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UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR
2006 EL CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO DEBE SER CUMPLIDO BAJO RESPONSABILIDAD POR TODOS LOS MIEMBROS DE LA ORGANIZACION.
MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS SOBRE EL
MANEJO DE EFECTIVO
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 2
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Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
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MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE EL MANEJO DE
EFECTIVO
INDICE
I.- ALCANCES ....................................................................................................................................... 5 II.- OBJETIVO........................................................................................................................................ 5 III.- TERMINOLOGIA ............................................................................................................................ 5 IV.- POLITICAS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO..................................................................... 7 V.- NORMAS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO ......................................................................... 9
5.1. Normas de la Dirección de Finanzas ....................................................................................................9 5.2. Normas de la Dirección de Contabilidad ..............................................................................................9 5.3. Normas de la Administración de cada Sede ......................................................................................10 5.4. Normas del Personal de Caja..............................................................................................................11 5.5. Normas sobre el Cuadre de Caja........................................................................................................12 5.6. Normas sobre Control Dual .................................................................................................................14 5.7. Normas sobre Devolución de Dinero ..................................................................................................15
VI.- PROCEDIMIENTOS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO .................................................... 17 6.1. Proceso de Elaboración de Cuadre de Caja ......................................................................................17 6.2. Proceso de Revisión e Ingreso al Sistema del Cuadre de Caja .......................................................18 6.3. Proceso de Control Dual para guardar dinero en la Caja Fuerte .....................................................19 6.4. Proceso de Control Dual para retirar dinero de la Caja Fuerte.........................................................20 6.5. Proceso de Devolución de Dinero.......................................................................................................21 6.6. Proceso en caso de Pérdida o Robo de dinero de Caja ...................................................................23
VII.- FORMATOS Y REPORTES ....................................................................................................... 24 7.1. Modelo de Cuaderno de Control de Caja ...........................................................................................24 7.2. Formato de Tipos de Denominaciones y Billetes...............................................................................25 7.3. Resumen de Movimientos en Caja .....................................................................................................26 7.4. Reporte de Ingreso por Tipo de Venta ...............................................................................................27 7.5. Modelo de Cuadro de Niveles de Autorización para Devolución de Dinero ....................................28
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
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MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE EL MANEJO DE
EFECTIVO
I.- ALCANCES
El presente Manual debe ser de conocimiento y aplicación obligatoria para todos los
colaboradores que intervienen en el ¨Proceso de Manejo de Efectivo” de la UCSUR.
II.- OBJETIVO
Establecer las Políticas, Normas y Procedimientos sobre el ¨Manejo de Efectivo¨.
III.- TERMINOLOGIA
Comprobante de Pago: Documento que se genera cuando el alumno paga por los servicios
prestados.
Notas de Crédito (Abono): Comprobante de Pago que se emite para Descargar o Rebajar
montos de Armadas o Moras producto de nuestros servicios prestados, deberá hacer
referencia a un Comprobante de Pago Principal (Boleta de Venta o Factura) emitido con
anterioridad.
Notas de Débito (Cargo): Comprobante de Pago que se emite por la Cobranza de intereses
generados por el pago no oportuno de nuestros servicios prestados deberá hacer referencia a
un Comprobante de Pago Principal (Boleta de Venta o Factura) emitido con anterioridad.
Boleta de Venta: Comprobante de Pago que se emite a las personas naturales por los
servicios educativos brindados.
Factura: Comprobante de Pago que se emite a toda persona jurídica por los servicios
educativos brindados; los solicitantes de éste documento deberán acercarse a la CAJA
indicando su Razón Social, RUC y Dirección.
Cheque: Es un título valor mediante el cual una persona (librador) ordena al banco en el que
tiene depositados sus recursos (librados), que pague una cierta cantidad de dinero a aquella
persona específica cuyo nombre aparece como beneficiario en el mismo o dependiendo de la
clase de cheque, a quien presente el documento.
Cheque Certificado: Documento emitido por el banco certificando la existencia de los fondos.
