revisiÓn por la direcciÓn ii semestre 2013
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REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
II SEMESTRE 2013FONDO PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
REFLEXIONES
¿Quién es más capaz de descubrir cómo prevenir los defectos que las personas
especialmente hábiles para detectarlos?
¿Quién mejor que la gente que conoce el proceso que ocasionó los defectos?
Calidad es más, mucho más, que la ausencia de defectos.
Para poder hacer algo bien hay que saber que está mal; y las personas que están en
mejor posición para saberlo son las que participan directamente en el proceso.
La calidad es mucho menos costosa que las alternativas. Es mucho menos costoso
prevenir desde el comienzo los defectos, que tener personas produciéndolos, otras
hallándolos y otras corrigiéndolos.
LIBRO ÉRASE UNA VEZ UNA FÁBRICA
JOHN GUASPARI
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
INSUMOS REVISION POR LA DIRECCIÓN1. Resultados de auditorías
Auditorías Internas de Seguimiento y Evaluación Independiente
Auditorías Médicas
Auditorías Educación Especial
2. Retroalimentación del Usuario
3. Desempeño de los Procesos
4. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas
5. Conformidad del Producto y/o Servicio
6. Cambios que podrían afectar el Sistema Integral de Gestión
7. Política y Objetivos de Calidad
8. Necesidades de Recursos
9. Oportunidades de Mejora o Casos de Éxito
10. Recomendaciones para la mejora
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
AUDITORIAS INTERNAS DEL FPS
II SEMESTRE DE 2013
TIPO AUDITORÍANo. AUDITORÍAS
PROGRAMADAS
No. AUDITORÍAS
EJECUTADASCUMPLIMIENTO
CALIDAD 15 15
100%SEI 53 53
SEGUIMIENTO 11 11
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
CONSOLIDADO DE HALLAZGOS
II SEMESTRE DE 2013
No. NOMBRE DE LOS PROCESOSNO
CONFORMIDADES%
NO
CONFORMIDADES
POTENCIALES
%TOTAL NO
CONFORMIDADES%
1 GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 6 17,6 7 17,9 13 17,8
2 ATENCIÓN AL CIUDADANO 3 8,8 4 10,3 7 9,6
3 GESTIÓN DOCUMENTAL 3 8,8 4 10,3 7 9,6
4 GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 4 11,8 3 7,7 7 9,6
5 GESTIÓN DE BIENES TRANSFERIDOS 5 14,7 1 2,6 6 8,2
6 PRESTACIONES ECONÓMICAS 3 8,8 3 7,7 6 8,2
7 ASISTENCIA JURÍDICA 2 5,9 2 5,1 4 5,5
8 MEDICIÓN Y MEJORA 1 2,9 3 7,7 4 5,5
9 GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN 2 5,9 2 5,1 4 5,5
10 GESTIÓN DE SERVICIOS DE SALUD 1 2,9 2 5,1 3 4,1
11 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
INDEPENDIENTE1 2,9 2 5,1 3 4,1
12 GESTIÓN DE COBRO 1 2,9 2 5,1 3 4,1
13 GESTIÓN DE TIC'S 0 0 2 5,1 2 2,7
14 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 1 2,9 1 2,6 2 2,7
15 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1 2,9 1 2,6 2 2,7
TOTAL 34 100 39 100 73 100
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
INFORMES PRESENTADOS
II SEMESTRE DE 2013
SEGUIMIENTO A PLANESPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL (CGR,
CALIDAD Y CONTROL INTERNO).48%
AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS 58%
