taller redaccion notas e informes

Taller Redacción de Notas e Informes. Escuela de Capacitación Informática 1

Redacción Institucional

de Notas e Informes

Ing. M. Laura Sanchez Piccardi - Escuela de Informática

Prosecretaría de Informática

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Fortalecer el desarrollo de competenciasen los participantes respecto a la concepción, estructura, organización y contenido de notas e informesinstitucionales de carácteradministrativo .

Objetivo del Taller

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Contenido

�La redacción. Concepto. Características.

� Qué es un Informe. Tipos.

� Elementos de una nota del tipo administrativo.

� Modelos de notas administrativas .

� Estilo de Redacción

� Consejos finales

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Introducción

• Con bastante frecuencia los ejecutivos se quejan, de que los informes que reciben requieren mucho de su tiempo para entenderlos.

• Son extensos, aburridos, confusos y deficientemente redactados.

• Quien no esta entrenado en estas cuestiones es posible que, aun se exprese bien oralmente, no sepa hacerlo en forma efectiva por escrito.

• Surgen problemas de brevedad, claridad y estilo, que no se domina tal vez por falta de orientación y experiencia.

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Introducción

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Es crear un medio de comunicación con el lector a través de undocumento.

• La redacción es un proceso creativo.

• La redacción conlleva un proceso de comunicación humana.

• La redacción se materializa en un documento.

• El contenido del documento puede ser del tipo texto, gráfico, imagen, foto, animación, audio, video.

¿Qué es Redactar?

Redactar: Poner por escrito algo sucedido, acordado o pensadocon anterioridad.

Real Academia Española © Todos los derechos reservados, http://www.rae.es.

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¿Qué se puede crear con la redacción?

• Historias.• Novelas.• Cuentos.• Escritos cortos (cartas, memorandos, circulares, currículos).• Artículos de opinión.• Estudios.• Tesis.• Informes.

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• Completa: Dar toda la información

necesaria para cumplir un

propósito.

• Comprensible: Las frases cortas,

las palabras breves y el interés

humano contribuyen a una

comprensión más fácil del texto.

• Concisa: Decir lo que se deba con el menor cantidad de palabras

compatibles con la claridad, lo

completo y lo cortés de un texto.

• Clara: Toda comunicación escrita

debe hacerse de tal modo que no

sólo pueda interpretarse, sino que

no pueda interpretarse mal.

Características de la redacción

• Correcta: La información no debe

contener ninguna deformación de los

hechos por el uso indebido del

lenguaje. Debe estar bien escrita

desde el punto de vista de la sintaxis,

la ortografía y la tipografía.

• Cortés: Una comunicación debe

estar escrita en el tono adecuado,

preferentemente cortés, pues es muy

importante cómo se dicen las cosas.

• Limpia: Toda comunicación escrita

debe crear en el lector una impresión

de agrado. El texto debe estar bien

distribuido en la página, sin

tachaduras, raspaduras o puntuación

defectuosa.

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Expresión oral vs. redacción escrita

• La lengua escrita no puede reproducir con exactitud a la lengua oral.

• Una expresión oral puede ser corta, pero su equivalente en forma escrita puede ser extensa.

• La actividad de escribir requiere más tiempo.

• En la redacción escrita, además de cuidar la ortografía, se requiere una buena presentación.

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¿Que es un Informe?

Es un documento compuesto de textos, tablas, gráficos, imágenes, dibujos, fotos, videos, etc.; que tiene por objeto exponer una situación (hecho, problema, mejora, prevención, iniciativa, etc.) de manera objetiva, asertiva y convincente al lector.

Los Informes se usan como instrumentos de apoyo

en los procesos de decisión y acción

operativa y estratégica.

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La Redacción de Informes... es un proceso creativo...

…partimos de nada… …y llegamos a algo coherente

(fondo y forma)

Informe

ResumenIntroducción

ObjetivoAlcanceMetodología

DesarrolloAnexos

Índice

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Un factor clave de éxito en la Redacción de Informes

¡Se debe redactar

pensando en el(los) lector(es)!

