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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE IA CONSTRUCCIÓN
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE IA CONSTRUCCIÓN
Análisis del Flujo de Materiales en una Empresa Constructora Para obtener el grado de
MAESTRO EN ADMINISTRACIÓN DE IA CONSTRUCCIÓN
PRESENTA:
Marco Antonio Herrera Mejía
ESTUDIOS CON RECONOCIMIENTO DE VALIDEZ OFICIAL POR LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA CONFORME AL ACUERDO No. 2004464 DE FECHA 15 DE DICIEMBRE DEL 2000
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7 í - - ^ ü *r t G A AGRADECIMIENTOS
En especial a mi hermana Silvia
A quien no tengo mas palabras para agradecerle por el apoyo y la insistencia que me brindo para que continuara los estudios de maestría, y así poder lograr un peldaño mas dentro de mi desarrollo y crecimiento profesional.
Al M. Én I. Jaime Francisco Gómez Vega
Por los conocimientos brindados y el apoyo total para la realización de este trabajo, así como también por su amistad desinteresada y preocupación para lograr la terminación de esta tesis.
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DEDICATORIAS
En especial y con mucho amor a:
Ma. del Carmen Fuentes Olvera
Quien es la persona a quien quiero y admiro, así como por quien me he enseñado a ser perseverante y lograr las metas que me he propuesto, y que sin importarle nada ha estado junto a mi en las buenas y en las malas.
A mi madre
La mujer que me dio la vida y que por su carácter, consejos y amor he llegado hasta este otro peldaño.
A mi padre
Respeto y admiración por haberme dado con tu trabajo sin importarte dormir o descansar la mejor herencia de la vida .
A mis hermanos
Silvia, Imelda, Guadalupe, Fernando, Juan Carlos, a todos ustedes con mucho cariño, ya que por con su apoyo y consejos he salido adelante. Los quiero mucho hermanos.
A mis sobrinos
Claudia Irais, Carla Ivette, Valeria, Victor Manuel, Luz Maria, Paulina con mi amor y cariño.
A mis Cuñados
Maria Ventura y Eduardo Zeferino con aprecio y cariño.
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Í N D I C E Página
Introducción 2
Capítulo I Administración de materiales
1.1 Conceptos 4 1.2 Objetivos de la administración de materiales 4 1.3 Funciones que se incluyen en la administración de materiales 5 1.4 Ventajas en su aplicación 7 1.5 Problemas que se presentan cuando no existe control de materiales 8
Capítulo II Compras-Finanzas
2.1 Definición 10 2.2 Objetivos 10 2.3 Políticas del departamento de Compras 12 2.4 Tipos de compras 12 2.5 Funciones principales del departamento de Compras 13 2 6 Departamento de Finanzas 16 2.7 Funciones principales del departamento de Finanzas 16
Capítulo III Almacén-Producción
3.1 Objetivos del departamento de Almacén 19 3.2 Funciones de este departamento 19 3.3 Funciones del Almacén 20 3 4 Administración de inventarios 21
3.4.1 Determinantes del tamaño de los inventarios 21 3.4.2 Generalidades sobre el análisis de inventarios 22
3.5 Clasificación general de los costos 22 3.5.1 Costos de mantenimiento 24 3.5.2 Costos de ordenamiento 25
3.6 Modelo óptimo económico (EOQ) 25 3.7 Métodos de valuación para los materiales empleados 27
3.7.1 PEPS 28 3.7.2 UEPS 28 3.7.3 Costo promedio móvil 29 3.7.4 Costo promedio de fin de mes (o costo promedio compensado) 29 3.7.5 Método detallista 30
3.8 Presupuestos 31 3.8.1 Ventajas que brindan los presupuestos 33 3.8.2 Limitaciones de los presupuestos 34 3.8.3 Presupuesto de materiales 35
3.9 Aplicación de los materiales de producción 36
Capítulo IV Control interno y Análisis del flujo de los materiales
4.1 Definición de control interno 37 4.1.1 Principios 37 4.1.2 Objetivos 37 4.1.3 Bases de control interno 38
4.2 Flujo de materiales 40 4.3 Flujogramas de movilización de los materiales entre los departamentos 42
Ejemplo de la Planeación, Programación para el Flujo y Suministro de Materiales 45 Conclusiones 66 Bibliografía 69
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Introducción
Durante los últimos años han tenido lugar cambios importantes en la economía nacional, algunos de ellos son los apoyos y estímulos por parte del gobierno para impulsar los pequeños negocios del país; que aunado a reformas comerciales y modernización de los sistemas administrativos en las empresas, han conducido a una nueva cultura empresarial que abre el campo de acción hacia los nuevos emprendedores con ideas frescas e iniciativa para constituir micro, pequeñas y medianas empresas de variados giros.
Pesqueros, ganaderos y agricultores son los empresarios que han obtenido mayores beneficios por los estímulos fiscales y facilidades administrativas, por tanto, el crecimiento ha sido mayor en estas áreas en comparación con otras.
Uno de los giros de menor crecimiento -pero de mucha importancia- son las pequeñas empresas dedicadas a la construcción, pues aunque su crecimiento no ha sido muy destacado, su importancia radica en el volumen de operaciones que en estas empresas se realizan y el capital que en ellas se maneja y de la mano de obra que se utiliza.
Dado el volumen de operaciones que se manejan tanto administrativas como financieras en una empresa constructora, deben realizarse cuidadosamente todas y cada una de ellas, sobre todo en las que se encuentren involucrados los fondos, o bien los activos de la empresa por lo que es necesario el diseño de un buen sistema de control interno.
Por lo anterior, mi interés en el desarrollo de este trabajo radica en el estudio de estas empresas constructoras y específicamente en el control de los materiales que son la esencia de su giro.
La administración de los materiales cuida no sólo el correcto flujo de los materiales dentro de la empresa, sino que también vigila la función de compras, desde el proceso de adquisición, hasta su correcta utilización en el área de producción.
En este trabajo se hace mucho hincapié en el análisis del flujo de los materiales de la empresa constructora puesto que éste permite, como su nombre lo indica, visualizar la trayectoria correcta o el posible desvío en el uso de los materiales.
Así mismo trataré de establecer los lineamientos que deben observarse en el manejo de los materiales dentro de una empresa dedicada a la construcción.
El objetivo fundamental es remarcar la importancia que tiene un buen sistema de administración en una empresa de este tipo; de estudiar los problemas que se tienen cuando el flujo de materiales no es eficiente, así como las ventajas y beneficios cuando es bien aplicado dicho sistema, y el modo de operación de los departamentos involucrados con la adquisición y el manejo de los materiales; además de servir de apoyo para consulta para la comunidad estudiantil sobre conocimientos acerca del tema.
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A continuación realizo una breve descripción por capítulo. En ellos pretendo hablar del aspecto más general en el ramo de los materiales para las empresas constructoras hasta el apartado más específico -objeto de mi estudio.
La función de vigilar el correcto desempeño de los departamentos involucrados en el manejo de los materiales es responsabilidad de la administración de materiales, mediante sus funciones y la supervisión de las funciones de los departamentos permite conocer la existencia en el almacén y el punto en que se debe ordenar más; los materiales que han sido ordenados y su fecha de recepción, así como el importe de los materiales y fecha de liquidación de los mismos; éste será el desarrollo en el primer capítulo.
En el segundo se estudian las funciones del departamento de Compras, los objetivos trazados, las responsabilidades del departamento, la elaboración de la orden de compra así como los efectos de una buena compra en la elección de los proveedores adecuados, actuando con inteligencia y con base en criterios sólidos y objetivos, de manera que permitan optimizar los recursos de la empresa.
En este capítulo también se explica la función del departamento de Finanzas dentro de la organización, las responsabilidades y obligaciones, la coordinación que debe existir con los departamentos de Compras, Almacén y Producción.
El responsable de salvaguardar los artículos que han sido comprados y que posteriormente serán utilizados por el departamento de Producción, es el Almacén, que en todo momento debe operar apegándose a los principios del departamento, con el fin de evitar extravíos, robos o deterioros de los materiales, retrasos en la producción, o rezagos de información.
Para poder realizar la función de producción -que se presenta en el capítulo tres-, es necesario el esfuerzo conjunto de todos los departamentos, utilizando los materiales que fueron comprados, siendo responsable de su correcta utilización en el proceso productivo.
Finalmente, el capítulo cuatro -referente al análisis del flujo de los materiales- es una breve reseña de la ruta a seguir para los materiales dentro de la empresa, señalando las obligaciones y responsabilidades de cada una de las fases que componen este ciclo, además de representaciones que muestran el recorrido en forma gráfica.
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Capítulo I
Administración de materiales
1.1 Conceptos Vivimos tiempos emocionantes para quienes tienen que ver con la administración efectiva y eficiente de las funciones de compras de materiales. Pero, ¿qué es la administración de materiales? Algunos la definen como: Un sistema que permite conocer de manera exacta el lugar en donde se encuentran los materiales y la cantidad que hay en existencia, para determinar el punto en que se necesita comprar mas .
Por otra parte, Michiel Leenders y Harold E. Fearon, en su libro "Administración de compras y materiales" nos dice: "Otra forma de contemplar la administración de materiales es la indicación de sus actividades más importantes:
• Anticipación de los requerimientos de materiales
• Origen y obtención de los materiales
• Introducción de los materiales dentro de la organización
• Seguimiento del estado de los materiales como un activo actual2.
Ahora bien, partiendo de estos conceptos podemos definir a la administración de materiales como la herramienta indispensable que nos permite controlar el flujo de materiales desde su recepción hasta su aplicación, con el fin principal de conocer las unidades en existencia del material y evitar malos manejos o aplicaciones indebidas.
1.2 Objetivos de la administración de materiales
Los objetivos pueden enumerarse de la siguiente manera:
1. Los departamentos de operación que realizan las compras en forma centralizada no deben comprometer los fondos de la empresa en la compra de materiales, sin la debida autorización para hacerlo.
2. No deben aceptarse los materiales que no han sido pedidos o que no están de acuerdo con las especificaciones.
3. Los materiales no deberán aceptarse a menos que se haya llegado a un acuerdo con el vendedor en el caso de que se hayan recibido materiales dañados o en cantidades inferiores a las requeridas.
1 Cfr. Anzola Rojas Sérvulo, Administración de pequeñas empresas, 1a Ed , Edit Me Graw Hill, pág 185. 2 Cfr Leenders Michiel, E. Fearon Harold, B England Wilbur, Administración de compras y materiales, 2a. Ed., 1a Reimpresión, Edit CECSA, pág. 4
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4. Tener la seguridad de que los materiales se han recibido y que se han cargado los precios adecuados en todos los gastos incurridos.
5. Un control físico adecuado sobre el almacenamiento de las existencias.
6. Ejercer un adecuado control de costos sobre las cantidades de materiales y suministros utilizados por el personal de operación.
7. Equilibrio adecuado entre la inversión en pesos en inventarios y los costos incurridos en la adquisición, utilización y almacenamiento de materiales así como de las pérdidas causadas por las interrupciones en la producción o las ventas perdidas debido a la falta de existencias.
A fin de mantener un control sistemático en los materiales, muchas compañías usan una rutina para coordinar las diferentes fases del ciclo de materiales y asignar las responsabilidades de control de materiales a las diferentes funciones que ello implica .
Debido a las diferencias en las estructuras de organización, las responsabilidades por el control de materiales varían de una compañía a otra. En muchas empresas, la responsabilidad por las diferentes fases de control de materiales se asigna a las siguientes funciones:
•
•
•
Compras
Recepción e inspección
Almacenes
Planeación de materiales3
13 Funciones que se incluyen en la administración de materiales
• Planeación y control del abastecimiento de materiales. Es la planeación agregada de los requerimientos en el abastecimiento de materiales para satisfacer el amplio plan de producción total. Se refiere a las cantidades aproximadas de los materiales clave que deben comprarse. Si los problemas para obtener las cantidades necesarias son aparentes, el plan de producción debe ajustarse.
• Programación de la producción. Este manejo juega un papel importante en el establecimiento del programa total de producción. Al trabajar con la información sobre los insumos, el departamento de Control de producción (o ingeniería) desarrolla los programas de tiempo y cantidades (avances).
• Recepción. Este Departamento tiene la responsabilidad del manejo físico de los embarques que ingresan, de su identificación, así como de la verificación de las cantidades, la preparación de los informes y de la ruta del material hasta el lugar de utilización o de almacenamiento.
3 Cfr Morton Backer, Jacobsen Lyle, Ramírez Padilla David Noel, Contabilidad de costos un enfoque administrativo para la toma de decisiones, 2a Ed , Edit Me Graw Hill, pág 76, 77 ^ ^ _ _ _
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• Investigación sobre materiales y compras. Es la recopilación, clasificación y análisis de los datos necesarios para encontrar materiales alternativos; predecir el abastecimiento, la demanda y el precio de los principales artículos comprados; el análisis de los costos del vendedor y sus capacidades; así como diseñar nuevos y más eficientes métodos para el procesamiento del trabajo de oficina necesario para operar el sistema de abastecimiento de materiales.
• Almacén. Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados. Se deben establecer resguardos físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño, desuso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los registros se deben mantener, lo cual facilita la localización inmediata de los artículos.
• Compras El departamento de Compras tiene la responsabilidad de comprar las clases y cantidades de materiales autorizados por las requisiciones fijadas por el programa de producción, por el almacén, ingeniería o cualquier otro departamento que requiera materiales. Cuando este Departamento tiene el derecho y el deber de asesorar, preguntar y aun desafiar a otros departamentos en materia de especificación de materiales y en su selección, se agrega un valor dinámico a la operación de la función de compras y a la empresa.
Las actividades básicas de compra se pueden agrupar en la forma siguiente:
• Comprobar las especificaciones de los materiales que figuran en las requisiciones en un esfuerzo por estandarizarlas en lo posible y comprar los materiales, los cuales deben tener el mejor valor posible para los objetivos que se intentan.
• Seleccionar las mejores fuentes de abastecimiento disponibles, negociar los términos de compra, incluyendo el envío y el desempeño de los proveedores y preparar las órdenes de compra adecuadas.
• Dar seguimiento para asegurar el envío puntual y la recepción en la cantidad y calidad adecuadas.
• Actuar con inteligencia en el mercado, buscando constantemente proveedores nuevos y más efectivos y materiales y productos nuevos con el objetivo de reducir los costos o de mejorar el producto de la empresa.
• Supervisión o conducción de todos los contactos entre los proveedores y los departamentos de la empresa sobre todos los planes que se relacionan con la compra de materiales.
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La movilización de los materiales dentro de la empresa. Incluye todas aquellas actividades involucradas en la movilización de los materiales del punto de recepción o de almacenamiento a la obra o al punto en el que se utilizarán. Esto abarca el manejo físico y la transportación de los materiales de su área de almacenamiento al punto final en el cual serán empleados; la circulación de los materiales a los departamentos que los usan; mantenimiento de los registros necesarios para efectuar los asientos contables en la administración de materiales al usuario; y provisión de información lo cual facilita la preparación de informes útiles para contabilidad.
Tráfico. Los costos y tipos de transportación han tenido la influencia sobre los costos de materiales en los años recientes. También los tipos de transportación han tenido una influencia importante sobre la política de inventarios.
Existen dos actividades básicas de inventarios:
1. El control de tráfico.- Incluye la selección del transporte, la documentación de los embarques, el estudio de los servicios y precio del transporte, seguimiento de los embarques, revisión y aprobación de los pagos por cargos de transporte y la evaluación del desempeño del transportista.
2. El análisis de tráfico.- Se encarga de establecer el costo total de transportación, incluyendo la carga y descarga, etcétera.
Control de calidad • El control de calidad sigue siendo una función difícil de ubicar en muchas
organizaciones. La responsabilidad de inspeccionar las materias primas que ingresan y las operaciones del proveedor lo colocan directamente dentro de la administración de materiales.
Control de inventarios • La función del control del inventario tiene la responsabilidad de conservar
los registros de partes y materiales utilizados en la producción.
Además del control de inventarios de producción, hay necesidad de controlar los materiales ajenos a la producción, tales como herramientas prescindibles, artículos de oficina y de mantenimiento, artículos de reparación y de operación.4
1.4 Ventajas en su aplicación Las ventajas que se pueden obtener con la aplicación de la administración de materiales son muchas, entre estas están las siguientes:
1. Se minimiza el riesgo de robo o extravío, pues el departamento de recepción se encarga de verificar los embarques de materiales que se reciben desde el momento en que llegan hasta su almacenamiento. Aquí pasa la responsabilidad al departamento de almacén que tiene la función de inventariar los materiales, almacenarlos y realizar los registros de ingreso de materiales, todo esto para evitar algún daño, robo o uso inadecuado.
4 lb Leenders Michiel, E Fearon Harold, B England Wilbur, Administración de compras y materiales, pág 54,57
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2. Evita los retrasos en el programa de avances al procurar mediante la coordinación de los departamentos de compras y almacén el abastecimiento de materiales necesario para llevar a cabo la producción en el tiempo programado.
