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Manual de ProcedimientosDIRECCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS
Abril 2017
Manual de Procedimientosde la Dirección de Obras Públicas
AutorizacionesIng. Eduardo Velázquez Díaz
Director de Obras Públicas
M.C. Fiacro Luis Torreblanca Coello
Contralor Municipal
M.F.P. Isabel Cristina Valencia Mora
Subcontraloria de Planeación, Evaluación y Control
Aprobado el diez de marzo de dos mil diecisiete, con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal. Número de Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317
2
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Índice Dirección de Obras Públicas Página
I Introducción 4II Presentación de los procedimientos 5III Nombre, descripción del procedimiento y diagrama de flujo 61 Planeación y programación del ejercicio de los recursos que el municipio tiene
destinados para la ejecución de obras y/o acciones 7
2 Elaboración de Expedientes Técnicos 93 Instalación de Comité de Obras 114 Licitación Pública 145 Concurso por Invitación 206 Procedimiento de Adjudicación mediante invitación a cuando menos tres personas 227 Adjudicación Directa 248 Revisión de Documentación para pago a contratistas 269 Uso de maquinaria 2810 Obra municipal terminada 3111 Comprobación de expedientes técnicos de obra 3912 Pago de Anticipo y Estimaciones. 4813 Entrega recepción de obra 53IV Glosario de términos 57
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Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
I. INTRODUCCIÓN
El Manual de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas del H. Ayuntamiento de San Martín Texmelucan, es el documento que contiene la descripción detallada y secuencial de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones encomendadas a los servidores públicos.
Permite conocer el funcionamiento interno respecto de la descripción de las tareas, requerimientos y responsables de su ejecución.
El presente Manual de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas, está dirigido a todo el personal adscrito a la Dirección, con la finalidad de que estén informados de las diversas actividades y áreas que conforman la Dirección, de igual manera para el personal de nuevo ingreso con la finalidad de que conozca los procedimientos para generar una homogeneidad en las actividades laborales al darle continuidad a los procesos que se contemplan en el ámbito de trabajo de esta Dirección, cubriendo las necesidades de cada área de manera eficaz y oportuna, así como a la ciudadanía en general para que conozcan las actividades que deben realizar sus funcionarios públicos y con ello que el H. Ayuntamiento cumpla con el principio de Transparencia.
Asimismo, y con el propósito de fomentar un entorno de respeto e igualdad entre el personal de la Dirección de Obras Públicas que considere los principios básicos de igualdad y equidad, que deben existir entre hombres y mujeres para su óptimo desarrollo personal y profesional, toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en este Manual, al género masculino lo es también para el género femenino, cuando de su texto y contexto no se establezca que es para uno y otro género.
El personal adscrito a la Dirección de Obras Públicas deberá dar cabal cumplimiento a lo señalado en el mismo y, deberá estar comprometido a proponer en cualquier momento las mejoras convenientes.
Este documento está integrado por trece procedimientos:
1. Planeación y programación del ejercicio de los recursos que el municipio tiene destinados para la ejecución de obras y/o acciones
2. Elaboración de Expedientes Técnicos3. Instalación de Comité de Obras 4. Licitación Pública5. Concurso por Invitación6. Procedimiento de Adjudicación mediante invitación a cuando menos tres personas7. Adjudicación Directa8. Revisión de Documentación para pago a contratistas9. Uso de maquinaria10. Obra municipal terminada11. Comprobación de expedientes técnicos de Obra Pública12. Pago de Anticipo y Estimaciones.13. Entrega recepción de obra
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Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
II. PRESENTACIÓN DELOS PROCEDIMIENTOS
1. Planeación y programación del ejercicio de los recursos que el municipio tiene destinados para la ejecución de obras y/o acciones
2. Elaboración de Expedientes Técnicos3. Instalación de Comité de Obras 4. Licitación Pública5. Concurso por Invitación6. Procedimiento de Adjudicación mediante invitación a cuando menos tres personas7. Adjudicación Directa8. Revisión de Documentación para pago a contratistas9. Uso de maquinaria10. Obra municipal terminada11. Comprobación de expedientes técnicos de obra 12. Pago de Anticipo y Estimaciones.13. Entrega recepción de obra
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Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
III. Nombre, descripción del procedimiento y diagrama de flujo
Nombre delProcedimiento:
1.-Planeación y programación del ejercicio de los recursos que el municipio tiene destinados para la ejecución de obras y/o acciones
Objetivo: Establecer los parámetros a seguir, para establecer una priorización de obras adecuada, a la cual se les hará la asignación de los recursos
Fundamento Legal: Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la MismasLey de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal, Ley de Coordinación Fiscal y demás leyes aplicables en la materia.
Políticas de Operación: 1. El comité de obra comunitaria deberá contar un acta de constitución de este para la entrega de solicitudes a presidencia, las cuales a grandes rasgos debe contener: nombre, edad, género, comunidad proveniente, domicilio, identificación oficial.
2. Se deberá emitir convocatoria por parte de presidencia a los integrantes del Comité de Planeación para el Desarrollo Municipal.
3. En la sesión de COPLADEMUN la priorización de obras deberá contar con fundamentación de la misma para que estas sean aprobadas.
4. En la sesión de cabildo se deberá contar con la mayoría de votos para la aprobación de la priorización de obras
Tiempo Promedio deGestión:
45 días
6
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1.- Descripción del Procedimiento: Planeación y programación del ejercicio de los recursos que el municipio tiene destinados para la ejecución de obras y/o acciones
Responsable No. Actividad Formato oDocumento Tantos
Presidente Municipal 1
Recibe solicitudes de las necesidades por parte de la comunidad a través del comité de obra comunitaria
Solicitudes de Apoyo de parte de Comité de Obra Comunitario
1 original2 copias
Presidente Municipal 2
Turna solicitudes a Dirección de Obras Públicas para ser consideradas en sesión de cabildo
Director de Obras Públicas 3
Investiga techo financiero e informa al Presidente Municipal
Director de Obras Públicas, Presidente Municipal
4
Se convoca a sesión plenaria para que el Comité de Planeación para el Desarrollo Municipal (COPLADEMUN) de a conocer el techo financiero
Convocatoria 1 original
Director de Obras Públicas, Presidente Municipal, comité de obra comunitaria
5
El comité de obra comunitaria realiza un listado de priorización de obras el cual presenta al Presidente Municipal y COPLADEMUN
Acta de COPLADEMUN 3 original
Presidente Municipal, Dirección de Obras Públicas
6La Dirección de Obras Públicas da el visto bueno, el cual es aprobado mediante cabildo
Acta de cabildo 1 original
7
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Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Diagrama de flujo: Planeación y programación del ejercicio de los recursos que el municipio tiene destinados para la ejecución de obras y/o accionesComité de Obra Comunitaria Presidente Municipal Dirección de Obras Públicas
8
Convocatoria
Solicitudes de Apoyo
Recibe solicitudes de apoyo del Comité de Obra
Comunitaria
Turna solicitudes a Dirección de Obras
Investiga Techo Financiero e Informa a Presidente
Se convoca sesión plenaria
SI
Da a conocer el techo financiero al Comité de Obra
Comunitaria
Realizan listado de necesidades, para
presentarlas al Presidente Municipal
Realiza en listado de Priorización de Obras que se presenta al COPLADEMUN
Visto Bueno
Aprueba Priorización de Obras
NO
Inicio
Fin
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Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Nombre delProcedimiento:
2.- Elaboración de Expedientes Técnicos.
Objetivo: Conocer los requisitos para la elaboración de los Expedientes Técnicos, para la integración del proyecto así como la justificación para la realización de obras y/o acciones
Fundamento Legal: Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la MismasReglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal.
Políticas de Operación: 1. El Expediente Técnico debe estar elaborado de acuerdo a la fundamentación legal correspondiente.
