(work manual) · 2020. 9. 16. ·...

คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

การเขยนหนงสอราชการ

โดย นางภทรวด จตคต

รบรองโดย

ลายมอชอ.......................................... (นายเอนก บวส าล) หวหนางานธรการ

กองกลาง ส านกงานอธการบด 13 กรกฎาคม 2563

ค าน า

การจดท าคมอปฏบตงาน เรองการเขยนหนงสอราชการเลมน ผ เขยนไดรวบรวมขน เพอใชเปนแนวปฏบตในการเขยนหนงสอราชการของหนวยงานธรการ กองกลาง ส านกงานอธการบด มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร เพอใหยดถอเปนรปแบบเดยวกน และอางองได นอกจากนยงเปนการอ านวยความสะดวกกบการปฏบตงานใหเปนไปดวยความถกตอง รวดเรว และมประสทธภาพมากยงขน เพอสงผลใหเกดภาพลกษณทดตอองคกร ทงนผเขยนไดศกษา รวบรวมงานสารบรรณระเบยบจากส านกนายกรฐมนตรวาดวยงาน สารบรรณ พ.ศ. 2526 แกไขเพมเตม ฉบบท 2 พ.ศ. 2548 และ ฉบบท 3 พ.ศ. 2560 และเอกสารตาง ๆ เพอใหคมอเลมนมความครบถวนสมบรณและเปนประโยชนตอการปฏบตงานตามระเบยบวาดวยงานสารบรรณ ผเขยนหวงเปนอยางยงวา คมอเลมนจะเปนประโยชนใหกบหนวยงานตาง ๆ ในมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร และผเขยนขอนอมรบขอเสนอแนะจากผอานเพอน าไปปรบปรงเนอหาในโอกาสตอไป

นางภทรวด จตคต 13 กรกฎาคม 2563

สารบญ

หนา

ค าน า ................................................................................................................................................. ก สารบญ .............................................................................................................................................. ข วตถประสงค (Objective) ................................................................................................................. 1 ขอบเขต (Scope) .............................................................................................................................. 1 ค าจ ากดความ (Definition) ............................................................................................................... 2 ความหมายของหนงสอราชการ ......................................................................................................... 2 ลกษณะของหนงสอราชการ .............................................................................................................. 3 ขอแนะน าในการเขยนหนงสอราชการ ............................................................................................... 3

1.ปรชญาในการเขยน ................................................................................................................... 3 2. เทคนคในการเขยน .................................................................................................................. 4 3. หลกในการเขยน ...................................................................................................................... 4

เหตจ าเปนทตองมการรางหนงสอราชการ .......................................................................................... 5 หลกในการรางหนงสอราชการ ........................................................................................................... 5

1. ตองรชนดและรปแบบของหนงสอราชการ ............................................................................... 5 2. ตองรตองเขาใจเรองทเขยนอยางแจงแจง ................................................................................. 5 3. ตองแยกประเดนทเปนเหตและความมงหมายทจะท าหนงสอนนกอน ...................................... 6 4. ขอความค านงในการรางหนงสอราชการ .................................................................................. 7

ชนดของหนงสอราชการ .................................................................................................................... 8 ประเภทของหนงสอราชการ .............................................................................................................. 8

1. หนงสอภายนอก ...................................................................................................................... 8 2. หนงสอภายใน ....................................................................................................................... 10 3. หนงสอประทบตรา ............................................................................................................... 12 4. หนงสอสงการ ....................................................................................................................... 13 5. หนงสอประชาสมพนธ........................................................................................................... 13 6. หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ ................................................... 13

การเขยนค าขนตนและค าลงทายหนงสอ ........................................................................................ 14 การเขยนเนอหาในหนงสอราชการ ................................................................................................. ๑๙

1.การเขยนสวนเนอหา .............................................................................................................. ๑๙ 2. วรรคตอน ............................................................................................................................. ๒๑ 3. การพมพหนาตอ ................................................................................................................... ๒๑

ค

การใชค าในหนงสอราชการ ............................................................................................................ ๒๒ 1) การใชค าใหเหมาะสม............................................................................................................ ๒๒ 2) การใชเครองหมาย ................................................................................................................ ๒๔

ประโยคในหนงสอราชการและหนงสอโตตอบทวไป ........................................................................ ๒๔ รปแบบการพมพหนงสอราชการ ..................................................................................................... ๒๕

1. หนงสอภายนอก ................................................................................................................... ๒๕ 2. หนงสอภายใน ....................................................................................................................... ๒๘ 3. หนงสอประทบตรา ............................................................................................................... ๓๐ 4. ค าสง ..................................................................................................................................... ๓๒ 5. ระเบยบ ................................................................................................................................ ๓๔ 6. ขอบงคบ ............................................................................................................................... ๓๖ 7. ประกาศ ................................................................................................................................ ๓๘ 8. แถลงการณ ........................................................................................................................... ๔๐ 9. ขาว ....................................................................................................................................... ๔๒ 10. รบรอง ................................................................................................................................ ๔๔ 11. บนทก ................................................................................................................................ ๔๖ 12. หนงสออน .......................................................................................................................... ๔๖ 13. รายงานการประชม ............................................................................................................ ๔๖

บรรณานกรม .................................................................................................................................. ๔๘ ภาคผนวก....................................................................................................................................... 49

ภาคผนวก ก. ............................................................................................................................. 50 ภาคผนวก ข. ............................................................................................................................. 52

การเขยนหนงสอราชการ องคกรภาครฐ รวมถงมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร มความจ าเปนทจะตองมบคลากรทมศกยภาพในการปฏบตงานและการสอสาร ซงหวใจส าคญกคอ การใชภาษาทถกตอง ชดเจน แมนย า และมประสทธภาพสงสด การด าเนนงานเพอบรรลเปาหมายขององคกรจงเปนสงจ าเปนอยางยง ปจจบนอเลกทรอนกสไดเขามามบทบาทในการสอสารระหวางองคกรมากขนเพอเพมประสทธภาพของการปฏบตงานใหมขอผดพลาดนอยลง แตยงคงมประสทธภาพ ดงนนบคลากรทเขามาปฏบตหนาทในโลกของการเปลยนแปลงทางเทคโนโลย (Digital Disruption) ตองมความรวดเรวในการสอสาร ทนเหตการณ และเปนปจจบน การเขยนหนงสอราชการสวนใหญเปนรปแบบทตายตว โดยจดท าตามรายละเอยดทก าหนดไวในระเบยบงานสารบรรณ ทงนในการปฏบตงานกตองอาศยหลกการ และระเบยบปฏบตของส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบบทมการแกไขเพมเตมทกฉบบ มายดถอและปฏบตโดยมงการบรณาการเขากบความกาวหนาทางเทคโนโลยใหสามารถปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพเพมมากขนทดเทยมกบนานาประเทศตอไป

วตถประสงค (Objective)

1. เพอใชเปนแนวทางในการปฏบตงานของหนวยงานสงกดมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชรการจดท าหนงสอราชการ หรอ เอกสาราชการ ใหเปนไปตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ ฉบบแกไขเพมเตมทกฉบบ (ฉบบท 2 พ.ศ. 2548 และ ฉบบท 3 พ.ศ. 2560)

2. เพอใหมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชรมการจดคมอการปฏบตงานทชดเจน อยางเปนลายลกษณอกษรทแสดงถงรายละเอยดขนตอนการเขยนหนงสอราชการและสรางมาตรฐานการปฏบตงานทมงไปสการบรหารคณภาพทวทงองคกรอยางมประสทธภาพ เกดผลงานทไดมาตรฐานเปนไปตามเปาหมาย ไดผลตผลหรอการบรการทมคณภาพ

ขอบเขต (Scope)

คมอการเขยนหนงสอราชการเลมน มขอบเขตเนอหาครอบคลม ความหมาย ประเภท ของหนงสอราชการ การเขยนเนอหาในหนงสอราชการ การใชค าในหนงสอราชการ

2

ค าจ ากดความ (Definition)

การเขยนหนงสอราชการ หมายถง การจดท าเอกสารทเปนหลกฐานในราชการโดยการพมพดวยโปรแกรมคอมพวเตอร หนงสอภายนอก หมายถง หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธโดยใชกระดาษตราครฑ เปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก หนงสอภายใน หมายถง หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอ จงหวดเดยวกน ใชกระดาษบนทกขอความ

ความหมายของหนงสอราชการ

จากระเบยบขอ 9 (ส านกนายกรฐมนตร, 2548 หนา 2 ) ระบวา หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก

1. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานภายนอกซงมใชสวนราชการ หรอทมไปถง

บคคลภายนอก 3. หนงสอทหนวยงานอนซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวน

ราชการ 4. เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 5. เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ รวมถง

เอกสารทประชาชนทวไปมมาถงสวนราชการและเจาหนาทรบไวเปนหลกฐานดวย 6. ขอมลขาวสาร หรอ หนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ส าหรบหนงสอสวนราชการนน หมายถง กระทรวง ทบวง กรม ส านกงาน หรอ

หนวยงานอนใดของรฐ ทงในราชการบรหารสวนกลาง ราชการบรหารสวนภมภาค ราชการบรหารสวนทองถน หรอในตางประเทศ รวมถงคณะกรรมการ ซงเปนคณะบคคลทไดรบรบมอบหมายจากทางราชการใหปฏบตงานรฐวสาหกจ สถาบนทางธรกจ หางราน บรษท ทมการตดตอสอสารกบทางราชการ และบคลลภายนอก หมายถง บคคลทไมไดด ารงต าแหนงอนใดทงภาครฐและเอกชน

และหนงสอราชการตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณม 6 ชนด (ระเบยบขอ 10) (ส านกนายกรฐมนตร, 2526 หนา 2 ) ไดแก

1. หนงสอภายนอก ใชในการตดตอราชการทวไป โดยใชกระดาษตราครฑ 2. หนงสอภายใน ใชในการตดตอราชการภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวด

เดยวกน ใชกระดาษบนทกขอความ 3. หนงสอประทบตรา ใชในการตดตอราชการเฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ 4. หนงสอสงการ ไดแก ค าสง ระเบยบ ขอบงคบ 5. หนงสอประชาสมพนธ ไดแก ประกาศ แถลงการณ ขาว

3

6. หนงสอทเจาหนาทจดท าขน หรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ ไดแก หนงสอรบรองรายงาน การประชม บนทก และหนงสออน

ลกษณะของหนงสอราชการ

หนงสอราชการ มลกษณะในรปของพธการ ผปฏบตตองยดแนวปฏบตตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 หนงสอราชการจงจะแตกตางจากจดหมายสวนตวและจดหมายธรกจ เพราะเปนเอกสารทมรปแบบ ลลา อารมณ และถอยค าส านวนทมเอกลกษณโดยเฉพาะ (ประวณ ณ นคร, 2531 หนา 7, อางองจาก กลอยใจ โสภณปาล, 2542 หนา 24) กลาวถงความเปนเอกลกษณของหนงสอราชการไวดงน

1. รปแบบ มรปแบบก าหนดไวตายตว รวมทงค าขนตน สรรพนาม ค าลงทายและอน ๆ ตามทก าหนดไวในระเบยบส านกงานนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

2. ลลา ลลาของหนงสอราชการ แสดงถงความมระเบยบวนย แขง บรสทธและไมเสแสรง 3. อารมณ อารมณของภาษาราชการมงไปทางเจตนารมณ คอใหเขาใจถกตอง และบรรล

วตถประสงคหรอใหสมฤทธผลตามความมงหมาย ไมมสวนทมความสนก อารมณขน อารมณโกรธ หรอความรนแรงทท าใหเสยความเปนเอกลกษณของภาษาทางราชการ

4. ถอยค าส านวน ถอยค าส านวนทใชในการเขยนหนงสอราชการ เปนภาษาราชการเปน ถอยค าส านวนตามแบบแผน หรอเปนถอยค าส านวนทางกฎหมาย

ขอแนะน าในการเขยนหนงสอราชการ

ประวณ ณ นคร (2531: 9-14 อางองจาก กลอยใจ โสภณปาล, 2542 หนา 24-26) ไดขอเสนอแนะในการหนงสอราชการไว 4 หวขอ คอ ปรชญาในการเขยนเทคนคในการเขยนหลกในการเขยน และศลปะในการเขยนเทคนคในการเขยน หลกในการเขยน ซงพอสรปไดดงน

1.ปรชญาในการเขยน จะตองค านงถงสงตอไปน

1.1 เขยนใหเขาใจความหมาย โดยเขยนให 1.1.1 เขาใจงาย เกดความชดเจน กระจาง ไมคลมเครอ 1.1.2 เขาใจตรงกน เชนการแสดงความยนด อยาใหเขาใจเปนการ

เยาะเยย การขออนมต อยาเขาใจวาปรกษาหารอ การขอความชวยเหลอ อยาใหเขาใจวาเปนขเขญ เปนตน 1.1.3 เขาใจตรงประเดน ไมออมคอม แตมขอความทแสดงจดมงหมายใหชด เจน เชน ใหปฏบต ใหทราบ เปนตน

1.2 เขยนใหบรรลวตถประสงค เปนสวนแสดงจดประสงคของจดหมายฉบบนน ในการแสดงเจตนาใหผรบสารทราบ เขาใจ ใหความรวมมอ ใหพจารณา ใหอนมต ใหรสกวาผดพลาด

4

1.3 เขยนใหเปนผลด จดหมายนอกจากจะเปนเครองสอสารจดประสงคแลวยงแสดงใหเหนทาท รสนยม และอปนสยของผเขยนดวย โดยตองรกษาสมพนธภาพ เพอใหเกดผลดตอหนวยงานอกดวย

2. เทคนคในการเขยน เพอใหการเขยนจดหมายเปนไปตามปรชญาดงกลาว เมอจะเขยน

จดหมายทกครง ควรค านงถงตอไปน 2.1 เขยนเรองอะไร สรปใจความใหตรงจดมงหมายและไดสาระครบถวนลงในสวนหวขอ “เรอง” 2.2 เขยนถงใคร เพอการใชถอยค าส านวนไดถกตองตามฐานะของผรบจดหมาย รวมทงแสดงออกซงความนมนวล ออนนอม และสภาพ 2.3 เขยนท าไม เมอตงค าถามวา “ท าไม” ผเขยนจะตองตอบค าถามใหได โดยตงจดมงหมายทแนนอน

3. หลกในการเขยน การเขยนหนงสอราชการทด ควรยดหลกดงตอไปน 3.1 ถกตองตามรปแบบทก าหนดไวในระเบยบฯ วธการเขยนจาเหตไปหาผล ถกตองตามวตถประสงค ถกตองตามหลกภาษา ถกตองตามความนยม ทงในการใชสรรพนามและถอยค า ค าขนตนและค าลงทาย 3.2 ไดสาระสมบรณประเดนทตองการ 3.3 ชดเจนตรงประเดน เนนจด ชดเจนในเนอความและจดประสงค กระจางตาดวยการแบงยอหนา จดวรรคตอนใหนาอาน 3.4 กะทดรด คอการเขยนใหสน ไมใชถอยค าฟมเฟอยโดยไมจ าเปน 3.5 ล าดบความด การล าดบความด เกดจากการรจกวางโครงเรอง เพอจดขอความไดโดยไมสบสนและวกวน 3.6 เปนเอกภาพ ความเปนเอกภาพของแตละยอหนา จะตองมใจความส าคญ เพยงเรองเดยว เรองราวทไมเกยวของกน ไมควรรวมไวในฉบบเดยวกน 3.7 เขยนเชอมโยงสมพนธกน ความส าพนธของขอความแตละประโยค แตละตอนจะตองมค าเชอมโยงเพอใหเกดการตอเนอง โดยใชค าสนธานเปนตวเชอมโยง 3.8 สภาพ ความสภาพของขอความ เปนการใหเกยรตผรบ ไมควรมขอความ ทท าใหกระทบกระเทอนใจไมบงคบและไมต าหน 3.9 ลน คอลลาการเขยนทนาอาน ไมหวน ใชขอความทอานแลวมความลนไหลไปตามเรองราว ไมหยดทนททนใด 3.10 บรรลวตถประสงค การบรรลวตถประสงค คอการแสดงเจตนาของผเขยนใหผรบปฏบตเกยวกบเรองราวในหนงสอฉบบนน 3.11 เปนผลด เปนการแสดงออกซ งรสนยมและอปนสยของผ เขยนและ เกดประโยชนตามเจตนาของผเขยน

5

4. ศลปะในการเขยน การเขยนจดหมายมจดประสงคตามทผเขยนก าหนดไวศลปะในการเขยนขนอยกบผเขยนวาจะสามารถเลอกสรรค ามาใชไดอยางเหมาะสมเพยงใด รวมทงหลกจตวทยาทจะน ามาเปนสวนแสดงความรสก ไมอางความบกพรองของผอน ไมแสดงอารมณโกรธ เขยนใหจบใจดวยเหตผล โนมนามจงใจขอความรวมมอ ควรมสวนแสดงความขอบคณและขออภย เมอมความผดพลาดเกดขน ทงนเพอใหผรบเกดความรสกทด สมผสความจรงใจจากผเขยน เพอสมพนธภาพทดในโอกาสตอไป

เหตจ าเปนทตองมการรางหนงสอราชการ

การรางหนงสอเปนสงทจะท าใหเอกสารสมบรณและครบถวน ผปฏบตงานของเอกสารจงควรรางหนงสอทกฉบบ กอนทจะจดพมพ ทงนเพอใหไดประสทธภาพและเปนสวนแสดงใหเหนวาหนวยงานเหนความส าคญของการจดท าเอกสารความจ าเปนในการรางหนงสอเพอจดมงหมายดงน

1. เพอเปนการล าดบความส าคญและประเดนทตองการกลาวถงในเรองนน ๆ ใหไดเนอหาใจความเปนขนตอน

2. เพอใหมการตรวจแกไขไดเนอหาตามทตองการ และมความหมายเหมาะสมถกตองตามระเบยบหรอแบบแผนของทางราชการกอนจดพมพ

3. เพอเกบไวเปนหลกฐานประกอบเรอง 4. เพอความสะดวกแกผพมพทจะไมตองพมพงานหลายครง

หลกในการรางหนงสอราชการ

การเขยนหนงสอราชการตองการความละเอยด รอบคอบ ดงนน กอนทจะจดท าเปนตนฉบบจรงซงสวนใหญใชการพมพเปนหลก จะตองมการรางขนมากอน (พศเพลน สงวนพงศ,2548 หนา215-217) กลาววา ผทจะรางหนงสอไดอยางมประสทธภาพ ควรจะตองมความรและความเขาใจเกยวกบเรองตอไปน

1. ตองรชนดและรปแบบของหนงสอราชการ รชนดของหนงสอราชการวามชนดใดบาง รจกรปแบบของหนงสอราชการชนดตาง ๆ เพอใหสามารถใชไดอยางถกตอง

