análisis de los procesos operativos del Área de beneficios
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD APEC
ESCUELA DE GRADUADOS
Monografía para Optar por el Título de:
Especialización en Alta Gestión Empresarial
Análisis de los Procesos Operativos del Área de Beneficios en la Administradora de Fondos de Pensiones Hodge ( AFP HODGE) del año 2009
Sustentante:
Yasiris A. Mercedes M. 2009-0145
Asesora:
Edda Freites, MBA
Santo Domingo, D.N. Noviembre, 2009
2
INDICE ADENDUM INTRODUCCIÓN CAPITULO I CONCEPTOS SOBRE LAS MEJORAS EN LOS PROCESOS OPERATIVOS. 1.1 Definición de procesos...................................................................... Pág.02
1.2. Otros términos relacionados con los procesos................................. Pág.02
1.3 Administración de procesos.............................................................. Pág.04
1.3.1 Definición ......................................................................................... Pág.04
1.3.2 Categorías de los procesos ............................................................. Pág.05
1.4 Mejoramiento Continuo..................................................................... Pág.10
1.4.1Definición .......................................................................................... Pág.10
1.4.2 Importancia ...................................................................................... Pág.11
1.4.3 Algunas Metodologías De Mejora Continua .................................... Pág.12
CAPITULO II ASPECTOS GENERALES SOBRE EL SISTEMA DOMINICANO DE SEGURIDAD SOCIAL. 2.1 Objetivos de los Sistemas de Pensiones.......................................... Pág.16
2.1.1 El Sistema de Pensiones ................................................................. Pág.16
2.1.2 Los individuos carecen de una visión de largo plazo ...................... Pág.17
2.1.3 Ausencia de productos financieros adecuados ............................... Pág.18
2.1.4 Necesidad de regulación y supervisión ........................................... Pág.18
2.1.5 Reducción de la pobreza y equidad................................................. Pág.18
2.1.6 Solidaridad ....................................................................................... Pág.19
2.2 Objeto de la ley 87-01........................................................................ Pág.19
2.3 Normas reguladoras del Sistema Dominicano de Seguridad
Social .................................................................................................. Pág.19
2.4 Principios Rectores de la Seguridad Social ........................................ Pág.20
2.5 Derechos y deberes de los afiliados................................................... Pág.22
2.6 Beneficiarios, Prestaciones Y Afiliación.............................................. Pág.24
2.7 Regímenes de financiamiento del SDSS............................................ Pág.26
2.7.1 Prestaciones del Régimen Contributivo........................................... Pág.27
2.7.2 Prestaciones de los Regímenes Subsidiado y Contributivo
Subsidiado ....................................................................................... Pág.27
2.8 Estructura institucional del Sistema Dominicano de Pensiones......... Pág.28
2.9 Industria de las AFP............................................................................ Pág.32
2.10 Procesos de Afiliación y Traspaso.................................................... Pág.35
2.11 Afiliación de Dominicanos Residentes en el Exterior ....................... Pág.40
2.12 Evolución y Situación Actual del Sistema Dominicano de
Pensiones ......................................................................................... Pág.42
CAPITULO III FLUJO DE TRABAJO Y DISTRIBUCIÓN DE TAREAS EN EL ÁREA DE BENEFICIOS DE AFP HODGE. 3.1 Procedimientos Emitidos Por La Superintendencia De Pensiones, A Las Solicitudes De Ingreso Tardío, Discapacidad Y Sobrevivencia. ........................... Pág.46 3.1.1 Ingreso Tardío 3.1.2 Devolución de los recursos acumulados en la Cuenta de capitalización Individual (CCI)
debido a que por su nivel socioeconómico el afiliado de ingreso tardío no requiere una pensión
del régimen subsidiado. ........................................................................... Pág.46
3.1.3 Devolución de los recursos acumulados en su CCI debido a que el afiliado de ingreso
Tardío recibe una pensión en virtud de las leyes 379, 1896 y/o por otras leyes afines o Planes de
Pensiones Existentes, debidamente registrados en la Superintendencia de Pensiones.
.................................................................................................................. Pág.49
3.2 Discapacidad 3.2.1 Solicitud de Calificación de Discapacidad a la Comisión Médica Regional.
.................................................................................................................. Pág.52
3.2.2 Respuesta de la Comisión Médica Regional ................................... Pág.53
3.2.3 Procedimiento de apelación ante la Comisión Médica Nacional..... Pág.54
3.2.4 Dictamen que rechaza la discapacidad del afiliado........................ Pág.54
3.2.5 Dictamen que aprueba la discapacidad del afiliado ........................ Pág.56
3.2.6 Remisión de las Certificaciones de Discapacidad a las AFP .......... Pág.56
3.2.7 Notificación a las Compañías de Seguros....................................... Pág.57
3.2.8 Fecha en que se devenga la pensión de discapacidad................... Pág.57
3.3 Sobrevivencia 3.3.1 Notificación a la Compañía de Seguros ........................................ Pág.60
3.3.2 Traspaso del saldo de la Cuenta de Capitalización Individual a la
Compañía de Seguros. ............................................................................. Pág.61
3.3.3 Fecha a partir de la cual se devenga la pensión ........................... Pág.61
3.4 Procedimientos Operativos Del Área De Beneficios De AFP Hodge 3.4.1 Proceso operativo de las solicitudes de discapacidad ................... Pág.63
3.4.2 Proceso operativo de las solicitudes de Ingreso tardío ................... Pág.71
3.4.3 Proceso operativo de las solicitudes de Sobrevivencia................... Pág.74
CONCLUSIÓN RECOMENDACIÓN BIBLIOGRAFÍA ANEXOS
ADENDUM
Dada la importancia que tiene para los dominicanos el Sistema de Seguridad
Social y lo esencial que es para las administradoras de Fondos de Pensiones el
buen funcionamiento de un departamento de beneficios, el cual tiene bajo su
responsabilidad la ejecución de todos los procesos operativos para otorgar una
pensión a los afiliados o a los beneficiarios del sistema, este proyecto tuvo
como objetivo principar analizar los procesos operativos del área de beneficios
de AFP Hodge, buscando identificar las posibles brechas y de igual forma las
posibles mejoras que garanticen el mejor aprovechamiento de los recursos.
Para tales fines se utilizó el método de investigación de análisis, donde se
realizó una investigación sobre los flujos de las operaciones llevadas a cabo en
dicho departamento, así como también el método de síntesis donde fue
realizado un análisis de las principales actividades que afectan el buen
desarrollo de los procesos y las consecuencias que las mismas generan.
Los hallazgos de esta investigación arrojaron algunas oportunidades de mejora
en cuanto a las tramitaciones de documentos, utilización de recursos en los
procesos actuales, así como también la cantidad de visitas que es preciso que el
afiliado realice a la oficina antes de obtener una respuesta a su solicitud.
Dicho todo esto este proyecto esta enfocado a la creación de un flujo más
eficiente, con procesos más flexibles que garanticen el ahorro de tiempo, así
como también la maximización de los recursos tanto materiales como
humanos.
INTRODUCCIÓN
El Sistema Dominicano de Seguridad Social ha tenido como objetivo principal la
proporción al afiliado de tranquilidad en lo que respecta a salud, pensiones y
riegos laborares, este surge a raíz de que en nuestro país los envejecientes de
clase media-baja así como también las personas discapacitadas, se ven
forzadas a convertirse en totales dependientes de sus familiares, debido a que
vivimos en una sociedad carente de oportunidades en el mercado laboral para
personas que están en estas condiciones, lo que hace imposible la obtención de
recursos para poder subsistir.
Este proyecto está enfocado en lo concerniente a los fondos de pensiones y a
los procedimientos establecidos por los organismos rectores del sistema, los
cuales deben ser seguidos por las Administradoras de Fondos de Pensiones,
siempre orientados al bienestar del afiliado. Debido a lo trascendental que es
para los dominicanos el buen funcionamiento de este sistema, radica la
importancia de que las AFP, entidades responsables de administrar los fondos
de pensiones, mantengan procedimientos flexibles, dada las características que
identifican los afiliados y beneficiarios.
En este proyecto analizaremos los procesos operativos del departamento de
beneficios de AFP Hodge, el cual se encarga de tramitar todas las pensiones
solicitadas por los afiliados y beneficiarios de dicha AFP, así como también
gestionar la devolución de aportes a aquellas personas que ingresaron pasados
los 45 años al sistema y que al momento tienen mas de 60 años.
En el primer capítulo se presentará en formato conceptual lo concerniente a las
mejoras en los procesos operativos. En el segundo capítulo se abordarán los
aspectos generales del Sistema Dominicano de Seguridad Social y en el tercer
y último capítulo se examinará el flujo de trabajo y la distribución de las tareas
en el área de beneficios de AFP Hodge, donde se harán constar las posibles
mejoras que dichos procesos puedan tolerar.
CAPITULO I
FORMATO CONCEPTUAL EN LO CONCERNIENTE A LAS MEJORAS DE LOS PROCESOS
OPERATIVOS
2 1. 1 DEFINICIÓN DE PROCESO
Un proceso es una secuencia de actividades que tiene la finalidad de lograr
algún resultado, generalmente crear un valor agregado al cliente. Los procesos
comunes del negocio comprenden la adquisición de conocimientos sobre
clientes y mercados, llenar o surtir los pedidos de los clientes , comprar,
desarrollar nuevos productos o servicios, planeación estratégica, entrega de
productos o servicios, distribución, investigación y desarrollo, administración de
la información, medición del desempeño y capacitación, por nombrar unos
cuantos.1
Los procesos pueden ser cooperantes o independientes, en el primer caso se
entiende que los procesos interactúan entre sí y pertenecen a una misma
aplicación. En el caso de procesos independientes en general se debe a que no
interactúan y un proceso no requiere información de otros o bien porque son
procesos que pertenecen a distintos usuarios.
1.2 OTROS CONCEPTOS RELACIONADOS CON LOS PROCESOS.
Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso. Su identificación puede
resultar útil para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar
diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso.2
1 1 EVANS, JAMES R., Administración y Control de la Calidad, Editorial International Thomson, 4ta. Edición, México, 2000, Pág. 341 2 http://personales.jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm
3 Sistema: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos
necesarios para implantar una gestión determinada, como por ejemplo la gestión
de la calidad, la gestión del medio ambiente o la gestión de la prevención de
riesgos laborales. Normalmente están basados en una norma de reconocimiento
internacional que tiene como finalidad servir de herramienta de gestión en el
aseguramiento de los procesos.3
Procedimiento: forma especifica de llevar a cabo una actividad. En muchos
casos los procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto y
el campo de aplicación de una actividad; que debe hacerse y quien debe
hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y
documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse. 4
Actividad: es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento
para facilitar su gestión. La secuencia ordenada de actividades da como
resultado un subproceso o un proceso. Normalmente se desarrolla en un
departamento o función. 5
Proyecto: suele ser una serie de actividades encaminadas a la consecución de
un objetivo, con un principio y final claramente definidos. La diferencia
fundamental con los procesos y procedimientos estriba en la no repetitividad de
los proyectos. 6
3 Idem, 4 Idem, 5 Idem, 6 Idem,
4
1. 3 ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS 1.3.1 Definición
La administración de los procesos consiste en la planeación y administración de
las actividades necesarias para logran un elevado nivel de desempeño en un
proceso y en la identificación de oportunidades para mejorar la calidad y el
desempeño operacional y finalmente, en la satisfacción del cliente. Comprende
el diseño, control y mejora de los procesos claves del negocio.
El diseño se enfoca a la prevención de una mala calidad, asegurando que los
productos cumplen con las necesidades del cliente y que los procesos de
producción y entrega son capaces de alcanzar niveles elevados de rendimiento.
La esencia del control es eliminar la causa de estas situaciones anormales y
mantener un desempeño uniforme.
La mejora por otra parte, significa modificar el desempeño y elevarlo a un nuevo
nivel.
Las actividades de la administración de los procesos ayudan a evitar defectos y
errores, eliminando desperdicios y redundancias, y por lo tanto, conducen a una
mejor calidad y aun mejor desempeño de la empresa, mediante tiempos de
ciclos más cortos, mayor flexibilidad y sensibilidad más rápida hacia el cliente.
Esencialmente todo trabajo en una organización se lleva a cabo mediante algún
proceso.
Los individuos o grupos, conocidos como propietarios de procesos, son
responsables del desempeño del proceso y tienen autoridad para modificarlo y
5 mejorarlo. Las empresas líderes identifican los procesos importantes del negocio
que afectan la satisfacción del cliente.7
1.3.2 Categorías de los Procesos
Generalmente se ubican en cuatro categorías:
Procesos de diseño
Proceso de producción y entrega
Procesos de apoyo
Procesos de proveeduría
Los procesos de diseño
Comprenden tanto el diseño del producto es decir el bien manufacturado o el
servicio, así como los procesos de producción y entrega que crean o entregan el
producto.
El diseño del producto Comprende todas las actividades que se llevan a cabo
para incorporar las necesidades del cliente en las especificaciones funcionales
del mismo y define por lo tanto la idoneidad del mismo para su uso. Aquellos
diseños y procesos de producción y entrega que impulsan la creación de
productos y servicios, que son determinantes para la satisfacción del cliente y
que tienen un impacto mayor sobre las metas estratégicas de una organización
sé consideran generalmente los procesos centrales del negocio. Los procesos de apoyo son vitales para la operación de un negocio, pero por lo
general no agregan valor al producto o servicio directamente. En general los
procesos centrales están impulsados por necesidades de clientes externos, en
7 EVANS, JAMES R., Administración y Control de la Calidad, Editorial International Thomson, 4ta. Edición, México, 2000, Pág. 340
6 tanto que los procesos de apoyo están impulsados por necesidades de clientes
internos.
El diseño de procesos puede resultar de mayor importancia que el diseño del
producto, el objetivo del diseño del proceso es simple, desarrollar un
procedimiento eficiente para satisfacer a la vez los requerimientos tanto de los
clientes internos como de los externos.
El diseño de proceso real es la especificación de la manera en que funciona
dicho proceso. La primera fase consiste en preparar con todo detalle una lista
generalmente en forma de diagrama de flujo de la secuencia de los pasos a
seguir, actividades que agregan valor y tareas específicas en la producción de
un producto o en la entrega de un servicio. Esta representación grafica es un
excelente dispositivo de comunicación para visualizar y comprender el proceso.
Los diagramas de flujo pueden convertirse en la base de las descripciones del
puesto de los programas de capacitación de empleados y de la medición del
desempeño. Ayudan a los gerentes a estimar los recursos humanos, los
sistemas de información, el equipo y la necesidad de instalación. Como
herramienta de diseño, permite a la gerencia estudiar y revisar los procesos
antes de su implementación, a fin de mejorar la calidad y el desempeño
operacional.8
Consideraciones especiales en los diseños de los procesos de servicios Los resultados de los procesos de servicios no están tan bien definidos como los
productos manufacturados. La mayoría de los procesos de servicios
comprenden una mayor interacción con el cliente, lo que frecuentemente facilita
la identificación de necesidades y expectativas. Por otra parte, a menudo los
clientes no pueden definir sus necesidades de servicio antes de tener algún
punto de referencia o de comparación. 8 Ídem, Pág. 349-359
7
Los diseñadores de procesos de servicio deben concentrarse en hacer las cosas
bien desde la primera vez, minimizando las complejidades del proceso y
haciendo que el proceso sea inmune a errores humanos involuntarios,
particularmente durante la interacción con el cliente. Los procesos de servicio a
menudo comprenden actividades tanto internas como externas, factor que
complica el diseño de la calidad.
