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Sesión 4: Google Drive
Contenido Sesión 4: Google Drive ........................................................................................................ 64
1. Partes de la interfaz................................................................................................. 65
2. Descargar Drive en el ordenador .............................................................................. 65
3. Carpetas ................................................................................................................. 66
4. Creación de documentos ......................................................................................... 67
Documento ......................................................................................................... 67
Hoja de cálculo .................................................................................................... 69
Presentación ....................................................................................................... 69
Formularios ......................................................................................................... 70
Dibujos ............................................................................................................... 71
Maps .................................................................................................................. 71
Sites.................................................................................................................... 72
5. Compartir ............................................................................................................... 72
6. Descargar................................................................................................................ 74
7. Mandar por email documentos de Drive ................................................................... 75
8. Guardar en Drive documentos de nuestro Gmail ....................................................... 77
9. ANEXO I: Trucos de Hojas de cálculo en Drive ........................................................... 78
1. Traducción de texto: GOOGLETRANSLATE ......................................................... 78
2. Conversión de divisas: GOOGLEFINANCE ........................................................... 79
3. Conversor de unidades: CONVERT..................................................................... 79
4. Diferencia entre fechas: DATEDIF ...................................................................... 79
5. Inserta una imagen: IMAGE .............................................................................. 80
6. Toma datos de otra hoja: IMPORTRANGE .......................................................... 80
7. Filtros en una tabla .......................................................................................... 81
8. Elegir los elementos de una celda desde una lista .............................................. 82
9. Formato condicional de celdas.......................................................................... 83
10. Gráfico geográfico sobre un mapa................................................................... 83
Centro de Información Página 65
1. Partes de la interfaz
Botón de NUEVO (rojo): nos sirve para crear nuevos documentos o nuevas carpetas
Barra de carpetas (rosa): aquí encontramos una lista de las carpetas que tenemos en Drive.
Panel central (naranja): al abrir Drive nos aparecerá el contenido de la carpeta “Mi Unidad”. Si
hacemos clic sobre otra carpeta en la barra de carpetas, nos mostrará su contenido.
Tipo de vista (morado): ahora tenemos la vista de cuadrículas. Si hacemos clic sobre este icono
podemos cambiarla a lista.
Mostrar detalles (verde): al hacer clic sobre este icono aparece una barra lateral a la derecha
de la pantalla con dos pestañas en la parte superior: detalles y actividad. Si tenemos un a
carpeta o archivo seleccionado en el panel central nos aparecerá la información más detallada
en detalles. La parte de actividad es simplemente un registro de las acciones que hemos
estado realizando en drive: crear, editar, compartir…
Configuración (azul): a través de esta opción accedemos a la configuración avanzada, al enlace
para descargar Drive en el ordenador y a la sección de ayuda.
2. Descargar Drive en el ordenador Si queremos podemos descargar Google Drive en nuestro ordenador. A
través del icono de configuración, podemos acceder a la opción “Descargar
Drive”.
Inmediatamente nos redirige a una pestaña nueva desde la que se puede
descargar el Drive. Descargar Drive en nuestro ordenador supone que cada vez que tengamos
conexión a internet se va a sincronizar la carpeta de Drive de nuestro ordenador con nuestro
Drive en la nube.
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3. Carpetas En la columna de la izquierda tenemos las carpetas con las que vamos a trabajar en Drive.
Mi Unidad: Aquí se guardan todos las carpetas y
documentos que creo o cargo en mi Drive.
Compartido conmigo: aquí encontraré todos los
documentos que algún usuario de Drive haya
compartido conmigo.
Reciente: en esta carpeta encontramos los últimos
documentos que hemos utilizado
Google Fotos: aquí se almacenan las fotografías a
través de la aplicación Google Fotos. Nosotros no
vamos a profundizar en este aplicación pero podéis
informaros más a través de los siguientes enlaces:
o Cómo funciona Google Drive con Google Fotos: clic aquí
o Primeros pasos con Google Fotos: clic aquí
Destacado: aquí aparecen los archivos o carpetas que hemos
marcado como Destacados. Para marcar un archivo o carpeta
como destacado tenemos que situarnos encima y hacer clic con el
botón derecho del ratón. A continuación seleccionamos la opción
de “destacar”.
Papelera: aquí es donde van a parar los documentos que
eliminamos.