2. Las observaciones realizadas deberán estar fundamentadas en las reglas de operación del fondo correspondiente
Tiempo Promedio deGestión:
Dependiendo de la duración de obra
Descripción del Procedimiento: Forma de elaborar los Expedientes Técnicos
Responsable No. Actividad Formato oDocumento Tantos
Director de Obras Públicas 1 Realiza el Expediente Técnico de la
obra o acción en cuestiónExpediente Técnico 1 original
Director de Obras Públicas 2 Envió de Expediente Técnico al Jefe
de Obras Públicas para su revisiónExpediente Técnico 1 Copia
Jefe de Obras Públicas 3
Envió de Expediente Técnico al Auxiliar Administrativo especializado en el fondo a emplear para su revisión
Expediente Técnico 1 Copia
Auxiliar Administrativo especializado en el fondo a emplear
4
Revisión del Expediente de acuerdo a la normatividad aplicable del fondo a emplear y así enviar el expediente para su validación ante la instancia normativa.
Jefe de Obras Públicas, Auxiliar Administrativo especializado en el fondo a emplear
4Emite oficio de validación del proyecto o Expediente Técnico y/o seobserva de acuerdo a la normativa
Oficio 1 Original
Jefe de Obras Públicas, Auxiliar Administrativo especializado del fondo a emplear
5
Se observaSi: Se solventan las observaciones y se envían correcciones al Director de Obras PúblicasNo: se envía oficio al Director de obras públicas de aprobación
Si: CorreccionesNo: Oficio
Si: 1 CopiasNo: 1 Original
Director de Obras Públicas 6 Realiza correcciones
Director de Obras Públicas 7 Emite oficio de aprobación del
Expediente Técnico Oficio 1 Original
Diagrama de flujo: Elaboración de Expedientes TécnicosDirector de Obras Públicas Jefatura de Obras Públicas Auxiliar Administrativo
9
Expediente Técnico
Realiza el Expediente Técnico de la obra o acción
en cuestión
Inicio
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
10
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Nombre delProcedimiento:
3.- Instalación de Comité de Obra Pública y Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.
Objetivo: Establecer las reglas para conformar el Comité de Obra Pública y Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
Fundamento Legal: Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el estado de Puebla y su Reglamento, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal y su reglamento.
Políticas de Operación: 1. La convocatoria a sesión de cabildo deberá ser general a todos los integrantes de cabildo, así como a la dirección de obras públicas mediante oficio firmado por Presidente Municipal.
2. La realización de cabildo será realizada de cuerdo a la normatividad aplicable
3. Las propuestas del Comité de Obras realizadas por la Dirección de Obras deberá estar respaldada mediante documentación que ampare la identidad de sus integrantes.
4. Los integrantes del Comité propuestos deberán estar presentes en la asamblea.
5. El acta deberá ser firmada tanto por el Cabildo como por el Comité de Obras que se establezca.
Tiempo Promedio deGestión:
1 día
11
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Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Descripción del Procedimiento: Instalación de Comité de Obras
Responsable No. Actividad Formato oDocumento Tantos
Presidente Municipal, Secretario Municipal
1 Se convoca a sesión de cabildo para integración de comité Convocatoria 1 Original
Presidente Municipal, Secretario Municipal
2 Se realiza sesión de cabildo Sesión de Cabildo 1 Original
Director de Obras 3
Realiza las propuestas para integrar el Comité de Obra en los rubros de Presidente, Secretario, Tesorero, Vocal de Control y Vigilancia.
Secretario Municipal 4
Someten a votación la propuesta.Si: Se define el comité de obra y se levanta el acta respectivaNo: Se hacen nuevas propuestas
Presidente Municipal, Regidores, Secretario Municipal, Director de Obras, Integrantes del Comité de Obras
5 Firman el Acta de Integración del Comité por duplicado.
Acta de Integración del Comité
2 Original
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Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Diagrama de flujo: Instalación de Comité de ObrasPresidente Municipal / Secretario Municipal Director de Obras Públicas Cabildo
13
Sesión de Cabildo
Acta de Integración del Comité
NO
Convocatoria
Se realiza sesión de cabildo
Se convoca a sesión de cabildo para integración de
comité en cuestión
Realiza las propuestas para integrar el Comité de Obra en
los rubros de Presidente, Secretario, Tesorero, Vocal de Control y Vigilancia al cabildo
Somete a votación la propuesta
Se define el comité de obra Pública
Firman el Acta de Integración del Comité por
duplicado, Presidente Municipal, Regidores, Secretario Municipal,
Director de Obras, Integrantes del Comité de
Obras
Se hacen nuevas propuestas
SI
Inicio
Fin
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Nombre delProcedimiento:
4.- Licitación Pública
Objetivo: Conocer el procedimiento para llevar a cabo una licitación Pública
Fundamento Legal: Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado de Puebla, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal y normatividad aplicable a los diferentes fondos sean ámbito estatal o federal.
Políticas de Operación: 1. La convocatoria será publicada cuando menos en un diario de circulación nacional y en el de mayor circulación estatal; si fuera de licitación internacional en el Diario Oficial de la Federación.
2. Los datos incluidos en la convocatoria serán: El nombre del convocante La indicación de los lugares, fechas y horarios en que los
interesados podrán obtener las bases de licitación, el costo y la forma de pago de las mismas.
La fecha, hora y lugar de celebración de la junta de aclaraciones, del acto de presentación y apertura de propuestas, y de la comunicación del fallo.
La indicación de si la licitación es nacional o internacional y, en caso de ser internacional, si se realizará o no bajo la cobertura del capítulo de compras del sector público de algún tratado, y el idioma o idiomas, además del español, en que podrán presentarse las propuestas.
La indicación de que ninguna de las condiciones contenidas en las bases de la licitación, así como en las propuestas presentadas por los licitantes podrá ser negociada.
La descripción general, cantidad, unidad de medida y demás especificaciones que resulten necesarias, de los bienes o servicios requeridos y que sean objeto de la licitación, así como la correspondiente, por lo menos, a cinco de las partidas o conceptos de mayor monto.
Las condiciones de pago, señalando el momento en que se haga exigible el mismo
Los porcentajes de los anticipos que, en su caso, se otorgarán. Los requisitos para acreditar la solvencia económica y financiera Cuando proceda, el tiempo y lugar de entrega de los productos, de
la celebración del acto jurídico correspondiente o de la realización de los servicios objeto de la licitación.
Las restricciones para En el caso de arrendamiento, la indicación de si éste es con o sin
opción a compra, y los términos de la misma. En el caso de proyectos para prestación de servicios a largo plazo,
la indicación de si éste es con o sin opción a compra de los bienes que se utilicen para su instrumentación.
3. La propuesta deberá contener como mínimo: Propuesta legal. Propuesta técnica Propuesta económica, incluyendo en esta última la garantía de
seriedad de las ofertas4. El acta de la primera etapa de la licitación se deberá hacer constar
las propuestas técnicas y legales aceptadas para su análisis, así 14
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Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
como las que hubieren sido desechadas y las causas que lo motivaron.
5. El acta de la segunda etapa de la licitación se deberá hacer constar el resultado legal y técnico, las propuestas económicas aceptadas para su análisis, sus importes, así como las que hubieren sido desechadas y las causas que lo motivaron; asimismo, deberá señalarse lugar, fecha y hora en que se dará a conocer el fallo de la licitación.
