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LABORATORIO DE ARCHIVISTICA 2
ELABORACION PRE- DIAGNOSTICO ARCHIVISTICO
ARCHIVO HISTORICO UIS
1. CUADRO DE FONDOS, SUBFONDOS, SERIES, SUBSERIES, SECCIONES, SUBSECCIONES Y FECHAS EXTREMAS IDENTIFICADAS
FONDO ARCHIVO JUDICIAL
SECCION SUBSECCION SERIES SUBSERIES
ARCHIVO JUDICIAL DE BUCARMANGA SIGLO
XIX Y XX
Juzgados civiles y penales no identificados
Expedientes No identificadas
ARCHIVO JUDICIAL DE GIRON
1789-1798
Juzgados no identificados
Expedientes No identificadas
ARCHIVO JUDICIAL DE PIEDECUESTA
Juzgados penales no
identificados
Expedientes No identificadas
ARCHIVO SOTO Y DPT. SANTANDER
Juzgados no identificados
Expedientes No identificadas
FONDO ARCHIVO NOTARIAL
NOTARÍA PRIMERA DE BUCARAMANGA
1811- 1974
No identificadas
Protocolos de instrumentos
públicos, registro civil y relaciones de
riqueza en Bucaramanga y
distritos 1811- 1900
Compraventa 1930- 1974
No identificadas
NOTARIA SEGUNDA DE N.I.
Protocolo de N.I.
BUCARAMANGA
1883- 1972
instrumentos públicos
1883- 18981967- 1972
NOTARIA DE MALAGA
1847- 1908
N.I.Protocolo de instrumentos
públicos1847- 1908
Registros civiles1864- 1868
No identificados 1813-1846
N.I.
NOTARIA DE AGUACHICA1876- 1950
N.I.Protocolo de instrumentos
públicos 1876-1950
N.I.
NOTARIA UNICA DE GIRON
1682- 1930
N.I.
Protocolo de instrumentos
públicos 1682-1930
N.I.
NORATIA UNICA DE PIEDECUESTA
1819- 1916
N.I.
Protocolo de instrumentos
públicos1819-1916
N.I.
NOTARIA DE FLORIDABLANCA
1877- 1886
N.I.
Protocolo de instrumentos
públicos 1877- 1886
Registros civiles 1872 - 1886
N.I.
NOTARIA DE MATANZA
1876- 1887
N.I.
Protocolo de instrumentos
públicos 1876- 1886
R. civiles- 1876- 1887
N.I.
N.I. N.I.
NOTARIA DE RIONEGRO
1881- 1886
Protocolo de instrumentos
públicos 1882- 1886
R. civiles- 1881- 1886
NOTARIA DE CEPITA
1803-1859
N.I.
Protocolo de instrumentos
públicos1803- 1859
N.I.
NOTARIA DE SANTOS
1829- 1873
N.I.
Protocolo de instrumentos
públicos1829- 1873
N.I.
NOTARIA DE CALIFORNIA
1877- 1885
N.I.
Protocolo de instrumentos
públicos1877 – 1885
N.I.
NOTARIA DE TONA
1877- 1878
N.I.
Protocolo de instrumentos
públicos1877 – 1878
N.I.
NOTARIA DE UMPALA
1856- 1883
N.I.Protocolo de instrumentos
públicos1856- 1883
N.I.
NOTARIA DE SURATA
1876- 1886
N.I.Protocolo de instrumentos
públicos1876- 1886
N.I.
NOTARIA DE SAN ANDRES
1813- 1844
N.I.No identificado
1813- 18321840- 1844
N.I.
N.I. N.I.
NOTARIA DE CAPITANEJO
1813- 1846
No identificado 1813- 18321836- 18391842- 1846
NOTARIA DE CONCEPCION
1833- 1843
N.I.No identificado
1833- 18371842- 1843
N.I.
NOTARIA DE MACARAVITA
1836- 1846
N.I.No identificado
1836- 18391845- 1846
N.I.
NOTRIA DE CERRITO
1840- 1847
N.I.No identificado
1840- 1847
N.I.
NOTARIA DE ENCISO1840- 1847
N.I.No identificado
1840- 1847
N.I.
NOTARIA DE SAN MIGUEL
1842- 1947
N.I.No identificado
1842- 1947
N.I.
NOTARIA DE TEQUIA1836- 1889
N.I.No identificado
1836- 1889
N.I.
