per què és més productiu treballar col·laborativament a l’administració?

1 “Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?

Un exemple: la CoP d’educadors socials de centres penitenciaris

Jordi Graells, Joana Soteras i Núria VivesBarcelona, desembre de 2009

2

Situació de partida de la CoP d’educadors socials de CP

Grup: Col·lectiu format per 190 membres repartits en 11 centres penitenciaris del Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya. Abans treballaven distribuïts pel territori, de manera individual a cada centre: consultaven diferents fonts i usaven materials particulars.

Comunitats de pràctica (CoP): Una part del grup, en CoP, es dedica a elaborar productes de coneixement (és a dir, programes d’activitats, protocols i/o materials educatius per treballar en la reinserció social dels interns), que després socialitzen amb tot el grup professional d’educadors en una jornada presencial.

Metodologia:

- Trobades presencials

- Treball en plataforma tecnològica en línia amb blocs, fòrums, wikis, repositoris de fitxers...

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

3

Fitxa del cas: 1 CoP d’educadors socials

- 1 CoP analitzada: Mobilitat segura (de 8 membres).

- Període: any 2008.

- Eina de la plataforma tecnològica analitzada: repositori de documents.

- Producte de coneixement elaborat: Programa de mobilitat segura als centres penitenciaris, amb l’objectiu de donar eines als educadors de presons i als usuaris per tractar el tema dels delictes de trànsit en clau socioeducativa.

- Públic destinatari: Més de 2.900 persones amb delictes de trànsit i preventivament al 100% de la població reclusa.

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

4

Per què un Programa de mobilitat segura?El Programa de mobilitat segura als centres penitenciaris (CP) pretén donar resposta a l’augment del nombre de persones penades que ingressen a les presons per delictes de trànsit. Aquest increment és conseqüència de l’última reforma legislativa introduïda al Codi penal relativa als delictes de trànsit.

El grup d’educadors socials i el Departament de Justícia van detectar la necessitat d’intervenir-hi mitjançant la creació de programes orientats a aquest tipus d’usuaris. El Programa, que es va publicar amb el suport del Servei Català de Trànsit, aporta millores a l’Administració perquè explica el marc teòric contextual i ofereix eines metodològiques i continguts per tractar aquesta situació des d’una perspectiva socioeducativa.

Dai

lyTr

affic

©Bu

rnin

gim

age.

CC

BY

2.0

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

5

Avaluació treball en CoP a l’Administració

Indicadors d’activitat

- Percentatge de participació de cada dinamitzador a CoP de dinamitzadors i a la seva pròpia.

- Ràtio de l’activitat del dinamitzador / activitat total a CoP de dinamitzadors i a la seva pròpia.

Indicadors de producció

- Nombre de sessions presencials

- Nombre de productes elaborats/documents produïts en les sessions presencials

Indicadors d’impacte

Quantitatius

- Nombre de casos anàlegs en què s'ha aplicat un protocol, un procediment, elaborat en el si de la CoP

- Nombre de professionals que s'han beneficiat del manual de bones pràctiques redactat per la CoP

- Indicador d'eficiència econòmica

Qualitatius

- Recull d'històries de les persones a qui els ha millorat la seva praxi professional gràcies als productes elaborats per la CoP

- Opinions de l'estructura directiva measurement of the color © arquera CC-BY-2.0

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

6

Per què és més eficient treballar col·laborativament a l’Administració?1. Per impacte

El Programa es destina principalment a les 2.900 persones penades per delictes de trànsit, de les quals 2.472 compleixen penes alternatives a la presó i 445 persones (un 5,4% de la població penitenciària) estan ingressades en centres penitenciaris per complir condemna (280 en presons de règim tancat).

2. Per estalvi de costos i de temps

3. Per satisfacció personal dels professionals que hi participen

Els membres de la CoP són capaços de contribuir amb els seus coneixements, aprendre dels altres i treballar en una estructura més horitzontal. Això els proporciona més satisfacció personal en la seva pràctica laboral.

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

7

A. En comunicacions 1/2

2.416 consultes a repositori de fitxers (tal com mostren les diapositives següents):

1. Estalvi de costos de tramesa de 2.416 MB (fitxers d’1 MB de mitjana)

2. Estalvi de temps 43 dies (2.416 x 8 min [guany respecte a cerca en altres xarxes]) = 19.328 min o 42,95 dies

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

8

A. En comunicacions 2/21. Estalvi de costos

Trucades telefòniques. Treballant en la plataforma tecnològica es produeix una minva en les trucades telefòniques. Aquestes trucades externes i internes solen tenir un cost que va des de 0 € (trucades internes en telefonia IP) fins als 0,1 €/min (trucades a mòbils no corporatius), més el cost d’establiment de trucada (que pot arribar fins al 0,06 €).

Missatges de correu electrònic. El cost aproximat d’enviament d’un correu electrònic a la xarxa d’una Administració o gran organització pot ser aproximadament d’uns 0,018 €.

Accés a fitxers i documents2.416 consultes a fitxers d’1 MB (de mitjana), al llarg del 2008. 2.416 MB d’estalvi de tramesa per la xarxa de comunicacions.

