Una visión estratégica

Base de Datos Corporativa.

Ejemplo real de un producto diseñado y desarrollado, a la medida por Ampio, S.L..

Índice 3 ¿Qué es? / ¿Qué no es?

5 ¿Qué hace?

6 Antecedentes

7 Principales objetivos

8 Lo mejor

9 Ejemplos

17 Es innovadora

19 «Genera» información/ conocimiento de calidad

20 Datos 21 Principal contenido de la BDC

22 Criterios de filtrado

26 Calidad

27 Seguridad

28 Procedencia y control

29 Contactos Información

Entidades relacionadas

Datos particulares

Datos profesionales

Coordenadas

Direcciones

Preferencias para contactar

37 Gestiones integradas y procesos Ejemplos

42 Recursos-Asistencia

43 Situación actual

44 Potencial futuro

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

¿Qué es? Es una aplicación Cloud/Windows, cliente-servidor,

desarrollada a la medida para …, empleando el estado del arte de la tecnología:

Base de Datos Relacional.

Programación Orientada a Objetos.

Entorno Visual.

Lenguajes .Net.

Emplea el Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacional Microsoft SQL Server (Oracle…).

Focalizada en Contactos.

Su nombre: Base de Datos Corporativa de ... Proyección simplificada para portátiles y/o acceso concurrente, sólo

consultas, para encontrar Coordenadas rápidamente: BDC Express.

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¿Qué no es?

No es una Base de Datos Documental (puede albergar

campos inmensos, de GB, con búsquedas avanzadas por su

contenido, incluyendo entre otros sinónimos y caracteres

comodines).

No es una Base de Datos Multimedia (podría en el futuro

integrar y/o vincularse con imágenes, audio, video,

animaciones,…).

No es una Base de Datos Jerárquica (obsoletas, en general).

No integra, actualmente, la telefonía.

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

¿Qué hace la Base de Datos? En resumen, gestiona datos almacenados en tablas relacionadas y optimizadas de forma

práctica para obtener eficazmente la máxima información y conocimiento posible.

Está especialmente focalizada en los datos relacionados de las personas (Contactos), sus Organismos/Instituciones/Empresas, Claves asociadas, Publicaciones recibidas, Estructura de …, etc.

Clasifica información (de forma geográfica/sectorial/funcional,…), lo que permite su posterior filtrado por múltiples criterios simultáneos.

Busca, muestra, agrega, borra, edita, guarda, imprime y exporta (Excel/PDF) información.

Permite crear, ver, imprimir y exportar listados de datos, macros de claves y etiquetas.

Facilita el envío de Coordenadas de los Contactos y Organismos por e-mail/redes soc..

Gestiona las comunicaciones de los Contactos con … (Correspondencia de salida, Difusión/Redifusión).

Otras gestiones integrales específicas (E/S publicaciones, invitados eventos…).

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Antecedentes

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

Base de Datos anterior: Desarrollada en … con ….

Limitación….

Funcionalidad …

Nueva Base de Datos: Análisis y Diseño 20xx-20xx.

Desarrollo 20xx-20xx con Microsoft Visual Studio (el entorno de desarrollo más avanzado de Microsoft, orientado a objetos, y que emplea múltiples lenguajes .Net).

Funcionalidad revisada y ampliada. Más entidades, tablas y campos.

Más seguridad (datos, procesos, controles, entorno y motor SGBDR SQL).

Focalizada en el Contacto.

Útil, versátil y práctica, pensando en el usuario. Asistido.

Búsquedas y procesos potentes. Uso fácil. Ergonómica.

Principales objetivos

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

Cubrir las necesidades planteadas por …

Ofrecer, desde los datos, información y conocimiento de los Contactos y de sus relaciones con …, con el fin de permitir y aumentar la eficacia en la realización de las actividades diarias y facilitar la toma de decisiones al disponer de información de calidad.

Ser útil.

Aportar valor (conocimiento) e «inteligencia a los datos y procesos».

Mantener/mejorar la calidad de la información con el tiempo: Controles.

