anexo 5.1 - rse

ANEXO RI - 2012.docx PÁGINA 1 DE 60

ANEXO RI – VERSIÓN 2012

RESPONSABILIDAD INTEGRAL (HSEQ, RSE, SEL)

Teniendo en cuenta los términos de referencia del presente Anexo RI, el Proponente se obliga a presentar en su oferta técnico económica el Plan de Gestión de Responsabilidad Integral para el proyecto a ejecutar, el cual se evaluará y hará parte integral de la evaluación del Proponente. El presente documento formará parte integral de la propuesta y del contrato, si éste llegase a ejecutarse entre las partes, y el contratista se obliga al cumplimiento de todas las cláusulas que apliquen en su ejecución, sin limitarse a ella.


ANEXO HSEQ SALUD OCUPACIONAL, SEGURIDAD INDUSTRIAL, MEDIO AMBIENTE Y CALIDAD


1. ALCANCE

Este ANEXO define los requisitos de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial, Medio Ambiente y Calidad (HSEQ) los cuales se convertirán en obligación para EL CONTRATISTA y sus trabajadores, desde el momento de la aceptación del contrato formal del proyecto (estos requisitos rigen también para los PROVEEDORES). Este anexo tiene como propósito que EL CONTRATISTA se obligue y garantice en el desarrollo de su servicio los niveles adecuados de, salud ocupacional, seguridad y medio ambiente, programando, implementando y vigilando las medidas de mitigación, corrección, prevención o compensación de los impactos que se generan en el desempeño de todo proyecto. Se informa a EL CONTRATISTA que CEPCOLSA ha presentado un Estudio de Impacto Ambiental (en adelante EIA) y un Plan de Manejo Ambiental (en adelante PMA) al Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial (MAVDT o la autoridad correspondiente). donde se estableció una evaluación ambiental teniendo en cuenta unas áreas sensibles para la correcta aplicación de los mencionados documentos. CEPCOLSA declara que la Licencia Ambiental correspondiente se encuentra vigente y fue debidamente otorgada por el MAVDT. Por lo anterior, El CONTRATISTA deberá cumplir con las medidas del EIA y las obligaciones impuestas por la respectiva Licencia Ambiental durante el desarrollo del proyecto. Para los proyectos no sujetos a licenciamiento y en los cuales no se requiera EIA –PMA, CEPCOLSA, entrega el documento de Medidas de Manejo Ambiental ( en adelante MMA), donde se especifican entre otros aspectos las áreas ambientalmente sensibles y de manejo especial y los permisos de uso y aprovechamiento de recursos naturales, para lo cual EL CONTRATISTA, garantizara y velará por el cumplimiento de las medidas allí establecidas, así como las obligaciones adicionales impuestas por la Autoridad ambiental respectiva. CEPCOLSA informará a EL CONTRATISTA estas restricciones y, cuando CEPCOLSA lo considere pertinente quedarán incorporadas en el CONTRATO. El CONTRATISTA deberá cumplir con estas restricciones en el desarrollo del proyecto. La planeación y desempeño de los trabajos de EL CONTRATISTA deberán considerar medidas suplementarias para mitigar, prevenir, corregir o compensar el impacto del proyecto sobre el medio ambiente. El CONTRATISTA deberá asumir el costo de cualquier impacto provocado como resultado de:

1.1. La infracción de las normas HSEQ y cualquier otro requisito del CONTRATO relacionado con la seguridad.

1.2. La falla en el desempeño del proyecto de acuerdo con prácticas de trabajo aceptadas por la industria del petróleo y gas, y las prácticas establecidas por la industria para el comportamiento ambiental.

1.3. El incumplimiento en la adopción de medidas y acciones HSEQ que por omisión de EL CONTRATISTA deba asumir CEPCOLSA, basándose en que El CONTRATISTA no aplica las medidas y acciones HSEQ necesarias.


Las disposiciones de este ANEXO para el CONTRATISTA, rigen sin perjuicio de cualquiera de los derechos de CEPCOLSA y no exonerarán a EL CONTRATISTA, de sus obligaciones y responsabilidades de conformidad con el CONTRATO y la ley Colombiana. El CONTRATISTA será el directo responsable de suministrar a CEPCOLSA, a su delegado o representante, los soportes y evidencias de cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Licencia Ambiental, PMA, MMA, Resoluciones, y Autos emitidos por las Corporaciones Autónomas Regionales (en adelante CAR/ y/o MAVDT Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial), cuando CEPCOLSA lo solicite. EL CONTRATISTA deberá hacer entrega oportuna y veraz de la información para el diligenciamiento del ICA, por parte de la interventoría. Todos los contratistas y subcontratistas al firmar el acta de adhesión al Sistema de Gestión HSE De Cepcolsa asumen también su cumplimiento a lo incluido en este anexo. 2. GLOSARIO

Para una mejor comprensión del contenido del presente documento, se establecen las siguientes definiciones. Actividad intrusiva: Es aquella actividad, ya sea de mantenimiento y/o operativa, que para su ejecución requiere intervenir la integridad de diseño con la posibilidad de liberar el peligro presente y exige la aplicación del Sistema de Aislamiento Seguro de Planta y Equipos antes de proceder con su ejecución. La misma instalación y retiro del aislamiento se considera actividad intrusiva. Asesor HSE (AHSE): Funcionario externo que apoya a otras dependencias en los aspectos de HSE. ATS: Metodología para el Análisis de Trabajo Seguro. El Contratista. Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que individualmente o en conjunto con otra (s) se obliga (n) a una determinada prestación de servicio, a cambio de una contraprestación. EPP: Elementos de Protección Personal. HSEQ: Salud Ocupacional, Seguridad, Ambiente y Calidad Incidente: Evento no planeado, que causa o puede causar daño a personas, bienes, ambiente o imagen. Interventor (I): Es el funcionario designado por CEPCOLSA, o quien fuere contratado por CEPCOLSA para verificar y controlar las obligaciones emanadas del CONTRATO de manera que éste cumpla con la obra contratada dentro del plazo previsto, el presupuesto asignado y cumpliendo con la normatividad de HSE. Peligro: Potencial de causar daño. Pliego de Condiciones o Términos de Referencia: Documento en el que se consigna el conjunto de requerimientos jurídicos, financieros, técnicos y económicos que se establecen para una contratación. Está integrado por las condiciones genéricas de la contratación y las condiciones específicas de la contratación. PRO: Panorama de riesgos ocupacionales. PMA: Plan de Manejo Ambiental MMA: Medidas de Manejo Ambiental PSO: Plan de Salud Ocupacional RAM: Matriz de Evaluación de Riesgos (por sus siglas en inglés “Risk Assessment Matrix”).


Riesgo: Probabilidad de que se materialice una amenaza, se calcula como (Probabilidad x Consecuencia). VH: Muy alto. H: Alto. M: Medio. L: bajo. N: Ninguno. Subcontratista: Persona natural o jurídica, colombiana o extranjera con capacidad para celebrar y ejecutar contratos: de Obra, de Consultoría, de Compras o de Servicios con EL CONTRATISTA o una firma que ha celebrado y/o ejecuta contrato. RHSI: Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. P.A.C.A.: Plan de Acción de Cumplimiento Ambiental. P.R.O.: Panorama de Riesgos Ocupacionales. MSDS: Material Safety Data sheet. (Hoja de datos de seguridad) 3. RESPETO DE LAS LEYES Y NORMAS

3.1. Leyes nacionales

La actuación de El CONTRATISTA en materia de Salud, Seguridad Industrial y Medio Ambiente se sujetará en todas las disposiciones legales vigentes en Colombia, en especial a las siguientes: Ley 99 de 1993, Decreto 1753 de 1994, Decreto 2811/74 o Código de los Recursos Naturales Renovables, Ley 9 de 1979 y sus Decretos reglamentarios, Resolución 2413 de 1979, Decreto 614 de 1984, Resolución 2013 de 1986, Resolución 1016 de 1989, Decreto 1295 de 1994, Resolución 2400 de 1979, Ley 1010 de 2006 (Comité de convivencia), y las resoluciones que los reglamenten y demás regulaciones vigentes. El CONTRATISTA deberá cumplir y garantizar que todos sus SUBCONTRATISTAS, cumplan todas las leyes y normas nacionales vigentes, durante el desarrollo del CONTRATO, y en particular las leyes y normas relacionadas con:

3.1.1. La protección del ambiente 3.1.2. El personal (especialmente las normas expedidas por las autoridades nacionales

de salud y seguridad) 3.1.3. La logística (especialmente las normas expedidas por las autoridades nacionales). 3.1.4. Las Instalaciones, Transporte, los Equipos, los Talleres y el Sitio de trabajo.

Cualquier condición incluida en los permisos expedidos por las Autoridades locales, municipales o nacionales constituye una disposición legal.

3.2. Requisitos HSEQ que CEPCOLSA exige a los contratistas:

El CONTRATISTA deberá cumplir y garantizar que todos sus CONTRATISTAS y SUBCONTRATISTAS, cumplan las normas HSEQ de CEPCOLSA incluyendo: Para poder iniciar los trabajos, EL CONTRATISTA deberá entregar al funcionario designado por CEPCOLSA los siguientes documentos contractuales como requisitos legales:

3.2.1. Afiliación al sistema de riesgos profesionales ARP de todos sus trabajadores 3.2.2. Afiliación al sistema de salud EPS de todos su trabajadores 3.2.3. Afiliación al sistema de pensiones AFP de todos sus trabajadores. 3.2.4. Inclusión en la Póliza de Colectivo de Vida y Accidentes Personales de cada uno

de los trabajadores. 3.2.5. Tener aprobado y vigente, un Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial de la

firma contratista 3.2.6. EL CONTRATISTA debe entregar también como requisitos institucionales: 3.2.7. La certificación del estado físico adecuado para los trabajos de alto riesgo como

trabajos en altura y espacios confinados. Dicha información podrá ser solicitada y auditada por CEPCOLSA durante la ejecución de la obra.

3.2.8. La certificación de competencia para las especialidades que así lo requieran.


3.2.9. El carné de inducción en HSE. 3.2.10. Permisos o licencias ambientales requeridas para ejecutar la obra (por ejemplo,

explotación y operación de canteras y compra de madera) Una vez aceptados los documentos anteriores, el interventor SEL dará el respectivo acceso al personal para realizar labores del proyecto y el material requerido. 3.3. Normas de la industria

El CONTRATISTA deberá cumplir y garantizar que todos sus SUBCONTRATISTAS cumplan las normas vigentes y las buenas prácticas de la industria y que se implementen durante las actividades objeto del contrato.

Las normas generales de CEPCOLSA;

Las políticas específicas de CEPCOLSA (Anexo), y las enumeradas en la sección 13 de este ANEXO;

Los requisitos de seguridad, salud y medio ambiente de CEPCOLSA especificados en este CONTRATO.

* Además, estará prohibido fumar durante cualquier trabajo de CEPCOLSA. El CONTRATISTA será responsable de cualquier incumplimiento de este requisito por parte de su personal y del personal de sus SUBCONTRATISTAS. El CONTRATISTA será responsable de cualquier incumplimiento de este requisito por parte de su personal y del personal de sus SUBCONTRATISTAS.

4. RESPONSABILIDADES HSEQ DE EL CONTRATISTA: 4.1. Plan HSEQ

El CONTRATISTA deberá preparar, previo al inicio de las actividades del proyecto, un Plan HSEQ para el CONTRATO, el cual deberá ser aprobado previamente por la Interventoría HSE de CEPCOLSA. Una vez el plan se encuentre aprobado se acordará un documento puente a establecer conjuntamente con el representante HSEQ de EL CONTRATISTA asignado y el representante HSEQ de CEPCOLSA. Dicho documento, será revisado y avalado por los administradores del contrato, tanto de EL CONTRATISTA como de CEPCOLSA, y será el mapa de ruta del seguimiento a la gestión HSEQ del CONTRATO. El plan HSEQ deberá tratar los temas HSEQ que sean críticos para el proyecto, deberá enfocar los riesgos específicos de los trabajos y deberá disponer procedimientos de gestión para controlar, reducir o mitigar estos riesgos. El plan HSEQ deberá incluir pero no estar limitado, a los siguientes puntos:

4.1.1. Los objetivos y el alcance del programa HSEQ, considerando, estrategias, programas e indicadores de Gestión para el cumplimiento de las metas en el desarrollo del contrato.

4.1.2. Políticas de HSEQ, propias de EL CONTRATISTA, y el compromiso de dar a conocer a todos sus empleados, visitantes y subcontratistas, las políticas de CEPCOLSA (Política HSEQ, Política de Alcohol y Drogas, Política de no Tabaquismo, y las que se emitan durante la vigencia del contrato). Las actividades de


divulgación y comunicación de las mismas deben programarse dentro del cronograma de actividades del Plan de HSEQ e incluirse como tema específico en la inducción de HSEQ.

4.1.3. Para el tema de control de Alcohol y drogas, EL CONTRATISTA debe desarrollar actividades de prevención y de control, para asegurar el cumplimiento de la misma. Debe efectuarse control mediante realización de alcoholemias de manera frecuente (incluyendo a TODOS los cargos) en los sitios de trabajo, aplicando sus procedimientos internos (frecuencia, días, horarios, metodología). Registro de esta actividad debe permanecer en el lugar donde se esté desarrollando el proyecto. El CONTRATISTA deberá informar de inmediato si durante estos controles encuentra algún caso Positivo. La gestión realizada sobre esta política debe ser reportada en los informes mensuales de HSE los cuales deben presentarse a CEPCOLSA.

4.1.4. Documento en el que se refleje la organización y el personal HSEQ para el proyecto. CEPCOLSA evaluará el perfil de la persona encargada de la Coordinación HSE que deberá ser un Ingeniero con experiencia específica en la industria petrolera de 5 años y para supervisores deberán ser ingenieros y/o carreras afines con experiencia mínima de tres años en la industria petrolera. CEPCOLSA tendrá la potestad de solicitar la remoción de estas personas si durante la ejecución del proyecto no cumplen con la correcta gestión del Plan HSEQ presentado por el contratista.

4.1.5. Programa de Inducción, capacitación y entrenamiento al personal.

En este programa EL CONTRATISTA deberá:

4.1.5.1. Definir y documentar en una matriz, las necesidades de inducción, capacitación y entrenamiento del personal asignado para el desarrollo del contrato. Todo el personal del contrato (contratistas, subcontratistas, visitantes), debe contar con inducción en HSEQ y el programa de inducción debe incluirse en el Plan de HSEQ. Con base en la matriz de necesidades, deben programarse las capacitaciones a ejecutar e incluirse en el cronograma de actividades de HSEQ para el contrato.

4.1.6. El CONTRATISTA deberá preparar un folleto para entregar a todo el personal luego de recibir la inducción que contenga los temas tratados en la misma, (incluyendo visitantes) entre otros los objetivos de HSEQ y describa la seguridad adecuada del personal y las normas ambientales del Sitio de Trabajo. Este folleto deberá estar disponible en un idioma que puedan entender las personas involucradas en el proyecto.

4.1.6.1. Mantener y tener disponibles en el lugar de la obra todos los registros que

demuestren su gestión dentro del programa de inducción, capacitación y entrenamiento.

4.1.6.2. Desarrollar charlas diarias de seguridad y diligenciar los formatos donde señalen las personas que participen en las mismas,

4.1.7. Presentar mensualmente un informe sobre el desarrollo del programa de inducción, capacitación y entrenamiento, en términos de indicadores de gestión, cobertura y efectividad.


4.1.8. Matriz de Aspectos Legales en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial, y Medio Ambiente. Esta matriz se debe actualizar en un plazo no superior a un mes, en caso de presentarse cambios legales aplicables a estos temas.

4.1.9. Salud Ocupacional y Seguridad industrial:

En este aparte EL CONTRATISTA deberá incluir:

4.1.9.1. Matriz de Peligros, evaluación y control de los riesgos, asociados a las actividades inherentes al contrato (Riesgo vial, riesgo de transporte de Combustible, Trabajo en altura, etc.). Esta Matriz debe estar disponibles en cada sitio de trabajo e incluir las actividades sean rutinarias, no rutinarias y de emergencias que se desarrollen en EL CONTRATO, así como situaciones propias del lugar del proyecto.

4.1.9.2. Programa de Salud Ocupacional, incluyendo cronograma de actividades que en HSEQ se desarrollarán en los diferentes lugares de trabajo acorde con las actividades propias para el desarrollo del CONTRATO.

4.1.9.3. Copia del Registro vigente del Comité Paritario de Salud Ocupacional. 4.1.9.4. Copia del Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. 4.1.9.5. EL CONTRATISTA tendrá en cada sitio de ejecución del contrato su RHSI

publicado y comunicado a sus trabadores. EL CONTRATISTA en la inducción impartida deberá comunicarles a sus trabajadores la existencia del reglamento.

4.1.9.6. Procedimiento para Reporte inicial, e investigación de incidentes. EL CONTRATISTA deberá investigar todos los incidentes (accidentes y casi accidentes); generando acciones correctivas y preventivas, así como lecciones aprendidas (alertas de seguridad) que deben ser comunicadas a todas las partes interesadas. EL CONTRATISTA debe utilizar el procedimiento y formatos para reporte e investigación de accidentes y casi accidentes de CEPCOLSA. El procedimiento para reporte e investigación de incidentes debe darse a conocer al personal directamente involucrado en las actividades del contrato, mediante capacitación. Estas capacitaciones deben programarse dentro del cronograma de actividades del Plan de HSE.

4.1.9.7. Programa de prevención de fármaco dependencia, Alcohol y Tabaco 4.1.9.8. Esquema de vacunación que incluya fiebre amarilla, tétano. 4.1.9.9. Programa para Manejo Seguro de Productos Químicos, incluyendo la

disponibilidad en sitio de las hojas de datos de seguridad del producto a utilizar (MSDS).

4.1.9.10. Matriz de EPP por cargo 4.1.9.11. Manejo de herramientas manuales, incluyendo prevención de lesiones en

manos. 4.1.9.12. Programa de protección contra caídas de altura, basado en el cumplimiento

de la legislación nacional vigente. 4.1.9.13. Proceso de seguridad basada en el comportamiento o similar. 4.1.9.14. Compromiso y liderazgo Gerencial: El aspecto HSE ha sido considerado

como esencial y una parte inherente al desarrollo del proyecto. Específicamente la alta gerencia debe demostrar un compromiso visible, que incluye:

Personal experto en HSE asignado a cada fase del proyecto

Exigencia a los contratistas de asegurar vías de comunicación en temas HSE y el


Cumplimiento de los procedimientos

La exigencia del establecimiento de objetivos HSE y el control de su cumplimiento con el compromiso de asignar los recursos necesarios

4.1.10. PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL

El CONTRATISTA seleccionado debe elaborar en un plazo no mayor a dos semanas tras la firma del contrato, su “MANUAL DE HSE PARA EL PROYECTO”, el cual deberá cumplir los lineamientos HSE del Anexo HSE; Cepcolsa revisará y aprobará éste documento, previo el cumplimiento de los requisitos Mencionados en el presente anexo. Entre otros requisitos los procedimientos deberán contener como mínimo:

Descripción detallada por pasos de las tareas a realizar en la obra

Riesgos inherentes a esas tareas

Medidas preventivas a tomar

Equipos de Protección Personal necesarios En general, las actividades deberán realizarse cumpliendo con lo establecido en los procedimientos del sistema de gestión HSE del proyecto.

4.1.11. PLAN DE PREVENCIÓN Y PROTECCIÓN CONTRA INCENDIOS:

El correcto nivel de orden y limpieza es crítico para la prevención de incendios durante la Construcción u operación.

Todos los residuos, maderas sobrantes, trapos impregnados de aceite y cualquier otro material de este tipo deben ser recogidos con frecuencia y depositado en lugares que no presenten riesgos de incendios.

Los líquidos inflamables se almacenarán de acuerdo a lo establecido en las MSDS, legislación y P.A.C.A.