MEDICION A LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS A TRAVÉS DEL SEGUIMIENTO AL PLAN
DE ACCIÓN DEL SEGUNDO SEMESTRE DE 2013.82%
AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO A LA MATRIZ AGREGADA DE INDICADORES
ESTRATÉGICOS.90%
AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO A LA MATRIZ AGREGADA DE INDICADORES POR
PROCESOS.93%
AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE FORTALECIMIENTO DEL SIG. 47%
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL
CIUDADANO82%
TRAMITES GENERALES 48%
TRAMITES ENTIDADES 88%
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
RESULTADOS AUDITORÍAS MÉDICAS
II SEMESTRE DE 2013
VISITAS DE AUDITORIA REALIZADAS
VISITAS DE AUDITORIA
REALIZADAS
VISITAS DE AUDITORIA
PROGRAMADAS
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
961 961 100%
Adicionalmente se realizaron 48 visitas de auditoria, que corresponden a un mayor número realizado en
algunas localidades, debido a la necesidad de desplazarse a los puntos de atención de servicios de saluden forma adicional a lo establecido para evaluar y dar solución a dificultades en la prestación de losmismos
RESULTADO EVALUACIÓN INDICADORES
TRIMESTRENo. MUNICIPIOS
AUDITADOS
RESULTADO EVALUACIÓN
No. INDICADORES
EVALUADOS
No. INDICADORES
CALIFICACIÓN ADECUADA
No. INDICADORES
CALIFICACIÓN
INADECUADA
% INDICADORES
CALIFICACIÓN
INADECUADA
III 51 841 675 166 19.74%
IV 39 676 549 127 18.79%
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
INDICADORES NO CUMPLIDOS POR CIUDAD
II SEMESTRE DE 2013
TRIMESTRE CIUDAD
No. INDICADORES
CALIFICACION
INADECUADA
% INDICADORES
CALIFICACION
INADECUADA
III TRIMESTRE
BARRANQUILLA 2 6,90%
BUENAVENTURA 21 72,41%
ARMENIA 9 56,25%
CALI 15 62,50%
CARTAGO 8 47,06%
DAGUA 1 11,11%
BUGA 7 46,67%
MANIZALES 4 26,67%
PALMIRA 6 33,33%
PASTO 1 20,00%
PEREIRA 6 42,86%
POPAYAN 3 23,08%
TULUA 4 26,67%
YUMBO 2 25,00%
ZARZAL 6 40,00%
CARTAGENA 2 6,90%
MEDELLIN 2 7,41%
BELLO 2 13,33%
TUMACO 3 12.5%
BUCARAMANGA 16 55,17%
BARRANCABERMEJA 12 50,00%
SABANA DE TORRES 7 70,00%
PTO WILCHES 2 25,00%
SAN GIL 10 62,50%
GAMARRA 3 30,00%
AGUACHICA 7 29,17%
PAILITAS 2 20,00%
PELAYA 2 22,22%
TAMALAMEQUE 2 20,00%
TRIMESTRE CIUDAD
No. INDICADORES
CALIFICACION
INADECUADA
% INDICADORES
CALIFICACION
INADECUADA
IV TRIMESTRE
CARTAGENA 1 3,45%
MEDELLIN 2 7,14%
CARACOLI 1 11,11%
GIRARDOTA 1 9,09%
BUENAVENTURA 23 79,31%
BARRANQUILLA 2 6,90%
TUMACO 3 12.5%
ARMENIA 8 53,33%
CALI 13 54,17%
CARTAGO 9 52,94%
DAGUA 1 11,11%
BUGA 12 75,00%
MANIZALES 11 73,33%
PALIMRA 11 68,75%
PASTO 1 20,00%
PEREIRA 6 42,86%
POPAYAN 10 71,43%
TULUA 3 21,43%
YUMBO 2 22,22%
ZARZAL 750,00%
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
PLANES DE MEJORAMIENTO
II SEMESTRE DE 2013III TRIMESTRE
CIUDAD FECHAPORCENTAJE
CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES
CALI NOVIEMBRE 18 DE 2013 5%
OFICIO INFORMANDO NO CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO POR LA CLINICA SANTIAGO DE
CALI
BUENAVENTURA OCTUBRE 18 DE 2013 7%
