anexo 15 manual para el uso y operacion de vehiculos automotores en ecp

MANUAL PARA EL USO Y OPERACIÓN DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES

EN ECOPETROL S. A.

RESPONSABILIDAD INTEGRAL

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1. OBJETIVO .................................................................................................. 2

2. GLOSARIO ................................................................................................. 2

3. CONDICIONES GENERALES ........................................................................ 4

4. DESARROLLO ............................................................................................. 5

4.1 ROLES Y RESPONSABILIDADES ....................................................................................... 5

4.2 RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE ACTIVOS ................................... 9

4.3 SEGURO OBLIGATORIO DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO (SOAT) Y PÓLIZA DE

RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL ............................................................... 10

4.4 ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA LOS VEHICULOS AUTOMOTORES. ............................... 10

4.5 RECEPCIÓN DE LOS VEHÍCULOS AUTOMOTORES ............................................................. 15

4.6 MANTENIMIENTO DE LOS VEHÍCULOS AUTOMOTORES ...................................................... 15

4.7 COMPETENCIAS DE LOS CONDUCTORES. ........................................................................ 16

4.8 LICENCIAS INTERNAS DE CONDUCCIÓN ......................................................................... 17

4.9 EXPEDICIÓN O RECATEGORIZACIÓN DE LICENCIA NACIONAL DE CONDUCCIÓN .................. 19

4.10 NORMATIVIDAD PARA BICICLETAS ................................................................................ 19

4.11 NORMATIVIDAD PARA TRANSPORTE EN CARROS ELÉCTRICOS ........................................... 20

4.12 ACCIDENTES DE TRÁNSITO .......................................................................................... 20

4.13 COMITÉS DE SEGURIDAD PARA EL TRANSPORTE. ............................................................ 23

4.14 INFRAESTRUCTURA DE LAS VÍAS TERRESTRES. ............................................................. 23

4.15 ANÁLISIS Y GESTIÓN DEL RIESGO ................................................................................. 23

5. CONTINGENCIAS ..................................................................................... 25


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1. OBJETIVO

Establecer los requisitos HSE para el uso y operación de vehículos automotores en ECOPETROL S.A.,

así como precisar los elementos para la gestión de los riesgos asociados a su conducción.

2. GLOSARIO

Accidente de tránsito terrestre: Hecho ocasionado por un vehículo automotor que transita por una

vía pública o privada con acceso al público y que causa daño a una persona, un bien mueble o

inmueble o al medio ambiente.

Acompañante: Persona que viaja con el conductor de un vehículo automotor.

Alcoholimetría: Prueba que mide la cantidad de alcohol contenida en el aire espirado por una persona

Bicicleta: Vehículo de tracción humana, de dos (2) ruedas, que suelen ser ambas del mismo tamaño,

dispuestas en línea y que sirve para el transporte de una (1) o dos (2) personas.

Capacidad de carga: Peso máximo dado en toneladas autorizado para transportar a la vez en un

vehículo, según su diseño, de tal forma que el peso bruto vehicular no exceda los límites establecidos.

Capacidad de pasajeros: Número máximo de personas autorizado para ser transportados

simultáneamente en un vehículo, según su diseño, de conformidad con la licencia de tránsito y la

tarjeta de operación del mismo.

Cinturón de seguridad: Conjunto de tiras provisto de hebilla de cierre, dispositivos de ajuste y de

unión, cuyo fin es sujetar a los ocupantes al asiento del vehículo, para prevenir que se golpeen cuando

suceda una aceleración o desaceleración súbita, o un volcamiento.

Comité de seguridad para el transporte: Grupo de personas competentes encargadas de establecer

las Normas Internas de Tránsito Terrestre, adicionales a las previstas en este Manual y que

corresponden a circunstancias y situaciones particulares del área de su responsabilidad. Entre otras de

sus funciones están: analizar y definir los casos de suspensión provisional o definitiva del Licencia

Interna de Conducción y conocer, analizar y fallar, como última instancia, los casos de accidentes de

tránsito.

Conductor: Persona habilitada y capacitada, tanto técnica como teóricamente, para operar un vehículo

automotor.

CRC: Centro de Reconocimiento de Conductores.

Croquis: Plano descriptivo de los detalles y pormenores de un accidente de tránsito en donde resulten

daños a personas, vehículos, inmuebles, muebles o animales, el cual debe ser levantado en el sitio de

los hechos por el organismo de tránsito o por la autoridad competente correspondientes.

Embriaguez: Estado de alteración transitoria de las condiciones físicas y mentales, causada por

intoxicación aguda, que no permite una adecuada realización de actividades de riesgo, de conformidad

con la Resolución 414 del 27 de Agosto de 2002 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias

Forenses.


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Funcionario autorizado: Empleado de ECOPETROL S.A. en quien el Presidente de La Empresa delega

capacidad para contratar o comprometer a La Empresa con terceros, de acuerdo con lo establecido en

el Manual de Delegaciones - MAD (ECP-VTH-M-001).

La Empresa: Se refiere a ECOPETROL S.A.

Licencia de Conducción: Documento público, de carácter personal e intransferible, expedido por

autoridad competente, que autoriza a una persona para la conducción de vehículos automotores con

validez en todo el territorio nacional.

Motocicleta: Vehículo automotor de dos (2) ruedas en línea, con capacidad para el conductor y un (1)

acompañante.

Monitor de Velocidad: Elementos al interior de un vehículo automotor que permiten el control de la

velocidad por parte de los usuarios y de la misma empresa de transporte; deberá cumplir con las

características mínimas descritas y de acuerdo con lo establecido en la resolución 1122 de 2005 del

Ministerio del Transporte.

Pasajero: Persona distinta del conductor que se transporta en un vehículo.

Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial: Es aquel que se presta bajo la

responsabilidad de una empresa de transporte legalmente constituida y debidamente habilitada en esta

modalidad, a un grupo especifico de personas ya sean estudiantes, asalariados, turistas (prestadores

de servicios turísticos) o particulares, que requieren de un servicio expreso y que para todo evento se

hará con base en un contrato escrito celebrado entre la empresa de transporte y ese grupo específico

de usuarios.

Tránsito: Movilización de personas, animales o vehículos por una vía pública o privada abierta al

público.

Transporte: Traslado de personas, animales o cosas de un punto a otro, a través de un medio físico.

Transporte Multimodal: Porte o transporte de mercancías por uno o varios modos de transporte a

saber terrestre, fluvial, aéreo y marítimo

Vehículo automotor: Todo aparato montado sobre ruedas que permite el transporte de personas,

animales o cosas de un punto a otro, por vía terrestre pública o privada abierta al público.

Vehículo contratado: Vehículo automotor para uso y manejo de La Empresa, a través de un contrato

de alquiler y/o para el servicio de transporte terrestre de personal.

Vehículo de carga: Vehículo automotor que se rige por el Decreto 173 de 2001 del Ministerio de

Transporte.

Vehículo de transporte de alimentos: Vehículo automotor que se rige por el Decreto 3075 de 1997

del Ministerio de Salud, posteriormente Ministerio de la Protección Social.


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Vehículo industrial: Todo aparato montado sobre ruedas que no se usa para transportar personas y

que tiene un propósito único de tipo industrial, como por ejemplo: grúas, montacargas, vehículo a

horcajadas, volquetas, equipos para mantenimiento de pozos, entre otros.

Vehículo para el transporte de materiales peligrosos: Vehículo automotor que se rige por el

Decreto 1609 de 2002 del Ministerio de Transporte y que debe cumplir con la norma NTC 1692.

Vía terrestre: Zona de uso público o privado, abierta al público, destinada al tránsito de vehículos

automotores, personas o cosas.

Manejo preventivo: Es la acción y capacidad del conductor de anticipar posibles riesgos presentes

en el tránsito.

3. CONDICIONES GENERALES

a. Las normas y requisitos establecidos en este Manual, se aplicaran a todas las operaciones y

dependencias de ECOPETROL S.A., así como a todos sus funcionarios, contratistas,

subcontratistas y visitantes que, para satisfacer las necesidades de la operación, requieran

hacer uso de vehículos automotores dentro de las instalaciones de la Empresa o para la

prestación de servicios a ECOPETROL S. A..

b. Todos los funcionarios de ECOPETROL S.A. y el personal autorizado para laborar en las

instalaciones de la Empresa deben velar por el estricto cumplimiento de este Manual.

c. Todos los conductores de vehículos automotores de propiedad de la Empresa y/o de terceros,

que transiten dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A., deben conocer y cumplir la

presente reglamentación, y las normas viales, tanto internas como nacionales, que aplican al

tránsito terrestre automotor.

d. Todos los funcionarios y contratistas de ECOPETROL S.A. y el personal autorizado deben

adoptar en sus actuaciones el Código de Ética de la Empresa, como marco de referencia para

todos sus comportamientos, basados en los principios y valores de Respeto, Integridad y

Responsabilidad.

e. Todas las personas que conduzcan vehículos automotores para el transporte de personas dentro

de las instalaciones de la Empresa deben tener la aprobación de sus Jefes respectivos y portar

la licencia interna de conducción de vehículos automotores o el permiso de acceso, según

aplique.

f. En todo accidente de tránsito terrestre que ocurra con vehículos al servicio de la Empresa se

debe seguir con los pasos consignados en el numeral 4.12 de este documento y con lo

establecido en el documento ECP-DHS-P-031: Gestión de Fallas de Control e Incidentes HSE.

g. No obstante lo anterior, cuando en el incidente se causen daños a personas, bienes de terceros,

o impactos ambientales, las investigaciones deberán involucrar a las autoridades respectivas,

siguiendo los parámetros establecidos en los Capítulos VI y VII, Artículos 143 a 150 del Código

Nacional de Transporte Terrestre Automotor (Ley 769 de 2002).


