anexo 27 procedimiento para la entrega al cit

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN AL CIT

VICEPRESIDENCIA DE REFINACIÓN Y PETROQUÍMICA GERENCIA DE PROYECTOS DE REFINACIÓN Y PETROQUÍMICA

VRP-DPY-P-006 Elaborado 31/05/10

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1. OBJETIVO Establecer lineamientos para la recepción y entrega de la Memoria Técnica Documental de ECOPETROL S.A., que ha sido generada como resultado de las actividades efectuadas por funcionarios de ECOPETROL S.A. y/o por terceros (Empresas Contratistas durante la vigencia de los Contratos), al Centro de Información Técnica. 2. GLOSARIO

• APC: Aprobado para Construcción.

• CIT: Centro de Información Técnica (Área de ECOPETROL S.A. quien administra toda la información técnica de la empresa).

• Datos estructurados: El dato proveniente de la aplicación utilizada para generar información/documento es entregado de manera que sea conforme a un “well defined model” y disponible para las aplicaciones intermedias de los sistemas del usuario. No es necesario especificar y acordar anticipadamente que el dato sea suministrado a la aplicación específica, pero que su estructura sea de modo que pueda ser importado en el medio de destinación. Se requiere un control de la versión del dato estructurado.

• EPC - Engineering, Procurement and Construction: Tipo de contrato para ejecución de proyectos que incluye la ingeniería de detalle, las compras y la construcción.

• Imagen electrónica: Imagen del/los documento/s que pueden ser leídos a través de un visor electrónico. Habitualmente es una imagen escaneada o extraída del original. Los archivos de imágenes deben ser incluidos en formato PDF.

• MR: Material Requisition – Requisición de Material.

• MTD: Memoria Técnica Documental.

• Nativos: Los archivos digitales son entregados en el formato creado por el software específico. Los archivos nativos incluyen todas las referencias, parámetros de configuración, macros, scripts y demás características aplicativas para que sean más fluidos, útiles y modificables por el usuario. Si los archivos “input” se utilizan para generar un “output” desde la aplicación, estos archivos “input” (con identificación para la compatibilidad de input/output) deben ser provistos. Se presume que el usuario utilizará una versión compatible del software de dichos archivos nativos. (formatos DWG, modelos 3D, PDF con OCR para documentos).

• OCR: Optical Character Recognition.

• QCMD: Quality Control Manufacturing Dossier.

• VRP: Vicepresidencia de Refinación y Petroquímica.




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3. CONDICIONES GENERALES

3.1. ASPECTOS GENERALES Este procedimiento establece el tipo de información, las normas y procedimientos para la entrega de los documentos finales de la Información Técnica, los cuales deben ser previamente aprobados por el funcionario responsable en ECOPETROL S.A., en desarrollo de los proyectos de inversión, desarrollo de ingenierías, estudios, evaluaciones, actualizaciones y mantenimiento de las plantas y unidades de la Vicepresidencia de Refinación y Petroquímica de ECOPETROL S.A.

a. Idioma: Los índices generales serán en español, los listados de la documentación relacionada serán en el idioma en que se encuentre elaborado el documento, los manuales de operación, mantenimiento y procedimientos especiales deberán ser realizados en idioma español.

b. Cantidad de Documentos y Copias: La información que se entrega debe contar con una (1)

versión impresa original y una (1) digital en medio magnético (CD, DVD). c. Emisión Aceptada Como Documento Final: La información a que hace referencia este

documento en el tema de desarrollo de Ingenieras es la Revisión 0 y el As Built, acorde con el documento; VRP-DPY-I-004 Instructivo de Control de Documentos Técnicos.

