner de relieve los cambios que debe acometer en queacute debe centrar sus esfuerzos y coacutemo puede adoptar mejores decisiones

Anaacutelisis no es lo mismo que informes Los informes solo indican lo que estaacute pasando mientras que el anaacutelisis busca tendencias y las causas que subyacen a los eventos Por ejemplo algunas empresas utilizan informes de umbrales que les avisan cuando una meacutetrica supera un liacutemite determinado Esto es positivo en siacute mismo pero iquestcuaacutentas veces se aproxima al umbral sin llegar a superarlo iquestSe trata de una excepcioacuten que no se repite o de un aviso de lo que estaacute por llegar

Acerca de esta guiacutea

En esta guiacutea se explica la informacioacuten que puede obtener a traveacutes del anaacutelisis de los documentos sus usuarios y sus procesos Le muestra coacutemo puede utilizar dicha informacioacuten para ser maacutes eficiente y desperdiciar menos recursos pero tambieacuten coacutemo estar mejor informado para adoptar mejores decisiones de gestioacuten y embarcarse en iniciativas de mejora inteligentes

A lo largo de las siguientes secciones abordaremos los cinco niveles de la cadena de valor del anaacutelisis para conocer la informacioacuten que se encuentra disponible en cada uno de ellos y coacutemo puede utilizarlos para mejorar su forma de trabajar

Coacutemo las impresoras de oficina pueden ayudarle a mejorar el funcionamiento de su empresa

Su empresa

Dispositivo Documento Proceso ServicioUsuario

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Cadena de valor del anaacutelisis de la administracioacuten de documentos

El anaacutelisis de la administracioacuten de documentos se centra en cinco niveles dentro de su organizacioacuten dispositivo usuario documento proceso y servicio Cada uno de ellos ofrece un tipo de anaacutelisis diferente y parte del nivel anterior para aportar informacioacuten cada vez maacutes sofisticada

Al utilizar la secuencia de anaacutelisis de forma flexible dispondraacute del alcance necesario para explorar diferentes aacutereas de la empresa de maneras distintas

El resto de este documento digital explica coacutemo puede serle uacutetil el anaacutelisis ademaacutes de estudiar uno a uno los cinco eslabones de la cadena

Cinco tipos de anaacutelisis

Inicio

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El anaacutelisis puede serle uacutetil si

bull Desea atajar el coste creciente de la impresioacuten (O bien reducir los costes en general)

bull Desea supervisar y medir queacute imprime el personal de su empresa doacutende lo imprime y por queacute

bull Dispone de numerosos procesos en los que se consume mucho papel y que considera que podriacutean ser mucho maacutes efectivos y asequibles

bull No sabe a ciencia cierta coacutemo se utilizan los documentos impresos en su empresa y sospecha que su infraestructura de impresioacuten no responde a las necesidades de su empresa

bull Le preocupa la seguridad de la informacioacuten impresa mdashen especial si opera en un sector estrictamente regulado en el que se utilizan muchos documentos como finanzas o atencioacuten sanitaria

bull Desea argumentar la necesidad de cambiar basaacutendose en pruebas concretas y no en aneacutecdotas o corazonadas

iquestDe queacute forma puede serle uacutetil el anaacutelisis

Volumen de impresioacuten

Coste por paacutegina

Tiempo de actividad de los dispositivos

1 Anaacutelisis de dispositivos

Anaacutelisis Sus documentos tienen mucho que contarle iquestQuiere escucharles 7

Volumen de impresioacuten estimado

El volumen de impresioacuten real puede ser hasta un 70 superior al que las empresas creen

1 Anaacutelisis de los dispositivos

iquestQueacute puede aportarle el anaacutelisis de los dispositivos

Los datos de los dispositivos se refieren principalmente a voluacutemenes de impresioacuten y costes cuaacutento estaacute imprimiendo y cuaacutento le cuesta imprimirlo

Le ayuda a conocer el coste total de propiedad de sus servicios de impresioacuten asiacute como su impacto medioambiental

Aunque el anaacutelisis de los dispositivos sea baacutesico puede generar informacioacuten muy reveladora Por ejemplo muchas empresas generan un volumen de impresioacuten muy superior al que piensa Se trata de un coste demasiado elevado para no estar al corriente de su existencia

iquestDe queacute forma puede ayudar el anaacutelisis de los dispositivos

El anaacutelisis de los dispositivos le ayuda a adoptar decisiones fundamentadas acerca de los dispositivos que realmente necesita en su empresa doacutende los necesita y si deberiacutea asignar los voluacutemenes de impresioacuten maacutes altos a multifuncionales o a un taller de impresioacuten centralizado