2. ตองรตองเขาใจเรองทเขยนอยางแจงแจง โดยปกตแลว ถาผเขยนหรอผรางเปนผลงนามในหนงสอราชการนน จะไมมปญหา เพราะสามารถเขยนหรอรางไดตามทตนตองการโดยเฉพาะอยางยงเปนผทรซงและเขาใจถงวตถประสงคของหนงสอทจะมไปไดเปนอยางด แตในการปฏบตผเขยนหรอรางจะไมไดเปนผลงนามในหนงสอนน ๆ จะเปนการรางเพอใหผบงคบบญชาลงนาม ดวยเหตน เจาหนาทผรางจงจ าเปนตองรและเขาใจความเปนมาของเรองนน ๆตงแตตนอยางละเอยดและรจดประสงคของเรองทรางวาประสงคจะใหผรบท าอะไรสรปผรางหนงสอจะตองค านงถงสงตอไป น 2.1 รและเขาใจเรองเดม (ถาม)ตงแตตนอยางละเอยด

6

2.2 รความตองการหรอวตถประสงคทจะมหนงสอไป หรอตองการใหผรบท าอะไร เชน เพอใหทราบวาไดรบแลว หรอยงไมไดรบ หรอเพอความรวมมอหรอใหปฏบตอะไร หรอเปนการขออนมตหรออนญาต เปนตน

2.3 ในกรณทเปนการรางตามค าสง ผรางควรจดจ าค าสงนน ๆ ใหครบทกเรอง

ถายงไมแนใจควรไตถามผบงคบบญชาผสงเพอใหทราบเรองโดยสมบรณกอน 2.4 รจกยอความเพอใหไดความหมายและประเดนทกระชบ

3. ตองแยกประเดนทเปนเหตและความมงหมายทจะท าหนงสอนนกอน จากนนจงเปนผล

หรอความประสงคทตองการใหผรบปฏบต 3.1 ขอความท เปนเหตให เขยนหนงสอ ซงมกใชค าวา “ดวย” “เนองดวย”

“เนองจาก” “โดยท” เชน“ดวย” ปรากฏวาเครองพมพดดของวทยาเขตหายไป 1 เครอง แตถาเคยตดตอกนมากอน มกขนตนดวยค าวา “ตาม” “อนสนธ” ค าใดค าหนง

แลวตามดวยขอความซงการสรปใจความส าคญของเรองทตดตอกนโดยยอ หรออาจจะเปนชอเรองทตดตอกนกไดแลวลงทาย “นน” หรอ “ดงความละเอยดแจงอยแลวนน” เปนตน เชน

“ตามหนงสอท อางถงไดแจงมตคณะรฐมนตรเกยวกบการรางระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ....รวม 2 ประการ ไปเพอส านกงานปลดส านกงานนายกรฐมนตรด าเนนการตอไปนน”

“เพราะเปนการครอบคลมเนอหาในหนงสอทอางถงทงหมด เปนประโยคทกระชบและนยมใชในการสอสาร”

3.2 สวนตอมาจะเปนผลหรอขอความประสงค หรอขอตกลงทตองการใหผรบทราบหรอปฏบต โดยปกตถาถามผลหรอความปกต หรอขอตกลงทตองการใหผรบทราบหรอปฏบตหลายขอ เพอใหชดเจนและอานงาย ขอความตอนใดทอางถงบทกฎหมาย กฎหมาย ขอบงคบ ระเบยบค าสง หรอเรองตวอยาง ตองระบใหชดเจนเพอใหผรบคนหามาตรวจสอบไดสะดวก เพอสะดวกแกผรบหนงสอ ในตอนสดทายจะเปนการสรปใจความของหนงสอเพอแสดงความประสงควาใหผรบท าอะไร (เพอทราบ เพอพจารณา เพอยดหลกปฏบต เพอซกซอมความเขาใจ เพอใหน าเสนอตอไป ฯลฯ) ซงจะท าใหเกดความสะดวกแกผรบหนงสอ แลวจงลงเอยดวยขอความทสภาพออนโยน เชน “จงเรยนมาเพอโปรดทราบ” หรอ “จงเรยนมาเพอโปรดด าเนนการตอไป” เปนตน

7

4. ขอความค านงในการรางหนงสอราชการ 4.1 ตองรความนยมของผลงนามในหนงสอ กลาวคอ กอนทรางหนงสอควรศกษา

ความนยมของผลงนาม ซงเปนผรบผดชอบขอความในหนงสอนน ๆ วานยมถอยค าแบบใดจะไดไมเปนการฝนใจใหเขาลงนาม

4.2 ตองเขยนหนงสอถกตองตามหลกไวยกรณ จดวรรคตอนใหเหมาะสมระวงอกขรวธตวสะกดการนตถกตองตามพจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ. 2554

4.3 เขยนขอความสน ๆ กะทดรด ชดเจน เขาใจงาย ไดใจความ ใชถอยค าธรรมดาทไมมความหมายหลายทาง เพอปองมใหผรบเขาใจผด

4.4 ใชภาษาเขยน ไมใชภาษาพดหรอส านวนภาษาตางประเทศหรอภาษาประพนธ 4.5 ล าดบความด มเอกภาพและเชอมโยงสมพนธกนเปนอยางด 4.6 บรรจจดประสงค หมายถงเขยนแลวผรบเขาใจและท าตามในสงทเราตองการ

นนคอเวลารางหนงสอ ตองเอาใจผลงนามมาใสใจเรา (ผราง) และยงตองเอาใจผรบ (ผอาน) มาใสใจเราอกดวย

4.7 ขอความทเขยนตองสภาพ หมายถงขอความทอานแลวลนและรนห ไมหวนหรอจบในทนททนใด เชน ถาเขยนวา “ขอไดโปรดจดการใหเรยบรอย” ควรเปลยนเปน “ขอไดโปรดจดการใหเรยบรอยดวย” นอกจากน ควรหลกเลยงการใชค าทรนแรง ค าทแสดงการต าหนหรอค าทแขงกราว ไมใชค าทมลกษณะบงคบ แตใชค าทมลกษณะขอรองหรอขอความรวมมอ ไมใชค าท าลายแตมค าทมลกษณะเสรมสรางแทน เชน “ขอใหสง” (ค าบงคบ) เปลยนเปน “โปรดสง” (ค าขอรอง) และ “โครงการททานเสนอมานยงใชไมได” (ค าท าลาย) เปลยนเปน “ขอชมเชยททานมคาวมคดรเรมสรางสรรคเสนอโครงการนขน แตการปฏบตตามโครงการนใหไดผลนน เกรงวาจะยงด าเนนการไมไดในขณะน”

4.8 รวาเขยนถงใคร จะไดใชค าขนตน ค าลงทาย และใชถอยค าส านวนไดถกตองเหมาะสมกบฐานะของผรบจดหมาย เชน

ถง ถอยค าส านวน ตวอยาง ผใหญ ออนนอมอยางมาก ขอความกรณาไดโปรด, จะเปนพระคณยง ผใหญ ออนนอม ขอไดโปรด, เรยนมาเพอโปรดทราบจะเปน

พระคณมาก ผเสมอกน สภาพมาก โปรด, ขอให,เรยนมาเพอทราบ จะขอบคณมาก ผรบบรการทวไป สภาพ โปรด, ขอให,เรยนมาเพอทราบ ,ขอบคณมา

ณ ทน ผอยใตบงคบบญชา ธรรมดา ขอให, เรยนมาเพอทราบ (ไมตองขอบคณ)

8

ชนดของหนงสอราชการ

ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 (2548: 3-12) หมวดท 1 ขอ 10 ก าหนดหนงสอราชการม 6 ชนด

1. หนงสอราชการภายนอก 2. หนงสอราชการภายใน 3. หนงสอประทบตรา 4. หนงสอสงการ 5. หนงสอประชาสมพนธ 6. หนงสอทเจาหนาทจดท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ ในบทนจะเปนรายละเอยดของหนงสอแตละชนด รปแบและตวอยาง โดยจะเรยงล าดบของ

หนงสอราชการทกลาวขางตน

ประเภทของหนงสอราชการ

1. หนงสอภายนอก ซงใชตดตอสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใช สวนราชการหรอทมถงบคคลภายนอก มรายละเอยด ดงน

1.1) ขนาดครฑและตวอกษร การพมพหนงสอราชการมหลกในการใชขนาดครฑ และตวอกษร ดงน

1) หนงสอภายนอกใชครฑขนาด ๓ เซนตเมตร 2) ตวพมพ (ฟอนต) ไทยสารบรรณ (TH SarabunIT9) ขนาด ๑๖ พอยท 3) ใชเลขไทยตามทส านกนายกรฐมนตรขอความรวมมอ

ภาพ 1 ตวครฑ สง 3 เซนตเมตร

9

1.2) การเขยนสวนหวของหนงสอภายนอก ชอสวนราชการเจาของหนงสอตองตรงกบต าแหนงของผลงนาม โดยมากเปนหวหนาสวนราชการหรอผรกษาราชการแทน เชน

กระทรวง ผลงนาม คอ รฐมนตร หรอปลดกระทรวง กรม หรอเทยบเทา ผลงนาม คอ อธบด หรอเทยบเทา กอง/ส านก ผลงนาม คอ ผอ านวยการกอง/ส านก 1.3) การเขยนสวนราชการเจาของหนงสอ จะตรงกบแนวระนาบของตนครฑ

บรรทดเดยวกนกบ ท ออกหนงสอ โดยระบชอสวนราชการเจาของหนงสอ พรอมทอย

1.4) สวนราชการเจาของเรอง (ทายหนงสอ) ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกระทรวง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกอง ตามดวยหมายเลขโทรศพท(ใชตวยอ โทร.) โทรสาร ไปรษณยอเลกทรอนกส (E - mail) (ถาม)

ตวอยาง

มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร 69 หม 1 ต.นครชม อ.เมอง จ.ก าแพงเพชร 62000

