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MIFINCA

MIFINCA es un software diseñado para ser utilizado como una herramienta de ayuda, en la administración de empresas agropecuarias. MIFINCA no es un programa de contabilidad; es un instrumento para el manejo de los costos y el control de las labores realizadas en la empresa, al igual que un generador de índices de producción. El éxito en los resultados se obtiene siempre y cuando, la información con la que se alimente el programa, sea veraz y completa.

INSTALACION

Los requerimientos de hardware para instalar MIFINCA son mínimos, sólo se necesita un sistema Windows 98 ó posterior. ESTE MANUAL ESTA EN PROCESO DE ELABORACION. AGRADECEMOS LAS OBSERVACIONES Y COMENTARIOS QUE PUEDAN HACER. FAVOR ESCRIBIR AL CORREO manuelvi@une.net.co ó jhonalexvargas@hotmail.com.

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DESCRIPCION

El Software trae un menú principal el cual está dividido en 6 bloques:

- Crear - Registrar - Reportes - Configuración - Presupuesto - Salir

Con el botón “Crear”, como su nombre lo indica, es por donde vamos a hacer, a nombrar ó a fundar todo lo que implica el funcionamiento de una empresa agropecuaria. Con el botón “Registrar”, digitamos todos los movimientos. Con el botón “Reportes”, obtenemos una serie de reportes e indicadores de costos, labores y movimiento de cuentas. Con el botón “Configuración”, establecemos los parámetros para el funcionamiento del programa.

MENU

PRINCIPAL

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Con el botón “Presupuesto” tenemos las opciones para hacer el presupuesto anual y revisar lo presupuestado con lo ejecutado. Con el botón “Salir” cerramos el programa. Cada botón despliega un nuevo menú con una serie de opciones, dependiendo de la operación que vamos a realizar.

A su vez, cada una de estas opciones abre un nuevo menú ó abre una ventana, la cual trae al lado izquierdo una serie de botones, con los cuales se da la opción de digitar, grabar, borrar, cancelar ó modificar un registro ó salir de la ventana.

OPCIONES

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Para digitar un registro nuevo, damos click en “Nuevo”, y el cursor se posiciona en el primer campo a digitar. Después de digitado el registro, damos click en grabar para guardarlo ó cancelar para desistir de lo digitado. Si luego de digitado el registro, se quiere borrar o modificar, se pueden utilizar los botones para esta opción, sólo si el usuario que está haciendo uso del programa está autorizado para esto. En la parte superior de la venta, tenemos dos pestañas, una pestaña con el nombre de la ventana o el nombre de la opción en que estamos, y otra, para consultas.

Botones

Nuevo,

Grabar,

Borrar,

Cancelar,

Modificar

y Salir

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La pestaña de consultas, como su nombre lo dice, es para consultar lo que ya hemos digitado. Trae una serie de filtros, dependiendo de la consulta, con los cuales podemos escoger las opciones hasta llegar al registro que queremos consultar. Por defecto viene para escoger los filtros de acuerdo al código, pero al frente de cada opción del filtro trae un campo desplegable para escoger si filtramos de acuerdo al código ó si filtramos de acuerdo al nombre. Las ventanas, en la opción de consulta, también traen como ayuda adicional, un botón “EXCEL”. Al dar click en él, nos muestra toda esta información en una hoja de cálculo, con una serie de filtros que ayuda a buscar lo que estamos consultando, con la posibilidad de procesar la información. Los cambios que se hagan en la hoja de cálculo, no modifican la información dentro del programa MIFINCA Encontrado el registro que se quiere consultar, damos click en el botón “Retornar”, y nos muestra los campos en donde digitamos ese registro, y las opciones para borrarlo o modificarlo.

Pestaña

Contratos

Pestaña

Consultas

Filtros

Campo

desplegable

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INICIO

Para comenzar la configuración de MIFINCA necesitamos tener a mano una información básica de la empresa:

- Nombre de la finca - Propietario - Departamento - Municipio - Vereda - Administrador - Area de la finca - Altura sobre el nivel del mar a.s.n.m.

Un listado de los lotes de la empresa, con los siguientes datos

- Número ó código - Nombre del lote - Número de árboles (Si es un cultivo perenne) - Cultivo - Grupo - Subgrupo - Variedad - Fecha de siembra - Distancia de siembra - Altura sobre el nivel del mar del lote a.s.n.m.

Un listado de los insumos que se utilizan, con los siguientes datos

- Número ó código - Nombre del insumo - Unidad (Bultos, centímetros, kilos gramos etc.) - Grupo ( Fertilizantes, herbicidas, insecticidas etc.)

Un inventario de insumos

- Número ó código - Nombre del insumo - Unidad (Bultos, centímetros, kilos gramos etc.) - Valor unidad - Existencia (Cantidad a la fecha) - Grupo ( Fertilizantes, herbicidas, insecticidas etc.)

Con esta información es suficiente para comenzar.

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COMENZAR A TRABAJAR

Una vez montado el programa e introducida la clave de instalación podemos entrar al programa, digitando el nombre de usuario y la contraseña. Inicialmente, el programa trae como nombre de usuario “ALEX” y como contraseña 123.

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CREAR

Click

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CREAR USUARIOS Debemos comenzar creando los usuarios que van a tener acceso al programa. Damos Click en el botón crear, se despliega una serie de opciones.

Click en usuarios, y se abre la siguiente ventana.

Click

Click

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Con las flechas podemos ver cuáles son los usuarios y que autorización tienen (si pueden borrar o modificar los registros). Si le damos click en el botón “Nuevo”, el cursor se posiciona en el campo Nombre y podemos registrar un nuevo usuario, el cual debe digitar su contraseña en la Clave de Acceso con la cual podrá entrar más adelante al programa. Si al crear un nuevo usuario, activamos la casilla Usuario Principal , que está encima del nombre, ese usuario tendrá todos los permisos, lo que indica que podrá tener acceso a todos los botones del menú, ver todos los reportes, configurar el programa, crear nuevos usuarios y podrá registrar, grabar, borrar y modificar cualquier registro. Si un Usuario Principal crea un nuevo usuario, y no lo registra como usuario principal, así le autorice o no a borrar y/ó modificar, debe ir, por el botón “Configurar” , la opción permisos y asignarle los permisos que le va a atribuir a ese usuario. El Usuario Principal puede crear usuarios y asignar permisos en el momento que lo desee.

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CREAR FINCAS

Para crear la finca ó las fincas dar click en el Botón crear y seleccionar la opción “Fincas”

Se abre la siguiente ventana

Click

Click

Click

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Dar click en “Nuevo” y el cursor aparecerá en el campo al frente de “Finca”, escribir el número o el código de la finca ( 1, 2 , 3 .......... ó cualquier otro número), dar Enter (), el cursor brinca al segundo campo y digitar el nombre de la finca. Dar Enter ( ) y el cursor pasa al campo del propietario, escribir el nombre. Dar Enter ( ) y el cursor pasa al primer campo al frente de la Palabra Depto, si conoce el código del departamento digítelo ó de Enter ( ) nuevamente y en el segundo campo al frente de Depto se desplegarán los nombres de los departamentos que tenga creados, si aparece el departamento en el cual se encuentra la finca, señálelo con flecha abajo o con el mouse y Enter ( ); si no existe, dar click en el botón “Agregar Depto” y se abrirá una ventana

Por la pestaña “Consulta” podemos ver que departamentos hay creados. Para crear un Departamento nuevo, damos click en “Nuevo” y en el campo “Código” aparecerá el número siguiente a la cantidad de departamentos que existan digitados. Si sólo existiera uno digitado, al darle “Nuevo”, aparecería en el campo al frente de Código el número 2, dar Enter ( ) y el cursor pasara al campo al frente de “Nombre”, escribir el nombre del Departamento. Dar Enter y se activa el botón “Grabar” de la ventana que apareció para crear el Departamento.

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Damos Enter ó click con el mouse, y se activa el botón “Nuevo”

Si quiere crear otro Departamento, dar Enter o click en Nuevo y aparecerá en el código, el consecutivo .....3. El número que aparece en el código, se puede modificar.

Grabar

Nuevo

Salir

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Si no quiere crear otro Departamento, desplazarse con las flechas al botón “Salir” y dar Enter, ó ir con el mouse y dar click. Al escoger la opción “Salir”, nuevamente queda abierta la ventana fincas. Para registrar el Municipio, siga los mismos pasos que se siguieron para crear el Departamento. Para registrar la Vereda, Administrador, Teléfono, Num De Hectáreas, Cuadras y a.s.n.m., simplemente digítelos. Si desea registrar información sobre las escrituras, dar click sobre el botón “Escrituras” y registrar la información en cada uno de los campos, ó de lo contrario, dar click en el botón “Grabar” y luego en “Salir”.