6. El dictamen para fundamentar el fallo deberá asentar que la adjudicación del contrato será a favor de la persona que de entre los promoventes reunió las condiciones legales, técnicas y económicas requeridas por el convocante, cumplió las condiciones de calidad necesarias y garantizó satisfactoriamente el cumplimiento de las obligaciones respectivas
Tiempo Promedio deGestión:
Depende de las fechas establecidas por el Comité de Adjudicaciones
15
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Descripción del Procedimiento: Realización de Licitación Publica
Responsable No. Actividad Formato oDocumento Tantos
Comité de Adjudicaciones 1 Publicación de la convocatoria de
Licitación Publica Convocatoria 1 Original
Participantes a Licitación 2 Presentación de propuestas en las
fechas estipuladas Propuesta 3 Original
Comité de Adjudicaciones 3 Registro de participantes a la reunión
de apertura de propuestasComité de Adjudicaciones 4 Apertura de propuestas legales y
técnicas
Comité de Adjudicaciones 5
Revisar si las propuestas las propuestas legales y técnicas cumplen con los requisitos:Si: Propuesta aceptada para su análisisNo: Se desecha propuesta y se regresa al participante
Comité de Adjudicaciones 6 Se levanta acta de primera etapa la
cual firman los asistentes Acta 1 Original# copias
Comité de Adjudicaciones 7 Análisis de las propuestas legales y
técnicas aceptadasComité de Adjudicaciones 8 Elabora dictamen técnico de las
propuestasDictamen Técnico 1 Original
Comité de Adjudicaciones 9
Da a conocer los resultados de las propuestas legales y técnicas:Si: Apertura de Propuesta económicaNo: Se desecha la Propuesta y se regresa al participante
Comité de Adjudicaciones 10
Revisar si las propuestas las propuestas económicas cumplen con los requisitos:Si: Propuesta aceptada para su análisisNo: Se desecha propuesta y se regresa al participante
Comité de Adjudicaciones 11 Se levanta acta de la segunda etapa
la cual firman los asistentes Acta 1 Original# copias
Comité de Adjudicaciones 12 Concluir el acto de apertura y
presentación de propuestasComité de Adjudicaciones 13 Efectuar un análisis y evaluación de
las propuestasComité de Adjudicaciones 14 Emitir un dictamen por escrito para
fundamentación del fallo Dictamen 1 Original
Comité de Adjudicaciones 15 Da a conocer el resultado del fallo en
reunión y diarios de mayor circulaciónComité de Adjudicaciones 16 Se levanta acta del fallo la cual firman
los asistentes Acta 1 Original# copias
16
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Diagrama de flujo: Licitación PublicaComité de Adjudicaciones Participante a Licitación
17
PropuestasConvocatoria
Publicación de la convocatoria de Licitación Publica
Registro de participantes a la reunión de apertura de
propuestas
Presentación de propuestas en las fechas estipuladas
Apertura de propuestas legales y técnicas
A
Inicio
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Diagrama de flujo: Licitación PublicaComité de Adjudicaciones Participante a Licitación
18
NO
NO
SI
SI
Dictamen
Acta
A
Se levanta acta de primera etapa la cual firman los
asistentes
Análisis de las propuestas legales y técnicas aceptadas
Elabora dictamen técnico de las propuestas
Resultados de las propuestas legales
y técnicasSe desecha propuesta y se
regresa al participante
Apertura de propuesta económica
Resultados de la propuesta económica
Se desecha propuesta y se regresa al participante
B
SI
Propuestas legales y técnicas cumplen con los requisitos
Se desecha propuesta y se regresa al participante
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Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Diagrama de flujo: Licitación PublicaComité de Adjudicaciones Participante a Licitación
19
Dictamen
B
Concluir el acto de apertura y presentación de propuestas
Efectuar un análisis y evaluación de las propuestas
Emitir un dictamen por escrito para fundamentación del fallo
Da a conocer el resultado del fallo en reunión y diarios de
mayor circulación
Acta
Se levanta acta de la segunda etapa la cual firman los
asistentes
Acta
Se levanta acta de la segunda etapa la cual firman los
asistentes
Fin
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Nombre delProcedimiento:
5.- Concurso por Invitación
Objetivo: Conocer el procedimiento para llevar a cabo un concurso por invitación.
Fundamento Legal:Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado de Puebla, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal y normatividad aplicable a los diferentes fondos sean ámbito estatal o federal.
Políticas de Operación:1. En las invitaciones se indicarán, como mínimo, la cantidad y
descripción de los bienes o servicios requeridos, plazo y lugar de entrega, así como condiciones de pago.
2. La apertura de las proposiciones se podrá hacerse sin la presencia de los correspondientes licitantes.
Tiempo Promedio deGestión: Depende de las fechas establecidas por el Comité de Adjudicaciones
Descripción del Procedimiento: Realización de Concurso por Invitación
Responsable No. Actividad Formato oDocumento Tantos
Comité de Adjudicaciones 1 Se realiza invitación para participar
(mínimo 3 participantes) Invitación # Original
Participantes 2 Envía sus proposiciones en el plazo establecido Proposiciones 3 Original
Comité de Adjudicaciones 3 Realiza acto de presentación y
apertura de proposiciones
Comité de Adjudicaciones 4
Cita al comisario del comité de adjudicaciones para la apertura de proposiciones
Comité de Adjudicaciones 5
Análisis de las proposiciones enviadas por los licitantes para elección de la más idónea
Comité de Adjudicación 6
Resultado del análisis.Si: Se informa al ganadorNo: Se desecha la proposición
Presidente Municipal,Ganador
7Firma de contrato entre presidente municipal y ganador para formalizar el concurso por invitación
Contrato 3 Original
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Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Diagrama de flujo: Concurso por InvitaciónComité de
Adjudicaciones Participantes Ganador Presidente Municipal
21
Contrato
Invitación
Se realiza invitación para participar (mínimo
3) participantes)
Realiza acto de presentación y apertura
de proposiciones
Cita al comisario del comité de
adjudicaciones para la apertura de
proposiciones
SI
Análisis de las proposiciones enviadas por los licitantes para
elección de la más idónea
Resultado del
análisis.
Se desecha la proposición
Se informa al ganador
Proposiciones
Envía sus proposiciones en el plazo establecido
Firma de contrato entre presidente municipal y
ganador para formalizar el concurso por
invitación
NO
Fin
Inicio
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Nombre delProcedimiento:
6.- Procedimiento de Adjudicación mediante invitación a cuando menos tres personas
Objetivo: Conocer el procedimiento para llevar a cabo un Procedimiento de Adjudicación mediante invitación a cuando menos tres personas.
Fundamento Legal:Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado de Puebla, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal y normatividad aplicable a los diferentes fondos sean ámbito estatal o federal.
Políticas de Operación:1. La requisición se hará de acuerdo con el instructivo de compras que
emita la Secretaría o el Comité Municipal.2. En las invitaciones se indicarán, como mínimo, la cantidad y
descripción de los bienes o servicios requeridos, plazo y lugar de entrega, así como condiciones de pago.
Tiempo Promedio deGestión: Depende de las fechas establecidas por el Comité de Adjudicaciones
Descripción del Procedimiento: Realización de Procedimiento de Adjudicación mediante invitación a cuando menos tres personas
Responsable No. Actividad Formato oDocumento Tantos
Comité de Adjudicaciones 1 Se hace la requisición respectiva Requisición 3 Original
Comité de Adjudicaciones 2 Se solicita a los proveedores el envió
o entrega de cotizaciones Solicitud 3 Original
Proveedores participantes 3 Realiza él envió de propuesta de
serviciosPropuesta de Servicios 3 Original
Comité de Adjudicaciones 4 Recibe las propuestas de servicio
Comité de Adjudicaciones 5 Realiza apertura económica
Comité de Adjudicaciones 6 Elabora cuadro comparativo de las
propuestas de servicios (mínimo 2)Cuadro comparativo 3 Original
Comité de Adjudicaciones 7
Verifica que la propuesta cumpla con los requerimientos y especificaciones exigidosSi: Se informa al ganador y se adjudica el contrato con el precio más bajoNo: Desecha las propuestas
Si: Fallo de Adjudicación 3 Original
Comité de Adjudicaciones 8
Firma de contrato entre presidente municipal y ganador para formalizar el procedimiento de adjudicación
Contrato 3 Original
22
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Diagrama de flujo: Procedimiento de Adjudicación mediante invitación a cuando menos tres personasComité de
Adjudicaciones Proveedores Ganador Presidente Municipal
23
Cuadro Comparativo
Fallo de Adjudicación
Solicitud
Contrato
Requisición
Se hace la requisición respectiva
Se solicita a los proveedores él envió o entrega de cotizaciones
Recibe las propuestas de servicio
SI
Realiza apertura económica
La propuesta cumple con los
requerimientos y especificaciones
exigidos
Se desecha la proposición
Se informa al ganador y se adjudica el contrato con el precio más bajo
Propuesta de Servicios
Realiza él envió de propuesta de servicios
Firma de contrato entre presidente municipal y
ganador para formalizar el procedimiento de
adjudicación
NO
Elabora cuadro comparativo de las
propuestas de servicios (mínimo 2)
Inicio
Fin
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Nombre delProcedimiento:
7.- Adjudicación Directa
Objetivo: Conocer el procedimiento para llevar la Adjudicación Directa.