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h. Este documento contempla aspectos de la normatividad interna y legal, entre la cual se

encuentra la que se relaciona a continuación:

Ley 769 del 6 de agosto de 2002 del Gobierno Nacional - Código Nacional de Tránsito Terrestre.

Ley 1397 del 14 de julio de 2010 del Gobierno Nacional – Modifica la Ley 769 de 2002.

Ley 1383 del 16 de marzo de 2010 del Gobierno Nacional - Reforma la Ley 769 de 2002.

Decreto Ley No 019 del 10 de enero de 2012 Gobierno Nacional – Reformas a regulaciones,

procedimientos y trámites en la administración pública.

Decreto 172 de 2001 del Ministerio de Transporte.




Decreto 3075 de 1997 del Ministerio de Salud art. 30 y 31.

Resolución 1122 de 2005 del Ministerio del Transporte.

Documento Interno ECP-VTH-M-001: Manual de Delegaciones – MAD.

Documento Interno ECP-DHS-P-031: Gestión de Fallas de Control e Incidentes HSE.

Documento interno ECP-UGR-F-010: Guía de retención y transferencia de riesgos.

Documento interno VFC-P-026: Procedimiento para manejo administrativo de los activos fijos

de ECOPETROL S.A. y sus filiales.

Régimen Jurídico de Tránsito. Febrero 2012

4. DESARROLLO

4.1 ROLES Y RESPONSABILIDADES

Vicepresidentes, Gerentes y Directores:

Asegurar la implementación y cumplimiento de este Manual en sus áreas de responsabilidad.

Asignar los recursos necesarios para garantizar el personal competente en la operación de los

equipos, la infraestructura adecuada y los equipos operacionalmente confiables y seguros.

Designar los miembros que conforman el Comité de Seguridad para el transporte de la

respectiva Gerencia o Dirección.

Jefes de Unidad, Superintendentes, Jefes Regionales, Jefes de Departamento y Gestores de

Contratos:


Asignar los recursos necesarios para garantizar el personal competente en la operación de los

equipos, la infraestructura adecuada y los equipos operacionalmente confiables y seguros.

Cumplir, hacer cumplir y promover, de una manera activa y visible, los lineamientos generales

para la gestión del riesgo en el tránsito y transporte terrestre.

Asegurar que todo el personal, tanto de supervisión como de la operación o de servicios,

conozca sus responsabilidades y comportamientos deseables como operador de equipos,

usuario o peatón, para minimizar los accidentes en la movilización y transporte.


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Promover la concientización en la conducción de vehículos automotores y cualquier otra

iniciativa de la Empresa relacionada con el tema.

Asegurar que la jornada laboral corresponda y cumpla con el Código Sustantivo de Trabajo, o

las normas que la autoridad competente expida en la materia.

Expedir las licencias internas de conducción a sus funcionarios o trabajadores contratista de

ECOPETROL S.A.

Coordinar con las personas de la empresa encargadas del suministro de los vehículos y el

aseguramiento de condiciones de seguridad física con el área encargada.

Conductores u operadores de equipos de transporte terrestre automotor:

Trasportar máximo el número de personas establecidas en la licencia de tránsito del vehículo.

Iniciar la marcha sólo cuando todos los ocupantes del vehículo tengan puesto y asegurado el

respectivo cinturón de seguridad.

Transportar personas en un número menor o igual al número de cinturones de seguridad

instalados en el vehículo, según su diseño.

Para vehículos propios de la compañía transportar solamente trabajadores directos u

autorizados de acuerdo con el manual de delegaciones.

Transportar carga sólo en vehículos adecuados para tal fin, de acuerdo con la Ley 769 de 2002

o demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

Inmovilizar el vehículo en caso de que sufra desperfectos; el conductor responsable deberá dar

aviso a su Jefe inmediato y a la dependencia encargada de su mantenimiento o al Gestor del

contrato, para asegurar la adecuada vigilancia y/o movilización del mismo.

Liderar las reuniones previas a los viajes y cumplir los planes pre-viaje y cualquier otro

procedimiento detallado en el presente Manual.

Instruir a los pasajeros u acompañantes, previo al inicio de cada viaje, sobre las normas de

seguridad aplicables para el trayecto que se va a seguir.

Cumplir los requerimientos del análisis de riesgos específico del sitio y la ruta a recorrer.

Respetar los límites legales de velocidad, ya que éstos se han fijado prudente y razonablemente

sin importar las condiciones del tiempo, el tráfico, las intersecciones, las características de las

carreteras y el tipo de vehículo.

Mantener el vehículo en buenas condiciones, asegurándose que el mismo cuente con todo el

equipo de seguridad requerido.

Efectuar las inspecciones pre-operacionales del equipo e informar sin demora al superior

inmediato de cualquier condición de inseguridad.

Informar sin demora a su superior inmediato la ocurrencia de accidentes que impliquen daño

del equipo, instalaciones de terceros o lesionados.

Portar la licencia nacional de conducción vigente y de la categoría correspondiente, y la Licencia

Interna de Conducción o el permiso de acceso de ECOPETROL S.A., según aplique.

Asumir las multas ocasionadas por la violación de cualquiera de las normas de tránsito, cuando

la infracción tenga como causa comportamientos indebidos del conductor o falla en sus deberes

legales.

Detener la marcha y parquear en forma segura, en caso de ser necesario el uso de equipos de

radio o de comunicaciones. Esta restricción aplica aún cuando los equipos cuenten con

dispositivos manos libres.


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Notificar al superior inmediato o al Gestor del contrato, el consumo de medicamentos que

interfieran o generen riesgo en la conducción de vehículos automotores o en caso de

enfermedades, lesiones o intervenciones quirúrgicas que limiten las capacidades del conductor

para realizar esta actividad.

Antes de conducir cumplir con todos los requisitos de competencia establecidos en este manual.

Estacionar en reversa, siempre que las condiciones del área lo permitan.

Hacer pausas activas y de descanso cada dos (2) horas, durante al menos quince (15) minutos,

cuando se realicen viajes continuos de duración mayor a cuatro (4) horas; en este tiempo podrá

realizarse una inspección ocular del vehículo y a la carga, en caso de que aplique.

Dejar libre el área junto a hidrantes, monitores, puertas, vías de evacuación y demás zonas de

seguridad, evitando parquear al frente, excepto si se trata de un vehículo propio de la atención

de emergencias durante las mismas.

Conocer y aplicar las técnicas de manejo preventivo de vehículos automotores.

Conocer y cumplir las disposiciones contenidas en el Decreto 1609 de 2002, que regula el

transporte de mercancías tales como ácidos, álcalis, hidrocarburos y demás sustancias y

materiales considerados como peligrosos.

Definir los mecanismos para la captura y monitoreo de los indicadores de desempeño asociados

transporte multimodal.

Asegurar que el equipo o vehículo deberá estar bloqueado (frenos y tacos de madera en las

ruedas), antes de efectuar operaciones de cargue y descargue sobre el.

Todos los trabajadores:

Atender las instrucciones de seguridad dadas por el conductor, previo al inicio del viaje, y dar

estricto cumplimiento a las mismas durante el viaje.

Usar el cinturón de seguridad siempre que viaje en un vehículo automotor.

Cumplir con todos los reglamentos locales, departamentales, regionales y nacionales,

pertinentes a las obligaciones como peatón y pasajero o acompañante.

Informar de acuerdo a los tiempos establecidos por el procedimiento ECP-DHS-P-031, a su

superior inmediato sobre cualquier falla de control o incidente.

Participar activamente en las reuniones previas a los viajes, y cumplir los planes pre-viaje y

cualquier otro procedimiento detallado en este Manual.

Identificar fallas o errores de operación del vehículo automotor o comportamientos contrarios a

lo establecido en las normas y realizar las acciones necesarias para corregir la condición o el

comportamiento.

Cumplir con las normas de comportamiento como peatón establecidas en el Código Nacional de

Tránsito Terrestre Automotor.

participar activamente en los entrenamientos de prevención vial dirigido para pasajeros.

Comités de seguridad para el transporte

Establecer los planes y programas de seguridad para la movilidad y transporte terrestre de la

respectiva Gerencia o Dirección.


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Hacer monitoreo y seguimiento a los planes y programas establecidos en la respectiva Gerencia

o Dirección para controlar y reducir la accidentalidad vial, haciendo los ajustes necesarios en su

ejecución.

Establecer y mantener estrecha coordinación en los temas de seguridad en la movilidad y

transporte terrestre con las autoridades departamentales y locales, con el propósito de

coordinar esfuerzos para la prevención de la accidentalidad vial del área respectiva.