Terminando estos pasos, queda registrada la finca. Las fincas o empresas agrícolas, están conformadas por uno ó más lotes y los lotes pueden tener uno o más cultivos. El paso a seguir después de creada la finca, es definir los cultivos que se van a manejar.

Grabar

Salir

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CREAR CULTIVOS Click en el botón “Crear” y escogemos la opción cultivos

Se abre la siguiente ventana

Click

Click

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El programa trae 4 cultivos preestablecidos

- 1. Cítricos - 2. Aguacate - 3. Maíz - 4. Café -

Si le da click en la pestaña consulta, podrá observar los cultivos registrados hasta el momento ó también por un reporte de cultivos.

Pero se pueden registrar un número indefinido de cultivos. Le da click en la pestaña cultivos y al dar click en “Nuevo” el código para el cultivo siguiente sería 5, el número lo puede cambiar por cualquier otro que sea superior a 4.

Click

Click

Click

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Una vez digitado el nombre del cultivo, se da click en “Grabar” y click en “Salir” y queda registrado el cultivo.

Todos los lotes que se vayan a crear, deben estar relacionados a un Cultivo, a un Grupo y a un SubGrupo. Al tenerlos asociados a un Cultivo, a un Grupo y a un SubGrupo, va a ser mayor la cantidad de reportes que podamos obtener. Para entenderlo mejor, trataremos con un ejemplo:

- Tenemos un cultivo � Cítricos Dentro del cultivo cítricos

- Tenemos varios grupos � Naranjas � Mandarinas � Limones Dentro del grupo mandarinas

- Tenemos varios subgrupos � Oneco � Arrayana � Clementina En la finca se tienen varios lotes de Mandarina Oneco, varios lotes de mandarina Arrayana y varios lotes de Mandarina Clementina. Se quiere mirar los resultados de los lotes de mandarina Oneco solamente, se puede solicitar un reporte del Cultivo Cítricos, del Grupo Mandarinas y del Subgrupo Oneco.

CREAR GRUPOS Se sigue el mismo procedimiento que para crear los cultivos. El programa trae grabados algunos nombres de grupos que pueden ser utilizados, borrados ó añadirle la cantidad que sea necesaria.

CREAR SUBGRUPOS Se sigue el mismo procedimiento que para crear los cultivos. El programa trae grabados algunos nombres de SubGrupos que pueden ser utilizados, borrados ó añadirle la cantidad que sea necesaria.

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CREAR LOTES Dar click “Crear” y click en la opción lote

Se abre la siguiente ventana

Click Crear Fincas

Primer campo

Segundo campo

Crear

Cultivo

Resiembra

Inactivo

Click Click

Lotes de

beneficio ó

postcosecha

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Se sigue el mismo procedimiento que para crear la finca. Click en “Nuevo” y el cursor se posiciona en el primer campo al frente de “Finca”. Si conoce el código de la finca a la cual le va a crear el lote, lo puede digitar, o de lo contrario da Enter y en el segundo campo al frente de “Nombre” se desplegará el nombre de la finca o las fincas que tenga creadas. Se para en la finca a la cual le desea crear el lote y da click ó Enter y el cursor pasará al primer campo al frente de “Lote”. En el caso que al lote que se quiere crear, no se le ha creado la finca, con el botón “Crear Fincas” lo podemos hacer. Cuando el cursor pasa al primer campo al frente de “Lote”, aparece el número consecutivo de los lotes que existen. Si es el primer lote para una finca, aparecerá el número 1, pero ese número se puede cambiar, si se quiere. Si el número del primer lote lo cambió por el número 20, entonces al crear otro lote le aparecerá el número 21, pero si usted dejó el número 1, al crear otro lote le aparecerá el número 2. Al darle Enter, el cursor pasará al segundo campo, digite el nombre del lote (pueden ser caracteres numéricos ó alfa-numéricos). Después de digitar el nombre del lote, dar Enter. El cursor pasará al primer campo que está al frente de “Cultivo”, si conoce el código del cultivo, digítelo, si no lo conoce, de Enter y en el segundo campo se desplegará la lista de cultivos que tiene registrados. Si no ha creado ningún cultivo, le aparecerán los que el programa trae por defecto (Cítricos, Aguacate, Maíz y Café). Si el lote que está registrando tiene un cultivo diferente a los mostrados, lo puede crear dando click en el botón “Crear Cultivo”. Para las fincas con café, que manejan beneficiadero y que el beneficiadero lo manejan como un centro de costos, se recomienda crear un lote con el nombre “BENEFICIO” y al crearlo, activar el campo en la parte de abajo de la ventana, en donde está la nota , para que en el reporte de la estructura de costos quede identificado el valor de este lote. Igualmente, poder registrar y obtener los reportes de Gastos de beneficio y postcosecha. En cultivos diferentes a café, para identificar los gastos de las bodegas de postcosecha, igualmente se debe activar el campo en la parte de abajo de la ventana. Para asignar el Grupo y el SubGrupo, siga los mismos pasos que para asignar cultivo. Los campos Cultivo, Grupo y SubGrupo, son obligatorios. Los campos - N° de Arboles, - Variedad, - Resiembra , - Distancia Siembra, a.s.n.m, son campos de sola información, no son clave para ningún reporte.

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El campo “Fecha Renovación” debe tener la fecha en la cual se siembra el lote con cualquier cultivo ó en el caso del café, la fecha en que se renueva por siembra o por zoca. El campo “Area”, es importante, ya que los resultados de varios reportes, los da con base en ese dato. El botón “Resiembra” con sus campos N° Arboles y Fe cha Siembra, se utiliza para registrar las resiembras que se le hacen a los lotes, pero nos referiremos a él, cuando estemos registrando labores. El cuadro inferior “Historial De Siembra y Soca”, se llena automáticamente cada que hacemos una modificación en la información del lote. Cuando modificamos el lote y vamos a grabar, aparece un cuadro de dialogo que pregunta si desea guardar el historial. Si le queda un historial que no desea conservar, se puede eliminar con el botón “Borrar Historial”. Terminada de digitar la información del lote, damos click en “Grabar”. Si vamos a continuar creando lotes damos click en “Nuevo” y repetimos el proceso, si no, damos click en “Salir”. Inactivar un lote: En el momento que se deje de utilizar un lote por cualquier razón, existe la manera de inactivarlo para que no siga apareciendo, pero que la información que se tenga durante el tiempo que se utilizó, no se pierda. Modificación Se pueden hacer modificaciones de todos los datos que tengamos registrados sólo si el usuario que está haciendo uso del programa está autorizado para modificar. Para entender mejor este proceso, vamos a explicarlo modificando la información de un lote. Partiendo desde el menú principal, damos click en crear, y click en la opción lote.

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Aparece la siguiente ventana, damos clic en la pestaña “Consulta”

y aparece esta ventana

Pestaña

“Consulta”

Click

Click

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Identificamos el registro que se va a modificar y damos click en el botón “Retornar”, el cual nos devuelve a la ventana anterior pero con los campos que tiene registrado ese lote.

Damos click en el botón “Modificar” y aparece una nueva ventana en la que hay que digitar el nombre de usuario, la contraseña y el motivo por el cual se va a modificar el registro y finalmente, click en aceptar. Si el usuario no tiene autorización para modificar, no lo deja hacer ningún cambio.

Registro a

modificar

Click

Click

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No todos los datos de un registro se pueden modificar. Para estos casos hay necesidad de borrar el registro completo, y digitarlo nuevamente.

CREAR INSUMOS Por esta opción, creamos los insumos, creamos los proveedores y creamos los grupos de insumos. Normalmente los insumos están catalogados de acuerdo a la acción que tengan y de acuerdo a esto los podemos agrupar en insecticidas, fertilizantes, fungicidas etc. MIFINCA trae por defecto, creados 5 grupos, pero si lo requiere, se pueden crear más.

- Insecticidas - Fertilizantes - Fungicidas - Herbicidas - Dispersantes y adherentes

Usualmente los insumos se gastan o se utilizan de acuerdo a una unidad de medida que puede ser en centímetros cúbicos, gramos, kilos, bultos etc.

