sistemas de archivo físico

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Miriam, Giovanna, Maribel, Isabel y David

Dentro de una oficina, vamos a encontrarnos con una multitud de documentos que si no somos capaces de organizar debidamente, van hacer que nuestro trabajo diario sea complicado.

A continuación vamos a presentaros una selección de estos sistemas.

Introducción

Una carpeta es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger los papeles sueltos de una organización. Pueden ser de diferentes materiales y tamaños y por su forma las podemos clasificar en diversos tipos.

Carpetas

Son carpetas de plástico o de cartón, las cuales tienen unos pequeños caños que permiten agregarle ganchos que ayudan a que la carpeta cuelgue.

Poseen una etiqueta de identificación, donde puede escribirse un resumen de la información contenida.

Tipos de carpetas

Carpetas colgantes

Tipos de carpetasTipos de carpetas colgantes

Las carpetas con fundas son carpetas de plástico o de cartón, las cuales tienen fundas interiores para introducir los documentos.

Tipos de carpetas

Carpetas con fundas

Tipos de carpetasTipos de carpetas con fundas

Las gomas se pasan por encima del pliego opuesto manteniendo la carpeta cerrada e impidiendo que caigan los documentos por sus laterales.

Tipos de carpetas

Carpetas con gomas

Las carpetas con anillas son carpetas de plástico o de cartón, las cuales tienen dos anillas (o más) en su interior, con lo cual si hacemos agujeros en el margen izquierdo podemos introducir en ellas los documentos.

Tipos de carpetas

Carpetas de anillas

Son estructuras que contienen el material necesario para asistir a una reunión o conferencia.

Tipos de carpetas

Carpetas de congreso

Son carpetas destinadas a tomar notas. En lado derecho se sujetan los documentos mediante un clip o mordaza. El mecanismo se sitúa en el extremo superior o lateral de la misma y sujeta las hojas por un sistema de presión.

Tipos de carpetasCarpetas con clip

Son carpetas destinadas a guardar documentos con perforaciones laterales. Suelen ser de plástico y con una abrazadera del mismo material. La abrazadera se presiona contra los documentos y los fijadores se doblan sobre ella para mantenerla en una posición fija.

Tipos de carpetasCarpetas con abrazadera

Son carpetas con la hojas de plástico, petraladadas y pautadas con bolsillo interior.

Tipos de carpetasTarjeteros

Son hojas ordenadas alfabéticamente para facilitar el orden y el archivo y mejor gestión de las direcciones y teléfonos.

Tipos de carpetasListines telefónicos

Cubierta de papel u otro material para introducir documentos que se envían por correo. Varían en material, tamaño y cierre.

Sobres

Sistema de clasificación universal que permiten la búsqueda de datos específicos de forma rápida y sencilla.

Ficheros

Libro o cuaderno en cuyas hojas se colocan fotografías, cromos, sellos, monedas y cosas semejantes que se guardan o coleccionan. También puede darse el formato de un estuche con varias fundas colocadas a modo de libro para guardar discos de música

Álbumes

Cubierta con que se envuelve o cubre algo.

TIPOS:

Fundas polipropileno Fundas PVC Bolsas zipp

Fundas

Fundas

Los accesorios de archivo tienen la función de facilitarnos la búsqueda de un documento dentro de una carpeta u otro tipo de archivador.

Accesorios de archivo

Tipos de accesorios de archivo

Accesorios de archivo

Archivadores de palanca

1.Archivador doble

2.Archivador de cartón

3.Archivadores de colores

4.Módulos archivadores

Archivo definitivo

1.Archivo definitivo

2.Cajas de transferencias

3.Contenedores

Archivadores de palanca

Accesorios de archivo

Archivador doble

Archivador con doble mecanismo para guardar documentos

Archivadores de colores

Aunque realizan la misma función son estéticamente más vistosos.

Archivador de cartón

Accesorios de archivo

Archivadores de cartón forrados en papel, encontramos los archivadores jaspeados o “A-Z”

Módulos archivadores Cajas en las que se pueden introducir 2 o más archivadores, para facilitar su orden y estética.

Archivo definitivo

Accesorios de archivo

Archivo definitivo

Guarda los documentos antiguos o de poca consulta teniéndolos siempre ordenados

Cajas de transferencia

Clasifica los archivos de forma definitiva, esta categoría es una forma antigua.

Archivo definitivo

Accesorios de archivo

ContenedoresCajas de cartón donde se pueden introducir varias carpetas de archivos definitivos

Tienen la función de clasificar los documentos bien sea por días, meses o actividades

Clasificadores y acordeones

Tipos de clasificadores y acordeones

Clasificadores y acordeones

Tipos de clasificadores y acordeones

Clasificadores y acordeones

Es un conjunto de documentos o informes acerca de un determinado asunto o persona contenidos en una carpeta o caja de cartón.

Dossiers

Tipos de dossiers:

Dossiers con clip: Es un dossier con un clip o mordaza a mano izquierda, que permite una mejor sujeción de las hojas.

Dossiers uñeros: Es un dossier que tiene un semicírculo en la parte derecha para facilitar su apertura

Dossiers

Son soportes de diferentes materiales fabricados para proteger los carnets o cualquier tipo de documento identificativo.

Portacarnets

Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento, así como las páginas en las que aparecen.

En el índice se recogen los títulos de los distintos apartados y subapartados que conforman el trabajo y se consigna la página en que comienza cada uno de ellos.

Índices

Tipos de índices: Índices numéricos Índices abecedarios

Índices

La funcionalidad del sistema de separadores para carpeta permite que los archivos de documentos sean fáciles de utilizar y administrar. Es un instrumento que sirve para ordenar o clasificar algo.

Separadores

TIPOS DE SEPARADORES

•Separadores normales•Separadores reutilizables: tienen la ventaja de que se pueden volver a usar.

La funcionalidad del sistema de separadores para carpeta permite que los archivos de documentos sean fáciles de utilizar y administrar. Es un instrumento que sirve para ordenar o clasificar algo.

Separadores

TIPOS DE SEPARADORES•Separadores imprimibles: tienen la ventaja de poder ser impresos.•Pestañas reposicionales: son pestañas adhesivas a una hoja, y son imprimibles.

Gracias por vuestra atención