urp sesion 1 - marco conceptual

1

Diplomado en Dirección de Proyectos

Fundamentos en Dirección de Proyectos

Marco Conceptual en Dirección de Proyectos

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Agenda Objetivos de la sesión Conceptos Marco de referencia para la dirección de proyectos Ciclo de vida del proyecto e influencias de la

organización Procesos de la dirección de proyectos

3

Objetivos de la Sesión

Los objetivos de la presente sesión son: Describir los antecedentes e importancia de la

Dirección o Gerencia de Proyectos Conocer el enfoque integrador de la Dirección de

Proyectos Entender los grupos de procesos de la Dirección de

Proyectos

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Agenda Objetivos de la sesión Conceptos Marco de referencia para la dirección de proyectos Ciclo de vida del proyecto e influencias de la

organización Procesos de la dirección de proyectos

Organización internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales para la gestión de proyectos. Fundada en 1969. Sede Pennsylvania, USASus principales objetivos son:• Formular estándares profesionales en

Dirección de Proyectos.• Generar conocimiento a través de la

investigación.• Promover la Dirección de Proyectos como

profesión a través de sus programas de certificación.

Guía del PMBOK:Project Managment Base of Knowledge.

PMBOK 5ta edición (2012), es el único estándar ANSI (BSR/PMI 99-001-2013) para la gestión de proyectos, asimismo fue aceptado por la IEEE (IEEE 1490-2011).

5

Conceptos

6

Estadísticas del PMI

Conceptos

Fuente: PMI, 2013

Voy a averiguar lo que necesitan y el resto de ustedes ¡comiencen a

programar!

7

Conceptos

El problema

8

La estadística muestra la aplicación de 30,000 proyectos en empresas pequeñas, medianas y grandes en EE.UU evaluadas por The Standish Group desde1994 hasta el 2011.

Fuente: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc., 2011

Conceptos

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Causas de Fracaso de los Proyectos

1. Requerimientos y especificaciones incompletas

2. Cambios en requerimientos y especificaciones

3. Mala estimación alcance, tiempo y costo

4. Falta de respaldo de la Alta Dirección.

5. Falta de recursos.

6. Falsas expectativas.

7. Objetivos no claros.

8. Planificación inadecuada o inexistente

9. Equipo de proyecto sin capacidades y sin motivación

10. Inadecuada identificación de interesados

Conceptos

10

Conceptos

¿Qué es un Proyecto?

Producto, servicio o resultado único

Temporal Elaboración progresiva

+

¡Recordar!Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. (PMBOK 5ta. Edición, 2013)

11

Conceptos

Ejemplos:

Proyecto: Gas de Camisea

Proyecto: Iphone 5S

Proyecto: Tren Eléctrico de Lima

Proyecto: Edificio Multifamiliar MiVivienda

Proyecto: DNI Electrónico

Peruano

12

Conceptos

¿Sus proyectos presentan alguna de las siguientes características?

Terminan después de la fecha prometida.Cuestan más de lo originalmente presupuestado.No cumple con la funcionalidad especificada por el cliente.Existen procesos y técnicas pobremente estandarizados.Rechazo de la alta dirección (no genera valor)Plan de trabajo no incluye tiempo para la gestión del proyecto.Falta de planificación y gestión.

¿En su organización se presenta una o más características la lista?Es hora de aplicar Dirección de Proyectos ...

13

Conceptos

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas; aplicadas a las actividades del proyecto, con la finalidad de cumplir o exceder las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto.

¡Recordar!

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

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Conceptos

¿Por qué Dirección de Proyectos? Los proyectos son inciertos y riesgosos Demoran un tiempo significativo Cuestan mucho dinero Involucran a mucha gente de la organización Están expuestos a cambios inesperados Deben satisfacer a distintos tipos de clientes (stakeholders) Necesitan un balance entre alcance, tiempo, costo, calidad,

recursos y riesgos

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Conceptos

Ventajas para las organizaciones Mejor control financiero, físico y de recursos humanos. Mejora de la relaciones con el cliente. Cortos tiempos de desarrollo. Menores costos. Alta calidad y mejora de la confiabilidad. Altos niveles de márgenes. Mejora de la productividad. Mejora las coordinaciones internas.

