metodología para la elaboración de procedimientos...
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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELÉCTRICA
UNIDAD PROFESIONAL TICOMÁN
INGENIERÍA AERONÁUTICA
“METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
NORMALIZADOS, APLICABLES AL MANUAL DE
AERÓDROMO”
T E S I S
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE INGENIERO EN AERONÁUTICA
PRESENTA:
ROMÁN FLORES SÁNCHEZ
DIRECTORES DE TESIS:
ING. MIGUEL ÁNGEL OCAMPO CORNEJO
L.A. JORGE ELEAZAR AZCÁRRAGA FUENTES
MÉXICO, D.F. JUNIO 2013
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
3
DEDICATORIA
A mi abuelo, Aurelio Sánchez Galindo:
Por enseñarme a través del ejemplo, el concepto del amor y la sabiduría.
A mi abuela, Alicia Reyna Cordero:
Por haberme cuidado como a un hijo y por darme la fortaleza necesaria para subsistir.
A mi madre, Lucía Sánchez Reyna:
Por ser mi estrella guía y por llenarme de amor y felicidad cada día de mi vida.
A mis tíos y primos:
Por todo su amor, apoyo, palabras y consejos que me hicieron crecer como persona.
AGRADECIMIENTOS
A mis asesores:
Ing. Miguel Ángel Ocampo Cornejo
L.A. Jorge Eleazar Azcárraga Fuentes
A toda la gente que de una u otra manera me apoyaron:
Ing. Luis Calderón Navarro
Ing. Luciano Arturo Pérez García
Lic. Francisco Antonio Alvarado Moreno
Ing. Mario Alberto Godínez Ruiz
Lic. Patricia Lozano Martinez
M.en C. Pedro Santamaría Briones
Beatriz, Flavio, Lorena, Pedro, Edith, Angie, Víctor, Gerardo, Yuri, Fernando, Carlos,
Leobardo, Pablo, Marcela, Claudia, Itzel y Martha.
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RESUMEN
El presente trabajo expone una metodología para el diseño de los Procedimientos
Operacionales Normalizados, con los que deben contar todos los aeropuertos
sujetos a certificación por parte de la Organización de Aviación Civil Internacional
(OACI) y los cuales deben incluirse en el manual de aeródromo.
La metodología abarca los procesos de identificación, análisis y delimitación de la
información que se desea documentar. De igual forma, se describen todos los
elementos que deben tener los procedimientos y se propone un formato de
publicación que cumple con todo lo solicitado por la autoridad aeronáutica
mexicana.
Por otra parte, se describe la técnica de implementación de los procedimientos
operacionales dentro de los aeropuertos, buscando la efectividad y correcto
cumplimiento por parte de los trabajadores.
En cuanto a la gestión de los procedimientos y haciendo uso de la informática, se
diseña un software especializado para su almacenamiento, control y publicación.
Dicho sistema se desarrolla utilizando conceptos intermedios de programación y
bases de datos.
Adicionalmente, se hace una propuesta de como pueden interactuar y coadyuvar
los procedimientos operacionales en el análisis de eventos y sucesos relacionados
a la seguridad operacional de la entidad.
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ABSTRACT
The purpose of this present work is to detail the methodology for Standard
Operating Procedures design, which must have all airports subject to certification
by the International Civil Aviation Organization (ICAO).
This method includes information regarding: identifying, bounding and analysis,
about what is needed to be documented and how to input it.
At the same time, every component that should be included in the procedures is
described. And there is a proposal of a format that complies with the Mexican
aeronautics authorities regulations requested.
Also, the whole process of inside airport Standard Operating Procedures
implementation is described, in the search of effectiveness and proper
performance by the employees.
Related about procedures management through computing, there is information
describing specialized designed software for control, storage and publication of all
operational procedures. This system is developed using intermediate concepts of
database programming.
In addition, there is a proposal on how to interact and assist the operational
procedures in the analysis of events and issues related to the safety of the entities
involved.