Esto significa que el banco retira el importe señalado en el cheque de la cuenta de la persona
que lo solicita, sellándolo y firmándolo como prueba de garantía de que el documento contará
con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo
establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el pago del
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 6
documento aún cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular
de la misma no podrá disponer de ese dinero.
Cheques No Negociables: Son todos aquellos que sólo pueden ser cobrados en la ventanilla
del banco por el beneficiario o bien depositados en la cuenta bancaria de la persona o
empresa que es el beneficiario del cheque. No pueden endosarse.
Tarjeta de Crédito: Es una tarjeta plástica con una banda magnética codificada que da
derecho al titular a tener acceso a una línea de crédito. El monto del crédito y la tasa de
interés están determinadas por el ingreso del prestatario y su historia crediticia según figure en
el informe de crédito.
Tarjeta de Débito: Se parece a una tarjeta de crédito pero es emitida por su banco. Los cargos
se obtienen directamente de la cuenta del titular de la tarjeta, típicamente una cuenta corriente
o cuenta de ahorros. El retiro de fondos es inmediato cuando se trata de tarjetas de débito en
línea.
Cuadre de Caja: Documento en el cual se detalla todos los movimiento del día
(cobranzas) y el resumen del día tanto en moneda nacional como extranjera.
Papeleta de Depósito: Documento sustentatorio otorgado por el banco como constancia de la
recepción del efectivo y/o cheque producto de nuestra cobranza diaria.
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 7
IV.- POLITICAS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO
• Todo personal que trabaja en ¨Manejo de Efectivo¨ deberá estar capacitado.
• Se deberá contar con adecuadas ¨Pólizas de Seguros¨ que cubran los riesgos de
¨Pérdidas de Efectivo¨.
• Los depósitos deben efectuarse en diferentes horas y en diferentes Agencias.
• El integro del efectivo recaudado diariamente debe ser depositado al banco.
• El depósito al banco debe realizarse en la misma moneda según lo recaudado.
• Se debe contar con un ¨Sistema de Soporte Integral¨, que permita el ¨Control de los
Ingresos¨.
• Todo ¨Requerimiento de Ayuda¨ de los cajeros debe ser prioritariamente atendido.
• Todo documento de Valor Contable y otros documentos sustentatorios de las
transacciones deberán ser celosamente archivadas.
• Se debe realizar el Control Interno permanente sobre los Ingresos de Efectivo.
• Todo Fondo Recaudado debe estar sustentado por documentos.
• Toda entrega de fondos recaudados debe evidenciarse en un registro físico.
• Cumplir con los Arqueos periódicos pre establecidos.
• Debe cumplirse lo establecido en el Control Dual.
• Cada Usuario es responsable del mantenimiento y uso de todos los equipos e
implementos que le conceden durante su estancia laboral.
• Toda cobranza en Caja, origina un comprobante emitido por el Sistema.
• Para montos mayores a los pre establecidos deben depositarse en la Caja Fuerte.
• Toda ¨Devolución de Dinero¨ a los clientes debe efectuarse con cheque; salvo
situaciones extremas debidamente sustentadas y autorizadas podrán realizarse usando
el Fondo Fijo.
• Se hace Cuadre de Caja por Turno de Trabajo.
• Las llaves y claves de las Cajas Fuertes deberán estar adecuadamente custodiadas.
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
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• Se hace cambio de clave de la Caja Fuerte cuando hay cambio de personal.
• No está permitido el ingreso a personas ajenas al área de Caja.
• Está prohibido realizar retiro de efectivo de Caja.
• Todo dinero falso debe ser considerado como un faltante de Caja.
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V.- NORMAS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO
5.1. Normas de la Dirección de Finanzas
• Garantizar un adecuado Registro y Control de los Ingresos en todas las Cajas.
• Garantizar la capacitación del nuevo personal que asume labores de Manejo de
Efectivo o en los casos que se emitan nuevas directivas sobre aspectos de Control
Interno en Caja.
• Coordinar con la Dirección de Procesos y Tecnología la capacitación del personal
asignado al Area de Caja.
