sistemas de informaciÓn en la empresa parte ii
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PREGUNTAS SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1. ¿Bajo qué criterios se puede clasificar los sistemas de información que se aplican en las empresas?
Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo; las empresas
deben tomar en consideración los siguientes criterios para la clasificación de los sistemas de
información.
El procesamiento de transacciones .- Gestiona la información referente a las
transacciones producidas en una empresa u organización.
La información gerencial .- Orientados a solucionar problemas empresariales en
general.
El soporte a decisiones .- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes
variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
La información ejecutiva .- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que
permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a
partir de información interna y externa a la misma.
La Automatización De Oficinas .- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario
del administrativo de una empresa u organización.
La Planificación de Recursos .- Integran la información y los procesos de una
organización en un solo sistema.
Estos criterios surgieron simultáneamente en el mercado.
2. ¿Cuáles son los principales sistemas de información de una organización funcional? Dar ejemplos de cada uno
Los tipos de sistemas de información se han clasificado de acuerdo a las funciones básicas que
se realizan en una empresa, por lo tanto, tenemos los siguientes:
SISTEMAS DE VENTAS Y MARKETING
Los sistemas de ventas y marketing tienen como función
“vender losservicios o productos de la organización”
Ayudan a las empresas a promover productos, contactar
clientes, distribuir productos físicamente, registrar las
ventas y acompañar las ventas.
Una empresa usa un Sistema de Ventas interconectado por Internet, con
una línea básica, que registra la información por cada tienda. Le permite
reportes consolidados sobre el estado global de la empresa a
determinada hora. Mejora la asignación y el control de los clientes potenciales: promocione
fácilmente a los clientes potenciales cualificados a nuevas oportunidades con un solo clic.
Asigna automáticamente el cliente potencial correcto a la persona adecuada según los
productos, zonas, importes o cualquier otro criterio.
Gestione ofertas y pedidos: cree fácilmente ofertas,
conviértalas en pedidos y, a continuación, realice el
seguimiento y gestiónelas durante todo su ciclo de vida
desde propuestas hasta facturas.
SISTEMAS DE PRODUCCIÓN
EJEMPLOS
La función de producción en la organización
consiste en producir los bienes y servicios de la
organización.
De manera tal que los sistemas de información
de producción resuelven problemas
relacionados con la tecnología de producción y planeamiento de la producción,
desenvolvimiento de productos y operaciones y control de flujo de producción
SISTEMA DE FINANZAS Y CONTABILIDAD
EJEMPLOS
Sistema DBR: Sistema de producción
Drum Buffer Rope o Tambor
Amortiguador Cuerda; El sistema que
inició todo, ahora utilizado solamente
en ambientes muy complejos para
programar la planta
S-DBR.- Tambor Amortiguador Cuerda
Simplificado o TAC-S; el más utilizado
por su simplicidad y robustez
El asistente entiende cómo funcionan
los diferentes tipos de planta, cuales son
los problemas que impiden aprovechar
al máximo la capacidad de la planta y la
solución para hacer programas de
producción realistas, calcular fechas de
entrega factibles de cumplir y como
controlar la planta.
Sistema DBR: Sistema de producción
Drum Buffer Rope o Tambor
Amortiguador Cuerda; El sistema que
inició todo, ahora utilizado solamente
en ambientes muy complejos para
programar la planta
S-DBR.- Tambor Amortiguador Cuerda
Simplificado o TAC-S; el más utilizado
por su simplicidad y robustez
El asistente entiende cómo funcionan
los diferentes tipos de planta, cuales son
los problemas que impiden aprovechar
al máximo la capacidad de la planta y la
solución para hacer programas de
producción realistas, calcular fechas de
entrega factibles de cumplir y como
controlar la planta.
Como se sabe la función de las finanzas es
administrar los activosfinancieros de la
organización así como el efectivo, acciones,
bonos entre otras inversiones.
Mientras que la contabilidad tiene como
función mantener y administrar el registro financieros de la organización.
Este tipo de sistema de información controla los activos financieros de la firma y los flujos de
caja.