Tambieacuten puede optimizar su utilizacioacuten de los dispositivos para asegurarse de que ninguno de ellos estaacute infrautilizado o recibe una carga de trabajo excesiva Es posible que pueda reducir draacutesticamente el nuacutemero de dispositivos que utiliza y auacuten asiacute imprimir lo que necesita

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Volumen de impresioacuten estimado

El volumen de impresioacuten real puede ser hasta un 70 superior al que las empresas creen

1 Anaacutelisis de los dispositivos

iquestQueacute puede aportarle el anaacutelisis de los dispositivos

Los datos de los dispositivos se refieren principalmente a voluacutemenes de impresioacuten y costes cuaacutento estaacute imprimiendo y cuaacutento le cuesta imprimirlo

Le ayuda a conocer el coste total de propiedad de sus servicios de impresioacuten asiacute como su impacto medioambiental

Aunque el anaacutelisis de los dispositivos sea baacutesico puede generar informacioacuten muy reveladora Por ejemplo muchas empresas generan un volumen de impresioacuten muy superior al que piensa Se trata de un coste demasiado elevado para no estar al corriente de su existencia

iquestDe queacute forma puede ayudar el anaacutelisis de los dispositivos

El anaacutelisis de los dispositivos le ayuda a adoptar decisiones fundamentadas acerca de los dispositivos que realmente necesita en su empresa doacutende los necesita y si deberiacutea asignar los voluacutemenes de impresioacuten maacutes altos a multifuncionales o a un taller de impresioacuten centralizado

Tambieacuten puede optimizar su utilizacioacuten de los dispositivos para asegurarse de que ninguno de ellos estaacute infrautilizado o recibe una carga de trabajo excesiva Es posible que pueda reducir draacutesticamente el nuacutemero de dispositivos que utiliza y auacuten asiacute imprimir lo que necesita

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El anaacutelisis no empieza cuando entra en funciona- miento su contrato de MPS Comienza antes cuando usted y su partner de MPS establecen su situacioacuten de partida Si no conoce doacutende se encuentra hoy no podraacute planificar su futuro

Las acciones que debe adoptar para establecer su punto de referencia son

bull Determinar su parque de impresoras Su proveedor de MPS contaraacute los dispositivos que posee y registraraacute el lugar en el que se encuentran Una forma de realizar esta tarea es visitando cada aacuterea de sus instalaciones estableciendo un mapa de los dispositivos con herramientas de software y obteniendo toda la informacioacuten posible de cada dispositivo es decir su marca modelo recuento de paacuteginas y nuacutemero de serie Como alternativa (o tarea complementaria) puede realizar una autoevaluacioacuten para recabar los datos usted mismo y enviarlos a consultores expertos para su anaacutelisis

bull Establecer una referencia del coste como el coste por paacutegina o el coste total de propiedad actual

bull Evaluar el impacto medioambiental de los dispositivos y los voluacutemenes de papel impresos

Partiendo de esta base es posible utilizar un anaacutelisis predictivo para modelar escenarios hipoteacuteticos y evaluar distintas opciones de mejora Esta fase de modelado es crucial para planificar la optimizacioacuten

1 Anaacutelisis de los dispositivos

Creacioacuten de una base soacutelida

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Defina sus objetivos

Reducir el volumen de impresioacuten

global un 30

Reducir el parque de dispositivos a 500 unidades

Reducir el espacio de almacenamiento

un 20

Una vez que tenga una idea de su situacioacuten actual deberaacute definir su situacioacuten deseada Esto supone la definicioacuten de los objetivos que desea alcanzar con MPS y quizaacute tambieacuten las metas que pudieran incluirse en los contratos de nivel de servicio con su proveedor

Xerox ha desarrollado una herramienta de evaluacioacuten de madurez para ayudar a sus clientes a conocer su situacioacuten actual por lo que respecta a MPS Utiliza un formato sencillo de preguntas y respuestas para recabar y analizar las respuestas en tiempo real

La herramienta de evaluacioacuten de madurez mide el estado actual y el estado futuro deseado por la empresa y establece un marco de referencia para comparar sus resultados con el mercado

Tambieacuten puede ayudarle a crear una poliacutetica de impresioacuten para su empresa

