Análisis y Control del Activo Fijo

III-1Actualidad Empresarial

Análisis y Control del Activo Fijo ............................................................................................................................................. III-1

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INFORME ESPECIAL

PREGUNTAS Y RESPUESTAS

C o n t e n i d o

III

Info

rmes

Esp

ecia

les

1. Aspectos Generales Los activos fi jos están representados

por los bienes muebles e inmuebles que posee toda entidad como bienes de uso (NIC-SP 17).

Los bienes del activo fi jo constituyen gran parte los activos de una entidad, por lo tanto son signifi cativos en la presentación de los estados fi nancie-ros, más aún si su reconocimiento es como costo o gasto.

Los activos fi jos son el conjunto de bienes físicos que son objeto principal de la entidad, sirven para el desarro-llo operativo de la organización en apoyo a la producción de bienes y servicios, relacionados con sus fun-ciones y atribuciones.

2. Aspectos a tener en cuenta- Verifi car periódicamente la va-

luación de bienes de activos fi jos, si los valores aumentaron o disminuyeron respecto al registro a fi n de analizar los ajustes corres-pondientes.

- Realizar la verificación corres-pondiente del inventario físico patrimonial de los activos fi jos.

- Verifi car todas las transacciones relacionadas con activos fijos como: altas, bajas, transferencias. Donaciones y otros.

- Verificar la venta o retiros de activos y si se encuentran conta-bilizados.

- Comprobar y verifi car la valuación de los activos fi jos y comparar con el valor del arancel aplicado a los terrenos y al valor de tasación de los otros activos a fi n de realizar los ajustes respectivos.

- Verifi car el uso e identifi car el período de vida útil de los activos totalmente depreciados a fi n de determinar su vida económica útil en base a la tasación respectiva y evaluar la posible revaluación y realizar los respectivos asientos contables.

- Verifi car las adquisiciones bajo la modalidad de arrendamiento fi nanciero.

- Analizar y detallar las unidades de reemplazo, unidades por recibir, las construcciones en curso.

- Verifi car si existen activos fi jos comprometidos en respaldo en caso de créditos obtenidos, bie-nes de activo fi jo arrendados a terceros para calcular y registrar alquileres devengados.

- Analizar los desembolsos efectua-dos, relacionados con métodos ampliando la vida útil o repara-ciones efectuadas e identifi car los costos y gastos.

- Identifi car los intereses y dife-rencias de cambio relacionados con obligaciones de activos fi jos califi cados.

3. Analisis y Control de las Inver-siones- Verifi car que las inversiones intan-

gibles como estudios, patentes, software, son propiedad de la empresa y se han desarrollado con fines y necesidad que la entidad ha requerido.

- Realizar la preparación de los

papeles de trabajo donde se detallen los movimientos regis-trados identifi cando los saldos iniciales, incrementos, traspasos y los saldos fi nales.

- Se deben preparar las amorti-zaciones donde se detallen los movimientos registrados respecto a las amortizaciones realizadas así como la inclusión total o traspaso a la cuenta construcciones en curso por los estudios realizados. (NIC 38 Inversiones Intangibles-sector privado).

4. Análisis y Control de la Infra-estructura Pública

Aspectos a tener en cuenta:- Verifi car y comprobar periódi-

camente si los bienes de infra-estructura pública aumentaron o disminuyeron por efectos de mejoras, mantenimiento y re-paración a fi n de identifi car su aplicación y registrar como costo o gasto.

- Identificar la infraestructura pública otorgada a concesión o se encuentre en proceso de privatización, con la finalidad de efectuar los asientos y ajustes correspondientes.

- Controlar el incremento de valor de infraestructura pública por efecto de traslado o traspasos provenientes de construcciones en curso.

- Comprobar y verifi car si hubo transferencias de infraestructura pública a otras entidades y con-trolar el saldo existente.

- Verifi car el uso e identifi car el periodo de vida útil de infra-estructura pública totalmente depreciado y evaluar las posibi-

Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfi l

Título : Análisis y Control del Activo Fijo

Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 160 - Primera Quincena de Junio 2008

Ficha Técnica

N° 160 Primera Quincena - Junio 2008

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Área Sector Público

III-2

IIIlidades de revaluación y ajustes por revaluación.

5. Análisis y Control de las De-preciaciones Inmuebles Ma-quinarias y Equipo Infraes-tructura Pública

Aspectos a tener en Cuenta:- Revisar los porcentajes de depre-

ciación si se están aplicando co-rrectamente en forma mensual.

- Verifi car y comprobar que la de-preciación anual se debe aplicar a los saldos de los activos fi jos de años anteriores o al inventario inicial.

- Verifi car y comprobar si los im-portes recogidos en las cuentas de la depreciación y la amortización acumulada refl ejen en forma ra-zonable los cálculos realizados.

