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ANEXO III: GUIA PARA EL CONTROL DE MATERIALES

SUBGERENCIA DE DISTRIBUCION

EXPANSION Y REPOSICION SDL

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO ...................................................................................................................... 2 2. DEFINICIONES ........................................................................................................... 2 3. REABASTECIMIENTO ................................................................................................ 4 4. DEVOLUCIÓN DE MATERIAL .................................................................................... 4 5. AJUSTES DE INVENTARIO ........................................................................................ 6 6. BODEGAS ................................................................................................................... 7 7. INVENTARIOS .......................................................................................................... 8 8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN ................................................................................. 11

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1. OBJETO A continuación se definen los parámetros a interventores y almacenistas del contratista al que se adjudique la presente licitación, para el manejo de la información de materiales entregados, donde se indica cómo se debe llevar a cabo cada una de las etapas del proceso de reabastecimiento, instalación y legalización de los mismos.

2. DEFINICIONES

A continuación se entregan algunas definiciones que tanto interventores como contratistas deben manejar para un mejor entendimiento con el equipo de Trabajo de Administración de Inventarios de CHEC: ACTIVO FIJO: Son bienes de carácter duradero que se adquieren o construyen con la intención de emplearlos permanentemente para la prestación de los servicios que ofrece la Empresa. Dichos bienes, son vitales para el cumplimiento de la misión de la Empresa. AJUSTES: Transacción en el sistema que permite corregir inconsistencias de materiales en las bodegas por diversos conceptos, la solicitud de ajuste debe ser analizada y sustentada con previa autorización. BODEGA: Ubicación física de la mercancía de acuerdo con los recursos de los almacenes y la normatividad existente para tal fin. BODEGAS SATÉLITES: Toda bodega que se reabastece por transferencia y que se encuentra localizada por fuera de la Estación Uribe, incluye las bodegas de contratista, de localidades y de zona. BODEGAS DE CONTRATISTAS: bodegas satélites que no son administradas por personal de CHEC pero cuyo material es propiedad de la empresa y se encuentra bajo custodia del contratista. CATALOGACIÓN: procedimiento mediante el cual se clasifica un bien y se definen los criterios de ingreso a One Word (descripción, códigos de categoría, unidad de medida, códigos alternos, parámetros, etc.). La catalogación además contempla la depuración y actualización de la información del catálogo. CONTEO FÍSICO: Actividad que consiste en contar las cantidades de uno o varios materiales o bienes, generar los registros a través de un medio escrito o

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electrónico y confrontar las cantidades encontradas contra el sistema de información. DEVOLUCIÓN: Entrega en la bodega de aprovechamiento de material inservible u obsoleto. INVENTARIO ROTATIVO: Es una extensión de la modalidad de inventarios selectivos pero con un número de códigos mayor. Su objetivo se orienta a realizar al menos un conteo por ubicación. INVENTARIO SELECTIVO: Es un inventario físico aplicado a algunas de las referencias de materiales que tengan existencia en una bodega dada, ya sea de forma aleatoria o predefinida. INVENTARIOS TOTALES: Es un inventario físico aplicado a todas las referencias de materiales que tengan existencia en una bodega dada. PUNTO DE PEDIDO: Determina el nivel de las existencias en que debe colocarse un nuevo pedido. Es un punto de referencia que con base en un nivel de existencias indica cuándo realizar un nuevo pedido. Asocia el consumo promedio mensual, el riesgo o probabilidad de que el consumo se incremente ligeramente, el tiempo de adquisición del bien y el stock de seguridad. REABASTECIMIENTO DE MATERIALES: Proceso de surtir una bodega con materiales, que ya han tenido rotación, mediante compra o transferencia. Para esto se aplican dos conceptos básicos, el punto de pedido que permite conocer en qué nivel de las existencias de un material específico, se debe colocar un nuevo pedido; y la cantidad de cada nuevo pedido (cantidad económica) que corresponde al número de unidades que se debe solicitar para la compra, cada vez, que el nivel del inventario llegue al punto de pedido. REINTEGRO: Procedimiento mediante el cual el usuario de almacenes devuelve al inventario cierta existencia de un bien. Para los efectos de control de existencias, es necesario contar con los datos del código del bien y de la orden de trabajo (OT) mediante la cual fue retirado.

