taller de gestión de proyectos de digitalización macn, 5 de octubre de 2010

Taller de Gestión de Proyectos de Digitalización

MACN, 5 de Octubre de 2010

Proyectos de Digitalización de Datos

SIB – APN

Fabiana Cantarell

Proyectos de Digitalización de datos con fondos externos

Convocatoria Fondos Semilla para la digitalización de datos de especies y

especímenes – IABIN

Diciembre 2007 – Enero 2008

Firma del contrato APN/OEA mayo 2009

Proyectos presentados por el SIB

Digitalización del “Plan Inventario” de los Vertebrados de los Parques Nacionales norpatagónicos –y su ingreso al SIB-APN de Argentina.

Las aves de los ambientes acuáticos del Parque Nacional Laguna Blanca – Nueve años de datos (1997 – 2005)

Biodiversidad de hongos, algas continentales y líquenes en los Parques Nacionales de Argentina.

Especies de valor especial del SIB-APN, a cargo de Guillermo Gil de la DRNEA.

Delegación Regional Patagonia

Delegación Regional Noreste Argentino.

DNCAP

Programa de Rel. Instit. y Cooperación Internacional

Encargado de coordinación y gestión de los proyectos

Encargado de transferencia de fondos

Entradores de datos

Encargado de la BdD

Programadores

Personal y Línea de reporte

Ubicación del Personal en D.R.Patagonia

• En la oficinas del SIB, en la primera etapa del proyecto, durante el proceso de georreferenciación.

• En otras oficinas de la Delegación.

• Desde otras ubicaciones.

Encargado de la coordinación y

gestión de los proyectos: Funciones:

•Seguimiento de los trámites administrativos•Responder a requerimientos de la Institución proveedora de los fondos.•Responsable del seguimiento del proyecto.•Elaborar los informes y productos estipulados en el acuerdo.•Gestionar el control de calidad de los datos digitalizados

Tipo de contratación

• De acuerdo a los requerimientos de la entidad subsidiadora

•Contrato de locación de servicios (los data entry y programadores presentaban factura por sus servicios)

Presupuesto y Fuente de Financiamiento

• Fondos externos (aportados por la entidad que subsidiaba los proyectos).

•Fondos de contrapartida (aportados por la Adm. De Parques Nacionales)

Recomendaciones

Solicitar información precisa sobre:• Forma en que se recibirán los fondos (efectivo, cheques, transferencias bancarias, etc.)• Como se efectivizará la entrega de fondos ( una entrega, dos cuotas, contra-entrega de productos, despues de la aprobación del informe, etc.)• Plazo máximo en el cual se efectivizarán los depósitos, a partir del momento en el cual se autoriza el pago.

Rutinas de trabajo

• Dependiendo del proyecto, diariamente se reportaba que material se iba a digitalizar en el día y se llevaba un registro, indicando si se había completado.

• Antes del informe de avance, se priorizaba la digitalización de los registros que no presentaban “problemas”.

Control de calidad

• de la georreferenciación: se controlaba con cartas, gaceteros online y con cartografía digital de la APN.

•de las determinaciones: ante registros dudosos o sin determinar , se consultaba con expertos y se tomaba la decisión.

•La cantidad de ejemplares: en casos de censos de aves

Capacitación previa

• Georreferenciación

• Uso del gestor de contenidos de la base de datos.

• Uso de software “auxiliar”.

Datos a digitalizar

• Plan Inventario: ejemplares colectados

censos mensuales

censos diarios

•Censos de Aves de LB: censos de aves

•Hongos, líquenes y algas: registros (bibliog)

Información a digitalizar

Censos

mensuales

Tilde lista

Colecta de ejemplares

Tilde lista

Colecta de ejemplares

Anotaciones del diario de campo

Resultados y Rendimiento• Proyecto Censos de Aves LB:

Objetivos y metas del proyecto claramente definidas

Se contabilizó en forma precisa la cantidad de información a digitalizar

a partir del material impreso

Estimación del tiempo de carga de los datos

Cumplimiento de las metas en tiempo y cantidad de datos digitalizados

Finalización del proyecto ( 110 planillas de censos digitalizadas en 12 sitios - 207866 ejemplares censados)

Resultados y Rendimiento• Proyecto Plan Inventario:

Objetivos y metas del proyecto numéricamente definidas

No se contabilizó en forma precisa la cantidad de información a digitalizar a

partir del material impreso (“estimación”)

Estimación imprecisa del tiempo de carga de los datos

Cumplimiento de las metas en tiempo y cantidad de datos digitalizados

Finalización del proyecto luego de correcciones y aclaraciones 27.987 registros - ejemplares digitalizados)

Esfuerzo

extra de carga de

datos para cumplir

con los plazos

Resultados y Rendimiento• Proyecto Hongos, líquenes y algas:

Objetivos y metas del proyecto definidas en forma ambigua o

imprecisas (mala interpretación)

Se contabilizó en forma precisa la cantidad de información a digitalizar a

partir del material impreso

Estimación precisa del tiempo de carga de los datos

Cumplimiento de las metas en tiempo y cantidad de datos digitalizados de acuerdo a “nuestra” interpretación

Proyecto en proceso de finalización luego de correcciones y aclaraciones 5.331 registos digitalizados de 3063 spp)

Esfuerzo

extra de carga de

datos para cumplir

con los plazos

Problemas encontrados

•Trabajar con material histórico, dificulta el intercambio con los autores de la información.• Diferente interpretación de términos utilizados en proyectos y contratos ( distintos significados, glosario).•No sobrevaluar la cantidad y calidad de los datos a digitalizar ( ser precisos al momento de contabilizar la cantidad de ejemplares o registros que se comprometen a digitalizar).• Tener en cuenta actualizaciones de taxonomía, determinaciones, etc.•Registros con coordenadas sin descripción de localidad o donde la ubicación de las localidades no coincide con la descripción.

Recomendaciones•Definir claramente la cantidad y tipo de datos a digitalizar en el proyecto de digitalización.•No sobrevaluar la cantidad y calidad de los datos a digitalizar.•Contabilizar “lo más preciso” posible la cantidad de ejemplares o registros que se comprometen a digitalizar (-% de datos que no se podran digitalizar).• Tener en cuenta actualizaciones de taxonomía, determinaciones, etc.•Empezar a digitalizar aunque no se cuente con el primer depósito de los fondos. •Tiempo de ejecución y entrega de fondos

Gracias !!!

www.sib.gov.ar