Fundamento Legal:Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado de Puebla, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal y normatividad aplicable a los diferentes fondos sean ámbito estatal o federal.
Políticas de Operación: 1. La cotización se realiza de manera directa con el proveedor
Tiempo Promedio deGestión: Depende de las fechas establecidas por el Comité de Adjudicaciones
Descripción del Procedimiento: Realización para laAdjudicación Directa
Responsable No. Actividad Formato oDocumento Tantos
Comité de Adjudicaciones 1 Envía solicitud de cotización a
proveedor Solicitud 1 Original
Proveedor 2 Envía su cotización al Comité de Adjudicaciones Cotización 1 Original
Comité de Adjudicaciones 3
Analiza cotización y determina su idoneidad:Si: Celebra contrato con proveedor para su formalizaciónNo: Envía solicitud de Cotización a Proveedor
Presidente Municipal, Proveedor
4 Firma de Contrato Contrato 3 Original
24
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Diagrama de flujo: Adjudicación DirectaComité de
Adjudicaciones Proveedores Ganador Presidente Municipal
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CotizaciónSolicitud
Envía solicitud de cotización a Proveedor
Analiza cotización y determina su
idoneidad
SI
Celebra contrato con proveedor para su
formalización
Envía cotización al comité de
adjudicaciones
Firma de contrato entre presidente
municipal y proveedor
NO
Inicio
Fin
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Nombre delProcedimiento:
8.- Revisión de Documentación para pago a contratistas
Objetivo: El objetivo de este procedimiento es identificar la metodología que usa la dirección de obras y de más direcciones del Ayuntamiento para revisar la documentación para el pago a los contratistas.
Fundamento Legal:Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado de Puebla, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal y normatividad aplicable a los diferentes fondos sean ámbito estatal o federal.
Políticas de Operación:
1.- Toda la documentación proporcionada por el contratista deberá ser original y estar debidamente requisitada.
2.- Deberá contar con el acta de inicio del plazo de ejecución de la obra objeto del contrato.
3.- Deberá presentar el contrato previamente aprobado4.- El contratista tendrá que proporcionar toda la información de sus
cuentas bancarias para la expedición del cheque o transferencia.Tiempo Promedio deGestión: 15 días
Descripción del Procedimiento: Revisión de Documentación para pago a contratistas
Responsable No. Actividad Formato oDocumento Tantos
Director de Obras Públicas 1 Enviar la documentación por parte del
contratista.
pago de estimaciones y anticipo
1 Copia
Auxiliar Administrativo 2
Recibir la documentación de los contratistas para la revisión técnica, administrativa y financiera de las estimaciones y/o anticipos.
Documento pago de estimaciones y anticipo
1 Copia
Auxiliar Administrativo 3
¿Documentación correcta?No, se regresa al Director de Obras.SI, Rubricar la documentación y elaborar la solicitud de cheque y oficio de envió avalado por la dirección correspondiente.
Auxiliar Administrativo 4
Recibir, revisar y recabar las firmas del Presidente y Director de Obras para trámite de pago.
26
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Diagrama de flujo: Revisión de Documentación para pago a contratistasDirector de Obras Públicas Auxiliar Administrativo
27
Documento pago de estimaciones y anticipo
Pago de estimaciones y
anticipo
Inicio
Enviar la documentación
por parte del contratista
Recibir la documentación de los contratistas para la revisión
técnica, administrativa y financiera de las estimaciones
y/o anticipos
¿Documentación correcta?
No Si
Rubricar la documentación y elaborar la solicitud de cheque y oficio de envió
avalado por la dirección correspondiente.
Recibir, revisar y recabar las firmas delPresidente y Director de Obras Municipal para trámite de pago.
Fin
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Nombre delProcedimiento:
9.- Uso de maquinaria
Objetivo: El objetivo de este procedimiento es que el personal de la Dirección de obras identifique la metodología que se usa para el uso de maquinaria así como el solicitante de la misma.
Fundamento Legal: N/A
Políticas de Operación:
1.-Las solicitudes de maquinaria deberán estar autorizadas y firmadas por el Presidente Municipal.2.- Deberán ser entregadas en original, así como con firme del solicítate e identificación oficial.3-. El solicitante estará obligado a salvaguardar y cuidar la maquinaria así como responder por las averías que se causen por negligencia o mal uso de la misma.4.- El pago del combustible se determinara en común acuerdo con el presidente municipal.
Tiempo Promedio deGestión: N/A
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Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Descripción del Procedimiento: Uso de maquinaria
Responsable No. Actividad Formato oDocumento Tantos
Presidente Municipal
1 Recepción de solicitud de apoyo Solicitud de apoyo
Un original y dos copias
Presidente Municipal
2 Autorización de solicitudes a atender Autorización de apoyo
Original y dos copias
Director de Obras Públicas
3 Clasificación para detectar el carácter prioritario o de mayor beneficio social
Director de Obras Públicas
4 Pactar con el solicitante su disposición de aportar el combustible o no
Auxiliar Administrativo
5 Acudir al lugar físico para evaluar la factibilidad del trabajo con lamaquinaria municipal
Director de Obras Públicas
6 Agendar la fecha probable de atención
Director de Obras Públicas
7 Calcula el tiempo aproximado de ejecución de trabajos y consumo de combustible
Director de Obras Públicas
8 Notifica vía telefónica a los beneficiarios la fecha y hora en que la maquinaria asistirá.
Presidente Municipal, Director de Obras Públicas, Solicitante.
9 Autoriza combustibleSI: Realizar orden de trabajo respaldada por la solicitud, recibo, identificación y foto de la realización de dicho trabajo para justificar el combustible.
Se realiza orden de trabajo.
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Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Diagrama de flujo: Uso de maquinaria
Presidente Municipal Director de Obras Públicas Auxiliar Administrativo Solicitante
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SI¿Autorizacombustible?
Autorización de apoyo
Solicitud de apoyo
Recepción de Solicitudes de apoyo.
Clasificación para detectar el carácter prioritario o de mayor beneficio social
Pactar con el solicitante su disposiciónde aportar el combustible o no
Agendar la fecha probable de atención
Calcula el tiempo aproximado deejecución de
trabajos y consumo de combustible
Notifica vía telefónica a los beneficiarios la fecha y hora en que la maquinaria asistirá
Inicio
Acudir al lugar físico para evaluar la
factibilidad del trabajo con la maquinaria
No
Pone combustible
Realiza orden de trabajo
Realiza orden de trabajo Fin
Autorización de solicitud a atender.
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Nombre delProcedimiento:
10.- Obra municipal terminada
Objetivo: El objetivo de este procedimiento es que personal de la Dirección de Obras y de más direcciones del Ayuntamiento conozcan el proceso e intervención de cada funcionario para la conclusión de una Obra Pública.
Fundamento Legal: Ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas, reglamento de la Ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas.Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal.Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Políticas de Operación: La Dirección de Obras será quién supervise, vigile, controle y revise la ejecución de los trabajos, contemplando las siguientes operaciones:1. Tomar las decisiones técnicas correspondientes y necesarias para la
correcta ejecución de los trabajos, debiendo resolver oportunamente las consultas, aclaraciones, dudas o solicitudes de autorización que presente el supervisor o el superintendente, con relación al cumplimiento de los derechos y obligaciones derivadas del contrato.
2.- Vigilar, previo al inicio de los trabajos, que se cumplan con las condiciones previstas en los artículos 19 y 20 de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas.
3. Verificar la disponibilidad de los recursos presupuestales necesarios para la suscripción de cualquier convenio modificatorio que implique la erogación de recursos;
4. Dar apertura a la Bitácora en términos de lo previsto por la fracción III del artículo 123 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas., así como por medio de ella, emitir las instrucciones pertinentes y recibir las solicitudes que le formule el superintendente. Cuando la Bitácora se lleve por medios convencionales, ésta quedará bajo su resguardo.
