sistema de informaciÓn de contratistas y proveedores5inko

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

5INKO

CONTENIDO1. Sistema de Información de contratistas

Tipos de registro Trámites del registro UNSPSC – Clasificador de bienes y servicios

3. Descarga de documentos

4. Formulario virtual - Consultas para el usuario

5. Ejemplos de algunos documentos que se requieren en el Registro

SIST

EMA

DE

INFO

RMAC

IÓN

DE

CON

TRAT

ISTA

S

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPMTiene por objetivo apoyar los diferentes procesos internos de contratación,dado que:

Permite optimizar y aplicar buenas prácticas. Garantiza transparencia y seguridad jurídica. Proporciona Información en línea del proveedor Permite validar algunos de los requisitos que son exigidos en los pliegos

de condiciones o términos de referencia Es un insumo muy importante para estudios de mercados

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

1.Recepción y procesamiento documentos.

2. Análisis y Verificación

3. Aprobación o devolución G

UÍA

DE

INSC

RIPC

IÓN

SIST

EMA

DE

INFO

RMAC

IÓN

5IN

KO

Entregable Final del Servicio

Análisis y Verificación Jurídico-Financiera -

Técnica

Canales de Servicio

GRUPO EPM/ PROVEEDORES-CONTRATISTAS

KONFIRMA

Constancia de Inscripción

Formularios Virtuales (Liviano-integral)

1. Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S. (www.konfirma.com.co)

2. Ingreso a la opción “Descarga de

Formularios” el Servicio seleccionado. 3. Iniciar sesión para

el trámite virtual: Nit/Identificación correo electrónico

Clave4. Iniciar la creación y

el ingreso de información para el

trámite virtual.

PROVEEDORES -CONTRATISTAS

1. Servicio Virtual

3. Orientación Personalizada

2. Atención Telefónica

4. Recepción Documentos

PROVEEDORES -CONTRATISTAS

TIPO

S D

E RE

GIS

TRO

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

INSCRIPCIÓN REGISTRO LIVIANO

Persona natural o jurídica que está interesado en tener una relación contractual con GRUPO EPM.

Es potestad del proveedor o contratista, el tipo de registro a excepción de aquellos casos donde el proceso de contratación lo defina.

Certificaciones de calidad, permisos habilitantes, resoluciones, entre otros Información de experiencia. Declarativa y opcional. Se puede realizar por medio de formularios virtuales no requiere la firma, ni

entrega de documentación en las oficinas de Konfirma®.

INSCRIPCIÓN REGISTRO INTEGRAL

Presentar Información de experiencia técnica de los últimos 10 años, con los respectivos soportes.

Presentar información financiera de los dos últimos años. Se puede realizar por medio de formularios virtuales requiere la firma y entrega

de documentación en las oficinas de Konfirma®.

TIPO

S D

E RE

GIS

TRO

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO

INFORMACIÓN BÁSICA

INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA - DECLARATIVA

AUTORIZACIONES PARA ACTIVIDADES

ESPECÍFICAS

TIPO

S D

E RE

GIS

TRO

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO

INFORMACIÓN BÁSICAFormulario 1. Declaración de compromiso, veracidad de información y documentos

Formulario No. 2 Datos Básicos

Copia de documento equivalente al CERL. (Para empresas extranjeras, ESALES, descentralizadas y entidades donde ente certificador de E y RL es diferente a las CC.)

Copia del documento de Identificación, Diploma, Acta de grado (PN)

Copia de las certificaciones de calidad vigentes

Copia del RUT

TIPO

S D

E RE

GIS

TRO

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO

OTROS

Autorizaciones para actividades como:- Vigilancia, - Servicio postal, - Alimentación, - Agencias de viajes, - Transporte de personas o carga,- Actividades de salud humana. Para las empresas que se desean inscribir en actividades de este tipo.