3. La obtención de un control más eficiente en cuanto a las autorizaciones de compras y aplicación de materiales en la producción.
4. Con el flujo correcto de la información sobre las compras realizadas, se evitan trastornos administrativos entre los departamentos involucrados con la actividad de compra, recepción, almacenamiento, pago y utilización de materiales en la producción.
1.5 Problemas que se presentan cuando no existe control de materiales
Para un correcto desempeño de la función de compra de materiales, desde su cotización hasta su utilización en la producción, se necesita del control de materiales que proporciona la administración de materiales.
Uno de los problemas más comunes es la aplicación indebida de los materiales en la producción. Esto se produce cuando se envía una requisición de materiales al almacén por una cantidad mayor a la necesaria.
Esta acción es con dolo por parte del superintendente o encargado de la producción, y muchas de las veces resulta involucrado algún otro encargado, como el de almacén por ejemplo. Para resolver esto será necesario contar con la explosión de insumes para obra en que se requieren los materiales y así llevar un control de inventario entre lo solicitado en comparación con su respectiva explosión de insumos y posteriormente habrá que realizar una investigación para determinar el destino del excedente e identificar al responsable o responsables de tal acto.
Otro de los problemas que se presentan es la decisión errónea de selección del proveedor; es decir, cuando la persona encargada de realizar las compras decide comprar a un proveedor basándose en fundamentos equivocados que no benefician en nada a la empresa. En este problema se da el caso de que el encargado de realizar las compras y el proveedor de los materiales tienen beneficios personales mediante la transacción.
Existe también otro tipo de problemas que son de carácter administrativo, de falta de comunicación regularmente, como la falta de coordinación entre los departamentos involucrados con la función de compras. Esto se refiere a los problemas que pueden surgir, como ejemplo, cuando el departamento de Compras realiza una compra de materiales a crédito con fechas de pago específicas y no se envía al departamento de Finanzas la copia de la orden de compra en donde vienen detalladas las fechas de pago.
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Si el error se descubre pasada la fecha de pago, generará intereses por la cantidad no cubierta, y será un costo adicional innecesario por la falta de coordinación. Pero, por otro lado, también existe la situación contraria cuando el personal de finanzas encargado de las liquidaciones de cuentas por pagar no envía copia del comprobante de pago al proveedor (ya sea transferencia, depósito, cheque, etc.) al departamento de Compras. Esto creará confusión en este Departamento, pues al no presentar un soporte del pago, se puede pensar que el pedido no ha sido liquidado.
Problemas por falta de control de materiales hay muchos, dependen del tamaño de la organización, de las áreas funcionales de la organización dentro de la empresa y demás factores. Los anteriores son los que se consideran más comunes.
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Capítulo II
Compras - Finanzas
2.1 Definiciones de Compras
Comprar es adquirir algo con dinero5. Esta definición aunque es corta, es la esencia misma de la función del departamento de Compras en pocas palabras.
Por lo tanto, podemos definir a las compras como el insumo necesario en todo proceso productivo, siendo el responsable de adquirirlas el departamento de Compras dentro de una organización.
2.2 Objetivos del Departamento
El establecimiento estándar de los objetivos generales de la función de las compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida para su envío en el momento preciso y el lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempeñe su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como después de la venta) y al precio conveniente.
Los siguientes puntos nos darán una perspectiva más clara de los objetivos de este Departamento:
1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización. La falta de inventarios de materiales para la producción podría disminuir una operación y ser extremadamente costosa en términos de retraso de producción.
2. Conservar las inversiones y las pérdidas mínimas en el inventario. Se podría asegurar un flujo ininterrumpido de inventario de materiales comprando por grandes cantidades, pero esto haría que el costo por mantener el inventario se eleve demasiado; por lo que sería recomendable apegarse a un programa de consumo de materiales o una estimación de aplicación.
3. Mantener los estándares o controles de calidad adecuados. Para producir una obra de calidad es necesario utilizar materiales de calidad, no por ahorrar unos cientos o miles de pesos se deben comprar materiales de marcas no aceptables, pues estos no reúnen los requisitos de los materiales de alta calidad, y el costo de reconstrucción o reparación ser más elevado que el aparente ahorro, sin mencionar el daño al prestigio de la empresa.
5 Ib Anzola Rojas Sérvulo, Administración de pequeñas empresas, pág 175.
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4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes. El éxito del departamento de Compras depende de su habilidad para localizar o desarrollar los vendedores apropiados, que tengan interés y que sean responsables con la empresa para obtener los artículos que se necesitan al precio final más bajo.
5. Estandarizar, en la medida de lo posible los artículos comprados. Es decir, si la compra se puede hacer en la cantidad de un artículo que pueda hacer el trabajo que dos o tres artículos hacían anteriormente.
6. Comprar los artículos y servicios requeridos al precio más bajo posible. La actividad de compras en la organización típica utiliza la mayor parte de los recursos monetarios de ésta. El departamento de Compras debe esforzarse por obtener los artículos y servicios necesarios al menor precio posible considerando que la calidad, el envío y los requerimientos de servicio también sean los adecuados.
7. Mejorar la posición competitiva de la organización. Una organización puede ser competitiva solamente si puede controlar los costos a fin de proteger los márgenes de utilidad, además este departamento tiene como responsabilidad asegurar el flujo continuo de los materiales necesarios para que sea posible la función de producción, tal como se necesita para dar cumplimiento a los compromisos con los clientes. En este sentido, cabe señalar que el éxito de toda organización depende de su capacidad para crear y mantener clientela.
8. Interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos de la organización. Las acciones de compras no pueden llevarse a cabo eficientemente solo con el esfuerzo del departamento de Compras; para lograr el éxito total es muy importante la cooperación de otras áreas y las personas que trabajan en la empresa.
9. Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administración. El Departamento toma recursos para su operación, como son: salarios, teléfonos y gastos de correo, suministros, costos de los viajes, costos de la computadora y gastos que los acompañan. Si los procedimientos que utiliza dicho Departamento no son eficientes, el costo de éste será excesivo.
Los objetivos de compra se deben alcanzar tan eficiente y económicamente como sea posible, lo cual requiere que el gerente de compras revise continuamente la operación para asegurarse de que el costo es efectivo.
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2.3 Políticas del departamento de Compras
Para realizar una compra se debe tener una guía, en este caso, las políticas de compra son importantes, sobre todo por los continuos cambios de precios y la escasez de los materiales, se puede comprar, según convenga, de acuerdo con las siguientes políticas:
• Producir o comprar. Se debe decidir si lo que se compra se puede producir dentro de la misma empresa.
• Los proveedores suelen exigir precios demasiado altos; si se decide producir, bajan los costos, además de tener la oportunidad de vender el producto que se decidió producir.
• También se puede presentar el caso contrario: estar produciendo algún material cuya compra abarataría los costos.
• Para tomar la decisión de producir o comprar, se tienen que comparar constantemente los precios (sus variaciones) y la disponibilidad de los proveedores para entregar la compra.
• Por lo regular, las empresas dedicadas a la construcción no producen sus materiales, sino que los compran.
2.4 Tipos de compras
1.- Compras "a instancias" o compras "para más adelante".
• Si una empresa sigue una política de compras "a instancias" ordena pequeñas cantidades a intervalos frecuentes. Las compras "para más adelante" consisten en comprar cantidades mayores menos frecuentes.
• Para elegir la política correcta se deben considerar dos factores: el primero es el precio de mercado; si los precios en el mercado sufren fluctuaciones continuamente, la política de compras "a instancias" sería la más viable para evitar el riesgo de pérdida. Contrariamente a esto, si los precios son estables durante grandes periodos se optaría por las compras "para más adelante".
• El segundo factor es el capital que se invierte en los inventarios. Tomando en cuenta este factor, la política aplicable sería la de compras a instancias, dado que se ahorraría espacio en el almacén, se reducirían los porcentajes de desperdicio o daños, los riesgos de robo y el capital que no se utiliza se podría destinar a otras áreas.
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2.-Compras por contrato • Este tipo de adquisiciones se basa en un acuerdo con el vendedor en el
que se establece que éste va a proveer de materiales durante un periodo determinado, a cuya finalización el contrato puede o no renovarse.
• Las ventajas de este acuerdo es la seguridad de que nunca va a faltar material y de que se aprovecharán los precios bajos en el momento de la compra. Para efectuar este tipo de compras es necesario pagar una gran cantidad del pedido por adelantado.
2.5 Funciones principales del departamento de Compras
Establecimiento de las especificaciones de lo que se va a comprar. No se puede comprar algo que no se conoce. Es necesario recabar la mayor cantidad posible de información acerca del material (peso, tamaño, color, textura, apariencia, etc.) ello le sirve al comprador para:
• Establecer las características de lo que va a comprar, que más adelante, en el momento de recibirlo, le va a ayudar para decidir si lo acepta o no.
• Colocarse en una mejor posición con respecto al vendedor y poderle exigir calidad, buenos tiempos de entrega y, en general, tener más libertad para negociar.
• Estar seguro de que lo que va a comprar le va a servir. Por ejemplo, no se puede comprar papel tapiz, sólo pidiendo "papel tapiz", se tiene que especificar el color, la textura, el tamaño, etc.
Detectar cuándo se necesitan los materiales y activar la compra.
Una compra se necesita hacer cuando los materiales llegan a una cantidad mínima, la cual se establece mediante diferentes factores. Cuando en el almacén se llega a tal cantidad de material, se debe activar la compra. Este criterio se utiliza con referencia a materiales que se compran frecuentemente, están almacenados y se conoce su consumo aproximado en determinado periodo.
Para activar la compra, tanto de material que se compra con frecuencia como para aquél que se compran en pocas ocasiones, se debe pedir a diferentes proveedores el precio y tiempo de entrega.
Cuando la persona encargada de realizar las compras solicita el precio y tiempo de entrega a un proveedor por determinada cantidad de material, éste puede responder por escrito, personal o telefónicamente una cotización. Esto no compromete al comprador, pero le será útil al momento de elegir al proveedor del material.
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Cómo elegir al proveedor ¿U, s' L J . ~ I --- , -
Con la experiencia de comprar y tener trato con los proveedores, se llega a conocer la calidad de sus productos, precios, descuentos, su cumplimiento y puntualidad en las entregas y cualquier otro aspecto que ayude a elegir al proveedor.
La orden de compra
Después de elegir a un proveedor, se le comunica que se le va a comprar el material. En algunos casos, esta comunicación se puede hacer telefónicamente o de palabra. Se llama al proveedor, se le confirma la cantidad que cotizará y se le pide que envíe los materiales.
El primer paso es colocar una orden de compra de modo informal, sobre todo si el proveedor no entregó cotización por escrito. De este modo se confía que el proveedor enviará los materiales solicitados en la cantidad y plazo señalados.
El modo formal de colocar una orden de compra es haciéndola por escrito; por lo regular se sigue un consecutivo para archivo con el número de folio de cada orden.
La orden de compra debe contener los siguientes datos:
1. Fecha en que se colocó el pedido 2. Nombre del proveedor 3. Cantidad del material 4. Precio unitario 5. Valor total (sin impuesto) 6. Porcentaje de impuesto y su valor 7. Valor total con impuesto 8. Descripción de la forma de pago 9. Fecha de entrega
Seguimiento de la compra
Es conveniente que se archiven todas las órdenes de compra que se colocan y se tenga un registro que indique la fecha en que el proveedor debe entregar los materiales.
Para evitar retrasos en la entrega del material (sobre todo en pedidos foráneos) es pertinente realizar una llamada al proveedor con algunos días de anticipación para confirmar el envío y llegada del material en la fecha programada, utilizando los datos del archivo de órdenes de compra colocadas.
Efectos de una buena compra
Éstos se refieren a los beneficios que se producen cuando se toma una decisión acertada de compra a tal o cual proveedor. Pueden ser beneficios económicos:
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Como el ahorro por un descuento por pago anticipado al proveedor; beneficio de tiempo: cuando un material es solicitado con carácter de urgente se puede optar por el proveedor que ofrezca el menor tiempo de entrega (aunque este sea más elevado), dado que la falta del material ocasionaría un retraso en el programa de avance, y provocaría además cierto desprestigio.
Por tanto, es muy importante una decisión de compra bien planeada y tomada con base en criterios sólidos; pues es en la función de compras donde recae la "responsabilidad de gastar la mayoría de los ingresos de la empresa".
Responsabilidades del departamento de Compras
Quien toma la decisión de hacer las compras debe tener características de "malabarista" manteniendo varias pelotas en el aire simultáneamente, ya que el comprador debe alcanzar, al mismo tiempo, diversas metas. No es eficiente comprar al menor precio posible si los artículos enviados no son satisfactorios desde el punto de vista de la calidad o de su desempeño, o si se reciben dos semanas después de lo programado.
Por otro lado, el "precio correcto" puede ser mucho más alto que el precio normal si el artículo en cuestión tiene una necesidad de emergencia qué cubrir, en el cual el comprador no se puede permitir el lujo de apegarse al tiempo normal de producción. Este departamento debe proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales.
Otra de las responsabilidades es encontrar nuevas fuentes de abastecimiento. Esto se refiere a encontrar vendedores competentes comprometidos a desarrollar su trabajo de forma eficiente, que puedan satisfacer los requerimientos de tiempo, calidad y precio.
Estas responsabilidades incluyen también:
1. Obtener cotizaciones de precios de los vendedores para los artículos que aparecen en las requisiciones de compra recibidas.
2. Elegir entre los posibles abastecedores después de tener los datos referentes a precio, calidad, ciclo del tiempo de entrega y costo del flete.
3. Fijar el tamaño óptimo de la orden de compra después de tomar en consideración los descuentos por cantidad, ahorros de flete en los pedidos grandes, manejo de materiales, costos del pedido, limitaciones de espacio y el costo del capital comprometido en los inventarios.
4. Preparar órdenes de compra y enviarlas a los vendedores. Generalmente, éstas se preparan en copias múltiples y tienen los siguientes propósitos:
• Autorizar al vendedor para hacer el envío.
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• Notificar al departamento de Recepción de materiales acerca de los artículos que van a llegar en el futuro.
• Avisar al departamento de Planeación u otro de requisiciones que se ha colocado el pedido.
• Notificar al departamento de Contabilidad general acerca del compromiso de compra.
Cabe destacar que estas responsabilidades en conjunto conducen al éxito en la organización del departamento de Compras y, como consecuencia, a mejorar la posición competitiva de la empresa.
2.6 Departamento de Finanzas
La contabilidad en empresas de edificación debe tener como objetivo principal "la información oportuna interna y externa de los movimientos económicos de una empresa" y como funciones principales, el registro y control de las mismas operaciones.
Desafortunadamente, la velocidad de rotación del capital en la empresa constructora (que llega a sobrepasar hasta 50 veces su capital contable), la multiplicidad de materiales, la dispersión geográfica de las mismas, la imprecisión de su costo final y el complicado y abundante registro de prestaciones y pagos impositivos de la mano de obra, a más de la falta de comunicación entre producción y control, provocan que la contabilidad difícilmente esté al día.
2.7 Funciones principales de este departamento
Posterior a la colocación del pedido de materiales, el departamento de Compras debe enviar documentos que sirvan de soporte de la compra al departamento de Finanzas para que éste programe su pago. Los documentos que el departamento de Compras envía son generalmente copia de la orden de compra y original o copia de la factura.
Las facturas de todo lo que se compra deben archivarse en orden para su fácil localización. Así mismo deberán contener la siguiente información:
1. Fecha de la factura 2. Cantidad 3. Precio unitario 4. Valor total (multiplicación del precio unitario por cantidad) 5. Porcentaje de descuento y valor en pesos de dicho descuento (si lo hay) 6. Porcentaje de impuesto y valor del mismo 7. Descripción de cargos adicionales y su valor (si los hay) 8. Valor de la factura en número y letra
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Siempre de acuerdo con lo negociado, la factura se puede pagar de las siguientes formas:
a) Al contado. El material o producto se entrega junto con la factura y en ese momento el comprador paga el importe de la misma.
b) A crédito
• El material o producto se entrega junto con la factura
• El comprador entrega al vendedor un contra recibo
• La factura queda en manos del comprador, pero no la paga
• Vence la fecha de pago
• El vendedor entrega al comprador el contra recibo, y se le paga el valor de la factura que ampara dicho contra recibo
c) Pago por anticipado
• El comprador paga al vendedor una parte o el total del valor del material (según negociación) antes de recibirlo
• El vendedor entrega al comprador un recibo por el valor del monto anticipado
• El vendedor entrega al comprador el material junto con la factura
• Si falta algo de pagar, se sigue el procedimiento pactado al realizar la compra
Las facturas de todo lo que se compra deben permanecer en la empresa, por si es necesario hacer una aclaración después de que se pagó, y se pueden archivar por:
a) Proveedor b) Fecha c) Material d) Cualquier forma que facilite su búsqueda
Los contra recibos y recibos que el proveedor devuelve a la empresa cuando se le paga, también deben ser archivados, porque desde el momento en que están de nuevo en manos de la empresa (comprador) constituyen una forma de controlar y comprobar que facturas están pagadas. Los contra recibos y recibos se pueden archivar junto con la factura a la cual amparan.11
11 Ib Anzola Rojas Sérvulo, Administración de pequeñas empresas, pág 180, 181
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Principios que rigen la contabilización de los materiales
• Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepción, almacenaje y consumo de materiales deben basarse en órdenes escritas, debidamente autorizadas por un funcionario responsable.
