normativas de una oficina
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Elaborado por: Quinto A de Asistente
Gerencial.
Revisado y aprobado por: Prof. Maddiel Blanco.
Fecha Creación:12 / 05 / 2014
Fecha Actualización:12 / 05 / 2014
República Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la Educación
E.T.C Francisco Jiménez Valera
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS BÁSICO CONTABLE, INFORMÁTICO Y ADMINISTRATIVO
DE COMPETENCIAS SEGÚN EL PERFIL DEL EGRESADO
Asunto: Normativas de una oficina.
Introducción
El presente Proyecto está basado en una propuesta sobre el diseño de un Manual
para el Manejo del Conocimiento, la Ciencia y la Tecnología orientado a la
actualización de la práctica laboral). Cuya propuesta será mejorar las actividades de
oficina, como son: registros contables, organización de documentos e información, y
actividades dentro de la oficina. El trabajo, representa un estudio bajo la modalidad de
proyecto productivo, apoyado en una investigación- acción. Cabe destacar, que la presente
propuesta se sustenta, con los proyectos de los años anteriores. Esta propuesta, son la
necesidad generada por las debilidades y fallas específicamente en el manejo de inventario,
actividades cotidianas dentro de la administración de la oficina, registro contable
organización de documentos, almacenamiento de información en el desarrollo de las
actividades de la institución que lo requiera. Dando como recomendaciones, la aplicación de
normas y procedimientos propuestos para promover el uso adecuado de la tecnología de
información y comunicación, de tal manera, asegurar una gestión eficiente y al mismo
tiempo mejore la problemática existente.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS BÁSICO CONTABLE, INFORMÁTICO Y ADMINISTRATIVO
DE COMPETENCIAS SEGÚN EL PERFIL DEL EGRESADO
Asunto: Normativas de una oficina.
¿Que es una Oficina?
¿Que es una Oficina?
Una oficina es el local destinado a
algún trabajo. Puede tener distintas
formas de organización y de
distribución del espacio de acuerdo a
la cantidad de trabajadores y a su
función.
¿Que es una Oficina?
¿Que es una Oficina?
¿Qué son Normas?¿Qué son Normas?
Las normas son las reglas que deben
seguir las personas para una mejor
convivencia, a las que se deben ajustar las
conductas, tareas y actividades del ser
humano.
AprendamosAprendamos
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DE COMPETENCIAS SEGÚN EL PERFIL DEL EGRESADO
Asunto: Normativas de una oficina.
No importa que tan flexible o relajado sea un oficinista, puesto que una oficina es un
espacio social, y por lo tanto existen ciertas reglas de etiqueta que rigen el buen
comportamiento dentro de ella. Esto se debe a que algunas actividades pueden resultar
molestas para el resto del equipo, e incluso afectar su productividad.
Cabe destacar que cada empresa según sus funciones tiene sus propias normativas, a
continuación se presentan aquellas normas básicas que se deben de seguir en cualquier
empresa:
Normas Básicas dentro de la Oficina:
No Comer en la Oficina, en especial alimentos muy condimentados o de olor fuerte.
No hables por teléfono sobre cosas personales.
No digas palabras altisonantes.
Intenta mantener tu lugar de trabajo lo más limpio posible.Ser Puntual con las horas de entrada.
Mantén siempre una postura adecuada en tu mesa de trabajo.
No interrumpas a tus colegas ni invadas sus espacios.
Pide asesoría con tus jefes antes de tomar una decisión en cuanto a la oficina.
Normativas dentro de la Oficina.Normativas dentro de la Oficina.
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Normas de Convivencia dentro de la Oficina:
Regla 1: Controlar el volumen de la voz.
Si trabaja en un cubículo o comparte la oficina con
otros colegas, procure controlar el volumen de la voz cuando
hable por teléfono o cara a cara con otras personas. Si no lo
hace, no sólo afectará la productividad de los demás sino que
también podría estar revelando información confidencial.
