planificacionestrategicacosta rica 2010...

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Planificación Estratégica en organizaciones públicas

“Planificación Estratégica y Construcción de

Indicadores de Desempeño en el Sector Público de

Costa Rica”

San José, 5 al 9 de Abril.

Ministerio de Justicia y Paz

Dirección General de Presupuesto Nacional. Ministerio

de Hacienda. Costa Rica

Área de Políticas Presupuestarias y Gestión Pública ILPES/CEPALMarianela.armijo@cepal.orgRosario.Bello@cepal.org

Contenido

• Planificación Estratégica (PE) en el sector público: contexto, especificidad

• Metodología

• El proceso de planificación estratégica

• Principales dificultades de aplicación de PE en el sector público

• PE como insumo al Presupuesto orientado a resultados: Factores críticos de éxito

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Contexto de la Planeación Estratégica (PE): Presupuesto orientado a resultados

Planes Estratégicos acompañan Formulación Presupuesto

Planes Estratégicos acompañan Formulación Presupuesto

La PES provee información sobre indicadores y metas para monitorear y evaluar

La PES provee información sobre indicadores y metas para monitorear y evaluar

La PES provee información sobre indicadores y metas para monitorear y evaluar

La PES provee información sobre indicadores y metas para monitorear y evaluar

Los indicadores que se crean a partir del PES “permitirían” mejorar transparencia y Rendición de Cuentas

Los indicadores que se crean a partir del PES “permitirían” mejorar transparencia y Rendición de Cuentas

La fase de PE facilita “ priorizar “ objetivos y asignación de recursos que permitan alcanzar los resultados esperados.

La PE “permitiría” facilitar la identificación de objetivos y metas asignando responsables por la gestión

La PE “permitiría” proveer información sobre lo que las entidades “quieren” hacer con los recursos asignados y cuales son los logros esperados (productos, resultados intermedios y finales)

La PE posibilita generación indicadores estratégicos que facilitan la transparencia tanto al interior de la entidad como hacia fuera)

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¿¿QuQuéé es la Planificacies la Planificacióón n EstratEstratéégica? gica?

“Proceso que se sigue para determinar los objetivos y las metas de una organización y las

estrategias que permitirán alcanzarlas”

La Planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el control y evaluación de

gestión

(*) Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, EntornoProceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998

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Quienes somos,que hacemos y para quienes

Quienes somos,que hacemos y para quienes

Que esperamos lograr, donde queremos ir

Que esperamos lograr, donde queremos ir

Cómo podemos llegarCómo podemos llegar

Como sabemos que llegamosComo sabemos que llegamos

Objetivos

Estrategias

Indicadores de Desempeño

Misión

La medición del desempeño es parte de un largo proceso de planeamiento

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Apoyo al establecimiento de prioridades, asignación, evaluación

� Apoya el proceso de definición de prioridades y políticas de gobierno

� Como insumo para la programación y formulación presupuestaria

� Apoyo para el establecimiento de indicadores de desempeño que permite el monitoreo y la evaluación

QUE HARAN LOS SECTORES, INSTITUCIONES Y PROGRAMAS

COMO MEDIR Y EVALUAR

COMO ASIGNAR RECURSOS

Establecimiento de prioridades:

Plan Nacional de Desarrollo, Políticas Sectoriales Justicia,

Seguridad Ciudadana….Planificación Estratégica Ministerio

de Justicia y Paz

MetasMetas GlobalesGlobales del PNDdel PND

• Reducir la pobreza en al menos un 4%.

• Aumentar la inversión en educación del 6% al 8% anual como porcentaje del PIB.

• Crecimiento sostenido de la producción del 6% anual.

• Invertir al menos un 2% del PIB en ciencia y tecnología en un período de 8 años.

• Asignar al menos un 1% del presupuesto del Gobierno Central al sector cultura.

Sector Seguridad Ciudadana y Prevención de la Violencia

I. Diagnóstico Inicial

• Niveles de violencia (datos PNUD)

• Percepción de Inseguridad

• Valoración negativa del desempeño de la Fuerza Pública

• Aumento de las tasas de reclusión

• Estancamiento de las cifras de reincidencia

• Presión sobre el sistema penitenciario

Sector Seguridad Ciudadana y Prevención de la Violencia

II. Desafío: Vencer el temor

“ El desafío es que los costarricenses vuelvan a estar y a sentirse seguros en el disfrute de su integridad personal y patrimonio…..

Se trata entonces de enfrentar un desafíomultidimensional- que incluye facilitar la reinserciónproductiva y asertiva de los privados de libreatad- que se verá afectado no s’lo por las acciones policiales, sino de todas las instituciones ligadas a la función de ordenpúblico y, aun más por el conjunto de la políticaeconómica y social”

Sector Seguridad Ciudadana y Prevención de la Violencia

III. METAS SECTORIALES

1. Detener el agudo crecimiento de los índices de criminalidad, manteniendolos en el mismo nivel en que se encontraban al inicio del período de Gobierno, y mejorar los niveles de tranquilidad de la ciudadanía

2. Promover la participación de los gobiernos locales en la prestación de seguridad comunitaria y dinamizar las redes locales para la prevención de la violencia y el delito

3. Fortalecer programas de prevención de la violencia dirigidos a adolescentesy jóvenes en riesgo social

4. Fortalecer la coordinación, los mecanismos de comunicación e informaciónpara la toma de decisiones y los esfuerzos interinstitucionales entre los órganos policiales y judiciales, para la prevención y control de la violencia y el delito.

Sector Seguridad Ciudadana y Prevención de la Violencia

III. METAS SECTORIALES

• Desarrollar un modelo de administración de flujos migratorios que permita el ejercicio de un control migratorio respetuoso de los derechos humanos, y tendientes a la Integración de la población migrante a la seguridad social y a los servicios que ofrece el Estado costarricense.