• Capacitar al personal asignado a Caja en lo relacionado a la identificación de billetes y
monedas falsas; tanto en moneda nacional como extranjera.
• Coordinar con la Dirección de Administración, la contratación oportuna de las Pólizas
de Seguro, que cubra riesgos de pérdidas de efectivo.
• Disponer que los depósitos sean efectuados en diferentes horas y en diferentes
Agencias para minimizar los riesgos de posibles asaltos.
• Garantizar que el integro del efectivo recaudado diariamente sea depositado al banco.
Cualquier excepción a esta norma, debe ser autorizado por la Dirección General.
• El depósito al banco debe realizarse en la misma moneda según lo recaudado; salvo
que por instrucción superior a Tesorería justifique lo contrario.
• Custodiar apropiadamente el duplicado de llaves de la Caja Fuerte y claves de las
mismas en los casos que se requiera.
5.2. Normas de la Dirección de Contabilidad
• Coordinar con la Dirección de Procesos y Tecnología el mantenimiento permanente de
un apropiado ¨Sistema de Soporte Integral¨, que permita el ¨Control de los Ingresos¨,
desde que el cliente toma contacto con la Organización, pasando por la Matrícula, el
Control de los Pagos y la Deuda Pendiente de Pago.
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• Atender prioritariamente, los requerimientos de ayuda de los cajeros cuando tengan
dificultad en el ¨Cuadre de Caja¨ de las operaciones del día, coordinando acciones con
la Dirección de Procesos y Tecnología así como con la Dirección de Finanzas.
• Contar con toda la documentación que sustente al Cuadre de Caja diario de todas las
Cajas, así como los comprobantes que amparan los depósitos al Banco del día
anterior, (máximo dentro de las cuarenta y ocho: 48 horas) a efectos de validar la
información; salvo de los días viernes y sábados, donde se entregará a las cuarenta y
ocho (48) horas del primer día hábil de la semana siguiente.
• Establecer y cumplir con el ¨Cronograma de Arqueos Periódicos¨ a las diferentes Cajas
de la Organización, así como la capacitación del personal asignado a Caja.
5.3. Normas de la Administración de cada Sede
• Garantizar la realización de los depósitos en los bancos correspondientes.
• Verificar periódicamente el funcionamiento del ¨Sistema de Control Interno¨
establecido; coadyuvando a su optimización en coordinación con la Dirección de
Contabilidad.
• Controlar, analizar, verificar y/o registrar las operaciones de Ingreso de Efectivo.
• Garantizar el adecuado archivo de toda la documentación procesada que ampara las
operaciones de ingreso de efectivo.
• Coordinar con la Dirección de Finanzas, la contratación oportuna de las Pólizas de
Seguro que cubra riesgos de pérdidas de efectivo.
• Dar prioridad a las coordinaciones solicitadas por Finanzas, para atender los
requerimientos de los cajeros cuando hay dificultad en el cuadre de las operaciones
diarias.
• El traslado del efectivo para hacer el depósito en los bancos debe efectuarse siempre
por diferentes rutas. La cantidad de personas que debe transportar dicho efectivo
dependerá de lo establecido en la Póliza de Seguro vigente.
• Debe tener pleno conocimiento y cumplir con cada uno de los puntos contemplados en
la Póliza de Seguro vigente.
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Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 11
5.4. Normas del Personal de Caja
• Antes de iniciar las labores del día, el personal de Caja debe poner operativo el sello
fechador, cuidando siempre de mantenerlo en perfecto estado de funcionamiento.
• Los ingresos de efectivos parciales a Caja Fuerte, efectuados durante el día, deben
ceñirse necesariamente a lo establecido en el Control Dual.
• Deberá respetar el Tipo de Cambio asignado al día de trabajo.
• Deberá conocer y cumplir lo establecido en el ¨Manual de Políticas, Normas y
Procedimientos de Créditos y Cobranzas¨
• El Cajero al inicio del día debe revisar el stock de boletas, facturas en blanco, tomando
nota del número pre – impreso con el cual inicia las operaciones del día. Este control
de recibos se debe efectuarse en un ¨Cuaderno de Control¨.