• Debe ser posible en cualquier tiempo determinar la cantidad y costo de cada clase de material en existencia.
•
•
Todo el material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricación debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisión apropiada.
Debe poderse determinar fácilmente la clase y cantidad de material usado en la producción.
• Todas las cuentas de inventario de materiales deben ser comprobables en cuanto a su exactitud en total por medio de cuentas de control en el mayor general.
• Cuando menos dos personas deben operar todos los movimientos de materiales, para evitar fraudes o robos, excepto en un caso de colusión entre ambas.12
La aceptación y aplicación de estos principios, trata de impedir robos, así como el derroche y pérdida en el consumo de las materias primas y materiales, establecer las debidas responsabilidades, promover la realización de compras adecuadas, establecer normas para el consumo, previniendo la existencia de más o menos con máximos y mínimos que se establecen, permite la toma de inventarios y mantener un registro correcto del costo de la materia prima empleada.
12 Cfr B W Lawrence, Contabilidad de costos 1, 4a Ed , Edit UTEHA, pág 36,37
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Capítulo III
Almacén - Producción
3.1 Objetivos del departamento de almacén
Dentro de una empresa del giro de la construcción, el Almacén es el departamento responsable de surtir los pedidos hechos por el departamento de Producción, de solicitar al departamento de Compras materiales cuando estos llegan a su punto mínimo; y recibir, verificar, almacenar y salvaguardar los materiales que posteriormente serán utilizados en producción.
Como todo departamento dentro de una organización, el de Almacén tiene los siguientes objetivos específicos que son los siguientes:
• Surtir en tiempo las requisiciones de materiales enviadas por el departamento de Producción, previamente autorizadas.
• Procurar evitar la falta de material, solicitando al departamento de Compras nuevos pedidos cuando los materiales lleguen a su punto de reorden.
• Mantener registros actualizados de las unidades en existencia de los materiales.
• Salvaguardar los materiales recibidos en las bodegas para, de esta forma, evitar robos o extravíos, exposición a factores ambientales y deterioros en general.
3.2 Funciones de este Departamento
Aquí existe una sección encargada de recibir y verificar los pedidos de materiales que ingresarán al almacén, esta es la sección de recepción e inspección de materiales, y este tiene la responsabilidad de recibir los envíos autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artículos a los almacenes.
Funciones de recepción e inspección
1. Recibe e inspecciona los artículos y verifica las cantidades con la orden de compra y la boleta de empaquetamiento.
2. Prepara informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los vendedores.
3. Prepara una guía de recepción para distribución a varios departamentos.
4. Entrega la mercadería a los almacenes.
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El documento principal que se prepara en el departamento de Recepción es una guía de recepción, generalmente esta guía contiene un espacio destinado a comentarios acerca de la condición del envío. Sin embargo, en algunas compañías se prepara un informe de inspección por separado, particularmente si se reciben materiales muy costosos y de alta precisión.
La guía de recepción es un documento básico para el sistema de control interno de una compañía. La copia que se envía al departamento de Contabilidad general sirve para hacer una comparación entre las cantidades reales recibidas y las que aparecen en la factura del proveedor. También se envían copias de la guía de recepción al almacén (para asignar el espacio adecuado y asentar los datos en el inventario) y al departamento de Compras (para el control de los pedidos colocados).
3.3 Funciones del Almacén
El papel que desempeña el departamento de Almacén es el siguiente:
1. Recibe y verifica las cantidades de los artículos y los pone en el almacén.
2. Asienta las entradas en la tarjeta del mayor de materiales, si es este tipo de registro no se lleva en el departamento de planeación de materiales, compras o costos.
3. Entrega los materiales a la obra al recibir los formatos debidamente autorizados llamados requisiciones de materiales.
Las pérdidas que se producen en los almacenes pueden deberse a deterioros, roturas, hurtos o incapacidad para encontrar los artículos cuando se les necesita. Estas pérdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos de almacenes eficientes. Normalmente, el almacén se divide en secciones, subsecciones y depósitos. Se mantienen etiquetas de depósitos que indican la cantidad y ubicación de cada artículo en el almacén. La ubicación , grado de control que se ejerce y asignación de espacio a los artículos especificados, dependen de sus características, como por ejemplo, frecuencia de uso, costo, tamaño, etc.
Es conveniente, durante un ejercicio, hacer recuentos periódicos de existencias, hasta lograr que puedan comprobarse, un gran volumen de existencias, sino es que todas, y al fin del ejercicio se hará un recuento físico general (con paro de actividades de las obras) tomándose ciertas medidas como las siguientes:
• Planeación de la toma de inventario físico.
• Que no existan entradas de almacén pendientes de registrarse.
• Que no existan salidas de almacén pendientes de registrarse.
• Listados con los nombres de materias primas, materiales y artículos terminados escritos a máquina, o en computadora.
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• Separar las materias primas, materiales y artículos terminados a vistas, en depósito, en comisión, etc.
• No recibir materias primas, materiales y artículos terminados de proveedores y, en caso de hacerlo, integrarlos al inventario.
• No despachar materias primas, materiales y artículos terminados; en caso de hacerlo, se debe controlar su salida por medio de vales.
• Es recomendable usar tarjetas marbete para la toma de inventarios normalmente con tres secciones, una para el primer recuento, otra para el segundo recuento, una para el departamento de Contabilidad.15
A veces resulta más económico no llevar una contabilidad de papeleo formal o un procedimiento de requisiciones para ciertos tipos de materiales o suministros. Esto puede ser aconsejable en el caso de artículos que tienen poca probabilidad de ser utiles personalmente a los empleados y en el caso de artículos relativamente baratos o materiales que se usan en grandes cantidades en la producción.
3.4 Administración de inventarios
Aunque las complejidades de los modelos de decisiones de inventarios pueden ser con mayor propiedad el campo de la administración de operaciones, deben también ocuparse del inventario como parte del ciclo general de flujos de efectivo, debe entender la lógica del modelo de control de inventarios, que es uno de los modelos matemáticos usados con mayor amplitud en los negocios y que tiene aplicabilidad general más allá del inventario.
3.4.1 Determinantes del tamaño de los inventarios
Los principales determinantes de la inversión en inventarios son:
1) El nivel de las obras y/o ventas
2) La longitud de la naturaleza técnica de los procesos de construcción
3) La durabilidad en comparación con la caducidad del producto terminado. Por ejemplo, los inventarios de la industria del tabaco son grandes debido a los largos procesos de curado. Sin embargo, los inventarios en la producción de petróleo y gas son bajos, porque las materias primas y los bienes en proceso son pequeños en relación con las ventas. En la industria de enlatado, los inventarios promedio son grandes debido a la estacionalidad de la materia prima.
15 Ib Cárdenas Ñapóles Raúl, La Lógica de los Costos 1, pág 100
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Con respecto a la durabilidad y a los factores de estilo, se encuentran inventarios grandes en las industrias del fierro y de metales preciosos porque la durabilidad es grande y el factor referente al estilo es pequeño. Los inventarios son pequeños en la industria de los pasteles debido a la caducidad del producto final, y en las imprentas porque los artículos se manufacturan sobre pedido.
3.4.2 Generalidades sobre el análisis de inventarios
Al pedir dinero en préstamo, al comprar materia prima para la producción o al comprar planta y equipo, es más barato comprar una cantidad mayor que solo lo suficiente para satisfacer las necesidades inmediatas.
Sobre el anterior fundamento básico podemos construir una base teórica para determinar el tamaño óptimo de la orden de compra, lo cual implica también la inversión óptima en inventarios y la elección del plazo para reordenar. El modelo introduce una íntercompensación entre los costos crecientes y decrecientes.
Los costos relacionados con el almacenaje aumentan con inventarios más grandes, los cuales provienen de órdenes más grandes colocadas en una forma menos frecuente. Pero con este tipo de órdenes, los costos de colocar órdenes serían más bajos. La meta es equilibrar estos dos tipos de influencias para minimizar los costos de ordenamiento y de la inversión en inventarios.
3.5 Clasificación general de los costos
El primer paso en el proceso para construir un modelo de inventarios consiste en especificar aquellos costos que aumentan y aquellos que disminuyen con el tamaño y la frecuencia de las órdenes y los niveles resultantes de los inventarios.
Obviamente, cuanto más grande sea el inventario, mayores serán los costos de almacenaje, de seguros y de impuestos sobre la propiedad. Los costos de almacenamiento tienen más probabilidades de estar directamente relacionados con el tamaño del artículo del inventario que con el valor del artículo comprado. Sin embargo, los demás costos de mantenimiento varían con el valor del artículo. Por ejemplo, tanto los costos de seguros como los impuestos sobre la propiedad están relacionados con el valor de los inventarios. Además, una mayor cantidad de artículos valiosos en el inventario puede requerir una protección adicional.
Por lo tanto, la práctica común consiste en expresar los costos de almacenamiento y los costos de mantenimiento como un porcentaje del valor del inventario. El costo de mantenimiento suele medirse como porcentaje del valor del inventario, los costos de mantenimiento son un tipo de costo variable. Como sucede en Economía, cuando un costo es un monto fijo por cantidad producida o vendida, éste se considera como un "costo variable". En la medida en que una empresa tenga inventarios de seguridad, los costos de mantenimiento relacionados con un monto fijo de inventarios de seguridad puede considerarse como un costo fijo.
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La segunda clasificación de los costos son los de ordenamiento; y están asociados a los pedidos, independientes del tamaño de la orden. Estos se obtienen al colocar una orden cuando los artículos son comprados o la producción establece los costos si dichos artículos son producidos dentro de la empresa.
Los costos de ordenamiento incluyen los costos de administración de un departamento de compras, los gastos de personal, teléfonos, y de cartas, asociados con la colocación de órdenes, y los costos de preparar especificaciones. Los costos de ordenamiento también incluirán los costos relacionados con la recepción e inspección del material y los resultantes de pagar facturas.
Es difícil trazar la línea divisoria entre costos variables y fijos de ordenamiento. Los costos básicos de administrar un departamento de pedidos, incluyendo el salario del agente de compras, y el costo de máquinas de escribir, escritorio y teléfonos, puede considerarse como fijo. A medida que aumenta el número de órdenes, puede ser necesario incrementar el espacio asignado al departamento de Compras, para adquirir personal adicional, y así sucesivamente. En estas situaciones el costo se vuelve variable.
La tercera categoría de costos son los relacionados con los inventarios de seguridad, éstos representan a los inventarios que mantiene la empresa en un esfuerzo por evitar la escasez de bienes necesarios para satisfacer las oportunidades de ventas.
Dichos costos se refieren a la cantidad mínima de inventarios con que debe contar la empresa para evitar retrasos en la construcción, producción y pérdidas de ventas, etc.. Dentro de esta clasificación se encuentran:
A. Costos de mantenimiento
• Costos de almacenaje
• Seguros
• Impuestos sobre la propiedad
• Costo del capital comprometido
• Depreciación y obsolescencia
B. Costos de ordenamiento
• Costo de colocar una orden o costo de corrida de construcción
• Costos de embarques y de manejo
• Descuentos por cantidad tomados o perdidos
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C. Costos relacionados con los inventarios de seguridad
• Pérdida de ventas
• Pérdida del crédito mercantil del cliente
• Interrupción del programa de obra y producción
3.5.1 Costos de mantenimiento
Los costos de mantenimiento varían entre compañías pero tienen probabilidades de estar en el rango del 20 al 25 por ciento del valor del inventario. Los costos de almacenamiento y de seguros tienen probabilidades de variar con el tipo de producto así como con el valor del producto. La obsolescencia, el encogimiento y el estropeo se verán especialmente inflados por el tipo de producto. Para los artículos estándar, tales costos pueden ser relativamente bajos; para artículos perecederos o productos con un elemento muy importante de estilo (como la ropa), pueden ser sustanciales.
Supondremos que éste es un modelo de almacenaje, en el que la compañía no produce los productos que vende, los suministros aparecen todos juntos y se usan de manera uniforme a lo largo del tiempo. Al inicio supondremos que no existe inventario de seguridad. Por tanto, los costos indirectos aumentarán en proporción directa con el monto promedio del inventario que se lleve. Por ejemplo, el costo de capital de la compañía es del 10 por ciento y se estima que la depreciación ascenderá en un 5 por ciento por año.
Acumular estos costos y los relativos al mantenimiento del inventario produce un costo total de 25 por ciento de la inversión en inventarios.
Si definimos el costo porcentual como C, podemos encontrar los costos totales de mantenimiento como el porcentaje del costo de mantenimiento, (C) multiplicado por el precio por unidad (P) por el número promedio de unidades (A) (el cual es de Q/2, puesto que el inventario disminuye de modo uniforme hasta cero durante el ciclo del inventario).
Datos para el ejemplo del lote óptimo económico: A = Inventario promedio. C = Costo de mantenimiento expresado como un porcentaje del precio de compra del inventario = 25 por ciento por año. CP = Costo de mantenimiento expresado en dólares por unidad de inventario
=$10.00 por año. EOQ = Lote óptimo económico. F= Costos fijos de ordenamiento = $ 5,400.00 por año N= No. de órdenes colocadas por año = U/Q. P= Precio de compra por unidad de inventario = $ 40.00 Q= Cantidad de la orden. S= Inventario de seguridad. T= Costos totales del inventario.
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U= Consumo anual en unidades = 3600 V= Costos variables de ordenamiento por orden = $ 125.00 Total costos de mantemiento = (C) (P) (A)
En caso de que la constructora ordenara sólo una vez al año, el inventario promedio sería de 1800 unidades (3600/2), por lo tanto el costo de mantenimiento sería 0.25 x $40.00 x 1800 = $18,000.00 Si la constructora decidiera ordenar dos veces al año, el inventario promedio disminuiría a 900 unidades (1800/2), y por tanto, el costo de mantenimiento se reduciría a $9,000.00 y así sucesivamente.
3.5.2 Costos de ordenamiento
Los costos fijos del departamento de Pedidos para nuestro ejemplo será de $ 5,400.00. Además, hay costos resultantes de colocar una orden (como preparar especificaciones, llamadas telefónicas y cargos por entregas). Los costos totales variables de ordenamiento serán el costo de colocar una orden (V) multiplicado por el número de órdenes colocadas (N). El costo de ordenamiento de la compañía, de embarque y de recepción, el cual definimos como V, es de $ 125.00 por orden.
Costo total de ordenamiento = F + (V) (N) = $5,400.00 + $ 125 (U/Q) = $ 5,400.00 +$ 125 [(3600)/Q]
3.6 Modelo del lote óptimo económico (EOQ)
Este modelo puede obtenerse por métodos algebraicos o gráficos. Aunque los costos totales del inventario se ven afectados por los costos fijos y variables de ordenamiento y de mantenimiento, el EOQ se determina únicamente por los costos variables de inventarios.
El punto de intersección de la curva de costos variables de mantenimiento (crecientes) con la curva de costos variables de ordenamiento (decrecientes) yace directamente por debajo del punto mínimo de la curva de costos totales del inventario, como en la siguiente gráfica, donde T es el nivel mínimo de los costos
totales del inventario, y Q es la cantidad óptima de inventario para un reordenamiento periódico, es decir, EOQ.
También podemos determinar el lote óptimo, económico de manera algebraica, ésta es la cantidad, Q, que minimiza los costos totales, T. Los costos totales del inventario (T) pueden definirse como la suma de los costos variables de mantenimiento, los costos variables de ordenamiento y los costos fijos de ordenamiento.
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T= CP (0/2) + V (U/Q) + F = CP (Q/2) + VUQ -1 + F
CP
CP
Q 2
Q s-
Costos variables Por inventario
i LJ T t c
Costos totales De inventario
Costos variables de mantenimiento
Q Cantidad Optima de inventario
VU Q 2
VU Q2
2 V U CP
2 V U CP
EOQ
Determinamos la ecuación con respecto a Q, establecemos el resultado como igual a cero, y despejamos Q. De este modo minimizamos los costos totales y obtenemos el modelo básico del lote óptimo económico:
EOQ -{- 2($125) (3600) ( 25)($40)
EOQ V $ 900 000 $ 1 0
EOQ • /
90 000
EOQ = 300 unidades por orden
Para nuestro ejemplo, encontramos:
Si el lote óptimo económico es ordenado doce veces al año (3 600/300=12), o cada 30 días, los costos totales de ordenamiento y de mantenimiento de los inventarios serán minimizados
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3.7 Métodos de valuación para los materiales empleados
Debido a la fluctuación de los precios, el costo unitario de los materiales comprados puede variar con el tiempo, por lo cual el inventario puede contener artículos idénticos adquiridos a distintos costos. Cuando una empresa utiliza solo pequeñas cantidades de materiales en la producción, no es muy difícil etiquetar a los materiales con su verdadero costo de factura identificable específicamente.