5. Vigilar y controlar el desarrollo de los trabajos, en sus aspectos de calidad, costo, tiempo y apego a los programas de ejecución de los trabajos, de acuerdo con los avances, recursos asignados y rendimientos pactados en el contrato.
6.- Cuando el proyecto requiera de cambios estructurales, arquitectónicos, funcionales, de proceso, entre otros, deberá recabar por escrito las instrucciones o autorizaciones de los responsables de las áreas correspondientes.
7.- Vigilar que, previamente al inicio de la obra, se cuente con los proyectos arquitectónicos y de ingeniería, especificaciones de calidad de los materiales y especificaciones generales y particulares de construcción, catálogo de conceptos con sus análisis de precios unitarios o alcance de las actividades de obra o servicio, programas de ejecución y suministros o utilización, términos de referencia y alcance de servicios.
8.- Revisar, controlar y comprobar que los materiales, la mano de obra, la maquinaria y equipos sean de la calidad y características pactadas en el contrato.
9.- Autorizar las estimaciones, verificando que cuenten con los números generadores que las respalden.
10.- Coordinar con los servidores públicos responsables las
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Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
terminaciones anticipadas o rescisiones de contratos y, cuando se justifique, las suspensiones de los trabajos, debiéndose auxiliar de la dependencia o entidad para su formalización.
11.- Solicitar y, en su caso, tramitar los convenios modificatorios necesarios.
12.- Rendir informes con la periodicidad establecida por la convocante, así como un informe final sobre el cumplimiento del contratista en los aspectos legales, técnicos, económicos, financieros y administrativos.
13.- Autorizar y firmar el finiquito de los trabajos.14.- Verificar la correcta conclusión de los trabajos, debiendo vigilar que
el Área requirente reciba oportunamente el inmueble en condiciones de operación, así como los planos correspondientes a la construcción final, los manuales e instructivos de operación y mantenimiento y los certificados de garantía de calidad y funcionamiento de los bienes instalados.
15.- Presentar a la dependencia o entidad los casos en los que exista la necesidad de realizar cambios al proyecto, a sus especificaciones o al contrato, a efecto de analizar las alternativas de solución y determinar la factibilidad, costo, tiempo de ejecución y necesidad de prorrogar o modificar el contrato.
16.- Las demás funciones que las disposiciones jurídicas le confieran, así como aquéllas que le encomienden las dependencias y entidades.
17.- El uso de la Bitácora es obligatorio en cada uno de los contratos de obras y servicios.
18.-Las cantidades de trabajos presentadas en las estimaciones deberán corresponder a la secuencia y tiempo previsto en el programa de ejecución convenido, así como a los estándares de desempeño que, en su caso, se establezcan en la convocatoria a la licitación pública y en el contrato.
19.-Cuando ocurra la suspensión de los trabajos, el servidor público designado por la dependencia o entidad lo notificará al contratista señalando las causas que la motivan, la fecha de su inicio y de la probable reanudación de los trabajos, así como las acciones que debe considerar en lo relativo a su personal, maquinaria y equipo de construcción.
20.- Para iniciar el procedimiento de recepción de los trabajos, el contratista deberá notificar la terminación de los trabajos a través de la Bitácora o excepcionalmente por escrito, para lo cual anexará los documentos que lo soporten e incluirá una relación de las estimaciones o de los gastos aprobados, monto ejercido y créditos a favor o en contra.
21.- Para dar por terminados, parcial o totalmente, los derechos y obligaciones asumidos por las partes en un contrato, éstas deberán elaborar el finiquito de los trabajos correspondiente, salvo en los supuestos a que se refiere el tercer párrafo del artículo 64 de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas.
Tiempo Promedio deGestión:
Dependiendo del tiempo de ejecución de obra.
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Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Descripción del Procedimiento: Obra municipal terminada
Responsable No. Actividad Formato oDocumento Tantos
Secretaria de Presidencia
1 Recibe de la Dirección de Planeación la solicitud para la realización de obra.
Solicitud 3
Presiente Municipal 2 Notificación de la autorización a la dirección. Notificación 3Director de Obras Públicas
3 Designa a la coordinación correspondiente dependiendo el tipo de obra para la elaboración de expediente.
Director de Obras Públicas
4 Comisiona y supervisa el levantamiento de datos de campo.
Jefe de Obras Publicas
5 Integración de presupuesto, generadores y expediente técnico.
Jefe de Obras Publicas
6 Envió de expediente técnico a la coordinación de comprobación.
Expediente técnico
1
Jefe de Obras Publicas
7 Asignación de expediente técnico al analista de control.
Director de Obras Públicas
8 Envió de expediente técnico a validación normativa.
Expediente técnico
1
Director de Obras Públicas
9 Envió de expediente técnico a planeación para trámite de oficio de registro y control.
Expediente técnico
1
SEDESO 10 Emisión de oficio de aprobación estatal.En original
Oficio 1
SEDESO 11 Verificar ¿La modalidad de ejecución de la obra es administrada?SI
Presiente Municipal 12 Designación de proveedores.Director de Obras Públicas
13 Inicio de los trabajos y designación de supervisor.
Supervisor 14 Proceso de supervisión de obra (bitácora de obra y reporte de supervisión).
Director de Obras Públicas
15 Tramite de pagos.
Director de Obras Públicas
16 Finiquito de la obra.
Director de Obras Públicas
17 Proceso de entrega – Recepción
SEDESO 18 Verificar ¿La modalidad de ejecución de la obra es administrada?NO
Presiente Municipal 19 Proceso de adjudicación de obra invitación restringida o adjudicación directa.
Dirección Jurídica 20 Elaboración de contrato.Tesorería 21 Tramite de anticipo y Fianzas.Contratista y Director de Obras Públicas
22 Inicio de trabajos de obra.
Contratista y Supervisor
23 Inicia proceso de supervisión de obra (bitácora de obra y reporte de supervisión).
Auxiliar Administrativo
24 Revisión de estimaciones.
33
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Auxiliar Administrativo
25 Envió de estimaciones a la coordinación de comprobación.
Auxiliar Administrativo
26 Corrección de observaciones.
Auxiliar Administrativo
27 Envió de estimaciones corregidas a la coordinación de comprobación.
Auxiliar Administrativo
28 Envió de estimaciones a Tesorería para su autorización.
Tesorera y Director de Obras
29 Proceso de finiquito de obra.
Director de Obras Públicas
30 Entrega – recepción de obra.
Auxiliar Administrativo
31 Comprobación de expediente técnico.
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Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Diagrama de flujo: Obra municipal terminada
Secretaria de
Presidencia
Presidente Municipal
Director de Obras
Públicas
Jefe de Obras
Públicas
SEDESO Supervisor Dirección Jurídica
Tesorería Contratista Auxiliar Administrativ
o
35
Exp. Tecnico
NotificaciónSolicitud
Inicio
Recibe de la Dirección de Planeación la solicitud para la realización de obra.
Notificación de la autorización a la dirección
Designa a la coordinación
correspondientedependiendo el tipo de obra
para la elaboración de
expediente.
Comisiona y supervisa el levantamiento de datos de
campo.
Integración de presupuesto,
generadores y expediente
técnico
Envió de expediente técnico a la
coordinación de
comprobación
A
A
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Diagrama de flujo: Obra municipal terminada
Secretaria de
Presidencia
Presidente Municipal
Director de Obras
Públicas
Jefe de Obras
Públicas
SEDESO Supervisor Dirección Jurídica
Tesorería Contratista Auxiliar Administrativ
o
36
Exp. Tecnico
Envió de expediente técnico a
validación
A
Asignación de expediente
técnico al aux. admvo. Oficio
de aproba
ción
Designación de
proveedores
Proceso de supervisión de obra (bitácora
de obra y reporte de
supervisión).
Si No A
Inicio de los trabajos y
designación de supervisor.
Tramite de pagos
Finiquito de la obra
Proceso de entrega
recepción
Verifica la modalidad de
la obra
B
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Diagrama de flujo: Obra municipal terminada
Secretaria de
Presidencia
Presidente Municipal
Director de Obras
Públicas
Jefe de Obras
Públicas
SEDESO Supervisor Dirección Jurídica
Tesorería Contratista Auxiliar Administrativ
o
37
Fin
Comprobación de expediente
técnico
Entrega – Recepción de
Obra
Proceso de finiquito de
obra
Proceso de finiquito de
obra
Envió de estimaciones a tesorería
para su autorización
Envió de estimaciones corregidas a
la coordinación
de comprobación
.