En los siguientes aparados veremos cómo crear nuestras propias carpetas
y organizar los archivos.
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4. Creación de documentos En Google Drive podemos crear en línea distintos tipos
de documentos. Si estamos acostumbrados a utilizar los
programas de Microsoft Office, encontraremos que estos
son muy similares.
Para crear documentos nuevos haremos clic sobre el
botón NUEVO situado en la esquina superior izquierda de
la pantalla y seleccionaremos el tipo de documento que
queramos crear. Se nos ofrecen las siguientes
posibilidades:
Documento
El documento es similar al Word de Microsoft Office.
Explicamos a continuación en qué se diferencia de Word:
Guardar archivos: los documentos de Drive se guardan automáticamente. Para
ponerle un nombre a nuestro documento solo tenemos que hacer clic sobre
“Documento sin título” en la parte superior de la pantalla y
escribir el título que queramos. Si queremos hacer algún
cambio en el nombre del título podemos hacerlo de la misma manera, simplemente
haciendo clic de nuevo encima del espacio destinado al título. La ventaja de Drive es
que los documentos se guardan siempre automáticamente. Cada vez que añadimos o
eliminamos algo, la aplicación lo memoriza automáticamente.
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Comentarios: aunque es verdad que Word nos permite hacer comentarios y contestar
comentarios en un documento, Drive lo hace de una forma mucho más dinámica.
Para hacer un comentario en un documento de Drive debemos, en primer lugar,
seleccionar el texto sobre el que queremos hacer el comentario. A continuación
haremos clic sobre la opción de añadir comentario que encontramos en la barra de
herramientas. .
Podemos escribir el comentario que queramos y al darle a “Comentar” se publicará y
todos aquellos que tengan acceso al documento podrán verlo.
Todos los comentarios aparecen en el lateral derecho del documento y haciendo clic
sobre ellos podemos hacer varias cosas: eliminarlo, modificarlo, contestarlo o
resolverlo. Se pueden hacer cambios en un comentario tantas veces como se quiera
hasta que se elimine o se resuelva. Si lo eliminamos desparecerá por completo,
mientras que si lo resolvemos se podrá seguir leyendo la información pero no se podrá
modificar ni responder más.
Modo de trabajo: en los documentos de Drive hay varios modos de trabajar. Podemos
trabajar en modo edición (lo habitual) y que los
cambios se vayan introduciendo sin ningún otro
particular. Es igual que escribir en un documento de
Word.
También podemos trabajar en modo Sugerencias, que
dejará el texto que insertemos subrayado en verde y
con una marca de comentario en el lateral. Esta
función es la equivalente al control de cambios en
Word.
La opción está en la parte superior derecha. Y el resultado es este:
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Escritura por voz: esta es una de las mayores diferencias con el procesador de textos
Word. En los documentos de Drive podemos
escribir por voz, es decir, dictarle al ordenador para
que escriba según hablamos. Para ello debemos ir al
menú de herramientas y buscar la opción “escritura
por voz”.
Al hacer clic sobre esta opción nos aparecerá en
pantalla junto al documento una pequeña ventana
que permite activar y desactivar
el micrófono.
Para que escriba lo que decimos debemos de hacer clic sobre el
icono del micrófono y para pausarlo volvemos a hacer clic sobre el
mismo icono. Para poner puntos y comas debemos de decir
claramente “punto” o “coma” en el lugar de la oración que
queremos.
Todas las demás opciones son similares a las de Word.
Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es similar el Excel de Microsoft Office.
Comparte con el documento de texto los puntos de título,
guardado y comentarios.
En la hoja de cálculo no hay escritura por voz pero tiene muchas
funcionalidades que hacen que resulte mucho más útil, en ciertos
aspectos, que la hoja de Excel tradicional.
Para ver alguna de estas funciones te remitimos al artículo que está
como anexo al final de esta sesión. Puedes hacer clic aquí para ir
directamente al apartado.
Presentación
La presentación es el equivalente al PowerPoint de Microsoft Office.
No tiene ninguna funcionalidad especial. Sirve para hacer presentaciones básicas. Para
presentaciones más elaboradas recomendamos usar el PowerPoint si es posible.