Interrelaciones entre los datos.

Base de datos dinámica pero controlable.

Convertir acciones en información, de forma lo más desatendida posible: «Muescas automáticas» al enviar correspondencia, e-mails, publicaciones,...

Convertir recursos disponibles intangibles en tangibles (utilizables y que aportan valor añadido).

Práctica y sencilla de manejar.

Lo mejor de la Base de Datos Cubre las necesidades indicadas/detectadas.

Es una herramienta de trabajo práctica, versátil y útil.

Filosofía/enfoque.

Aporta valor.

Interface visual.

Fácil uso. Pensada para el usuario.

Representa el estado del arte de la tecnología.

E-mail integrado.

Emplea un Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacional SQL (muy

eficiente, robusto y estándar).

Innovadora.

Potencial infinito, mediante programación, de adaptación para …

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- Ej. Menús

Menú principal

Menús contextuales

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- Ej. Potente y fácil Búsquedas:

Flexibles para encontrar datos escritos de diversas maneras: Encuentra tanto caracteres

escritos en mayúsculas como en minúsculas.

Encuentra tanto caracteres acentuados como no acentuados.

Puede evolucionar en el futuro con búsquedas por sinónimos, despreciar palabras no relevantes, etc.

Múltiples Criterios de Búsqueda para cada entidad, fácilmente combinables.

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

- Ej. Versátil Guarda los datos

encontrados/seleccionados

en los diversos Carritos,

que no se borran al

terminar la sesión.

No depende del ordenador

del usuario: Cada usuario

tiene su área de trabajo

independiente en la red.

Zonas comunes (carritos

públicos) para compartir o

unificar trabajos.

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

- Ej. Visión integral del Contacto Panel principal del Contacto.

Organismos relacionados.

Claves asociadas.

Publicaciones que ha recibido de …

Correspondencia recibida de … (cartas, e-

mail y difusiones).

Pertenencia a la Estructura de … y eventos.

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

- Ej. Clara y estructurada

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

- Ej. Pictogramas inteligentes

Destacan atributos relevantes ( VIP, tratamiento especial, pertenencia a la Estructura corporativa, etc.).

Informan de las preferencias para contactar.

Detectan e informan de la existencia/ausencia de información (teléfonos, fax, e-mail, dirección postal, datos del organismo,…).

Existencia de Observaciones y/o Correspondencia reciente con el Contacto(envío publicación, e-mail).

7 Banderas de colores (post-it): Pueden asociarse a los Contactos para clasificarlos (evento, recordar acciones, etc.).

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

- Ej. Práctica

Visores multifunción

Ver

Buscar

Imprimir

Configurar impresión

Exportar (PDF, Excel)

Menús contextuales

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

- Ej. Varios formatos: BDC Express

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

Es innovadora Entorno visual muy avanzado:

Interface gráfico avanzado.

Pictogramas «inteligentes» dinámicos. Incluyen Banderas tipo «post-it».

Menús contextuales.

Todo lo relacionado, importante, «se ve de un vistazo».

Formularios multi-ficha.

Visores multifuncionales: Ver, buscar, imprimir y exportar.

Para cada necesidad un formato específico: BDC: Base de Datos Corporativa (Secretarias).

BDC Express: Base de Datos Corporativa Express (Dirección y para Secretarias).

Ergonomía de los interfaces y procesos/gestiones (potencia, uso fácil).

Carritos (10 privados para cada usuario y 4 públicos): De resultados.

De procesos: Etiquetas, Correspondencia, Difusión, y Macro de Claves.

De entidades: Contactos, Organismos, Claves, Publicaciones y Eventos.

Privados/Públicos (para compartir/integrar con otros usuarios).

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

Es innovadora (cont.)

Actualización instantánea de datos, a nivel de campo: Sólo cambia el contenido de un campo se actualiza en el servidor.

Todos los usuarios acceden a la información más actualizada posible.

Mejora con el tiempo: Cuanto más se usa, más relaciones y por ende, más información.

Muescas automáticas.

