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Ministerio del Trabajo SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

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ANEXO 2

ESTUDIOS PREVIOS PARA DETERMINAR LA OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA DE CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA EL DISEÑO, PARAMETRIZACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE UNA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS PROCESOS DE RECAUDO, CARTERA Y COBRO, ADAPTADOS A LAS NECESIDADES PROPIAS DEL SENA. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 25, numerales 7 y 12 de la Ley 80 de 1993, en el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1150 y Capítulo I Título II del Decreto 734 de 2012, la Dirección General del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, presenta a continuación el estudio previo de Conveniencia y Oportunidad para realizar un proceso de contratación por la modalidad de Licitación Pública. . 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER.

Para el desarrollo del plan estratégico del SENA y la puesta en marcha de la nueva estrategia de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, en conjunto con la Dirección Administrativa y Financiera y la Dirección Jurídica, se adquirirá una solución tecnológica con el fin de mejorar el seguimiento y control de los procesos de recaudo, cartera y cobranza de las obligaciones a favor del SENA, en su fase inicial por concepto de aportes parafiscales, multas por incumplimiento al contrato de aprendizaje, multas impuestas por el Ministerio de Trabajo, aportes al FIC, así como brindar trazabilidad de cada uno de los pagos y obligaciones pendientes de las empresas aportantes a la entidad, manteniendo un manejo de Cliente Único. Por esta razón es necesario que el proyecto de TIC’s que incluye la compra del aplicativo de Cartera, el CRM y los ajustes al aplicativo SGVA se desarrollen de forma simultánea. El objeto de la presente contratación se alinea con el fortalecimiento de los procesos misionales y de apoyo del SENA, utilizando herramientas de nueva generación debidamente licenciadas. La Entidad requiere contar con una herramienta tecnológica que permita mejorar el seguimiento y control de los procesos de recaudo, cartera y cobranza de las obligaciones a favor del SENA, así como mejorar la administración de las aplicaciones, automatización de labores de administración, diagnostico y solución de problemas, inherentes al proceso de recaudo y normalización de cartera.

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El SENA requiere un aplicativo de recaudo, cartera y cobranzas, que permita de manera integral brindar un adecuado servicio a los empresarios y al cliente interno, brindando información precisa y rápida. El aplicativo actual con el que cuenta el SENA no permite realizar conciliación de cartera de manera automática y en línea, no genera cálculo de intereses de manera automática, no permite compartir información con las demás plataformas tecnológicas de la entidad incrementando la operatividad en las regionales, la información que se pueda generar de los aplicativos de cartera actuales no refleja la realidad de la misma. Las empresas obligadas al cumplimiento de la cuota regulada no cuentan con una plataforma tecnológica que les permita en línea generar su estado de cuenta sobre sus responsabilidades parafiscales con el SENA, actualmente se generan liquidaciones de manera manual a través de plantillas de Excel. Por todo lo anterior el SENA requiere contar con una herramienta tecnológica para el seguimiento y control de los procesos de fiscalización, agotamiento de vía gubernativa, generación de cartera, recaudo, cobro coactivo, Recaudo Judicial, acuerdos de pago, depuración contable y demás procesos administrativos generados en el manejo de las obligaciones a favor del SENA a través de los medios de pago definidos para el recaudo, así como mejorar la administración e integración de aplicaciones, automatizando labores de administración, diagnostico, solución de problemas e intercambio de información en línea, inherentes al proceso de recaudo y normalización de cartera del SENA. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR 2.1.- Objeto: Contratar la prestación de servicios para el diseño, parametrización, implementación y puesta en marcha de una solución tecnológica para el seguimiento y control de los procesos de recaudo, cartera y cobro, adaptados a las necesidades propias del SENA. 2.2. Alcance del objeto La prestación de servicios para el Diseño, Parametrización, implementación y Puesta en Marcha de una solución tecnológica debe contemplar el seguimiento y control del proceso de Gestión de cartera, integrada por los subprocesos de fiscalización, agotamiento de vía gubernativa, generación de cartera, recaudo, cobro coactivo, Recaudo Judicial, acuerdos de pago, depuración contable y demás procesos administrativos generados en el manejo de las obligaciones a favor del SENA a través de los medios de pago definidos para el recaudo, así como mejorar la administración e integración de aplicaciones, automatizando labores de administración, diagnostico,

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solución de problemas e intercambio de información en línea, inherentes al proceso de recaudo y normalización de cartera del SENA.

2.3. Etapas del Proyecto El proyecto constara mínimo de las siguientes fases para su ejecución:

I. Diseño (Levantamiento de procesos, fuentes de datos, diagrama de flujo de datos, Modelo de la solución esquema de perfiles de usuario, interfaces requeridas, migraciones requeridas, componentes, entre otros requeridos y definidos por las partes necesarios para el diseño)

II. Parametrización (Datos maestros, consultas, reportes, demás necesidades particulares del diseño, entre otros requeridos y definidos por las partes)

III. Implementación (Entrega de la documentación técnica y funcional, capacitaciones, acompañamiento en el despliegue de la información, entre otros requeridos y definidos por las partes)

IV. Puesta en marcha (Despliegue total de la solución, entre otros requeridos y definidos por las partes)

V. Despliegue Final (Seguimiento, verificación del funcionamiento e implementación del total de la solución contratada, entre otros requeridos y definidos por las partes).

2.4. Especificaciones del Servicio a contratar o producto a adquirir La Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, la Dirección Administrativa y Financiera y la Dirección Jurídica del SENA, entre otros procesos están encargadas de los siguientes procesos y requieren: 2.4.1. PROCESO DE FISCALIZACIÓN:

2.4.1.1. ESPECIFICACIONES DEL PROCESO

2.4.1.1.1. Objeto del Proceso: El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA como entidad recaudadora y beneficiaria del aporte parafiscal, tiene la obligación de generar acciones tendientes a lograr la detección de aportantes que eventualmente pueden estar incursos en alguna de las conductas definidas por la Ley como fenómenos que afectan el recaudo del aporte parafiscal, tales como: Morosidad, Elusión o Evasión.

El proceso de fiscalización consiste en detectar y erradicar los anteriores fenómenos, que afectan el recaudo del aporte parafiscal con destino al SENA.

Dentro del proceso de fiscalización que adelanta el SENA, se incluye el control y seguimiento al Contrato de Aprendizaje, de acuerdo a lo definido en la Ley 119 de

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1994, en su capítulo I, Artículo 4, numeral dos (2), el cual define que el SENA debe: “Velar por el mantenimiento de los mecanismos que aseguren el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, relacionadas con el contrato de aprendizaje”.

En consecuencia, se desarrollan dentro del proceso de fiscalización, actividades encaminadas a:

a) Proponer la regulación del Contrato de Aprendizaje y diseñar mecanismos para la

ampliación de la cobertura del mismo. b) Dirigir el seguimiento y control a la relación de aprendizaje por parte de los

empleadores obligados. c) Dirigir y controlar los procesos de recaudo y fiscalización del cumplimiento de las

obligaciones económicas y del Contrato en las empresas y empleadores del sector público y privado obligado en el marco de lo establecido legalmente.

2.4.1.1.2. Requisitos Básicos Mínimos

En cumplimiento al logro de los objetivos y procesos que nos permitan asegurar el proceso de fiscalización de los aportes parafiscales, Multas de Contrato de Aprendizaje y FIC, como requisitos básicos mínimos se deben aplicar los siguientes criterios:

a) Contar con un Sistema de información, seguimiento y control como apoyo permanente y confiable que le permita al Grupo de Relaciones Corporativas – Normalización de Cartera mantener el control oportuno sobre las acciones de fiscalización realizadas en las regionales.

b) Contar con sistema de información que nos permita realizar cruces de bases de datos para detectar eventuales evasores, elusores y/o morosos de los aportes parafiscales, FIC y Contrato de Aprendizaje.

c) Minimizar el riesgo sobre la calidad de la información que gestiona el aportante, permitiendo que las herramientas que la apoyan estén permanentemente encaminadas al mejoramiento de los procesos.

d) Realizar seguimiento de manera integrada a todo el proceso. Las actividades propias de fiscalización inician con la entrega de bases de datos con los eventuales evasores, elusores o morosos de los aportes parafiscales, FIC y Contrato de Aprendizaje, que pueden existir a nivel nacional, con el fin que el grupo de fiscalizadores inicie el proceso de revisión y verificación de la exactitud de los pagos, con los soportes que tenga el empresario. Posteriormente, debe establecer la ocurrencia de hechos generadores de obligaciones parafiscales no liquidadas y dejadas de pagar por el empresario, solicitando al empresario la exhibición de libros, comprobantes y documentos, con el fin de examinarlos y obtener la información que permita determinar las bases de

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liquidación del aportante, y continuar el proceso hasta determinar o no una eventual deuda a favor del SENA. 2.4.2. PROCESO DE COBRO PREVENTIVO EN RELACIONES CORPORATIVAS: 2.4.2.1. ESPECIFICACIONES DEL PROCESO

2.4.2.1.1. Objeto del Proceso: Reforzar la gestión de cobro en el pago del aporte parafiscal, FIC y Contrato de Aprendizaje, de una manera ágil, eficiente y efectiva, invitando al deudor a cancelar su obligación parafiscal, mostrándole las ventajas del pago oportuno y las consecuencias que ocasiona su omisión. La labor de cobro preventivo inicia con el proceso de fiscalización, donde los funcionarios del SENA establecen contacto con el empresario, logrando el éxito o fracaso de la labor de cobro, ya que en la medida en que se logre interiorizar en el empleador la importancia, conveniencia y necesidad del aporte parafiscal, FIC y Contrato de Aprendizaje, se puede realizar en forma efectiva su pago voluntario. 2.4.2.1.2. Requisitos Básicos Mínimos En cumplimiento al logro de los objetivos y procesos que nos permitan asegurar el debido proceso con los empresarios, como requisitos básicos mínimos se deben aplicar los siguientes criterios:

a) Elaboración y expedición de la Resolución de determinación de deuda. b) Notificación personal de la Resolución que establece la deuda. c) En defecto de la anterior, notificación por aviso d) Presentación, o no, de recurso de reposición. e) Elaboración y expedición de la resolución que resuelve el recurso de reposición f) Notificación de la Resolución que resuelve el recurso. g) Ejecutoria de los actos administrativos. h) Cobro Administrativo de la cartera generada, a cargo de cada dependencia que

generó la obligación i) Procesos de Acuerdo de Pago.

