anexo de condiciones · 2016-02-23 · el proceso consta de un modelo de compras más normalizado....

EXPEDIENTE LICITACIÓN SAG20160002

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ANEXO DE CONDICIONES

1. Introducción 1

2. Objetivos 1

3. Situación actual 1

4. Estructura de la SAG 1

5. Funcionamiento de los Departamentos a integrar: 3

5.1. Administración: Contabilidad, compras, ventas. 3

5.2. RRHH 9

5.3. Prevención 17


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Especificación Funcional SAG

1. Introducción

Este documento, es una especificación informática de los procesos

realizados por la empresa Sociedad Anónima de Gestión, en adelante SAG,

a trasladar al nuevo software. Comprende el esquema de organización de la

empresa, software usado actualmente y análisis de los procesos por

departamentos, observando qué pare se incluye en el sistema informático y

cual no en la actualidad.

2. Objetivos

El objetivo principal de esta especificación es tener una documentación

sobre el funcionamiento organizativo de los departamentos de SAG y la

parte que se espera que esté contemplada en el sistema informático para la

realización e implantación de un nuevo sistema.

Los objetivos generales de este nuevo sistema son:

Simplificación del sistema actual.

Agilidad en los procesos.

Todo ello sin prescindir de trazabilidad, consistencia y coherencia.

Cumplir de la forma más ágil posible con la legalidad con tiempos de actualización muy rápidos.

3. Situación actual

En este punto se describe la estructura de la SAG, el análisis de los

procesos más importantes, y si se utiliza software para su gestión en cada

departamento o área.

4. Estructura de la SAG

Organigrama de S.A. de Gestión Sagunto:


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DIRECTOR GENERAL

Enrique Catalá

MANTEN. COLEGIOS

Enrique Catalá

ADMTVO

Alberto Pérez

OPERARIOS

JEFE TALLER

Enrique Ull

ADMTVO

Vicente Andrés

OPERARIOS

RR.HH/

PREVENCIÓN

José Ant. Fernández

DESIGNADA PREVENCIÓ

N

Paqui Alcaide

ADMTVA

Fani Pacheco

ADMTVA

Mª José Cavero

ASEO URBANO

José Ant.

Fernández

ADMTVA

Marina Torada

ADMTVA

Isabel García

ENCARGADO GENERAL

Pedro López

Ismael Ripoll

ENCARGADOS

(ANEXO I)

OPERARIOS

L.E.P.

Esther Gil

ENCARGADA

GENERAL

Mª Dolores López

ENCARGADA

Carmen Rodríguez

OPERARIOS

ADMTVA

Ana Villaescu

sa

JARDINES

Enrique Catalá

ENCARGADOS

José M. Santaúrsula

Miguel A. Nuñez

OPERARIOS

ADMTVA

Jara García

SERVICIOS GENERALES

Esther Brenchat

ADMTVA

Mª Carmen

Fdez.

ADMTVA

Silvia

Gozalvez

ENCARGADOS

OPERARIOS

ADMON./

FINANZAS

Enrique Catalá

COMPRAS

Elena Martín

ADMTVA

Conchi Romero

DIRECTOR RRHH

José Ant. Fdez.


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5. Funcionamiento de los Departamentos a integrar:

5.1. Administración: Contabilidad, compras, ventas.

Contabilidad

En general los procesos del departamento de contabilidad son

procesos contables estándar. Contabilización de cobros, pagos,

inversiones, cuadres bancarios, contabilización de facturas,

conciliación de cuentas, cajas, etc.

Cajas:

Cada servicio tiene una caja, que se controla en el sistema

informático contabilizándose todo, aunque los comprobantes y

facturas simplificadas se recopilan y guardan manualmente. Cada

mes se entrega y cuadran las cajas con el departamento de

contabilidad.