Para cada proyecto se establecen los entregables de ingeniería. La guía de entregables de ECOPETROL S.A. es la definida en el VRP-DPY-F-008 Listado De Entregables De Ingeniería y Presentación De Ofertas.

d. Documentos Digitales: La versión digital de los documentos técnicos tipo libros, como

informes técnicos, catálogos, Manuales y Dossier (texto, gráficas y figuras) deben ser entregados en formato PDF (sin ningún tipo de restricción de lectura y/o escritura) y debe incluir OCR en un archivo digital idéntico a la versión impresa. Igualmente, se deben entregar los archivos originales de los documentos, gráficas, figuras, tablas, mapas, etc. que se incluyen en PDF.

e. Planos Digitales: Los planos deben ser entregados en su formato original de DWG y además

en formato PDF que contenga todas las firmas de aprobación.

f. Referencia Normativas

• VRP-DPY-F-008 Listado de Entregables de Ingeniería y Presentación de Ofertas. • VRP-DPY-I-009 Instructivo para Elaboración de Planos.

3.2. PROCEDIMIENTO DE ENTREGA

a. La información técnica debe ser entregada con una comunicación radicada, además debe ir diligenciado el documento “ECP-DTI-F-009 Entrega de Información Técnica – CIT”, aprobado por un funcionario de ECOPETROL S.A. y con la descripción detallada de cada elemento de información entregado, los elementos que no estén registrados en él se considerarán como NO RECIBIDOS. La recepción de la información técnica de ECOPETROL se debe realizar a través de los puntos Centros de Correspondencia definidos para tal fin.




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b. Los aspectos generales que deben tenerse en cuenta en el proceso de entrega de información son los siguientes:

•••• La información técnica a entregar debe estar debidamente identificada, depurada, rotulada y

los lomos de los libros deben traer indicado el número de tomos o volúmenes, ejemplo: 1/1 o 1/100.

•••• La comunicación que relacione la información técnica a entregar, debe ir firmada por un representante autorizado de la Empresa Contratista, con la siguiente información básica mínima, por ejemplo:

Fecha de Entrega: (Día-Mes-Año). Datos del destinatario: Centro de Información Técnica Archivo Técnico "[Escriba la dirección del archivo técnico]" ECOPETROL S.A. Asunto: Nombre del Proyecto / Número y Nombre del Contrato / Empresa Contratista Contenido: "[Describa generalmente el contenido de la entrega de información técnica.]" Datos del remitente: "[Escriba el nombre del funcionario o del representante autorizado de la compañía]" Anexos: "[Adjuntar el formato ECP-DTI-F-009 diligenciado]" Con Copia: "[Escriba el Nombre del Funcionario responsable de ECOPETROL]"

3.3. RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Cada tipo de información debe ser entregada inmediatamente finalice su elaboración en forma completa (una sola entrega), de acuerdo con los productos, contenido, medios, formatos y cantidades establecidos en el presente documento. La información recibida surtirá un proceso inicial de verificación del formato ECP-DTI-F-009 Acta de Entrega de Información al CIT, que consiste en comparar la información relacionada contra la entregada; la información que no esté explícitamente relacionada se considera como NO RECIBIDA. Las inconsistencias encontradas en esta verificación serán informadas por el administrador al Funcionario de ECOPETROL S.A. y/o a la compañía contratista explicando las causas de la NO ACEPTACIÓN y solicitando la completitud de la información. Se debe anexar al ECP-DTI-F-009, el listado maestro de documentos a ser entregados, este listado debe tener un visto bueno del líder proyecto.




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3.4. CONDICIONES DE CONFIDENCIALIDAD El funcionario responsable de ECOPETROL S.A. de la información deberá indicar al CIT el nivel de confidencialidad en el formato ECP-DTI-F-009, según la clasificación de seguridad de información de ECOPETROL S.A.:

a. GENERAL: Está al alcance de todos y es entregada o publicada sin ningún tipo de restricción,

su revelación no genera ninguna pérdida financiera, ni atenta contra la integridad del personal, ni implica ningún daño a terceros o a los flujos de información de la compañía. Ejemplo:

• Toda información por legislación estatal debe ser de carácter público.

