selección de un conjunto óptimo de indicadores para medir la salud de los proyectos

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Selección de un conjunto óptimo de indicadores

para medir la salud de los proyectos

Leonor Viturro

PMI Tour Cono Sur Mendoza 2015

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Leonor Viturro

• Licenciada en Sistemas, Master en Tecnología de la

Información, PMP®.

• 18 años de conducción de proyectos de TI.

• Responsable de la PMO de Sistemas y Tecnología del Banco

Ciudad de Buenos Aires desde su creación en 2010.

• Docente en Gestión de Proyectos, Universidad de Palermo, PM

Training.

• Fundadora de la Comunidad de Interés PMO del PMI Buenos

Aires Chapter.

Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI

3 Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI

Agenda

• Introducción

• El proyecto saludable

• Selección de indicadores

• Ejercicio – Primera parte

• Completando el modelo para llegar a un diagnóstico

• Ejercicio – Segunda parte

• Propuesta para establecer el estado del proyecto

• Ejercicio – Tercera parte

• Conclusiones

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INTRODUCCIÓN

WALLY, ¿YA

TERMINASTE TU

PROYECTO?

LO HARÉ LA

SEMANA QUE

VIENE

HACE SIETE SEMANAS QUE VENÍS DICIENDO

“LA SEMANA QUE VIENE” ¿QUÉ TE HACE PENSAR QUE ESTA VEZ VOY A

CREERTE?

¿QUE YA LO HICISTE LAS

SEIS PRIMERAS VECES?

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Algunas preguntas para entrar en tema…

• ¿Qué es la salud del proyecto?

• ¿Por qué hablamos de “salud”?

• ¿Para qué medir la salud del proyecto?

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¿Cómo se establece el estado de un proyecto?

• En muchas organizaciones, cada Project Manager reporta

sobre el estado de los proyectos a su cargo.

• Si los criterios que cada PM utiliza para medir su proyecto no son

similares, se corre el riesgo de transmitir información pobre a la

dirección.

APARENTE-MENTE

EMPEZAMOS HACE 2 AÑOS Y TODAVÍA NADIE

NOS PARÓ

¿ESTÁ TU PROYECTO EN FORMA?

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¿Cómo se debería medir la salud de un

proyecto?

1. Saber qué necesitamos medir

2. Obtener datos sobre el estado

de salud de nuestro proyecto

3. Aplicar criterios que nos

permitan llegar a una

conclusión

Acordar qué entendemos por

proyecto “saludable”

Elegir indicadores que aporten información de valor

Llegar a un diagnóstico según

las características de nuestro paciente

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EL PROYECTO SALUDABLE

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Indicadores para monitorear la salud del proyecto

Punto de partida

Características de proyecto “exitoso”

Definición de proyecto “saludable”

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Características de un proyecto exitoso

• La mayoría de los autores coinciden en que un proyecto es

exitoso si cumple sus objetivos.

• Pero, existen dos tipos de objetivos:

– Los objetivos del proyecto vinculados con las razones por las

que se inicia el proyecto, es decir, el PARA QUÉ se hace el

proyecto.

– Los objetivos representados por las restricciones que el

proyecto debe cumplir. Por ejemplo “El proyecto debe

terminar antes de diciembre de 2016 y no debe exceder un

costo de $180.000”

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En conclusión…

Tiempo Costo

Recur-sos

Calidad

Riesgos Alcance

• La definición de “proyecto exitoso” de la quinta edición del

Pmbok® nos da la base de dónde partir para determinar si

nuestro proyecto es saludable (está en camino a ser exitoso) o

no:

“Dado que los proyectos son de naturaleza temporal , el éxito

del proyecto se debe medir en términos de completar el

proyecto dentro de las limitaciones de alcance, tiempo , costo,

calidad , recursos y riesgos según lo aprobado por el jefe de

proyecto y la alta dirección”

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Por lo tanto, un proyecto “saludable” es…

• El proyecto que, al momento de evaluarlo,

– Completó el trabajo esperado y éste fue

aprobado por el usuario/cliente,

– No presenta desvíos en su fecha de fin,

– No se ha excedido en los costos planeados a la

fecha

– Presenta un nivel de riesgo aceptable

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SELECCIÓN DE INDICADORES

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Ingredientes para establecer el estado de un

proyecto

• Objetivos del proyecto, todos

• Plan detallado del proyecto, con líneas

base de tiempos, presupuestos, alcance y

calidad

• Cronograma actualizado con avance de

tareas, uno

• Métricas seleccionadas para medir la salud del proyecto, todas

• Lista de problemas del proyecto con estado de cada uno

• Estado actualizado de los riesgos identificados

• Entrevistas a los involucrados principales del proyecto, a gusto

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¿Qué vamos a medir?