OFICIO INFORMANDO NO CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO POR LA CLINICA SANTIAGO DE
CALI Y TRASLADO AL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL IV TRIMESTRE
TUMACO OCTUBRE 18 DE 2013 0%
OFICIO INFORMANDO NO CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO POR LA CLINICA SANTIAGO DE
CALI
BARRANQUILLA OCTUBRE 16 DE 2013 100%
CARTAGENA OCTUBRE 23 DE 2013 100%
MEDELLINNO ENVIO PLAN DE
MEJORAMIENTO NO ENVIO PLAN DE MEJORAMIENTO SE INFORMO CON
OFICIO 20143400008253 DE ENERO 30 DE 2014
BUCARAMANGAENVIO ACTA FIRMADA SOLAMENTE
POR EL MEDICO DEL FPSFCN
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
PLANES DE MEJORAMIENTO
II SEMESTRE DE 2013IV TRIMESTRE
CIUDAD FECHAPORCENTAJE
CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES
CALI
MEDIANTE OFICIOS DPAC-20143440000803 DE FEBRERO 17 DE 2014 Y 20143440000253 DE 21
DE ENERO DE 2014 LA DRA. ISABEL C GALLO INFORMA NO ASIITENCIA DE FUNCIONARIO A
REALIZAR ACTA PLAN DE MEJORAMIENTO
BUENAVENTURA
FEBRERO 27 DE 2014
PENDIENTE MARZO 15
MEDIANTE OFICIO GSSBT011 DE ENERO 10 DE 2014 LA DRA SANDRA MORENO UNFORMA QUE CSC NO CUENTA CON
COORDINADOR MEDICO PARA REALIZAR PLAN DE MEJORAMIENTO
TUMACO
ENERO 7 DE 2014
0%
MEDIANTE OFICIO GSST-28 DE MARZO 6 DE 2014 LA DRA YOLANDA ZUÑIGA INFORMA NO CUMPLIMIENTO DE LOS
COMPROMISOS PLANTEADOS EN PLAN DE MEJORAMIENTO
BARRANQUILLA ENERO 23 DE 2014 100%
CARTAGENA ENERO 14 DE 2014 100%
MEDELLIN
NO ENVIO PLAN DE MEJORAMIENTO SE INFORMO CON OFICIO 20143400008253 DE
ENERO 30 DE 2014
BUCARAMANGA
NO ENVIO PLAN DE MEJORAMIENTO CORREO ELECTRONICO DE FEBRERO 25 DE 2014 Y DE
MARZO 12 DE 2014
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
EDUCACIÓN ESPECIAL
II SEMESTRE DE 2013Se presto servicio integral en educación y rehabilitación a 159 beneficiarios en las ciudades de Cartagena, Santa
Marta, Barranquilla y Bogotá. Para lo cual se contrataron 10 instituciones acreditadas para prestar dicho servicio.
CIUDADES No. DE INSTITUCIONES BENEFICIARIOS
CARTAGENA 4 119
BARRAQUILLA 2 10
SANTA MARTA 2 28
BOGOTA 2 2
TOTAL 10 159
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
EDUCACIÓN ESPECIAL
II SEMESTRE DE 2013Se programa 1 auditoría en el segundo semestre del año, con el fin de constatar que los servicios prestados fueran los contratados y
se cumplieron a cabalidad con calidad, eficiencia, efectividad y eficacia a la población con discapacidad y a su vez se implemento el
formato de actas de auditoria firmado por los participantes y aplicación de encuestas para medir el nivel de satisfacción de los
beneficiarios; se realizo acompañamiento por parte de un funcionario del Ministerio de salud y protección Social a los centros que
nos prestan el servicio.
Las actividades desarrolladas en la auditoría fueron las siguientes:
VERIFICACIÓN REQUISITOS ESENCIALES (Equipo de profesionales, especializada en servicios, recursos físicos, programas de calidad educativa,
requisitos legales)
REUNIONES PADRES DE FAMILIA
VERIFICACIÓN DE LOS LOGROS ALCANZADOS TANTO EN EL PROCESO EDUCATIVO COMO TERAPEUTICO DE CADA BENEFICIARIO.