• Desarrollar programas para la disminución de la prevalencia del consumo de drogas, propiciando la articulación de iniciativas de prevención del consumo y de rehabilitación de drogodependientes.

• Desarrollar programas para prevenir y reprimir severamente el tráfico ilícito de drogas, la legitimación de capitales y las actividades conexas.

Sector Seguridad Ciudadana y Prevención de la Violencia

III. METAS SECTORIALES

• Fortalecer los programas que hagan posible la protección plena de los derechos humanos de las personas privadas de libertad y su inserción asertiva. Así como la mejora de las condiciones de seguridad de los centros penales del País

• Fortalecer los mecanismos y recursos destinado por el Estado costarricense para enfrentar de manera contundente las diversas manifestaciones del crimen organizado nacional y transnacional.

• Fortalecer la seguridad jurídica y registral mediante la modernización de la plataforma tecnológica del Registro Nacional, la incorporación de la firma digital a los procedimientos registrales y la regularización del catastro y del registro de bienes Inmuebles.

MISIÓNVISIÓN

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

MV

OE

MV

OE

MV

OE

2. ANALIZAR LA COHERENCIA ENTRE NIVELES

ALINEACIÓN

ALINEACI

ALINEACIÓÓNNANALIZAR

ANALIZAR

ANALIZAR

PND

PROGRAMASMINISTERIO

SECTOR

Planificación Estratégica al interior de las entidades

Validan y fundamentan el valor público de la organización……Misión…frente a “otros” (M. Hacienda, Planificación, Congreso, Ciudadanos) Por mandato….

Directivos y funcionarios encuentran un cauce para discutir lo mejor para el futuro de la organización….Obj. Estratégicos

Buscan una manera para contar con un proceso ordenado de implementación de los objetivos y estrategias y poder medir el desempeño……

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Especificidades PE ámbito público

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� Análisis del entorno y del ambiente interno

� Usuarios-ciudadanos v/s clientes

� Dificultad para establecer los fines, propósitos y resultados esperados

� Muchas veces es solo una herramienta referencial para establecimiento de prioridades y la formulación presupuestaria

Metodología depende de los diferentes niveles de decisión gubernamental en que se aplica

• Planeación Nacional de Desarrollo –Lineamientos Estratégicos

• Prioridades Sectoriales (Metas Sectoriales)

• Planificación Estratégica Institucional- Ministerial

• Planificación Estratégica Programa (Entidad descentralizada, etc)

• Programación Anual Operativa

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Planificación Estratégica para lasinstituciones públicas

• Debe por lo tanto cumplir con ciertos requisitos:

– Ser simple de realizar (en el marco del proceso de presupuestación)

– Orientada a servir de apoyo como información complementaria al presupuesto orientado a resultados

– Apoyar la rendición de cuentas

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CICLO DEL CO NTRO L DE G ESTIO N

Consideración de nuevos productos y

ob jetivos estratégicos

Revisión de presupuestos y

programas

M edidas correctivas

EVALUACION P

RESUPUESTO

M ETAS / PROGRAMACION

EJECUCION

PLANIFICION

ESTRATEGIA

(*) Adaptado de Figura: Las cuatro etapas del control de gestión.Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard

Business School. Ed. Deusto. 1998

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Planificación Estratégica y Presupuesto orientado a resultados

Planes Estratégicos Institucionales

Plan Operativo Institucional

Presupuesto

Plan Financiero Multianual

Plan Nacional de Inversiones

Plan Nacional de Desarrollo

METAS SECTORIALES

Planificación EstratégicaProgramas???

Planificación EstratégicaProgramas???

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Contenido

� Planificación Estratégica (PE) en el sector público: contexto, especificidad

� El proceso de planificación estratégica-conceptos

� Principales dificultades de aplicación de PE en el sector público

� PE como insumo al Presupuesto orientado a resultados: Factores críticos de éxito

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EL proceso de Planificación Estratégica

Abril 2010

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24

MISION

VISION

ESTRATEGIAS

OBJETIVOS

ESTRATEGICOS

METAS o LINEAS DE ACCION

PROYECTOS, PROGRAMAS, ACTIVIDADES

INDICADORES

PL

AN

E

STR

AT

EG

ICO

RAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITO

FUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDAD

MEDIOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS

COMO

QUE ESPERA LOGRAR LA ENTIDAD PARA CUMPLIR SU MISION

ANALISIS DEL MEDIO EXTERNO E INTERNO

PROPOSITOS

FUNDAMENTALES

CONCRECION DE LOS

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

MEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS

PRESUPUESTO

Los distintos niveles organizacionales determinan diferentes tipos de indicadores

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Planificación Estratégica Dirección

Planificación EstratégicaDIVISIONES/DEPARTAMENTOS

AREAS DE APOYO

Muchas veces no se da una

Integración ordenadaY formalizada

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27

SituaciSituaciSituaciSituacióóóónnnnFuturaFuturaFuturaFutura

deseadadeseadadeseadadeseadaSituaciSituaciSituaciSituacióóóónnnn

inicialinicialinicialinicial brecha

BASADA EN LAS PRIORIODADES DE POLITICAS,BASADA EN LAS PRIORIODADES DE POLITICAS,BASADA EN LAS PRIORIODADES DE POLITICAS,BASADA EN LAS PRIORIODADES DE POLITICAS, LA LA LA LA PLANIFICACIPLANIFICACIPLANIFICACIPLANIFICACIÓÓÓÓN ESTRATN ESTRATN ESTRATN ESTRATÉÉÉÉGICA COMIENZA DANDO GICA COMIENZA DANDO GICA COMIENZA DANDO GICA COMIENZA DANDO RESPUESTA A ESTAS RESPUESTA A ESTAS RESPUESTA A ESTAS RESPUESTA A ESTAS TRESTRESTRESTRES PREGUNTAS:PREGUNTAS:PREGUNTAS:PREGUNTAS:

iiiiiiii)))) ¿¿¿¿DDDDóóóónde queremos ir?nde queremos ir?nde queremos ir?nde queremos ir?−−−− Objetivos estratObjetivos estratObjetivos estratObjetivos estratéééégicos y metas.gicos y metas.gicos y metas.gicos y metas.