(A partir de la ley 1437 de 2011 hay dos tipos de procesos de fiscalización: Uno el general, que aplicaría a fiscalización de los aportes parafiscales y aportes al FIC dejados de cancelar. Otro sancionatorio, aplicable a la multa por el incumplimiento en la cuota de aprendizaje, el cual se encuentra en la circular No. 3-2012- 00334 del SENA, la cual al igual que la normatividad general se entregara en el momento del inicio del trámite de aplicación del nuevo aplicativo). 2.4.3. PROCESO DE RECAUDO Y CARTERA

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2.4.3.1. ESPECIFICACIONES DEL PROCESO

2.4.3.1.1. Objeto del Proceso: Garantizar y controlar la oportunidad de la información sobre el recaudo a nivel nacional y la gestión de cobranza por los conceptos de Aportes, Fondo Industria de la Construcción (FIC), Monetización, Doble Mesada, Cuota parte Pensional, Contrato de Aprendizaje, Vivienda, préstamo de ahorro y demás conceptos generadores de aportes propios del SENA, para que nos permitan gestionar e identificar el riesgo a través de la evaluación de recaudo a fin de tomar las medidas necesarias, intensificar la supervisión y modificar las estrategias de cartera según se requiera, dentro del marco legal y normativo vigente. 2.4.3.1.2. Requisitos Básicos Mínimos

En cumplimiento al logro de los objetivos y procesos que nos permitan asegurar que el riesgo de cartera se mantenga dentro de los límites aceptables para el SENA, como requisitos básicos mínimos se deben aplicar los siguientes criterios:

a) Contar con un Sistema de información como apoyo permanente y confiable que le permita al Grupo de Recaudo y Cartera mantener el control oportuno sobre la operación y su gestión.

b) Divulgar y brindar apoyo constante sobre la Inscripción previa del aportante o usuario externo para la utilización de las herramientas tecnológicas que le permitan accesar a los servicios para efectuar el respectivo pago.

c) Minimizar el riesgo sobre la calidad de la información que gestiona el aportante, permitiendo que las herramientas que la apoyan estén permanentemente encaminadas al mejoramiento de los procesos.

d) Realizar seguimiento de manera integrada Las actividades propias del recaudo inician con el registro de la información del aportante mediante las diferentes plataformas tecnológicas utilizadas para ello (Panilla Única para Liquidación de Aportes PILA – Pagos en línea), remitidas al Grupo de Recaudo de Cartera a través de las entidades Bancarias y el Operador de Información (SOI), para su consolidación y cargue definitivo de la operación, permitiendo efectuar análisis y control financiero sobre los datos y finalmente adelantar la gestión de cartera según se requiera. Posteriormente, en la administración de la operación de recaudo, se contemplan las actividades que se llevan a cabo al interior del Grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección Administrativa y Financiera, para atender las diferentes solicitudes presentadas por el usuario aportante en la Regional, con respecto a las certificaciones tributarias y/o paz y salvo, e igualmente las reclamaciones realizadas por efecto de una liquidación errada, tales como corrección y/o devolución si es el caso, previa verificación de la información soporte de cada operación.

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Se detalla una a una las actividades y tareas propias para adelantar el cobro persuasivo por parte de la Regional, por concepto de cartera para Aportes parafiscales – FIC – Cuota parte pensional – doble mesada – monetización, multas del Ministerio de la Protección, contrato de aprendizaje y vivienda, las cuales inician desde la recepción de la respectiva resolución de cobro, su radicación, análisis y registro de la información, hasta comunicarle al deudor y acordar pautas para el respectivo pago. En caso de no llegar a establecer el acuerdo, el cobro se remite al Grupo de Cobro Coactivo de la Dirección Jurídica para su trámite, e inicio de la etapa coactiva de la cartera. Todos los procesos de registro, consolidación y administración del recaudo por todos los conceptos de ingreso y cartera deben estar integrados con los sistemas financieros (SIIF nación y Finanzas 2000) de la entidad, la solución tecnológica debe permitir el cargue de la información histórica de los aplicativos de cartera regional, Sistema Centralizado Virtual de Aportes y PILA. 2.4.4 PROCESO DE COBRO COACTIVO: 2.4.4.1. ESPECIFICACIONES DEL PROCESO

2.4.4.1.1. Objeto del proceso: Garantizar el recaudo de la cartera en mora a favor del SENA, a través del procedimiento de cobro coactivo administrativo, por los conceptos de Aportes parafiscales, multas por incumplimiento en la cuota de aprendizaje, multas impuestas por el Ministerio del Trabajo, aportes al Fondo Industria de la Construcción (FIC), Monetización de la cuota regulada, Doble Mesada Pensional, Cuota parte Pensional y demás conceptos generadores de cartera a favor del SENA, susceptibles de ser cobrados coactivamente. Así mismo, adelantar las acciones necesarias para la depuración de la cartera en cobro coactivo, bien sea por prescripción de la acción de cobro sin haber logrado el recaudo total de la cartera en mora, o por el adelantamiento del procedimiento de remisibilidad de la obligación. 2.4.4.1.2. Requisitos Básicos Mínimos Con el fin de asegurar, optimizar y maximizar el recaudo de la cartera en mora, a través del procedimiento de cobro coactivo administrativo, se debe contar con:

a) Un Sistema de información actualizado y confiable, que permita el seguimiento y control de la gestión adelantada a cada una de las obligaciones que se gestione en los despachos de cobro coactivo a nivel nacional, en el cual se pueda establecer la instancia de cobro, la última actuación, el monto de la obligación a la fecha de consulta (Liquidador), evaluación y alerta frente al riesgo de prescripción, el tipo de cartera (misionales y no misionales), la tasa de interés aplicable a este tipo de

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cartera, entre otros aspectos. b) Un sistema de información que permita la fluidez entre las diferentes instancias que

intervienen en los procesos de recaudo de cartera. Que cualquier pago que se genere por parte de los deudores se vea reflejado en línea, que se aplique contablemente, que se valide y aplique en el monto de capital y de interés correspondiente, según la normatividad vigente.

c) Un sistema de información que permita, a los diferentes tipos de usuarios, contar con la posibilidad de liquidar los acuerdos de pago propuestos por los deudores y aprobados por el SENA, a la tasa aplicable al tipo de cartera objeto de cobro (Amortización de la deuda).

d) Un sistema que produzca, mediante formatos preestablecidos, de manera automática los documentos necesarios para el impulso y gestión del cobro coactivo, en instancias específicas del proceso, tales como : Autos que avocan conocimiento, Requerimiento persuasivo, Mandamientos de pago, citaciones para notificación, notificaciones por correo, orden de seguir adelante la ejecución, Auto que hace la liquidación del crédito, oficios de investigación de bienes en bancos, oficinas de registro, secretarias de tránsito, cámaras de comercio, superintendencias, fichas de remisibilidad, resoluciones de prescripción, autos de archivo, acuerdos de pago, etc.

e) Control y seguimiento por proceso y por abogado asignado a cada proceso. f) Minimizar el riesgo sobre la calidad de la información que gestiona el usuario,

permitiendo que las herramientas que la apoyan estén permanentemente encaminadas al mejoramiento de los procesos.

g) Un sistema que permita realizar el seguimiento a la gestión de cobro, a nivel nacional, de manera integrada y con la información completa, veraz y actualizada

2.4.4.1.3. Definición de las Etapas del proceso El proceso de cobro coactivo inicia con un ESTUDIO DEL TÍTULO EJECUTIVO enviado al respectivo despacho de cobro coactivo para cobrar, con el fin de determinar si este es exigible, presta merito ejecutivo, es claro, expreso y exigible, está completo y está en firme. Esta etapa tiene, como término máximo, cinco (5) días (Producto: Auto que avoca conocimiento). La etapa posterior es la ETAPA PERSUASIVA, en la cual se requiere al deudor para que cancele la obligación. Una vez haya proferido auto que avoca conocimiento. El procedimiento de esta etapa se encuentra descrito en el artículo 22 de la Resolución No. 000210 de 2007 ETAPA COACTIVA: Se inicia cuando fracasado el cobro persuasivo, o cuando se prescinda del mismo, el funcionario ejecutor competente emite el auto de mandamiento de pago correspondiente. El procedimiento de ésta etapa se encuentra detallado en los artículos 22 y siguientes de la Resolución No. 000210 de 2007 y sus reformas.

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ACUERDO DE PAGO: En forma independiente que el cobro se encuentre en etapa persuasiva o coactiva, el deudor podrá suscribir acuerdo de pago con la entidad. El procedimiento de suscripción y las garantías que deben prestarse ésta contenido en los artículos 61 y siguientes de la Resolución No. 000210 de 2007. CRÉDITO CANCELADO: En el evento en que el deudor cancele la totalidad del crédito cobrado, constituido por el capital, los intereses legalmente causados, los gastos de cobranza y costas que se hayan generado, el expediente deberá ser relacionado como crédito cancelado. Para tal efecto deberá haberse expedido el auto de terminación correspondiente. PRESCRITA: Cuando de conformidad a lo descrito en los artículos 50 y siguientes de la Resolución No. 000210 de 2007, se determine la prescripción de la acción de cobro, una vez expedido el acto administrativo por el cual se declare, el expediente deberá ser relacionado como obligación prescrita. REMISIBILIDAD. Cuando de conformidad a lo descrito en los artículos 50 y siguientes de Resolución No. 000210 de 2007, modificada por la Resolución 580 de 2012, se determine la procedencia de la declaratoria de remisibilidad, una vez realizado el trámite pertinente y emitido el acto administrativo correspondiente por parte del Director Administrativo y Financiero de la entidad, la obligación deberá ser relacionada como remisible. 2.4.4.1.4. Etapas y actividades 2.4.4.1.4.1. ESTUDIO DEL TITULO (5 días máximo)

a) Solicitud de complementación del titulo b) Devolución de la documentación por carecer de mérito ejecutivo c) Auto que avoca conocimiento

2.4.4.1.4.2 PERSUASIVA (3 meses máximo)

a) Requerimiento Persuasivo b) Decreto de Medias Preventivas c) Registro de Medidas Preventiva

2.4.4.1.4.3 COACTIVA (4 años máximo)

a) Mandamiento de pago b) Notificación mandamiento de pago c) Término para Presentación de excepciones d) Resolución que resuelve excepciones e) Notificación de Resolución que resuelve excepciones f) Presentación de Reposición de la Resolución que resuelve excepciones

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g) Resolución que resuelve reposición de la Resolución que resuelve excepciones h) Notificación de Resolución que resuelve reposición i) Orden de seguir adelante la ejecución j) Liquidación del crédito, costas y gastos de cobranza k) Liquidación en firme l) Diligencia de secuestro m) Avalúo n) Traslado avalúo o) Remate p) Adjudicación en Remate q) Suspensión del remate por demanda de nulidad y restablecimiento de derecho

2.4.4.1.4.4. ACUERDO DE PAGO (A 5 años máximo)

a) Solicitud de acuerdo de pago b) Análisis de la solicitud y aprobación de la garantía c) Suscripción del acuerdo de pago d) Seguimiento al acuerdo de pago

2.4.4.1.4.5. CANCELADA

a) Pago total de la obligación b) Auto de terminación del proceso c) Levantamiento medidas previas

2.4.4.1.4.6. PRESCRITA

a) Resolución que declara la prescripción. b) Notificación por correo de la Resolución que declara prescripción. c) Remisión de la Resolución que declara la prescripción al Subcomité de depuración

contable y a la Coordinación de cobro coactivo 2.4.4.1.4.7. REMISIBLE

a) Remisión del expediente al Subcomité de depuración contable para concepto previo de remisibilidad.

b) Concepto favorable del Subcomité de depuración contable para declaración de Remisibilidad.

c) Envío al Comité de sostenibilidad del sistema contable para declaración de Remisibilidad.

d) Declaración de Remisibilidad de la obligación por la Dirección Administrativa y Financiera.

e) Depuración contable.

