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CAPUFE
19
CPFM - 01
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN A UNIDADES VEHICULARES
OBJETIVO
Implantar las acciones necesarias que deberán llevar a cabo la áreas de recursos materiales,
así como todos los resguardatarios de vehículos oficiales, a efecto de mantener dichos bienes,
en óptimas condiciones de uso mediante mantenimiento preventivo y correctivo.
CAPUFE
20
CPFM - 01
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN A UNIDADES VEHICULARES
POLÍTICAS
1. En las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial, la autorización de las
órdenes de mantenimiento mediante las cuales se solicita a las agencias o talleres mecánicos,
la reparación de los vehículos, la firmará en ausencia del Subdelegado, Subgerente de
Administración o Subgerente de Administración de la Planta de Pinturas y Emulsiones, el
servidor público que designe el titular de cada área.
2. Los formatos que se utilizaran para efectos de este procedimiento, serán exclusivamente los
considerados para en las “Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de
Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos”.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE UNIDADES VEHICULARES
CAPUFE
Gerencia de Innovación Gubernamental
CLAVE: 03 TITULO:
FECHA: 18 ABRIL 2006
PAG. 1 DE 4UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES
RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Subgerencia de Adquisiciones / Superintendencia de Recursos Materiales Resguardatario del vehículo. Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Resguardatario del vehículo
1. Elabora estudio, con base en información histórica del mantenimiento y gasto por este concepto, determina los requerimientos por centro de costos, para efectos de solicitar presupuesto para esta partida. Ver procedimiento para la integración del anteproyecto de presupuesto – Manual De Finanzas.
2. Distribuye, al recibirlo, el presupuesto de la partida de mantenimiento para cada
centro de costo, según corresponda, en SIAC (transacción FMBB). 3. Elabora solicitud de pedido de bienes o servicios para la contratación del servicio,
en SIAC (Transacción ME51N), estableciendo para cada centro de costos, el techo presupuestal que le corresponde para esta partida.
4. Lleva a cabo el procedimiento de adquisición del servicio.
Ver Manual de Procedimientos de Adquisiciones 5. Determina si el vehículo requiere servicio de mantenimiento o reparación
¿Qué tipo de servicio requiere el vehículo? Servicio de Mantenimiento
6. Revisa el kilometraje que marca el odómetro del vehículo, coteja contra cuadro de
servicios de mantenimiento y determina el servicio que le corresponde. Ver Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos.
7. Requisita solicitud de mantenimiento y/o reparación y presenta. Pasa a la actividad 18 Servicio de Reparación
8. Detecta falla en el vehículo oficial asignado, requisita solicitud de mantenimiento
y/o reparación, y presenta. Ver Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos.
9. Recibe del resguardatario la solicitud, accesa al SIAC (transacción IW32) y verifica
los datos históricos de la unidad con la finalidad de determinar el requerimiento, si se trata de una reclamación y/o, reparación o mantenimiento. ¿Tipo de requerimiento? Reclamación
10. Solicita telefónicamente al resguardatario que entregue el vehículo, para hacer efectiva la garantía de la reparación.
11. Entrega el vehículo para su reparación.
Histórico del mantenimiento y su gasto Presupuesto Solicitud de pedido De bienes o servicios Contrato Solicitud de mantenimiento y/o reparación Solicitud de mantenimiento y/o reparación Solicitud de mantenimiento y/o reparación 21
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE UNIDADES VEHICULARES
CAPUFE
Gerencia de Innovación Gubernamental
CLAVE: 03 TITULO:
FECHA: 18 ABRIL 2006
PAG. 2 DE 4UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES
RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Agencia o Taller mecánico Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Agencia o Taller mecánico Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Resguardatario del vehículo Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Resguardatario del vehículo Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Agencia o Taller mecánico
12. Recibe el bien y requiere mediante oficio al taller mecánico, que acuda por el
vehículo para que haga efectiva la garantía de la reparación. 13. Recibe oficio y acude.
14. Conjuntamente con la agencia o taller levanta inventario y entrega la unidad.
15. Recibe el vehículo, procede a repararlo y lo entrega.
16. Recibe el vehículo, verifica inventario y que se haya realizado la reparación
conforme a lo establecido en la garantía, entrega la unidad al resguardatario, archiva documentos en expediente del vehículo.
