webinar - optimiza tu correo electrónico

Optimiza tu correo

Que tus envío siempre lleguen

Optimizar tu correo

Imagen Corporativa

Configurar tu cuenta en TODOS tus dispositivos

No perder oportunidades @

Exchange

POP / IMAP

Configuración

Alias / Redirecciones

Grupos de contactos

Reglas

Firma corporativa

SPF / DKIM

El correo electrónico, es una herramienta imprescindible tanto en nuestro entorno laboral, como en

nuestra vida personal.

• Arsys gestiona 1,4 millones de cuentas de correo.

• Entre estas cuentas, son entregados 16 millones de mensajes legítimos al día.

• En EEUU, se gasta un promedio de 13 horas a la semana sólo en revisar el correo.

• El porcentaje de spam en el flujo de correo mundial en 2014 fue del 66,76%.

El volumen de mensajes que recibimos es tan grande, que es imprescindible que podamos elegir qué

información queremos recibir y con qué nivel de importancia.

El objetivo de este webinar es explicar cómo configurar nuestras cuentas de correo de forma

optimizada, organizada y reduciendo la cantidad de correo no deseado, para que ganemos un

tiempo valioso y podamos invertirlo en otras actividades.

Introducción y objetivos

Da información en

tiempo real a nuestros

clientes.• Hemos recibido tu email

• estamos trabajando ya en

resolver tu caso

• si es urgente, llámanos al

Tfno. xxx xxx… etc.

Eficiencia en la gestión

• El dominio. La importancia de tener nuestro propio dominio que

nos identifica: cuenta@miempresa.com en lugar de

“limpiezas_gonzalez77@correogratuito.com”

- Nuestra empresa es importante en el sector y tienen nombre propio

mis correos también.

- Aumentar visitas. Si tenemos emails @miempresa.com, podemos

conseguir mayor volumen de visitas y por lo tanto más ventas.

- Centrarnos en el target objetivo. Ej. Si nuestra empresa se centra

en un mercado sectorizado territorialmente, es más cercano usar el

dominio .eus para el País Vasco, .cat para Cataluña.

• El nombre del buzón:

• Daniel@empresa.com o dgonzalez@empresa.com? Dependerá de

nuestro tipo de cliente, la cercanía que queramos transmitir, etc.

• Importancia de tener un criterio unificado: todos los empleados

con el mismo criterio.

• Importancia de cuentas genéricas: “soporte”, “info”…

Una buena dirección de correo

Crea tus cuentas de correo @tudominio

Es muy sencillo, desde el Panel de Control de tu

hosting

Correo Buzones

Sólo debes introducir dos campos:

• Email que deseas crear, info@..

• Contraseña. A-Z/0-9; hasta 12caracteres;

mayúsculas y minúsculas

¿POP o IMAP?

POP

Ventajas:

- Descarga correo en el ordenador.

- Permite la revisión sin conexión a Internet.

- Dispones de copia de seguridad en tu

equipo.

Dependerá de nuestras necesidades

Desventajas:

- Permite una única conexión simultánea.

- Ocupa espacio en tu dispositivo.

¿POP O IMAP?

IMAP

Ventajas:

- Sincroniza todas las bandejas de tu buzón.

- Permite múltiples conexiones.

- La información está en el servidor, por lo que no ocupa espacio en tu dispositivo.

- Nuestro Webmail, es una acceso IMAP. Es tu gestor de correo online, siempre disponible desde

cualquier navegador y desde cualquier país. Cada modificación realizada en él, se verá reflejada

en todos tus dispositivos ( Portátiles, Tablet, Phone) donde tengas configurada la cuenta como

IMAP.

Desventajas:

- Requiere conexión a Internet continua.

Nota: Recientemente desde Arsys hemos duplicado el espacio por cada buzón. Ahora dispones de 6 GB de almacenamiento, para

poder acceder a tu cuenta desde cualquier dispositivo, PC, móvil o tablet y tener toda la información a tu alcance. Pero si

necesitas aún más espacio, siempre podrás ampliarlo.

CONFIGURA TODOS TUS DISPOSTIVOS MÓVILES CON ESTE PROTOCOLO

Configurar tu cuenta en TODOS tus dispositivos

AUTÓMATICA

Con nuestro servicio de correo, puedes configurar tus

dispositivos de forma automática. Sólo tienes que introducir

tu dirección de correo y contraseña, con la entrada de

DNSque tienes creada en tu Panel de Control:

MANUAL

con los siguientes datos:

Dirección: cuenta@dominio.com

Servidor de correo entrante: mail.dominio.com

Servidor de correo saliente: smtp. dominio.com

Usuario: Utiliza tu dirección: cuenta@dominio.com

Y la contraseña del buzón.