Bajo el método de valuación de identificación específica, las etiquetas de costo se quitan a los materiales a medida que se les envía a producción. Esta cifra de costo, que se determinó originalmente mediante un examen de las facturas específicas, se utiliza para propósitos de contabilidad. A efecto de determinar la utilidad, este método puede prestarse a objeciones debido a la facilidad con que pueden asignarse costos arbitrarios y alterarse las utilidades mediante la elección de las unidades particulares de materiales idénticos que se han empleado. Sin embargo, el costo de identificación específico puede ser apropiado cuando se llevan materiales especiales para trabajos especiales sobre pedido.
En el caso más común, cuando se usan grandes cantidades de materiales en la producción, no resulta práctico identificar el costo de compra unitario con cada tipo individual de material. En tales casos, debe adoptarse algún patrón para el costeo de las requisiciones de materiales, para cargar las cuentas subsidiarias de control y acreditar el inventario para materiales. Algunos de los métodos que se emplean con más frecuencia para la valuación de los materiales son:
1. Primeras entradas, Primeras Salidas (PEPS)
2. Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)
3. Costo promedio móvil
4. Costo promedio de fin de mes
5 Detallista
6. Costos identificados
Primeras Entradas, Primeras Salidas, significa que los costos unitarios de los primeros materiales comprados que están todavía en inventario, son los que utilizan en primer lugar para valuar los materiales consumidos durante el periodo. Cuando el consumo de materiales es suficiente para agotar los primeros costos de compra, el uso adicional de materiales se valúa usando los costos unitarios de la segunda compra durante el periodo.
Últimas Entradas, Primeras Salidas, es lo contrario de las PEPS. Bajo este método, las emisiones de materiales durante un determinado periodo de tiempo se valúan según el costo de la última compra, luego el costo de la penúltima compra y así sucesivamente.
27
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Debe recalcarse el hecho de que el patrón de costos no coincide necesariamente con el patrón real del flujo de materiales; es decir, el uso de PEPS no significa necesariamente que los materiales más antiguos son los que se usan primero. Más bien, significa que los costos más antiguos son los que se usan primero para propósitos de contabilidad, independientemente del verdadero flujo de los materiales.
3.7.1 PEPS
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES, S.A. DE C.V. Valuación del inventario bajo el método PEPS
Enero 5 - 2 0 unidades
Costo de los materiales emitidos 5 unidades a $ 100 15 unidades a $ 90
Enero 2 5 - 1 0 unidades a $90 Saldo en el inventario final 45 unidades a $ 90 40 unidades a $ 120 Total de costos a contabilizarse
$
$
500 1,350
900 $
4,050 4,800 $
$
2,750
8,850 11,600
Cuando se emplea PEPS, el costo de los primeros materiales que entran (comprados) será el costo asignado a los primeros materiales que salen (emitidos). Bajo el método PEPS, cualquier material en existencia se valúa según los últimos costos.
3.7.2 UEPS
Bajo el método UEPS, el costo de los últimos materiales que entran (las últimas compras) será el costo asignado a los primeros materiales que salen (las primeras emisiones durante el periodo).
Hay un método estrechamente vinculado con el método UEPS, que ha sido sugerido por algunos hombres de negocios y contadores, bajo el cual podrían cotizarse las requisiciones de materiales según la cotización en el mercado al momento de la emisión, aun cuando en realidad no se haya efectuado ninguna compra de este costo.
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES, S.A. DE C.V. Valuación del inventario bajo el método UEPS
Costo de los materiales emitidos Enero 5 - 20 unidades a $ 90 Enero 25-10 unidades a $ 120 Saldo en el inventario final 5 unidades a $ 100 $ 50 unidades a $ 90 30 unidades a $ 120 Total de costos a contabilizarse
$
500 4,500 3,600
1,800 1,200 $
$
3,000
8,600 11,600
28
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3.7.3 Cosío promedio móvil
Bajo el método de promedio móvil para la valuación de las requisiciones de materiales, se determina un nuevo costo unitario promedio después de cada compra. Los materiales emitidos posteriormente se valúan luego según este costo unitario promedio. Puesto que los costos promedio están disponibles en cualquier momento, este método puede adaptarse fácilmente a un sistema de inventario perpetuo.
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES, S A DE C.V. Valuación del inventario bajo el método de costeo de promedio móvil.
Costo de los materiales emitidos: Enero 5 - 20 unidades a $ 90.67 5 unidades a un costo de 100 70 unidades a un costo de 90 75
($6,800/75 unidades = $90.67) Enero 25-10 unidades a $ 103.02 75 unidades a un costo de (-) 20 unidades a un costo de 55
(+) 40 unidades a un costo de
95
(9,787/95 unidades^ 103.02 Costo total de los materiales emitidos Saldo en el inventario final: 95 unidades a un costo de $ 103.02
(10) unidades a un costo de 103.20 85 $ 8,757
($8,757 / 85= 103.02, que es el costo unitario que habrá de
usarse para las próximas emisiones de materiales.)
$
$
$
$
$ 500
6,300 6,800
$ 6,800 1,813
4,987
4,800 9,787
$
9,787 1,030
1,813
1,030
2,843
Costos totales a contabilizarse $ 11,600
3.7.4 Costo promedio de fin de mes (o Costo de promedio compensado)
Bajo este método del costo promedio de fin de mes, los materiales emitidos durante un mes se valúan según el costo unitario de promedio compensado (total de pesos dividido entre total de unidades) al último día del mes anterior. Puesto que los costos unitarios de promedio compensado al final del mes anterior están disponibles durante el periodo vigente para las requisiciones de costeo, este método puede usarse con un sistema de inventario perpetuo o periódico.20
20 lb Backer, Jacobsen, Ramírez Padilla, págs. 92 - 97.
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CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES, S.A. DE C.V. Valuación del inventario bajo el método de costo de promedio de fin de mes.
Costo de los materiales emitidos: Enero 5 y 25 - 30 unidades a $ 100 $ 3,000 Saldo en el inventario final: 85 unidades 8,600 *
$ 11,600
* 11, 600 menos 3,000, el nuevo costo unitario a usarse el próximo mes es 8,600 / 85 unidades a $ 101.20
3.7.5 Método detallista
En este método, el importe de los inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta y deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, para obtener el costo por grupo de artículos.21
Las empresas que se dedican a la venta al menudeo (tiendas departamentales, ropa de descuento, etc.) son las que se utilizan generalmente este método, por la facilidad que existe para determinar su costo de venta y sus saldos de inventario.
Para tener un adecuado control del método detallista, deben establecerse grupos homogéneos de artículos, a los cuales se les asigna su precio de venta tomando en consideración el costo de compra y el margen de utilidad aprobada.
Para la operación de este método, es necesario cuidar los siguientes aspectos:
• Control y revisión de los márgenes de utilidad bruta, considerando tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de venta
• Agrupación de artículos homogéneos
• Control de los traspasos de artículos entre departamentos o grupos
• Inventarios físicos periódicos para verificar el saldo teórico de las cuentas y, en su caso, hacer los ajustes que procedan
Implicaciones administrativas de los métodos para la valuación del inventario
Los métodos para la valuación al costeo del inventario son de interés para la gerencia porque a través de ellos determinan la cantidad que debe invertir la empresa en los inventarios y, además, porque influyen en el momento de la utilidad que declara la empresa.
21 Boletín c-4 de la Comisión de Principios del IMCP, cit. por Backer, Jacobsen, Ramírez Padilla, Contabilidad de Costos, 4a. Ed., Edit. Me Graw Hill, 1994, pág. 97.
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El método PEPS ha sido un método muy popular durante algún tiempo, ya que el flujo de costos corresponde al flujo de materiales bajo la práctica comercial acostumbrada de utilizar los artículos más antiguos del inventario en primer lugar. Sin embargo, debido en gran parte a cuestiones relacionadas con los impuestos sobre la renta y al aumento de los niveles de precios, el método UEPS ha ganado cada vez mayor aceptación durante los últimos años.22
3.8 Presupuestos
Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. Veamos a continuación los principales elementos de un presupuesto.
1. Es un plan: significa que el presupuesto expresa lo que la administración tratará de realizar, de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en determinado periodo.
2. Integrador: indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Es un plan visto como un todo, pero también está dirigido a cada una de las áreas, de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización. A este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.
3. Coordinador: significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. Si estos planes no son coordinados, el presupuesto maestro no puede ser igual a la suma de las partes, creando por tanto confusión y error.
4. En términos financieros: indica la importancia de que el presupuesto sea representado en la unidad monetaria, para que sirva como medio de comunicación, ya que de otra forma surgirían problemas en el análisis del plan anual. Por ejemplo, al hacer el presupuesto de requisición de materiales, primero es necesario expresarlo en toneladas o kilogramos, y después en pesos. Si no tradujéramos todo a una misma medida, hablaríamos de toneladas, horas de mano de obra, etc., lo cual sin duda alguna traería confusiones.
5. Operaciones: uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es la determinación de los ingresos que se obtendrán, así como de los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.
22 Ib Backer, Jacobsen, Ramírez Padilla, Contabilidad de costos, págs 97, 98
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6. Recursos: no es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro; la empresa también debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación. Esto se logra básicamente con la planeación financiera, que incluye principalmente:
a) Presupuesto de efectivo b) Presupuesto de adiciones de activos (inventario, cuentas por cobrar,
activos fijos)
7. Dentro de un periodo futuro determinado un presupuesto siempre tiene que estar en función de un cierto periodo
Después de analizar la definición anterior podemos, en términos más sencillos, afirmar que el presupuesto en una empresa consiste en cuantificar, en términos monetarios, la toma de decisiones anticipada y los objetivos trazados, de tal manera que permitan visualizar su efecto en la empresa para servir como herramienta del control administrativo.
Un presupuesto es la herramienta de la que se vale la administración para elaborar una estimación en términos monetarios de las operaciones y de los recursos necesarios para un determinado periodo a fin de cumplir con los objetivos trazados por la gerencia de la empresa.
El periodo conveniente para la elaboración de un presupuesto es un año. La mayoría de las empresas preparan presupuestos anualmente; otras lo hacen en forma semestral o trimestral. Al término de cada periodo se revisan los presupuestos y se analiza el comportamiento real respecto a lo planeado, con el fin de que se realicen los ajustes necesarios. Cada empresa elegirá el periodo que mejor convenga a sus necesidades.
El presupuesto se divide por meses. El mes constituye el periodo básico para ir comparando lo real y lo presupuestado; el presupuesto puede también dividirse por trimestre o por semestre, según se considere oportuno. Recordemos que la función fundamental de los presupuestos es su utilización como instrumento de control administrativo.
Un comité de presupuestos, constituido por miembros de la gerencia, puede vigilar la preparación de estas indispensables herramientas. Este comité fijará las pautas generales que la organización deberá seguir y coordinará los presupuestos que por separado preparan las diversas unidades de la organización, resolviendo las diferencias que surjan entre ellas, para luego someter el presupuesto final a la consideración del director general y del consejo. En una compañía pequeña esta tarea la realiza el propio director general o el director administrativo.
Una vez determinado el periodo presupuestario, el comité de presupuestos se dedicará a la elaboración del instrumento, solicitará formalmente a todos los otros integrantes de la organización que presenten sus objetivos y expectativas, haciendo hincapié en las ventajas que derivan de una buena elaboración presupuesta!.24
Cfr Ramírez Padilla David Noel, Contabilidad Administrativa, 4a ed , edit McGraw Hill, 1994, pág 52 -56
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Es indispensable la coordinación en todas las áreas, si se quiere lograr la eficiencia. Por ello, se requiere fijar fechas límite en las que la información de cada departamento deba estar a disposición de dicho comité. Asimismo, es necesario que se elaboren por escrito las políticas, los métodos y los procedimientos que regirán el presupuesto; esto se logra mediante la elaboración de un manual de presupuesto adecuado.
Dicho manual debe contener los siguientes requisitos:
a) Los objetivos, finalidades y funcionalidad de todo el plan presupuesta!, así como la responsabilidad que tendrá cada uno de los ejecutivos o miembros del personal que tiene asignada un área de responsabilidad presupuesta!.
b) El periodo que incluirá el presupuesto, como la periodicidad con que se generaron los informes de actuación.
c) Toda la organización que se pondrá en funcionamiento para su perfecto desarrollo y administración.
d) Las instrucciones para el desarrollo de todos los anexos y formas en que estará elaborado el presupuesto.
Son innegables las ventajas que ofrece la elaboración de dicho manual, por ejemplo, es un medio informativo muy valioso para todos los integrantes de una organización, ya que en él se delimita la autoridad y la responsabilidad de cada participante.
3.8.1 Ventajas que brindan los presupuestos
• Motivan a la alta gerencia para que defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa.
• Propician que se defina una estructura adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organización.
• Incrementan la participación de los diferentes niveles de la organización, cuando existe motivación adecuada.
• Obligan a mantener un archivo de datos históricos controlables.
• Facilitan a la administración la utilización óptima de los diferentes insumes.
• Facilitan la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía.
• Obligan a realizar un autoanálisis periódico.
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• Facilitan el control administrativo.
• Son un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de una organización para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la empresa.
• Ayudan a lograr mayor efectividad y eficiencia en las operaciones.
Es importante señalar que todas las ventajas mencionadas ayudan a lograr una adecuada planeación y control en las empresas.
3.8.2 Limitaciones de los presupuestos
• Como toda herramienta, el presupuesto tiene ciertas limitaciones que deben ser consideradas al elaborarlo durante su ejecución.
• Están basados en estimaciones: esta limitación obliga a la administración a tratar de utilizar determinadas herramientas estadísticas para lograr que la incertidumbre se reduzca al mínimo, ya que el éxito de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos que estemos manejando.
• Debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia que surjan; esto significa que es una herramienta dinámica, pues si surge algún inconveniente que la afecte, el presupuesto debe adaptarse, ya que de otra manera se perdería su sentido.
• Su ejecución no es automática: necesitamos hacer que el elemento humano de la organización comprenda la utilidad de esta herramienta, de tal forma que todos los integrantes de la empresa sientan que los primeros beneficiados por el uso del presupuesto son ellos, ya que de otra forma serán infructuosos todos los esfuerzos para llevarlo a cabo.
• Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración: uno de los problemas más graves que provocan el fracaso de las herramientas administrativas, es creer que por si solas pueden llevar al éxito. Hay que recordar que es una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella, además toma tiempo y costo prepararlos. Tampoco se deben esperar resultados demasiado pronto.26
Ib Ramírez Padilla David Noel, Contabilidad Administrativa, págs 54-56
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3.8.3 Presupuesto de materiales
Se refiere exclusivamente a las compras de materiales. Para elaborarlo, es necesario hacer antes ese mismo presupuesto, en unidades, con el objeto de determinar, en términos generales, cuantas unidades de materiales se requerirán a lo largo del ejercicio.
Existen materiales que en la construcción son susceptibles de una predeterminación particular, debido a su importancia dentro de la obra, y otros por ser de poco valor y numerosos, no es fácil su estimación en unidades como materiales individuales. A estos se les debe considerar en conjunto, fijándoles un inventario razonable, para evitar posibles interrupciones de la construcción o acumulaciones innecesarias de existencias.
Presupuesto de requerimientos de:
Producción 1100,000 Inventario final deseable 300, 000 1'400, 000
(-) Inventario inicial 250,000
REQUERIMIENTO DE COMPRAS VI50, 000
Una vez que se ha determinado la cantidad de materiales que se necesitan para la obra presupuestada, y basados en los inventarios finales adecuados, obtenidos, se estará en disposición de estimar el presupuesto de compras.
Obtenidas las compras para dicha obra, se hace la predeterminación de las compras que corresponden a cada una de las semanas o meses del periodo de ejecución, con base en el presupuesto de obra, ajustándose a los inventarios base, de acuerdo con los máximos y mínimos de cada tipo de material.
En el Presupuesto de compras se señalan las fechas en que se deberán recibir los materiales, dichas fechas deberán ir acordes con las necesidades de producción.27
Los beneficios del presupuesto de requerimientos de materiales son que:
a) Indica las necesidades de materia prima para determinado periodo presupuesta!, evitándose así cuellos de botella en la producción por falta de abastecimiento.
b) Genera información para compras, lo que permite a este departamento planear sus actividades.
c) Determina niveles adecuados de inventarios para cada tipo de materia prima.
Cfr Del Río González Cristóbal, El presupuesto, 7a Edición, Edit ECAFSA, 1999, págs II-28, 29
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d) Ejerce el control administrativo respecto a la eficiencia con que se maneja la materia prima.