• El desempeño del proyecto en todos los aspectos relativos a su

definición de éxito así como cualquier otro factor que pueda

ponerlo en riesgo de perder su estado de salud actual.

• El tiempo

transcurrido

• Desvíos en la

fecha de fin

• La utilización de

los fondos

• El trabajo

realizado y su

calidad

• Riesgos y amenazas

a la salud del

proyecto

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¿Cómo vamos a hacerlo?

• Vamos a identificar las áreas clave de medición

• Vamos a seleccionar métricas relevantes para cada área,

• Vamos establecer indicadores, en función de las métricas

existentes, que nos permitan establecer el estado de los distintos

aspectos del proyecto. Para esto vamos a definir:

– Cómo se lo obtiene

– Valores de referencia

– Parámetros de alarma

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Áreas clave de medición

El desempeño del proyecto en el tiempo: el trabajo

realizado en función del tiempo transcurrido

La utilización del presupuesto: Los costos incurridos

respecto a lo presupuestado a la fecha de medición

Progreso y calidad del trabajo

realizado: Abarca la completitud y

calidad de los entregables generados:

hasta qué punto el trabajo entregado

por el proyecto está cumpliendo el

alcance y la calidad establecidos

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Métricas de desempeño en el tiempo

% de avance de

las tareas

Tareas/

entregables

dentro del

tiempo

planificado Entregables

terminados

Hitos

cumplidos

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Métricas de alcance y calidad

Requerimientos

de cambio de

alcance/calidad

recibidos

Entregables

terminados

Entregables

de baja

calidad

Entregables

aceptados por el

usuario/cliente

Requerimientos de

cambio de

alcance/calidad

aprobados

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Métricas de utilización del presupuesto

Gastos/pagos

realizados Tareas/

Entregables

dentro del

presupuesto

Reservas de

contingencia

aplicadas

Pagos fuera

del

presupuesto

(imprevistos)

Gastos por

mala calidad

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Ejemplos de indicadores de desempeño

en el tiempo

Indicador Métricas Base Fórmula Interpretación

SPI: Índice de

desempeño

del

cronograma

según técnica

Valor Ganado

($$$)

- % de avance de las tareas Valor

Ganado ($)

Esta variable

expresa el valor

monetario del

trabajo realizado

Valor Ganado

(EV)/ Valor

Planeado (PV)

PV se toma de la

línea base de

tiempos

• >=1 Desempeño

satisfactorio

• <1 Desempeño

insuficiente

SPI(t): Índice

de

desempeño

del

cronograma

según

Técnica

Cronograma

Ganado

- % de avance de las tareas

Cronograma

Ganado

Esta variable

refleja a qué

período del

proyecto

corresponde el

trabajo realizado

Cronograma

Ganado (ES)/

Período actual

(mes/período de

medición)

• >=1 Desempeño

satisfactorio

• <1 Desempeño

insuficiente

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Ejemplos de indicadores de desempeño

en el tiempo

Indicador Métricas Base Fórmula Interpretación

Cumplimiento

de hitos

- % de avance de las tareas Hitos

cumplidos

Hitos cumplidos/

Hitos planificados

a la fecha

• >=1 Desempeño

satisfactorio

• <1 Desempeño

insuficiente

Desvío de la

fecha de fin

- Fecha de fin

actual del

proyecto

Fecha de fin

actual – fecha de

fin planificada

• > 0 hubo desvío

en la fecha de

fin

• <= 0 se mantuvo

o se adelantó la

fecha de fin

Tasa de tareas

que

ingresaron en

el camino

crítico

- Cantidad de

tareas en camino

crítico actual

Tareas en camino

crítico

actual/Tareas en

camino crítico del

cronograma base

• > 1 aumentó el

riesgo de

cumplimiento

del

cronograma

planificado.

