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Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
Guía de usuario Página 1
SISTEMA DE REGISTRO DE
SEGURO VIDA LEY
Guía de Usuario - Carga Masiva Versión 1.0
Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Oficina General de Estadística y Tecnologías de la Información y Comunicaciones
2011
Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
Guía de usuario Página 2
Historia de Revisiones
Ítem Fecha Versión Descripción Autor
1 03/10/2011 1.0 Guía de usuario Karina Yuliana Aguilar
Lugo
2
3
Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
Guía de usuario Página 3
Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
Guía de usuario Página 4
Contenido INTRODUCCION .................................................................................................................................. 5
SISTEMA DE REGISTRO DE SEGURO VIDA LEY ................................................................................... 6
PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA MASIVA ....................................................................................... 6
1. Paso I ................................................................................................................................. 6
1.1. Trabajador................................................................................................................ 10
1.2. PolizaxTrabajador ................................................................................................... 10
1.3. PolizaxBeneficiario ................................................................................................. 10
2. Paso II .............................................................................................................................. 19
3. Paso III ............................................................................................................................. 25
4. Paso IV ............................................................................................................................. 28
Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
Guía de usuario Página 5
INTRODUCCION
En atención a la Disposición Complementaria Transitoria del D.S. Nº 003-2011-TR que
aprueba el Reglamento de la Ley Nº 295549, donde señala que el Ministerio de Trabajo y
Promoción del Empleo deberá implementar el Registro Obligatorio de Contratos de
Seguro Vida Ley.
Con fecha 15 de Junio del 2011 se implementó el Sistema de Registro Obligatorio de
Contrato de Seguro Vida Ley el cual permite registrar los datos de la póliza, los
trabajadores y beneficiarios que forman parte de la póliza.
Asimismo, para agilizar y permitir realizar carga de datos en forma masiva, se implementa
la funcionalidad denominada Carga Masiva en el Sistema de Registro Obligatorio de
Contrato de Seguro Vida Ley.
La presente guía tiene por finalidad facilitar en el manejo del uso de la funcionalidad
Carga Masiva en el sistema.
Lima, 05 de Octubre del 2011
Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Oficina General de Estadística y Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
Guía de usuario Página 6
SISTEMA DE REGISTRO DE SEGURO VIDA LEY
PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA MASIVA
Los pasos que deben seguir para la carga masiva se detalla a continuación:
1. Paso I
Los empleadores deberán ingresar la información de la póliza, trabajadores y beneficiario en un archivo Excel el cual contiene el formato obligatorio. El archivo en Excel deberá ser bajado de la página web del ministerio (www.mintra.gob.pe), el nombre del archivo es “FORMATO_SEGUROVIDA.xlsm”.
Al abrir el archivo deberán habilitar el contenido de la macro; para ello deberán
seguir las siguientes instrucciones:
Dar clic a Opciones; como se muestra en la siguiente figura
Dar clic al botón
Opciones
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Se mostrará la siguiente pantalla en el cual deberá dar clic a Habilitar este
contenido
Finalmente se abrirá de manera correcta la plantilla en excell.