Click

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Para crear insumos, en el menú principal dar clic en “Crear”, escoger la opción “Insumos” y se despliega un nuevo menú con 4 opciones. Escogemos nuevamente la opción “insumos”

Aparece la siguiente ventana

Seguimos el mismo procedimiento que hicimos en las opciones anteriores, dar click en “Nuevo”, nos aparece en el campo al frente de Código el número consecutivo del insumo (si es el primero, aparecerá el 1, pero si el insumo que está registrando tiene un código diferente, lo puede cambiar). Da Enter y el cursor pasara al campo al frente de “Nombre”, digite el nombre. Dar Enter y se despliega

Click

Click

Click

Crear

Unidad

Crear

Grupo

Crear

Ingrediente

activo

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un lista de unidades de medida. Con el mouse o con flecha abajo puede escoger la unidad de medida con la cual gasta el producto, centímetros cúbicos, gramos, kilos, bultos etc. Si la unidad de medida para el producto que está registrando no existe, la puede crear dando click en el botón “Crear Unidad”. Después de seleccionada la unidad de medida, dar Enter y el cursor pasara al primer campo al frente de “Grupo”, si conoce el código del grupo, digítelo, si no, dar Enter y se desplegará en el segundo campo, la lista de grupos, con el mouse o con flecha abajo puede escoger el grupo. Si el grupo al que pertenece el insumo que está registrando no existe, lo puede crear dando click en el botón “Crear Grupo”. Finalmente, click en “Grabar”. Adicionalmente vienen 3 campos opcionales, que son:

- Ingrediente Activo - Periodo de carencia - Periodo de reentrada

Para las fincas (Empresas) certificadas es necesario llevar un reporte de aplicaciones con esta información. MIFINCA podrá dar las bases para este reporte, en la medida que esta información esté bien registrada.

CREAR PROVEEDORES En el menú principal, click en “Crear”, opción insumos y se despliega un nuevo menú con 4 opciones.

Click en proveedores y aparece la siguiente ventana

Click

Click

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Repetimos el procedimiento, Click en “Nuevo” y digitar la información.

CREAR GRUPO DE INSUMOS En el menú principal, click en “Crear”, opción insumos y se despliega un nuevo menú con 4 opciones.

Click en Grupo de Insumos y aparece la siguiente ventana

Click

Click

Click

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Click en “Nuevo”, en el campo al frente del “Código” aparecerá el número consecutivo al código del último grupo que se haya creado. El programa trae preestablecidos 5 grupos, si vamos a crear uno nuevo nos aparecerá el “6”, pero si quiere registrarlo con otro código lo puede hacer. En el campo al frente de la palabra “Inicial”, se pone la abreviatura del grupo, y es la que aparecerá en varios de los reportes de insumos. Para los grupos que ya están creados, la abreviatura es la siguiente:

- Insecticidas “IN” - Fertilizantes “FE” - Fungicidas “FU” - Herbicidas “HE” - Dispersantes y adherentes “DI”

En el campo al frente de la palabra “Nombre”, ponemos el nombre del grupo de insumos, como por Ej; Combustibles, Material Vegetal, etc.

CREAR INGREDIENTE ACTIVO Todos los insumos traen una sustancia que es la que actúa sobre la plaga, la enfermedad ó hace el efecto que queremos obtener. Cada laboratorio químico, lo produce con un nombre diferente. Para entenderlo mejor, veamos el siguiente ejemplo: Un herbicida con ingrediente Activo GLIFOSATO. Existen en el mercado diferentes productos con este ingrediente activo como:

- Round up - Estelar

Click

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- Faena - Broker - Glifosol - Glyphogan

Para crear un ingrediente activo se sigue la misma dinámica del programa.

CREAR PRODUCTOS

MIFINCA, tiene énfasis en el cultivo del café, pero se puede manejar con cualquier otro tipo de cultivos, por esto podemos cosechar infinidad de productos. Llamamos productos al Café, Aguacate, Maíz, Frijol, Naranja Valencia, Naranja Salustiana, Mandarina Oneco, Mandarina Arrayana, Limón Tahití, etc. Para crear productos, damos click en “Crear”

Click en opción productos y aparece la siguiente ventana

Click

Click

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Click en “Nuevo” y aparece en el campo al frente de “Código” el número consecutivo al último producto que se ha creado, si no se ha creado ninguno, aparece “1”. Dar Enter y el cursor pasará al campo al frente de “Nombre” digite el nombre del producto. Todo producto se debe asociar a un cultivo. Ej:

- Café pasilla (Producto) => Cultivo Café - Naranja Valencia (Producto) => Cultivo Cítricos.

CREAR LABORES

Las labores las podemos utilizar tanto al día como al contrato. Las labores, para permitirnos una mayor cantidad de reportes, están clasificadas por TIPO y por GRUPO POR TIPO: De acuerdo a la labor que se esté realizando, pueden ser:

- Producción: Cualquier labor diferente a recolección y que se mide por jornales realizados. Ej: Fumigación Herbicida, 2 Jornales. Valor del Jornal $ 22.000.oo. Valor de la labor $ 44.000.oo

- Recolección: Las labores que se hacen para recolectar cualquier producto, pero que su pago se hace por unidad recolectada. Ej: Recolección de 1.000 Kilos de Naranja a $ 35.o la recolección de cada Kilo. Valor de la labor $ 35.000.oo

Click

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- Ambas: Las labores que se hacen para recolectar cualquier producto, pero que su pago se hace por jornales laborados. Ej: Se gastan 2 jornales en recolección de Aguacate. Valor del jornal $ 22.000.o. Se recogen 800 kilos. Valor de la labor $ 44.000.oo

POR GRUPO: Uno de los reportes de mayor importancia para cualquier cultivo en MIFINCA, es la estructura de costos. Las labores, son las que forman los costos directos dentro del modelo de estructura de costos.

Estructura de costos Costos Directos Variables Beneficio Recolección Operacionales Arvenses Broca y Fitosanitarios Fertilización Lotes en renovación Otras Labores Costos Indirectos Gastos Financieros Administrativos Otros gastos Resumiendo: Los TIPOS de labor son:

- Producción - Recolección - Ambas

Los GRUPOS de labores son:

- Recolección - Beneficio - Fertilización - Control Fitosanitario - Lotes en Renovación - Arvenses - Otras Labores

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Por facilidad al digitar información hay otra forma de agrupar las labores al momento de crearlas, y es relacionando la labor de tipo recolección ó tipo ambas con un producto. Este tipo de relación es opcional. Para algunos usuarios, manejar una sola labor, como recolección, es suficiente para su información, pero en algunos reportes no podrán tener muchos detalles. Se recomienda tener tres (3) labores para la recolección de cada producto y al crear las labores relacionarlas con un producto así: Ejemplo en el caso de Café LABOR TIPO GRUPO RELACIONADO

CON PRODUCTO Recolección Café patrón Ambas Recolección Café Recolección Café al día Ambas Recolección Café Recolección Café al contrato Recolección Recolección Café Podemos ver el siguiente ejemplo para algunas labores:

LABOR TIPO GRUPO RELACIONADO CON PRODUCTO

Limpia machete Producción Arvenses Podas Producción Otras Labores Recolección Mandarina oneco al día

Ambas

Recolección Mandarina Oneco

Recolección Mandarina Oneco al contrato

Recolección

Recolección Mandarina Oneco

Recolección Mandarina Oneco Patrón

Recolección

Recolección Mandarina Oneco

Fumigación Insecticidas Producción Control Broca y Fitosanitarios

Fertilización Producción Fertilización Dar click “Crear” y click en la opción labor

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Aparece la siguiente ventana,

Click en nuevo y el cursor aparece en el campo al frente de código, damos Enter y aparece el número siguiente al código de la última labor creada, Enter y el cursor pasa al campo al frente de Nombre, nombramos la labor, Enter y escogemos el tipo de labor al que la vamos a asociar, verificamos que este señalado el si al frente de activo, escogemos el grupo al que vamos a asociar la labor, y por último, si la labor es de tipo “Recolección ó Ambas”, se activarán los campos al frente de producto asociado, y asociamos la labor con el producto que corresponda, como lo vimos en el ejemplo anterior. Click en grabar y salir.

Click

Click

Click

Click

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CREAR GRUPO LABOR

MIFINCA trae preestablecidos 7 grupos de labores los cuales hacen parte de la estructura de costos. Aunque se pueden crear más grupos, se recomienda trabajar sólo con los 7 grupos que trae.

Recordamos los grupos de labores que trae preestablecido MIFINCA

Los grupos de labores son:

- Recolección - Beneficio - Fertilización - Broca y Fitosanitarios - Lotes en Renovación - Arvenses - Otras Labores

Click

Click

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CREAR EQUIPOS Una labor se puede realizar con varios equipos. Ej. Aplicación herbicidas se puede hacer con:

- Bomba de espalda. - Selector - Herby

Puedo crear equipos hacer Click en “Crear”

Sale la siguiente ventana

Click en “Nuevo”, en el campo al frente de código sale el número consecutivo al último equipo creado, damos Enter y el cursor aparece en el campo al frente de “Nombre”, escribimos el nombre del equipo, grabamos y salimos.

