personal y demandas adiestramientos auditores internos de los municipios y consorcios mayra l....

PERSONAL Y DEMANDAS

Adiestramientos Auditores Internos de los Municipios y Consorcios

Mayra L. Nigaglioni Rodríguez

Auditora Senior

Abril 2006

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CLASIFICACIÓN DEL PERSONAL

•Confianza

•Carrera

•Transitorio

•Irregular

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PLANIFICACIÓN

• Reglamentación externa– Ley Núm. 81

• Capítulo 11

• Ley 107 del 27 ago 05 – Reglamento Revisado sobre Normas Básicas

– Ley de Ética Gubernamental

– Reglamentos, cartas circulares y memorandos emitidos por agencias y departamentos

• OCAM, ORHELA, Hacienda, OCPR

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Cartas Circulares vigentes de la OCPR relacionadas al personal•Carta Circular OC-06-08 Autorización a ausentarse de las labores gubernamentales sin cargo a la licencia de vacaciones

•Carta Circular OC-03-09 Uso de propiedad y fondos públicos durante el periodo eleccionario y prohibición de participación en actividades político-partidistas de ciertos funcionarios públicos

•Carta Circular OC-2001-01 Registro de licencias de los Alcaldes

•Carta Circular OC-99-02 Reglamentos que deben aprobar los Municipios

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PLANIFICACIÓN (cont.)

• Reglamentación Interna– Reglamento para la administración del

personal

– Planes de clasificación y retribución

– Sistema de evaluación del desempeño

– Reglamentos, procedimientos o planes:

• Adiestramientos

• Cesantías

• Pruebas de sustancias controladas

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PLANIFICACIÓN (cont.)

• Consideración del Ambiente

– Procedimientos y reglamentos aprobados

• Cuestionario

• Revisión Analítica

• Estructura Organizacional

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PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

• Nombramientos

• Renuncias, cesantías y jubilaciones

• Control de asistencia

• Proceso de nómina

• Pago de horas extras

• Pago de licencias en exceso

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NOMBRAMIENTOS• Realizado de acuerdo con la ley y la

reglamentación– Procedimiento de reclutamiento y selección– Puesto y sueldo asignado corresponde a los

Planes de Clasificación y Retribución

• Evaluación de los expedientes – Completos y organizados

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NOMBRAMIENTOS (cont.)

• Evaluación de las funciones que realizan los empleados– Entrevistas

• Traslados– Legalidad y corrección de las licencias

transferidas

• Compensación adicional y otros beneficios marginales– Justificados y autorizados

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RENUNCIAS, CESANTÍASY JUBILACIONES

• Debidamente autorizadas

• Corrección del pago final por servicios y de las licencias

• Verificar que no se incluyó en nóminas posteriores.– EJ: Bono navideño

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CONTROL DE ASISTENCIA

• Registros de asistencia– Firmados y aprobados por funcionarios

autorizados– Concuerda con los registros de acumulación

de licencias– Correctos y actualizados

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PROCESAMIENTO DE NÓMINA

• Deducciones y aportaciones patronales remesadas a tiempo y de acuerdo a la ley

• Certificada y aprobada por los funcionarios autorizados

• Preintervenida

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PAGO DE HORAS EXTRAS

• Autorización para trabajar horas extras

• Corrección de los registros de las horas extras

• Verificar la autorización y corrección del pago

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PAGO DE LICENCIASEN EXCESO

• Evaluar la corrección de la acumulación de licencias

• Verificar la autorización y corrección del pago

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OTRAS PRUEBASDE CUMPLIMIENTO

• Verificación de las obvenciones a los empleados– De acuerdo a la reglamentación

• Aumentos de sueldos y otorgación de diferenciales de sueldos a los empleados– De acuerdo al Plan de Clasificación y

Retribución y a la Ley

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HALLAZGOS MÁS COMUNES

• Nepotismo• Pagos indebidos por sueldos

concedidos en exceso de las escalas del Plan de Clasificación y Retribución

• Puestos ocupados ilegalmente– No cumple con los requisitos de

preparación académica o de experiencia– Puesto no está contemplado en el Plan de

Clasificación y Retribución– Sin confirmación de la Legislatura

Municipal

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HALLAZGOS MÁS COMUNES (cont.)

• Empleados ejerciendo funciones conflictivas

• Otorgamiento indebido de diferenciales de sueldo

• Empleados transitorios por períodos mayores de un año

• Pago de intereses por atraso en las remesas

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CONCLUSIÓN

• Identificar las deficiencias encontradas e informarlas al Alcalde mediante cartas a la gerencia– Redactar un Informe de Auditoría– Sustentar sus hallazgos con evidencia

suficiente y competente

DEMANDAS

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DEMANDAS CIVILES• La Ley de Reclamaciones y Demandas Contra el

Estado autoriza las demandas contra el ELA en unos casos en particular, como lo son: – acciones por daños y perjuicios

– acciones para reivindicar propiedad mueble o inmueble o derechos sobre dicha propiedad

– resarcimiento por daños causados por su renta

– acciones civiles al amparo de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, las leyes o de algún contrato con el Gobierno