Sesión del usuario: Independiente del ordenador.

La información de trabajo de cada usuario se almacena en todo momento en la red; incluso entre sesiones (se puede seguir con las etiquetas por la tarde o con la Macro de Claves al día siguiente).

Diversos estados para un conjunto de datos: Activo, no activo.

Integra e-mail: Envío de Coordenadas del Contacto/Organismo, mensajes de correo electrónico al Contacto,

Difusión/Redifusión, etc.

Mensajes automáticos de aviso de error: Instantáneos: Antes de mostrar el mensaje en la pantalla ya se ha emitido un aviso online automático (desatendido) al servicio de soporte de Ampio para proceder a su análisis y resolución en el menor tiempo posible. Más de 300 puntos de control.

Difusiones masivas.

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

«Genera» información/K de calidad

Datos agrupados por áreas temáticas o funcionales

(formularios multi-ficha).

Menús contextuales: Funciones disponibles según situación.

Pictogramas «inteligentes» dinámicos («existencia/carencia

de información», «avisos de tratamientos específicos como

VIP, «preferencias», etc.).

Extrae información del análisis de las relaciones.

Auto-limpieza y asistencia para un mantenimiento más

eficiente (datos no activos, huérfanos, etc.)

Se toman las decisiones desde dónde se ve la información.

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

Datos

Principal Contenido de la BDC (xx-xx-xxxx)

Entidades Contactos (…)

Organismos (…)

Claves (…)

Publicaciones (…)

Eventos (…)

Correspondencia (…)

Difusión (…)

Tablas auxiliares de apoyo (datos reales)

Acrónimos (707)

Apellidos (5.301)

Cargos (1.371)

Categorías Publicaciones (15)

Códigos Postales (60.153)

CCAA (17)

Departamentos (869)

Macro-sectores (15)

Municipios (8.365)

Naciones (241)

Nombres propios (1.939)

Orígenes de datos (…)

Prefijos telefónicos (provincias españolas/ naciones)

Provincias (50)

Sectores económicos (42)

Tratamientos

Usuarios

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

Tablas de relación (datos

ejemplo)

Contactos-Organismos (24.503)

Contactos-Claves (144.151)

Contactos-Publicaciones (122.390)

Contactos-Eventos (242.214)

Contactos-Correspondencia (134.452)

Contactos-Difusión (648.933)

Otras tablas internas

Criterios de filtrado Contactos

Nombre

Apellidos

NIF/Pasaporte

Dirección

Código Postal

Municipio

Provincia

CCAA

Nación

Macro-sector

Sector económico

Estructura corporativa

Situación actual

Bandera (color)

Secretaria

Representante

Origen

Observaciones

Organismos Nombre

Acrónimo

Cargo

Departamento

CIF

Dirección

Código Postal

Municipio

Provincia

CCAA

Nación

Observaciones

Eventos Asunto

Tipo

Fecha

Atributos

Observaciones

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

Claves

Nombre

Descripción

Creada por dpto.

Patronato

Comisión Ejecutiva

VIP

Tratamiento especial

Situación actual

Observaciones

Correspondencia

Asunto

Fecha envío

Realizado

Observaciones

Tipo (carta, e-mail)

Publicaciones

Título

Categoría

Fecha envío

Forma envío

Observaciones

Año Publicación

ISBN

Depósito Legal

Autor

Situación actual

Difusión

Asunto

Fecha envío

Realizado

Observaciones

- Ej. Sectores económicos (42 *)

Aceites y Aceitunas

Actividades diversas

Alimentación

Bebidas

Caucho y Neumáticos

Cemento

Comerciales

Comerciales Automoción

Comerciales Farmacéuticas

Confección y Géneros de punto

Construcción e Inmobiliarias

Construcciones Mecánicas

Electrodomésticos

Electrónica

Energía

Financieras

Grandes almacenes, Tiendas y Cadenas Alimentación

Hostelería y Turismo

Industria Farmacéutica

Informática

Ingeniería, Montajes y Consultoría

Madera, Corcho y Muebles

Material eléctrico

Materiales construcción

Medios de comunicación

Metalurgia no férrea

Minería

Papel y Cartón

Perfumería y Detergentes

Piel, Zapatos y Curtidos

Plásticos

Productos lácteos

Publicidad y Marketing

Química

Seguros

Servicios públicos

Siderometalurgia

Telecomunicaciones

Textil

Transportes y Logística

Vehículos

Vidrio

(*) Fomento de la Producción

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

- Ej. Macro-sectores (en estudio)