Productos derivados del petróleo, acetonas y otros líquidos volátiles se guardarán en contenedores robustos y bien ventilados según lo establecido en las MSDS, legislación, licencia ambiental y el PACA.

Los equipos con motor diesel o gasolina solo se utilizarán en lugares bien ventilados, vigilando que los tubos de escape no entren en contacto con materiales o atmósferas combustibles o inflamables

Está prohibido encender hogueras o realizar quemas de materiales

Solo se permite fumar en las zonas identificadas para ello

Operaciones con elevado riesgo de causar incendios tales como soldar o pulverizar pintura deben aislarse de materiales inflamables y explosivos lo más posible.

El acceso a extintores y otros equipos contra incendios estará siempre despejado

Se instalarán suficientes extintores para atender la carga de fuego de la zona a proteger.

4.2. Seguridad Vial: El Contratista debe contar con un Programa de Seguridad Vial que contenga como mínimo la siguiente información:

4.2.4. Documentos y Pólizas vigentes para vehículos de servicio particular (de propiedad y con tarjeta de propiedad a nombre de la empresa CONTRATISTA)


4.2.4.1. Tarjeta de Propiedad. 4.2.4.2. Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito. 4.2.4.3. Póliza de responsabilidad civil extracontractual del vehículo. 4.2.4.4. Certificado de gases. 4.2.4.5. Revisión técnico-mecánica máximo con dos (2) años de antigüedad. para

vehículos de modelos recientes y Un año para vehículos inferiores a modelos 2005.

4.2.5. Para vehículos de servicio público (Subcontratados)

4.2.5.1. Tarjeta de Propiedad. 4.2.5.2. Tarjeta de Operaciones. 4.2.5.3. Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT). 4.2.5.4. Póliza de responsabilidad civil extracontractual del vehículo. 4.2.5.5. Póliza de responsabilidad civil contractual del vehículo. 4.2.5.6. Certificado de gases. 4.2.5.7. Revisión técnico-mecánica máximo con un (1) año de antigüedad. 4.2.5.8. Las camionetas utilizadas para el transporte de personal deben tener

máximo cinco (5) años de antigüedad. 4.2.5.9. Las camionetas tipo “vans” y microbuses deben tener máximo cinco (5)

años de antigüedad. 4.2.5.10. Buses y busetas deben tener máximo cinco (5) años de antigüedad. 4.2.5.11. No se acepta la adaptación de vehículos de carga para el transporte de

personal. 4.2.5.12. No se debe transportar personal en los vehículos destinados para el

transporte de carga, a no ser que vayan en la cabina y en la cantidad de acuerdo al diseño.

4.2.5.13. Para el transporte de personal se deben utilizar vehículos habilitados para este servicio. La tarjeta de propiedad debe evidenciar esta condición de transporte y el número de pasajeros admitidos (el conductor se cuenta como pasajero).

NOTA: Se admiten vehículos particulares sólo de propiedad demostrada de la empresa, los demás vehículos deberán tener placas de servicio público (es decir de placas color blanco) anexo a las anteriores exigencias en materia de seguridad vial, el contratista se compromete a cumplir con el anexo especifico de seguridad vial de CEPCOLSA y el anexo de inspecciones vehiculares de CEPCOLSA.

4.2.6. Documentos del Conductor de vehículo. Cualquier conductor de vehículo que se encuentre vinculado directa o indirectamente con este CONTRATO deberá tener:

4.2.6.1. Copia de la cédula de ciudadanía. 4.2.6.2. Copia de la licencia de conducción apropiada para el tipo de vehículo a

conducir. 4.2.6.3. Registro de Aportes a Seguridad Social. 4.2.6.4. Certificación actual de Manejo Defensivo con emisión inferior a dos (2)

años. 4.2.6.5. Certificación de curso básico de mecánica automotriz 4.2.6.6. Certificación de curso básico de Primeros Auxilios. 4.2.6.7. Carné de vacunas contra tétanos y fiebre amarilla con esquemas vigentes 4.2.6.8. Paz y salvo de comparendos Nota: En caso que los conductores no cuenten con los cursos respectivos solicitados, EL CONTRATISTA deberá programar y realizar las capacitaciones mínimas necesarias para todo el personal requerido


4.2.7. Inspecciones a los vehículos. EL CONTRATISTA deberá efectuar inspección inicial y lista de chequeo diarias a los vehículos a través de sus conductores. Dicha inspección deberá quedar registrada en el pre operacional diario del equipo en el cual se deben verificar los requisitos del numeral 4.9.y ésta debe ser elaborada por el conductor y avalada por su supervisor.

4.2.8. EL CONTRATISTA deberá adicionalmente contar con una lista de chequeo mensual con el propósito de hacer seguimiento a las obligaciones documentales de seguridad vial.

4.2.9. Lista de chequeo diaria (pre operacional), 4.2.10. Lista de chequeo mensual 4.2.11. Límites de Velocidad, deberán obedecer : 4.2.12. En vías pavimentadas no exceder a los límites establecidos por el Ministerio de

Transporte, por lo tanto EL CONTRATISTA deberá atender a la señalización y el estado de la vía en la cual se desplaza. El contratista deberá tener en cuenta:

4.2.12.1. Velocidad Máxima en vías destapadas 50Km/h 4.2.12.2. Velocidad Máxima en vías de acceso a pozos 20Km/h 4.2.12.3. Velocidad Máxima en locaciones, pozos y zonas pobladas 10Km/h

4.3. Normas Adicionales de Seguridad Vial

EL CONTRATISTA deberá cumplir con todos los requisitos legales nacionales vigentes. El transporte de personal y material o sustancias químicas conjuntamente no estará

permitido. Mientras se esté conduciendo, no se debe hablar por celular. En caso de ser

necesario, debe ubicar un sitio seguro para detenerse y luego si hacer uso de este medio.

Conducir bajo efectos de alcohol u otras sustancias que alteren el estado de conciencia es una práctica prohibida por la ley nacional y va en contra de las políticas, por lo tanto está prohibido.

El conductor de vehículo deberá estar en óptimas condiciones de salud para desempeñar su labor, por lo anterior conducir con alteraciones de salud que impidan el buen desempeño del Conductor está prohibido para EL CONTRATISTA sus dependientes y subcontratistas.

El vehículo que este prestando servicio para CEPCOLSA o para EL CONTRATISTA o subcontratista de este deberá movilizarse con las luces del vehículo encendidas durante todos los recorridos y por cualquier tipo de vía.

Está prohibido transportar personal en el platón de las camionetas, en los estribos, ni en ninguna otra parte diferente a los asientos del vehículo los cuales deben estar diseñados para el transporte de personal.

El transporte que se desarrolle en el desarrollo de la obra será restringida al personal autorizado por EL CONTRATISTA o CEPCOLSA.

El estacionamiento de vehículos asociados al presente CONTRATO deberá efectuar en reversa y en áreas establecidas para tal fin.

Todos los vehículos deben contar con alarma de reversa que se active de manera inmediata al realizar una maniobra de retroceso.

Cada vehículo deberá tener un botiquín de primeros auxilios debidamente dotado, extintor recargado y en buen estado, disponible para ser utilizado de manera rápida en caso de emergencia, kit de carretera reglamentario y llanta de repuesto.


EL CONTRATISTA deberá realizar mantenimientos correctivos oportunamente y mantenimiento preventivo obedeciendo a un programa.

Está prohibido transitar vehículos por caminos no autorizados (la sabana o potreros) diferentes a las vía establecidas por CEPCOLSA. Cualquier daño a la vegetación, broches abiertos o reclamo por parte de algún propietario con ocasión de haber transitado potreros o caminos no autorizados serán asumidos por EL CONTRATISTA.

Los trabajadores de EL CONTRATISTA deben ser transportados en vehículos cómodos y seguros y no deben viajar en vehículos de CEPCOLSA, ni los trabajadores de CEPCOLSA deben ser transportados en vehículos de EL CONTRATISTA, a menos que estén debidamente autorizados por CEPCOLSA.

Los vehículos de EL CONTRATISTA que se utilicen para trabajar en el proyecto objeto de este CONTRATO deben ser diesel y permanecer en óptimas condiciones mecánicas.

El ingreso y salida de vehículos se efectúa por las porterías principales que CEPCOLSA determine. Con el propósito de garantizar la seguridad de todas las personas en la ejecución del contrato, todo vehículo será requisado tanto al ingreso como a la salida por parte del personal de Vigilancia de CEPCOLSA. Para facilitar estas requisas se solicitará la colaboración de EL CONTRATISTA y sus trabajadores.

Los vehículos utilizados por EL CONTRATISTA para el transporte de alimentos para su personal debe cumplir con lo establecido en el Decreto 3075 de 1997, y reglamentario de la Ley 09 de 1979.

Está restringido el uso de motocicletas, bicicletas, moto taxis, bici taxi y otros similares

dentro del área de influencia del proyecto en horas laborales

Para la movilización fluvial en caso de que se requiera, el CONTRATISTA deberá presentar a CEPCOLSA los respectivos permisos y autorizaciones legales para el transporte de equipos e insumos requeridos en el proyecto.

4.4. Plan de Atención de Emergencias.

En el plan de ejecución HSEQ, EL CONTRATISTA deberá desarrollar como mínimo: Plan de Emergencias Médicas o MEDEVAC que incluya procedimientos en caso

accidente de trabajo, enfermedad general y/o accidente de tránsito, conformación de brigadas, capacitación de la misma y entrenamiento mediante la realización de simulacros.

Se deberá garantizar una efectiva evacuación médica, considerando las condiciones específicas del área, distancias de ubicación del área del proyecto a un casco urbano o centro médico asistencial, estado de las vías, estado del clima, facilidades de acceso, niveles de atención cercanos, etc., de tal manera que se determinen los recursos necesarios y suficientes para la correcta atención y evacuación de algún paciente (Lo anterior implica considerar y evaluar la necesidad de contar con ambulancia, realizar convenios para evacuación terrestre, o evacuación aérea, la cual es responsabilidad de EL CONTRATISTA definirla). En los casos en que el contratista deba trabajar en campo abierto en diferentes puntos, diariamente deberá divulgar el MEDEVAC al personal verificando que éste ha sido entendido por los trabajadores.

Contar con extintores de diferentes clase para los posibles tipos de incendio que se puedan presentar, ubicados de acuerdo al riesgo y teniendo en cuenta la norma NFPA 10.


Todo el personal debe haber recibido curso de Manejo de Extintores durante los últimos seis (6) meses. Estos registros que demuestren su cumplimiento deben permanecer en campo.

EL CONTRATISTA debe incluir dentro del programa de capacitación y entrenamiento la preparación para emergencias tanto del recurso humano encargado del manejo de las emergencias como del personal general visitante y contratistas. Estos registros deben mantenerse y estar disponibles en los archivos HSE de la empresa contratista.

Procedimientos relacionados con las labores y sus lineamientos HSEQ; incluyendo el manejo HSEQ de subcontratistas.

Procedimiento y programación de auditorias y/o inspecciones HSEQ a ejecutar durante el desarrollo del CONTRATO; incluyendo aquellas a realizar a los subcontratistas.

EL CONTRATISTA debe diseñar e implementar el programa de inspecciones en los que incluya: i) Revisión de equipos críticos y ii) Equipos de emergencia.

Uso y estado de los elementos de protección personal utilizados por los trabajadores. EL CONTRATISTA deberá garantizar que cada uno de sus trabajadores y subcontratistas desarrolle la labor respectiva con los elementos de protección adecuados y en buen estado.

Inspecciones a cargo de los jefes o supervisores de área, el encargado de HSEQ y el Gerente que estén vinculados con EL CONTRATISTA. Lo anterior como herramienta para evidenciar su compromiso Gerencial con el sistema.

Auditoria interna dirigida por EL CONTRATISTA al programa de HSE del CONTRATO suscrito con CEPCOLSA.

Seguimiento a acciones preventivas y correctivas: Para el cumplimiento en este aspecto EL CONTRATISTA debe documentar un procedimiento y ejecutar bajo éste la identificación de No Conformidades, realizar el respectivo análisis de causas, definir las acciones tanto preventivas como correctivas y hacer su seguimiento a la implementación y eficacia de las mismas

Prevención, manejo adecuado y oportuno de Las lesiones o enfermedades que se presenten con ocasión de la ejecución del proyecto.

Cumplimiento de los lineamientos, restricciones y condiciones expresadas en el Plan de Manejo Ambiental o MMA de la Operación y la correspondiente licencia ambiental o permisos ambientales, entregada por CEPCOLSA.

Un método o programa para el reporte de posibles peligros, actos inseguros y condiciones inseguras.

La forma de reportar, investigar y aprender de los Incidentes.

5. PREPARACIÓN PARA LAS EMERGENCIAS

5.1. Sistema de Emergencia EL CONTRATISTA deberá establecer y mantener procedimientos para identificar y actualizar posibles emergencias relacionadas con el lugar de trabajo y el desarrollo de la obra. 5.1.4. EL CONTRATISTA deberá desarrollar, documentar y mantener un Plan de

Respuesta a las Emergencias el cual se comunicará: 5.1.4.1. Al Personal de Control 5.1.4.2. A los Servicios de Emergencia 5.1.4.3. A los empleados y CONTRATISTAS que pudiesen verse afectados

5.1.4.4. Al Representante de CEPCOLSA


5.1.4.5. A cualquier otra persona que pudiera verse afectada 5.1.5. Los planes de respuesta a la emergencia deberán cubrir:

5.1.5.1. Organización, responsabilidades, autoridades y procedimientos incluyendo el mantenimiento de comunicaciones tanto internas como externas.

5.1.5.2. Sistemas y procedimientos para suministro de refugios para personal, evacuación, rescate, tratamiento médico.

5.1.5.3. Sistemas y procedimientos para prevenir y vigilar los efectos ambientales de las acciones de emergencia.

5.1.5.4. Procedimientos para comunicarse con las autoridades, los familiares, los medios y otras partes relevantes

5.1.5.5. Entrenamiento de los grupos de respuesta a la emergencia y pruebas de los sistemas y procedimientos de emergencia.

5.1.6. El Plan de Respuesta a la Emergencia contemplará como mínimo los siguientes escenarios:

5.1.6.1. Lesiones en el sitio trabajo, brotes de enfermedades y enfermedades particularmente contagiosas, necesidad de evacuación médica

5.1.6.2. Accidentes en vehículos automotores, fluviales y de aviación. 5.1.6.3. Incendio y explosiones. 5.1.6.4. Derrames y liberación no programada de materiales peligrosos, de

acuerdo con los lineamientos exigidos por el Plan Nacional de Contingencias (Decreto 321 de febrero de 1999).

5.1.6.5. Pérdidas de material radiactivo o materiales explosivos. 5.1.6.6. Personas perdidas. 5.1.6.7. Infracciones de seguridad y sabotaje, desorden civil. 5.1.6.8. Terremotos, huracanes, inundaciones y otros eventos naturales

EL CONTRATISTA deberá realizar pruebas frecuentes del sistema de alarmas y darlas a conocer al personal para familiarizarlos a todos con dichas señales e informar oportunamente ante una emergencia real. EL CONTRATISTA deberá tener de atención de emergencias de acuerdo a los lineamientos exigidos por el Decreto 93 de 1998.

5.2. Coordinación de la Emergencia CEPCOLSA y EL CONTRATISTA deberán revisar el plan inicial de respuesta a la emergencia, con el fin de coordinar la movilización de los siguientes recursos para desarrollar un plan global de respuesta a la emergencia:

5.2.4. Apoyo Externo (bomberos, hospitales y médicos, fuerza de policía, fuerzas militares, cruz roja, defensa civil y demás autoridades);

5.2.5. CONTRATISTAS especializados (evacuación médica, medidas de seguridad, respuesta a la emergencia ambiental);

5.2.6. Recursos de CEPCOLSA Se deberá establecer un documento de enlace entre los procedimientos de respuesta a la emergencia de EL CONTRATISTA y los de CEPCOLSA.

5.3. Simulacros El CONTRATISTA deberá llevar a cabo simulacros mensuales, con el fin de verificar la efectividad del plan de respuesta a la emergencia y capacitar al personal que habrá de ejecutar los procedimientos de emergencia. Deberá llevarse a cabo un simulacro de evacuación que reúna a todo el personal tan pronto como sea factible y práctico en el lugar de trabajo y en los campamentos, si los


hubiera. Adicionalmente simulacros de evacuación médica, Control de Incendios, evacuación, los cuales deben ser incluidos en el programa de HSE

5.4. Responsabilidades HSE de la Gerencia de EL CONTRATISTA:

Los temas de HSEQ son responsabilidad de la línea de gerencia y requieren la participación activa de todos los niveles de gerencia y supervisión. La gerencia de EL CONTRATISTA deberá demostrar un compromiso visible con los temas de HSEQ y promover la realización y consecución de los objetivos propuestos en el Plan HSEQ de EL CONTRATISTA. El CONTRATISTA deberá nombrar y mantener en el cargo, durante todo el desempeño de La obra, a uno o varios representantes de la gerencia quienes estarán a cargo de la coordinación e implementación de las políticas, objetivos y las medidas HSEQ dirigidas a proteger la integridad de las personas y el medio ambiente. Este representante deberá coordinar la implementación de las políticas HSEQ por parte de los representantes HSEQ nombrados en cada Sitio. Será el encargado de recibir las solicitudes y reclamos por cualquier incumplimiento previsto en el presente Anexo. El CONTRATISTA deberá asignar suficientes recursos para la implementación de las políticas y requisito del presente Anexo. La asignación de los recursos se revisará periódicamente. El CONTRATISTA deberá garantizar que el personal para el desarrollo de la obra de este CONTRATO es competente y está facultado para desempeñar sus obligaciones en forma segura. La evidencia de tal competencia estará disponible para CEPCOLSA, a su solicitud. El CONTRATISTA deberá tener funcionarios (asesores) HSEQ competentes, a nivel superior, para prestar apoyo a la línea de gerencia durante el desempeño de toda la obra.

5.4.4.1. EL CONTRATISTA debe contar con un Coordinador HSE Ser Profesional del área de ingeniería con especialización en alguna de las áreas de HSE y tener experiencia mínima de cinco (5) años como Coordinador HSE en proyectos similares de la industria petrolera, debe tener licencia vigente de Salud Ocupacional, encargado del desarrollo e implementación del plan de HSEQ en sitio,

5.4.4.2. EL CONTRATISTA debe contar con Supervisores HS con experiencia específica mínima de tres (3) años como Supervisor HS en proyectos similares de la industria petrolera, ubicando un Supervisor HS para cada ente de trabajo crítico.

5.4.4.3. EL CONTRATISTA debe contar con un Supervisor Ambiental con experiencia específica mínima de tres (3) años como Supervisor Ambiental o Interventor Ambiental en proyectos similares de la industria petrolera.

5.4.4.4. Las Hojas de Vida de estos funcionarios deberán ser entregadas a CEPCOLSA para su revisión y aprobación, antes de iniciar las actividades. CEPCOLSA de acuerdo al servicio podrá solicitar a EL CONTRATISTA aumentar el número de profesionales requeridos para el desarrollo del CONTRATO

5.4.5. Perfil y Funciones del Coordinador HSE.: Para desarrollar el cargo de coordinador HSE, CEPCOLSA sugiere que el profesional que EL CONTRATISTA asigne para esta labor cuente con los siguientes requisitos:

5.4.5.1. Ser Profesional del área de ingeniería con especialización en alguna de las áreas de HSE y tener experiencia mínima de cinco (5) años como Coordinador


HSE en proyectos similares de la industria petrolera, debe tener licencia vigente de Salud Ocupacional

5.4.5.2. Poseer conocimientos básicos de Procesos Industriales 5.4.5.3. Tener habilidades en manejo de conflictos. 5.4.5.4. Conocer la Legislación en HSE 5.4.5.5. Experiencia en gestión de planes de HSE. 5.4.5.6. Debe poseer experiencia técnica en actividades similares a las que se van a

desarrollar en el contrato. 5.4.5.7. Formación en auditorias de HSE 5.4.5.8. Formación en investigación de accidentes 5.4.5.9. Formación en desarrollo de personal

5.4.6. Manejo efectivo de reuniones

5.4.7. Funciones: 5.4.7.1. Coordinar el desarrollo de la capacitación del personal o subcontratistas a

cargo de EL CONTRATISTA. 5.4.7.2. Consolidar la información sobre gestión de HSE durante el desarrollo de los

trabajos (Ejemplo: indicadores e informes). 5.4.7.3. Participar durante la ejecución de la obra en la elaboración del Plan en

HSEQ, su correcta implementación, la aplicación de procedimientos, estándares y normas que aseguren el cumplimento del Plan de S.O.