NOTARIA DE GUACAN.I.
No identificado1847- 1851
N.I.
NOTARIA DE MOLAGAVITA
1813- 1887
N.I. Protocolos de instrumentos
públicos 1860- 1887
No identificados1813- 1852
N.I.
NOTARIA DE CARCASI1885
N.I.No identificado
1885
N.I.
FONDO PUBLICACIONES SERIADAS
CAMARA DE COMERCIO DE
CUCUTA
N.I. DIARIO OFICIAL CAMARA DE
COMERCIO DE CUCUTA
N.I.
DIARIO OFICIAL DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA
N.I.DIARIO OFICIAL DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA1863- 1998
N.I.
CONGRESO DE LA REPUBLICA
N.I.ANALES DEL CONGRESO1928- 1979
N.I.
GACETA DE LA NUEVA GRANADA
N.I.GACETA DE LA
NUEVA GRANADA1838- 1847
N.I.
ASAMBLEA DE SANTANDER
N.I.ANALES DE LA
ASAMBLEA1987-1989
ACTAS DE LA ASAMBLEA DE SANTANDER1920- 1987
Ordenanzas1945-1981
N.I.
GACETA DE SANTANDER
N.I.GACETA DE
SANTANDER1857-1970
N.I.
GACETA JUDICIALN.I.
GACETA JUDICIAL1887-1963
N.I.
REVISTA TIERRA NATIVA
N.I. N.I.
REVISTA CROMOSN.I. N.I.
N.I. N.I.
REVISTA JUDICIAL B/MANGA
REVISTA DE LA INSTRUCCIÓN PÚBLICA
DE COLOMBIA
N.I. N.I.
BANCO DE LA REPUBLICA
N.I. REVISTA BANCO DE LA REPUBLICA
N.I.
CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA
N.I. REVISTA CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA
N.I.
CONTRALORIA DE ANTIOQUIA
N.I.REVISTA
CONTRALORIA DE ANTIOQUIA
N.I.
CONTRALORIA DE BOGOTA
N.I.REVISTA
CONTRALORIA DE BOGOTA BOLETIN
FISCAL
N.I.
REVISTA EQUIPON.I. N.I.
HUMANIDADES UISN.I. REVISTA
HUMANIDADES UISN.I.
SUPERINTENDENCIA BANCARIA
N.I.REVISTA
SUPERINTENDENCIA BANCARIA
N.I.
COLEGIO MAYOR DE NUESTRA SEÑORA DEL
ROSARIO
N.I.REVISTA COLEGIO
MAYOR DE NUESTRA SEÑORA
DEL ROSARIO
N.I.
UNIVERSIDAD JAVERIANA
N.I.REVISTA JAVERIANA
N.I.
UNIVERSIDAD NACIONAL
N.I.REVISTA
UNIVERSIDAD NACIONAL
N.I.
DIRECCION DE DIVULGACION
CULTURAL
N.I.REVISTA DIRECCION
DE DIVULGACION CULTURAL
N.I.
UNIVERSIDAD N.I. REVISTA
EXTERNADO N.I.
EXTERNADO
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
N.I.REVISTA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
N.I.
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
N.I.REVISTA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
N.I.
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y
REGISTRO
N.I.REVISTA DE LA
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y
REGISTRO
N.I.
REVISTA COLOMBIANA DE SEGUROS
N.I. N.I.
REVISTA DIFUSION COOPERATIVA
N.I. N.I.
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
ANONIMAS
N.I.REVISTA DE LA
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
ANONIMAS
N.I.
REVISTA KOLLASUYON.I. N.I.
REVISTA JUDICIALN.I. N.I.
REVISTA DOCENCIAN.I. N.I.
REVISTA INSTITUCIONES
MILITARES
N.I. N.I.
REVISTA MEDIANA LEGAL
N.I. N.I.
REVISTA SEMANAN.I. N.I.
PERIODICO LABORESN.I. N.I.
REVISTA ECONOMIA COLOMBIANA
N.I. N.I.
ANUARIO DE N.I. N.I.
ESTADÍSTICA DE COLOMBIA
ANUARIO DE COMERCIO EXTERIOR
N.I. N.I.
BOLETÍN DE HISTORIA Y ANTIGÜEDADES
N.I. N.I.