Los investigadores han sugerido que los servicios tienen tres componentes
básicos instalaciones, procesos y procedimientos físicos, comportamiento de los
empleados y juicio profesional por parte de los empleados. El diseño de
servicios esencialmente consiste en alcanzar un equilibro efectivo de estos tres
componentes. La meta es proporcionar un servicio cuyos elementos sean
uniformes internamente y estén dirigidos a cumplir las necesidades de un
segmento específico del mercado objetivo. Demasiado o muy poco cuidado en
algunos de los componentes conducir a problemas y mala percepción por parte
del cliente.
Las organizaciones de servicio deben poner especial cuidado en escoger y
mantener un equipo confiable y fácil de utilizar. Con niveles mas elevados de
contacto e interacción, el comportamiento apropiado del personal se vuelve cada
vez más importante.9
9 Idem., Pág. 361
8
Control de los procesos de producción entrega y apoyo Control es el proceso continuado de evaluar el desempeño del proceso y
emprender una acción correctiva cuando sea necesario. El control es necesario
por dos razones: primero, las empresas necesitan mantener el desempeño de
sus procesos, segundo, una empresa debe tener los procesos bajo control antes
de que puedan efectuar cualquier mejora.
La necesidad de controlar tiene su razón de ser en la variación inherente a
cualquier sistema o proceso. Controlar un proceso por lo tanto, es realmente
igual a identificar y eliminar las causas especiales de las variaciones, que
pueden ser comunes y especiales.
Cualquier sistema de control tiene tres compónteles:
1) Una norma o meta,
2) un medio para medir el desempeño y
3) la comparación de los resultados reales con la norma, junto con
retroalimentación, para sentar las bases de una acción correctiva. Las metas y
estándares o normas se definen durante la los procesos de planeación y diseño.
Se define o establece lo que se supone que debe llevarse a cabo. Estas metas y
normas se reflejan mediante características medibles de la calidad, como son las
dimensiones de las piezas maquinadas, el número de piezas defectuosas,
quejas de clientes o tiempo de espera. Los métodos para la medición de estas
características de calidad, pueden ser automatizados o la fuerza de trabajo las
puede hacer manualmente.
Las mediciones proporcionan la información que corresponde a lo que realmente
se ha efectuado. Los trabajadores, supervisores y gerentes entonces evalúan si
los resultados reales cumplen con las metas y normas, de no ser así, deberá
emprenderse alguna acción correctiva.
9 La acción correctiva a corto plazo a menudo pueden emprenderla los
trabajadores de piso de fábrica. La acción correctiva a largo plazo es
responsabilidad de la gerencia.
Juran y Deming manifestaron que la gran mayoría de los problemas de calidad
son controlables por la gerencia-resultado de variaciones por causas comunes.
Para la menor proporción de problemas controlables por el operador, resultado
de causas especiales, a los operadores de les deben dar las herramientas para
identificarlas y la autoridad para actuar.10
Procesos de proveeduría y asociación En los negocios de hoy, las operaciones suelen estar muy descentralizadas y
dispersas por todo el mundo. En consecuencia, la administración de toda red de
proveedores se convierte en un problema interorganizacional determinante. Los
proveedores desempeñan una función decisiva en todo el proceso y desarrollo
del producto, desde su diseño hasta su distribución.
Los proveedores pueden proporcionar tecnología o procesos de producción no
disponibles internamente, advertencias oportunas sobe diseño y mayor
capacidad, lo cual puede dar como resultado menores costos, mayor rapidez en
llegar al mercado y mejor calidad para sus clientes. A cambio se les asegura un
negocio estable y a largo plazo.
Los proveedores de éxito tienen una cultura en la cual los empleados y gerentes
comparten metas, compromisos y riesgos de sus clientes con objeto de
10 Idem., Pág. 362-365
10 promover estas relaciones a largo plazo. Las relaciones estrechas clientes
proveedor se basan en tres principios guía:
1- Reconocimiento de la importancia estratégica de los proveedores en la
consecución de los objetivos del negocio, particularmente en minimizar el
costo total de la propiedad.
2- Desarrollar relaciones con las cuales todos ganan, mediante la asociación,
en vez de cómo adversarios.
3- Establecer confianza mediante apertura y honestidad, confianza que
conducirá a ventajas mutuas.11
1.4 MEJORAMIENTO CONTINÚO 1.4.1 Definición
El Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy bien lo que es la
esencia de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan hacer si quieren ser
competitivas a lo largo del tiempo. La administración de la calidad total requiere
de un proceso constante, que será llamado Mejoramiento Continuo, donde la
perfección nunca se logra pero siempre se busca.
La mejora continua es una herramienta de incremento de la productividad que
favorece un crecimiento estable y consistente en todos los segmentos de un
proceso.
Mejora continua asegura la estabilización del proceso y la posibilidad de mejora.
Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organización o comunidad, es
necesaria la identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de
11 Ídem, Pág. 365-369
11 cada paso llevado a cabo. Algunas de las herramientas utilizadas incluyen las
acciones correctivas, preventivas y el análisis de la satisfacción en los miembros
o clientes. Se trata de la forma más efectiva de mejora de la calidad y la
eficiencia en las organizaciones.
En el caso de empresas, los sistemas de gestión de calidad, normas ISO y
sistemas de evaluación ambiental, se utilizan para conseguir el objetivo de la
calidad.12
1.4.2 Importancia La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se
puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la
organización.
A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y competitivos
en el mercado al cual pertenece la organización, por otra parte las
organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si
existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como resultado de la
aplicación de esta técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro del
mercado y hasta llegar a ser líderes.
La mejora continua asegura la estabilización del proceso y la posibilidad de
mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organización o comunidad,
es necesaria la identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de
cada paso llevado a cabo. Algunas de las herramientas utilizadas incluyen las
acciones correctivas, preventivas y el análisis de la satisfacción en los miembros
o clientes. Se trata de la forma más efectiva de mejora de la calidad y la
eficiencia en las organizaciones.
12 http://es.wikipedia.org/wiki/Mejora_continua
12 En el caso de empresas, los sistemas de gestión de calidad, normas ISO y
sistemas de evaluación ambiental, se utilizan para conseguir el objetivo de la
calidad.
1.4.3 Algunas Metodologías de Mejora Continua Mantenimiento productivo total
Lean Manufacturing
Six Sigma
Kaizen
Reingeniería de procesos
Just In Time
Teoría de las limitaciones
Mantenimiento productivo total: es un sistema desarrollado en Japón para
eliminar pérdidas, reducir paradas, garantizar la calidad y disminuir costes en las
empresas con procesos continuos.13
Lean Manufacturing: es una filosofía de gestión enfocada a la reducción de los
7 tipos de "desperdicios" (sobreproducción, tiempo de espera, transporte,
exceso de procesado, inventario, movimiento y defectos) en productos
manufacturados. Eliminando el despilfarro, la calidad mejora, el tiempo de
producción y los costos se reducen.14
Six Sigma: es una metodología de mejora de procesos, centrada en la
reducción de la variabilidad de los mismos, consiguiendo reducir o eliminar los
defectos o fallas en la entrega de un producto o servicio al cliente. La meta de 6
13 http://es.wikipedia.o Obtenido de "http://es.wikipedia.org/wiki/Mejora_continua
14 Ídem
13 Sigma es llegar a un máximo de 3,4 defectos por millón de eventos u
oportunidades entendiéndose como defecto cualquier evento en que un
producto o servicio no logra cumplir los requerimientos del cliente.15
Kaizen: Hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy!” es la base de la milenaria
filosofía Kaizen, y su significado es que siempre es posible hacer mejor las
cosas. Su metodología trae consigo resultados concretos, tanto cualitativos
como cuantitativos, en un lapso relativamente corto y a un bajo costo (por lo
tanto, aumenta el beneficio) apoyado en la sinergia que genera el trabajo en
equipo de la estructura formada para alcanzar las metas establecidas por la
dirección de la compañía.16
Reingeniería de procesos: busca llegar a la raíz de las cosas, no se trata
solamente de mejorar los procesos, sino y principalmente, busca reinventarlos,
con el fin de crear ventajas competitivas osadas, con base en los avances
tecnológicos. 17
Just In Time: permite aumentar la productividad, permite reducir el costo de la
gestión y por pérdidas en almacenes debido a stocks innecesarios. De esta
forma, no se produce bajo suposiciones, sino sobre pedidos reales. 18
Teoría de las limitaciones: La esencia de la teoría de las restricciones se basa
en cinco puntos:
Identificar las restricciones del sistema.
Decidir cómo explotarlas.
Subordinar todo a la decisión anterior. 15 Ídem 16 Ídem 17 Ídem, 18 Ídem,
14 Superar la restricción del sistema (elevar su capacidad).
Si en los pasos anteriores se ha roto una restricción, regresar al paso (1) pero no
permitir la inercia. 19
19 Idem
CAPITULO II
ASPECTOS GENERALES SOBRE EL SISTEMA DOMINICANO DE SEGURIDAD SOCIAL.
16 2.1 OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE PENSIONES El objetivo fundamental de un sistema de pensiones es garantizar el mayor
bienestar a la población durante el período de retiro laboral, a través del ahorro
durante su vida productiva, sea éste obligatorio o voluntario. Las dos
dimensiones fundamentales del objetivo de bienestar la constituyen la reducción
de la pobreza y la nivelación del consumo a través del horizonte de vida.20
2.1.1 El Sistema de Pensiones En lo relacionado a la reducción de la pobreza, los sistemas de pensiones
constituyen una herramienta elemental para incorporar a los grupos de menores
ingresos, que normalmente ahorran una proporción muy mínima o nula de su
ingreso, en un plan de ahorro para el retiro, a fin de que el consumo en la vejez
esté garantizado y las personas en la tercera edad que ya no sean productivas o
queden fuera de la fuerza laboral no estén desamparadas. En adición, distintos
modelos contemplan elementos de solidaridad en el ahorro, con el propósito de
que las personas de menores ingresos reciban beneficios, que les permitan
tener una vejez digna, como es el caso del Sistema Dominicano de Pensiones,
el cual incorpora un fondo de solidaridad social en el régimen contributivo.
Igualmente, un sistema de pensiones busca mantener el consumo de los
individuos, a través de su horizonte de vida, de modo que el mismo no difiera
considerablemente entre períodos. La teoría del consumidor señala que un
mayor nivel de utilidad estaría asociado con el máximo nivel de consumo
alcanzable durante cada período de su horizonte de vida o, equivalentemente,
con un consumo relativamente constante entre períodos. Por tanto, el individuo
maximizaría su función de utilidad para que no existieran años con excesivo
consumo y otros con un consumo nulo o muy reducido.21
20 SANTIAGO, EDDY, El Sistema de Pensiones ‘’Una Reforma exitosa para garantizar el bienestar de los
dominicanos”, Editora Corripio C por A., Primera edición, Republica Dominicana, 2006, Pág.23. 21 Ídem, Pág.24
17 Un sistema de pensiones logra este objetivo a través del ahorro obligatorio,
exigiendo de los individuos que ahorren una pequeña porción de sus salarios
durante todos sus años activos, designando a empresas para que administren
estos fondos y tomen las mejores decisiones de inversión de los mismos,
permitiendo que las personas dispongan de un ingreso suficiente para garantizar
su consumo en la vejez, ingreso que será superior mientras mayores hayan sido
los aportes, en un sistema de contribuciones definidas como es el dominicano.
Algunos podrían alegar que no hace falta la participación estatal o la
obligatoriedad para garantizar que los individuos ahorren, sino que por sí
mismas las personas deberían tomar la decisión de nivelar su consumo.
Sin embargo, en la práctica existen individuos que no ahorran para el retiro y los
que lo hacen no siempre tienen un amplio conocimiento de los instrumentos de
inversión. A continuación se presentan distintos argumentos que justifican la
participación del Estado para establecer con carácter obligatorio que los
individuos ahorren cierta proporción de su salario:
2.1.2 Los individuos carecen de una visión de largo plazo: Primordialmente se atribuye esta planificación cortoplacista de los individuos a la
alta tasa de descuento que le asignan al consumo futuro, o, lo que es lo mismo,
a la menor valoración que le asignan a dicho consumo en comparación con el
consumo presente. Este comportamiento tiende a ser el resultado de
restricciones en el mercado crediticio, así como de distintos riesgos que se
convierten en situaciones de urgencia, como riesgos de enfermedad,
discapacidad, desastres naturales, entre otros, que implican el que los individuos
se vean forzados a disponer de más recursos en el presente. Asimismo, influye
en países en vías de desarrollo el bajo nivel de ingreso de una alta proporción
de la población, como consecuencia de la mala distribución del ingreso.22 22 Ídem, Pág.25
18
2.1.3 Ausencia de productos financieros adecuados: Aún si los individuos ahorraran para el retiro con la finalidad de nivelar su
consumo, necesitan contar con instrumentos financieros adecuados que sean
consistentes con el ahorro de largo plazo que amerita el ahorro previsional.
Además, es necesaria la creación de mercados de rentas vitalicias para que los
pensionados puedan contar con un ingreso seguro frente a la incertidumbre del
momento de fallecimiento. Esto último es primordial para que los individuos en
retiro no lleguen a la etapa del fallecimiento con un monto de herencia elevado
mientras vivieron durante sus años pasivos con un ingreso mínimo o, por el
contrario, para que no pasen en la pobreza su período de vida de retiro laboral.
2.1.4 Necesidad de regulación y supervisión: A fin de que los mercados financieros funcionen de forma estable y transparente,
es necesaria la regulación y supervisión gubernamental. Asimismo, la
participación del Estado es crucial para garantizar que se generen instrumentos
de ahorro de largo plazo y se desarrollen mercados de rentas vitalicias y retiros
programados, que suplan las necesidades de los individuos y que muy
probablemente no serían creados si el mercado financiero se dejara trabajar por
sí solo.
