planeación y programación de proyectos

Planeacion y programacion de

proyectos

Objetivos de un proyecto

1. Desempeño: es la calidad (relación entre caracteristicas y el resultado).

2. Programa (Tiempo de entrega): es el cumplimiento de las fechas de entrega.

3. Costo: cumplimiento del presupuesto de lo asignado para el proyecto.

Estos 3 entran en conflicto, porque estos tres objetivos se interrelacionan entre sí.

La importancia estratégica de la dirección de proyectos

Planificacion: Consiste en fijar el objetivo, definir el proyecto y organizar el equipo.

Programacion: en esta fase se asignan personas, dinero y suministros a actividades

especificas, y se relacionan las actividades entre si.

Control: en esta fase la empresa vigila los recursos, los costes, la calidad y los presupuestos.

Tambien revisa o cambia los planes y modifica los recursos para cumplir los plazos y

los presupuestos de costes.

El problema siempre consiste en saber como dirigir un proyecto tan complicado de forma eficaz.

La programación de enormes proyectos es un reto difícil para los directores de operaciones, y constituye una de las 10 decisiones del director de operaciones.

Los riesgos son muy elevados a la hora de tomar las decisiones.

Por ejemplo: Pueden gastar millones de dólares por exceso de coste debido a una mala planificación de proyectos y pueden tener retrasos innecesarios debido a una mala programación de proyectos. Y las empresas pueden arruinarse totalmente debido a un control ineficaz.

Planificación del Proyecto

Organización de proyecto:

Para asegurar que los programas sean correctamente dirigidos y atendidos.

Es una forma eficaz de agrupar a las personas y recursos físicos durante un tiempo limitado, de forma que se complete un proyecto específico.

La organización de proyecto funciona mejor cuando:

1. Puede definirse un objetivo específico y una fecha tope del trabajo.

2. El trabajo a realizar es único

3. El trabajo comprende tareas complejas relacionadas entre sí que requieren habilidades especiales.

4. El proyecto es temporal, pero esencial para la organización.

El equipo de dirección comienza su tarea mucho

antes del inicio del proyecto para desarrollar un plan.

Uno de sus primeros pasos es fijar cuidadosamente los objetivos del proyecto; después definir este y

descomponerlo en una serie de actividades manejables.

Desglose de una estructura de trabajo

Este desglose de la estructura del trabajo define el proyecto, dividiéndolo en sus principales subcomponentes (o tareas), que a su vez se subdividen en componentes aun mas detallados, y finalmente en una serie de actividades con sus correspondientes costes.

• La desagregación de un proyecto en tareas mas y mas pequeñas es, en ocasiones, muy difícil, pero a la vez fundamental para poder dirigir un proyecto y programar el éxito.

• En esta fase de planificación, se calcula también cuantas personas y cuanto material de suministro y equipos serán necesarios.

Un desglose típico de la estructura de trabajo suele disminuir de tamaño de arriba a abajo, y se sangra de la siguiente manera:

Nivel:1. Proyecto

3. Sub-tareas en las tareas principales

4. Actividades a terminar (o “paquetes de trabajo”)

Ejemplo de un desglose de una estructura de trabajo

El Director del ProyectoFunciones del director:

1. Coordinar sus actividades con otros departamentos.

2. Informar al presidente o alta gerencia de la empresa.

3. Conseguir que todas las actividades se terminen en la secuencia adecuada y en el tiempo establecido.

4. Vela por que las metas de calidad sean cumplidas

5. Se asegura de que las personas asignadas al proyecto reciban la motivación, la dirección y la información necesarias.

Programación del Proyecto

Implica ordenar y asignar un tiempo a

todas las actividades del mismo.1. Tiempo

2. Personas

3. Materia Prima

Qué implica programar el proyecto?

Diagramas de GanttHerramientas de bajo coste que ayudan a los

directores a asegurarse de que:

1. todas las actividades están planificadas,

2. su orden de realización se tiene en cuenta,

3. se han indicado las estimaciones de los plazos de las actividades

4. y se ha determinado el plazo global del proyecto.

Cómo se hacen?

Se dibuja una barra horizontal para cada actividad delproyecto a lo largo de la línea de tiempo.

Propósitos de la programación de proyecto

1) Muestra la relación de cada actividad con las demás y con todo el proyecto.

2) Identifica las relaciones de precedencia entre las actividades.

3) Favorece el establecimiento de un plazo y de un coste realistas.

4) Ayuda a una mejor utilización de los recursos, identificando cuellos de botella de gran importancia para el proyecto.

Ejemplo de Redes

1

2

3

4

5

6

2

3

23

4

4

5Actividad Tiemp

o

1-2 2

1-3 3

2-4 2

3-5 4

4-5 4

4-6 3

5-6 5