BOLETÍN CULTURAL Y BIBLIOGRÁFICO
N.I. N.I.
BOLETIN MENSUAL DE ESTADISTICA
N.I. N.I.
BOLETIN DE ESTADISTICA
DEPARTAMENTAL DE ANTIOQUIA
N.I. N.I.
BOLETIN DE ESTADICA MUNICIPAL BOGOTA
N.I. N.I.
BOLETIN MENSUAL CONTRALORIA GENERAL DE LA
REPUBLICA
N.I. N.I.
BOLETIN CONTRALORIA
DEPRTAMENTAL DE CUCUTA
N.I. N.I.
BOLETIN BANCO DE LA REPUBLICA
DISPOSICIONES ECONOMICAS
N.I. N.I.
BOLETIN ACADEMIA NACIONAL DE
HISTORIA- VENEZUELA
N.I. N.I.
BOLETIN DE LA OFICINA SANITARIA DE
BUCARMANGA
N.I. N.I.
BOLETIN DE LA N.I. N.I.
OFICINA SANITARIA DE BUCARMANGA
SERIES ESTADISTICAS Y GRAFICOS
N.I. N.I.
CUADERNOS COLOMBIANOS
N.I. N.I.
PROBLEMAS DE LA PAZ Y DEL
SOCIALISMO
N.I. N.I.
CONFERENCIAS DESARROLLO ECONOMICO
N.I. N.I.
ORGANIZACIÓN COMERCIAL- CAMARA
DE COMERCIO DE BUCARAMANGA
N.I. N.I.
HOJAS DE LA CULTURA POPULAR
COLOMBIANA
N.I. N.I.
ELISEO MARTINEZ HERNANDEZ1942-1977
N.I. N.I.
ENRIQUE OTERON.I. N.I.
COLEGIO SAN JOSE DE GUANENTA
N.I. N.I.
FAMILIA WILCHES1857-1885
N.I. N.I.
GENARO PERICO GARCIA
N.I. N.I.
COMPAÑÍA COLOMBIANA LA
MUTUALIDAD1916-1944
N.I. N.I.
FIRMA CLAUSEN CASA COMERCIAL-
CONTABILIDAD
1880 - 1951
N.I. Libros de contabilidad1880 - 1951
N.I.
AUDESA1957-1990
N.I. N.I.
ESCUELA PRIMARIA1871- 1994
N.I. N.I.
ORDENANZAS SANCIONADAS
N.I. N.I.
LEYES DEL ESTADO SOBERANO DE SANTANDER
N.I. N.I.
LEYES DE COLOMBIAN.I. N.I.
PROVINCIAS DE SANTANDER
N.I. N.I.
ORDENANZAS DE SANTANDER
N.I. N.I.
DECRETOS AÑO 1861N.I. N.I.
ARCHIVO FOTOGRAFICO
N.I.N.I.
2. ASPECTOS LOCATIVOS
Según lo dispuesto en el Acuerdo 049 del 5 de mayo de 2000 encontramos que existían muchas deficiencias en la adecuación del espacio y condiciones del medio necesarias para la conservación adecuada de la documentación, así como en la disposición de la mobiliaria para el almacenaje:
1. No existe el espacio necesario para la correcta disposición de la documentación existente y en consecuencia no es posible la recepción de más documentación.Esto queda evidenciado en la distribución en el espacio de las estanterías que contienen la documentación y de esta misma dentro de la estantería, ya que en algunas de ellas la documentación, especialmente la que se encontraba en tomos (diario oficial, gaceta de Santander, libros notariales, actas, ordenanzas), se hallaba colocada a presión dentro de las secciones de la estantería, mientras en algunos otras secciones como la dispuesta para libros sobraban algunos espacios. De igual forma, no se respetaba la distribución del espacio establecido por la norma (espacio entre muro y estantería: 20cm, espacio entre estantería y estantería: 70 cm, corredor centra: 120cm), no existiendo espacio entre las estanterías y los muros, mientras el espacio entre estantería y estantería era de 63cm (medida variable) y el pasillo central solo tenía 54 cm. Por otro lado, había documentación puesta en el cerramiento superior que quedaba limitando con el techo, como también había algunos documentos dispuestos en el piso bajo las estanterías.