2.1.5 Reducción de la pobreza y equidad: La participación del Estado se justifica también por los principios de equidad y
reducción de la pobreza. Se busca entonces que los regímenes previsionales
sean obligatorios para que los individuos que normalmente no tomarían la
decisión de ahorrar realicen aportes al sistema y cuenten con ingresos durante
su retiro laboral, reduciendo así la proporción de adultos que en la tercera edad
no poseen ingresos y se convierten en una carga para la sociedad. Por tanto, un
sistema de pensiones obligatorio tiende a reducir los niveles de pobreza en la
vejez. Más aún, la participación gubernamental es fundamental para garantizar
la redistribución del ingreso que permita lograr una mayor equidad
19 2.1.6 Solidaridad: De manera similar al punto anterior, se persigue que los sistemas de pensiones
contemplen componentes de solidaridad hacia los contribuyentes de menor
ingreso. Para garantizar la regulación y la correcta aplicación de estos
programas de solidaridad es necesaria la participación estatal.23
2.2 OBJETO DE LA LEY 87-01 Tiene por objeto establecer el Sistema Dominicano de Seguridad Social (SDSS)
en el marco de la Constitución de la República Dominicana, para regularla y
desarrollar los derechos y deberes recíprocos del Estado y de los ciudadanos en
lo concerniente al financiamiento para la protección de la población contra los
riesgos de vejez, discapacidad, cesantía por edad avanzada, sobrevivencia,
enfermedad, maternidad, infancia y riesgos laborales. El Sistema Dominicano de
Seguridad Social (SDSS) comprende a todas las instituciones públicas, privadas
y mixtas que realizan actividades principales o complementarias de seguridad
social, a los recursos físicos y humanos, así como las normas y procedimientos
que los rigen. 24
2.3 NORMAS REGULADORAS DEL SISTEMA DOMINICANO DE SEGURIDAD SOCIAL El Sistema Dominicano de Seguridad Social (SDSS) se rige:
a) Por las disposiciones de la ley 87-01.
b) Por las leyes vigentes que crean fondos de pensiones y jubilaciones, así
como seguros de salud, en beneficio de sectores y grupos específicos;
c) Por las normas complementarias de la ley 87-01, las cuales comprenden:
1) El reglamento del Consejo Nacional de Seguridad Social;
2) El reglamento de la Tesorería de la Seguridad Social;
3) El reglamento sobre Pensiones;
23 Ídem, Pág.26 24 Ley 87-01 que crea el Sistema Dominicano de Seguridad Social
20 4) El reglamento sobre el Seguro Familiar de Salud;
5) El reglamento sobre el Seguro de Riesgos Laborales;
6) El reglamento del Régimen Contributivo Subsidiado;
7) El reglamento del Régimen Subsidiado;
8) Los acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad Social;
9) Las resoluciones de las Superintendencias de Pensiones y de Salud y
Riesgos Laborales. 25
2.4 PRINCIPIOS RECTORES DE LA SEGURIDAD SOCIAL El Sistema Dominicano de Seguridad Social (SDSS) se regirá por los siguientes
principios:
Universalidad: El SDSS deberá proteger a todos los dominicanos y a los
residentes en el país, sin discriminación por razón de salud, sexo, condición
social, política o económica.
Obligatoriedad: La afiliación, cotización y participación tienen un carácter
obliga-torio para todos los ciudadanos e instituciones, en las condiciones y
normas que establece la presente ley.
Integralidad: Todas las personas, sin distinción, tendrán derecho a una
protección suficiente que les garantice el disfrute de la vida y el ejercicio
adecuado de sus facultades y de su capacidad productiva.
Unidad: Las prestaciones de la Seguridad Social deberán coordinarse para
constituir un todo coherente, en correspondencia con el nivel de desarrollo
nacional.
Equidad: El SDSS garantizará de manera efectiva el acceso a los servicios a
todos los beneficiarios del sistema, especialmente a aquellos que viven y/o
laboran en zonas apartadas o marginadas.
Solidaridad: Basada en una contribución según el nivel de ingreso y en el
acceso a los servicios de salud y riesgos laborales, sin tomar en cuenta el aporte
individual realizado; de igual forma, cimentada en el derecho a una pensión
25 Idem, Pág. 3
21 mínima garantizada por el Estado en las condiciones establecidas por la
presente ley.
Libre elección: Los afiliados tendrán derecho a seleccionar a cualquier
administrador y proveedor de servicios acreditado, así como a cambiarlo cuando
lo consideren conveniente, de acuerdo a las condiciones establecidas en la ley
87-01.
Pluralidad: Los servicios podrán ser ofertados por Administradoras de Riesgos
de Salud (ARS), Proveedoras de Servicios de Salud (PSS) y por
Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP), públicas, privadas o mixtas,
bajo la rectoría del Esta-do y de acuerdo a los principios de la Seguridad Social y
a la presente ley.
Separación de funciones: Las funciones de conducción, financiamiento,
planificación, captación y asignación de los recursos del SDSS son exclusivas
del Esta-do y se ejercerán con autonomía institucional respecto a las actividades
de administración de riesgos y prestación de servicios.
Flexibilidad: A partir de las coberturas explícitamente contempladas por la ley
87-01, los afiliados podrán optar a planes complementarios de salud y de
pensiones, de acuerdo a sus posibilidades y necesidades, cubriendo el costo
adicional de los mismos.
Participación: Todos los sectores sociales e institucionales involucrados en el
SDSS tienen derecho a ser tomados en cuenta y a participar en las decisiones
que les incumben.
Gradualidad: La Seguridad Social se desarrolla en forma progresiva y constante
con el objeto de amparar a toda la población, mediante la prestación de servicios
de calidad, oportunos y satisfactorios.
Equilibrio financiero: Basado en la correspondencia entre las prestaciones
garantizadas y el monto del financiamiento, a fin de asegurar la sostenibilidad
del Sistema Dominicano de Seguridad Social. 26
26 Idem,Pág. 4
22 2.5 DERECHOS Y DEBERES DE LOS AFILIADOS Los beneficiarios del Sistema Dominicano de Seguridad Social (SDSS) tienen el
derecho de ser asistidos por la Dirección de Información y Defensa de los
Afiliados (DIDA) en todos los servicios que sean necesarios para hacer efectiva
su protección. Esta asistencia incluye información sobre sus derechos, deberes,
recursos e instancias amigables y legales, formulación de querellas y demandas,
representación y seguimiento de casos, entre otros.
El afiliado elegirá la Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) que
administre su cuenta individual. Igualmente, los afiliados a planes de pensiones
existentes podrán permanecer en dicho plan bajo las condiciones de la ley 87-01
y sus normas complementarias. Ninguna AFP podrá rechazar la afiliación de un
trabajador, ni ninguna persona podrá afiliarse a más de una AFP, aún cuando
preste servicios a más de un empleador o realice cualquier otra actividad
productiva. Ninguna AFP podrá cancelar la afiliación de un trabajador, excepto
en la forma que establece la ley 87-01 y sus normas complementarias. A partir
del primer año de su entrada en vigencia, los afiliados tendrán derecho a
cambiar de Administradora de Fondos de Pensiones una vez por año, con el
sólo requisito de un preaviso de 30 días de acuerdo a las normas
complementarias. Luego de trasladarse a otra AFP deberá cotizar por lo menos
durante seis meses para tener derecho a otro cambio. Empero, podrán hacerlo
en cualquier momento si la AFP modifica el costo de administración de los
servicios. Los afiliados tienen derecho a recibir información semestral sobre el
estado de su cuenta individual, indicando con claridad los aportes efectuados,
las variaciones de su saldo, la rentabilidad del fondo y las comisiones cobradas.
El afiliado, a nombre de su familia, tendrá derecho a elegir la Administradora de
Riesgos de Salud (ARS) y/o Prestadora de Servicios de Salud (PSS) que más le
convenga. Ninguna ARS y/o PSS podrá rechazar o cancelar la afiliación de un
beneficiario por razones de edad, sexo, condición social, de salud o laboral.
Ninguna persona podrá afiliarse a más de una ARS, aún cuando preste servicio
a más de un empleador o realice otras actividades productivas. Los afiliados
23 están en el deber de llevar una vida que propicie la conservación de la salud;
participar en los programas preventivos, utilizar los servicios con criterios de
economía y responsabilidad social y suministrar información cierta, clara y
completa sobre su estado de salud. Además, están en el deber de denunciar
cualquier anomalía en perjuicio de los usuarios del sistema o de sus
instituciones.
El trabajador está en el deber de observar todas y cada una de las
recomendaciones orientadas a prevenir accidentes de trabajo y/o enfermedades
profesionales. Además, debe participar y/o colaborar con los comités de
seguridad e higiene en el trabajo que se organicen en la empresa o institución
donde presta sus servicios. El retraso del empleador en el pago de las
cotizaciones de Seguro de Riesgo Laborables no impedirá el nacimiento del
derecho del trabajador a las prestaciones que le garantiza la presente ley. En tal
caso, el SNSS deberá reconocer y otorgar dichas prestaciones y proceder de
inmediato a cobrar a la entidad empleadora el monto de las aportaciones
vencidas, más las multas e intereses que correspondan. Las normas
complementarias detallarán los derechos y deberes de los afiliados, de los
empleadores, de los profesionales y técnicos del SDSS, de las ARS y de las
PSS. 27
27 Idem, Pág. 5
24 2.6 BENEFICIARIOS, PRESTACIONES Y AFILIACIÓN
Beneficiarios del sistema
Tienen derecho a ser afiliados al Sistema Dominicano de Seguridad Social
(SDSS) todos los ciudadanos dominicanos y los residentes legales en el
territorio nacional. La ley 87-01 y sus normas complementarias regularán la
inclusión de los dominicanos residentes en el exterior.28
Son beneficiarios del Seguro Familiar de Salud: Son titulares del derecho a la promoción de la salud, prevención de las
enfermedades y a la protección, recuperación y rehabilitación de su salud y
preservación del medio ambiente, sin discriminación alguna, todos los
dominicanos y los ciudadanos extranjeros que tengan establecida su residencia
en el territorio nacional.
Para fines de ley 87-01, la familia del asegurado incluye:
a) El cónyuge o compañero de vida debidamente registrado; y
b) Los hijos o hijastros menores de 21 años, si fueran estudiantes, o sin
limite de edad si son discapacitados, y los padres si son dependientes,
mientras no sean ellos mismos afiliados al Sistema Dominicano de
Seguridad Social. 29
Son beneficiarios del Seguro de Vejez, Discapacidad y Sobrevivencia: a) Los(as) trabajadores(as) dependientes y los empleadores, urbanos y
rurales, en las condiciones establecidas por la presente ley;
b) Los(as) trabajadores(as) dominicanos que residen en el exterior, en las
modalidades establecidas por la presente ley;
28 Ídem, Pág. 5 29 Ídem, Pág. 6
25
c) Los(as) trabajadores(as) independientes y los empleadores, urbanos y
rurales, en las condiciones que establecerá el reglamento del Régimen
Contributivo Subsidiado;
d) Los(as) desempleados(as), discapacitados(as) e indigentes, urbanos y
rurales, en las condiciones que establecerá el reglamento del Régimen
Subsidiado.
Son beneficiarios del Seguro Contra Riesgos Laborales: a) Los(as) trabajadores(as) dependientes y los empleadores, urbanos y
rurales, en las condiciones establecidas por la presente ley;
b) Los trabajadores por cuenta propia, los cuales serán incorporados en forma
gradual, previo estudio de factibilidad técnica y financiera.
Están cubiertos por las disposiciones de la ley 87-01 los ciudadanos
dominicanos que laboran en los organismos internacionales dentro del país.
Están excluidos, el personal radicado en el país de misiones diplomáticas
extranjeras y de organizaciones internacionales y el personal expatriado de
empresas extranjeras, en la medida en que estuviesen protegidos por sus
propios regímenes de seguridad social. Estas misiones podrán acogerse a los
beneficios de la presente ley para cubrir en forma parcial o total a su personal,
como complemento a sus propios planes o como única cobertura para sus
empleados. Sin perjuicio de lo anterior, el SDSS podrá establecer convenios de
protección recíproca a los ciudadanos de otras naciones residentes en el país y
a los ciudadanos dominicanos residentes en otros países.30
30 Idem, Pág. 6
26 2.7 REGÍMENES DE FINANCIAMIENTO DEL SDSS
El Sistema Dominicano de Seguridad Social (SDSS) está integrado por los
siguientes regímenes de financiamiento:
a) Un Régimen Contributivo, que comprende a los trabajadores asalariados
públicos y privados y a los empleadores, financiado por los trabajadores y
empleadores, incluyendo al Estado como empleador.
Partidas Año 5 Desde Agosto 2007
Año 6 Año 7
Total 9.00% 9.47% 9.97% Cuenta Personal 7.00% 7.50% 8.00% Seguro de Vida de Afiliado 1.00% 1.00% 1.00% Fondo de Solidaridad Social 0.40% 0.40% 0.40% Comisión de la AFP 0.50% 0.50% 0.50% Operación de la Superintendencia 0.10% 0.07% 0.07% Distribución del Aporte Afiliado 2.58% 2.72% 2.87% Empleador 6.42% 6.75% 7.10%
b) Un Régimen Subsidiado, que protegerá a los trabajadores por cuenta propia
con ingresos inestables e inferiores al salario mínimo nacional, así como a los
desempleados, discapacitados e indigentes, financiado fundamentalmente por el
Estado Dominicano;
c) Un Régimen Contributivo Subsidiado, que protegerá a los profesionales y
técnicos independientes y a los trabajadores por cuenta propia con ingresos
promedio.
27 2.7.1 Prestaciones del Régimen Contributivo
El Régimen Contributivo cubrirá como mínimo las prestaciones siguientes:
a) Seguro de Vejez, Discapacidad y Sobrevivencia;
b) Seguro Familiar de Salud;
c) Seguro de Riesgos Laborales por accidentes de trabajo y
enfermedades profesionales.
El empleador y sus dependientes podrán firmar pactos o convenios colectivos,
incluyendo prestaciones superiores a las otorgadas por el Sistema Dominicano
de Seguridad Social (SDSS), siempre que una de las partes, o ambas, cubran el
costo de las mismas. Carecerá de validez jurídica cualquier pacto colectivo o
convenio particular que excluya o incluya prestaciones inferiores en cantidad o
calidad a las consignadas en la presente ley y sus normas complementarias.
2.7.2 Prestaciones de los Regímenes Subsidiado y Contributivo Subsidiado
Los beneficiarios del Régimen Subsidiado y del Régimen Contributivo
Subsidiado estarán cubiertos por las siguientes prestaciones:
a) Seguro de Vejez, Discapacidad y Sobrevivencia;
b) Seguro Familiar de Salud. 31
31 Idem, Pág. 8
28 2.8 ESTRUCTURA INSTITUCIONAL DEL SISTEMA DOMINICANO DE PENSIONES
El Sistema Dominicano de Pensiones se ha concebido sobre la base de
experiencias internacionales exitosas, dando como resultado una adecuada
estructura que garantiza un funcionamiento idóneo. Este sistema está integrado
por el Consejo Nacional de la Seguridad Social, la Superintendencia de
Pensiones, la Tesorería de la Seguridad Social, la Empresa Procesadora de la
Base de Datos, las administradoras de fondos de pensiones y la Dirección de
TESORERIA
DIDA
SUPERINTENDENCIA DE PENSIONES
COMISION CLASIFICADORA DE RIESGOS Y DE LÍMITES DE INVERSION
AFPs
UNIPAGO
CNSS
29 Información y Defensa de los Afiliados. A continuación se exponen las
principales características de las instituciones que intervienen en el Sistema
Dominicano de Pensiones.32
El Consejo Nacional de Seguridad Social El Consejo Nacional de Seguridad Social, CNSS, tiene a su cargo la dirección y
conducción del Sistema Dominicano de Seguridad Social. En este sentido, es la entidad responsable de establecer las políticas, regular el
funcionamiento del sistema y de sus instituciones, garantizar la extensión de la
cobertura, defender a los beneficiarios, así como de velar por el desarrollo
institucional, la integración de sus programas y el equilibrio financiero del
Sistema Dominicano de Seguridad Social.