El gerente de compras es responsable del presupuesto de su área, ya que con el presupuesto de requerimientos de materiales preparado anteriormente, junto con las políticas de inventario que se establezcan para cada material, se determinará el número de unidades y el tiempo en el que habrán de llevarse a cabo las compras y el costo en que se incurrirá al realizar dichas operaciones, que será la cantidad de cada material que se comprará por el precio estándar al que se planea adquirir.
3.9 Aplicación de materiales en la obra
El departamento de obra o técnico es el encargado de la realización del bien que la empresa construye, y para tal fin, utiliza los materiales que previamente ha solicitado al departamento de Almacén, y es responsable también de su correcta utilización dentro del proceso de construcción.
Esta es la última fase del ciclo de los materiales, pues es en este Departamento donde se concentran los esfuerzos de los demás departamentos integrantes de la organización para que se pueda llevar a cabo la función de construcción.
Cuando el departamento de obra o técnico necesita algún tipo de material, envía una requisición de material al almacén, esta es una orden por escrito para que el almacenista entregue determinados materiales especificados, para uso en los diferentes frentes de la obra. Habitualmente la extiende un empleado del departamento de obra o técnico, pero puede hacerlo también cualquier jefe de Departamento autorizado para ello.
Los datos que deben aparecer en una requisición de almacén son: fecha, número de la requisición, número de la cuenta que ha de acreditarse, la cuenta de detalle que ha de cargarse, la cantidad y clase del material pedido, lugar de entrega, costo unitario, firma de la persona que autoriza la requisición y la firma de la persona que recibe el material.
La requisición de almacén debe extenderse por duplicado, enviando ambas copias al almacenista, quien entrega el material y obtiene un recibo. El recibo usualmente se extiende en el duplicado, que conserva el almacenista. El original se envía al encargado del libro mayor de almacén que computa el costo del material y hace los asientos necesarios en las tarjetas de existencia.
Posterior a esto, se envía dicho recibo al departamento de costos que acumulará las requisiciones para cada proceso. Asimismo, debe elaborarse una requisición por separado por cada una de las cuentas subsidiarias o de registro detallado que han de cargarse y por cada cuenta de control que ha de acreditarse. Este procedimiento permite clasificar las requisiciones individuales como parte de un proceso de recopilación. Es recomendable algunas veces que aparezca solamente una partida en cada requisición29.
lb W B Lawrence, Contabilidad de costos, pág 51, 52
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Capítulo IV
Control interno y Análisis del flujo de los materiales
4.1 Control interno
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, salvaguardar las mercancías, materia prima, productos en proceso y productos terminados propios, en existencia y de disponibilidad inmediata, que en el curso normal de operaciones están destinados a la venta ya sea en su estado original de compra o después de transformados.
El control interno es el sistema de protección a los activos de la empresa mediante la coordinación de los departamentos involucrados en la adquisición, registro, resguardo físico y utilización de los materiales, con el fin de proporcionar salvaguarda a los activos, robos, daños o cualquier situación que pudiera perjudicar la optimización de los materiales.
4.1.1 Principios del control interno
• Separación de funciones de adquisición, custodia y registro contable
• Ninguna persona que interviene en inventarios deberá tener acceso a los
• registros contables que controlen su actividad • El trabajo de empleados de almacén de inventarios será de complemento
y no de revisión
• La base de valuación de inventarios será constante y consistente
4.1.2 Objetivos
• Prevenir fraudes de inventarios
• Descubrir robos y substracciones de inventarios
• Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de inventarios
• Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador
• Proteger y salvaguardar los inventarios
• Promover la eficiencia del personal de almacén de inventarios
• Detectar desperdicios y filtraciones de inventarios
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4.1.3 Bases del control interno
1. Control contable de inventarios. Este se lleva a cabo mediante el establecimiento del sistema de inventario perpetuo, que descansa en tres cuentas del libro mayor, denominadas, almacén, costo de ventas y ventas. La cuenta de almacén, tiene el carácter de colectiva, y su saldo es analizado por subcuentas, una para clase de artículo, formando el auxiliar de almacén con tarjetas, hojas sueltas, disco o cinta magnética, donde se registran todas las entradas, salidas y existencias de cada clase de artículo, tanto en unidades como en importes a precio de costo, ahora bien, la suma de saldos de lassubcuentas del auxiliar de almacén, será igual al saldo global de la cuenta de mayor "Almacén", cualquier discrepancia se investiga y corrige.
En el departamento de Almacén, se llevará control en unidades tanto de entradas como de salidas y existencias para clase de artículo.
La fuente de información para el registro tanto en contabilidad, como en el departamento de almacén, deberá ser distinto, de tal forma que las facturas de compra, pedido de compras y notas de entrada al almacén, (que estarán numeradas progresivamente), servirán a la contabilidad para los cargos a la cuenta de almacén; las notas de remisión del proveedor servirán para anotar las entradas en unidades del departamento de Almacén.
Para los créditos o abonos en contabilidad, se tomarán las copias de facturas de venta y copias de las notas de salida de almacén; para anotar las salidas de unidades en el departamento de almacén, se tomarán las notas firmadas de salidas de almacén, así como las notas de entrega o embarque, todas ellas numeradas progresivamente.
2. Autorización de compra, producción y venta de inventarios
El control de entradas, será controlado por las compras y producción; el control de salidas, será el control de las ventas; luego entonces, para el control de compras se requiere:
a) Pedido de compra al proveedor (requisitada)
b) Orden de compra (requisitada)
c) Orden de producción (requisitada)
d) Recepción de unidades por el almacenista
e) Nota de entrada al almacén (requisitada)
f) Nota de remisión del proveedor
g) Factura del proveedor
h) Registro de compras
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Para el control de ventas se requiere:
a) Pedido del cliente (requisitado)
b) Orden de entrega
c) Orden de embarque
d) Nota de remisión de venta
e) Factura de venta
f) Registro de ventas
Todas las operaciones de compra, producción y venta deberán sujetarse a rutinas que asegure la integridad y calidad del inventario, de tal forma que las operaciones estarán autorizadas desde su origen por funcionarios y empleados designados para ello.
3. Inventarios físicos periódicos. Estos se elaboran con la finalidad de descubrir errores, irregularidades, equivocaciones, robos, etc., mediante la comparación del inventario físico contra el auxiliar de la cuenta del libro mayor "Almacén".
La forma del inventario físico se sujetará a instrucciones por escrito según "instructivo", observando indicaciones, tales como:
• El recuento sea ordenado
• El recuento se hará periódicamente
• De preferencia cuando el movimiento de almacén sea menor
• El recuento se hará con personal que conozcan las mercancías
• Se calificará el estado de conservación y antigüedad
Al departamento de Almacén, solo tendrán acceso el personal que labora en él, quien deberá estar afianzado; resulta práctico asegurar el inventario con una compañía aseguradora, contra robo e incendio; también se tomarán medidas para el cierre absoluto de bodegas en horas y días no laborables, y la vigilancia efectiva de veladores y guardianes.
El recuento físico del inventario, deberá compararse con el máximo o mínimo que indican las tarjetas del auxiliar de almacén, para poder determinar y efectuar un control administrativo y tomar las decisiones acertadas para alcanzar los objetivos de la empresa.5
5 Cfr Perdomo Moreno Abraham, Fundamentos de control interno, 4a Ed , Edit ECASA, 1995, págs 87, 88, 90,91
39 •ki
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4.2 Flujo de los materiales
El flujo de los materiales dentro de una empresa del giro de la construcción constituye un ciclo, que tiene el origen en el departamento de Producción o Ingeniería, pasando por los departamentos de Compras, Finanzas, Almacén y finalmente Producción.
Este ciclo es un flujo constante de materiales en el que los departamentos involucrados deben contribuir con su mejor esfuerzo, es una interrelación departamental, que bien aplicada, contribuye a mejorar la posición competitiva de la empresa.
Dentro de este proceso, la administración de materiales juega un papel muy importante, pues proporciona el control y la pauta que debe seguirse en el desarrollo del proceso mismo, para evitar rezagos en alguna de las etapas que los departamentos integran.
Como se mencionó, el flujo de los materiales tiene su origen en el departamento de Producción al solicitar materiales al almacén. Este departamento debe proporcionar al de Producción los materiales solicitados, siempre que se presente una requisición de materiales debidamente requisitada y autorizada por el responsable, que puede ser el administrador de materiales, o superintendente.
Es obligación también del departamento de Almacén registrar las entradas de materiales por los materiales que se compren y las salidas por surtir las requisiciones de materiales recibidas, cargando los costos de materiales al contrato respectivo, tomando los datos de la requisición de materiales.
Si el departamento de Almacén no tiene el material que solicitó producción, envía una solicitud del material al departamento de Compras, detallando todas las especificaciones del material requerido.
El departamento de Compras es responsable de la adquisición de materiales al precio neto más bajo y según las especificaciones estipuladas por el departamento de pedidos. Este Departamento también es responsable por la planeación de la entrega de materiales para que no se produzcan interrupciones en el programa de producción debido a escasez de materiales.
Cuando se produce un retraso en el programa de avance, la mayoría de las veces la responsabilidad recae en el departamento de compras, pues una de sus responsabilidades es proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, para esto debe elegir de entre los proveedores, aquél que satisfaga los requerimientos de tiempo, calidad y precio, según las circunstancias.
Una compra se inicia con el recibo de la requisición de compra, que emite el departamento de compras. Este documento lo prepara una persona que tiene autorización para comprar materiales o suministros. La requisición de compra indica la cantidad de cada artículo deseado, la fecha deseada y sugiere un determinado proveedor.
40 » 1 H í
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La orden de compra que se prepara en el departamento de compras y se envía el vendedor, es una autorización por escrito para que el proveedor entregue la cantidad de cada tipo de material especificado de acuerdo con los términos estipulados y en la fecha y lugar convenidos.
Antes de preparar la orden de compra y se ha recibido la solicitud de material, es conveniente contactar a varios proveedores del material para conocer los datos del proveedor como son los tiempos de entrega, precios, condiciones, calidad y especificaciones del material entre otros datos, que le servirán para preparar un análisis comparativo.
Esto le servirá al comprador para analizar las cualidades de los proveedores contactados y poder tener más abierto el campo de decisión para elegir una de las alternativas con base en un fundamento objetivo.
Para operar con eficiencia, el departamento de Compras debe contar con informes completos de las fuentes de abastecimiento, registro de cotizaciones recibidas, tarifas de fletes y precios del mercado de los materiales necesarios en el negocio. En las empresas de menor tamaño; sin embargo, podrá no existir una organización independiente de compras, en cuyo caso las funciones de la gente de compras estarán combinadas con otras obligaciones en la persona de algún miembro, o de varios, en la organización.6
Una vez preparada la orden de compra, revisada y con todas las firmas pertinentes se envía al proveedor elegido, así también se envían copias de la orden de compra colocada a los siguientes departamentos:
1. Almacén, para notificar que se realizó el pedido
2. Recepción e inspección, para notificar la fecha de llegada del pedido
3. Finanzas, para la programación del pago
4. Archivo consecutivo
Es conveniente llevar un consecutivo de órdenes de compra colocadas, esto puede servir para futuras aclaraciones con el proveedor, para que al momento que llegue el material comprobar lo real contra lo pedido; para conocer el número de pedidos realizados en el mes, entre otras.
Cuando llega el material, el responsable de recibirlo es el departamento de recepción e inspección. Este recibe el pedido, lo inspecciona y prepara el formato de guía de recepción.
De este documento también se preparan varias copias, para repartir a los siguientes departamentos:
lb WB Lawrence, Contabilidad de costos 1, pág 38
41
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• Contabilidad, para corroborar las cantidades recibidas y las detalladas en la factura
• Almacén, para registro y resguardo físico de los materiales
• Compras, para informar el estado y cantidad de los materiales
• Archivo consecutivo
Posterior a la recepción de los materiales se procede al almacenamiento de éstos, siendo ya responsabilidad del almacén.
El almacenista o algún responsable del almacén deben asentar los registros en las tarjetas de almacén por las entradas de materiales.
Almacenados y registrados los materiales, el almacén está en disposición de surtir la requisición de materiales que el departamento de producción envió para su abastecimiento.
Las anteriores son las fases que integran el ciclo del flujo de los materiales dentro de una empresa constructora. En algunas compañías el ciclo puede ser más grande debido a que se incorpora un departamento más, que podría ser el de planeación de materiales; pero esto depende del tamaño de la organización.
4.3 Flujogramas de movilización de los materiales entre los departamentos
Son representaciones gráficas del ciclo del flujo de los materiales, en los que se detallan las etapas con su respectivo documento que sirve de soporte del movimiento del material entre los departamentos, éstos pueden presentarse por medio de cuadros unidos mediante líneas, o un simple listado en que se incluyen los departamentos y los documentos que estos emiten a los demás departamentos involucrados.
Los flujogramas de materiales son de gran utilidad en los departamentos involucrados con el manejo de los materiales, pues muestran de manera objetiva del correcto flujo de la información que debe existir para un eficiente desempeño de las funciones de cada uno de los departamentos.
A continuación se presentan dos flujogramas que muestran el ciclo de los materiales desde su adquisición hasta su utilización.
42
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'i í '• Yi Ma H '
Fases
Compra
Recibo
'Papeleo'
Pedido (orden de compra)
Guía de recepción
Inspección Informe de inspección
Distribución del "papeleo''
Abastecedor
Contabilidad general
Planeación de materiales
Recepción
Contabilidad general
Planeación de materiales
Compras
Almacén
Contabilidad general
Planeación de materiales
Compras
Almacenamiento Resumen del inventario Planeación de materiales
Utilización Requisición de materiales Departamento de requisiciones
Contabilidad de costos
Reemplazo Requisición de compra Compras
Proveedores
Cotizaciones
Almacenaje
Envío a: Departamentos
«—
Departamentos
de obras o técnico
Requisición de
compra
4
Depto. de compras
Pedido
i Almacenes Recepción
Moiine de Recepdón
— • Revisión y Aprobación
Facturas
Predos Plazo
l Contabilidad
Pagos
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As , <Í e 11 f* o*^
De los anteriores flujogramas considero más apropiado el primero, dado que es más fácil su comprensión y el personal que debe manejarlo no necesita conocimientos especializados.
Es pertinente hacer la aclaración de que el flujograma es adaptable a las empresas que manejen materiales (dependiendo del tamaño) y está en función de su ciclo dentro de la organización, por tanto, si en el ciclo interviene algún otro departamento, debe reflejarse en el esquema.
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES, S.A. DE C.V.