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
TOTAL QUEJAS PRESENTADAS AL FPS
II SEMESTRE DE 2013
TOTAL QUEJAS QUEJAS RESUELTAS QUEJAS EN TRAMITE
1729 1459 270
ANTIOQUIA CENTRAL MAGDALENA PACIFICO SANTANDER
103 47 594 696 289
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
DESCRIPCIÓN DE QRS PRESENTADAS
II SEMESTRE DE 2013
SERVICIO TOTAL %QUEJAS
RESUELTAS
QUEJAS
EN
TRAMITE
QUEJAS EN
TRAMITE
ANTIOQUIA
QUEJAS
EN
TRAMITE
CENTRAL
QUEJAS EN
TRAMITE
MAGDALENA
QUEJAS
EN
TRAMITE
PACIFICO
QUEJAS EN
TRAMITE
SANTANDER
CONSULTA EXTERNA 460 27% 403 57 4 1 4 9 39
HOSPITALIZACIÓN 16 1% 15 1 1 0 0 0 0
CIRUGÍA 156 9% 115 41 9 0 4 13 15
URGENCIAS 13 1% 11 2 1 0 0 0 1
MEDICAMENTOS 647 37% 564 83 4 1 11 52 15
COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO
Y TERAPÉUTICO 214 12% 174 40 3 0 3 21 13
ADMINISTRATIVAS 29 2% 24 5 0 0 0 3 2
VALORACIONES MÉDICO
LABORALES1 0% 1 0 0 0 0 0 0
QUEJAS SERVICIOS DE SALUD 77 4% 47 30 0 0 0 0 30
ATENCIÓN A LOS USUARIOS
POR PARTE DE FUNCIONARIOS
DEL FPS
3 0% 3 0 0 0 0 0 0
AFILIACIONES 3 0% 3 0 0 0 0 0 0
PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE
EDUCACIÓN ESPECIAL
PUERTOS
0 0% 0 0 0 0 0 0 0
RECONOCIMIENTO DE AUXILIO
FUNERARI A PENSIONADOS Y
SUSTITUTOS PUERTOS
0 0% 0 0 0 0 0 0 0
EXPEDICIÓN DE ACTOS
ADMINISTRATIVOS PARA
RECONOCIMIENTO DE
BENEFICIOS
1 0% 1 0 0 0 0 0 0
OTRO 109 6% 98 11 0 0 1 8 2
TOTAL QUEJAS 1729 100% 1459 270 22 2 23 106 117
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
SERVICIO ANTIOQUIA CENTRAL MAGDALENA PACIFICO SANTANDER
CONSULTA EXTERNA 20 17 185 125 113
HOSPITALIZACIÓN 5 1 6 4 0
CIRUGÍA 26 3 48 46 33
URGENCIAS 3 3 4 2 1
MEDICAMENTOS 10 4 235 361 37
COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO Y
TERAPÉUTICO 33 5 57 104 15
ADMINISTRATIVAS 2 0 8 17 2
VALORACIONES MÉDICO LABORALES 0 0 1 0 0
QUEJAS SERVICIOS DE SALUD 1 0 0 0 76
ATENCIÓN A LOS USUARIOS POR PARTE DE
FUNCIONARIOS DEL FPS0 1 1 0 1
AFILIACIONES 0 1 1 0 1
CARNETIZACIÓN 0 0 0 0 0
CONTROL DE RECAUDOS 0 0 0 0 0
PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE EDUCACIÓN
ESPECIAL PUERTOS0 0 0 1 0
RECONOCIMIENTO DE AUXILIO EDUCATIVO
PUERTOS0 0 0 0 0
RECONOCIMIENTO DE AUXILIO FUNERARI A
PENSIONADOS Y SUSTITUTOS PUERTOS 0 0 0 0 0
RECONOCIMIENTO DE AUXILIO FUNERARIO A
BENEFICIARIOS DE PUERTOS0 0 0 0 0
PAGOS 0 0 0 0 0
REGISTRO DE NOVEDADES EN LA NÓMINA
DE PENSIONADOS0 0 0 0 0
RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES
ECONÓMICAS 0 0 0 0 0
DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA 0 0 0 0 0
EXPEDICIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
PARA RECONOCIMIENTO DE BENEFICIOS0 0 0 0 0
OTRO 3 12 48 36 10
TOTAL QUEJAS 103 47 594 696 289
QRS RECIBIDAS CLASIFICADAS POR SERVICIOS EN LAS DIVISIONES
II SEMESTRE DE 2013
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
DIVISIONESIII TRIMESTRE
2013
IV TRIMESTRE
2013
ANTIOQUIA 55 48
CENTRAL 19 28
MAGDALENA 319 275
PACIFICO 354 342
SANTANDER 181 108
TOTAL 928 801
QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS RECEPCIONADAS
II SEMESTRE DE 2013
En la tabla anterior se presentan el III y IV trimestre correspondientes al segundo semestre del 2013, evidenciando el total de las quejas,
reclamos, y sugerencias por regionales, de las cuales durante el tercer trimestre se presentó un mayor número de quejas debido a que en la
división pacífico se presentaron problemas con el contratista por el incumplimiento de los términos de referencia.