5.4.7.4. Reportar diariamente el avance del plan al Coordinador de HSE de Cepcolsa y a los Coordinadores de la obra.

5.4.7.5. Verificar los controles de HSE establecidos en los diferentes trabajos desarrollando actividades de HSE, con el apoyo de los supervisores operacionales de EL CONTRATISTA.

5.4.7.6. Realizar inspecciones diarias a las áreas de trabajo, reportando y asegurando la corrección de cualquier actividad insegura o irregular.

5.4.7.7. Efectuar retroalimentación inmediata de los hallazgos de auditorías realizadas en la obra al personal ejecutor de EL CONTRATISTA, a los coordinadores de EL CONTRATISTA y líderes de HSE de CEPCOLSA.

5.4.7.8. Suspender todo trabajo que no esté cumpliendo con los estándares requeridos o que represente un riesgo para la seguridad y no permitir que trabajen personas que no cumplan las reglas y normas de HSE.

5.4.7.9. Asegurar el reporte e investigación de todas las fallas de control e incidentes ocurridos en las obras y participar en la investigación, en los casos que se requiera, cumpliendo con los plazos de entrega establecidos en procedimiento de investigación de accidentes establecidos por CEPCOLSA.

5.4.7.10. Evaluar el desempeño de los Supervisores HSE y Supervisores Ambientales de EL CONTRATISTA.

5.4.7.11. Hacer entrega oportuna y verás (diaria, semanal, mensual y final) de la información estadística de Higiene, Seguridad Industrial y de Medio Ambiente, dirigida a la consolidación del ICA.

5.4.8. Perfil y Funciones del Supervisor HS: Para desarrollar el cargo de Supervisor HS,

CEPCOLSA requiere que el funcionario asignado por EL CONTRATISTA cuente con los siguientes requisitos:

5.4.8.1. Ser Profesional en Ingeniería o Tecnólogo en Higiene y Seguridad Industrial y acreditar más de tres (3) años de experiencia en esta función en proyectos


similares de la industria petrolera e igualmente contar con licencia de salud ocupacional.

5.4.8.2. Conocimientos en salud ocupacional, higiene, ambiente y manejo de las normas legales aplicables.

5.4.8.3. Contar con un curso aprobado en primeros auxilios. 5.4.8.4. Ser competente en relaciones interpersonales, Liderazgo y Trabajo en

equipo. 5.4.8.5. Manejo de hojas electrónicas y procesadores de textos. 5.4.8.6. Conocimiento detallado del uso y manejo los EPP usados en la industria del

petróleo. 5.4.8.7. Conocimiento en procedimientos de manejo de permisos de trabajo

utilizados en la obra. 5.4.8.8. Conocimiento en sistemas de contra incendio, y certificado en operaciones

de rescate (alturas y espacios confinados). 5.4.8.9. Estrategias en gestión de orden, limpieza y disposición de residuos. 5.4.8.10. Manejo de legislación ocupacional. 5.4.8.11. Curso de trabajo en alturas.

5.4.9. De acuerdo al objeto y los requerimientos de los servicios puntuales de la obra, EL CONTRATISTA deberá determinar las funciones del supervisor HS. Entre las funciones generales el supervisor tendrá a cargo pero no estará limitado a las siguientes funciones:

5.4.9.1. Cumplir y hacer cumplir todas las normas, reglas, estándares y

procedimientos HS establecidos para realizar el proyecto. 5.4.9.2. Informar oportunamente al gerente de línea y al profesional de Salud

Ocupacional HSE detalles de la gestión de la higiene, salud ocupacional y ambiente (HSE).

5.4.9.3. Gestionar el análisis de riesgo. 5.4.9.4. Verificar que se cumplan los controles establecidos y las normas en la

elaboración de permisos de trabajo e implementar acciones para la prevención de riesgos detectados.

5.4.9.5. Suspender todo trabajo que no esté cumpliendo con los estándares requeridos o que represente un riesgo para la seguridad

5.4.9.6. Gestionar recursos para efectuar correctivos y cumplir recomendaciones de las diferentes auditorias, visitas de seguridad, investigaciones de accidentes, etc.

5.4.9.7. Promover la cultura HSE entre los trabajadores, a través de la sensibilización y del reconocimiento de las conductas seguras.

5.4.9.8. Preparar material de HSE para las reuniones y charlas de seguridad. 5.4.9.9. Participar en las reuniones periódicas de seguimiento al desempeño en

HSE con CEPCOLSA. 5.4.9.10. Trabajar en coordinación con el personal de HSE de la interventoría y otros

contratistas. 5.4.9.11. Reportar diariamente al Interventor la gestión efectuada y las novedades

presentadas. 5.4.9.12. Participar en las reuniones diarias de seguimiento a la gestión que liderará

el interventor de HSE o el supervisor asignado. 5.4.9.13. Participar en la implementación de procedimientos, estándares y normas,

acorde con el Plan HSE, hacer estricto seguimiento y control a lo acordado.


5.4.9.14. Prestar asesoría en el reporte e investigación de incidentes y fallas de control y participar en las investigaciones, cuando sea requerido.

5.4.9.15. Vigilar y promover el uso de los elementos de protección personal por los trabajadores, evaluar su efectividad y recomendar mejoras, donde sea necesario.

5.4.9.16. Monitorear el suministro y estado adecuado de equipos de seguridad, tales como, equipo de protección, extinguidores de incendios, respiradores, hidrantes, duchas lava ojos, etc.

5.4.9.17. Monitorear los peligros ambientales, presentes en los sitios de trabajo y definir controles.

Nota: El Supervisor HSE no será responsable de la elaboración y cierre de permisos de trabajo, ni de ninguna otra función diferente a la actividad de HSE. Su labor durante EL CONTRATO debe ser exclusiva y limitada a la supervisión de seguridad industrial y salud ocupacional.

5.4.10. Perfil y funciones del supervisor ambiental: Para desarrollar el cargo de Supervisor

ambiental, CEPCOLSA requiere que el profesional que EL CONTRATISTA asigne para esta labor cuente con los siguientes requisitos:

5.4.10.1. Ingeniero ambiental, u otra profesión con especialización ambiental o tecnólogo ambiental con experiencia de tres (3) años en el manejo ambiental de proyectos petroleros.

5.4.11. Funciones: De acuerdo al objeto y los requerimientos de los servicios puntuales de la obra EL CONTRATISTA deberá determinar las funciones del supervisor ambiental. Entre las funciones generales el supervisor tendrá a cargo pero no estará limitado a las siguientes funciones

5.4.11.1. Dar estricto cumplimiento a lo establecido en la licencia ambiental, en el PMA, MMA y en PACA del proyecto. Así como de los permisos ambientales requeridos

5.4.11.2. Mantener estrecha coordinación en los aspectos ambientales de la obra con la interventoría ambiental.

5.4.11.3. Suspender todo trabajo que no esté cumpliendo con los estándares requeridos o que represente un riesgo para el medio ambiente.

5.4.11.4. Gestionar recursos para efectuar correctivos y cumplir recomendaciones de las diferentes auditorias y visitas al lugar donde se ejecuta la obra objeto del presente CONTRATO.

5.4.11.5. Promover la cultura ambiental entre los trabajadores, a través de la sensibilización y del reconocimiento de las conductas ambientales seguras.

5.4.11.6. Preparar material ambiental HSE para las reuniones y charlas ambientales 5.4.11.7. Participar en las reuniones periódicas de seguimiento al desempeño en

HSE con CEPCOLSA. 5.4.11.8. Trabajar en coordinación con el personal de HSE de la interventoría y otros

contratistas. 5.4.11.9. Reportar diariamente al Interventor la gestión efectuada y las novedades

presentadas. 5.4.11.10. Participar en las reuniones diarias de seguimiento a la gestión que liderará

el interventor de HSE o el supervisor asignado. 5.4.11.11. Participar en la implementación de procedimientos, estándares y normas,

acorde con el Plan HSE, hacer estricto seguimiento y control a lo acordado. 5.4.11.12. Prestar asesoría en el reporte e investigación de incidentes ambientales y

fallas de control y participar en las investigaciones, cuando sea requerido.


5.4.11.13. Monitorear los peligros ambientales, presentes en los sitios de trabajo y definir controles.

5.4.11.14. Realizar el control ambiental de las obras asociadas al servicio objeto del proyecto; verificar el cumplimiento de normas, condicionantes, diseños, actividades y procesos recomendados por el PMA o MMA de CEPCOLSA.

5.4.11.15. Verificar el cumplimiento de normas, condicionantes, diseños, actividades y procesos recomendados por el PMA o MMA

5.4.11.16. Servir de asesor del proyecto ante las comunidades y las entidades ambientales de orden local y nacional.

5.4.11.17. Efectuar el seguimiento y monitoreo de los trabajos asociados al proyecto para comprobar que su ejecución se enmarque dentro de los requisitos ambientales y sus resultados correspondan con los esperados; diseñar y recomendar los correctivos necesarios.

5.4.11.18. Verificar las fases administrativas y operativas del plan de contingencia de la obra

5.4.11.19. Elaborar informes diarios, semanales y mensuales y un informe final sobre la secuencia y desarrollo de los aspectos ambientales del proyecto desarrollado por EL CONTRATISTA, problemas presentados y soluciones adoptadas. Adicionalmente debe indicar recomendaciones y sugerencias para incorporar en los diseños de ingeniería y en los planes o medidas de manejo ambiental para futuros trabajos

5.4.11.20. EL CONTRATISTA deberá hacer énfasis a todos los empleados sobre sus deberes individuales y colectivos en cuanto al cumplimiento de HSEQ.

5.4.11.21. EL CONTRATISTA deberá demostrar que su organización y los respectivos recursos lo capacitan para satisfacer los requisitos de este ANEXO, en cualquier momento durante el desempeño de la obra.

6. Derechos de CEPCOLSA

El representante de CEPCOLSA podrá suspender el trabajo de EL CONTRATISTA en el lugar de trabajo, hasta cuando EL CONTRATISTA pueda proceder de una manera que no signifique riesgo de lesión o muerte, o peligro para las personas, las instalaciones y la planta, o un impacto sobre el medio ambiente, la salud y el bienestar del personal. Cuando se presenten situaciones de emergencia en el lugar donde se desarrolla la obra, relacionadas con las operaciones de CEPCOLSA (por ejemplo pero sin limitarse a: explosiones de gas, incendios, fuga de HC o cualquier clase de peligro que exija abandonar el área de operación o las instalaciones) todo el personal en el lugar de trabajo, incluyendo el personal de EL CONTRATISTA, el personal de los SUBCONTRATISTAS y el personal de otros CONTRATISTAS, deberá seguir las instrucciones del representante de CEPCOLSA. En tales casos se suspenderá inmediatamente toda la obra. NOTA: se aplicará el procedimiento para permisos de trabajo de CEPCOLSA. 6.1. Organización

EL CONTRATISTA deberá definir, documentar y comunicar, con ayuda de organigramas, las funciones, responsabilidades, autorizaciones y obligaciones de todos los empleados desde la alta gerencia hasta el nivel de supervisión en el lugar de trabajo. Esta descripción debe incluir los roles y las responsabilidades en materia de HSEQ para cada uno de los cargos. Anexo a los roles y responsabilidades, deberá estar los riesgos propios del cargo firmados por el supervisor y aceptados por el trabajador. La estructura de la organización deberá describir las interrelaciones entre: 6.1.4. Las divisiones del Proyecto


6.1.5. Las divisiones operativas 6.1.6. Los servicios de apoyo 6.1.7. Los asesores HSEQ 6.1.8. Los subcontratistas

6.2. Comunicaciones

Cuando los trabajadores no hablen el idioma oficial, EL CONTRATISTA deberá implementar un sistema para superar la barrera del lenguaje, en caso de presentarse analfabetismo entre los trabajadores, dicho sistema deberá prever método para superar la incapacidad para leer y escribir de manera que las comunicaciones con su personal a cargo y subcontratistas sean efectivas. En este sistema se tendrá en cuenta el cambio de personal y la cantidad de personal y tamaño de los lugares de trabajo, para garantizar que se comunique adecuadamente la información HSEQ entre el personal que participa en el desarrollo del proyecto. EL CONTRATISTA deberá implementar procedimientos para garantizar que su personal y el personal de sus SUBCONTRATISTAS puedan sugerir mejoras de la gestión de HSEQ. El CONTRATISTA deberá evaluar regularmente la claridad de las comunicaciones relacionadas con HSEQ.

6.3. Reuniones Se hará una reunión semanal, específicamente dedicada a temas de HSEQ, entre CEPCOLSA y la gerencia del CONTRATISTA. Se levantarán actas de esas reuniones. Adicionalmente EL CONTRATISTA o CEPCOLSA podrán convocar reuniones extraordinarias cuando se trate de operaciones especiales de construcción o instalación, para tratar la identificación de riesgos y la evaluación de los mismos, en lo que respecta a la operación y/o relacionados con las posibles consecuencias. Estas reuniones deberán incluir cuando menos al personal clave encargado de las operaciones. Cada persona deberá asistir a un programa de inducción en HSEQ en el lugar de trabajo, el cual deberá incluir además temas ambientales, de seguridad y de salud. Se entregarán a las personas una copia del folleto HSEQ, el cual deberá complementar la información suministrada verbalmente por EL CONTRATISTA. El personal deberá asistir a este programa de inducción el primer día de trabajo. Antes de iniciar las actividades contractuales en el lugar de trabajo, se hará una reunión de iniciación entre CEPCOLSA y EL CONTRATISTA, en la cual se revisará específicamente los requisitos y procedimientos de salud, seguridad y medio ambiente, y se presentará por parte de EL CONTRATISTA la estrategia definida para dar cumplimiento a TODOS los requisitos de HSEQ definidos en el contrato. Se realizarán charlas pre-turno y también para actividades especiales para garantizar que todos los operarios tengan conocimiento del uso correcto de las herramientas y equipos, para familiarizar a todo el personal con las operaciones que se llevarán a cabo. Se mantendrá un registro de la fecha, el tema y la asistencia relacionado con estas sesiones.

6.4. Gestión del cambio El CONTRATISTA deberá implementar procedimientos para planear y controlar los cambios, tanto permanentes como temporales, de las personas, equipos y procedimientos de trabajo y para evitar cualquier consecuencia adversa de HSEQ Los procedimientos estarán dirigidos a: 6.4.4. La identificación de la documentación del cambio. 6.4.5. Las responsabilidades de revisar y registrar los posibles peligros del cambio.


6.4.6. La aprobación e implementación del cambio, incluyendo las comunicaciones adecuadas, como sea necesario.

6.4.7. Operaciones SIMOP’s: El contratista deberá presentar un procedimiento para llevar a cabo las operaciones en las cuales en la misma área se realicen actividades diferentes o realizadas por dos o más empresas CONTRATISTAS al mismo tiempo.

6.5. Documentación

6.5.4. Control de la documentación

EL CONTRATISTA deberá tener un sistema para garantizar que los documentos y registros relacionados con HSEQ hayan sido identificados, se verifiquen, estén actualizados y estén permanentemente disponibles para CEPCOLSA en el lugar de trabajo.

6.5.5. Documentos de referencia Estos documentos deberán comprender datos de referencia, por ejemplo los siguientes pero sin limitarse a ellos:

6.5.5.1. Normas vigentes de HSEQ. 6.5.5.2. Sistema de gestión, políticas y procedimientos de HSEQ. 6.5.5.3. Documentos de referencia HSEQ. 6.5.5.4. Especificaciones de los EQUIPOS. 6.5.5.5. Certificados de los EQUIPOS y calibración de éstos 6.5.5.6. Especificaciones del lugar de trabajo. 6.5.5.7. Otros documentos de referencia de CEPCOLSA. 6.5.5.8. Manuales de operación. 6.5.5.9. Manuales y ayudas de capacitación. 6.5.5.10. Plan de respuesta a las emergencias. 6.5.5.11. Programa de trabajos. 6.5.5.12. Manuales de mantenimiento e inspecciones. 6.5.5.13. Política de Interventoría, auditoría e inspección.

Además de los requisitos de certificación, cualquier EQUIPO de trabajo estará sometido a inspección por parte de CEPCOLSA y/o la autoridad gubernamental. 6.5.6. Vigilancia y Registros Históricos Los documentos incluirán los registros de vigilancia e históricos, pero sin limitarse a lo

siguiente: 6.5.6.1. Registros de evaluación de riesgos. 6.5.6.2. Informes de reuniones HSEQ. 6.5.6.3. Permisos de trabajo y sus respectivos soportes. 6.5.6.4. Análisis de Trabajo Seguro. 6.5.6.5. Autorizaciones de modificación expedidas por CEPCOLSA. 6.5.6.6. Inventario y movimiento de materiales y residuos peligrosos. 6.5.6.7. Registros de competencia y capacitación de todo el personal de EL

CONTRATISTA. 6.5.6.8. Bitácora HSEQ. 6.5.6.9. Informes y reportes de incidentes y accidentes, incluyendo informes de

análisis de la causas raíz de acuerdo a la legislación vigente; informe de investigación de los incidentes / accidentes y sus respectivos soportes y lecciones aprendidas.


6.5.6.10. Divulgación al personal de las lecciones aprendidas generada de los incidentes.

6.5.6.11. Informes de interventoría e inspección, certificados de pruebas, informes de seguimiento.

6.5.6.12. Informes de gestión y seguimiento de los compromisos ambientales. 6.5.6.13. Planes de mejora HSEQ.

7. EVALUACIÓN Y GESTIÓN DE RIESGOS

EL CONTRATISTA deberá implementar procedimientos y métodos para identificar sistemáticamente peligros y valorar riesgos que puedan afectar o que puedan resultar de sus actividades, para el personal, los activos y el medio ambiente. La identificación deberá incluir lo siguiente:

Diseño y operación de actividades permanentes.

Diseño de actividades temporales.

Procedimientos y equipos.

Respuesta a los incidentes y a las posibles situaciones de emergencia. Se evaluará el riesgo de todos los posibles peligros, se determinarán las consecuencias y se desarrollará una estrategia de respuesta. Se utilizarán técnicas formales de evaluación del riesgo conjuntamente con el juicio de personal experimentado y con el personal directamente involucrado en el área de riesgo. EL CONTRATISTA deberá definir una matriz de riesgo (severidad y frecuencia), la cual servirá como base para la toma de decisiones relacionadas con la implementación de medidas para reducir el riesgo. CEPCOLSA evaluará la calificación de los riesgos y las propuestas adecuadas para mitigación de los mismos. EL CONTRATISTA deberá definir una Matriz de Peligros, evaluación y control de los riesgos, asociados a las actividades inherentes al contrato. Esta Matriz debe estar disponibles en cada lugar de trabajo e incluir las actividades que se desarrollen en el proyecto, sean rutinarias, no rutinarias y de emergencias, así como situaciones propias de cada lugar.

