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Lic. Eudis Jesús Bello J.
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Gestión Documental
¿Que es la gestión documental?
Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas paraadministrar el flujo de documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de información desdeellos.
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Gestión Documental
Pasos
●Investigación preliminar.●Análisis de las actividades y las funciones.●Identificación de los requerimientos de los
documentos.●Identificación y análisis de los sistemasexistentes de gestión de los documentos y dela información.●Identificación de las estrategias destinadas asatisfacer los requerimientos de losdocumentos y demarcación de un calendario.
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Gestión Documental
●Diseño de un sistema de gestióndocumental.●Implementación del nuevo sistema.●Monitorización permanente de los éxitos yfracasos de la implementación del nuevosistema.
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Gestión Documental
DecisiónEstratégica
Administración
electrónica
Preservación
del documento
electrónico
front-office
back-office
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Gestión Documental
Sistema de Gestión de Contenido
Gestión del conocimiento
Bases de datos documentales
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Gestión Documental
Las oportunidades de la gestión documental para lasempresas son múltiples, la principal sin duda es la
oportunidad de mejorar su productividad en elejercicio de sus actividades y servicios hacia susclientes. La optimización y organización de losdocumentos son una oportunidad de aligerar la
estructura de costes, permitiendo un mayor agilidady control sobre los gastos de la empresa,
permitiendo así una mejoría del alojamiento de susrecursos y de los servicios ofrecidos.
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Gestión Documental
●Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez yahorro●
Uso racional de los recursos●Productividad y valor añadido
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Gestión Documental
¿Que es OpenKM?
OpenKM es un Sistema de Gestión Documental Open
Source, que debido a sus características, puedeusarse tanto en grandes empresas como en lasPYMES. Es una herramienta muy útil para Gestión delConocimiento, proporcionando una alternativa flexibley con menores costes que otras aplicaciones
propietarias.
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Gestión Documental
¿Porque usar OpenKM?
El uso de un Sistema de Gestión del Conocimientoen la empresa ayuda a gestionar, de forma máseficiente, la inteligencia colectiva que reside en losrecursos humanos de la compañía; esto implica unincremento de la productividad a corto plazo. A
través de estos sistemas, tanto la información comoel conocimiento generado en la organización, estándisponibles globalmente.
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Gestión Documental
* Web 2.0* Drag-a-drop* Control de versiones
* Potente motor de búsqueda* Integración LDAP o DBMS* API por Webservices* Almacenamiento en DBMS
* Traducida a más de 26 idiomas* WebDAV* Workflow* OCR
* Informes
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