• El Cajero debe implementar un ¨Cuaderno de Control¨, que le permita ejercer un control
sobre los Comprobantes de Pago anulados, sobre el stock de boletas de venta,
facturas y los recibos utilizados por el sistema.
• El Cajero debe contar con un sello de “ANULADO” a efectos de utilizarlos en todos los
recibos y boletas de venta, así como las notas de cargo y notas de abono que estén en
esa condición.
• Toda cobranza deben efectuarse a través de Caja, originando ello un comprobante
emitido por el Sistema, el cual debe contener el visto bueno del Cajero y el sello
fechador de Caja, donde debe indicar el Número del Cajero y el turno de Caja.
• Los sellos utilizados en Caja deben ser guardados bajo llave, cuando no se atiende
cobranzas.
• Cuando se presenten casos de ¨Devolución de Dinero¨ a los alumnos, éste debe
efectuarse con cheque. Además, la referida devolución debe efectuarse a la persona
que realizó el pago a la Organización.
• EL Cajero en ningún caso debe dejar dinero en el cajón de su escritorio. Antes de
retirarse siempre debe ser depositado en la Caja Fuerte.
• En todos los casos de Emisión de Notas de Crédito, debe entregarse al alumno, la
Nota de Crédito (Adquiriente o Usuario y la copia de Sunat).
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
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• El Emisor y Control Administrativo de las Notas de Crédito deben quedar para los
archivos de la organización; las mismas que deben contar con la firma del cliente en
conformidad del dinero o cheque entregado al cliente.
• Para los casos de entrega de cheque al cliente; éste deberá además firmar el voucher
del cheque.
• Todas las Notas de Abono y Notas de Cargo, deben contener la firma y sello del
personal administrativo designado para tal fin, independientemente al visto bueno de la
Cajero.
• Los Cajeros son responsables del uso de los documentos contables, como Recibos,
Boletas de Venta, Facturas y otros, así como del resto de formatos, propios del área.
• Es responsabilidad del Cajero, constatar antes de retirarse, que la clave de la Caja
Fuerte esté activada. Asimismo, es necesario que la clave debe permanerce activada
durante las horas de atención de Caja.
• En todo momento el ambiente de Caja, debe mantenerse cerrado (con llave) de tal
manera que toda la atención se realice por la ventanilla acondicionada para tal fin. No
está permitido el ingreso a personas ajenas al área de Caja.
• Está prohibido el retiro de efectivo de Caja; salvo autorización por escrito del
Presidente Ejecutivo; el mismo que deberá ser regularizado dentro de las veinticuatro
(24) horas como máximo.
• Queda establecido que el recibo de billetes y/o monedas falsas es responsabilidad
exclusiva del Cajero, en consecuencia la presencia de dinero falso debe ser
considerado como un faltante de Caja, que debe ser restituido de inmediato.
• El personal asignado al Área de Caja, antes de iniciar sus labores debe recibir la
capacitación suficiente en los aspectos de Manejo de Efectivo, incluyendo la
explicación de los controles vigentes, manejo de clave de Caja Fuerte, custodia de los
fondos, depósitos de la recaudación al banco, etc., así como la capacitación en el uso
del Sistema.
5.5. Normas sobre el Cuadre de Caja
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• Al termino de cada turno el Cajero o quien haga sus veces deberá efectuar el “Cuadre
de Caja” correspondiente garantizando que la documentación sustentatoria esté
debidamente conciliada.
• El cajero debe cerrar su Cuadre de Caja al término de su turno de trabajo; debiendo
realizar las operaciones de venta, Notas de Crédito u otros documentos
correspondientes dentro de su horario de trabajo. En los casos de error de alguna
transacción deberá cerrar su Cuadre de Caja y posteriormente regularizar las
diferencias.
• Toda Nota de Crédito debe hacerse en el momento de ocurrido la operación de tal
forma de garantizar la firma del alumno en la Nota de Crédito.
