normativa consulta i reproducció de documents arxiu gavín (2009-2010)

Arxiu Gavín Monestir de les Avellanes Ctra. C-12, Km. 181 Os de Balaguer (Noguera) Telèfon: 973 43 80 06 Fax: 973 43 80 38 a/e: arxiugavin@maristes.com web: http://arxiugavin.wordpress.com

Data: 19/10/2009

1/4

SERVEI DE DOCUMENTACIÓ I ARXIU

GGMM/CAT-AG-006 NORMATIVA CONSULTA I REPRODUCCIÓ DOCUMENTS SDA

ARXIU GAVÍN

REV. 1 Núm. pàg. 4

NORMATIVA DE PROCEDIMENTS ESTABLERTS SOBRE LA CONSULTA I

REPRODUCCIÓ DE DOCUMENTS DEL SERVEI DE DOCUMENTACIÓ I

ARXIU

ARXIU GAVÍN

GGMM/CAT-AG-006

REVISIÓ 1

Elaborat Revisat Aprovat

Servei de Documentació i Arxiu

Data: juny 2009

Servei de

Documentació i Arxiu

Data: octubre 2009

Servei de

Documentació i Arxiu

Data: 19 octubre 2009

Arxiu Gavín Monestir de les Avellanes Ctra. C-12, Km. 181 Os de Balaguer (Noguera) Telèfon: 973 43 80 06 Fax: 973 43 80 38 a/e: arxiugavin@maristes.com web: http://arxiugavin.wordpress.com

Data: 19/10/2009

2/4

SERVEI DE DOCUMENTACIÓ I ARXIU

NORMATIVA DE PROCEDIMENTS ESTABLERTS SOBRE LA CONSULTA I

REPRODUCCIÓ DE DOCUMENTS DEL SERVEI DE DOCUMENTACIÓ I ARXIU

ARXIU GAVÍN

1. Condicions d’accés i consulta

1.1. L’accés a la documentació que custòdia l’Arxiu Gavín, és lliure, excepte en aquells

casos en que la legislació vigent determini el contrari.

1.2. Com a usuari de l’Arxiu Gavín, se’us demana la vostra identificació i els motius als

quals es deu la vostra consulta. (vegeu formulari sol·licitud consulta)

2. Drets i deures respecte la reproducció de documents

Els drets i deures referents a la reproducció de documents de l’Arxiu Gavín estan

condicionats per:

• L’estat de conservació dels documents

• Els drets d’autor i la propietat intel·lectual del contingut dels documents

• La finalitat i l’ús de les reproduccions fets per part de l’usuari

3. Procediment habitual de consulta i reproducció de documents

3.1. Accediu a l’arxiu per una de les diferents vies existents1

3.2. Empreu els formularis de sol·licituds vigents per a realitzar consultes i/o

reproduccions

• Formulari de sol·licitud de consulta

• Formulari de sol·licitud de reproducció

3.3. En cas de reproducció de documents us indicaríem el pressupost de la reproducció

• Teniu el dret de demanar les taxes vigents de reproducció de documents

3.4. En cas de reproducció haureu d’abonar prèviament el cost de l’encàrrec indicant

quina forma de pagament preferiu

• Efectiu o targeta de crèdit

• Transferència bancària

• Gir postal

1 Presencial (es recomana avís previ), telèfon, fax, correu electrònic, correu postal, pàgina web

Arxiu Gavín Monestir de les Avellanes Ctra. C-12, Km. 181 Os de Balaguer (Noguera) Telèfon: 973 43 80 06 Fax: 973 43 80 38 a/e: arxiugavin@maristes.com web: http://arxiugavin.wordpress.com

Data: 19/10/2009

3/4

SERVEI DE DOCUMENTACIÓ I ARXIU

3.5. Un cop abonat el pagament us serà lliurat el material reproduït

• Les vies de recollida o entrega del material són

o Venir a l’arxiu

o Enviament per correu electrònic

o Enviament per missatgeria (a càrrec vostre)

o Enviament per correu ordinari (a càrrec vostre)

El cost mínim per a l’enviament per correu ordinari és de 5 €.