2. Dentro de la iluminación encontramos que se hace uso de bombillos y lámparas de fluorescente blanca que no poseen protector ultravioleta, y que inciden de manera directa y constante sobre los contenedores dispuestos en los cerramientos superiores de las estanterías, lo que afecta la conservación de los documentos y aumenta el peligro de incendio, teniendo en cuenta que algunos plafones están dañados y sus claves se encuentran descubiertos.Por otro lado encontramos que hay ventanas a lo largo de las paredes, que si bien se mantienen cerradas no poseen filtro sintético, por lo que en algunos espacios la luz natural incide sobre los contenedores de los documentos, o sobre los documentos mismos en los casos en que se encuentran por fuera.
3. La ventilación es casi nula a consecuencia del espacio reducido, y la inexistencia de espacios para la circulación del aire entre los contenedores de los documentos y las estanterías.
4. La temperatura se intenta adecuar con un aire acondicionada que se mantiene a 15°, pero este se encuentra ubicado en la sala de consulta a la entrada del archivo, por lo que en la sección donde se encuentra la documentación la temperatura aumenta a medida que nos dirigimos al fondo de la bodega, lo que produce la resequedad y deterioro de la documentación.
5. En relación con la temperatura, al fondo de la bodega la humedad es del 40 %, mientras la normatividad establece un rango entre el 45% y el 60%. Se debe tener en cuenta que hay
una sección dispuesta para el archivo fotográfico, pero en el momento de la consulta este había sido trasladado para su organización, es importante resaltar que las condiciones del medio y el mobiliario dispuesto no eran los adecuados para la conservación de este tipo de archivo.
6. De forma general el espacio es reducido, tanto en la bodega para almacenar la documentación, como en la parte de servicios y las salas de consulta. El local no está adecuado con materiales ignífugos, en algunas partes del techo se presentan humedades, no existe una separación entre la zona de servicios y el inicio de la bodega de almacenamiento, no existe una salida de emergencia designada, solo existen dos puertas: la puerta principal de ingreso y otra por la cual se entra directamente a la bodega pero que solo funciona como salida.
ASPECTOS DE MOBILIARIO
1. La estantería utilizada fue tratada con pintura anticorrosiva, pero no con el recubrimiento horneado para la estabilidad química que dispone la norma. Si bien posee bandas modificables de acuerdo a las necesidades de la documentación, la distancia entre las secciones era la misma lo que ocasionaba que los documentos se encontraran a presión, como es el caso de los tomos antes ya mencionados (ya que algunos de ellos poseen una altura aproximada de 45 cm). Algunos estantes se encontraban amarrados con pita como forma de soporte y no poseían ningún tipo de fijación al piso. Si bien si había separadores metálicos como lo dispone la norma, estos no se encontraban cumpliendo la función adecuada. Por otro lado las estanterías no poseían ningún sistema de identificación visual acorde con la ubicación de la documentación.
2. Dentro del mobiliario especial encontramos un planoteca que se encontraba cerrada ubicada a la entrada del archivo, y vitrinas y archivadores verticales en ubicados en la sección de servicios que contenían en su mayoría rollo de microfilm.
3. Con respecto a las condiciones de seguridad, solo existen tres extintores distribuidos entre las tres secciones que componen el local: la sala de consulta interna, la parte de servicios y la bodega de almacenamiento, pero son tipo agua (la norma dispone que sea tipo espuma). No hay alarma contra incendios ni contra robos, y como ya se menciono no existe salida de emergencia.
3. NIVEL DE ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES clasificación, ordenación, depuración, foliación, rotulación de carpetas y cajas, inventarios según el formato del AGN, bases de datos e instrumentos de recuperación de información (guías, catálogos, índices, inventarios, etc.).
Para el caso de los archivos judiciales, se ha realizado un proceso de organización que no corresponde a la norma archivística en cuanto los fondos y sus secciones y subsecciones se basan en el asunto de los expedientes, es decir el delito que corresponde.
Los demás fondo no tienen un tipo de organización definidos, solo se agrupan de acuerdo al tipo de documento y sus fechas, como es el caso de las publicaciones seriadas oficiales y demás, o de acuerdo a la institución que las produce y las fechas, como es el caso de los archivos notariales. De igual forma estos son los elementos que se reflejan en el inventario de existencia del archivo.