SGI: Sistema de Gestión Integral que contiene el control de documentos de la norma ISO 9000 certificada en CHEC. SGO: Sistema de Gestión de la Distribución SUI: Sistema Único de Información, es un servicio de la superintendencia de

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Servicios Públicos con información para el ciudadano. TRANSFERENCIA: Procedimiento mediante el cual se traslada existencias de un bien entre los diferentes lugares de almacenamiento de La Empresa. En las condiciones normales, el proceso de reabastecimiento exige que se trasladen a un almacén las cantidades necesarias para la operación y mantenimiento, así cada transferencia se realiza con base en la comparación de los niveles de existencias y los parámetros del punto de pedido. Algunas transferencias se realizan con el fin de recuperar existencias (reabastecimiento) y obedecen a situaciones coyunturales, tales como: la unificación de lugares de almacenamiento, la definición de nuevos lugares principales, la eliminación de existencias en un lugar, la satisfacción de necesidades específicas vía reserva, etc. o de términos.

3. REABASTECIMIENTO La regla de negocio que se encuentra en el SGI, RN-AB-02-000-000 en el numeral 4.1.1 Proceso Administración de Inventarios, norma el tiempo de antelación (10 días calendario a través de correo electrónico) con el cual se deben hacer las solicitudes de reabastecimiento al Almacén General, con el fin de garantizar que los materiales se puedan alistar y entregar oportunamente. Es importante tener en cuenta que los Asistentes (almacenistas) de las Bodegas, deben ceñirse al Procedimiento de Reabastecimiento (PR-AB-02-000-002) para solicitar al Asistente (Reabastecedor) a través del formato establecido “Solicitud de Materiales por compra o transferencia” FO-AB-02-000-019 indicando su descripción, las cantidades requeridas y el código, para así realizar la transferencia correspondiente.

4. DEVOLUCIÓN DE MATERIAL 4.1. DEVOLUCIÓN DE MATERIALES INSERVIBLES

El material inservible está clasificado en dos:

Material Nuevo Inservible: corresponde a materiales que están cargados en la bodega como nuevos, pero por cambios en la regulación, por garantías técnicas o por el tipo de actividades que se realizan no son aptos para ser instalados. Nota: Del material retirado o material nuevo inservible (como el caso de las puntas de cable sobrantes), debe hacerse una devolución cada vez que la interventoría lo considere conveniente de acuerdo a las cantidades que el contratista posea en su

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bodega, bajo las condiciones de clasificación de los mismos (herrajes, cables, aisladores, etc.), que se determinen desde el equipo de Trabajo Almacenes y de esta forma facilitar su disposición final. En el caso de material nuevo inservible que esté en bodega virtual, se debe solicitar la baja, por parte de la Interventoría, al Comité de Obsolescencia, utilizando el formato FO-AB-02-000-039.

Material desmontado: corresponde al material retirado en los diferentes trabajos de reposición de redes. Para programar devolución de este tipo de materiales diríjase a la Interventoría mediante el formato FO-AB-02-000-008 “Devolución de Elementos inservibles u obsoletos a bodega de aprovechamiento” para que este a su vez pueda programar con el proceso de Administración de inventarios la recepción de los mismos.