Regla 2: Controlar el uso del celular
. Si bien el uso de celular puede ser imprescindible
por razones laborales y personales, hay que procurar
ponerlo en modo silencioso o vibrador para que las
constantes llamadas y mensajes de texto no distraigan la
atención de los compañeros.
Regla 3: No involucrarse en Rumores :
Esparcir rumores sobre colegas nunca lleva a buen puerto, por más
que no sea el que lo haya empezado.
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Regla 4: Ser cuidadoso con el almuerzo
Procurar ser extremadamente prolijo a la hora de
comer, es decir, seguir las reglas de etiqueta básicas de
cualquier comida y tener cuidado de no llevar alimentos
perecederos o que despidan olores fuertes.
Regla 5: Evite discusiones y riñas .
Como en toda actividad laboral, hay días en que las
reuniones, las llamadas y otras tareas pueden traerlo de cabeza,
con lo que los nervios están a flor de piel y surgen enfados por
cualquier detalle. Esto crea un ambiente laboral tenso y poco
agradable. Trate de controlar su temperamento y sea lo más cordial
posible.
Regla 6: Comparta .
Las relaciones entre compañeros se basan en la
confianza mutua y por ello debe compartir toda la
información a su alcance para lograr un mejor flujo de
trabajo en la oficina.
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Regla 7: Colabore .
Debe estar abierto al trabajo en equipo. En toda
compañía cada persona tiene unas determinadas tareas que
realizar, lo que no impide que pueda echarle una mano a otros
compañeros. Y si la labor es de un equipo, no trate de hacer lo
menos posible en detrimento del resto de compañeros.
Regla 8: Muestre interés en los demás.
Una forma de hacerlo es presentando a los
nuevos empleados al resto de la plantilla (al menos a los
de la misma planta o departamento), o despidiendo a los
compañeros de trabajo cuando se van, por el motivo que
sea, de la empresa.
Regla 9: Críticas y sugerencias .
Evite todo tipo de críticas con respecto a otros compañeros,
su trabajo o cualquier otro aspecto que pueda causar malestar. Las
únicas críticas admisibles en una oficina son las constructivas.
Regla 10: Ser Honesto:
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No se atribuya méritos por trabajos o proyectos de los que no ha sido parte, o aun
habiendo sido parte no son suyos en su totalidad. Incluso siendo propios, siempre se deben
compartir con el resto de los compañeros, remarcando la importancia de los mismos en la
consecución de estos logros.
Regla 11: tener en cuenta la Educación y respeto :
Son la base fundamental de la convivencia no solo en el
ámbito laboral, sino en cualquier otro de la vida. Sea cortés y
respete la forma de ser de los demás, su forma de vestir, de
hablar u opinar. Si respeta a los demás, los demás harán lo mismo
con usted.
Regla 12: Ser Ordenado:
La forma en que mantiene su escritorio y sus objetos
personales dice mucho de usted. No es agradable ver que
alguien mantiene su área de trabajo en completo desorden y
que cada vez que tiene que buscar un papel debe bucear entre
una pila de cosas acumuladas sobre la mesa.
Normas de Aspecto Físico:
Regla 1: Cuidar su Aseo Personal :
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Es importante tener buena presencia en el área de trabajo
hará de esta manera causar buena impresiones a quienes forman
del trabajo o también de futuros clientes
Regla 2: Respetar el Uniforme :
Es indispensable respetar el uniforme y mantenerlo pulcro.
Regla 3: Usar el Carnet de Identificación en todo momento en la empresa:
Puesto que el Carnet forma parte del Uniforme, y es ello lo que
identifica que el oficinista forma parte de la empresa.
Regla 4: No utilizar Peinados Extravagantes:
En cuanto a la mujer no utilizar peinados extravagantes y en
caso de usar maquillaje utilizarlo de manera moderada, por
otra parte los caballeros de igual manera deben utilizar un corte de cabello adecuada y está
prohibido que utilicen algún piercing.