4. MEDICION
ARCHIVOS JUDICIALES
FONDO OPERACIONES TOTAL MEDIDA EN METROS LINEALES
ARCHIVO JUDICIAL DE BUCARMANGA SIGLO XIX Y XX
741 Cajas * 20 cm= 14820 cm
174 cajas * 13 cm= 2262 cm 1831 cm
TOTAL= 18913 cm
189. 13
ARCHIVO JUDICIAL DE GIRON 9 cajas* 13 cm= 117 cm 1. 17
ARCHIVO JUDICIAL DE PIEDECUESTA
1546 cm 15, 46
ARCHIVO SOTO Y DPT. SANTANDER 1057 cajas x 11 cm= 11627 116.27
ARCHIVOS NOTARIALES
NOTARÍA PRIMERA DE BUCARAMANGA
26145 cm 261, 45
NOTARIA SEGUNDA DE BUCARAMANGA
3237 cm 32.37
NOTARIA DE MOLAGAVITA- MALAGA
959 cm 9.59
NOTARIA DE AGUACHICA 307 cm 3.07
NOTARIA UNICA DE GIRON 1438 cm 14.38
NORATIA UNICA DE PIEDECUESTA
114 cajas* 12 cm= 1368 cm 13.68
NOTARIA DE FLORIDABLANCA 22 cm 0.22
NOTARIA DE MATANZA 83 cm 0.83
NOTARIA DE RIONEGRO 28 cm 0.28
NOTARIA DE CEPITA 10 cm 0.1
NOTARIA DE SANTOS 18 cm 0.18
NOTARIA DE CALIFORNIA 10 cm 0.1
NOTARIA DE TONA 10 cm 0.1
PUBLICACIONES SERIADAS OFICIALES Y OTRAS
DIARIO OFICIAL CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA
798 cm 7.98
DIARIO OFICIAL DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA
2736 cm 27.36
ANALES DEL CONGRESO 249 cm 2.49
GACETA DE LA NUEVA GRANADA
84 cm 0.84
ASAMBLEA DE SANTANDER 1079 cm 10.79
GACETA DE SANTANDER 673 cm 6.73
GACETA JUDICIAL 720 cm 7.2
REVISTA TIERRA NATIVA 30 cm 0.3
REVISTA CROMOS 27 cm 0.27
REVISTA JUDICIAL B/MANGA 270 2.7
REVISTA DE LA INSTRUCCIÓN PÚBLICA DE COLOMBIA
120 cm 1.2
REVISTA BANCO DE LA REPUBLICA
312 cm 3.12
REVISTA CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA
34 cm 0.34
REVISTA CONTRALORIA DE ANTIOQUIA
7 cm 0.07
REVISTA CONTRALORIA DE BOGOTA BOLETIN FISCAL
3 cm 0.03
REVISTA EQUIPO 35 cm 0.35
REVISTA HUMANIDADES UIS 23 cm 0.23
REVISTA SUPERINTENDENCIA BANCARIA
75 cm 0.75
REVISTA COLEGIO MAYOR DE NUESTRA SEÑORA DEL
ROSARIO
41 cm 0.41
REVISTA JAVERIANA 7 cm 0.07
REVISTA UNIVERSIDAD NACIONAL
2 cm 0.02
REVISTA DIRECCION DE DIVULGACION CULTURAL
9 cm 0.09
REVISTA EXTERNADO 8 cm 0.08
REVISTA UNIVERSIDAD DE LOS 3 cm 0.03
ANDES
REVISTA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
14 cm 0.14
REVISTA DE LA SUPERINTENDENCIA DE
NOTARIADO Y REGISTRO
6 cm 0.06
REVISTA COLOMBIANA DE SEGUROS
10 cm 0.1
REVISTA DIFUSION COOPERATIVA
11 cm 0.11
REVISTA DE LA SUPERINTENDENCIA DE
SOCIEDADES ANONIMAS
19 cm 0.19
REVISTA KOLLASUYO 48 cm 0.48
REVISTA JUDICIAL 47 cm 0.47
REVISTA DOCENCIA 6 cm 0.06
REVISTA INSTITUCIONES MILITARES
38 cm 0.38
REVISTA MEDIANA LEGAL 12 cm 0.12
REVISTA SEMANA 72 cm 0.72
PERIODICO LABORES 19 cm 0.19
REVISTA ECONOMIA COLOMBIANA
19 cm 0.19
OTRAS PUBLICACIONES 738 cm 7.38