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
CONSOLIDADO POR PROCESO DE LAS PETICIONES RADICADAS
II SEMESTRE DE 2013
PROCESO O DEPENDENCIA
ENCARGADOTOTAL
DERECHO DE PETICIÓN
RESUELTOS
DERECHO DE PETICIÓN EN
TRAMITEGESTIÓN SERVICIO DE SALUD 173 118 55
GESTIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS 240 214 26
PATRIMONIOS 242 168 74
G.I.T. GESTIÓN CONTABILIDAD 2 1 1
G.I.T. GESTIÓN TESORERÍA 3 2 1
G.IT. GESTIÓN BIENES Y COMPRAS Y
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 9 6 3
ARCHIVO GENERAL 228 198 30
DIRECCIÓN GENERAL 44 29 15
SECRETARIA GENERAL 0 0 0
SUB DIRECCIÓN PRESTACIONES SOCIALES 3 3 0
G.I.T GESTIÓN TALENTO HUMANO 4 4 0
TOTAL 984 743 205
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
COMPARATIVO DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
II SEMESTRE DE 2013 VS I SEMESTE DE 2013
En el segundo semestre 2013 se recepcionaron un total de mil setecientos veinte y nueve (1729) quejas, reclamos y sugerencias (QRS), frente a
dos mil setecientos treinta y cuatro (2734) con respecto al primer semestre , evidenciándose un aumento del 36,8% debido a la gestión por parte
de Entidad para que se cumplan con los términos de referencia pactados con los contratista .
Se evidencia que se presentó un aumento significativo en la División Antioquia ya que pasa de 11,65% a 13,18% de las solicitudes que fueron
radicadas respecta a esta división en el II semestre del año 2013, seguida la División Magdalena que pasa de 0,53% a 5,9%; aumentando el
5,35%. Se refleja una disminución considerable en la División Pacífica de un 76,3% y Santander de un 8,44% con respecto a las quejas radicadas
en dichas Divisiones.
DIVISIONESII SEMESTRE
2013I SEMESTRE 2013
VARIACIÓN Y/ O
DIFERENCIA
PENDIENTES II
SEMESTRE 2013
PENDEINTES I
SEMESTRE 2013
ANTIOQUIA 103 91 12 22 5
CENTRAL 47 54 7 2 3
MAGDALENA 594 561 33 23 41
PACIFICO 696 1642 -946 106 40
SANTANDER 289 386 -97 117 68
TOTAL 1729 2734
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
COMPARATIVO DE PETICIONES
II SEMESTRE DE 2013 VS I SEMESTE DE 2013
PETICIONESII SEMESTRE
2013I SEMESTRE 2013
VARIACIÓN Y/ O
DIFERENCIA
PENDIENTES II SEMESTRE 2013
PENDEINTES I SEMESTRE 2013
TOTAL 948 3178 -2230 2051671 +69
Observados
En el II semestre del año 2013 se radicaron 948 Peticiones, frente a 3178 en el I semestre del año 2013, demostrando una
disminución significativa del 70,16%.
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
CUMPLIMIENTO OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
II SEMESTRE DE 2013
INSATISFACTORIO MINIMO ACEPTABLE SATISFACTORIO
<50 >=50 y <75 >=75 y <95 >=95 y <=100
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
CUMPLIMIENTO INDICADORES POR PROCESO
II SEMESTRE DE 2013
INSATISFACTORIO MINIMO ACEPTABLE SATISFACTORIO
<50 >=50 y <75 >=75 y <95 >=95 y <=100
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
RESULTADO INDICADORES OPERATIVOS PLAN DE ACCIÓN
II SEMESTRE DE 2013 VS II SEMESTRE 2012
El Plan de Acción de la Entidad, para el II semestre del 2013 mostró un cumplimiento del 83%, ubicándose dentro de un rango
de calificación “Aceptable”; correspondiente a la ejecución de 180 productos programados.