• En el cas que es tractés d’un encàrrec de lliurament complex se’us avisaria un cop

la reproducció del material hagués finalitzat

• Les despeses d’enviament per correu ordinari, correu certificat o missatgeria

aniran a càrrec de l’usuari o usuària.

4. Disposicions

1. A efectes d’aquesta normativa entenem com a reproducció de documents el

conjunt de còpies i procediments de còpia, microcòpia o fotografia, d’aplicació sobre els

fons existents als dipòsits de l’Arxiu Gavín.

2. El personal de l’Arxiu Gavín és l’únic autoritzat a realitzar reproduccions de la

documentació.

3. El sol·licitant tindrà a la seua disposició un formulari que caldrà que empleni i lliuri

a l’encarregat de l’arxiu. En aquest formulari i constaran les dades personals, el sistema

de reproducció, la tipologia documental, una breu descripció del document, el nombre de

còpies, la data i la finalitat de la reproducció.

4. En cas que la sol·licitud sigui acceptada pels responsables de l’arxiu, les

reproduccions se serviran quan l’interessat hagi satisfet l’import de la

reproducció i de les despeses derivades de la seva tramesa.

5. L’objectiu de la reproducció serà sempre la de possibilitar l’estudi i la investigació,

o l’aportació de proves documentals per qüestions administratives, excepte en casos

particulars en que pugui haver-hi altres raons que justifiquin una finalitat diferent.

6. El sol·licitant estarà subjecte en tot moment a la normativa vigent sobre la

propietat intel·lectual [1]. L’investigador està obligat, en publicar els documents, a fer

Arxiu Gavín Monestir de les Avellanes Ctra. C-12, Km. 181 Os de Balaguer (Noguera) Telèfon: 973 43 80 06 Fax: 973 43 80 38 a/e: arxiugavin@maristes.com web: http://arxiugavin.wordpress.com

Data: 19/10/2009

4/4

SERVEI DE DOCUMENTACIÓ I ARXIU

esment de la seua procedència i, en el cas de reproduir imatges, el nom de qui n’és

l’autor.

7. En publicar treballs desenvolupats a partir de la documentació facilitada per l’Arxiu

Gavín, l’investigador haurà d’entregar dos exemplars, que seran integrats a la

biblioteca auxiliar de l’arxiu. En els casos que la propietat dels documents no pertany a

l’Arxiu Gavín, la petició de reproducció s’haurà d’adreçar als propietaris dels dits

documents.

8. Les sol·licituds de reproducció s’atendran per rigorós ordre de recepció dels

formularis, i se serviran en els terminis mínims imprescindibles, tenint en compte la

situació excepcional en que en aquest moments es troba l’Arxiu Gavín. Sempre que es

pugui es donarà una data aproximada de termini.

9. Els responsables de l’Arxiu Gavín prendran les mesures que considerin adients per

evitar l’existència d’arxius creats a partir de reproduccions que puguin anul·lar els

arxius d’origen, la falta de control sobre la documentació cedida i el perill que les

reproduccions puguin ser utilitzades amb finalitats diferents d’aquelles perquè foren

cedides.

10. En cas de no trobar-se als fons de l’Arxiu Gavín la documentació sol·licitada,

podrà lliurar-se, a petició de l’interessat, certificació negativa amb la fórmula “no es troba

en el fons documental de l’Arxiu Gavín”. Tot i que sempre que sigui possible s’intentarà

donar assessorament indicant on pot cercar la informació que es cerca.

Arxiu Gavín del Monestir de les Avellanes

Servei de Documentació i Arxiu

Santa Maria de Bellpuig de les Avellanes (Os de Balaguer), 19 d’octubre del 2009