Corrección de
observaciones.
C
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Nombre delProcedimiento:
11.- Comprobación de expedientes técnicos de obra Ramo 33
Objetivo: El objetivo de este procedimiento es desarrollar y explicar el proceso para la comprobación de expedientes técnicos de obra Pública
Fundamento Legal: Ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas, Reglamento de la Ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas.Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal.Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.Ley de coordinación Fiscal.
Políticas de Operación: La integración de los expedientes técnicos deberán contener la siguiente información:
1.- Fuente de recursos por la que se contrató dicha obra o servicio2.- Proyecto ejecutivo (la aplicabilidad de este punto, dependerá del tipo
de obra o servicio contratado) en caso de no requerirse; se manifestará en la “CEDULA”
3.- Presupuesto base.4.- Oficio de autorización.5.- Convocatoria pública6.- Solicitudes de las empresas para participar7.- Aceptación de participación por el área licitadora8.- Invitación a la o las empresas para presentación de propuestas9.- Escritos de aceptación de invitación por las empresas10.- Recibo de pago de bases de concurso11.- Invitaciones a instancias internas y externas12.- Bases de concurso (términos de referencia, alcances, proyecto ejecutivo,
especificaciones generales y particulares, catálogo de conceptos y cantidades de obras, constancias de visita al sitio de los trabajos y copia de garantías de seriedad de propuestas
13.- Bases de adjudicación directa (términos de referencia, alcances, proyecto ejecutivo, especificaciones generales y particulares, catálogo de conceptos y cantidades de obras)
14.- Acta primera de recepción de propuestas técnica y económica y apertura de propuestas técnicas
15.- Acta segunda para comunicar la evaluación de propuestas técnicas y apertura de propuestas económicas
16.- Evaluación de propuestas y dictamen de adjudicación17.- Acta de fallo18.- Oficio de adjudicación del contrato19.- Propuestas de la ganadora (con todos los documentos solicitados en las
bases de concurso)20.- Contrato, refrendos, revalidaciones y convenios adicionales21.- Garantías de cumplimiento de contrato22.- Garantías de cumplimiento de anticipos23.- Aviso de inicio de obra o servicio por parte de la empresa contratista24.- Aviso de inicio de la obra o servicio a instancias internas y externas25.- Programas de obra o servicio aprobado por la supervisión26.- Números generadores, estimaciones y facturas:27.- Reportes de control de calidad28.- Álbum fotográfico29.- Solicitud de autorización de ajuste de precios unitarios30.- Oficio de resolución de ajuste de precios unitarios31.- Solicitud, análisis y autorización de precios unitarios extraordinarios32.- Oficio de autorización de precios unitarios extraordinarios
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Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
33.- Solicitud de reprogramación de los trabajos o servicios y autorización34.- Convenio de reprogramación35.- Solicitud de convenio de ampliación al importe original de contrato36.- Convenio para modificar el monto del contrato original37.- Comunicados de modificaciones al contrato38.- Planos actualizados definitivos39.- Actas y minutas de auditorías parciales y totales en su caso40.- Bitácora y minutas de trabajo (originales)41.- Balance de materiales y equipo42.- Estimación de finiquito de la obra o servicio43.- Garantía de vicios ocultos44.-Invitaciones externas e internas para la recepción de los trabajos o
servicios45.- Acta recepción de la obra o servicio46.- Acta de entrega a la instancia encargada de su operación
Tiempo Promedio deGestión:
40 días
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Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Descripción del Procedimiento: Comprobación de expedientes técnicos de obra Ramo 33
Responsable No. Actividad Formato oDocumento Tantos
Auxiliar administrativo
1 Anexar a dicho expediente técnico copia del oficio de autorización y el original debe integrarse en una carpeta independiente con todo el consecutivo de oficios emitidos en dicho fondo, una copia.
Oficio de autorización
1
Auxiliar administrativo
2 Ordenar adecuadamente con separadores cado uno de los elementos que integran dicho expediente técnico.
Presidente Municipal
3 Designar el proveedor para realizar la facturación correspondiente de los insumos a utilizar en la realización de dicha obra.
Presidente Municipal y Director de Obras Públicas
4 Designación del personal a realizar los trabajos para la ejecución de la obra.
Presidente Municipal y Director de Obras Públicas
5 Designación de Supervisor de la obra
Auxiliar administrativo
6 Recabar las copias de las identificaciones del personal antes mencionado para la realización de las listas de raya de dicha obra. En original
Listas de raya
1
Auxiliar administrativo
7 Solicitar al proveedor designado la factura de los insumos necesarios.
Factura 1
Auxiliar administrativo
8 Remitir a tesorería la factura original así como la lista de raya correspondiente para realizar el pago de las mismas.
Factura y lista de raya
1
Tesorera Municipal 9 Realización de pago facturas correspondientes.
Director de Obras Públicas
10 Realización de pago de mano de obra en campo.
Auxiliar administrativo
11 Realización de bitácoras y reporte fotográfico de avance de obra por cada día de vista a la misma.
Tesorera Municipal 12 Cada inicio de mes enviar a la dirección de obras publicas la documentación original remitida a tesorería municipal (facturas y listas de raya) acompañadas por la póliza cheque y póliza del sistema contable para la realización de las caratulas de comprobación).
Auxiliar administrativo
13 Integrar correctamente cada una de las listas de raya y facturas con sudocumentación soporte para evitar cualquier observación al respecto:Facturas: póliza del sistema contable, póliza cheque debidamente firmada por el proveedor o representante legal debidamente identificado, copia de cheque girado, copia de identificación oficial o carta
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Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
poder en caso de no ser el apoderado legal de la empresa y factura original del gasto.Lista de raya: póliza del sistema contable, póliza cheque debidamente firmada por la persona encargada de realizar el pago de mano de obras, copia identificación oficial, copia de cheque girado, lista de raya original, generadores de la lista de raya original, copia de identificaciones de las personas que firman la lista de raya.
Auxiliar administrativo
14 Realización de números generadores que amparen dicha listas de raya pagadas para la realización de la obra.
Auxiliar administrativo
15 Recabar cada una de las firmas y sellos que amparan la comprobación de cada uno de los gastos para la realización de una obra (presidente Municipal, Tesorera, Contralor).
Director de Obras Públicas
16 Una vez comprobado el 100% físico y financiero de la obra programar el acto de entrega recepción de la obra.
Auxiliar administrativo
17 Emitir invitaciones al delegado municipal y presidente de comité de obra, así como a la coordinación regional, indicando el lugar, fecha y hora para llevar a cabo el acto y se notifique a los demás beneficiarios para que estén presentes en dicho acto.
Invitación Originales tantas
como sea necesario
Auxiliar administrativo
18 Integrar correctamente las bitácoras del proceso constructivo de dicha obra.
Auxiliar administrativo
10 Integrar toda la documentación correspondiente a dicha obra (acuses de invitación, etc.)
Presidente Municipal y Director de Obras Públicas
20 Asistir a realizar el acto de entrega recepción de la obra.
Auxiliar administrativo
21 Recabar cada una de las firmas de conformidad de los integrantes del comité, coordinación, presidente y director de obras que intervienen en dicha acta.
Auxiliar administrativo
22 Tomar una copia del expediente técnico ya que este no nos es devuelto con el oficio de autorización.
Expediente técnico
1
Auxiliar administrativo
23 Integrar toda la documentación anterior en un solo expediente y remitirlo a la dependencia correspondiente (SEDESO) para su validación.
Auxiliar administrativo
24 Hecho lo anterior esperar a que dicho expediente nos sea nuevamente devuelto para poder realizar las invitación para el acto de entrega recepción a el comité, coordinación regional, y dependencia involucradas (SEDESO y contraloría).
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Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
42
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Diagrama de flujo: Comprobación de expedientes técnicos de obra Ramo 33
Auxiliar Administrativo Presidente Municipal Director de Obras Públicas Tesorera Municipal
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Lista de raya
Oficio de aut.