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Formularios
Google Drive nos permite crear cuestionarios para recopilar
información. El cuestionario lo creamos a nuestra medida
seleccionando entre varios tipos de preguntas: respuesta
corta, respuesta larga, selección múltiple, desplegable, etc.
Nosotros le ponemos el título al cuestionario y podemos
modificar y reordenar las preguntas tantas veces como
queramos.
Cuando el cuestionario está finalizado podemos enviarle el
enlace a la gente para que lo complete.
Las respuestas de los cuestionarios se almacenan en una hoja de cálculo de Drive para q ue
luego podamos explotarlas según los intereses que tengamos.
Para ver paso a paso cómo crear un formulario os recomendamos los siguientes vídeos de
YouTube.
https://www.youtube.com/watch?v=LMFoajXjwkA
https://www.youtube.com/watch?v=PiUuwYL-9KI
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Dibujos
Dibujos es el equivalente al Paint de Microsoft Office. La ventaja con respecto al anterior es
que permite insertar imágenes directamente desde el buscador de Google y tablas como si
fuese un documento de texto.
Aquí podéis ver un vídeo de una usuaria probando sus funciones más básicas:
https://www.youtube.com/watch?v=4LGc18nIBSA
Maps
Desde el mismo botón de Nuevo sobre el que hemos hecho clic para crear los anteriores
documentos nos da la opción de “Maps”.
Esta opción nos permite crear un mapa personalizado en la aplicación Google Maps.
Como vamos a ver la aplicación de forma independiente, dejamos este tema para la sesión
correspondiente a Google Maps.
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Sites
La última opción que encontramos es la de Sites. Sites permite crear nuestra propia página
web de forma muy parecida a páginas de creación de blogs como Wordpress o Blogspot.
Este tema no lo vamos a ver en el curso que nos ocupa pero es recomendable investigarlo más
a fondo si queréis tener vuestra propia página web de una forma sencilla.
Para profundizar podéis buscar vídeos tutoriales en YouTube o consultar páginas de formación
como la de Antonio Desiderio, un profesor de Tecnología del IES Cañada de las Eras.
https://sites.google.com/site/tutorialsites4/
5. Compartir Independientemente del tipo de documento o carpeta que creemos en Google Drive, podemos
compartirlo con quien queramos.
Cuando tenemos un documento abierto podemos ver en la esquina superior derecha en el que
pone COMPARTIR.
Al hacer clic sobre este botón aparece una nueva ventana:
A través de esta ventana podemos configurar las opciones básicas de compartir. Hay dos
formas de compartir:
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1) Copiar el enlace y enviarlo por mensaje o copiarlo en un documento.
2) Introducir los correos electrónicos de las personas con las que queramos compartir el
documento. Estas personas recibirían un email invitándoles a acceder al documento.
Cada vez que compartimos un documento con alguien,
podemos decidir que permisos le damos. Según lo que
seleccionemos la persona en cuestión podrá editar (plenos
poderes), comentar, o solamente ver el documento.
Si hacemos clic sobre “Avanzada”, aparece esta segunda ventana:
En esta ventana podemos ver quién tiene acceso al documento o la carpeta, invitar a más
personas y cambiar la configuración del propietario (parte inferior de la ventana). El
propietario puede permitir o no que los autorizados a editar inviten a nuevos usuarios y puede
también impedir que se copie, imprima o descargue el contenido que está compartiendo.
También podemos compartir un archivo o una carpeta sin necesidad de abrirlos.
Para ello debemos hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción de
COMPARTIR:
Después de hacer clic sobre la opción de compartir nos lleva la misma ventana sencilla de
opciones, la primera que hemos visto en este apartado.
Cuando alguien comparte un archivo o carpeta con nosotros, ya sea por enlace o recibiendo
una invitación a través del correo electrónico, los archivos o carpetas que se hayan compart ido
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con nosotros se almacenarán en la carpeta “Compartido conmigo” a la que podemos acceder a
través de la columna izquierda de carpetas en la vista principal de Drive.
6. Descargar Si queremos podemos también descargar los
archivos.
Dentro de cada documento podemos ir al
apartado de archivo y situándonos encima de
“Descargar como” podemos ver las distintas
opciones de descarga que ofrece el
documento. Siempre nos da la opción de
descargar un archivo en varios formatos.