17. Recibe el vehículo y hace uso del mismo.
Fin
Reparación o mantenimiento 18. Elabora en SIAC (transacción IW32), la orden de mantenimiento capturando la
información del vehículo y centro de costos, e imprime. Nota: La información que accesa al sistema consiste en: - Tipo de servicio (Preventivo o Correctivo) - Centro de Costos - Partida presupuestal
19. Presenta la orden de mantenimiento al titular del área para obtener firma de autorización y solicita al resguardatario que entregue el vehículo.
20. Entrega el vehículo para reparación.
21. Recibe y solicita a la agencia o taller mecánico que acuda por el vehículo a
reparar. 22. Acude, levanta inventario de la unidad, recibe orden de mantenimiento, firma
acuse y vehículo, y verifica que la orden coincida con la falla o servicio requerido que presenta el vehículo.
Oficio y garantía Garantía inventario Oficio Inventario, garantía Solicitud de Mtto. y/o reparación, Orden de mantenimiento Orden de mantenimiento Orden de mantenimiento Orden de mantenimiento, Inventario 22
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE UNIDADES VEHICULARES
CAPUFE
Gerencia de Innovación Gubernamental
CLAVE: 03 TITULO:
FECHA: 18 ABRIL 2006
PAG. 3 DE 4UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES
RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
Agencia o Taller mecánico Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Agencia o Taller mecánico Agencia o Taller mecánico Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Resguardatario del vehículo Agencia o Taller mecánico Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales
Si coincide 23. Realiza el mantenimiento y/o reparación, según lo que describe la orden de
mantenimiento. Pasa a la actividad 24 No coincide
24. Genera un diagnóstico y/o cotización y remite vía fax para su autorización. Nota: Envía cotización con diagnóstico en caso de que el servicio que se requiere hacer a la unidad, no esté considerado el en contrato de licitación.
25. Recibe, verifica el tipo de servicio contra el contrato derivado de la licitación del servicio, evalúa y autoriza telefónicamente de acuerdo a los lineamientos establecidos al respecto. Ver Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos
26. Realiza el mantenimiento y/o reparación, según orden de mantenimiento y/o lo
autorizado del diagnóstico o cotización. 27. Entrega el vehículo una vez terminado el trabajo, con orden de salida de la
agencia o taller. 28. Recibe el vehículo y orden de salida, revisa que se haya realizado el
mantenimiento o reparación de acuerdo a la orden de mantenimiento o diagnóstico autorizado, verifica contra inventario, realiza pruebas y verifica si continúa la falla.
Si continúa la falla
29. Regresa el vehículo y orden de salida, solicitando se realice correctamente el mantenimiento o reparación. Regresa a la actividad 19 No continúa la falla
30. Verifica que la unidad se encuentre de acuerdo al inventario, firma de conformidad en la orden de salida de la Agencia o Taller y entrega el vehículo al resguardatario.
31. Recibe la unidad y hace uso de la misma.
32. Presenta factura acompañada de la orden de servicio o diagnóstico autorizado,
copia del inventario y de la orden de salida firmadas de aceptación. Nota: La documentación soporte consiste en: - Orden de mantenimiento - Diagnóstico - Orden de Salida
33. Recibe factura con la documentación soporte, coteja la factura contra la orden de servicio o diagnóstico autorizado, el costo aplicado y las refacciones incluidas, verificando que sea correcta de acuerdo con el contrato de licitación del servicio (propuesta económica). Nota: Los datos de los costos se consultan en la propuesta económica del proveedor correspondiente.
Orden de mantenimiento Inventario Diagnóstico cotización Diagnóstico, cotización Diagnóstico, cotización Orden de salida Orden de salida Orden de mantenimiento o Diagnóstico y cotización Orden de salida Orden de salida Inventario Factura y documentación soporte Factura y documentación soporte 23
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE UNIDADES VEHICULARES
CAPUFE
Gerencia de Innovación Gubernamental
CLAVE: 03 TITULO:
FECHA: 18 ABRIL 2006
PAG. 4 DE 4UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES
RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Agencia o Taller mecánico Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Agencia o Taller mecánico Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales
No es correcta 34. Entrega al proveedor para el ajuste correspondiente.
35. Recibe la factura con documentación soporte, realiza el ajuste y presenta
nuevamente para revisión y autorización. Regresa a la actividad 29. Si es correcta
36. Accesa al SIAC (Transacción ML81N) y acepta el servicio realizado por la agencia o taller, genera número de aceptación.