Administración Pública

Asociación

Autónomo

Centro de Investigación

Centro Tecnológico

Consultoría

Empresa

Fundación

Jubilado

OPI

Organismo privado

OTRI

Parque Científico y/o

Tecnológico

Particular

Universidad

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

- Ej. Municipios. Códigos Postales

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

Calidad de los Datos Los datos han sido revisados 1 a 1 (más de 3 millones de datos)

para garantizar la ortografía y normalizarlos adecuadamente.

Minimizar errores en la entrada manual de datos: Existen tablas auxiliares que maximizan el encontrar la información.

Los procesos delicados se gestionan con advertencias y contraseñas.

Tanto el SGBDR como la aplicación incluyen diversos mecanismos para garantizar la máxima calidad (gestión transaccional, integridad referencial, optimización de índices, auto-limpieza, informes de datos, etc.).

Aún así, hay que ser muy sensible en concretar y aplicar una política de datos adecuada, fundamental y crítica, que maximice en el tiempo la calidad de los datos, para que aporten información y conocimiento útil.

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

Seguridad de los Datos Todos los datos se guardan en el Servidor SQL Server (tablas, vistas,

procedimientos, sesiones de trabajo de los usuarios, configuraciones, etc.).

Por tanto, los usuarios no dependen de su ordenador. Su sesión puede continuarse más tarde en el mismo o en otro ordenador.

Ejemplo: El Servidor SQL está en una máquina virtual de un servidor virtualizado / Cloud (… líder mundial), que emplea físicamente discos SAS (lo mejor de SCSI+SATA) de muy alta fiabilidad, en modo RAID 1 (los datos se guardan simultáneamente en pares de discos).

Todos los días se realizan copias de seguridad a otro soporte RAID1 externo al centro del servidor en la nube, que se rota semanalmente. Finalmente éste soporte se custodia en otra ubicación cloud… junto con las restantes copias semanales y las copias mensuales para cumplir sobradamente con la LOPD.

La aplicación tiene su propia seguridad basada en usuarios para permitir/denegar el acceso a los datos o procesos y generación, en su caso, de historiales de acceso/modificación (LOPD).

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

Ej. Procedencia y controles

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Contactos

¿Información del Contacto?• Coordenadas particulares.• Coordenadas profesionales: Organismos/Empresas relacionados con el Contacto, con

Cargo y/o Departamento.

• Relaciones con nosotros Claves asociadas.

Publicaciones recibidas.

Si forma parte de la Estructura corporativa (Patronato, Comisión Ejecutiva, Comisiones, Miembros).

A través de Eventos, Paneles de Expertos…

Cartas enviadas por nosotros, registradas a través de la Base de Datos.

E-mail enviados por nosotros, a través de la Base de Datos.

Difusiones realizadas (e-mails enviados por nosotros, normalmente por el Departamento de Promoción…).

Conocer la procedencia de los datos del Contacto, Organismo y/o Clave.

Preferencias del Contacto para contactar con él.

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Contacto. Entidades relacionadas

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Datos particulares del Contacto

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Datos profesionales del Contacto

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Coordenadas del Contacto

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Direcciones del Contacto

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Preferencias para contactar

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Gestiones integradas y procesos

Gestiones integradas y procesos Las más relevantes son:

Contactos.

Organismos, Claves, Publicaciones y algunos Eventos relacionados con un Contacto.

Gestión unificada de etiquetas.

Macros de Claves.

Enviar coordenadas por e-mail.

Control automático de errores de la aplicación.

