presentacion mail merge nestor garcia

El programa de Microsoft Word 2007 posee gran capacidad para crear diferentes clases de documentos. Una de las funciones más útiles es la de producir documentos repetitivos. Esta función permite que se personalicen los documentos y se pueda enviar el mismo documento original a varias personas con los cambios correspondientes.

Paso 1: Abrir una página en blanco el programa Word.

En la parte superior seleccione Mailings.

Seleccione el “start mail merge”. En este caso, si es la primera vez, es conveniente

utilizar “step by step mail merge wizard”.

A través del mismo puede ir paso a paso para realizar el

proceso.

A través del “mail merge wizard” podrá crear su mail

merge paso a paso. El primer paso consiste en

determinar el tipo de documento. En esta caso seleccionaremos “letter”.

En la parte inferior vas a seleccionar “next starting document”.

Aparece el segundo paso, seleccionar si va a utilizar el documento en pantalla

Un documento nuevo con plantillaUtilizar un documento archivado

Seleccione “use the current document”

Luego oprima next: select recipientes

Seleccione los campos a utilizar, pueden ser:

Una lista ya creadaContactos de “outlook”Crear una nueva lista.

Seleccione crear una nueva lista. Notará que aparece una pestaña que dice create.

Seleccione la misma.

Le aparecerá la siguiente ventana para ingresar los datos de las

personas a las cuales enviará el documento.

Para quitar o añadir campos seleccione la pestaña “customize columns”. Esto

permitirá que seleccione los campos que va a utilizar en la carta tales como: nombre, apellido, dirección, actividad, entre otros.

En “customize address list”puede añadir o quitar los campos que va a necesitar para la carta. Add: para añadir un campoDelete para eliminar un campoRename para cambiar el nombre al campoMove up para acomodar el campo uno o más espacios hacia arribaMove down para acomodar el campo uno o más espacios hacia abajo.

Elimine todos los campos . Le va a preguntar si está seguro que desea eliminarlos, oprima aceptar. Luego oprima “add field” y escriba los campos estipulados en el documento para esta actividad. De “ok” al

finalizar cada campo. Una vez terminado vuelva a dar “ok”.

Entre los datos estipulado en el documento. Una vez finalizado presione “ok”.

Entre los datos.

Una vez creada la lista le da “ok” y guarda los datos. Asigne un nombre al documento.

Redacte la carta.

Vuelve a “mailings”. Le da a “insert merge field” para que la información que se requiere

aparezca en la carta en el lugar correspondiente,

Note que aparecen unas comillas, puede darle los espacios que considere necesarios.

Seleccione “preview results”. Notará que aparecen unos números . Cada vez que desee

cambiar la información oprime los iconos.

Aparecerá la información creada en el listado en el lugar señalado en la carta.