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2.4.5. PROCESO DE RECAUDO JUDICIAL: 2.4.5.1. ESPECIFICACIONES DEL PROCESO 2.4.5.1.1. Objeto del Proceso: Diseñar y establecer mecanismos a nivel nacional para el cobro de la deuda en mora por concepto de aportes, cuotas de monetización y demás valores adeudados al SENA por entidades públicas o privadas, personas naturales o jurídicas. A través de estos medios lograr mejor gestión y aumento de recaudo por los conceptos de deudas a favor de la entidad dentro de procesos judiciales o de régimen de insolvencia. Generar como producto de la gestión mencionada, políticas y directrices que orienten y prevengan la generación futura de obligaciones que deban ser objeto de actuaciones administrativas de cobro en cualquier orden. 2.4.5.1.2. Requisitos Básicos Mínimos Con el fin de lograr una mejora en el proceso de recaudo judicial y en regímenes de insolvencia para permitir mejorar el nivel de recaudo de la cartera en mora, a través de estos procedimientos es necesario contar con:

a) Un Sistema de información que se actualice de acuerdo con la etapa procesal

de manera confiable, con posibilidades de seguimiento y visualización de la b) gestión y de la etapa en la que se encuentre cada cobro según la gestión que

adelante cada uno de los responsables del recaudo de obligaciones en la jurisdicción ordinaria o en procedimientos de insolvencia.

c) El sistema ha de contar con módulos de instancias o etapas identificables, y cada uno de los procedimientos que integren el proceso macro bien sea judicial o de insolvencia, debido a que son varios los tipos de proceso en estos dos campos.

d) Que contenga reflejo de los pagos efectuados por los deudores para mantener actualizada la base de recaudo y de pretensiones en los procesos judiciales y de insolvencia.

e) El sistema debe contar con un módulo reliquidación accesible tanto al deudor como a los apoderados del Sena para conocer las posibilidades de acuerdos, pagos, aplicación de abonos y demás aspectos económicos de cada obligación.

f) Contener un acceso, entorno y herramientas que compongan el sistema para que sea de acceso favorable a los usuarios internos y externos de la herramienta, con un lenguaje común a los operadores que son de diferentes áreas de conocimiento –abogados, contadores, economistas, administradores-.

g) Minimizar el riesgo sobre la calidad de la información que gestiona el usuario, permitiendo que las herramientas que la apoyan estén permanentemente encaminadas al mejoramiento de los procesos.

h) Realizar seguimiento a la gestión, de manera integrada

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La cartera que se encuentra en procesos judiciales puede ser tramitada en jurisdicción civil o laboral, siguiendo a los procedimientos judiciales establecidos en la época en que se instauraron; los nuevos proceso judiciales que pudieran llegar a surtirse tienen igualmente su regulación en las normas vigentes recientemente promulgadas, por ello debe distinguirse el procedimiento según la fecha de su instauración. El proceso judicial inicia cuando las etapas de cobro persuasivo han culminado, y se ha identificado del deudor su capacidad legal, domicilio, categoría, y sobre todo su capacidad patrimonial, pues iniciar un proceso judicial sin posibles resultados de retorno de capital genera desgaste a la entidad con mayor gasto que el valor mismo de la obligación en algunos casos. Básicamente el esquema de los procesos judiciales de ejecución –civil o laboral-, siguen el mismo esquema: notificación de demanda, contestación de demanda, traslado, pruebas, alegatos, sentencia, recurso, segunda instancia sentencia. Adicionalmente se tiene la etapa cautelar, que al presentarse la demanda requiere la solicitud de medidas cautelares, que se hacen efectivas con anterioridad a la notificación del auto admisorio. Ante esta situación puede presentarse que el deudor acuda a declarar su insolvencia o liquidación frente al régimen que así lo permite bien sea antes o después de iniciado el proceso judicial. En esta etapa las actuaciones y participación de las partes son de carácter administrativo, salvo en los casos de liquidaciones judiciales antiguas. En este orden de ideas se resalta la importancia de la participación de la Entidad, en este procedimiento cumpliendo los términos para hacerse parte, presentar crédito, siendo activos en la exigencia del crédito por su categoría como deuda de orden fiscal. 2.4.5.1.3. Tipos de cartera: El aplicativo de cartera pretende ayudar a gestionar la cartera Misional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA en su fase inicial, las cuales son:

a) Cartera de Aportes Parafiscales b) Cartera de Contrato de Aprendizaje c) Cartera de Multas del Ministerio de Trabajo d) Cartera de FIC

En la segunda fase deberá realizarse integración con las otras carteras que maneja el SENA, como son cuotas partes pensionales, doble mesada pensional, vivienda, servicio medico etc. Los requerimientos previos definidos por la Entidad son:

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2.4.6. INFRAESTRUCTURA 2.4.6.1. Auditoría general - El sistema deberá crear, proteger y retener la información de auditoría que permita el análisis, investigación y reporte de acceso malicioso, no autorizado o inapropiado, y asegurar que las acciones de usuarios en el sistema pueden ser trazables sin ambigüedad. 2.4.6.2. Autenticación y autorización con LDAP usuarios internos - El sistema debe utilizar el Directorio Activo corporativo, por medio del protocolo LDAP para la autenticación de usuarios y consulta de roles y permisos para los usuarios. 2.4.6.3. Autenticación y autorización de usuarios externos - El sistema debe contar con funcionalidades propias para la gestión de la autenticación y autorización de los usuarios externos. 2.4.6.4. Sistema escalable en función de las necesidades - La aplicación estará diseñada y desarrollada de forma tal que el aumento en la carga de usuarios pueda resolverse dimensionando adecuadamente la arquitectura de hardware del entorno en el que se ejecuta, tanto vertical como horizontalmente. 2.4.6.5. Rendimiento del sistema - La arquitectura propuesta deberá soportar una carga de 20.000 usuarios nombrados con una concurrencia del 50% 2.4.6.6. Alta disponibilidad - El sistema deberá estar provisto de mecanismos que garanticen la disponibilidad de la aplicación del 99.9% 2.4.6.7. Definición de acciones de envío de email durante el flujo - El sistema deberá permitir parametrizar el envío de mensajes mediante un servidor de correo electrónico o celulares. Estos mensajes se podrán asociar a distintas listas de correo, teléfonos o roles del sistema. 2.4.6.8 Definición de acciones de envío de email durante el flujo - El sistema debe estar integrado al cliente de Outlook , Preferiblemente. 2.4.6.9. Integración mediante Web Services - El sistema debe permitir traer la información que se requiera de otros aplicativos de forma automática, a través de web service que garanticen que la información que se visualiza y/o migra es información en línea. 2.4.6.10. Capacidad de recuperación - El sistema deberá garantizar la recuperación ante fallas críticas (caída total de los servicios del sistema) en un tiempo no mayor a 4 horas. 2.4.6.11. Integración con Gestor Documental Corporativo - El sistema deberá estar en capacidad de integrarse a un Gestor Documental (ONBASE o SHAREPOINT). 2.4.6.12. Integración con el servidor de correo - El sistema deberá poderse integrar al servidor de correo corporativo. 2.4.6.13. Navegación - El sistema deberá tener interface de usuario basada en WEB . 2.4.6.14. Navegadores - El sistema deberá soportar los navegadores de mercado disponibles en sus versiones de uso más frecuente. 2.4.6.15. Movilidad - El sistema debe permitir que desde un servidor general, administrado por un usuario especial y/o de forma automática se envíen mensajes

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parametrizados a través de dispositivos móviles a clientes y usuarios internos y externos (Funcionarios, empresas). 2.4.6.16. Navegadores en usuarios de movilidad - El sistema deberá soportar los navegadores en dispositivos móviles de uso común. 2.4.6.17. Seguridad basada en roles - La seguridad del sistema debe estar basada en roles. 2.4.6.18. Seguridad a nivel de entidad - La seguridad del sistema debe poder manejar el nivel de entidad / tabla / o grupo de datos . 2.4.6.19. Seguridad a nivel de campo - La seguridad del sistema debe poder manejar el nivel de campo individual. 2.4.6.20. Política de contraseñas - El sistema deberá permitir la implementación de políticas sobre el uso de contraseñas como longitud mínima, tipos de caracteres y vigencia 2.4.6.21. Cambio y recuperación de contraseñas de forma autónoma - Permitir que el usuario pueda realizar el cambio y recuperación de la contraseña en el sistema mediante mecanismos automáticos, sin requerir la intervención de una tercera persona o administrador del sistema. 2.4.6.22. Seguridad en servicios web - El sistema debe proporcionar mecanismos que permitan garantizar la seguridad de los servicios web que en él se publiquen. Para ello debe soportar los diferentes mecanismos de seguridad definidos por el estándar WS-Security. 2.4.6.23. Almacenamiento de actividades - Se deben almacenar por un periodo no menor a (6) meses todas las actividades relacionadas con la autenticación en el sistema: intentos válidos, intentos fallidos, cambios de contraseña, etc. Adicionalmente se deben garantizar back up permanentes de toda la aplicación, los back up deben tenerse con una periodicidad máxima de un mes en caso de que se debe restablecer el sistema. 2.4.6.24. Notificación en caso de bloqueo de cuenta - Las actividades de bloqueo de cuenta debido a múltiples fallos de autenticación deben generar alertas para la compañía o notificar al administrador de la plataforma. 2.4.6.25. Cifrado de contraseñas - Tanto la transmisión como el almacenamiento de las contraseñas deben ser almacenadas de forma cifrada y haciendo uso de algoritmos de cifrado de un solo sentido. 2.4.6.26. Autenticación con SSO (Single Sign-On) - Procedimiento de identificación y validación basado en Single Sign-On. 2.4.6.27. Soporte a Bases de Datos - El sistema debe garantizar el adecuado soporte y manejo de diferentes bases de datos (Oracle, MS SQL Server, MySQL) preferiblemente o a los leguajes de bases de datos que se requieran. 2.4.6.28. Soporte a estándares de integración - Permitir integración con otros sistemas por medio de servicios web que faciliten el intercambio de datos, evidenciar el flujo de trabajo e integración a la gestión de los procesos. Contar con un monitor de WebServices que permita el seguimiento de los mensajes enviados y recibidos. 2.4.6.29. Pruebas de Estrés - Módulo de pruebas de estrés que permita simular la carga de usuarios y evaluar el desempeño del sistema.