งานธรการ ส านกงานอธการบด โทร. 0 5570 6555 ตอ 1071 โทรสาร 0 5570 6555

10

1.5) การอางถง ใหอางถงหนงสอฉบบสดทายทตดตอกนเพยงฉบบเดยว เวนแตมเรองอนทเปนสาระส าคญตองน ามาพจารณา จงอางถงหนงสอฉบบอน ๆ ทเกยวกบเรองนนโดยเฉพาะใหทราบดวยในการเขยนอางถง ใหระบชอหนวยงานทอางถง ชนความลบ (ถาม) ชนความเรว (ถาม) เลขทหนงสอ ลงวนทของหนงสอทอางถง ตามล าดบ ตวอยาง

1.6) การเขยน “สงทสงมาดวย” ใหระบวาเปนเอกสารประเภทอะไรหรอสงใดจ านวนเทาใด และใชลกษณะนามทใชใหสะทอนลกษณะหรอรปแบบของสงทสงมาดวยอยางชดเจน ตวอยาง

ในการเขยนสวนเนอหา หากมเนอความทกลาวถงสงทสงมาดวย ควรเขยนเชอมโยงถงกนเพอความชดเจนดวย เชน มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร ขอสงรายงานการประชมมาเพอด าเนนการในสวนทเกยวของ รายละเอยดปรากฏตามสงทสงมาดวย ๑ โดยขอใหตดโปสเตอรรณรงคตามสงทสงมาดวย ๒ และหากมขอสงสย กรณาศกษาจากคมอตามสงทสงมาดวย ๓ เพอจะไดด าเนนการใหแลวเสรจตอไป 2. หนงสอภายใน เปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอ จงหวดเดยวกน ใชกระดาษบนทกขอความ มรายละเอยดดงน

อางถง หนงสอส านกงานเลขาธการคณะรฐมนตร ลบมาก ดวนทสด ท นร. 1205.4/1198 ลงวนท 10 พฤศจกายน 2560

สงทสงมาดวย 1. รายงานการประชมส านกงานสเขยว จ านวน 4 แผน 2. โปสเตอรรณรงคส านกงานสเขยว จ านวน 5 แผน 3. หนงสอคมอส านกงานสเขยว จ านวน 20 เลม

11

2.1) ขนาดครฑและตวอกษร การพมพหนงสอราชการมหลกในการใชขนาดครฑ และตวอกษร ดงน

1) หนงสอภายในใชครฑขนาด ๑.๕ เซนตเมตร 2) ตวพมพ (ฟอนต) ไทยสารบรรณ (TH SarabunIT9) ขนาด ๑๖ พอยท 3) ใชเลขไทยตามทส านกนายกรฐมนตรขอความรวมมอ

ภาพ 2 ตวครฑ สง 3 เซนตเมตร

2.2) ใหสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมขนไปใหลงชอสวนราชการ

เจาของเรองทงระดบกรมและกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออย ในระดบต ากวากรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกองหรอสวนราชการเจาของเรอง พรอมทงหมายเลข โทรศพท

2.3) ใหแทรกคตพจนองคกรตานทจรต “ราชภฏ รวมพลง ยบยงทจรต” กงกลาง

ดานลางหนากระดาษ ใหมรปภาพโลโก ITA ประกอบโดยวางไวดานหนาขอความคตพจน และแทรกคตพจนในหนาหนงสอราชการแผนท 1 ทมการลงนามจากผบรหาร

ตาราง 1 ขอแตกตาง หนงสอภายใน กบ หนงสอภายนอก

ราชภฏ รวมพลง ยบยงทจรต

12

หนงสอภายใน หนงสอภายนอก 1. ไป – มา ในเรองราชการ 1. ไป – มา เปนทางราชการ 2. ตดตอกบบคคลผด ารงต าแหนง 2. ตดตอระหวางต าแหนงตอต าแหนง 3. ใชกระดาษบนทกขอความ 3. ใชกระดาษตราครฑ 4. ไมผกมด เปลยนแปลงได 4. สภาพหนงสอผกมดถาวรตลอดไป 5. ใชบนทกแทน 5. รปแบบหนงสอเปนแบบหนงสอลงนาม

เตมฉบบ และแบบประทบตรา 6. ค าขนตนใชเรยน อางถงหนงสอใสในขอความ

6. ค าขนตน ประกอบดวย เรอง เรยน อางถง สงทสงมาดวย

7. ใชค ายอของต าแหนงหรอสวนราชการ และ วน เดอน ปได

7. หามใชอกษรยอ ตองใชค าเตมทงชอ สวนราชการ วน เดอน ป

8. ไมมค าลงทาย 8. ค าลงทายใชขอแสดงความนบถอหรออน ๆ แลวแตกรณ

3. หนงสอประทบตรา หนงสอประทบตรา คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบ

กรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกองหรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอยอก ากบตราหนงสอประทบตราใหใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ ไดแก

1) การขอรายละเอยดเพมเตม 2) การสงส าเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร 3) การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการส าคญหรอการเงน 4) การแจงผลงานทไดด าเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ 5) การเตอนเรองทคาง 6) เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปก าหนดโดยท าเปนค าสงใหใชหนงสอ

ประทบตรา ตราชอสวนราชการ

ตราชอสวนราชการใหใช มลกษณะเปนรปวงกลมสองวง ซอนกน เสนผาศนยกลางวงนอก ๔.๕ เซนตเมตร วงใน ๓.๕ เซนตเมตร ลอมครฑครฑสง ๓ เซนตเมตร ระหวางวงนอกและวงในมอกษรไทย ชอกระทรวง ทบวง กรม หรอสวนราชการทเรยกชออยางอน ทมฐานะเปนกรมหรอจงหวดอยขอบลางของ ตราสวนราชการใดทมการตดตอกบตางประเทศจะใหมชอภาษาตางประเทศเพมขนดวยกไดโดยใหอกษรไทยอยขอบบนและอกษรโรมนอยขอบลางของตรา

13

4. หนงสอสงการ หนงสอสงการ ม ๓ ชนด ไดแก ค าสง ระเบยบ และขอบงคบ

ค าสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย ใชกระดาษตราครฑ

ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอ านาจของกฎหมายหรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า ใชกระดาษตราครฑ

ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทก าหนดใหใชโดยอาศยอ านาจของกฎหมายทบญญตใหกระท าได ใชกระดาษตราครฑ

5. หนงสอประชาสมพนธ หนงสอประชาสมพนธ ม ๓ ชนด ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาวประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศ

หรอชแจงใหทราบ หรอ แนะแนวทางปฏบต ใชกระดาษตราครฑ แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอท าความเขาใจในกจการของ

ทางราชการ หรอเหตการณหรอกรณใด ๆ ใหทราบขดเจนโดยทวกน ใชกระดาษตราครฑ ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ

6. หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ หนงสอทเจาหนาทท าขนรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอ หนงสอททางราชการ

ท าขนนอกจากทกลาวมาแลวขางตน หรอหนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการ ม ๔ ชนด คอ หนงสอรบรอง รายงานการประชม บนทก และหนงสออน มรายละเอยดดงน

หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแก บคคล นตบคคล หรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางหนงอยางใดใหปรากฏแกบคคลโดยทวไปไมจ าเพราะเจาะจง ใชกระดาษตราครฑ

รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน

บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชา สงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบตากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกนในการปฏบตราชการ โดยปกตใหใชกระดาษบนทกขอความ

หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของ เจาหนาทเพอเปนหลกฐานในราชการ ซงรวมถงภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพและสอกลางบนทกขอมลดวย หรอหนงสอของบคคลภายนอก ทยนตอเจาหนาท และเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลว มรปแบบตามทกระทรวง ทบวง กรม จะก าหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหท าตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวนและสอบสวน และค ารอง เปนตน

14

หนงสอเวยน คอ หนงสอเวยน คอ หนงสอทมถงผรบเปนจ านวนมาก มใจความอยางเดยวกน ใหเพมรหสตวพยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง และไมมจด ( . ) หลง ว ซงก าหนดใชเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอก เรมตงแตเลข ๑ เรยงเปนล าดบไปจนถงสนปปฏทน

หมายเหต : การพมพหนงสอทกชนด งดเวนการใชเครองหมายทบ ( / ) และเครองหมายจลภาค ( , )

การเขยนค าขนตนและค าลงทายหนงสอ

การเขยนค าขนตน มเทคนคดงน ๑) หากเปนบคคลธรรมดา จะใชค าขนตนวา “เรยน” แลวตามดวยต าแหนงบรหารหรอชอ

ของบคคลทเปนผรบหนงสอ 2) หากเปนบคคลทมต าแหนงหนาทบรหารราชการแผนดนในระดบสงของประเทศ เชน

ประธานองคมนตร องคมนตร นายกรฐมนตร ฯลฯ ใหใช “กราบเรยน” 3) งดใชค า “ฯพณฯ” น าหนาชอหรอต าแหนง เพราะมมตคณะรฐมนตร ตงแตวนท ๓๐

สงหาคม ๒๕๕๗ ใหเลกใช เวนแตกรณพเศษอนเกยวกบการตางประเทศหรอเปนค าเฉพาะทแปลมาจากค าภาษาตางประทศเทานน

4) งดใชค า “คณ” น าหนาชอ เพราะอาจท าใหผรบเขาใจผด เพราะ คณ คอ ค าน าหนาของสภาพสตร ทไดรบพระราชทานเครองราชอสรยาภรณฝายใน อาท คณรญจวน อนทรก าแหง คณผอบ โปษะกฤษณะ

5) การใชค าขนตนกบบคคลทานอน ใหเปนไปตามหลกการใชค าขนตน สรรพนาม และ ค าลงทาย (ทงในหนงสอราชการ และการจาหนาซอง) ทก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวา ดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และทแกไขเพมเตม

หมายเหต การใชค าน าหนานามใหเรยงล าดบกอน - หลง ดงน ๑) ต าแหนงทางวชาการ ๒) ยศ ๓) บรรดาศกด ๔) ฐานนดรศกด ๕) ชอ เชน ศาสตราจารย พลเอก หมอมราชวงศ.................. รองศาสตราจารย ทานผหญง หมอมเจา............