• Cualquier discrepancia en el ¨Cuadre de Caja¨ deberá ser comunicado el mismo día al
Jefe de Administración así como a las Direcciones de Contabilidad, Finanzas y
Auditoría Interna por el responsable del ¨Cuadre de Caja¨; así mismo deberá de
solucionarse el mismo día (sobrante, faltante, fallas en el sistema etc.).
• Todo depósito y retiro de dinero efectuado en la Caja Fuerte deberá de ceñirse
necesariamente al Control Dual; para lo cual se requiere la conformidad del Control
Dual con un sello (CONTROL DUAL) en el físico ¨Reporte de Cuadre de Caja Diario¨ y
en el ¨Cuaderno de Control de Caja¨.
• El sello de conformidad de CONTROL DUAL; debe contener los apellidos completos,
nombres, cargo del Administrador, fecha y hora de realizado el CONTROL DUAL.
• Las cajas de seguridad o cajas fuertes deberán de contar con clave de seguridad así
como con la llave respectiva, la misma que en copia serán entregadas en un sobre
lacrado y firmado a la Dirección de Finanzas por el Tesorero.
• Es responsabilidad de la Jefatura de Administración o del Director de Sede o del Jefe
de Créditos y Cobranzas o quien haga sus veces; el traslado de los fondos
recaudados en el primer turno del día, así como del segundo turno del día anterior.
• Es responsabilidad de la Jefatura de Administración la entrega del cuadre de caja con
los depósitos correspondientes; así como con la documentación sustentatoria del
mismo, en un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas a la Dirección de Finanzas
(Tesorería); el incumplimiento de esta norma afectará su evaluación personal.
• Es responsabilidad del Tesorero revisar y entregar la documentación del “Cuadre de
Caja” a la Dirección de Contabilidad en un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas
de recibido.
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
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• Es responsabilidad de la Dirección de Contabilidad la recepción, revisión y custodia de
la documentación de los “Cuadres de Caja.
5.6. Normas sobre Control Dual
• En los casos en que el monto recaudado en el ¨Proceso de Cobranzas¨ dentro de un
turno de trabajo supere a lo establecido deberá depositarse en Caja Fuerte como si
fueran Ingresos Parciales correspondientes al ¨Cuadre de Caja¨ del Turno (ésto
sucede generalmente en días de matrícula o cuando es fin de mes) y debe aplicarse
necesariamente el ¨Control Dual¨.
• El monto mínimo para hacer Ingresos Parciales en la Caja Fuerte deberá ser
establecido por el Jefe de Administración o por el Director de Sede; el mismo que debe
ser acorde a lo establecido en la Póliza de Seguro vigente.
• En los casos que sea aplicable el Control Dual de la Caja Fuerte, estará limitada por la
distribución de la custodia de la clave y la llave entre el Cajero y la Administración de
cada Unidad de Negocio.
• El Cajero que realice labores en doble turno, debe necesariamente efectuar un Cuadre
de Caja por cada turno de trabajo que realiza. El efectivo recontado debe ser
depositado en la Caja Fuerte.
• Es obligatorio el cambio de clave de la Caja Fuerte, principalmente cuando hay cambio
de personal. Además la clave debe ser de conocimiento de una sola persona; copia de
dicha clave debe guardarse en la Dirección de Finanzas en sobre lacrado, y sólo debe
utilizarse en caso de emergencia. Cuando suceda ésto último, la clave debe cambiarse
inmediatamente.
• El Control Dual implica necesariamente la revisión completa de los Reportes de Caja,
correspondientes al turno de trabajo del Cajero en revisión así como el conteo del
dinero que coincida; de forma tal que coincidan los montos que figuran en los Reportes
con el dinero físico.
• Es responsabilidad de los que hacen Control Dual verificar (visualizar) el ingreso y/o
retiro de todos los sobres conteniendo el dinero y documentos sustentatorios de la
Caja Fuerte.
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
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5.7. Normas sobre Devolución de Dinero
• Las devoluciones de dinero correspondientes a boletas para los alumnos que no
logran matricularse se hará efectivo sólo si el alumno lo solicita dentro de los treinta
(30) días calendarios que realiza su último pago.
