seminario de administración de proyectos excelza v1
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R M Y A . B I Z 0
EL PMBOK® GUIDE CON
MICROSOFT PROJECT SERVER R M Y A . B I Z
SOBRE EL SEMINARIO
R M Y A . B I Z 1
El contenido de este seminario combina una introducción al PMBOK®
Guide (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) con la
descripción de las características principales de la herramienta Microsoft
Project Server® 2010
Lic. Patricia Bus
Lic. Raúl Martínez
CONTENIDO
Introducción
¿Qué es un proyecto?
¿Qué es la administración de proyectos?
El rol del Jefe de Proyecto
La influencia de la organización y los interesados en el proyecto
El ciclo de vida del proyecto
El ciclo de vida de un producto y sus proyectos relacionados
Los procesos de la administración de proyectos
Las áreas de conocimiento
Enterprise Project Management con Microsoft Project Server®
La cartera de proyectos
Referencias
R M Y A . B I Z 2
R M Y A . B I Z 3
DEBATE
¿Qué opinan de las siguientes afirmaciones?
1. El objetivo de un proyecto se define en términos de recursos, calendario y costos
2. Un proyecto es ejecutado a través de una serie de tareas independientes
3. La definición del éxito de un proyecto es cumplir el presupuesto y el calendario
R M Y A . B I Z 4
¿QUÉ ES UN PROYECTO? - Definición
Un proyecto es un emprendimiento
temporario llevado a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único
R M Y A . B I Z 5
¿QUÉ ES UN PROYECTO? - Análisis
Tiene un objetivo específico:
crear un producto,
crear un servicio, o
crear un resultado único
Comprende una serie de tareas interrelacionadas
desarrolladas utilizando elaboración progresiva del plan de proyecto
Debe completarse dentro de ciertas especificaciones
Tiene límites presupuestarios
R M Y A . B I Z 6
¿QUÉ ES UN PROYECTO? - Análisis
Es un emprendimiento temporario con fechas de comienzo y fin definidas
Consume recursos de distinto tipo y áreas
Implica incertidumbre
Tiene un cliente principal
Tiene un sponsor que usualmente provee una
dirección y fondos
R M Y A . B I Z 7
¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?
Administrar un proyecto incluye:
Identificar los requerimientos de negocio
Abordar varias necesidades, preocupaciones y expectativas de los
interesados
Balancear las restricciones del proyecto
R M Y A . B I Z 8
Triple restricción
Satisfacción del Cliente
DEBATE
¿Qué opinan de la siguiente afirmación?
1. Las siguientes son habilidades que debería tener un Jefe de Proyecto, en
este orden de prioridad:
de comunicación
de organización
de formación de equipos
de liderazgo
tecnológicas
R M Y A . B I Z 9
EL ROL DEL JEFE DE PROYECTO
El Jefe de Proyecto es la persona asignada por la organización ejecutora para
lograr los objetivos del proyecto
R M Y A . B I Z 10
Conduce el Equipo de Trabajo
Es el principal comunicador
Es el responsable directo de:
los resultados
el calendario
el presupuesto
el control del alcance
crear y administrar el plan del proyecto
EL ROL DEL JEFE DE PROYECTO (CONT.)
Las competencias del Jefe de Proyecto:
Dominar el Arte de la Administración de Proyectos
Comunicación efectiva
Confianza, Valores, Integridad,
Honestidad
Sociabilidad
Liderazgo, Desarrollo del equipo
Flexibilidad
Toma de decisiones
R M Y A . B I Z 11
Resolución de problemas
Comprensión del negocio
Negociación, Relación con
el cliente
Manejo del cambio
Manejo de expectativas
Consultoría
EL ROL DEL JEFE DE PROYECTO (CONT.)
Las competencias del Jefe de Proyecto:
Dominar la Ciencia de la Administración de Proyectos
Planificación
WBS
Gantt
Estándares
CPM/ diagramas de precedencia
Análisis de variaciones
R M Y A . B I Z 12
Métricas
Earned Value
Administración de riesgos
Reportes de avance
Estimación y nivelación de recursos
ENTONCES ¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?
