sistema de gestion de expedientes sge rev2

Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior

Universidad Bolivariana de VenezuelaPFG Informática parea la Gestión Social

Unidad Curricular: Proyecto III

Tutor : Laura EsquedaIntegrantes:Juan Contreras C.I 13.885.588Carlos Monterola C.I 12.801.483Edwing Acosta C.I 20.330.836

Sistema de Gestión de ExpedientesSGE

Descripción del ente Unidad de archivo Sistema actual Sistema propuesto Carta estructurada Pantallas del sistema Permisologia Recursos Recomendaciones Conclusiones

CONTENIDO

DESCRIPCION DEL ENTE

La Universidad Bolivariana de Venezuela constituida en 2003 bajo Decreto Presidencial Nº 2.517 de fecha 18 de julio del año en curso, es la primera universidad pública creada en la última década comenzó a impartir clases en septiembre de ese mismo año y es la punta del programa Misión Sucre, destinada a los sectores populares que tradicionalmente son excluidos de las instituciones de Educación Superior.

MISIÓN DE LA UNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE VENEZUELA “Formación integral de quienes participan en sus procesos educativos como personas

dignas, profesionales competentes y probos, y ciudadanos con sentido de país capaces de contribuir con su desarrollo.

Proyección social vinculada al desarrollo socioeconómico, ambiental, cultural y educativo de las comunidades de las regiones del país.

Generación, sistematización y socialización de conocimientos en campos científicos, tecnológicos, sociales y humanísticos.

Revitalización en perspectiva histórica del pensamiento integracionista bolivariano, latinoamericano como eje fundamental de la cooperación nacional e internacional.

Contribuir a cambiar los modos de pensar e impulsar el tercer motor “Moral y Luces”. Formar no sólo profesionales competentes, sino ciudadanos que trabajen con sentido

de patria y humanidad.Contribuir a cambiar al Estado venezolano en la refundación del país.

La UBV será con – por – para –una comunidad plural.” Recuperado sitio web de la Universidad, http://www.ubv.edu.ve/

VISIÓN DE LA UNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE VENEZUELA “Una comunidad universitaria, consolidada, orgánicamente vinculada a las

comunidades locales, a los Consejos Comunales, a las Regiones (estados) y al país. Una comunidad universitaria sustentada a valores éticos y políticos de la democracia

participativa y protagónica, inserta en el pensamiento robinsoniano y bolivariano y en la construcción del socialismo del siglo XXI.”

DESCRIPCION DEL ENTE

DESCRIPCION DEL ENTE

DESCRIPCION DEL ENTE

Unidad de Archivo Recibir de las distintas direcciones y demás dependencias

administrativas la documentación relacionada con los expedientes del personal.

Registrar la documentación que ingresa al Departamento en el libro de asientos de descripción documental.

Recibir la documentación producida por otras sedes pertenecientes a la Universidad Bolivariana de Venezuela.

Recibir y clasificar los currículos del personal elegible. Recibir, clasificar y archivar la documentación en los

expedientes del personal de la UBV. Rotular apellidos, nombres y cédula de identidad del

trabajador en las carpetas de los expedientes. Realizar la foliación de cada expediente del trabajador. Elaborar y ejecutar proyectos, planes y programas que

garanticen la aplicación adaptación y desarrollo del Archivo, basado en las normativa de uso del Archivo y el uso de nuevas tecnologías orientadas a maximizar el proceso de gestión en las diferentes Direcciones, Departamentos, entre otros.

Incorporar el uso de las tecnologías en red para el almacenamiento

Unidad de Archivo Esta es en la unidad donde nos vamos a centrar en el proyecto debido a que el diagnostico realizado nos arrojo que la problemática radica desde aquí ya que esta es una de las unidades más importantes de la Dirección de Talento Humano, y aun no se encuentra automatizada por lo cual genera fuerte retrasos de trabajos a los demás unidades de la Dirección

Sistema Actual Actualmente el archivo se lleva

manualmente llevando a un retardo ya que la solicitudes realizadas pueden tardarse , el expediente lo puede tener prestado a otra unidad y esto genera retrasos

Sistema Propuesto Lo que proponemos es la realización de un

sistema en el cual se pueda digitalizar dicho expediente y ser visualizado, se ahorraría tiempo y evitamos el desgaste físico del expediente

Se puede decir con total firmeza que todos los trabajadores se ven afectados de acuerdo a como hoy en día se llevan a cabo los procesos en el archivo, porque no existe la seguridad de que un archivo físico se pueda mantener con el tiempo, ineficiencia en los procesos de trabajos, entre otras cosas, siendo este un documento que lo manejan las manos del ser humano, por lo tanto, nace una propuesta de desarrollar un sistema de consulta y búsqueda de los mismos para la automatización de los trabajos, con ello se lograría que las consultas de expediente se realicen de una manera fácil, rápida, sencilla y dinámica

Sistema Propuesto

SGE

INICIO EXPEDIENTES UTILIDADES SALIDA

AGREGAR EXPEDIENTE

CAMBIAR CONTRASEÑA

ACCESO

Carta Estructurada

Pantallas del Sistema

Es la página inicial del sistema, en ella los usuarios ingresan a las opciones que correspondan según su perfil.

Pagina de inicio

En este observamos los módulos que tenemos en nuestro sistema

Modulo de inicio

En este módulo es posible agregar, editar y marcar o desmarcar, según sea corresponda.

Modulo agregar expediente

Modulo agregar expediente

Modulo agregar expediente

Modulo editar expediente

A través de este módulo es posible cambiar o restablecer la contraseña de los usuarios

Modulo de utilidades

Permisologias NIVEL 1 : Tiene absceso a todos los

módulos NIVEL 2: Puede agregar, editar y ver NIVEL 3: Solo puede ver

Permisologias

NOMBRE AGREGAR

EXPEDIENTEEDITAR

EXPEDIENTEVER

EXPEDIENTEINABILITAR

EXPEDIENTE UTILIDADES NIVELES

ADMINISTRADOR X X X X X 1

SECRETARIA X X X   2

OPERADOR 1     X     3

OPERADOR 2     X     3

Recursos

El recurso humano (4) personas las cuales estarán divididas de la siguiente forma :

Un administradorUna secretaria

Dos operadores Se va a necesitar de un scanner o una

fotocopiadora multifuncional

RecomendacionesSe recomienda la implementación inmediata del sistema para la mejora de la Unidad de Archivo, ya que es una de las unidades mas concurridas de Dirección de Talento Humano y seria de gran ayuda el sistema para dicha dirección

Conclusión Nosotros con este sistema vemos una gran mejora para la unidad de archivo ya que

ayudaría a minimizar el trabajo que en el se realiza actualmente, y a mejorar los tiempos de respuestas en los requerimientos que a el

le son asignados