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PLANIFICACIÓN• Reglamentación externa

– Ley Núm. 81

– Reglamento Revisado sobre Normas Básicas

– Opiniones del Tribunal Supremo de Puerto Rico

– Leyes, Memorandos, Cartas Circulares, Órdenes Ejecutivas aplicables

• Reglamentación interna– Acuerdos aprobados por la Legislatura Municipal

relacionados con los demandas civiles

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PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

• Solicite al Secretario Municipal o a la División Legal:– una relación de las demandas civiles por o

contra el Municipio durante el periodo auditado

• Seleccione una muestra de los expedientes de las demandas

• Completos y actualizados

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ESTIPULACIONES

• El Alcalde someterá ante la consideración de la Legislatura Municipal toda oferta de transacción que conlleve algún tipo de desembolso económico previo a someter dicha oferta de transacción a la consideración del foro judicial.– mayor de $25,000 [Ley 258 del 7 de

septiembre de 2004]

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SENTENCIAS

• Si se dictó sentencia en circunstancias tales como:

–  por rebeldía

– por estipulación entre las partes

– se pagaron honorarios al abogado de la parte demandante como parte de la sentencia impuesta

– se estableció el pago de intereses

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PAGOS

• Determine si:– se efectuaron de acuerdo con la sentencia.– se asignaron partidas en el presupuesto y el

pago se registró en la partida correspondiente.

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CONCLUSIÓN

• Identificar las deficiencias encontradas e informarlas al Alcalde– Redactar un Informe de Auditoría– Sustentar sus hallazgos con evidencia

suficiente y competente

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59%

41%

32 DE LOS 78 MUNICIPIOS (41 POR CIENTO) PAGARON O TENÍANSENTENCIAS PENDIENTES DE PAGO

46 DE LOS 78 MUNICIPIOS (59 POR CIENTO) NO PAGARON NITENÍAN SENTENCIAS PENDIENTES DE PAGO

 MUNICIPIOS QUE PAGARON O TENÍAN SENTENCIAS PENDIENTES DE PAGO

POR DESPIDOS, TRASLADOS A OTROS PUESTOS Y MEDIDAS DISCIPLINARIAS CONTRA FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS AL 31 DE

DICIEMBRE DE 2004

$16,128,049

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 MUNICIPIOS QUE TENÍAN LITIGIOS PENDIENTES DE RESOLUCIÓN

POR DESPIDOS, TRASLADOS A OTROS PUESTOS Y MEDIDAS DISCIPLINARIAS CONTRA FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS AL 31 DE

DICIEMBRE DE 2004

92%

8%

72 DE LOS 78 MUNICIPIOS (92 POR CIENTO) TENÍAN 658LITIGIOS PENDIENTES DE RESOLUCIÓN POR $1,249,755,907

6 DE LOS 78 MUNICIPIOS (8 POR CIENTO) NO TENÍAN LITIGIOSPENDIENTES DE RESOLUCIÓN

$1,249,755,907

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Acciones contra empleadosINFORME ESPECIAL

CANTIDAD PAGADA PERIODO

NÚMERO FECHA

M-01-19 8 ene 01 $ 22,539,714 1990-2000

M-03-04 28 ago 02 6,681,979 2001

M-04-22 5 dic 03 3,857,506 2002

M-05-07 6 ago 04 12,819,213 2003

M-06-04 6 sep 05 2,962,921 2004

TOTAL $ 48,861,333

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REGISTRO DE DEMANDAS

• Vigente desde julio de 2003.

• Adscrito al Departamento de Justicia

• Aplica a sus agencias e Instrumentalidades, los municipios, sus consorcios y corporaciones municipales

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Cont. REGISTRO DE DEMANDAS

• Obligación de notificar al Secretario de Justicia:– toda reclamación de carácter civil, radicada en

un Tribunal, por o contra dicha entidad

– toda reclamación contra él en su carácter personal relacionada con las funciones de su cargo, y cuyas cuantías excedan $5,000

– procedimiento de "injunction" o "mandamus“

– 30 días siguientes a la fecha de recibir el emplazamiento

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Cont. REGISTRO DE DEMANDAS• Al concluir el caso:

– copia de la sentencia o acuerdo de transacción

– 60 días siguientes a la aprobación del acuerdo de transacción o de la notificación del archivo en autos de copia de la demanda

• En caso de que el caso sea apelado: – notificar sobre dicho trámite dentro de los 30

días siguientes a la fecha en que se recibió copia de dicho recurso

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Informe de relación de casos judiciales por discrimen político y

derechos civiles Requerido por el Artículo 19.005 (k) de la Ley Núm.

81 y por el Memorando 99-05 del 5 abril de 1999 de la OCAM

Enviarse no más tarde de la segunda semana de enero de cada año

Debe incluir un listado de casos resueltos, costo al erario, monto de la sentencia y los honorarios de abogados

Si no tiene sentencias en estos casos deberá enviar

una certificación negativa

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HALLAZGOS MÁS COMUNES

• Acciones ilegales contra empleados municipales

• Estipulaciones de demandas sin la previa aprobación de la Legislatura Municipal

• Expedientes incompletos de las demandas judiciales