INFORMACIÓN EXPERIENCIA

Formulario No. 4 Experiencia Técnica

TIPO

S D

E RE

GIS

TRO

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL

INFORMACIÓN BÁSICA

INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA CERTIFICADA

AUTORIZACIONES PARA ACTIVIDADES

ESPECIFICAS

INFORMACIÓN FINANCIERA

TIPO

S D

E RE

GIS

TRO

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL

INFORMACIÓN BÁSICAFormulario 1. Declaración de compromiso, veracidad de información y documentos

Formulario No. 2 Datos Básicos

Copia de documento equivalente al CERL. (Para empresas extranjeras, ESALES, descentralizadas y entidades donde ente certificador de E y RL es diferente a las CC.)

Copia del documento de Identificación, Diploma, Acta de grado (PN)

Copia de las certificaciones de calidad vigentes

Copia del RUT

TIPO

S D

E RE

GIS

TRO

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL

OTROS

Autorizaciones para actividades como:- Vigilancia, - Servicio postal, - Alimentación, - Agencias de viajes, - Transporte de personas o carga,- Actividades de salud humana. Para las empresas que se desean inscribir en actividades de este tipo.

TIPO

S D

E RE

GIS

TRO

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL

INFORMACIÓN FINANCIERAFormulario No. 3 Información Financiera

Nota aclaratoria de cuentas financieras

Balance General

Estados de Resultados

Nacionales: Notas a los Estados FinancierosExtranjeras: Memorias Nacionales: Certificación de Estados Financieros, firmada por RL y contadorExtranjeras: Documento equivalente o Carta RLNacionales: Dictamen del Revisor FiscalExtranjeras: Informe auditoria Nacionales: Certificados de la Junta Central de ContadoresExtranjeras: Documento equivalente o carta RL

TIPO

S D

E RE

GIS

TRO

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL

INFORMACIÓN EXPERIENCIA

Formulario N°4 Información Experiencia

- Certificación de Contratos Ejecutados o en su defecto el acta de finalización del contrato, expedida por el contratante.- Orden de Compra o Factura para suministros.

Formulario N° 5 Maquinaria y Equipo

TRÁM

ITES

DEL

REG

ISTR

O

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

INSCRIPCIÓN ACTUALIZACIÓN RENOVACIÓN

CANCELACIÓN

Los trámites no tienen costo para el proveedor, a excepción de los costos de envío de documentos por correo postal para quienes lo requieran.

No se inscriben consorcios o uniones temporales. Estos deben inscribirse individualmente.

Tiempo de respuesta de 48 horas en días hábiles para el registro integral y 24 para el liviano.

Los resultados son comunicados al proveedor por correo electrónico.

TRÁM

ITE

DE

ACTU

ALIZ

ACIÓ

N

Es responsabilidad del proveedor.

Se puede hacer en cualquier momento, actualizando cualquier información que haya sido reportada previamente y a la fecha haya sufrido algún cambio o inscribir experiencia de nuevos contratos ejecutados.

La experiencia de contratos ejecutados que sea inscrita en el Sistema de Información de Contratistas no está sujeta a modificaciones, por lo tanto, al momento de clasificar un contrato seleccione adecuadamente las actividades que están acordes al objeto o alcance del mismo y asígneles el valor en pesos.

TRÁM

ITE

DE

REN

OVA

CIÓ

N Es requerido para todos los proveedores que tengan inscripción vigente y deseen

continuar con el registro. Debe realizarse antes de cumplir un año contado a partir de la fecha de inscripción.

Renovación Registro Liviano

Actualizar como mínimo la información de datos básicos ingresada al momento de la inscripción.

En caso que no realice la actualización, el registro será cancelado.

Renovación Registro Integral

Actualizar como mínimo la información financiera a más tardar en los primeros 4 meses de cada año y deberá corresponder a la reportada en el registro mercantil de la cámara de comercio de su domicilio.

Si transcurrido un (1) año a partir de la inscripción, el proveedor no actualiza la información, dicho registro será cancelado.

TRÁM

ITE

DE

CAN

CELA

CIÓ

N

Cuando el registro no se ajuste a los parámetros establecidos

Si transcurrido 1 año a partir de la inscripción, el proveedor no actualiza ninguna información

Después de ser cancelada la inscripción, el proveedor puede inscribirse nuevamente, realizando el tramite completo (formularios y documentación)

Requisitos:

La empresa debe enviar una carta informando los motivos de la cancelación.