2. Estalvi de temps

Eines de comunicació. Les aplicacions de la plataforma tecnològica permeten a les CoP comunicar- se estalviant temps en comparació amb les trucades telefòniques o la gestió i lectura dels missatges de correu electrònic.

Accés a fitxers i documents. Es calcula multiplicant:

A. Nombre de consultes el 2008 al repositori compartit de la plataforma = 2.416

B. Pel guany estimat (en minuts) respecte a la cerca a altres xarxes (locals, etc.) obtingut en prova heurística amb usuari = 8 min

C. L’estalvi total és 2.416 x 8 min = 19.328 min o 322,1 h o 42,95 dies

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

9

Nre. de consultes d’usuaris a repositori de fitxers a la plataforma. Exercici 2008

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

10

Nre. de consultes a repositori de fitxers CoP segons franja horària. Exercici 2008

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

11

Nre. de consultes a repositori de fitxers segons dia setmana. Exercici 2008

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

12

B. En desplaçaments 1/2

Es feien 11 jornades (sense la plataforma tecnològica) – 8 (amb la plataforma) = 3 x 8 (membres CoP) = 24

1. Estalvi econòmic: 1.584 € 24 x 220 km/estalvi viatge = 5.280 km estalviats x 0,30 €/km = 1.584 €

2. Estalvi temps: 24 dies

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

13

B. En desplaçaments 2/2EXPLICACIÓ

1. Estalvi econòmic. Utilitzant la plataforma tecnològica els membres de les CoP, s’ha calculat inicialment que redueixen el nombre de viatges per a reunions entre un 25 i un 50% (en termes relatius) i que la distància estalviada és de 110 km per cada viatge.

Sense plataforma tecnològica Amb plataforma

La CoP es reuneix en 11 jornades anuals. La CoP es reuneix en 8 jornades anuals.

Costos indirectes de les jornades estalviades:

11 – 8 = 3 jornades x 8 membres de la CoP = 24 x 8 h / jornada = 192 hores estalviades = 24 jornades

La indemnització per desplaçament per raó de servei a l’Administració és de 0,30 € / km en automòbil. Per tant, si calculem una mitjana de 220 km (anada i tornada), l’estalvi de cost per desplaçament és de 220 x 0,30 € = 66 €.

2. Estalvi temps. Els viatges per a reunions entre demarcacions (Barcelona, Tarragona, Lleida i Girona) comporten un estalvi d’1 jornada laboral. El guany estimat en hores a favor de l’Administració és de:

Sense plataforma tecnològica Amb plataforma

La CoP es reuneix en 11 jornades anuals. La CoP es reuneix en 8 jornades anuals.

Estalvi econòmic: 24 x 220 km/estalvi viatge = 5.280 km estalviats x 0,30 €/km = 1.584 €

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

14

C. En elaboració de projectes: consultoria

1. Estalvi econòmic aproximat entre 10.000 i 20.000 € (en projectes semblants encarregats a consultories externes)

2. Estalvi de temps: 50 dies 50 h (2,5 mesos estalviats) x 8 (membres CoP) = 400 hores o 50 dies

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

15

D. En formacióFormació tradicional: Curs de mobilitat segura

Aprenentatge – producció en CoP: Treball del Programa de mobilitat segura

Cost directe

Professor. En un curs 20 hores x 105 € / h = 2.100 €

Beneficiats (assistents): 25 persones

Ràtio: 84 €

Cost directe

E-moderador (líder de la CoP): 1.700 € anuals (segons reunions, actes, tasques de coordinació) + 500 € coordinador de grup = 2.200 €

Beneficiats:125 persones (que l’apliquen)

Ràtio: 17’6 €

Cost indirecte

25 persones x 20 hores de no-treball al lloc de treball = 500 hores laborals

Cost indirecte

8 persones (1 de les 2 CoP) x 20 hores de no-treball al lloc de treball = 160 hores laborals

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

16

Costos generals del treball en CoP

Directes- Cost de disseny i desenvolupament de la plataforma tecnològica

- Remuneracions

- Coordinadors i líders de les CoP

- Expert extern

- Organització de jornades de bones pràctiques (o posada en comú de coneixement CoP-grup)

Indirectes- Dedicació del personal dinamitzador del procés

- Manteniment plataforma

- Formació tecnològica i ajuda per als líders de les CoP

- Formació especialitzada en dinamització de CoP i xarxes socials (drets d’autoria, privacitat i protecció de dades, edició...)

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

17

Més CoP reeixides a l’AdministracióA. IDEA (Improvement and Development Agency) al Regne Unit, amb

més de 26.000 persones treballant en més de 600 CoP per, aprenent conjuntament, contribuir a millorar serveis del sector local i fer estalvis substantius en eficiència.

B. Generalitat de Catalunya: programa Compartim del Departament de Justícia, amb 15 CoP (en 21 subCoP) amb més de 1.200 membres.

B. Altres departaments de la Generalitat (Salut, Cultura...).

C. Altres administracions (la CORH a la Diputació de BCN, Acció Social a Ajuntament de BCN), etc.

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

18 “Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa, Joana Soteras Guixà i Núria Vives Leal CC BY 3.0

Gràcies!

Barcelona, desembre de 2009