Puertos de recepción: POP 110, IMAP 143

Puertos de envío: 25 o 587

Microsoft Outlook

Vamos a Archivo Información Configuración

de la cuenta Pulsamos en Nuevo

Y en Configurar

manualmente

Microsoft Outlook

Elegimos “Correo electrónico de

Internet”

Rellenamos los campos con la configuración de tu cuenta de

correo y pulsamos el botón “Más configuraciones”

Vamos a la pestaña “Servidor“ y activamos la casilla

que se muestra

Windows Live Mail

Pulsamos en el icono principal Opciones Cuentas de

correo electrónico

Botón Agregar

Elegimos Cuenta de correo

electrónico

Windows Live Mail

Introducimos nuestra dirección, contraseña y Nombre, y

pulsamos Definir manualmente la configuración del servidor.

Rellenamos los datos de la cuenta, y

marcamos la casilla, Requiere autenticación

Thunderbird

Pulsamos en Correo electrónico Introducimos los datos y pulsamos Continuar

Rellenamos todos los datos y pulsamos

Hecho.

Mail de Mac

Al añadir una cuenta, seleccionamos

“Añadir otra cuenta de correo….”

Rellenamos los datos

Al configurar la cuenta como POP, el puerto es el 110Introducimos el servidor, el buzón y la contraseña

Mail de Mac

Pulsamos en Mostrar certificado para el servidor entrante Añadimos como seguro el certificado serviciodecorreo.es

Introducimos los datos del servidor de

correo de salida Lo añadimos tambiénMostrar certificado para el

servidor saliente

Android

Introducimos la cuenta

y la contraseña.

Seleccionamos el tipo

de cuenta. En este caso

IMAP.

Rellenamos los datos

entrantes.

Rellenamos los datos

salientes.

Windows Phone

Iphone / Ipad

Pulsamos en cuenta Rellenamos los datos

entrantes

Rellenamos los datos

salientes

Accede a tu correo sin Configurar un programa

Servicio de correo - Webmail

Tu correo, disponible:

• Las 24 horas del día

• Desde cualquier país

• Desde cualquier dispositivo ( Móvil, iPad, PC, Mac..)

¿Cómo accedo al Webmail?

• Simplemente deberás introducir en un navegador la siguiente dirección:

https://serviciodecorreo.es

Al acceder por HTTPS, el envío de información se realizará de forma segura y encriptada.

Este gestor, se conecta por el protocolo IMAP, por lo que no interferirá en conexiones con otros dispositivos, y si un

mensaje lo marcas como leído, o lo borras, se sincronizará en el servidor, y tu móvil o tablet conectados por IMAP,

verán dicho mensaje leído o borrado.

Minimiza el spam y los virus

¿Cómo minimizar el spam?

Sólo tendrás que activar desde tu Panel de Control, nuestro Filtro Kaspersky. El spam desaparecerá de

tu Bandeja de entrada de forma automática.

¿Qué ganamos eliminado el spam de nuestra bandeja?

• Evitamos peligro virus – malware ( no abrimos correos sospechosos por error)

• Aumentamos nuestra eficiencia. Dedicamos el tiempo a los correos importantes

Organiza tus correos por temáticas, clientes asuntos…

Puedes crear carpetas personalizadas para tus mensajes entrantes y tus emails se clasificarán de forma

automática.

¿Qué pasos hay que realizar para realizar esta organización?

Muy sencillo, todo lo puedes hacer desde tu Webmail, en el apartado Configuración Filtros.

Dispara tu productividad: respuestas automáticas

Mensaje automático: Tus clientes siempre estarán informados de que has recibido su mensaje y del tiempo de

espera aproximado de respuesta. Cuando recibas un correo, automáticamente se enviará un mensaje con la

información que tu indiques.

Mensaje de vacaciones: Si te vas de vacaciones, tus compañeros o clientes, podrán tener información útil. Qué no

estás disponible en estos momento, fecha de vuelta, con quién deben contactar durante tus vacaciones…etc

Mensaje de cambios organizativos: Si una cuenta de correo va a dejar de estar disponible, podrás enviar un

mensaje con la dirección de correo nueva de contacto.

Optimiza tus envíos recurrentes

Grupos de destinatarios: Envía tus mensajes mas rápidamente. En el apartado Contactos, puedes crear grupos,

y añadir en ellos direcciones. Cuando envíes un mensaje, en el remitente introduce el nombre del grupo, y se

enviará a todas las direcciones incluidas en él. De esta forma, sólo deberás escribir el nombre del grupo en lugar

del de todos los destinatarios.

Mejora tu imagen personalizando la Firma

- Marca: Haz que tus clientes recuerden tu logo y así

recordarán tu empresa.

- Puedes incorporar información relevante e incluir vínculos

a ofertas, tu web, redes sociales, textos legales, avisos de

confidencialidad...

- Homogeneidad: Se logra que los emails de todos los

empleados transmitan la misma información y así contribuir

a la marca.

Alias

Un alias de correo es una variedad de redireccionamiento de una cuenta de correo a otra. Su

principal característica es que la cuenta alias no necesariamente debe existir.

Puedes crear una cuenta por cada servicio de tu negocio, pero con la facilidad de trabajar con un

único buzón de correo.

Redirecciones de correo

Desde nuestro Panel de Control, puedes crear una redirección a una cuenta de correo externa, para

tener copia en otro buzón.