La administración de proyectos es la aplicación de
conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a
las actividades del proyecto para alcanzar los objetivos
del proyecto
R M Y A . B I Z 13
DEBATE
¿Qué opinan de las siguientes afirmaciones?
1. El Jefe de Proyecto siempre tiene autoridad sobre las decisiones del proyecto, el presupuesto y los recursos
2. La organización del proyecto es independiente de la estructura de la organización ejecutora del proyecto
R M Y A . B I Z 14
LA INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN EN EL
PROYECTO
Organización funcional El personal reporta a su jefe funcional
Los proyectos se encaran en cada área en forma separada
El rol de Jefe de Proyecto es compartido por los Jefes Funcionales
Los jefes funcionales coordinan y administran el presupuesto
R M Y A . B I Z 15
Gerencia
Jefe
funcional
Jefe
funcional
Jefe
funcional
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Coordinación del
proyecto
Equipo del proyecto
Decisiones del
proyecto
LA INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN EN EL
PROYECTO (CONT.)
Organización matricial débil
Tiene muchas de las características de la organización funcional
Existe el rol de Coordinador o Facilitador
El Coordinador tiene autoridad limitada
R M Y A . B I Z 16
Gerencia
Jefe
funcional
Jefe
funcional
Jefe
funcional
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Coordinación del
proyecto
Equipo del proyecto
Decisiones del
proyecto
LA INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN EN EL
PROYECTO (CONT.)
Organización matricial balanceada
Reconoce la necesidad de un Jefe de Proyecto, pero no provee la
autoridad total sobre el proyecto y su presupuesto
R M Y A . B I Z 17
Gerencia
Jefe
funcional
Jefe
funcional
Jefe
funcional
Personal
Personal
Jefe de
Proyecto
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Coordinación del
proyecto
Equipo del proyecto
Decisiones del
proyecto
LA INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN EN EL
PROYECTO (CONT.)
Organización matricial fuerte Tiene muchas de las características de la organización por proyectos
Los jefes de proyecto están asignados full-time y tienen autoridad total sobre el proyecto
R M Y A . B I Z 18
Gerencia
Jefe
funcional
Jefe
funcional
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Coordinación del
proyecto
Equipo del proyecto
Personal
Director de Jefes
de Proyecto
Jefe de Proyecto
Jefe de Proyecto
Jefe de Proyecto
Decisiones del
proyecto
LA INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN EN EL
PROYECTO (CONT.)
Organización por proyectos El personal reporta al Jefe de Proyecto, que tiene mucha independencia y
autoridad sobre el proyecto
La organización está estructurada en torno a proyectos
R M Y A . B I Z 19
Gerencia
Jefe de
Proyecto
Jefe de
proyecto
Jefe de
Proyecto
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Coordinación del
proyecto
Equipo del proyecto
Personal
Decisiones del
proyecto
DEBATE
¿Qué opinan de las siguientes afirmaciones?
1. Los interesados de un proyecto son aquellos que tienen interés en que éste concluya con éxito
2. Un usuario final que no fue involucrado en el proyecto no es un interesado
3. Las expectativas de los interesados sólo interesan al principio del proyecto
R M Y A . B I Z 20
LA INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO
R M Y A . B I Z 21
Los interesados son personas u organizaciones que están activamente
involucradas en el proyecto, o cuyos intereses pueden ser afectados positiva
o negativamente por el desarrollo o finalización del proyecto
Pueden ejercer influencia sobre el proyecto, sus entregables o los integrantes
del equipo de proyecto
LA INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO (CONT.)
R M Y A . B I Z 22
Es tarea del Jefe de Proyecto:
Identificar a todos los interesados
detectar su interés y expectativas en el
proyecto
determinar su poder para actuar sobre el
proyecto
manejar su influencia en relación a los
requerimientos del proyecto, para asegurar
un resultado exitoso
LA INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO (CONT.)