Evaluacutea la madurez en seis dimensiones informacioacuten seguridad movilidad sostenibilidad coste y productividad Tambieacuten compara los resultados medidos con los tres pasos del Viaje al MPS de nueva generacioacuten de Xeroxreg Evaluar y optimizar Proteger e integrar y Automatizar y simplificar

Finalmente utilizamos nuestro conocimiento experto para elaborar una hoja de ruta para el futuro con una serie de recomendaciones que su partner de servicio puede poner en praacutectica en su nombre

Encontraraacute maacutes informacioacuten sobre la herramienta de evaluacioacuten de madurez en matmps-drivechangecom

1 Anaacutelisis de los dispositivos

iquestCoacutemo se manifestaraacute el eacutexito

El impresor compulsivo El teacutecnicoEl usuario avanzado

2 Anaacutelisis de los usuarios

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Ventajas del anaacutelisis de los

usuarios

Determinar el ahorro de costes

Conocer las implicaciones

para la seguridad

Explorar el potencial de automatizacioacuten

Educar con praacutecticas idoacuteneas

2 Anaacutelisis de los usuarios

El anaacutelisis de los usuarios ofrece numerosas ventajas

Puede

bull Comprobar doacutende puede lograr un ahorro de costes de impresioacuten

bull Obtener informacioacuten que posibilite nuevas formas de compartir y asignar costes como el cobro a departamentos o a usuarios individuales

bull Conocer iacutentegramente las implicaciones de la impresioacuten para la seguridad mdashpor ejemplo cuaacutendo doacutende y quieacuten puede imprimir registros confidencialesmdash y asegurarse de que se cumplen sus poliacuteticas de seguridad

bull Explorar el potencial de automatizacioacuten para optimizar coacutemo imprimen los usuarios

bull Formar a sus empleados equipos y funciones de negocio en las praacutecticas de impresioacuten idoacuteneas

bull Supervisar continuamente su impresioacuten para asegurarse de que se estaacuten materializando el ahorro las protecciones y los procesos previstos y que ha arraigado la formacioacuten impartida

iquestDe queacute forma puede ayudar el anaacutelisis de los usuarios

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Ventajas del anaacutelisis de los

usuarios

Determinar el ahorro de costes

Conocer las implicaciones

para la seguridad

Explorar el potencial de automatizacioacuten

Educar con praacutecticas idoacuteneas

2 Anaacutelisis de los usuarios

El anaacutelisis de los usuarios ofrece numerosas ventajas

Puede

bull Comprobar doacutende puede lograr un ahorro de costes de impresioacuten

bull Obtener informacioacuten que posibilite nuevas formas de compartir y asignar costes como el cobro a departamentos o a usuarios individuales

bull Conocer iacutentegramente las implicaciones de la impresioacuten para la seguridad mdashpor ejemplo cuaacutendo doacutende y quieacuten puede imprimir registros confidencialesmdash y asegurarse de que se cumplen sus poliacuteticas de seguridad

bull Explorar el potencial de automatizacioacuten para optimizar coacutemo imprimen los usuarios

bull Formar a sus empleados equipos y funciones de negocio en las praacutecticas de impresioacuten idoacuteneas

bull Supervisar continuamente su impresioacuten para asegurarse de que se estaacuten materializando el ahorro las protecciones y los procesos previstos y que ha arraigado la formacioacuten impartida

iquestDe queacute forma puede ayudar el anaacutelisis de los usuarios

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El mero hecho de conocer queacute dispositivos de impresioacuten tiene y cuaacuteles son sus niveles de uso es increiacuteblemente valioso Sin embargo los dispositivos no son maacutes que herramientas a disposicioacuten de los usuarios Lo que realmente necesita conocer es coacutemo se estaacuten utilizando estas herramientas y por queacute

Aquiacute es donde entra en juego el anaacutelisis de los usuarios que puede contribuir a conocer

bull Comportamientos iquestQueacute imprime cada persona iquestDoacutende lo imprime iquestCuaacutendo lo imprime

bull Voluacutemenes iquestCuaacutento imprimen los usuarios bien individualmente o a nivel de equiposgrupos

bull Contenido iquestQueacute documentos imprime la gente iquestQueacute tipos de contenidos se imprimen habitualmente iquestLos usuarios estaacuten imprimiendo documentos que no deberiacutean

bull Despilfarro iquestLos usuarios utilizan el papel y el toacutener de forma inteligente iquestPodriacutean consumir menos papel o adoptar mejores decisiones acerca de coacutemo y queacute imprimir iquestImprimen en color de alta resolucioacuten cuando bastariacutea con un borrador en blanco y negro

bull Tendencias iquestCoacutemo cambian todos estos factores a lo largo del tiempo iquestHay normalmente picos y valles en un determinado diacutea semana mes o antildeo