iiiiiiiiiiii)))) ¿¿¿¿CCCCóóóómo podemos llegar a donde queremos ir?mo podemos llegar a donde queremos ir?mo podemos llegar a donde queremos ir?mo podemos llegar a donde queremos ir?−−−− Comprender las prioridades Comprender las prioridades Comprender las prioridades Comprender las prioridades −−−− QuQuQuQuéééé cursos de accicursos de accicursos de accicursos de accióóóón se requieren (estrategias)n se requieren (estrategias)n se requieren (estrategias)n se requieren (estrategias)−−−− QuQuQuQuéééé decisiones debemos tomar.decisiones debemos tomar.decisiones debemos tomar.decisiones debemos tomar.

i)i)i)i) ¿¿¿¿DDDDóóóónde estamos hoy?nde estamos hoy?nde estamos hoy?nde estamos hoy?−−−− AnAnAnAnáááálisis de situacional.lisis de situacional.lisis de situacional.lisis de situacional.−−−− AnAnAnAnáááálisis de la Misilisis de la Misilisis de la Misilisis de la Misióóóón y Visin y Visin y Visin y Visióóóón.n.n.n.

28

DefiniciDefinicióónn de la de la poblacipoblacióónn objetivoobjetivo

CuCuááles son losles son losProblemas de laProblemas de la

PoblaciPoblacióón objetivon objetivoDel programaDel programa

Población

sin el

problema

Población

de

Referencia

o

UniversoPoblación

potencial

Población

potencial

postergada

Población

Objetivo

del

programa

Población atendida

Población

en espera

�Microempresarios de México�MyPimes del Estado de Tamaulipas �Municipios XX y TT

�Microempresarios con ingresos <= a USD 300.000 año�MyPimes con menos de 10 trabajadores�Municipios de XX y TT c/ menos de 2000 habitantes

�Microempresarios con ingresos iguales o menores a USD 300.000 año constituidos en organizaciones formales o informales�MyPimes con crédito asegurado�Municipios menos de 2000 hab con problemas de vías de acceso

�Microempresarios con …………………, han recibido subsidio de asistencia técnica

�MyPimes …… han recibido capacitación en administración de empresas

�Municipios d….. han iniciado la construcción y reparación de vías de comunicación

Se requiere sustentar la Se requiere sustentar la

poblacipoblacióón con n con

ananáálisis cuantitativos y lisis cuantitativos y

de caracterizacide caracterizacióón n

de la poblacide la poblacióónn

(edad, sexo, (edad, sexo,

nivel socioeconnivel socioeconóómico, mico,

urbanourbano--rural, rural,

actividades econactividades econóómicas micas

caractercaracteríísticas culturales)sticas culturales)

29

� qué hacemos?

� para quiénes los hacemos?

� qué capacidades tenemos?

� qué resultados tenemos?

� qué problemas enfrentamos?

� Cómo lo hacemos?

� En qué colocamos los recursos?

En la base decualquier planificaciónEstratégica hay unAnálisis Situacional

* * * * CapacidadesCapacidadesCapacidadesCapacidades* * * * recursosrecursosrecursosrecursos

ResultadosResultadosResultadosResultados

SolucionesSolucionesSolucionesSolucionesque hoyque hoyque hoyque hoy

implementamosimplementamosimplementamosimplementamos

* * * * PoblaciPoblaciPoblaciPoblacióóóónnnn objetivoobjetivoobjetivoobjetivo* * * * AnAnAnAnáááálisislisislisislisis de losde losde losde los

InvolucradosInvolucradosInvolucradosInvolucrados: : : : laslaslaslasDemandasDemandasDemandasDemandas a a a a laslaslaslas quequequequeRespondemosRespondemosRespondemosRespondemos

Prioridades delGobierno y Sectoriales

RestriccionesRestriccionesRestriccionesRestriccionesPresupuestoPresupuestoPresupuestoPresupuestoe e e e IncentivosIncentivosIncentivosIncentivos

30

SituaciSituaciSituaciSituacióóóónnnnFuturaFuturaFuturaFutura

deseadadeseadadeseadadeseadabrecha

1. ANALISIS

¿Dónde estamos

hoy?

AnAnAnAnáááálisis situacionallisis situacionallisis situacionallisis situacionalAnAnAnAnáááálisis de Misilisis de Misilisis de Misilisis de Misióóóón y Visin y Visin y Visin y Visióóóónnnn

SituaciSituaciSituaciSituacióóóónnnninicialinicialinicialinicial

MISIONMISIONMISIONMISION

CuCuCuCuááááles son nuestrasles son nuestrasles son nuestrasles son nuestrasCapacidades?Capacidades?Capacidades?Capacidades?QuQuQuQuéééé queremosqueremosqueremosqueremos

Lograr?Lograr?Lograr?Lograr?