Este Consejo está integrado por 18 miembros: el Secretario de Estado de
Trabajo, quien lo preside; el Secretario de Estado de Salud Pública y Asistencia
Social, Vicepresidente; el Director General del IDSS; el Director del Instituto de
Auxilios y Viviendas; el Gobernador del Banco Central; un representante del
Colegio Médico Dominicano; un representante de los demás profesionales y
técnicos de la salud; tres (3) representantes de los empleadores, escogidos por
sus sectores; tres (3) representantes de los trabajadores, también escogidos por
sus sectores; un representante de los gremios de enfermería; un representante
de los profesionales y técnicos, escogido por sus sectores; un representante de
los discapacitados, indigentes y desempleados; un representante de los
trabajadores de microempresas; y el Gerente General del CNSS, quien es
miembro permanente y funge como secretario, con voz, pero sin voto.
32 SANTIAGO, EDDY, El Sistema de Pensiones ‘’Una Reforma exitosa para garantizar el bienestar de los
dominicanos”, Editora Corripio C por A., Primera edición, Republica Dominicana, 2006, Pág.47
30 La Superintendencia de Pensiones La Superintendencia de Pensiones, SIPEN, es el organismo responsable de la
supervisión y regulación de todo el sistema previsional dominicano.
Es una entidad estatal, autónoma, con personalidad jurídica y patrimonio propio,
encargada en virtud de la Ley 87-01 de proteger los derechos de los afiliados,
vigilar la solvencia financiera de las AFP y contribuir a fortalecer el sistema
previsional dominicano.
Por considerar de especial importancia el papel de la SIPEN dentro de la
regulación y supervisión del Sistema Dominicano de Pensiones, se ha dedicado
el Capítulo VI exclusivamente a la descripción de sus funciones.33
La Tesorería de la Seguridad Social La Tesorería de la Seguridad Social es un organismo dependiente del Consejo
Nacional de Seguridad Social, y su objetivo fundamental es tener a su cargo el
Sistema Único de Información y el proceso de recaudo, distribución y pago, para
asegurar la solidaridad social, evitar la selección adversa, contener los costos y
garantizar la credibilidad y eficiencia del sistema.
La TSS tiene además las funciones de recaudar, distribuir y asignar los recursos
del SDSS y ejecutar, por cuenta del CNSS, el pago a todas las instituciones
participantes, públicas y privadas, garantizando regularidad, transparencia,
seguridad, eficiencia e igualdad. Asimismo, la TSS registra los cambios en las
nóminas de los empleadores y realiza los cálculos de los aportes mensuales de
los cotizantes.
33 SANTIAGO, EDDY, El Sistema de Pensiones ‘’Una Reforma exitosa para garantizar el bienestar de los
dominicanos”, Editora Corripio C por A., Primera edición, Republica Dominicana, 2006, Pág.23.
31 La Empresa Procesadora de la Base de Datos UNIPAGO es la Empresa Procesadora de la Base de Datos del Sistema
Dominicano de Seguridad Social, EPBD. Es una empresa privada, cuyos
accionistas son las Administradoras de Fondos de Pensiones y las
Administradoras de Riesgos de Salud.
El papel de UNIPAGO dentro del Sistema Dominicano de Pensiones se enmarca
dentro del modelo centralizado adoptado en la República Dominicana, por
considerar que este mecanismo garantiza mayor eficiencia y mayor seguridad en
el manejo de las informaciones. UNIPAGO gestiona los procesos de afiliación,
traspaso, retiros, recaudación a través de las entidades financieras y
movimientos de fondos hacia las cuentas particulares; estos últimos procesos
previa aprobación de la TSS. La Tesorería de la Seguridad Social fiscaliza las
operaciones de la EPBD, en tanto que a la Superintendencia de Pensiones le
corresponde supervisar a la Tesorería de la Seguridad Social en lo relativo a la
distribución de las cotizaciones dentro de los límites y procedimientos
establecidos en la Ley 87-01 y sus normas complementarias. Igualmente, la
SIPEN está facultada para realizar inspecciones y labores de vigilancia a la TSS
y la EPBD.
La Dirección de Información y Defensa de los Afiliados La Dirección de Información y Defensa de los Afiliados, DIDA, es una
dependencia técnica del Consejo Nacional de Seguridad Social, que tiene
autonomía operativa y se encarga de promover el desarrollo permanente del
Sistema Dominicano de Seguridad Social, orientado hacia la satisfacción con
equidad de las necesidades de los afiliados, ejerciendo la defensa y orientación
efectiva de los usuarios del sistema.
Entre las atribuciones de la DIDA se encuentran: promover el Sistema
Dominicano de Seguridad Social e informar a los afiliados sobre sus derechos y
deberes; recibir reclamaciones y quejas, tramitarlas y darles seguimiento hasta
su resolución final; asesorar a los afiliados en sus recursos contenciosos por
denegación de prestaciones, mediante los procedimientos y recursos
32 establecidos por la Ley 87-01 y sus normas complementarias; realizar estudios
sobre la calidad y oportunidad de los servicios de las AFP y difundir sus
resultados, a fin de contribuir en forma objetiva a la toma de decisiones del
afiliado.
Las Administradoras de Fondos de Pensiones Las Administradoras de Fondos de Pensiones, AFP, son sociedades financieras
dedicadas exclusivamente a la administración de fondos de pensiones, conforme
a los requisitos estipulados en la Ley 87-01 y sus normas complementarias. Las
AFP tienen un objetivo único según establece dicha ley, el cual contempla:
administrar las cuentas individuales de los afiliados; invertir adecuadamente los
fondos de pensiones para garantizar los mayores niveles de rentabilidad dadas
las alternativas de inversión establecidas; y otorgar y administrar las
prestaciones del sistema previsional.
2.9 INDUSTRIA DE LAS AFP La industria de las Administradoras de Fondos de Pensiones surge con
anterioridad a la promulgación de la Ley 87-01, pues se constituyeron al amparo
de principios constitucionales y disposiciones del derecho común, para
administrar fondos de pensiones y planes previsionales y de jubilación
existentes.
De conformidad con la Ley 87-01, las AFP pueden ser públicas, privadas o
mixtas y deben tener por lo menos una oficina o agencia a nivel nacional para
ofrecer servicios al público y atender sus reclamos.
Además, pueden instalar oficinas y agencias utilizando la infraestructura de otras
entidades del sector financiero y comercial y abrir agencias u oficinas de
operación en el extranjero para prestar sus servicios a los ciudadanos
dominicanos residentes en el exterior.
La Ley 87-01 ha previsto que el Estado Dominicano cuente, por lo menos, con
una AFP pública, la cual debe ser gestionada con criterios gerenciales de
33 acuerdo a la Ley y sus normas complementarias. En nuestro sistema se cuenta
actualmente con una única AFP pública, AFP Reservas, la cual administra los
fondos de pensiones de sus afiliados y, en adición, administra el Fondo de
Solidaridad Social. La AFP Reservas, por su característica de AFP pública y
siguiendo el mandato del artículo 76 de la Ley 87-01, administrará también los
fondos de pensiones de los regímenes Contributivo Subsidiado y Subsidiado,
cuando éstos entren en vigencia.
El Sistema Dominicano de Pensiones presenta, por tanto, una estructura que
permite garantizar la competencia en la provisión de los servicios previsionales
por parte de las AFP, al contar con un número apropiado de empresas
administradoras de fondos de pensiones.
La Superintendencia de Pensiones ha realizado una ardua labor de regulación y
supervisión continua en todo lo concerniente al Sistema Dominicano de
Pensiones, lo cual incluye a la gestión de las AFP.
Por consiguiente, las AFP son instituciones solventes, que brindan un manejo
eficiente y que son periódicamente fiscalizadas por la SIPEN.
A continuación se presentan los principales aspectos de regulación y las
características generales del funcionamiento de estas instituciones,
fundamentales en la gestión de los fondos y los servicios previsionales para los
afiliados.34
Constitución y Autorización de una AFP Para que una AFP pueda ser parte del Sistema Dominicano de Pensiones, su
constitución y el inicio de operaciones deben ser aprobadas por la SIPEN, previo
cumplimiento de todo el proceso requerido, según establece el Reglamento de
Pensiones y las resoluciones correspondientes. La Superintendencia de
Pensiones es la entidad encargada de la evaluación de los requisitos exigidos
por la Ley 87-01 antes de autorizar el funcionamiento de las AFP y tiene además
34 Ídem, Pág. 48-50
34 la facultad de establecer los que estime convenientes a los fines de garantizar la
solvencia de las entidades que administran los recursos previsionales de los
trabajadores.
Para ser autorizada por la SIPEN, de conformidad con la Ley 87-01 y sus
normas complementarias, una AFP debe contar con un capital mínimo. Este
capital fue establecido inicialmente por la Ley 87-01 en diez millones de pesos
(RD$10, 000,000), en efectivo, totalmente suscrito y pagado, el cual debe ser
indexado anualmente, con referencia al índice de precios al consumidor. El
capital mínimo requerido también debe ser incrementando en un diez por ciento
(10%) por cada cinco mil afiliados en exceso de diez mil.
En el caso de que una AFP tenga un capital inferior al mínimo requerido, la Ley
87-01 otorga un plazo no mayor de noventa (90) días para completarlo, siendo
durante este plazo objeto de una supervisión permanente. En caso de no cumplir
con este requisito, la SIPEN revocará su autorización para operar y ordenará su
disolución y liquidación.
Fondos de Pensiones Los fondos de pensiones pertenecen exclusivamente a los afiliados y se
constituyen con las aportaciones obligatorias y voluntarias, así como con sus
rendimientos. Estos fondos constituyen un patrimonio independiente y distinto
del patrimonio de las AFP, sin que éstas tengan dominio o facultad de
disposición sobre dichos fondos, salvo en las formas y modalidades consignadas
expresamente por la Ley 87-01. Es preciso destacar que los fondos de
pensiones son inembargables y las cuentas que los constituyen no son
susceptibles de retención o congelamiento judicial.
Las AFP mantienen cuentas corrientes bancarias a nombre del fondo de
pensiones de que se trate, de acuerdo al RNC del mismo, dedicadas
exclusivamente a la administración del fondo de pensiones, las cuales están
certificadas por la SIPEN y separadas de las cuentas relativas a las AFP. Las
35 cotizaciones del afiliado, así como el producto de sus inversiones y cualquier
otra modalidad de ingreso en su favor, son registradas en las cuentas
personales de los afiliados y depositadas en el fondo de pensiones.35
2.10 PROCESOS DE AFILIACIÓN Y TRASPASO La afiliación al Sistema Dominicano de Pensiones inició el primero de febrero del
2003 con el período de noventa días fijado por Ley para el proceso de afiliación
masiva al Régimen Contributivo.
La afiliación es el proceso que da inicio a la entrada en operación del sistema
previsional, con el cual se crea un compromiso legal entre el trabajador y una
AFP, para que esta última le administre sus recursos en un fondo de pensiones
donde cada afiliado tiene una cuenta individual de su exclusiva propiedad.
El proceso de traspaso consiste en otorgarles a las personas con un año de
afiliación en su AFP, el derecho a traspasar el manejo de su cuenta personal
hacia una AFP distinta. Este derecho inició en junio del 2004.
A continuación, se exponen los aspectos relacionados con los procesos de
afiliación y traspaso.
Afiliación La afiliación es la relación jurídica que origina los derechos y obligaciones del
afiliado y la AFP que administra su cuenta de capitalización individual, CCI. La
Ley 87-01 establece que la afiliación del trabajador asalariado y del empleador al
régimen previsional es obligatoria, única y permanente, independientemente de
que el beneficiario permanezca o no en actividad, ejerza dos o más trabajos de
manera simultánea, pase a trabajar en el sector informal, emigre del país, o
cambie de AFP.
35 Idem, Pag. 53,54,55
36 Esta afiliación se rige por el principio de la libre elección, el cual le confiere al
trabajador asalariado el derecho a seleccionar libremente la administradora de
fondos de pensiones que desea maneje su cuenta personal. La libre elección de
AFP se ha considerado en todos los países que han hecho reforma de
pensiones hacia capitalización individual en los últimos años, debido a la
importancia que reviste que el trabajador, activo o pasivo, otorgue la
administración de su cuenta individual a la AFP que mejor responda a sus
intereses.
Al Sistema Dominicano de Pensiones deben afiliarse todos los trabajadores que
inicien un contrato de trabajo bajo relación de dependencia; también pueden
optar por afiliarse al SDP aquellos trabajadores que hayan cotizado en otros
sistemas y deseen trasladarse al régimen de capitalización individual. Al
momento de entrada en vigencia la Ley 87-01 debieron afiliarse de forma
obligatoria al Sistema Dominicano de Pensiones:
1. Los trabajadores públicos y privados que se encontraban cotizando al IDSS
y/o a cualquier otro fondo básico de pensión y tenían hasta 45 años;
2. Los trabajadores asalariados de cualquier edad que no se encontraban
amparados por las leyes 379-81, 414-98 u otras leyes afines;
3. Los empleadores que recibían ingresos regulares de la empresa, ya sea en
calidad de trabajadores, de directivos y/o propietarios; La Ley 87-01 les otorgó la
opción de permanecer bajo el sistema de reparto a: los cotizantes del IDSS
mayores de 45 años; los trabajadores del sector público y de las instituciones
autónomas y descentralizadas de cualquier edad que al momento de la entrada
en vigencia de la Ley estén amparados por la Ley 379 y otras leyes afines; los
pensionados y jubilados del Estado, del Instituto Dominicano de Seguros
Sociales, del Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas Armadas y la Policía y
del sector privado que estén disfrutando de una pensión de vejez, discapacidad
o sobrevivencia; y, los integrantes de las Fuerzas Armadas y de la Policía
Nacional, quienes permanecerán en los sistemas de Seguridad Social de las
Fuerzas Armadas y la Policía Nacional. A los afiliados a los planes de pensiones
37 existentes, instituidos mediante leyes específicas y/o afiliados a planes
corporativos a cargo de administradoras de fondos de retiro les fue permitido por
la Ley 87-01, permanecer en los mismos, siempre que éstos les garantizaran
una pensión igual o mayor a la que disfrutarían bajo el nuevo sistema, le
aseguren la continuidad de sus prestaciones en caso de cambiar de empleo y/o
actividad y se acojan a determinados requisitos.
La afiliación se realiza sobre la base de un contrato que el trabajador suscribe
con la AFP de su elección, debidamente representada por un promotor
autorizado por la SIPEN. Esta afiliación se considera válida una vez la EPBD
aprueba su registro. Luego de este paso, la AFP incorpora al afiliado en sus
archivos y crea su cuenta de capitalización individual, CCI.
Es preciso destacar que la centralización del proceso de afiliación en la EPBD
confiere mayor orden y transparencia al sistema y evita los inconvenientes de
afiliaciones múltiples, derivadas de la suscripción de contratos por parte del
trabajador con más de una AFP.
En caso de que un afiliado no proceda a elegir libremente la AFP de su
preferencia, la Ley 87-01 ha instaurado lo que se denomina afiliación
automática. Este mecanismo constituye una herramienta de protección al
trabajador, para que no queden fuera de los beneficios del Sistema Dominicano
de Pensiones aquellos trabajadores asalariados que no han ejercido el principio
de la libre elección. El mecanismo se aplica a todos los trabajadores que no han
elegido una AFP dentro de un plazo de 30 días, tras haber iniciado una relación
laboral.