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
II SEMESTRE DE 2013ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
PROCESONO CONFORMIDADES
RACCIONES C METAS A P SI T C % CUMPLIMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO7 10 10 6 3 3 4 4 66%
ATENCION AL CIUDADANO 17 21 23 10 5 5 13 13 70%
GESTION SERVICIOS DE SALUD 4 3 3 3 1 2 0 0 29%
GESTION PRESTACIONES
ECONOMICAS8 10 9 5 5 0 4 4 76%
GESTION BIENES TRANSFERIDOS 15 21 27 23 2 21 4 4 28%
GESTION SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS12 20 21 17 8 9 4 4 39%
TALENTO HUMANO 4 3 3 0 0 0 4 C 100%
COMPRAS Y CONTRATACION 6 11 14 10 4 6 4 4 56%
GESTION RECURSOS FINANIEROS 20 33 37 26 12 14 10 10 42%
GESTION DE COBRO 6 8 8 0 0 0 8 8 100%
ASISTENCIA JURIDICA 2 3 3 1 1 0 2 2 93%
GESTION DOCUMENTAL 13 19 22 7 2 5 15 15 82%
GESTION TICS 4 5 5 2 2 0 3 3 84%
MEDICION Y MEJORA 3 3 3 1 0 1 2 2 67%
SEGUIMIENTO Y EVALUACION I 5 7 11 5 0 5 6 5 55%
TOTAL 126 177 199 116 45 71 83 78 66%
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
ESTADO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS
II SEMESTRE DE 2013
PROCESONo de Riesgo en el Plan de
Manejo
Acciones
Preventivas Abiertas (SI, P) Cerradas (100%)
Acciones Preventivas
vencidas
Cumplimiento Total del
Plan
Direccionamiento Estratégico 9 10 4 5 8 77%
Gestión de Tic's 8 8 6 2 6 55%
Medición y Mejora 14 14 10 4 11 51%
Seguimiento y Evaluación
Independiente2 2 1 1 0 100%
Gestión de Talento Humano 3 3 1 2 1 100%
Gestión Documental 6 7 4 1 4 60%
Atención al Ciudadano 11 11 3 8 8 100%
Gestión Servicios de Salud 7 7 2 5 7 71%
Gestión de Cobro 12 12 3 9 10 90%
Gestión de Recursos Financieros 11 11 5 6 9 83%
Asistencia Jurídica 4 4 0 4 3 100%
Gestión de Servicios
Administrativos10 10 10 0 10 26%
Gestión de Bienes Transferidos 1 1 1 0 0 0%
Gestión Prestaciones
Económicas6 6 4 2 5 69%
Gestión de Compras y
Contratación4 4 1 3 3 100%
TOTAL 108 110 55 52 85 72,13%
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
PROCESO SERVICIO NO CONFORME TRATAMIENTO OCURRENCIA
GESTIÓN DOCUMENTAL
La Dirección registrada en el programa de
correspondencia “Orfeo” no coincide con la
indicada por el usuario
Se realizó corrección de la dirección en el
programa de correspondencia Orfeo.16
Los datos del municipio y/o departamento
registrado en el programa Orfeo no coinciden con
los informados por el usuario en la solicitud
Se realizó corrección de los datos del
municipio o departamento en el programa de
correspondencia Orfeo.
6
TOTAL DE SERVICIOS NO CONFORMES DEL FPS 22
PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
II SEMESTRE DE 2013
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR EL SISTEMA
POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD
NECESIDADES DE RECURSOS
OPORTUNIDADES DE MEJORA O CASOS DE ÉXITO
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
II SEMESTRE DE 2013
No. PROCESO RECOMENDACIÓN
1Direccionamiento
Estratégico
Actualizar el Procedimiento ESDESDIGPT02 “REVISION POR LA DIRECCION” en el cual se incluya fecha límite para realizar la revisión por la Dirección.
Establecer un plan de contingencia para la actualización de todos los procedimientos del FPS en el cual se evidencie el avance trimestral de la
actualización de estos documentos.
Actualizar el Procedimiento ESDESOPSPT05”AUDIENCIA PUBLICA DE RENDICION DE CUENTAS”, estableciendo tiempos.
2 Gestión de Tic's
La actualización de los procedimientos que están generando riesgos; y la actualización de todos los link’s de las normas que se encuentran en el
nomograma institucional para su correcta visualización.
Actualización de los manuales de Dinámica Gerencial y Safix y su respetiva socialización
Asignar los documentos a los link’s del Normograma Institucional que no se encuentran habilitados.
Programar el software de seguridad PC SECURE para que realice la recolección de la información de software en los equipos que se encuentran en las
divisiones fuera de Bogotá.
3 Medición y Mejora
Establecer lineamiento para la presentación del informe del análisis al mapa de riesgos que cumplan con los requerimientos del Grupo de Trabajo de
Control Interno.
Establecer plazos y metas alcanzables para la actualización de los procedimientos del proceso.
Revisar y modificar los indicadores del proceso, de manera que estos midan la gestión propia del proceso y no sea dependiente del cumplimiento de los
otros procesos.
Capacitar a los funcionarios del FPS, sobre el reporte de los planes institucionales.