R M Y A . B I Z 23
La relación entre los interesados y el proyecto
Jefe de
Programa
Oficina de
Proyectos
Jefe de
Cartera de
Proyectos
Otros
interesados
Sponsor
Clientes/
Usuarios
Jefes
funcionales
Jefe de
Operaciones
Proveedores /
Vendedores
Jefe de
proyecto
Equipo de
administración
del proyecto
Otros
integrantes
Los interesados
El equipo de proyecto
DEBATE
1. Den un ejemplo de ciclo de vida de un proyecto
2. ¿Cómo se relaciona el ciclo de vida con la administración del proyecto?
R M Y A . B I Z 24
EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
R M Y A . B I Z 25
Consiste en un conjunto de fases
Generalmente secuenciales y a veces solapadas
Se determinan por:
la naturaleza del proyecto
su área de aplicación
necesidades de administración y control
Permiten segmentar al proyecto en conjuntos lógicos para su mejor
administración, planificación y control
EL CICLO DE VIDA DE UN PRODUCTO Y SUS
PROYECTOS RELACIONADOS
R M Y A . B I Z 26
Proyecto
Proyecto
Seguimiento y Control
Inicio Planificación
Ejecución Cierre
Introducción al
mercado Crecimiento Madurez
Saturación y
deterioro
Retiro del
mercado
Ciclo de vida de un producto
Investigación Diseño Construcción Implementación
Ciclo de vida de un proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
La administración del proyecto
27
DEBATE
1. Los siguientes, ¿son procesos de administración de proyectos?
R M Y A . B I Z 28
Planificación estratégica
Confirmación de lanzamiento
Investigación
Prototipado
Factibilidad
Implementación
Finalización del proyecto
Confirmación de interés en el producto
Confirmación de comercialización
Confirmación de producción
LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
R M Y A . B I Z
Los procesos de un proyecto se clasifican en dos categorías principales:
Procesos de administración de proyectos:
intentan llevar el proyecto hacia su objetivo
abarcan las técnicas y herramientas descriptas en el PMBOK® Guide
aplicables a cualquier tipo de proyecto
Procesos orientados al producto:
definidos por el ciclo de vida del proyecto
varían según el área de aplicación
No son independientes e interactúan entre ellos
Procesos de la
administración
de proyectos
Procesos
orientados al
producto
Tiempo de existencia del proyecto
29
LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (CONT.)
R M Y A . B I Z
La propuesta del PMI incluye:
42 procesos de administración de proyectos
Agrupados en 5 grupos de procesos:
Inicio
Planificación
Ejecución
Seguimiento y control
Cierre
Por ejemplo:
30
Inicio Desarrollar el acta del proyecto
Identificar a los interesados
R M Y A . B I Z
Inicio Planificación
Ejecución Cierre
Seguimiento y
Control
Grupo de
procesos
Procesos
LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (CONT.)
R M Y A . B I Z
Los procesos y los grupos de procesos:
Interactúan entre sí a lo largo del proyecto o la fase del proyecto
No son fases del proyecto
No son el ciclo de vida del proyecto
No son secuenciales
31
Inicio
Planificación
Ejecución Seguimiento y Control
Cierre
Nivel de
Interacción
Comienzo del proyecto o fase Final del proyecto o fase
LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (CONT.)
R M Y A . B I Z 32
Charter Plan del Proyecto Entregables
Aceptados
Documentos del
proyecto archivados
Salidas de la
Administración de
Proyectos
Niv
el d
e c
osto
y r
ecu
rso
s a
fecta
do
s
Avance del proyecto
Inicio
Planificación
Ejecución
Cierre
LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (CONT.)
R M Y A . B I Z 33
Al comienzo del proyecto, es mayor:
la influencia de los interesados
el riesgo
la incertidumbre
Al comienzo del proyecto, es menor:
el costo de los cambios
Avance del proyecto
Gra
do
Costo de los cambios
Bajo
Alto Influencia de los interesados
Riesgo
Incertidumbre
34
DEBATE
1. Además del alcance, el calendario y el presupuesto, ¿qué otros aspectos debería tener en cuenta el Jefe de Proyecto al planificar, ejecutar y controlar el proyecto?