Xerox ofrece anaacutelisis de datos generados por nuestro paquete de aplicaciones de administracioacuten de la impresioacuten Estas aplicaciones supervisan informacioacuten diversa como queacute documento se ha imprimido quieacuten lo ha imprimido cuaacutendo y en queacute dispositivo entre otros datos Tambieacuten comparan los voluacutemenes y costes de la impresioacuten monocroma y en color los voluacutemenes y costes por tipo de documento o extensioacuten de archivo y los voluacutemenes y costes de la impresioacuten por usuariodepartamento

El anaacutelisis de los usuarios presenta datos recabados en paneles de control interactivos lo que hace que el anaacutelisis de los datos sea mucho maacutes raacutepido y preciso

2 Anaacutelisis de los usuarios

Hacer las cosas de forma distinta

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13Anaacutelisis Sus documentos tienen mucho que contarle iquestQuiere escucharles

Impresioacuten permitida

Casi a plena capacidad de uso

Como oficina sin papel NewField implementa el anaacutelisis de los usuarios para asegurarse de que se imprime lo miacutenimo posible y se identifica a los usuarios que estaacuten imprimiendo demasiado Esto permite conocer queacute usuarios necesitan un poco de ayuda en relacioacuten con su visioacuten de la oficina sin papel Asimismo se instala Xerox Print Awareness Toolreg en los PC de estos usuarios lo que permite conocer en todo momento cuaacutento estaacuten imprimiendo

Prueba NewField IT propugna el abandono del papel

Datos analoacutegicos Datos digitales

ENCUESTA SOBRE DOCUMENTOS

3 Anaacutelisis de los documentos

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3 Anaacutelisis de los documentos

iquestQueacute puede aportarle el anaacutelisis de los documentos

El anaacutelisis de los documentos pone de relieve el papel que desempentildean en su empresa los documentos impresos y los procesos asociados a ellos Este combina dos tipos de datos

bull Cuantitativos por ejemplo datos de impresioacuten y archivo de los usuarios

bull Cualitativos por ejemplo encuestas online entrevistas telefoacutenicas y talleres presenciales

Puede estudiar los datos a nivel de toda la empresa o profundizar en departamentos individuales o procesos de negocio para conocer coacutemo estaacute utilizando la impresioacuten en cada uno de sus flujos de trabajo

iquestDe queacute forma puede ayudar el anaacutelisis de los documentos

El anaacutelisis de los documentos le ayuda a identificar procesos manuales en los que se hace un uso intensivo del papel y que podriacutean simplificarse y automatizarse para reducir costes y ahorrar recursos y tiempo Muestra la diferencia entre el ldquopapel buenordquo mdashimpresioacuten imprescindiblemdash y el ldquopapel malordquo que debe evitarse Pone de manifiesto queacute sucede con los documentos impresos al final de su vida uacutetil cuaacutentas de sus impresiones acaban siendo archivadas conservadas o recicladas

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3 Anaacutelisis de los documentos

iquestQueacute puede aportarle el anaacutelisis de los documentos

El anaacutelisis de los documentos pone de relieve el papel que desempentildean en su empresa los documentos impresos y los procesos asociados a ellos Este combina dos tipos de datos

bull Cuantitativos por ejemplo datos de impresioacuten y archivo de los usuarios

bull Cualitativos por ejemplo encuestas online entrevistas telefoacutenicas y talleres presenciales

Puede estudiar los datos a nivel de toda la empresa o profundizar en departamentos individuales o procesos de negocio para conocer coacutemo estaacute utilizando la impresioacuten en cada uno de sus flujos de trabajo

iquestDe queacute forma puede ayudar el anaacutelisis de los documentos

El anaacutelisis de los documentos le ayuda a identificar procesos manuales en los que se hace un uso intensivo del papel y que podriacutean simplificarse y automatizarse para reducir costes y ahorrar recursos y tiempo Muestra la diferencia entre el ldquopapel buenordquo mdashimpresioacuten imprescindiblemdash y el ldquopapel malordquo que debe evitarse Pone de manifiesto queacute sucede con los documentos impresos al final de su vida uacutetil cuaacutentas de sus impresiones acaban siendo archivadas conservadas o recicladas