Documentar oportunamente las acciones de mejora (acciones preventivas y acciones correctivas).
Presentar oportunamente los informes establecidos en la Matriz Primaria y Secundaria
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
II SEMESTRE DE 2013No. PROCESO RECOMENDACIÓN
4
Seguimiento y
Evaluación
Independiente
Presentar durante el primer trimestre de 2013 los procedimientos PESEIGCIPT05 INFORME MENSUAL SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO, PESEIGCIPT06 PARA
LA REALIZACIÓN DE LOS INFORMES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE, PESEIGCIPT29 ELABORACIÓN INFORME EJECUTIVO ANUAL DE EVALUACIÓN
DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO para su respectiva aprobación y adopción al Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD.
Redefinir los Indicadores del proceso Seguimiento y Evaluación Independiente.
5 Talento Humano
Una vez la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas adopte la nueva metodología para la Formulación de Indicadores, revisar con la asesoría de ellos, los Indicadores por Proceso y
Estratégicos de nuestro proceso y solicitar su actualización a que haya lugar.
Controlar la aplicación del procedimiento de Copias de Seguridad por parte de los funcionarios y trabajadores del Proceso Gestión de Talento Humano, a fin de evitar desgaste
administrativo y sobrecargas de trabajo.
Solicitar a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas que las actividades relacionadas con fijación y evaluación de los compromisos laborales de los funcionarios de planta y de los
Directivos de la entidad a través de Acuerdos de Gestión, sean incluidos en los planes de acción de los procesos que lideran los funcionarios y/o trabajadores directamente
responsables.
6 Gestión Documental
Asignación de equipos de cómputo y escaneo para digitalizarlas unidades documentales del archivo central con el fin de crear espacio para archivar nuevos documentos que se
reciben en gestión documental por parte de todos los procesos y divisiones del Fondo Pasivo Social.
Generar una cultura del buen uso del programa ORFEO, con el objetivo de aprovechar al máximo las herramientas que este nos ofrece para que sean aplicadas al buen manejo de la
información institucional.
Actualizar toda la documentación que permita mantener actualizado el sistema de calidad de la Entidad y que el proceso mejore su eficacia
Realizar el acta de socialización del procedimiento APGDOSGEPT08 NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA, APGDOSGEPT07 NOTIFICACION DE
RESOLUCIONES EN BOGOTA, con el fin de dar a conocer a todos los funcionarios de Secretaría General los cambios y actualizaciones de este procedimiento
7 Atención al Ciudadano
Realizar los ajuste del procedimiento MIAAUGUDPT05 Administración de los mecanismos de participación Ciudadana y Guía de Participación Ciudadana para estos sean aprobados
mediante acto administrativo.
Socializar la Guía de Orientación y Formación al ciudadano para continuar con las actividades con el plan GEL.
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
No. PROCESO RECOMENDACIÓN
8Servicios de
Salud
Para el caso de la actividad REALIZAR REVISION DE LOS PROCEDIMIENTOS POR PARTE DEL SUBDIRECTOR DE PRESTACIONES SOCIALES, se estableció como acción de mejora que se
procederá a dar cumplimiento a la misma en el I semestre de 2014
Para el hallazgo correspondiente a REVISAR Y ACTUALIZAR LOS INDICADORES DEL PROCESO no se documentó el hallazgo por dificultades de tiempo de los funcionarios a cargo en el proceso y
posteriormente por incapacidad del funcionario encargado de Planeación y Sistemas. La documentación del hallazgo se realizó en el mes de febrero de 2014.
ACTUALIZAR PROCEDIMIENTO TUTELAS POR SERVICIOS DE SALUD que se encuentra en el antiguo SIP: La Subdirección de Prestaciones Sociales debe realizar los trámites para aprobación del
procedimiento TUTELAS POR SERVICIOS DE SALUD
9Gestión de
Cobro
Como resultado de la autoevaluación semestral las oportunidades de mejora para el proceso fueron aplicadas, resultando un nivel de cumplimiento del: Plan de Acción, Indicadores por Proceso,
Indicadores Estratégico, Plan de Manejo de Riesgo, Plan de Mejoramiento, Plan de Fortalecimiento del SIG, superior al 95%.
10Recursos
Financieros
Establecer plan de contingencias para armonizar los procedimientos faltantes a la implementación y normatividad del sistema de información financiera, estableciendo nuevamente responsables y
definiendo dentro de los compromisos laborales de cada funcionario este componente susceptible de calificación.