Por ejemplo, un documento de texto lo
podemos descargar como documento de
Word, de OpenDocument, como PDF, como
texto sin formato o, incluso, como publicación EPUB (formato para libros electrónicos).
También, sin abrir el archivo ni la carpeta, podemos hacer clic con el botón derecho encima de
lo que queramos descargar y seleccionar la opción de descarga.
Si descargamos así una carpeta nos la comprimirá en ZIP.
Si descargamos así un archivo, sin abrirlo, lo descargará en su versión de Microsof Office. Por
ejemplo, si descargo un documento de texto, se quedará en mi ordenador como documento
de Word.
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7. Mandar por email documentos de Drive Uno de los usos más habituales de Drive, y el que más recomendamos aquí, es usarlo como
depósito para guardar copias de seguridad de documentos importantes como nuestro
currículum.
Es especialmente útil tener cierto tipo de documentos almacenados en Drive porque así
podemos enviarlos directamente desde Gmail.
Para enviar un archivo directamente desde Gmail comenzaremos redactando un nuevo email
como lo hacemos habitualmente pero, en vez de adjuntar un archivo haciendo clic sobre el
icono del clip, haremos clic sobre el icono de Drive.
Se nos abre entonces una ventana que nos permite navegador por las carpetas de Drive y
seleccionar el archivo que queremos adjuntar.
Podemos adjuntar tanto archivos que hemos creado en Drive y tienen el formato propio de la
aplicación, como archivos que estemos guardando en Drive pero que tengan otros formatos
por que los hayamos exportado.
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Como hay distintos tipos de archivos, los de Drive y los externos, tenemos dos posibilidades
para adjuntar.
Los archivos que son propios de Drive, solo se pueden enviar como enlace a Drive. Esto quiere
decir que al mandarlo por email la persona que lo recibe verá un icono (similar al de un archivo
normal) que al hacer clic sobre él le abrirá una nueva pestaña con el archivo en Drive.
El destinatario tendrá acceso al archivo que le estamos enviando pero no podrá ver el resto de
los materiales que tenemos en Drive.
Si tenemos un archivo externo (por ejemplo, un Word de Office) tenemos dos opciones a la
hora de enviarlo. Podemos enviarlo como enlace de Drive, igual que en el caso anterior, o
como archivo adjunto. Si lo enviamos como archivo adjunto la persona recibirá el archivo
integro. Esto significa que al hacer clic sobre el archivo en el email, se le descargará
directamente en su equipo.
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8. Guardar en Drive documentos de nuestro Gmail Igualmente cuando recibimos un email con archivos adjuntos (ya sean documentos, hojas de
cálculo, imágenes, etc.) podemos descargar el archivo o guardarlo directamente en nuestro
Drive.
Al poner el ratón sobre la imagen del archivo (sin hacer clic) nos aparecen 3 opciones:
1) Descargar: nos permite descargar en nuestro equipo el
archivo que hemos recibido.
2) Guardar en Drive: al hacer clic sobre este icono el
archivo se guarda en Mi Unidad en Drive. Una vez
guardado podemos organizarlo dentro de nuestras
carpetas como queramos.
3) Editar con documentos de Google: esta herramienta convierte el archivo al
formato de documentos de Google Drive para que podamos editarlo
directamente.
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9. ANEXO I: Trucos de Hojas de cálculo en Drive Fuente: http://articulos.softonic.com/trucos-google-spreadsheets
10 fórmulas y trucos para las Hojas de Cálculo de Google Drive
POR IVÁN RAMÍREZ
12 de mayo de 2015
A qu í te resaltamos fórmulas y funciones especiales de Google Sh eets qu e te ay udarán a ver la potencia de
esta suite ofimática en la nube.
Goog le Sheets u Hoja de cálculo, es el “Ex cel” de Google. Forma parte integral de Google Dr ive y es a ccesible ta nto desde el n avegador como desde la app para Android y iPhone.
Los pu ntos fuertes de Google Sheets son la edición colaborativa, qu e es u n gratis y que es muy potente. Aunque pa r ezca mentira, es capaz de hacer algunas funciones mejor y más rápido que Ex cel.
Seg uramente ya conoces las fórmulas básicas de cualquier hoja de cálculo: Suma, Media, Mediana… Google Sheet t iene todas estas fórmulas (en inglés, eso sí) y más. Como estas:
1. Traducción de texto: GOOGLETRANSLATE
Goog le Sheets une sus fuerzas con el Traductor de Google para traducir el texto de las celdas en multitud de
idiomas.