Motivos para imprimir

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3 Anaacutelisis de los documentos

El papel puede ser siacutentoma de ineficiencia iquestCoacutemo se cura

Cada documento que se imprime constituye potencialmente una tarea que podriacutea haberse realizado de forma diferente y maacutes barata Sin embargo a no ser que conozca sus documentos y los procesos que apoyan resulta difiacutecil identificar esos enfoques alternativos o conocer coacutemo obtener un ahorro mediante la reduccioacuten del volumen de impresioacuten global

Aquiacute es donde entra en accioacuten el anaacutelisis de los documentos y los procesos El anaacutelisis de los dispositivos y los usuarios ofrece respuesta al ldquoqueacuterdquo y al ldquoquieacutenrdquo de sus actividades de impresioacuten Ahora es el momento de conocer ldquopor queacuterdquo de identificar los motivos de la impresioacuten y la ineficiencia existente en sus procesos de negocio que origina que los usuarios impriman cosas que realmente no necesitan

Para explorar esta aacuterea necesita vincular el conocimiento relativo a queacute documentos se imprimen y quieacuten los imprime (personas equipos o departamentos) con las etapas de sus procesos de negocio

Los usuarios imprimen por cuatro motivos principalmente1 Para leer un documento

2 Para guardar un documento y poder transportarlo o almacenarlo con maacutes facilidad

3 Para anotar un documento por ejemplo cono comentarios manuscritos modificaciones firmas o notas adhesivas

4 Para compartir un documento mdashpor ejemplo por correo o en persona

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iquestCuaacutel es el destino de sus impresiones

Archivo RecicladoTrituradora

3 Anaacutelisis de los documentos

Tambieacuten le ayuda a conocer el destino final del documento impreso Por ejemplo iquestse archiva o simplemente se recicladestruye

Cada proceso con un uso intensivo de papel indica la existencia de potencial para mejorar El anaacutelisis de los documentos y los procesos le ofrece datos fehacientes de aquellos procesos de los que sospecha que son ineficientes pero no tiene prueba de ello Tambieacuten proporciona una prueba de las ventajas que comporta mejorarlos Con esta informacioacuten puede buscar formas de transformar digitalmente los procesos de negocio o de automatizar los flujos de trabajo

Si desea ahorrar dinero y recursos lo loacutegico es acostumbrar a su empresa a que deje de utilizar el papel Los flujos de trabajo de documentos digitales pueden ser maacutes asequibles sostenibles eficientes y seguros que los flujos de trabajo en papel La sustitucioacuten de los flujos de trabajo basados en la impresioacuten por flujos de trabajo digitales no tienen por queacute ser una tarea ardua Algo tan sencillo como una solucioacuten para firmas digitales puede cambiar radicalmente el comportamiento de impresioacuten y aportar una mejora inmediata

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18Anaacutelisis Sus documentos tienen mucho que contarle iquestQuiere escucharles

Paquete de formacioacuten

De las 70000 paacuteginas impresas cada mes para paquetes de formacioacuten el 80 son desechadas por los asistentes

Una empresa de servicios profesionales determinoacute que el 60 de las paacuteginas que imprimiacutea iba destinado a paquetes de formacioacuten El 80 de las maacutes de 70000 paacuteginas impresas cada mes era desechado por los asistentes a la formacioacuten mientras que el 20 restante se almacenaba Los cambios propuestos reduciraacuten a la mitad el nuacutemero de las paacuteginas impresas al imprimir solo aquellas paacuteginas necesarias para la sesioacuten de formacioacuten propiamente dicha Los materiales de referencia se facilitaraacuten electroacutenicamente

Prueba Erradicacioacuten del despilfarro

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Paquete de formacioacuten

De las 70000 paacuteginas impresas cada mes para paquetes de formacioacuten el 80 son desechadas por los asistentes

Una empresa de servicios profesionales determinoacute que el 60 de las paacuteginas que imprimiacutea iba destinado a paquetes de formacioacuten El 80 de las maacutes de 70000 paacuteginas impresas cada mes era desechado por los asistentes a la formacioacuten mientras que el 20 restante se almacenaba Los cambios propuestos reduciraacuten a la mitad el nuacutemero de las paacuteginas impresas al imprimir solo aquellas paacuteginas necesarias para la sesioacuten de formacioacuten propiamente dicha Los materiales de referencia se facilitaraacuten electroacutenicamente