Dar clic a Habilitar este
contenido
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La siguiente imagen muestra la plantilla en Excel
Las otras tres hojas que se muestran en minúscula son los valores que se deben
ingresar en las siguientes columnas que se encuentran de color azul
o COD. TIPO DOCUMENTO IDENTIDADHace referencia a la hoja
denominada Tipo Documento; el cual tiene los siguientes valores:
Código Tipo Documento Descripción Tipo Documento
03 DOCUMENTO NACIONAL DE IDENTIDAD
04 PARTIDA DE NACIMIENTO
06 CARNET DE EXTRANJERIA
08 PASAPORTE
La plantilla en Excel contiene 3 hojas: TRABAJADOR,
POLIZAxTRABAJADOR, POLIZAxBENEFICIARIO (MAYUSCULAS)
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o CODIGO TIPO MONEDAHace referencia a la hoja denominada Tipo
Moneda ; el cual tiene los siguientes valores:
o CODIGO TIPO VINVULO FAMILIARHace referencia a la hoja
denominada Tipo Vinculo Familiar; el cual tiene los siguientes
valores:
Código Tipo Moneda Descripción Tipo Moneda
01 SOLES
02 DOLARES
03 EUROS
Código Tipo Vinculo Familiar
Descripción Tipo Vinculo Familiar
1 HIJO(A)
2 CONYUGUE
3 CONCUBINO(A)
8 PADRES
9 HERMANOS MENORES DE 18 AÑOS
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El archivo Excel está formado por tres hojas como se detalla a continuación:
1.1. Trabajador.- Contiene las siguientes columnas
Nº de documento de
identidad Número de documento de identidad
Código de tipo de documento Código de tipo de documento los valores son 03, 04,
06 y 08
Apellido Paterno Apellido paterno del trabajador
Apellido Materno Apellido materno del trabajador
Nombres Nombres del trabajador
Género Género los valores son F ó M
Fecha Nacimiento Fecha de Nacimiento de Trabajador
Concatenar Automáticamente concatena las columnas descritas
anteriormente
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1.2. PolizaxTrabajador.- Contiene las siguientes columnas:
Ruc Empresa Ruc de la empresa
Ruc empresa aseguradora Ruc de la empresa aseguradora
Número de póliza Número de Póliza
Fecha suscripción póliza Fecha suscripción de póliza o fecha de suscripción de
la renovación
Fecha vigencia póliza : inicio Fecha inicio de vigencia de la póliza
Fecha vigencia póliza: fin Fecha fin de vigencia de la póliza
Nº documento del trabajador Número de documento del trabajador
Fecha aseguramiento del
trabajador Fecha de aseguramiento del trabajador
Reingreso Los valores son S ó N; S cuando la respuesta es Sí y No
cuando la respuesta es No
Fecha ingreso o reingreso Fecha de ingreso o reingreso
Código de tipo moneda Código de tipo de moneda los valores son 01,02 y 03
Monto remuneración
asegurable
Monto de remuneración asegurable del trabajador
Cuenta con seguro de vida en
calidad de ex trabajador
Los valores son S ó N; S cuando la respuesta es Sí y No
cuando la respuesta es No
Concatenar Automáticamente concatena las columnas descritas
anteriormente
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1.3. PolizaxBeneficiario.- Contiene las siguientes columnas:
Ruc Empresa Ruc de la empresa
Ruc empresa aseguradora Ruc de la empresa aseguradora
Número de póliza Número de Póliza
Fecha suscripción póliza Fecha suscripción de póliza o fecha de suscripción de
la renovación
Nº documento del trabajador Número de documento del trabajador
Fecha aseguramiento del
trabajador Fecha de aseguramiento del trabajador
Beneficiario– Nº documento
de identidad Número de documento de identidad del beneficiario
Beneficiario- código de tipo
de documento Código de tipo de documento los valores son 03, 04,
06 y 08
Beneficiario-apellido paterno Apellido paterno del beneficiario
Beneficiario-apellido Materno Apellido materno del beneficiario
Beneficiario-Nombres Nombres del beneficiario
Beneficiario-fecha
aseguramiento
Fecha aseguramiento del beneficiario
Beneficiario-género Género los valores son F ó M
Código vinculo familiar Código de vinculo familiar los valores son 1, 2, 3, 8 y 9.
Concatenar Automáticamente concatena las columnas descritas
anteriormente
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Luego de ingresar la información en las tres hojas descritas en la parte superior se
debe concatenar la información, para ello debe seguir los siguientes pasos:
Hoja: TRABAJADOR.- Dar clic en la segunda fila de la Columna H
(Concatenar) y arrastrar el mouse hasta la última fila donde haya ingresado
la información.
Al arrastrar el mouse se deberá tener lo siguiente:
Dar clic en la segunda fila
de columna H
Al arrastrar el mouse se debe
tener todas las filas
concatenadas
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Guía de usuario Página 14
Hoja: POLIZAxTRABAJADOR.- Dar clic en la segunda fila de la Columna N
(Concatenar) y arrastrar el mouse hasta la última fila donde haya ingresado
la información.
