Curso de Capacitación en Gestión de Agronegocios

MÓDULO 2

Registro y Análisis de Costos e Ingresos

Competencia:

Prepara, interpreta y analiza reportes de costos y ganancias

de una parcela

«Es cuando

necesitamos tomar

una decisión,

que nos damos cuenta

de la calidad de

la información

que producimos»

Anónimo

Índice

PRESENTACIÓN 9

1. LOS COSTOS DE PRODUCCIÓN EN UNA PARCELA 11

1.1 Concepto de costos. 11 1.2 Importancia y utilidad del manejo de costos en el negocio. 14 1.3 Clasificación de los costos. 16

2. REGISTRO Y ANÁLISB DE COSTOS DE PRODUCCIÓN EN UNA PARCELA 21

2.1 Procedimiento para llevar un registro de costos. 21 2.2 El costo del crédito. 29 2.3 Análisis de la estructura de costos y de la competitividad del cultivo. 32

3. ANÁLISIS DE COSTOS DE PRODUCCIÓN DE PARCELAS DIFERENTES 37

3.1 Procedimiento para comparar parcelas diferentes. 37 3.2 Determinación de aspectos críticos. 42 3.3 Análisis comparativo de los registros de costos. 43

4. PUNTO DE EQUILIBRIO Y GANANOAS PARA UNA PARCELA 51

4.1 Cálculo y análisis de los ingresos para una parcela. 51 4.2 Cálculo y análisis del punto de equilibrio para una parcela. 53 4.3 Cálculo y análisis de las ganancias para una parcela. 53

Presentación Para poder tomar decisiones sobre su negocio, los agricultores requieren no solamente de información de mercado como hemos visto en el módulo anterior, sino también información sobre los costos de producción de sus parcelas y los ingresos que obtienen de ellas.

Para que los agricultores puedan mejorar esas decisiones y ser competitivos, es muy importante que se involucren desde el registro de las tareas realizadas en su parcela hasta el análisis y la interpretación de sus resultados.

En este módulo, te alcanzamos un conjunto de herramientas que te servirán en tu trabajo de asesorar a los agricultores a organizar e interpretar la información relacionada a sus costos e ingresos. Pondremos énfasis en varios temas claves, como por ejemplo el registro de datos, la interpretación de una estructura de costos, el cálculo del "punto de equilibrio" de una parcela y la comparación de resultados entre parcelas. Asesorando a los agricultores a poner en práctica esas herramientas, contribuirás a que ellos puedan encontrar más fácilmente respuestas a las preguntas relacionadas al manejo de su negocio.

Este folleto, acompañado de una serie de ejercicios, ha sido diseñado para que puedas asesorar a los agricultores de tu región a registrar y analizar su información de campo y asi mejorar su negocio agrícola. Recordemos que, por lo general, el agricultor conoce las características y las limitaciones de su parcela así como las necesidades de su familia y que, a fin de cuentas, el decidirá si las ganancias que obtiene de su negocio cubren o no sus expectativas.

1. Los costos de producción en una parcela 1.1 Concepto de costos En el Módulo No.1, "Información de Mercado para tomar decisiones", vimos que la población busca cubrir sus necesidades de alimentación, salud, vivienda, transporte, comunicación y entretenimiento a través del intercambio de bienes y servicios. Para satisfacer estas necesidades, los productores usan recursos como tierra, agua, mano de obra, animales, maquinaria, insumes y otros.

Acceder a estos recursos no es gratuito; usar cada uno de esos recursos tiene un costo. Entendido así, un costo es un sacrificio, esfuerzo o gasto que asume un productor para producir un bien o un servicio.

Un concepto importante sobre los costos es aquél desde el enfoque económico que es algo diferente de lo que se entiende normalmente ya que incluye el costo de oportunidad. El costo de oportunidad es el mejor valor que se pudiera haber obtenido con una dedicación diferente de los recursos.

Supongamos que Benito Castro, un pequeño agricultor invierte 20,000 de sus ahorros, para sembrar fréjol rojo. Si bien él mismo lleva directamente el negocio y dedica el día entero a su gestión, también contrata jornaleros. Al final de la campaña, luego de la venta hace sus cuentas y registra ingresos por 34,000 soles y contabiliza como costos los 13,000 soles de insumes que ha comprado y los 7,000 soles que ha pagado a los jornaleros. El resto, 14.000 soles, lo considera su ganancia y se lo lleva a su casa. El resumen de sus cuentas se describe en el siguiente cuadro No.1:

Sin embargo Benito no tuvo en cuenta los costos de oportunidad. Si en vez de sembrar fréjol, sus ahorros los hubiera puesto en una cuenta a plazo fijo ganando el 5% que le ofrecía su banco, estaría obteniendo un rendimiento de 1,000 soles.