Realizar análisis de la accidentalidad en materia de movilidad y transporte terrestre de la

respectiva Gerencia o Dirección, con el propósito de formular, adoptar y ajustar los planes y

programas establecidos para mejorar la seguridad vial.

Establecer las Normas Internas de Tránsito Terrestre adicionales, correspondientes a las

circunstancias y situaciones particulares del área de su responsabilidad, tales como velocidad

máxima de circulación en zonas, vida útil de vehículos, restricciones especiales y requisitos

especiales para autorización de conducción de vehículos industriales.

Conocer, analizar y definir los casos de suspensión provisional o definitiva de la Licencia Interna

de Conducción.

Conocer, analizar y fallar, como última instancia, los casos de accidentes de tránsito que

ocasionen los vehículos de ECOPETROL S.A., en otras Gerencias o Direcciones, cuando el

conductor y/o conductores objeten la investigación y las responsabilidades establecidas por el

propio Comité de la Gerencia o Dirección donde ocurrió el accidente.

Realizar el análisis de seguridad y confiabilidad del parque automotor al servicio de la respectiva

Gerencia o Dirección, con el fin de garantizar la continuidad en el servicio.

Analizar y/o evaluar para recomendar a la Gerencia o Dirección respectiva la utilización o uso de

motocicletas o bicicletas, de acuerdo con las necesidades y el análisis de riesgos respectivo.

Asegurar la gestión de accidentes viales y la implementación de las lecciones por aprender.

Realizar el acompañamiento en la implementación y sostenibilidad de los planes y programas

en materia de seguridad de movilidad y transporte multimodal de respectiva Gerencia o

Dirección.

Definir la dependencia encargada en cada negocio o dirección de la emisión de las Licencias

Internas de Conducción., esta dependencia debe presentar informes de avance periódico del

cumplimiento, análisis de desempeño por áreas en la gerencia e informar la cantidad de

licencias emitidas para contratistas y directo

Definir la necesidad de exigir sistema específicos de seguridad activa o pasiva de los vehículos

automotores, embarcaciones o aeronaves.

Definir la dependencia encargada en cada negocio o Dirección para realizar las pruebas de

actitud para conductores.

Establecer los requisitos especiales que deben cumplir los candidatos a ser autorizados para

conducir vehículos industriales.

Dirección de HSE:


Direccionar y establecer las políticas y lineamientos en el uso y operación de los vehículos

automotores a nivel de la Empresa.

Propender por el mejoramiento en la cultura en cuanto al uso y operación adecuada de los

vehículos automotores en la Empresa.


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Asesorar a las diferentes áreas de la Empresa en todo lo requerido para la mejora continua en

materia de seguridad para la movilidad y transporte terrestre, con base en los análisis

consolidados de causalidad de accidentes.

Hacer seguimiento y evaluar la efectividad de los planes y programas de seguridad para la

movilidad y transporte terrestre de cada negocio de la Empresa.

Consolidar y analizar los indicadores de desempeño relacionados con transporte multimodal,

generando los planes o estrategias para la mejora al desempeño.

4.2 RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE ACTIVOS

Para el objeto de este Manual, todo lo relacionado con el manejo administrativo y las responsabilidades

de los administradores y usuarios de los activos que constituyen los vehículos propiedad de la Empresa,

ya sean de uso individual o de uso común en una dependencia, está definido en el documento interno

VFC-P-026 Procedimiento para el Manejo Administrativo de los Activos Fijos de ECOPETROL S.A. y sus

Filiales, y en las demás disposiciones legales que lo complementen, modifiquen o adicionen.

La dependencia responsable de la administración de los vehículos en cada área, es responsable de

asegurar la siguiente dotación mínima de equipos de prevención y seguridad en cada uno de ellos:

Un (1) gato con capacidad para elevar el vehículo.

Una (1) cruceta.

Dos (2) señales de carretera en forma de triángulo, en material reflectivo y provistas de

soportes para ser colocadas en forma vertical o lámparas de señal de luz amarilla intermitentes

o de destello, y conos reflectivos.

Un (1) botiquín de primeros auxilios.

Un (1) extintor de polvo químico seco con la capacidad exigida para el vehículo debidamente

cargado y vigente, según reglamentación legal.

Dos (2) tacos para bloquear el vehículo, de acuerdo con el tamaño del vehículo.

Una (1) caja de herramientas con el siguiente contenido: alicate, juego de destornilladores

(pala y estrella), llave de expansión y juego de llaves fijas, de acuerdo con el Artículo 30 de la

Ley 769 de 2002.

Una (1) llanta de repuesto inflada y en buen estado.

Una (1) linterna con pilas.

Un (1) chaleco reflectivo.

Un (1) par de guantes.

Para el caso de los vehículos contratados, dicha responsabilidad es del contratista y su cumplimiento

deberá ser verificado por el Gestor del contrato, dentro del plan de autorizaciones de ingreso,

inspecciones y auditorias definidas por el negocio.

Todos los conductores de vehículos en ECOPETROL S.A. deben contar con elementos de protección

personal para la conducción, tales como gafas con filtro UV y demás elementos necesarios, de acuerdo

con el análisis de riesgos.


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Es responsabilidad del conductor del vehículo cerciorarse del óptimo estado del equipo de carretera. En

caso de observarse un desperfecto que haga inoperable alguno o algunos de estos elementos, el

conductor está en la obligación de obtener su adecuado reemplazo, antes de movilizar el vehículo.

4.3 SEGURO OBLIGATORIO DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO (SOAT) Y PÓLIZA DE

RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL

Vehículos propiedad de ECOPETROL S.A

La contratación del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT) y de la Póliza de

Responsabilidad Civil Extracontractual para todos los vehículos de propiedad de ECOPETROL S.A.,

estará a cargo de la Unidad de Gestión de Riesgos, para lo cual el responsable del vehículo deberá

remitir la solicitud de emisión o renovación de la(s) póliza(s) al buzón

[email protected], con no menos de treinta (30) días calendario, esta solicitud debe

venir acompañada de la siguiente información:

PÓLIZA REQUERIDA.

COPIA DE LA TARJETA DE PROPIEDAD

PLACA

MARCA

CLASE

MODELO AÑO

TIPO O LINEA DEL VEHICULO

# MOTOR

# CHASIS

# PASAJEROS

CILINDRAJE EN C.C.

TONELAJE

FECHA VENCIMIENTO PÓLIZA ACTUAL

Nota: para los vehículos que estarán en remate, se requiere únicamente la póliza SOAT, debido a que

deben estar al día en el pago de impuestos, no se les debe solicitar póliza de Responsabilidad Civil.

Vehículos para el servicio de transporte contratado

Los Gestores de los contratos de leasing o prestación del servicio de transporte terrestre de personal

y/o de carga, deben verificar que cada uno de dichos vehículos tenga vigente el Seguro Obligatorio de

Accidentes de Tránsito (SOAT), y los amparos de Responsabilidad Civil Extracontractual y asistencia

jurídica de la póliza de automóviles, de acuerdo a la normatividad legal vigente.

4.4 ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA LOS VEHICULOS AUTOMOTORES.

A partir de la aprobación del presente Manual todos los vehículos automotores que se adquieran o

contraten para la prestación de servicio a ECOPETROL S.A., deberán cumplir como mínimo las

siguientes especificaciones para brindar condiciones adecuadas de seguridad a sus ocupantes,

peatones, equipos, carga y medio ambiente:

mailto:[email protected]


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Los Comités de seguridad para el transporte de cada negocio deberán definir la necesidad de exigir

sistema específicos de seguridad activa o pasiva adicionales a las especificaciones técnicas mínimas

establecidas por cada grupo de vehículos en este manual.

Para todos los casos, en el evento de que existan disposiciones legales que establezcan

especificaciones técnicas adicionales para los vehículos automotores, el responsable del vehículo

deberá garantizar que se cumplan, so pena de las sanciones legales a que haya lugar.

ECOPETROL S.A. no utilizará motocicletas para cumplir sus actividades operativas o administrativas,

dado su alto riesgo y bajo nivel de protección para el conductor. Sólo en casos en donde por

condiciones operativas se dificulte el uso de otros vehículos de transporte; se podrán utilizar

motocicletas para actividades de vigilancia y control dentro de las instalaciones y en las vías internas

de ECOPETROL S.A. Estas autorizaciones deberán ser emitidas por escrito por los comités de seguridad

para el transporte de cada negocio, previa sensibilización y capacitación para el manejo seguro de esos

vehículos.

VEHÍCULOS AUTOMOTORES LIVIANOS (CAMPEROS, AUTOMÓVILES, CAMIONETAS UTILITARIOS CON

CAPACIDAD PARA TRANSPORTAR ENTRE 4 Y 9 PASAJEROS) GRUPO A DECRETO 174 DE 2001 DEL

MINISTERIO DEL TRANSPORTE):

Cinturón de seguridad retráctil de tres puntos en sillas delanteras y traseras, excepto en el

puesto central trasero, que podrá ser de dos puntos

Barra antivuelco para vehículos con platón, la cual deberá estar anclada al chasis.

Tercera luz de frenado (tercer stop)

Apoya cabezas en todos los asientos.