8. DESEMPEÑO SEGURO

8.1. Trabajo seguro EL CONTRATISTA pondrá en marcha un sistema de control para todas las actividades peligrosas. El CONTRATISTA implementará y pondrá en práctica reglas y procedimientos específicos para reducir los riesgos, como solicite CEPCOLSA por escrito. El CONTRATISTA llevará un inventario de todos los equipos de seguridad y emergencia disponibles en el lugar de trabajo, incluyendo pero sin limitarse a los arneses de seguridad, extintores contra incendio, botiquines, monitores de atmósferas, ambulancia, equipos médicos, alarmas, los cuales deben tener sus respectivos registros de inspección, calibración y / o certificación. Antes de iniciar cada trabajo EL CONTRATISTA programará reuniones instructivas con todas las personas que participan en el mismo, con el fin de explicar cualquier peligro específico y los métodos para controlarlo. EL CONTRATISTA deberá suministrar y mantener en buenas condiciones de funcionamiento, exclusivamente a su costo y expensas, todos los equipos, espacios, herramientas, maquinaria, materiales, repuestos, insumos, incluyendo vehículos para el correcto desempeño del trabajo.


EL CONTRATISTA deberá supervisar todas las actividades del lugar de trabajo en todo momento, incluyendo una revisión diaria al finalizar la jornada de trabajo de orden y aseo e inspecciones mensuales de seguridad para garantizar que el lugar de trabajo se mantenga libre de peligros innecesarios. EL CONTRATISTA garantizará que se hayan establecido y se lleven a cabo los procedimientos necesarios y las evaluaciones de riesgos específicas, cuando se trata de actividades de trabajo que implican mayores riesgos en el lugar de trabajo. Estas actividades incluyen pero no se limitan a lo siguiente:

Excavaciones

Entrada a espacios confinados

Uso de Escaleras

Utilización de Aparejos y elementos de izaje de cargas

Uso de Grúas y Puente grúas

Operación de Montacargas móviles

Manejo manual y mecánico de cargas

Almacenamiento y Colocación en Estantes

Actividades de soldadura y Oxi - corte

Prevención y control de incendios

Uso de la electricidad

TRABAJO seguro en alturas (incluyendo protección para las escaleras fijas y portátiles).

Los peligros que presentan estas actividades se contrarrestarán utilizando controles efectivos y adecuados para el nivel de riesgo. El CONTRATISTA deberá desarrollar un programa para identificar y evaluar los riesgos relacionados con el TRABAJO (riesgos y prácticas) e implementar acciones remediales adecuadas y efectivas.

8.2. Equipo para levantar e izar Todo el equipo de manejo de carga, necesario para el manejo y transporte seguro de una gran variedad de artículos de todas las formas, tamaños y pesos, debe tener certificaciones válidas. Dicho equipo se verificará y se le dará mantenimiento en forma regular. Se deberá disponer de repuestos adecuados. En el lugar de trabajo se deberá llevar un registro actualizado de repuestos y certificaciones de carga de las eslingas de EL CONTRATISTA, el cual deberá estar disponible. Todas las líneas que se utilicen para levantar y que tengan ganchos, deberán tener seguros adecuados de cierre para los ganchos. Las grúas deben estar certificadas por un ente avalado para la expedición de dichas certificaciones, competente y reconocida por la industria. Los operadores de equipos de levantamiento mecánico de cargas deben contar con entrenamiento, capacitación y certificación vigente, que los acredite como personal competente. Los elementos como cables, eslingas, estrobos, grilletes y en fin todo aparejo utilizado como elemento para izar mecánicamente una carga deben estar en buenas condiciones y ser certificados. El operador del equipo es el responsable por realizar la inspección pre-operacional de su equipo antes de iniciar las actividades de izaje de cargas. De la misma forma se debe diligenciar un plan de izaje que permita identificar las condiciones en las que se ha de desarrollar el movimiento de la carga.


Las operaciones de grúas deberán seguir los lineamientos del procedimiento para levantamiento mecánico de cargas de CEPCOLSA, de acuerdo a los siguientes requisitos:

Personas: los operadores, señaleros, y supervisores de maniobra que intervienen en el proceso, deberán estar certificados por una entidad avalada, con una vigencia de un (1) año si es por primera vez y por dos (2) para las subsiguientes.

Equipos mecánicos para izajes: grúas, montacargas, camión grúas, camión canasta, carromachos, winches, diferenciales, gatos hidráulicos, puente grúas y otros, deberán acreditar una certificación por una entidad reconocida y competente con una vigencia no mayor a un (1) año.

LMI y Aparejos: en cuanto al LMI (Load Moment Indicator) de las grúas y los aparejos utilizados para las maniobras de izaje, teniendo entre otros, eslingas, grilletes, estrobos, etc., su certificación también debe ser por una entidad reconocida y competente y deberán ser certificados cada año.

8.3. Seguridad del transporte

EL CONTRATISTA deberá definir e implementar un programa de seguridad vial para garantizar que su personal y el personal de sus subcontratistas desarrollan actividades seguras con relación al transporte y movilización terrestre y fluvial de cargas y personal. Para el desarrollo de dicho programa de seguridad vial, EL CONTRATISTA debe regirse por las políticas y normas que sobre el tema ha definido CEPCOLSA con respecto de vehículos y conducción de los mismos y la legislación nacional vigente (Ley 769 de 2002, Ley 1383 de 2010, ley 336 de 1996, Decreto 174 de 2001, etc.) El CONTRATISTA debe mediante su programa de seguridad vial, alertar a sus conductores y operadores de equipo pesado acerca de los posibles peligros que implica el transporte de estos por las vías terrestres y/o fluviales de la zona. La gestión del transporte y el uso de vehículos en el sitio estarán estrictamente controlados y se exigirá en todo momento el cumplimiento de las normas de conducción (incluyendo organización de las rutas de tráfico, velocidades máximas y uso de los cinturones de seguridad). Los conductores y operadores deberán tener las licencias exigidas por el ministerio de transporte para la movilización de cargas, productos químicos y peligrosos y para el tipo de vehículo que está conduciendo. En caso de falla de un vehículo, el personal deberá informar a EL CONTRATISTA, y al personal de CEPCOLSA la ubicación y la condición del vehículo. El conductor y los pasajeros deberán permanecer cerca del vehículo. Cuando por avería imprevista de un vehículo de transporte de personal sea necesario reemplazarlo, el nuevo vehículo deberá cumplir con todas las medidas de seguridad del vehículo reemplazado. Durante el desplazamiento del personal, ningún trabajador está autorizado para dar apoyo a equipos o vehículos, ajenos a la empresa, que se encuentren varados en el camino. El uso de cinturones de seguridad es obligatorio para los conductores, Operadores y todos los pasajeros. Los conductores deberán garantizar que todos los pasajeros usen el cinturón de seguridad antes de iniciar la jornada y durante el recorrido.

8.4. Programa PASE – PIENSE Y ACTUE SEGURO “FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA DE LA SEGURIDAD” de CEPCOLSA

Adicionalmente al programa de formación regular de CEPCOLSA, del cual deberá participar EL CONTRATISTA, se tiene uno específico para el fortalecimiento de su cultura en seguridad, por lo que El CONTRATISTA participará y soportará la estructura definida por CEPCOLSA para las Operaciones, durante el desarrollo del contrato.


El programa consiste en una serie de actividades diferenciadas, de acuerdo con los niveles de la organización, con el objetivo de desarrollar comportamientos seguros y crear un ambiente de trabajo libre de incidentes y lesiones: 8.4.4. Reunión de líderes de CEPCOLSA y de EL CONTRATISTA tanto en Bogotá,

como en el lugar de trabajo por lo menos una vez cada tres (3) meses. (Gerente o su representante directo, y/o Gerente del Contrato).

8.4.5. Reuniones con el Comité de Seguridad de CEPCOLSA cada vez que se requiera, el administrador del contrato pedirá a EL CONTRATISTA y en algunos casos a sus subcontratistas a través de EL CONTRATISTA, su incorporación a las reuniones del Comités Estratégico (Bogotá) y Táctico (en campo); con el fin de participar en secciones de liderazgo o para presentar resultados específicos de desempeño.

8.4.6. Entrenamiento de supervisores de EL CONTRATISTA. Realizado por CEPCOLSA, cuando ésta lo considere, para capataces y supervisores de EL CONTRATISTA y sus subcontratistas en el lugar de trabajo;

8.4.7. Actividades adicionales a otro tipo de entrenamiento que pueda requerirse de acuerdo a los cargos; por lo cual EL CONTRATISTA deberá:

8.4.7.1. Disponer de todo el personal requerido para todo el programa (Gerentes, supervisores y capataces).

8.4.7.2. Incorporar la comunicación de asuntos de HSE, en medios escritos a todo el personal involucrado en todas las etapas del CONTRATO.

8.4.7.3. Establecer procedimiento para reconocimientos por la concientización en el programa de Incentivos.

8.4.7.4. Para asegurar que el programa se desarrolle de acuerdo con lo presupuestado, CEPCOLSA proveerá un facilitador externo. No obstante, un representante de EL CONTRATISTA puede ser llamado por CEPCOLSA para entrenarse como entrenador de los individuos del equipo de liderazgo de EL CONTRATISTA.

9. MEDIO AMBIENTE

9.1. Plan de Acción y Cumplimiento Ambiental – PACA

EL CONTRATISTA tomara como referencia el Plan de Manejo Ambiental – PMA o las Medidas de manejo ambiental MMA entregado por CEPCOLSA y elaborara el Plan de acción de cumplimiento ambiental - PACA, identificando claramente sus obligaciones frente a las diferentes variables ambientales y las acciones que debe cumplir. Este documento debe ser entregado por EL CONTRATISTA previo al inicio de las actividades y debe ser aprobado por CEPCOLSA.

9.2. Evaluación del impacto

EL CONTRATISTA en el PACA deberá evaluar, (y proponer medidas de mitigación, prevención, corrección o compensación cuando sea el caso), posibles impactos y efectos de todas las actividades temporales y permanentes especificadas en las obras. Bien sea que se trate de diseño, construcción, perforación, puesta en marcha, operación o reparación. El PACA deberá incluir las evaluaciones ambientales efectuadas por CEPCOLSA. El PACA deberá incluir actividades directamente relacionadas con el proyecto y otras actividades asociadas a este, por ejemplo los campamentos y las áreas de descanso de EL CONTRATISTA. La revisión también incluirá el posible impacto sobre las comunidades locales, en términos de uso de recursos locales y cualquier problema con los accesos.


EL CONTRATISTA debe realizar y documentar una matriz de aspectos / Impactos, considerando los aspectos ambientales y determinando de acuerdo con los posibles impactos, cuáles de estos son significativos según las actividades de la obra contratada.

9.3. Procedimientos Ambientales del Proyecto En el PACA se deberá identificar los procedimientos que se pondrán en práctica para garantizar que los trabajos se ciñan a las mejores prácticas ambientales. EL CONTRATISTA como mínimo deberá gestionar los siguientes requerimientos:

Tamaño del área del Proyecto, anchos variables de las servidumbres

Levantamiento fotográfico.

Necesidad de cercar las áreas del lugar de trabajo, predios vecinos o Servidumbres.

Preparación del lugar de trabajo.

Almacenamiento temporal de residuos.

Suministro de combustible a los equipos y Maquinaria en el lugar de trabajo.

Gestión del tráfico.

Excavaciones y almacenamiento temporal de desechos.

Control de drenaje y erosión.

Control y almacenamiento de sustancias peligrosas.

Eliminación de desechos y material en exceso.

Mantenimiento de la maquinaria y limpieza de derrames.

Control del ruido.

Gestión de pruebas de agua cumpliendo con los decretos de ley.

Reposición (posiblemente requiera asesoría de especialistas).

Enlace con la comunidad local.

Utilización de material pétreo y madera

Control y seguimiento de permisos ambientales

Disposición final de residuos sólidos, líquidos y especiales con la licencia de la entidad que los recibe.

EL CONTRATISTA deberá presentar a CEPCOLSA los procedimientos que aplicará durante las obras para su revisión y aprobación oportuna antes de iniciar el TRABAJO.

9.4. Gestión de Residuos En el PACA EL CONTRATISTA deberá desarrollar un Plan de Gestión de Residuos. En éste plan EL CONTRATISTA deberá:

Identificar cada fuente de residuos.

Evaluar el manejo, tratamiento y disposición final de cada uno de los residuos generados en el proyecto.

Ceñirse a los requisitos internacionales, nacionales, Licencia Ambiental, PMA y MMA del bloque correspondiente, aplicando las mejores prácticas.

El CONTRATISTA deberá manejar de manera integral los residuos; desde el momento de su generación (separación en la fuente por colores), almacenamiento temporal, transporte, hasta la disposición final; teniendo en cuenta el tipo de residuo generado y siempre rigiéndose por el PMA-MMA respectivo. La codificación de colores deberá regirse según lo establecido en el PMA-MMA

Se debe contar con los registros del tipo de residuo generado, la cantidad y lo relacionado con su disposición final.


Capacitar a sus trabajadores sobre el manejo de los residuos generados en el contrato. Estas capacitaciones deben programarse dentro del cronograma de actividades del Plan de HSEQ.

9.5. Seguimiento EL CONTRATISTA deberá hacer seguimiento a los efectos de la ejecución de su obra sobre el medio ambiente y deberá implementar los correctivos cuando su desempeño no esté conforme con las normas revisadas durante la evaluación del riesgo HSEQ. Dicha vigilancia podrá requerir los servicios de especialistas en campos específicos de experiencia. Los efectos que se deberán considerar entre otros, son:

Emisiones a la atmósfera.

Descarga en fuentes hídricas (incluyendo drenaje y relleno).

Contaminación del suelo.

Producción de residuos domésticos e industriales.

Uso de la energía y los recursos naturales.

Así como otros efectos sobre el medio ambiente local, por ejemplo el ruido, la vibración, los olores y el impacto visual.

Remoción de la vegetación.

Redimensionamiento del flujo de agua. EL CONTRATISTA deberá garantizar que se reporten las descargas accidentales aplicando un sistema de reporte de incidentes. 10. SALUD OCUPACIONAL

10.1. Aptitud física

EL CONTRATISTA deberá efectuar exámenes médicos a todo su personal antes de firmar el contrato de trabajo correspondiente. Dichos exámenes deberán ser efectuados en forma regular para verificar la salud de los trabajadores a su cargo y las condiciones de trabajo. A cada trabajador se le entregarán certificados de aptitud y estos se presentarán a CEPCOLSA por solicitud. Los exámenes médicos estarán a cargo de un profesional médico acreditado con su respectiva licencia en Salud Ocupacional. EL CONTRATISTA deberá indicar el sistema que utilizará para evaluar la aptitud física de su personal y de sus subcontratistas, dando cumplimiento a lo estipulado en la resolución 2346 del 11 de Julio de 2007 del Ministerio de Protección Social. EL CONTRATISTA deberá estar actualizado y tener claro las modificaciones al Código Sustantivo del Trabajo y el Decreto 1295 de 1994. Se considera que esta es la norma mínima requerida salvo si rigen normas nacionales más estrictas. El Contratista deberá garantizar que todo su personal y el de sus Sub-Contratistas sean médicamente aptos para realizar su trabajo, adicionalmente deberá garantizar altos estándares de higiene en los lugares de trabajo y/o campamentos de trabajadores. El certificado de aptitud laboral deberá permanecer en los archivos documentales de EL CONTRATISTA y deberá ser incluido en las carpetas de cada uno de sus trabajadores. Dichas carpetas podrán ser auditadas por CEPCOLSA como parte del cronograma de auditorías al programa de Salud Ocupacional. EL CONTRATISTA deberá contemplar en su PRO o en su PSO, los riesgos a la salud a los que estarán expuestos sus trabajadores en las tareas que les corresponda desarrollar y establecerán las medidas de control necesarias para evitar el deterioro de la salud de su personal.


En caso de que se dispongan instalaciones o campamentos para alojamiento, alimentación, aseo, entre otros, EL CONTRATISTA deberá cumplir con los estándares legales establecidos por la ley, correspondientes a sanidad, alcantarillado, suministro de agua, disposición de basura y otras que apliquen (La ley 9 de 1979 y la Resolución 2400 de 1979,). EL CONTRATISTA debe disponer y divulgar a su personal y aplicar las fichas toxicológicas de los productos que apliquen a las labores en la ejecución del proyecto. (Ley 55 de 1993 sus modificaciones y normas complementarias). EL CONTRATISTA deberá informar y socializar entre sus trabajadores para que estos informen de inmediato cualquier dolencia o incidente ocurrido durante la jornada. En virtud de lo anterior EL CONTRATISTA deberá efectuar la respectiva investigación para darle la correspondiente calificación.

10.2. Equipo de Protección Personal (EPP) El CONTRATISTA deberá presentar su política relacionada con Equipo de Protección Personal (EPP). El CONTRATISTA deberá dotar a su personal con EPP de acuerdo a lo exigido por la ley nacional (Ley 9 de 1979 en los capítulos 122 y 123, en el Decreto 2400 de 1979, la Resolución 1016 de 1989, el Decreto 1530 de 1996, la circular 4 de 2004. Adicionalmente se deberá atender lo consagrado en el Código Sustantivo del Trabajo). EL CONTRATISTA extenderá estas medidas a sus subcontratistas vinculados a las labores que desarrollen asociadas a esta obra. EL CONTRATISTA se obliga a:

Velar por la seguridad industrial de sus trabajadores, para lo cual les suministrará oportunamente los equipos de protección adecuados para el desarrollo de los trabajos que se les encomienden, de acuerdo con las normas legales que rigen la materia.

Dejar constancia de la adquisición y entrega del EPP a su personal de todos los implementos y equipos de protección necesarios, conforme al tipo de actividad (guantes, botas, uniformes, cascos, respiradores, lentes, arneses, etc.). Dichos implementos y equipos deben cumplir con las normas de calidad. EL CONTRATISTA capacitará al personal para que este haga un uso efectivo y adecuado de los EPP.

Garantizar que su personal y el personal de los subcontratistas usen siempre el equipo de protección personal (EPP) requerido para la clase de trabajo que efectúa, asegurando que sus empleados entiendan la necesidad de usar EPP y que reciban instrucciones en cuanto a la necesidad de su uso y mantenimiento.

Revisar regularmente de acuerdo con las evaluaciones de riesgo. EL CONTRATISTA deberá garantizar que sus empleados entiendan la necesidad de usar EPP y que reciban instrucciones en cuanto a la necesidad de su uso.

EL CONTRATISTA deberá presentar un plan de suministro, control de uso y reposición de los elementos de protección personal, para la totalidad de sus trabajadores en el lugar de trabajo y de conformidad con los riesgos identificados en el panorama de riesgos. Se deberá hacer una matriz en las áreas respectivas (Ej.: operativa y/o administrativa), cargos a proveer, elementos de protección y seguridad personal asignados de acuerdo al cargo o función realizada y los periodos de reposición de los mismos.

CEPCOLSA requiere que como equipo mínimo para cada trabajador en los sitios de operación y en las áreas industriales, se suministre la siguiente dotación:

Ropa de trabajo apropiada (Incluye vestuario con manga larga).


Calzado de seguridad.

Botas impermeables con puntera de seguridad.

Casco.

Guantes (específicos para el tipo de riesgo).

Lentes de seguridad.

Protectores auditivos.

Protectores respiratorios (mascarillas, caretas media cara, full face).

Arnés, líneas de vida para trabajos en alturas.

Aquellos otros elementos de protección requeridos para realizar una labor segura según los riesgos que se identifique a los que está expuesto el trabajador.

Los EPP deben cumplir con las normas de calidad internacionales: • Cascos de seguridad Norma ANSI Z-89.2, Icontec o equivalentes • Protección facial y ocular Norma ANSI Z-87, Icontec o equivalentes. • Protección auditiva norma ANSI Z-3.19, Icontec o equivalentes • Protección respiratoria Norma NIOSH, MSHA, Icontec o equivalentes. • Ropa protectora norma OSHA, Icontec o equivalente • Protección para las manos norma OSHA, Icontec o equivalentes

Mantener en sitio los documentos que evidencien la entrega de dotación y la reposición de los EPP entregado a cada trabajador, cumpliendo con los requisitos de las normas arriba indicadas.