FACTORES QUE LA INSTITUCION PUEDE CONTROLAR

FortalezasFortalezasFortalezasFortalezasDebilidadesDebilidadesDebilidadesDebilidades

* Capacidades* Capacidades* Capacidades* Capacidades* Recursos* Recursos* Recursos* Recursos

ANALISIS SITUACIONAL DE LAS BRECHAS AL INTERIOR DE LA ANALISIS SITUACIONAL DE LAS BRECHAS AL INTERIOR DE LA ANALISIS SITUACIONAL DE LAS BRECHAS AL INTERIOR DE LA ANALISIS SITUACIONAL DE LAS BRECHAS AL INTERIOR DE LA ORGANIZACIORGANIZACIORGANIZACIORGANIZACIÓÓÓÓN QUE DIFICULTAN OBTENER MEJORES RESULTADOSN QUE DIFICULTAN OBTENER MEJORES RESULTADOSN QUE DIFICULTAN OBTENER MEJORES RESULTADOSN QUE DIFICULTAN OBTENER MEJORES RESULTADOSY UNA MEJOR GESTION DEL DESEMPEY UNA MEJOR GESTION DEL DESEMPEY UNA MEJOR GESTION DEL DESEMPEY UNA MEJOR GESTION DEL DESEMPEÑÑÑÑO O O O

MISIONMISIONMISIONMISION

VALOR PUBLICOVALOR PUBLICOVALOR PUBLICOVALOR PUBLICOQUE QUEREMOSQUE QUEREMOSQUE QUEREMOSQUE QUEREMOS

GENERARGENERARGENERARGENERAR

MISIONMISIONMISIONMISION

QuQuQuQuéééé queremosqueremosqueremosqueremosLograr?Lograr?Lograr?Lograr?

QuQuQuQuéééé se requiere y se requiere y se requiere y se requiere y es viable?es viable?es viable?es viable?

MISIONMISIONMISIONMISIONOportunidadesOportunidadesOportunidadesOportunidades

AmenazasAmenazasAmenazasAmenazas* Necesidades de la * Necesidades de la * Necesidades de la * Necesidades de la

poblacipoblacipoblacipoblacióóóón objetivo y de n objetivo y de n objetivo y de n objetivo y de nuestros sociosnuestros sociosnuestros sociosnuestros socios

* Entorno social, pol* Entorno social, pol* Entorno social, pol* Entorno social, políííítico, tico, tico, tico, econeconeconeconóóóómico, tecnolmico, tecnolmico, tecnolmico, tecnolóóóógicogicogicogico

FACTORES QUE LA INSTITUCION NONO PUEDE CONTROLAR

ANALISIS DEL ENTORNO: LOS RIESGOS QUE PUEDEN MINIMIZAR ANALISIS DEL ENTORNO: LOS RIESGOS QUE PUEDEN MINIMIZAR ANALISIS DEL ENTORNO: LOS RIESGOS QUE PUEDEN MINIMIZAR ANALISIS DEL ENTORNO: LOS RIESGOS QUE PUEDEN MINIMIZAR LOS NIVELES DE LOGRO DE LOS RESULTADOS Y AFECTAR LALOS NIVELES DE LOGRO DE LOS RESULTADOS Y AFECTAR LALOS NIVELES DE LOGRO DE LOS RESULTADOS Y AFECTAR LALOS NIVELES DE LOGRO DE LOS RESULTADOS Y AFECTAR LAGESTIONGESTIONGESTIONGESTION

MISIONMISIONMISIONMISION

OportunidadesOportunidadesOportunidadesOportunidades AmenazasAmenazasAmenazasAmenazas

ESTRATEGIASESTRATEGIASESTRATEGIASESTRATEGIAS

INTERNOSINTERNOSINTERNOSINTERNOS

PlanificaciPlanificaciPlanificaciPlanificacióóóón Estratn Estratn Estratn EstratéééégicagicagicagicaAnAnAnAnáááálisis AFODlisis AFODlisis AFODlisis AFOD

EXTERNOSEXTERNOSEXTERNOSEXTERNOS

F+O F+A

AmenazasAmenazasOportunidadesOportunidades

D+O D+A

MACRO

MICRO

FortalezasFortalezas

DebilidadesDebilidades

F+AF+A

EstrategiasEstrategiasde reduccide reduccióón n de riesgosde riesgos

D+OD+O

EstrategiasEstrategiasde superacide superacióónndebilidadesdebilidades

MISIONMISIONMISIONMISIONOportunidadesOportunidadesOportunidadesOportunidades

AmenazasAmenazasAmenazasAmenazas* Necesidades de la * Necesidades de la * Necesidades de la * Necesidades de la

poblacipoblacipoblacipoblacióóóón objetivo y de n objetivo y de n objetivo y de n objetivo y de nuestros sociosnuestros sociosnuestros sociosnuestros socios

* Entorno social, pol* Entorno social, pol* Entorno social, pol* Entorno social, políííítico, tico, tico, tico, econeconeconeconóóóómico, tecnolmico, tecnolmico, tecnolmico, tecnolóóóógicogicogicogico

CuCuCuCuááááles son nuestrasles son nuestrasles son nuestrasles son nuestrasCapacidades?Capacidades?Capacidades?Capacidades?QuQuQuQuéééé queremosqueremosqueremosqueremos

Lograr?Lograr?Lograr?Lograr?

QuQuQuQuéééé se requiere y se requiere y se requiere y se requiere y es viable?es viable?es viable?es viable?

MISIONMISIONMISIONMISION

FortalezasFortalezasFortalezasFortalezasDebilidadesDebilidadesDebilidadesDebilidades

* Capacidades* Capacidades* Capacidades* Capacidades* Recursos* Recursos* Recursos* RecursosElElElEl

MejorMejorMejorMejorcursocursocursocurso

de accide accide accide accióóóónnnn

i) i) i) i) ¿¿¿¿DDDDóóóónde estamos hoy?nde estamos hoy?nde estamos hoy?nde estamos hoy?−−−− AnAnAnAnáááálisis de la situacilisis de la situacilisis de la situacilisis de la situacióóóón.n.n.n.−−−− AnAnAnAnáááálisis del entorno.lisis del entorno.lisis del entorno.lisis del entorno.−−−− AnAnAnAnáááálisis interno.lisis interno.lisis interno.lisis interno.