16

Conceptos

Ventajas para las personas Provee una fuente de futuros líderes para las empresas Genera una alta visibilidad debido a los resultados en los proyectos Mejora las oportunidades de crecimiento tanto personales como

profesionales Ayuda a construir una reputación personal y red de contactos Desarrolla habilidades y experiencias relacionadas con gestión de

proyectos. Mejora las habilidades blandas: liderazgo, influencia, negociación,

dirección, comunicación, entre otros.

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Restricciones

Los directores de proyectos se refieren a la triple restricción, cuando balancean requerimientos contradictorios o en competencia.La nueva dirección de proyectos exige tener en cuenta 6 restricciones

Alcance

Tiempo

Calidad

Costo

Rie

sgos

Recursos

Conceptos

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Proyectos vs. Operaciones:Ejecutado por personas

Restringido por recursos limitadosPlanificado, ejecutado y controlado

Operaciones:Repetitivas

Permanentes

Proyectos:Únicos

Temporal

Proyectos y Operaciones

Conceptos

19

Conceptos

¿Cómo se interrelacionan los proyectos y operaciones?

20

Conceptos

1

Proyecto: Esfuerzo temporal emprendido para

crear un producto, servicio o resultado

único

2

Programa: Grupo de proyectos

relacionados, gestionados de

manera coordinada para obtener

beneficios y control, no disponibles si se

gestionaran individualmente

3

Portafolio: Grupos de proyectos

o programas, agrupados para

facilitar la gestión y logro de los objetivos

estratégicos

21

Conceptos

Interesados Son personas, grupos u organizaciones

cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecución del proyecto o por el producto del proyecto.

Interesados (Stakeholders) clave en todo proyecto:• El director del proyecto: la persona

responsable de dirigir el proyecto.• Cliente / usuario.• La organización ejecutora.• El patrocinador (Sponsor).• Oficina de Dirección de Proyectos (PMO).

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Conceptos

¿Qué sucede cuando no identificamos a los interesados clave? Proyecto Minero: Caso Conga (Cajamarca)

Análisis de stakeholders

Stakeholder Función PotentialImpacto en el Proyecto

¿Qué espera el proyecto que elStakeholderprovea?

Actitudes percibidas y/o riesgos

Estrategia de gestión con el stakeholder

Responsabilidad

* Juan Pérez Operaráel sistema Diariamentecuando esté enoperación.

Alto * Contribuir a diseñar los procesos y

sistemas

* Realizar Testing

* Preocupado por el incremento de carga laboral.

* Preocupado acerca de la capacitación quetendrán

*Involucrarlos como grupos de usuarios claves

*Apoyar con recursos

adicionales

*Comunicar el programa de capacitación

Gerente de Proyecto

¿Porqué debemos de realizar un análisis de interesados?¿Cuándo debemos de realizar este análisis?

23

Conceptos

24

Conceptos

Interesados en el proyecto

Equipo del Proyecto

Equipo de Direccióndel Proyecto

Gerente de Proyecto

PatrocinadorProyecto

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Oficina de Dirección de Proyectos – PMO (Project Management Office) Usualmente implementada en:

• Estructura organizacional matricial• Estructura organizacional proyectizada

Una PMO puede existir en cualquiera de las estructuras organizacionales.

La función de una PMO en una organización puede ir desde una influencia o consejo, limitada a la recomendación de políticas y procedimientos específicos en proyectos individuales, hasta tener autoridad formal otorgada por la gerencia ejecutiva.

Conceptos

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PMO

B

E

C

D

A

Gestionar recursos

compartidos entre todos los

proyectos

Suministrar metodología, mejores prácticas y

estándares

Coaching, mentoring y supervisión

Coordinar comunicación

entre proyectos

Desarrollar políticas, plantillas y

procedimientos estándares

PMO: Cuerpo organizacional con responsabilidades relacionadas a la gestión centralizada y coordinada de aquellos proyectos bajo su dominioPMO= Oficina de Gestión de Proyectos

Responsabilidades PMO

Conceptos

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Activos de los Procesos de la Organización Abarcan alguno o todos los activos relativos a procesos de alguna o todas las

organizaciones participantes en el proyecto y que pueden usarse para influir en el éxito del proyecto.