R M Y A . B I Z 35
LAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO
R M Y A . B I Z
Son una propuesta para agrupar los conocimientos requeridos para
administrar un proyecto
El PMI sugiere 9 áreas de conocimiento o aspectos a conocer
Integración
Alcance
Tiempo
Costo
Calidad
Recursos Humanos
Comuni-caciones
Riesgos
Adqui-siciones
36
determinar y administrar el trabajo a
realizar por el proyecto
determinar cuánto tiempo tomará el
trabajo, desarrollar un calendario y
administrarlo
preparar y administrar el
presupuesto del proyecto
asegurar que el trabajo que se hace
cumple las expectativas de los
interesados
buscar proveedores para colaborar
en el proyecto, y realizar el control y
seguimiento
pensar qué problemas pueden
ocurrir y determinar cómo
protegerse de ellos
lograr que todos los
interesados conozcan lo
que deben hacer y el
estado del proyecto
crear el equipo de proyecto, ayudar,
dirigir y motivar al mismo
coordinar todos los procesos y
actividades de modo que ocurran
correctamente
LAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO (CONT.)
R M Y A . B I Z
Cada uno de los 42 procesos de administración de proyectos:
Pertenece a un área de conocimiento
Pertenece a un grupo de procesos
Por ejemplo:
37
Inicio Desarrollar el acta del proyecto
Identificar a los interesados
Integración
Comunicaciones
Grupo de
procesos
Procesos
Áreas de
conocimiento
ALCANCE
R M Y A . B I Z
¿Cómo nos aseguramos de que…
… incluimos todos los requerimientos?
… no estamos trabajando en algo que el usuario no necesita?
… estimamos todo el esfuerzo a realizar para poder concluir
el proyecto exitosamente?
…. todos conocen y entienden el alcance?
… todos saben cuál es su participación en el proyecto?
38
Seguimiento y control
Planificación
ALCANCE - Procesos
R M Y A . B I Z
Definir los requerimientos
Definir el alcance del proyecto
Definir la WBS del proyecto
Verificar el alcance
Controlar el alcance
Relacionado con la
aceptación
Relacionado con el estado
y los cambios
39
ALCANCE – Salidas o resultados
R M Y A . B I Z 40
Algunas salidas o resultados
Matriz de trazabilidad de requerimientos
WBS
Diccionario de la WBS
Línea base del alcance
Entregables aceptados
Pedidos de cambio
TIEMPO
R M Y A . B I Z
¿Cómo nos aseguramos de que…
… la estimación del proyecto es realista?
… todos estamos de acuerdo con el calendario del proyecto?
… vamos a detectar y manejar los desvíos?
… el calendario representa la situación actual del proyecto?
41
Seguimiento y control
Planificación
TIEMPO - Procesos
42
Definir las actividades
Secuenciar las actividades
Estimar la duración de las actividades
Definir el cronograma
Controlar el cronograma
Estimar los recursos para las actividades
TIEMPO – Salidas o resultados
43
Algunas salidas o resultados
Lista jerárquica de recursos
Línea base del calendario
Estimación de duración de actividades
Pedidos de cambio
COSTOS
R M Y A . B I Z
¿Cómo nos aseguramos de que…
… el cliente está de acuerdo con el presupuesto del proyecto?
.... vamos a detectar y manejar los desvíos?
… incluimos un fondo de reserva en el presupuesto?
44
Seguimiento y control
Planificación
COSTOS - Procesos
45
Estimar los costos
Determinar el presupuesto
Controlar los costos
COSTOS – Salidas o resultados
46
Algunas salidas o resultados
Pronósticos de presupuesto
Línea base del costo
Estimación de costo de actividades
Pedidos de cambio
CALIDAD
R M Y A . B I Z
¿Cómo nos aseguramos de que…
… el resultado de nuestro proyecto tiene la calidad requerida
por el usuario?