Inversiones:

Se solicitan presupuestos (ahora éstos se quedan en carpetas del

servidor. Interesaría en fase II una gestión documental, que estos

presupuestos queden documentados en el programa), remitidas las

ofertas y decidida la inversión se realiza en el sistema un pedido y a

su llegada se recepciona el albarán junto con la documentación

necesaria. Ej. En caso de vehículos, el certificado CE,

homologación si procede, el manual, la ficha técnica, la garantía,

matriculación…y si corresponde se procede a solicitar tarjeta de

transporte para dicho vehículo y su seguro para poder empezar a

utilizarlo. Al recibir la factura, se contabiliza, y generamos ficha del

activo con el código, cuenta, periodo de amortización… se traspasa

la parte de I.V.A correspondiente a la prorrata al activo (mayor valor

del bien) (en estos momentos se hace esto último a mano porque el

programa no lo contempla, pero habría que desarrollarlo si no va ya

esta opción por standard), se genera finalmente un asiento de

amortización en automático cada mes.

Manualmente se lleva un control en Excel de las inversiones del

año (el programa actual no ofrece la información necesaria para


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control presupuestario de éstas) y en automático para la auditoría,

las altas y bajas de inmovilizado e importes que sacamos del

sistema informático. Sería conveniente que se pudieran agregar

campos para poder cumplir mediante estos listados con la

protección de datos (inventario de dispositivos) y que éste fuera de

uso común entre compras e informática.

Cuadre bancario:

Este proceso se realiza mensualmente. Se exporta extracto

bancario, norma 43 y el sistema realiza un proceso de conciliación

automático. Se realizan las correcciones que correspondan (ej.

Talones no informados, o no cobrados, ingresos de siniestros de

seguros no comunicados…) y una vez cuadrado se finaliza el

proceso con un pequeño extracto que sirva a modo de informe

justificativo del cuadre.

Conciliación:

Anualmente se concilian las cuentas mediante proceso contable

estándar. Se realiza extracto de todas las cuentas, se comprueban

y si se detectan errores se subsanan y se archiva para auditoría.

Cobros/pagos:

Para los clientes de parking se generan desde el programa

ficheros de remesas (norma 19) y se exporta fichero SEPA

accediendo a banca electrónica. La integración es completa.

Hay clientes que son Extranjeros.

Para contabilizar los cobros de remesas por parte del

Ayuntamiento de Sagunto, se generan unos ficheros para

contabilizar en bloque los cobros de las facturas.

Nuestra forma de pago es transferencia bancaria a 30 días

fecha factura, los días 10 y 20 de cada mes. Para preparar la

remesa se ordenan/seleccionan los pagos pendientes según el

vencimiento, se genera un fichero (norma 34) y se exporta

fichero sepa accediendo a banca electrónica.

Oficina Virtual de Entidades locales. Taxonomía XBRL:


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Anualmente: Balances oficiales, Balance de situación, cuenta

de resultados, Estado de Cambios de Patrimonio Neto,

Memoria y Estado de Flujos de Efectivo en PDF y XBRL. (En

SAG se desarrolló un proyecto con una empresa externa, a

disposición de quien lo requiera, pero no disponemos del

código fuente, el cual tendría que rehacerse para que saliera

con la versión correcta actualizada a día de hoy, y

directamente del sistema. Ya que no tenemos el código

fuente) Orden EHA/468/2007 de 22 de febrero (BOE 6 de

marzo de 2007)

Trimestralmente: Balance, pyg…y demás información que se

pide conforme el portal del ministerio.

Toda la información pueden encontrarla en:

http://www.minhap.gob.es/es-

ES/Areas%20Tematicas/Administracion%20Electronica/OVE

ELL/Paginas/LENLOC.aspx y

http://www.minhap.gob.es/es-

ES/Areas%20Tematicas/Administracion%20Electronica/OVE

ELL/noticias/Paginas/default.aspx

Cálculo del PMP (periodo medio de pago) trimestral y

formato. XBRL conforme a legislación que lo define y

concreta ratios a aportar: RD 635/2014 y ley 5/2010.

Modelos oficiales AEAT:

-I.V.A. (con prorrata) mod.330 y 390

-I.R.P.F. mod. 111 y 190

-Impuesto de Sociedades. mod. 200 y 202

-Importaciones mod.349

-Alquileres mod.115 y 180.