REQUISICIÓN DE MATERIALES No
Entregar a Fecha
Aprobado por Cargar a
Artículo Cantidad Número Descripción Cantidad emitida
Costo unitario
Costo total
Llamado por Cotizado por Recibido por Fecha rec
44
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PROYECTO: CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO
SUBPROYECTO: CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5.30M x 6.00M Y MUROS DE TABIQUE
CVE DiSCRIPCION ML CONCEPTO «M, i mi¥. cmrmm EDIFICIO
A
B C
P E F G H I J K
11061
11071
11101
11121
11131
12010
12021
12032
12034
12035
12051
GmftitüiGMmtrmoH Limpia,trazo y nivelación del terreno (area de edificios)
Excav A mano del terreno "A" invest En obra cualq Prof Incl Afine de taludes y acarreo dentro y fuera de la obrade material no utilizable
Plantilla de concreto hecho en obra fc=100 kg/cm2de 6 cms De espesor
Relleno y compactado de material producto de excavación con pisón y agua , en capas de 20 cms De esp Inc Acarreo dentro de la obra medir compacto Sum y rellenode material inerte compactado con pisón y agua en capas de 20 cms De esp Inc Acarreo dentro de la obra, medir compacto
Concreto fc=250 kg/cm2 en cimentación t m a 3/4" 9inc Colocado .vibrado y curado
Cimbra para cimentación con madera de pino de 3A acabado común , me Cimbrado y descimbrado
Acero p/refuerzo en cimentación con alambran No 2 fy=2530 kg/cm2 me Sum hab Armado traslape y ganchos
Acero de ref diam No 3 fy=4200kg/cm2 me Sum hab trasl.silletas
Acero de ref diam No 4 fy=4200kg/cm2 me Sum hab trasl.silletas
Mampostena de piedra de la region asentada con mortero cem-cal-are 1 2 6 en cimentación
m2
m3
m2
m3
m3
m3
m2
kg
kg
kg m3
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A A
80 09
186
19 78
5 52
31 81
1 763
193
35 82
58 82
48 86
5 52
L M N
P P Q
21110
21115
21201
21203
21204 21301
CAPITULO 2 &STRUC1WA Cimbra para losas acab Apar Con tnplay de pino de 16 mmmc Cibrado.decimbrado.chaflangotero y frentes
Cimbra acab Aparente Con tnplay de pino de 16mminc Cibrado,decimbrado,chaflangotero y frentes
Acero de ref en estruc Con alabron de fy=2530 kg/cm2 me Sum hab arm traslapes.ganchos
Acero de ref en estruc No 3 con fy=4200kg/cm2 me Sum hab arm traslapes.ganchos
Acero de ref en estruc No 4 con fy=4200kg/cm2 me Sum hab arm traslapes.ganchos
Concreto fc=250kg/cm2 en estructuras y losas t m a 3/4" colocado.vibrado y curado en losa me Afine y acabdo para recibir imperm
m2
m2
kg
kg
kg
m3
A
A
A
A
A
A
A
52 56
11 52
32 4
295 68
149 99
6 54
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PROYECTO: CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO
SUBPROYECTO: CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5 30M x 6.00M Y MUROS DE TABIQUE
I OVE DtSCRIPaON OEkCONÍ2B»T© m. : EDIF. cmtmm
R
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31001
31017
31019
31105
31220
31251
31262
32001
34003
37005
37030
CAPÍTULO » ALBMÍH-BI*I& Y ACABADOS Cad De cono Fc=150 kg/cm2 de 14X10cms Sin armarme Cimbra
Cad O cast De cone Fc=150 k/cm2 de 14x15 cms Arm Con4vrs Del No 2 5 o 3 fy=4200kg/cm2 estribos No 2a/c15 cms me Cimbr apar Y cruces var Cad O cast De cone Fc=150 Wcm2 de 14x15 cms Arm Con4vrs Del No 2 5 o 3 fy=4200kg/cm2 estribos No 2a/c20 cms me Cimbr apar Y cruces var Murode tabique rojo común de 11 a 14 cms de esp Asentado con mortero cem-arena 1 3 acabado común
Piso cone Fc=150kg/cm2esp Acab Pulido o raya c/brocha d/pelo Josas 3 06X2m juntas frías acab C/volteador me Cimbra
Guarnición de concreto fc=150 kg/cm2 de 15x30 cms Sin armar m Cimbra
Forjado de nariz de concreto fc=150kg/cm2 me Solo cimbra y acero 0 8 kg/ml p/remte piso lado posterior y ñaterales del edificno
Aplanado en muros con mortero de cem-cal-are 12 6a plomo y regla acabado c/llana de madera me Remates y emboquillado
Pintura vinimex comex muros columnas trabes y plafones trabajo terminado me Prep Superficial remates y emboquillados
Limpieza de píos de concreto y/o mosaico con cepillo , agua y acido clorhídrico
Limpieza de vidrnos y taletas por ambas caras
mi
mi
mi
m2
m2
mi
mi
m2
m2
m2
m2
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
21 88
7 59
36 92
43 02
37 51
31 21
166
10012
164 44
36^8 10'**
JZ
ce DD EE
41307
41313
41325
Colocación de pta De alummo sum Por capfce me Flete de almacén capfce a la obra y maniobras
Colocación de cancelería de alummo fijada con taquetes y tormllossum Por capfce me Flete de almacén capfce a la obra y maniobras Colocación de cerradura en pta Sum Por capfce me Flete de almacén a la obra y maniobras
m2
m2
pza
A
A
A
A
25
ibJi
FF GG HH II
51004
51011
51353
51378
GAFITUl#"S"$í$1VM¿^IO!$ü Salida de centro y/o contacto en caja de pvc con tubo pvc ligero incluye apagador
Armado y colocación de luminaria mcandesente de sobreponer de 30X30cms Inc Flete de almacén a la obra
Sum y col de tablero de control QO-2 square-d o similar
Sum y col de interruptor termomagnetico de 1 polo 15 a 50 amp Tipo QO
sal
pza
pza
pza
a
a
a
a
- 6
'5
1
2
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PROYECTO CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO SUBPROYECTO CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5 30M x 6 00M Y MUROS DE TABIQUE
I cm | ftCTWUMUi 'j^ECEfflEWTE «MM&Niifc | SOÉMaoflaíTE
cAPmiLO i cmmmmm 111061
11071
11101
11121
11131
12010
12021
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12035
12051
ümpia.trazo y nivelación del terreno (area de edificios)
Excav A mano del terreno "A" invest En obra cualq Prof Incl Afine de taludes y acarreo dentro y fuera de la obrade material no utihzable Plantilla de concreto hecho en obra fc=100 kg/cm2de 6 cms De espesor
Relleno y compactado de material producto de excavación con pisón y agua , en capas de 20 cms De esp Inc Acarreo dentro de la obra medir compacto
Sum y rellenode material inerte compactado con pisón y agua en capas de 20 cms De esp Inc Acarreo dentro de la obra, medir compacto
Concreto fc=250 kg/cm2 en cimentación t m a 3/4" 9inc Colocado .vibrado y curado
Cimbra para cimentación con madera de pino de 3A acabado común , me Cimbrado y descimbrado
Acero p/refuerzo en cimentación con alambran No 2 fy=2530 kg/cm2 me Sum hab Armado traslape y ganchos
Acero de ref diam No 3 fy=4200kg/cm2 me Sum hab trasl.silletas
Acero de ref diam No 4 fy=4200kg/cm2 me Sum hab trasl.silletas
Mampostena de piedra de la region asentada con mortero cem-cal-are 1 2 6 en cimentación
inicio
11061
1071
12051
12051
12021
11121,11131, 12032,12034, 12035,31251
11101
11101
11101
11101
12031 , 12034, 12035,31251 , 11131
12032, 12034,12035, 31251, 11131
31251
12034,1235,12051,11131, 11121,31251
12032,12034,12051,11131, 11121,31251
31251,12035,12034,12032
31251,12035,12034,12032
11071 I
11101
12051
12021
12021
31262,31105,31017
12010,31251
12021
12021
11131,11121 I
11131,11121
CAPITULO.íESmUÍSTURA 21110
21115
21201
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Cimbra para losas acab Apar Contnplay de pino de 16mminc Cibrado.decimbrado.chaflangotero y frentes Cimbra acab Aparente Con tnplay de pino de 16mminc Cibrado.decimbrado.chaflangoteroy frentes
Acero de ref en estruc Con alabron de fy=2530 kg/cm2 me Sum hab arm traslapes.ganchos
Acero de ref en estruc No 3 con fy=4200kg/cm2 me Sum hab arm traslapes.ganchos
Acero de ref en estruc No 4 con fy=4200kg/cm2 me Sum hab arm traslapes.ganchos
Concreto fc=250kg/cm2 en estructuras y losas t m a 3/4" colocado.vibrado y curado en losa me Afine y acabdo para recibir impermeabilizante
31001,31019
21201,21203, 21204
21110
21110
21110
21115
51004,51353
51004, 51353, 21203, 21204
51004,51353,21201,21204
51004,51353,21201,21203
51004,51353
21201,21203,21204, I 51004,51353 I
21301
21115
21115
21115
cap. 3, 32001 I
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PROYECTO CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO SUBPROYECTO CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5 30M x 6 00M Y MUROS DE TABIQUE
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OAPITULO 3 ALBMflfUBMML Y AO#8AD0S
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31017
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Cadena de conc Fc=150 kg/cm2de 14X10cms Sin armarme Cimbra
Cad O cast De conc Fc=150 k/cm2de 14x15 cms Arm Con4vrs Del No 2 5 o 3 fy=4200l<g/cm2 estribos No 2a/c15cmsinc Cimbrapar Y cruces var
Cad O cast De conc Fc=150 k/cm2de 14x15 cms Arm Con4vrs Del No 25 o 3 fy=4200kg/cm2 estribos No 2 ale 20 cms me Cimbr apar Y cruces var
Muro de tabique rojo común de 11 a 14 cms de esp Asentado con mortero cem-arena 1 3 acabado común
Piso conc Fc=150 kg/cm2 esp Acab Pulido o raya c/brocha d/pelo Josas 3 06X2m juntas frías acab C/volteador me Cimbra
Guarnición de concreto fc=150 kg/cm2 de 15x30 cms Sin armar in Cimbra
Forjado de nariz de concreto fc=150kg/cm2 me Solo cimbra y acero 0 8 kg/ml p/remte piso lado posterior y ñaterales del edificuo Aplanado en muros con mortero de cem-cal-are 12 6a plomo y regla acabado c/llana de madera me Remates y emboquillado Pintura vimmex comex muros columnas trabes y plafones trabajo terminado me Prep Superficial remates y emboquillados Limpieza de pisos de concreto y/o mosaico con cepillo , agua y acido clorhídrico
Limpieza de vidrnos y taletas por ambas caras
31105,31017, 31262
12010,31251,
31105,31017, 31262
12010,31251
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11071
31251,12010
51004,51353, 21301
32001,31220
51378,34003
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31019
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51378
41307,41313,41325,51011
21110
31019,31001
21110
31019,31001
34003,51378
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31019,31001
34003, 51378
37005,41307,41313, 41325,51011
37030
mpmiU54*{&RRERIA 41307
41313
41325
Colocación de pta De alummo sum Por capfce me Flete de almacén capfce a la obra y maniobras
Colocación de cancelería de alummo fijada con taquetes y tormllossum Por capfce me Flete de almacén capfce a la obra y maniobras
Colocación de cerradura en pta Sum Por capfce me Flete de almacén a la obra y maniobras
34003,51378
34003,51379
34003,51380
37005,41313,41325,51011
37005,41307,41325,51011
37005,41307,41313,51011
37030
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37030
CAPITULO 9 mnMLAxasnm 151004
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Salida de centro y/o contacto en caja de pvc con tubo pvc ligero incluye apagador
Armado y colocación de luminaria mcandesente de sobreponer de 30X30cms Inc Flete de almacén a la obra S y C de tablero de control QO-2 square-d o similar
S y C de interruptor termomagnetico de 1 polo 15 a 50 amp Tipo QO
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PROYECTO CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO SUBPROYECTO' CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5 30M x 6 00M Y MUROS DE TABIQUE
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Ump¡a,trazo y nivelación del terreno (area de edificios)
Excav. A mano del terreno "A" invest. En obra cualq. Prof. tncl. Afine de taludes y acarreo dentro y fuera de la obrade matenal no utilizable
Plantilla de concreto hecho en obra fc=100 kg/cm2de 6 cms De espesor
Relleno y compactado de matenal producto de excavación con pisón y agua , en capas de 20 cms. De esp. Inc. Acarreo dentro de la obra medir compacto
Sum y relleno de material inerte compactado con pisón y agua en capas de 20 cms. De esp, Inc. Acarreo dentro de la obra, medir compacto
Concreto fc=250 kg/cm2 en cimentación t.m.a. 3/4" inc Colocado .vibrado y curado
Cimbra para cimentación con madera de pino de 3A acabado común , inc. Cimbrado y descimbrado Acero p/refuerzo en cimentación con alambron No 2 fy=2530 kg/cm2 inc. Sum hab. Armado traslape y ganchos Ac. De ref. diam No.3 fy=4200kg/cm2 inc. Sum.hab trasl.silletas
Ac. De ref. diam No.4 fy=4200kg/cm2 inc. Sum.hab.trasl.silletas
Mamposteria de piedra de la region asentada con mortero cem-cal-are 1 -2:6 en cimentación
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Cimbra para losas acab. Apar. Con triplay de pino de 16 mminc Cibrado.decimbrado.chaflangotero y frentes
Cimbra acab. Aparente. Con triplay de pino de 16 mminc. Cibrado.decimbrado.chaflangotero y frentes
Acero de ref. en estruc. Con alabron de fy=2530 kg/cm2 inc. Sum.hab.arm.traslapes.ganchos
Acero de ref. en estme. No.3 con fy=4200kg/cm2 inc. Sum.hab.ann.traslapes.ganchos
Acero de ref en estruc No.4 con fy=4200kg/cm2 inc. Sum.hab arm tras!apes,ganchos
Concreto fc=250kg/cm2 en estmeturas y losas t.m a. 3/4" colocado.vibrado y curado en losa inc. Afine y acabdo para recibir impeim
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PROYECTO CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO SUBPROYECTO- CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5 30M X 6 00M Y MUROS DE TABIQUE
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Cad Deconc Fc=150 kg/cm2 de 14X10cms Sm armar me Cimbra
Cad Ocast Deconc. Fc=150 k/crrtf de 14x15 cms Arm Con4vrs Del No 2 5 o 3 fy=4200kg/cm2 estribos No 2a /c15cmstnc Qmbrapar Y cruces var
Cad Ocast Deconc Fc=150k/cm2 de 14x15 cms Arm Con4vrs Del No 2 5 o 3 fy=4200kg/cm2 estnbos No 2 a/c 20 cms.lnc Cimbr apar Y cruces var
Muro de tabique rojo común de 11 a 14 cms de esp Asentado con mortero cem-arena 1 3 acabado común
Piso conc. Fc=150 kg/cm2 esp Acab Pulido o raya c/brocha d/pelo Josas 3.06X2m juntas fnas acab C/volteador me Cimbra
Guarnición de concreto fc=150kg/cm2 de 15x30 cms Sin armar m Cimbra
Fonado de nanz de concreto fc-150kg/cm2 me Solo cimbra y acero 0 8 kg/ml p/remte piso lado postenor y ñaterales dei edificno
Aplanado en muros con mortero de cem-cal-are 1 2 6 a plomo y regla acabado c/llana de madera me Remates y emboquillado
Pintura vmimex comex muros columnas trabes y plafones trabajo terminado me Prep. Superficial remates y emboquillados
Limpieza de pisos de concreto y/o mosaico con cepillo , agua y acido clorhídrico
Limpieza de vidriios y taietas por ambas caras
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Colocación de pta. De alummo sum. Por capfce me Flete de almacén capfce a la obra y maniobras
Colocación de cancelena de alummo fijada con taquetes y tomillossum Por capfce me Flete de almacén capfce a la obra y maniobras
Colocación de cerradura en pta Sum Por capfce me Flete de almacén a la obra y maniobras
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Salida de centro y/o contacto en caja de pvc con tubo pvo ligero incluye apagador Armado y colocación de luminaria ineandesente de sobreponer de 30X30cms Inc Flete de almacén a la obra S y C de tablero de control QO-2 square-d o similar S y C de interruptor termomagnetico de 1 polo 15 a 50 amp Tipo QO
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PROYECTO : CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO | SUBPROYECTO: CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5.30M x 6.00M Y MUROS DE CONCRETO
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Limpia.trazo y nivelación del terreno (area de edificios)
Excav A mano del terreno "A" invest En obra cualq Prof Incl Afine de taludes y
acarreo dentro y fuera de la obrade material no utilizable Plantilla de concreto hecho en obra fc=100 I<g/cm2de 6 cms De espesor
Relleno y compactado de material producto de excavación con pisón y agua , en capas de 20 cms De esp Inc Acarreo dentro de la obra medir compacto Sum y rellenode material inerte compactado con pisón y agua en capas de 20 cms De esp Inc Acarreo dentro de la obra, medir compacto Concreto fc=250 kg/cm2 en cimentación t m a 3/4" 9inc Colocado .vibrado y curado
Cimbra para cimentación con madera de pino de 3A acabado común , inc Cimbrado y
descimbrado Acero p/refuerzo en cimentación con alambran No 2 fy=2530 I<g/cm2 me Sum hab Armado traslape y ganchos Ac De ref diam No 3 fy=4200kg/cm2 me Sum hab trasl.silletas
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Mampostera de piedra de la region asentada con mortero cem-cal-are 1 2 6 en
cimentación
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Cimbra para losas acab Apar Con tnplay de pino de 16 mmmc
Cibrado.decimbrado.chaflangotero y frentes Cimbra acab Aparente Con tnplay de pino de 16 mmmc
Cibrado.decimbrado.chaflangotero y frentes Acero de ref en estruc Con alabron de fy=2530 kg/cm2 me Sum hab arm traslapes.ganchos Acero de ref en estruc No 3 con fy=4200kg/cm2 me Sum hab arm traslapes.ganchos
Acero de ref en estruc No 4 con fy=4200kg/cm2 me Sum hab arm traslapes.ganchos
Concreto fc=250kg/cm2 en estructuras y losas t m a 3/4" colocado.vibrado y curado en
losa me Afine y acabdo para recibir imperm
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1 albañil +1 peon
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1 carpmetro de obra negra + ayudante B 1 carpmetro de obra negra + 1 ayudante B 1 fierrero + ayudante B 1 fierrero + ayudante B 1 fierrero + ayudante B 1 operacodr + 7 peones
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PROYECTO : CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO SUBPROYECTO: CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5.30M x 6.00M Y MUROS DE CONCRETO
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Cad Deconc Fc=150 kg/cm2de 14X10cms Sin armarme Cimbra
Cad O cast De conc Fc=150 k/cm2 de 14x15 cms Arm Con 4 vrs Del No 2 5 o 3
fy=4200kg/cm2 estribos No 2a/c15cmsinc Cimbrapar Y cruces var Cad O cast De conc Fc=150 k/cm2 de 14x15 cms Arm Con 4 vrs Del No 2 5 o 3
fy=4200kg/cm2 estribos No 2 a/c 20 cms me Cimbr apar Y cruces var Muro de tabique rojo común de 11 a 14 cms de esp Asentado con mortero cem-arena
1 3 acabado común Piso conc Fc=150 kg/cm2 esp Acab Pulido o raya c/brocha d/pelo Josas 3 06X2m juntas frías acab C/volteador me Cimbra Guarnición de concreto fc=150kg/cm2 de 15x30 cms Sin armar in Cimbra
Forjado de nariz de concreto fc=150kg/cm2 me Solo cimbra y acero 0 8 kg/ml p/remte piso lado posterior y ñaterales del edificno Aplanado en muros con mortero de cem-cal-are 12 6 a plomo y regla acabado c/llana de madera me Remates y emboquillado Pintura vmimex comex muros columnas trabes y plafones trabajo terminado me Prep Superficial remates y emboquillados
Limpieza de píos de concreto y/o mosaico con cepillo , agua y acido clorhídrico
Limpieza de vidrnos y taletas por ambas caras
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1 pintor + 1
ayudante de pintor 1 peon
1 peon
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PROYECTO : CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO
SUBPROYECTO: CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5.30M x 6.00M Y MUROS DE CONCRETO
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maniobras
CAPITULO 5 i^TAiACÍOfíeS salida de centro y/o contacto en caja de pvc con tubo pvc ligero incluye apagador
armado y colocación de luminaria mcandesente de sobreponer de 30X30cms Inc Flete
de almacén a la obra s y c de tablero de control QO-2 square-d o similar
s y c de interruptor termomagnetico de 1 polo 15 a 50 amp Tipo QO
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1 electr + 1 ayte elect 1 electr + 1 ayte elect
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PROYECTO : CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO SUBPROYECTO : CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5.30M x 6.00M Y MUROS DE TABIQUE
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12032
12034
12035
12051
limpia,trazo y nivelación del terreno (area de edificios)
Excav. A mano del terreno "A" invest. En obra cualquier. Prof. Inc. Afine de taludes y acarreo dentro y fuera de la obra de material no utilizable Plantilla de concreto hecho en obra fc=100 kg/cm2de 6 cms. De espesor
Relleno-yxompactado de material producto de excavación con pisón y agua , en capas de 20 cms. De esp. Inc. Acarreo dentro de la obra medir compacto Sum y rellenode material inerte compactado con pisón y agua en Capas de 20 cms. De esp. Inc. Acarreo dentro de la obra, med r compacto Concreto fc=250 kg/cm2 en cimentación t.m.a. 3/4" inc. Colocado,
vibrado y curado
Cimbra para cimentación con madera de pino de 3A acabado común , inc. Cimbrado y descimbrado
Acero p/refuerzo en cimentación con alambran No.2 fy=2530 kg/cm2 inc. Sum.hab. Armado traslape y ganchos Ac. De ref. diam. No.3 fy=4200kg/cm2 inc. Sum.hab.trasl.silletas
Ac. De ref. diam. No.4 fy=4200kg/cm2 inc. Sum.hab.trasl.silletas
Mamposteria de piedra de la region asentada con mortero cem-cal-
are 1:2:6 en cimentación
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calhidra duela de pino 1x4x8 carrete de hilo de plástico
cemento gris arena grava de 3/4" agua agua
material de relleno agua
agua
cemento gris arena grava de 3/4" clavo de varias medidas duela de madera de pino de (1X4X8)
barate de madera de 3A (2x4x8) alambre recocido del No. 18
diesel
alambrom fy=2530 kg/cm2 ALAMBRE RECOCIDO No.18 vars. Fy=4200 kg/cm2 No.3
alambre recocido
vars. Fy=4200 kg/cm2 No.3 alambre recocido piedra braza de la region
calhidra agua arena cemento
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0.26780 0.54000 0.73440 0.25450 0.04000
1.30000 0.06000
0.27300
0.48100 0.50200 0.69100 0.18000
2.77000
1.50000
0.02500
0.34000
1.03000 0.05300
1.03000
0.05300
1.03000 0.05300 1.50000 0.17510 0.33150 1.22040 0.10000
0.0080 11.4529 0.4005!