37. Obtiene la firma de autorización del responsable del área en la factura, le anota el número de la aceptación del servicio, fotocopia y entrega el documento original con la documentación soporte a la agencia o taller.
38. Recibe y tramita para pago.
Ver procedimiento de cuentas por pagar – Manual de Finanzas 39. Archiva copia de factura y documentación soporte, en el expediente del vehículo.
40. Accesa al SIAC (Transacción IW32), realiza cierre técnico a la orden de
mantenimiento, integrando costo de mantenimiento o reparación. 41. Verifica vía SIAC (Transacción KO88), que contabilidad haya realizado liquidación
de gastos.
Termina Procedimiento
Factura y documentación soporte Factura y documentación soporte Factura y documentación soporte Factura y documentación soporte Factura y documentación soporte Factura y documentación soporte
24
Titulo
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN A UNIDADES
VEHICULARES
Manual:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
Autorizado:
18/04/2006
Sustituye:
14/02/2005
Página 1 de 6
Área:
SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL
INICIO
SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
SUBGERENCIA DE ADQUISICIONESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
HISTÓRICO DEL MTTO. Y SU GTO.
1
ELABORA ESTUDIO, CON BASE EN INFORMACIÓN HISTÓRICA DEL MANTENIMIENTO Y SU GASTO,
DETERMINA REQUERIMIENTOS POR CENTRO DE COSTOS Y SOLICITA
PRESUPUESTO
RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO
VER PROCEDIMIENTO PARA INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO
DE PRESUPUESTO “MANUAL DE FINANZAS”
PRESUPUESTO
2
DISTRIBUYE EL PRESUPUESTO PARA LA PARTIDA DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS POR CENTRO DE COSTOS
EN SIAC (TRANSACCIÓN FMBB)
CONTRATO
VER MANUAL DE ADQUISICIONES
SOLICITUD DE MTTO. Y/O REPARACIÓN
8
DETECTA FALLA EN EL VEHÍCULO OFICIAL ASIGNADO, REQUISITA
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN, Y PRESENTA
A
SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS
3
ELABORA SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA
CONTRATACIÓN DEL SERVICIO EN SIAC (TRANSACCIÓN ME51N)
VER BASES GENERALES PARA LA
ASIGNACIÓN, CONTROL, USO Y
MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
PROPIEDAD DEL CAPUFE
SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSOLICITUD DE PEDIDO
DE BIENES Y SERVICIOS
4
LLEVA A CABO EL PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DEL SERVICIO Y
ENTREGA CONTRATO A LA SUBGERENCIA DE TRANSPORTES
25
¿QUÉ TIPO DE SERVICIO REQUIERE
EL VEHÍCULO?
SERVICIO DE MANTENIMIENTO
5
DETERMINA SI EL VEHÍCULO REQUIERE SERVICIO DE
MANTENIMIENTO O REPARACIÓN
SERVICIO DE REPARACIÓN
6
REVISA EL KILOMETRAJE QUE MARCA EL ODÓMETRO, COTEJA CONTRA CUADRO DE SERV. DE MTTO. Y DETERMINA EL SERV. QUE LE
CORRESPONDE
SOLICITUD DE MTTO. Y/O REPARACIÓN
7
REQUISITA SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN Y
PRESENTA
1
INVENTARIO
GARANTÍA
OFICIO
INVENTARIO
A
SOLICITUD DE MTTO. Y/O REPARACIÓN
9
RECIBE SOLICITUD, VERIFICA DATOS HISTÓRICOS EN SIAC (TRANSACCIÓN
IW32) Y DETERMINA TIPO DE REQUERIMIENTO
Titulo
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN A UNIDADES
VEHICULARES
Manual:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
Autorizado:
18/04/2006
Sustituye:
14/02/2005
Página 2 de 6
Área:
SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL
SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO
AGENCIA O TALLER MECÁNICO
¿TIPO DE REQUERIMIENTO?
12
RECIBE Y REQUIERE MEDIANTE OFICIO A LA AGENCIA O TALLER MECÁNICO QUE ACUDA POR EL
VEHÍCULO, PARA QUE HAGA EFECTIVA LA GARANTÍA.