๑๕

ตาราง 2 การใชค าขนตน สรรพนาม ค าลงทายในหนงสอราชการและค าทใชในการจาหนาซอง

ผรบหนงสอ ค าขนตน สรรพนาม ค าลงทาย ค าทใชในการจาหนาซอง 1.พระราชวงศ ๑.๑ พระบาทสมเดจพระเจาอยหว ขอเดชะฝาละอองธลพระบาทปก

เกลาปกกระหมอม ขาพระพทธเจา (ออกชอเจาของหนงสอ) ขอพระราชทานพระบรม ราชวโรกาสกราบบงคม ทลพระกรณาทราบ ฝาละอองธลพระบาท

ใตฝาละอองธล พระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณาโปรดเกลาโปรดกระหมอม ขอเดชะ ขาพระพทธเจา (ลงชอ) (หรอจะเอา ค าวาขอเดชะมาไวท ทายชอเจาของหนงสอกได)

ขอพระราชทาน ทลเกลา ทลกระหมอมถวาย ขอเดชะ

๑.๒ สมเดจพระบรมราชนนาถ ขอเดชะฝาละอองธลพระบาทปกเกลาปกกระหมอม ขาพระพทธเจา (ออกชอเจาของหนงสอ) ขอพระราชทานพระบรม ราชวโรกาสกราบบงคม ทลพระกรณาทราบ ฝาละอองธลพระบาท

ใตฝาละอองธล พระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณาโปรดเกลาโปรดกระหมอม ขอเดชะ ขาพระพทธเจา (ลงชอ) (หรอจะเอา ค าวาขอเดชะมาไวท ทายชอเจาของหนงสอกได)

ขอพระราชทาน ทลเกลา ทลกระหมอมถวาย ขอเดชะ

๑๖

ผรบหนงสอ ค าขนตน สรรพนาม ค าลงทาย ค าทใชในการจาหนาซอง ๑.๓ สมเดจพระบรมราชน ขอพระราชทาน

กราบบงคมทล........... (ระบพระนาม)

ใตฝาละอองพระบาท ควรมควรแลวแตจะ ทรงพระกรณาโปรด เกลาโปรด กระหมอม

ขอพระราชทาน กราบบงคมทล (ระบพระนาม)

- สมเดจพระบรมราชชนน - สมเดจพระยพราช (สยามมกฎราชกมาร) - สมเดจพระบรมราชกมาร

ทราบฝาละอองพระบาท ขอพระราชทานกราบ บงคมทล.................... (ระบพระนาม) ทราบฝาละอองพระบาท

ขาพระพทธเจา ใตฝาละอองพระบาท ขาพระพทธเจา

ขาพระพทธเจา (ลงชอ) ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณาโปรด เกลาโปรดกระหมอม ขาพระพทธเจา (ลงชอ)

ขอพระราชทาน กราบบงคมทล (ระบพระนาม)

๑.๔ สมเดจเจาฟา ขอพระราชทานกราบทล (ระบพระนาม) ทราบฝาพระบาท

ใตฝาพระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะ โปรดเกลาโปรด กระหมอม ขาพระพทธเจา (ลงชอ)

ขอพระราชทาน กราบทล (ระบพระนาม)

๑.๕ พระบรมวงศชนพระองคเจา ขอประทานกราบทล (ระบพระนาม) ทราบฝาพระบาท

ใตฝาพระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะ โปรดเกลาโปรด กระหมอม ขาพระพทธเจา (ลงชอ)

ขอพระราชทาน กราบทล (ระบพระนาม)

๑๗

ผรบหนงสอ ค าขนตน สรรพนาม ค าลงทาย ค าทใชในการจาหนาซอง ๑.๖ พระเจาวรวงศเธอ (ทมไดทรงกรม) - พระอนวงศชนพระวรวงศเธอ (ททรงกรม)

กราบทล (ระบพระนาม) ทราบฝาพระบาท

ฝาพระบาท (ชาย) เกลากระหมอม (หญง) เกลากระหมอม ฉน

ควรมควรแลวแตจะ โปรด

กราบทล (ระบพระนาม)

๑.๗ พระอนวงศชนพระวรวงศเธอ (ทมไดทรงกรม)

ทล(ออกพระนาม) ทราบฝาพระบาท

ฝาพระบาท (ชาย) กระหมอม (หญง) หมอมฉน

ควรมควรแลวแตจะ โปรด

ทล (ระบพระนาม)

๑.๘ พระอนวงศชนหมอมเจา ทล (ออกพระนาม) ฝาพระบาท (ชาย) กระหมอม (หญง) หมอมฉน

แลวแตจะโปรด ทล (ระบพระนาม)

2. พระภกษ ๒.๑ สมเดจพระสงฆราชเจา ขอประทานกราบทล

(ออกพระนาม) ใตฝาพระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะ โปรดเกลาโปรดกระหมอม

ขอประทานกราบทล (ระบพระนาม)

๒.๒ สมเดจพระสงฆราช กราบทล....................... ฝาพระบาท (ชาย) เกลากระหมอม (หญง) เกลากระหมอม ฉน

ควรมควรแลวแตจะโปรด กราบทล (ระบพระนาม)

๒.๓ สมเดจพระราชาคณะ - รองสมเดจพระราชาคณะ

นมสการ...................... พระคณเจา กระผม - ดฉน

ขอนมสการดวย ความเคารพอยางยง

นมสการ......................

๒.๔ พระราชาคณะ นมสการ...................... พระคณทาน กระผม - ดฉน

ขอนมสการดวย ความเคารพอยางสง

นมสการ......................

๒.๕ พระภกษสงฆทวไป นมสการ...................... ทาน ผม - ดฉน

ขอนมสการดวย ความเคารพ

นมสการ......................

๑๘

ผรบหนงสอ ค าขนตน สรรพนาม ค าลงทาย ค าทใชในการจาหนาซอง ๓.บคคลธรรมดา ๓.๑ ประธานองคมนตร - นายกรฐมนตร - ประธานรฐสภา - ประธานสภาผแทนราษฎร - ประธานวฒสภา - ประธานศาลฎกา - ประธานศาลรฐธรรมนญ - ประธานศาลปกครองสงสด

กราบเรยน ทาน ขาพเจา กระผม - ผม - ดฉน

ขอแสดงความนบถอ อยางยง

กราบเรยน

- ประธานกรรมการการเลอกตง - ประธานกรรมการสทธมนษยชน แหงชาต - ประธานกรรมการปองกนและ ปราบปรามการทจรตแหงชาต - ประธานกรรมการตรวจเงน แผนดน - ประธานผตรวจการแผนดนหรอ ผตรวจการแผนดน - อยการสงสด - รฐบรษ

กราบเรยน ทาน ขาพเจา กระผม - ผม - ดฉน

ขอแสดงความนบถออยางยง กราบเรยน

๓.๒ บคคลทวไป นอกจาก ๓.๑

เรยน ทาน ขาพเจา - กระผม ผม - ดฉน

ขอแสดงความนบถอ เรยน

๑๙

การเขยนเนอหาในหนงสอราชการ

1.การเขยนสวนเนอหา เปนสงจ าเปนและเปนหวใจส าคญในการสอสารของหนงสอราชการ มากทสด ผศกษาควรค านงถงหลกการเขยนหนงสอราชการและควรค านงถงหลก 5 W 1 H ดงน

๑) Who (Whom) = ใคร ๒) What = ท าอะไร ๓) Where = ท าทไหน ๔) When = ท าเมอไหร ๕) Why = ท าเพออะไร ๖) How = ท าอยางไร

องคประกอบของเนอหาม 3 สวน คอ สวนน า (ภาคเหต) สวนเนอความ (ภาคความประสงค)

และ สวนทาย (ภาคสรป) โดยมากหากเปนหนงสอราชการภายนอก มกจะมเนอหาประมาณ 2 - ๓ ยอหนา แตกมไดก าหนดตายตว อาจมหลายยอหนากได แตตองครบองคประกอบทง 3 สวน ทงน สวนทายไมควรมากกวา ๑-๓ บรรทด

1.1 การเขยนสวนน า (ภาคเหต) เปนสวนอารมภบทของหนงสอ เพอบอกถงทมา ปญหา หลกการและเหตผลหรอ

เปนการเทาความ หรอสรปเรองเดม เพอเปนการเกรนใหผรบทราบวาเราตองการสอสารอะไร ซงควรใชหลก 5 W 1 H ในการเขยนสวนน า เทคนควธการเขยนสวนน า (ภาคเหต) มดงน

๑) ใชค าขนตน “ดวย... เนองดวย... เนองจาก...” กบเรองทตดตอกนเปน ครงแรก

๒) ใชค าขนตน “ตาม... ตามท... อนสนธ… ตามหนงสอทอางถง...” กบเรองทมการตดตอกนกอนหนาน หรอเปนเรองตอเนอง

๓) การเขยนสวนน าตามขอ ๒) ตองลงทายดวยค าวา “นน” ตอทาย ยอหนาเสมอ โดยเวนวรรค ๑ ตวอกษร แลวตามดวย “นน”