Sistema de frenos antibloqueo – ABS (Anti-Block System), con reparto electrónico de frenada

(EBV).

Doble, Cojines de aire (air bags) para cada uno de los asientos delanteros.

Espejos retrovisores laterales a ambos lados

Películas de seguridad para vidrios

Monitor de velocidad y/o limitadores de velocidad

Alarma sonora de reversa.

Sistema de información de datos para seguimiento de vehículos, tipo Tacografo digital,

computador de abordo, sistema de flota virtual o GPS que permita un seguimiento y control de

los comportamientos y hábitos de conducción en tiempo real, y que suministre la siguiente

información mínima:

o Velocidad.

o Ubicación.

o Aceleraciones y desaceleraciones bruscas.

o Tiempos de duración de los desplazamientos.

o Alteraciones al dispositivo.

o Registro de kilómetros recorridos.

o Alarma de advertencia al conductor cuando se sobrepase límites de velocidad

establecidos.

o Registros de velocidad (últimos 20 segundos), cuando ocurren accidentes vial

Los vehículos contratados para transporte especial de personal dentro del Grupo A y los de uso de las

gestorías y consultorías, deben tener durante toda la vigencia del contrato máximo cuatro (4) años de antigüedad y/o máximo 200.000 kilómetros recorridos.

http://es.wikipedia.org/wiki/Reparto_electr%C3%B3nico_de_frenada


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VEHÍCULOS AUTOMOTORES MEDIANOS (CAMIONETAS, UTILITARIOS PARA TRANSPORTE DE CARGA

CON CAPACIDAD ENTRE 1 Y 5 TONELADAS, VEHÍCULOS PARA TRANSPORTE DE PERSONAL CON

CAPACIDAD PARA TRANSPORTAR ENTRE 10 Y 19 PASAJEROS) GRUPO B DECRETO 174 DE 2001 DEL

MINISTERIO DEL TRANSPORTE:

Cinturón de seguridad retráctil de tres puntos en sillas del conductor y acompañante, y aquellos

asientos que tengan un espacio libre enfrente, como por ejemplo la silla frente a la puerta de

salida.

Sistema de frenos antibloqueo – ABS (Anti-Block System), con reparto electrónico de frenada

(EBV).

Apoya cabezas en todos los asientos


Monitor de velocidad y/o limitadores de velocidad (aplicable a los vehículos para transporte de

personal, con las mismas características establecidas para los vehículos del grupo A)

Alarma sonora de reversa.

Tacografo digital, computador de abordo, sistema de flota virtual o GPS que permita un

seguimiento y control de los comportamientos y hábitos de conducción en tiempo real.

Sensor o cámara de reversa con alarma sonora y visual.

Los vehículos de transporte de personal dentro del grupo B deben tener dentro de durante toda la

vigencia del contrato máximo diez (10) años de antigüedad, de acuerdo con lo establecido por el

articulo 45 del decreto 174 del 2001 (o las normas que lo modifiquen o deroguen). Los años de

antigüedad de los vehículos de transporte de carga de este grupo deberán ser definidos por el comité

de seguridad para el transporte de cada negocio, dependiendo el entorno y alcance de la actividad

contratada, pero siempre en cumplimiento de las condiciones técnico mecánicas de acuerdo a la

legislación vigente..

Los vehículos del grupo B deberán ser homologados por la autoridad competente, y en todo caso

deberán cumplir con las características y especificaciones técnicas y de seguridad establecidos en la

resolución 7171 de 2002 emitida por el Ministerio del Transporte, igualmente las salidas de emergencia

deberán cumplir los parámetros establecidos en la resolución 5666 de 2003 emitida por el mismo

Ministerio, o las normas que………..

VEHÍCULOS AUTOMOTORES PESADOS (CAMIONES, TRACTO CAMIONES, VOLQUETAS PARA

TRANSPORTE DE CARGA CON CAPACIDAD MAYOR A 5 TONELADAS), VEHÍCULOS PARA TRANSPORTE

DE PERSONAL CON CAPACIDAD PARA TRANSPORTAR MÁS DE 20 PASAJEROS (GRUPO C DECRETO 174

DE 2001 DEL MINISTERIO DEL TRANSPORTE):

Cinturón de seguridad retráctil de tres puntos en sillas del conductor y acompañante, y aquellos

asientos que tengan un espacio libre enfrente, como por ejemplo la silla frente a la puerta de

salida.

Apoya cabezas en todos los asientos


Monitor de velocidad y/o limitadores de velocidad

Sensor o cámara de reversa con alarma sonora y visual

Alarma sonora de reversa audible para personas que transiten por fuera del vehículo.

Tacografo digital, computador de abordo, sistema de flota virtual o GPS que permita un

seguimiento y control de los comportamientos y hábitos de conducción en tiempo real.

Los vehículos de transporte de personal dentro del grupo C deben tener durante toda la vigencia del

contrato máximo diez (10) años de antigüedad, de acuerdo con lo establecido por el artículo 45 del

http://es.wikipedia.org/wiki/Reparto_electr%C3%B3nico_de_frenada


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decreto 174 del 2001 (o las normas que lo modifiquen o deroguen). Los años de antigüedad de los

vehículos de transporte de carga de este grupo deberán ser definidos por el comité de seguridad para

el transporte de cada negocio, dependiendo el entorno, análisis de riesgos y alcance de la actividad

contratada, pero siempre en cumplimiento de las condiciones técnico mecánicas de acuerdo con la

legislación vigente.

Los vehículos del grupo C deberán ser homologados por la autoridad competente, y en todo caso

deberán cumplir con las características y especificaciones técnicas y de seguridad establecidos en la

resolución 7126 de 1995 emitida por el Ministerio del Transporte, igualmente las salidas de emergencia

deberán cumplir los parámetros establecidos en la resolución 5666 de 2003 emitida por el mismo

Ministerio.

Las cisternas o tanques utilizados para el transporte de hidrocarburos, deberán cumplir los parámetros

establecidos en la norma técnica NTC 4786-1 Requisitos generales para carro tanques de transporte

terrestre automotor de líquidos y NTC 4786-2 “Requisitos Mínimos para el Diseño, Construcción,

Reparación, Modificación, Marcado, Rotulado y Operación a los cuales deben someterse los Carro

tanques que se Destinan al Transporte de Líquidos Inflamables y Combustibles” y a la normatividad

ECOPETROL establecida para este tipo de transporte.

4.4.1 INFORMES MENSUALES DE SISTEMAS DE SEGUIMIENTO DE FLOTA

Cada Gerencia deberá definir en lo referente a los sistemas de información de datos un sistema de

auditoría y/o seguimiento del comportamiento de la flota de vehículos que operen en y para

operaciones de ECOPETROL, donde se garantice el seguimiento al 100% de la flota dentro de la

operación de ECOPETROL, estos informes deberán contar como mínimo con:

Numero de kilómetros recorridos por la flota de vehículos dentro del periodo

Seguimiento a la Tasa de accidentes viales del negocio.

Análisis de comportamiento al cumplimiento de velocidades y violaciones a los límites de

velocidad.

Análisis de comportamiento para aceleraciones y desaceleraciones bruscas.

Reportes de intervención de dispositivos.

Calificación de conductores por errores de conducción.

Mecanismos de intervención ante las desviaciones identificadas.

Aplicación de los esquemas disciplinarios (en caso de que aplique en el periodo del informe)

Los comités de seguridad para el transporte dentro de sus reuniones trimestrales deberán revisar el

contenido, eficiencia y cumplimiento de dichos informes.

4.4.4 AMBULANCIAS TERRESTRES

Las especificaciones técnicas que deben cumplir el vehículo terrestre ambulancia, serán las establecidas

en el Anexo Técnico No. 1 de la Resolución 1043 del 3 de Abril de 2006 del Ministerio de la Protección

Social y la Norma técnica Colombiana NTC 3729.

Los vehículos ambulancias que se utilicen en los diferentes proyectos e instalaciones de ECOPETROL,

deberán cumplir con las especificaciones técnicas que establezca la legislación vigente en la materia.

El personal médico y paramédico que preste el servicio para las ambulancias terrestres deberá cumplir

con el perfil establecido en el anexo técnico Nº 1 de la resolución 1043 del 3 de abril de 2006 del

Ministerio de la Protección Social.


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La ambulancia siempre permanecerá parqueada en la estación de Control de Emergencias, servicios

médicos o donde el negocio lo tenga designado, con sus llaves siempre puestas en el arranque y sin

nada que obstaculice su avance en caso de emergencia

El conductor de la ambulancia al llegar al centro asistencial parqueará adecuadamente dicho vehículo y

procederá a abrir la puerta trasera para colaborar con la salida del lesionado o enfermo.

Una vez el lesionado o enfermo sea recibido en la sección de urgencias del centro asistencial, la

ambulancia deberá regresar inmediatamente a las instalaciones de ECOPETROL S.A.

Por ningún motivo la ambulancia realizará labores diferentes a su fin como puede ser empujar,

remolcar, transportar personal en buen estado de salud, transportar cargas y otras.

