ANLISIS INTERNO, AUDITORA ORGANIZACIONAL

6.1 ANLISIS INTERNOEl siguiente paso en el anlisis de una firma consiste en evaluar su situacin presente. En el mundo empresarial no existe una definicin estndar de lo que es el auditaje de una organizacin. Cada firma determina tanto el enfoque como la profundidad del diagnstico que requiere para revisar y actualizar su estrategia presente. Sin embargo, existen varios procedimientos bsicos que pueden aplicarse para estructurar el sistema de auditora organizacional y diagnosticar el estado actual de la compaa. El perfil de capacidad interna de la empresa (PCI) y el anlisis de la vulnerabilidad son algunos de ellos, los cuales se describirn con detalle ms adelante.Con frecuencia, la observacin de una brecha entre lo planeado y el desempeo logrado motiva el anlisis estratgico. Por ejemplo, es posible que debido a cambios ocurridos ya sea en el medio externo o en el interno, la firma no est en condiciones de alcanzar sus metas. Por otra parte, tambin es necesario que las nuevas oportunidades de una empresa requieran una redefinicin de la estrategia que se tiene.Por tanto, un aspecto crtico en el desarrollo de nuevas estrategias o en la revisin de las ya existentes es el constante examen de los cambios tanto internos como externos, que permitan identificar los vacos entre el desempeo y las metas propuestas.La auditora organizacional es una evaluacin del desempeo de la compaa comparado con el de su competencia. Es indispensable, por tanto, que el anlisis interno de la compaa se complemente y valide con un estudio profundo del entorno y de la competencia.

El perfil de capacidad interna de la compaa (PCI), como se mencion anteriormente, es una herramienta muy importante para la realizacin de la auditora organizacional. Veamos en qu consiste y cmo se elabora.

PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA DE LA COMPAA (PCI)

El perfil de capacidad institucional (PCI) es un medio para evaluar las fortalezas y debilidades de la compaa en relacin con las oportunidades y amenazas que le presenta el medio externo. Es una manera de hacer el diagnstico estratgico de una empresa involucrando en l todos los factores que afectan su operacin corporativa (vase anexo I, Gua para el diagnstico estratgico).

El PCI examina cinco categoras, a saber:1. La capacidad directiva.2. La capacidad competitiva (o de mercadeo).3. La capacidad financiera.4. La capacidad tecnolgica (produccin).5. La capacidad del talento humano.El perfil de fortalezas y debilidades se representa grficamente mediante la calificacin de la fortaleza o debilidad con relacin a su grado (AMB) para luego ser valorada con respecto a su impacto en la escala de alto (A), medio (M),bajo(B).

Categoras del PCI

Una vez determinado el diagrama, es posible examinar las fortalezas y debilidades relativas de la firma en cada una de las cinco categoras generales, y determinar los "vacos" que requieren correccin o consolidacin como fortaleza o debilidad. Dada su importancia, el perfil de capacidad constituye una pieza fundamental en la definicin de la posicin relativa de la firma y del curso de accin ms conveniente Pese a que es altamente subjetivo, el PCI es un medio para examinar la posicin estratgica de una compaa en un momento dado y para establecer las reas que necesitan atencin.

6.3 CMO REALIZAR EL PCI?6.3.1 Preparacin de la informacin preliminarObtenga y procese informacin primaria o secundaria sobre cada una de las capacidades incluidas en el PCI (vase anexo I, Gua para el diagnstico estratgico).6.3.2 Conformacin de grupos estratgicosLos grupos estratgicos pueden conformarse de diferentes maneras:a. De acuerdo con la estructura organizacionalSe hace el diagnstico por cada rea o subrea funcional y luego se integra un diagnstico corporativo.b. Por grupos estratgicosPor muestreo se integran unos grupos que harn el diagnstico procurando que en ellos participen aleatoriamente colaboradores de los diferentes niveles organizacionales. Esto puede llevarse a cabo, igualmente, a nivel de reas funcionales. De cualquier manera ser necesario integrar un diagnstico corporativo.c. Participacin totalEl PCI tambin es posible elaborarlo como una encuesta general que involucre a todos los miembros de la organizacin. Cuando la empresa es muy pequea puede cubrirse todo el universo. Si ste es muy grande hay que apelar a las tcnicas de muestreo. El cuestionario deber ser elaborado por un equipo tcnico asesor, integrado especficamente para este proyecto.Los resultados de esta encuesta se analizan en grupos por reas funcionales y se integran en un diagnstico corporativo. La experiencia demuestra que cuanto ms amplia es la participacin mayor es la integracin y el compromiso con el plan estratgico. Por ello, cada compaa debe escoger el mtodo que ms convenga a su tamao y cultura corporativa