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Ejemplos de indicadores de progreso

y calidad del trabajo

Indicador Métricas Base Fórmula Interpretación

Desempeño de

los entregables

- Entregables

terminados

- Entregables

aceptados por el

usuario

(Entregables

terminados/

entregables

planificados)*

(entregables

aceptados/

entregables

planificados)

• >=1 Desempeño

satisfactorio

• <1 Desempeño

insuficiente

Calidad de los

entregables

generados

- Entregables

rechazados en

QC

Entregables

rechazados/

entregables

completados

• >=1 Mala

Calidad

• 0 Buena calidad

Tasa de

requerimientos

de cambio

injustificados

- Cantidad de

requerimientos

procesados

- Cantidad de

requerimientos

aceptados

Cantidad de

requerimientos

aceptados/

Cantidad de

requerimientos

procesados

• =1 Tasa Baja (los

requerimientos

son justificados)

• <=0 Proyecto

inestable

(req.superfluos)

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Ejemplos de indicadores de utilización

del presupuesto

Indicador Métricas Base Fórmula Interpretación

CPI: Índice de

desempeño

costos según

técnica Valor

Ganado

- % de avance de las tareas Valor

Ganado ($)

Esta variable

expresa el valor

monetario del

trabajo realizado

Costos reales(AC)

Valor Ganado

(EV)/ Costos del

trabajo

realizado (AC)

• >=1 Dentro del

presupuesto

• <1 Presupuesto

excedido

Tasa de

incertidumbre

presupuestaria

- Gastos

imprevistos

- Costos de mala

calidad

- Reservas de

contingencia

utilizadas

(Gastos

imprevistos +

costos de mala

calidad +

reservas de

contingencia

ejecutadas) /

(mismos datos

del período

anterior)

• >1 Proyecto

inestable. Alta

incertidumbre

presupuestaria.

• <=1

Incertidumbre

Regular

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¿Cómo se seleccionan los indicadores a

utilizar?

• Los indicadores deben aportar valor, no sólo información.

• IMPORTANTE: Al momento de planificar el proyecto, se debe

conocer cómo se lo va a medir. De esta forma, se contará

luego con los datos necesarios para calcular los indicadores.

26 Presentation Title

Ejercicio –

Primera

parte

27

COMPLETANDO EL MODELO PARA

LLEGAR A UN DIAGNÓSTICO

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¿Qué obtuvimos hasta ahora?

Cumplimiento

de hitos Desempeño de

entregables

Calidad de

Entregables

CPI

Desvío en la

fecha de fin

Tasa de tareas que

entraron en el camino

crítico

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Umbrales de tolerancia y síntesis –

Desempeño en el tiempo Variable Valor Resultado

SPI(t) >=1 Desempeño de entregables

Bueno

>= 0.90 y < 1 Desempeño de entregables

Aceptable

< 0.90 Desempeño de entregables

Malo

Desvío en

fecha de

fin

>20% de la duración total Desvío Importante

Entre el 10% y el 20% de la

duración total del proyecto

Desvío Preocupante

Sin desvío o desvío < 10% de

la duración total

Desvío Aceptable

SPI Aceptable Preocupante Importante

Bueno

Aceptable

Malo

Desvío en fecha de fin Desempeño en el tiempo

Bueno

Regular

Malo

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Umbrales de tolerancia y síntesis –

Progreso y calidad del trabajo Variable Valor Resultado

Desempeño

de los

entregables

>=1 Desempeño de entregables Bueno

>= 0.75 y <1 Desempeño de entregables Regular

< 0.75 Desempeño de entregables Malo

Calidad de

los

entregables

>= 1 Calidad Mala

0 Calidad Buena

Progreso y calidad del trabajo

Bueno

Regular

Malo

Calidad Bueno Aceptable Malo

Bueno

Mala

Desempeño de los entregablesRegular

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Definición de umbrales de tolerancia

y síntesis – Utilización del presupuesto Variable Valor Resultado

CPI >=1 Desempeño del presupuesto Bueno

>= 0.90 y < 1 Desempeño del presupuesto Regular

< 0.90 Desempeño del presupuesto Malo

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Los indicadores resumidos de alto nivel nos

permitirán conocer la salud del proyecto

Desempeño en el

tiempo

Utilización del

presupuesto

Progreso del trabajo y

calidad

Salud del

proyecto

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Con la combinación de los indicadores de alto

nivel, podemos concluir el estado del proyecto

Combinación de indicadores Salud del proyecto

Al menos dos indicadores en “Bueno” Saludable

Dos en “Regular” y uno en “Bueno” Saludable

Sólo un indicador en “Bueno” En problemas

Hasta un indicador en “Malo” En problemas

Ningún indicador en “Bueno” y al menos

dos en “Malo”

En crisis

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Ejemplo

• Supongamos que los valores de los indicadores de nuestro

proyecto son los siguientes:

– SPI(t) < 0.90 Malo

– Desvío en la fecha de fin: no presenta Aceptable

– Por lo tanto: Desempeño en el tiempo REGULAR

– CPI = 1

– Entonces, Utilización del presupuesto BUENO

– Desempeño de los Entregables Insuficiente

– Calidad de los Entregables Mala

– Progreso y calidad del trabajo realizado: REGULAR

Estado de salud del proyecto: EN PROBLEMAS

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Ejercicio –

Segunda

parte

36

PROPUESTA PARA ESTABLECER EL

ESTADO DEL PROYECTO

Pero aún no terminamos…

37

.