En la afiliación automática la EPBD, actuando como mandataria del empleador,
procede a afiliar al trabajador en la AFP a la que se haya afiliado la mayor parte
de los empleados de una empresa, dentro de un plazo de 10 días contados a
partir de la fecha de vencimiento establecida.
La afiliación automática implica que la AFP deberá posteriormente obtener la
firma de los contratos por parte de los trabajadores así afiliados.
38 En el contrato de afiliación constan todos los derechos y obligaciones de la AFP
y el trabajador, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 87-01, el Reglamento
de Pensiones y demás disposiciones aplicables. La estructura y contenido
estándar de los contratos, así como la numeración aleatoria de los mismos, es
regulada por la SIPEN, a fin de garantizar la seguridad del proceso de afiliación.
Con la finalidad de evitar la pre-afiliación, para de esa manera garantizar la libre
elección del afiliado y, además, una sana competencia entre las AFP y
transparencia en las operaciones, la SIPEN elaboró un formato estándar del
contrato de afiliación al Régimen Contributivo, de uso obligatorio para todas las
AFP, con asignación de un código alfanumérico correlativo de cuatro caracteres
alfabéticos y siete dígitos numéricos. Los cuatro caracteres alfabéticos son para
identificar a las AFP, en tanto que los dígitos numéricos constituyen un
mecanismo de seguridad adicional, siguiendo un orden secuencial que fue
asignado a las AFP mediante sorteo aleatorio en presencia de Notario Público.
Es preciso destacar, que la impresión de los contratos de afiliación para el
período de afiliación masiva se efectuó de manera centralizada con modernos
criterios de seguridad, cuyo proceso fue supervisado por técnicos de la SIPEN y
un equipo de seguridad, prestando servicios las veinticuatro horas del día con
turnos rotatorios, en la editora que realizó la referida impresión.
Asimismo, la entrega de dichos contratos se realizó el día anterior a la afiliación,
mediante sorteo en la imprenta que fue supervisado por personal de la SIPEN, la
Contraloría General de la República y notario público.
De esta manera, se inició exitosamente el proceso de afiliación, el cual estuvo
supervisado permanentemente por la Superintendencia de Pensiones.
Asimismo, la EPBD implementó el proceso de validación y registro de solicitudes
de afiliación enviadas por las AFP hasta certificar las afiliaciones que procedían
de acuerdo al software desarrollado e instalado para tales fines, creándose con
esto la base de datos del sistema previsional.
39 Traspaso
El derecho a traspaso permite, tanto al trabajador que ha ejercido la libre
elección de AFP como al que ha sido afiliado de forma automática, traspasar los
recursos acumulados en su Cuenta de Capitalización Individual, CCI, desde el
fondo de pensiones que administra esa AFP hasta el fondo de la AFP de su
nueva preferencia. Desde el 1 de junio del año 2004 se habilitó el derecho anual
a traspaso ordinario. A partir de entonces, todo trabajador que desee
traspasarse de AFP, puede hacerlo, siempre que cumpla con los requisitos
siguientes:
Haber realizado un mínimo de seis cotizaciones en la AFP en la que está afiliado
en el transcurso de los doce meses anteriores a la fecha en que solicita el
traspaso; y, no haber realizado otro traspaso en ese mismo año calendario.
Se permite el traspaso hacia otra AFP, si la AFP en la que se encuentra afiliado
el trabajador eleva su estructura de comisiones, o si esta AFP resulta disuelta o
absorbida por otra en un proceso de fusión. Por último, la Ley 87-01 permite
también que los afiliados pensionados bajo la modalidad de retiro programado,
puedan traspasarse de AFP una vez al año.
El proceso de traspaso es también tramitado a través de la EPBD, a la cual le
corresponde procesar y certificar los traspasos. Lo anterior se realiza mediante
el cruce de información recibida de las AFP Origen y Destino de cada afiliado
que ha solicitado un traspaso. El traspaso de los recursos se realiza mediante un
sistema de compensación de saldos a traspasar entre las AFP, bajo las
instrucciones de la EPBD. Junto con el traspaso de los recursos, también la AFP
Origen traspasa a la Destino. La AFP Origen es la AFP en la que se encuentra
afiliado el trabajador al momento de solicitar el traspaso hacia otra AFP,
denominada la AFP Destino.
40 2.11 AFILIACIÓN DE DOMINICANOS RESIDENTES EN EL EXTERIOR Los ciudadanos dominicanos residentes en el exterior también tienen derecho a
afiliarse al sistema previsional, para de esta forma poder percibir los beneficios
de este sistema al momento del retiro. Esta afiliación será efectiva tan pronto
como entre en vigencia la implementación del Sistema Previsional para los
Dominicanos Residentes en el Exterior y aplicará a todos aquellos ciudadanos
dominicanos que residan en el extranjero y opten voluntariamente por afiliarse,
independientemente de si son trabajadores asalariados bajo relación de
dependencia o trabajadores independientes.
La cotización de las contribuciones al sistema previsional para dominicanos
residentes en el exterior estará a cargo del interesado y podrá efectuarse en
forma directa a través del sistema financiero o en agencias del exterior, cuando
las hubiere. Estas contribuciones podrán ser en divisas, bajo el entendido de que
también lo serán las prestaciones y de que las AFP podrán tener una cartera en
moneda nacional y otra en divisas. Sin embargo, los afiliados al sistema
previsional para dominicanos residentes en el exterior no podrán cotizar para el
seguro de discapacidad y sobrevivencia.
El marco regulatorio para el funcionamiento de este sistema previsional ha sido
emitido por la SIPEN a través de la Resolución No. 251-05 de diciembre 2005,
que regula la incorporación de los dominicanos residentes en el exterior al
régimen contributivo del Sistema Dominicano de Pensiones. Durante el año
2006 se trabajará en la implementación de los procesos de afiliación, traspaso,
recaudo e inversión, a fin de que pueda dar inicio este sistema y se amplíe así la
cobertura del sistema previsional.
De acuerdo a lo expuesto en este capítulo, es evidente que los procesos de
afiliación y traspaso en la República Dominicana han sido cuidadosamente
41 estructurados. Los mecanismos para la realización de ambos procesos se han
basado en prácticas reconocidas internacionalmente para sistemas previsionales
del tipo centralizado como lo es el dominicano. Debido a esta adecuada
estructura, el desempeño de los procesos ha sido exitoso en garantizar la
administración, seguridad y eficiencia de todos los trámites relacionados con la
CCI de los afiliados.36
36 Idem, Pag.87-93
42 2.12 EVOLUCIÓN Y SITUACIÓN ACTUAL DEL SISTEMA DOMINICANO DE PENSIONES El trayecto recorrido por la reforma previsional dominicana ha evidenciado
notables resultados desde la aprobación de la Ley 87-01.
A continuación presentaremos el comportamiento de las principales estadísticas
del Sistema Dominicano de Pensiones, así como un panorama de la situación
actual del mismo.
Evolución de Afiliados y Cotizantes
La población afiliada al Sistema Dominicano de Pensiones ascendió a 2,
079,161 al 30 de junio del 2009, registrándose un incremento de 9.7% con
respecto a junio 2008. Asimismo, el total de cotizantes se situó en 1, 019,428
personas, lo que representa el 49.0% del total de afiliados a esta fecha. En
cuanto a la participación de mercado del régimen de capitalización individual, se
observa que AFP HODGE y Scotia Crecer AFP concentran el 64.8% de los
afiliados y un 63.9% de los cotizantes al 30 de junio de 2009.
Al mes septiembre 2009 el sistema de pensiones cuenta con 2, 147,560
afiliados al régimen de capitalización individual, cifra que triplica la cantidad de
afiliados existentes al inicio del proceso de afiliación. Por su parte, las
cotizaciones al régimen contributivo iniciaron en julio 2003, con un total de
433,537 cotizantes, para luego situarse en un total de 995,191 cotizantes a
Septiembre 2009.37
37 http://www.sipen.gov.do/documentos/estadistico_Sept-09.pdf
43 Distribución de Afiliados y Cotizantes por Género
En cuanto a la composición por género de los afiliados al régimen contributivo,
se evidencia una mayor participación del sexo masculino, comportamiento en
concordancia con la estructura del mercado laboral en nuestro país. Del universo
de afiliados al 30 de junio de 2009, la población masculina supera a la femenina
en 352,999 personas, con representaciones de un 58% y un 42% del total de
afiliados, respectivamente.
Los cotizantes al 30 de junio de 2009, el 57% corresponde al género masculino y
el 43% al femenino reflejando así resultados similares a la composición laboral
por género en la República Dominicana, según información de la Encuesta de
Fuerza de Trabajo de Octubre 2008 preparada por el Banco Central.
Distribución de Afiliados al Sistema de Capitalización Individual por Provincia
Al evaluar la distribución geográfica de los afiliados al Régimen de Capitalización
Individual se observa una mayor concentración de los trabajadores en el Distrito
Nacional, con un 33.4% del total de afiliados a nivel nacional. Le sigue Santo
Domingo, provincia en la que se encuentran afiliados un15.0% del total de
trabajadores registrados en el Sistema de Capitalización Individual.
La provincia Santiago, contiene el 13.3% del total de afiliados, seguida del resto
de las provincias del país, con menos del 5% del total de afiliados cada una.
En el Sistema Dominicano de Pensiones existen actualmente siete AFP en
funcionamiento, entre las que destacan tres con la mayor concentración de
afiliados y cotizantes del mercado: AFP Hodge, BBVA Crecer AFP y AFP
Siembra concentraron el 80.5 por ciento de los afiliados y el 85.6 por ciento de
los cotizantes, mientras que el porcentaje restante se distribuía entre AFP
Reservas, AFP Caribalico, AFP León y AFP Romana.
44 Distribución de Afiliados y Cotizantes del Sistema de Capitalización Individual por edad.
De acuerdo con la distribución por edades, la población afiliada bajo el esquema
de Capitalización Individual al 30 de junio 2009, con 44 años de edad o menos,
representa el 84% del total, destacándose que en el tramo de edad hasta los 34
años se concentra el mayor número de afiliados, con un 56.03%. La elevada
población joven del sistema y, por consiguiente, su amplio horizonte de
acumulación favorecen el otorgamiento de montos de pensiones superiores
durante su retiro laboral. Para el total de cotizantes del Sistema de
Capitalización Individual, el 77% de los cotizantes se encuentran en los grupos
de edad hasta los 44 años, mientras que un 23% de los mismos, se encuentra
en los grupos de edad superior a los 45 años.38
38 http://www.sipen.gov.do/documentos/Boletin24_Sipen.pdf
CAPITULO III
EXAMINAR EL FLUJO DE TRABAJO Y LA DISTRIBUCIÓN DE LAS TAREAS EN EL ÁREA DE
BENEFICIOS DE AFP HODGE.
46 3.1 PROCEDIMIENTOS EMITIDOS POR LA SUPERINTENDENCIA DE PENSIONES, A LAS SOLICITUDES DE INGRESO TARDÍO, DISCAPACIDAD Y SOBREVIVENCIA. 3.1.1 ingreso tardío. Serán considerados como afiliados de ingreso tardío, aquellos que al momento
de su afiliación tenían cuarenta y cinco años (45) o más de edad. Para tales
fines la AFP verificará mediante la cédula de identidad, que el afiliado tenía esta
edad al momento de la emisión de la certificación de afiliación por parte de la
Empresa Procesadora de Base de Datos (EPBD).
La AFP deberá solicitar a la Tesorería de Seguridad Social la Certificación que
da constancia de que el afiliado no se encuentra pendiente en una nómina y que
a su vez cumple con el requisito de tener como mínimo tres (3) meses sin cotizar
en el sistema.
3.1.2 Devolución de los recursos acumulados en la Cuenta de capitalización Individual (CCI) debido a que por su nivel socioeconómico el afiliado de ingreso tardío no requiere una pensión del régimen subsidiado. Requisitos Se adquiere derecho a la devolución de los recursos acumulados en su CCI,
cuando los afiliados de ingreso tardío cumplan con los requisitos siguientes:
Acreditar una edad de sesenta (60) años o más.
Los recursos en su CCI no le permiten pensionarse con un monto igual o
superior al cien por ciento (100%) de la pensión mínima del régimen contributivo.
No calificar para una pensión del régimen subsidiado debido a su nivel
socioeconómico, esto es cuando sus ingresos sean superiores al 50% del salario
47 mínimo nacional, según lo estipulado en el literal b) del artículo 37 del
Reglamento del Régimen Subsidiado.
Solicitud de Pensión Los afiliados que deseen solicitar la devolución de los recursos de su CCI,
deberán seguir los pasos siguientes:
Concurrir personalmente a la AFP en que se encuentre afiliado. Deberá
identificarse a través de su cédula de identidad.
Suscribir, en dicha oficina, el formulario de “Solicitud de Pago de Beneficios por
Ingreso Tardío” El formulario debe ser suscrito en original y copia y debe ser
completado por personal debidamente acreditado de la AFP.
El afiliado debe entregar copia de la cédula de identidad. Si existiera
discrepancia entre la información de la cédula de identidad y la información del
afiliado disponible en la base de datos, la AFP podrá requerir que el afiliado
suministre un acta de nacimiento debidamente legalizada.
Suscribir un documento bajo firma privada en la AFP en la que declare bajo fe
de juramento que al momento de solicitar la devolución de los recursos, no
califica para una pensión del régimen subsidiado debido a su nivel
socioeconómico.
La AFP deberá solicitar a la Tesorería de la Seguridad Social una certificación
en la que se indique que el afiliado ha sido dado de baja en la nomina registrada
en la Tesorería desde los tres (3) meses anteriores a la fecha de su solicitud,
indicando la fecha en que el afiliado ha sido dado de baja. . En caso en que el
afiliado se encuentre activo en nómina debe certificarse este estatus, y se
incluirán los datos correspondientes al empleador que mantiene al afiliado
48 activo. Esta certificación debe ser emitida en un plazo no mayor de tres (3) días
hábiles contados a partir de la fecha de la solicitud realizada por la AFP.
La AFP deberá entregar al afiliado:
• Estado de Cuenta de Capitalización Individual cortado a la fecha de la solicitud
• Copia del formulario, con sello y firma del personal acreditado de la AFP
• Acuse de recibo de los documentos entregados.
Verificación requisitos En un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles, contados desde la fecha de
recepción de la solicitud de pensión con la documentación requerida, la AFP
deberá verificar el cumplimiento de los requisitos para esta modalidad e informar
al afiliado el resultado de la solicitud mediante comunicación escrita con acuse
de recibo.
Forma, monto y fecha de pago La forma de pago será elegida por el afiliado, ya sea mediante cheque o
transferencia bancaria. Cuando el afiliado elija transferencia bancaria como
modalidad de pago, el documento de elección deberá contener espacio para la
indicación del número de cuenta en un banco domiciliado en República
Dominicana a la que se realizará la transferencia y declaración de descargo a
favor de la AFP al momento en que acrediten los fondos a la cuenta señalada.
Para fines de determinar si los recursos de la CCI del afiliado le permiten
pensionarse con un monto igual o superior al cien por ciento (100%) de la
pensión mínima del régimen contributivo, se considerará el cálculo conforme lo
especificado en la Resolución 272-07.