6.3.3 Identificacin de fortalezas y debilidadesEn primer lugar, identifique todas las fortalezas y debilidades de su organizacin en cada una de las capacidades enunciadas.Para ello, realice una tormenta de ideas lo ms amplia y exhaustiva posible (vase Tormenta de ideas), en la que deben participar los grupos estratgicos. Se supone que quienes participan en el diagnstico estratgico conocen suficientemente la organizacin. Lo que busca este ejercicio es lograr la identificacin de fortalezas y debilidades de la empresa, tal como las perciben los miembros de la organizacin (vase anexo I, Gua para el diagnstico estratgico).Los perfiles que salgan de este primer diagnstico se complementarn con la informacin actual que debe poseer la compaa sobre su desempeo en las diferentes reas.

GRUPOS ESTRATEGICOS

6.3.4 Priorizacin de los factoresCuando el diagnstico se hace mediante grupos estratgicos, stos, despus de realizada la tormenta de ideas, seleccionarn aquellos factores clave que identifiquen las fortalezas o debilidades organizacionales. En la sesin estratgica es muy importante hacer un anlisis de Pareto que permita aplicar el 20/80, es decir, encontrar el 20% de los factores que explican el 80% de las debilidades o fortalezas de la compaa. Cuando el anlisis se hace por encuesta general, la priorizacin puede resultar de un anlisis ponderado de los resultados.6.3.5 Calificacin de los factoresRealizada la priorizacin, los participantes calificarn a su leal saber y entender las fortalezas y debilidades en una escala alta, media y baja.Cuando se efecte en grupo, sus miembros calificarn el valor de cada uno de los factores individualmente; luego, en consenso, acordarn la calificacin definitiva.6.3.6 Calificacin del impactoAl igual que se califica la fortaleza o debilidad, debe calificarse, evaluarse y valorarse el impacto de cada fortaleza o debilidad en el negocio. Esta calificacin es la actual y debe usarse la calificacin alto, medio o bajo.

Estos resultados se transfieren a las hojas de trabajo que aparecen en las siguientes pginas.6.3.7 Anlisis del diagnsticoLos perfiles deben ser analizados en profundidad por los grupos estratgicos, de manera que pueda integrarse un documento de diagnstico con la informacin objetiva que genere la ronda estratgica. Los anlisis de las encuestas debern seguir el mismo proceso, con lo cual se completar esta primera parte del diagnstico estratgico. Todo este trabajo y la integracin final del diagnstico deben incluir la informacin actual preparada sobre cada una de las capacidades, en la primera etapa de elaboracin del PCI.

PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA PCICmo hacerloa. Prepare informacin sobre cada una de las capacidades objeto de anlisis.b. Integre los grupos estratgicos.c. Identifique fortalezas y debilidades, con tormenta de ideas.d. Agrupe por capacidades: Capacidad directiva. Capacidad competitiva. Capacidad financiera. Capacidad tcnica o tecnolgica. Capacidad de talento humano.e. Califique y dele prioridad a la fortaleza o debilidad en la escala: alta, media o baja.f. Pondere el impacto de la fortaleza y debilidad en el xito actual del negocio.g. Interprete la matriz identificando sus fortalezas y debilidades de acuerdo con su impacto en el negocio.