Todos los comerciales reciben los correos de comercial@miempresa.com

O desde Webmail, reenviar todos los mensajes, o los que contengan cierta información, a otro buzón.

Que mis envíos siempre lleguen

SPF

- Podrás usar un Wizard para crearla:

http://www.microsoft.com/mscorp/safety/content/technologies/senderid/wiz

ard/default.aspx

- O con tu propia sintaxis:

http://www.openspf.org/SPF_Record_Syntax

SPF son las siglas de Sender Policy Framework, una protección contra las falsificaciones de correos

electrónicos.

dominio.com tipo TXT valor v=spf1 ip4:217.76.132.238 mx:smtp-01.servidoresdns.net ~all

En tu Panel de Control, dirígete a DNS Añadir entrada DNS y podrás crearla

Que mis envíos siempre lleguen

DKIMEs un mecanismo que sirve para que un mensaje sea validado por el destinatario,

comprobando el origen del mismo, en las cabeceras del email.

dominio.com tipo TXT valor v=DKIM1; g=*; k=rsa; p=DSG48489ES489sdfe894SD64Fd5f48ER54di

Consta de:

- Una clave pública, que se añadirá a las entradas dns de tu dominio.

- Una clave privada que se añadirá en la cabeceras de los

mensajes que envíes.

El receptor del mensaje, comparará estas dos claves para

validar tu mensaje.

Esta entrada se crea de la misma forma que la SPF, dentro de

tu Panel de Control Añadir entrada DNS.

Conseguir que mis correo sean leídos

Asunto descriptivo e interesante. Facilita la lectura, clasificación y constituye una norma de cortesía. Utiliza las mayúsculas y minúsculas

correctamente.

No utilices fondos en tus mensajesTus mensajes “pesaran” más y pueden provocar problemas de recepción en el destinatario (filtrado por el sistema

antivirus-antispam).

Equilibra contenido e imágenes. Incluir documentos de gran tamaño, imágenes o vídeos pueden hacer tu mensaje tan pesado que genere overquota

o ser tomado como spam por los servidores destinatarios.

Para envíos masivos, utiliza herramientas especializadasEstas herramientas (como Email Marketing http://www.arsys.es/marketing/email) disponen de formularios de

suscripción, plantillas, herramientas para conocer si un mensaje se ha abierto o no, o si se ha pulsado en sus

enlaces, formularios de “unsuscribe”, para que tus mensajes sólo sean recibidos por los destinatarios que los

esperan, podrás programar tus envíos…

Evitar enviar publicidad no deseada. Consigue la autorización, habla de lo que les interesa, segmenta…

Revisa los destinatarios de tus listados.Evitando direcciones erróneas, aumentas la efectividad de tus envíos.

No perder oportunidades: Cuenta NOBODY

Crea un buzón

nobody@dominio.com

Recibirás todos los mensajes

enviados a tu dominio, cuando

tu cliente haya escrito de

forma incorrecta la dirección.

EXCHANGE: Plataforma híbrida de arsys

- La plataforma de Correo de arsys es la única capaz

de ofrecer desde España un servicio de correo

híbrido, que permite crear y disponer para el

mismo dominio de buzones Estándar o Exchange

y convertirlos en uno u otro de forma automática

desde el panel de control.

- Esta posibilidad permite encontrar el balance

perfecto entre la máxima funcionalidad y

colaboratividad que ofrece Exchange y el mínimo

coste del correo Estándar, de manera que se

puede en cualquier momento, dotar de

funcionalidad Exchange a los buzones que lo

necesiten, sin que para ello sea necesario que

todos los demás buzones también incrementen su

coste.

EXCHANGE

- Libreta de direcciones: Crea y gestiona agendas para

compartir con tu grupo de trabajo.

- Tus proyectos online: Podrás compartir documentos con tus

compañeros de trabajo y todos tendréis capacidad de

editarlos, sin necesidad de estar en la oficina, con la

seguridad que ofrece la plataforma.

- Correo híbrido: Puedes tener bajo el mismo dominio

cuentas Estándar (POP/Imap) y cuentas Exchange.

- Tu correo en cualquier lugar, en todos tus dispositivos.

- OWA(Outlook Web Access): Gestor de correo online, para revisarlo

directamente en un navegador.

- Calendario compartido: Anota citas y organiza reuniones entre

diferentes participantes.

EXCHANGE

OWA: Es como

acceder a Microsoft

Outlook, pero desde

un navegador.

En él podrás gestionar

tanto tu mensajería,

como tus contactos,

tu calendario, tus

carpetas públicas y

todas estas opciones

estarán sincronizadas

desde cualquier

dispositivo en el que

tengas tu cuenta

configurada, como tu

PC, teléfono móvil,

tablet…

Seguimos en contacto

Nos tienes a tu disposición en:

soporte@arsys.es

www.arsys.es

https://twitter.com/arsys

https://www.facebook.com/arsys.es

La presentación está disponible en: http://www.slideshare.net/arsys

http://www.arsys.info/webinars/

https://www.youtube.com/user/Arsys

Algunos manuales en:http://www.arsys.es/ayuda