Prueba Erradicacioacuten del despilfarro

4 Anaacutelisis de los procesos

error+error+

Manual Automatizado

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4 Anaacutelisis de los procesos

Por queacute debe analizar sus procesos

El anaacutelisis de los procesos desglosa los pasos de los que constan sus procesos de negocio lo que le aporta una visioacuten maacutes clara de lo que sucede cuaacutendo sucede y quieacuten hace cada cosa en cada etapa Partiendo de esta informacioacuten es posible identificar los pasos que no antildeaden valor (a usted o a sus clientes) y que por consiguiente son caros en teacuterminos de costes recursos tiempo o satisfaccioacuten del cliente

Es un meacutetodo que le aporta principalmente datos cualitativos Esta informacioacuten se obtiene hablando con los expertos o propietarios de los procesos Estas son las personas que conocen con detalle los procesos y por tanto pueden facilitar los datos granulares que necesita para identificar oportunidades de mejora

Coacutemo ayuda a su empresa el anaacutelisis de los procesos

El anaacutelisis le ayuda a detectar la ineficiencia de sus procesos y en un siguiente paso a simplificarlos y optimizarlos conforme a las prioridades de su empresa Esto origina numerosas ventajas entre ellas el aumento de la productividad un ahorro de costes y la mejora de la sostenibilidad

Partiendo de la informacioacuten obtenida puede explorar las oportunidades para alternativas digitales y para la automatizacioacuten de sus flujos de trabajo

Mejorar los procesos no siempre equivale a reducir los costes

Proceso antiguo ldquomalordquo

bull Complejobull No antildeade valorbull Largobull Manualbull Reactivobull Carobull Propenso a erroresbull Riacutegidobull Desordenado

Nuevo proceso ldquobuenordquo

bull Sencillo bull Antildeade valorbull Concisobull Automatizadobull Proactivobull Econoacutemicobull De alta calidadbull Flexiblebull Controlado

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4 Anaacutelisis de los procesos

Por queacute debe analizar sus procesos

El anaacutelisis de los procesos desglosa los pasos de los que constan sus procesos de negocio lo que le aporta una visioacuten maacutes clara de lo que sucede cuaacutendo sucede y quieacuten hace cada cosa en cada etapa Partiendo de esta informacioacuten es posible identificar los pasos que no antildeaden valor (a usted o a sus clientes) y que por consiguiente son caros en teacuterminos de costes recursos tiempo o satisfaccioacuten del cliente

Es un meacutetodo que le aporta principalmente datos cualitativos Esta informacioacuten se obtiene hablando con los expertos o propietarios de los procesos Estas son las personas que conocen con detalle los procesos y por tanto pueden facilitar los datos granulares que necesita para identificar oportunidades de mejora

Coacutemo ayuda a su empresa el anaacutelisis de los procesos

El anaacutelisis le ayuda a detectar la ineficiencia de sus procesos y en un siguiente paso a simplificarlos y optimizarlos conforme a las prioridades de su empresa Esto origina numerosas ventajas entre ellas el aumento de la productividad un ahorro de costes y la mejora de la sostenibilidad

Partiendo de la informacioacuten obtenida puede explorar las oportunidades para alternativas digitales y para la automatizacioacuten de sus flujos de trabajo

Mejorar los procesos no siempre equivale a reducir los costes

Proceso antiguo ldquomalordquo

bull Complejobull No antildeade valorbull Largobull Manualbull Reactivobull Carobull Propenso a erroresbull Riacutegidobull Desordenado

Nuevo proceso ldquobuenordquo

bull Sencillo bull Antildeade valorbull Concisobull Automatizadobull Proactivobull Econoacutemicobull De alta calidadbull Flexiblebull Controlado

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Paso nordm 9

Paso nordm 8

Paso nordm 7

Paso nordm 6

Paso nordm 5

Paso nordm 4

Paso nordm 3

Paso nordm 2

Paso nordm 1Prueba Informes fantasma y el coste del papeleoAl evaluar un documento y un flujo de trabajo para una gran cadena comercial descubrimos una ineficiencia significativa en su proceso de informes de sobrepago a clientes El informe se imprimiacutea a diario en cada establecimiento aunque no hubiera nada de lo que informar Cada versioacuten (incluso las versiones en blanco) era revisada aprobada manualmente y numerada Posteriormente los informes impresos se guardaban durante dos meses despueacutes eran archivados in situ y finalmente tras un periodo de entre seis meses y dos antildeos eran destruidos