Este rendimiento al que está renunciando se debe contabilizar como un costo del negocio. Además, su trabajo como administrador de la parcela también merece un sueldo; otra empresa podría contratarlo y pagarle 15,000 soles por realizar un trabajo similar, de forma que al dedicar su tiempo a su negocio está renunciando a dicho sueldo. Utilizando el concepto económico de costo hay que hacer las cuentas como se propone en el cuadro No 2.

De esa misma manera un productor deberá valorar los recursos que utiliza en su parcela y que no necesariamente le significan un desembolso de dinero.

Una manera de valorar estos recursos es preguntándose ¿cuánto hubiera ganado usando el recurso en otra actividad productiva? Por ejemplo si en vez de sembrar anís este año, hubiera alquilado la parcela por 500 soles. Ese monto del alquiler que se ha dejado de ganar, es un costo que asume el productor al poner su tierra en el cultivo de anís.

A esta manera de valorar el costo de los recursos propios del productor se llama calcular su costo de oportunidad.

1.2 Importancia y utilidad del manejode costos en el negocio La mejora continúa, nos acompaña desde el inicio de la historia del hombre. Hoy en día se busca ser cada vez más eficiente lo cual obliga que las organizaciones modernas deban determinar las mejores formas de producir bienes y servicios, que sean valoradas y preferidas por un mercado cada vez más exigente. Por otro lado, últimamente el mercado cada vez con más fuerza, controla que las organizaciones empleen de manera eficiente sus recursos y dispongan de procesos adecuados para la transformación.

De esta manera, se hace muy necesario conocer y manejar los costos de producción de la parcela pues le permitirán al productor saber si está haciendo o no un uso eficiente de los recursos. Cuando se hace un uso eficiente de los recursos el mercado (sociedad) valorará ello y premiará al productor más por el contrario, si no se es eficiente, el productor será castigado con pérdidas.

Además, el conocimiento y manejo de los costos de producción en el negocio agrícola le permitirá al productor:

• Conocer si se ha tenido ganancias o pérdidas y de qué magnitud.

• Analizar el nivel o grado de competitividad de un cultivo en el mercado.

• Definir si conviene o no pedir un crédito.

• Comparar los resultados de un agricultor con otro y así poder identificar qué prácticas o insumos conviene cambiar.

• Utilizar esta información para preparar el plan de negocio de la próxima campaña agrícola, tema que veremos en el Módulo No. 3.

Sin embargo, el conocer y manejar los costos de producción no es sólo de utilidad para los propietarios del negocio quienes buscan rentabilidad financiera por su inversión. Es también de utilidad para la sociedad entera, ya que ayuda a identificar a aquellas organizaciones que usan de manera responsable los recursos, mostrando asi su preocupación con los recursos y el medio ambiente. Por ello, un sistema de costos pasa a ser hoy un elemento claro de responsabilidad social.

1.3 Clasificación de los costos Los costos, se pueden separar en dos grandes rubros: COSTOS FIJOS Y COSTOS VARIABLES.

Costos fijos

Son periódicos. Se suele incurrir en ellos por el simple transcurrir del tiempo.

Por ejemplo:

• Alquiler del local • Salarios • Gastos de mantenimiento • Depreciaciones y amortizaciones

Cualquiera sea el volumen de producción que se pretenda lograr no se pueden evitar estos costos. Son independientes del nivel de producción.

Costos variables

Son los que están directamente involucrados con la producción y venta de los artículos, por lo que tienden a variar con el volumen de la producción.

Por ejemplo:

• Las materias primas. • Salarios a destajo o por servicios auxiliares en la producción. • Servicios auxiliares, tales como agua, energía eléctrica, lubricantes,

refrigeración, combustible, etc. • Comisiones sobre ventas.

El siguiente ejemplo nos permitirá analizar algunas características del comportamiento de los costos fijos y variables.