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2.4.6.30. Alta Disponibilidad - Ser compatible con balanceadores de carga que permitan su operación en múltiples máquinas simultáneamente y la distribución de carga sobre las mismas. 2.4.6.31. Compatibilidad - Permitir compatibilidad con plataformas de hardware, software y comunicaciones que estén bajo los estándares de la industria 2.4.6.32. Comunicaciones - Soportar protocolos estándar de comunicaciones como: SOAP, HTTP, HTTPS, SMTP, MIME, FTP. Permitir integración con servidores de correo electrónico y con servidores de fax 2.4.6.33. Robusto y Escalable - Soportar alta concurrencia de usuarios y acceso a datos, de forma que se preserve la integridad y agilidad del acceso a los mismos. 2.4.6.34. Almacenamiento de Documentos - El modelo de almacenamiento de archivos en los aplicativos generados por el generador de código debe ser escalable asegurando la tolerancia a fallos y redundancia y soportar FTP/ SAN / NAS. Soportar además la integración e interoperabilidad con sistemas de administración de documentos. 2.4.6.35. Entornos tecnológicos - Se deberá disponer de tres entornos tecnológicos diferenciados: desarrollo, pruebas y producción. Cada uno de estos entornos contará con todos los elementos del sistema instalados y configurados, aunque escalados en función de los requerimientos de los mismos.

2.4.7. NO FUNCIONALES 2.4.7.1. Generar reportes por pantalla, que puedan ser exportados a Excel en tablas planas o dinámicas y/o PDF. 2.4.7.2. El software debe permitir la conectividad desde cualquier lugar, para un ilimitado número de procesos, tendrán acceso a la plataforma los usuarios activos y autorizados. Los permisos y roles adjudicados se mantendrán. 2.4.7.3. El licenciamiento del software debe poder seleccionarse según el tipo de acceso al sistema administración, lectura / escritura, usuario externo a la entidad. 2.4.7.4. El sistema agrupa los usuarios por roles de trabajo, deberá permitir administrar la seguridad y las políticas de uso heredando desde el rol. 2.4.7.5. Generador de Reportes: Los usuarios deben de tener una herramienta que les permita generar reportes tanto predeterminados como por demanda. 2.4.7.6. El sistema deberá tener una herramienta de generación de flujos de trabajo WorkFlow o BPM) que permita modelar paso a paso procesos de negocio, incluyendo actividades manuales o automáticas con asignación de tiempos y/o niveles de servicio 2.4.7.7. El sistema debe permitir alimentar, visualizar y/o modificar el seguimiento que se ha efectuado a la empresa de forma preventiva, llamadas que se han efectuado, contactos con la empresa, acuerdos a los que se han llegado. 2.4.7.8. El sistema debe permitir exportar a diferentes archivos todas las consultas, tablas o entidades propias del sistema o creadas por el administrador de acuerdo con el rol definido para esta actividad.

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2.4.7.9. El sistema debe permitir importar a diferentes tablas o entidades propias del sistema o creadas por el administrador de acuerdo con el rol definido para esta actividad. 2.4.7.10. Migración, el proyecto debe contemplar la migración de datos de varios aplicativos. SENA entregará la información depurada. 2.4.7.11. Parametrizar los tiempos esperados de procesamiento de cada una de las actividades. Así mismo se debe aclarar los tiempos de cierre nocturno para actualización de saldos en las diferentes instancias de cobro. 2.4.7.12. Permitir balancear la distribución de las cargas de trabajo cuando las actividades sean procesadas por grupos de funcionarios asignados al mismo rol. 2.4.7.13. Parametrizar los escalamientos definidos por reglas de negocio por condiciones de tiempo o funciones de variables del proceso. 2.4.7.14. El sistema debe arrojar alarmas para aquellas cuentas y/o procesos que superen los plazos de norma establecidos, se deben generar para el funcionario encargado del proceso, y el coordinador del mismo. 2.4.7.15. Cuando se efectúan pagos, y los comprobantes de estos pagos son archivos en PDF el sistema debe tomar los datos registrados y migrarlos correctamente y de forma segura a través de un web service al responsable del cliente o del proceso sobre el cual se están efectuando dichos pagos. 2.4.7.16. El sistema debe enviar correos electrónicos de forma automática a clientes internos y externos sobre los procesos que se estén adelantado y los ajustes que se efectúen a los mismos, de acuerdo a lo requerido por el gestor responsable del proceso. 2.4.7.17. Permitir configurar Timers (cronómetros) en cualquier parte del proceso para programar alarmas, escalamientos y tiempos de espera que dependen de datos de tiempo. Sincronizar con hora legal colombiana . 2.4.7.18. Administración de roles, perfiles, usuarios, permisos y niveles de acceso a las diferentes funcionalidades del sistema como de acceso a los datos. 2.4.7.19. Permitir reasignar manualmente procesos de un funcionario a otro por parte del supervisor o Coordinador desde el módulo de administración del sistema. 2.4.7.20. El sistema debe permitir tener un historial de acciones por usuario, detalladas en tipo de actividad que realizo con el Rol, hora, fecha y cliente al que realizo las modificaciones o tipo de movimiento que efectuó. 2.4.7.21. El sistema debe permitir tener un reporte al usuario final de los procesos que hay pendientes a través de gráficos, detalle de las actividades y por intermedio de semáforos de colores identificar cuales tareas están más retrasadas que otras. 2.4.7.22. Contar con interfaces gráficas de usuario que brinden facilidad y rapidez en la navegación de sus contenidos. Panel de control, ayudas en línea y ToolsTips. 2.4.7.23. Navegación por medio de Dill Down para ubicar la información, vistas seleccionables y búsquedas por criterios de usuario. 2.4.7.24. Soportar diversas formas de presentación de datos como textos, gráficos, imágenes. Los reportes o informes generados por pantalla, impresos y/o en medio magnético deben ser presentados en idioma español; al igual que la documentación técnica y de usuario final.

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2.4.7.25. Soportar manejo estándar y controlado de mensajes de error. 2.4.7.26. Proporcionar facilidades de ayuda en línea a nivel pantalla y a nivel campo. 2.4.7.27. Contener tutoriales en línea para el aprendizaje de la operación de la aplicación. 2.4.7.28. Permitir facilidades de búsqueda al usuario acerca de los posibles valores que puede tomar un dato; es decir, el sistema debe minimizar el ingreso de datos visualizando los posibles valores que puede tomar un campo determinado. Desde los formularios y los parámetros se deben establecer las reglas para llenar campos. 2.4.7.29. Permitir la creación de reportes con múltiples bloques, incluso compuesto por gráficas y tablas al mismo tiempo 2.4.7.30. Ofrecer bitácoras de transacciones (log's) detallados que permitan establecer las acciones efectuadas por todos los usuarios y administradores sobre el sistema identificando fecha, hora, usuario, terminal, sesión, Dirección IP, acción realizada. 2.4.7.31. Contar con documentación técnica y de usuario en idioma español. 2.4.7.32. Proporcionar los medios magnéticos y manuales de instalación de la aplicación, contemplando las conexiones a las bases de datos que sean requeridas 2.4.7.33. Ser mantenible y actualizable. Se debe tener políticas demostradas de investigación y desarrollo, con base en las cuales mantendrá actualizado el sistema. 2.4.7.34. Más del 100% paramétrico 2.4.7.35. Licencias o servicio desde la nube 2.4.7.36. Fuentes 2.4.7.37. Customización 2.4.7.38. Mantenimiento: actualización de versiones y requerimientos por fallas o por nuevos desarrollos 2.4.8. REQUERIMIENTOS DE CARTERA 2.4.8.1. Modelamiento de las entidades que componen la arquitectura de cartera del SENA - El sistema deberá tener un modelo de entidades de gestión de cartera acorde a las necesidades del SENA orientado al recaudo de Parafiscales, Contrato de Aprendizaje y Multas Ministerio de Trabajo. 2.4.8.2. Calculo de Interés - Se requiere un aplicativo que permita generar cálculo de interés corriente y de mora de manera automática de acuerdo al tipo de cartera que maneja la entidad. (Aportes, FIC, Multas, Contrato de aprendizaje, entre otras). Adicionalmente, que permita generar liquidación de intereses proyectados por días. Los cálculos deben ser formulas parametrizables dentro del sistema. 2.4.8.3. Generación Documentos en línea - Se requiere un aplicativo que genere de manera automática los formularios para Liquidación, Resolución, Acuerdos de pago, Actos administrativos, estados de cuenta, teniendo en cuenta fechas de corte, fechas de pago y que permita modificar datos en caso de requerirse, el detalle de los documentos que se requieren se encuentran en el anexo. Permitiendo agregar datos relevantes en el caso de fiscalización (declaración de renta). De acuerdo con la base legal. Igualmente debe estar preparado para definir nuevos documentos que se

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puedan llegar a implementar dentro del proceso detalle en el anexo. Documentos basados en plantillas que el usuario (autorizado) pueda parametrizar. 2.4.8.4. Generación de un Único Estado de Cuenta - Permitir a los actores del sistema generar un "Estado de Cuenta por empresario", donde se incluya los conceptos que tiene con el SENA, con el estado actual de cada uno, con fechas límites de pago y días de vencimiento. Esta funcionalidad debe ser para usuarios SENA y para empresarios vía Web 2.4.8.5. Conciliación de cartera - El sistema de cartera debe realizar interface con el aplicativo de contabilidad y finanzas, actualizando los pagos diarios y conciliando cartera de manera automatice. 2.4.8.6. Amortización de obligaciones - Permita generar amortizaciones de obligaciones a la fecha y proyectadas. 2.4.8.7. Cuotas Acuerdos de pago - Liquide cuotas, con intereses respectivos en los acuerdos de pago en las diferentes etapas: fiscalización, cobro persuasivo, cobro coactivo, procesos concursales. 2.4.8.8. Abono a obligaciones - Permita realizar abonos a las obligaciones con priorización de pagos de manera automática, de acuerdo a lo definido por el SENA por parámetros 2.4.8.9. Generación de Paz y Salvos - Permita generar formularios de paz y salvos, certificaciones al día en la contribución FIC, identificando la obra, ciudad, el pago realizado, de manera presuntiva de acuerdo a la normatividad FIC establecida. 2.4.8.10. Identificación de las etapas del proceso de normalización - Permita identificar y clasificar las obligaciones dentro de las tres (3) etapas del proceso de normalización de cartera: Fiscalización, Cobro Persuasivo (Agotamiento de vía Gubernativa, Cobro coactivo – procesos concursales y liquidación). 2.4.8.11. Acceso a información real - Permita que las personas involucradas en el proceso de normalización de cartera, cuenten con acceso a la información, de acuerdo al perfil del cargo y al nivel de autoridad que tenga, que los usuarios queden identificados en el aplicativo para control del riesgo de la información. 2.4.8.12. Asignación de resoluciones abogados - Facilite la asignación de cartera a las regionales, abogados, casas de cobro (en caso de existir), a los operadores, con seguimiento a la gestión realizada. Se requiere el manejo de indicadores de gestión por cada uno de los mencionados anteriormente. 2.4.8.13. Gestión de cobro - Permita incluir gestión de cobro en cada una de las fases del proceso de normalización de cartera, con trazabilidad en línea. Genere alertas en cada etapa. 2.4.8.14. Acumulación de Títulos - Permita generar resoluciones por clase de aporte, de acuerdo a la normatividad y muestre el detalle de la operación. 2.4.8.15. Medios de Recaudo - Integre los medios de recaudo que tiene el SENA (PILA. Botón Electrónico). 2.4.8.16. Contrato de Aprendizaje - Permita desarrollar todo el proceso de cobro presuntivo o persuasivo en contrato de aprendizaje. 2.4.8.17. Etapas procesales - Permita administrar y realizar seguimiento a las obligaciones en cada una de las etapas procesales, parametrizando tiempos en cada