Reemplazar los EPP deteriorados, dañados o en mal estado cada vez que sea necesario sin importar el tiempo de uso del mismo. El control de este proceso es responsabilidad de EL CONTRATISTA.

10.3. Riesgos ocupacionales El CONTRATISTA deberá garantizar que los riesgos de salud ocupacional, relacionados con la obra objeto de este CONTRATO y cualquier otra actividad, sean identificados, con el objetivo de implementar las medidas preventivas o de control. El CONTRATISTA deberá garantizar que toda sustancia, producto y material considerado peligroso por las normas locales o internacionales de referencia, hayan sido debidamente identificados, cuantificados y socializados con todo el personal a su cargo, subcontratistas y las otras personas que estén presentes en la obra. En el lugar de trabajo se dispondrá de Hojas de Datos de Seguridad del Material (MSDS), para todo el personal tanto en idioma inglés como en español. Si existe entre los trabajadores personal que no entienda en idioma oficial EL CONTRATISTA se encargará de trasmitir los riesgos de la manera más adecuada. Se considerará que el exceso de horas de trabajo y el tiempo de descanso insuficiente implican un riesgo ocupacional, por lo anterior, el CONTRATISTA deberá adaptar el tiempo de trabajo del personal al clima en la zona, al medio ambiente y a las condiciones de vida del lugar de trabajo. Respecto a este tema, deberán ser tenidas en cuenta las exigencias de ley (Será de obligatorio cumplimiento las prerrogativas incluidas en el Código Sustantivo del Trabajo de Colombia). Con base en la identificación de peligros, se deben establecer actividades encaminadas al mejoramiento de las condiciones de salud de los trabajadores comprometidos con la obra. Como por ejemplo capacitaciones para el control de enfermedades transmitidas por el agua y alimentos, enfermedades inmune prevenibles, enfermedades transmitidas por picadura de insectos, mordeduras de serpientes y otros animales venenosos de la región).


Estas actividades de mejoramiento se deben incluir en el cronograma de actividades del Plan de HSEQ que presente EL CONTRATISTA. Para la implementación del programa de prevención epidemiológica, EL CONTRATISTA deberá tener en cuenta los riesgos epidemiológicos contemplados en el programa de salud regional de la zona en la cual se desarrolle el proyecto.

10.4. Riesgos no ocupacionales

El CONTRATISTA deberá garantizar que se implementen medidas preventivas para mitigar los riesgos de salud que no estén directamente relacionados con sus obras (por ejemplo la higiene y las condiciones ambientales, los peligros domésticos y de seguridad). Las medidas preventivas deberán ampliarse a toda las instalaciones de EL CONTRATISTA, a sus oficinas, cafeterías y viviendas que se encuentren relacionadas con la obra que se realiza.

11. CONTROL DE SUBCONTRATISTAS Y COMPRAS

El CONTRATISTA es responsable del cumplimiento de las normas HSEQ de sus subcontratistas. Por lo tanto el CONTRATISTA deberá garantizar que el proceso de selección de sus subcontratistas tenga en cuenta el desempeño previo de HSEQ y la capacidad para manejar los riesgos inherentes a sus actividades, tanto en sus oficinas como en el lugar de trabajo. Cualquier subcontratista que ingrese al lugar de trabajo deberá firmar su adherencia al Plan HSE de la misma y al documento puente firmado por el CONTRATISTA, garantizando que le subcontrata El CONTRATISTA deberá garantizar que sus subcontratistas cumplan con la totalidad de los requisitos HSEQ estipulados en el presente ANEXO HSE. EL CONTRATISTA deberá garantizar que sus subcontratistas estén perfectamente familiarizados con los requisitos y procedimientos HSEQ de CEPCOLSA y con el PLAN HSE de EL CONTRATISTA durante el desarrollo del proyecto. EL CONTRATISTA deberá revisar y aprobar la organización HSEQ del subcontratista antes de presentarla para aprobación de CEPCOLSA. Todos los procedimientos de construcción, análisis de riesgo, formularios de permisos de trabajo originados por los SUBCONTRATISTAS serán revisados y aprobados por el CONTRATISTA antes de presentarlos a CEPCOLSA para su aprobación. Si un subcontratista no cumpliera las normas y disposiciones HSEQ en el desempeño de un trabajo, EL CONTRATISTA deberá colaborar inmediatamente con el SUBCONTRATISTA para tomar las medidas correctivas.

12. COMPETENCIA Y CAPACITACIÓN

12.1. Competencia

El CONTRATISTA deberá mantener procedimientos para garantizar que el personal que desempeñe actividades críticas HSEQ asignadas sea competente por:

Sus capacidades personales.

Sus habilidades y conocimientos desarrollados mediante la experiencia y la respectiva capacitación.

Los conocimientos adquiridos. Los procedimientos para el aseguramiento de la competencia regirán tanto para el personal de EL CONTRATISTA como el personal de los subcontratistas.


12.2. Capacitación

El CONTRATISTA tendrá vigentes procedimientos para garantizar y aumentar la competencia mediante la capacitación adecuada de su personal y del personal de sus subcontratistas. Los procedimientos deberán incluir una matriz de entrenamiento HSEQ, que incluya el nivel de los participantes, los niveles del curso, los cursos de repaso y la periodicidad de los mismos. La matriz deberá incluir pero no se limita a los siguientes temas:

Identificación de riesgos y evaluación (auditoría de actos inseguros, análisis de los riesgos del trabajo análisis de la causa raíz, permisos de trabajo, conciencia ambiental).

Aptitud personal (chequeos médicos periódicos, vacunaciones, prevención de enfermedades de transmisión sexual, etc.)

Seguridad general de las operaciones (escaleras, manejo, levantamiento, equipo de protección personal, trabajo en altura).

Logística segura (equipo para levantar, grúas, montacargas, contenedores, movilización de personal, seguridad del helipuerto).

Seguridad mecánica (soldadura, corte, chorro de arena, pintura).

Presiones seguras (aire comprimido, circuitos de alta presión, vasijas a presión, operaciones presurizadas).

Seguridad eléctrica (polo a tierra, cierre y rotulado, zonas clasificadas 1-2).

Seguridad de los materiales peligrosos (combustibles, acetileno, oxígeno, hidrógeno, explosivos, materiales radiactivos, productos de tratamiento, drogas y alcohol, etc.).

Técnicas de primeros Auxilios.

Manejo de extintores.

Control de la contaminación y protección ambiental.

Compromisos ambientales definidos en la licencia ambiental, permisos ambientales y en los PMA-MMA específicos para las actividades de la obra objeto del CONTRATO.

EL CONTRATISTA deberá hacer énfasis en los programas de entrenamiento para las actividades críticas y sobre el personal, por ejemplo los conductores y operadores de grúas, soldadores, encofradores, personal de excavaciones, montadores, conductores de camiones, aparejadores, electricistas, y personal de brigadas. El CONTRATISTA deberá llevar registros de toda la capacitación y éstos se podrán auditar.

EL CONTRATISTA deberá llevar un cronograma de seguimiento del desarrollo y cumplimiento de las diferentes capacitaciones y los respectivos registros de asistencia del personal. Estos registros estarán disponibles para cualquier auditoría o cuando se requieran.

13. PREPARACIÓN PARA LAS EMERGENCIAS

13.1. Sistema de Emergencia

EL CONTRATISTA deberá establecer y mantener procedimientos para identificar y actualizar posibles emergencias relacionadas con el lugar de trabajo y el desarrollo de las obras. 13.1.4. EL CONTRATISTA deberá desarrollar, documentar y mantener un Plan de

Respuesta a las Emergencias el cual se comunicará:


13.1.4.1. Al Personal de Control 13.1.4.2. A los Servicios de Emergencia 13.1.4.3. A los empleados y CONTRATISTAS que pudiesen verse afectados

13.1.4.4. Al Representante de CEPCOLSA 13.1.4.5. A cualquier otra persona que pudiera verse afectada

13.1.5. Los planes de respuesta a la emergencia deberán cubrir:

13.1.5.1. Organización, responsabilidades, autoridades y procedimientos incluyendo el mantenimiento de comunicaciones tanto internas como externas.

13.1.5.2. Sistemas y procedimientos para suministro de refugios para personal, evacuación, rescate, tratamiento médico.

13.1.5.3. Sistemas y procedimientos para prevenir y vigilar los efectos ambientales de las acciones de emergencia.

13.1.5.4. Procedimientos para comunicarse con las autoridades, los familiares, los medios y otras partes relevantes

13.1.5.5. y otros eventos naturales EL CONTRATISTA deberá realizar pruebas frecuentes del sistema de alarmas para verificar su correcto funcionamiento.

13.2. Simulacros El CONTRATISTA deberá realizar los simulacros programados en su cronograma de HSE. 14. INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES

Se deberán cumplir los requisitos exigidos por el Decreto 1295 de 1994 y las Resoluciones 1016 de 1989, 1771 de 1994 y 1401 del año 2007, (Procedimiento para Reporte e Investigación de Accidentes e Incidentes) y otros requisitos legales aplicables EL CONTRATISTA deberá acogerse al sistema de reporte e Investigación de Incidentes /Accidentes definido por CEPCOLSA, realizando los respectivos reportes dentro de los plazos de tiempo definidos en dicho documento y en los formatos establecidos. EL CONTRATISTA utilizará, para efectos relacionados con el presente CONTRATO, las clasificaciones definidas por CEPCOLSA con relación al tipo de accidente / Incidente que se haya presentado y que haya sido reportado, de acuerdo con los criterios que para tal clasificación utiliza CEPCOLSA (Criterios O. G. P.) 14.1. Incidente-sistema de situación insegura

EL CONTRATISTA deberá tener un sistema para reportar, analizar y remediar todos los eventos relacionados con la seguridad y el medio ambiente. Los eventos relacionados con la seguridad y el medio ambiente se puede clasificar

como:

Eventos ocupacionales o cadenas de eventos (accidentes, incidentes) que hayan causado lesiones o enfermedades personales, o daños al medio ambiente y/o pérdidas materiales y/o de producción.

Eventos ocupacionales (casi accidentes) o situaciones inseguras (anomalías) que tuviesen el potencial de causar lesiones personales o daños importantes al medio ambiente, o pérdidas materiales significativas.

14.2. Informe de situaciones inseguras e incidentes


EL CONTRATISTA deberá reportar a CEPCOLSA todos los eventos relacionados con la seguridad, de acuerdo con las siguientes disposiciones:

14.2.4. Eventos relacionados con la seguridad y el medio ambiente EL CONTRATISTA deberá presentar a CEPCOLSA, sin demora alguna, un informe escrito, con respecto de cada uno de los eventos relacionados con la seguridad y el medio ambiente. En este informe deberá incluir:

14.2.4.1. Incidentes que conlleven una pérdida de tiempo por lesiones y/o deceso, se deberá presentar el informe preliminar antes de 24 horas y el informe final en un plazo máximo de 7 o 10 días como lo establece el procedimiento de reporte de incidentes de CEPCOLSA.

14.2.4.2. Incidentes en los cuales se derrame más de un (1) barril de petróleo o productos químicos y afecten el medio ambiente.

14.2.4.3. Incidentes que causen la pérdida o deterioro a la propiedad de CEPCOLSA, o de EL CONTRATISTA, o equipos, por un valor superior a 10.000 dólares.

14.2.4.4. Cualquier accidente que hubiese podido convertirse potencialmente en una lesión grave para una persona.

14.2.4.5. Cualquier accidente que involucre la acción o inspección por parte de autoridades locales o nacionales

14.2.4.6. Cualquier incidente o acción que involucre al lugar de Trabajo y sea originado por Organizaciones no Gubernamentales

14.2.4.7. El CONTRATISTA deberá reportar las posibles consecuencias que afecten a la gente, al medio ambiente y los materiales, además de las consecuencias reales de los incidentes

14.2.4.8. Las posibles consecuencias de los accidentes que casi ocurren o las situaciones que sean inseguras.

14.2.4.9. El CONTRATISTA deberá acompañar en la investigación de incidentes que lleve a cabo CEPCOLSA ya sea como una investigación conjunta con el CONTRATISTA o de manera independiente.

14.2.4.10. El contratista deberá adjuntar al reporte de investigación del incidente, copia de la lección aprendida y registro de la difusión de la misma a todo el personal. También deberá adjuntar el FURAT enviado a la ARP.

14.2.5. Informe mensual y semanal El CONTRATISTA deberá incluir en la sección de reportes mensuales de HSEQ la siguiente información estadística (para el período en cuestión y el acumulado desde el comienzo del trabajo y de ser relevante durante los últimos 12 meses acumulados). De acuerdo al Anexo 6.3 Formato 0020 de Informe de Contratistas, el informe deberá señalar:

14.2.5.1. La cantidad de trabajadores en el lugar de trabajo o en las oficinas de la obra.

14.2.5.2. La cantidad de horas hombre trabajadas. 14.2.5.3. La cantidad de fallecimientos desde la fecha efectiva de la obra. 14.2.5.4. La cantidad de casos de días de trabajo perdidos incluyendo los

fallecimientos, también conocidos como Lesiones con Tiempo Perdido (LTI) 14.2.5.5. La cantidad de días de trabajo perdidos (cantidad de días, después de las

primeras 24 horas, durante las cuales la persona afectada no pudo trabajar. El conteo se detiene cuando se expida un certificado médico autorizando a la persona lastimada a regresar al trabajo).

14.2.5.6. Caso de Día de Trabajo Restringido (RWDC); Casos con Tratamiento Médico (MTC); y Casos con Primeros Auxilios (FAC).


14.2.5.7. Frecuencia de Lesiones con Tiempo Perdido (LTIF) = cantidad de lesiones con tiempo perdido por cada 1.000.000 de horas hombre trabajadas.

14.2.5.8. Tasa de severidad = el promedio de días perdidos por lesiones con tiempo perdido.

14.2.5.9. La cantidad de daños materiales con valor superior a 10.000 dólares. 14.2.5.10. Todos los derrames superiores a un barril de petróleo o producto químico. 14.2.5.11. Accidentes ambientales y visitas o inspecciones de las autoridades

nacionales. 14.2.5.12. Además, los informes deberán incluir todas las acciones positivas que se

hayan llevado a cabo durante el tiempo reportado, por ejemplo: 14.2.5.12.1. Cantidad de cursos de inducción y asistencia 14.2.5.12.2. Cantidad de cursos de capacitación por categoría 14.2.5.12.3. Auditorías de HSEQ llevadas a cabo 14.2.5.12.4. Esquemas de premiación de la seguridad 14.2.5.12.5. Cualquier acción positiva que promueva o mejore la seguridad y la

conciencia ambiental 14.2.5.12.6. Las acciones remédiales implementadas como resultado del análisis

de las auditorias, incidentes que casi ocurren, incidentes o accidentes 14.2.5.12.7. Cualquier otra información relacionada con la seguridad o el medio

ambiente 14.2.6. En caso de lesiones (lesiones con tiempo perdido o muerte)

EL CONTRATISTA deberá reportar la siguiente información, si fuera el caso:

Víctimas: Nombre y apellidos, fecha de nacimiento.

Nombre del empleador. (CONTRATISTA o cualquier SUBCONTRATISTA)

Fecha del primer día completo de incapacidad.

Fecha de regreso al trabajo con la misma capacidad de trabajo que tenía antes del incidente (confirmado por un médico o por haber realmente regreso al trabajo) o la fecha del fallecimiento.

Fecha cuando la víctima comenzó a trabajar en el sitio de trabajo.

Antigüedad en el trabajo. Se deberán determinar los días de trabajo perdido de cada víctima de acuerdo con la cantidad de días calendario que separan el primer día de incapacidad de la fecha de regreso al mismo trabajo anterior, de acuerdo a lo establecido en el decreto y resoluciones escritas anteriormente. NOTA: La ocurrencia del accidente debe reportarse dentro de las 24 horas siguientes de la ocurrencia a la ARP.

14.3. Registro de incidentes, situaciones inseguras El CONTRATISTA deberá registrar para su propio plan de acciones preventivas, los eventos relacionados con la seguridad y el medio ambiente, distintos de los que se deben reportar a CEPCOLSA. Estos eventos relacionados con la seguridad y el medio ambiente deberán estar disponibles para fines informativos de CEPCOLSA

14.4. Reuniones de HSEQ

Se presentará y se discutirá información estadística durante cada reunión de HSEQ con la alta gerencia y la línea de gestión.


14.5. Análisis y acciones correctivas El CONTRATISTA deberá reportar a CEPCOLSA su análisis de la causa de los incidentes, casi incidentes y situaciones inseguras que se deban reportar de conformidad. El CONTRATISTA deberá implementar procedimientos de investigación y acción correctiva con los siguientes objetivos:

Notificar a las partes que corresponda.

Determinar la frecuencia y las causas.

Establecer un plan de acción o un plan de mejora.

Iniciar acciones preventivas conmensuradas con la naturaleza del incumplimiento.

Aplicar controles para garantizar que las acciones preventivas han sido eficaces.

Revisar los procedimientos para incorporar las acciones necesarias con el fin de evitar la recurrencia y comunicar los cambios al personal.

EL CONTRATISTA aplicará un método de evaluación de la causa raíz, aceptado por la industria, cuando el incidente haya causado pérdida de días o una muerte y o cuando las posibles consecuencias podrían haber generado varias muertes. Tener en cuenta el decreto y las resoluciones escritas anteriormente.

14.6. Reporte integrado de incidentes y situaciones inseguras EL CONTRATISTA deberá integrar en su plan de mejoras de HSEQ la siguiente información sobre incidentes y anomalías:

Las horas hombre trabajadas mensualmente por su personal (incluyendo personal de sus subcontratistas) bajo este CONTRATO.

La revisión de todos los incidentes y anomalías relacionadas con la prestación de los servicios.

Las respectivas acciones correctivas aplicadas y programada.

15. AUDITORÍAS, INSPECCIONES Y EVALUACIÓN

15.1. Auditorías e inspecciones de CEPCOLSA CEPCOLSA llevará a cabo las auditorías del cumplimiento de HSEQ en el lugar de trabajo, durante la fase de construcción, puesta en marcha y las diferentes actividades que competen al proyecto. EL CONTRATISTA deberá informar a CEPCOLSA las inspecciones HSE que realizará con el fin de permitir a CEPCOLSA que participe en tales inspecciones.

15.2. Auditorías e inspecciones de EL CONTRATISTA EL CONTRATISTA implementará un sistema de auditorías e inspecciones periódicas para verificar el funcionamiento y la eficacia de lo siguiente:

El respeto de las leyes y normas.

Las responsabilidades.

La evaluación y gestión del riesgo.

El respeto del medio ambiente.

La salvaguardia de la salud.

El control de los subcontratistas y proveedores.

La competencia y la capacitación.

La preparación para respuesta a emergencias.

La investigación de incidentes.


Las auditorías e inspecciones.

El plan de mejora HSEQ.

El CONTRATISTA deberá establecer procedimientos para las auditorías, en las cuales se traten los siguientes puntos:

Asignación de recursos para el proceso de auditoría.

Resultados de la auditoría anterior.

El personal requerido para formar el grupo de auditoría con el fin de garantizar la experiencia y la independencia adecuada.

La metodología para conducir y documentar las auditorías.

El informe de los hallazgos de la auditoría.

La implementación de las recomendaciones de auditoría.

La distribución de los informes de auditoría. Se harán inspecciones recorriendo el lugar de trabajo. El representante de CEPCOLSA en el sitio será el encargado de hacer el correspondiente recorrido y estará acompañado del representante de EL CONTRATISTA en el lugar de trabajo. Las auditorías al cumplimiento del Programa de Salud ocupacional presentado por EL CONTRATISTA a LA COMPÁÑIA se harán bimensualmente y el formulario de evaluación se entregará previamente a EL CONTRATISTA, por parte de CEPCOLSA. Se programarán las auditorías a partir de la Fecha Efectiva y de acuerdo con el plan HSEQ. Se revisará el cronograma inicial de acuerdo con los resultados de auditorías previas.