Propuesta para llegar un diagnóstico completo

• Riesgos y

amenazas a la

salud del proyecto

Mantener

reuniones con el

equipo e involucrados

Primera fase: establecer el

grado de cumplimiento de

los objetivos a la fecha.

Segunda fase: analizar variables

secundarias que informan sobre

situaciones que

pueden afectar el

proyecto en el corto plazo

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Factores de riesgo que pueden indicar que la

salud del proyecto se está deteriorando

• Mala actitud de los involucrados principales hacia el proyecto y su

resultado. No creen que el proyecto vaya a ser exitoso o que su

resultado sea de utilidad.

• Moral baja: desánimo, falta de interés en participar del proyecto, falta

de “propiedad” (no sentir al proyecto como propio)

• Problemas de relación con los usuarios principales y/o los proveedores

que trabajan en el proyecto.

• Conflictos de intereses entre los involucrados y/o áreas participantes.

• Falta de apoyo de la dirección

• Alta tasa de problemas (issues) en el proyecto. Los problemas son de

alta criticidad y demoran en cerrarse.

• Se concretaron riesgos identificados y las estrategias de respuesta

planificadas no fueron eficaces.

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¿Por qué la presencia de estos factores afecta

el proyecto?

• Porque son indicadores de insatisfacción, mal clima laboral e

inestabilidad.

• Denotan una gestión del proyecto poco eficiente, y el nivel de

riesgo del proyecto aumenta.

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La propuesta en pocos pasos

Registre el avance del trabajo del proyecto

Obtenga información

sobre las métricas a

utilizar

Establezca el estado de salud del proyecto

Realice reuniones

con el equipo e

involucrados

Monitoree riesgos,

problemas y la aplicación de cambios

Sugiera acciones

correctivas o preventivas

Primera fase

Segunda fase

Identificación de

factores de riesgo

41

Ejercicio –

Tercera

parte

42

CONCLUSIONES

43

Conclusiones

Trabajar con la dirección para definir el concepto de proyecto “exitoso” y

proyecto “saludable” es fundamental para poder establecer el estado de

los proyectos.

La PMO debería proveer a los PMs de un esquema de evaluación del

estado de los proyectos, que sea uniforme para todos. Incluso es mejor si

es la PMO quien realiza la evaluación, a fin de asegurar imparcialidad y

objetividad.

Es necesario que antes de llegar a una conclusión sobre el estado del

proyecto se evalúe el peso de los factores de riesgo detectados sobre el

proyecto. No es lo mismo que se detecte presión alta en un hombre de 75

años que en uno de 40. Y si el de 40 además está sujeto a altos niveles de

estrés, su salud definitivamente está en peligro.

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¡Muchas Gracias por su atención!

• Leonor Viturro

• Leonor_Viturro@Hotmail.com

Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI

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Tips

• Contar con un método para dimensionar la envergadura de los

proyectos. Esto es clave para poder medir cada proyecto con

un set de indicadores acorde a sus características. No es lo

mismo evaluar la salud de un proyecto de cuatro meses de

duración que uno de dos años.

• El método de evaluación de los proyectos debería ser ajustable

a las características y necesidades de gestión de cada

proyecto. Posiblemente medir la satisfacción del cliente en un

proyecto cuyo objetivo es cumplir una nueva regulación, no

aporte un valor agregado.

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Tips

• Si no se gestionan los costos del proyecto, sugiero considerar

utilizar la técnica Earned Schedule en lugar de Earned Value.

• Definir un esquema de cuatro estados de salud y no sólo tres:

esta granularidad extra entre un proyecto saludable y uno en

problemas sirve para:

– Alertar sobre proyectos que pueden ingresar en problemas

antes de que efectivamente lo hagan.

– Motivar al equipo a recuperar un proyecto en problemas.

Saludable Situación de

alerta En problemas En crisis