Una empresa puede a través de este sistema agilizar la gestión de sus
finanzas orientadas a:
Registro de clientes
Programación de pagos
Cobranzas
Calendarización
Amortizaciones
Refinanciamiento reportes del ejercicio
SISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS
EJEMPLOS
Este tipo de sistema de información nos ayuda a definir los requerimientos de personal, los
tipos y número de personal requerido, el reclutamiento, dirección y cese de personal, y
además registran la selección y colocación del personal.
Se pueden sistematizar procesos como control del kardex, ausentismo, control de plazas y
head count, cartas y contratos, evaluaciones, eventos y aniversarios, aumentos de sueldos así
como módulos de capacitaciones o de incidencias.
2. ¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de información de
acuerdo a los niveles de organización que apoyan? opina sobre
sus principales características y su importancia para cada nivel
EJEMPLOS
SISTEMAS DE NIVEL OPERACIONAL
Los sistemas de información dan apoyo y vigilancia a las actividades cotidianas
o una transacción que es una operación básica realizada, como por ejemplo
solicitar una cuenta de correo electrónico o llenar un formulario de reclamo.
Este nivel se encarga de captura,
registro y consolidación de datos
en transacciones y procesamiento
rutinario de transacciones.
Los sistemas de este nivel deben
ayudar a que se determine
rápidamente la respuesta a
preguntas como las siguientes:
¿Qué formulario hay que llenar para solicitar una renovación de
contrato?
¿Qué tengo que colocar en el campo XX?
¿A quién debo dirigirlo?
¿En cuánto tiempo me responden?
¿Cómo me responden?
¿Por dónde anda mi trámite?, ¿se atascó?.
¿Qué le pasó o por donde anda el pago del Prof. o del proveedor X?
¿Está inscrito el estudiante P?
EJEMPLOS DE SISTEMAS DE NIVEL OPERACIONAL: trámites de personal
y compras, mantenimiento, reservación de aulas, laboratorios y equipos,
traslado de material, nómina, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, planes
formación de personal, control de asistencia, préstamos de biblioteca, entrega
de beneficios)
Estos sistemas son críticos para el buen funcionamiento de los demás niveles
es muy importante ya que encontramos las diversas actividades cotidianas
para la producción.
SISTEMAS DE NIVEL GERENCIAL
Permite monitorear, controlar y, en general, gerenciar los procesos
institucionales. Son sistemas de apoyo para las personas y equipos que tienen
que estar pendientes de si las “cosas están funcionando bien”.
Características:
Requieren plantear y resolver
decisiones semi-estructuradas,
Desempeñar la gestión de riesgos
bajo diversos escenarios
Llevar a cabo la planificación con un
horizonte en la escala de meses,
trimestres o un año.
Algunas preguntas como las siguientes en este nivel son:
¿Los costos totales en HCM exceden lo presupuestado?,
¿Qué pasaría si admitiéramos 10% más estudiantes este año?,
¿En cuánto hay que aumentar las tarifas este verano para que los
costos sean cubiertos por los ingresos?,
¿Qué efectos tendría demorar la compra de papel en dos meses?
¿Debe diseñarse un curso único introductorio de Cálculo Numérico para
las carreras de Ingeniería o sería preferible un curso distinto por carrera?
Esto tiende a obligar a nuestras autoridades bajas y medias a tomar decisiones
en base a la “intuición” y la experiencia, a micro-controlar los procesos y en
general a inmiscuirse rutinariamente, y no excepcionalmente, en el nivel
operativo.
Dentro de estas tenemos a dos tipos que dan soporte:
Sistemas de información gerencial (SIG); Dan un resumen sobre las
operaciones básicas. Proporcionan informes y consultas sobre el
desempeño actual y registros históricos de la empresa.
Sistemas de apoyo a las decisiones (SAD); Tienen por objetivo dar
apoyo a las decisiones menos rutinarias y estructuradas y son fácil de
predecir. Además dan soporte computacional interactivo durante un
proceso de toma de decisiones.