Cada responsable de actualizar un procedimiento debe tener especial cuidado en establecer las listas de chequeo si son necesarias, así mismo el compromiso de que los procedimientos aprobados y
adoptados sean socializados oportunamente.
Designar en cada Grupo de Trabajo el responsable para el cumplimiento en la documentación de las Acciones Preventivas y/o Correctivas.
Corregir el incumplimiento remitiendo a Talento Humano la calificación y concertación de objetivos del Funcionario Sergio Martínez.
Para la ejecución de ingresos que reporta un grado de avance del 94% con corte al 30 de noviembre de 2013, el cierre de la vigencia fiscal 2013 el Ministerio de Hacienda otorga tiempo límite de reporte
hasta el 20 de enero del año siguiente, por consiguiente no se alcanzó a reportar la ejecución del mes de diciembre dentro del indicador debido a la fecha la Oficina de Planeación y Sistemas estableció
para el reporte, por tanto como acción de mejora se debe redefinir la fecha de corte para el reporte de este indicador y revisar todos los indicadores del proceso y estratégicos con el fin de establecer de
manera eficaz indicadores que revelen la gestión del proceso
Establecer acta de compromiso con los responsables de realizar conciliación contable con los distintos procesos, estableciendo cronograma y seguimiento al mismo, para lograr tanto la conciliación entre
proceso y como consecuencia obtener la depuración contable.
Presentar las diferentes partidas que se encuentran registradas en las cuentas contables y que deben ser objeto de saneamiento contable para que sean estudiadas por el Subdirector Financiero para
luego ser remitida al comité de sostenibilidad.
Intensificar las reuniones del Comité de Sostenibilidad Financiera, presentándole periódicamente registros contables debidamente documentados, que requieran ser revisados y analizados por el Comité,
con el fin de logar la depuración al 100% de la totalidad de los saldos contables.
Mantener actualizada de manera adecuada la Matriz Primaria y Secundaria de Gestión Recursos Financieros, de acuerdo con el procedimiento.
Para el incumplimiento a las acciones trazadas para la conciliación de saldos con entidades liquidadas para la comercialización de bienes muebles e inmuebles (CUENTA FERROVÍAS), el Coordinador
del GIT de Contabilidad, convocará a los procesos que interactúan con esta cuenta ( Secretaría General – Oficina Asesora Jurídica - Servicios Administrativos ) y revisar nuevamente las acciones a
seguir.
Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD
No. PROCESO RECOMENDACIÓN
11 Asistencia Jurídica
Identificar los procesos que esta por fuera de la página del Sistema Único de Información Litigiosa del Estado Colombiano y solicitar mediante oficio a
los apoderados externos, las dificultades presentadas que impidieron el registro del 100% de los procesos judiciales en el LITIGOB.
Cumplir con las fechas establecidas en la matriz primaria y secundaria para presentar los informes.
12Servicios
Administrativos
Documentar oportunamente las acciones de mejora (acciones preventivas y acciones correctivas)
Actualizar la documentación del sistema integral de gestión
Vender los elementos inservibles y destruir bienes o incinerados.
Avaluar los bienes para dar de baja y a si se puede determinar cuáles bienes son para la venta o para destruirlos o incinerarlos
Actualizar el procedimiento APGBTGADPT03 "
Solicitar capacitación para la elaboración de las hojas de vida de los indicadores del proceso y someterlas a aprobación
Realizar el respectivo mantenimiento del archivo central
Socializar los procedimientos una vez sea aprobado.
Realizar el respectivo mantenimiento del archivo central
Terminar las metas del Plan de mejoramiento de las que se encuentren sin iniciar y en proceso.
Realizar en su totalidad los planes de mejoramiento individual.
13 Bienes Transferidos
Documentar oportunamente las acciones de mejora (acciones preventivas y acciones correctivas).
Actualizar la documentación del sistema integral de gestión
Socializar los procedimientos una vez sean aprobados
Reunirse semanalmente con el Ministerio de Transporte
Terminar las metas del Plan de mejoramiento de las que se encuentren sin iniciar y en proceso.
Comercializar bienes inmuebles y muebles
Realizar visitas físicas de los bienes inmuebles para determinar los ocupantes
Iniciar acciones de recuperación los bienes inmuebles
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
II SEMESTRE DE 2013
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