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Procedimiento para la asignación y resguardo de máquinas colectoras y/o lectores de código de
barras utilizadas en el levantamiento de datos del programa “Quién es Quién en los Precios”
Codificación:MP-530-01 B
Versión:01
Vigencia:18 de septiembre de 2014
Página:1 de 13
Tiempo de Ejecución
De 20 a 25 días hábiles.
Aprobación del Documento
Elaboró: Lic. Erika A. Lejsek Leonard Directora General de Estudios sobre Consumo
Revisó: Lic. Luis Enrique Gutiérrez Reynoso Director General de Programación, Organización y Presupuesto
Visto Bueno: Lic. Juan Ricardo Hernández Morales Coordinador General de Educación y Divulgación
Autorizó: C.P. . Estela Ruiz Esparza Coordinadora General de Administración
Control de las Revisiones
Revisión FechaRevisión Consideración del cambio en el documento
00 18 de septiembre de 2014
Documento de nueva creación para dar cumplimiento a las observaciones emitidas por el Órgano Interno de Control, dentro de la visita de inspección 07/2013, emitida con número de oficio 103215/C.III.-027/2013.
http://www.profeco.gob.mx MP-530.doc/Normateca
Procedimiento para la asignación y resguardo de máquinas colectoras y/o lectores de código de
barras utilizadas en el levantamiento de datos del programa “Quién es Quién en los Precios”
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C o n te n i d o
Página
I. Alcance...................................................................................................4
II. Formatos Requeridos.............................................................................4
II. Mecanismos de Control..........................................................................4
IV. Políticas de Operación............................................................................6
V. Descripción del Procedimiento...............................................................9
VI. Diagrama de Flujo.................................................................................11
VII. Anexos..................................................................................................13
http://www.profeco.gob.mx MP-530.doc/Normateca
Procedimiento para la asignación y resguardo de máquinas colectoras y/o lectores de código de
barras utilizadas en el levantamiento de datos del programa “Quién es Quién en los Precios”
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I. Alcance
La aplicación del procedimiento está a cargo de la Dirección de Investigación de Campo (DIC), de la Jefatura de Departamento de Operación (DO), de la Dirección de Apoyo Técnico (DAT) y de la Jefatura de Departamento de Procesamiento de Información (JDPI), así como las o los titulares de las Delegaciones y Subdelegaciones de la PROFECO.
II. Formatos Requeridos
- Resguardo temporal Formato 1
- Bitácora de asignación y movimientos Formato 2
III. Mecanismos de Control
Número deControl Puesto Responsabilidad Evidencia
documental
M 01 Dirección de Investigación de Campo
Dar seguimiento a solicitudes de distribución de máquinas colectoras de precios que realice de acuerdo a las necesidades del programa QQP.
Correo electrónico
M 02 Dirección de Apoyo Técnico
Coordina el resguardo de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras y verifica el estado físico de dichos equipos.
Formato1
M 03 Departamento de Procesamiento de Información
Realiza el control y atención de solicitudes de máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras.
Formato1Formato2Correo electrónico y/o oficio.
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En los casos en que por alguna circunstancia se omita la revisión y aplicación de uno o varios de los mecanismos de control previstos en el procedimiento, el/la responsable de su cumplimiento deberá informar a su jefe/a inmediato las causas o motivos que dieron lugar al hecho y, si se le requiere, proporcionará la evidencia documental que sustente lo ocurrido debiendo registrar la excepción en la bitácora (fecha y descripción de los mismos hechos) correspondiente, cuyo responsable será el/la servidor/a público/a que designe el/la titular de la unidad administrativa. La información registrada, permitirá analizar la posible adecuación y mejora del presente procedimiento.
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IV. Políticas de Operación
Generales.
1. Las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras serán asignadas por la DAT a través de la JDPI exclusivamente para apoyar funciones del programa QQP conforme a los requerimientos de cada DS mediante resguardo interno Formato1 a cargo de la DAT.
En OC las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras serán asignadas por la DAT conforme a los requerimientos de la DIC siendo esta, a través del Departamento de Operación (DO) y los Jefes/as de grupo de encuestadores/as los responsables del manejo en campo de las máquinas en mención.
2. En caso de pérdida, robo o daños totales o parciales de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras, los y las responsables en OC y las DS deberán realizar las gestiones necesarias ante las autoridades competentes y notificar mediante oficio los hechos a la DAT en un plazo no mayor de 24 horas.
Recepción de solicitudes de asignación.