• Ejemplos: Planes, políticas procedimientos y lineamientos (formales o informales).

Incluyen bases de conocimiento de la organización como lecciones aprendidas e información histórica.

Pueden dividirse en dos tipos:• Procesos y Procedimientos: Procesos estándar de la organización, política

de calidad, plantillas de riesgos, de red del proyecto, de contratos, etc.• Base corporativa de conocimiento: Base de Datos de medición de

procesos, archivos del proyecto, información histórica, lecciones aprendidas, BD financieras, BD de gestión de problemas, etc.

Conceptos

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Factores Ambientales de la Empresa Son elementos internos y externos que rodean el éxito de un proyecto o

influyen en él. Pueden provenir de cualquiera de las empresas implicadas, pueden influir de manera positiva o negativa sobre el resultado. Son entradas para la mayoría de los procesos.

Entre los factores tenemos: Cultura, estructura, procesos organizacionales, estándares del gobierno y la industria, infraestructura, recursos humanos existentes, administración personal, sistemas de autorización de trabajo de la empresa, condiciones del mercado, tolerancias al riesgo de los stakeholders, clima político, canales de comunicación establecidos, bases de datos comerciales (datos para estimación), sistemas de información de la gestión de proyectos (PMIS).

Conceptos

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Agenda Objetivos de la sesión Conceptos Marco de referencia para la dirección de

proyectos Ciclo de vida del proyecto e influencias de la

organización Procesos de la dirección de proyectos

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Marco de Referencia

¿Cual es el propósito de la guía del PMBOK? El propósito de esta guía radica en identificar un conjunto de

buenas prácticas que pueden tener un impacto considerable en el éxito de un proyecto, promueve un vocabulario común en el ámbito de la profesión de dirección de proyectos.

Proporcionar a través del Código de Conducta una guía con las obligaciones básicas de responsabilidad, respeto, imparcialidad y honestidad que deben cumplir los profesionales de esta área.

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Marco de Referencia

¿Qué significa PMBOK? Es la Guía de los Fundamentos para la Dirección de

Proyectos Versión vigente: PMBOK v5, desde julio 2013 Se actualiza cada 4 años. Es el libro de lectura obligatoria para el examen de

certificación CAPM o PMP Organizado en Áreas de Conocimiento y Grupos de

Procesos

Áreas de experiencia necesarias

Marco de Referencia

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Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación

El equipo de gerencia del proyecto debe considerar el proyecto en sus contextos cultural, social, internacional, político y entorno físico

La administración tiene que ver con planificar, organizar, asignar personal, ejecutar y controlar las operaciones de empresas en marcha.

Habilidades Interpersonales, Comunicación efectiva, Influencia en la organización, Liderazgo, Motivación, Negociación y gestión de conflictos y resolución de problemas

33

Marco de Referencia

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Agenda Objetivos de la sesión Conceptos Marco de referencia para la dirección de proyectos Ciclo de vida del proyecto e influencias de la

organización Procesos de la dirección de proyectos Responsabilidad profesional y ética del PMP

División del Proyecto en fases para un mejor control del proyecto Las fases tendrán enlaces apropiados con las operaciones de la

organización Es una Buena Práctica tener definidos ciclos de vida para

gestionar los proyectos de la organización

Tiempo

Niv

eles

de

Cos

to y

Per

sona

l

Fase Inicial Fases Intermedias

Fase Final

Características:• Costo de los recursos• Nivel de Incertidumbre• Influencia de los

interesados en el producto y costo final (cambios del proyecto)

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Ciclo de vida del proyecto

Tiempo

Niv

eles

de

Cos

to y

Per

sona

l

Fase Conceptual

Fases de Diseño é Ingeniería

Fase Prototipo

Proyecto:Nuevo Escarabajo(New Beetle)

“Tradición e innovación”

Definición:• ¿Qué trabajo técnico hay que realizar en cada fase?• ¿Cuándo y Cómo verificar los entregables?• ¿Quién esta involucrado en cada fase?• ¿Cómo controlar y aprobar cada fase?