Click

Click

Click

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CREAR CONTRATOS

Click en crear, escogemos la opción contratos y se abre un nuevo menú con dos opciones relacionadas con los contratos.

- Contratistas - Cambio de Nit ó Cédula de Contratistas - Cambio de código de labor contratada

Por la opción contratistas, podemos crear la lista de contratistas con su nombre e identificación. Por la opción Cambio de Nit ó Cédula de Contratistas podemos actualizar el número del documento de identidad de los contratistas. Las labores que se hacen al contrato, tienen el mismo nombre y el mismo número que las labores que se hacen al día. Igual que las labores al día, las labores al contrato quedan asociadas a un grupo de labor, los mismos grupos que existen para las labores al día.

Clic

k

Click

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CREAR INGRESOS Y EGRESOS

MIFINCA cuenta con un módulo para las empresas que quieran llevar un reporte del movimiento del dinero y el manejo de bancos. Para poder registrar ingresos, necesariamente tenemos que crear alguna cuenta donde los podamos registrar. Para crear cuentas, click en “Crear”

Click en Crear cuentas y sale la siguiente ventana

Click en nuevo y el cursor se activa en el primer campo al frente de Cuenta. Un Ej. Es Cuenta 1

Click

Click

Click

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Nombre BANCOLOMBIA Las cuentas pueden tener varias Subcuentas: SubCuenta 01 Nombre Cta Cte 111-111111-1 SubCuenta 02 Nombre Cta Ahorros 180-737484-3 Para crear las subcuentas damos Click en “Crear”

Se abre la siguiente ventana

Click

Click

Click

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Click en nuevo, el cursor se activa en el primer campo al frente de la palabra cuenta, si conocemos el número o código de la cuenta, lo digitamos ó damos Enter y se desplegará la lista de cuentas existente, escogemos a la que le queremos asignar una subcuenta y en el campo número de subcuenta aparecerá el número consecutivo a la última subcuenta creada para la cuenta a la cual le vamos a crear la Subcuenta. Los conceptos son el motivo por el cual se tienen los ingresos o por el cual se hacen los egresos Ej:

- Venta café primera - Venta café segunda - Venta pasilla - Venta Naranja Valencia - Venta Mandarina Oneco - Venta Chatarra - Compra Machetes - Compra Alicate - Compra selectores - Compra fertilizantes - Etc.

Los grupos de conceptos, pueden ser a manera de ejemplo los siguientes.

GRUPO CONCEPTO CONCEPTO Venta café Venta café primera Venta café segunda Venta pasilla Venta cítricos Venta Naranja Valencia Venta Mandarina Oneco Compra herramienta Compra Machetes Compra Alicate Compra Selectores

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Para crear conceptos damos Click en “Crear”

Señalamos la opción Ingresos y Egresos y damos Click en conceptos y se abre la siguiente ventana. Damos Click en nuevo y en el campo al frente de código aparece el número consecutivo al último concepto creado. Damos Enter y colocamos el nombre del concepto que estamos creando, Enter y lo vinculamos a un grupo de conceptos.

Click

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CREAR RUBROS

Por esta opción creamos los rubros y los grupos de rubros tanto para registrar los costos de beneficio, como los gastos administrativos financieros y otros gastos. Para una mejor percepción en los reportes de beneficio, financieros, administrativos y otros gastos, podemos agrupar los rubros así: Para los rubros de beneficio, veamos el siguiente ejemplo de grupos de rubros y algunos posibles rubros.

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Y así podría quedar la estructura

ESTRUCTURA BENEFICIO FINCA POTOSI

NOMBRE GRUPO NOMBRE DE RUBRO

COMBUSTIBLES ACPM

CISCO

ENERGIA

ENERGIA ELECTRICA

ACUEDUCTO

ACUEDUCTO PLANTAS Y REDES

MANO DE OBRA

JORNALES

HORAS EXTRAS

CONTRATOS VARIOS

MMTO Y REPARACION CONSTRUC.

CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES

VIAS DE COMUNICACIÓN

MMTO Y REPARACION MAQ. Y EQUIPO

MAQUINARIA Y EQUIPO

INSTALACIONES ELECTRICAS

FLETES

TRANSPORTE FLETES Y ACARREOS

SEGUROS

VIDA COLECTIVA

CORRIENTE DEBIL

INCENDIO

SUSTRACCION

ROTURA DE MAQUINARIA

OTROS SEGUROS

SERVICIOS

SERVICIO DE ASEO

ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA

GASTOS VARIOS

OTROS (BENEFICIO DE CAFE)

OTROS ( ANALISIS Y MUESTRAS)

HERR/TAS E IMPLE/TOS AGRICOLAS

GASTOS VARIOS

ENVASES Y EMPAQUES

PRODUCTOS Y DROGA VETERINARIA

CASINO Y RESTAURANTE

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GASTOS VIVERO, GALPON Y HUERTAS

ATENCIONES Y REGALOS

COSTOS Y GASTOS DE EJ.ANTERIOR

ADMINISTRACION

CESANTIAS

INTERESES SOBRE LAS CESANTIAS

PRIMA DE SERVICIOS

VACACIONES DISFRUTADAS

VACACIONES EN DINERO

DOTACION Y SUMINISTROS A TJADO

APORTES A A.R.P.

APORTES EPS Y PENSIONES

APORTES CAJAS COMPENSACION

APORTES I.C.B.F.

APORTES SENA

GASTOS MEDICOS Y DROGAS

SUELDOS

TELEFONO

EQUIPOS DE COMPUTACION Y COMUN..

PASAJES TERRESTRES

UTILES,PAPELERIA Y FOTOCOPIAS

VIGILANCIA Y SEGURIDAD

Para los administrativos, veamos el siguiente ejemplo de grupos de rubros y algunos posibles rubros.

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CREAR CLIENTES

Cuando registramos ingresos por ventas, podemos tener identificados los clientes a los que les hacemos esas ventas. Para crear los clientes damos Click en “Crear”, Click en clientes

Se abre la siguiente ventana

Click en nuevo y completamos la información.

Click

Click

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INVENTARIO FISICO

Toda empresa debe tener un inventario de herramientas, electrodomésticos, maquinaria y artículos en general. MIFINCA tiene un modulo para el manejo de estos inventarios, y siguiendo con la metodología, se debe crear la lista de artículos y la forma de agrupar esos artículos. Para crear artículos damos Click en “Crear” y en la opción “Inventario físico” escogemos la opción artículos

Aparecerá la siguiente ventana

Click

Click

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Click en nuevo y completamos la información. Cuando los artículos se deben registrar individualmente como por ejemplo una motobomba, a la cual le registramos marca, potencia, revoluciones por minuto, debemos activar el campo “Con Descripción”. Si el artículo no necesita descripción y se pueden registrar varios al mismo tiempo Ej. tres destornilladores, 20 colchones etc., dejamos sin activar el campo “Con Descripción”. Si al crear algún artículo no tenemos el grupo creado, lo podemos hacer por la opción inventario físico “Grupos”

Se abre la siguiente ventana

Llenamos la información.

Click

Click

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REGISTRAR

Click

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Por esta opción del menú, asentamos, anotamos o inscribimos todos los movimientos que suceden en la empresa a excepción del presupuesto. Podemos registrar labores, contratos, beneficio, movimiento de insumos, modificar la pluviometría, ingresos y egresos, gastos administrativos, gastos financieros, otros gastos, inventario físico y ganadería. Entramos dando click en el botón “Registrar” del menú principal y se abre un menú con un grupo de opciones

Igual que al crear labores, cada que se abre una ventana para registrar cualquier movimiento, trae dos pestañas, una de las pestañas es para consultar la acción que hemos registrado y para modificar labores en el caso de ser necesario.

Click

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REGISTRAR LABORES

Damos click en “Registrar”, click en labores al día

Y se abre la siguiente ventana

Clic

Clic

k

Pestañas Pestaña de

consultas

50

Damos Click en “Nuevo” y el cursor se activa en el primer campo al frente de “Semana”, digitamos el número de la semana a la que corresponden las labores que vamos a registrar, damos Enter y el cursor se activa en el campo al frente de “Finca”, digitamos el número de la finca a la cual corresponden las labores, o si no lo sabemos, damos Enter y se despliega en el campo siguiente una lista con los nombres de las fincas que tenemos registradas. Con flecha arriba o abajo, escogemos la finca, damos Enter y aparece una ventana con el nombre “Valores Planilla”.