Al arrastrar el mouse se deberá tener lo siguiente:
Al arrastrar el mouse se debe
tener todas las filas
concatenadas
Dar clic en la segunda fila de
columna N
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Guía de usuario Página 15
Hoja: POLIZAxBENEFICIARIO.- Dar clic en la segunda fila de la Columna P
(Concatenar) y arrastrar el mouse hasta la última fila donde haya ingresado
la información.
Al arrastrar el mouse se deberá tener lo siguiente:
Dar clic en la segunda fila de
columna P
Al arrastrar el mouse se debe
tener todas las filas
concatenadas
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Guía de usuario Página 16
Luego de concatenar la información en las tres hojas descritas en la parte superior
se debe validar la información; para ello deberán seguir las siguientes
instrucciones
Dar clic en el ítem Vista; como se muestra en la siguiente imagen
Dar clic en el ítem Macros; como se muestra en la siguiente imagen
Luego deberá dar clic en el ítem Ver macros
Dar clic en el ítem Vista
Dar clic en el ítem Macros
Dar clic en Ver macros
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Guía de usuario Página 17
Se mostrará la siguiente pantalla; el cual muestra la lista macros.
Las macros deberán ejecutarse en el siguiente orden:
Lista de Macros
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1. ValidarTrabajador_1 Valida la hoja TRABAJADOR; si detecta alguna
inconsistencia el mensaje error se mostrará de
color rojo.
2. ValidarPolizaxTrabajador_2 Valida la hoja POLIZAxTRABAJADOR; si detecta
alguna inconsistencia el mensaje error se
mostrará de color rojo.
3. ValidarExistenciaTrabajador_3 Valida que los Números de Documento de
Identidad del Trabajador que se ingresaron en
la columna G de la hoja POLIZAxTRABAJADOR
se encuentren en la columna A de la hoja
TRABAJADOR; si detecta alguna inconsistencia
se mostrará el siguiente mensaje en color rojo:
Número de Documento XXXXXXXX No Existe,
verifique
4. ValidarPolizaxBeneficiario_4 Valida la hoja POLIZAxBENEFICIARIO; si detecta
alguna inconsistencia el mensaje de error se
mostrará de color rojo
5. ValidarExistenciaTrabajador_5 Valida que los Números de Documento de
Identidad del Trabajador que se ingresaron en
la columna E de la hoja POLIZAxBENEFICIARIO
se encuentren en la columna G de la hoja
POLIZAxTRABAJADOR; si detecta alguna
inconsistencia se mostrará el siguiente mensaje
en color rojo:
Número de Documento XXXXXXXX No Existe,
verifique
6. CrearArchivoTrabajador_6 Permite crear el archivo de extensión .txt de la
hoja TRABAJADOR.
7. CrearArchivoPolizaxTrabajador_7 Permite crear el archivo de extensión .txt de la
hoja POLIZAxTRABAJADOR.
8. CrearArchivoPolizaxBeneficiario_8 Permite crear el archivo de extensión .txt de la
hoja POLIZAxBENEFICIARIO.
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Al ejecutar las macros del ítem 6,7 u 8; los archivos de extensión .txt se
almacena en la unida C:\ArchivosPoliza de su computadora.
2. Paso II
Los empleadores deberán ingresar al sistema de contratos de seguro vida Ley;
para adjuntar los archivos con extensión .txt.
Los pasos a seguir para adjuntar los archivos con extensión .txt, se detalla a
continuación:
En el Sistema de Registro de Seguro Vida Ley, dar clic al menú “Masivo”
Carpeta ArchivosPoliza
Archivos de extensión .txt
Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
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La opción del menú masivo está formado por los siguientes ítems:
Ingreso de Archivos Masivos
Ingreso de Archivos Masivos en Referencia a una Póliza que
se encuentra Registrado
Reporte de Errores de Migración - Registro Masivo
Dar clic al menú masivo
Opciones del menú Masivo
Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
Guía de usuario Página 21
Para realizar la carga inicial deberá dar clic a la opción número 1.- Ingreso
de Archivos Masivo,
Para poder adjuntar los archivos de extensión .txt que fueron generados por
las macros, deberá seleccionar en la opción Tipo de Archivos los siguientes
ítems en el orden como se detalla a continuación:
Trabajador
PolizaxTrabajador
PolizaxBeneficiario
Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
Guía de usuario Página 22
Luego deberá adjuntar el archivo, para ello deberá dar clic al botón
Examinar y seleccionar de la carpeta ArchivosPoliza el archivo .txt según
c
o
r
r
e
s
p
o
n
d
a
.