3. La Dirección de Investigación de Campo (DIC) sugerirá a la Dirección de Apoyo Técnico (DAT) a través de correo electrónico la distribución de máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras a Delegaciones y Subdelegaciones (DS), así como de las máquinas colectoras en Oficinas Centrales (OC) de acuerdo a las necesidades del programa Quién es Quién en los Precios y deberá contener la siguiente información:
a. Nombre de la Delegación o Subdelegación.
b. Nombre del coordinador/a del programa.
c. Nombre del Delegado/a o Subdelegado/a
d. Número de equipos a asignar.
e. En caso de OC nombre del jefe/a de grupo de encuestadores/as y encuestador/a.
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4. Una vez recibidas las sugerencias, la DAT turnará a la Jefatura de Procesamiento de Información (JDPI), quien se encargará de verificar la disponibilidad de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras dentro del almacén de la DAT.
5. En caso de tener máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras disponibles en el almacén de la DAT, se asignarán los equipos requeridos, registrando en la bitácora Formato 2 de movimientos el número de inventario del bien, así como número de serie y modelo.
6. La DIC podrá dar seguimiento al proceso de asignación y consultar el estatus durante el curso del proceso.
7. Las personas que firman el resguardo de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras en DS Formato 1 serán los/las responsables de dichos equipos hasta que se solicite la baja del mismo, teniendo la obligación de mantener la integridad del equipo y cuidando su buen uso.
8. La DAT se coordinará con JDPI para las actualizaciones correspondientes a los movimientos, altas y bajas de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barra, así como también ante el Departamento de Almacén e Inventarios de la DGRMSG.
9. El/La responsable de las DS enviará oficio dirigido a la DAT donde incluirá los equipos para solicitar los movimientos, altas y bajas indicando los datos contenidos en el formato de resguardo.
De las Delegaciones o Subdelegaciones
10. El resguardo temporal de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barra en DS será enviado al Delegado/a o Subdelegado/a en un plazo máximo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la sugerencia de asignación a la DAT.
A. El Delegado/a o Subdelegado/a devolverá a la DAT, el Formato 1 resguardo temporal, debidamente firmado en original en un plazo máximo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recepción.
B. Las DS podrá emitir observaciones respecto a los datos registrados en el resguardo, así como solicitar algún cambio en un plazo máximo de 5 días hábiles contados a partir de la recepción.
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C. En caso de que las DS emitan observaciones del resguardo, la DAT, enviará las correcciones solicitadas al Formato 1, dentro del plazo de 5 días hábiles contados a partir de la recepción de las observaciones.
11. Las DS serán responsables de los equipos asignados en el resguardo Formato 1.
12. Una vez hecho del conocimiento de la DAT, esta se encargará de informar mediante oficio a las áreas correspondientes de esta Procuraduría.
De las responsabilidades del Departamento de Procesamiento de Información
13. Verificar la asignación de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras.
14. Mantener comunicación con los Coordinadores/as del programa QQP en DS para estar al tanto de las necesidades o dudas sobre los equipos.
Asimismo, y en cumplimiento al artículo primero de La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, que al tenor dispone: “Queda prohibida toda discriminación motivada por origen étnico o nacional, el género, la edad, las discapacidades, la condición social, las condiciones de salud, la religión, las opiniones, las preferencias sexuales, el estado civil o cualquier otra que atente contra la dignidad humana y tenga por objeto anular o menoscabar los derechos y libertades de las personas”, por lo que el presente documento podrá ser consultado y aplicado por toda persona que le aporte o genere interés para su actividades laborales.
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V. Descripción del Procedimiento
Dirección de Investigación de Campo (DIC).- Titular.
1. Sugiere mediante correo electrónico la distribución de máquinas colectoras de precios y lectoras de código de barras a DS de acuerdo a las necesidades del programa “Quién es Quién en los Precios”.
Dirección de Apoyo Técnico (DAT).- Titular.
2. Revisa correo electrónico de la DIC y lo turna al Jefe/a del Departamento de Procesamiento de Información para su atención.
Departamento de Procesamiento de Información (DPI).- Titular.
3. Recibe las sugerencias y procede a verificar la disponibilidad de máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras en almacén de la DAT.
Si existen equipos disponibles.4. Asigna y registra en bitácora de asignación y movimientos Formato2 y prepara
resguardo temporal Formato1. Conecta con la actividad 7.
No existen equipos disponibles.5. Envía correo electrónico a la DAT informando la insuficiencia de máquinas
colectoras de precios y/o lectores de código de barras.
Dirección de Apoyo Técnico.- Titular.
6. Informa a titular de la DIC de la imposibilidad para atender la sugerencia.
Fin
Dirección de Apoyo Técnico.- Titular.
7. Revisa el resguardo temporal Formato 1 así como los números de inventario y equipos asignados a DS.
8. Firma y recaba firma del titular de la DIC dentro del Formato1 y envía mediante oficio a DS.
Delegaciones o Subdelegaciones
9. Reciben y revisan el Formato1 para proceder a realizar observaciones o la firma del mismo.
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Si existen observaciones.10. Envía por medio de oficio las observaciones que considere convenientes. Conecta
con la actividad 4.