-Mayores de 3000€, mod. 347

Impuesto de sociedades

Criterio de Caja, se traspasa el I.V.A, cuando se paga la factura.

http://www.minhap.gob.es/es-ES/Areas%20Tematicas/Administracion%20Electronica/OVEELL/Paginas/LENLOC.aspx



http://www.minhap.gob.es/es-ES/Areas%20Tematicas/Administracion%20Electronica/OVEELL/noticias/Paginas/default.aspx




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Gestión de Prorrata de IVA (actualmente se hace manualmente)

Contabilidad analítica:

Por centros de coste (departamentos, por vehículos y por clientes y

agrupación de clientes. Los vehículos se asignarán a su vez a unos

departamentos u otros)

Que en la contabilización de las nóminas se distinga contablemente

la nómina del mes, la paga, la prorrata de paga por sus nombre

(navidad, verano, S. Martin de Porres, …) y por su área.

Otros aspectos:

Integración con hojas de cálculo, Word, PDF, Outlook

Enlaces automatizados con asientos de nóminas, facturas, etc.,

incluido centro de coste.

Personalización de vistas por el usuario

Vista de empresas en formato multi-ejercicio

Modificación del Plan General Contable, definido en la creación de

la empresa/ejercicio

Exportación/Importación de asientos y subcuentas en los formatos

más importantes.

Compras

El proceso consta de un modelo de compras más normalizado.

Sería interesante que (como ya se ha indicado anteriormente) en

fase II de implantación de proyecto, quedaran informatizadas las

solicitudes de presupuesto de compras superiores a 500€ (3

presupuestos) y que a través de ellas se pudiera lanzar el pedido.

Incluso que de aquí saliera un informe que luego tenemos que

colgar en el portal de transparencia en la web.

En los pedidos identificar la persona que lo ha realizado y que

permita modificaciones en todos sus campos.

Que nos permita duplicar, pedidos, facturas.


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Gestión documental en la ficha de proveedores (incluir anexos,

contratos, licitaciones,…).

También se lleva normalizado el proceso de licitaciones según Ley

de contratos de sector público, que en casi todos los casos en SAG

corresponden a compras de más de 18.000€, pero en el actual

sistema informático solo se introduce la solicitud de compra de la

oferta seleccionada en adelante (si es que no se introduce como

inversión).

Se solicita a los proveedores, que incluyan en todas las facturas y

albaranes nuestro número de pedido, como requisito indispensable

para admitir la factura.

Existen ciertos casos en el proceso de compras, que por su

urgencia o características ha de realizarse fuera del modelo de

compras normalizado, aunque el pedido puede generarse con

posterioridad a la recepción del material, para tener la

documentación completa sobre dicha compra.

Internamente además aquellos pedidos de menos de 100€ pueden

introducirlos y enviarlos directamente los administrativos. Aquellos

de entre 100 y 500€ (1000€ en caso del taller) los tiene que liberar

el jefe de servicio (o la responsable de compras en la actualidad) y

los pedidos superiores a esos importes los libera directamente el

director general.

También desde este departamento se realizan contrataciones,

como el de la compra de gasoil, pidiendo al menos 3 presupuestos

todos los meses debido a las diferencias de precios que pueden

existir entre diversos proveedores a los largo del tiempo.

En base a la ley de contratos del sector público del 2007 y

normativa interna definida por el consejo de administración, todos

aquellos pedidos que sean de más de 500€ en los diversos

departamentos o 1000€ para taller tendrán que ir acompañados de


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justificante de compra con 3 presupuestos o justificante del motivo

por el que no se han podido solicitar como se debiera, solo válido

en casos muy concretos.

Para contrataciones de más de 18.000€ se saca a concurso y

licitación pública como se ha comentado anteriormente.

Además desde servicios generales se hacen compras por el

servicio de eliminación de residuos por tipología de residuo

(voluminosos, RCDs, etc), cuya información viene precargada de

báscula mediante inter-fase con el ID de albarán de báscula. En el

caso del material de “transporte de RSU” ésta relación nos genera

directamente una “auto-factura” cuya integración de entrada no se

haría y habría que revisar y simplificar al máximo para Fase II.

Ventas-Facturación

El departamento de ventas, se encarga principalmente de la

facturación mensual.

El proceso de facturación:

Se generan fichas de clientes y contratos (incluso varios por cliente)

se puede informar diferentes cuentas bancarias y asignarlas a los

diferentes contratos.