Los materiales inservibles relacionados a continuación se reciben en la bodega de aprovechamiento para su disposición final. Códigos a usar para la devolución de materiales a aprovechamiento:

COD OW DESCRIPCION UN OBSERVACION

1483 CHATARRA ALMACEN KG HERRAJES TORRES INSERVIBLE (HIERRO)

4037 CABLE CU AISLADO KG COBRE AISLADO INSERVIBLE

4038 CABLE CU DD KG COBRE DESNUDO INSERVIBLE

4041 CABLE AL AISLADO KG ALUMINIO AISLADO INSERVIBLE (TRENZA)

4042 CABLE AL DD KG ALUMINIO DESNUDO INSERVIBLE

Los materiales que no se encuentra relacionados en el cuadro anterior, como por ejemplo: Vidrio quebrado, cajas, sellos, caucho, cable coaxial, bombillas, Porcelana, Postes de concreto, Desechos contaminantes, entre otros, se deberá solicitar concepto al Proceso de Gestión Ambiental para su disposición final. 4.2. REINTEGRO DE MATERIALES NUEVOS

Este consiste en el reintegro de aquellos materiales útiles que requieren ser inventariados y entregados al equipo de Trabajo de Almacenes de CHEC por culminación de contrato, baja rotación o determinación de interventoría. El procedimiento a seguir es el siguiente: El contratista apoyado en su almacenista debe diligenciar el formato y FO-AB-02-000-019 que se encuentran en el SGI con las cantidades totales del material

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nuevo a reintegrar. La interventoría debe validar que la información de los formatos sea correcta y clara, confrontándola con la disponibilidad de los materiales en el sistema OW. El interventor debe solicitar cita para el reintegro del material nuevo, adjuntando el formato mencionado en el punto anterior, teniendo en cuenta los horarios programados el contratista deberá asistir a la cita en compañía de personal de interventoría. Nota: El cargue del material nuevo al vehículo debe ser de forma unificada (apilado por tipo de material). En compañía de un asistente 1 del equipo de Trabajo Almacenes, el contratista apoyado en su almacenista y con el acompañamiento de la interventoría verificará las cantidades y el estado de los materiales a reintegrar. Nota: el material a recibir deberá estar organizado en su unidad de empaque, en caso de entregar cable en chipas o tramos se debe enviar el resumen de puntas a reintegrar para programar y medir este material. Después de la verificación el contratista realizará la transferencia de su bodega a la bodega virtual en el One World y el asistente 1 procederá a realizar la transferencia hacia la bodega destino, se firmarán los documentos y se enviarán los soportes a las personas interesadas. Ver procedimiento PR-AB-02-000-007 “Despacho de Materiales por Transferencia”.

5. AJUSTES DE INVENTARIO Cuando se deba hacer un ajuste de inventario que requiera el ingreso al kárdex de unidades, metros, pares, gramos, milímetros, galones, litros, juegos, etc, de un material, estamos hablando de la necesidad de hacer un Ajuste de Ingreso; cuando lo que se requiera es disminuir del kárdex unidades o metros de algún material, estamos hablando de un ajuste de Egreso. También se utiliza para reclasificación de códigos de materiales cuando se debe transferir material de una bodega a otra de diferente naturaleza contable. El procedimiento se resume así: Después de un acuerdo entre el contratista e interventor se debe diligenciar el formato FO-AB-02-000-022 que se encuentra en el SGI, este debe llevar las firmas de la persona que solicita el movimiento y la del responsable del área o proceso solicitante, así como la justificación del movimiento a realizar. El interventor debe enviar el formato al profesional 3 de administración de

inventarios, para la ejecución del movimiento en los sistemas de información.

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El profesional 3 envía información vía correo electrónico de que fue realizado el ajuste, para que se realicen los movimientos solicitados.

6. BODEGAS El contratista debe tener en cuenta la accesibilidad a las mismas, que cuente con una entrada amplia para vehículos y que tenga el espacio suficiente para maniobrar los equipos o herramientas necesarias para la ubicación de los materiales, cuando sea necesario o las herramientas adecuadas para el correcto manejo de cargas pesadas, que tenga vías de evacuación y circulación para el personal. Debe contar con la estantería necesaria para el almacenamiento del material delicado como lo son ciertos materiales eléctricos. 6.1. DISPOSICIÓN DE LA BODEGA.