… sabemos cuál es la calidad requerida por el usuario?
… seguimos los procesos que nos aseguran la calidad del
producto?
… estamos considerando el impacto de la calidad en el plan
de proyecto?
47
Seguimiento y control
Ejecución
Planificación
CALIDAD - Procesos
48
Planificar la calidad
Ejecutar el aseguramiento de calidad
Ejecutar el control de calidad
CALIDAD – Salidas o resultados
49
Algunas salidas o resultados
Mediciones de control de calidad
Plan de calidad
Métricas de calidad
Entregables validados
Pedidos de cambio
RECURSOS HUMANOS
R M Y A . B I Z
¿Cómo nos aseguramos de que…
… tenemos identificados a todos los roles y perfiles
requeridos para nuestro proyecto?
… las personas serán asignadas al proyecto a medida que se
las necesite?
… conocemos el desempeño del equipo y podemos
mejorarlo?
50
Ejecución
Planificación
RECURSOS HUMANOS - Procesos
51
Desarrollar el plan de recursos humanos
Adquirir el equipo de proyecto
Conducir el equipo de proyecto
Desarrollar el equipo de proyecto
RECURSOS HUMANOS – Salidas o resultados
52
Algunas salidas o resultados
Evaluaciones de desempeño
Plan de recursos humanos
Asignaciones al proyecto
Pedidos de cambio
Calendarios de recursos
COMUNICACIONES
R M Y A . B I Z
¿Cómo nos aseguramos de que…
… conocemos las necesidades de comunicación de cada
interesado?
… informamos en tiempo y forma el estado del proyecto?
… invitamos a una reunión sólo a los que deben ser
invitados?
… tenemos la información del proyecto disponible cuando la
necesitamos?
53
Seguimiento y control
Planificación
Ejecución
Inicio
COMUNICACIONES - Procesos
54
Planificar la comunicación
Distribuir la información
Manejar las expectativas de los interesados
Identificar a los interesados
Reportar el desempeño
COMUNICACIONES – Salidas o resultados
55
Algunas salidas o resultados
Reportes de desempeño
Registro de interesados
Plan de comunicaciones
Pedidos de cambio
RIESGOS
R M Y A . B I Z
¿Cómo nos aseguramos de que…
… manejamos la incertidumbre durante el proyecto?
… conocemos la tolerancia al riesgo que tiene la
organización?
… estamos contemplando el impacto de mitigar un riesgo?
… la estrategia frente a un riesgo no provoque nuevos riesgos
inesperados?
56
Seguimiento y control
Planificación
RIESGOS - Procesos
57
Identificar riesgos
Realizar el análisis cuantitativo de riesgos
Planificar las respuestas a los riesgos
Planificar la administración de riesgos
Monitorear y controlar las respuestas a los riesgos
Realizar el análisis cualitativo de riesgos
RIESGOS – Salidas o resultados
58
Algunas salidas o resultados
Plan de administración de riesgos
Registro de riesgos
Pedidos de cambio
ADQUISICIONES
R M Y A . B I Z
¿Cómo nos aseguramos de que…
… elegimos el proveedor más adecuado para el proyecto?
… conocemos el grado de avance de las actividades de
nuestro proveedor?
… el proveedor cumplió con todo lo que fue pactado?
59
Cierre
Seguimiento y control
Planificación
Ejecución
ADQUISICIONES - Procesos
60
Conducir las adquisiciones
Administrar las adquisiciones
Planificar las adquisiciones
Cerrar las adquisiciones
ADQUISICIONES – Salidas o resultados
61
Algunas salidas o resultados
Plan de administración de adquisiciones
Definición de alcance de adquisiciones
Contrato
Calendario de recursos
Pedidos de cambio
INTEGRACIÓN
R M Y A . B I Z
¿Cómo nos aseguramos de que…
… el proyecto está debidamente autorizado?
… las actividades definidas en el plan de proyecto se están
ejecutando?