Un grupo de agricultores, informados de la buena demanda de mermelada de saúco, han formado una pequeña empresa. Para empezar a operar, la empresa alquila un local, contrata trabajadores, compra máquinas, etc. Al cabo de un año de trabajo, el administrador se percata de que en el primer mes (enero) no produjeron ningún frasco de mermelada, pues a pesar de que tenía todo listo, aún no contaba con el permiso de fabricación cuya marca debía registrar. En febrero produjo 500 kilos; en marzo 800, en abril 1000 y de mayo a diciembre produjo 1200 kilos cada mes.

Con la información anterior, el administrador elaboró un reporte para analizar el comportamiento de los costos del alquiler, los salarios, los servicios públicos, etc. Todos estos suman la cantidad de 6000 soles mensuales. El reporte elaborado se presenta en el siguiente cuadro No. 3:

Como puede observarse, el importe total del costo fijo mensual no se modifica. Igual costó en el mes de enero en el que no se produjo nada, que los meses en los que se produjeron diversas cantidades.

Esto nos indica por lo menos dos cosas:

• Los costos mínimos de la empresa están determinados principalmente por los costos fijos.

• Si con los mismos costos fijos se puede producir un mayor volumen, entonces los costos fijos por cada kilo producido serán menores, pues se dividen todos los costos entre un mayor número de kilos.

Siguiendo con el ejemplo de la pequeña empresa de mermelada de saúco, es necesario comprar un conjunto de materias primas como saúco, conservantes, frascos, etc., para elaborar la mermelada.

Toda esta materia prima llega a convertirse en parte del producto terminado. Por eso los costos de esos insumes, se cargan directamente a las unidades del producto, sin utilizar el prorrateo:

es decir que cada unidad producida tendrá el mismo costo en lo que se refiere a materiales. Esto significa que si para un kilo de mermelada se invierten 10 soles en materia prima, 2 kilos costarán 20 soles en materia prima, y 1000 kilos costarán 10,000 soles en materia prima, y así sucesivamente. En otras palabras: al variar el volumen de producción varían también los costos, de allí el nombre de costos variables.

Costos Totales

Los costos totales se calculan sumando los costos fijos y variables.

Así, en el ejemplo que nos ocupa, el administrador de la empresa presentó el siguiente reporte (cuadro N° 4), ilustrando el comportamiento de los costos fijos, variables y totales de la empresa durante el año de operación.

Actividad de aprendizaje:

Vaya a su Manual y resuelva el ejercicio No. 7 “Los costos de producción en una parcela”

2. Registro y anáfisis de costos de producción en una parcela 2.1 Procedimiento para llevar un registro de costos Uno de los requisitos para conocer los costos de producción en una parcela es tener la información de todo el proceso productivo de manera clara y ordenada. Para ello, es necesario contar con herramientas que faciliten el registro sencillo y ordenado de dicho proceso, entre tales herramientas están el Registro de Costos de Producción y el Archivo de Comprobantes de Pago.

En este módulo nos ocuparemos del Registro de Costos de Producción pues es la herramienta fundamental para llevar la información del proceso productivo de manera ordenada, sencilla y confiable.

El Registro de Costos de Producción puede ser llevado en un cuaderno previamente diseñado con el formato que más adelante se presenta. Este Registro debe ser llevado por el propio agricultor quien tendrá que ser capacitado para ello.

El rol del técnico es capacitar, asesorar y monitorear el uso adecuado del registro manteniendo permanentemente la motivación y el interés por parte del agricultor.

El uso adecuado del Registro se hace en los siguientes 2 pasos:

• Primer paso: Registrar datos • Segundo paso: Procesar los datos registrados

Prinier paso: Registrar datos

Este paso depende enteramente del agricultor. Consiste en anotar en el cuaderno llamado Registro de Costos de Producción, todas las tareas realizadas durante el proceso productivo de la parcela, indicando qué recursos o insumes se usó, con qué unidad se miden esos recursos o insumes (saco, jornal, kilo, litro,...), cuánto se usó y cuánto cuesta cada unidad.

En el siguiente cuadro No. 5 se presenta un ejemplo de formato para el registro de costos de producción:

Lo importante en este cuadro es que la información que se registra sea verdadera, porque de ello dependerá que sirva o no para tomar buenas decisiones para el negocio.

Es muy importante recordar que se debe llevar el registro de manera permanente conforme se vayan dando las actividades. De este modo se reduce la posibilidad de un mal registro o de omitir alguno.