4.4.5 NORMATIVIDAD GENERAL PARA TRANSPORTE TERRESTRE DE CARGA

El transporte de carga debe cumplir con las disposiciones legales vigentes en particular las contenidas

en el Decreto 173 de 2001 del ministerio de transporte (o las normas que lo modifiquen o deroguen).

El transporte de mercancías peligrosas debe cumplir además con lo dispuesto en el Decreto 1609 de

2002 y en los instructivos internos pertinentes (o las normas que lo modifiquen o deroguen).

Todos los vehículos que se utilicen para el transporte de carga deberán cumplir las disposiciones

emanadas de la resolución 4100 de 2004 del Ministerio del Transporte por el cual se adoptan los límites

de peso y dimensiones de los vehículos de transporte terrestre automotor de carga (o las normas que

lo modifiquen o deroguen).

Todo vehículo que transporte carga que sobresalga, bien sea hacia los lados, hacia atrás o hacia arriba,

está obligado a colocar en la parte más sobresaliente, el aviso correspondiente y una señal adecuada

de color rojo, preferiblemente una bandera que identifique el peligro existente y adicionalmente

cumplir con los requisitos establecidos en la resolución 4959 de 2006 (o las normas que lo modifiquen

o deroguen).

Si las dimensiones de la carga exceden los límites establecidos por el Ministerio del Transporte en la

resolución 4959 de 2006, para carga que sobresalga o sea extra pesada, deberá tramitar el respectivo

permiso ante dicho Ministerio y/o Instituto Nacional de Vías (INVIAS), para lo cual deberá presentar el

plan de seguridad y manejo del tránsito de que habla la resolución 4193 de 2007, así como cumplir con

lo establecido en la Resolución 4959 de 2006, donde se establecen los requisitos y procedimientos

para conceder los permisos para el transporte de cargas indivisibles extrapesadas y

extradimensionadas, y las especificaciones de los vehículos destinados a esta clase de transporte (o las

normas que lo modifiquen o deroguen).

Para todos los casos en los cuales se requiera solicitar permiso ante la autoridad competente para el

transporte de carga extra pesada y extra dimensionada, el personal deberá certificar las competencias

establecidas en la resolución 1724 del 2007 del Ministerio del Transporte (o las normas que lo

modifiquen o deroguen).

Los equipos de levantamiento mecánico de cargas utilizados en los procesos de cargue o descargue

deberán cumplir con los lineamientos establecidos en el procedimiento ECP-DHS-P-033; para el caso de

cargue de escombros o productos de movimientos de tierra los equipos de cargue de este tipo de materiales deberán cumplir con lo establecido en la guía ECP-DHS-G-036.


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4.4.6 NORMATIVIDAD GENERAL PARA TRANSPORTE TERRESTRE DE PERSONAS

El transporte de personas debe cumplir con las disposiciones legales vigentes en especial con las

directrices establecidas en el decreto 174 de 2001 del Ministerio de Transporte, lo contenido en este

Manual y en los instructivos internos pertinentes (o las normas que lo modifiquen o deroguen).

4.5 RECEPCIÓN DE LOS VEHÍCULOS AUTOMOTORES

Al momento de utilizar un vehículo en ECOPETROL S.A., el conductor autorizado deberá realizar una

inspección visual, tanto de las condiciones generales de operación, como de aspecto exterior, dejando

al Jefe inmediato las constancias previas y por escrito de eventuales fallas o averías. De no existir las

referidas constancias, se entenderá que el vehículo fue recibido en buenas condiciones técnico

mecánicas y de presentación (latonería, pintura, tapicería, entre otros). Los daños encontrados o

material faltante deberán ser asumidos por el conductor. Igualmente debe verificar los documentos del

vehículo, para evitar eventuales sanciones por parte de las autoridades de tránsito por vencimiento de

su vigencia, así como verificar disponibilidad y buen estado del equipo de carretera.

En caso de pérdida del original del SOAT, será obligación del conductor responsable del vehículo hacer

la denuncia correspondiente y tramitar la reexpedición del duplicado a través de la Unidad de Gestión

de Riesgos o a través del Gestor del contrato, para los vehículos contratados.

El conductor deberá abstenerse de movilizar el vehículo, si no cuenta con las condiciones técnico

mecánicas para utilizarlo en forma segura, si no posee la documentación legal completa o si no cuenta

con el equipo de carretera.

4.6 MANTENIMIENTO DE LOS VEHÍCULOS AUTOMOTORES

Los conductores responsables por vehículos propios o contratados, deberán llevarlos oportunamente,

según lo acordado o programado por la dependencia de mantenimiento de ECOPETROL S.A., para

vehículos propios, o con el contratista y gestoría del contrato, para vehículos contratados, a la

dependencia o taller correspondiente para su mantenimiento preventivo o correctivo, o entregarlo al

contratista en las fechas acordadas para que éste realice el mantenimiento.

Las dependencias que administran vehículos serán responsables por el adecuado mantenimiento de los

vehículos; para ello, deberán llevar un programa para el mantenimiento preventivo de los vehículos al

servicio de la dependencia (en modalidad software o base de datos), de acuerdo con el manual de

mantenimiento establecido por el fabricante de cada vehículo, teniendo en cuenta su marca, modelo y

tipo, y cumpliendo con lo establecido en el numeral 9 del Artículo 13 del Decreto 174 de 2001 y sus

actualizaciones.

Así mismo, el responsable del mantenimiento llevará para cada vehículo la ficha técnica de

mantenimientos preventivos y correctivos de que habla el Artículo 13 del Decreto 174 de 2001 y el

Decreto 3366 de 2003.

Para ordenar la reparación de un vehículo involucrado en un accidente de tránsito, se requiere que

dicho accidente haya sido previamente reportado por el conductor, de conformidad con lo previsto en el


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presente Manual. Igualmente, se requerirá diligenciar el reporte de incidente, en los casos de daños

ocasionados por causas diferentes al desgaste normal del vehículo, tales como fundidas de motor,

rotura de amortiguadores, ejes, vidrios panorámicos y similares.

El mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos deberá realizarse en talleres autorizados o del

concesionario de la marca del vehículo. Los repuestos o piezas cambiadas deberán ser nuevos y

originales, de acuerdo con las especificaciones de cada fabricante de vehículos.

Ante la necesidad de realizar cambios al vehículo en su estructura o partes mecánicas por fuera de las

especificaciones del fabricante, los mismos deberán estar aprobados y/o avalados por el fabricante,

concesionario o la entidad competente para tal fin.

Las llantas deben ser remplazadas por nuevas cuando el labrado llegue a ser de dos (2) milímetros

(según NTC 5375) y/o cumplan la fecha de vencimiento.

4.7 COMPETENCIAS DE LOS CONDUCTORES.

EXPERIENCIA DE CONDUCTORES

Toda persona que conduzca vehículos automotores en ECOPETROL, deberá demostrar una experiencia

mínima de dos (2) años en conducción del tipo de equipo automotor que conducirá. Este tiempo de

experiencia mínima podrá ser mayor de acuerdo con lo establecido por los comités de seguridad para el

transporte de cada negocio, o por los procedimientos específicos de transporte u operación de equipos

de los grupos B y C (Carrotanques, equipos de levantamiento mecánico de cargas, etc.).

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DE CONDUCTORES

ECOPETROL S.A. en cumplimiento de su política establece el curso de “Conducción segura en

instalaciones de ECOPETROL”, para sus funcionarios y el curso “Divulgación del manual de uso de

vehículos automotores en ECOPETROL S.A.” para sus contratistas, con los cuales fomentara el

cumplimiento de toda la normatividad legal y corporativa en la materia.

Cada funcionario o trabajador contratista de ECOPETROL S.A., que en función de su trabajo conduzca

vehículos deberá recibir los cursos señalados, con una periodicidad mínima de dos (2) años, y deberá

tener el respectivo certificado de aprobación, a través de la red de competencias.

Previo a la realización de dicho curso tanto funcionarios, como contratistas de ECOPETROL, deberán

practicarse las pruebas de aptitud física, mental y de coordinación motriz para conductores, dichas

pruebas deberán ser acreditadas por un Centro de Reconocimiento de Conductores (CRC) que tenga

licencia del Ministerio del Transporte, donde se indiquen los resultados obtenidos en cada una de las

pruebas con las indicaciones médicas de restricción, en caso de haberse presentado limitaciones físicas

en alguna de dichas pruebas; Las restricciones detectadas deberán ser manejadas a través de los

programas de seguridad vial de cada negocio los funcionario o trabajador contratista de ECOPETROL

S.A deberán seguir las recomendaciones de seguridad para cada caso en particular. Estos exámenes

deberán ser realizados cada cinco (5) años como requisito para renovación de licencias internas de

conducción o para autorizaciones para conducción de vehículos. (Cada negocio de acuerdo con sus


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análisis de riesgos internos y de acuerdo con lo establecidos en los profesiogramas de personal que

conduce vehículos y a través de sus comités de seguridad para el transporte, podrán definir periodos

menores para la realización de dichos exámenes).

Cuando se contrate servicio de transporte de personal, las gestorías administrativas deberán solicitar a

los conductores los certificados de la competencia laboral “operación de vehículos automotores para

transporte de pasajeros”. Expedida por el SENA o quienes este delegue.