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Ciclo de vida del proyecto

37

Ciclo de vida del proyecto

Características de las Fases: Concluye con Entregables (resultado tangible y verificable del

trabajo) Revisión del trabajo (entregables y performance) Criterios de éxito (mediciones usadas para ver si el proyecto

pasa o no a la siguiente fase) En ocasiones una fase subsiguiente se inicia antes de aprobar

los entregables de la fase previa – FAST TRACKING Define el trabajo técnico y los involucrados en cada fase

Relaciones entre el Ciclo de Vida del Proyecto y el Ciclo de vida del Producto

Final

Entradas

Ciclo de vida

del Proyecto

Entregables de la gerencia

del proyecto

Entregable

del proyecto

Inicial Intermedio

Charter

Requerimientos

Especificaciones

Plan Baseline

Avance Aceptación

Aprobación

Entrega al Cliente

Producto

Idea

Producto

s

Actualización

Introducción

CrecimientoMadurez

Declinación

t

Ventas

Recursos

38

Ciclo de vida del proyecto

39

Ciclo de vida del proyecto

Interacciones de los Procesos

Tiempo

Niv

eles

de

Cos

to y

Per

sona

l

Fase Inicial

Fases Intermedias

Fase Final

Procesos de Planificación

Procesos de Ejecución

Procesos de Cierre

Procesos de Inicio

Procesos de Seguimiento y control

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Ciclo de vida del proyecto

Los niveles de costo y personal son bajos al inicio, altos durante las fases intermedias y caen al final.

La capacidad de los interesados de influir en las características finales del producto y el costo del proyecto es mayor al inicio y luego se reduce, esto es debido a los costos de los cambios

41

Ciclo de vida de proyecto vs ciclo de vida de producto

El ciclo de vida del producto consta de fases del producto, por lo general secuenciales y no superpuestas; se determinan por necesidades de fabricación y control de la organización.

Normalmente el ciclo de vida del proyecto está contenido en uno o más ciclos de vida del producto.

Ejemplos: Desarrollo de un nuevo producto Proyecto existente puede beneficiarse de un nuevo proyecto, que le agregar

funciones o características o crear un proyecto para crear un nuevo modelo Llevar a cabo un estudio de viabilidad, realizar una investigación de mercado,

poner en marcha una campaña publicitaria, organizar grupos de opinión, etc.

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Ciclo de vida del producto Características comunes entre proyecto y producto:

Costo de los recursos. Nivel de Incertidumbre. Influencia de los interesados (producto final y costo final/cambios del

proyecto).

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Influencias de la organización

La madurez de la organización con respecto a gerencia de proyectos

Cultura y estilo de la empresa

Estructura organizacional y

La oficina de gerencia de proyectos (PMO)

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Influencias de la organización

Tipos de organizaciones:

Funcional – Jerarquía donde cada empleado tiene un supervisor claramente definido.

Proyectizada – La mayoría de los recursos de la organización están involucrados en proyectos y los Gerentes de Proyecto cuentan con gran autoridad

Mixta o Matricial – Híbrido de las anteriores

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Influencias de la organizaciónDescripción ¿Quién esta a

cargo?Ventajas Desventajas

Funcional Organización donde los miembros del equipo trabajan para un departamento y pueden ser prestados a un proyecto de vez en cuando

Gerente Funcional •Mayor habilidad funcional•Más alto grado de especialización•Líneas de carrera mejor definidas

•El Gerente de proyecto no tiene gran poder•Los proyectos tienen baja prioridad (burocracia)•Los recursos frecuentemente no son otorgados

Proyectizada La organización esta estructurada de acuerdo a proyectos y no a departamentos

Gerente de Proyecto

•El gerente de proyecto tiene gran autoridad•La comunicación en el proyecto es fluida (un sólo equipo)•Lealtad al proyecto es fuerte

•“No home” para los miembros del equipo•Crecimiento y desarrollo puede ser más difícil.