Cóm o t raducir celdas en Sh eets:
= Goog letranslate (celda o texto; código idioma original;código idioma destino)
Los códigos de país u san los códigos de país de 2 letras: Español = es; In glés = en ; Alemán = de… A cuérdate de pon er entre comillas dobles cualquier dato que no sea una referencia a una celda.
Un a fórmula relacionada es DET ECTLANGUAGE( “texto” ), que te dirá en qué idiom a está escrito un texto.
Ejem plos de u so:
= Goog letranslate (A1;”es”;”en”)
= Goog letranslate (“Hello my n ame is Peter”;”en”;”fr”)
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2. Conversión de divisas: GOOGLEFINANCE
A l trabajar con v arias divisas en una hoja de cálculo, lo normal es hacer una conversión manual tomando el v alor de u n a divisa en relación a otra. El pr oblema es que el v alor de las divisas cambian, desfasando tus cálculos.
Goog le Sheets toma los datos actualizados de su portal de finanzas Google Finanzas para darte siempre el v alor m á s actualizado.
Cóm o con v ertir divisas en Sh eets:
= celda * GoogleFinance (“Código_divisa_origen_Código_divisa_destino“)
Los códigos de divisa siguen el estándar ISO-4217 y debes escribirlos juntos. Por ejemplo, para convertir de Euros a dóla res estadounidenses, escribe EURUSD.
Ejem plos de u so:
= A 1 * GoogleFinance (“USDEUR”)
= 2 00 * GoogleFinance (“EURGBP”)
3. Conversor de unidades: CONVERT
A demás de convertir divisas, Google Sheets puede convertir casi cualquier otra unidad. La lista incluye medidas de peso, distancia, tiempo, fuerza, energía, temperatura, volumen y más.
Cóm o con v ertir u nidades en Google Sh eets
= CONV ERT( valor ; unidad_inicio ; unidad_fin)
El v a lor debe ser numérico, mientras qu e unidad_inicio y unidad_fin deben pertenecer a la misma categoría. Por ejemplo, n o puedes convertir unidades de temperatura en v elocidad, y v ice versa. En la ayuda de Google Sh eets encontrarás la manera correcta de llamar a las unidades.
Ejem plos de u so:
= CONV ERT(100,”g”,”uk_ton”)
= CONV ERT(20,”C”,”F”)
4. Diferencia entre fechas: DATEDIF
Tr abajar con fechas es siempre complicado, pero las Hojas de cálculo de Google tiene muchas formas para m anejar fechas. DA TEDIF es u na de las más interesantes, pues calcula la diferencia entre dos fechas en días, m eses y años.
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Cóm o ca lcular la diferencia entre dos fechas:
= DA TEDIF ( fecha_inicio ; fecha_final ; unidad )
Ta nto fecha_inicio como fecha_final deben ser fechas o celdas con fechas n ormales. Los v alores aceptados para u n idad son “Y”,”M” ,”D”,”MD” ,”YM” y “YD”.
Y, M y D equ iv alen a años, meses y días. Mostrarán la diferencia total en cada una de esas unidades. Por otro la do MD, YM y YD fu n cionan mejor juntos. MD es el n úmero de días descontando los meses, y YM es el n úmero de meses descontando los años. Por último, YD son los días transcurridos descontando los años.
Ejem plos de u so:
=DA TEDIF(C3;C4;”D”)
=DA TEDIF(“ 3/1/2012″;”3/10/2015″;”M”)
5. Inserta una imagen: IMAGE
Si n ecesitas incluir una imagen en alguna de tus celdas, Google tiene una función para t i. El único requisito es qu e esté en la r ed, ya qu e la debes incluir a través de su dirección URL.
Cóm o insertar imágenes dentro de una celda:
= IMA GE ( u r l ; modo; alto; ancho)
El ú n ico parámetro necesario es el primero, la dirección URL en la qu e se encuentra la imagen. El r esto, a lto, a n cho y modo es opcional y especifica cómo se mostrará la imagen cuando la celda es mayor o m enor que el ta maño de la imagen.