A manera de ejemplo, vamos a usar el caso de María Sarmiento, productora de ají paprika. Empecemos por ver cómo ha llenado María su cuaderno de Registro de Costos, en el siguiente cuadro No. 6.

Como se verá más adelante, la última columna de la derecha sirve para calcular el costo de cada tarea.

Una precisión importante al momento de valorar el tiempo del productor, es considerar la diferencia entre dos tipos de trabajo:

• Uno, el trabajo de faena que el productor ejecuta en la parcela. Por ejemplo, cuando el productor decide hacer él mismo el deshierbe en lugar de contratar a un peón. Ese trabajo que se ejecuta como mano de obra debe ser registrado en el cuaderno de Registro de Costos cada vez que se realiza.

• El otro, el trabajo de "gestión". Es decir, el que el productor dedica a la administración o manejo de su parcela. Ese tipo de trabajo no es necesario registrarlo en cada momento. Como veremos más adelante, se tomará en cuenta al momento de analizar los resultados y ganancias de la campaña agrícola.

Segundo paso: Procesar los datos registrados

Este paso consiste en el procesamiento de la información que ha sido registrada y, por lo tedioso que puede resultar, es recomendable que los productores busquen el apoyo de una calculadora o de una computadora y de la asesoría de los promotores.

Para facilitar la asesoría de los promotores en el procesamiento de los datos, es recomendable que los agricultores se encuentren organizados y que sea la organización la que facilite el uso de los equipos mencionados.

Para realizar este paso se debe seguir el siguiente procedimiento:

A) Calcular el costo por tarea, es decir la columna 7 del cuadro. Para hacerlo, se multiplica el dato de la columna 5 Cuánto usé, por el de la columna 6 Cuánto Cuesta la Unidad.

B) Clasificar las tareas registradas agrupándolas de acuerdo a las diferentes actividades generales, por ejemplo:

• Preparación del suelo • Riego • Siembra • Fertilización • Control fitosanitario (plagas y enfermedades) • Labores culturales • Cosecha • Postcosecha • Otras

Esta manera de clasificar, sirve para identificar en qué actividad general se gasta más y en cuál se gasta menos. Esto es de mucha utilidad a la hora de analizar los resultados y buscar cómo mejorar.

Vale la pena mencionar, que los costos registrados se pueden clasificar también de otras maneras, de acuerdo al tipo de decisiones que sean necesarias tomar. Por ejemplo, si se va a tomar la decisión de pedir un préstamo, las tareas se podrían clasificar de acuerdo a cómo se financia, es decir si es el propio agricultor quien financia la tarea o tendrá que pedir un préstamo.

Para poder clasificar, se agregará a la derecha del cuadro de Registro de Costos una columna donde se anotará a qué clase pertenece cada tarea o insumo según el criterio de clasificación elegido.

Veamos ahora en el cuadro No. 7, cómo se ha procesado la información para el caso de María.

C) Agrupar las tareas según la clasificación anterior para determinar su costo total.

Una vez agrupadas todas las tareas que se refieren a una misma actividad general (preparación del suelo, fertilización, etc.) se procede a calcular el costo por actividad general sumando el costo de todas las tareas que incluye. Esta operación se repite para cada actividad general y es mucho más conveniente hacerla con una computadora.

Finalmente se suman los costos de todas las actividades generales para obtener el costo total de producción del cultivo en la parcela.

Una vez realizado este proceso se tendrá el siguiente cuadro No. 8:

2.2 El costo del crédito Vimos arriba que María calculó su costo total de producción en 3,207 soles. Sin embargo, como se puede ver en el cuadro ?9, para la siguiente campaña María sólo tiene 962 soles, lo que equivale al 30 % de lo que realmente necesita para producir.

Según estos datos, María necesitará un préstamo de 2,245 soles para producir, lo que equivale al 70 % del costo total.

A continuación mostramos cómo se hacen estos cálculos para conocer el costo que significará el préstamo que necesita María.

El costo de un crédito se calcula a partir de la tasa de interés que cobra la entidad o la persona que presta el dinero. Es recomendable que, además de la tasa de interés, se incluyan todos los gastos administrativos que cobra la entidad que está otorgando el préstamo, como por ejemplo, los portes, las comisiones por transferencias, etc.