DDDDóóóónde y nde y nde y nde y CCCCóóóómo estamos?mo estamos?mo estamos?mo estamos?

DDDDóóóónde queremos estar, nde queremos estar, nde queremos estar, nde queremos estar, y dy dy dy dóóóónde debemos estarnde debemos estarnde debemos estarnde debemos estar

AnAnAnAnáááálisis lisis lisis lisis SituacionalSituacionalSituacionalSituacional

AnAnAnAnáááálisis de Problemaslisis de Problemaslisis de Problemaslisis de ProblemasAnAnAnAnáááálisis FODAlisis FODAlisis FODAlisis FODA

Conceptos

Visión

Misión: Productos-Usuarios

Objetivos Estratégicos

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VisiónMinisterio de Justicia y Paz

(Costa Rica)

• Los costarricenses encontrarán en el Ministerio de Justicia una entidad dispuesta a brindar un servicio de alta calidad, capaz de

garantizar la seguridad jurídica de los ciudadanos, el respeto a los derechos humanos y una respuesta ágil y efectiva a los

requerimientos de una sociedad moderna.

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VISIVISIÓÓNN

Ser la institución pública reconocida a nivel nacional por su eficacia y eficiencia en la labor de protección del ambiente y en garantizar la utilización racional y armónica de las áreas protegidas; asegurando el aprovechamiento, renovación, conservación y sostenibilidad de los recursos y patrimonio natural.

SECRETARIA DEL MEDIO AMBIENTE

¿Cómo se redacta?

• Puede ser más amplia que la Misión Institucional, y debe contener aspectos que permitan a los ciudadanos identificar que pueden esperar de la Entidad en cuanto a valores, creación de oportunidades, proyección, etc.

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MISION

Declaración fundamental que le da el carácter constitutivoa la organización y a su acción, establece su mandato

Fija los los propósitos, fines y límites de la organización

Señala la dirección de las acciones a seguir

40

PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA

MISION: MISION:

� ¿PARA QUÉ EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

� ¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE GENERA?

� ¿CUÁLES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS?

� ¿PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI.

� ¿ CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/ PROGRAMA?

41

PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE

LA MISION: LA MISION:

� ¿CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA COBERTURA ACTUAL?

� ¿CUÁL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

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El valor de una organización no se limita al valor

operativo de la MISION ACTUAL

¿Serán necesarias estas funciones y estos

productos?

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MisionMinisterio de Justicia y Paz

Costa Rica

• Órgano del Estado Costarricense responsable de la rectoría en materia penitenciaria; de la seguridad jurídica de los bienes e muebles e inmuebles de sus habitantes; de la prevención integral de la violencia y el delito; del control de los espectáculos públicos que presencien los menores de edad; de promover una cultura de paz mediante la resolución alterna de conflictos; y de constituir el representante legal del Estado costarricense, así como ser consultor de la Administración Pública.

MisiónAdministración Penitenciaria.

Dirección General de Adaptación Social

• Desarrollar las acciones administrativas de custodia y atención profesional de la población bajo la administración penitenciarianacional dentro del marco del respeto de los derechos humanos, procurando el fortalecimiento de las potencialidades y la construcción de oportunidades para laspersonas sentenciadas en prisión y con sanciones alternativas.

Ministerio de Justicia

Chile

• Estudiar, formular, desarrollar, políticas, planes, programas y acciones coordinadas con los estamentos del sector y organismosrelacionados con el fin de dotar al país, a través de las instituciones que imparten y aplican acciones en materia de justicia, de todas las herramientas necesarias para que se aplique una justicia ágil, eficiente, confiable y equitativa para todos los ciudadanos que lo requieran.

MisiónGendarmería de Chile

• Contribuir a una sociedad más segura, garantizando el cumplimiento eficaz de la detención preventiva y de las condenas quelos Tribunales determinen, proporcionando a los afectados un trato digno, acorde a sucalidad de persona humana y desarrollandoprogramas de reinserción social que tiendan a disminuir las probabilidades de reincidenciadelictual

Utilidad de una “buena” declaración de Misión

• Establecen el marco que justifica la intervención pública en el ámbito de responsabilidad

• Capacidad de mantener el foco directivo en lo importante

• Lograr encauzar los apoyos políticos y capacidades administrativas de la institución

• Mostrar a los grupos de interés la creación de valor público esperado

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¿Qué no debe faltar en la redacción de la misión?

• Productos finales, principales o estratégicos (bienes y servicios)

• Los usuarios o beneficiarios, población objetivos a quienes se dirigen dichos bienes y servicios

• Efectos o impactos que pueden esperar los usuarios, beneficiarios y la ciudadanía en su conjunto.

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Cuando es necesario reformular la Misión

• El Programa o Entidad ha tenido una evaluación que recomienda la revisión del tipo de productos que provee: ampliar, eliminar, refundir algún tipo de bien o servicio.

50

Cuando es necesario reformular la Misión

• A partir de un diagnóstico organizacional se detecta que es necesario una ampliación de la cobertura de los bienes y servicios hacia otras regiones del país, lo cual implica ampliar el ámbito de acción del Programa o la Entidad.