- La depreciación del período de los activos fi jos nuevos se debe aplicar en forma proporcional a los meses en actividad o en uso del activo.

Porcentajes de DepreciaciónBase LegalDe acuerdo al Instructivo N° 02 de la CPN, que es aprobado por Resolución de Contaduría N° 067-97-EF/93.01.

Las entidades podrán modifi car los porcentajes de depreciación con Resolución de la Alta Gerencia o Dirección en los casos debidamente justificados. Para tal efecto harán de conocimiento de este cambio de política a la Contaduría Pública de la Nación.

Los porcentajes a continuación se detallan así:

Nota Equipo de cómputo (Resolución de

Contaduría N° 143-2001-EF/93.01). A partir del año 2002, según Reso-

lución de Contaduría N° 143-2001-EF/93.01 y Resolución de Contaduría No 178-2004-EF/93.01, del 30-12-04, los ajustes técnicos para la Pro-visión para depreciaciones, CTS. La cobranza dudosa, la desvalorización por existencias, etc., han variado de forma anual a mensual.

7. Deterioro Un activo se deteriora por daño o

obsolescencia tecnológica o si per-manece ociosa durante un período considerable puede ser menor que el valor en libros, cuyo caso se deberá castigar el activo.

Si un activo recuperable se encuentra por debajo de un valor en libros, éste se deberá reducirse al monto recuperable y no se reconoce como gasto la diferencia que resulte de una revaluación anterior, en cuyo caso debe ser cargado al patrimonio.

8. Reconocimiento y Determi-nación Pérdida por Deterioro (NIC-SP 21)

- En los párrafos 48 a 53 se establecen

———————— x ———————— DEBE HABER

68. PROVISIONES DEL EJERCICIO 1000 684. Dep. inmueble, maq., equipo e infra. pública39. DEPRECIACIÓN AGOTA- MIENTO Y AMORTIZA- CIÓN ACUMULADA 1000 391. Deprec. acumalada de inmuebles. 392. Deprec. acumulada de bienes muebles 397. Depreciación en el presente ejercicio

VidaÚtil

Valor Razona-

ble

Valor Contable

Valor Residual

La vida útil estimada de un activo fi jo depreciable es el tiempo espe-rado durante el cual el activo fi jo puede ser utilizado, como:- Desgaste físico esperado, que defi ende de factores operativos.- La obsolescencia técnica.- Límites de acuerdo a ley.

Es el monto por el cual el activo fi jo podrá ser cambiado entre un comprador bien informado y dispuesto a comprar y un vendedor bien informado y dispuesto a vender, en una tasación de libre competencia.

Viene hacer el monto por el cual el activo fijo está incluido en el balance general después de deducir la depreciación acumu-lada.

Es una estimación del monto a realizarse al fi nal de cada vida útil depreciable.Los activos fi jos despreciables tienen poco valor residual al fi nal de su vida estimada y, si este valor no tiene importancia relativa.

Según el plan contable gubernamental, la depreciación se calculará sobre el precio de compra o el valor de adquisición, mas las mejoras agregadas con la condición de permanente, así como las reevaluaciones efectuadas, y más la actualización por efectos de corrección monetaria, debiéndose tener en cuenta el valor residual estimado.Criterios de valuación para ser considerados como activo fi jo son: Bienes adquiridos, factura o documento de transferencia mas desembolsos necesarios para colocar el bien en condición de ser usado.Bienes construidos por la propia entidad, bienes donados y bienes revaluados.

los requisitos para el reconocimiento y determinación de las pérdidas por deterioro del valor de un activo. En esta Norma “pérdida por deterioro del valor” se refi ere a la “pérdida del valor de un activo no generador de efectivo”.

- El importe de un activo en libros debe ser reducido hasta que alcance su importe de servicio recuperable si, y sólo si, este importe de servicio recuperable es menor que el importe en libros. Tal reducción se designa como pérdida por deterioro.

- Como se ha indicado en el párrafo 22, esta Norma exige que una en-tidad realice una estimación formal del importe de servicio recuperable sólo si hay indicios de existencia de

6. Activos Depreciables- Esperar que sean utilizados

durante más de un período con-table.

- Tienen una vida útil limitada.- Son mantenidos por la entidad

para utilizarlos en la producción o suministros de bienes y servicios para arrendarlos a terceros o para uso administrativo.

Ejemplo Provisión de inmueble, maquinaria y

equipo, infraestructura pública.