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ÍNDICE
Resumen 5
Abstract 6
Lista de tablas, diagramas y figuras 9
Glosario de acrónimos y abreviaturas 11
Glosario de términos 12
Iintroducción 15
Objetivo General 16
Objetivos Específicos 16
Justificación 17
Alcance 18
Metodología 19
Capítulo 1. Generalidades de los procedimientos operacionales 20
1.1. Definición 21
1.2. Importancia 22
1.3. Normalización 23
1.4. Perfil del analista de procedimientos operacionales 27
1.5. Diagramas de flujo y simbología 29
1.6. Herramientas informáticas para la representación de procedimientos 33
1.7. Ruta Crítica 37
1.8. Manual de Procedimientos 45
Capítulo 2. Método para el diseño de procedimientos operacionales normalizados 50
2.1. Identificación del procedimiento 51
2.2. Componentes del procedimiento 55
2.3. Delimitación del procedimiento 69
2.4. Recolección de información relativa al procedimiento 73
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8
2.5. Análisis de la información recolectada 81
2.6. Bosquejo de actividades formadoras del procedimiento 85
2.7. Análisis de ruta crítica 91
2.8. Desarrollo y normalización del procedimiento 94
Capítulo 3. Procedimientos operacionales dentro del aeródromo 98
3.1. Procedimientos operacionales que deben ser documentados 99
3.2. Implementación de procedimientos operacionales 106
3.3. Administración de SOPs mediante base de datos 111
3.4. Interacción entre procedimientos, incidentes y accidentes 121
Conclusiones 129
Bibliografía 130
Anexos 132
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LISTA DE TABLAS, DIAGRAMAS Y FIGURAS
Nombre Título Página
Tabla 1.1 Simbología OTIDA para diagramas de flujo 30
Tabla 1.2 Simbología básica ANSI para diagramas de flujo 31
Tabla 1.3 Ejemplo de tabla CPM 40
Tabla 2.1 Diseño de un SOP 54
Tabla 2.2 Ejemplo de actores internos de un SOP 59
Tabla 2.3 Ejemplo de actores externos de un SOP 60
Tabla 2.4 Ejemplo de recursos involucrados en un SOP 61
Tabla 2.5 Ejemplo de asignación de claves para un SOP 68
Tabla 2.6 Actividades de fácil y difícil temporización 91
Tabla 2.7 Turnaround Station of an Embraer 145 92
Tabla 2.8 Trabajos en el aeródromo 96
Diagrama 1.1 Ejemplo de red de actividades 41
Diagrama 1.2 Ejemplo de cálculo del tiempo de actividades ID 42
Diagrama 1.3 Ejemplo de cálculo del tiempo de actividades DI 43
Diagrama 1.4 Ejemplo de determinación de holgura 43
Diagrama 1.5 Ejemplo de determinación de ruta crítica 44
Diagrama 2.1 Diseño de un SOP 52
Diagrama 2.2 CPM del Turnaround Station de un Embraer 145 93
Diagrama 2.3 Trabajos en el aeródromo 95
Diagrama 3.1 Interacción de los SOPs con los Sucesos Relevantes 126
Figura 1.1 Acciones que componen un sistema 21
Figura 1.2 Gráfica de CPM 39
Figura 1.3 Flecha de CPM 39
Figura 1.4 Red de CPM 39
Figura 1.5 Fuente de CPM 39
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Nombre Título Página
Figura 1.6 Destino de CPM 39
Figura 2.1 Identificación del SOP a elaborar 51
Figura 2.2 Carátula de un SOP 56
Figura 2.3 Límites normativos de un SOP 62
Figura 2.4 Ejemplo de normas y políticas 63
Figura 2.5 Ejemplo de publicación de diagrama de flujo 64
Figura 2.6 Ejemplo de publicación de descripción narrativa 66
Figura 2.7 Ejemplo de formato de lista de verificación 67
Figura 2.8 Ejemplo de instructivo de llenado de lista de verificación 67
Figura 2.9 Delimitación de un SOP 69
Figura 2.10 Factores del SOP 70
Figura 2.11 Secuencia de factores del SOP 70
Figura 2.12 Totalidad global vs. Totalidad parcial 70
Figura 2.13 Formato del entrevistador 77
Figura 2.14 Análisis de la información 82
Figura 2.15 Formato para el bosquejo de actividades 86
Figura 3.1 Diseño de la tabla “categoría” 114
Figura 3.2 Diseño de la tabla “procedimientos” 114
Figura 3.3 Diseño de la tabla “detalle” 115
Figura 3.4 Relación “uno a varios” entre las tablas creadas 115
Figura 3.5 Vista en modo diseño del formulario “detalle” 116
Figura 3.6 Vista en modo diseño del formulario “procedimientos” 116
Figura 3.7 Vista en modo diseño del formulario “procedimientos” 117
Figura 3.8 Sistema de gestión de SOPs 120
Figura 3.9 Módulo de evaluación automática de tolerabilidad 127
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GLOSARIO DE ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS
AICM Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México