Inicio
Ordenar con separadores cado uno de los elementos que integran el expediente
técnico.
Designar el proveedor para la facturación
correspondiente de los insumos a utilizar en la realización de la obra.
Designación del personal a realizar los
trabajos para la ejecución de la obra.
Designación del personal a realizar los
trabajos para la ejecución de la obra.
Designación de Supervisor de la
obra
Recabar las copias de las identificaciones del
personal antes mencionado para la
realización de las listas de raya
A
Anexar a dicho expediente técnico copia del oficio de
autorización
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Diagrama de flujo: Comprobación de expedientes técnicos de obra Ramo 33
Auxiliar Administrativo Presidente Municipal Director de Obras Públicas Tesorera Municipal
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Realización de números generadores que amparen dicha listas de raya pagadas para la realización de la obra.
Factura y lista de raya
A
Factura
Solicitar al proveedor designado la factura de los insumos necesarios.
Remitir a tesorería la factura original así
como la lista de raya para realizar el pago
Realización de pago facturas
correspondientes.
Realización de pago de mano de obra en
campo.
Realización de bitácoras y reporte
fotográfico de avance de obra por cada día de
vista
Cada inicio de mes enviar a la dirección de Obras (facturas y listas de raya) acompañadas por la póliza cheque y
póliza del sistema contable para la
realización de las caratulas de
comprobación).Integrar correctamente cada una de las listas de raya y facturas con su documentación soporte.
B
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Diagrama de flujo: Comprobación de expedientes técnicos de obra Ramo 33
Auxiliar Administrativo Presidente Municipal Director de Obras Públicas Tesorera Municipal
45
B
Recabar las firmas y sellos que amparan la comprobación de cada uno de los gastos de la obra (presidente Municipal, Tesorera, Contralor).
Emitir invitaciones al delegado municipal y presidente de comité de obra, a la coordinación regional, indicando el lugar, fecha y hora para llevar a cabo el acto y se notifique a los demás beneficiarios para que estén presentes en dicho acto.
Integrar correctamente las bitácoras del proceso constructivo de dicha obra.
Integrar toda la documentación correspondiente a dicha obra (acuses de invitación, etc.)
Asistir a realizar el acto de entrega recepción de la obra.
Recabar cada una de las firmas de conformidad de los integrantes del comité, coordinación, presidente y director de obras que intervienen en dicha acta
C
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Diagrama de flujo: Comprobación de expedientes técnicos de obra Ramo 33
Auxiliar Administrativo Presidente Municipal Director de Obras Públicas Tesorera Municipal
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Expediente técnico
Tomar una copia del expediente técnico ya que este no nos es devuelto con el oficio de autorización.
C
Integrar toda la documentación anterior en un solo expediente y remitirlo a la dependencia correspondiente (SEDESO) para su validación.
Hecho lo anterior esperar a que dicho expediente nos sea nuevamente devuelto para poder realizar las invitación para el acto de entrega recepción a el comité, coordinación regional, y dependencia involucradas (SEDESO y contraloría).
Fin
Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01
Nombre delProcedimiento:
12.- Pago de Anticipo y Estimaciones
Objetivo: El objetivo de este procedimiento es determinar el proceso que siguen los funcionarios de este Ayuntamiento para el pago de anticipos y estimaciones de obras o servicios públicos.
Fundamento Legal: Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado de Puebla, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal y normatividad aplicable a los diferentes fondos sean ámbito estatal o federal.
Políticas de Operación: Las políticas de operación para el pago de anticipo y estimaciones a contratistas son las siguientes:1.- El importe del anticipo concedido será puesto a disposición del
contratista con antelación a la fecha pactada para el inicio de los trabajos.
2.- No procederá el diferimiento cuando el contratista no entregue la fianza de anticipo dentro del plazo señalado en el artículo 48 de la Ley.
3.- La liberación de la garantía se realizará hasta que el contratista haya amortizado totalmente el anticipo y, en su caso, los cargos financieros que se hubieran generado.
4.- El saldo del anticipo será amortizado en la estimación final, es decir, la última presentada por el contratista para pago.
5.- El saldo por amortizar cuando sea rescindido el contrato, se reintegrará al Ayuntamiento.
6.- El saldo por amortizar, cuando la obra sea terminada anticipadamente, se reintegrará al Ayuntamiento
7.- El contratista que no reintegre el saldo por amortizar en el plazo señalado, cubrirá los gastos financieros conforme a la tasa establecida por la Ley de Ingresos de la Federación, para prórrogas en el pago de créditos fiscales, mismos que se calcularán en base a las cantidades no pagadas, computando por días naturales transcurridos desde la detección del adeudo hasta la fecha en que el contratista ponga la suerte principal más los intereses a disposición del Ayuntamiento
9. En el caso de que no se realice el reintegro de los anticipos no amortizados dentro del plazo señalado en tiempo y forma, se notificará en forma inmediata al Área Jurídica el incumplimiento en el reintegro para que inicie las acciones legales para su recuperación.
10.-El Ayuntamiento podrá entregar el anticipo correspondiente a un sólo ejercicio, en más de una exhibición y la forma de amortización de las mismas se establecerá dentro del texto del contrato.
11.- EL Ayuntamiento podrá otorgar por excepción, anticipos para los convenios que se celebren en términos del artículo 59 de la Ley, sin que pueda exceder el porcentaje originalmente autorizado en el contrato respectivo.
Tiempo Promedio deGestión:
De acuerdo a lo establecido en los contratos
Descripción del Procedimiento: Pago de Anticipo y Estimaciones
Responsable No. Actividad Formato oDocumento Tantos
Director de Obras 1 Elabora oficio dirigido a Tesorería Orden de pago Original
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Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas
Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de elaboración: Marzo 2017Número de Revisión: 00
Públicas municipal; y orden de pago por el anticipo.
Director de Obras Públicas
2 Remite los oficios, ordenes, factura y la documentación en original y copia simple, para la tesorería municipal, para pago del anticipo
Oficios, ordenes, factura
Original y copia
Jefe de Obra Publica
3 Remite a la Tesorería mediante memorándum, copia de la caratula del contrato, del catálogo de conceptos y del programa de ejecución de los trabajos, para que a través de los supervisores de obra designados, se de posesión al contratista del sitio de los trabajos, se de apertura a la bitácora y se inicien los trabajos.
Caratula del contrato,
catálogo de conceptos y programa de ejecución de los trabajos
Copia
Contratista 4 Determina la fecha de término de los trabajos por el diferimiento de laentrega del anticipo y consigna en la bitácora a efectos de tener elcontrol del avance físico financiero
Supervisor de Obra 5 Recibe del contratista dentro de la fechas acordadas en el contrato: estimación, factura y documentación de soporte debidamente requisitada.
Supervisor de Obra 6 El supervisor verifica que el cálculo, cantidades sean correctos, que se integren los importes correspondientes a cada estimación, y que estén integrados: números generadores, notas de bitácora, croquis, controles de calidad y fotografías.
Director de Obras Públicas
7 Verifica que la documentación entregada por el contratista este correcta, así mismo autoriza la estimación, remitiendo nuevamente a la jefatura de obras públicas.
Jefe de Obra Publica
8 Recibe documentación y recaba autorización del Director de Obras Públicas. Realiza oficios dirigidos a la Tesorería municipal y orden de pago para la estimación, recaudando la firma de autorización del Director de Obras Públicas
Autorización, oficios, orden
de pago.
Original y copia
Director de Obras Públicas
9 Remite oficios, ordenes, facturas y documentación en original y copia, a la Tesorería municipal para el pago de la estimación.
Oficios, órdenes y facturas
Original y copia
Supervisor de Obra 10 Continua el procedimiento para la terminación de los trabajos, entrega –Recepción, finiquito de los trabajos y trámite de pago del mismo, por
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Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de elaboración: Marzo 2017Número de Revisión: 00
direcciones responsables.