Entonces, para calcular ese costo, no sólo se debe considerar la tasa de interés que publica formalmente el banco, sino también todos los costos adicionales que siempre agrega. Entonces, la tasa de interés mensual crecerá y se convertirá en una tasa de interés mensual ajustada tal como se muestra en el cuadro No 10:

Una vez calculada la tasa de interés ajustada que la entidad financiera cobrará de forma mensual, se debe calcular qué monto se pagará por intereses en todo el período del cultivo. Para ello sólo se tiene que multiplicar la tasa de interés mensual ajustada por los seis meses que tardará el cultivo, como se muestra en el cuadro No. 11.

Luego de calcular la tasa de interés del período se determina cuánto será este costo en dinero. Esto se hace multiplicando la tasa de interés del período por el monto del crédito dividiendo luego este resultado entre 100.

18 X 2245 / 100 = 404

Finalmente se debe calcular el costo total y para ello se deberá sumar al costo de producción anteriormente calculado el costo del crédito tal como se muestra en el siguiente cuadro No 12:

2.3 Análisis de la estructura de costos y de la competitividad del cultivo Análisis de la estructura de costos

El análisis e interpretación de la información debe realizarse de manera conjunta entre el productor y el técnico que lo asesora. Es un paso muy importante, pues permite comprender la información para luego tomar decisiones sobre el negocio.

Para interpretar esta información se debe ordenar las actividades generales de la estructura de costos en forma decreciente, es decir del costo mayor al costo menor. Luego, debes agregar una columna donde se destaque el peso relativo que tiene cada actividad general en el costo total. Esto sirve para definir cuáles aspectos o actividades del proceso productivo vale la pena revisar, sea para mejorar rendimientos o para reducir costos.

Por ejemplo en el caso de María, la estructura de costos quedó como se muestra en el siguiente cuadro No. 13:

Esta información también se puede presentar de manera gráfica utilizando las llamadas "tortas", tal como se muestra en el gráfico No. 1.

Una vez hecho este reordenamiento ya se tiene la estructura de costos. Es decir, se tiene información sobre cómo se distribuyen los costos y en qué actividades generales se concentra más el gasto.

En este caso María puede ver con claridad que en las prácticas Fertilización y Labores Culturales se concentra más de la mitad de sus costos de producción. Cabe entonces que María, con el apoyo del técnico que la asesora, se plantee por ejemplo, las siguientes interrogantes:

¿Se podrá conseguir fertilizantes con precios más bajos? ¿Cuáles?

¿Se podrá utilizar menos sacos de fertilizantes sin bajar el rendimiento de la parcela?

¿Qué otros problemas están afectando mi rendimiento?

Una manera de dar respuesta a estas interrogantes de María será a través del análisis comparativo de sus costos con los costos de otro agricultor que hubiera obtenido mejores resultados. Este análisis comparativo, que se verá más adelante, es valioso pues fomenta la comunidad de autoaprendizaje entre agricultores.

Análsis de la competitividad del cultivo

Teniendo en cuenta que los precios de los productos y servicios que se intercambian en el mercado se fijan por oferta y demanda, es muy importante conocer cuál es el nivel de competitividad del cultivo respecto a su precio de mercado. Esto se logra comparando el precio de mercado con una variable importante llamada costo unitario que se calcula a partir del costo de producción.

El costo unitario del producto es el costo de cada unidad de producto cosechada en la parcela. Se expresa en soles por unidad de producto. Por ejemplo: 200 soles por quintal de anís, 4 soles por arroba de papa, 2 soles por kilo de paprika, etc.

Como se dijo anteriormente calcular el costo unitario sirve para compararlo con lo que el comprador o el consumidor están dispuestos a pagar por el producto y ver si habrá ganancias o pérdidas.

Por ejemplo, si una empresa le ofrece a Marina USD $ 1.25 por kilo de paprika en chacra, y su costo unitario es de USD $ 0.87 por kilo, Marina estaría ganando USD $ 0.38 por kilo. Es decir, Marina sería competitiva en el mercado de paprika en esa campaña.

En cambio, frente a la misma propuesta de compra a USD $ 1.25 por kilo de paprika en chacra, si el costo unitario de Francisco es de USD $ 1.30 por kilo, entonces. Francisco estaría perdiendo USD $ 0.05 por kilo. Es decir, no sería competitivo en el mercado de paprika en esa campaña.

Para calcular el costo unitario es necesario conocer, además del costo total, cuánto se ha cosechado en la parcela, sea en kilos, quintales o arrobas.

Este cálculo se realiza dividiendo el costo total de la producción en la parcela entre la cantidad cosechada en la misma parcela.