En estos casos la AFP realizará en un sólo pago la totalidad de los recursos
acumulados en su CCI a más tardar dos (2) días hábiles después de la
notificación al afiliado.
49 3.1.3 Devolución de los recursos acumulados en su CCI debido a que el afiliado de ingreso Tardío recibe una pensión en virtud de las leyes 379, 1896 y/o por otras leyes afines o Planes de Pensiones Existentes, debidamente registrados en la Superintendencia de Pensiones
Requisitos Se adquiere derecho a la devolución de los recursos, cuando los afiliados de
ingreso tardío cumplan con los requisitos siguientes:
Acreditar una edad mayor de sesenta (60) años.
Los recursos en su CCI no le permitan pensionarse con un monto igual o
superior al cien por ciento (100%) de la pensión mínima del régimen contributivo.
Recibir una pensión en virtud de las leyes 379, 1896 y/o por otras leyes afines o
Planes de Pensiones existentes debidamente registrados en la Superintendencia
de Pensiones.
Al momento de su solicitud, no se encuentra cotizando en el régimen
contributivo.
Solicitud de Pensión Los afiliados que deseen solicitar esta pensión, deberán seguir los pasos
siguientes:
Concurrir personalmente a la AFP en que se encuentre afiliado. Deberá
identificarse a través de su cédula de identidad.
Suscribir, en dicha oficina, el formulario de “Solicitud de Pago de Beneficios por
Ingreso Tardío” El formulario debe ser suscrito en original y copia y debe ser
completado por personal debidamente acreditado de la AFP. El afiliado debe
entregar copia de la cédula de identidad.
Presentar una certificación de la Secretaría de Estado de Finanzas o del Plan
que corresponda, en la que conste el hecho de estar recibiendo una pensión.
La AFP deberá solicitar a la Tesorería de la Seguridad Social una certificación
en la que se indique que el afiliado ha sido dado de baja en la nomina registrada
en la Tesorería desde los tres (3) meses anteriores a la fecha de su solicitud,
50 indicando la fecha en que el afiliado ha sido dado de baja. En caso en que el
afiliado se encuentre activo en nómina debe certificarse este estatus, y se
incluirán los datos correspondientes al empleador que mantiene al afiliado
activo. Esta certificación debe ser emitida en un plazo no mayor de tres (3) días
hábiles contados a partir de la fecha de la solicitud realizada por la AFP.
La AFP debe entregar al afiliado:
• Estado de Cuenta de Capitalización Individual cortado a la fecha de la solicitud
• Copia del formulario, con sello y firma del personal acreditado de la AFP
• Acuse de recibo de los documentos entregados.
Verificación requisitos En un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles, contados desde la fecha de
recepción de la solicitud de pensión con la documentación requerida, la AFP
deberá verificar el cumplimiento de los requisitos para esta modalidad e informar
al afiliado el resultado de la solicitud mediante comunicación escrita con acuse
de recibo.
Forma, monto y fecha de pago La forma de pago será elegida por el afiliado, ya sea mediante cheque o
transferencia bancaria. Cuando el afiliado elija transferencia bancaria como
modalidad de pago, el documento deberá contener espacio para la indicación
del número de cuenta en un banco domiciliado en República Dominicana a la
que se realizará la transferencia y declaración de descargo a favor de la AFP al
momento en que acrediten los fondos a la cuenta señalada.
Para estos fines la AFP realizará en un sólo pago la totalidad de los recursos
acumulados en su CCI a más tardar dos (2) días hábiles después de la
notificación al afiliado.39
39 Resolución 272-07 Sobre el Sistema Dominicana de Seguridad Social.
51 3.2 Discapacidad El objetivo principal de este beneficio es proveer al afiliado, de una pensión por
discapacidad, cuando esté cubierto por el seguro de discapacidad y cuente con
una evaluación emitida por las comisiones medicas, que lo certifique como
discapacitado en forma parcial o total.
Solicitud de Pensión por Discapacidad Para obtener la pensión de discapacidad los afiliados deberán suscribir el
formulario de “Solicitud de Pensión por Discapacidad” anexando la
documentación siguiente:
Extracto del Acta de Nacimiento del afiliado, debidamente certificada.
Copia de la cédula de identidad o del carné de seguridad social.
El formulario de “Solicitud de Pensión por Discapacidad” deberá ser
confeccionado por la AFP en un (1) original y tres (3) copias. El original deberá
ser incluido en el expediente individual del afiliado, una copia se enviará a la
Comisión Médica Regional, otra a la Compañía de Seguros que tiene la
cobertura de discapacidad y sobrevivencia y la copia restante quedará en poder
del afiliado. Tanto el original como las copias deberán llevar la fecha de
recepción por la AFP debidamente respaldada con el sello y la firma de un
funcionario responsable autorizado para esos fines.
La AFP iniciará los trámites para el otorgamiento de la pensión por discapacidad
sólo después de haber revisado que el afiliado haya presentado la totalidad de la
documentación requerida.
52 3.2.1 Solicitud de Calificación de Discapacidad a la Comisión Médica Regional La AFP deberá solicitar a la Comisión Médica Regional correspondiente al lugar
de residencia del afiliado la calificación de discapacidad del afiliado dentro de los
cinco (5) días calendario de haber recibido la Solicitud de Pensión por
Discapacidad.
Las calificaciones de discapacidad serán dictaminadas por las comisiones
médicas competentes en base a las normas, criterios y parámetros para evaluar
y calificar el grado de discapacidad que sean establecidas por la Comisión
Técnica sobre Discapacidad a partir de lo dispuesto en la Ley.
La Solicitud de Calificación de Discapacidad deberá realizarla la AFP, enviando
al Presidente de la Comisión Médica Regional que corresponda, el formulario
“Solicitud de Calificación de Discapacidad”,
Los formularios "Solicitud de Calificación de Discapacidad" se identificarán
mediante un código alfanumérico de cuatro (4) letras y siete (7) dígitos. Las
cuatro letras identificarán a la AFP que realiza la solicitud de calificación de
discapacidad y corresponden a las primeras cuatro letras del nombre comercial
de la misma, mientras que los siete dígitos identificarán el número del formulario.
Junto al formulario “Solicitud de Calificación de Discapacidad” la AFP deberá
anexar una copia del formulario de “Solicitud de Pensión por Discapacidad”
suscrito por el afiliado.
Cualquier otro antecedente en poder del afiliado que sea considerado por éste
como relevante para establecer el dictamen sobre la discapacidad, deberá ser
entregado personalmente por el afiliado a la Comisión Médica Regional mientras
dure el proceso de evaluación de la discapacidad por dicha Comisión.
La AFP deberá enviar al afiliado por el medio que el afiliado haya elegido para el
envío de sus estados de cuenta, una copia del formulario “Solicitud de
Calificación de Discapacidad” que en respuesta a su solicitud de pensión fue
remitido a la Comisión Médica Regional correspondiente para fines de evaluar y
53 calificar la misma. Esta copia deberá ser enviada al afiliado a más tardar en un
plazo de cinco (5) días calendario luego de que haya sido remitida a la Comisión
Médica Regional.
La Comisión Médica Regional deberá convocar al afiliado a más tardar 10 días
calendario después de haber recibido la Solicitud de Calificación de
Discapacidad para fines de iniciar el proceso de evaluación y calificación de la
discapacidad.
3.2.2 Respuesta de la Comisión Médica Regional El dictamen de la Comisión Médica Regional respecto de la solicitud de
calificación de discapacidad presentada por una AFP con relación a uno de sus
afiliados, se producirá dentro de los sesenta (60) días contados desde la fecha
en que el afiliado concurre por primera vez ante la Comisión Médica Regional
para ser examinado. Los resultados del dictamen serán remitidos a la AFP a
más tardar (3) días hábiles después de originarse el mismo y ésta a su vez
deberá remitir el mencionado dictamen al afiliado y a la Compañía de Seguros
correspondiente, a más tardar tres (3) días hábiles después de haber recibido el
mismo. La Comisión Médica Regional notificará a la AFP el resultado de su
evaluación mediante una de las repuestas siguientes:
Suspensión temporal o ampliación del plazo para evaluar la discapacidad.
La Comisión Médica Regional podrá suspender el plazo de sesenta (60) días
para dictaminar, en los dos (2) casos que se señalan a continuación:
• Existen atenciones médicas pendientes por haber sido postergadas por
razones administrativas en los servicios médicos a los que debe recurrir el
trabajador.
• Existen razones clínicas que precisan la postergación de los exámenes
que deban practicarse al afiliado.
54 La suspensión del plazo de dictamen será comunicada a la AFP por parte de la
Comisión Médica Regional. Dicha suspensión no podrá ser mayor a sesenta (60)
días adicionales.
La AFP deberá esperar el resultado del trámite, archivando la comunicación de
extensión del plazo de evaluación recibida de la Comisión Médica Regional en el
expediente individual del afiliado. Una vez recibido el dictamen deberá ceñirse al
procedimiento que corresponda.
3.2.3 Procedimiento de apelación ante la Comisión Médica Nacional Los afiliados podrán apelar ante la Comisión Médica Nacional los resultados del
dictamen de discapacidad emitido por la Comisión Médica Regional
correspondiente, en un plazo no mayor de diez (10) días hábiles, luego de ser
comunicado el dictamen al afiliado. La apelación debe de realizarse mediante
comunicación escrita dirigida al Presidente de la Comisión Médica Nacional con
copia a la AFP correspondiente.
Las Compañías de Seguros también podrán apelar los dictámenes que emitan
las Comisiones Médicas Regionales ante la Comisión Médica Nacional. Para
estos efectos, igual que en el caso de los afiliados, deberán interponer el
reclamo por escrito dentro de los diez (10) días hábiles siguientes de la fecha de
notificación del dictamen.
3.2.4 Dictamen que rechaza la discapacidad del afiliado
El dictamen podrá rechazar la solicitud de pensión de discapacidad del afiliado
por alguna de las causas siguientes:
1) Rechazo porque el afiliado no presenta el requisito de la pérdida de por lo menos el cincuenta porciento (50%) de su capacidad de trabajo. En este caso, el afiliado podrá reclamar el dictamen ante la Comisión Médica
55 Nacional de acuerdo al procedimiento descrito en el literal f) anterior de no estar
conforme con el resultado del mismo.
Si no se presentare reclamo o si después de interpuesto el mismo, la Comisión
Médica Nacional no aprobara la discapacidad del afiliado, la AFP deberá
archivar en el expediente del afiliado el dictamen, dando por finalizado el trámite
de pensión de discapacidad, comunicándoselo a la Compañía de Seguros
correspondiente.
2) Rechazo por discapacidad de naturaleza laboral. En este caso, el afiliado deberá solicitar las prestaciones que establece la Ley
para el caso de la discapacidad surgida a partir de riesgos de índole laboral. La
AFP deberá archivar el dictamen en el expediente del afiliado y dará por
finalizado el trámite de pensión de discapacidad comunicándoselo a la
Compañía de Seguros correspondiente.
3) Fallecimiento del afiliado. Una vez notificada la AFP del fallecimiento del afiliado durante el proceso de
evaluación de la discapacidad, ésta deberá proceder a abrir un Expediente de
Pensión de Sobrevivencia con el dictamen y el certificado de defunción
correspondiente.
4) No concurrencia del afiliado a la Comisión Médica Regional para fines de ser evaluado. En este caso la AFP deberá archivar el dictamen en el expediente del afiliado y
dará por finalizado el trámite de solicitud de pensión de discapacidad. La
reclamación de la pensión por discapacidad deberá realizarse dentro de los dos
(2) años siguientes a la fecha de inicio de la discapacidad. La Compañía de
Seguros no será responsable del pago de la Pensión, de no haber sido
efectuada la reclamación dentro del período antes señalado.
56 5) Rechazo originado porque el trabajador califica para pensión por vejez. La AFP deberá archivar el dictamen en el expediente del afiliado y notificar a
éste de tal situación, indicándole que puede solicitar el beneficio de pensión por
vejez.
6) Discapacidad originada con anterioridad a la cobertura del seguro.
Si se probara que la discapacidad se originó en una fecha anterior al inicio de la
cobertura, la AFP deberá archivar el dictamen en el expediente del afiliado y
dará por finalizado el trámite de solicitud de pensión de discapacidad
comunicándoselo a la Compañía de Seguros correspondiente.
3.2.5 Dictamen que aprueba la discapacidad del afiliado
Si la Compañía de Seguros interpusiera un reclamo ante la Comisión Médica
Nacional y ésta revocara el dictamen de discapacidad ya aprobada, esto es,
rechaza la discapacidad del afiliado, la AFP deberá archivar en el expediente del
afiliado el dictamen y dará por finalizado el trámite de solicitud de pensión de
discapacidad. Si no se presentare reclamación o si interpuesta una apelación, la
Comisión Médica Nacional no acogiera la misma, esto es, confirmara el
dictamen de la Comisión Médica Regional, la AFP deberá enviar a la Comisión
Técnica sobre Discapacidad el dictamen que aprueba la discapacidad para que
ésta última, en un plazo no mayor de quince (15) días calendario luego de haber
recibido dicho dictamen emita la certificación de discapacidad que dará inicio a
la pensión por este motivo.
3.2.6 Remisión de las Certificaciones de Discapacidad a las AFP La Comisión Técnica de Discapacidad remitirá a las AFP las certificaciones
correspondientes a los dictámenes sobre discapacidad de sus afiliados a más
tardar cinco (5) días hábiles después de ser emitidas.
57 3.2.7 Notificación a las Compañías de Seguros
Dentro de los diez (10) días calendario siguientes de recibida la certificación que
declara la discapacidad del afiliado, la AFP deberá informar a la Compañía de
Seguros lo siguiente:
1. Documento con salario base del afiliado, equivalente al promedio del salario
cotizable indexado de los últimos tres (3) años. La referida indexación se
realizará de conformidad a la variación del Índice de Precios al Consumidor
informada por el Banco Central de la República Dominicana.
2. La Cédula de Identidad y el Carné de Seguridad Social del discapacitado para
los fines de que la Compañía de Seguros pase a fungir como agente de
retención de los pagos a la Seguridad Social a través de la Tesorería, y continúe
pagando las contribuciones deduciendo del monto de la pensión por
discapacidad, los porcentajes establecidos en la Ley hasta que el discapacitado
cumpla con los requisitos para optar por una pensión por vejez. Los pagos
correspondientes a la cobertura del seguro de discapacidad y sobrevivencia
seguirán siendo realizados por las AFP a las Compañías de Seguros de forma
normal a más tardar el día hábil siguiente a que hayan recibido los recursos
correspondientes a ese concepto.
3.2.8 Fecha en que se devenga la pensión de discapacidad El afiliado tendrá derecho a la pensión por discapacidad total o parcial a partir
del primer pago realizado por la AFP a la Compañía de Seguros contratada a tal
efecto. La AFP tendrá un día hábil para hacer el pago de la prima a la Compañía
de Seguros, luego de recibidos los recursos correspondientes. La Comisión
Técnica sobre Discapacidad establecerá las normas, criterios y parámetros para
evaluar y calificar el grado de discapacidad.
58 La pensión de discapacidad se devenga a contar de la fecha en que ocurre el
siniestro que da origen a la discapacidad, fecha que estará consignada en la
Solicitud de Pensión por Discapacidad.