El Aspecto Físico de un Oficinista es
esencial, debemos recordar que la
apariencia deja mucho que decir.
El Aspecto Físico de un Oficinista es
esencial, debemos recordar que la
apariencia deja mucho que decir.
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Normas a Considerar para la atención al Público.
En la Atención al cliente nos podemos dar cuenta que el cliente no solo quiere
un servicio amistoso sino también este mismo desea que alguien le sirva y se interese
por su trabajo siendo atento a la gente con detalles.
Regla 1: Atienda al cliente de Inmediato:
Ser cuidadoso en el primer momento que tenemos contacto Visual cuando se
acerca al cliente:
Sonría.
No hacerlo esperar.
Hacerlo sentir importante “La bienvenida”.
Regla 2: De al Cliente su total Atención:
IMPORTANTE: La actitud es el sentimiento que provocamos en la forma que tratamos al Cliente.
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Es el significado de poner a prueba el Servicio
Se cuenta estrategias básicas como:
Tecnología.
Ambiente Agradable.
Medios.
Personal Competente.
Con estas características el cliente forma una expectativa sobre todo con el contacto de todo el personal.
Regla 3: Haga que los primeros Segundos Cuenten:
Se debe saber también que los 30 primeros segundos
de transacción le pertenecen al cliente y no a Ud.
Ganar la Confianza del Cliente (escuchando para
satisfacerlo totalmente).
Mantener el lazo de confianza, respeto mutuo, no
haciéndolo esperar.
Regla 4: Sea Natural no falso ni mecánico: Recomendaciones:
No actuar como un Robot.
No usar el estilo mecánico (situación
rutinaria, las mismas preguntas, esto
hará que el cliente se sienta aburrido.12
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Regla 5: ¡Piense! Use su sentido Común:
Es pensar y preguntarse en la solución que se le
puede dar a ese problema.
Poder hacer algo sabiendo que a veces no se pueda
solucionar el Problema.
Regla 6: Haga que los últimos 30 segundos cuenten:
La última impresión del cliente
es el último medio minuto para
finalizar la transacción,
asegurándose que el cliente es la
satisfacción.
Los comentarios finales del
cliente son importantes para que la organización destaque.
Regla 7: Manténgase en forma cuide bien su persona:
Sabiendo que:
La influencia en cómo tratar a la gente
Atender bien a los clientes como atendiéndome a sí
mismo.13
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Normas Básicas para Archivar:
Regla 1: Identificar el Tipo de Archivo:Ya sea:
Vertical: Se almacenaran en carpetas individuales, colgando de una
guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra
con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la
identificación de lo que allí se conserva.
Lateral: Los documentos se archivaran uno al lado del
otro como los libros de estantería en una biblioteca.
Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas
que se colocan paralelamente.
Horizontal: Los documentos se almacenaran en plano, uno encima del otro en carpetas,
cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de
tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o
mapas.
Regla 2: Archivar según sea el caso:
En muchas empresas se manejan cantidades enormes de archivos, por tanto deben estar
organizados para ubicarlos con más rapidez al momento de
necesitarlos, es por ello que se deben archivar ya sea:
De Manera Alfabética.
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De manera Numérica (Ascendente o Descendente).
Regla 3: No Botar Duplicados de Documentos Originales:
Antes de desechar un documento es necesario participarlo a
un jefe o a un superior para evitar futuros Conflictos.
Normas Básicas con Respecto a los Equipos y Mobiliarios:
Regla 1: Cuidar cada uno de los equipos y mantenerlos limpios y en orden:
Dentro de la oficina es primordial mantener los equipos así
como también los artículos de oficina en perfecto orden.
Regla 2: Utilizar el Ordenador de manera consciente y solo para trabajo de la
empresa.