El 93% de la facturación de la empresa aproximadamente se realiza

al Ayuntamiento de Sagunto, que es a su vez propietario de la

empresa por lo que las facturas están exentas de IVA repercutido.

En las facturas se incluye en todos los formularios una nota

haciendo referencia a la ley de la exención.

Incluye facturas basadas en presupuestos anuales y facturas

basadas en trabajos fuera de presupuesto.

Facturas incluidas en el presupuesto:

o facturas del presupuesto anual dividido entre 12

mensualidades y cantidades fijas, para las que se

genera factura cada mes.

o facturas del presupuesto anual con importes no fijos y

que no se dividen en 12 meses, encontramos el caso

de los servicios que o bien cuentan un presupuesto

anual y se va gastando y facturando mes a mes y


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conforme se necesita de forma irregular hasta llegar al

tope (p.ej. Mantenimiento de colegios), o sin tope,

pero igualmente solo en base a lo realmente realizado

y generalmente en base a tarifas ofertadas. Ej. Grúas

en base a número de vehículos retirados de depósito,

cuyos precios, según tipo de vehículo, vienen

predefinidos.

Facturas no incluidas en el presupuesto o fuera de pliego:

o Se realizan peticiones por escrito a los servicios de

trabajos extraordinarios que entran por mail en su

mayoría (por web o algún otro medio ocasionalmente).

Se presenta presupuesto/pedido de lo solicitado y en

caso de aprobación se planifican y contratan los

medios adicionales necesarios (personal y materiales,

disponibilidad de vehículo…). Tras la realización del

trabajo se factura el pedido.

Todas las facturas se justifican con anexo que cada departamento

entrega en formato PDF con los trabajos realizados. (Gestión

documental, adjuntar a cada factura o contrato o sus

correspondientes anexos)

Todas las facturas que se envían al ayuntamiento de Sagunto se

envían mediante formato factura electrónica, versión actualizada

con posibilidad de versión anterior si así lo exigiera algún punto del

proceso y se quiere que se enlace directamente a la plataforma del

ministerio, FACE-

5.2. RRHH

Las funciones de este departamento son principalmente:

Gestión de Altas y Bajas en SS

Gestión de Altas y Bajas x IT

Generación de TC1 y TC2

Cálculos sobre la Plantilla Media

Control de tablas salariales


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Generación Nómina (400 trabajadores aproximadamente, 6

convenios colectivos, 5 cuentas de cotización, 1 nómina de

funcionario y 1 CIF )

Control de absentismos y contratos.

Control del coste por empleado y por agrupaciones de empleados.

Se quiere que el sistema informático que alerte de próximas fechas de

vencimiento de contrato u otros controles que se quieran llevar.

El control de fin de contrato y de tiempos entre contrataciones mínimos

exigibles por ley se llevan también desde servicio (doble control), por lo

que sería deseable que hubieran licencias de consulta a listados

exclusivamente y/o que el sistema enviara correos electrónicos de

aviso.

El alta, baja y prórrogas de personal eventual, requiere de varios

controles:

El control de la fecha de vencimiento de su contrato. Se trasladan

las fechas fin de contrato a una hoja de Excel que la administrativa

de nóminas y las de servicio verifican diariamente para comprobar si

existe algún contrato a punto de finalizar, y en caso de que sea así,

se notifica al jefe de servicio y, se procede a dar la baja o a

renovación.

Para la renovación o alta nueva se requiere el siguiente proceso:

Formulario rellenado de solicitud de contratación del servicio

y firmado por los responsables (Word actualmente)

Alta del trabajador en Seguridad Social

Contratación o reingresos del trabajador en el sistema

informático

Anotación en listados Excel (fin contrato, listados

trabajadores e historial eventuales)

Realizar contrato para la firma del trabajador, empresa y

representante sindical* Tramitar las comunicaciones de

Contratación (Ej. si no se realiza por escrito como ocurren

en los eventuales de fin de semana) en contrat@.*

Tramitar a través del contrat@ los contratos firmados,

también copia básica *.

mailto:contrat@.*


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*Se espera del nuevo sistema que estas gestiones se

realicen en él. ej.: que los contratos tipo se reflejen y

archiven en el nuevo sistema

Para las bajas:

Baja en sistema informático.