4.8 LICENCIAS INTERNAS DE CONDUCCIÓN O PERMISOS DE ACCESO

Dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A., los vehículos automotores podrán ser conducidos sólo

por los empleados de la Empresa o contratistas que cuenten con la Licencia Interna de Conducción

vigente.

Cada Gerencia y Dirección a través de los comités de seguridad para el transporte deberá definir, para

los trabajadores de contratistas que por funciones de su trabajo deban conducir vehículos automotores

dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A., la obligatoriedad o no de obtener de Licencias Internas

de Conducción; en el caso de no considerarse obligatorio este requisito, se deberá otorgar un permiso

de acceso emitido por el Jefe de Departamento o un nivel superior, a discreción de cada dependencia.

El comité de seguridad para el transporte de cada negocio deberá definir los mecanismos y

responsables al interior de los negocios para el trámite. Expedición y revalidación de las licencias

internas de conducción de su respectivo negocio.

Para la obtención de la Licencia Interna de Conducción se procederá de la siguiente forma:

Para trabajadores de ECOPETROL S.A., los superiores jerárquicos a partir de Coordinador

deberán tramitar de acuerdo con los mecanismos establecidos por los comités de seguridad

para el transporte, la expedición de la licencia interna a los empleados que, por razones de su

oficio, deban conducir vehículos de la Empresa.

Para trabajadores de firmas contratistas, que para el cumplimiento del objeto del contrato

requieran manejar vehículos dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A., la solicitud de

Licencia Interna de Conducción o del permiso de acceso, según aplique, deberá ser tramitada

por el Administrador del contrato de acuerdo con los mecanismos establecidos por el comité de

seguridad para el transporte del respectivo negocio.

Los empleados de ECOPETROL S.A., que por razones de trabajo deban conducir vehículos fuera de las

instalaciones de la Empresa, deben contar con la debida autorización y con la Licencia Interna de

Conducción vigente.

Requisitos para obtener la Licencia Interna de Conducción o permisos de acceso para

vehículos automotores

El aspirante debe presentar su Licencia de Conducción Nacional vigente, expedida por la

autoridad de tránsito, y en la categoría adecuada para los vehículos que requiera conducir.


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Contar con el Certificado de Aptitud para Conducir, expedido por el CRC respectivo.

Acreditar la realización y aprobación de los cursos señalados en el numeral 4.7, de las pruebas

de aptitud y de las pruebas de actitud referidas en este documento.

Si la Licencia Interna es para la conducción de montacargas o grúas, se deberá exigir como

requisito para la autorización los requerimientos establecidos por tipo de cargo definidos en el

procedimiento ECP-DHS-P-033 Levantamiento mecánico de cargas.

Para otros vehículos industriales, los Comités de Seguridad para el transporte de cada negocio

deberán establecer los requisitos especiales que deben cumplir los candidatos a ser autorizados,

siempre y cuando dichos perfiles y/o requisitos no hayan sido definidos por algún documento

corporativo específico para la operación del vehículo industrial.

Vigencia de la Licencia Interna de Conducción o permisos de acceso para vehículos

automotores

La vigencia de la Licencia Interna de Conducción o permiso de acceso no podrá ser superior a la de la

Licencia de Conducción Nacional expedida por las autoridades de tránsito.

La vigencia de la Licencia Interna de Conducción o permiso de acceso no podrá ser superior a la

vigencia de los requisitos de competencias establecidos en el numeral 4.7.

Para el caso de contratistas la Licencia Interna de Conducción o permiso de acceso no será superior a

la vigencia del pase de ingreso, carnet y/o término del contrato para el cual se hace la solicitud

La Licencia Interna de Conducción tendrá validez en todas las instalaciones de ECOPETROL S.A.

Autorizaciones excepcionales

Podrán ser autorizados para conducir vehículos dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A. quienes

no posean Licencia Interna de Conducción o permiso de acceso, solamente en las siguientes

circunstancias excepcionales:

En circunstancias extraordinarias, debidamente sustentadas, cuando un trabajador de

ECOPETROL S.A. o de una firma contratista de La Empresa, por razones administrativas deba

conducir un vehículo de ECOPETROL S.A., el superior jerárquico a partir de Coordinador podrá

autorizarlo por una (1) sola vez, siempre que cuente con la Licencia de Conducción Nacional

vigente expedida por las autoridades de tránsito y posea la idoneidad para conducir, previa

advertencia de la responsabilidad que adquiere por el uso de dichos vehículos. Esta autorización

será puntual, no mayor a tres (3) días y deberá constar por escrito. Mientras tenga esta

autorización, el trabajador tendrá tratamiento de conductor autorizado. Cuando el autorizado

sea un trabajador de Contratista, se requiere además de la autorización del Administrador del

contrato.

En caso de fuerza mayor por emergencias médicas, incendios, terremotos, o alguna otra

circunstancia de extrema gravedad, se permitirá el uso de vehículos de La Empresa a las

personas no autorizadas de manera oficial, pero que tengan Licencia de Conducción Nacional


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expedida por las autoridades de tránsito, sean o no empleados de ECOPETROL S.A. La persona

que invoque estas circunstancias, deberá posteriormente justificarlas de manera plena y a

satisfacción de La Empresa.

4.9 EXPEDICIÓN O RECATEGORIZACIÓN DE LICENCIA NACIONAL DE CONDUCCIÓN

Cuando un empleado de ECOPETROL S.A. no tenga licencia de conducción nacional expedida por las

autoridades de tránsito y deba conducir vehículos para el cumplimiento de sus funciones, se procederá

de la siguiente forma:

El trabajador debe obtener la autorización del trámite para obtener la licencia de conducción

nacional de su Jefe inmediato (Coordinador o un nivel superior).

El trabajador realizará, por su cuenta, los trámites y el pago para obtener la licencia de

conducción nacional.

Una vez obtenida la Licencia de Conducción Nacional, se tramitará la expedición de la Licencia Interna

de Conducción, de acuerdo con el procedimiento establecido en el presente Manual. Una vez obtenida

la Licencia Interna, La Empresa le reconocerá al empleado el cincuenta (50) % del costo del curso de

aprendizaje y de expedición de la licencia, para lo cual deberá efectuar la respectiva solicitud de

reembolso, adjuntando las facturas originales expedidas por la escuela de conducción de vehículos y/o

autoridad de tránsito.

Cuando un empleado esté autorizado para conducir vehículos por razón de su trabajo y deba renovar

su licencia de conducción expedida por las autoridades de tránsito y/o tramitar el cambio de su

categoría por exigencia del cargo que desempeña, ECOPETROL S.A. le reconocerá la totalidad de los

costos que esto conlleve, incluyendo el valor del curso de actualización por cambio de categoría, previa

autorización del Jefe respectivo (Coordinador o un nivel superior).

4.10 NORMATIVIDAD PARA BICICLETAS

Sólo se permitirá el uso y tránsito de bicicletas dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A., en

aquellas áreas donde las distancias para recorridos a pie sean superiores a 500 metros y previo análisis

de riesgo vial donde la valoración del riesgo tenga un nivel bajo (L). El uso de bicicletas sólo será

aprobado por el Comité de Seguridad para el transporte de cada negocio y deberá cumplir las

siguientes disposiciones:

Deben transitar por la derecha de las vías, a una distancia no mayor de un (1) metro de la

acera u orilla y nunca utilizar las vías exclusivas para servicio público colectivo.

Los conductores de este tipo de vehículos deben vestir chalecos o chaquetas reflectivas de

identificación que deben ser visibles, mientras conduzcan bicicletas.

Los conductores que transiten en grupo lo harán uno detrás de otro.

No deben sujetarse de otro vehículo o viajar cerca de otro carruaje de mayor tamaño que lo

oculte de la vista de los conductores que transiten en sentido contrario.


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No deben transitar sobre las aceras, lugares destinados al tránsito de peatones y por aquellas

vías en donde lo prohíba ECOPETROL S.A., de acuerdo con los riesgos propios de cada

instalación.

Deben conducir en las vías internas de uso público permitido o, donde existan vías

especialmente diseñadas para ello (por ejemplo, ciclo vías).

Deben respetar las señales, normas de tránsito y límites de velocidad.

No deben adelantar a otros vehículos por la derecha o entre vehículos que transiten por sus

respectivos carriles. Siempre utilizarán el carril libre a la izquierda del vehículo a sobrepasar.

Deben usar las señales manuales detalladas en el artículo 69 del código Nacional de Tránsito

Automotor.

Los conductores deberán utilizar casco de seguridad, de acuerdo con lo fijado por el Ministerio

de Transporte. La no utilización del casco de seguridad dará lugar a impedir el tránsito de la

bicicleta.

No podrán llevar acompañante.

No transportará objetos que disminuyan la visibilidad o que los incomoden en la conducción y

siempre con las dos (2) manos libres y en los manubrios.

Cuando circulen en horas nocturnas, deben llevar dispositivos en la parte delantera que

proyecten luz blanca y en la parte trasera que reflecte luz roja.

Durante las reparaciones de planta se podrán tomar las medidas restrictivas sobre el uso de

bicicletas.