Click

51

Si el usuario trabaja con un valor promedio para todos los jornales, esta ventana le facilitará la digitación, ya que todos los jornales le aparecerán con el valor promedio, que da como resultado al dividir el valor de la planilla entre el número de jornales. Para los usuarios que trabajan con diferente valor de jornales de acuerdo a las labores, solo debe escoger la opción salir y aparecerá otra ventana con el nombre “Total Kilos”

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que facilita el registro de la información, cuando hacemos recolecciones de café cereza ó frutas con un valor promedio por kilo. Si en la empresa se recolectan diferentes productos como café, cítricos, aguacate, etc., podemos ponerle valor promedio por kilo a cada uno de los productos. Cundo no se quiere trabajar con valor promedio por kilo de recolección, se debe elegir la opción salir. El cursor se activa en el campo al frente de “Pluviometría”, si lleva registro de pluviometría digite los milímetros caídos en la semana, y si no tiene registro de pluviometría, simplemente de Enter y el cursor se activará en el campo al frente de “Lote”. Si conoce el código del lote digítelo y si no lo conoce, de Enter y en el campo al frente se desplegará la lista de lotes que tiene registrado para esa finca. Con las flechas ó con el mouse, escoja el lote al cual le va a registrar la labores y de Enter. Aparecerán el grupo y el subgrupo a los cuales pertenece el lote, y el cursor se activará en el primer campo al frente de la labor

Igualmente, si conoce el número de la labor, lo puede digitar y si no lo conoce dar Enter o Click y en el campo al frente se desplegará la lista de labores que se tienen creadas para esa finca, con flecha abajo o con el mouse seleccione la labor que va a registrar. En la misma ventana aparecerán unos campos adicionales los cuales varían si las labores son de tipo “Producción, Recolección ó Ambas”. Si la labor escogida es de tipo “Producción”, donde solo tiene jornales y valor del jornal, aparecerán los siguientes campos.

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En el campo al frente de jornales registre el número de jornales; si tiene el valor por jornal, lo puede digitar en el campo al frente del valor unitario y MIFINCA calculará el valor total o si usted quiere digitar el valor total para la labor y no el valor unitario, lo puede hacer en el campo al frente del valor total y MIFINCA le pondrá el valor unitario. Si la labor escogida es de tipo “Recolección ó Ambas”, debajo de la labor aparecerán unos campos con la información del producto al que está asociado esa labor. Si la labor no tiene ningún producto asociado, por defecto aparecerá “Café”, pero lo puede cambiar por cualquier otro producto.

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Si la labor es de tipo “Recolección” donde la información es de número de kilos y valor por kilo, aparecerán los siguientes campos:

En el campo al frente de kilos registre el número de kilos; si tiene el valor por kilos, lo puede digitar en el campo al frente del valor unitario y MIFINCA calculará el valor total o si usted quiere digitar el valor total para la labor y no el valor unitario, lo puede hacer en el campo al frente del valor total y MIFINCA le pondrá el valor unitario. Si la labor es de tipo “Ambas” donde la información es de número de jornales y valor por jornal, pero además hay recolección en kilos de algún producto, aparecerán los siguientes campos:

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Cada labor que registremos, la podemos finalizar, para que en los reportes de labores terminadas, nos de los indices de referenciación. MIFINCA, por defecto “no” finaliza las labores, cada que se registra una labor y esta labor finaliza, debemos señalar el “si” en finaliza labor. Un ejemplo para finalizar una labor puede ser el siguiente. Programamos una fertilización para el lote 1. Se comienza la semana 8, continúa la semana 9 y se termina la semana 10. Al registrar la labor en la semana 8 no finalizamos, al registrar en la semana 9 no finalizamos y al registrar la semana 10 resaltamos el “si” en finaliza labor. Cuando las labores son de tipo Recolección o Ambas, esta ventana trae un campo adicional, en donde además de los kilos, podemos registrar el número de unidades (Ej: piñas) ó el número de racimos (Ej: plátano), y otro campo en donde se registrará si se quiere, el número de cogedores. Para las labores que se realizan con equipo y se quiere registrar esta información, por acá lo puede hacer. Al registrar labores en las que hay gasto de insumos, colocamos el código o número del insumo en el primer campo al frente de la palabra “Insumo”, si no se conoce el número del insumo, damos Enter y se despliega la lista de insumos que está en el segundo campo al frente de la palabra “insumo” y con flecha abajo o con el mouse seleccionamos el insumo, inmediatamente aparecerá al frente del

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campo donde está el nombre del insumo, la unidad y al frente de la palabra existencia la cantidad de insumo que se tiene en el inventario y el valor unitario de este insumo. Si la cantidad gastada es mayor que la que se tiene en el inventario, no nos dejará registrar esa labor y aparecerá el siguiente mensaje.

Esto nos obliga a registrar nuevas entradas o registrar una salida menor. Al momento de registrar una labor y se quiere registrar algún comentario o alguna observación, se puede hacer dando click en el botón “Observaciones” que se encuentra en esta ventana en la parte inferior derecha. Se abrirá un cuadro de texto en el cual se pude registrar la observación.

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En la parte inferior derecha, se encuentran otros cuatro botones: - Otra Labor Igual Lote - Otra Labor y Otro Lote - Otro Insumo Igual labor - Otro Lote Igual Labor

Cada que terminamos de registrar alguna labor o un insumo para una labor, y vamos a registrar nuevamente otro insumo para esa labor ó a registrar otra labor, podemos hacer uso de estos botones, los cuales nos facilitarán el registro nuevamente. Si seleccionamos el botón “Otro Insumo Igual labor”, o cualquiera de los cuatro botones, aparece el siguiente mensaje.

Al aceptar, la ventana queda así:

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Se borra la información parcial y se puede continuar registrando labores y gasto de insumos.

REGISTRAR CONTRATOS

Damos click en “Registrar”, click en contratos

Aparece la siguiente ventana

Click

Click

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El procedimiento es igual que para registrar labores. Comenzamos dando click en “Nuevo” y el cursor se activará en el campo al frente de semana. Después de registrar la información y señalar si finaliza o no la labor, se puede anotar observaciones o comentarios de la labor. Al final hay dos botones. El primero, “Gasto de insumos”, como su nombre los dice, es para registrar los insumos que se utilizaron con esta labor y el segundo “Ver Insumos del Contrato”. Si activamos el botón “Gasto De Insumos”, aparecerá la siguiente ventana

Click

60

Damos Click en “Nuevo” y aparece un número en el segundo campo al frente de “Num Contrato” el cual indica cuantos insumos se están registrando para ese contrato y el cursor se activa en el campo al frente de “Insumo”. Igual que al registrar labores, si conoce el número ó el código del insumo, digítelo y si no de Enter y en el segundo campo se desplegará el listado de insumos y con flecha arriba o abajo lo puede seleccionar dar Enter y aparecerá la unidad de medida, la existencia y el valor unitario. Digite la cantidad y MIFINCA calculará el valor total. Damos Click en grabar. Si va a registrar más insumos para ese contrato de Click en “Nuevo” y repita los pasos ó si no click en salir y se cierra la ventana Insumos de Contrato y click en salir en la ventana Contratos.

REGISTRAR BENEFICIO Y POSTCOSECHA

MIFINCA es un software que se acomoda para todos los cultivos en lo que se refiere a tareas y costos de producción, pero para algunos cultivos como el “Café”, trae un módulo para el manejo de postcosecha ó beneficio. El beneficio de café se registra semanalmente e igualmente la conversión la sacamos semanalmente. Para registrar beneficio de café debemos tener la cantidad de kilos de café pergamino seco. Damos click en registrar, se despliega la siguiente lista de opciones:

Podemos registrar la cantidad de kilos de café pergamino por semana para conocer la conversión.

Click

61

Podemos registrar la cantidad de kilos de otras frutas diferentes a café. Podemos registrar los costos de beneficio y post cosecha para saber cuál es el costo de beneficio por arroba de café ó por kilo de fruta.

Seleccionamos la opción “Beneficio y postcosecha” y la opción Café Pergamino y se abre la siguiente ventana

Damos Click en nuevo y escogemos la finca en la que vamos a registrar el café pergamino. Se despliega la siguiente ventana

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En el campo inferior izquierdo, digitamos el número de la semana, en el campo inferior de la columna Kilos Pergamino digitamos el número de kilos de café pergamino seco, damos Enter, y en el campo inferior de la columna derecha “Conv Arroba” MIFINCA nos calculará la conversión de la semana. En los campos inferiores nos muestra el total de kilos pergamino que van hasta la última semana digitada al igual que la totalidad de las arrobas. Para registrar los kilos de fruta diferentes a café, seleccionamos la opción “Beneficio y postcosecha” y la opción “Kilos Fruta”

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y se abre la siguiente ventana

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Igualmente, damos Click en “Nuevo”, seleccionamos la finca, y la diferencia entre registrar kilos de café y kilos de otro cultivo, es que en esta ventana tenemos que seleccionar el cultivo, y solo nos aparecerán dos columnas, El número de la semana y el total de kilos.