Mixta o Matricial

Organización híbrida donde los individuos reportan a un Gerente de Proyecto y a un Gerente Funcional

Poder balanceado entre ambos gerentes

Puede tener lo mejor de ambos

•Duplicación de esfuerzo en algunas tareas•Mayor conflicto•Menos lealtad

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Influencias de la organización

Autoridad del Gerente de Proyecto

Poca o nada Limitada Baja a moderada

Disponibilidad de recursos

Quién controla el presupuesto del proyecto

Rol del Gerente del Proyecto

Cargos comunes para el gerente del proyecto

Personal administrativo de la gerencia del proyecto.

Poca o nada Limitada Baja a moderada

Moderada a alta

Moderada a alta

Alta a casi total

Alta a casi total

Gerente Funcional

Gerente Funcional Mezcla Gerente del

Proyecto Gerente del Proyecto

A tiempo parcial

A tiempo parcial

A tiempo completo

A tiempo completo

A tiempo completo

Coordinador o Líder de proyecto

Coordinador o Líder de proyecto

Gerente de proyecto / responsable de proyecto

Gerente deProyecto o Gerente de Programa

Gerente de Proyecto o Gerente de Programa

A tiempo parcial

A tiempo parcial

A tiempo parcial

A tiempo completo

A tiempo completo

Matriz débil Matriz balanceada

Matriz fuerte

Matriz Proyectizada Funcional Estructura Organizacional

Características del proyecto

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Estructura OrganizacionalOrganización Funcional

48

Estructura OrganizacionalOrganización Orientada a Proyectos

49

Estructura OrganizacionalOrganización Matricial Débil

F MB P

1. Más problemas en la asignación de recursos

2. Problemas de dualidad (Reportar a “mas de un jefe” )

3. Mas fácil la administración del proyecto

4. Mayor Lealtad al proyecto

5. Necesidad de mayor uso de políticas y procedimientos

6. Máxima utilización de recursos escasos

7. Ninguna ó poca línea de carrera en gerencia de proyecto

8. Mayor probabilidad de “No lugar de trabajo” cuando termina el proyecto

9. Mayor comunicación efectiva

10. Más complejo para monitorear y controlar

11. Mayor potencial para los conflictos

Ejercicio:

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Influencias de la organización

F MB P

1. Más problemas en la asignación de recursos

2. Problemas de dualidad (Reportar a “mas de un jefe” )

3. Mas fácil la administración del proyecto

4. Mayor Lealtad al proyecto

5. Necesidad de mayor uso de políticas y procedimientos

6. Máxima utilización de recursos escasos

7. Ninguna ó poca línea de carrera en gerencia de proyecto

8. Mayor probabilidad de “No lugar de trabajo” cuando termina el proyecto

9. Mayor comunicación efectiva

10. Más complejo para monitorear y controlar

11. Mayor potencial para los conflictos

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Respuesta al ejercicio:

51

Influencias de la organización

X

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Agenda Objetivos de la sesión Conceptos Marco de referencia para la dirección de proyectos Ciclo de vida del proyecto e influencias de la

organización Procesos de la dirección de proyectos

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Procesos de la Dirección de Proyectos¿Qué es un proceso?

Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, servicio o resultado predefinido.

Cada proceso se caracteriza por sus entradas, herramientas y técnicas que pueden aplicarse y por las salidas que se obtienen.

PROCESO

• Producto

• Servicios

Salidas

•Materiales

•Información

Entradas

Herramientas y Técnicas

Personal, Equipo,

Procedimientos

54

Procesos de la Dirección de Proyectos

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Actividades en los Procesos de Inicio Se define el alcance inicial y se comprometen los recursos iniciales Se identifican a los interesados internos y externos que van a interactuar y

ejercer alguna influencia sobre el resultado del proyecto Nombramiento del director de proyectos (Project Manager) Cuando el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) recibe

aprobación, el proyecto se considera autorizado oficialmente.

En el contexto del inicio son muchas las actividades relacionadas que se deben cumplir para dar marcha al proyecto, no es solo la idea de realizar algo, se debe cumplir con una serie de pautas necesarias que guíen por el buen camino al proyecto.