๔) การเขยนขอความตอทายยอหนาของสวนน า (ภาคเหต) เชน ๔.๑) กรณหนงสอทมอางถง เชน ความแจงแลว นนความละเอยด

แจงแลว นน เปนตน ๔.๒) กรณหนงสอทมส งทสงมาดวย เชน รายละเอยดตาม

สงทสงมาดวย (สงใชกบหนงสอภายนอก) รายละเอยดตามเอกสารทแนบ รายละเอยดปรากฏตามเอกสารทแนบมาพรอมน (แนบใชกบหนงสอภายใน)

๒๐

1.2 การเขยนสวนเนอความ (ภาคความประสงค) ในการเขยนสวนเนอความ สวนใหญมกจะเขยนในยอหนาท ๒ ของเนอหาเพอแสดง

ความประสงควา ความตองการหรอสาเหตจดประสงคของเราทมหนงสอไปเราตองการอะไร หรอใหเขาชวยอะไร เปนการแจงใหผรบทราบความตองการ ใหผรบปฏบตอยางไร หากมเนอความมาก ใหแยกเปนขอ ๆ ใหชดเจน การเขยนสวนเนอความตองเขยนใหสนกระชบทสด เพอสอสารแบบตรงประเดน และสามารถท าใหผรบเขาใจและปฏบตตามไดทนท

จดประสงคทมหนงสอไป อาจมลกษณะและความมงหมายอยางใดอยางหนงตอไปน ค าแจง เพอทราบ เพอใหพจารณา เพออนมต เพอใหด าเนนการ เพอให

ความรวมมอ เพอถอปฏบต ค าขอ เพอพจารณา เพอใหชวยเหลอ เพอใหความรวมมอ

เพอใหด าเนนการ ค าซกซอม เพอใหเขาใจ ค ายนยน เพอใหแนใจ ค าสง เพอใหปฏบต ค าเตอน เพอไมใหลมทจะปฏบต ค าก าซบ เพอใหปฏบตตาม เพอใหเกดความระมดระวง ค าถาม เพอขอทราบค าตอบ ค าหารอ เพอขอความเหน

1.3 การเขยนสวนทาย (ภาคสรป) ยอหนาท 3 เปนขอความแสดงความประสงคจะใหผรบด าเนนการอยางไร

ควรเปนประโยคสนๆ เปนบทสรป เนนย า หรอขอบคณ ไมควรมเนอหาส าคญอยในสวนนอก เชน

กรณทตองการใหผรบไดรบทราบเนอหาในหนงสอราชการ ใหใชค าวา “จงเรยนมาเพอโปรดทราบ” หรอ “จงเรยนมาเพอทราบ”

กรณทตองการใหผรบด าเนนเรองตามขนตอนตอไป ใหใชค าวา “จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาด าเนนการตอไป” หรอ “จงเรยนมาเพอทราบและ

ด าเนนการตอไป”

กรณทตองการใหผรบตดสนใจในเรองทปรากฏในหนงสอ ใหใชค าวา “จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนมต” หรอ “จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาใหความ

อนเคราะห”

๒๑

ตวอยาง ค าแจง จงเรยนมาเพอโปรดทราบ จงเรยนมาเพอทราบ

จงเรยนมาเพอแจงใหทราบไวลวงหนา ค าขอ จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนมตตอไปดวย

จงเรยนมาเพอโปรดน าเสนอคณะรฐมนตรพจารณาตอไปดวย จงเรยนมาเพอโปรดใหความรวมมอตามสมควรดวย จงเรยนมาเพอพจารณา หากเหนชอบโปรดอนมต..........

ค าซกซอม จงเรยนมาเพอขอซกซอมความเขาใจ และถอปฏบตตอไป ค ายนยน จงเรยนมาเพอทราบและขอยนยนขอตกลงดงกลาวมา ณ ทน ค าสง จงเรยนมาเพอถอปฏบตตอไป

จงเรยนมาเพอพจารณาด าเนนการตอไปดวย ค าเตอน จงเรยนมาเพอโปรดด าเนนการเรองนใหเสรจโดยดวนดวย ค าก าชบ จงเรยนมาเพอโปรดปฏบตตามมตคณะรฐมนตรดงกลาวโดยเครงครดตอไป

จงเรยนมาเพอโปรดก าชบเจาหนาทใหระมดระวงมใหเกดกรณเชนนอก ค าถาม จงเรยนมาเพอขอทราบวา................................................... ค าหารอ จงเรยนมาเพอขอหารอวา...................................................

จงเรยนมาเพอพจารณาวนจฉย และแจงผลใหทราบดวยจะขอบคณมาก

2. วรรคตอน ๑) เวนวรรค ๑ เคาะ กอนหรอหลงเครองหมายทใชประกอบค า กลมค า หรอ

ประโยค เชน จรง ๆ พ.ศ. คอ (พทธศกราช) ๒) เวนวรรค ๑ เคาะ ระหวางชอกบนามสกล ระหวางค าน าหนานามทเปนยศกบชอ ๓) เวน ๒ เคาะ หลงเรอง เรยน อางถง สงทสงมาดวย 4) การแบงค า ตดค า ใหค านงถงความเหมาะสม ไมควรตดค าสมาส ค าสนธ

3. การพมพหนาตอ หากหนงสอมเนอหายาวและจ าเปนตองพมพตอในกระดาษหนาถดไป ใหพมพเครองหมาย

ทบ ( / ) ตามดวยขอความในหนาถดไป แลวตามดวยจด ๓ จด ( ... ) ทมมลางขวาของทายกระดาษ ทงน ขอความในหนาถดไปควรมไมนอยกวา ๒ บรรทด กอนพมพค าลงทาย และใสเลขหนาไวทกงกลางหนากระดาษ โดยใสเครองหมายยตภงค ( - ) เวนวรรค 1 เคาะหนาและหลงตวเลขการใชค าในหนงสอราชการ

๒๒

ตวอยาง

การใชค าในหนงสอราชการ

ในการเขยนหน งสอราชการควรใชค ามาตรฐานท บญญ ต ตามพจนานกรม ฉบบราชบณฑตยสถาน พทธศกราช ๒๕54 โดยใชค าทเปนภาษาเขยน ภาษาราชการ เปนหลก ไมใชภาษาพด ภาษาโบราณ ภาษาของสอมวลชน ฯลฯ ซงเปนภาษานอกแบบ ทงน จากการศกษามการใชค าทเปนภาษาราชการหรอค าทควรใชในหนงสอราชการ

1) การใชค าใหเหมาะสม 1.1) ค าสรรพนาม ควรใช ผม กระผม ดฉน 1.2) การใชค าบพบท “เชน” ใชยกตวอยางค าตาง ๆ ทมความหมายใกลเคยงกน

แลวลงทายดวย ฯลฯ หรอ เปนตน “อาท” ยกมาเฉพาะทส าคญหรอล าดบตน ๆ ไมตองใช ฯลฯ เพราะทส าคญมเพยง

เทานน และไมใชค าวา อาทเชน เพราะค าวา อาท และ เชน มความหมายเดยวกน คอ การยกตว อยางจงไมควรใชค าทงสองค าน ซอนกน

๒๓

1.3) ค าทมกใชผดไดแกค าวา “จะ ไป มา” “จะ” ใชได ทวไป เปนภาษาราชการ ท ใชไดเสมอ“ไป - มา” มกใชสลบกน การใชค านควรค านงถงผรบหนงสอเปนส าคญ ควรใช “จงขอเชญไปเปนวทยากร” เพราะผรบหนงสอ ยอมคดวาตนเดนทางไป หรอ “ขอสงผแทนมารวมประชม” เพราะผรบหนงสอซงเปนผจดประชมยอมคดวาจะมผมารวมประชม

ตาราง 3 ค าทควรใช และค าทไมควรใชในการเขยนหนงสอราชการ

ค าควรใช ค าทไมควรใช เหตผล แจง บอก เปนภาษาพด

สนบสนน หนนหลง เปนภาษาพด

งบประมาณ เงน เปนภาษาพด

หาก จก เปนภาษาโบราณ เปนค าหนก

จะ ถา เปนภาษาพด

ประกอบ กอปร เปนภาษาโบราณ

เชญไป (เปนวทยากร) เชญมา (เปนวทยากร) ตองค านงถงผรบเปนส าคญ

ประสงค ใคร ตองการ (มความ) เปนค าไมสภาพ

ตรวจสอบ ตรวจด เปนภาษาพด

ด าเนนการ ท า เปนภาษาพด

ประสานงานไปยง ตดตอไปยง เปนภาษาพด

เครอขาย รวมกลม เปนภาษาพด

เหนวา (เชญวทยากร) พจารณาแลวเหนวา ใชค าไมเหมาะสม

ขณะน เวลาน เปนภาษาพด

ขอเรยนเชญ เชญ ใชค าหวน, สนเกนไป กกขง (คน) กกกน (คน) ใชค าผดความหมาย

ขอรบการสนบสนน ขอยม เปนภาษาพด ทดรองจาย ทดลองจาย เขยนสะกดผด กรมเหนวา ทางกรมเหนวา ใชค าฟมเฟอย