ANUARIO DE ESTADÍSTICA DE COLOMBIA
180 cm 1.8
ANUARIO DE COMERCIO EXTERIOR
270 cm 2.7
BOLETÍN DE HISTORIA Y 360 cm 3.6
ANTIGÜEDADES
BOLETÍN CULTURAL Y BIBLIOGRÁFICO
180 cm 1.8
BOLETIN MENSUAL DE ESTADISTICA
155 cm 1.55
BOLETIN DE ESTADISTICA DEPARTAMENTAL DE
ANTIOQUIA
18 cm 0.18
BOLETIN DE ESTADICA MUNICIPAL BOGOTA
14 cm 0.14
BOLETIN MENSUAL CONTRALORIA GENERAL DE
LA REPUBLICA
32 cm 0.32
BOLETIN CONTRALORIA DEPRTAMENTAL DE CUCUTA
23 cm 0.23
BOLETIN BANCO DE LA REPUBLICA DISPOSICIONES
ECONOMICAS
15 cm 0.15
BOLETIN ACADEMIA NACIONAL DE HISTORIA-
VENEZUELA
74 cm 0.74
BOLETIN DE LA OFICINA SANITARIA DE BUCARMANGA
26 cm 0.26
BOLETIN DE LA OFICINA SANITARIA DE BUCARMANGA
22 cm 0.22
SERIES ESTADISTICAS Y GRAFICOS
6 cm 0.06
CUADERNOS COLOMBIANOS 19 cm 0.19
PROBLEMAS DE LA PAZ Y DEL SOCIALISMO
27 cm 0.27
CONFERENCIAS DESARROLLO ECONOMICO
12 cm 0.12
ORGANIZACIÓN COMERCIAL- CAMARA DE COMERCIO DE
BUCARAMANGA
120 cm 1.2
HOJAS DE LA CULTURA POPULAR COLOMBIANA
40 cm 0.4
ARCHIVOS PERSONALES Y OTROS FONDOS
ELISEO MARTINEZ HERNANDEZ
15 cajas* 20 cm= 300 cm+ 30= 330 cm
3.3
ENRIQUE OTERO 3 cm 0.03
COLEGIO SAN JOSE DE GUANENTA
3 cm + (3 cajas* 20 cm= 60 cm)= 63 cm
0.63
FAMILIA WILCHES 21 cm + (14 cajas* 20 cm= 280 cm)= 301 cm
3
GENARO PERICO GARCIA 25 cm +( 8 cajas* 20 cm= 160 cm)= 185 cm
1.85
COMPAÑÍA COLOMBIANA LA MUTUALIDAD
8 cajas* 20 cm= 160 cm 1.6
AUDESA 9 cm + (6 cajas* 20 cm= 120 cm)= 129 cm
1.29
FIRMA CLAUSEN CASA COMERCIAL- CONTABILIDAD
(4 cajas* 20 cm= 80 cm)+ 32 cm´+ 33 cm+ 16 cm+ 226 cm
(libros)= 387 cm
3.87
ESCUELA PRIMARIA 63 cm 0.63
ORDENANZAS SANCIONADAS
368 cm 3.68
LEYES DEL ESTADO SOBERANO DE SANTANDER
211 cm 2.11
LEYES DE COLOMBIA 242 cm 2.42
PROVINCIAS DE SANTANDER 540 cm 5.34
ORDENANZAS DE SANTANDER 135 1.35
DECRETOS AÑO 1861
58 cm 5.8
ARCHIVO FOTOGRAFICO 16 cajas* 20 cm= 320 cm 3.2
TOTAL Aprox. 189
5. REGISTRO FOTOGRAFICO
1. Contenedores colocados en el cerramiento superior colindando con el techo, ausencia de espacio entre la estantería y el muro, estantería ubicada debajo de una ventana sin filtro sintético por lo que el contenedor queda expuesto directamente a la luz solar, estantería soportada por una pita.
2. Existe una distancia mínima entre el techo y la estantería, la luz incide de forma directa sobre la documentación.
3. Documentación por fuera de cualquier tipo de contenedor (caja o carpeta) y unidad con pitas, por lo que se ejerce una presión
4. Caja y libros fotocopiados en la parte baja de la estantería, sin ningún tipo de relación con el resto de la documentación.