Baja en seguridad social informando las vacaciones

retribuidas y no disfrutadas (actualmente las administrativas

de los servicios informan de esto en el sistema informático

actual. ¿Cómo lo harían en el nuevo?)

Preparar documentación para el trabajador:

o Notificar cese en la empresa (proceso manual)

o Fotocopia baja trabajador en SS.

o Contrato o comunicación de la contratación

o Certificado de empresa (simular la nómina**)

o enviarlo a través de certific@2 en sistema informático.

**simular nomina:

o Evaluación de tiempos o Generar calendario de personal(estos dos primeros

puntos, se hacen en la actualidad en el S.I. , como no vamos a conectar el nuevo sistema informático con fichadores y cruce con cuadrantes metidos en el sistema, la administrativo de cada servicio deberá llevar una Excel o similar con formato y nomenclatura legible por el nuevo sistema para reportar las incidencias variables que dependen de tiempos o bien, meterlos manualmente en el sistema si se trata de algún trabajador suelto, para lo cual habría que darle usuario y administrarle permisos. En total habían unas 6 personas que podrían hacer esto)

o Simular nómina o Certificado empresa

Nóminas

Actualmente se introducen en el sistema informático la siguiente

información:

Se introducen Incidencias de los empleados :

o Superiores categorías, mercados, pluses variables a través de

los partes de trabajo y lo hace el encargado. Si esto dejamos


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de hacerlo en el sistema, habrá que dar formato legible

(plantilla con incidencias tipificadas o licencias especiales)

para el nuevo sistema informático a un interface u hoja Excel

para que lo metan, siempre y cuando se pongan sobre esa

Excel unos buenos controles y desplegables y se habilite un

sistema de avisos en la importación de los fallos, o bien,

darles usuario y restringir mucho ese acceso. (Habrían 11

encargados, pero solo 2 concurrentes, más las 6

administrativos)

o Horas extras, nocturnidades y otros pluses variables con

fichadores y tiempos, vacaciones y bajas IT/AT, que ahora se

sacan de cruce de calendarios de personal y fichadas

(evaluación de tiempos) que podría cruzar en manual ahora la

administrativo del servicio, e informar en plantilla Excel con

incidencias tipificadas y controles o directamente en el nuevo

sistema con licencias especiales, incluso para simplificar, el

encargado informaría de los variables de tiempos productivos,

tipo nocturnidad, horas extras y ausencias no justificadas, y la

administrativa del resto. Siendo igualmente 6 administrativos y

11 encargados (solo 2 encargados concurrentes).

o Anticipos, que actualmente informa la administrativa del

servicio pero que podría pasársele esta función a RRHH o

igualmente funcionar con plantillas con los servicios o con

licencias especiales.

o Embargos y préstamos que se introducen directamente desde

RR.HH.

Queda con todo esto evaluar si es más interesante adquirir licencias

para informar directamente en el sistema o si es preciso realizar

procesos de subida de archivos Excel o similar o y un sistema de

avisos de fallos intermedio que identifique el fallo para no perder

tiempo. Incluso la reorganización de administrativas con funciones de

RRHH en una sola que pase a dicho departamento para la cual se

adquiriese dicha licencia.

Se regulariza el IRPF

Se calcula la nómina


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Se repasan las nóminas, incidencias, Bajas, etc. Y se comprueba

que es correcto manualmente.

Se generan las transferencias

Se paga a través de internet

Se imprimen los resúmenes de nóminas para contabilidad

Se cierra el proceso de nómina (registro en el sistema informático

y cambio de mes)

Realización de asiento contable en nominas (diferenciando

cuenta contable por servicio, cada una de las diferentes pagas -

que en algunos servicios son cuatro- y diferenciando los

movimientos de ITs en diferentes cuentas contables para su

posterior evaluación)

Impresión de boletines seguridad social TC1, TC2 y envío a

través de la Winsuite. Pago de FLC (boletín de la construcción)

mediante el S.I.

Envío de ficheros CRA (Conceptos Retributivos Abonados) en

S.I.

Recibida la respuesta, impresión de recibos de liquidación (TC1)

y pagarlos a través de internet (el último día laborable del mes).

