Órgano de administración de archivos del senamhi
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Órgano deAdministración de
Archivos del
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASECRETARIA GENERAL
OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍA DEL PERU
Expositor: Sr. Arch. Maximiliano Elguera P. Director de la Oficina de Trámite Documentario y Archivo
Lima, 01 de Junio del 2015
El SENAMHI, como ente rector del Sistema Hidrometeorológico y Representante Permanente del Perú ante la OMM, desarrolla diferentes actividades de investigación científicas y atiende diferentes requerimientos de los usuarios en el País, en lo referente a información hidrometeorológica; por tal motivo produce documentos como consecuencia del ejercicio de sus funciones, los cuales tienen como último lugar de resguardo el archivo.
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASECRETARIA GENERAL
OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASistema Institucional de Archivos
Introducción
El Archivo Central viene efectuando un trabajo en conjunto con los diferentes niveles de archivos, con el constante supervisiones , asesoramientos archivísticos y desarrolla talleres de capacitación, con la finalidad de que el Sistema Institucional de Archivos -SIA del SENAMHI se conduzca de acuerdo a lo establecido en las normas archivísticas, en coordinación con el Archivo General de la Nación.
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASECRETARIA GENERAL
OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASistema Institucional de Archivos
Introducción
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASECRETARIA GENERAL
OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASistema Institucional de Archivos
Ubicacion de Archivo Central del SENAMHI
OFICINA DE TRÁMITE
DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
SECRETARÍA GENERAL
OFICINA DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
OFICINA DE TRAMITE
DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
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OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
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Ubicación Archivo del SENAMHI
OFICINA DE TRAMITE
DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
SECRETARÍA GENERAL
TRAMITE DOCUMENTARIO
ARCHIVOCENTRAL
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Niveles de Archivo del SENAMHI
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Niveles de Archivo del SENAMHI
EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS del SENAMHI
Está conformado por:
El Archivo Central
El Archivo Periférico (técnico).
Los Archivos Desconcentrados
Los Archivos de Gestión.
(Secretariales)
DRE-AREQUIPA
DRE-LAMBAYEQUE
DRE-LORETO DRE-SAN MARTIN
ARCHIVO PERIFÉRICODRE-PIURA ARCHIVO DE GESTIÓN
DRE-ICA
DRE-JUNIN
DRE-HUANUCO
DRE-CUSCO
DRE-PUNO
DRE-TACNA
ARCHIVO CENTRAL
DRE-CAJAMARCA
DRE-LIMA
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Archivo Central del SENAMHI
En los años 90 ANTES
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Proceso de implementación Archivo Central del SENAMHI 1996-2012
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Proceso de Organización Archivo Central del SENAMHI
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Apoyo de alumnos de la ENA
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Exposión alumnos
Lic. Teresa Carrasco y Gral. FAP Wilar Gamarra
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Inauguración del Archivo Central del SENAMHI
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SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍAImplementación del Órgano de Administración de Archivos del SENAMHI
Archivo Central del SENAMHI
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Resolución Jefatural No 0054 SENAMHI-JSS-SGS-OTA/2002, del 12/03/02
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Archivo Central del SENAMHI
ACTUALMENTE
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Archivo Central del SENAMHI
UBICACIÓN: SÓTANO DE EDIFICIO B”AREA :191 m2 (Dividido en 3 ambientes)
1 AREA DE PROCESOS ARCHIVÍSTICOS y AREA DE TRAMITE DOCUMENTARIO: 54 m2. 2. AREA DE REPOSITORIO DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA: 116 m2
3. AREA DE DOCUMENTACIÓN TÉCNICA: 21 m2 570 ML. DE DOCU.
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Periférico (Archivo Técnico)
El Periférico (Archivo Técnico) delcon registros deSENAMHI
cuenta información agrometeorológica
meteorológica, e hidrológica
quedata desde 1911. Esto es producto de 2209 estaciones meteorologicas distribuidas en el ámbito nacional, operativas y pasivas .
Actualmente información alrededor
se viene recibiendo hidrometeorológica de de 700 estaciones
convencionales
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Periférico (Archivo Técnico)
Toda esta información meteorológica,grafica enel
hidrológica, conjunto patrimonio
numéricay
constituyedocumental
único histórico
climático de la nación.