N° 160 Primera Quincena - Junio 2008

- Edifi cios 3% - Infraestructura Pública 3%- Maquin., equipo y otras unidades de producción 10%- Equipo de Transporte 25%- Muebles y enseres 10%- Equipo de cómputo 25%

- Impresoras 10%

III-3Actualidad Empresarial

Área Sector Público III

N° 160 Primera Quincena - Junio 2008

una potencial pérdida por deterio-ro. Los párrafos 23 a 29 enumeran indicaciones clave de que puede haber ocurrido una pérdida por deterioro.

- Una pérdida recuperable debe ser reconocida inmediatamente en el re-sultado neto (ahorro o desahorro).

- En el caso de que el importe estima-do de una pérdida por deterioro sea mayor que el importe del activo en libros con el que se relaciona, la en-tidad reconocerá un pasivo si, y sólo si, debe hacerlo de acuerdo con otra Norma Internacional de Contabilidad del Sector Público.

- En el caso de que el importe estimado de la pérdida por deterioro sea mayor que el importe del activo en libros, éste se reducirá a cero con el recono-cimiento de la correspondiente can-tidad o monto en el resultado neto (ahorro o desahorro). Se reconocerá un pasivo sólo si así lo requiere otra Norma Internacional de Contabilidad del Sector Público. Un ejemplo de ello es cuando no se utiliza más una instalación de uso militar y la entidad está obligada por ley a desmantelar tales instalaciones si no se usan. La entidad puede necesitar realizar una provisión por los costos de desman-telamiento si así lo requiere la NICSP 19, “Provisiones, Activos y Pasivos Contingentes”.

- Tras el reconocimiento de una pérdida por deterioro, los cargos por deprecia-ción (amortización) del activo deben ser objeto del ajuste correspondiente, con el fi n de distribuir el importe re-visado del activo en libros, menos su eventual valor residual, de una forma sistemática a lo largo del período que constituya su vida útil restante.Reversión de las pérdidas de valor por deterioro.

- Los párrafos 55 a 66 establecen los requisitos para la reversión de la pérdida de valor por deterioro de un activo reconocida en períodos anteriores.

- Una entidad debe evaluar, en cada fecha de los estados fi nancieros, si existe algún indicio de que la pérdida por deterioro reconocida en períodos anteriores ya no existe o ha disminui-do. Si existiese tal indicio la entidad debería volver a estimar el importe de servicio recuperable del activo en cuestión.

- Al evaluar si existen indicios de que la pérdida por deterioro reconocida en períodos anteriores para un ac-tivo ya no existe o ha disminuido, la entidad debe considerar, como mínimo, si se dan algunas de las

siguientes indicaciones:* Resurgimiento de la demanda o

de la necesidad de los servicios prestados por el activo.

* Han tenido durante el período, o van a tener lugar en el futuro inmediato, cambios signifi cativos a largo plazo con un efecto favo-rable para la entidad, referentes al entorno tecnológico, legal o de política gubernamental.

* Han tenido lugar durante el período, o se espera que tengan lugar en el futuro inmediato, cambios signifi cativos a largo pla-zo con efecto favorable sobre la entidad en el grado de utilización o la forma en la que se usa o se espera usar el activo. Estos cam-bios incluyen los costos incurridos durante el período de mejora o aumento del rendimiento de un activo o de la reestructuración de las operaciones a las que pertene-ce el activo.

* La decisión de reanudar la cons-trucción de un activo que estaba previamente detenida antes de su fi nalización o puesta en condicio-nes de funcionamiento.

* Se dispone de evidencia, proce-dente de informes internos, que indica que el rendimiento de servicio del activo es, o va a ser, mejor que el esperado.

- La lista de indicios de potenciales recuperaciones de la pérdida por deterioro del párrafo 56 sigue, en esencia, la de indicios de potenciales pérdidas por deterioro recogida en el párrafo 23.

- La lista del párrafo 56 no es exhaus-tiva. Una entidad puede identifi car otros indicios de la reversión de una pérdida por deterioro que tam-bién podrían obligar a la entidad a reestimar el importe de servicio recuperable del activo. Por ejemplo, cualquiera de los siguientes aspectos puede ser una indicación de que una pérdida por deterioro puede haber revertido:(a) Un incremento signifi cativo del

valor de mercado del activo; o (b) Un incremento significativo a

largo plazo en la demanda o ne-cesidad de los servicios prestados por el activo.

- Si existiera un indicio de que la pérdi-da por deterioro reconocida para un activo ya no existe o ha disminuido, esto puede indicar que la vida útil restante, el método de depreciación (amortización) o el valor residual, necesitan también ser revisados y

ajustados, de acuerdo con la Norma Internacional de Contabilidad del Sector Público que sea de aplicación, incluso cuando el indicio no lleve a la reversión de la pérdida por deterioro del activo.