51

Cuando es necesario reformular la Misión

• A partir de una política gubernamental se priorizan acciones en determinado sector, dándose competencias extraordinarias a un Programa o Entidad para asumir la ejecución de dicha política

52

PRIMER TRABAJO GRUPAL

• ANALIZAR LA MISION DEL MINISTERIO

– ESTABLECER LA COHERERENCIA CON LA VISION Y

LA POLITICA DEL SECTOR (Plan Nacional del

Desarrollo, Prioridades de Políticas Públicas,

otros aspectos de contexto relevantes)

• IDENTIFICAR LOS SIGUIENTES ATRIBUTOS:

– Bienes o servicios

– Usuarios, Población Objetivo

– Efecto o Impacto Esperado

Análisis de productos y usuarios

Para lograr una formulación consistentede la misión QUE-PARA QUIEN, debendefinirse cuales son los:

55

PRODUCTOS ESTRATEGICOS , FINALES

USUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOS

56

PRODUCTOS FINALES

“Principal bien o servicio que la instituciónproporciona directamente a un usuario externo”

� Prioridad Estratégica: relacionado con el mandato legal, las prioridades de gobierno, las prioridades institucionales.

� Demanda de los usuarios: continua, sistemática, permanente, cautiva.

� Número de transacciones: significativa

57

� Recursos que se consumen en su generación (porcentaje del presupuesto destinado a la provisión del servicio) o de recursos humanos (porcentaje de funcionarios afectados a la provisión del servicio).

� Tiempo: cantidad de tiempo importante en su generación

� Importancia para la información externa: Alta

Productos Finales

58

PRODUCTOS INTERMEDIOS

� Subproductos obtenidos a partir de los insumos ocupados para la obtención del producto final

� No son productos críticos

� No necesitan un monitoreo regular

� Baja importancia para la información externa

59

Definir productos finales e intermedios, clave para la evaluación

PF1 PF2 PF3 PF4

PI 1.1

PI 1.2

PI 2.1

PI 2.2

PI 3.1

PI 3.2

PI 4.1

PI 4.2

PI 4.3

EVALUACION

ESTRATEGICA

Cuantos Productos a quienes

Costo PF/I

Resultado Intermedio

Final- Impacto

A1.1.1

A1.2.1

A1.1.2

A2.1.1,2

A3.2A3.1 A4.1.1

A4.A4.1.2

OPERATIVA

I II I II I II I II

Costo PI/PI/NºTrabajadores

Costos Insumos

Nº de trabajadoresI II

U1 U4U3U2

USUARIOS EXTERNOS PR

OD

UC

TO

S FIN

AL

ES

PR

OD

UC

TO

S INT

ER

M.

60

Usuarios Externos, Población Objetivo, Beneficiario

� Usuarios externos: quien recibe directamente el bien o servicio

� Población potencial corresponde a la población totalque presenta la necesidad y/o problema que justifica el

programa y por ende pudiera ser elegible para su atención

� Población Objetivo: población que el programa tiene planeado o programado atender en un período dado de tiempo, pudiendo corresponder a la totalidad de la población potencial o a una parte de ella

� Beneficiarios efectivos:son aquellos que están siendo o han sidoatendidos por el programa.

Ejemplos de Productos Finales o Estratégicos

PRODUCTOS

• Gendarmería de Chile

1. Vigilancia

2. Atención

3. Asistencia

USUARIOS1. VigilanciaPoblación Penal

Familiares de la Población Penal…

Sistema de Administración de

Justicia

Carabineros de Chile

Policía de Investigaciones de Chile

2. AntenciónPoblación Penal

Beneficios de Salida al Medio Libre

Apoyo a la reinserción post-penitenciaria

3. AsistenciaPoblación Penal

Familiares de la Población Penal

Población Egresada de los Centros Penales con Apoyo Post-

Penitenciario

Ejemplos de Productos Finales o EstratégicosAdministración Penitenciaria

Productos

Servicios de atención a

la población penal

Usuarios

Población penal

Penitenciaria y personal

administrativo

Beneficiarios

Población penal, sociedad civil

Policía penitenciaria y personal

Del Sistema Penitenciario

Segundo trabajo grupal

• IDENTIFICAR PARA CADA PRODUCTO FINAL/ ESTRATEGICO LOS USUARIOS/BENEFICIARIOS

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

64

La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividadesprioritarias para el mejoramiento de la organización y aprovechar

las ventajas.

Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y orientaciones de las políticas

ministeriales

Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una pregunta esencial:

¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para

tener un accionar coherente con la misión?

Objetivos Estratégicos

• Constituyen la base para el establecimiento de los indicadores que permitirán medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados.

65

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

66

Su definición debe permitir identificar acciones en ámbitos de:

�Productos estratégicos

�procesos claves

�cobertura

�calidad

�oportunidad del servicio, etc

“Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, alcanzar, generar, adecuar”

Cómo se redactan?

• Señalar la expresión de logro, evidenciar un cambio o transformación que se esperan con las políticas a cargo de la Institución

– Mejorar los estándares de competitividad, disminuir niveles de pobreza, mejorar los niveles de seguridad, etc.

• Evitar los “esfuerzos” tales como “Contribuir”, “Fomentar”, “Procurar” (con excepción cuando se comparten resultados con otras instituciones)

• La ciudadanía debe conocer hacia donde se dirigen los recursos asignados de la Institución en su globalidad

• Deben responder a un problema social o aspecto relacionado con la misión

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Objetivos EstratégicosCriterios de validación

1. Es consistente con la misión de la entidad, expresa las variables asociadas a los resultados esperados en sus clientes, usuarios o beneficiarios (impacto, cobertura, calidad del servicio, entre otros). Se visualiza claramente que operacionaliza la misión y/o visión.

2. Es consistente con las Prioridades Institucionales

3. Permite ser especificados en efectos o resultados deseados, susceptibles de revisar y evaluar.

4. Es posible de traducir en objetivos específicos o metas y ser traducidos en tareas asignables a la organización.

5. Es factible de realizar en plazos determinados y con los recursos disponibles.

6. El conjunto de objetivos estratégicos de la Institución o el Programa (son suficientes), permitirá lograr plenamente lo señalado en la Misión con eficiencia, eficacia y calidad (se lograrán evaluar posteriormente los resultados esperados)

Ejemplos Objetivos EstratégicosMinisterio de Justicia (Chile)

• Estudiar, proponer e impulsar las reformas y modificacioneslegales que faciliten el Fortalecimiento y modernización del sistema de administración de justicia del país, en materia civil, penal, orgánica de tribunales, penitenciaria, infancia, adolescencia, vecinal y militar.