SISTEMAS DE NIVEL ESTRATÉGICO
La preocupación principal que se atiende
en este nivel es poder determinar la
capacidad organizacional para hacer
frente a cambios previsibles en el entorno
como la detección de tendencias a largo
plazo, planificación estratégico para
hacer frente a tales tendencias o
contexto institucional-regional-nacional-
internacional. Las preguntas típicas que se hacen pueden ser:
¿Cuál debe ser la remuneración de un web-máster en los próximos
cinco años para hacer frente a la demanda en el mercado de este tipo
de empleado?
¿Qué demanda habrá en la carrera “x” en 5-10 años?
¿Qué tipo de carreras/postgrados debemos abrir en los próximos 5
años? ¿Cuáles deberíamos ir cerrando?
Características:
Facilidad de uso
Manipular una variedad de datos internos y externos, cuantitativos y
cualitativos,
Ejecutar sofisticados análisis de datos, etc.
Mediante la información de nivel estratégico podemos hacer frente a las
amenazas del entorno y estar previstos ante los cambios que se puedan dar.
SISTEMAS DE NIVEL DE CONOCIMIENTO
Hay grandes diferencias en este nivel según la
empresa se conciba o no como una empresa
del conocimiento.
Características:
Son el apoyo al conocimiento
y trabajo con datos en la empresa
El propósito de esos es ayudar al
negocio integrar nuevos conocimientos
en el y controlar el flujo de trabajo
En este sistema entran las estaciones de
trabajo y los sistemas de oficinas
Dentro de estas tenemos a dos tipos de sistemas:
Sistemas de Trabajo del conocimiento (STC): Son aquellos sistemas
que auxilian los procesos de de creación de información.
Sistemas de automatización de Oficinas (SAE): Son sistemas
colaborativos que aumentan las comunicaciones y la productividad de
equipos y grupos de trabajo.
4. ¿Cuáles son los tipos sistemas de información en la clasificación de acuerdo con su cobertura en la organización? Dar un ejemplo de cada uno
Los tipos de sistemas de información según su cobertura en la organización se han clasificado
de acuerdo a las funciones básicas que se realizan en una empresa, por lo tanto, tenemos los
siguientes:
SISTEMAS DE INFORMACIÓN PERSONALES
El sistema de información personal es
un sistema que proporciona una
interface a la consulta de datos
personales por medio de filtros pre-
establecidos.
Qué esperar de este sistema:
Filtros de Consulta. Las
consultas pueden realizarse
por medio de los siguientes filtros: Nombre, apellido paterno, apellido materno, calle,
colonia, municipio, estado, código postal.
Información y datos actualizados. Los datos contenidos en la base de datos estan
actualizados de manera constante. Más de 1 gigabyte de información a su disposición.
Simple pero efectivo. El formato de consulta y de despliegue de resultados es simple,
y da la habilidad de exportar los resultados a los formatos mas comunes como XML,
Excel, PDF.
OWENS-CORNING FIBERGLASS CORPORACION, el productor más grande
de aislamiento de hogar de los Estados Unidos. Para estimular las ventas EJEMPLO
esta compañía concientizo a los dueños de casa, constructores y contratistas de las ventajas
de las técnicas de diseño de casas con energía eficiente. OWERS desarrollo una base de datos
de la eficiente energía de una gran variedad de nuevos y viejos diseños como parte de su
esfuerzo para desarrollar materiales de aislamiento. Desarrollo un sistema para llevar
estadísticas de los nuevos diseños y estimar los ahorros de energía en los cambios de viejas
casas. La compañía ofreció diseños gratis a constructores, contratistas y arquitectos para sus
diseños de casas si ellos compraban materiales aislantes a OWERS.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE GRUPOS
Son sistemas que facilitan el trabajo
en grupo, aplicaciones a grupos que
comparten hardware, promueven
las comunicaciones, permiten el
análisis y apoyan a tener un mejor
control de los documentos como
también monitorean el trabajo een
grupo.