5. Separadores metálicos son uso. 6.Baul sin uso ubicado en medio de las estanterías.
7. Acerbo documental ubicado entre las estanterías sin ningún espacio y
8. Tomos amontonados en las estanterías y sin organización (presión sobre la documentacion)
9. Documentación afectada por hongos y por la humedad.
10. Aspecto de los expedientes de los contenedores, no están separados por carpetas, ni depurados, y la mayoría se encuentran desorganizados.
Se encuentran afectados por hongos, y por la resequedad.
Los registros judiciales de la provincia de Soto se encuentran afectados tras un incendio sucedido antes de ser llevados al archivo.
11. Aspecto de los tomos, que se encuentran en muy malas condiciones.
12, Aspecto de uno de los pasillos del archivo, donde podemos ver como la documentación se encuentra amontonada y amarrad a con pitas.
13. Plafón dañado y con los cables expuestos y cerca a la documentación.
14. Instalaciones de electricidad a poca distancia de los contenedores documentales.
15. Caja de casett y microfilm ubicados en el baño del archivo
6. SOPORTES DOCUMENTALES EXISTENTES EN EL ARCHIVO (PAPEL, MICROFILM, DIGITAL). Si se encuentran los siguientes fondos:
7. EXISTENCIA DE ARCHIVOS HISTÓRICOS PARA CONSULTA EN LA WEB. No
8. EXISTENCIA DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD). No
9. EXISTENCIA DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (CCD). No, solo se hace uso de dos cuadros de inventario de los documentos existentes en el archivo, tanto en soporte papel como los microfilmados.
10. SE RELIZAN ACTUALMENTE TRASNFERENCIAS DOCUMENTALES. POR QUÉ. No, por un lado se debe tener en cuenta que no hay salidas documentales en cuanto se trata de un archivo histórico, ni tampoco entradas debido a que el espacio destinado ya se encuentra copado.
11. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS POR REALIZAR EN EL ARCHIVO HISTÓRICO.
Se debe realizar un proceso de organización (clasificación, ordenación, descripción), de los fondos existentes, ya que a pesar de que existe una forma de organización no es la correspondiente a los procesos archivísticos. De igual forma, se debe realizar la depuración correspondiente de los documentos, ya que la mayoría tiene material abrasivo como ganchos metálicos y pitas.
Como resultado de estos procesos, una parte de los documentos deben ser trasladados a otro espacio, como es el caso de los libros.
12. EXISTENCIA DE MANUAL DE FUNCIONES DEL ARCHIVO. ADJUNTAR. No
13. CUALES SON LAS FUNCIONES DEL JEFE DE ARCHIVO.
14. EXISTENCIA DE REGLAMENTO DE ARCHIVO. ADJUNTAR. Si.
15. REQUISITOS PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS. No existe un manual de requisitos.
16. CROQUIS SENCILLO DEL ARCHIVO.
DEPOSITO DE
ARCHIVOS
SALA DE CONSULTA
ENTRADA
ATENCIÓN AL USUARIO
N
17. HORARIO DE ATENCIÓN. De lunes a viernes de 8 am a 12 pm y de 2 pm a 6 pm.
18. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS QUE ACTUALMENTE SE ESTÉN ADELANTANDO A LOS FONDOS 19. DOCUMENTALES. Actualmente se está llevando a cabo un proceso de organización documental de los archivos correspondientes al fondo judicial, identificando las unidades productoras, los tipos documentales y demás elementos necesarios.
20. EXISTENCIA DE DOCUMENTACIÓN DETERIORADA (resequedad, hongos, humedad, etc.). CUALES FONDOS. En la mayoría de los fondo se encuentra cierto grado de deterioro en los documentos, ya sea por la acción de factores anteriores al traslado de estos al archivo, como lo es la humedad que se refleja en los tomos de las publicaciones oficiales, y en el caso del archivo judicial de soto y el departamento de Santander por el efecto del incendio. De igual forma dentro del fondo judicial encontramos que algunos de los documentos fueron afectados por el pescadillo de plata, hasta el nivel de ser inaccesibles.
El problema principal con el cual se enfrenta la conservación de los documentos es con el manejo de la temperatura del archivo que está causando problemas de resequedad en la mayoría de estos.
21. NOMBRE DE QUIENES ELABORAN EL INFORME.
ZAIDA ACOSTA, YENNY CARREÑO, MAURICIO PUENTES, ALEXANDER GIRALDO
SALIDA DE EMERGENCIA
BAÑO
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