• La devolución de dinero correspondientes a las boletas de los alumnos que se hayan
matriculado y han realizado su retiro formal del ciclo; se hará efectivo sólo si el alumno
lo solicita dentro de los treinta (30) días calendarios después que se matriculó;
procediendo al descuento del diez (10%) del Monto a devolver por concepto de
"Gastos Administrativos"; pues el alumno matriculado está ocupando un "cupo" de otro
alumno que pudo haber estudiado en nuestra Institución.
• Los alumnos que solicitan su retiro de curso después de los Exámenes Parciales no
tendrán derecho a Devolución de Dinero.
• La solicitud de ¨Devolución de Dinero¨ deberá ser autorizado según el ¨Cuadro de
Niveles de Autorización. (Anexo 001).
• La Nota de Crédito para realizar la Devolución de Dinero deberá estar firmada por la
Jefatura de Administración o Director de Sede o Jefe de Créditos y Cobranzas o quien
haga sus veces; siempre y cuando esté autorizado según el ¨Cuadro de Niveles de
Autorización. (Anexo 001).
• Los cheques por Devolución de Dinero deberán estar girados a nombre del cliente.
• Para los casos de Devolución de Dinero se requiere adjuntar lo siguiente:
1. Memorandum de la persona que autoriza el cheque.
2. Informe del caso; sustentando la devolución de dinero.
3. Solicitud de Devolución de Dinero autorizado.
4. Copia de la Partida de Nacimiento del alumno si éste es menor de edad o
copia de D.N.I. si el alumno es mayor de edad.
5. Comprobante de Pago (Usuario y Sunat de la Factura o Usuario de la Boleta
de Venta).
6. Emisor y Control Administrativo de la Nota de Crédito; debidamente firmada
por el cliente; avalando la conformidad de la devolución.
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Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 16
• Las situaciones extremas de ¨Devolución de Dinero¨ usando el Fondo Fijo deben
también ser autorizadas por quien corresponda (de acuerdo al Nivel de Autorización:
Ver anexo 001) y deben estar debidamente sustentadas.
• Se consideran situaciones excepcionales de devolución de dinero usando el Fondo
Fijo cuando existen quejas o situaciones incontrolables por parte del cliente y/o cuando
se trate de montos menores manejables por el monto Fondo Fijo.
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
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VI.- PROCEDIMIENTOS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO
6.1. Proceso de Elaboración de Cuadre de Caja
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Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 18
6.2. Proceso de Revisión e Ingreso al Sistema del Cuadre de Caja
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 19
6.3. Proceso de Control Dual para guardar dinero en la Caja Fuerte
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 20
6.4. Proceso de Control Dual para retirar dinero de la Caja Fuerte
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 21
6.5. Proceso de Devolución de Dinero
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 22
ASISTENTE DE ADMINISTRACION
UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR
MANEJO DE EFECTIVO
REVISION :
FECHA ELABORACION :
ANUAL
2006
6.5 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE TRAMITE PARA LA DEVOLUCION DE DINERO
VERSION 1
CLIENTE / ALUMNO
ELABORADO POR : DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA
PAGINA: 2 / 2
AUTORIZAR O SOLICITAR LA AUTORIZACION DE DEVOLUCION
DE DINERO
ORDENAR TODOS LOS DOCUMENTOS PARA LA
DEVOLUCION DE DINERO AL CLIENTE /ALUMNO
ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A LA DIRECCION DE AUDITORIA
INTERNA
Para la Devolución de
Dinero
Anexar los documentos sustentatorios: Solicitud
de Devolución de Dinero, Comprobante de Pago
(original), Nota de Crédito y copia de D.N.I.