Ejem plos de u so:
= IMA GE ( “ h ttp://midominio/miimagen.jpg”)
= IMA GE ( A 1 ; 4 ; 640 ; 480)
6. Toma datos de otra hoja: IMPORTRANGE
Cu ando una hoja de datos es compleja es normal n ecesitar tomar un dato de otra hoja distinta. En Google Sheets es ba stante fácil y rápido.
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Cóm o leer datos de ot ra h oja de cálculo:
= IMPORTRA NGE ( clave ; rango )
El pr imer parámetro, clave, se obt iene de la dirección web de la hoja. Lo puedes ver en la barra de direcciones de tu n avegador. Empieza justo después de “?key=” y a caba a ntes del símbolo “&”. Por otro lado, rango es la dir ección de la celda o r ango qu e qu ieres importar. No te olv ides de hacer referencia también a la h oja en la qu e está incluida.
Ejem plos de u so:
=IMPORTRA NGE(“0AhziwExvmL7 jdGtQRkV2dkxOaDhHWGN1N3My MlVQMnc”;”Truco 5!B8 ″)
=IMPORTRA NGE(B4;”Hoja 1 !A1″)
7. Filtros en una tabla
Tr as v er unas cuantas fórmulas interesantes, pasamos al a partado de funciones con una de las más interesantes: los filtros. Te permiten buscar, ordenar los r esultados o filtrarlos según sus v alores.
Cóm o a ñadir filtros a una tabla
En este caso, n o necesitarás una fórmula, sino seleccionar la tabla que contiene tus datos y después pulsar el
botón o u sar el menú Da tos > Filtro.
Desde ese m omento, la cabecera de tu tabla incluirá unos pequeños botones desde los qu e a ccedes a las opciones de filtrado.
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Ejem plo de u so
La h oja está protegida a sí qu e n o podrás usar los filtros hasta qu e no crees una copia. Puedes hacerlo desde el m enú Archivo > Crear una copia .
8. Elegir los elementos de una celda desde una lista
¿Te g ustaría limitar las posibilidades de r ellenar una celda a una lista cerrada? En Google Docs es bastante fácil.
Cóm o limitar los valores de una celda:
Selecciona las celdas qu e qu ieres modificar, haz clic derecho y elige Validación de datos (también disponible en el menú Da tos > V alidación).
En Cr iterios, elige Elementos de una lista . Después t ienes dos opciones: o bien eliges los elementos de la lista desde celdas de tu hoja de cálculo o los escribes manualmente, separados por comas, en Introducir elementos de la lista.
Ta mbién puedes limitar los valores de una celda para que solo admita fechas, números o pa trones más a v anzados.
Ejem plo de u so
La h oja está protegida a sí qu e n o probar a añadir v alores no a dmitidos hasta que crees una copia en tu propio Dr iv e. Puedes hacerlo desde el menú A rchivo > Crear una copia.
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9. Formato condicional de celdas
Cu ando tienes una tabla con muchos datos, es difícil saber qué es lo importante. El formato condicional permite ca mbiar el estilo de las celdas según sus v alores.
Cóm o u sa r el formato con dicional de celdas:
Selecciona las celdas cuyo formato qu ieres cambiar dinámicamente, haz clic derecho y elige Formato Condicional. En la v entana que se abre puedes elegir las condiciones n ecesarias para qu e cambie el color del tex to o del fondo.
Ejem plo de u so
La h oja está protegida a sí qu e n o probar a cambiar los v alores para v er cómo cambian los colores, hasta que crees u n a copia en tu propio Dr ive. Puedes hacerlo desde el menú Archivo > Crear una copia .
10. Gráfico geográfico sobre un mapa
Todos con ocemos los gráficos de barras, pero para expresar conceptos por población, ¿qué mejor que r epresentarlos sobre un mapa del mundo?
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Cóm o a ñadir un gráfico en un m apa
Necesitas una tabla con datos qu e contenga nombres de países en una columna. Para probar puedes pegar la tabla de población mundial de la Wikipedia. Después, ve a l menú Insertar > Gráfico.
En la pestaña Empezar, elige la tabla con tus datos haciendo clic en Seleccionar intervalos. Después, ve a la pestaña Gráficos y elige Mapa. Por último, en la pestaña Personalizar puedes cambiar el fondo, el á rea que se m u estra y la escala de color.
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