สงอน สงใด อะไร เปนภาษาพด

ได หรอ ไม ไดไหม เปนภาษาพด

เชนใด ประการใด อยางไร เปนภาษาพด

เพราะอะไร เหตใด ท าไม เปนภาษาพด

ขณะน บดน เดยวน เปนภาษาพด

อนเคราะห ชวย เปนภาษาพด

มได หาไดไม มอาจ...ได ไมได เปนภาษาพด

ในการน ในกรณน ในเรองน เปนภาษาพด

เรอง (กรณ) ดงกลาว เรองนน เปนภาษาพด

๒๔

ค าควรใช ค าทไมควรใช เหตผล มชอบ ไมสมควร ไมด เปนภาษาพด

เชนเดยวกน เหมอนกน เปนภาษาพด

ขอเชญไป ขอเชญมา เปนภาษาพด

ยงไมด าเนนการแตอยางใด ยงไมไดท าเลย เปนภาษาพด

แลวเสรจ เรยบรอยแลว เสรจแลว เปนภาษาพด

2) การใชเครองหมาย 2.1) อญประกาศ (เครองหมายค าพด “...”) ใชเมอตองการคดลอกขอความ

มากลาวหรอเนนชอเฉพาะ ขอความส าคญ เชน ตามมาตรา...... ระบวา “......” 2.2) การใชเครองหมายยตภงค ( - ) ใชเขยนไวทสดบรรทด เพอตอพยางค หรอ

ค าสมาส ซงจ าเปนตองเขยนแยกบรรทดกน เนองจากมาอยตรงสดบรรทดและไมมทพอจะบรรจ ค าเตม ไดหมายความวา ค าทมหลายพยางค เมอจ าเปนตองเขยนแยก บรรทดกน ใหใสเครองหมายยตภงคคน ระหวางพยางค แตทงนตองดวาพยางคนน ๆ มความหมายสมบรณ ในตวหรอไม ถาไมมความหมายสมบรณในตว จะตองใสเครองหมายยตภงค และค าทแยกกนจะตองแยกใหถกภาษาดวย

ประโยคในหนงสอราชการและหนงสอโตตอบทวไป

ประโยคในหนงสอราชการและหนงสอโตตอบทวไป ควรมลกษณะส าคญ ดงน ๑) ประโยคสน ไมใชค าเชอมมาก ควรใชประโยคความเดยวมากกวาประโยค

ความซอนหรอประโยคความรวม ความยาวของแตละประโยคไมควรเกน ๑ บรรทด ไมใชค าฟมเฟอย ซาซากทท าใหประโยคยาวโดยใชเหต

๒) ประโยคบอกเลา แมเปนค าถามกสามารถดดแปลงได เชน ขอหารอวาสมควรปฏบตประการใด ไมควรใชประโยคค าถามโดยตรงวา ท าไดไหม

๓) ประโยคชดเจน มความหมายเดยว ไมคลมเครอ อานแลวเขาใจทนทโดยไมตอง อานทวนหรอตความ

๔) ประโยคสละสลวย แมภาษาราชการจะเนนความชดเจน ตรงไปตรงมา แตกควรมความสภาพ สละสลวย นาอาน และนาปฏบต ผอานไมรสกทางลบ โดยเฉพาะหนงสอตกเตอนก าชบ ควรใชประโยคทสภาพเสมอ

๒๕

รปแบบการพมพหนงสอราชการ

1. หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการท เปนแบบพธโดยใชกระดาษตราครฑ เปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทมถงบคคลภายนอก

๑) ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเรองตามทก าหนดไว แลวทบดวยเลขทะเบยนหนงสอสง (เลขทะเบยนเรมตนทกปปฏทน)

๒) สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการ สถานทราชการ หรอ คณะกรรมการซงเปนเจาของหนงสอนน และลงทตงไวดวย ซงสวนราชการเจาของหนงสอตอง สอดคลองกบผลงนามหนงสอ

๓) วน เดอน ป ใหลงเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชท ออกหนงสอ (ไมตองแสดงพยญชนะ พ.ศ.)

๔) เรอง ใหลงเรองยอท เปนใจความสนท สดของหน งสอฉบบนน ในกรณ ทเปนหนงสอตอเนองใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม

๕) ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามรายการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทายทก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ แลวลง ต าแหนงของผทหนงสอนนมถงหรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบต าแหนงหนาท

๖) อางถง (ถาม) ใหอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนเฉพาะหนงสอทสวนราชการผรบหนงสอไดรบมากอนแลว จะจากสวนราชการใดกตาม โดยเรยงล าดบ ดงน ชอสวนราชการเจาของ หนงสอชนความลบ(ถาม) ชนความเรว (ถาม) เลขทหนงสอ และวนท เดอน ป ของหนงสอนน

๗) สงทสงมาดวย (ถาม) ใหลงชอสงของ เอกสาร หรอบรรณสารทสงไปพรอมกบหนงสอนน หากมหลายชดใหระบจ านวนชดไวดวย (กรณมสงทสงมาดวยตงแต ๒ หวขอขนไป ในเนอหาของหนงสอจะตองบอกสงทสงมาดวยทงหมด เชน รายละเอยดตามสงทสงมาดวย ๑ และ ๒

ในกรณทไมสามารถสงไปในซองเดยวกนไดใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด

๘) ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงค

หลายประการใหแยกเปนขอ ๆ

๙) ค าลงทาย ใหใชค าลงทายตามฐานะของผรบหนงสอ ตามตารางการใชค า ขนตนสรรพนาม และค าลงทาย ทก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

๑๐) ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอ และใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

๑๑) ต าแหนง ใหลงต าแหนงของเจาของหนงสอ (ต าแหนงของผลงลายมอชอตองสอดคลองกบสวนราชการเจาของหนงสอ)

๒๖

๑๒) สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงาน ทออกหนงสอ

- สวนราชการทออกหนงสออยระดบกระทรวงหรอทบวง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและระดบกอง

- สวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง

เพยงระดบกองและหนวยงานทรบผดชอบ

๑๓) โทร. ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานทออกหนงสอ

๑๔) โทรสาร ใหลงหมายเลขโทรสารของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอตอจากหมายเลขโทรศพท

๑๕) ไปรษณยอเลกทรอนกส (ถาม) ใหระบไปรษณยอเลกทรอนกสทใชในการรบ สงขอมลขาวสารอเลกทรอนกส

๒๗

๒๘

2. หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการท เปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรมหรอจงหวดเดยวกน ใชกระดาษบนทกขอความ

๑) สวนราชการ ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอโดยมรายละเอยดพอสมควร ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมขนไป ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบต ากวากรมลงมา ใหลงชอ สวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกองและสวนราชการเจาของเรอง พรอมทงหมายเลขโทรศพท

๒) ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเรอง ตามทก าหนดไวทบเลขทะเบยนหนงสอสง

๓) วน เดอน ป ใหลงเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ

๔) เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณท เปนหนงสอ ตอเนองใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม (กรณเรองม ๒ บรรทด ๆ ท ๒ ไมมเสน)

๕) ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามรายการใชค าขนตนสรรพนาม และค าลงทายทก าหนด แลวลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคล ไมเกยวกบต าแหนงหนาท

๖) ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ ในกรณทมการอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนหรอมสงทสงมาดวย ใหระบไวในขอน

๗) ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอ และใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

๘) ต าแหนง ใหลงต าแหนงของเจาของหนงสอ ในกรณทกระทรวง หรอ กรม

๒๙

๓๐

3. หนงสอประทบตรา คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกองหรอผทไดรบมอบหมายจาก หวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอยอก ากบตรา

๑) ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรอง ตามทก าหนดไว ๒) ถง ใหลงชอสวนราชการ หนวยงาน หรอบคคลทหนงสอนนมถง ๓) ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย ๔) ชอสวนราชการทสงหนงสอออก ใหลงชอสวนราชการทสงหนงสอออก ๕) ตราชอสวนราชการ ใหประทบตราชอสวนราชการดวยหมกแดง และใหผรบผดชอบ

ลงลายมอชอยอก ากบตรา ๖) วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออก

หนงสอ ๗) สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ ๘) โทรศพท ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออก

หนงสอ ๙) โทรสาร ใหลงหมายเลขโทรสารของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออก

หนงสอตอจากหมายเลขโทรศพท ๑๐) ไปรษณยอเลกทรอนกส (ถาม ) ใหระบไปรษณยอเลกทรอนกสท ใชในการรบ

สงขอมลขาวสารอเลกทรอนกส

๓๑

๓๒

4. ค าสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย

๑) ค าสง ใหลงชอสวนราชการ หรอต าแหนงของผมอ านาจทออกค าสง

๒) ท ใหลงเลขททออกค าสง โดยเรมฉบบแรกจากเลข ๑ เรยงเปนล าดบไปจนสนปปฏทนทบเลขปพทธศกราชทออกค าสง (ไมตองใสค าวา พ.ศ.)