REPARACIÓN
RECLAMACIÓN
10
SOLICITA TELEFÓNICAMENTE AL RESGUARDATARIO QUE ENTREGUE EL VEHÍCULO, PARA HACER EFECTIVA LA
GARANTÍA11
ENTREGA EL VEHÍCULO PARA REPARACIÓN
OFICIO
15
RECIBE EL VEHÍCULO, LO REPARA Y ENTREGA
GARANTÍA
16
RECIBE EL VEHÍCULO, VERIFICA INVENTARIO Y QUE SE HAYA REALIZADO LA REPARACIÓN,
ENTREGA AL RESGUARDATARIO, ARCHIVA DOCUMENTACIÓN
17
RECIBE EL VEHÍCULO Y HACE USO DEL MISMO
FIN
B
OFICIO
13
RECIBE Y ACUDE
GARANTÍA
14
CONJUNTAMENTE CON LA AGENCIA O TALLER LEVANTA INVENTARIO Y
ENTREGA LA UNIDAD
26
INVENTARIO
ORDEN DE MANTENIMIENTO
ORDEN DE MANTENIMIENTO
ORDEN DE MANTENIMIENTO
B
Titulo
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN A UNIDADES
VEHICULARES
Manual:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
Autorizado:
18/04/2006
Sustituye:
14/02/2005
Página 3 de 6
Área:
SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL
SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO
AGENCIA O TALLER MECÁNICO
SOLICITUD DE MTTO. Y/O REPARACIÓN
18
ELABORA EN SIAC (TRANSACCIÓN IW32) LA ORDEN DE
MANTENIMIENTO, CAPTURANDO LA INFORMACIÓN DEL VEHÍCULO Y CENTRO DE COSTOS, E IMPRIME
ORDEN DE MANTENIMIENTO
19
PRESENTA LA ORDEN DE MANTENIMIENTO AL TITULAR LES ÁREA, OBTIENE FIRMA Y SOLICITA
TELEFÓNICAMENTEAL RESGUARDATARIO, QUE ENTREGUE EL VEHÍCULO
21
RECIBE Y SOLICITA TELEFÓNICAMENTE A LA AGENCIA O TALLER MECÁNICO, QUE ACUDA POR
EL VEHÍCULO
20
ENTREGA EL VEHÍCULO PARA REPARACIÓN
22
ACUDE, LEVANTA INVENTARIO CONJUNTAMENTE CON PERSONAL DE TRANSPORTES, RECIBE VEHÍCULO Y ORDEN DE MANTENIMIENTO, FIRMA ACUSE Y VERIFICA QUE COINCIDA
CON LA FALLA O SERVICIO REQUERIDO DEL VEHÍCULO
¿COINCIDE LA REPARACIÓN?
SI NO
ORDEN DE MANTENIMIENTO
23
REALIZA EL MANTENIMIENTO O REPARACIÓN, SEGÚN LA ORDEN DE
SERVICIO
C
2
3
NOTA: LA INFORMACIÓN QUE ACCESA AL SISTEMA CONSISTE EN:- TIPO DE SERVICIO (PREVENTIVO O CORRECTIVO)- CENTRO DE COSTOS- PARTIDA PRESUPEUSTAL
27
1
INVENTARIO
DIAGNÓSTICO O COTIZACIÓN
ORDEN DE MANTENIMIENTO
ORDEN DE SALIDA
ORDEN DE SALIDA
DIAGNÓSTICO Y/O COTIZACIÓN
C
Titulo
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN A UNIDADES
VEHICULARES
Manual:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
Autorizado:
18/04/2006
Sustituye:
14/02/2005
Página 4 de 6
Área:
SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL
AGENCIA O TALLER MECÁNICO SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO
ORDEN DE MANTENIMIENTO
24
GENERA DIAGNÓSTICO Y/O COTIZACIÓN, Y REMITE VÍA FAX
NOTA: ENVÍA COTIZACIÓN CON DIAGNÓSTICO EN CASO DE NO ESTAR INCLUIDO LA REPARACIÓN EN EL CONTRATO DE LICITACIÓN EL SERVICIO
DIAGNÓSTICO Y/O COTIZACIÓN
25
RECIBE, VERIFICA EL TIPO DE SERVICIO CONTRA CONTRATO,
EVALÚA Y AUTORIZA TELEFÓNICAMENTE DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS
VER BASES GENERALES PARA LA
ASIGNACIÓN, CONTROL, USO Y
MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
PROPIEDAD DE CAPUFE
26
REALIZA EL MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE ACUERDO A
AUTORIZACIÓN
27
ENTREGA EL VEHÍCULO CON ORDEN DE SALIDA DE LA AGENCIA O TALLER
28
RECIBE, REVISA QUE EL TRABAJO REALIZADO SEA DE ACUERDO A LA
ORDEN O AUTORIZACIÓN, VERIFICA CONTRA INVENTARIO, REALIZA
PRUEBAS Y VERIFICA SI CONTINÚA LA FALLA
ORDEN DE SALIDA
29
REGRESA EL VEHÍCULO Y ORDEN DE SALIDA, SOLICITANDO SE REALICE
CORRECTAMENTE EL MANTENIMIENTO O REPARACIÓN
¿CONTINÚA LA FALLA?