15.3. Mantenimiento programado, e inspecciones EL CONTRATISTA deberá tener disponible en el lugar de trabajo y durante la vigencia del CONTRATO, certificados válidos de inspecciones y pruebas de lo siguiente:

Equipo Pesado (grúas, excavadoras, camiones, montacargas, equipo para levantar cargas).

Herramientas incluyendo las de potencias portátiles y otros equipos eléctricos.

Certificaciones vigentes de los equipos.

15.4. Predios y vivienda EL CONTRATISTA deberá inspeccionar, en forma regular, las viviendas, los campamentos, las cafeterías, los casinos y las oficinas suministradas a su personal, al personal de los subcontratistas y al personal de CEPCOLSA, antes de la ocupación y posteriormente en forma regular. Se hará una inspección de salud e higiene en cualquier alojamiento, casinos y cafetería con el respectivo seguimiento regular a la misma. Deben mantenerse los más altos niveles de saneamiento e higiene, en oficinas, servicios sanitarios y manejo de desechos, haciendo énfasis en el control de plagas y vectores. Para habilitar campamentos o viviendas para trabajadores EL CONTRATISTA deberá cumplir con los requerimientos del Decreto 2400 y el Decreto 2013 de la Ley 9 de 1979, además el contratista deberá cumplir lo establecido en la licencia ambiental, PMA y MMA.

15.5. Documentos de referencia

EL CONTRATISTA deberá utilizar, como documentos de referencia para auditoría e inspecciones, la última edición de todas las normas que corresponda, los códigos y normas mencionadas en el contrato y, en particular, los documentos HSEQ que corresponda, expedidos por organizaciones tales como:

Normas de seguridad social, Ministerio de Protección Social, código sustantivo del trabajo, normas ambientales de acuerdo al decreto 2811 de 1974 y Reglamentado

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=8241#0


por el Decreto Nacional 1608 de 1978 , Reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 1715 de 1978, Reglamentado Parcialmente por el Decreto Nacional 704 de 1986 , Reglamentado Parcialmente por el Decreto Nacional 305 de 1988 , Reglamentado por el Decreto Nacional 4688 de 2005, Reglamentado por el Decreto Nacional 2372 de 2010 y la Ley 99 del 23 de diciembre de 1993 y las Resoluciones emitidas por la Corporaciones Autónomas Regionales.

Cumplir con lo establecido en el EIA, PMA o MMA del proyecto y obligaciones de las resoluciones emitidas por el MAVDT y Corporaciones Autónomas Regionales.

Normas ISO 9001 e ISO 14001 (Haciendo referencia a calidad y Auditorías Ambientales).

OSHAS 18001, La Administración de Seguridad y Salud Ocupacional.

ICONTEC, Instituto de Normas Técnicas Colombianas.

Plan Nacional de Emergencias teniendo en cuenta el Decreto 321 de febrero de 1999.

15.6. Registros y acciones correctivas

El CONTRATISTA deberá llevar un registro de las auditorías e inspecciones en los libros de registro o equivalentes, como corresponda. El CONTRATISTA deberá integrar su informe de acciones correctivas al Plan de Mejoras de HSEQ.

15.7. Evaluación del desempeño de EL CONTRATISTA. CEPCOLSA evaluará cada dos (2) meses el desempeño de EL CONTRATISTA en las disciplinas HSE de acuerdo con los términos presentados en este anexo. La calificación lograda por EL CONTRATISTA en esta evaluación será considerada para su permanencia en el Registro de Único de Proveedores y para futuras invitaciones en procesos licitatorios.

16. PLAN DE MEJORAS HSEQ

Para mejorar el cumplimiento de HSEQ, EL CONTRATISTA deberá establecer un cronograma de Mejoras de HSEQ, el cual deberá tratar además de las mencionadas en el numeral 13.6, los siguientes cuando menos: 16.1. Desempeño de HSEQ en comparación con los objetivos. 16.2. Acciones correctivas "por hacer" y "hechas" como se definen de acuerdo con las

siguientes categorías de evaluación de HSEQ: análisis de las evaluaciones de riesgo, simulacros, revisiones, incidentes y casi incidentes, auditorías, inspecciones y vigilancia ambiental.

16.3. Respuesta de los habitantes locales las autoridades y CEPCOLSA a los comentarios sobre HSEQ.

16.4. La propuesta de EL CONTRATISTA para su plan de mejora de HSEQ deberá cubrir varias áreas, por ejemplo:

16.5. Capacitación y competencia del personal en HSEQ. 16.6. Modificación de los procedimientos de seguridad. 16.7. Reposición de equipos de seguridad gastados o dañados. 16.8. Instalaciones eléctricas o de distribución de energía. 16.9. Almacenamiento, segregación, manipulación y uso de gas para consumo. 16.10. Inspección de grúas y otros aparatos para levantar cargas. 16.11. Implementación de un sistema de código de colores para las eslingas y aparejos en

izaje de cargas.











16.12. Mejora de las instalaciones médicas y de los insumos médicos. 16.13. Mejora del sistema de gestión de desechos. 16.14. Mejora del sistema de trabajo en alturas.

Durante la vigencia del CONTRATO, El CONTRATISTA deberá revisar periódicamente su plan de mejora de HSEQ, en colaboración con CEPCOLSA. 17. DOCUMENTOS RELACIONADOS

17.1. POLITICAS HSEQ CEPCOLSA (Anexo) 17.2. POLÍTICA DE ALCOHOL Y DROGAS 17.3. PRE-015-00 – PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE CONTRATISTAS (Anexo) 17.4. PRE-010-02- PROCEDIMIENTO DE REPORTE E INVESTIGACION DE CASI

ACCIDENTES, INCIDENTES Y ACCIDENTES 17.5. FORMATO 0020 – INFORME CONTRATISTAS (Anexo)


ANEXO RSE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL

ANEXO RSE TABLA DE CONTENIDO

1. POLITICA DE RSE

Nuestro Concepto De Responsabilidad Social

Dialogo

Buen Gobierno

Nuestro Compromiso

Gestión Con las Comunidades

Gestión de Riesgos 2. LINEAMIENTOS DE GESTIÓN SOCIAL APLICABLES PARA CONTRATISTAS

2.1 Inducción De RSE 2.2 Información A Comunidades Y Autoridades Locales 2.3 Atención De Inquietudes De Terceros: Comunidades Y Autoridades 2.4 Inversión Social 2.5 Contratación De Mano De Obra No Calificada 2.6 Contratación De Mano De Obra Calificada 2.7 Contratación, Compra De Bienes Y Servicios Locales 2.8 Pago De Impuestos A Nivel Local 2.9 Informe De Gestión Social 2.10 Entrega y diligenciamiento de reportes 2.11 Plan de manejo ambiental 2.12. Cumplimiento de subcontratistas 2.13 Equipo administrativo del contratista

3. PLAN DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DERIVADAS DEL PRESENTE

ANEXO APLICADO A SUS TRABAJADORES

4. RESPONSABILIDADES DEL AREA RSE DE CEPCOLSA


1. POLÍTICAS DE RSE NUESTRO CONCEPTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Es el compromiso de actuar de forma responsable y coherente en el desarrollo del negocio. Este comportamiento se refleja en la Misión, la Visión y los Valores corporativos de la Compañía. Para CEPCOLSA la Responsabilidad Social consiste en construir una relación con transparencia y verticalidad con nuestros públicos de interés, en el marco de la legitimidad y la legalidad para contribuir en el fortalecimiento de las instituciones. Todo lo anterior busca consolidar la viabilidad de las operaciones, la sostenibilidad de los proyectos, y la reputación empresarial. DIÁLOGO El diálogo con los grupos de interés, basado en la transparencia en la gestión e información, constituye un proceso crítico dentro de la estrategia de Responsabilidad Social; En el proceso de definición de las políticas en esta materia, se busca conocer cuáles son las expectativas de los grupos de interés, y de qué manera la Compañía las transformará en compromisos a los que deberá dar respuesta. BUEN GOBIERNO Las políticas y procedimientos de Gobierno Corporativo de la Compañía supervisan que el conjunto de la organización persiga la consecución de los objetivos generales de la empresa y que se protejan los intereses de los públicos de Interés. Su estructura está enfocada por tanto al logro de los siguientes objetivos:

La creación de valor.

La satisfacción de sus públicos de interés.

El compromiso con la Responsabilidad Social Empresarial. NUESTRO COMPROMISO Construir, a través del diálogo, el conocimiento mutuo y la participación en proyectos de las comunidades en las que se desarrolla la actividad, un marco de actuación tendiente a establecer relaciones de calidad basadas en la confianza, la cercanía y la transparencia. La Compañía, al estudiar la incidencia de sus actuaciones en el entorno en que desarrolla sus operaciones, no sólo implanta programas que minimicen el impacto en el medio natural, sino que se interesa por conocer la percepción, inquietudes y necesidades de las comunidades en las que se ubica, realizando actuaciones específicas, adaptadas a cada entorno para conocer sus propias inquietudes. GESTIÓN CON LAS COMUNIDADES CEPCOLSA es consciente de que sus actuaciones, tanto a nivel operativo como de apoyo a la comunidad, deben tener en cuenta las expectativas y necesidades de la sociedad en la que está presente. Para ello, en los diferentes proyectos que desarrolla su actividad la Compañía tiene establecidos unos mecanismos de diálogo con sus principales grupos de interés con el fin de conocer sus opiniones y necesidades más sentidas; presentar la actividad desarrollada y mantenerlos informados sobre los avances, cambios, etc., creando relaciones de confianza. Algunos ejemplos de los mecanismos de gestión social son:


• Procesos de información y comunicación: construimos relaciones transparentes con nuestros Públicos de Interés, a través de procesos de comunicación claros, oportunos y veraces, con el fin de mantenerlos informados permanentemente sobre los proyectos que adelanta la Compañía.

• Empleo local: generamos oportunidades de empleo no calificado, a través de nuestros contratistas en las áreas donde trabajamos, generando beneficios para la población vecina.

• Compras y contratación en la región: buscamos beneficiar el comercio local, a través de la compra y contratación de bienes y servicios en las regiones donde operamos, siempre y cuando cumplan con los requisitos de calidad y precios competitivos.

• Inversión social: a través de una inversión voluntaria la Compañía busca mejorar el nivel de vida de las comunidades vecinas, mediante proyectos sociales definidos con las comunidades, de acuerdo a las políticas corporativas.

GESTIÓN DE RIESGOS CEPCOLSA es consciente de que la consecución de sus objetivos empresariales depende, en gran medida, de su capacidad para mantener relaciones de confianza con sus públicos de interés y para administrar, gestionar y controlar apropiadamente los riesgos a los que está sujeta. Para hacer frente a estos retos, CEPCOLSA dispone de sistemas de control de riesgos, que permiten, por un lado lograr los objetivos empresariales y, por otro, crear valor.

2. LINEAMIENTOS DE GESTIÓN SOCIAL APLICABLES PARA CONTRATISTAS El presente Anexo y las acciones que se derivan del mismo, hacen parte integral del presente CONTRATO, y por tanto, son de obligatorio cumplimiento por parte de EL CONTRATISTA. A través de los Lineamientos de responsabilidad social empresarial (RSE) de CEPCOLSA informa su Política Social en la cual declara sus principios e intenciones relativas al desempeño social en las actividades. Las cuales son de obligatorio cumplimiento para los CONTRATISTAS en la ejecución de Contratos para CEPCOLSA. En estos lineamientos, se encuentran además las bases de lo que se desea del plan de cumplimiento de obligaciones del contratista para la ejecución del CONTRATO. Los formatos a través de los cuales EL CONTRATISTA reportará la información a CEPCOLSA referente al cumplimiento de las políticas sociales y/o fichas de P.M.A. deben ser los relacionados en el Anexo de Formatos Sociales, en caso de requerirse un formato adicional debe ser validado previamente por CEPCOLSA. Para estos efectos, el CONTRATISTA tendrá, entre otras las siguientes obligaciones: 2.1 INDUCCIÓN DE RSE Todo CONTRATISTA antes de iniciar el trabajo debe tener la inducción de RSE, la cual debe realizarse en dos momentos; un primer momento en Bogotá donde se reúnen los interlocutores que desde CEPCOLSA – CONTRATISTA van a trabajar en Bogotá y un segundo momento en el lugar, zona o área de trabajo donde el personal que va a estar encargado en campo por parte del CONTRATISTA recibe inducción del representante RSE asignado para el proyecto. Estas inducciones tratan temáticas como información acerca del entorno, compromisos con comunidades y autoridades, condiciones específicas de salarios locales y requerimientos de


cumplimiento obligatorio de la Licencia, P.M.A. M.M.A y demás documentos emitidos por la autoridad ambiental. El CONTRATISTA deberá presentar en la inducción la persona que en su representación estará al frente de todos los compromisos de responsabilidad social anexos al contrato y producto del presente anexo. En dicha inducción se presentarán los protocolos y procedimientos vigentes en el área de RSE, los cuales serán de obligatorio cumplimiento por parte del CONTRATISTA. 2.2 INFORMACIÓN A COMUNIDADES Y AUTORIDADES LOCALES Previo al inicio de las actividades se deberá haber realizado el acercamiento y reconocimiento a todas y cada una de las respectivas comunidades y organizaciones comunitarias del área de influencia, así como acercamiento a las autoridades locales. El CONTRATISTA no podrá intervenir una vereda, ni realizar actividad alguna en ella, hasta tanto no tenga la aprobación de CEPCOLSA previo cumplimiento con las obligaciones contenidas en el presente anexo, para ello CEPCOLSA supervisará estas actividades. CEPCOLSA desarrollarán procesos de información sobre el proyecto y crearán espacios de comunicación permanentes y efectivos con la comunidad y las autoridades al momento de ingresar al área, para lo cual El CONTRATISTA deberá realizar acompañamiento en los momentos que se requiera. Como soporte de los espacios de comunicación con la comunidad y las autoridades se levantará acta de cada una de las reuniones, en las cuales se dejará constancia de los compromisos de las partes, registros de asistencia, fotos y en general toda la información que refleje lo ocurrido en la reunión. La información a transmitir a las autoridades y comunidades del área de influencia corresponderá a la etapa en la que se encuentre la ejecución del contrato en todos los casos la información a transmitir en términos de contenido, pertinencia, tiempos debe ser acordada con CEPCOLSA. De acuerdo a lo anterior, El contratista deberá cumplir con su presencia en las siguientes reuniones formales con nuestros grupos de interés:

Reunión de Inicio al CONTRATO.

Reunión de socialización ante Autoridades Locales y Comunidad.

Reunión semanal y/o mensual de evaluación y seguimiento con el área de RSE.

Reuniones de seguimiento con las comunidades y Autoridades Municipales, que sean solicitadas en determinado momento y que sean coordinadas por el área de RSE.

Reunión de Cierre al CONTRATO con las comunidades y autoridades municipales

2.3 ATENCIÓN DE INQUIETUDES DE TERCEROS: COMUNIDADES Y AUTORIDADES CEPCOLSA tendrá a su cargo la recepción de las reclamaciones presentadas por la comunidad con el fin de llevar un registro de los casos, sirviendo como puente de comunicación entre la persona o personas que interponen la reclamación y el CONTRATISTA en el caso en que esté vinculado. EL CONTRATISTA deberá concertar y reportar a CEPCOLSA las acciones correctivas, preventivas que se implementen como respuesta a una reclamación interpuesta como consecuencia de acciones realizadas por EL CONTRATISTA.


La información de todas y cada una de las reclamaciones interpuestas será sistematizada con el fin de llevar los seguimientos a los casos presentados verificando:

La fecha y el nombre del reclamante El tipo de reclamación Las observaciones sobre la reclamación La competencia técnica para la solución del problema El cierre del caso o el seguimiento que requiere el caso así como las acciones a

desarrollar para realizar el cierre. Los profesionales responsables de realizar este cierre.

Así mismo se llevará un registro documental debidamente soportado de las inquietudes, las respuestas y las soluciones dadas y se entregará reporte semanal del status de las mismas con indicadores que permitan hacer seguimiento a su gestión y solución. El CONTRATISTA estará en capacidad de demostrar en cualquier tiempo que se encuentra a Paz y Salvo con las Comunidades, Organizaciones, Asociaciones, trabajadores, Autoridades, Proveedores y Subcontratistas y en general con cualquier otra entidad que pueda verse impactada por la realización de los Trabajos. El CONTRATISTA deberá atender adecuadamente y responder de manera oportuna las peticiones, quejas y reclamos, con un plazo mínimo de 5 días cuando sean respuestas de tipo laboral y de fácil solución y un máximo de 15 días cuando se requiera mayor información o de una investigación para dar una respuesta. En todo caso este protocolo de atención debe estar sujeto a lo que determina el procedimiento de atención de peticiones, quejas y reclamos establecido por CEPCOLSA – PRE 040-01. Toda respuesta debe darse por escrito, con soporte legal en caso de requerirse y dando respuesta precisa de la solicitud o inquietud reportada. Cualquier reclamación presentada debe tener soportes escritos del proceso de atención y cierre. 2.4 INVERSIÓN SOCIAL CEPCOLSA ejecuta en las áreas de influencia un Plan de Inversión Social voluntario, el cual es concertado con las comunidades y se adelanta en la medida de lo posible tripartita con los aportes de la comunidad y de las autoridades locales; se busca que los proyectos que se adelanten en la inversión social propendan por el mejoramiento de condiciones existentes en las comunidades del área de influencia. La ejecución del Plan de Inversión Social involucrará el seguimiento y cierre de dichos proyectos de inversión social. Los montos a ejecutarse y los proyectos de inversión social son definidos por CEPCOLSA previa proceso de formulación y viabilización. De igual forma si el CONTRATISTA tuviese dentro de sus políticas internas entregar algún aporte de inversión social deberá ser concertado con CEPCOLSA. De forma tal que no genere efectos negativos o dependencia a la operadora. Cualquier solicitud comunitaria dirigida a EL CONTRATISTA deberá ser respondida por escrito con copia a CEPCOLSA. 2.5 CONTRATACIÓN DE MANO DE OBRA NO CALIFICADA

El contratista tiene la obligación de contratar el cien por ciento (100%) de la MANO DE OBRA NO CALIFICADA (MONC) en la comunidad del AID y con el AII, en cumplimiento de lo establecido en


el PMA y las Políticas de RSE de la COMPAÑÍA. EL CONTRATISTA se compromete a hacer cumplir dicha responsabilidad por parte de sus subcontratistas. Además de lo anterior deberá cumplir con el procedimiento para la solicitud y selección de MONC en el CONTRATO de acuerdo a los siguientes lineamientos establecidos: En todo caso, el CONTRATISTA informará mínimo con cinco (05) días de anticipación, por escrito al área de RSE en campo, sobre el personal requerido, informando como mínimo: cantidad de personal a contratar y requisitos que debe reunir cada candidato, lugar, fecha y hora en la cual el trabajador se presentará al CONTRATISTA, fecha aproximada de ingreso y duración del contrato. En cualquier caso, el personal de MONC que no haya sido remitido por el procedimiento para la contratación definido, no podrá ingresar a trabajar para el servicio objeto de este CONTRATO. CEPCOLSA remitirá el personal que solicite el CONTRATISTA de acuerdo con las políticas y procedimientos que para tal fin tienen establecidas las organizaciones comunitarias de base, sin ir en contra de la legislación colombiana. El Contratista declara conocer y aceptar las políticas y procedimientos de CEPCOLSA para estos efectos. El CONTRATISTA pagará el salario establecido por CEPCOLSA el cual está definido para la Mano de Obra NO Calificada, más las prestaciones sociales y demás acreencias laborales, cumpliendo en un todo con la legislación laboral. Cualquier aumento en el valor de este salario será previamente informado por CEPCOLSA al CONTRATISTA. Nota 1: El listado de salarios para cada proyecto, se encuentra determinado en un anexo al final de este documento (Anexo de salarios). En el caso de los salarios de proyectos nuevos que no estén determinados en el presente Anexo, serán informadas formalmente previo al proceso de licitación de cualquier contrato. El contratista debe entregar a cada trabajador copia del contrato, desprendibles de pago de nómina, liquidación. EL CONTRATISTA reportará semanalmente los movimientos de personal vinculado y desvinculado de acuerdo con los formatos establecidos por CEPCOLSA. Para los cargos de Conductores, empleados para oficios varios en los casinos, guardas de seguridad, camareros, que requieren un perfil específico, EL CONTRATISTA debe tener en cuenta como primera opción la oferta laboral local, es decir de la zona donde se ejecuta el servicio. En caso en que EL CONTRATISTA suministre la alimentación o que el personal se encuentre hospedado en campamento (en el cual se suministra la alimentación), EL CONTRATISTA no estará obligado a pagar el bono de alimentación. Nota 2: En caso que exista una diferencia entre los trabajadores y el CONTRATISTA, se procederá a tomar decisiones teniendo en cuenta la viabilidad del proyecto, prevaleciendo la sostenibilidad del mismo y el beneficio de las relaciones con la comunidad AID-AII Para todos los casos, es responsabilidad del CONTRATISTA el transporte del personal, el cual deberá darse en un recorrido de los centros poblados del área de influencia directa o indirecta al sitio de los trabajos. En el caso de que no se suministre transporte, se podrá contemplar el auxilio de transporte, sin embargo esta opción está sujeta a aprobación de CEPCOLSA.