AIP/PIA Publicación de Información Aeronáutica
ALoS Nivel aceptable de seguridad operacional
ANSI Instituto Nacional Estadounidense de Estándares
CPM Método de la Ruta Crítica
DGAC Dirección General de Aeronáutica Civil
ECCAIRS Sistema de Notificación de Accidentes e Incidentes de Aviación del
Centro de Coordinación Europea
FOD Daño por Objeto Extraño
ISO Organización Internacional de Normalización
OACI Organización de Aviación Civil Internacional
OTIDA Operación, Transporte, Inspección, Demora y Almacenamiento
PECA14 PROCEDIMIENTOS para la evaluación de la conformidad del Anexo
14, del Convenio sobre Aviación Civil Internacional, celebrado en la
ciudad de Chicago, Illinois, Estados Unidos de América, en el año de
1944, y publicado el 12 de septiembre de 1946, a los que deberán
sujetarse los aeródromos para su certificación. DOF 22/01/2008
SMS Sistema de Gestión de la Seguridad Operacional
SOP Procedimiento Operacional Normalizado
SQL Lenguaje de Consulta Estructurado
SSP Programa Estatal de Seguridad Operacional
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
Accidente: Todo suceso por el que se cause la muerte o lesiones graves a
personas relacionadas con la operación de una aeronave o bien, se ocasionen
daños o roturas estructurales a la aeronave, o por el que la aeronave desaparezca
o se encuentre en un lugar inaccesible.
Aeronave: Cualquier vehículo capaz de transitar con autonomía en el espacio
aéreo con personas, carga o correo a bordo.
Aeropuerto: Aeródromo civil de servicio público, que cuenta con las instalaciones
y servicios adecuados para la recepción y despacho de aeronaves, pasajeros,
carga y correo del servicio de transporte aéreo regular, del no regular, así como
del transporte privado comercial y privado no comercial.
Autoridad Aeronáutica: La Secretaría de Comunicaciones y Transportes a través
de la Dirección General de Aeronáutica Civil.
Consecuencia: El posible resultado de un peligro.
Daño: Alteración física de instalaciones, equipos o componentes como
consecuencia de incidentes, accidentes, fatiga del material o efecto del medio
ambiente, en la aviación.
Ejecutivo Responsable: Es aquella persona identificable y que, independiente de
otras funciones, tiene la responsabilidad de la puesta en práctica y del
mantenimiento del SMS, dentro de la organización.
Encuesta de Seguridad Operacional: Método para examinar un aspecto en
particular o procesos de una operación específica, en materia de seguridad
operacional.
Evaluación de Seguridad Operacional: Análisis sistemático de los cambios
propuestos por el grupo encargado de la planeación del SMS o los procedimientos
a fin de detectar y mitigar los puntos débiles antes de implementar cambios.
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Evento: Condición que ha sido detectada dentro del entorno operacional, en
donde se sobrepasan los límites prestablecidos por los proveedores de servicios,
en su Manual SMS, misma que requiere de un análisis.
Gestión del Riesgo (Administración del Riesgo): La identificación, análisis y
eliminación, y/o mitigación de los riesgos a un nivel aceptable, mismos que
amenazan las capacidades de una organización.
Gestión de Seguridad Operacional: Es el resultado de implementar una cultura
organizacional que favorece prácticas seguras, alienta la comunicación sobre la
seguridad operacional con la misma atención que le presta a la gestión financiera.
Gravedad: Las posibles consecuencias de un evento o condición insegura,
tomando como referencia la peor condición previsible.
Incidente: Todo suceso relacionado con la utilización de una aeronave que no
llegue a ser un accidente, pero que afecte o pueda afectar la seguridad de las
operaciones.
Manual SMS: Documento en el cual se establecen todos los aspectos a implantar
del sistema de gestión de seguridad operacional de la organización, incluyendo,
políticas, objetivos, procedimientos y responsabilidades en materia de seguridad
operacional.
Método Predictivo: Documenta el desempeño espontáneo del personal y lo que
realmente ocurre en las operaciones diarias.
Método Proactivo: Busca activamente identificar riesgos potenciales a través del
análisis de las actividades de la organización.
Método Reactivo: Responde a los acontecimientos que ya ocurrieron tales como
incidentes y accidentes.