• Los boletines de prensa.

b. RESTRINGIDA: se refiere a que no es pública y su revelación genera cierto grado de

expectativas, conlleva a pérdidas económicas bajas o lesiona levemente la integridad del personal. La mayoría de la información del día a día cae bajo esta clasificación y sólo debe estar al alcance del personal autorizado. La información estaría disponible para consulta únicamente de los siguientes grupos de funcionarios:

• Vicepresidencia de Refinación y Petroquímica.

• Gerencia Refinería de Barrancabermeja.

• Gerencia de Proyectos de Refinación y Petroquímica.

• Gerencia Refinería de Cartagena.

• Gerencia de Desarrollo y Refinación.

c. SECRETA: Se refiere a que su divulgación genera desventajas competitivas o pérdidas

económicas significativas y puede comprometer la seguridad nacional, la seguridad pública, constituyendo un secreto comercial, industrial, fiscal u otro considerado en otras leyes. Pone en riesgo la vida, la seguridad o la salud de las personas.

3.5. ESPECIFICACIONES GENERALES POR TIPO DE INFORMACIÓN TÉCNICA

a. Capacidad medios digitales

Capacidad medios digitales

CD DVD

Capacidad 700 Megabytes Una capa : 4.7 GB x 2 Doble Capa: 8.5 GB x 2

b. Información de Ingenierías Las fases de ingeniería, APC o Revisión (0), y AS Built deben cumplir con lo estipulado en la tabla 1. Productos, formatos y medios.




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Estos contenidos serán organizados separadamente para cada unidad de proceso y en una unidad en común la documentación general, exceptuando el contenido “MR’s y QCMD’s” que serán organizadas por tipología de material.

Tabla 1. Productos, formatos y medios de ingenierías

Productos Contenido Formatos digitales Medios

Libros de ingeniería

Es la recopilación de toda la documentación emitida por los desarrolladores de la Ingeniería (Ingeniería Conceptual, Ingeniería Básica, Ingeniería Básica para EPC, Ingeniería Detallada), la documentación se compilará en un volumen general.

Libros: PDF, y archivos nativos

(Excel, Word, etc.) (ver numeral 3.1 literal b)

Planos: DWG

y PDF

Papel: Ver numeral 3.1 literal b Magnético: CD / DVD

Dossier de Fabricación de los Equipos (QCMD’s)

Es la recopilación de todos los documentos de control de calidad de fabricación de los equipos (QCMD’s), los QCMD´s estarán de acuerdo con los requerimientos del procedimiento “VRP-DPY-P-501 Procedure for Preparation of the Quality Control Manufacturing Dossier”.

Manuales de operación

Es la recopilación completa de los manuales de operación de la planta será emitida para cada unidad de proceso o sistema auxiliar. Este compendio de informaciones será organizado de acuerdo con los estándares de la GRB. En términos generales, los manuales de operaciones de las unidades serán organizados por secciones cada una desarrollando un argumento específico.

Dossier final de Construcción/

Precommissioning/ Commissioning.

Es la recopilación de todos los documentos finales de construcción, pre-commissioning y commissioning, será adecuadamente indexado y hará una correcta referencia a las instalaciones y cubrirá todas las actividades hasta la Completación mecánica; será preparado por el contratista de construcción y debe contener la siguiente información QProcedimientos de pruebas implementadas durante la construcción.

Q Registros de todos los controles de calidad finales e intermedios y de las pruebas de todas las áreas y disciplinas. (Excluyendo las hojas relacionadas a los equipos, las cuales estarán contenidas en los archives de cada equipo). Q Reportes de rendimiento y certificaciones de los soldadores.




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Q Reportes de interpretación de radiografías.

Q Certificación de las operaciones de los ensayos no destructivos.

Modelos 3D

Los modelos 3D deben cumplir con lo establecido con el documento VRP-DPY-E-225 Technical Specification 3D Model Contents And 3D Model Reviews.