Para que proceda a elaborar el voucher para la ¨Devolución
de Dinero¨
FIN
ENTREGAR LA SOLICITUD AL CAJERO PARA QUE REALICE LA
NOTA DE CREDITO
PROCESO DE ELABORACION DE NOTA
DE CREDITO
ENTREGAR LA NOTA DE CREDITO AL ADMINISTRADOR
FIRMAR NOTA DE CREDITO
ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A LA DIRECCION DE
CONTABILIDAD
Para que proceda a revisar y verificar su
conformidad
A
CAJEROJEFATURA DE
ADMINISTRACION/ DIRECTOR DE SEDE
¿ES CASO EXCEPCIONAL?
COORDINAR EL PAGO USANDO EL FONDO FIJO
Según el Anexo 001: Niveles de
Autorización
NO
SI
Se girará cheque
DEVOLVER EL DINERO AL CLIENTE
ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A LA DIRECCION DE
CONTABILIDAD
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 23
6.6. Proceso en caso de Pérdida o Robo de dinero de Caja
CONTADOR GENERAL Y/ O AUDITOR INTERNO
UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR
MANEJO DE EFECTIVO
REVISION :
FECHA ELABORACION :
ANUAL
2006
6.6 FLUJOGRAMA DEL PROCESO EN CASO DE PERDIDA O ROBO DE DINERO DE CAJA
VERSION 1
CAJERO
ELABORADO POR : DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA
INICIO
COMUNICAR DE INMEDIATO AL CONTADOR GENERAL Y AL
AUDITOR INTERNO
Explicando brevemente lo acontecido
COMUNICAR AL CAJERO INVOLUCRADO EN EL FALTANTE EL CIERRE DE INMEDIATO DE LA
ATENCION
FIN
¿CASO REQUIERE DESCUENTO DE
PERSONAL?
En espera del Contador General o del Auditor Interno
PAGINA: 1 / 1
HACER LAS COORDINACIONES DEL CASO PARA EL CAMBIO DE
CAJERO
Para no detener la atención de los clientes /alumnos
REALIZAR EL ARQUEO TOTAL DE LOS FONDOS DE CAJA
Realizar la conciliación del efectivo con la documentación y listados a través del Sistema
DETERMINAR LOS FALTANTES O PERDIDA
ENTREVISTAR A LAS PERSONAS QUE HAYAN TENIDO
PARTICIPACION EN EL MANEJO DE EFECTIVO
ELABORAR LA MANIFESTACION ESCRITA DE TODAS LAS
PERSONAS QUE ENTREVISTA
Debe contener : la manifestacion, nombres y apellidos completos, D.N.I. Firma.En caso de hurto obtener la huella digital
ELABORAR LA MANIFESTACION ESCRITA DE TODAS LAS
PERSONAS QUE ENTREVISTA
DISPONER QUE SE REALICE LA CONTABILIZACION DE
FALTANTES
PROCESO DE SEGUIMIENTO
HASTA LA REGULARIZACION Irregularidades:
Faltante o sobrante
COORDINAR CON LA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
Para que realice los descuentos correspondientes
Las partidas contabilizadas como faltantes deben ser regularizadas dentro de las 72 horas posteriores a su origen
DEFINIR LA DENUNCIA POLICIAL
Con Asesoría Legal y el Broker de Seguros
SI
NO
JEFATURA DE ADMINISTRACION/
DIRECTOR DE SEDE
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VII.- FORMATOS Y REPORTES
7.1. Modelo de Cuaderno de Control de Caja
INGRESO SALIDACAJA FUERTE
MODELO DE ENCABEZADO DEL ¨CUADERNO DE CONTROL DE INGRESO DE EFECTIVO DE CAJA¨
HORAFECHA FIRMANOMBRES Y APELLIDOS CARGO NUMERO
DE SOBRE MONTO DEL
SOBRE
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Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 25
7.2. Formato de Tipos de Denominaciones y Billetes
Fecha del Cuadre de Caja:_____________________________________
Sede: ______________________ Caja Número: ____________________