El banco de Datos Meteorológicos e hidrológicos, es una fuente de información que esta a disposición del público en el ámbito nacional e internacional para su uso en los estudios de investigación técnica científica.
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Periférico (Archivo Técnico)
Asimismo se destaca la aplicación de la información meteorológica e hidrológica en la planificación y ejecución de proyectos de desarrollo socioeconómico del país.
El Periférico (Archivo Técnico) del SENAMHI, a ingresado a un proceso importante de la automatización y tecnología de punta para los controles de la información, escaneo de bandasy planillas hidrometeorológica
deinformación que
nospermite
atender en forma rápida y oportuna ausuarios internosy
los diferentes externos.
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Periférico (Archivo Técnico)
Brinda:- Facilidad y acceso de la información hidrometeorológica.- Atención a los diferentes visitantes al Archivo Técnico.
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Periférico (Archivo Técnico)
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Archivo de Gestión
Es el archivo encargado de la documentación
vigente de las unidades orgánicas (oficinas) y cuya consulta es
frecuente.
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Niveles de Archivo del SENAMHI
Archivo DesconcentradoEs el archivo encargado que acopiar, organizar y conservar la
documentación de su respectiva Dirección Regional (DR), coordinando
con el Archivo Central para el cumplimiento de sus actividades. El
SENAMHI cuenta con trece (13) Direcciones regionales en todo el país.DRE-PIURA DRE-LAMBAYEQUE DRE-LIMADRE-CAJAMARCA DRE-ICA
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Equipos de Preservación Documental del Archivo Central
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Elaboración de unidades de conservación
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ESTUDIO DE CONTAMINACIÓN AMBIENTAL EN EL ARCHIVO CENTRAL
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HISTORIA Y AVANCES
VISITAS GUIADAS
Biblioteca Nacional del Perú - BNP
Dirección General de Salud - DIGESA
Sistema Integral de Salud - SIS
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El Archivo Central recibe constantemente las visita de diversas instituciones públicas y privadas, entre las que se encuentran Ministerio de Defensa – MINDEF, Dirección General de Aerofotografía de la FAP, Hospital Nacional “Guillermo Almenara Irigoyen”, etc.
Visita de Estudiante de la Carrera Profesional de Archivos, de la Escuela Nacional de Archiveros
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VISITAS GUIADAS NACIONALES
Visita de Estudiantes de la Universidad Ricardo Palma
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VISITAS GUIADAS
Visita de Estudiantes del III Curso “Técnicas Modernas de Documentación de Archivo”
Archivo de la Municipalidad Provincial del Callao
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VISITAS GUIADAS NACIONALES
Visita de Estudiantes del Curso Taller “Organización de Documentos de Archivo”Dirigido a personas con discapacidad intelectual (Síndrome de Down, autismo y retardo
mental)
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VISITAS Síndrome de Down, autismo y retardo mental
Supervisores de los Archivos Regionales del Archivo General de la Nación AGOSTO 2014
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VISITA ALUMNOS DE PASANTIA SUPERVISORES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Supervisores de los Archivos Regionales del Archivo General de la Nación MAYO 2015
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VISITAS SUPERVISORES ARCHIVOS REGIONALES
Sra. DA ELISA CAROLINA DE SANTOS Sub-Directora de la Dirección de Archivos estatales del Ministerio de Cultura de España y la Sra. BLANCA DE SANTOS agregada cultura de la
Embajada Española.
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VISITAS GUIADAS INTERNACIONALES
Sr. Lic. Marco Antonio Bringas Meléndez, de nacionalidad mexicana y el Arch. Oscar Zapata Rodríguez.
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VISITAS GUIADAS INTERNACIONALES
Exposiciones en el Archivo Técnico (Periférico)
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VISITAS GUIADAS NACIONALES
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CAPACITACION ARCHIVÍSTICA
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CAPACITACION ARCHIVÍSTICA
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CAPACITACION EN USO DE EXTINTORES
Capacitación constante del personal en el uso adecuado de los extintores.
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ASESORAMIENTO Y SUPERVISIÓN A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
Periódicamente se realizan asesoramientos y supervisiones respectivas a los archivos de Gestión de las diferentes direcciones y oficinas del SENAMHI.