El primer pago de la pensión por discapacidad considerará el monto de la
pensión devengada desde el momento del siniestro hasta el momento en que la
Compañía de Seguros hace efectivo el pago de la misma. Los pagos por
concepto de pensión por discapacidad deberán realizarse a más tardar el último
día hábil de cada mes.40
40 Resolución 72-03 Sobre Sistema Dominicano de Seguridad Social
59
3.3 Sobrevivencia
Requisitos Al fallecimiento de un afiliado activo, los beneficiarios tendrán derecho a una
pensión de sobrevivencia siempre y cuando el afiliado haya estado cubierto por
el seguro de discapacidad y sobrevivencia.
Solicitud de Pensión de Sobrevivencia Los beneficiarios de un afiliado fallecido deberán ejercer su derecho a obtener
pensión de sobrevivencia mediante la suscripción del formulario “Solicitud de
Pensión de Sobrevivencia Declaración de Beneficiarios”, anexando los
documentos siguientes:
Extracto del Acta de Defunción del afiliado activo, debidamente legalizada.
Extracto del Acta de Nacimiento del Cónyuge.
Extracto del Acta de Matrimonio del Cónyuge. De existir una unión de hecho
deberá de anexarse una Declaración Jurada ante Notario Público Autorizado con
la firma de siete (7) testigos legalmente hábiles.
Extracto del Acta de Nacimiento de todos los hijos del afiliado fallecido. Si
hubieren hijos adoptivos se deberá presentar además la documentación legal
que los acredite como tales.
De existir hijos discapacitados de cualquier edad, deberá de someterse a la
Comisión Médica Regional que corresponda, una Solicitud de Calificación de
Discapacidad para los fines de contar con un dictamen que permita otorgarles
una pensión vitalicia en el porcentaje establecido en la Ley.
El formulario “Solicitud de Pensión de Sobrevivencia Declaración de
Beneficiarios” deberá ser confeccionado en original y copia. A los beneficiarios
deberá entregárseles la copia del formulario, con sello y firma del representante
de la AFP y acuse de recibo de los documentos anexados.
60 Recibida la solicitud de pensión de sobrevivencia y siempre que el fallecimiento
del causante no se haya producido por un accidente de índole laboral o por
enfermedad profesional, la AFP una vez verificados los documentos requeridos
dará inicio de reclamación a la Compañía de Seguros.
Beneficiarios a) El (la) cónyuge sobreviviente
b) Los hijos solteros menores de 18 años.
c) Los hijos solteros mayores de 18 años y menores de 21 años que demuestren
haber realizado estudios regulares durante los seis meses anteriores al
fallecimiento del afiliado.
d) Los hijos de cualquier edad considerados discapacitados.
Los hijos beneficiarios deberán demostrar su soltería mediante una Declaración
Jurada ante Notario Público y una Certificación de la Junta Central Electoral.
Aquellos mayores de 18 años y menores de 21 años al momento del
fallecimiento del afiliado deberán comprobar su estatus estudiantil mediante una
certificación del Centro de Estudios donde han estado asistiendo de forma
regular durante los seis (6) meses anteriores al fallecimiento.
3.3.1 Notificación a la Compañía de Seguros Dentro de los diez (10) días calendario siguientes de recibida la Solicitud de
Pensión de Sobrevivencia con toda la documentación anexa requerida la AFP
deberá informar a la Compañía de Seguros lo siguiente:
1. Salario base del afiliado, equivalente al promedio del salario cotizable
indexado de los últimos tres (3) años.
2. Número de beneficiarios, identificación de los mismos, relación o parentesco,
fechas de nacimiento, sexo y condición de discapacidad, de ser el caso,
informando si existe algún potencial beneficiario con solicitud de evaluación de
discapacidad en trámite.
61 3. Copia del Extracto del Acta de Defunción del afiliado debidamente certificada.
4. Monto acumulado por el afiliado fallecido en su cuenta de capitalización
individual a fin de que la compañía de seguros aporte los recursos necesarios
para completar el monto constitutivo que garantice el otorgamiento de los
beneficios.
3.3.2 Traspaso del saldo de la Cuenta de Capitalización Individual a la Compañía de Seguros. La Administradora de Fondos de Pensiones deberá transferir, en el caso de
muerte del afiliado activo, el saldo acumulado en su cuenta de capitalización
individual a la Compañía de Seguros que está cubriendo el Seguro de
Sobrevivencia a más tardar en los dos (2) días hábiles siguientes de que la
Compañía de Seguros haya recibido la información listada anteriormente. Cuando el monto acumulado en la CCI del afiliado sobrepase el capital requerido
para la obtención del beneficio estipulado como mínimo en la Ley, se
incrementará el monto de la pensión con el total del diferencial del excedente de
la CCI del afiliado
3.3.3 Fecha a partir de la cual se devenga la pensión La pensión de sobrevivencia se devenga a contar de la fecha del fallecimiento
del afiliado, fecha que estará consignada en el Extracto de Acta de Defunción
que se presentará a la AFP.
El primer pago de la pensión por sobrevivencia considerará el monto de la
pensión devengada desde el momento del fallecimiento hasta el momento en
que la Compañía de Seguros hace efectivo el pago de la misma. Para estos
fines las Compañías de Seguros realizarán los pagos a los beneficiarios el último
día hábil de cada mes, siempre y cuando hayan transcurrido al menos cinco (5)
días hábiles entre la fecha de recepción de los recursos acumulados en la
62 Cuenta de Capitalización Individual del afiliado fallecido y el último día hábil del
mes. En su defecto deberá iniciarse el pago a partir del mes subsiguiente.41
41 Resolución 72-03 Sobre el Sistema Dominicano de Seguridad Social
63 3.4 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DEL AREA DE BENEFICIOS DE AFP HODGE. 3.4.1 Proceso operativo de las solicitudes de discapacidad. Antecedentes
• Dado que el flujo en la actualidad de las solicitudes de discapacidad se
caracteriza por el elevado manejo de documentos impresos y copias,
desde la recepción de la solicitud hasta la conclusión del caso con la
respuesta al cliente.
• Dado que el sistema de seguridad social cuenta con un sistema
centralizado que involucra a todos los entes del sistema AFPs, TSS, etc.
que permite el intercambio de información entre las partes.
• Dado que AFP Hodge cuenta con un site de Internet en el que se puede
solicitar un acceso personal que podría permitir que el cliente pueda
acceder no solo a la información pertinente a su estado de cuenta si no
también al estado de las solicitudes que esté tramitando con la AFP
acorde a la normativa establecida.
• Dado que según la normativa vigente debe existir por cada afiliado un
expediente digital que incluya la historia del cliente en la empresa.
• Dado que según el volumen de solicitudes con que cuenta AFP Hodge
hace imperante la habilidad de manejar adecuadamente la información
como un requisito para el éxito.
• Dado los altos costos de material gastable, mantenimiento de equipo de
fotocopiado, tóner, entre otros.
• Dado el interés de la compañías de este siglo en minimizar el impacto
ambiental con campañas de reciclaje y el concepto de “oficina cero papel”
• Dado que el manejo de documentos físicos tiende a reducir la eficiencia
de la empresa dificultando el análisis de la información que estos
contienen e incrementado los costos de archivo físico.
64
Entendemos que el flujo operativo en las solicitudes de discapacidad puede
mejorar significativamente manejando el concepto vanguardista de oficina
cero papel valiéndose del sistema centralizado SUIR que maneja intercambio
de información y documentos adjuntos de manera eficiente entre las distintas
entidades del sistema.
Observaciones al Flujo
A continuación presentamos el flujo actual y el modificado con las observaciones
realizadas.
En la actualidad los pasos que se siguen en la tramitación de la solicitud son como sigue:
1. El cliente se dirige a la oficina de atención al publico con su acta de
nacimiento, certificado médico y copia de cedula.
2. La oficial de servicio verifica los documentos, si todo esta acorde
completa los datos del cliente en el sistema e imprime tres juegos de la
solicitud, repartidos unos para el cliente, uno para la AFP, uno para la
CMR.
3. La subgerente de beneficios completa en el sistema la solicitud de
calificación de la discapacidad, la imprime y la entrega a la oficial de
servicio al cliente.
4. La subgerente de beneficios completa en el sistema la solicitud de
certificación de aportes de la TSS la imprime y la envía físicamente a la
TSS.
5. la oficial saca copia a los documentos proporcionados por el afiliado y a la
calificación de discapacidad entregada por al subgerente de beneficios
haciendo dos juegos completos del expediente uno reposa en la AFP, el
otro se envía a la CMR cero.
65
6. En la CMR cero verifican el expediente si está acorde sacan copia al
formulario de calificación de discapacidad consignando el número de caso
y lo envía a la AFP.
7. La AFP saca dos copias al formulario de calificación de discapacidad con
el no. de caso y envía por mensajería uno al afiliado, otro a la CIA. de
seguros y el recibido por la CMR se incluye en el expediente que reposa
en la AFP.
8. La CMR llama al afiliado para que acuda a la cita médica.
9. Luego de evaluado el paciente la CMR completa el dictamen y envía por
mensajería a la AFP.
10. la AFP recibe dictamen y saca dos copias y envía por mensajería uno al
afiliado, otro a la CIA. de seguros y el recibido por la CMR se incluye en el
expediente que reposa en la AFP.
11. La AFP espera el plazo de apelación de 10 días hábiles
12. Luego de vencido el plazo de apelación la AFP saca copia al expediente
completo y envía comunicación a la CTD solicitando sea incluido en la
próxima sesión de la misma
13. La CTD certifica la discapacidad y envía certificación a la AFP
14. la AFP saca dos copias a la certificación y envía por mensajería uno al
afiliado, otro a la CIA. de seguros y el recibido por la CTD se incluye en el
expediente que reposa en la AFP.
15. Ya con el expediente completo la AFP digitaliza el mismo.
66 Actual
Flujograma Solicitud Pensión Discapacidad CMR
Verificar expediente
Solicitar certificación
TSS
Verificar Documentación e
identificación
Aplica Solicitud presentando:
CédulaActa de nacimiento
Carta empresa (no es obligatorio)
Certificado médico
Llenar Solicitud de calificación
Discapacidad, conformar expediente
Remitir a la CMR Cero
Inicio
Completa
Imcompleta
Datoscorrectos
Datos Incorrectos
Flujograma Solicitud Pensión Discapacidad CMR
CTD
Cia
. de
Segu
ros
CM
RA
FPAf
iliado
Calificar grado de discapacidad,
preparar dictamen y enviar
Confirmar Cita
Conformar expediente y citar
al afilaido
Notificar al afilaido y a la cia. de seguros
no. de caso
Preparar expediente de citas y Realizar evaluaciones de
lugar
Acusar recibo y asignar número
de caso
Recibir copia del dictamern
Recibir copia del dictamern
Recibir copia del dictamern y entregar al
afiliado y a la cia. de seguros
Espera Periodo de
apelación (10 dias Hábiles)
67
Flujograma Solicitud Pensión Discapacidad CMRC
TDC
ia. d
e Se
guro
sC
MR
AFP
Afili
ado
Solicita incluir en agenda para ser
CertificadoFin
Recibe cerificacion y envia al afilaido y
a la cia. de Seguros
Certifica el caso y emite resolución con certificación
Según nuestro proyecto de oficina cero papel la modificación de los pasos en la
tramitación de la solicitud seria:
1. El cliente se dirige a la oficina de atención al público con su acta de
nacimiento, certificado médico y copia de cédula.
2. La oficial de servicio verifica los documentos si todo esta acorde completa
los datos del cliente en el sistema imprime una solicitud para el cliente,
graba la solicitud en *PDF y le crea un acceso personal por donde el
cliente podrá verificar el estado de su solicitud por el site de AFP Hodge.
3. La oficial de servicio digitaliza los documentos entregados por el cliente.
4. La subgerente de beneficios completa en el sistema la solicitud de
calificación de la discapacidad y la graba en *PDF.
5. La subgerente de beneficios envía por el sistema centralizado SUIR a la
CMR los documentos digitalizados, la solicitud de pensión y la calificación
68
de discapacidad como datos adjuntos, una vez recibidos el SUIR acusa
recibo dándole el no. de caso de la CMR.
6. La subgerente de beneficios completa en el sistema la solicitud de
certificación de aportes de la TSS y la envía en *PDF a la TSS, por el
SUIR.
7. La AFP notifica al cliente por vía telefónica el no. de caso además de
cargar el mismo a la página del afiliado según la notificación con el
número recibido por el SUIR, la AFP informa el no. de caso a la CIA. de
seguros electrónicamente.
8. La CMR llama al afiliado para que acuda a la cita médica. Consigna en el
SUIR la hora y fecha de la cita establecida.
9. El SUIR envía notificación a la AFP sobre los datos de la cita y la AFP
carga a su sistema y a la página para información del cliente.
10. Luego de evaluado el paciente la CMR completa el dictamen, lo digitaliza
y envía por El SUIR a la AFP.
11. la AFP recibe el dictamen y lo carga a la página para información del
cliente y envía electrónicamente a la CIA. de seguros.
12. La AFP espera el plazo de apelación de 10 días hábiles
13. Luego de vencido el plazo de apelación la AFP envía el expediente
completo en digital por el SUIR a la CTD solicitando sea incluido en la
próxima sesión de la misma
14. La CTD certifica la discapacidad y digitaliza la certificación para enviarla
por el SUIR a la AFP
15. la AFP notifica electrónicamente la certificación al afiliado y a la CIA. de
seguros compila todos los documentos digitales y consolida expediente
digital.
69 Modificado
Flujograma Solicitud Pensión Discapacidad CMR
Verificar expediente
Solicitar certificación
TSS
Verificar Documentación e
identificación
Aplica Solicitud presentando:
CédulaActa de nacimiento
Carta empresa (no es obligatorio)
Certificado médico
Llenar Solicitud de calificación
Discapacidad, conformar expediente
Remitir a la CMR Cero
Inicio
Completa
Imcompleta
Datoscorrectos
Datos Incorrectos
En nuestro proyecto de Oficina Cero papel
entendemos que la solicitud de discapacidad debe
generarse y grabarla en *PDF, proceder a digitalizar los documentos, a fin de que la misma sea enviada por el
SUIR
La solicitud y recepción de la certificacion de la TSS debe
realizarse por correo electrónico
El mismo seria enviado por el SUIR que es el sistema
centralizado de las AFP para intercambio de información
Flujograma Solicitud Pensión Discapacidad CMR
CTD
Cia
. de
Segu
ros
CM
RA
FPAf
iliado
Calificar grado de discapacidad,
preparar dictamen y enviar
Confirmar Cita
Conformar expediente y citar
al afilaido
Notificar al afilaido y a la cia. de seguros
no. de caso
Preparar expediente de citas y Realizar evaluaciones de
lugar
Acusar recibo y asignar número
de caso
Recibir copia del dictamern
Recibir copia del dictamern
Recibir copia del dictamern y entregar al
afiliado y a la cia. de seguros
Espera Periodo de
apelación (10 dias Hábiles)
Una vez el caso es enviado el SUIR asigna numero de
caso, como acuse de recibo electronico del mismo
Esta notificacion se realizaría via telefónica para el afiliado, en el caso de no
poseer un acceso personal e la pagina de la AFP y
electronicamente a la cia. de seguros
El sistema centralizado SUIR enviaría una
notificación a la AFP correspondiente con los datos sobre la cita del
cliente
El dictamen es digitalizado y enviado por el SUIR a la
AFP correspondiente
70
Flujograma Solicitud Pensión Discapacidad CMRC
TDC
ia. d
e S
egur
osC
MR
AFP
Afili
ado
Solicita incluir en agenda para ser
CertificadoFin
Recibe cerificacion y envia al afilaido y
a la cia. de Seguros
Certifica el caso y emite resolución con certificación
La resolucion se digitaliza y envia a la AFP por el SUIR
71 3.4.2 Proceso operativo de las solicitudes de Ingreso tardío
Antecedentes
• Dado que los afiliados que solicitan ingreso tardío son personas cercanas
a la tercera edad.
