pm-present-1. introducción a la gestión de las comunicaciones del proyecto
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1. Introduccin a la Gestin de las Comunicaciones del Proyecto
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Comunicacin Clara y Concisa
Nuestra comunicacin debe ser clara y concisa:
Si es concisa pero confusa (como algunos e-mails de un par de frases lapidarias) a los interesados les entrar el pnico, desconfiarn de nosotros y preguntarn a nuestros jefes.
Si es clara pero demasiado extensa, los interesados no nos leern. Ellos, a su vez, saturarn nuestro e-mail con interminables preguntas. Cuando consigan lo que quieren por otras vas, pensarn que nos deberan sustituir.
Si es extensa y confusa, pareceremos ineptos ante el grupo de interesados y provocaremos mucha frustracin.
Si hubiera tenido ms tiempo, le habra escrito una carta ms corta
Abraham Lincoln
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Comunicacin Eficaz y Eficiente
Comunicacin eficaz
o Suministrar la informacin en el formato adecuado, en el momento justo y con el impacto apropiado
Comunicacin eficiente
o Proporcionar nicamente la informacin necesaria
Canales de comunicacin
o Si hay n interesados en total, el nmero de canales de comunicacin potenciales es igual a n*(n-1)/2
o Qu efecto tiene que en un equipo de 5 personas entren 2 nuevas?
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Ejemplo de Canales de Comunicacin
28 revisiones posibles:
Proyecto de traduccin de un libro: Organizar fase de revisiones entre pares.
Barato Mercedes
Ariana
Fernando
Javier
Lopezosa
Esterkin
Arlandis
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Ejemplo de Canales de Comunicacin
Revisiones semana 1:
Proyecto de traduccin de un libro: Organizar fase de revisiones entre pares.
Barato Mercedes
Javier
Lopezosa
Esterkin Ariana
Fernando
Arlandis
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Ejemplo de Canales de Comunicacin
Revisiones semana 2:
Proyecto de traduccin de un libro: Organizar fase de revisiones entre pares.
Barato Mercedes
Javier
Lopezosa
Esterkin Ariana
Fernando
Arlandis
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Ejemplo de Canales de Comunicacin
Revisiones semana 4:
Proyecto de traduccin de un libro: Organizar fase de revisiones entre pares.
Barato Mercedes
Ariana
Fernando
Arlandis Javier
Lopezosa
Esterkin
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Ejemplo de Canales de Comunicacin
Revisiones pendientes:
Proyecto de traduccin de un libro: Organizar fase de revisiones entre pares.
Barato Mercedes
Ariana
Fernando
Arlandis Javier
Lopezosa
Esterkin
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Dimensiones de las Comunicaciones
Interna Externa
Formal Informal
Vertical Horizontal
Oficial Extraoficial
Escrita Oral
Verbal No Verbal
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Habilidades de Comunicacin
Escuchar de manera activa y eficaz.
Formular preguntas e investigar ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensin.
Educar para aumentar el conocimiento del equipo y que ste pueda ser ms eficaz.
Investigar los hechos para identificar o confirmar informacin;
Identificar y gestionar expectativas.
Persuadir a una persona, a un equipo o a una organizacin para llevar a cabo una accin.
Motivar para proporcionar estmulo y confianza.
Orientar para mejorar el desempeo y alcanzar los resultados deseados.
Negociar para lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente aceptables.
Resolver conflictos para prevenir impactos negativos.
Resumir, recapitular e identificar los prximos pasos.
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El Hbito de la Escucha Emptica
Tpicas respuestas autobiogrficas:
Evaluacin: Nos mostramos de acuerdo o disentimos.
Sondeo: Formulamos preguntas partiendo de nuestro propio marco de referencia.
Consejo: Proponemos una solucin sobre la base de nuestra experiencia.
Interpretacin: Tratamos de descifrar a alguien, explicar sus motivos, su conducta, sobre la base de nuestros propios motivos y conductas.
Los cuatro grados de comunicacin emptica:
1. Imitar el contenido: El hijo dice Pap, la escuela no sirve para nada y el padre responde As que piensas que la escuela no sirve para nada.
2. Parafrasear el contenido: El hijo dice Pap, la escuela no sirve para nada y el padre responde Ya no quieres ir a la escuela.
3. Reflejar los sentimientos: El hijo dice Pap, la escuela no sirve para nada y el padre responde Te sientes realmente frustrado.
4. Parafrasear el contenido y reflejar los sentimientos: El hijo dice Pap, la escuela no sirve para nada y el padre responde Te sientes realmente frustrado en la escuela.
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Reuniones
1. Objetivos claros antes empezar
2. Convoca con unos minutos de antelacin
3. Declara los objetivos al comenzar
4. Reuniones cortas pero frecuentes
5. El material preparado y aprendido
6. Toma notas activamente y concntrate
7. De verdad tienes que asistir?
8. Distracciones externas cero
9. Marca un tiempo para la reunin
10. Objetivos en voz alta a la salida
11. Las reuniones productivas son un arte
Berto Pena
Experto en productividad personal
Autor del blog:
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No hay que decir T Hay que decir Yo
No hay que decir :
Ests mintiendo.
Te olvidas de algo.
Ests equivocado.
No ests siendo lgico.
Ests divagando.
Tienes que explicarte mejor.
Tienes que aprender a ser puntual.
Debes informar a la gente mejor.
Has roto tu palabra.
Eres un racista.
Hay que decir:
Yo no creo que esa informacin pueda ser correcta.
Yo aadira algo.
Yo no veo esto de la misma manera.
Yo encuentro difcil seguir tu razonamiento.
Yo no veo qu tiene esto que ver con el punto que estamos tratando.
Yo no entiendo lo que quieres decir.
Me siento (alterado, enfadado) cuando no llegas a tiempo.
En el futuro, quiero que informes a la gente sobre
Me siento decepcionado.
Me siento discriminado.
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Comunicaciones difciles: Mtodo D.A.P.A.
Planificar la discusin
o Metas
o Objetivos
o Hechos
o Argumentos
Durante la discusin
o Define: Definir el problema
o Accept: Aceptar que se trata de un problema que es necesario resolver
o Prove: Discutir soluciones y validarlas
o Accept: Acordar la solucin y el plan de accin
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Con las personas, despacio es rpido
Nuestra responsabilidad es conocer bien a cada interesado, ponindonos en su lugar, en lo que respecta al proyecto que estamos dirigiendo: Tener claros sus intereses, saber a quin debo contentar ms y cmo hacerlo a travs de la comunicacin emptica.
En la comunicacin con los interesados, si hay un terreno donde ms despacio hay que ir, es cuando discutimos.
Cuando se produce una discusin entre miembros del equipo, o entre interesados, o alguien discute directamente con nosotros, aqu tenemos una oportunidad de oro para ganar una victoria pblica a favor del proyecto.
Un Director de Proyectos nos parece verdaderamente efectivo cuando logra resolver un conflicto, y por otro lado, el proyecto logra un avance cualitativo despus de que un conflicto se resuelve satisfactoriamente para las partes implicadas.
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