Estas aplicaciones que comparten hardware permiten a los miembros de un grupo de trabajo
compartir equipamientos caros como por ejemplo, impresoras laser o unidades de
almacenamiento de datos de alta capacidad.
Las aplicaciones para comunicación incluyen correo electrónico, conferencia de grupo,
videoconferencias.
SEARS es una empresa que usa una variedad de sistemas de información
como columna vertebral de su estrategia para llegar a ser líder o EJEMPLO
solamente en tienda vendedora sino en servicios financieros a clientes. Una base de datos de
40 millones de clientes es continuamente minada para buscar grupos específicos como por
ejemplo compradores de herramientas, aficionados a la jardinería, futuras mamas para
enfocar su publicidad. Esta información es usada también por otras compañías pertenecientes
a SEARS como compañías de seguro, etc.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN CORPORATIVOS
Es uno de los sistemas más avanzado para
editar, gestionar y difundir información y
contenido multimedia desde un PC central a
cualquier pantalla conectada al mismo. La
Información se puede transmitir en tiempo
real o programada a pantallas o grupos de
Pantallas situadas en cualquier parte del
mundo, desde su escritorio.
En la práctica, esta nueva herramienta de comunicación obra maravillas en sitios muy diversos:
cadenas de tiendas, centros comerciales, estaciones y aeropuertos, Hospitales, bancos,
farmacias, universidades, edificios públicos, hoteles, museos, clubes deportivos, centros
médicos, cines y otros lugares públicos donde la comunicación pueda ser útil y/o rentable.
Algunas empresas que cuentan con diversos establecimientos comerciales utilizan las pantallas
de publicidad dinámica como herramientas de comunicación interna. El
director comercial de una cadena de electrodomésticos, por ejemplo,
puede grabar y transmitir una sesión de formación simultánea para todos los vendedores
antes de que el local abra sus puertas. A partir de esa hora, la pantalla se convierte de nuevo
EJEMPLO
en un soporte publicitario que recomienda al cliente uno u otro producto, o que retransmite
demostraciones de uso de ciertos electrodomésticos para atraer la atención de los clientes.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN INTERORGANIZACIONALES Un Sistema de Información Interorganizacional se define como la automatización del flujo de
información entre organizaciones para alcanzar un sistema de administración de la cadena de
suministros deseado. Este proyecto plantea el problema de integrar flujos de información
entre empresas afines para establecer sistemas que interconecten los procesos de negocios
entre ellas. Los cuestionamientos que esta investigación abordan si se podrá establecer ese
vínculo, y responder a los requerimientos de las negociaciones comerciales, cambiando la
cultura organizacional y evitando volver a las prácticas cotidianas de utilizar mecanismos
manuales. Es posible establecer como una conclusión del caso de estudio que se puede
integrar a las empresas de manera que puedan comunicarse de manera eficiente a pesar de
sus diferencias tecnológicas y culturales, y que se pueden reconocer las condiciones
administrativas y técnicas para lograr la interrelación y establecer las condiciones de
colaboración entre empresas
A principios de los 80 General Motors implementó un sistema
que enlazaba sus sistemas CAD/CAM y de entrada de pedidos
con los sistemas de producción de sus proveedores.
5. Relaciona las columnas de la derecha con la izquierda
EJEMPLO
A. Planificación de recursos empresariales
– ERP.
B. Gestión de relación con el cliente – CRM
C. gerenciamiento de cadena de
requerimientos – SCM
D. inteligencia organizacional – BI.
E. expertos en sistemas.
F. sistemas de información geográfica –
GIS.
(C)Simplificar y agilizar las transacciones
entre empresas, clientes y proveedores.
(E)Solución de problemas específicos, la
captura de know – how.
(A) sistemas – funcional, la integración de
procesos que operan a nivel corporativo.
(F) la interfaz gráfica, con referencia a los
datos geográficos, el apoyo a la toma de
decisiones
(D) herramientas para el almacenamiento y
análisis de datos, apoyo a la toma de
decisiones.
(B) la integración de los procesos de
atención y apoyo del consumidor.
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