El Contratista declara conocer y aceptar las políticas y procedimientos de CEPCOLSA para estos efectos. 2.6 CONTRATACIÓN DE MANO DE OBRA CALIFICADA EL CONTRATISTA deberá preferiblemente considerar los listados de las asociaciones de personal calificado existentes en cada municipio y la oferta de mano de obra calificada disponible en cada zona: profesionales y técnicos por oficios y especialidades. EL CONTRATISTA deberá evaluar el personal del área de influencia directa y de sus áreas circundantes para las labores calificadas del proyecto y que en igualdad de condiciones y resultados de pruebas demuestren la calidad de su trabajo se podrán tener en cuenta para el desarrollo del proyecto. EL CONTRATISTA deberá hacer al personal RSE de la COMPAÑÍA la solicitud de personal con por lo menos cinco (5) días de anticipación, determinando el perfil requerido, fecha y hora de citación y requisitos solicitados. En caso que no se consiga personal local EL CONTRATISTA deberá presentar al área de RSE la hoja de vida del trabajador a contratar para verificar el cumplimiento del perfil, El CONTRATISTA se compromete a solicitar solamente el personal realmente requerido, por lo tanto informará claramente al personal escogido y al área de RSE de campo, su fecha de ingreso. Previo al inicio del servicio, todo cargo que requiera un mínimo de calificación y experiencia, debe contratarse como MOC, y por lo tanto se le debe pagar a esta persona un salario acorde con su cargo. Tendrá la prioridad el personal local del AID y del AII, siempre y cuando cumplan con el perfil requerido para el cargo y los procesos de selección realizados por EL CONTRATISTA. El personal calificado vinculado de manera local debe tener las mismas condiciones laborales y salariales del personal externo y/o propio del contratista que este bajo el mismo cargo. Los salarios para el personal calificado son potestad del contratista, frente a lo cual el contratista debe tener en cuenta el contexto local, las condiciones salariales locales para presentar propuesta económica, teniendo como base que ningún calificado puede estar por debajo del salario del personal no calificado. En la contratación del personal calificado y análisis del potencial de contratación local, se respetara el personal staff y de confianza de EL CONTRATISTA, sin embargo, EL CONTRATISTA se compromete a contratar al personal local, especialmente en perfiles que pueden conseguirse localmente para lo cual deberá presentar previo al inicio de labores un documento con el potencial de personal que por su política de responsabilidad social empresarial contratara de dicho personal disponible en la zona. Para el caso del proyecto Caracara, el contratista deberá contemplar para el personal calificado local el pago del bono de alimentación por un valor igual al personal no calificado, es decir de $9.750 por ocho (8) horas laboradas. Este monto se duplicará a partir de la primera hora extra. 2. 7 CONTRATACIÓN, COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS LOCALES La adquisición de servicios, transporte, herramientas, materiales y equipos que sean requeridos por EL CONTRATISTA para la ejecución del CONTRATO, serán preferiblemente contratados y/o comprados en la región, en la medida en que cumplan los estándares de calidad y cantidad (stock) establecidos para el desarrollo del proyecto y sean competitivos en precios a nivel regional. El CONTRATISTA, deberá realizar la contratación de transporte de acuerdo a las empresas locales de transporte sugeridas por CEPCOLSA, en su contratación deberá tener en cuenta además de la tarifa y el alcance del servicio, la responsabilidad del pago de salario del conductor,


el auxilio de alimentación y su seguridad social. De igual forma deberán quedar claros los costos del servicio en caso en que se amplíe la jornada contratada y la responsabilidad del pago de horas extras del conductor. EL CONTRATISTA cancelará oportunamente a los proveedores de la región que le hayan suministrado bienes o servicios. Los pagos a estos proveedores no estarán sujetos a los pagos que haga CEPCOLSA al CONTRATISTA. Mensualmente, El CONTRATISTA presentará un informe consolidado de bienes y servicios tomados en la zona de influencia del proyecto, el debe incluir el nombre del proveedor local y el monto total del bien o servicio prestado y copia de los paz y salvos. Para una adecuada vinculación de compra o alquiler de bienes y servicios EL CONTRATISTA debe: Establecer los respectivos mecanismos de convocatoria y participación de los diferentes establecimientos comerciales del área de influencia, a través de la selección para compra de bienes, insumos y servicios locales para lo cual EL CONTRATISTA debe fijar la forma de cotización, el sistema de selección, la forma de compra y de pago y demás aspectos relacionados con la adquisición de insumos, bienes y servicios. El CONTRATISTA deberá ofertar tarifas de acuerdo al mercado local (municipio donde está desarrollando los trabajos), en caso de presentarse conflictos por temas tarifarios entre lo ofertado por el contratista y los solicitado por los proveedores locales, este conflicto se dirimirá de acuerdo a las tarifas del mercado local, sin que por esto se convierta en un reembolsable de CEPCOLSA. En todo caso el CONTRATISTA deberá tener soporte de los acuerdos o negocios realizados con los diferentes proveedores locales mediante contratos de servicios o compras firmados, de acuerdo a sus procesos administrativos internos. PAGOS: En ningún caso, el pago de las obligaciones que tenga El CONTRATISTA y/o sus subconstratistas con personas naturales y/o jurídicas del AID o AII del proyecto, en razón al cumplimiento del CONTRATO, estará condicionado a los pagos que adeude a CEPCOLSA. 2.8 PAGO DE IMPUESTOS A NIVEL LOCAL Es obligación del Contratista pagar el impuesto de Industria y Comercio pertenecientes al municipio en el cual desarrolle los trabajos; para el pago de este impuesto deberá tener en cuenta la normatividad que aplique en cada municipio así como su clasificación tributaria. Es indispensable la entrega del Paz y salvo por concepto de este impuesto expedido por la alcaldía municipal para presentar la factura del último pago 2.9 INFORME DE GESTIÓN SOCIAL INFORME FINAL EN PROYECTOS DE SÍSMICA Teniendo en cuenta que en el caso de las empresas de adquisición sísmica poseen un departamento de manejo de comunidades, todos los lineamientos de actuación de dicho departamento deberán estar enmarcados por las políticas de RSE y los lineamientos establecidos en el presente anexo. El informe final de dicho departamento deberá estar estructurado de acuerdo a lo estipulado por CEPCOLSA frente a contenido e indicadores. La información de gestión social de sísmica deberá reportarse semanalmente de acuerdo a los formatos entregados por el representante de RSE en la inducción al CONTRATISTA. INFORME FINAL EN EL PROYECTO CARACARA Y OTROS PROYECTOS


Una vez finalice en servicio objeto de este CONTRATO, EL CONTRATISTA deberá elaborar el Informe final de Responsabilidad Social Empresarial, el cual debe estar elaborado en documento Word y contener de manera detallada los resultados de los requerimientos realizados en el presente anexo. Este informe deberá contar con el visto bueno del área de RSE de campo y del administrador del contrato de la COMPAÑÍA. Este informe deberá elaborarse con base a los soportes pertinentes como los paz y salvos por concepto de consumo de bienes y servicios, pago de salarios y liquidaciones de sus trabajadores, arrendamientos y subcontratos realizados. Con base a los resultados de este informe y del comportamiento del contratista durante la ejecución del contrato el área de RSE determinara el valor definido para la evaluación de contratistas realizados al finalizar el contrato. 2.10 ENTREGA Y DILIGENCIAMIENTO DE REPORTES Además de las responsabilidades propias de la política de RSE, del Plan de Gestión Social presentado, las determinadas en el PMA del proyecto y todas aquellas determinadas en la ley; EL CONTRATISTA deberá presentar semanal y mensualmente tres formatos de información a saber:

Formato de contratación de personal, Compra de bienes y servicios Contratación de vehículos.

Nota: Para el caso del proyecto de Caracara, el área de RSE determinara fecha y hora de entrega de dichos reportes. Los formatos serán entregados de forma digital una vez se realice la reunión de inicio del contrato. Para proyectos exploratorios el último día de cada mes y una vez finalizado el trabajo, el Contratista deberá entregar, los siguientes reportes mensuales: - Reporte de Personal (Todo el personal vinculado al proyecto)

No.

Nombre

Cedula

Municipio

Vereda

Categoria

Procedencia

Cargo

Fecha de inici

o

Fecha de salid

a

Dias trabajad

os

MONC -MOC

Local Externo Regional

- Reporte de compras y servicios locales

Nombre del

Proveedor

Procedencia Municipio

Procedencia Vereda

Empresa Que

Vincula

Fecha de

Inicio

Fecha de Finalización

Valor Cancelado

- Registro del pago de impuesto de industria y comercio Los formatos para diligenciar esta información serán entregados al Representante de la compañía CONTRATISTA, durante la inducción de RSE en Campo. Adicionalmente, el contratista debe entregar copia a solicitud del personal del área social de lo referente a:


*Paz y Salvos de Bienes y Servicios Adquiridos *Paz y Salvos de Reclamaciones Presentadas *Copia de entrega de liquidaciones del personal *Copia de registro de Inducciones a Personal. *Registro del pago de impuesto de industria y comercio 2.11 PLAN DE MANEJO AMBIENTAL El CONTRATISTA debe contribuir a dar cumplimiento a los programas de gestión social y los programas de monitoreo y seguimiento que se estipulan en los PMA del proyecto a ejecutarse, por tanto cumplirá con las medidas para minimizar los impactos socio-económicos y ambientales generados por la ejecución del proyecto. 2.12 CUMPLIMIENTO DE SUBCONTRATISTAS: El CONTRATISTA, se hará responsable de que sus subcontratistas cumplan con lo estipulado en el presente anexo. 2.13 EQUIPO ADMINISTRATIVO DEL CONTRATISTA: EL CONTRATISTA se compromete a contratar profesionales que desarrollen las labores administrativas, de Recursos Humanos y de compra de bienes y servicios de forma idónea. Así mismo, el CONTRATISTA deberá proporcionar las herramientas necesarias para que la administración pueda desarrollar adecuadamente sus funciones, especialmente en las correspondientes a pagos de nómina, entrega de soportes de pago a los trabajadores, registro de horas extras, dominicales y festivas trabajadas, pago de bonificaciones, afiliaciones, entre otras. El equipo administrativo deberá tener un jefe quien se relacionará y mantendrá comunicación con el área de RSE de la COMPAÑÍA, con el fin de verificar el tipo de inquietudes presentadas y su proceso de respuesta.

3. PLAN DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DERIVADAS DEL PRESENTE ANEXO APLICADO AL PERSONAL DEL CONTRATISTA

El contratista deberá presentar un PLAN DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES del presente anexo, orientado a su personal interno, previo al inicio del servicio objeto del presente CONTRATO, el cual debe contener la misión, visión y política de responsabilidad social del CONTRATISTA, los programas específicos aplicados al proyecto a ejecutar, de acuerdo a lo que se presentará a continuación y los respectivos indicadores que manejara en relación a la ejecución del mismo. Para la ejecución de este plan de cumplimiento el CONTRATISTA, deberá contar con un profesional idóneo que le permita dar cumplimiento de las acciones o actividades previstas en cada programa y presentar los informes de gestión pertinentes al área de RSE de la compañía, el CONTRATISTA debe presentar el perfil de este profesional previo al inicio o ejecución del proyecto para verificar si cumple con el perfil especifico requerido que dependerá del alcance del proyecto.

El plan de gestión social deberá contener como mínimo pero no limitado los siguientes programas: 3.1 Programa de Inducción a sus trabajadores: En este programa debe describir metodológicamente como realizará el proceso de inducción a sus trabajadores, deberá además entregar previo al inicio de actividades una presentación de esta inducción con el contenido de la misma, la cual deberá contener información respecto a salarios, fechas de corte para pago de


nómina, fechas de entrega de soporte de pago de nómina, lugar de entrega de dicho soporte, tipo y tiempo de contratación, metodología para reportar horas extras, dominicales y festivas laboradas, procedimiento para la atención de inquietudes determinando claramente tiempos de respuestas, persona responsable de recepcionar la inquietud, espacios o método para recibir dichas inquietudes; de igual forma debe informarse claramente los turnos de trabajo y jornadas laborales, beneficios extralegales como bonos de transporte, hospedaje, alimentación entre otros en los casos que aplique. EL CONTRATISTA deberá entregar copia de los contratos de trabajo al momento de la contratación o de la inducción, este contrato deberá ser firmado por las dos parte y a cada trabajador se le deberá explicar sus derechos y obligaciones de acuerdo a su respectivo contrato laboral. El contratista contara con un formato que soporte con la firma de sus trabajadores la realización de dicha inducción y la entrega de la copia del contrato. Una vez realizada la inducción interna del CONTRATISTA, deberá programar la inducción con la empresa CONTRATANTE. Estas obligaciones deben ser extensivas hasta la última línea de la subcontratación. Sumado a lo anterior en este proceso de inducción interno con el propósito de promover en los trabajadores el respeto mutuo y las buenas relaciones con el entorno, en un ambiente socialmente sano y de sensibilizar y comprometer a los contratistas y a los trabajadores para el cumplimiento de las políticas sociales, ambientales y de seguridad, en procura de una relación de respeto por el entorno y la comunidad, El CONTRATISTA dará inducción a todo su personal (tanto de staff como labor) y al de sus subcontratistas sobre el manejo y cumplimiento de las obligaciones sociales y ambientales, de lo cual levantará las actas correspondientes, y enviar a CEPCOLSA copia de dichas actas. Para dar cumplimiento a lo anterior, la inducción debe complementarse con los siguientes aspectos:

a) Cumplimiento de la legislación colombiana aplicable. b) Compromiso de cumplimiento de la postura política, la política de responsabilidad social,

normas, guías y procedimientos de CEPCOLSA y el CONTRATISTA. c) Motivación a los trabajadores por el respeto a un medio ambiente sano. d) Respeto a las tradiciones y formas de vida de los habitantes del área donde se desarrollan

las actividades. e) Respeto por la propiedad privada en donde se desarrollan los trabajos. f) Responsabilidad en el compromiso adquirido con el proyecto y con la comunidad al ser

elegidos por ésta para el beneficio del empleo. g) Racionalidad en el uso de los ingresos: Motivación al ahorro. h) Compromiso de cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental y de la Política Ambiental de

CEPCOLSA. i) Elementos básicos de educación ambiental. j) Dar conocimientos elementales sobre obligaciones ambientales. k) Criterios y restricciones ambientales a tener en cuenta en el desarrollo del Programa

Sísmico. l) Dar a conocer los mecanismos de diligenciamiento de los registros, formatos, fichas y

similares relacionados con el cumplimiento del PMA. m) Manejo del Patrimonio Arqueológico. n) Inducción especifica de la labor que va a realizar el trabajador o) Las inducciones debe tener un cupo máximo de 35 personas esto para lograr la mayor

atención de los asistentes. p) Se dará instrucciones al todo el personal sobre la importancia del respeto y las buenas

costumbres que se debe tener con la(s) comunidad(es) y estamentos gubernamentales.


En el momento en que CEPCOLSA lo solicite, el CONTRATISTA le entregará el reporte de cumplimiento de este requerimiento. 3.2 Procedimiento de comunicación con sus trabajadores: el cual debe contener los espacios, mecanismos e instrumentos que tendrá el proyecto para relacionarse y dialogar con sus trabajadores y los demás grupos de interés que lo requieran y apliquen para este proyecto. 3.3 Programa de Atención de Inquietudes, Peticiones, Quejas y Reclamos con sus Empleados: Describe el procedimiento, tiempos de respuesta y persona responsable de este programa, el cual debe estar alineado al procedimiento de atención a inquietudes, quejas y reclamos de CEPCOLSA, anexo a este documento. El CONTRATISTA, deberá contar con un formato para recepcionar las quejas, el cual contemple tipo de queja, proceso de atención, persona responsable y cierre de la misma. 3.4 Programa de Generación de oportunidades laborales para MOC: Acorde con la demanda de las labores a realizar y a la planeación realizada con el área técnica: describe el programa específico para tal fin, previo al inicio de la ejecución de este proyecto, cuyo objetivo es proyectar un estimado de contratación calificado local. Al respecto aplica las recomendaciones dadas en los lineamientos sociales contempladas en este documento. 3.5 Programa de oportunidades a generar con proveedores locales y regionales: Determina las posibles oportunidades en bienes y servicios a contratar durante la ejecución del contrato, deberá dejar claro las fechas de pago con estos proveedores. 3.6 Programas de capacitación y ascensos de sus empleados calificados: Aplica para el Área de Influencia Directa (AID) y Área de Influencia Indirecta (AII), de acuerdo a lo que considere pertinente implementar.

Todo lo anterior en el marco de lo solicitado en la licencia ambiental y PMA especifico del proyecto, así como la política de RSE de la COMPAÑÍA.

4. RESPONSABILIDADES DEL AREA RSE DE CEPCOLSA Para la ejecución de este servicio CEPCOLSA a través de su departamento de RSE se compromete a:

Realizar las inducciones respectivas a todo el personal de contratistas para exponer las políticas de responsabilidad social de CEPCOLSA.

Verificar de manera acuciosa, los procedimientos y documentación que implementaría EL CONTRATISTA durante la ejecución del proyecto.

Hacer seguimiento al cumplimiento del procedimiento correspondiente a quejas y reclamaciones, verificando tiempos de respuesta y/o resolución de no conformidades. El área RSE podrá solicitar información pertinente a EL CONTRATISTA, con el fin de verificar la veracidad de quejas y la valides de respuestas por parte del CONTRATISTA.

Realizar un puente entre EL CONTRATISTA y las entidades comunitarias responsables del tema laboral, en lo referente a la vinculación de la misma, haciendo una supervisión de la metodología y análisis de perfiles solicitados, basado en la directriz del presente anexo RSE.

Revisar, analizar y consolidar la información diligenciada en los formatos suministrados por el contratista para realizar un seguimiento del comportamiento en la contratación de mano de obra, bienes y servicios y vehículos durante la ejecución del proyecto.

El área de RSE de campo evaluará mensualmente el cumplimiento del presente anexo, mediante el formato de evaluación, que se socializara en la reunión de inducción, previo al inicio del servicio objeto del presente CONTRATO.


Revisión y aprobación del Dossier final de RSE del servicio objeto de este CONTRATO, entregado por EL CONTRATISTA.

Verificar y supervisar, todo lo concerniente a los espacios de comunicación descritos en el anexo contractual de RSE.