Los primeros días del mes siguiente imprimir TC-2 para su firma,

archivo y envío de copia a los comités de empresa. (manual)

Realizar transferencias de los embargos que haya de los

trabajadores, cuotas sindicales…en S.I.(ahora manual, pero

debería hacerse en el sistema)

Calcular todos los meses la plantilla por categoría, sexo, área,

plantilla media, % absentismo…

Actualizar listados de personal y sus contratos (Excels

compartidas)

Preparar certificados de empresa para INSS a los trabajadores

que han finalizado y continúan de baja, a los que se van a jubilar

parcial o totalmente, para los que van a solicitar una invalidez,

maternidad, paternidad, etc., certificados de retenciones del año

anterior para declaración renta, etc. (ahora manual, pero debería

ser en S.I.)

Controlar fechas excedencias trabajadores en S.I.(ahora a

mano)


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Las incidencias ocurridas para el personal fijo y eventual que

continúa trabajando, se transmiten al departamento de nóminas

desde el día 21 del mes anterior hasta el día 20 del mes en curso

(ambos inclusive). Para el personal eventual que finaliza en el mes,

se hace desde el 21 del mes anterior hasta el 31 del mes en que

finaliza o fecha de su contrato posterior al 21.

Estas incidencias se tratan como se ha visto en el proceso de

nóminas descrito.

Se tratan de forma distinta (y tienen precios distintos) ya que cada

servicio va ligado a un convenio distinto. En la actualidad hay 6

convenios colectivos distintos que se nombran al final del

documento.

En el departamento hay una persona que realiza las nóminas y

altas/bajas, otra que lleva prevención y otra que administra otros

temas aparte del director de RR.HH.

El nuevo sistema de nóminas debe contemplar el nuevo sistema de

liquidación directa, que se gestiona con el programa Siltra, CRETA,

que se pondrá en marcha para mayo (ahora en prácticas).

Tendrá que hacerse la nómina del Director General de SAG,

funcionario del grupo A.

Bajas/altas:

Por enfermedad:

o Informar del absentismo en el Sistema Informático.

o En las bajas, anotar base de cotización del mes anterior a la

baja y días cotizados (recibo de salarios pedir la nómina del

mes anterior y visualizar). En los eventuales si no están

contratados desde el mes anterior, coger base diaria** y

multiplicar por días trabajados hasta la fecha de la baja y

poner esos mismos días en días cotizados (esto se puede

hacer también en el actual sistema, pero se hace en la práctica

directo en SS)

o En los partes de confirmación anotar la fecha de baja (se

puede visualizar en el actual S.I. en absentismos)


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o Anotar en listados bajas por enfermedad (Sale también en el

actual S.I. pero se pasa a Excel)

o Tramitar a través del sistema red los partes de baja, alta y

confirmación. Se puede hacer en el S.I. actual, pero así se

hace más directo.

o De los partes de baja/alta imprimir una copia más y archivarla

en la carpeta partes altas/bajas/confirmación IT

Por accidente:

o Informar del absentismo en el Sistema Informático.

o Anotar en listados bajas enfermedad (excel).

o Guardar fotocopia de los partes de baja/alta en carpeta partes

altas/bajas/confirmación IT)

Plantilla media

También ocurre con el listado de la plantilla media, que además de

no existir un informe automático que proporcione dicha información,

una vez calculada la plantilla media a partir de una hoja de Excel, se

generan 2 copias, una para RRHH y otra para Archivo.

Gestión de la contratación.

La gestión de contratación, implica al departamento desde el

reclutamiento (que la hace el SERVEF mediante acuerdo de

colaboración), hasta la incorporación y acogida del empleado.

El proceso parte de una necesidad de contratación de personal, que

generalmente puede ser:

Eventual, por circunstancias de la producción

Eventual, por interinidad

Eventual, por obra o servicio

Indefinido.

Contrato de Relevo

Este proceso implica realizar diversos controles sobre el personal

contratado para no superar los periodos marcados por ley en

duración de contratación. (no mayor de 6 meses en un periodo de 12

en caso de circunstancias de la producción tal y como indica el ET,


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pudiendo ampliarse hasta un máximo de 12 meses en un periodo de

18 si así lo estableciese el Convenio Colectivo de aplicación) y otros

periodos de control en todos los casos, como no trabajar más de 24

en 30 meses, y realizar los descansos oportunos.