Teniendo en cuenta la mano de obra los servicios los materiales y otros costes ademaacutes de otros ocho informes que se gestionaban de forma similar calculamos que el coste de este proceso era de 72000 doacutelares al antildeo por establecimiento

Llegamos a la conclusioacuten de que praacutecticamente ninguno de los 15 pasos de este proceso antildeadiacutea valor al negocio La mayoriacutea de ellos implicaba la impresioacuten de un informe su entrega a diferentes departamentos su firma y su archivo El flujo de trabajo podiacutea racionalizarse y pasar a constar de uno o dos pasos ademaacutes de automatizarse mediante la digitalizacioacuten del proceso de manera que los informes se manejaran electroacutenicamente en lugar de manualmente lo que tambieacuten redundariacutea en un coste inferior y en una mejora de la productividad

5 Anaacutelisis de los servicios

Auditoriacutea de dispositivos

Gasto anual Volumen de impresioacuten

Uso del color

Usuarios de dispositivos

Anaacutelisis Sus documentos tienen mucho que contarle iquestQuiere escucharles 23

Fuente de datos cuantitativos

5 Anaacutelisis de los servicios

iquestQueacute puede aportarle el anaacutelisis de los servicios

El anaacutelisis de los servicios le ofrece una ldquoimagen globalrdquo de lo que estaacute sucediendo en su parque de impresioacuten al maacutes alto nivel principalmente a traveacutes del empleo de datos de rendimiento generados automaacuteticamente por las herramientas de administracioacuten de impresioacuten de su proveedor de MPS

Puede ver cuaacutentos dispositivos tiene cuaacutento se estaacute imprimiendo cuaacutentas incidencias (por ejemplo atascos de papel) se estaacuten produciendo y sobre todo analizar las tendencias que indican estos nuacutemeros para poder detectar raacutepidamente tendencias emergentes falta de capacidad y problemas potenciales que sea necesario resolver

iquestDe queacute forma puede serle uacutetil el anaacutelisis de los servicios

El anaacutelisis de los servicios le ayuda a evaluar coacutemo lo estaacute haciendo su partner de MPS Puede utilizarlo para cuantificar la rentabilidad de su inversioacuten adaptar los objetivos y acuerdos de nivel de servicio y asegurarse de que logra una mejora continua

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Anaacutelisis Sus documentos tienen mucho que contarle iquestQuiere escucharles 24

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5 Anaacutelisis de los servicios

Mantenerse en guardia

Como se ha descrito en este documento electroacutenico el anaacutelisis puede ayudarle a lograr cambios positivos de gran calado en su empresa Pero es importante no relajarse una vez que empiezan a manifestarse las ventajas

El partner que haya elegido deberaacute estar atento al acuerdo de nivel de servicio y supervisar su progreso en relacioacuten con el punto de referencia al que aludimos en el capiacutetulo 1 Esto supone evaluar las mejoras alcanzadas en cada dimensioacuten clave mdasheficiencia coste agilizacioacuten de procesos seguridad y sostenibilidad

Una de las formas de controlar sus datos consiste en utilizar un panel de control personalizado que reuacutena todos los indicadores clave de rendimiento (KPI) de su empresa Este puede combinar meacutetricas baacutesicas del rendimiento del servicio con anaacutelisis personalizado para informar de los KPI maacutes importantes mdashtodo ello en un mismo lugar Un partner de MPS orientado hacia los datos seraacute capaz de establecer este panel de control y lograr que sea uacutetil para usted

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Fuente de datos cuantitativos

5 Anaacutelisis de los servicios

iquestQueacute puede aportarle el anaacutelisis de los servicios

El anaacutelisis de los servicios le ofrece una ldquoimagen globalrdquo de lo que estaacute sucediendo en su parque de impresioacuten al maacutes alto nivel principalmente a traveacutes del empleo de datos de rendimiento generados automaacuteticamente por las herramientas de administracioacuten de impresioacuten de su proveedor de MPS