- Debe procederse a la reversión de la pérdida por deterioro reconocida para el activo en períodos anteriores si, y sólo si, se ha producido un cam-bio en las estimaciones utilizadas para determinar el importe de servicio recuperable del mismo, desde que se reconoció por última vez la mencio-nada pérdida. Si éste fuera el caso, el importe del activo en libros debe ser aumentado, con la limitación descrita en el párrafo 64, hasta que alcance su importe de servicio recuperable. Tal incremento se designa como re-versión de la pérdida por deterioro.

- Esta Norma exige que una entidad haga una estimación formal del im-porte de servicio recuperable sólo si existe un indicio de la reversión de una pérdida por deterioro. El párrafo 56 identifi ca los principales indicios de que la pérdida por deterioro del valor de un activo reconocida en pe-ríodos anteriores puede ya no existir o puede haber disminuido.

- La reversión de una pérdida por deterioro refl eja un aumento en el potencial estimado del importe de servicio recuperable del activo, ya sea por su utilización o por su venta, desde el momento en que la entidad reconoció por última vez la pérdida por deterioro del activo. El párrafo 72 obliga a que una entidad identifi que los cambios en las estimaciones que produce el incremento citado en el importe de servicio recuperable.

9. Mejoras Las mejoras se activan cuando sur-

ge:- Cuando prolonguen su vida útil

del activo.- Contribuyen a aumentar su capa-

cidad de servicio. Los desembolsos que se realicen

luego que se adquiere un activo fi jo se divide en dos clases:

* Capitalizables Ayuda el mejoramiento en la condi-

ción del activo fi jo, estándar, con su-periores benefi cios en el futuro para la empresa poseedora del mismo.

* Gastos Los gastos en general son por man-

tenimiento y reparación, que son ocasionados por la restauración de un activo fi jo sin aumentar su vida o

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III10. Análisis y Amortización de

Intangibles El activo intangible debe amortizarse

contra los ingresos del período que benefi cia, el método empleado co-múnmente es de línea recta para la amortización.

La vida útil de un activo fi jo intangible no debe exceder de 20 años.

Cuando no se tiene evidencia sobre la duración de vidas útiles o sobre la pérdida del valor de los intangibles, la amortización de sus costos, sobre las bases arbitrarias, puede llevar a registrar los gastos de amortización y la disminución del activo.

Los intangibles deben ser absorbidos a través de la amortización en los cos-tos y gastos del período que resultan benefi ciados de ellos.

El período de amortización no debe exceder de la vida útil estimada del intangible, y en todo caso, una vez determinada esta, la cuota de amortización debe ser aplicada uniformemente a todos los ejercicios económicos.

Los intangibles pueden amortizar por el método de línea recta o pueden optar por otros métodos cuando consideren más apropiados a la natu-raleza de los activos, los mismos que deben ser informados en las notas a los estados fi nancieros.

* Métodos de Amortización El monto no puede determinarse,

Por la provisión de amortización men-sual:

———————— x ———————— DEBE HABER

68 PROVISIONES DEL EJERCICIO 2 200 685 Amortización inver- siones intangibles39. DEPRECIACIÓN AGOTA- MIENTO Y AMORTIZ. ACUMULADA 2 200 399. Amortización acumu- lada, inversiones intangiblesPor el registro de la provisiónpor amortización en el presente ejercicio

———————— x ———————— DEBE HABER

68. PROVISIONES DEL EJERCICIO 2 000 685. Amortización, invers. intangibles39. DEPRECIACIÓN, AGOTA- MIENTO Y AMORTIZ. ACUMULADA 2 000 686. Agotamiento de bienesPor el agotamiento de plantaciones, pesqueros, minas y cantera en el presente ejercicio.

* Por la provisión del agotamiento mensual

Ejemplo:

método de línea recta, el cual deberá ser registrado mensualmente.

* Por la compra y reemplazo de la pieza “A” componentes del activo

———————— x ———————— DEBE HABER

21 CONSUMO DE SUMINISTROS 2000 211. Materiales de consumo 211.01. Materiales de man- tenim. y reparación42 CUENTAS POR PAGAR 2000 421. Bienes 4211. Bienes corrientes

capacidad de servicio previsto, luego de un daño o uso prolongado, este es el caso de las reparaciones.

En caso de ser reemplazado de una o más piezas de un activo sin cambiar todo el activo, que no conlleve el reemplazo de un componente im-portante.

La NIC-SP 17 - Inmuebles maquinaria y equipo, expresa que los principales componentes de algunas partidas del activo fi jo requieren reemplazo, se contabilizan como activos separados, ya que poseen vidas útiles diferentes de los bienes con los que están rela-cionados.

Ejemplo Se toma como una reparación o

mantenimiento, si no conlleva al incremento de la vida útil del activo o de su productividad y se trató de reemplazos previstos que sólo mantienen efi ciencia operativa en el activo fi jo.