Son los servicios los que solicitan la contratación de personal a

RRHH y éste departamento realiza las gestiones oportunas para

aportar el / los candidatos adecuados según listado, ordinariamente,

para cada contratación.

Mientras hay personal reclutado suficiente, los servicios funcionan

con el personal eventual a modo “lista de trabajo cerrada”. De todos

modos, todas las contrataciones necesitan autorización del

departamento de RRHH

Para todas las contrataciones se rellena la hoja de contratación

desde el servicio solicitante y el Jefe de Servicio, RRHH y Dirección

General firman.

La recogida de candidatos, se realiza siempre como hemos dicho

mediante el SERVEF bajo los criterios que se les marca desde la

empresa y se publica en la WEB siempre que hay una necesidad y

nos quedamos sin personal con el que cubrir los puestos. El Servef

suele enviar 1-2 candidatos por puesto solicitado a nuestra elección,

incluso hasta tres, que luego entrevistamos en la empresa para

determinar la valía del candidato, dependiendo del puesto a cubrir.

Una vez elegido/s el/los candidato/s se procede a su contratación,

pasando la información al departamento de nóminas, que se

encarga de realizar los contratos y las altas en la seguridad social.

Una vez contratado, se realiza un plan de acogida, en la que se

explica la estructura y el funcionamiento de la empresa, se recibe la

formación sobre prevención, se planifica la revisión médica

obligatoria y se les entrega albarán para recoger la ropa y EPIs.

Se lleva cierto control de los cursos de prevención por trabajador en

hojas Excel.

El departamento también se encarga de realizar un control sobre los

absentismos y el control sobre la plantilla media, aunque este es un

proceso costoso, ya que hay que tener en cuenta, eventualidad,

interinidad, porcentaje de duración de la jornada.


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Se realiza un control sobre la contratación prevista y la contratación

real, para informar a los distintos servicios si están superando la

contratación prevista, y que se puedan tomar decisiones al respecto.

5.3. Prevención

Las funciones del departamento de Prevención son:

Establecer y velar por las normas de Seguridad e higiene en el trabajo.

Establecer y velar por los planes de prevención de accidentes laborales

Evaluar y minimizar las circunstancias de riesgo de cada puesto de trabajo

Llevar un control sobre la vigilancia de la salud.

Controlar la formación sobre seguridad que deben realizar los trabajadores.

Únicamente se lleva en la actualidad en el sistema informático, y es lo

mínimo que pediríamos en el nuevo, los partes de accidentes al delta y

control de reconocimientos. La siguiente funcionalidad describe las

actividades que se llevan a cabo en el departamento, por si alguno de

los módulos que adquirimos contempla funcionalidad adicional que

podemos aprovechar, pero no es requisito.

Vigilancia de la Salud:

La Vigilancia de la salud, está externalizada en el SPA. El departamento

de prevención se encarga de organizar las revisiones médicas

periódicas de los empleados con el SPA, y obtener los certificados de

Aptitud para el desarrollo de las funciones normales del puesto de

trabajo de cada empleado. Existen 4 tipos de revisiones médicas:

Revisiones Iniciales

Revisiones Periódicas

Revisiones de Sensibles

Revisiones tras IT (Incapacidad Temporal) de larga duración.

Las revisiones iniciales y periódicas son similares en su tratamiento.

Cada trabajador cuando se incorpora a la empresa, debe pasar un

reconocimiento médico que indique si su estado de salud es apto para


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desempeñar las funciones para las que fue contratado. Además,

periódicamente (cada año) debe volver a pasar la revisión médica para

comprobar si su estado de salud sigue siendo apto para el puesto que

desempeña.

Las revisiones de Sensibles, son aquellas revisiones que afectan a

personas con algún tipo de problema de salud, o que por su estado,

precisen un reconocimiento con una periodicidad menor (menores de

edad, embarazadas, etc.)

Las revisiones tras IT de larga duración, son imprescindibles para una

vez el empleado haya recibido el alta médica, pueda volver a trabajar en

su puesto de trabajo (ningún trabajador, que haya tenido una baja de

larga duración, puede comenzar a trabajar hasta que no reciba el

certificado de aptitud).