๓) เรอง ใหลงชอเรองทออกค าสง

๔) ขอความ ใหอางเหตทออกค าสง และอางถงอ านาจทใหออกค าสง (ถาม) ไวดวยแลวจงลงขอความทสง และวนใชบงคบ

๕) สง ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ขอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกค าสง

๖) ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกค าสง และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

๗) ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกค าสง

๓๓

๓๔

5. ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอ านาจของกฎหมายหรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า

๑) ระเบยบ ใหลงชอสวนราชการทออกระเบยบ

๒) วาดวย ใหลงชอของระเบยบ

๓) ฉบบท ถาเปนระเบยบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปนระเบยบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปน ฉบบท ๒ และทถด ๆ ไปตามล าดบ

๔) พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ

๕) ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงถงความมงหมายทตองออกระเบยบและอางถงกฎหมายทใหอ านาจออกระเบยบ (ถาม)

๖) ขอ ใหเรยงขอความทจะใชเปนระเบยบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปนชอระเบยบ ขอ ๒ เปนวนใช บงคบก าหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการ ระเบยบใดถามมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑

๗) ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราช ทออกระเบยบ

๘) ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกระเบยบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใต ลายมอชอ

๙) ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกระเบยบ

๓๕

๓๖

6. ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทก าหนดใหใชโดยอาศยอ านาจของกฎหมายทบญญตใหกระท าได ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท ๖ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๑) ขอบงคบ ใหลงชอสวนราชการทออกขอบงคบ

๒) วาดวย ใหลงชอของขอบงคบ

๓) ฉบบท ถาเปนขอบงคบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปนขอบงคบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปนฉบบท ๒ และทถด ๆ ไปตามล าดบ

๔) พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ

๕) ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบและอางถงกฎหมายทใหอ านาจออกขอบงคบ

๖) ขอ ใหเรยงขอความทจะใชบงคบเปนขอ ๆ โดยให ขอ ๑ เปนชอขอบงคบ ขอ ๒ เปนวนใชบงคบก าหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการ ขอบงคบใด ถามมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑

๗) ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราช ทออกขอบงคบ

๘) ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกขอบงคบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

๙) ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกขอบงคบ

๓๗

๓๘

7. ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบ หรอแนะแนวทางปฏบต

๑) ประกาศ ใหลงชอสวนราชการทออกประกาศ

๒) เรอง ใหลงชอเรองทประกาศ

๓) ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกประกาศและขอความทประกาศ

๔) ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราช ทออกประกาศ

๕) ลงชอ ใหลงลายมอชอออกประกาศ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใต ลายมอชอ

๖) ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกประกาศในกรณทกฎหมายก าหนดใหท าเปนแจงความใหเปลยนค าวาประกาศ เปนแจงความ

๓๙

๔๐

8. แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอท าความเขาใจในกจการของทางราชการ หรอเหตการณหรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน

๑) แถลงการณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ ๒) เรอง ใหลงชอเรองทออกแถลงการณ ๓) ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกแถลงการณหลายฉบบในเรองเดยวทตอเนองกนใหลงฉบบ

ทเรยงตามล าดบไวดวย ๔) ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกแถลงการณและขอความทแถลงการณ ๕) สวนราชการทออกแถลงการณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ ๖) วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออก

แถลงการณ

๔๑

๔๒

9. ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ ๑) ขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว ๒) เรอง ใหลงชอเรองทออกขาว ๓) ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกขาวหลายฉบบในเรองเดยวทตอเนองกน ใหลงฉบบทเรยง

ตามล าดบไวดวย ๔) ขอความ ใหลงรายละเอยดเกยวกบเรองของขาว ๕) สวนราชการทออกขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว ๖) วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกข

าวคอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ

๔๓

๔๔

10. รบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแก บคคล นตบคคล หรอ หนวยงานเพอวตถประสงคอยางหนงอยางใดใหปรากฏแกบคคลโดยทวไปไมจ าเพาะเจาะจง

๑) เลขท ใหลงเลขทของหนงสอรบรองโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข ท ๑ เรยงเปนล าดบไปจนถงสนปปฏทนทบเลขปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง หรอลงเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอกอยางหนงอยางใด

๒) สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการซงเปนเจาของหนงสอนนและ จะลงสถานทตงของสวนราชการเจาของหนงสอดวยกได

๓) ขอความ ใหลงขอความขนตนวา หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา แลวตอดวยชอบคคล นตบคคลหรอหนวยงานททางราชการรบรองในกรณเปนบคคลใหพมพชอเตมโดยมค าน าหนานาม ชอ นามสกล ต าแหนงหนาท และสงกดหนวยงานทผนนท างานอยอยางชดแจง แลวจงลงขอความ ทรบรอง

๔) ใหไว ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง

๕) ลงชอ ใหลงลายมอชอหวหนาสวนราชการผออกหนงสอหรอ ผทไดรบมอบหมายและพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

๖) ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผลงลายมอชอในหนงสอ ๗) รปถายและลายมอชอผไดรบการรบรอง ในกรณทการรบรองเปนเรองส าคญทออกใหแก

บคคลใหตดรปถายของผทไดรบการรบรอง ขนาด ๔ x ๖ เซนตเมตร หนาตรง ไมสวมหมวก ประทบตราชอสวนราชการทออกหนงสอบนขอบลางดานขวาของรปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษ และใหผนนลงลายมอชอไวใตรปถาย พรอมทงพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอดวย

๔๕

๔๖

11. บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบต ากวาสวนราชการระดบกรม ตดตอกนในการปฏบตราชการ โดยปกตใหใชกระดาษบนทกขอความและใหมหวขอดงตอไปน

๑) ชอต าแหนงทบนทกถง โดยใชค าขนตนตามทก าหนดไว ๒) สาระส าคญของเรอง ใหลงใจความของเรองทบนทก ถามเอกสารประกอบกใหระบ

ไวดวย ๓) ชอและต าแหนง ใหลงลายมอชอและต าแหนงของผบนทก และในกรณทไมใชกระดาษ

บนทกขอความใหลงวนเดอนปทบนทกไวดวยการบนทกตอเนอง โดยปกตใหผบนทกระบค าขนตนใจความบนทก และลงชอเชนเดยวกบทไดกลาวไวขางตน และใหลงวน เดอน ป ก ากบใตลายมอชอ ผบนทก หากไมมความเหนใดเพมเตมใหลงชอและวน เดอน ป ก ากบเทานน

12. หนงสออน คอ หนงสอ หรอ เอกสารอนใดทเกดขน เนองจากการปฏบตงานของ เจาหนาท เพอเปนหลกฐานในทางราชการ ซงรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพดวย หรอหนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาทและเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลวมรปแบบตามทกระทรวงทบวงกรมจะก าหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหท าตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวนและสอบสวน และค ารอง เปนตน

13. รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชมและมตของทประชมไวเปนหลกฐาน

๑) รายงานการประชม ใหลงชอคณะทประชมหรอชอการประชมนน ๒) ครงท ใหลงครงทประชม เชน ครงท ๕/๒๕๔๘ ๓) เมอ ใหลงวนเดอนปทประชม เชน วนจนทรท ๕ กรกฎาคม ๒๕๔๘ ๔) ณ ใหลงสถานททประชม ๕) ผมาประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะทประชมซงมาประชม

ในครงนน ในกรณทมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทน และลงวามาประชมแทนผใดหรอ ต าแหนงใด หรอเปนผแทนหนวยงานใด

๖) ผไมมาประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงมไดมาประชมพรอมทงเหตผล

๗) ผเขารวมประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชม ซงไดเขารวมประชม พรอมหนวยงานทสงกด (ถาม)

๘) เรมประชมเวลา ใหลงเวลาทเรมประชม ๙) ขอความ ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตเรมตนดวยประธานกลาวเปดประชมและ

เรองทประชมกบมตหรอขอสรปของทประชมในแตละเรองตามล าดบ ๑๐) เลกประชมเวลา ใหลงเวลาทเลกประชม

๔๗

๑๑) ผจดรายงานการประชม ใหลายมอชอผจดรายงานการประชมครงนน ซงปกตจะเปน

เลขานการหรอผทไดรบมอบหมายจากเลขานการ ๑๒) ผตรวจรายงานการประชม ใหลงลายมอชอผตรวจรายงานการประชมครงนนซงปกต

จะเปนประธานทประชม หรอผทไดรบมอบหมายจากประธาน

๔๘

บรรณานกรม

กลอยใจ โสภณปาล. (2542). การเขยนเชงธรกจ. กรงเทพฯ : โครงการต าราวอชาการราชภฏ เฉลมพระเกยรตเนองในวโรกาสพระบาทสมเดจพระเจาอยหวทรงเจรญพระชนมพรรษา ครบ 60 รอบ สถาบนราชภฏบานสมเดจ

ธระพล อรณะกสกร และคณะ. (2526). ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบบแกไขเพมเตม พ.ศ. 2548. กรงเทพฯ: วญญชน.

พชญาณ เชงคร. (2561). การเขยนหนงสอราชการ. การอบรมหลกสตรการปฏบตงานสารบรรณ ภาครฐและการเขยนหนงสอราชการเชงบรณาการ รนท 3. กรงเทพฯ : มหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาธนบร

ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548. (2548, 23 กนยายน). ราชกจจานเบกษา. เลม 122 ตอนพเศษ 99 ง. หนา 1-70.

ส านกงานปลดกระทรวงเกษตรและสหกรณ. (มปพ.) เทคนคการเขยนหนงสอราชการ. Retrieved from: https://www.opsmoac.go.th/km-km_org_center-files- 391991791808

ส านกงานปลดกระทรวงวฒนธรรม. (2561). คมอการเขยนหนงสอราชการ. กรงเทพฯ : กระทรวงวฒนธรรม.

ภาคผนวก

50

ภาคผนวก ก. ประวตผจดท า

51

ชอ - สกล นางภทรวด จตคต วนเดอนปเกด 02 มนาคม 2526 สถานทเกด อ าเภอพยคฆภมพสย จงหวดมหาสามรคาม ทอยปจจบน 69 หมท 1 ต าบลนครชม อ าเภอเมอง

จงหวดก าแพงเพชร 62000 โทร 082-4493-822

สถานทท างาน มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร 69 หมท 1 ต าบลนครชม อ าเภอเมอง จงหวดก าแพงเพชร 62000 ประวตการศกษา 2552 ปรญญาตรศลปศาสตรบณฑต (รฐศาสตร) คณะรฐศาสตร มหาวทยาลยรามค าแหง 2560 ปรญญาโทบรหารธรกจมหาบณฑต (บรหารธรกจ) คณะบรหารธรกจ มหาวทยาลยรามค าแหง

52

ภาคผนวก ข. ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

ฉบบแกไขเพมเตม พ.ศ. 2548 และ ฉบบแกไขเพมเตม พ.ศ. 2560