Mitigación: Acciones o medidas que disminuyen o eliminan el peligro potencial o
que reducen la probabilidad o gravedad del riesgo.
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Nivel Aceptable de Seguridad Operacional: Referencia con la cual se puede
medir el desempeño en materia de seguridad operacional, expresado en términos
de indicadores y metas de desempeño de seguridad operacional.
Operador aéreo: El propietario o poseedor de una aeronave de Estado, de las
comprendidas en el artículo 5 fracción II inciso a) de la Ley de Aviación Civil, así
como de transporte aéreo privado no comercial, mexicano o extranjero.
Peligro: Condición, objeto o actividad que podría causar lesiones al personal,
daños al equipamiento o estructuras, pérdida de material, o reducción de la
habilidad para desempeñar una función determinada, misma que puede amenazar
la seguridad operacional.
Probabilidad: La posibilidad de que un evento o condición insegura pueda ocurrir.
Riesgo: La evaluación de las consecuencias de un peligro, expresado en términos
de probabilidad y gravedad, tomando como referencia la peor condición previsible.
Seguridad Operacional: Es el estado en que el riesgo de lesiones a las personas
o daños a los bienes, se reduce y se mantiene en un nivel aceptable, o por debajo
del mismo, por medio de un proceso continuo de identificación de peligros y
gestión de riesgos.
Sistema de Gestión de Seguridad Operacional (SMS: Safety Management
System): Es un enfoque sistemático para la gestión de seguridad operacional, que
incluye una estructura organizacional, líneas de responsabilidad, políticas y
procedimientos necesarios para tal fin.
Software: Programas, inclusive de capacitación, entrenamiento o instrucciones,
procedimientos, símbolos, que permitan el correcto funcionamiento del hardware.
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Objetivo General
Crear y describir una metodología para la elaboración y gestión de procedimientos
operacionales normalizados aplicables al manual de aeródromo.
Objetivos Específicos
Describir de manera simplificada conceptos y teorías relacionadas a la elaboración
de procedimientos operacionales, para facilitar la comprensión de la metodología
propuesta.
Describir las herramientas informáticas que apoyen la elaboración de
procedimientos operacionales, para facilitar y dar calidad a la representación de
los mismos.
Listar y describir los componentes necesarios que debe llevar el manual de
aeródromo en relación a los procedimientos operacionales normalizados, para dar
una idea general de su contenido.
Crear y describir los pasos necesarios en el diseño de procedimientos
operacionales, para constituir una metodología comprensible, efectiva y segura.
Diseñar un sistema de gestión de procedimientos operacionales, para su fácil
referencia, actualización y publicación dentro del a entidad.
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Justificación
El documento 9774, “Manual de certificación de aeródromos”, publicado por la
Organización de Aviación Civil Internacional (OACI), indica que es un requisito
fundamental para el proceso de certificación de aeródromos, el contar con un
manual de aeródromo, el cual deberá contener entre otra información, los
procedimientos operacionales llevados a cabo en dicho lugar. Con la metodología
propuesta en esta tesis, se podrán realizar dichos procedimientos y se podrá
cumplir, con uno de los requisitos solicitados por la OACI para la certificación.
Por otro lado, la implantación efectiva de procedimientos operacionales
normalizados en las organizaciones, conforma uno de los ocho pilares básicos de
la gestión de la seguridad operacional (SMS). Sin embargo, la falta de
metodología en su elaboración, provoca que al final, estos sean ambiguos,
deficientes o poco realistas y ocasiona que el personal cometa violaciones en su
ejecución en el afán de evitar las dificultades presentadas en los mismos. Dichas
violaciones, pasan a ser una forma normal de actuar y con el tiempo se van
creando de manera empírica procedimientos “mejores”, los cuales, a menudo
comprometen la seguridad operacional.
La falta de análisis y metodología en la elaboración de procedimientos
operacionales, provoca que estos no den resultado en condiciones operacionales
dinámicas y que el personal se desvíe de lo ya establecido, tomando atajos que
muchas veces son aprobados por la organización y crean una deriva práctica
alejada de la realidad y de la seguridad operacional; lo cual provoca resultados
inesperados y en el peor de los casos, catastróficos.
Por lo anterior, es de vital importancia elaborar Procedimientos Operacionales
Normalizados (SOPs) claros, prácticos, seguros y adecuados a la realidad
operacional; utilizando para ello, una metodología asertiva y eficaz que garantice
el cumplimiento de los mismos sin incurrir en desviaciones.