El proceso es similar en todos los casos, con alguna peculiaridad en los

casos de sensibles y tras IT de larga duración.

Hay un registro informático de las revisiones pasadas, pero no hay

sistema de alertas sobre los reconocimientos que deben pasar en cada

momento, lo cual sería deseable.

Con el listado obtenido de personal, se solicita disponibilidad a la

mutua, se gestiona la disponibilidad de cintas y se remiten los datos

necesarios. Con ello, se confecciona un calendario, que es validado en

el SPA. Con las fechas, se comunica a los encargados de cada servicio,

y estos a su vez, a los empleados. Una vez terminados los

reconocimientos, se obtienen los aptos desde el SPA, y se archivan.

Accidentes Laborales.

El proceso sobre los accidentes laborales, parte de la comunicación por

parte del trabajador del accidente al encargado. Para poder llevar al

empleado accidentado a la mutua, hace falta un volante, firmado por el

responsable de Prevención. Pero, como el accidente puede producirse

fuera de horario de oficina, y dependiendo de la gravedad del accidente,


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se puede acudir a la mutua o al hospital directamente, previo aviso

telefónico del trabajador a la empresa.

La persona responsable de prevención, realiza posteriormente las

gestiones oportunas con el hospital o la mutua para regularizar la

situación administrativa.

El accidente, puede o no causar baja. Si causa baja, se introduce la

información del parte de accidente y la recogida del programa de

nóminas en el sistema DELTA para obtener un parte de baja, que se

archiva.

Además, se lleva un control sobre los accidentes ocurridos en base a la

información que proporciona la Mutua sobre el sistema Delta. Se

confecciona informe de investigación y se archiva. También se hace

seguimiento de las medidas a adoptar. Todo esto se lleva en hojas

Excel.

Formación en Prevención:

Los empleados deben recibir la formación adecuada sobre prevención

de su puesto de trabajo. Para ello, el departamento de Prevención

cuenta con los servicios de prevención del SPA, que organizan cursos

periódicos.

Se lleva un control informático en Excel sobre la formación recibida por

cada empleado, la fecha, etc. Para ello se usa una hoja de cálculo con

la lista de los trabajadores que han recibido la formación.

Además, el departamento imparte una charla sobre prevención en la

charla de acogida que se hace al personal de nueva incorporación.

Bajas por enfermedad común:

Este proceso sirve para llevar un control sobre las personas que deben

ser atendidas por el médico de empresa, y se organizan visitas

semanales a los empleados de baja. Es un servicio externo. El médico

de empresa, puede agilizar procesos administrativos, informar de la

procedencia o no de la baja y mantener en observación al enfermo,

como apoyo al médico de cabecera.


S.A.G SAGUNTO


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Otras actividades que se llevan a cabo en el departamento son:

Gestión y Supervisión de la coordinación de Actividades

empresariales cuando lo solicitan los jefes de departamento con

subcontratas.

Confección y entrega de dossiers en mutua de prevención a los

trabajadores.

Supervisar y llevar control de entrega de EPIs (idoneidad de los que

se entreguen)

Supervisar las fichas de datos de seguridad de los productos

utilizados.

Recogida y comprobación de documentación de maquinaria nueva

adquirida para comprobar que se cumple normativa CE.

CONVENIOS POR DEPARTAMENTOS. Todos ellos con mejoras:

Servicios Generales

Playas

Convenio: Estatuto de los trabajadores

Grúas y Ecoparque

Convenio: Transporte de carreteras

SAU (Servicio de Aseo Urbano) y Taller

Convenio: Estatal Aseo Urbano con pre-acuerdo de Empresa

LEP (Limpieza de edificios públicos)

Convenio: Provincial LEP

Jardines

Convenio: Estatal Jardines

Administración y Mantenimiento Colegios

Convenio: Provincial Construcción

Convenio: Funcionario grupo A

Todo el sistema contará con reporting standard configurable y se

configurará de tal forma que funcione con el add-on

correspondiente de Excel para que al exportarlos se guarden en el

menú y con permisos, puedan consultarlos varios usuarios y que los

datos se retroalimenten en el tiempo.

anexo de condiciones · 2016-02-23 · el proceso consta de un modelo de compras más normalizado....

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