Siguiendo con el ejemplo de María que ha cosechado de su parcela 1,800 kilos de paprika se puede calcular que su costo unitario sería tal como se muestra en el siguiente cuadro No. 14:

Actividad de aprendizaje:

Vaya a su Manual y resuelva el ejercido No. 8 "Registro y análisis de costos de producción en la parcela".

3. Análisis comparativo de costos de producción de parcelas diferentes 3.1 Procedimiento para comparar parcelas diferentes Una de las actividades de capacitación orientada a agricultores es el grupo o comunidad de autoaprendizaje. Esta actividad de capacitación es una de las más importantes pues permite que los agricultores aprendan de sus propias experiencias.

Las lecciones aprendidas producto del cotejo de experiencias y resultados de un grupo de agricultores ayudan a evidenciar errores, evitan la repetición de los mismos y acortan los caminos al momento de incorporar correcciones o innovaciones al negocio.

Una forma práctica de extraer muchas lecciones valiosas se da producto de la comparación de los registros de costos de un grupo de agricultores tal como se verá en el siguiente caso:

Mariano tiene interés en comparar su estructura de costos y cantidad cosechada con los resultados de su comadre Francisca, pero los tamaños de las parcelas son diferentes. Los dos han sembrado el mismo cultivo pero la parcela de Mariano mide 6,000 metros cuadrados y la de Francisca 4,500 metros cuadrados.

A continuación (cuadros N'°15 y °16) se muestran ambas estructuras de costos:

Mariano se hace las siguientes interrogantes:

A continuación daremos respuesta a dichas interrogantes empezando por la inquietud de Mariano de comparar sus resultados con los de su comadre Francisca.

Para comparar costos y cosechas de parcelas de distinto tamaño, se debe primero convertir el área de las parcelas a una unidad de medida estándar. Como unidad estándar se usa la hectárea, que mide 10,000 metros cuadrados.

Para poder hacer tal comparación se siguen los pasos que a continuación se señalan:

Paso 1: Calcular cuantas veces está incluida una parcela en una hectárea. Es decir se divide la medida de la hectárea entre la medida de la parcela. Por ejemplo, la parcela de Mariano mide 6,000 metros cuadrados, entonces este primer paso consiste en la siguiente operación:

10,000 / 6000 = 1.6667

De esta manera se tiene que se necesitaría 1.6667 veces la parcela de Mariano para completar una hectárea. A este número (1.6667), se le llama índice.

Paso 2: Se multiplica los costos de todas las actividades por el índice (1.6667) y así se obtiene los costos equivalentes para 1 hectárea. Se hace lo mismo con el rendimiento para obtener el rendimiento equivalente a 1 hectárea. El cuadro No.17 muestra este paso:

Paso 3: Se repite los dos pasos anteriores con la parcela de Francisca. Es decir se determina cuántas parcelas como la de Francisca se necesitan para completar 1 hectárea. Luego se multiplica ese índice por todos los costos y el rendimiento de la parcela, tal como se muestra en el cuadro No. 18:

Paso 4: Ahora que las estructuras de costos y los rendimientos de las dos parcelas están calculadas para una hectárea se pueden comparar, tal como lo muestra el cuadro No. 19:

3.2 Determinación de aspectos críticos En esta etapa de la comparación se determinan las actividades generales en donde predominan diferencias significativas. Estas diferencias nos van a dar las primeras pistas de las actividades cuyas tareas habrá que revisar con minuciosidad para encontrar cómo han incidido en los resultados del negocio. Así de esta manera se comienza a dar respuesta a las dos primeras interrogantes que se planteaba Mariano al intentar comparar sus resultados con los de su comadre Francisca.

Del cuadro ?20 se puede desprender que hay diferencias significativas en las actividades de Siembra, Fertilización, Labores culturales, Control fítosanitario y Postcosecha. En el punto 3.3 se analizará el detalle de las tareas que le corresponden a estas actividades generales.

3.3 Análisis comparativo de los registros de costos Una vez definidas las primeras pistas sobre las actividades generales que se deberán revisar detalladamente, se retorna a los Cuadernos de Registros de Costos que dieron origen a las estructuras de costos que se están comparando.

Como paso previo al análisis comparativo de las actividades generales se llevan a la escala de 1 hectárea todas las tareas de los registros respectivos.