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etapa de acuerdo a lo establecido en la normatividad, que permita control y estadística de los gastos del proceso, honorarios y garantías a favor del SENA. 2.4.8.18. Generación de informes - Permita generar base de cartera de acuerdo a la etapa de normalización donde se encuentre: Fiscalización Cobro Persuasivo, agotamiento vía gubernativa, cobro coactivo, proceso liquidación o concursal por Regional, NIT y cualquier variable parametrizada. 2.4.8.19. Reporte de edad de cartera - Informes se puedan generar de manera general y detalladas, por regional, producto, instancia, edad de mora, fechas, saldos. Filtros de información por sector económico. 2.4.8.20. Informe de fiscalización por CIIU - Informes de fiscalización por CIIU, por NIT, Regional, Municipio. 2.4.8.21. Reporte de riesgos - Reporte de personas con cartera vencida de acuerdo a lo establecido por Ley que deben ser reportadas al Boletín de morosos de la Contraloría General. 2.4.8.22. Reporte institucional - Permita generar correo electrónico institucional para cada empresario. 2.4.8.23. Gestión de acuerdos de pago - Se requiere de parametrizar los acuerdos de pago con su correspondiente seguimiento, alertas de vencimiento y workflow de escalación 2.4.8.24. Modulo de consulta - Con la información de cartera la cual pueda ser filtrada, organizada y presentada por conceptos que defina el usuario 2.4.8.25. Vigencias de cartera - El sistema debe permitir la asignación de pagos de aportes, FIC, Contrato de aprendizaje, Multas Ministerio, entre otras, a las vigencias de acuerdo con la base legal. 2.4.8.26. Integralidad del sistema - El sistema debe contemplar la integralidad con todos los medios de liquidación y pago de los aportes parafiscales (PILA y Aportes) para la generación en línea de los certificados de paz y salvo a los aportantes. Además debe contar con el proceso de cargue de la información de aportes parafiscales recibidos por las fuentes de recaudo que tiene la entidad (PILA, BOTON ELECTRONICO, ENTRE OTROS). 2.4.8.27. Migración de datos y cargue de datos - Contenga lenguajes de programa para migración de datos. 2.4.8.29. Reportes a desarrollar - Listado por liquidación y resoluciones, Listados de clasificación por concepto, instancia, edad, antigüedad, regional, actividad económica, Listados de liquidaciones y resoluciones por aportante y con datos generales de la empresa, Listado de la cartera por cobro, Listado resoluciones asignadas a abogados u operadores, Listado por liquidaciones o resoluciones por estado de cobro por regional, Listado de movimiento diario, Listado de acuerdos de pago por aportante y regional e intereses, Listado de abonos por regionales y aportante (recuperación de cartera), Listado de cartera con inconsistencias, Listado por instancias y edades o antigüedades, Listado por tipo de empresa, Listado por empresa y sectores económicos, Listados de cartera pagada por concepto, aportante, edad, etc. y vs a cartera actual, Listados de cartera recuperada por estados de cobro, Listados por fechas determinados, por prescripción, Listados por empresa

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combinadas con actividad económica, Listado de cartera sin abono por empresa, Listado de cartera depurada, Liquidaciones sin resolución, listados de cartera corregida o modificada o sea procesos de depuración, Listados de cartera reclasificada, Listados de intereses pagados, Listados por cartera anual Listados de morosos, Listados por indicadores de gestión, entre otros. Debe permitir crear nuevos reportes por medio de Parametrización del usuario. 2.4.8.30. Reportes a desarrollar - Vista del estado de cuenta por Nit que arroja el Sistema Gestión virtual de aprendices y cartera. Estado de cuenta de incumplimiento de Contrato de Aprendizaje. (En proceso, en liquidación, pendiente de ajustar, enviado a resolución).Informe de empresas que han tenido estado de cuenta desde el Sistema Gestión. Virtual de aprendices. Informe de empresas que no han tenido estado de cuenta desde el Sistema Gestión Virtual de aprendices. Informe de Empresas a las que se ha tenido que ajustar el estado de cuenta por registro de contratos y/o por pagos de monetización no tenidos en cuenta inicialmente y los demás que se requieren. 2.4.8.31. Modulo de Cartera - El aplicativo debe permitir generar y visualizar el informe de visita por concepto de contrato de aprendizaje y fiscalización en caso de que la empresa se encuentre al día para las últimas tres vigencias en contrato de aprendizaje y cinco en aportes. 2.4.8.32. Sea flexible para que se ajuste a los requerimientos de SIIF 2.4.9. INTEGRACIÓN 2.4.9.1. OUTBOUND - Conciliación bancaria Tesorería - Integración (OUT) Cartera y Tesorería con la información de conciliación bancaria 2.4.9.2. OUTBOUND - Conciliación bancaria Contabilidad - Integración (OUT) Cartera y Contabilidad con la información de conciliación bancaria 2.4.9.3. OUTBOUND - Conciliación bancaria Finanzas - Integración (OUT) Cartera y Finanzas con la información de conciliación bancaria 2.4.9.4. INBOUND - Cargue de información de resoluciones a favor del SENA - El sistema de permitir el cargue o registro de las resoluciones a favor del SENA, emitidas por el Ministerio de Trabajo 2.4.9.5. INBOUND - Conciliación Recaudo a través de Botón Electrónico y PSE, en línea - Información de recaudo en línea de los pagos que deben hacer al SENA los demás deudores internos y externos del SENA 2.4.9.6. INBOUND - Conciliación Recaudo a través PILA en línea - Información de recaudo de parafiscales en línea 2.4.9.7. OUTBOUND - Actos administrativos desde Cartera a Contabilidad -

a) Nit del Deudor b) Nombre o Razón Social del Deudor c) Tipo de Documento del Acto Administrativo (Resolución, Pagare u otro) d) No. del Documento e) Concepto de la deuda f) Valor de Capital

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g) Valor de Intereses (si los hay) h) Fecha de Ejecutoria de la Resolución i) Fecha de Registro Contable

2.4.9.8. OUTBOUND - Estado de la cartera - a) Nit del Deudor b) Nombre o Razón Social del Deudor c) Tipo de Documento del Acto Administrativo (Resolución, Pagare u otro) d) No. del Documento e) Concepto de la deuda f) Valor de Capital g) Valor de Intereses (si los hay) h) Fecha de Ejecutoria de la Resolución i) Fecha de Registro Contable

2.4.9.9. INBOUND - Movimientos - a) NIT b) Razón Social c) Regional (Departamento) d) Licencia de Obra o Número de Contrato e) Nombre de la obra f) Valor del Pago g) No. Transacción del Pago h) Periodo del Pago i) Número de Trabajadores

2.4.9.10. INBOUND - Movimientos - aportes y cartera (Aportes Parafiscales, FIC, Monetización, y Multas del Min protección), entre lo que se encuentra la generación a nivel nacional del Certificado Tributario y Paz y Salvo de aportes. 2.4.9.11. INBOUND - Movimientos - Aplicativo actual debe integrarse con las otras aplicaciones de cartera existentes, con el fin de registrar las liquidaciones, resoluciones que se realicen por los diferentes conceptos a nivel nacional. Migrar la información. 2.4.9.12. INBOUND - Movimientos - Integración para tener vista de las vigencias y meses en los que cada empresa ha tenido incumplimiento 2.4.9.13. INBOUND - Cuota reguladora - Integración para tener vista Consulta de la empresa (Cuota regulada, resolución, fecha, números de contratos vigentes) 2.4.9.14. INBOUND - Monetización - Integración para tener vista de las monetización efectuadas por la empresa esta vista es con el aplicativo de aportes en línea 2.4.9.15. INBOUND - Actos administrativos - Integración para tener vista los actos administrativos de regulación que tiene la empresa 2.4.9.16. INBOUND - Movimientos

a) NIT b) Razón Social c) Regional (Departamento) d) Numero de resolución de regulación última e) Fecha de resolución de regulación ultima

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f) Fecha de ejecutoria de la resolución g) Cuota regulada h) Contratos vigentes i) Pagos efectuados por monetización j) Número de Trabajados de la regulación k) Vista del estado de cuenta por vigencias y por meses l) Trámite en el que se encuentra el estado de cuenta m) Informe de visita en caso de que la empresa este al día n) Relación de regulaciones de cuotas de aprendices que ha tenido la empresa o) Información de recaudo en línea.