… sólo se incorporan cambios al alcance si están aprobados
por quien corresponde?
… todos trabajan con la última versión de los documentos del
proyecto?
62
Cierre
Seguimiento y control
Ejecución
Inicio
Planificación
INTEGRACIÓN - Procesos
63
Desarrollar el plan de administración del proyecto
Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
Desarrollar el acta del proyecto
Cerrar el proyecto o la fase
Dirigir y administrar la ejecución del proyecto
Realizar el control integrado de cambios
INTEGRACIÓN – Salidas o resultados
64
Algunas salidas o resultados
Acta de proyecto (Charter)
Plan de administración del proyecto
Entregables
Información de desempeño
Pedidos de cambio
Producto, servicio o resultado final
PROCESOS Y ÁREAS DE CONOCIMIENTO - RESUMEN
R M Y A . B I Z 65
Área de
conocimiento
Grupos de procesos
Inicio Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre
4. Integración
4.1 Desarrollar
el acta del
proyecto
4.2 Desarrollar el plan de administración del
proyecto
4.3 Dirigir y administrar la ejecución
del proyecto
4.4 Monitorear y
controlar el trabajo del
proyecto
4.5 Realizar el control
integrado de cambios
4.6 Cerrar el
proyecto o
fase
5. Alcance 5.1 Definir los requerimientos
5.2 Definir el alcance del proyecto
5.3 Crear la WBS del proyecto
5.4 Verificar el alcance
5.5 Controlar el alcance
6. Tiempo 6.1 Definir las actividades
6.2 Secuenciar las actividades
6.3 Estimar los recursos para las actividades
6.4 Estimar la duración de las actividades
6.5 Desarrollar el cronograma
6.6 Controlar el
cronograma
7. Costo 7.1 Estimar los costos
7.2 Determinar el presupuesto
7.3 Controlar los costos
8. Calidad 8.1 Planificar la calidad 8.2 Realizar el aseguramiento de
calidad
8.3 Realizar el control
de calidad
9. Recursos
Humanos
9.1 Desarrollar el plan de recursos humanos 9.2 Adquirir el equipo de proyecto
9.3 Desarrollar el equipo de proyecto
9.4 Gestionar el equipo de proyecto
10. Comunicaciones 10.1 Identificar
los interesados
10.2 Planificar la comunicación 10.3 Distribuir la información
10.4 Gestionar las expectativas de los
interesados
10.5 Reportar el
desempeño
11. Riesgos 11.1 Planificar la administración de riesgos
11.2 Identificar riesgos
11.3 Realizar el análisis cualitativo de riesgos
11.4 Realizar el análisis cuantitativo de riesgos
11.5 Planificar las respuestas a los riesgos
11.6 Monitorear y
controlar las
respuestas a los
riesgos
12. Contrataciones 12.1 Planificar las adquisiciones 12.2 Conducir las adquisiciones 12.3 Administrar las
adquisiciones
12.4 Cerrar
las
adquisiciones
66
QUÉ ES LA SOLUCIÓN MICROSOFT
ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT (EPM)
R M Y A . B I Z 67
CARACTERÍSTICAS DE MICROSOFT EPM
R M Y A . B I Z 68
Una solución Microsoft Enterprise Project Management es un entorno de
colaboración
Ayuda a las organizaciones a:
obtener más visibilidad y control del trabajo
mejorar la toma de decisiones
mejorar la alineación con la estrategia empresarial
maximizar la utilización de los recursos
mejorar la ejecución de los proyectos para optimizar el retorno de la
inversión
CARACTERÍSTICAS DE MICROSOFT EPM (CONT.)
R M Y A . B I Z 69
Jefes de Proyectos
Equipo de proyecto
Jefes de recursos
TI
Interesados
Visibilidad del estado
de los proyectos
Visibilidad de la
asignación de las
personas
Configuración y
escalamiento de la
plataforma
Administración y
control de los
Proyectos
CARACTERÍSTICAS DE MICROSOFT EPM (CONT.)