• Dado que el fin de la resolución de Ingreso tardío es devolver los fondos
a aquellas personas que no califican para ser pensionados del sistema.
Entendemos que el flujo operativo en las solicitudes de Ingreso Tardío debe
estar atado a que la AFP valide las condiciones del afiliado para ver si el mismo
aplica para la devolución antes de que el mismo se apersone a completar la
solicitud.
Observaciones al Flujo
A continuación presentamos el flujo actual y el modificado con las observaciones
realizadas.
En la actualidad la tramitación de los expedientes de Ingreso tardío esta aunada
a los siguientes pasos:
1. El cliente se presenta en la ofician con su cédula, la declaración jurada o
la certificación de pensión según aplique.
2. El oficial de servicio revisa que los documentos estén de acuerdo a la
normativa vigente, completa la solicitud y entrega copia de la misma al
afiliado.
3. El Subgerente de beneficios solicita certificación de la TSS de que el
afiliado tiene más de tres meses cesante en nómina.
4. Cuando el Subgerente recibe la certificación por parte de la TSS, emite
carta de respuesta al cliente aprobando o declinado la solicitud.
72
5. Si el caso es aprobado solicita cheque y entrega carta de respuesta, si el
caso es declinado llama al Cliente para que pase a buscar la carta de
respuesta.
Actual
AFP
TSS
Afilia
do
TSS
AFP
Afilia
do
Según nuestro proyecto en el que solo se tramitarían los casos luego de validar
que el Cliente aplica para el beneficio:
1. El Cliente solicitaría a la AFP vía la página Web, telefónica o email que
verifiquen con la TSS si está cesante más de tres meses
73
2. Si el Cliente está Cesante más de tres meses la AFP solicita a la TSS
envíe vía electrónica la certificación y la AFP llama el cliente para que
traiga documentos y llene la solicitud.
3. El subgerente de beneficios solicita cheque a contabilidad y cuando está
listo llama al cliente para que pase a retirarlo.
Modificado
AFP
TSS
Afilia
do
TSS
AFP
Afilia
do
74 3.4.3 Proceso operativo de las solicitudes de Sobrevivencia.
En nuestro análisis al flujo de sobrevivencia pudimos comprobar que AFP Hodge
trabaja con gran eficiencia y no tenemos observaciones de mejoras a aplicar. A
continuación presentamos el flujo de sobrevivencia.
AFP
Cia
. de
Segu
ros
Afilia
do
CONCLUSIÓN
La sociedad dominicana esta inmersa en una constante lucha de supervivencia,
aunada a una serie de obstáculos que inhabilitan su bienestar.
El Sistema Dominicano de Seguridad Social, viene a alivianar la problemática
existente en nuestra sociedad, para dar así mejor calidad de vida a los
dominicanos, en cuanto a lo que concierne a Salud, Pensiones y Riesgos
Laborales.
Con los desafíos que implica el proceso de globalización, el cual ha despertado
el interés de los clientes en que los servicios que una institución les preste
deben estar diferenciados por la rapidez y calidad de los resultados si desean
contar con su fidelidad, las empresas se han visto obligadas a tener que
flexibilizar sus procesos siempre en búsqueda de la satisfacción de los
clientes.
Con esta investigación se pudo evidenciar las mermas en algunas etapas de los
procesos operativos en el área de beneficios de AFP Hodge, así como también
el innecesario uso de recursos materiales y humanos en actividades que no
agregan valor al proceso, sino por el contrario van en detrimento de la eficiencia
de la empresa por agregar sobre-costos y tiempos al proceso
Este proyecto ha sido realizado con la finalidad de simplificar los flujos de los
procesos actuales para las solicitudes de beneficios de AFP Hodge, buscando
con esta práctica optimizar el tiempo que conlleva el desarrollo de dichos
procesos, así como también el uso eficaz de los recursos, garantizando de esta
forma que los afiliados a dicha AFP reciban un servicio cuyas características
principales sean: la calidad y la eficiencia.
76
RECOMENDACIONES
Luego de realizar un análisis exhaustivo sobre los procesos operativos en el
área de beneficios de AFP Hodge, entendemos que el flujo operativo en las
solicitudes puede mejorar significativamente manejando el concepto
vanguardista de oficina cero papel, valiéndose del sistema centralizado SUIR
que maneja intercambio de información y documentos adjuntos de manera
eficiente entre las distintas entidades del sistema; así como también utilizar la
herramienta de la página Web de AFP Hodge motivando al uso de la misma de
forma tal que los clientes se dirijan inicialmente a esta fuente para canalizar sus
solicitudes, sin tener que desplazarse a la oficina hasta tanto no se haya
realizado en la AFP la revisión inicial de si el cliente aplica para la solicitud, esto
además de mejorar el proceso implicaría para el cliente ahorro de tiempo,
recursos y esfuerzo físico en la tramitación de sus solicitudes. Las solicitudes de beneficios se definen por el elevado manejo de documentos
físicos, que traen como consecuencia altos costos de materiales así como
aumento en el tiempo de respuesta. Es por esto que nuestras recomendaciones
están sustentadas fundamentalmente en el óptimo aprovechamiento de los
recursos existentes, tanto humanos como herramientas electrónicas, mejorando
el flujo operativo.
77
BIBLIOGRAFIA
EVANS, JAMES R. (2000).Administración y Control de la Calidad. (4ta. Edición), México: Editorial International Thomson. Ley 87-01, (2001). Sistema Dominicano de Seguridad Social, Santo Domingo, República Dominicana. SANTIAGO, EDDY, (2006) El Sistema de Pensiones ‘’Una Reforma exitosa para garantizar el bienestar de los dominicanos”, Santo Domingo, República Dominicana: Editora Corripio C por A., Gestión Por Procesos http://personales.jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm La Mejora Continua http://es.wikipedia.org/wiki/Mejora_continua, 07 de Octubre 2009.
http://es.wikipedia.o Obtenido de "http://es.wikipedia.org/wiki/Mejora_continua
Superintendencia de Pensiones http://www.sipen.gov.do/documentos/estadistico_Sept-09.pdf Superintendecia de Pensiones http://www.sipen.gov.do/documentos/Boletin24_Sipen.pdf Resolución 272-07, (2007) Sobre el Sistema Dominicana de Seguridad Social, Santo Domingo, República Dominicana Resolución 72-03, (2003) Sobre el Sistema Dominicano de Seguridad Social, Santo Domingo, República Dominicana
ANEXOS
UNIVERSIDAD APEC
ESCUELA DE GRADUADOS
Proyecto de Monografía para Optar por el Título de:
Especialización en Alta Gestión Empresarial
Análisis de los Procesos Operativos del Área de Beneficios en la Administradora de Fondos de Pensiones Hodge ( AFP HODGE) del año 2009
Sustentante:
Yasiris A. Mercedes M. 2009-0145
Asesora:
Edda Freites, MBA
Santo Domingo, D.N. Noviembre, 2009
1
INDICE TEMÁTICO DEFINICIÓN DEL PROBLEMA Pág. 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Pág. 1 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN Pág. 2 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN Pág. 3 MARCO DE REFERENCIA (ANTECEDENTES) Pág. 3 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN Pág. 6 BIBLIOGRAFÍA Pág. 6
2
Definición del Problema
El manejo intrínseco de las solicitudes de beneficios principalmente aquellas
correspondientes a la cobertura del seguro (sobrevivencia y discapacidad) se
caracteriza por un alto flujo de documentos entre los diferentes entes
involucrados, se visualiza como una oportunidad de mejora para AFP Hodge el
implementar un sistema de “cero papel” en el cual se pueda contar con los
niveles de control y seguimiento eficiente en el flujo de documentos al mismo
tiempo que se logren mejoras en las medidas del desempeño ligadas a la
economía de costos y al manejo eficiente de documentos;
Por otro lado, dado que los plazos de respuesta están regidos por la autoridad y
son pasibles de sanciones de alto costo, entendemos que podemos lograr
mejoras significativas implementando alertas y protocolos de seguimiento.
Planteamiento del Problema
La sociedad Dominicana se ha ido orientando a conocer con detalle todo lo
concerniente al Sistema de Seguridad Social, por lo que es un deber de las
Administradoras de Fondos de Pensiones, como parte importante de este
sistema, mantenerse actualizadas y con una velocidad de desarrollo que
garantice su permanencia en el mercado y la satisfacción de sus afiliados.
Cada día son mas las personas que se suman al número de cotizantes al
sistema de seguridad social, lo que lleva a las Administradoras a trabajar con
visión y proactividad, con el objetivo de estar preparadas para los cambios y
exigencias futuras.
El área de beneficios de AFP Hodge es un pilar dentro de la empresa, dado que
en ella es donde se les da curso a todas las solicitudes de pensiones que son
capturadas por servicio al cliente, ya sean solicitudes de pensión por
3
Discapacidad, Sobrevivencia, así como también las solicitudes de devoluciones
de aportes por Ingreso tardío.
Objetivos de la Investigación
Objetivo General Analizar los procesos operativos del área de beneficios en la Administradora de
Fondos de Pensiones Hodge (AFP Hodge) del año 2009.
Objetivos Específicos.
Presentar en formato conceptual lo concerniente a las mejoras en los procesos
operativos.
Presentar los aspectos Generales del Sistema Dominicano de Seguridad Social.
Examinar el flujo de trabajo y la distribución de las tares en el área de
beneficios de AFP Hodge.
4
Justificación de la Investigación Con la implementación del Sistema Dominicano de Seguridad Social donde
tanto los empleadores como los empleados juegan un papel fundamental, nos
encontramos con afiliados mas conocedores y por tanto mas exigentes, dicha
situación a forzado a las AFP a mantenerse actualizadas, suministrando sus
servicios acorde a las exigencias del mercado, el cual es cada vez más voluble y
un severo buscador de rápidas soluciones. Entendiendo que es un sistema que
ha ido creciendo considerablemente, si las empresas no se modernizan no será
posible mantenerse en el mercado. Es preciso que los procesos sean flexibles y
siembre en busca del desarrollo eficaz de las operaciones.
Basándome en lo antes expuesto se justifica la investigación a realizar, con el
propósito de analizar los procesos operativos del área de beneficios de AFP
Hodge, ya que esto ayudará a la institución a tener mayores rendimientos y a ser
más competitiva, lo que arrojará clientes más satisfechos.
Marco de Referencia (Antecedentes) Con la promulgación de la Ley 87-01, que crea el Sistema Dominicano de
Seguridad Social, como resultado del consenso entre los sectores público y
privado, a través de un esquema abierto y participativo, la República Dominicana
se une al grupo de países Latinoamericanos que en décadas recientes han
implementado una de las reformas estructurales de mayor trascendencia en el
área social y humana, orientada a transformar los sistemas existentes de
previsión, salud y riesgos laborales, para proteger a los trabajadores y a toda la
población, contra los riesgos de vejez, discapacidad, cesantía por edad
avanzada, sobrevivencia, enfermedad, maternidad, infancia y riesgos laborales. La administración del Sistema de pensiones se sustenta en la capitalización
individual, que se caracteriza por la aplicación del interés compuesto a los
montos acumulados en la cuenta individual propiedad exclusiva del afiliado,
5
compuesta tanto por los aportes obligatorios y voluntarios realizados por el
trabajador y el empleador, como por la rentabilidad que se genera como
consecuencia de las inversiones de los Fondos de Pensiones.
La Ley 87-01 consagra los principios de universalidad y de gradualidad para
garantizar la cobertura de toda la población mediante el establecimiento de tres
regímenes:
• Régimen Contributivo, que beneficia a los trabajadores asalariados públicos y
privados y a los empleadores. 1
• Régimen Subsidiado, que protege a los trabajadores por cuenta propia con
ingresos inferiores al salario mínimo, así como a los desempleados,
discapacitados e indigentes, financiado por el Estado.2
• Régimen Contributivo-Subsidiado, que comprende a los profesionales y
técnicos independientes, así como a los trabajadores por cuenta propia con
ingresos superiores al salario mínimo.3
AFP Hodge
La Administradora de Fondos de Pensiones Hodge es una empresa filial del
Grupo MAX, cuyo objetivo es diseñar y administrar Planes de Pensiones bajo el
esquema de Cuentas de Capitalización Individual.
Surge de una alianza estratégica entre el Grupo MAX de República Dominicana
y La Administradora de Fondos de Pensiones Integra del Perú, como la primera
Administradora de Fondos de Pensiones instaurada bajo el esquema voluntario,
del cual se constituyo en Líder en la Administración de Fondos Previsionales.
Con la implementación del nuevo Sistema de pensiones instaurado por la Ley
87-01 que crea el Sistema Dominicano de Seguridad Social, AFP Hodge
debidamente habilitada por ante la Superintendencia de Pensiones, inició sus
1 Ley 87-01 Sobre el Sistema Dominicano de Seguridad Social 2 Ídem 3 Ídem
6
operaciones bajo el esquema obligatorio, contando con un equipo de
profesionales altamente capacitado y dotado de la experiencia adquirida durante
el esquema voluntario en la administración de Fondos de pensiones.
La trayectoria de AFP Hodge como Administradora de Fondos de Pensiones, fue
consolidada con la Confianza depositada por sus afiliados, al alcanzar el
liderazgo del mercado previsional al recibir el mayor numero de afiliados
cotizantes al Nuevo Sistema.
AFP Hodge reafirmó su liderazgo en el mercado previsional cerrando el año
2008 con una rentabilidad nominal de 12.28% y una rentabilidad real de 7.43%,
superando, a su vez la tasa objetiva del 6% real y logrando la mejor rentabilidad
del sistema previsional del periodo. Reflejó, además, un incremento de 12% en
el total de afiliados, con una tasa promedio del 51.68% de los cotizantes del
sistema. Esto se traduce en que la empresa concluyó el pasado año con fondos
administrados por valor de RD $17,646MM, para un crecimiento de 47% con
respecto al cierre del 2007.
7
Métodos de Investigación Análisis Esta investigación se llevará a cabo bajo el método de análisis, donde se
estudiaran todos los datos recopilados producto de las investigaciones
realizadas, con el propósito de convertirlos en información útil para la mejora de
los procesos.
Síntesis Se analizarán las causas y las consecuencias del objeto de investigación.
Bibliografía Ley 87-01 Sobre el Sistema Dominicano de Seguridad Social
Pagina Web Superintendencia de Pensiones, www.sipen.gov.do