• Dar seguimiento a la implementación de las reformas y normativas legales vigentes en materia de familia, procesalpenal, penal adolescente, rediseño institucional del ServicioNacional de Menores y laboral para perfeccionarlas, a travésde estudios y monitoreo.

Ejemplos Objetivos EstratégicosMinisterio de Justicia (Chile)

• Formular y coordinar la ejecución de los planes y programasde inversión para la implementación de las políticassectoriales que faciliten el fortalecimiento y modernizacióndel sistema de administración de justicia del país.

• Promover instancias de información y difusión hacia la comunidad, para dar a conocer la modernización de la justicia y las líneas de acción ministeriales.

Ejemplos Objetivos EstratégicosMinisterio de Justicia (Chile)

• Mejorar el acceso a la justicia y promover la solución pacíficade los conflictos jurídicos, potenciando y desarrollando líneasde trabajo de Control de Gestión, Difusión a la ciudadanía y capacitación a líderes sociales y comunitarios y Promoción de alianzas estratégicas entre instituciones públicas y privadas, para incentivar el uso de estos mecanismos y su conocimientopor la ciudadanía.

• Mejorar la calidad y oportunidad de las prestaciones y servicios institucionales que se entregan a los clientes/usuarios/beneficiarios, a través de la optimización de los tiempos de respuesta a las solicitudes o trámitesrealizados y entregando información pertinente y oportuna.

Objetivos EstratégicosMinisterio de Justicia y Paz Costa Rica

• Prevenir la violencia y el delito en personas menores de edad y jóvenes en riesgo social mediante el desarrollo de oportunidades, posibilitando el crecimiento personal y social.

• Lograr incidir en los factores que favorecen el sano desarrollo psico-social de la población menor de edad, mediante la regulación al acceso de los contenidos de los espectáculos públicos.

• Impulsar en la sociedad costarricense una cultura para la paz mediante el desarrollo de métodos alternos para la solución de conflictos fundamentada en la ideología de una educación para la paz.

• Potenciar a las personas sometidas a sanciones penales y medidasalternativas a la prisión para generar oportunidades de acceso a los derechos fundamentales mediante la atención técnica y profesional con el fin de facilitar su inserción al medio social.

Objetivos EstratégicosMinisterio de Justicia y Paz Costa Rica

• Optimizar las condiciones de funcionamiento de la Policía Penitenciaria con el fin de garantizar la seguridad interna y externa para reducir incidentes críticos, mediante el avituallamiento y capacitación del personal.

• Desarrollar sistemas tecnológicos de información ágiles y oportunos para la adecuada toma de decisiones, en el marco del desarrollo institucional y coordinación interinstitucional.

• Desarrollar y optimizar el mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura del Sistema Penitenciario para garantizar el acceso a los derechos fundamentales y el mejoramiento de las condiciones de trabajo y seguridad de los centros de atención del Sistema Penitenciario Nacional.

Objetivos EstratégicosMinisterio de Justicia y Paz Costa Rica

• Lograr un mayor posicionamiento estratégico en la administración pública.

• Lograr una mayor incidencia en el mejoramiento de la gestión pública.

• Apoyar la modernización del Estado, participando activamente en los proyectos de Gobierno Digital, colaborando con las unidades de servicios jurídicos de la administración pública y modernizando nuestra plataforma tecnológica e infraestructura física.

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O.E 1 INSTITUCIONAL

O. E 1

Programa 1

O. E

Programa 2

O. E

Programa n

O. E 2

Programa 1

MISION INSTITUCIONAL

MisiónPrograma 1

MisiónPrograma 2

MisiónPrograma n

RELACION ENTRE LA MISION INSTITUCIONAL, PROGRAMATICA Y LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS

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Tipo de Indicadores

MisiónInstitucional

Expresa un propósito cuyoresultado afecta a la comunidad en general O. E 1

De Resultado Final o Impacto(Outcome), donde los resultadospueden ser producto de variasentidades

Resultados finales e intermedios

Los efectos medidos se atribuyendirectamente al ámbito de atribución de la Secretaría a través de los Programas que tienea su cargo

Expresa un resultadoesperado relacionado con un efecto de mediano plazo quecontribuye a la Misión

ObjetivoEstratégicoInstitucional

RELACION ENTRE LA MISION, OBJETIVOS ESTRATEGICOSE INDICADORES

Tercer Ejercicio Grupal

• Para cada Objetivo Estratégico establezca queproductos van asociados

• Analice los objetivos estratégicos de su institución/ programa y aplique los criterios de validación

• Fundamente por qué no se cumplen los criterios y redefina los objetivos que sean necesarios

DEFINICION DE

ESTRATEGIAS

Y

FACTORES

3. ANALISIS¿Cómo llegaremos?

LA ESTRATEGIAS

Estrategias

La definición de las estrategias debe permitir:

• Establecer un patrón de decisiones que sea coherente, unificador e integrador para la institución

• Identificar cuales son las ventajas sostenibles a largo plazo en las áreasclave de los productos y servicios que son brindados. Por ejemplo: servicios brindados en todo el país, procesos productivos con tecnologíade alto estándar

• -Seleccionar los programas, proyectos y actividades que la organizacióndesarrollará

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Objetivo Estratégico 1:

Mejorar los tiempos de respuestade tramitación de la entrega de pensión

Objetivo Estratégico 2:

Alcanzar estándares ISO/9000 de Supervisión de las entidades prestadoras de salud

Objetivo Estratégico 3:

Mejorar la posición financiera de lasentidades de salud supervisadas.