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ASESORAMIENTO EN SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVOS
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Museo de Instrumentales Hidrometeorológicos
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Coordinación con el Archivo General
dela Nación
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SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASistema Institucional de Archivos: Avances y Propuestas
Asesoramientos de parte del Archivo General de la Nación sobre:
- Elaboración del Cuadro de Clasificación de Documentos.- Elaboración del Programa de Control de Documentos.- Preparación de expedientes para la eliminación de documentos.- Plan Anual de Trabajo del Archivo.- Informe del Plan Anual de Trabajo del Archivo.
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Eliminación de Documentos
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HISTORIA Y AVANCES
AVANCES
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LINEA DE TIEMPO
2002Incorporación
del Archivo Central al
S.N.A.Manual de
Procedimient os
archivísticos
2004
del CED del SENAMHI
2001
Directiva de
Seguridad de Conformaciónla
Documentación
2006
Directiva de Prevención ante
Siniestros, Directiva de
Recuperación del Patrimonio DocumentalDirectiva de Foliación de Documentos
2009
Evaluación ambiental de interiores del
Archivo Central
2010
Aprobación del Programa de
Control de Documentos del SENAMHI
Directiva de
Documentos, Directiva de
Eliminación de Documentos.
2011
2012
Directiva de Servicios
Archivísticos
2013
Directiva de Formulación
del Plan Anual de
Trabajo de Archivos
2014
Lineamientos para
supervisiones y visitas
guiadas a los archivos
Premio Fortalecimiento del S.N.A. (2009)
2010
2013Premio
Fortalecimiento del S.N.A. (2012)
2014Premio
Fortalecimiento del S.N.A. (2013)
Transferencia de Reconocimientoy felicitaciones
al Archivo Desconcentrado
de Puno
2013
Conformación de Comisión Técnica de
archivos por personal de la
DRE-PUNO
2013 Conformación de Grupo de
Trabajo sobre Foliación de Documentos
2014
2015
Comisión Nacional de
Archivos Multisectoriales
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CAPTURA DE DATA HIDROMETEOROLOGICA
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HISTORIA Y AVANCES
Seguimiento de funcionamiento de los archivos desconcentrados del SENAMHI de las Direcciones
Regionales
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SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍA DEL PERÚ
Entrega del Plan Anual de Trabajo del Archivo Desconcentrado en los plazos establecidos
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
2013 2014
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Entrega del Informe de Evaluación del Plan Anual del Archivo Desconcentrado en los plazos establecidos
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
2014 2015
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OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍA DEL PERÚ
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Identificación Institucional (Participación a eventos y seminarios archivísticos en las regiones).
2013 2014
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Cantidad en metros lineales del Fondo Documental de los Archivos Desconcentrados
DDRRs Metros Lineales
DRE-PIURA 60 m.l.
DRE-LAMBAYEQUE 48 m.l
DRE-CAJAMARCA 90 m.l
DRE-LIMA 20 m.l
DRE-ICA 35 m.l
DRE-AREQUIPA 53 m.l.
DRE-TACNA 30 m.l.
DDRRs Metros Lineales
DRE-LORETO 24 m.l.
DRE-SAN MARTÍN 30 m.l.
DRE-HUANUCO 35 m.l.
DRE-JUNÍN 36 m.l.
DRE-CUSCO 60 m.l.
DRE-PUNO 58 m.l.
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SISTEMA DE INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS
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SISTEMA DE INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS
• Se desarrolló el Sistema Integrado del Programa de Control de Documentos - 2013
http://www.senamhi.gob.pe/sistemas/progCtrDoc/public/main.php
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IMPLEMENTACION NORMAS
• Directiva “Programa de Control de Documentos - 1996• Directiva “Seguridad de la Documentación” - 2001• “Manual de Procedimientos Archivísticos” SENAMHI –
2002.
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NORMAS INTERNAS
• Directiva “Prevención ante Siniestros por lluvias, inundaciones e incendios en los archivos del SENAMHI” – 2009.• Directiva “Plan de Recuperación del Patrimonio Documental por lluvia, inundación o incendio en los Archivos
del SENAMHI” – 2009.• Directiva “Foliación de Documentos Archivísticos del SENAMHI” – 2009.