R M Y A . B I Z 70
Jefes de recursos
Equipo de proyecto Jefes de Proyectos
Interesados Project Central
Project Workspace
Project Professional
CARACTERÍSTICAS DE MICROSOFT EPM (CONT.)
R M Y A . B I Z 71
EPM Microsoft Enterprise Project Management
Administración de la demanda
Análisis y selección de
cartera
Administración de recursos
Administración del cronograma
Administración financiera
Administración de riesgos e
issues
Reportes de avance
Colaboración de equipo
Análisis negocio (BI)
Administración de Programas
CÓMO SOPORTA LA SOLUCIÓN MICROSOFT EPM®
A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
R M Y A . B I Z 72
Algunas salidas o resultados
Matriz de trazabilidad de requerimientos
WBS
Diccionario de la WBS
Línea base del alcance
Entregables aceptados
Pedidos de cambio
Matriz de trazabilidad de requerimientos
ALCANCE
R M Y A . B I Z 73
WBS
Diccionario de la WBS
Línea base del alcance (Documentos)
Línea base del alcance (versiones)
WBS con cambios de alcance
Algunas salidas o resultados
Lista jerárquica de recursos
Línea base del calendario
Estimación de duración de actividades
Pedidos de cambio Cronograma
del proyecto
TIEMPO
74
Timeline
Estimación de recursos
Nivelación de recursos
Línea base del Cronograma del
proyecto
Camino crítico
TIEMPO
75
Algunas salidas o resultados
Lista jerárquica de recursos
Línea base del calendario
Estimación de duración de actividades
Pedidos de cambio
Visualización y actualización de
tareas asignadas al recurso
Aprobación de las
actualización de tareas
Indicadores sobre el presupuesto y costo
COSTOS
76
Algunas salidas o resultados
Pronósticos de presupuesto
Línea base del costo
Estimación de costo de actividades
Pedidos de cambio
Reportes sobre presupuesto y costo
Reporte de Earned Value
Algunas salidas o resultados
Mediciones de control de calidad
Plan de calidad
Métricas de calidad
Entregables validados
Pedidos de cambio
Sistema de Gestión de Calidad
CALIDAD
77
Procesos
Resultados de auditorías
Indicadores de estado del proyecto Plantillas de WBS
Plantillas de Documentos
Registro y administración de no conformidades al
producto
Algunas salidas o resultados
Evaluaciones de desempeño
Plan de recursos humanos
Asignaciones al proyecto
Pedidos de cambio
Calendarios de recursos
Asignación diaria de los recursos
RECURSOS HUMANOS
78
Asignación de los recursos a los proyectos
Disponibilidad de los recursos
Algunas salidas o resultados
Reportes de desempeño
Registro de interesados
Plan de comunicaciones
Pedidos de cambio
COMUNICACIONES
79
Central de Proyectos
Visualización de tareas asignadas
Indicadores de estado de tareas
Espacio de trabajo de proyecto
COMUNICACIONES
80
Algunas salidas o resultados
Reportes de desempeño
Registro de interesados
Plan de comunicaciones
Pedidos de cambio
Reportes de avance
Análisis de datos
Algunas salidas o resultados
RIESGOS
81
Plan de administración de riesgos
Registro de riesgos
Pedidos de cambio Gestión de riesgos
Gestión de riesgos
Riesgos vinculados a las actividades del proyecto
ADQUISICIONES
82
Algunas salidas o resultados
Plan de administración de adquisiciones
Definición de alcance de adquisiciones
Contrato
Calendario de recursos
Pedidos de cambio
Todos los aspectos de la contratación pueden administrarse en la herramienta,
como se describió para las otras áreas de conocimiento:
Alcance
Tiempo
Costo
Calidad
Recursos Humanos
Comunicaciones
Riesgos
INTEGRACIÓN
83
Algunas salidas o resultados
Acta de proyecto (Charter)
Plan de administración del proyecto
Entregables
Información de desempeño
Pedidos de cambio
Producto, servicio o resultado final