5.2971 1.0681
14.5264 5.0340 0.2208
41.3530 1.9086
0.4813
0.8480 0.8850 1.2182 3.4740
53.4610
28.9500 0.4825
6.5620 36.8946
1.8985 60.5846
3.1175
50.3258
2.5896 8.2800 0.9666 1.8299 3.3683 0.5520
np«sr:i nsp np M A T F R I A I F S P O R CONCEPTO
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PROYECTO : CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO SUBPROYECTO : CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5.30M x 6.00M Y MUROS DE TABIQUE
CVE . VOLUMEN CONCEPTO
m :s
?'•*« ^ ^emsjm'- i _••. UN.
MATERIAL CANTIDAD
CANTIDAD TOTAL
;... GjNmmjQ xlgantniqruRA. ¡21110
21115
2120
21203
21204
2130
Cimbra para losas acab. Apar. Con tnplay de pino de 16 mminc. Cibrado.decimbrado.chaflangotero y frentes
Cimbra acab. Aparente. En losas Con triplay de pino de 16 mminc. Cibrado.decimbrado.chaflangotero y frentes
Acero de ref. en estruc. Con alabron de fy=2530 kg/cm2 inc. Sum.hab.arm.traslapes,ganchos Acero de ref. en estruc. No.3 con fy=4200kg/cm2 inc. Sum.hab.arm.traslapes,ganchos Acero de ref. en estruc. No.4 con fy=4200kg/cm2 inc. Sum.hab.arm.traslapes,ganchos Aoncreto fc=250kg/cm2 en estructuras y losas t.m.a. 3/4" colocado.vibrado y curado en losa inc. Afine y acabdo para recibir impermeabilizante
52.56
11.52
32.4
295.68
149.99
6.54
m2
m2
kg
kg
kg
m3
clavo de varias medidas duela de madera de pino de (1X4X8)
barote de madera de 3A (2x4x8) polin de madera de pino de 3A (4x4x8) cimbra de pino de 16 mm( 1.22x2.44m) chaflán de pino de 2a de 1 "(2.50m)
diesel clavo de varias medidas
duela de madera de pino de (1X4X8)
barote de madera de 3A (2x4x8) polin de madera de pino de 3A (4x4x8) cimbra de pino de 16 mm( 1.22x2.44m) chaflán de pino de 2a de 1"(2.50m)
diesel
alambrom fy=2530 kg/cm2 alambre recocido No.18 vars. Fy=4200 kg/cm2 alambre recocido No. 18 vars. Fy=4200 kg/cm2 1/2 alambre recocido No. 18 agua cemento gris arena grava de 3/4"
kg Pt
Pt Pt
hoja
tramo
It
kg
Pt
Pt Pt
hoja
tramo
It
kg kg kg kg kg kg M3 ton m3 m3
0.42000 0.96670
0.41670 0.60220
0.06670
0.12000
1.00000 0.42000
0.96670
0.41670 0.60220
0.06670
0.12000
1.00000 1.03000 0.09090 1.15000 0.03030 1.15000 0.03030 0.27300 0.48100 0.50200 0.69100
22.0752 50.8098
21.90 8 31.65 6
3.5058
6.3072
52.5600 4.8384
11.1364
4.8004 6.9373
0.7684
1.3824
11.5200 33.3720 2.9452
340.0320 8.9591
172.4885 4.5447 1.7854 3.1457 3.2831 4.5191
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PROYECTO : CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO SUBPROYECTO : CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5.30M x 6.00M Y MUROS DE TABIQUE
\,®m XM:'\ r&.í.t¿i£L Á*á&fmm>^.i>^ ^•....., .;• L_.,'; * ss UN MATERIALES UN.
MATERIAL CANTIDAD
CANTIDAD TOTAL
w®msm$ MBfiMmmK?i---ÑíMmxi'&' 31001
31017
31019
31105
31220
Cad. De conc. Fc=150 kg/cm2 de 14X10cms. Sin armar inc. Cimbra
Cad. O cast. De conc. Fc=150 k/cm2 de 14x15 cms. Arm. Con 4 vrs. Del No. 2.5 o 3 fy=4200kg/cm2 estribos No. 2 a/c 15 cms.inc.
Cimbr apar. Y cruces var.
Cad. O cast. De conc. Fc=150 k/cm2 de 14x15 cms. Arm. Con 4 vrs. Del No. 2.5 o 3 fy=4200kg/cm2 estribos No. 2 a/c 20 cms.inc Cimbr apar. Y cruces var.
Murode tabique rojo común de 11 a 14 cms de esp. Asentado con
mortero cem-arena 1:3 acabado común
Piso conc. Fc=150 kg/cm2 esp. Acab. Pulido o raya c/brocha d/pelo Josas 3.06X2m juntas frias acab. C/volteador inc. Cimbra
21.88
7.59
36.92
43.02
37.51
mi
mi
mi
m2
m2
clavo de varias medidas duela de madera de pino de (1X4X8)
barate de madera de 3A (2x4x8) diesel agua cemento gris arena grava de 3/4" vars. Fy=4200 kg/cm2 3/8 alambran fy=2530 kg/cm2 alambre recocido No. 18 clavo de varias medidas duela de madera de pino de (1X4X8)
barate de madera de 3A (2x4x8) diesel vars. Fy=4200 kg/cm2 3/8 alambran fy=2530 kg/cm2
alambre recocido No. 18 clavo de varías medidas duela de madera de pino de (1X4X8)
barate de madera de 3A (2x4x8) diesel agua
tabique de barro recocido mortero apasco arena agua agua duela de madera de pino de (1X4X8)
cemento gris arena grava 3/4" agua
kg
Pt
Pt It
M3 ton m3 m3
kg kg kg kg pt
pt It
kg kg
kg kg pt
pt it
m3
miliar ton m3 m3 m3
Pt
ton m3 m3 m3
0.09500
0.88700
0.50000 0.50000 0.27300 0.48100 0.50200 0.69100 2.45080 1.05000 0.16950 0.15150 1.11670
0.60000 0.18870 2.45080 0.49100 0.10000 0.10000 1.44330
0.60000 0.18870 0.03240
0.05880 0.35020 1.18800 0.38350 0.00500 0.35000
0.33300 0.51800 0.72400 0.27300
2.078Í 19.4076
10.9400 10.9400 5.9732
10.5243 10.9838 15.1191 18.6016| 7.9695 1.2865 1.1499 8.4758
4.5540 1.4322
90.483& 18.1277 3.6920 3.6920
53.2866
22.1520 6.9668 1.393&
2.5296 15.0656 51.1078 16.4982 0.187Í
13.1285
12.4908 19.4302 27.1572 10.2402
npsrsi nRF nF M A T E R I A L E S POR CONCEPTO
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PROYECTO : CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO SUBPROYECTO : CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5.30M x 6.00M Y MUROS DE TABIQUE
Levi 31251
31262
32001
34003
37005
37030
" ••.:'*•. ! "V- i f ' V ^ ^ ^ ^ ••." ••y:':'"':BB Guarnición de concreto fc=150 kg/cm2 de 15x30 cms. Sin armar ¡n Cimbra
Forjado de nariz de concreto fc=150kg/cm2 inc. Solo cimbra y acero 0.8 kg/ml p/remte piso lado posterior y ñaterales del edificiio
Aplanado en muros con mortero de cem-cal-are 1:2:6 a plomo y regla acabado c/llana de madera inc. Remates y emboquillado
Pintura vinimex comex muros columnas trabes y plafones trabajo terminado inc. Prep. Superficial remates y emboquillados
Limpieza de pios de concreto y/o mosaico con cepillo , agua y acido clorhídrico Limpieza de vidriios y taletas por ambas caras
VOLUMEN CONCEPTO
¿i .z i
16.6
100.72
164.44
36.16
10.34
"UM; :>
mi
mi
m2
m2
m2
m2
.'};:• . M*̂ ft»A|fs ;,., ¡ g clavo de varias medidas
duela de madera de pino de (1X4X8)
barate de madera de 3A (2x4x8) polin de madera de pino de 3A (4x4x8) diesel cemento gris arena grava 3/4" agua alambran fy=2530 kg/cm2 vars. Fy=4200 kg/cm2 3/8
alambre recocido No. 18 barate de madera de 3A (2x4x8) chaflán de 374 X 8 duela de madera de pino de (1X4X8)
clavo de varias medidas alambre recocido No. 18 diesel agua cemento arena pintura vinimex sellador vinilico 5X1 agua agua jabón detergente en polvo jabón detergente en polvo agua
UN. MATERIAL
kg
pt
Pt Pt
it ton m3 m3 m3
kg kg
kg Pt Pt Pt
Pt kg it
m3 ton m3 It It
m3 m3
kg kg m3
CANTIDAD
0.15870
2.02000
1.76000 0.47000
0.35710 0.33300 0.51800 0.72400 0.27300 0.25000 0.58480
0.05000 1.31770 2.25900 1.13680
0.17650 0.07970 1.00000 0.33410 0.30900 1.28520 0.20000 0.06250 0.01000 0.00100 0.05000 0.05000 0.00100
CAMTIDAD TOTAL .,
4.9530
63.0442
54.9296 14.6687
11.1451 10.3929 16.1668 22.5960 8.5203
4.1500 9.7077
0.8300 21.8738 37.4994 18.8709
2.9299 1.3230
16.6000 33.6506 31.1225
3.2361 32.8880 10.2775 1.6444 0.0362 1.8080 0.5170 0.01031
DESGLOSE DE MATERIALES POR CONCEPTO
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en oo
PROYECTO : CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO J SUBPROYECTO : CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5.30M x
hev?6, K -_ " / ' • ' . ' . "...' i', ACTIVKSAti . > ; * : ' r ' " VOMJMEN
CONCEPTO
I , CAPITULO 4 HERRBRiA :'.<. 1141307
41313
41325
I
Suministro y colocación de pta. De alumnio sum. Por capfce inc. Flete de almacén capfce a la obra y maniobras
Colocación de cerradura en pta. Sum. Por capfce inc. Flete de almacén
a la obra y maniobras Colocación de cancelería de alumnio fijada con taquetes y tornillossum. Por capfce inc. Flete de almacén capfce a la obra y maniobras
- • — •
2.5
1
10.34
UN
m2
pza
m2
B.00M Y MUROS DE TABIQUE
MATERIALES
esmalte 100 color regular thiner estándar marco y contra marco dealuminio puerta multipanel color arena .90 X 2.44 mts taquete5/16 tornillo para madera de 3"x13mm cerradura de sobre poner phillips modelo #525 chambrana de alumino zoclo de aluminio cabezal de auminio riel de aluminio cercos de aluminio traslapes de aluminio carretilla para ventana vinil remache pop de 1/8 taquetede5/16 tornillo de 2" de aluminio tornillo de 2 1/2" de aluminio felpa aquilastic silicon jaladera para ventana cristal flotado de 6mm de espesor al
corte
UN. MATERIAL
It It
pza pza
pza pza pza
mi mi mi mi mi mi pza mi pza pza pza pza mi pza pza pza m2
CANTIDAD
0.40000 0.33330 1.00000 1.00000
8.00000 8.00000 1.00000
1.55000 1.25000 1.25000 1.36160 0.91520 1.81030 4.00000 4.46430 3.00000 6.00000 6.00000 8.00000 3.12000 0.24550 0.02223 0.50000 1.05000
CANTIDAD TOTAL
i.ooool 0.8333 2.5000 2.5000
20.0000 20.0000
i.oooá
16.0273 12.9250 12.9250 14.0789 9.4632
18.7185 41.3600 46.1609 31.0200 62.0400 62.0400 82.7200 32.2608 2.5385 0.2299 5.1700
10.8570
ncc^i nep np IUIATFRIAI F S POR CONCEPTO
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PROYECTO : CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO SUBPROYECTO : CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5.30M x 6.00M Y MUROS DE TABIQUE
«SW "T'ZÜ ':^—z : z " " : :
VOLÜWgt GOmÉPtQ m MATERIALES
UN MATERIAL
CANTIDAD CANTIDAD
TOTAL
CAPITULO s mmwjwaowHsi 51004
51011
51353 51378
Salida de centro y/o contacto en caja de pvc con tubo pvc ligero incluye
Armado y colocación de luminaria incandesente de sobreponer de 30X30cms. Inc. Flete de almacén a la obra S y C de tablero de control QO-2 square-d o similar S y C de interruptor termomagnetico de 1 polo 15 a 50 amp. Tipo QO
6
5
1 2
sal
pza
pza pza
tubería de pvc 1/2" caja de pvc 1/2" chalupa de pvc 1/2" apagador tapa de registro cable del 12 cable del 14 cinta de aislar luminaria incandesente completa, inc, lampara, acrilico, balastra tablero de control qo-4 interruptor termomagnetico
mi pza pza pza pza mi mi pza pza
pza pza
5.00000 1.00000 1.00000 1.00000 1.00000
12.00000 6.00000 0.00230 1.00000
1.00000 2.00000
30.0000 6.0000 6.0000 6.0000 6.0000
72.0000 36.0000
0.0138 5.0000
1.0000 4.0000
en CD
DESGLOSE DE MATERIALES POR CONCEPTO
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PROYECTO : CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO
SUBPROYECTO: CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5.30M x 6.00M Y MUROS DE TABIQUE
MATERIALES Actividad W Clavo duela de madera barrote de madera Polín de madera Diesel
Cemento gris Arena Grava de 3/4 Agua
CANTIDAD
0 1587 2 0200 1 7600 0 4700 0 3571
0 3330 0 5180 0 7240 0 2730
w
MATERIALES Actividad I Acero de 3/8 Alambre recocido
MATERIALES Actividad D Agua
CANTIDAD
1 0300 0 0530
CANTIDAD
0 0400
2.8
I
.25
D
.9
.25
MATERIALES Actividad A Calhidra Duela de pino 1X4X8 Carrete de hilo plástico
CANTIDAD
0 0001 0 0143 0 0050
MATERIALES Actividad B
MATERIALES Actividad C Arena Grava de 3/4 Agua cemento gras
.65
0 54 0 7344 0 2545 0 2678
H
.25
J
MATERIALES Actividad K Piedra braza Calhidra Agua Arena Cemento
MATERIALES Actividad H Alambren No 18 Alambre recocido
CANTIDAD
1 5000 01751 0 3315 12200 01000
CANTIDAD
1 0300 0 0530
MATERIALES Actividad E Tierra negra Agua
.25
CANTIDAD
1 3000 0 0600
MATERIALES Actividad J Alambran No 19 Alambre recocido
CANTIDAD
1 0300 0 0530
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O) 1.9 .10
MATERIALES CANTIDAD Actividad G Clavo vanas medidas 01800 Duela de madera 2 7700 Barrote de madera 1 5000 Alambre recocido 0 0250 Diesel 0 3400
MATERIALES Actividad F Agua Cemento gris Arena Grava 3/4
CANTIDAD
0 2730 0 4810 0 5020 0 6910
MATERIALES Actvidad U Agua Tabique de barro Mortero apasco Arena
MATERIALES
Actividad X Alambran No 18 Acero de 3/8 Alambre recocido Barrote de madera Chaflán de madera Duela de madera Clavo
CANTIDAD
0 2500 0 5848 0 0500 1 3177 2 2590 1 1368 0 1765
Diesel
2.2
u *••v.ftí^•v.K«.•.•.•«!.v.^^x.•:¿
4.5
.65
1 0000
MATERIALES
Actividad T Acero de 3/8 Alambran Alambre recocido Clavo Duela de madera Barrote de madera Diesel
CANTIDAD
2 4508 0 4910 01000 01000 1 4433 0 6000 01887
•x&v&asAVW.ys&GSis&ee&mjüfr. :••
1.8
5.9
CANTIDAD
0 03240 0 05880 0 35020 1 18800
MATERIALES Actividad S Acero de 3/8 Alambran Alambre recocido Clavo Duela de madera Barrote de madera diesel
MATERIALES Actividad R clavo Duela de madera Barrote de madera diesel Agua cemento gris Arena Grava de 3/4
CANTIDAD
2 4508 10500 01695 01515 1 1167 0 6000 01887
CANTIDAD
0 0950 0 8870 0 5000 0 5000 0 2730 0 4810 0 5020 0 6910
MATERIALES Actividad L Clavo duela de madera barrote de madera Polín de madera Cimbraplay de pino Chaflán de pino Diesel
CANTIDAD
0 4200 0 9667 0 4167 0 6022 0 0667 01200 1 0000
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MATERIALES Actividad HH Tablero de control tipo qo-4
CANTIDAD
1 0000
MATERIALES Actividad FF Tubería de pvc 1/2
Caja de pvc 1/2
Chalupa de pvc 1/2
Apagador Tapa de registro Cable del No 12 Cable del No 14 cinta de aslar
CANTIDAD
5 0000
10000
10000
10000 1 0000 12 0000 6 0000 0 0023
HH
O)
MATERIALES CANTIDAD
Actividad II interruptor termomag- 2 0000 netico
MATERIALES Actividad N Alambren No 18 Alambre recocido