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Para registrar costos beneficio, empezamos dando click en registrar y aparece la siguiente ventana:

Elegimos la opción Beneficio y postcosecha y la opción Costos Beneficio y aparece la siguiente ventana

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Click en “Nuevo” y se activa el cursor en el primer campo al frente de la palabra Semana, digitamos el número de la semana, damos Enter y se activa el cursor en el primer campo al frente de la palabra Finca, podemos digitar el número de la finca, si no conocemos el número de la finca, damos Enter y se despliega en el segundo campo el listado con los nombres de las fincas que tenemos registradas. Escogemos con flecha arriba o abajo la finca y damos Enter, y se activa el cursor en el primer campo al frente de la palabra Rubro, si conoce el número del rubro digítelo, si no dar Enter y se despliega en el segundo campo el listado con los nombres de los rubros que tenemos registrados. Escogemos con flecha arriba o abajo el rubro y damos Enter, se activa el cursor en el campo al frente de la palabra Factura, digitamos el número de la factura, damos Enter y se activa el cursor al frente de la palabra cultivo, escogemos el cultivo, digitamos el valor del rubro y damos Enter. El cursor se activa en el campo de texto al frente de la palabra descripción, digitamos el comentario correspondiente a ese rubro. Grabamos y salimos ó damos Click en nuevo y seguimos digitando costos beneficio.

REGISTRO INSUMOS

Damos Click en Registrar, aparece la siguiente ventana, escogemos la opción insumos y aparecen otras tres opciones con las cuales podemos registrar los movimientos de entradas, salidas y ajustes de los insumos.

Si vamos a registrar entradas de insumos, escogemos la opción entradas y se despliega la siguiente ventana

Click Click

67

Registramos la información de la misma manera que se ha venido registrando para los módulos anteriores. Cuando vamos a registrar salidas de insumos, escogemos la opción Registrar, la opción insumos y la opción salidas y aparece la siguiente ventana

68

Registramos la información de la misma manera que se ha venido registrando para los módulos anteriores.

MIFINCA trae la opción de pasar o trasladar insumos de una finca a otra. Para este caso, MIFINCA en la opción salida de insumos existe un campo al frente del texto “De Finca” donde se registra el nombre de la finca de donde va salir el insumo, y el campo al frente del texto “A Finca” donde se registra el nombre de la finca de donde va a ser trasladado el insumo. El insumo que se va a trasladar, sale con el valor unitario del inventario de la Finca de la cual se está trasladando, pero a la Finca que se está trasladando el valor unitario se puede modificar. En las fincas o empresas agropecuarias, por su naturaleza, es muy difícil que al momento de hacer un inventario físico, las cantidades de insumos registradas, coincidan con las que existen en la bodega. MIFINCA trae la opción de hacer ajustes al inventario y esto se logra entrando por la opción registrar, la opción insumos y la opción ajustes. Al escoger la opción ajustes, aparecen dos nuevas opciones, “Insertar y consultar”. Insertar es la opción con la que podemos hacer los ajustes que queremos.

Cuando escogemos la opción Insertar, aparece la siguiente ventana.

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Damos Click en Nuevo, digitamos el número de la semana en la que se quiere hacer el ajuste, el nombre de la finca y podemos hacer la modificación de todos los insumos, de un grupo en particular ó de un solo insumo. Para tener la lista de todos los insumos, después de escoger la finca, damos Click en el botón “Mostrar”. Del listado que se despliega, podemos modificar la cantidad de unidades de insumo y/ó el valor total del insumo. Cuando ajustamos la cantidad de unidades de insumo, aparece en la penúltima columna, la diferencia de unidades que hay entere las unidades que existían y las unidades que quedan después de digitar el ajuste. Igual pasa cuando hacemos el ajuste con el valor total del insumo, aparece en la última columna la diferencia entre el valor total del insumo que se está modificando y el valor que le estamos digitando. Para finalizar, grabamos y salimos.

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REGISTRAR PLUVIOMETRIA

Damos Click en Registrar y Click en la opción Modificar Pluviometría

Aparece la siguiente ventana

Click

Clic

71

REGISTRAR INGRESOS Y EGRESOS

Este módulo está diseñado para el manejo del dinero. La opción “Egresos”, no tiene nada que ver con el módulo de labores . La opción “Ingresos” es necesaria si queremos que en los reportes nos aparezca información sobre la utilidad de los lotes y de las fincas. Para registrar Ingresos y Egresos, comenzamos dando Click en “Registrar”, escogemos la opción Ingresos y Egresos

Nuevamente escogemos la opción “Ingresos” y aparece la siguiente ventana

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Para poder registrar Ingresos necesitamos tener creadas una cuenta y una subcuenta. No en todos los campos es necesario registrar información. En el campo de Kilos y en el campo de Arrobas, con digitar información en alguno de los dos campos, es suficiente. Si digitamos el número de Kilos, MIFINCA automáticamente calculará el número de arrobas y al contrario, si digitamos el número de arrobas MIFINCA automáticamente digitará el número de kilos. Los campos de “Lote, Unidades/Racimos, y Cliente” son opcionales. Al digitar un valor en el campo “ Valor Neto”, aparecerá el mismo valor en el campo ”Valor Bruto”, pero el valor del campo “Valor Bruto” se puede modificar. Al registrar “Egresos”, tenemos dos opciones

La opción “Por Pagos” es para registrar todos los pagos, compras ó desembolsos en general, para las empresas o fincas que quieran registrar el manejo del dinero. Al escoger la opción por pagos, aparece la siguiente ventana

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La otra opción para los Egresos, es por traslados. Es el paso del dinero de una cuenta para otra, lo que no afectará el saldo total, sólo afectará el saldo de las cuentas a las que se les efectuó el movimiento. Cuando escogemos la opción aparece la siguiente ventana

Para completar la estructura de costos para cualquier cultivo, debemos registrar los GASTOS ADMINISTRATIVOS, los GASTOS FINANCIEROS y OTROS GASTOS, los cuales los registramos independientemente, pero los tres tipos de gastos se registran de igual forma.

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REGISTRAR GASTOS ADMINISTRATIVOS

Damos click en registrar

Click en gastos administrativos y aparece la siguiente ventana

Siguiendo la misma metodología, completamos los campos. Los gastos administrativos se pueden diferenciar por cultivo, pero MIFINCA, por defecto trae siempre el cultivo café, pero este se puede modificar.

Click

Click

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REGISTRAR GASTOS FINACIEROS

Damos click en registrar

Click en gastos financieros y aparece la siguiente ventana

El procedimiento para registrar gastos financieros es el mismo que para registrar los gastos administrativos. La diferencia con los gastos financieros, es que un solo rubro financiero puede pertenecer a varios grupos de rubros financieros. Con un ejemplo se puede comprender un poco más. Un rubro financiero puede ser “Intereses”. Este rubro lo puedo utilizar para diferentes grupos de rubros financieros.

Click

Click

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REGISTRAR OTROS GASTOS

Damos click en registrar

Click en otros gastos y aparece la siguiente ventana

El procedimiento para registrar otros gastos es el mismo que para registrar los gastos administrativos.

Clic

Click

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REGISTRAR INVENTARIO FISICO

MIFINCA tiene un modulo para el manejo de estos inventarios, y siguiendo con la metodología, después de crear la lista de artículos y la forma de agrupar esos artículos, damos Click en Registrar y aparece la siguiente ventana.

La opción inventario físico trae las opciones para registrar entradas ó salidas de artículos y una tercera opción que se utiliza para modificar saldos o entradas en años anteriores. Damos Click en la opción inventario físico y Click en la opción entradas

Aparece la siguiente ventana

Click

Click

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Siguiendo la metodología de MIFINCA, completamos la información. Todos los campos se deben completar exceptuando el campo “Valor Total” donde sale el valor total como resultado de multiplicar la cantidad por valor unitario y el campo descripción que se utilizará solo para los artículos que cuando se crearon, se les activo el comando “con descripción”

Para las salidas de artículos, damos Click en Registrar y Click en salidas y aparece la siguiente ventana

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La información se maneja de similar forma que al registrar entradas de artículos, la diferencia está en que al registrar salidas MIFINCA nos da la opción de registrar la salida por una baja, por un traslado, por una venta ó por una devolución. La opción “Modificar saldos” se utiliza cuando queremos cambiar un registro de una entrada que se ha hecho en años anteriores y para eso damos Click en la opción inventario físico y Click en la opción “Modificar saldos” y aparece la siguiente ventana

Click en modificar y diligenciamos la información necesaria, grabamos y salimos.