2.4.10. REQUERIMIENTOS DE ENTREGA DE LA SOLUCIÓN – APLICATIVO 2.4.10.1.Software

1 Servidor de aplicación

1.1 Sistema operativo a utilizar

1.2 Lenguaje de programación (procedimiento de compilación y versiones (en el caso de requerir reconstrucción del sistema))

1.3 Inventario de fuentes y sus respectivas funcionalidades

1.4 Modelo MER de Base de datos con sus descripciones

1.5 Tabla de roles para Administración de usuarios.

1.6 Capacidad de usuarios soportada por el sistema.

1.7 Proyección de almacenamiento requerido inicialmente

1.8 Resultados de pruebas funcionales y de stress

1.9 Especificaciones técnicas de Servidores físicos o virtuales requeridos

2 Cliente

2.1 Sistemas operativos compatibles

2.2 Framework o runtime necesario para su funcionamiento.

2.3 Cantidad de formas o paginas y respectivas funciones

2.4 Conexión a DB y tablas que utiliza cada forma o pagina.

2.5 Resultados de pruebas de stress

2.6 Instalador del sistema cliente (datos de Parametrización del instalador)

3 Documentación

3.1 Manuales de usuario.

3.2 Manuales técnico

3.3 Manual de Instalación Servidor y Cliente

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3.4 Diagramas de proceso de usuario

3.5 Diagramas de proceso técnicos

3.6 Tabla de mensajes de error o validaciones del sistema (descripción y solución).

3.7 Contacto de soporte de la aplicación.

3.8 Derechos de Licenciamiento

2.4.11. REGLAMENTACIÓN

Contrato de Aprendizaje

Ley 789 de 2002

Ley 1066 de 2006

Decreto 933 de 2003

Decreto 2585 de 2003

Decreto 620 de 2005


Acuerdo 15 de 2003

Acuerdo 11 de 2008

Circular 361 de 2008 Contabilidad

Régimen de Contabilidad Publica

Manual de Procedimientos de Contabilidad Pública

Catálogo General de Cuentas Normatividad Contribución FIC

Decreto 2375 de 1974 Creación del FIC

Decreto 083 de 1976: Reglamentación Decreto 2375/74

Decreto 1047 de 1983 Proporcionalidad Número de trabajadores

Resolución 00945 de 2002 Regula el funcionamiento del FIC

Resolución 2370 de 2008 Compendio de normas FIC Normatividad Aportes

Ley 21 de 1982: Bases salariales de aportes parafiscales

Ley 50 de 1990

Ley 223 de 1995 art 181 exoneración de Universidades Públicas

Ley 789 de 2002 art 13 tratamientos especiales

Decreto 1042 de 1978 para el sector público

Código Sustantivo de Trabajo para el sector privado

Estatuto Orgánico de Presupuesto

Para ambos temas: Sentencias del Tribunal Administrativo y del Consejo de Estado

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Normatividad relacionada con SIIF Nación. Cobro Coactivo

Estatuto Tributario

Ley 1066 de 2006


Resolución 210 de 2007

Ley 1437 de 2011

Decreto Ley 019 de 2012

Ley 1551 de 2012

Código General del Proceso

NOTA: Los requerimientos indicados por el SENA serán objeto de análisis y acuerdos en la etapa inicial del proyecto. Cualquier cambio normativo que se presente durante la ejecución del presente proyecto y que afecte la solución contratada en alguno o todos sus procesos deberá ser contemplada su inclusión y adecuación en la solución contratada, previo acuerdo de impacto y determinación de riesgos entre las partes. 2.5. Plazo del contrato El plazo de ejecución del Contrato será de Dieciocho (18) meses contados a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución, sin que exceda el 30 de junio de 2014. 2.6. Lugar de ejecución del contrato La ejecución del contrato tendrá lugar en las instalaciones del SENA a lo largo del territorio nacional. 2.7. PRESUPUESTO PARA EL CONTRATO De acuerdo con el estudio de mercado realizado por la Entidad se estableció como presupuesto oficial disponible la suma de CINCO MIL TRESCIENTOS TREINTA Y NUEVE MILLONES NOVECIENTOS UN MIL CIENTO OCHENTA Y UN PESOS

($5.339.901.181,oo) M/Cte incluido el IVA y todos los gastos directos e indirectos en que deba incurrir el contratista. 2.8. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

El valor del presente proceso está amparado así:

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Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 60712 del 13 de Agosto de 2012, expedido por el Grupo de Presupuesto del SENA. Solicitud de autorización de vigencias futuras al Ministerio del Trabajo y al Departamento de Planeación Nacional, toda vez que la ejecución y puesta en funcionamiento del servicio, toma un tiempo mayor a una vigencia fiscal. Con fecha 24 de septiembre de 2012, mediante radicado No. 2-2012-035078 el Ministerio de Hacienda y Crédito Público Autorizó las vigencias futuras. El presupuesto para esta licitación se encuentra distribuido de la siguiente manera:

AÑO No AUTORIZACION PRESUPUESTAL VALOR

2012 CDP No 60712 1.067.980.236

2013 Autorización Vigencias Futuras con No de Radicación 2-2012-035078 del 24/09/2012

2.669.950.591

2014 Autorización Vigencias Futuras con No de Radicación 2-2012-035078 del 24/09/2012

1.601.970.354

TOTAL 5.339.901.181

De igual forma cita la mencionada comunicación – “La entidad certifico que el concepto de gasto objeto de la apropiación de vigencias futuras se encuentra dentro del Marco de Gasto de Mediano Plazo. En la ejecución de los contratos de la vigencia 2012, la entidad es responsable de dar cumplimiento al artículo 1° del decreto 1957 de 2007, modificado por el artículo 3° del decreto 4836 de 2011”. Se aclara que serán por cuenta del CONTRATISTA todos los gastos, impuestos, tasas y contribuciones nacionales, departamentales y municipales derivados de la celebración, ejecución y liquidación del contrato, así como el valor de la prima de la garantía única y sus modificaciones.

2.9. Forma de pago El SENA pagará al contratista de la siguiente manera:

a) Un anticipo correspondiente al 20% del valor total del contrato a la legalización y perfeccionamiento del mismo. Para el manejo del anticipo el adjudicatario del contrato deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable según lo contemplado en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011. El valor del anticipo deberá ser amortizado en cada pago de la siguiente

manera:

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Concepto Porcentaje de Amortización del Anticipo

Pago 1 50%

Pago 2 50%

Total 100%

b) Un primer pago correspondiente al 35% del valor del contrato a la entrega de

las actividades contempladas en la fase I de la solución contratada y certificación de recibo a satisfacción del supervisor hasta junio de 2013, previa amortización del anticipo.

c) Un segundo pago correspondiente al 35% del valor del contrato a la entrega de las actividades contempladas en las fases II y III de la solución contratada y certificación de recibo a satisfacción del supervisor hasta noviembre de 2013 previa amortización del anticipo.

d) Un tercer pago correspondiente al 30% del valor del contrato a la entrega de las actividades contempladas en las fases IV y V de la solución contratada y certificación de recibo a satisfacción del supervisor hasta junio de 2014.

Nota: El presente plan de pagos estará supeditado a la vigencia presupuestal correspondiente.

2.6 Identificación del contrato a celebrar: El contrato que se celebre como consecuencia del presente proceso Licitatorio sera de PRESTACIÓN DE SERVICIOS de conformidad con lo establecido en El artículo 32 de la ley 80 de 1993. Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. ” 2.8. Obligaciones del contratista. El contratista se compromete a:

a. Realizar el diseño, parametrización, implementación y puesta en marcha de una solución tecnológica para el seguimiento y control de los procesos de recaudo, cartera, fiscalización, agotamiento de vía gubernativa, cobro coactivo, recaudo judicial, acuerdos de pago, depuración de cartera y demás procesos administrativos a cargo del SENA.

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b. Disponer para la ejecución del proyecto del personal idóneo y experto.

c. Definir en conjunto con el SENA el cronograma de inicio de cada fase del proyecto.

d. Realizar un acercamiento estratégico entre las diferentes áreas que participan en el proceso, con el fin de identificar recursos, tiempo, metodología a utilizar en cada etapa del proyecto.

e. Realizar análisis de necesidades en las diferentes áreas que intervienen en los procesos de recaudo, cartera y cobro, con el fin de adecuar el sistema en cuanto a la información que en él residirá, las pantallas que maneja, las plantillas de documentos a generar y los reportes que se definan contemplados.

f. Llevar a cabo el levantamiento de cada uno de los procesos que intervienen en el proyecto.

g. Elaborar los diagramas de flujo de los procesos a automatizar.

h. Verificar la funcionalidad de los aplicativos actuales de recaudo, cartera y cobranza, con el fin de definir los parámetros de inicio del proyecto en cuanto a validación de la información, al igual que las interfaces que se deben realizar.

i. Entregar el documento con las especificaciones y requerimientos funcionales detallados para el aplicativo cuyo entregable contendrá los campos que se deberán incluir en cada una de las tablas del aplicativo.

j. Definir y detallar las adecuaciones que serán desarrolladas previas a la implantación del sistema

k. Delegar un profesional de tiempo completo el cual tendrá la función de enlace permanente con el comité técnico de seguimiento designado por el SENA.

l. Elaborar el informe de oportunidad y pertinencia de las necesidades y expectativas del SENA

m. Implementación del Sistema de Información con los módulos, interfaces y demás componentes requeridos e identificados para la debida operación (Migración de datos, ajustes normativos, interfaces con otras plataformas, parametrización de formatos e informes, desarrollo de requerimientos, pruebas y paralelos, documentación técnica y funcional)Realizar la transferencia de conocimiento en la instalación del software base, así como, el manejo total de la herramienta, para la implementación de copias de respaldo y administración de usuarios.

n. Garantizar que la solución tecnológica contemple los procesos de recaudo, cartera, fiscalización, agotamiento de vía gubernativa, cobro coactivo, recaudo

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judicial, acuerdos de pago, depuración de cartera y demás procesos administrativos del SENA relacionados con los mencionados procesos.

o. Realizar la transferencia de conocimientos sobre la solución tecnológica suministrada, para las personas indicadas por el SENA en los diferentes sedes a nivel nacional, en horarios de oficina, con una duración mínima de 20 horas cada una.

p. Entrega de los documentos requeridos y definidos dentro de cada etapa del proyecto

q. Dar soporte al funcionamiento del software base a través de diferentes medios (telefónico, Internet, presencial, remoto) a nivel nacional. El soporte para la instalación del software base se hará dentro del plazo de ejecución del contrato.

r. Cumplir con los lineamientos de la norma ISO/IEC 27001:2005

s. Guardar total reserva de la información confidencial a la que tenga acceso en razón del servicio que presta en desarrollo de sus actividades, ya que es propiedad del SENA salvo requerimiento de autoridad competente.

t. Presentar informes mensuales de avance del proyecto, de acuerdo con estructura que se defina entre las partes

u. Presentar un informe final de ejecución del proyecto, una vez finalice el contrato.

v. Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato imparta el SENA, por conducto del Supervisor de conformidad con la propuesta presentada.

w. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen fuera de la Ley, con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho, debiendo informar inmediatamente al SENA a través del Supervisor acerca de la ocurrencia de tales peticiones o amenazas y a las demás autoridades competentes para que se adopten las medidas y correctivos si fueran necesarios

x. Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social, salud y pensiones y prestar los documentos respectivos que así lo acrediten, de conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007 y demás que las adicionen, complementen y modifiquen.

y. Todos los servicios se prestaran en idioma español, a menos que se acuerden de otra forma, por escrito.

z. Las demás obligaciones que sean del carácter de los servicios entregados como resultado del contrato.

aa. Ejecutar el objeto del presente contrato en los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas, técnicas y financieras estipuladas en las cláusulas correspondientes y de acuerdo con la propuesta.