SI NO
3
ORDEN DE SALIDA
30
VERIFICA QUE LA UNIDAD SE ENCUENTRE DE ACUERDO A
INVENTARIO, FIRMA DE CONFORMIDAD LA ORDEN DE SALIDA
Y ENTREGA EL VEHÍCULO 31
RECIBE LA UNIDAD Y HACE USO DE LA MISMA
D
28
2
D
Titulo
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN A UNIDADES
VEHICULARES
Manual:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
Autorizado:
18/04/2006
Sustituye:
14/02/2005
Página 5 de 6
Área:
SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL
AGENCIA O TALLER MECÁNICO
SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
FACTURA
33
RECIBE, COTEJA FACTURA CONTRA ORDEN DE MANTENIMIENTO O
DIAGNÓSTICO AUTORIZADO, COSTO Y REFACCIONES, VERIFICANDO QUE
SEA CORRECTO DE ACUERDO A CONTRATO
NOTA: LOS DATOS DE LOS COSTOS SE CONSULTAN EN LA PROPUESTA ECONÓMICA DEL PROVEEDOR CORRESPONDIENTE AL PROCESO DE ADQUISICIÓN DEL SERVICIO
¿ES CORRECTA LA FACTURA?
SINO
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
FACTURA
34
ENTREGA AL PROVEEDOR PARA EL AJUSTE CORRESPONDIENTE
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
ORDEN DE SALIDA
32
PRESENTA FACTURA ACOMPAÑADA DE LA ORDEN DE MANTENIMIENTO O
DIAGNÓSTICO, COPIA DEL INVENTARIO Y ORDEN DE SALIDA
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
FACTURA
35
RECIBE LA FACTURA CON DOCUMENTACIÓN, REALIZA AJUSTE Y
PRESENTA NUEVAMENTEE
4
4
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
FACTURA
36
ACCESA AL SIAC (TRANSACCIÓN ML81N) Y ACEPTA EL SERVICIO
REALIZADO, GENERANDO NÚMERO DE ACEPTACIÓN
29
NOTA: LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE CONSISTE EN: - ORDEN DE MANTENIMIENTO- DIAGNÓSTICO- ORDEN DE SALIDA
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
E
Titulo
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN A UNIDADES
VEHICULARES
Manual:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
Autorizado:
18/04/2006
Sustituye:
14/02/2005
Página 6 de 6
Área:
SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL
SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
AGENCIA O TALLER MECÁNICO
40
ACCESA AL SIAC (TRANSACCIÓN ML81N), REALIZA CIERRE TÉCNICO A
LA ORDEN DE MANTENIMIENTO, INTEGRANDO COSTO DEL
MANTENIMIENTO O REPARACIÓN.
FACTURA
37
OBTIENE FIRMA DE AUTORIZACIÓN EN LA FACTURA, LE ANOTA EL
NÚMERO DE HOJA DE ENTRADA, FOTOCOPIA Y ENTREGA ORIGINAL
CON LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
FACTURA
38
RECIBE Y TRAMITA PARA PAGO
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
FACTURA
39
ARCHIVA COPIA DE LA FACTURA Y DOCUMENTOS SOPORTE EN EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO
VER PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR - MANUAL
DE FINANZAS
TERMINA PROCEDIMIENTO
41
VERIFICA VÍA SIAC (TRANSACCIÓN KO88), QUE CONTABILIDAD HAYA
REALIZADO LIQUIDACIÓN DE GASTOS
30
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