4.11 NORMATIVIDAD PARA TRANSPORTE EN CARROS ELÉCTRICOS

Adicional a las normas consignadas anteriormente, se deben cumplir las siguientes:

Está prohibido salir a la vía pública en este tipo de vehículos.

La capacidad máxima de carga incluyendo pasajeros es de 500 kg, según se indica en las

especificaciones del fabricante.

El número de pasajeros depende del tipo de vehículo. En las refinerías existen tres (3) tipos:

capacidad de un (1) pasajero más el conductor, capacidad de tres (3) pasajeros más el

conductor y capacidad de tres (3) pasajeros más el conductor, con planchón para cargas

menores.

4.12 ACCIDENTES DE TRÁNSITO

En el evento en que un vehículo al servicio de La Empresa, bien sea propio, en leasing, contratado o

prestando servicio de transporte de personas, carga o mercancías peligrosas, se vea envuelto en un

accidente de tránsito, el conductor procederá de la siguiente manera:

Deberá hacer todo lo que esté a su alcance para que las personas afectadas en el accidente

reciban la atención de primeros auxilios y médica adecuada, que los impactos ambientales sean

lo más bajos posible, y que los daños al vehículo y demás bienes económicos no se empeoren.

El conductor involucrado tendrá la obligación de comunicarlo de inmediato a su Jefe y al Gestor

del contrato, en caso de tratarse de vehículos alquilados, leasing o de prestación de servicios de

transporte. Igualmente, si el accidente ocurre por fuera de las instalaciones industriales de La


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Empresa, y en el mismo resultan personas lesionadas o se producen daños a bienes de

terceros, informará a la autoridad competente para que se realice el levantamiento del

accidente de tránsito, según lo establecido en la Ley 769 de 2002 (Código Nacional de Tránsito

Automotor).

El conductor inmovilizará el vehículo para preservar las fuentes de evidencias y evitar que estas

se alteren o sean retiradas.

El Jefe inmediato del trabajador directo, o el Gestor del contrato en caso de trabajadores

contratistas, debe acudir al sitio de ocurrencia del accidente, recopila evidencias, verifica si

hubo personas lesionadas, o daños a bienes de terceros o de La Empresa

En los accidentes que no requieran intervención de la autoridad de tránsito (es decir, los

ocurridos dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A., sin que haya lesionados ni se

involucren daños a bienes de terceros) el Jefe del área o el Jefe del conductor involucrado dará

la autorización para movilizar el vehículo, una vez se haya asegurado la recopilación de las

evidencias en el sitio, con la asesoría de la dependencia HSE del negocio respectivo o quien

haga sus veces. Para el caso de contratistas, esta autorización la debe dar el Gestor del

contrato.

En caso de que en el accidente resulten personas lesionadas o se produzcan daños a bienes de

terceros, el Jefe inmediato del trabajador o el Gestor del contrato, en caso de trabajadores de

contratistas, solicitará la intervención de la autoridad de tránsito respectiva para el

levantamiento del accidente de tránsito. El conductor esperará a la autoridad para que se haga

el levantamiento del croquis del accidente, en donde sea posible hacerlo. No se debe mover el

vehículo accidentado, salvo autorización dada por las autoridades competentes, cuando estas

intervengan, o por el Jefe del área a la que pertenezca el conductor involucrado, o su delegado,

con la asesoría legal de la compañía de seguros respectiva donde se tiene la póliza de seguros y

de la dependencia HSE de cada negocio o quien haga sus veces.

En el evento en que el conductor no está de acuerdo con el croquis elaborado por la autoridad

competente, deberá manifestar por escrito su inconformidad en dicho documento.

El conductor será responsable de continuar con los trámites legales a que haya lugar como

consecuencia del accidente de tránsito, conjuntamente con los servicios de apoyo legal que

presten las pólizas de seguros contratadas. Igualmente, hará el reporte del incidente en la

herramienta GRI, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la ocurrencia del accidente,

dejando consignada su versión de los hechos.

El conductor colaborará con las autoridades para que se le practiquen los exámenes requeridos

(por ejemplo, el de alcoholemia).

La dependencia responsable de la administración del vehículo deberá hacer el reporte a la

Unidad de Gestión de Riesgos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia del

accidente, quienes deberán considerar la afectación de la Póliza de Responsabilidad Civil

Extracontractual de Vehículos.

ECOPETROL S.A. cuenta con una cobertura de Responsabilidad Civil Extra-Contractual para los

vehículos de su propiedad que ampara los daños a terceros hasta por los límites establecidos en

el Reglamento de Seguros de La Empresa y las lesiones causadas a los terceros afectados con

el accidente, así como la indemnización por muerte de las personas afectadas en exceso del

cubrimiento del SOAT, según lo establecido en el Reglamento de Seguros de ECOPETROL S.A.

en el numeral 2.17 del Anexo N°1.


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Cuando el conductor es un trabajador contratista que conduce un vehículo de propiedad de

ECOPETROL S.A., el conductor deberá hacer el reporte al Administrador del contrato respectivo

y a la Unidad de Gestión de Riesgos, quienes deberán considerar la afectación de la Póliza de

Responsabilidad Civil Extra-Contractual, hasta por los montos establecidos en ella, y para que

represente a la empresa del conductor contratista en las transacciones y trámites legales que

deberán adelantarse en el cobro a terceros por daños a vehículos de ECOPETROL S.A.

En caso de que el vehículo no sea de propiedad de ECOPETROL S.A., el contratista deberá hacer

todos los trámites necesarios para hacer efectivas las pólizas de seguros del numeral 4.3 del

presente documento.

Si el accidente es objeto de cobertura de la Póliza de Responsabilidad Civil Extra-Contractual,

todos estos trámites deben realizarse con los abogados designados por la Aseguradora.

El conductor involucrado deberá reportar formalmente el accidente, atendiendo las directrices

del documento interno ECP-DHS-P-031: Procedimiento para la Gestión de Fallas de Control e

Incidentes HSE.

Una vez reportado el accidente de tránsito, La Empresa procederá a la reparación del vehículo,

en caso de que sea de propiedad de ECOPETROL S.A., o definirá su remate o darlo de baja, sin

perjuicio de la investigación o proceso disciplinario que se genere en contra del funcionario

responsable, si a ello hubiera lugar.

Todo incidente de tránsito en el que estén involucrados trabajadores de ECOPETROL S.A. o de

sus contratistas deberá ser investigado y gestionado de acuerdo con el Procedimiento para la

Gestión de Fallas de Control e Incidentes HSE (ECP-DHS-P-031). Dicha investigación está

orientada a identificar las causas del incidente y a prevenir futuros incidentes similares,

implementando los cambios requeridos, es decir, a mejorar la gestión de seguridad; no va

direccionada a identificar responsables ni menos a buscar culpables.

Responsabilidades en accidentes de tránsito

La responsabilidad en el caso de accidentes de tránsito se determinará de la siguiente forma:

Siempre que en la investigación de incidentes participe la autoridad de tránsito, corresponde a

ella determinar si hay o no responsabilidad del trabajador. Cuando no participe la autoridad de

tránsito, corresponde al Comité de Seguridad para el transporte del área establecer, con base

en la investigación del accidente, las eventuales responsabilidades del trabajador.

Si el conductor o conductores involucrados en un accidente dentro de las instalaciones de La

Empresa no están de acuerdo con el resultado de la investigación adelantada, podrán solicitar al

Comité de Seguridad para el transporte de su área la apelación del caso, aportando pruebas o

argumentos que la sustenten. La apelación deberá ser revisada por un Comité de Seguridad

para el transporte de un área diferente en donde sucedió, direccionada por el Jefe inmediato, y

el concepto emitido por este Comité en segunda instancia, es inapelable.

El cubrimiento de los costos que se deriven del accidente será asumido inicialmente por

ECOPETROL S.A. para los vehículos propios. Para los vehículos contratados o en leasing, los

costos serán asumidos inicialmente por el Contratista, en ambos casos hasta que se defina la

responsabilidad en el accidente por parte de la autoridad competente.

ECOPETROL S.A., a través de la cobertura de responsabilidad civil extracontractual contratada

para los vehículos de su propiedad, cuenta con asistencia jurídica; los honorarios de los


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abogados designados por La Empresa están establecidos de acuerdo con lo estipulado en el

Reglamento de Seguros de ECOPETROL S.A.

4.13 COMITÉS DE SEGURIDAD PARA EL TRANSPORTE.

Se conformarán Comités de Seguridad para el transporte en cada una de las Gerencias y Direcciones

de la Empresa, de acuerdo con las necesidades y características de cada área. Cada Comité deberá dar

cumplimiento a los roles y responsabilidades relacionados en el presente documento.

Los miembros del Comité de Seguridad para el transporte serán nombrados por el vicepresidente de

cada negocio y presididos directamente por el Gerente y/o director; o podrán sesionar también al

interior de los actuales comités HSE de cada uno de las gerencias. Los restantes miembros del Comité

tendrán una jerarquía igual o superior a Coordinador o Jefe Regional. En estas sesiones del comité

deberá garantizarse al menos, un (1) representante de las siguientes dependencias:

Operaciones.

Mantenimiento o quien haga sus veces.

Dirección de Servicios Compartidos.

Seguridad Física.