MATERIALES Actividad O Acero de 3/8 Alambre recocido
CANTIDAD
1 0300 0 0909
1 1500 0 0303
MATERIALES Actividad M Clavo duela de madera Barrote de madera Polín de madera Cimbraplay de pino Chaflán de pino Diesel
MATERIALES Actividad Q Agua cemento gns Arena Grava de 3/4
CANTIDAD
0 4200 0 9667 0 4167 0 6022 0 0667 01200 10000
V
.15
6.5
3.7
MATERIALES Actividad Y Agua Cemento Arena
CANTIDAD
0 33410 0 30900 1 28520
MATERIALES Actividad V Agua duela de madera Cemento gris Arena Arena grava de 3/4
MATERIALES Actividad Z Pintura vimmex Sellador vmilico Agua
CANTIDAD
0 0050 0 3500 0 3330 0 5180 0 7240
CANTIDAD
0 2000 0 0625 0 0100
MATERIALES Actividad P Acero de 3/8 Alambre recocido
CANTIDAD
1 1500
0 0303
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MATERIALES CANTID Actividad CC
Esmalte 100 color 0 4000
Thinner estándar 0 3330 marco y contra marco 1 0000 de aluminio Puerta Multipanel 1 0000 Taquete5/16 8 0000 tornillo 3X13mm 8 0000
CC
MATERIALES Actividad DD Cerradura Phillips
CANTIDAD
BB .V.-ÍW.VSV.W.K.-.:
.2
MATERIALES Actividad EE Chambrana de alum Zoclo de alum Cabezal de alum Riel de alum Cerco de alum Traslapes de alum Carretilla de ventana Vmil remache de 1/8 Taquetede5/16 Tornillo de 2 plg Tornillo de 2 1/2plg
Felpa
Aquilastic Silicon
MATERIALES Actividad AA Agua Jabón detergente
CANTIDAD
1 55000 125000 1 25000 1 36160 0 91520 1 81030 4 00000 4 46430 3 00000 6 00000 6 00000 8 00000
312000
0 24550 0 02223
Jaladera para ventana 0 50000 Cristal de 16 mm 1 05000
CANTIDAD
0 0010 0 0500
MATERIALES Actividad QG Luminaria mcand
MATERIALES Actividad BB Agua Jabón detergente
CANTIDAD
10000 completa, me Lampara acnlico y balastra
CANTIDAD
0 0010 0 0500
DURACIÓN DE LOS TRABAJOS : 44.73 DÍAS ACTIVIDADES CRITICAS: A,B,C,K>E,G,F,U,T,L,N,M,Q,Y,Z,DD,BB RUTA CRITICA: w///////Jmy////#////s//MW^^^
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PROYECTO : CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO SUBPROYECTO: CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5.30M x 6.00M Y MUROS DE TABIQUE
PROGRAMA DE SUMINISTRO DE MATERIALES
MATERIALES
JAgua [Alambre recoado
|Alambron
lAquilastic
Apagador
lArena
| Barrote de madera
[Cabezal de aluminio
Cable del No 12
Cable del No 14
Caja de PVC 1/2 Icalhidra
ICarrete de hilo plástico
ICarretilla para ventana
¡Cemento gns
|Cercos de aluminio Cerradura de sobreponer Phillips
lOmbra play de pino de 16 mm
|Cinta de aislar
Iciavo vanas medidas
Icnstal flotado de 6mm Chaflán de pino de 2a de 1
Ichalupa
IChambrana
iDiesel
JDuela de madera de 1X4X8
[Esmalte 100 color regular
Felpa
[Grava de 3/4
Interruptor termomagnetico
Uabon detergente en polvo
Jaladera de aluminio para ventana
Luminaria mcandesentee
JMarco y contramaro de aluminio
Matenal para relleno IMortero Apasco
IPiedra braza
pintura vimmex
Ipolm de madera de 3A
Puerta multipanel [Remache pop 1/8
iRiel de aluminio ISellador vimlico 5x1
ISilicon
[Tabique rojo recocido
SEMANA1
Inicio de Suministros
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INICIO DE OBRA
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PROYECTO : CONSTRUCCIÓN DEL JARDÍN DE NIÑOS FRANCISCO ZARCO SUBPROYECTO: CONSTRUCCIÓN DE 1 AULA CON ESTRUCTURA DE CONCRETO DE 5.30M X 6.00M Y MUROS DE TABIQUE
PROGRAMA DE SUMINISTRO DE MATERIALES
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[Tablero de control qo-4
Tapa de registro
Taquetede5/16
JThinner estándar
(Tierra negra para relleno
Tornillo de 2 1/2
iTomillo de 2
iTomillo para madera 3 x13mm
Traslapes de aluminio
Tubena de PVC 1/2
Vrs Fy=4200 kg/cm2 de 3/8
|Vrs Fy=4200 kg/cm2 de 1/2
iViml ,20010 de aluminio
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INICIO DE OBRA
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Conclusiones
El control de los materiales de una empresa constructora, se ha convertido en modelo de una nueva cultura empresarial debido a su importancia en el volumen de operaciones y el capital que en esta se maneja.
El análisis de los diversos procesos administrativos de su flujo son el resultado de esta investigación. De la compra al destino de la producción; la administración de materiales se ha convertido en la piedra angular de la empresa constructora, constituyéndose en la actualidad en el centro neurálgico de esta actividad empresarial.
Ya no se pueden concebir, en ninguna empresa constructora, departamentos aislados de compras, almacenajes y distribución, con la decisión anárquica de responsables que no articulen las necesidades de un proyecto.
Planeación, organización, control, dirección, etc., como principios rectores de la administración, deben ser las normas para implementar políticas que generen eficiencia. Los materiales siempre deben llegar al obrero en el momento justo, completos y con el menor costo para nuestras finanzas.
La administración de materiales no es una tarea potestativa de grandes empresas, es una tarea fundamental para las micro, pequeñas, medianas y grandes corporaciones dedicadas a la tarea de la edificación.
Las funciones cardinales en esta tarea deben ser estudiadas y materializadas en manuales de políticas y procedimientos; sus principales funciones deberán ser:
• Planeación y control del abastecimiento de materiales
• Programación de la producción
• Recepción
• Investigación sobre materiales y compras
• Almacenaje
• Compras
• Movilización de materiales
• Tráfico
Los problemas más comunes debido a la falta de correctas políticas y procedimientos, es el de la aplicación indebida de los materiales; la errónea selección de proveedores; la falta de comunicación entre departamentos de adquisiciones y de finanzas, etc. A mayor tamaño de la empresa, mayor será el tamaño de los problemas a los que se enfrentarán los responsables de estas áreas.
La compra se erige en la etapa más importante de este complejo proceso administrativo, por cuanto que es la que cuesta directamente y en la que generalmente no hay posibilidad de enmendar los errores en los que se pudiera caer. Su objetivo es proveer de los insumes adecuados, en la cantidad debida, para tenerlos en el lugar y en el tiempo precisos con un precio correcto.
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La toma de la decisión acertada de compra traerá como consecuencia el ahorro por descuentos y el ahorro en el tiempo, lo que se traducirá en no sólo la racionalidad de los recursos sino en el aprovechamiento máximo con el gasto mínimo.
Compras y Finanzas, son las dos áreas que deben estar íntimamente ligadas en este proceso, las facturas deben ser el espejo fiel las requisiciones.
El Almacén es el reflejo de la eficiencia de todo este proceso, sus flujos y reflujos indican, la movilidad de la empresa, pero representan el éxito de los procesos administrativos de las funciones de Materiales.
Surtir a tiempo, evitar la falta de materiales, mantener registros actualizados y salvaguardar los materiales son los objetivos organizacionales de esta área.
Las tareas de almacenaje aunque rutinarias, no deben estar carentes de imaginación por parte de los responsables de su funcionamiento, los procesos deben reflexionarse para maximizar su beneficio y minimizar los costos.
Registrar entradas y salidas, registrar materias primas, registrar proveedores y en fin trabajar con las tarjetas y etiquetas, no es tarea que deba entenderse como "de mero trámite", y para realizarse se debe tener la convicción de que a partir de la mejor distribución de los materiales que tenemos en nuestras manos, depende la eficaz y rápida realización de los objetivos de la empresa.
Debemos tener en cuenta que no necesariamente una compra excesiva de un material abaratará su costo o en cambio un compra racional con lo que se consume evitara el deterioro de ciertos productos. El caso es, y no debe ser un secreto para el almacenistas, equilibrar los costos y las órdenes, crear un modelo de intercompensación entre costos crecientes y decrecientes (su impacto en el almacenaje aumenta con inventarios grandes) y minimizar los costos de ordenamiento y de las inversiones en inventarios.
Obviamente cuanto mayor sea el inventario, mayor será el costo de almacenamiento y por ende los costos de mantenimiento, por tanto debe ser conveniente mantener un modelo de manejo de costos de mantenimiento, por ello, recomendamos el "Modelo del Lote Óptimo Económico" (EOQ) que genera resultados muy satisfactorios para que los costos totales de ordenamiento y de mantenimiento de los inventarios sean minimizados.
Para que el uso de grandes cantidades de materiales en la producción nos resulte práctico en la identificación de costos de compra unitarios con cada tipo individual de materiales, recomendamos el Método de Valuación Para los Materiales Empleados. En tal caso usamos patrones para el costeo de las requisiciones de materiales, para cargar las cuentas subsidiarias de control y acreditar el inventario. Las tareas empleadas para dicha valuación son:
• Primera entrada-Primera Salida (PEPS)
• Última Entrada-Primera Salida (UEPS)
• Costo promedio móvil
• Costo promedio de fin de mes
• Detallistas
• Costos identificados
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Estas tareas son de sumo interés para la gerencia, porque a través de ellas, determinará la cantidad que debe invertir en los inventarios y, además, porque influirán en el monto de la utilidad que al final habrá de obtener.
El presupuesto es el plan integrador y coordinador de las actividades del manejo de materiales, en el se expresarán en términos financieros, las operaciones y recursos que la empresa destina en un periodo determinado para lograr sus objetivos y por lo tanto brindará las siguientes ventajas:
1. Motivara la definición adecuada de los objetivos de la empresa
2. Propiciará la definición de su estructura determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes
3. Incrementará la participación de los diferentes niveles de la organización.
4. Obligará a mantener un archivo de datos históricos
5. Facilitará la administración de los insumes
6. Facilitará la coparticipación e integración de las áreas
7. Obligará a realizar un auto análisis periódico
8. Facilitará el control administrativo del manejo de materiales
El flujo de los materiales en una empresa constructora debe comenzar por el control interno bajo las siguientes consideraciones
• Separar las funciones de adquisición, custodia y registro contable
• Ninguna persona que intervenga en inventarios deberá tener acceso a los registros contables que controlen su actividad
• El trabajo de empleados del almacén y de inventarios, será de complemento y no de revisión.
• La base de valuación de inventarios será constante y consistente
Así, las tareas de la Administración de Materiales no son pesadas losas que burocratizan las empresas, son esquemas claros de permiten eficientar los recursos económicos y hacer fluido el suministros de insumos a las cuadrillas de la construcción; el resultado es tener económicas y eficientes construcciones. En fin los que deben establecer nuestras normas de control y suministro de materiales son:
1. Prevenir fraudes de inventarios
2. Descubrir robos y substracciones de inventarios
3. Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de los inventarios
4. Valuar los inventarios con criterios razonables, consistentes y conservadores
5. Proteger y salvaguardar los inventarios
6. Promover la eficiencia del personal del almacén e inventarios
7. Detectar desperdicios y filtraciones de inventarios
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Bibliografía
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- Backer Morton, Jacobsen Lyle, Ramírez Padilla David Noel Contabilidad de costos. Un enfoque administrativo para la toma de decisiones Editorial Me Graw Hill 2a edición, 1992.
- Cárdenas Ñapóles Raúl La lógica de los costos 1 Editorial IMCP 2a edición, 1a reimpresión, 1997
- Del Río González Cristóbal El presupuesto Editorial ECAFSA 7a edición, 1999.
- Fred Weston J., E. Copeland Thomas Finanzas en Administración Editorial Me Graw Hill 8a edición, 1994.
- Leenders Michiel, E. Fearon Harold, B. England Wilbur Administración de compras y materiales Editorial CECSA 2a edición, 1a reimpresión, 1995.
- Perdomo Moreno Abraham Fundamentos de control interno Editorial ECASA 4a edición, 1995.
- Ramírez Padilla David Noel Contabilidad administrativa Editorial Me Graw Hill 4a edición, 1994.
- Suárez Salazar Carlos Administración de empresas constructoras Editorial LIMUSA 2a edición, 6a reimpresión, 1990.
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- W. B. Lawrence Contabilidad de costos Editorial UTEHA 4a edición, 1978. www. monografias.com.mx.
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