El definido en el VRP-DPY-

E-225 N.A.

Notas Importantes:

• La documentación en medio magnético, debe ser entregada en PDF y en su archivo nativo, los medios electrónicos deben ser una fiel copia de los medios impresos.

• La documentación entregada en medio magnética en formato PDF, debe estar en un solo

archivo continuo y no subdividido. 3.6. ESPECIFICACIONES DE LOS DOCUMENTOS IMPRESOS Este numeral aplica para los documentos: libros de ingeniería, QCMD’s, manuales de operación, dossier final de la construcción, pre-commissioning y commissioning. Los documentos serán elaborados en páginas de tamaño carta estándar (21,59 x 27,94 mm) o múltiplos del mismo.

• Libro: Las cubiertas de lo tomos serán de pasta dura de 27 x 31 cms, cada tomo será identificado.

• Planos: Los planos se entregan en rollos y/o predoblado de acuerdo con el instructivo VRP-

DPY-I-009 Instructivo para Elaboración de Planos. Los predoblados se deben entregar en bolsas transparentes de calibre No 6 Polipropileno. En cada bolsa se deben guardar dos planos uno por cada cara. En estas bolsas irán copias sepia del original ó ploteos del archivo original debidamente firmados.

• Separadores: Cartulinas blancas con pestañas tamaño carta.

• Hojas separadoras de documentos: Hojas bond, tamaño carta, estas hojas separarán los

documentos técnicos.

• Isométricos: Las cubiertas de los tomos serán de 54 x 31 cms (para hojas doble carta), los lomos serán de 9,5 cms de espesor e identificados. Estos documentos estarán organizados por unidad y consecutivamente de acuerdo con el listado general de líneas.

Los planos y documentos que fueran más grandes de dicho formato, serán elaborados teniendo en cuenta el documento VRP-DPY-I-009 Instructivo para Elaboración de Planos.




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La codificación y numeración deberá ser asignada a los documentos de ingeniería según el documento VRP-DPY-I-004 Instructivo de Control de Documentos Técnicos. En los proyectos donde no se defina una estructura de codificación de ingeniería, el VRP-DPY-I-004 es el documento que aplica. 4. DESARROLLO

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Funcionario de ECOPETROL S.A. y/o Empresa Contratista

Preparación de la documentación acorde con las especificaciones

definidas en el alcance

Funcionario de ECOPETROL S.A. y/o Empresa Contratista

Contar con la información Técnica en sus versiones finales para

aprobación por parte de ECOPETROL S.A.

Funcionario de

ECOPETROL S.A. y/o Empresa Contratista

Diligenciar el Formato ECP-DTI-F-009 relacionando todos los ítems

contenidos en los medios magnéticos e impresos.

Funcionario de


Entrega de información según lo establecido en el numeral 3.2

Funcionario de


Entrega de información según lo establecido en el numeral 3.2

Inicio

Radicación del memorando

Diligenciamiento del Formato ECP-DTI-F-009

Perfeccionamiento de la Información Técnica

Preparación de la documentación

Devolución de la información

Verificación de la

documentación

NO SI

Entrega de la Información Técnica a

CIT




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5. CONTINGENCIAS Como excepción al literal C del numeral 3.1, se pueden entregar al CIT las revisiones mayores de la ingeniería (Rev. A, B, C).

Funcionario de Correspondencia o funcionario CIT

En el punto de recepción del archivo técnico, el responsable realizará verificación física según

numeral 3.3

Funcionario de Correspondencia o funcionario CIT

Según lo establecido en el numeral 3.3

Funcionario de CIT Enviar comunicación solicitando complementar la información

Funcionario de CIT

Catalogación de ítems físicos, carga digitales y almacenamiento

en estantería

Verificación física

Conforme

Fin

Gestión de faltantes

SI

Procesamiento, carga y almacenamiento

NO

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