Siguiendo con el ejemplo de Mariano y su comadre Francisca. Después de haber llevado todas las tareas de sus registros a la escala de 1 hectárea, seguidamente se presenta el análisis de las actividades definidas (aspectos críticos) en el punto anterior.

Análisis de la Siembra

Los siguientes cuadros No. 21 y 22 muestran el detalle de las tareas correspondientes a la actividad general Siembra. De los reportes se observa que Mariano tiene un costo más alto que Francisca. Revisando el detalle nos daremos cuenta que Mariano no completó el transplante de plantines en un solo día, pues al parecer no tenía mucha mano de obra disponible.

La consecuencia de esto se puede ver también en los reportes pues Mariano tuvo que resembrar plantínes mientras que Francisca no. Es decir la demora en el transplante expuso los plantínes a condiciones adversas y no tuvo un buen porcentaje de prendimiento.

Análisis de la Fertilización

Pasando a analizar la actividad general Fertilización veremos en los cuadros No. 23 y 24 que Mariano, tiene un costo más bajo que Francisca. Revisando el detalle de las tareas nos daremos cuenta que Mariano utilizó menos fertilizantes que Francisca y abonó solo 3 veces. Por el contrario Francisca hizo 4 abonamientos. Al parecer Mariano retrasó el tercer abonamiento (ver fechas de abonamiento) lo cual pudo haber afectado los rendimientos de la parcela.

Revisemos ahora las Labores culturales. De los cuadro ?25 y 26 se observa que Mariano, tiene un costo más bajo que Francisca pues sólo hizo un deshierbo mientras que Francisca hizo hasta 3 deshierbes. Esto evidentemente tiene repercusión tanto en los costos como lo podría tener en el manejo del cultivo y producción que haber repercutido en el rendimiento final de la parcela.

Análisis de las Labores culturales

Analizando los cuadros No. 27 y 28 del Control Fitosanitario se observa que Mariano utilizó más insecticidas y fungicidas que Francisca. Si tenemos en cuenta que Mariano cometió errores técnicos desde la siembra, continuó con una mala fertilización y no tuvo prácticas adecuadas de deshierbes, entonces las consecuencias son claras, sus plantas estuvieron más débiles y fueron presa rápida de los ataques de plagas y enfermedades. Esto le ocasionó mayor gasto en este rubro.

De esta manera se muestra la utilidad de hacer este análisis comparativo. Ahora Mariano tiene mucho que aprender de su comadre Francisca y para que efectivamente lo haga es clave el rol del promotor de enseñarles a los agricultores la utilidad práctica de hacer su registro de costos.

No está demás recordar que el éxito de estas prácticas de autoaprendizaje será mayor cuando se trabaja con productores organizados.

Actividad de aprendizaje:

Vaya a su Manual y resuelva el ejercicio No 9 Análisis comparativo de costos de producción de parcelas diferentes.

4. Punto de equilibrio y ganancias de una parcela 4.1 Cálculo y análisis de los ingresos para una parcela Los ingresos de un negocio son el dinero que se recibe producto de las ventas en el mercado.

Normalmente estos ingresos deben permitir por lo menos recuperar el capital invertido. Es decir además del capital, los ingresos incluyen un extra llamado ganancia.

Para calcular los ingresos primero se tiene que contar con dos datos importantes:

a) La cantidad de la cosecha vendida en la parcela. Para calcularla se debe utilizar la unidad de medida más usada para ese cultivo (kilo, quintal o arroba).

b) El precio de venta en chacra, considerando la misma unidad usada para medir la cosecha (S/. por kilo, S/. por quintal o S/. por arroba).

El ingreso es igual a la cantidad de la cosecha vendida multiplicada por el precio de venta.

Por ejemplo, María ha vendido su paprika en kilos y calculado así los ingresos de su parcela:

En cambio, su vecina Marina que produce anís, mide su producción en quintales y ha calculado los ingresos de su parcela así:

4.2 Cálculo y análisis del punto de equilibrio para una parcela El punto de equilibrio de una empresa, es aquel en el que a un determinado nivel de operación, ésta no obtiene ganancias, pero tampoco incurre en pérdidas.

En la práctica, el análisis del punto de equilibrio de una empresa, en función de la información disponible, se realiza considerando un periodo determinado, normalmente un año.