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NORMAS INTERNAS
• Estudio Caso: Análisis de la Calidad del Agua de los Extractores de Humedad del Aire – 2006.• Directiva “Procedimientos para la Formulación, Aprobación y Evaluación del Plan Anual de Trabajo de los Archivos
delSENAMHI.
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SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASistema Institucional de Archivos: Avances y Propuestas
PROGRAMA CONTROL DE DOCUMENTOS –PCD SENAMHI
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NORMAS INTERNAS
• Directiva “Procedimiento para la Transferencia de Documentos de los Archivos de Gestión, al Archivo Central y/o Archivos Desconcentrados del SENAMHI” - 2011.
• Directiva “Procedimientos para la Eliminación de Documentos en el Archivo Central y Archivos Desconcentrados del SENAMHI” - 2011.
• Directiva “Procedimientos del Servicio Archivístico en el SENAMHI” – 2012.
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OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
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NORMAS INTERNAS
• Directiva “Procedimientos para la formulación, aprobación y evaluación del Plan Anual de Trabajo de los Archivos delSENAMHI”.
• “Lineamientos para Supervisiones y Visitas Guiadas a los Archivos del SENAMHI”
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASECRETARIA GENERAL
OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
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COORDINACION DE ELABORACION DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
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OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
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NORMAS INTERNASAPROBACION DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
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OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
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HISTORIA Y AVANCES
RECONOCIMIENTOSArchivo Central
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RECONOCIMIENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
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RECONOCIMIENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
MINISTERIO DE DEFENSA REPUBLICA DEL PERÚ
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SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASistema Institucional de Archivos: Avances y Propuestas
RECONOCIMIENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
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OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
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RECONOCIMIENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
RECONOCIMIENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASECRETARIA GENERAL
OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
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RECONOCIMIENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASECRETARIA GENERAL
OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
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RECONOCIMIENTOS AL ARCHIVO CENTRALPREMIO “FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
2009”
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OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
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RECONOCIMIENTOS AL ARCHIVO CENTRAL“RECONOCIMIENTO POR SU APORTE AL FORTALECIMIENTO Y CONSOLIDACIÓN DEL
S.N.A.
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OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
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RECONOCIMIENTOS 2014
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASECRETARIA GENERAL
OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
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RECONOCIMIENTOS 2014
Entrega de Resolución de reconocimiento, en compañía de funcionarios del Archivo General de la Nación. (de Izquierda a derecha) Arch. Shirley Zanabria Palomino, supervisora de archivo; Arch. Maximiliano Elguera Pichihua, Director de la OTA, Lic. Pablo Maguiña Minaya, Jefe del AGN, Lic. Deomar Hidalgo Salas, Director Nacional del Archivo Intermedio y la Lic. Marlitt Rodriguez Francia, Directora de Normas Archivísticas.
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HISTORIA Y AVANCES
RECONOCIMIENTOSArchivos Desconcentrados
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OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
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RECONOCIMIENTOS A LOS ARCHIVOS DESCONCENTRADOSTACNA: “CREACIÓN DEL ARCHIVO DESCONCENTRADO DE TACNA” -
2005
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASECRETARIA GENERAL
OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASistema Institucional de Archivos
RECONOCIMIENTOS A LOS ARCHIVOS DESCONCENTRADOS 2012PUNO: “POR SU RESPONSABILIDAD Y COMPROMISO CON EL PATRIMONIO DOCUMENTAL REGIONAL”
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASECRETARIA GENERAL
OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASistema Institucional de Archivos
RECONOCIMIENTOS A LOS ARCHIVOS DESCONCENTRADOS - 2012PUNO: Reconocimiento y felicitaciones al Archivo Desconcentrado de
Puno”
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OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASistema Institucional de Archivos
PUNO: “CONFORMACIÓN DE COMISIÓN TÉCNICA DE ARCHIVOS POR PERSONAL DEL SENAMHI” 2013
melguera@senamhi.gob.pe, ota@senamhi.gob.pe
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OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
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“La poesía es la memoria de la vida y los archivos son su lengua”
Octavio Paz
melguera@senamhi.gob.pe, ota@senamhi.gob.pe
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Octavio
“La poesía es la memoria de la vida y los archivos son su lengua”
Octavio Paz
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