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3. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

El Grupo Integrado de Gestión Contractual de la Dirección Administrativa y Financiera, por solicitud de la Dirección de Promoción y Relacionamiento Corporativo, procedió a publicar en la página web: http://contratacion.sena.edu.co solicitud de mercado del 27 de agosto de 2012, con el objeto de: Contratar la prestación de servicios para el Diseño, Parametrización, implementación y Puesta en Marcha de una solución tecnológica para el seguimiento y control de los procesos de recaudo, cartera, fiscalización, agotamiento de vía gubernativa, cobro coactivo, Recaudo Judicial, acuerdos de pago, depuración de cartera y demás procesos administrativos generados en el manejo de las obligaciones parafiscales que cancelan los empresarios al SENA a través de los medios de pago definidos para el recaudo, así como mejorar la administración e integración de aplicaciones, automatizando labores de administración, diagnostico, solución de problemas e intercambio de información en línea, inherentes al proceso de recaudo y normalización de cartera del SENA. Como respuesta a la solicitud de estudio de mercado, se recibieron las siguientes pre-cotizaciones:

PROVEEDOR SECTOR SERVICIO VALOR IVA COSTO COP $ COSTO USD $

COTIZACIÓN 1 Privado

Licenciamiento

Desarrollos

Instalación

1.795.897.883 287.343.661 2.083.241.544 1.041.621

COTIZACIÓN 2 Privado

Licencias CyberFinancial

Mantenimiento licencias

Implmentación CyberFinancial

1.549.095.846 247.855.335 1.796.951.181 898.476

COTIZACIÓN 3 Público

Licenciamiento

Consultoria en Procesos

Capacitación

Soporte

Consulting Services

Viaticos

10.413.286.207 1.666.125.793 12.079.412.000 6.039.706

COTIZACIÓN 4 Público

Solución de recaudo de cartera y

fiscalización con módulos

complementarios

Consultoría

Software

Licenciamiento a perpetuidad

Implementación y Capacitación

4.655.172.414 744.827.586 5.400.000.000 2.700.000

5.339.901.181 2.669.951 VALOR PROMEDIO El SENA ha manifestado claramente en sus requerimientos que el proceso al que se pretende satisfacer con el presente proyecto, esta enfocado en el seguimiento y control de los procesos de recaudo, cartera, fiscalización, agotamiento de vía gubernativa, cobro coactivo, recaudo judicial, acuerdos de pago, depuración de cartera y demás procesos administrativos, típicos del sector público y debidamente reglamentados por normas especificas antes citadas, lo cual, con lleva a que la Entidad en aras de optimizar los tiempos de implementación, puesta en marcha de una solución que satisfaga plenamente las necesidades expuestas y para mejorar el recaudo y su control, observa que es pertinente contemplar aquellos proveedores que demuestren experiencia en el manejo de este tipo de soluciones enfocadas al sector público.

http://contratacion.sena.edu.co/

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Con base en lo anterior, de las respuestas recibidas se anota que es posible y existe un alto riesgo de no alcanzar los tiempos estimados para el proyecto y el cumplimiento total de las metas establecidas para el mismo, al analizar las pre-cotizaciones 1 y 2, toda vez que su experiencia y estructura de funcionamiento está enfocada en el manejo de cartera del sector privado. Así mismo, las pre-cotizaciones 3 y 4 presentadas como respuestas a la solicitud de estudio de mercado, presentan experiencia en el manejo, aplicación de recaudo y control de procesos de cobro a nivel del sector público, ofertas que una vez analizadas satisfacen en gran medida las expectativas y requerimientos de la Entidad. Esto le permite al SENA, identificar que existen proveedores los cuales pueden satisfacer los requerimientos presentados y tienen la experiencia en el sector, lo cual minimiza el riesgo de no cumplimiento. Con base en los productos y cantidades a adquirir, se considera que el presupuesto estimado se encuentra ajustado a las necesidades del SENA. 4. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN 4.1. Requisitos Habilitantes De conformidad con lo estipulado en el numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes, serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje. La exigencia de tales condiciones será adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor

FACTORES DE EVALUACION CALIFICACION

REQUISITOS DE ORDEN JURÍDICO Habilitado/no habilitado

REQUISITOS DE ORDEN TÉCNICO Habilitado/no habilitado

REQUISITOS DE ORDEN FINANCIERO Habilitado/no habilitado

4.1.1. Requisitos de Orden Jurídico. (HABILITADO/ INHABILITADO) El SENA verificará la documentación jurídica pertinente presentada en la oferta. Esta evaluación no genera puntuación, pero sin su cumplimiento total la oferta no será tenida en cuenta para continuar en el proceso de evaluación, calificación y adjudicación.

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4.1.2. Requisitos de Orden Financiero. (HABILITADO/ INHABILITADO) La capacidad financiera del proponente será objeto de verificación de cumplimiento como requisito habilitante para la participación en el proceso de selección, HABILITADO/ INHABILITADO, pero no de calificación, y se realizará únicamente a las propuestas que hayan resultado habilitadas de conformidad con la Evaluación Jurídica. 4.1.3. Requisitos de Orden Técnico. (HABILITADO/ INHABILITADO) Se dirigen a medir la capacidad técnica del proponente. Para la evaluación técnica, se tendrá en cuenta el cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos. 4.1.3.1 Condiciones técnicas mínimas requeridas El proponente deber cumplir con las especificaciones técnicas de la solución tecnológica establecidas por el SENA en el numeral 2.4. de los estudio previos. 4.1.3.2 Verificación de la Experiencia El proponente deberá acreditar experiencia relacionada directamente con los procesos definidos en las obligaciones definidas para el contratista, mediante la presentación de máximo cinco (5) certificaciones de CONTRATOS SUSCRITOS (EJECUTADOS), dentro de los cuatro (4) últimos años contados a partir de la fecha de cierre del presente proceso, de las cuales mínimo una debe ser del sector público. Para tal fin, la certificación deberá indicar la fecha de inicio y la fecha de terminación de cada contrato. Las certificaciones deberán estar expedidas por el funcionario o autoridad competente de la respectiva entidad pública o privada contratante y cumplir con los siguientes requisitos:

a. Razón social de la empresa o entidad contratante b. Nombre del Contratista c. Objeto del contrato o descripción de las obligaciones relacionadas con el objeto

del proceso de selección. d. Tiempo de duración en años y meses con fechas de inicio y de terminación, de

manera que se pueda establecer el tiempo de ejecución. e. Porcentaje de participación en el consorcio o unión temporal, si la certificación

se expide para un contrato ejecutado bajo alguna de estas figuras. f. Valor total ejecutado del contrato, expresado en pesos colombianos. g. Constancia de recibido a satisfacción por el contratante o que de la certificación

se infiera el cumplimiento o ejecución del contrato.

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h. Fecha, firma y cargo del funcionario que expide la certificación. La sumatoria del valor de los contratos certificados deberá SER IGUAL O SUPERIOR AL CINCUENTA POR CIENTO (50%) DEL PRESUPUESTO OFICIAL estimado en el presente pliego de condiciones. Si el valor del contrato certificado se presenta en moneda extranjera, la entidad calculará su valor en pesos, liquidándolo a la TRM de la fecha de terminación. No se tendrá en cuenta certificaciones de contratos a los que se les haya impuesto sanciones o que tengan calificación del servicio regular o mala. Para contabilizar el valor de los contratos se tendrá en cuenta el valor del salario mínimo legal mensual vigente (SMMLV) que corresponde la fecha del contrato tomando el año de suscripción o adición del mismo. Si el proponente es un consorcio o una unión temporal, se tendrán en cuenta las certificaciones aportadas por cualquiera de los miembros del consorcio o unión temporal. Si el oferente presenta la documentación exigida en este numeral, sin el lleno de los requisitos exigidos, la entidad lo requerirá para que dentro del término establecido en la respectiva comunicación, proceda a subsanarla. Para el caso de las propuestas presentadas por consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes deberá allegar la documentación requerida en el presente pliego de condiciones, según corresponda. 5.3.2. Personal mínimo requerido El proponente contará con los recursos que requiera para la ejecución de la propuesta y suministrará información sobre el organigrama de trabajo, ubicación de la sede e infraestructura, así como los recursos físicos y humanos que utilizará. EL SENA requiere que el proponente presente, como mínimo, dentro de su equipo base conformado por profesionales experimentados tres de los cargos directivos y de coordinación que cumplan con los siguientes perfiles:

Rol / Dedicación Profesión / Experiencia

Gerente de Proyecto Medio Tiempo

Pregrado: Ingeniería de Sistemas, Ingeniería Electrónica, Ingeniería Industrial, Administrador de Empresas o afines. Otros estudios: Especialización en Gerencia de Proyectos o Certificación PMP vigente (una de las dos). Experiencia profesional: mínimo cinco (5) años.

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Experiencia específica: durante los últimos diez (10) años completar como mínimo tres (3) años de experiencia específica en el cargo de gerente/director de proyectos relacionados con tecnologías de la información y las comunicaciones. Dedicación mínima: 50%

Experto en Desarrollo de Software Tiempo Completo y dedicación exclusiva

Pregrado: Ingeniería de Sistemas. Otros estudios: Especialización en ingeniería de software y áreas relacionadas con ingeniería de sistemas. Experiencia profesional: mínimo cuatro (4) años. Experiencia específica: Durante los últimos diez (10) años completar como mínimo dos (2) años de experiencia específica en desarrollo de software basado en tecnologías WEB. Durante los últimos diez (10) años como mínimo un (1) año de experiencia en proyectos de desarrollo de sistemas de información relacionados con el objeto del proceso o afines. Dedicación: 100%

Experto en Bases de Datos Tiempo Completo y dedicación exclusiva

Pregrado: Ingeniería de Sistemas. Otros estudios: Especialización en administración y gestión de bases de datos y áreas relacionadas con ingeniería de sistemas Experiencia profesional: mínimo cinco (5) años. Experiencia específica: Durante los últimos ocho (8) años completar como mínimo cuatro (4) años en implementación de soluciones con Base de Datos. Dedicación: 100%

Si el candidato cuenta con título de maestría o doctorado así no tenga título de especialización, se entenderá como cumplido el requisito de especialización. El proponente es autónomo para establecer el número de personas a utilizar en el desarrollo del proyecto de acuerdo con el enfoque y organización que dé al mismo. Para que las propuestas sean tenidas en cuenta en la verificación de requisitos habilitantes, resulta necesario que todos los miembros del equipo cumplan con los mínimos de formación educativa y experiencia requeridos. Para la acreditación del Recurso Humano el oferente mediante la suscripción de carta de compromiso certificara el cumplimiento de los requisitos de hoja de vida de los profesionales asignados al proyecto. La Experiencia Profesional General exigida contará, para cada profesional, de acuerdo con lo señalado en el artículo 219 del decreto 0019 de 2012, en los casos que determine la ley se aportará la tarjeta profesional o matricula profesional. La experiencia específica puede estar contenida en la experiencia general. Para el ejercicio de las profesiones requeridas en el perfil de equipo de trabajo, se tendrá en cuenta las exigencias establecidas en la normatividad vigente en Colombia para cada profesión. Solo se tendrá en cuenta la información suministrada en las Hojas de vida que venga acompañada con los documentos que acrediten la información solicitada.