Orientar e informar a EL CONTRATISTA, en todo lo que requerido respecto a responsabilidades y compromisos de la política RSE y aquellas determinadas en el PMA.


ANEXO SEL SEGURIDAD EMPRESARIAL Y LOGISTICA

“SEL”


INTRODUCCIÓN Las situaciones de emergencia se pueden presentar en cualquier sitio y en cualquier momento. No se puede pretender que exista un sitio que se considere seguro o esté exento de la posibilidad de un evento inseguro. En muchos casos estos actos de inseguridad suceden por la falta de información, la falsa sensación de protección y la más común el exceso de confianza. La Seguridad identifica las amenazas, vulnerabilidades y las medidas que pueden ser utilizadas para proteger los bienes de CEPCOLSA y la integridad de sus FUNCIONARIOS. Para estos propósitos la Seguridad Empresarial y Logística es fundamental para el cumplimiento de cada una de sus operaciones de Exploración y Producción bajo los principios de la Institucionalidad, Legitimidad y Sostenibilidad que asisten para el normal y buen desarrollo de cada una de las actividades, con el compromiso de una Visión Integral que permita el aseguramiento de área, activos y propiedades de CEPCOLSA. La Seguridad empresarial y Logística permite actuar positivamente, teniendo como eje fundamental la planificación y organización, lo cual se refleja en el cumplimiento, la puntualidad, la responsabilidad y la calidad en todas las actividades. 1. ALCANCE Este documento define los requisitos de Seguridad Empresarial y Logística en adelante SEL, que debe aplicar EL CONTRATISTA y/o subcontratistas. Es obligación del CONTRATISTA y/o subcontratista garantizar que se mantengan niveles adecuados de seguridad y que se programen y vigilen los impactos de riesgo para el buen manejo del proyecto y el buen desempeño de todo el trabajo. Se informa a EL CONTRATISTA Y/O subcontratista que las instalaciones y áreas de influencia de los proyectos se encuentran situadas en zonas de seguridad, ambiental y social sensibles. Por tanto, deberá cumplir con las todas las normativas vigentes de Seguridad y será íntegramente Responsable de las restricciones que se tengan para el normal y buen desarrollo de cada una de las actividades. Las disposiciones de este Documento rigen para EL CONTRATISTA y/o subcontratista sin perjuicio de cualquiera de los derechos de CEPCOLSA y no lo exonerarán de ninguna manera, de sus obligaciones y responsabilidades de conformidad con el presente CONTRATO o la ley.

2. AMBITO DE APLICACIÓN El ámbito de aplicación del presente documento, corresponden a todas las operaciones desarrolladas por CEPCOLSA y/o lugares donde se desarrollen los servicios contratados. 3. CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y NORMAS El CONTRATISTA y/o subcontratista deberá cumplir y garantizar que todas sus acciones cumplan con todas las Leyes y Normas vigentes nacionales, durante el desarrollo de cada uno de los servicios, y en particular las leyes y normas relacionadas con:


i. Disposiciones, Políticas y Normativas de CEPCOLSA, ii. Derechos Humanos, iii. Disposiciones del Ministerio de Defensa, iv. Disposiciones de los Gobiernos locales, departamentales y nacionales en materia de

seguridad, v. Las disposiciones de Logística (especialmente las normas expedidas por las autoridades

nacionales), vi. Disposiciones del Contrato de trabajo.

4. PRINCIPIOS

Para CEPCOLSA, la Seguridad Empresarial y Logística es fundamental en la creación de una cultura de la Autoprotección, basada en los siguientes principios: CONFIDENCIALIDAD: Discreción, alerta, oportuno. RESPONSABILIDAD: Bajo perfil, no protagonismo. CONOCIMIENTO: Información geográfica del área de trabajo, contactos. ACTITUD: Disposición al buen hacer, dejar hacer. ALERTA: Atento al cambio o situaciones no comunes. PERCEPCIÓN: sentir, ver, captar, comprender, interpretar. PREVENCIÓN: tomar medias para mitigación, evaluación y análisis de riesgos. PROTECCIÓN: identificación de amenazas y vulnerabilidades. PRESERVACIÓN: mantener, trascender, divulgar lo real. 5. IMPLANTACION DE MEDIDAS La observación es uno de los mejores elementos de información que permite mitigar y analizar el entorno y espacio físico. Por tanto es necesario que se tenga en cuenta los siguientes puntos:

QUE: Describir claramente los acontecimientos sin desviaciones. DONDE: Determinar la ubicación o lugar exacto donde ocurrió el evento. CUANDO: Precisar el tiempo de la actividad realizada. COMO: Describir el modo en que se desarrollo la acción sin desviaciones. QUIENES: Detallar explícitamente las acciones y actores del hecho. 6. NORMATIVAS 6.1. LUGAR DE TRABAJO

i. Antes de iniciar cada trabajo, EL CONTRATISTA entregará al Departamento SEL de

CEPCOLSA, un informe en el que exponga las vulnerabilidades/riesgos que se puede tener en el área en la cual se va a prestar la obra, junto con la implementación de medidas de contingencia.

ii. Antes de iniciar cada trabajo, EL CONTRATISTA, entregará al Departamento SEL, un informe en el que se describa las consultas de seguridad realizadas a cada uno de sus empleados. Es requisito que el CONTRATISTA y/o subcontratista realice estudios de seguridad a cada uno de sus empleados.

iii. De igual manera, El CONTRATISTA programará reuniones instructivas con todas las personas a su cargo para la prestación de servicio, con el fin de explicar cualquier riesgo específico y los métodos para controlarlo.


iv. EL CONTRATISTA deberá supervisar en todo momento todas las actividades del lugar de trabajo y el área donde este se desarrolle incluyendo revisiones periódicas de seguridad para mitigar riesgos y mantener libre de peligros innecesarios.

v. El CONTRATISTA implementará un programa de seguridad con sus conductores, alertando acerca de los posibles peligros que implica conducir en las carreteras del área donde se desarrolla la obra. La gestión del transporte y el uso de vehículos en el sitio estarán estrictamente controlados y se exigirá en todo momento el cumplimiento de las normas de conducción, normativas del Ministerio de Tránsito y Transporte y las normas que de la industria petrolera apliquen (incluyendo organización de las rutas de tráfico, velocidades máximas, uso de los cinturones de seguridad y control de documentos de los conductores).

vi. EL CONTRATISTA implementará un sistema de carnetización para todo su personal, con la supervisión y coordinación del equipo SEL. Al momento del ingreso y/o salida de personas y/o vehículos, EL CONTRATISTA deberá portar el Carnet de identificación. El equipo de Vigilancia solicitará y realizara inspección en cualquier momento.

vii. EL CONTRATISTA deberá trabajar en el área asignada para el desarrollo de la obra objeto de este CONTRATO. Esta restringido transitar por áreas distintas a las autorizadas.

viii. EL CONTRATISTA se asegurará de que las personas a su cargo no abandonen los campamentos o lugares de trabajo sin la debida autorización del.

ix. EL CONTRATISTA, deberá notificar de inmediato al Interventor de SEL de CEPCOLSA, cualquier evento, incidente extraño o información que considere importante para prevenir riesgos.

x. Con el propósito de mitigar posibles riesgos EL CONTRATISTAS, tendrá las siguientes restricciones las cuales deberá hacer extensiva a sus empleados y subcontratistas:

Conceptuar y/o dar cualquier tipo de información sobre las apreciaciones de seguridad (Security).

Dar información de cualquier tipo (magnética/duro) a personas ajenas a CEPCOLSA.

Transportar, almacenar, distribuir, consumir sustancias alucinógenas y/o psicoactivas de cualquier tipo,

Transportar, almacenar, distribuir, combustibles de cualquier tipo, si la operación no lo requiere.

Transportar, almacenar, distribuir, consumir bebidas embriagantes.

Transportar, almacenar, distribuir, armas de cualquier tipo.

Transportar, almacenar, distribuir, consumir químicos de cualquier tipo, si la operación no lo requiere.

Transportar, almacenar, distribuir, elementos de exclusivo manejo por las Fuerzas Armadas de Colombia.

Transportar, almacenar, distribuir, consumir cualquier elemento que ponga en riesgo la integridad de la Operación y/o servicio de las personas que participan en éste

Transportar explosivos o fuentes de energía de cualquier tipo cualquier elemento que ponga en riesgo la integridad de la Operación, de(los) funcionarios(s), si la operación no la requiere

xi. EL CONTRATISTA deberá hacer extensivo las obligaciones de este ANEXO a sus

trabajadores y subcontratistas garantizando el cumplimiento de estos agentes en el desarrollo de la obra objeto del presente CONTRATO.

6.2. DESPLAZAMIENTOS Y TRANSPORTE


6.2.1. PERSONAL

i. La(s) salida(s) y/o entrada(s) de personal será únicamente entre las 05:00 horas y las 17:00 horas en sitio seguro, sin excepción. En caso contrario, el representante de la CEPCOLSA en campo, es el responsable y a su discreción, de los permisos correspondientes, informando oportunamente al Responsable de Security.

ii. Infórmese con anticipación sobre la situación de seguridad en su destino y esté atento a los cambios.

iii. Cuéntele al mínimo de personas acerca de su viaje. iv. No utilice el nombre de su cargo en sus tiquetes, avisos, reservaciones, publicidad, tarjetas

de prestación, carné o documentos que lo relacionen con la CEPCOLSA. v. Utilice solo el transporte aéreo, terrestre y/o fluvial debidamente autorizado. vi. La planeación de los desplazamientos garantiza su integridad. Se debe seguir el Plan de

trabajo aprobado. Cualquier desviación genera riesgos innecesarios y costos. El cambio de Plan de trabajo debe ser aprobado oportunamente por el Representante de la CEPCOLSA en campo.

vii. Siga las instrucciones del Equipo SEL 6.2.2. EQUIPOS, MATERIALES, MAQUINARIAS, HERRAMIENTAS, INSUMOS Y/O OTROS

i. Todos los equipos, materiales, maquinarias, insumos y/o herramientas, sin excepción, deben

tener su correspondiente orden de salida y/o entrada del lugar de trabajo. Esta orden debe estar aprobada por el representante del Proyecto.

ii. Los equipos, materiales, maquinarias, insumos y/o herramientas que salgan y/o entren la lugar de trabajo después de las 17:00 horas, deben tener una orden explicita del Gerente del Proyecto. Esta orden, en original, será el único documento necesario para que el Control de Acceso permita la salida y/o entrada. Sin este documento, los controladores de Acceso tienen instrucciones para no dejar entrar y/o salir equipos, materiales, maquinarias, insumos y/o herramientas.

iii. EL CONTRATISTA es el responsable, a su costo y riesgo del desplazamiento y/o movimiento de equipos, maquinarias, herramientas normales y específicas, insumos y/o materiales necesarios para la normal operación del proyecto. Por tanto, EL CONTRATISTA deberá realizar los análisis de rutas, apoyo con convoy de la Policía y/o Ejército y de los Convenios Interinstitucionales con las Instituciones de Seguridad Pública, para garantizar la Integridad de los mismos.

iv. El Equipo SEL de CEPCOLSA prestará el apoyo correspondiente para los desplazamientos, pero NO será el responsable de coordinar, planear, ejecutar, evaluar, asignar dispositivos para el aseguramiento de equipos, materiales, maquinarias, insumos y/o herramientas de EL CONTRATISTA. CEPCOLSA será quien apruebe todas las acciones pertinentes al desplazamiento. Sin la aprobación de CEPCOLSA, EL CONTRATISTA NO se podrá desplazar y/o movilizar equipo, materiales, maquinarias, insumos y/o herramientas a lugar de trabajo. Por tanto es necesario que EL CONTRATISTA, envíe con ocho (08) días de anticipación, las solicitudes correspondientes formales al Interventor Líder de Seguridad de CEPCOLSA, sobre todos los desplazamientos y/o movimientos.

v. El CONTRATISTA que para la prestación de la obra requiere la utilización de Materiales fuente de Energía, se responsabilizara a su costo y riesgo por su desplazamiento, almacenamiento, custodia, logística y/o movilización. Se complementa con el numeral 6.2.2.iii.

6.2.3. VEHICULOS


i. Todos los vehículos sin excepción, deben estar identificados y tener las aprobaciones de

HSEQ. Los vehículos que no atienda esta instrucción no se les permiten accesar al lugar de trabajo objeto del presente CONTRATO. Dicha situación será reportada al Responsable del CONTRATISTA.

ii. El Equipo SEL de CEPCOLSA estará autorizado para verificar y validar datos, personas y/o materiales que estén asociados al servicio y se estén transportando. En caso de presentarse alguna anomalía o desviación del plan de trabajo, el Equipo SEL de CEPCOLSA dará aviso a EL CONTRATISTA y cuando lo considere pertinente a las Autoridades competentes.

6.2.4. TRANSPORTE AEREO

i. Cualquier vuelo y/o transporte aéreo al lugar de trabajo de CEPCOLSA deben estar

oportunamente autorizados y aprobados por el equipo SEL de CEPCOLSA. ii. Para todas las actividades de transporte aéreo que se requiera para la prestación del

proyecto se deben utilizar exclusivamente los Operadores y los tipos de aeronaves cuya utilización cumpla con el estándar de OGP y hayan sido aprobados por la Aeronáutica Civil de Colombia y por CEPCOLSA.

iii. Las aeronaves contratadas sólo podrán ser operadas por las tripulaciones (pilotos y técnicos) aceptados por CEPCOLSA, quienes deben confirmar que cumplen con las calificaciones mínimas exigidas y la experiencia y los requisitos regulares.

iv. Los operadores de las aeronaves que utilice EL CONTRATISTA deberán cumplir con todos los requisitos de CEPCOLSA en cuestión de seguros, para lo cual deben estar vigentes antes del vuelo.

v. CEPCOLSA tendrá la potestad de aplicar restricciones operativas específicas, teniendo en cuenta el medio local y de EL CONTRATISTA, lo que puede incluir, entre otros, la exigencia de operar de conformidad con los estándares de transporte público y el cumplimiento de los criterios de desempeño en el campo de la aviación.

vi. EL CONTRATISTA deberá ponderar las alternativas de utilizar otras formas de viaje, con plena consideración de las implicaciones operativas y de seguridad.

vii. EL CONTRATISTA deberá utilizar los tipos de aeronaves con la capacidad más alta de seguridad disponible según las características del entorno y rigiéndose por el Estándar OGP.

viii. EL CONTRATISTA deberá tener en cuenta que ninguna empresa de transporte aéreo podrá prestar servicios en las áreas de Exploración y Producción de CEPCOLSA, a menos que cumpla con los requerimientos aplicables, establecidos en La Guía de Manejo Seguro de Aeronaves de OGP y por la aprobación previa del vuelo por parte del Gerente General de CEPCOLSA.

ix. Las aeronaves que presten sus servicios bajo contratación de fletamento con CEPCOLSA, deberán ser inspeccionadas y contar con el concepto técnico favorable por parte del Líder de SEL de CEPCOLSA.

x. Se deben realizar programas periódicos de verificación o auditoria debidamente estandarizados que permitan tener la certidumbre que todas las empresas de aviación que operen para CEPCOLSA, hayan sido aceptados por el Consultor de Aviación y cumplen con las normas de seguridad establecidas por la reglamentación aeronáutica nacional y el estándar de referencia (OGP).

xi. Todos los pasajeros que trasporte EL CONTRATISTA deberán cumplir con todas las normativas, protocolos y procedimientos que se tengan para el trasporte aéreo fijadas por la Aeronáutica Civil de Colombia.

7. RESPONSABILIDADES SEL DE LA GERENCIA DE EL CONTRATISTA


i. Los temas de SEL son responsabilidad de la línea de gerencia y requieren la participación

activa de todos los niveles de gerencia y supervisión. La gerencia de EL CONTRATISTA deberá demostrar un compromiso visible con los temas de SEL y promover la realización y consecución de los objetivos propuestos en el Plan SEL de EL CONTRATISTA, el cual debe ser desarrollado de acuerdo a los compromisos del presente Anexo, este Plan SEL debe ser entregado previo al inicio de las obras.

ii. El CONTRATISTA deberá nombrar y mantener en el cargo, durante todo el desempeño de la obra, a un representante de la gerencia quienes estarán a cargo de la coordinación e implementación de las políticas, objetivos y las medidas SEL dirigidas a proteger la integridad de las personas y activos. Este representante deberá coordinar la implementación de las políticas SEL. Será el encargado de recibir las solicitudes y reclamos por cualquier incumplimiento previsto en el presente Anexo.

iii. El CONTRATISTA deberá asignar suficientes recursos para la implementación de las políticas y requisitos del presente Anexo. La asignación de los recursos se revisará periódicamente.

iv. EL CONTRATISTA debe contar con un Coordinador SEL que debe ser un Oficial en buen uso del retiro y con Experiencia en Análisis de Seguridad con experiencia mínima de tres (3) años como Coordinador SEL en proyectos similares de la industria petrolera.

v. La Hoja de Vida de este funcionario deberá ser entregada a CEPCOLSA para su revisión y aprobación, antes de iniciar las actividades. CEPCOLSA de acuerdo al servicio podrá solicitar a EL CONTRATISTA aumentar el número de profesionales requeridos para el desarrollo del CONTRATO

7.1. FUNCIONES PRINCIPALES DEL SUPERVISOR DE SEGURIDAD DEL CONTRATISTA

i. Realizar Estudios, Apreciaciones, Conceptos de Security, bajo la coordinación del Supervisor

de Seguridad Empresarial y Logística del Proyecto. ii. Realizar políticas, procedimientos y protocolos y aseguramiento, bajo la coordinación del

Supervisor de Seguridad Empresarial y Logística del Proyecto. iii. Asegurar que se establezca un programa de coordinación que cubra:

Asuntos de Manejo de Riesgo

Asuntos de Seguridad.

Asuntos de relaciones con la comunidad iv. Implementar políticas de riesgo y seguridad y procedimientos según el plan de riesgo y

seguridad de la CEPCOLSA y elaborar un Manual de Seguridad para las operaciones rurales y urbanas, bajo la coordinación del Supervisor de Seguridad Empresarial y Logística del Proyecto.

v. Establecer una Infraestructura de Informe diarios para la Operación y de cualquier incidente(s) que pueda(n) ocurrir. Al finalizar el proyecto, debe entregar un Informe Final por escrito de las actividades, incidentes, medidas, manejos y otros que sucedieron

vi. Realizar inspecciones diarias a las áreas de trabajo, reportando y asegurando la corrección de cualquier actividad insegura o irregular.

vii. Mantener medidas de manejo de riesgo y seguridad de la Información dentro de las instalaciones de la CEPCOLSA, bajo la coordinación del Supervisor de Seguridad Empresarial y Logística del Proyecto.

viii. Efectuar retroalimentación inmediata de los hallazgos de auditorías realizadas en la obra al personal ejecutor de EL CONTRATISTA, a los coordinadores de EL CONTRATISTA y líderes de SEL de CEPCOLSA.


ix. Asegurar el reporte e investigación de todas las fallas de control e incidentes ocurridos en las obras y participar en la investigación, en los casos que se requiera, cumpliendo con los plazos de entrega establecidos en procedimiento de investigación de accidentes establecidos por CEPCOLSA.


CARTA DE INTENCION

Actuando en representación de la empresa _________________________________________, acepto las responsabilidades descritas en el presente Anexo de Responsabilidad Integral y me comprometo a darlo a conocer a todos los funcionarios involucrados en el cumplimiento del servicio objeto de este CONTRATO suscrito con CEPCOLSA, tanto en nuestra sede de trabajo como en el lugar de los trabajos, con el fin de garantizar el estricto cumplimiento del mismo y asumiendo las responsabilidades que deriven para la empresa en caso del incumplimiento del presente anexo. Firmado, a los _____________ días del mes de ______________ de 20__. Por la Empresa Contratista __________________________ Representante Legal DOCUMENTO DE IDENTIDAD

anexo 5.1 - rse

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