CLAS

IFIC

ADO

R D

E BI

ENES

Y S

ERVI

CIO

S UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS Es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y

servicios fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica. Este sistema permite codificar productos y servicios de forma clara ya que se basa

en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno.

La versión implementada en Colombia es la UNSPSC, V.14.080, traducida al español.

Es una clasificación de cuatro niveles, los niveles a utilizar son:

Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf

UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOSEstructura:Organiza los segmentos en las etapas de generación de valor a los productos.

Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdfCLAS

IFIC

ADO

R D

E BI

ENES

Y S

ERVI

CIO

S

UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOShttp://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdfdos por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno.

Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf

CLAS

IFIC

ADO

R D

E BI

ENES

Y S

ERVI

CIO

S

UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOShttp://www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion

Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf

CLAS

IFIC

ADO

R D

E BI

ENES

Y S

ERVI

CIO

S

UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

ACH HIGH VOLTAGE LTDA

· Comercio al por mayor de equipo, partes y piezas electrónicos y de telecomunicaciones321310 Accesorios, materias primas y piezas de componentes electrónicos · Instalaciones eléctricas72141115 Servicio de tendido de cables eléctricos

Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf

CLAS

IFIC

ADO

R D

E BI

ENES

Y S

ERVI

CIO

S

CLAS

IFIC

ADO

R D

E BI

ENES

Y S

ERVI

CIO

S

CLAS

IFIC

ADO

R D

E BI

ENES

Y S

ERVI

CIO

S UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

KONFIRMA

· Proveedores321310 Accesorios, materias primas y piezas de componentes electrónicos · Instalaciones eléctricas72141115 Servicio de tendido de cables eléctricos

Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf

DES

CARG

A D

E D

OCU

MEN

TOS

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S. www.konfirma.com.co

DES

CARG

A D

E D

OCU

MEN

TOS

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado.

DES

CARG

A D

E D

OCU

MEN

TOS

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado.

DES

CARG

A D

E D

OCU

MEN

TOS

PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado.

FORM

ULA

RIO

VIR

TUAL

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S. www.konfirma.com.co

FORM

ULA

RIO

VIR

TUAL

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

PASO 2: Iniciar sesión para el trámite virtual.

FORM

ULA

RIO

VIR

TUAL

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

PASO 3: Iniciar la creación y el ingreso de información para el trámite virtual.

CON

SULT

AS P

ARA

EL U

SUAR

IO DESCARGAR CONSTANCIA (ULTIMA)

CON

SULT

AS P

ARA

EL U

SUAR

IO

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

TRAMITES INSCRITOS

CAN

ALES

DE

ATEN

CIÓ

N

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPMPRESENCIAL

Konfirma CentroCarrera 46 Nº 52 - 82 Medellín Sótano ingreso por la Avenida

Oriental

TELEFONICALínea Única de Atención al

Usuario (574) 444 56 56

CORREO ELECTRONICOorientacion@konfirma.com.co

HORARIO DE ATENCIÓN : LUNES A VIERNES DE 8:00 AM A 5:00 PM

ATRAS

Debe cumplir con:

Indicar el año(s) que se esta certificando.

La fecha de expedición debe ser posterior al año que se esta certificando

Debe ser expedida y firmada por el Representante legal y Contador

ATRAS

LEGALIZACIONAPOSTILLA

Debe cumplir con:

Dicho certificado deberá tener una antigüedad menor de 6 meses (a la fecha de la inscripción).

ATRAS

Debe cumplir con:

- Nombre del contratante (PJ con membrete) y datos de contacto-Nombre del contratista-Número del contrato-Fecha de inicio y de finalización-Objeto del contrato-Alcance del contrato-Detalle de las actividades-Valor del contrato a la fecha de terminación sin IVA.-Indicar el valor de las adiciones.

ATRAS

Debe cumplir con:

Alguna Firma o sellos de Recibido

Aplica solo para Suministros.

Debe cumplir con:

Membrete de la entidad Contratante

ATRAS

ATRAS

ATRAS

ATRAS

ATRAS

ATRAS

ATRAS

ATRAS

ATRAS

ATRAS

ATRAS

ATRAS

ATRAS

ATRAS

ATRAS

¿INQUIETUDES?

Gracias