Gerencias de Proyectos.

Asesoría Jurídico-laboral.

Los comités sesionaran como mínimo una vez cada tres meses, dependiendo de la problemática

asociada al transporte los negocios podrán definir tiempos menores entre cada sesión; pero para todos

los casos deberá seguirse un proceso de revisión y rendición de cuentas que será definido por la

Dirección HSE dentro de la estrategia de la temática, lo cual se sumara al desarrollo de sus funciones.

4.14 INFRAESTRUCTURA DE LAS VÍAS TERRESTRES.

Para la construcción de vías de acceso en los nuevos proyectos, se deberán aplicar las directrices

emanadas por el INVIAS en el documento “Especificaciones Generales de Construcción de Carreteras y

Normas de Ensayo para Materiales de Carreteras”.

La señalización de vías, parqueaderos y demás infraestructura terrestre vial existente y la nueva que

se construya o se intervenga por la compañía o sus contratistas, deberá hacerse de acuerdo con lo

establecido en la resolución 4577 de Ministerio del Transporte denominada “Manual de Señalización

Vial”, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 113 y115 de la ley 769 de 2002 Código

Nacional de Tránsito Terrestre, o las normas que lo sustituyan o deroguen.

El mantenimiento de las vías y señalización deberá hacerse de acuerdo con el volumen de tráfico, las

condiciones atmosféricas reinantes, deberá incluirse en este mantenimiento, los derechos de vía,

laterales a las carreteras los cuales influyen en la visibilidad en intersecciones y curvas que influye

sustancialmente en el riesgo de accidentes.

4.15 ANÁLISIS Y GESTIÓN DEL RIESGO


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4.15.1 Análisis de riesgo vial

Cada negocio de ECOPETROL S. A. desarrollará los análisis de riesgo sistemáticos dirigidos a identificar

los riesgos asociados con movilidad y transporte terrestre, evaluando las consecuencias según el

potencial de impacto perjudicial sobre las personas, el ambiente, el equipo y el entorno, y

desarrollando las recomendaciones prácticas para el adecuado control de los riesgos.

El análisis de riesgo vial deberá realizarse para cada ruta y en los dos (2) sentidos de circulación,

garantizando que se identifiquen, se valoren y se intervengan los factores de riesgo que puedan

producir accidentes con lesiones a los ocupantes de los vehículos. El producto de este análisis de riesgo

será el mapa de riesgo vial.

En cada vehículo se deberá portar permanentemente el mapa de riesgo vial, el plan de contingencias

de la ruta en la cual se esté circulando y la respectiva hoja de rescate vehicular.

Todo conductor se hará responsable de conocer el mapa de riesgo vial de la ruta asignada, aplicar los

controles recomendados y deberá socializar a todos los pasajeros (previo al viaje) el respectivo análisis

de riesgo vial.

4.15.2 Gestión del riesgo

Todos los negocios de ECOPETROL deben diseñar y cumplir un programa de seguridad vial, el cual

deberá estar alineado a la estrategia corporativa que en seguridad vial defina la dirección de HSE. Este

programa deberá contar como mínimo con:

Objetivo

Roles y responsabilidades

Recursos

Cronograma de actividades:

o Desarrollo de competencias

o Inspecciones, auditorias y campañas

o Programas de seguimiento y control de flota

Modelo de rendición de cuentas (de acuerdo con lo definido en este manual)

Seguimiento a indicadores corporativos

Este programa debe adoptar las prácticas operativas de transito seguro, preservando el medio

ambiente y la salud de sus trabajadores, ocupantes y pasajeros contemplando como mínimo los

siguientes aspectos:

CONTROL DE VELOCIDAD EN TIEMPO REAL: A través del tacógrafo digital, computador de abordo,

sistema de flota virtual o GPS, retenes móviles y supervisión en ruta. Los comités de seguridad

para el transporte deberán definir los procedimientos de revisión y auditoria al cumplimiento de

estos controles de velocidad y los correctivos aplicados en este sistema de control.

CONTROL DE LA MÁXIMA JORNADA LABORAL DIARIA, SEMANAL Y MENSUAL CON LOS PERIODOS

DE DESCANSO Y PAUSAS: Controlados a través del tacógrafo digital, computador de abordo,

sistema de flota virtual o GPS. Los comités de seguridad para el transporte deberán definir los


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procedimientos de revisión y auditoria al cumplimiento de estos controles de jornada máxima y los

correctivos aplicados en este sistema de control.

CONTROL DE ALCOHOL Y DROGAS: En las áreas operativas de ECOPETROL S.A. se garantizará la

realización de la prueba de alcoholimetría para todos los conductores al servicio de ECOPETROL S.

A., antes del inicio de la jornada o primer recorrido. En caso de resultar positiva, se deberá sustituir

al conductor y aplicara las sanciones correspondientes a lo establecido en el Reglamento Interno de

Trabajo. Los comités de seguridad para el transporte deberán definir los procedimientos de revisión

y auditoria al cumplimiento de los controles de alcohol y drogas establecidos y los correctivos

aplicados en este sistema de control.

INSPECCIÓN PRE OPERACIONAL: Todo conductor al servicio de ECOPETROL S.A. deberá realizar

inspección pre operacional a los vehículos previo a cada viaje dejando evidencia de los mismos. Los

Comités de Seguridad para el transporte podrán solicitar, en cualquier momento, la evidencia de

dichas inspecciones, para el caso de vehículos de propiedad de ECOPETROL o en leasing, deberá

registrase diariamente esta inspección preoperacional en el formato ECP-DHS-F-458 Inspección

preoperacional de vehículos livianos; para vehículos automotores de los grupos B y C de propiedad

de ECOPETROL, los registros de inspección preoperacional estarán definidos por los procedimientos

corporativos específicos para cada tipo de equipo. Para el caso de equipos de propiedad de los

contratistas podrán utilizar los registros de ECOPETROL, o en su defecto los registros de inspección

preoperacional propios dentro de su sistema de gestión, pero debe garantizarse los aspectos

mínimos de revisión, aceptación y criterios de rechazo establecidos en los formatos de ECOPETROL.

CIRCULACIÓN NOCTURNA DE VEHÍCULOS: En ECOPETROL S.A. la circulación nocturna deberá

cumplir con los lineamientos establecidos en procedimiento ECP-DSF-P-009 procedimiento para

desplazamientos terrestres o las normas que los sustituyan o deroguen.

PARÁMETROS DE CONTROL ESTABLECIDOS PARA EL MONITOREO EN TIEMPO REAL: A todos los

vehículos en las operaciones de ECOPETROL S.A. se le realizarán como mínimo los siguientes

parámetros de control operativo en tiempo real: exceso de velocidad, frenadas bruscas, aceleradas

bruscas, desvíos de ruta, y períodos de descanso y pausa. Estos controles se harán de manera

individual para cada conductor. Mensualmente se presentarán a los Comités de Seguridad para el

transporte los hallazgos respectivos con los mecanismos de intervención aplicados.

4.16 SEGUIMIENTO Y CONTROL

Los comités de seguridad para el transporte de cada negocio, deben establecer programas de

seguimiento y control al cumplimiento de los lineamientos establecidos en esta manual y a los

hallazgos generados en el desarrollo de las mismas, por medio de auditorías programadas,

Inspecciones Gerenciales y otras actividades de verificación.

La Dirección HSE o quien haga sus veces, debe realizar evaluación y seguimiento al desempeño de los

lineamientos establecidos en este manual. Los hallazgos de las visitas de seguimiento y evaluación al

desempeño, inspecciones gerenciales deben ser reportados dentro del sistema GRI.

5. CONTINGENCIAS

A partir de la fecha de emisión de la primera versión de este manual se define un periodo de transición

de seis (6) meses únicamente los siguientes aspectos definidos en este manual:


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5.1 Sistema de información de datos para seguimiento de vehículos, tipo Tacografo digital,

computador de abordo, sistema de flota virtual o GPS con las características y de acuerdo con lo

establecido en el numeral 4.4 del este manual.

5.2 Reportes y análisis de comportamiento vial mensual de acuerdo a lo establecido en el numeral

4.4.1 de este manual.

5.3 Para el caso de contratistas, la presentación y aprobación de curso Divulgación del manual

de uso de vehículos automotores en ECOPETROL S.A. definido en el numeral 4.7, en este

periodo de transición se validara esta competencia a través de la presentación de aprobación de

cursos de manejo preventivo en escuelas de conducción aprobadas por reglamentación

nacional; para el caso de funcionarios la presentación del curso “Angel de la vía, ángel de la

vida” de la UE (universidad ECOPETROL)


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RELACIÓN DE VERSIONES

Versión Fecha Cambios

1 25/01/2013 Cambio de código, Remplaza el ECP-DHS-R-001 y se incluye el ECP-DHS-F-

458 Inspección Preoperacional de Vehículos Livianos

Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la

dependencia responsable:

Elaboró: Enso Luis Guerrero, con el apoyo de Profesionales de las diferentes áreas de ECOPETROL S.A.

Teléfono: 43310

Buzón: [email protected]

Dependencia: Dirección de HSE

mailto:[email protected]

anexo 15 manual para el uso y operacion de vehiculos automotores en ecp

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