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4.2. FACTORES DE PONDERACION DE LAS PROPUESTAS (MÁXIMO 1000 PUNTOS) Dentro del término señalado en el cronograma del proceso se procederá a realizar en una primera fase la verificación de los requisitos habilitantes con el fin de determinar de acuerdo con la Ley y las exigencias de este Pliego de Condiciones, las propuestas HABILITADAS y en una segunda fase, la ponderación de los elementos de calidad y precio soportado en los puntajes que se señalan a continuación:

FACTOR PUNTAJE

OFERTA ECONÓMICA 700 PUNTOS

RECURSO HUMANO ESPECIALIZADO 100 PUNTOS

CONDICIONES TÉCNICAS ADICIONALES 100 PUNTOS

APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL 100 PUNTOS

PUNTAJE MAXIMO 1000 PUNTOS

4.2.1 Oferta Económica (Máximo 700 puntos) El proponente debe diligenciar el FORMATO No. 5 - PROPUESTA ECONÓMICA, del Pliego de Condiciones, cotizando la totalidad de los elementos que componen las oficinas móviles dando cumpliendo con los requisitos técnicos estipulados en el Pliego de Condiciones.

Se evaluará el precio teniendo en cuenta que en ningún caso el VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA ofrecido podrá ser superior al presupuesto oficial ni inferior al 80% del mismo, por cuanto la entidad considera que la evaluación de precios realizada permite establecer que los precios aprobados son comerciales y obedecen al análisis técnico económico descrito en los estudios previos .

La oferta económica será calificada en su totalidad con la aplicación de una media aritmética de acuerdo con la siguiente fórmula: El valor de la media Aritmética por el valor total ofertado se calculará así: MAi = Σ Xi

n Donde: MAi = Media aritmética de los valores totales ofertados por los proponentes habilitados Xi = Valor total ofertado por cada uno de los proponentes habilitados n = Número de propuestas habilitadas

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Posteriormente se calculará la diferencia en valor absoluto, entre el valor de cada propuesta y la media determinada. El puntaje asignado se calculará de la siguiente forma:

Puntaje oferta económica = 700 * MDAi DAi

Donde: MDAi: Menor diferencia Absoluta con respecto a la media del valor ofertado por cada proponente habilitado DAi: Diferencia absoluta de la oferta del proponente i con respecto a la media

de la zona i. Los valores de referencia para el cálculo de la media corresponden al valor total ofertado por cada proponente habilitado. 4.2.2. CRITERIOS DE EVALUACION TECNICA 4.2.2. Recurso Humano Especializado (Máximo 100 Puntos) El proponente que ofrezca Recurso Humano adicional al personal mínimo requerido, con dedicación exclusiva a las labores enmarcadas en el presente proyecto de acuerdo a las condiciones exigidas obtendrá hasta cien (100) puntos de la siguiente manera:

FACTOR PUNTOS MAXIMO

1 personas 50

2 personas 100

RECURSO

HUMANO

ESPECIALIZADO

CRITERIO

Recurso Humano Profesional certificado y relacionado

con el objeto del contrato, adicional al requerido.

Profesional universitario Ingeniero sistemas, con

especialización en ingeniería de software, con

Certificación en plataforma de BPM ó Profesional

universitario Ingeniero sistemas o industrial, con

especialización en gerencia de proyecto, o

especialización en áreas tales como, administración,

tecnologías.

Con al menos 3 años de experiencia certificada en

actividades relacionadas con implementación de

soluciones tecnologicas.

o Profesional universitario administrador de empresas

especializacion en finanzas. Mínimo 10 años de

experiencia en el manejo de procesos fiscales y cobro

coactivo en entidades públicas.

100

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4.2.3. Condiciones Técnicas Adicionales (Máximo 100 puntos) El proponente que extienda en el tiempo el soporte técnico a la solución implementada, contemplado dentro de las obligaciones indicadas en el numeral 7.11 y los requerimientos del proceso, recibirá una ponderación adicional, así:

FACTOR PUNTOS MAXIMO

Cuatro (4) meses contados a partir de la

terminación del contrato20

Cinco (5) meses contados a partir de la


Seis (6) meses o más contados a partir de la


CRITERIO

CONDICIONES

TÉCNICAS

ADICIONALES

El proponente que extienda en el tiempo el soporte

técnico, sin costo para el SENA100

4.2.4. Estímulo a la Industria Nacional (100 Puntos) Se otorgarán cien (100) puntos a la propuesta cuyos bienes o servicios ofrecidos sean de carácter nacional. En atención al numeral 4.2.2 del Decreto 734 de 2012, son servicios de origen nacional aquéllos prestados por empresas constituidas de acuerdo con la legislación nacional, por personas naturales colombianas o por residentes en Colombia. Esta información se verificará en el Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la cámara de comercio, con una vigencia no mayor a 30 días. En el evento en el cual los bienes o servicios ofrecidos no sean de carácter nacional no se otorgará puntaje, luego el valor asignado en este caso será de cero (0). 5. ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES

QUE AFECTAN EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. De conformidad con lo establecido en el artículo 4 parágrafo 2 numeral 1 de la Ley 1150 de 2007, Decreto 734 de 2012 y el Documento CONPES 3714 de 2011, el SENA establece los siguientes riesgos:

Número de riesgos a estimar

6

Valor del contrato

$ 5.339.901.181,00

Total estimación del riesgo

$ 3.173.514.436,11

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Riesgo General

Observaciones

Probabilidad

Impacto

Estimación

Participación

Asignación

Contratista SENA

Regulatorio Variaciones en la legislación tributaria Medio-Bajo Medio-Bajo $ 142.244.000,66 4,48 % 50% 50%

Económico

Aumento o disminución en las tasas de cambio aplicables a la naturaleza del contrato.

Medio-Alto

Medio-Alto

$ 606.254.087,09

19,10%

100% 0%

Financiero Insolvencia del contratista

Medio-Alto Medio-Alto $ 606.254.087,09 19,10% 100% 0%

Tecnológicos

Pedida de la Información. Caída de la Interface

Medio-Alto

Medio-Alto

$ 606.254.087,09

19,10%

100% 0%

Tecnológicos

Seguridad de la información suministrada por la entidad para el desarrollo de la solución tecnológica

Medio-Alto

Medio-Alto

$ 606.254.087,09

19,10%

100% 0%

Operacionales

Fallas operativas que generen inactividad del software

Medio-Alto

Medio-Alto

$ 606.254.087,09

19,10%

100% 0%

6. ANALISIS QUE SUSTENTAN LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE

GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL CONTRATO A CELEBRAR

En cumplimiento de lo estatuido en la normatividad vigente, los riesgos que corre el SENA en el desarrollo del contrato se pueden amparar así: GARANTÍA ÚNICA. EL CONTRATISTA se obliga a constituir dentro de los tres (3) días siguientes a la suscripción del contrato a favor del SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE -SENA, cualquiera de las clases de garantías señaladas en el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 y Artículo 5.1.3° del Decreto 734 de 2012 que avale el cumplimiento de las obligaciones surgidas con la celebración del Contrato y se ajuste a los límites, existencia y extensión de los siguientes amparos: a) CUMPLIMIENTO: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del Contrato, con una vigencia igual al término de duración del mismo y un (1) año más contados a partir de su perfeccionamiento. b) CALIDAD DEL SERVICIO: Por cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, por un término igual a la ejecución del mismo y seis (6) meses más, contados a partir de la expedición de la garantía única.

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c) CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y SERVICIOS SUMINISTRADOS: Por cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, por un término igual a la ejecución del mismo y un (1) año más, contados a partir de la expedición de la garantía única. d) PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Del personal vinculado para la prestación del servicio objeto del contrato: Por un valor equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, con un término igual a la ejecución del contrato y tres (3) años más, contados a partir de la expedición de la garantía única 7. ACUERDO INTERNACIONAL O TRATADO DE LIBRE COMERCIO En cumplimiento de lo establecido en el articulo 8.1.17° del Decreto 734 de 2012 y en atención al Manual Explicativo de los capítulos de contratación pública de los acuerdos comerciales negociados por Colombia para Entidades contratantes expedido por el Departamento Nacional de Planeación, a continuación se establecen los acuerdos Internacionales y Tratados de Libre Comercio que aplican para la presente contratación.

ACUERDOS INTERNACIONALES COMERCIALES VIGENTES O TRATADO DE

LIBRE COMERCIO

LA CUANTÍA DE PROCESO LO SOMETE AL

CAPITULO DE COMPRAS PUBLICAS

LA ENTIDAD ESTATAL SE ENCUENTRA INCLUÍDA EN LA COBERTURA DEL

CAPÍTULO DE COMPRAS PÚBLICAS

LOS BIENES Y SERVICIOS A CONTRATAR SE

ENCUENTRA EXCLUIDOS DE LA COBERTURA DEL

CAPITULO DE COMPRAS PÚBLICAS

APLICA

TLC - CHILE SI SI NO SI

TLC – EL SALVADOR – GUATEMALA - HONDURAS

SI SI NO SI

TLC – MEXICO SI SI NO SI

TLC – COMUNIDAD ANDINA SI SI NO SI

TLC - COLOMBIA - ESTADOS AELC (EFTA) SI SI NO SI

TLC – CANADA SI SI NO SI

TLC - ESTADOS UNIDOS SI SI NO SI

Por lo anterior y teniendo en cuenta que el Servicio Nacional de Aprendizaje –SENA se encuentra incluido en los capítulos de contratación pública, podrán participar en el proceso de selección todos los países con los cuales Colombia tiene tratados internacionales. 8. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO La Supervisión del contrato será ejercida por el Jefe de la Oficina de Sistemas de la Dirección General ó por quien este delegue por escrito pero que en todo caso posea las competencias para vigilar el adecuado cumplimiento de las obligaciones

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contractuales de conformidad con lo establecido en la Resolución del SENA No.965 de 2012, por la cual se adopta el manual de supervisión e Interventoría.

Nota: El SENA conformará un comité técnico asesor que apoyará la supervisión del presente contrato. Dada en, Bogotá D. C., XIMENA RIZO ANGULO Directora de Promoción y Relaciones Corporativas MIGUEL ANGEL FRANCO TORRES Director Administrativo y Financiero HERNANDO ALBERTO GUERRERO GUIO Director Jurídico

Vo.Bo. Yecid Edgardo Rodriguez Bello

Jefe Oficina de Sistemas Elaboró: Yennifer Sora Camelo - Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas

Raúl Mahecha Camacho – Dirección Administrativa y Financiera Pedro Orlando Mora López – Dirección Jurídica Germán Merino Sánchez - Oficina de Sistemas

anexo 2 estudios previos para determinar …contratacion.sena.edu.co/_file/procesos/956_2.pdf ·...

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