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REGISTRAR GANADERIA

MIFINCA trae un pequeño módulo para llevar un inventario de ganadería para aquellas empresas agropecuarias, que aparte de los cultivos, tienen una pequeña área en pastos. Este modulo de ganadería maneja una información básica y sencilla, que sirve para conocer como ha sido el movimiento del ganado. Para registrar los movimientos de ganadería, damos Click en Registrar

Click en la opción ganadería y aparece la siguiente ventana

Click

Click

81

Cuando registramos una entrada, lo hacemos de un ternero o novillo por vez, y llenamos la información en los primeros campos “Finca, fecha al entrar, número, Kilos al entrar, valor kilo, proveedor y las características del animal”. Cuando se le va a dar salida a un novillo, se busca por consulta se da Click en retornar y

Click en “Modificar”

y registramos la información “Fecha de salida, kilos al salir, valor kilo y vendido a:”.

Click

Click

82

REPORTES

MIFINCA tiene diseñados más de 150 reportes, y cada uno de los reportes trae diferente número de opciones. Con esta cantidad de opciones de reportes, se suple la necesidad de información que se requiere en la administración de empresas agropecuarias, pero adicional al número de reportes, existe la posibilidad de llegar a más detalles con la opción que trae cada reporte de pasarlo a una hoja electrónica ó un formato PDF, como lo veremos más adelante. Aunque las opciones del menú reportes son muchas y de diferentes temas, el mecanismo para la obtención de los reportes es similar para todos.

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Todos los reportes que se pidan, salen con el siguiente formato para su manejo

Todos los reportes generados por MIFINCA, se pueden pasar o exportar a otros formatos, entre los cuales está el Excel y los formatos PDF. Para hacer este traslado le damos click en el sobre que hay arriba a mano izquierda

y se abre la siguiente ventana

84

Se escoge el formato al cual se quiere trasladar y damos click en OK. En este caso se escoge un formato PDF

Aparece la siguiente ventana

Click en OK y aparece la ventana

85

Se direcciona hacia el sitio donde se quiere guardar y damos Enter en Guardar. En el caso que el reporte se quiera guardar en un formato de hoja de cálculo, el camino sería el siguiente

Click en el sobre y se abre la siguiente ventana

Click en OK

Click en OK

86

Igual que con el formato PDF se direcciona hacia el sitio donde se quiere guardar y damos Enter en Guardar.

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Para comenzar con los reportes, damos click en “Reportes” y se despliega una lista con una serie de opciones

Como ejemplo, comenzaremos pidiendo un reporte de labores y dentro de este, un reporte detallado de labores (sólo labores al día, no al contrato)

Click

88

Y miraremos las opciones que tenemos al solicitar un reporte detallado de labores donde nos aparece la siguiente ventana:

Podemos seleccionar la finca y si no escogemos alguna otra opción, MIFINCA, por defecto, nos dará un reporte de todos los lotes, de todos los cultivos, de todos los grupos de cultivo, de todos los subgrupos de cultivos, de todas las labores, de todos los equipos, de todas las edades, de todo el año en el que estamos trabajando y el reporte será sin observaciones. Pero podemos ir filtrando o escogiendo las opciones que queramos. Si queremos ver todas las labores de un solo lote, lo escogemos marcando el número del lote en el primer campo al frente de la palabra lote, o dando un click sobre el segundo campo, en donde se desplegará la lista de los lotes de la finca que escogimos inicialmente y con flecha arriba o abajo, podemos seleccionar el lote que nos interesa

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Si queremos un reporte de todos los lotes, colocamos de nuevo el en el campo antes de “Todos los lotes”

Si el reporte que queremos, es de varios lotes

Colocamos el en el campo antes de la palabra “Varios” y se nos mostrará otro campo con un botón a la derecha con la leyenda , en donde vamos seleccionando los lotes y al dar click sobre este botón, nos aparece el número del lote en el nuevo campo y se quedan en blanco los campos al frente de la palabra lote. Escogemos otro lote y damos de nuevo click en , y así sucesivamente. El número de lotes es indefinido. Este mismo mecanismo se utiliza para los cultivos, los grupos de cultivo, los subgrupos de cultivos y para las labores

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Algunos reportes vienen con la posibilidad de filtrar los registros que queremos consultar, por edades.

Las edades se dan en meses y los rangos de edad son de 12 meses (1 año). Podemos escoger rangos entre 0 y 72 meses, y mayores de 73 meses. También podemos pedir los reportes de acuerdo a un rango de fechas:

- Si queremos para una semana en particular

- Si queremos el reporte de todo un año

- Si queremos el reporte para un mes en particular

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- O si queremos el reporte para un rango de semanas

Cuando se registraron las labores, se mostró una opción para escribir observaciones para algunas labores en particular. MIFINCA, en los reportes tiene la opción de ver esas observaciones. Para el caso del reporte detallado de labores sería así:

Por defecto, el reporte viene con la opción “Sin observaciones”, pero se puede pedir el reporte con todas las labores con observaciones o solo las labores que se les haya registrado observaciones.

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Para un reporte de labores “Sumario de labores” la ventana de opciones sería así:

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En algunos reportes hay que diferenciar cuando las labores son labores al día o labores al contrato, que aunque tienen el mismo nombre, no son registradas de la misma forma. Para este reporte sumario de labores hay varias opciones Sumario :

Es un listado de todas las labores al día, con el número total de jornales por labor, el valor de esos jornales y el valor de los insumos gastados para cada una de las labores.

El reporte se puede pedir para toda la finca, para un lote, para un cultivo en particular, para un grupo de cultivo, para un subgrupo de cultivo, para una labor. En este caso es para un lote y en la parte superior trae la información del lote, en un segundo bloque trae la información de todas las labores que son de tipo “Producción” y en un tercer bloque, todas las labores que son del tipo “Recolección y Ambas”

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Sumario De Contratos : Es un listado de las labores hechas al contrato con su valor, si hubo gasto de insumos, con el valor de estos y un valor total que es la suma del valor de la labor más el valor del insumo gastado en esa labor

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Sumario de labores terminadas : Es uno de los reportes más importantes y de mayor utilidad, y nos muestra el nombre del lote, el área, la edad, el número de jornales que se utilizaron en el lote para realizar la labor, el valor de esos jornales, el insumo que se utilizó en la labor, la cantidad de insumo gastado en el lote y el valor total de la mano de obra más el valor de los insumos. Seguido, nos muestra el número de jornales por há. el valor de los jornales por há., la cantidad de insumo por há. El valor del insumo por há. y el valor total por há. de toda la labor.

Sumario de labores terminadas contratadas: Es el mismo de las labores al día pero este con las labores hechas al contrato. Sumario al Día y al Contrato: E s un reporte similar al sumario pero nos da el valor de la o de las labores que estemos consultando, sin diferenciar si se hicieron al contrato ó al día.

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Sumario por há.: Es igual a un reporte sumario, con la diferencia que esta opción, además de dar los valores por lote, nos da valores por Há.

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Sumario con contratos: Es un reporte sumario el cual trae adicionalmente las labores contratadas aparte. Se diferencia del Sumario al día y al contrato , porque el sumario al día y al contrato muestra los dos tipos de labores sumadas.

98

Detallado de contratos: Este reporte nos muestra las labores que se hicieron al contrato, pero las presenta de forma detallada, mostrando la semana en que se hicieron, los insumos y la cantidad de insumos que se gastaron, el valor de la mano de obra y el valor de los insumos y las observaciones o detalles que se han anotado.

99

Sumario con utilidad: Este reporte es similar a un reporte sumario por Há. pero adicionalmente trae la utilidad del lote o lotes de los cuales se ha pedido el reporte. El reporte nos da la utilidad, si le hemos registrado ingresos al producto que se le ha cosechado al lote ó al grupo de lotes para el cual se ha pedido el reporte. Esta utilidad es sólo retándole a los ingresos, los costos directos.

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Sumario por Há Todos los lotes: Es el reporte sumario por Há, pero este reporte nos muestra todos los lotes de la finca, los cuales podemos pasar de uno en uno, con las flechas que están en la parte de debajo de la pntalla en la barra de tareas.