Entrada-salida de nuestras publicaciones y de los almacenes de las imprentas.

Correspondencia postal.

Difusiones.

Asistentes Evento...

Panel de Expertos.

Estructura corporativa (Patronato, Comisión Ejecutiva, Comisiones y Miembros).

Periodistas y Medios.

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

- Ej. Gestión unificada de etiquetas Desde 1 a múltiples. Varias de la misma.

Cada usuario dispone de su Carrito Etiquetas en dónde las va acumulando para finalmente procesarlas de una sola vez.

Múltiples utilidades: Visualización previa.

Búsqueda de contenido.

Impresión.

Exportación a archivo (Excel o PDF).

Formato:

Etiquetas.

Listados.

Controles: Posibilidad de editarlas con VºBº y/o Pendientes OK.

Carrito Público de Etiquetas.

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- Ej. Macros de Claves Definición: Es un conjunto, formado por miembros que pueden ser:

Claves.

Contactos concretos.

Criterios de filtrado (geográficos, sectoriales, otros criterios específicos de cada entidad como nombre, fechas, banderas,…).

Los miembros pueden formar parte: Sumando (+).

Restando (-): No pueden estar en el resultado.

La ejecución (o expansión) de la Macro obtiene todos los Contactos que cumplen con los criterios que conforman la Macro (una vez «quitados» todos los Contactos que cumplen los criterios «-»).

Empleo muy sencillo. Antes tenía que realizarse por terceras empresas.

Existe el Carrito de Macro de Claves (1 por usuario) y otro público.

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- Ej. Asistentes Acto Público

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

Recursos - Asistencia Manual de Estilo.

Manual de Usuario.

Campos desplegables.

Tablas auxiliares.

Menús contextuales.

Pictogramas inteligentes.

Formación a la medida.

Web integrada.

Soporte técnico.

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

Situación actual En el año … se inició el desarrollo de las 2 versiones previstas del producto,

una vez realizado el correspondiente análisis y diseño, durante ….

Se han desarrollado, hasta la fecha, … versiones y la última incorpora: Tablas/Vistas, Contactos, Organismos, Claves, Publicaciones, Interface Gráfico de Usuario, Gestor de Búsquedas Avanzado, Gestión de Carritos, Visores, Etiquetas, Informes/Listados, Macros de Claves, Coordenadas Express y módulos específicos.

Actualmente se está instalando también la BDC Express, especialmente diseñada para consultas desde los portátiles y usuarios o para momentos en los que no se requiera emplear la versión completa.

En paralelo se está procediendo a la migración de los datos de Difusión (carpeta pública Contactos de <Cliente>) y de los datos de medios y periodistas y desarrollando los módulos de registro y gestión de la Correspondencia de salida, Estructura corporativa, Panel de Expertos…).

Se estima que Ampio seguirá perfeccionando el producto durante todo el año …., a partir de los correspondientes controles de calidad y de todas las sugerencias recibidas de los Usuarios y Dirección de <Cliente>.

Ejemplo real de Base de Datos Corporativa, diseñada y realizada por Ampio, S.L.

Potencial futuroAl ser un diseño a la medida que emplea estándares del mercado (por ejemplo):

SQL.

Visual Studio de Microsoft (lenguajes .Net).

tiene un gran recorrido potencial actual y futuro. Se puede programar y personalizar para: Ampliar/modificar su funcionalidad.

Acoger nuevos datos, estructuras y/o procesos cuando surjan nuevas necesidades.

Orientar/Integrar aspectos documentales, multimedia, etc.

a costes razonables, a partir de una base sólida y estándar.

Microsoft SQL Server admite análisis avanzados de datos, con herramientas propias o de terceros (cubos).

Posibilidad de incluir «mensajería integrada» (telefonía+mensajes de voz+fax+e-mail).

Ampliar la gestión de la Correspondencia con diversas entradas (cartas, faxes, e-mails, redes sociales) quedando vinculada a los Contactos, como información.

Asistentes que automaticen procesos rutinarios o complejos.

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