Estrategias:

1. Impulsar cambio tecnológico y capacitación funcionaria a todo el país

2Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarización de los procesos

3Impulsar política de recuperaciónde cobranzas y disminución de subsidios cruzados

OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

La Planificación estratégica como base para la Programación Operativa

Requerimientos para los POA o PPA• Comunicación de Marco Programático Fiscal por Entes Rectores: Economía,

Hacienda, Planificación… (Directivas Presupuestarias…….)

Sobre base de PND o Lineamientos Estratégicos Gubernamentales

• Instituciones reciben Directivas y lineamientos “techos de gasto” y ajustan de acuerdo a Plan Estratégico

– Definen requerimientos de gastos adicionales??

– Entregan propuesta de anteproyecto presupuestario a Ente Rector

• Ajuste o aprobación de ER a Instituciones

• Envío de Proyecto de Presupuesto por Ente Rector a Congreso

Articulación Plan – Presupuesto(Ciclo Presupuestario, PPA)

• Actualización de lineamientos generales de política de gobierno a Instituciones:

– Políticas prioritarias

– Objetivos y Resultados Estratégicos (Por Sector: Salud, Seguridad, Educación, Medio Ambiente)

– Fijación de Metas cuantitativas de los Objetivos y Resultados Estratégicos de las Políticas Públicas (Reducción de desempleo, tasa de mortalidad infantil, cobertura agua potable)

Limites presupuestarios globales: Consideraciones de los Entes Rectores

• Consideracion de la estimacion de ingresos

• Criterios de asignacion: Planta de personal, inversion publica, selección de proyectos, servicio de deuda publica…gastos recurrentes

• Programas prioritarios

Detalle o generalidad de los limites de gasto

Formulacion del PAO

• El PAO se realiza cuando se tienen las directrices de politicapresupuestaria y prioridades gubernamentales

• Instituciones entregan orientaciones a Programas, Unidades ejecutoras, responsables, encargados de los PAO

• Unidades de programacion de base estimar de forma preliminar volumenes de produccion de bienes y servicios para cumplir con los objetivos y metas definidos en el Plan Estrategico

• Inversiones, Contrataciones

Matriz de Requerimientos de gastos y fuentes de financiamientos

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Contenido

� Planificación Estratégica (PE) en el sector público: contexto, especificidad

� Metodología

� El proceso de planificación estratégica

� Principales dificultades de aplicación de PE en el sector público

� PE como insumo al Presupuesto orientado a resultados: Factores críticos de éxito

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En la práctica hay dificultades para ejecutar las estrategias

• Falta de articulación entre la Planificación Estratégica y operativa

• Inflexibilidades presupuestarias

• Restricciones o lentitud de procesos administrativos claves para asegurar las inversiones

• Tipo de productos difícil de cuantificar, o costear

• Falta de gestores ¿qué área es responsable?

• Desvinculación entre los Obj. Estratégicos y los Planes y Proyectos

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La vinculación programática con el presupuesto

• En la práctica la vinculación más directa que es posible obtener entre la PE, la programación operativa y el presupuesto, y su expresión en las metas, es en aquellos casos donde la producción es cuantificable y es posible realizar una estimación adecuada de las metas.

• Metas relacionadas con tasas de coberturas, usuarios beneficiados, etc.

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Contenido

� Planificación Estratégica (PE) en el sector público: contexto, especificidad

� Metodología

� El proceso de planificación estratégica

� Principales dificultades de aplicación de PE en el sector público

� PE como insumo al Presupuesto orientado a resultados: Factores críticos de éxito

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Articulación entre la Planificación Estratégica y la

Programación Operativa

• La principal “bondad” de un ejercicio de PE institucional y/o programático es establecer esta expresión de recursos “marginales”, o el establecimiento de criterios con arreglo a prioridades institucionales, de los recursos presupuestarios.

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Que implica esto:

Para el cumplimiento de los objetivos estratégicos (ampliar, mejorar, optimizar, etc), será necesario:

Emprender un proyecto de inversión en infraestructura lo cual puede requerir mayor recursos en financiar el rubro infraestructura vial,

Ampliar o contratar un tipo de personal calificado.

Optimizar las técnicas de gestión.

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Planificación Estratégica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores críticos

• Rol de las entidades centrales con competencias en Planificación, Presupuesto y Evaluación

• Incentivos para los Jerarcas y funcionarios: cómo potenciar un uso efectivo como insumo para la Programación y formulación presupuestaria

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Planificación Estratégica como insumo para un Presupuesto

orientado a Resultados: factores críticos

• Compromiso y liderazgo de directivo : Más que hacer un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE

• Regularidad, continuidad en la aplicación y articulación entre la Planificación Institucional y Programática

• Alinear la planificación estratégica al ciclo presupuestario y considerarlo como insumo para su formulación

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• Internalización de la PE en los procesos de la institución

• Unidad de control de gestión, profesionales capacitados en las técnicas de gestión (planificación, indicadores, evaluación)

• Tecnologías de información (simples y accesibles) para asociar la planificación estratégica al control de gestión.

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Planificación Estratégica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores críticos

Planificación Estratégica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores críticos

• Capacidad de retroalimentar a los niveles directivos (centros de responsabilidad) el nivel de logros de compromisos alcanzados y generar acciones correctivas.

• Comunicación de los resultados de la planificación estratégica

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http://www.eclac.cl/cgi-bin/getprod.asp?xml=/ilpes/noticias/paginas/3/38453/P38453.xml&xsl=/ilpes/tpl/p18f.xsl&base=/tpl/blanco.xsl#