Se debe tomar en cuenta que el computador es
una herramienta para facilitar el trabajo de un oficinista, 15
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y se debe utilizar exclusivamente para ello, para evitar algún problema como lo son entrar en
las redes sociales
en horario de oficina.
Regla 3: Utilizar la Impresora únicamente para impresiones relacionadas con el ambiente de Trabajo.
Es Totalmente Prohibido utilizar la impresora de la oficina
para imprimir documentos personales o que no formen parte del
trabajo dentro de la empresa
Regla 4: No Utilizar Equipo de oficina de otro colega.
Uno de los mayores problemas dentro de
una oficina es la mala convivencia entre oficinista
por ello, es preciso no utilizar el equipo de oficina
de otro compañero e trabajo a menos que sea bajo
su consentimiento.
Regla 5: Al momento de terminar su horario de Trabajo Apagar los equipos que quedan bajo su
responsabilidad.
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Para hacer uso eficiente de cada uno de los equipos como los son el computador, el
aire acondicionado o la luz de la oficina, siempre y cuando estos estén bajo su
responsabilidad.
Normas de Higiene en el Centro de Trabajo
Normas para el Buen uso del Ordenador
Regla1: No se podrá cambiar el Fondo de Pantalla que posea el Computador.
Puede resultar Grosero para sus superiores, puesto
que el computador es un equipo de oficina perteneciente a la
empresa.
Regla 2: No deje sus documentos personales en el computador.
IMPORTANTE: Cuidar los equipos y los artículos de oficina, es tarea de todos los que forman parte de una oficina, recordemos que estos facilitan el trabajo dentro de sus áreas y de esta manera hace más eficiente su trabajo.
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Es recomendable que sean grabados en un disco de trabajo, en alguna cuenta Personal
o simplemente enviarlo a su mail.
Regla 3: Utilizar el computador solo para trabajos relacionados con el computador.
Ya que muchos Trabajadores que también estudian, comparten
el computador para sus trabajos personales, en su horario donde
deberían estar laborando.
Regla 4: Queda Prohibido abrir paginas de Juegos.
Es importante recordar que una Oficina es un Ambiente
exclusivamente de trabajo, y no debe tomarse como sala de recreación,
esto puede resultar molesto para otros compañeros de trabajo si la
oficina se divide por cubículos.
Regla 5: Aplicar Todas aquellas Normativas de posición para estar en el computador
Debido a que un oficinista pasa horas frente al computador
realizando sus trabajos, luego de unos minutos comienza a sentirse 18
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incomodo, es por esto que se debe adoptar la posición correcta de Brazos, manos, espalda y
pies, esto facilitará el trabajo.
Normas de higiene dentro de la oficina
Regla 1: Lávese las manos con agua y jabón frecuentemente:
Es necesario tener una buena higiene en el trabajo, el
lavarse las manos especialmente con jabón líquido antibacterial
cada vez que lo considere necesario es útil ya que un oficinista
manipula diversos documentos.
Regla 2: Mantenga el área de trabajo limpia:
Esto hace mucho más cómodo el ambiente de trabajo,
mantener limpias especialmente mesas, escritorios, gavetas,
teclado y mouse.
Regla 3: Solicite la limpieza
Es Preciso informar a nuestros superiores o personal
autorizado para la debida limpieza y desinfección del área de
trabajo cuando lo considere necesario.19
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Regla 4: Revisar constantemente floreros o recipientes con agua en busca de la presencia de larvas de zancudos.
De esta manera se crea un mejor ambiente.
Regla 5: Prohibido dejar comida en el mobiliario de oficina (escritorio, gavetas, casilleros)
Es Prudente comer solo en las áreas autorizadas y en el horario que
corresponda.
Normas para atender el Teléfono:
Regla 1: Tómese su tiempo para recoger el receptor de una llamada
entrante. 20
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Apresurarse a contestar el teléfono cuando usted no está listo, indica a la persona en
el otro extremo que no está preparado para tomar la llamada. Deje que el teléfono suene una
vez o dos veces antes de
Recogerlo y respire profundamente para prepararse para la llamada.