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Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de elaboración: Marzo 2017Número de Revisión: 00
Diagrama de flujo: Pago de Anticipo y Estimaciones.Director de Obras
PúblicasJefe de Obras
Públicas Contratista Supervisor de Obras
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Caratula del contrato
Autorización
Oficios
Orden de pago
Inicio
Elabora oficio dirigido a Tesorería municipal; y orden
de pago por el anticipo.
Remite los oficios, ordenes, factura y la documentación en original y copia
simple, para la tesorería municipal,
para pago del anticipo
Remite a la Tesorería mediante
memorándum, copia de la caratula del
contrato, del catálogo de conceptos y del
programa de ejecución de los
trabajos, para que a través de los
supervisores de obra designados, se de
posesión al contratista del sitio de los trabajos, se de
apertura a la bitácora y se inicien los
trabajos.
Determina la fecha de término de los
trabajos por el diferimiento de la
entrega del anticipo y consigna en la
bitácora a efectos de tener el control del avance físico
financiero
Recibe del contratista dentro
de la fechas acordadas en el
contrato: estimación, factura y documentación de
soporte debidamente requisitada
El supervisor verifica que el cálculo,
cantidades sean correctos, que se
integren los importes correspondientes a cada estimación, y
que estén integrados: números
generadores, notas de bitácora, croquis,
controles de calidad y fotografías.
Verifica que la documentación entregada por el contratista este
correcta, así mismo autoriza la estimación,
remitiendo nuevamente a la jefatura de obras
públicas.
Recibe documentación y recaba autorización del
Director de Obras Públicas. Realiza oficios dirigidos a la Tesorería municipal y orden de
pago para la estimación, recaudando la firma de autorización del Director
de Obras Públicas
A
Catálogo de conceptos
Programa de ejecución de los
trabajosÓrdenes
Factura
OficiosOrden de pago.
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Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de elaboración: Marzo 2017Número de Revisión: 00
Diagrama de flujo: Pago de Anticipo y Estimaciones.Director de Obras
PúblicasJefe de Obras
Públicas Contratista Supervisor de Obras
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Oficios
Orden de pago.
A
Remite oficios, ordenes, facturas y documentación en
original y copia, a la Tesorería municipal para el pago de la
estimación.
Facturas
Continúaelprocedimiento para la terminación de los trabajos, entrega-recepción, finiquito de los trabajos y trámite de pago del mismo, por las direcciones responsables.
Fin
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Nombre delProcedimiento:
13.- Entrega recepción de obra
Objetivo: El objetivo del procedimiento que se muestra a continuación es presentar a las autoridades, actividades y funciones principales que conforman el Proceso de entrega recepción, a través de las diferentes etapas de correspondientes:
Fundamento Legal: Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla.Ley Orgánica Municipal del Estado de Puebla
Políticas de Operación: La entrega recepción se deberá llevar a cabo cuando la obra esté concluida a su 100% tanto físicamente como financiera. En el protocolo deberá estar presente un representante del Ayuntamiento, del contratista y de los beneficiarios.
Tiempo Promedio deGestión:
15 días
Descripción del Procedimiento: Entrega recepción de obraResponsable No. Actividad Formato o
Documento TantosSupervisor de Obras Publicas
1 Verifica que el contratista notifique el término de la obra en la Bitácora.
Supervisor de Obras Publicas
2 Recibe del contratista la estimación y documentación de soporte debidamente requisitada.
Supervisor de Obras Publicas
3 El residente verifica que el cálculo, cantidades sean correctos, que se integren los importes correspondientes a cada estimación, que estén integrados: números generadores, notas de bitácora, croquis, controles de calidad y fotografías.
Supervisor de Obras Publicas
4 Devuelve al contratista a través de nota en la bitácora e informa al director de obras públicas a través de sistema de control de avance de obra.
Jefe de Obras Públicas
5 Recibe y verifica documentación entregada por el contratista y aprueba con su firma.
Jefe de Obras Públicas
6 Elabora oficio, para suscripción del Director de Obras, para solicitar a la contraloría Municipal la verificación conjunta de los trabajos y terminación de los trabajos.
Director de Obras Públicas
7 Verifica oficio presentado y recaba firma del Presidente Municipal, tramita ante la Contraloría Municipal para su actuación.
Supervisor de Obras Publicas
8 Recaba copia simple de la minuta de verificación de la terminación de los
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trabajos emitida el mismo día y procede a elaborar el acta de entrega recepción de los trabajos e informa a la Contraloría del día y horario en el que celebran dentro de los plazos que se hayan pactado el acto de entrega recepción.
Supervisor de Obras Publicas
9 Recaba además las constancias documentales que se consignen en el acta como son: garantía de vicios ocultos que exhiba el contratista el 10% de los trabajos ejecutados, bitácora y planos.
Director de Obras Públicas
10 Recibe la estimación y elActa entrega recepción, recaudando la firma del Presidente Municipal.
Director de Obras Públicas
11 Integra al expediente y elabora oficio para envió a tesorería; autoriza con su rúbrica en el oficio que se remitirá a tesorería.
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Diagrama de flujo: Entrega recepción de obraSupervisor de Obras Públicas Jefe de Obras Públicas Director de Obras Públicas
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Inicio
Verifica que el contratista notifique el término de la obra
en la Bitácora.
Recibe del contratista la estimación y documentación
de soporte debidamente requisitada.
El residente verifica que el cálculo, cantidades sean
correctos, que se integren los importes correspondientes a cada estimación, que estén
integrados: números generadores, notas de
bitácora, croquis, controles de calidad y fotografías.
Devuelve al contratista a través de nota en la bitácora e
informa al director de obras públicas a través de sistema
de control de avance de obra.
Recibe y verifica documentación entregada por el contratista y aprueba con su
firma.
Elabora oficio, para suscripción del Director de Obras, para solicitar a la contraloría Municipal la
verificación conjunta de los trabajos y terminación de los
trabajos.
Verifica oficio presentado y recaba firma del Presidente Municipal, tramita ante la
Contraloría Municipal para su actuación.
Recaba copia simple de la minuta de verificación de la terminación de los trabajos emitida el mismo día y procede a elaborar el acta
de entrega recepción de los trabajos e informa a la Contraloría
del día y horario en el que celebran dentro de los plazos que
se hayan pactado el acto de entrega recepción.
A
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Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de elaboración: Marzo 2017Número de Revisión: 00
Diagrama de flujo: Entrega recepción de obraSupervisor de Obras Públicas Jefe de Obras Públicas Director de Obras Públicas
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A
Recaba además las constancias documentales
que se consignen en el acta como son: garantía de
vicios ocultos que exhiba el contratista el 10% de los
trabajos ejecutados, bitácora y planos.
Recibe la estimación y el acta entrega recepción, recaudando la firma del Presidente Municipal.
Integra al expediente y elabora oficio para envió a tesorería; autoriza con su rúbrica en el oficio que se
remitirá a tesorería.
Fin
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IV.-GLOSARIO DE TÉRMINOS
Expediente Técnico – Instrumento elaborado por la entidad licitante para los fines de contratación de una obra pública. Comprende entre otros: bases de la licitación, memoria descriptiva, planos, especificaciones técnicas, metrados, precios unitarios y presupuesto, estudio de suelos, fórmulas polinómicas, y pro forma de contrato.
Avance Físico-Financiero –Reporte que permite conocer los resultados de las metas programadas en relación con los recursos del gasto utilizados en un periodo determinado.
Obra Pública –Todos los trabajos de construcción, ya sean infraestructuras o edificación, promovidos por una administración pública (en oposición a la obra privada) teniendo como objetivo el beneficio de la comunidad.
Bitácora – Representa un cuaderno donde se reportan los avances y resultados de un determinado estudio o trabajo; el mismo incluye hipótesis, observaciones, ideas, datos, obstáculos que puedan surgir en el transcurso de la investigación.
Croquis –Es un diseño o dibujo abocetado que plasma de forma simplificada una imagen de un lugar pequeño o alguna idea, hecha con instrumentos de dibujo.
Contrato – Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.
Finiquito – Pago con el que se pone fin a un contrato existente.
Licitación – Sistema por el que se adjudica la realización de una obra o un servicio, generalmente de carácter público, a la persona o la empresa que ofrece las mejores condiciones.
Requisición – Es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios.
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