Luego deberá dar clic al botón enviar, el cual les mostrará un mensaje con
el nombre que el sistema internamente asignó al archivo de extensión .txt.
Nombre asignado por el
sistema
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Guía de usuario Página 23
Una vez ingresado los archivos de extensión .txt los empleadores deberán esperar 24 horas para poder visualizar la información en el sistema.
Para poder visualizar la información que se han cargado de los archivos de extensión .txt deberán ir a la opción del menú Gestionar Contratos de Seguro Vida Ley y luego buscar la póliza (Procedimiento que se realiza a la fecha para buscar una póliza en el registro individual)
Luego deberá dar clic al número de la póliza que se encuentra de color azul (Paso 2 como se muestra en la imagen anterior); el cual mostrará la pantalla con los trabajadores y beneficiarios ingresados en la carga masiva.
Para listar los trabajadores y beneficiarios que no fueron registrados por
alguna inconsistencia deberá ir a la opción del menú Masivo3.-Reporte de errores de Migración-Masivo.
Paso 1
Buscar
Paso 2
Dar clic
Dar clic al ítem
número 3
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Luego deberá seleccionar en la opción Tipo los siguientes ítems en orden
que se detalla a continuación:
o Trabajador
o PolizaxTrabajador
o PolizaxBeneficiario
En fecha de registro deberá ingresar la fecha que hizo el envío de los
archivos con extensión .txt; finalmente dar clic al botón imprimir.
Si existiera error en la carga masiva el sistema mostrará un reporte de
errores; en la columna observaciones se detalla el error por el cual no se
realizó el registro en la base de datos.
Paso 2 Ingresar
Fecha de envío
Paso 1 Seleccionar
uno de los ítems
Paso 3 Dar clic al
botón imprimir
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3. Paso III
Los empleadores que desean hacer carga masiva en relación a una póliza que ya
se encuentra registrado deberá ir a la opción del menú masivo ítem número 2.-
Ingreso de archivos masivos en referencia a una póliza que se encuentra
registrado.
Deberán buscar la póliza; para ello es obligatorio seleccionar la compañía
aseguradora e ingresar el número de póliza.
Dar clic al ítem
número 2
Paso 1 Seleccionar la
compañía aseguradora
Paso 2 Ingresar el número
de póliza
Paso 3 Dar clic al
botón buscar
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Se recomienda verificar la fecha de suscripción de la póliza al cual va
adjuntar los archivos de extensión .txt. (Recuerde que una póliza puede
tener diferentes fechas de suscripción ya que estas se pueden renovar)
Luego deberá dar clic a la columna de Trabajador, PolizaxTrabajador o PolizaxBeneficiario según corresponda para adjuntar los archivos con extensión .txt. La columna de número de operación es un número de identificación que el sistema asigna.
Verificar la fecha de
suscripción de la póliza
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Para adjuntar archivos de Trabajador
Para adjuntar archivos de PolizaxTrabajador
Para adjuntar archivos de PolizaxBeneficiario
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4. Paso IV
Finalmente los empleadores deberán enviar la póliza al Ministerio; para ello deberán seguir las siguientes instrucciones. Ir al menú Gestionar Contratos Seguro Vida
Deberá buscar la póliza; para ello es obligatorio seleccionar la compañía
aseguradora e ingresar el número de póliza.
Dar clic en Gestionar
Contratos Seguro Vida
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Guía de usuario Página 29
Deberá cargar los datos de la póliza para ello deberá dar clic al número de la
póliza
Deberá adjuntar la póliza escaneada en formato pdf.
Dar clic al número de póliza
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Guía de usuario Página 30
o
Paso 1 : Adjuntar la póliza
escaneada; se recomienda
leer las recomendaciones
Paso 2: Enviar la Póliza
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Finalmente deberá dar clic al botón Enviar Póliza como se muestra en el
paso 2 de la imagen anterior.
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