Puede ver cuaacutentos dispositivos tiene cuaacutento se estaacute imprimiendo cuaacutentas incidencias (por ejemplo atascos de papel) se estaacuten produciendo y sobre todo analizar las tendencias que indican estos nuacutemeros para poder detectar raacutepidamente tendencias emergentes falta de capacidad y problemas potenciales que sea necesario resolver

iquestDe queacute forma puede serle uacutetil el anaacutelisis de los servicios

El anaacutelisis de los servicios le ayuda a evaluar coacutemo lo estaacute haciendo su partner de MPS Puede utilizarlo para cuantificar la rentabilidad de su inversioacuten adaptar los objetivos y acuerdos de nivel de servicio y asegurarse de que logra una mejora continua

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Anaacutelisis Sus documentos tienen mucho que contarle iquestQuiere escucharles 24

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5 Anaacutelisis de los servicios

Mantenerse en guardia

Como se ha descrito en este documento electroacutenico el anaacutelisis puede ayudarle a lograr cambios positivos de gran calado en su empresa Pero es importante no relajarse una vez que empiezan a manifestarse las ventajas

El partner que haya elegido deberaacute estar atento al acuerdo de nivel de servicio y supervisar su progreso en relacioacuten con el punto de referencia al que aludimos en el capiacutetulo 1 Esto supone evaluar las mejoras alcanzadas en cada dimensioacuten clave mdasheficiencia coste agilizacioacuten de procesos seguridad y sostenibilidad

Una de las formas de controlar sus datos consiste en utilizar un panel de control personalizado que reuacutena todos los indicadores clave de rendimiento (KPI) de su empresa Este puede combinar meacutetricas baacutesicas del rendimiento del servicio con anaacutelisis personalizado para informar de los KPI maacutes importantes mdashtodo ello en un mismo lugar Un partner de MPS orientado hacia los datos seraacute capaz de establecer este panel de control y lograr que sea uacutetil para usted

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El partner que haya elegido deberaacute estar atento al acuerdo de nivel de servicio y supervisar su progreso en relacioacuten con el punto de referencia al que aludimos en el capiacutetulo 1 Esto supone evaluar las mejoras alcanzadas en cada dimensioacuten clave mdasheficiencia coste agilizacioacuten de procesos seguridad y sostenibilidad

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Disponga de anaacutelisis prepaacuterese para el futuro

El anaacutelisis le permitiraacute conocer en profundidad y mejorar lo que sucede a diario en su empresa

Sin embargo el anaacutelisis tiene un alcance muy superior a la impresioacuten el papel y los documentos Puede ayudarle a simplificar y automatizar su flujo de trabajo a transformar sus procesos para que esteacuten verdaderamente alineados con las prioridades de su empresa Esto supone que el futuro seraacute mejor que el presente

Ademaacutes el anaacutelisis no caduca con el paso del tiempo Por supuesto que sus objetivos y prioridades pueden cambiar en los proacuteximos antildeos Sin embargo podraacute beneficiarse siempre de las pruebas fehacientes y el anaacutelisis inteligente que permiten mejorar sus decisiones

iquestQuiere prepararse para el futuro Disponga de anaacutelisis

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Lecturas adicionalesiexclGracias por leer este documento Esperamos que lo haya disfrutado Al dedicar tiempo a conocer mejor los anaacutelisis ha dado un paso positivo para aprovechar todo el valor que los datos aportan a su empresa Si desea obtener maacutes informacioacuten le recomendamos como punto de partida este blog sobre Anaacutelisis de documentos Y si quiere profundizar auacuten maacutes consulte el documento SlideShare y el viacutedeo siguientes

Veacutealo aquiacute Veacutealo aquiacute

El nuevo papel del anaacutelisis de los

documentos

copy 2016 Xerox Corporation Reservados todos los derechos Xeroxreg Xerox con la marca figurativareg y ldquoWork Can Work Betterrdquo son marcas registradas de Xerox Corporation en los Estados Unidos yo en otros paiacuteses BR19147

Acerca de Xerox

Xerox estaacute contribuyendo a cambiar coacutemo se trabaja en el mundo Mediante la puesta en praacutectica de nuestro conocimiento experto sobre obtencioacuten de imagen anaacutelisis automatizacioacuten y conocimiento centrado en el usuario disentildeamos procesos de trabajo que proporcionan mayor productividad eficiencia y personalizacioacuten

Estamos presentes en 180 paiacuteses creamos innovaciones uacutetiles y ofrecemos servicios para procesos de negocio equipos de impresioacuten software y soluciones que aportan valor real a nuestros clientes mdashy a los clientes de estos

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