El Punto de Equilibrio Operativo en unidades físicas: representa la cantidad de unidades físicas que es necesario producir y vender, a fin de alcanzar el nivel de operación de la empresa sin utilidades ni pérdidas. Esta relación se expresa por:

Punto de Equilibrio Operativo (PEO) en unidades físicas = Costos fijos / Contribución marginal por unidad

Donde, la Contribución Marginal por unidad es la diferencia entre el precio de venta de la unidad y los costos variables incurridos para producirla. Se expresa por la relación:

Contribución Marginal por Unidad = precio de venta unitario -costo variable unitario.

A manera de ejemplo se presenta el cálculo del punto de equilibrio operativo para la pequeña empresa de producción de mermelada de saúco. Para ello se tendrá en cuenta que cada kilo de mermelada se vende a 20 soles.

Recordemos que los costos variables por cada kilo son de 10 soles por unidad.

Según se indicó en su momento, independientemente del volumen de unidades producidas, para la operación de la empresa los costos fijos se mantienen en un nivel constante durante el periodo considerado (72,000 soles por año).

Una vez precisadas las cifras de las consideraciones a emplear, en ese momento es posible determinar algebraicamente el PEO, en unidades físicas, para lo cual seguiremos los siguientes pasos:

Determinación de la contribución marginal por unidad:

Contribución Marginal por Unidad = Precio de venta unitario – Costo variable unitario

Contribución Marginal por Unidad = S/. 20 - S/.10 = 10 soles por kilo

PEO en unidades físicas = Costos fijos del periodo / Contribución marginal por unidad

PEO en unidades físicas = S/. 72,000 / S/. x Kg. 10 = 7,200 kilos

La gráfica del punto de equilibrio operativo se hace a partir del cuadro ?31 que considera los costos variables, fijos y totales, asi como el ingreso total para diferentes niveles de producción.

4.3 Cálculo y análisis de las ganancias para una parcela Como lo vimos anteriormente, se llama ganancias al dinero extra que genera un negocio, después de recuperar el capital que se ha invertido en él. Por eso, se tiene ganancias cuando los ingresos son mayores que los costos. En cambio cuando los ingresos son menores que el total de los costos de producción se tiene pérdidas.

Conocer las ganancias que da una parcela sirve para evaluar la conveniencia de seguir o no en el negocio. Es decir, para determinar si el dinero extra que queda una vez cubiertos los costos, llena o no las expectativas del productor.

Esta evaluación la puede realizar solamente el productor, porque él conoce mejor su realidad, los factores que afectan su economía, así como las expectativas de su familia, etc.

Las ganancias se calculan restando el costo total de producción de los ingresos obtenidos por la venta de la producción.

Ganancias = Ingresos - Costo total

Retornemos a nuestro ejemplo sobre la productora de paprika, María, y veamos como ha calculado sus ganancias. Recordemos que María ha vendido su producción a 4.20 soles por kilo.

Como se ve en el cuadro No 32, los ingresos que produce la parcela de María cubren todos los costos, incluyendo el costo del crédito y le deja ganancias por 1,789 soles.

Corresponderá a María evaluar si estas ganancias son o no suficientes para cubrir sus expectativas, es decir para remunerar su tiempo dedicado a manejar la parcela y cubrir el costo de su capital aportado al negocio.

Con el registro y análisis de costos, ingresos y ganancias se pudo conocer los resultados de la campaña, pero como todo negocio debe proyectarse al futuro, caben entonces las siguientes preguntas:

¿Será suficiente conocer los resultados pasados a través de los registros?

¿Servirán los registros para el futuro?

¿Cómo serán los resultados en la siguiente campaña?

¿Cuánta plata se necesitará para la siguiente campaña?

¿Será necesario un préstamo?

¿En qué momento se deberá comprar la semilla y los demás insumes?

Responder a estas interrogantes es también hacer una buena gestión del negocio y para ello es necesario aprender a planificar la producción.

Como se recordará de lo trabajado en el módulo 1, está pendiente el segundo uso de la información de mercado que precisamente es la planificación de la producción, tema que se verá en el siguiente módulo 3.

Actividad de aprendizaje:

Vaya asu Manual y resuelva el ejercicio No. 10 "Punto de equilibro y ganancias de una parcela".

Elaboración del contenido: José Heredia Reynoso Alberic Hibon Productores y Mercados del Agro de la Sierra Convenio MINAG - COSUDE

Responsable de edición: José Heredia Reynoso

Diseño e impresión: Raúl Peña SAC Telfs.: 99698361 . 4640601 • 4640747