Nombres y Apellidos del Cajero: ________________________________
DENOMINACION S/. $ S/. $
200.00
100.00
50.00
20.0010.00
TOTAL BILLETES
5.00
2.00
1.00
0.50
0.20
0.100.01
TOTAL FEBLE
TOTAL GENERAL
Tipo de Cambio
Visa
TOTAL EFECTIVO
TOTAL SISTEMA
____________________ ___________________________________________
CAJERO (Firma y sello) JEFE DE ADMINISTRACION / DIRECTOR DE SEDE (Firma y sello)
Boletas incluidas en el Cuadre:Boletas: Notas de Débito:Notas de Crédito:Facturas:
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Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 26
7.3. Resumen de Movimientos en Caja
DIA DE IMPRESIÓN:_______________FECHA: HORA DE IMPRESIÓN: _____________
Usuario: ___________________CAJERO: Número de Caja: ____________
Serie: _____________________
BOLETA DE VENTA
FACTURAS
NOTAS DE CREDITO
NOTAS DE DEBITO
TICKETS
TOTALES
BOLETA DE VENTA
FACTURAS
NOTAS DE CREDITO
NOTAS DE DEBITO
TICKETS
TOTALES TOTAL EFECTIVO
BOLETA DE VENTA
FACTURAS
NOTAS DE CREDITONOTAS DE DEBITOTICKETSTOTALES
BOLETA DE VENTAFACTURASNOTAS DE CREDITONOTAS DE DEBITOTICKETSTOTALES
TIPO DE CAMBIO S/. _________
______________ __________________________________ __________________CAJERO JEFE DE ADMINISTRACION / DIRECTOR DE SEDE Entregado a DepósitoFirma y Sello Firma y sello Firma y sello
Total Emisión
Documento Soles Dólares Total Cobrado en Dólares x T/C
Monto Cobrado
Total Emisión en Dólares x T/C
DólaresSolesDocumento
Emisión Comprobantes de Pagos por Cobrar
Documento Soles Dólares Total Emisión en Dólares x T/C
Monto Emitido Nro. Compr.
RESUMEN DE MOVIMIENTOS EN CAJA
Control de correlativos por DocumentosDocumento Nro. Compr. Comp Anu. Corr. Inicial Corr. Final
Emisión de Comprobantes de Pago -Total en Importes
Importe Total Cobrado x Documentos
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 27
7.4. Reporte de Ingreso por Tipo de Venta
REPORTE DE INGRESO POR TIPO DE VENTA
FECHA:________________ DIA DE IMPRESIÓN:_______________HORA DE IMPRESIÓN: _____________
Cajero: _________________ Usuario: ___________________
TIPO DE OPERACIÓN: VENTA ANTIGUAPROGRAMA MONTO (SOLES)
PROGRAMA 1PROGRAMA 2PROGRAMA 3PROGRAMA 4PROGRAMA 5PROGRAMA 6TOTAL POR VENTA ANTIGUA
TIPO DE OPERACIÓN: VENTA NUEVAPROGRAMA
PROGRAMA 1PROGRAMA 2PROGRAMA 3PROGRAMA 4PROGRAMA 5PROGRAMA 6TOTAL POR VENTA NUEVA
TIPO DE OPERACIÓN: VENTA VARIOSPROGRAMA
VARIOSTOTAL POR VENTA VARIOS
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo
Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 28
7.5. Modelo de Cuadro de Niveles de Autorización para Devolución de Dinero
UNIDAD DE NEGOCIOS: UCSUR
CARGO MONTOS PERMITIDOS DE AUTORIZAR
JEFE DE ADMINISTRACION Hasta S/.300.00
DIRECTOR GENERAL Mayor a S/.300.00 pero menor o igual a S/. 1000.00
VICEPRESIDENTE EJECUTIVO Mayor a S/.1000.00
UNIDAD DE NEGOCIOS: SISE
CARGO MONTOS PERMITIDOS DE AUTORIZARDIRECTOR DE SEDE Hasta S/.300.00DIRECTOR GENERAL Mayor a S/.300.00 pero menor o igual a S/. 500.00VICEPRESIDENTE EJECUTIVO Mayor a S/.500.00
MODELO DE CUADRO DE NIVELES DE AUTORIZACION PARA DEVOLUCION DE DINERO
ANEXO 001
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