Actas de proyecto
Documentos de planificación Gestión de pedidos de cambio
Lecciones aprendidas
Gestión de entregables
PROYECTO, PROGRAMA Y CARTERA DE PROYECTOS
R M Y A . B I Z 84
LA RELACIÓN ENTRE PROYECTO, PROGRAMA Y
CARTERA DE PROYECTOS
85
Cartera de más
alto nivel
Proyectos
Proyectos
Programas de
bajo nivel
Programas de
alto nivel
Proyectos
Proyectos
Proyectos
Programas de
bajo nivel
Programas de
alto nivel
Proyectos
Cartera de bajo
nivel
Grupo de proyectos relacionados, gestionados en
forma coordinada para obtener beneficios y control,
que no serían alcanzables si se gestionaran
individualmente
Grupo de proyectos o programas, gestionados en forma
coordinada para alcanzar objetivos estratégicos de negocios
Autorizados como resultado de
una o más consideraciones
estratégicas:
- Demanda de mercado
- Oportunidad estratégica o
necesidad de negocio
- Pedido del cliente
- Avance tecnológico
- Requisito legal
CARACTERÍSTICAS DE MICROSOFT EPM
Las soluciones EPM administran el ciclo completo de los proyectos,
desde la estrategia hasta la planificación de los proyectos
R M Y A . B I Z 86
Enterprise Project Management
Manage
Collaboration & Reporting
Plan
Work Planning
Select
Portfolio Selection
Create
Demand Management
CREACIÓN DE LA CARTERA DE PROYECTOS
Iniciativa
Caso de Negocio
Workflow
R M Y A . B I Z 87
Posible usuario: Analista de Negocio
Iniciativas
Flujo completo desde iniciativa a proyecto
DRIVERS ESTRATÉGICOS Y ALINEACIÓN DE LAS PROPUESTAS
Drivers
Alineación
R M Y A . B I Z 88
Posible usuario: PMO
Alineamiento proyectos propuestos / drivers
SELECCIÓN DE LA CARTERA DE PROYECTO MÁS CONVENIENTE
Análisis de escenarios
R M Y A . B I Z 89
Posible usuario: PMO y Controller
Búsqueda de la mezcla óptima de cartera
TABLERO DE CONTROL DE LA CARTERA DE PROYECTOS
R M Y A . B I Z 90
Posible usuario: Dirección y PMO
LAS PRINCIPALES LECCIONES APRENDIDAS DE LOS
PROYECTOS DE IMPLEMENTACIÓN DE UN EPM
R M Y A . B I Z 91
Según nuestra experiencia y corroborado con el libro Microsoft Office Project Server 2007 Unleashed
LECCIONES APRENDIDAS
Encarar la implementación EPM como un proyecto
Tener en cuenta que es un proyecto complejo
Utilizar un esquema evolutivo (por etapas)
Minimiza la incertidumbre, ansiedad y frustración mientras se planifica,
ejecuta y despliega la implementación EPM
Focalizarse en los cambios
La implementación EPM afecta a las personas, los procesos y la
organización
Prestar atención al entorno organizacional, más allá del técnico
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LECCIONES APRENDIDAS (CONT.)
Esforzarse en las habilidades de Administración de Proyectos
La herramienta de software no garantiza el éxito
La administración de proyectos es compleja y requiere de personas con
habilidad
Establecer expectativas realistas
La implementación EPM tomará tiempo
Planificar en forma evolutiva para obtener logros rápidamente
No esperar que se aproveche toda la capacidad en forma inmediata
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PMI - www.pmi.org
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®
Guide)
Fourth Edition
The Standard for Program Management
Second Edition
The Standard for Portfolio Management
Second Edition
REFERENCIAS
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REFERENCIAS
95
Microsoft – http://msdn.microsoft.com
Microsoft Office Project Server 2007 Unleashed - Copyright©
2008 by Sams Publishing
Microsoft Enterprise Project Management – EPM Solution Guide
2010 - © 2010 Microsoft Corp.
Excelza
http://excelza.biz/
R M Y A . B I Z 96
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