La organización se refiere al manejo de inventarios que el contratista deberá tener para control. Los materiales deben estar separados físicamente en el espacio destinado para su almacenamiento (bodega), y cada tipo de materiales deben ir almacenados así:

Materiales eléctricos: deben estar en estanterías o sobre estibas conservando su unidad de empaque, si se encuentran elementos individuales almacenarlos en bolsas indicando su cantidad. Tuberías, varillas y postes: estos materiales deben estar en el suelo por su peso, las varillas y tubería en amarres de 10 unidades y separadas con tablas. En el caso de los postes separados por polines y en arrumes de altura máxima de 7 niveles. Herrajes: estos materiales deben estar en el suelo sobre estibas por su peso en arrumes de 10 unidades y separadas con tablas para su fácil conteo. Carretes: deben estar en niveles bajos y sólidos, en arrumes máximo de 4 unidades con marcación de las puntas y No de carrete en una parte visible. Una vez almacenados los materiales de forma adecuada, estos deben ser rotulados como se muestra en el apartado 6.2 “ROTULACION”. Los materiales pesados deben estar ubicados de manera que se facilite su movimiento utilizando las herramientas adecuadas para el manejo de cargas, debe tener el espacio mínimo de maniobra de un equipamiento adecuado para el

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manejo de cargas pesadas. 6.2. ROTULACIÓN (MARCACIÓN)

El marcado o rotulado de los materiales ayuda a identificar los productos facilitando su manejo y ubicación en el momento de ser monitoreados. Se debe utilizar la tarjeta para identificación de materiales donde se inserta el código OW y la cantidad debe mantenerse actualizada.

7. INVENTARIOS

El interventor debe notificar la fecha del autocontrol programada al contratista de la bodega para dicha actividad. Esta notificación se debe hacer por correo electrónico, enviando copia a los profesionales responsables del contrato. Se debe notificar al menos con 5 días hábiles de anticipación para que el contratista apoyado en su almacenista tenga todos los documentos legalizados, y los materiales identificados y ubicados debidamente para evitar demoras en los conteos físicos. Se deben tener en cuenta los picos máximos de trabajo de las diferentes bodegas para no programar autocontroles en dichas fechas ya que puedan afectar la prestación del servicio o dificultar el proceso de conteo. Antes del desplazamiento hacia la bodega a inventariar es importante una última llamada de verificación para garantizar que las condiciones estén dadas para los conteos (disponibilidad, legalizaciones, internet, impresora, etc.).

Antes de generar reportes, el Asistente 1 de la estructura central encargado del apoyo al control de materiales, debe validar en OW si la bodega que se va a auditar tiene materiales en las bodegas de tránsito, es decir, materiales que ya

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ingresaron físicamente a la bodega pero que todavía se encuentran pendientes por transferir en OW; de tener materiales en la bodegas de transito se debe gestionar la respectiva transferencia. La interventoría junto con el contratista, deben realizar el conteo físico de todos los elementos relacionados en los reportes y registrar allí las cantidades encontradas, tanto en poder de grupos como en poder de la bodega contratista. En los conteos también pueden intervenir otros participantes según la necesidad (supervisores, asistentes o profesionales), pero siempre dejando el registro de su participación en el Acta de Inventario Físico. Una vez terminado el conteo físico de todos los materiales relacionados en los reportes, la interventoría y el Asistente 1 de la estructura central de apoyo al control de materiales deben ingresar las cantidades para poder realizar el balance con OW. Los materiales soportados con formato de contingencia o formatos provisionales deben ser sumados a las cantidades encontradas siempre y cuando no hayan sido legalizados antes de generar el reporte. La interventoría debe diligenciar completamente el acta de inventario físico, la cual resume la información y comentarios del inventario. Debe además informar y dar la oportunidad al contratista para que manifieste sus comentarios y/o explicaciones respecto a las diferencias por sobrantes y/o faltantes identificados durante el inventario físico, lo cual se debe diligenciar en un espacio del Acta que es exclusivo para esto. Una vez completada el Acta, la interventoría debe ponerla en conocimiento del contratista para que éste la revise, ya sea que la apruebe o que sugiera cambios que entrarían a consideración. Posteriormente el Acta se debe firmar por todos los participantes del inventario físico. Se deben Imprimir dos copias. Los Autocontroles en las bodegas de los contratistas, deberán realizarse por lo menos cada dos (2) meses y se otorgará un plazo no mayor a 15 días para justificar las no conformidades encontradas en los mismos, so pena de realizar los descuentos de los faltantes en las facturas de pago de obra ejecutada Los Autocontroles deben realizarse empleando el OW.