Procesos de la Dirección de Proyectos

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Actividades en los Procesos de Planeación Se establece el alcance total del esfuerzo, se define y refinan los objetivos, y

desarrolla la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos. Desarrolla el Plan de Dirección del Proyecto (PDP) y los documentos del

proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo. La naturaleza de los proyectos generan ciclos de retroalimentación repetidos

que permiten un análisis adicional. Incorporación progresiva de detalles al PDP es llamado “planificación

gradual”, para indicar que la planificación y documentación son procesos repetitivos y continuos.

Se define el alcance del proyecto, se refinan los objetivos y se desarrolla el plan para la dirección del proyecto, que será el curso de acción para un proyecto exitoso.

Procesos de la Dirección de Proyectos

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Actividades en los Procesos de Ejecución Compuesto por aquellos procesos que son realizados para completar el

trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto (PDP). Implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar las

actividades del proyecto de acuerdo al PDP. Durante la ejecución, los resultados pueden requerir que se actualice la

planificación y se vuelva a establecer la línea base. Las variaciones pueden afectar al plan de dirección del proyecto o los

documentos, y requerir un análisis detallado. Los resultados del análisis pueden generar solicitudes de cambio, que de ser

aprobadas, podrían modificar el plan de dirección de proyecto o documentos de proyecto.

Procesos de la Dirección de Proyectos

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Actividades en los Procesos de Seguimiento y Control Compuesto por aquellos procesos para monitorear, analizar y regular el

progreso y desempeño del proyecto. Identificar áreas en las que el plan requiera cambios y hacer los cambios

necesarios. El beneficio clave radica en que el desempeño del proyecto se observa y se

mide de manera sistemática y regular, para identificar variaciones respecto a lo planificado.

Este grupo además de monitorear y controlar el trabajo que se esta realizando dentro de un grupo de procesos, también monitorea y controla la totalidad del esfuerzo del proyecto.

Lo que no se mide no se controla, por lo que esta fase consiste en la supervisión y control de la implementación del proyecto

Procesos de la Dirección de Proyectos

59

Actividades en los Procesos de Cierre Compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas las

actividades, de todos los grupos de procesos de dirección del proyecto. Estas se realizan a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del

mismo u otras obligaciones contractuales. En el cierre del proyecto o fase puede ocurrir:

• Obtener la aceptación del cliente o patrocinador• Realizar una revisión tras el cierre del proyecto o finalización de una fase• Documentar las lecciones aprendidas• Aplicar actualizaciones a los activos de los procesos de la organización• Archivar todos los documentos relevantes del proyecto a fin de utilizarlos como

datos históricos.• Cerrar las adquisiciones

Procesos de la Dirección de Proyectos

60

Grupos de procesos: Interacción

Procesos de la Dirección de Proyectos

61

Áreas de Conocimiento

Áreas de Conocimiento El PMBOK documenta diez áreas de conocimiento los cuales considera

universales para casi todo tipo de proyectos así como cinco grupos de procesos.

Las áreas de conocimiento comprendidas en el PMBOK son: Integración, Alcance, Tiempo, Costos, Calidad, Recursos Humanos, Comunicación, Riesgo, Adquisiciones e Interesados.

Éstas áreas de conocimiento y grupos de procesos se encuentran relacionados entre sí, y la relación de los mismos es lo que conduce a una correcta gestión de proyectos.

El poder y alcance del PMBOK es la principal herramienta de todo profesional que busque especializarse en la Gerencia o Dirección de Proyectos.

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Áreas de Conocimiento

Calidad

TiempoAlcance Costos

GESTION DE PROYECTO

Recursos Humanos

Comunicación

Riesgos Adquisiciones

Integración

Interesados

El PMBOK documenta diez áreas de conocimiento los cuales considera universales para casi todo tipo de proyectos así como cinco grupos de procesos.

El poder y alcance del PMBOK es la principal herramienta de todo profesional que busque especializarse en la Gerencia o Dirección de Proyectos.

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¿Preguntas?