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SISTEMAS DE INFORMACIÓN

CONTABLEIng. Esp. Edison A. Sandoval O.

LA INFORMACIÓN

Es para una empresa, como la sangre para el ser humano, de su calidad depende la salud de una empresa, por ello debe procurarse conocerla detalladamente, optimizarla y mantenerla siempre actualizada. 

DATO - INFORMACIÓN

El DATO es un hecho aislado, no evaluado, ni significativo. Es sólo el resultado de un fenómeno.

Para que se transforme en INFORMACIÓN es necesario realizar operaciones con los datos que le agreguen valor y le den utilidad para el usuario.

SISTEMA

Conjunto de elementos interrelacionados que siguen una serie de pasos para lograr un objetivo

LA SISTEMATIZACIÓN

Es la definición clara las rutas y procesos de la información, en ellos se incluirán los recursos humanos y técnicos para poner a ritmo una empresa, para asegurar su continuidad.

UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Abarca actualmente la mayoría de los procesos internos y externos de la empresa, y trata de organizar el flujo de información de todas las actividades relativos a su razón social. Un sistema de información puede ser manual o computarizado.

SISTEMAS DE INFORMACIÓNDefinición1: 

Es un grupo de personas, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos que escoge, almacenan, procesan y recuperan datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de información a los niveles gerenciales para que sea utilizada eficientemente.

Definición 2: 

Es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros  y puede ser cualquier cosa, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistemas de cómputo que generan reportes  periódicos para varios usuarios. 

Definición 3:

Los sistemas de información es el medio por el cual se enlazan todos los componentes de un sistema para alcanzar el objetivo.

Sistema de InformaciónContable

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SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE SIC

Permiten agilizar la toma de decisiones a todo nivel. Involucra desde la recepción de documentos, grabación y almacenamiento. Mediante procesos automatizados, obtendremos los resultados relativos a bancos, facturación, cartera, inventarios, nómina y análisis financiero.

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FUNDAMENTOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Entrada: datos que vamos a introducir.

Proceso: es toda la gestión de esa información (manipulación y transformación de los datos) para la organización.

Salida: es el resultado que obtenemos.

Almacenamiento: donde guardamos la información y podemos recuperarla en cualquier momento. La información almacenada debe mantenerse mediante un proceso de actualización.

Retroalimentación: hay casos en que la entrada de información puede ser la salida de otro. Hay que tener en cuenta si existen fallos en el sistema (tiene que detectarlos). Es la salida que se utiliza para efectuar cambios en actividades de entrada o procesamiento. Debe evaluarse.

RETROALIMENTACIÓN

ENTRADA PROCESO SALIDA

ALMACENAMIENTO

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Documentos Procesos Resultados

2 &

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UN SIC

1. Completo.Deberá permitir recoger todas y cada una de las operaciones con contenido económico que deban figurar en contabilidad.

2. Descentralizado.Permitir la captura de los documentos en el lugar más cercano a donde se producen, evitando, en lo posible, los procesos manuales de información. Además la captura o toma de datos sólo se tenga que realizar una vez, produciéndose las actualizaciones correspondientes en cada proceso relativo sin necesitar reiterar dicho tratamiento de la información de entrada.

CARACTERÍSTICAS DE UN SIC

3. Actualizado en tiempo real.Debe tender a que la información sea procesada siempre en tiempo real, lo que posibilitará que los resultados estén constantemente actualizados, y por tanto, no retrasados en el tiempo.

CARACTERÍSTICAS DE UN SIC

4. Flexible.La flexibilidad comprende:Que el sistema permita la

variación de las estructuras contables sin necesidad de rediseñar el SIC.

Que el usuario pueda extraer información, según sus necesidades, y sin intervención de los departamentos de proceso de datos.

CARACTERÍSITICAS DE UN SIC 5. Seguro.

Ha de considerar los siguientes aspectos:

Que existan procedimientos que minimicen la posibilidad de accesos no deseados a la información, ya sea para modificarla, ya sea sólo a consultarla.

Que existan procedimientos que permitan la continuidad del trabajo ante eventuales incidentes de equipos y programas.

Que el sistema sea fiable, entendiendo por tal el que realice, en cada caso, las actualizaciones en la base de datos de forma adecuada, permitiendo que la información en ella contenida sea, no sólo correcta, sino integra y coherente. 41

ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE ANTES DE ADQUIRIR UN S.I.

1. Se debe tener los requerimientos de sistema totalmente definidos (Que espero del S.I.)

2. Definir los objetivos que debe cumplir el sistema3. Análisis de productos (Características, BD,

archivos planos)4. Selección de por lo menos 3 opciones5. Historial del producto6. Casos de éxito7. Historial de la empresa productora8. Costo-beneficio y el retorno de la inversión9. Requerimientos técnicos y costos asociados10. Tiempo de implementación y puesta en marcha.11. Soporte postventa y garantías

Sistema de InformaciónComputarizado

Operación del sistema

OPERACIÓN DEL SISTEMA

Comenzará con la introducción de los datos que definen la operación que se desea contabilizar. Estos datos podrán incorporarse al sistema:

Directamente, ya sea mediante captura a través de terminales, o de datos almacenados.

Automáticamente, es decir, mediante generación automática por el propio sistema.

Por procedimientos tele informáticos.

ENTRADA DE DATOS

Los datos de entrada se pueden clasificar en:

Datos comunes, que son aquellos que se han de introducir necesariamente en el sistema con independencia de cuál sea la operación a contabilizar.

Datos específicos, que son aquellos que afectan a áreas concretas del sistema y actualizan alguna de las contabilidades de desarrollo.

Cartera

Inventarios

Contabilidad

Datoscomunes

Datosespecíficos

PUC

Clientes

productos

Costos

Pedidos,Devoluciones,proveedores

TAREA

Investigar 3 SIC: funcionalidad, características, costos, etc.

Determine cual de los 3 SIC compraría para la empresa