7.1. AJUSTES POR Y CON OCASIÓN DE INVENTARIO

Para la solicitud de ajustes, es necesario diligenciar el formato de Solicitud de ajuste (FO-AB-02-000-022) y adicionalmente los mismos deben estar soportados con un Autocontrol de inventario previamente realizado.

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7.1.1. Ajustes de material sobrante en el inventario. Como resultado del balance realizado después del Autocontrol, se pueden detectar materiales de los cuales las existencias son superiores a las reportadas por el OW y como resultado de la verificación realizada por la interventoría y contratista, se pueden dar dos casos: 1) Que por problemas de digitación se reporte como instalado más material del realmente instalado que no fue detectado en las revisiones de terreno de la interventoría, por lo cual se deben aplicar las sanciones correspondientes por mal manejo de la información e ingresarlo al inventario del contratista como una recuperación, con respectivo soporte del Autocontrol. 2) Se detectan casos donde, por la similitud tanto física como de descripción del material, el mismo se ingresa por los códigos que no corresponden, generando faltantes en un código y sobrantes en el otro. Para estos casos se pueden hacer ajustes de ingreso para el material sobrante y de egreso por el material faltante en la misma cantidad. Esto debe ser muy bien justificado por la interventoría y en caso de presentarse diferencias en los precios de los materiales en contra de la empresa, el contratista deberá pagar el excedente. En las observaciones del formato se debe colocar el precio de los materiales que se van a ingresar y que se van a egresar del inventario.

7.1.2. Ajustes de material faltante y cobro al contratista

Si después de verificar los faltantes se determina por parte de la interventoría que el material se perdió por error o falta de control del contratista, se deben aplicar los descuentos correspondientes. Para el cobro de material faltante o deteriorado por mal manejo a los contratistas, se deberá realizar el siguiente procedimiento:

Se debe informar al contratista con el fin de realizar la conciliación y que éste acepte los descuentos a aplicar. En caso que éste no acepte, se deberá adelantar las acciones legales correspondientes.

Se debe diligenciar un formato de ajuste de egreso por cada una de las bodegas a descontar del inventario del OW, colocando en las observaciones la razón del egreso y con las respectivas firmas de aprobación de contratista e interventoría. Del mismo modo se debe indicar en el formato, el número de factura de pago de obra parcial o liquidación de contrato de la cual se hará el descuento respectivo por el valor de los materiales, al igual que el AN8 del contratista. Después de la realización del ajuste, se deberán hacer los documentos PX y RI para el respectivo descuento en el área contable.

Nota: Es importante que el interventor tenga claro que esto se debe reportar al almacén y contabilidad antes de radicar la factura de obra a la cual se aplicarán los descuentos.

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8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El control de los materiales de los contratos de Expansión y Reposición SDL, CHEC lo realiza principalmente a través del One World, el cual posee respectivamente diversas herramientas de consulta que pueden ayudar a verificar los movimientos correctos de materiales, tanto la interventoría como los contratistas deberán generar y aplicarlas para que puedan validar la información y hacer un control de los materiales que son suministrados por CHEC. CHEC brindará los accesos correspondientes mediante el aplicativo citrix principalmente, a los sistemas que se requieran por parte del contratista, previa solicitud por parte de la interventoría. El contratista garantizará la reserva absoluta en el uso de la información.