No existen observaciones.11. Recaba firmas solicitadas en Formato1 y lo envía mediante oficio a la DAT.
Dirección de Apoyo Técnico.- Titular.
12. Recibe Formato1 debidamente firmado y lo archiva en el control interno de la DAT.
13. Envía copia del Formato 1 a DS como documento oficial para su archivo dando por concluido el proceso.
Fin de procedimiento
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VI. Diagrama de Flujo
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VII. Anexos
Resguardo temporal Formato 1
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Formato:
Fecha:Ciudad:
Cable de datos Cuna Cargador Otro
El usuario se hace responsable por el uso que se le de al equipo y se compromete a informar cualquier cambio o falla del mismo a la Dirección de Apoyo Técnico.
Autorizó
Coordinación General de Educación y DivulgaciónDirección General de Estudios sobre Consumo
Dirección de Apoyo Técnico
Resguardo temporal de máquinas colectoras de precios y/o lectoras de código de barras
No. No. de Inventario No. de Serie Marca Descripción Estado Físico
Delegación/Subdelegación:
AccesoriosObservaciones
Resguardatario temporal
____________________________________COORDINADOR/A DEL PROGRAMA QQP EN DS
_____________________________________DIRECTOR/A DE INVESTIGACIÓN
DE CAMPO
_____________________________________NOMBRE DE DIRECTOR/A
DE APOYO TÉCNICO
Vo. Bo.
____________________________________DELEGADO/A, SUBDELEGADO/A DE LA
PROCURADURÍA FEDERAL DEL CONSUMIDOR
Procedimiento para la asignación y resguardo de máquinas colectoras y/o lectores de código de
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Codificación:MP-530-01 B
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Resguardo temporal Formato 1
Instructivo de Llenado del FormatoNombre del Formato: Resguardado Temporal de máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras.
Objetivo: Documento que ampara la ubicación y resguardo de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras.
Elaboración: Director de Apoyo Técnico
Presentación: Impreso.
Clave de Identificación: Formato I-3-MP-530-03
No. de Identificación Dice Debe Anotarse
1 Delegación/Subdelegación Nombre de la Delegación o Subdelegación correspondiente.
2 Ciudad Ciudad en la que opera el programa QQP.
3 Fecha: Día, mes y año de elaboración.
4 No. Número consecutivo.
5 No. De Inventario Número de inventario del equipo.
6 No. De Serie Número de serie del equipo.
7 Marca Marca del equipo asignado.
8 Descripción Descripción física del equipo asignado.
9 Estado físico Estado que resguarda el bien ene mención.
10 Accesorios Marcar con “X” las características aplicables.
11 Observaciones Fecha de envío del equipo por valija o mensajería a DS
12 Nombre y Firma
Nombre y Firma del titular de la DIC.Nombre y Firma del titular de la DAT.Nombre y Firma del Delegado/a, Subdelegado/a.Nombre y Firma de Coordinador/a del Programa QQP en DS.
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Procedimiento para la asignación y resguardo de máquinas colectoras y/o lectores de código de
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Codificación:MP-530-01 B
Versión:01
Vigencia:18 de septiembre de 2014
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Bitácora de asignación y movimientos Formato 2
Dirección General de Estudios Sobre el ConsumoDirección de Apoyo Técnico
Departamento de Procesamiento de Información
No. No. De inventario
No. De serie Marca Estado Físico Accesorios Resguardo Fecha de asignación
Observaciones
Bitácora de asignación y movimientos de máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras en DS y OC.
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Procedimiento para la asignación y resguardo de máquinas colectoras y/o lectores de código de
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Versión:01
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Bitácora de asignación y movimientos Formato 2
Instructivo de Llenado del Formato
Nombre del Formato: Bitácora de asignación y movimientos de máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras en DS y OC.
Objetivo: Documento que registra la ubicación, resguardo y estado de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras.
Elaboración: Director de Apoyo Técnico
Presentación: Impreso.
Clave de Identificación: Formato I-3-MP-530-03
No. de Identificación Dice Debe Anotarse
1 No. Número consecutivo
2 No. De Inventario Número de inventario del equipo
3 No. De Serie Número de serie del equipo
4 Marca Marca del equipo asignado.
5 Estado físico Estado que resguarda el bien en mención
6 Accesorios Número de accesorios y descripción de los mismos
7 Resguardo Delegación, Subdelegación y/u Oficinas Centrales en la que se encuentra el equipo
8 Fecha de asignación Fecha de asignación o movimiento de máquina colectora de precios y/o lectores de código de barras.
9 Observaciones
Fecha de envío del equipo por valija o mensajería a DS.Reportes recibidos del funcionamiento de las máquinas colectoras y/o lectores de código de barras.
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