Informe

ResumenIntroducción

ObjetivoAlcanceMetodología

DesarrolloAnexos

Índice

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Los Tipos de Informe

• Fuente de elaboracióno Internos o Externos

• Denominacióno Cartao Oficioo Memorandoo Proyecto

• Estructurao Formalo Informal

• Propósitoo Diagnósticoo Evaluacióno Proyeccióno Investigacióno Gestión

• Contenidoo Personalo Administrativoo Académicoo Investigacióno Comercialo etc.

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¿Cuál puede ser la estructura de una NOTA?

1. Encabezado

A. Lugar y Fecha B. Destinatario

_ Cargo_ Organismo

2. Cuerpo

I. IntroducciónII. DesarrolloIII. Conclusiones y RecomendacionesIV. Firma. Con aclaración o sello

3. Anexos

Notas del tipo Administrativas

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Notas del tipo Administrativas - Estructura

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Notas del tipo Administrativas - Estructura

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Notas del tipo Administrativas - Estructura

Destinatario

Fecha

Cuerpo

Introducción

Desarrollo

Conclusionesy recomendaciones

Firma c/aclaraciony/o sello

ANEXO: Fax (InfAdicional)

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En esta sección se incluyen materiales que provean informacióndetallada o complementaria.

En esta sección se puede incluir :

� Copias de instrumentos de recolección ( acordadas o disposiciones relevantes).

� Tablas y gráficos.

� Comunicaciones importantes (memorandum).

� Glosario. En caso de que utilice términos propios de sudisciplina o conceptos que posean más de una definición

3. Anexos

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Informes Fácil de leer

Estilo de Redacción

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Estilo de Redacción

Buenos Informes

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Elaboración y formateo del Informe

La Redacción de Informes requiere del uso de herramientas de software y de impresión digital para su presentación.

�Herramientas de software: por ejemplo un procesador de texto que permita redactar el informe y formatearlo. Otras herramientas: planilla de cálculos, gestor de imágenes, etc.

�Impresión digital: por ejemplo, una impresora que permita generar un informe para su presentación.

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• Tipografia.

� Fuente o Caracter (Arial, Arial Narrow )

� Estilo (Normal, negrita, cursiva…)

� Tamaño (12)

� Efectos de la fuente

− Color (Automático o Negro)

− Efectos (Negrita, cursiva, subrayado, mayúscula)

Elaboración y formateo del Informe

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• Formato de la página:

� Tamaño del papel (Legal, A4, carta)

� Orientación (vertical, horizontal)

� Márgenes:

− Superior: 2.5cm

− Inferior: 2.5cm

− Izquierdo: 4cm

− Derecho: 2cm

Elaboración y formateo del Informe

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• Formato del párrafo:

� Alineación

(Justificada, centrada, derecha o izquierda ).

� Interlineado (sencillo,1.5, doble).

• Configuración:

� Corrector Ortográfico

� Corrector Gramatical

� Vista preliminar

Elaboración y formateo del Informe

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Consejos finales para la redacción de informes

Escribir bien no es un don natural, es algo que debe aprenderse. Consejos principales para

� Escribe como hablas. Naturalmente. � Usa palabras cortas, frases cortas y párrafos cortos (Si puedes decir una cosa con dos palabras, no la digas con cuatro.)� Usa lenguaje especializado sólo cuando sea necesario.� Nunca escribas más de dos páginas sobre nada.� Nunca envíes una carta o una nota el día que la escribes. Léela en voz alta a la mañana siguiente y, entonces, edítala si es necesario.� Si es algo importante, dásela a un compañero para que la mejore.� Antes de enviar tu carta o tu informe, asegúrate de que está claro como el agua lo que quieres expresar.� Si quieres ACCIÓN, no escribas. Ve y dile a la persona lo que quieres que haga.

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Conclusiones

• La Redacción de Informes es un proceso creativo.

• La Redacción de Informes tiene un contexto normativo que se debe tener presente.

• La Redacción de Informes conlleva al uso de un lenguaje formal y culto.

• Las técnicas y herramientas de la Redacción de Informes también pueden ser aplicadas a documentos cortos.

• La Redacción de Informes requiere del uso de herramientas de software y de impresión digital para su presentación.

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