Regla 2: Cite la organización que usted representa y su nombre.
Éste momento es importante ya que transmite la
información más básica a la otra parte y elimina cualquier duda
sobre si es el número correcto.
Regla 3: Escuche cuidadosamente a la persona que llama.Espere hasta que termine de hablar para responder y asegúrese de que
entiende sus preguntas antes de contestar. Aclare cualquier detalle de las
preguntas del interlocutor si no está seguro.
Regla 4: Hable despacio cuando responde a la persona que llama.
Tenga confianza en sus respuestas. Escoja su lenguaje con
cuidado, ya que la jerga o palabras indecisa pueden llevar la 21
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persona que llama a dudar de su experiencia. Pregunte a la persona que llama si se entiende
la información que usted proporciona.
Regla 5: Pida permiso antes de poner una llamada en espera.
Agradezca a la persona que llama por su paciencia y
dígale cuánto tiempo tendrá que esperar. Solicite la aprobación
para el reenvío de mensajes o buscar una consulta, ya que eso le
dará la opción a la persona que llama de aguardar en línea o no.
Regla 6: Compruebe que la persona que llama comprendió la información que usted proporcionó
Revise fechas y horas
importantes. Pregunte a la
persona que llama si puede ser
de más ayuda antes de terminar la llamada. Agradezca
a la persona que llama a la terminación de la llamada.
De Interés…De Interés…
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Un oficinista debe ser una persona proactiva que siempre busque una solución inmediata
a cualquier problema q se le presente.
Es una persona responsable, analítica y dedicada.
Debes tener en cuenta que el oficinista es el ser mas indispensable en una empresa.
Debe tener facilidad de palabra y no cohibirse con las personas, saber contestar el teléfono
tratando de dar la impresión que uno habla a una oficina y no a una casa.
Debe ser: ordenado, serio en su trabajo, puntual, atento, trabajador y ser sociable, de
buenos modales, tener iniciativa propia y sobretodo…
TENER ACTITUD DE SERVICIO
Conclusión
El Nivel de conocimiento de los estudiantes, basados en los elementos teóricos
prácticos con la tecnología, se evidenció que existe un mediano rendimiento, ya que por una
parte, existen grupos que no cuentan en sus hogares un computador y por otra parte los
laboratorios de computación no están en condiciones óptimas para el desarrollo de las
actividades prácticas en las asignaturas de informática.
Las normas establecidas con razón y con justicia, pueden dejar de ser útiles al cambiar las circunstancias, pero al permitir que continúen vigentes por la fuerza de la inercia, entonces, no sólo es justo, sino también útil, quebrantar aquellas que nos anuncian el hecho de que son inútiles, o incluso realmente perjudiciales.
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También, se evidenció que en lo que se refiere al manejo del Conocimiento, la
Ciencia y la Tecnología para la actualización de la práctica laboral, los estudiantes se
sintieron interesados, ya que, con la construcción del proyecto hubo una oportunidad de
hacer un repaso de todas las asignaturas vistas en los años anteriores; además con la
presentación de nuevos contenidos muy útiles para las competencias de su especialidad.
A lo que compete a las Normativas de una Oficina quedan plasmadas aquellas
normativas una vez definidas y actualizadas en un Manual Físico que podrá ser de gran
utilidad tanto para estudiantes de la E.T.C.R “Francisco Jiménez Valera” a aquellos pasantes
que salen egresados de nuestra institución así como también a otros estudiantes de otras
Escuelas técnicas como lo son las Industriales y la Agropecuarias ya que están desconocen
acerca d las Normativas que se deben respetar dentro de una oficina por lo cual, este manual
elaborado por los 5tos años será de gran Utilidad al nivel Laboral
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