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CONFIGURACION

Por esta opción del menú principal, se hace el cierre de fin de año, se generan las semanas del año que vamos a trabajar, cambiamos de año cuando queremos ver información de años diferentes al que estamos trabajando, se puede cambiar la contraseña de los usuarios, se dan los permisos a los usuarios, por la auditoría se revisa quien ha hecho modificaciones, se generan o restauran copias de seguridad, se le dan algunos parámetros al programa, se dan las conversiones para los cultivos cuando hay diferencias entre el producto que se cosecha y el producto que se vende y se puede importar o exportar información de fincas individuales o semanas en particular.

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CIERRE Esta opción se utiliza para cerrar el año cuando terminamos de registrar labores y movimiento de gastos. Click en configuración y aparece la lista de opciones, escogemos cierre

Y aparece la siguiente ventana

Damos click en aceptar, nos pide confirmar si está seguro de realizar el cierre?

Click

Click

103

El sistema informa si el cierre se hizo con éxito y que el programa se cerrara e ingrese de nuevo. Al ingresar nuevamente, aparecerá en la parte superior de la ventana, el año vigente.

GENERAR SEMANAS

Una vez hecho el cierre y entrando de nuevo al programa, se deben generar las semanas. Es muy común en la agricultura, manejar la información no por la fecha calendario, si no, por el número de las semanas comenzando estas, ya sea el día Domingo ó el Lunes.

Click

104

Click en configuración, escogemos la opción “Generar semanas” y aparece la siguiente ventana

Aparece el año vigente, y la fecha Enero 1 del año vigente. El sistema generará por defecto 53 semanas, pero el año se puede cerrar en la semana que se desee. Normalmente en las empresas agrícolas ó agropecuarias, las labores se registran por semanas, y para algunos, las semanas comienzan el día Domingo y para otros, la semana comienza el día Lunes. Para definir la fecha de comienzo de la semana 1 , ubicamos el cursor en la flecha que está al lado de la fecha

y cuando se despliega el calendario, escogemos la fecha deseada.

Nos queda que la semana 1 del año 2009, comienza el Lunes 29 de Diciembre de 2008.

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CAMBIAR DE AÑO

Por esta opción elegimos el año en el cual vamos a trabajar. Click en configuración y escogemos la opción cambiar año. Aparece la siguiente ventana

Con el cursor activamos la flecha al final del campo “Seleccione El Año”

Aparecen los años en los cuales hay información. Escogemos el año y volvemos a entrar al programa.

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CAMBIAR CONTRASEÑA Al crear un usuario, se le asigna la contraseña, pero cuando la quiera cambiar, el sistema le da la posibilidad de hacerlo por esta opción.

Damos Click en cambiar contraseña y nos aparece la siguiente ventana

Se debe tener en cuenta al digitar la contraseña, si se hace con MAYUSCULAS ó minúsculas, pues al entrar al programa, igual se debe hacer con MAYUSCULAS ó minúsculas.

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PERMISOS Como se vio al comienzo, en el menú “Crear”, cuando creamos usuarios que no están como usuarios principales, no tienen acceso a ninguno de las opciones de los diferentes grupos del menú principal. Para tener acceso a las opciones de los diferentes grupos se les debe dar permisos, los cuales se otorgan desde esta opción.

Click en Configuración, se escoge la opción Permisos y aparece la siguiente ventana

Click

108

Al ubicar el cursor en la flecha al frente del campo de usuarios y dar Enter, nos muestra cuales son los usuarios que no son usuarios principales y a los cuales hay que asignarle permisos.

Escogemos el usuario al cual se le van a signar los permisos

Click

109

Click en el botón ver permisos y podemos ir asignando las opciones que le queremos autorizar al usuario para que desempeñe su función. Una vez asignados los permisos, grabamos y salimos.

AUDITORIAS MIFINCA trae una opción por la cual podemos ver quienes han hecho modificaciones o cambios después de registrar la información. Para que esta opción tenga utilidad, antes debemos tener creados los usuarios y adjudicado los permisos.

COPIA DE SEGURIDAD

MIFINCA, al momento de ir registrando las labores, los contratos y los demás gastos e ingresos, va guardando la información, y esta va quedando gravada en la base de datos. Por seguridad, con cierta regularidad (al final del día, una vez a la semana etc.), la información se debe ir guardando a parte en el disco duro ó en cualquier medio externo. Esta opción nos permite tomar esa precaución. Para hacerlo inicie con Click en “Configuración”

Click

110

Aparece la siguiente advertencia

Esta advertencia es para los equipos que están conectados en red y que igualmente tienen el programa funcionando en red. Escogemos Si, y aparece la siguiente ventana

Damos Click en comenzar y se abre la siguiente ventana

111

Al instalar el programa MIFINCA, se crea en el disco local C, una carpeta llamada “Copias de seguridad”. Cuando escogemos la opción “Crear copia de seguridad”, el programa por defecto, la direcciona a la carpeta “Copias de seguridad” creada en el disco local “C” y la copia de seguridad la crea con un nombre así: , donde viene el año, el mes y el día en que se hizo la copia, las letras “AV” 2009 que nos dice de que año vigente es la copia de seguridad. Este nombre se puede cambiar. Para finalizar damos Click en Guardar. En el caso contrario, si lo que se quiere es restaurar una copia de seguridad, los paso son los siguientes

112

Aparecerá la misma advertencia que para crear,

Esta advertencia es para los equipos que están conectados en red y que igualmente tienen el programa funcionando en red. Escogemos Si, y aparece la siguiente ventana

Damos Click en comenzar y se abre la siguiente ventana

113

Escogemos la copia que queremos restaurar y Click en abrir

Damos Click y entramos nuevamente al programa.

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PARAMETROS

Por esta opción podemos dar unos parámetros para el funcionamiento del programa y el cálculo en algunos de los reportes.

Se abre la siguiente ventana

El campo “Meses En Levante” es para determinar en el reporte de estructura de costos para el cultivo del Café, que lotes, de acuerdo a la edad en meses, se incluyen dentro del rubro “Lotes en renovación”. Esta sería, los lotes que al 31 de Diciembre del año en curso tengan menos de 14 meses.

Click

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El campo “Finca Predeterminada”, es para que siempre que vamos a registrar labores o movimientos, ó que vamos a pedir reportes, no tengamos que estar digitando la finca, si no que aparezca permanente mente la finca seleccionada. El campo “Cultivo Predeterminado”, es para que siempre que vamos a registrar labores o movimientos, ó que vamos a pedir reportes, no tengamos que estar digitando el cultivo, si no que aparezca permanente mente el cultivo seleccionado. El campo “Conversión Café Para utilidad”, es el parámetro para que en los reportes donde se muestra la utilidad de los lotes y cultivos, se muestre una utilidad aproximada, sólo para el cultivo del café. Para los otros cultivos, el resultado es directo. El campo ”Precio Promedio del Jornal Para Contratos” es para que en el reporte de labores, Sumario de Labores, Sumario Lab Terminada Contratadas, aparezca el número de jornales por há.

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TABLA DE CONVERSIONES

En algunos cultivos, el producto que se cosecha no es el mismo que se vende, como en el caso del cultivo de Maíz. Se cosecha con capacho y tusa y se vende desgranado y seco, o el frijol, se cosecha con vaina y se vende desgranado.

MIFINCA tiene un reporte que se llama “Sumario con Utilidad”, en el cual la utilidad la calcula con el número de kilos recolectados y el valor promedio de venta del producto. Para que esta utilidad sea correcta y para productos diferentes a café, necesitamos registrar la conversión entre el producto cosechado y el producto vendido.

Si seguimos con el ejemplo del Maíz, por cada 1.4 kilos recolectados se vende 1.0 kilo de Maíz seco y desgranado.

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GENERADOR

Para copiar de un computador a otro información parcial del programa, MIFINCA, trae la opción de copiar la información de una sola finca ó de una ó varias semanas en particular. Esta copia se puede hacer por el menú configuración, escogiendo la opción Generador, Exportar ó Importar y se hace de la siguiente manera:

Escogemos la opción exportar y aparece la siguiente ventana

Click

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Escogemos de que finca y que semana o semana vamos a exportar. Esto generará un archivo que será el que guardamos en una memoria o en un CD y que luego importaremos en otro computador. Damos Click en importar y aparece la siguiente ventana

Igual que para crear copias de seguridad, MIFINCA crea una carpeta en el disco local “C” con el nombre de “Exporta” y al momento de exportar crea un archivo con el nombre de “ExportaLabores..........” con la fecha de la exportación. Para importar hacemos el proceso al revés.

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ESTE MANUAL ESTA EN PROCESO DE ELABORACION. AGRADECEMOS LAS OBSERVACIONES Y COMENTARIOS QUE PUEDAN HACER. FAVOR ESCRIBIR AL CORREO manuelvi@une.net.co ó jhonalexvargas@hotmail.com.