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Alcance
La presente tesis se enfoca en presentar una metodología para elaborar
procedimientos operacionales normalizados, centrándose en aquellos que deben
incluirse en el manual de aeródromo y que son necesarios para la certificación del
aeropuerto.
En caso de que alguna organización aeronáutica, detecte deficiencias en sus
procedimientos o bien no cuente con los mismos, éste trabajo podrá ser una guía
para la elaboración o el mejoramiento de procedimientos operacionales
normalizados.
Dado que los SOPs pueden implementarse en diversas áreas de la aviación, este
trabajo podrá ser usado ya sea por aerolíneas, grupos aeroportuarios, prestadores
de servicios, autoridades aeroportuarias, operadores aéreos etc. Con la adecuada
elaboración de los procedimientos operacionales, también se podrá ayudar al
personal en el cumplimento de sus responsabilidades diarias.
Los SOPs, constituyen un poderoso mandato de la organización con respecto a la
forma en que la administración superior quiere que se realicen las operaciones; al
estar los procedimientos adecuadamente escritos y constantemente cumplidos,
podrán constituir un mecanismo de seguridad operacional efectivo en la
organización.
El presente trabajo ayuda a dar cumplimiento a una de las cinco partes que
conforman el manual de aeródromo, utilizando como documentos de sustento, la
normatividad actual de la Autoridad de Aviación Civil de México y las
recomendaciones de la Organización de Aviación Civil Internacional, OACI.
La metodología propuesta implica el diseño de un sistema de gestión de
procedimientos operacionales, el cual se propone instaurar en el Aeropuerto
Internacional Benito Juárez de la Ciudad de México. Por lo tanto, el uso de este
sistema podría implementarse en organizaciones de magnitudes iguales o
menores a la mencionada anteriormente.
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19
Metodología
Para el desarrollo de la presente tesis, se usó una técnica de investigación
documental.
En primer punto, se analizaron conceptos básicos relacionados al desarrollo de
procedimientos y se buscaron antecedentes para ver su evolución con el paso del
tiempo, de igual forma, se buscó información acerca de los componentes
esenciales que deben tener los procedimientos operacionales normalizados con el
fin de describir su funcionamiento y elaborar las características que debe de
cumplir el responsable en su elaboración. Con el apoyo del manual 9859 de
gestión de la seguridad operacional publicado por la Organización de Aviación
Civil Internacional (OACI) y bibliografía especializada, se recopiló información para
enlistar los componentes necesarios que conforman la sección de procedimientos
operacionales normalizados dentro del manual de aeródromo de una entidad.
También se buscó en internet software especializado en la representación de
procedimientos además de su uso y aplicación.
Se buscó en fuentes primarias de información, los pasos necesarios para la
elaboración de procedimientos efectivos. Dichos pasos, se compararon y
analizaron, para la creación de una metodología altamente efectiva y robusta,
aplicada al diseño de procedimientos operacionales; la cual, se describe en el
Capítulo 2 de la presente tesis.
Se utilizaron conceptos básicos de programación orientada a objetos y
administración de bases de datos, para ejemplificar como pueden administrarse
las revisiones, caducidad, temporalidad, etcétera, de los procedimientos
operacionales existentes en el aeródromo.
Finalmente, se buscó información sobre el diseño de herramientas informáticas
para proponer un sistema de gestión de procedimientos operacionales listo para
usarse dentro del Aeropuerto Internacional Benito Juárez de la Ciudad de México,
describiendo brevemente su método de implantación.
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CAPÍTULO 1
GENERALIDADES DE LOS PROCEDIMIENTOS
OPERACIONALES
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1.1. Definición
Para entender lo que es un procedimiento operacional, se debe comprender en
primera instancia el significado de procedimiento. Para ello, se exponen diversas
definiciones sobre éste término:
“[…] también llamados métodos estándar de operaciones, son una serie detallada
de instrucciones para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con
frecuencia o regularidad.” (Stoner, 1996: 325)
“[…] sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí que
se constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea
específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.” (Gómez, 2000: 52)
“Son los pasos a seguir al realizar una actividad concreta; representan una guía de
acción que detalla la forma precisa en la cual deben ejecutarse ciertas
actividades.” (Díez y García, 2001: 219)
De lo anterior, el procedimiento operacional puede definirse como una secuencia
cronológica de actividades operativas que se deben seguir para alcanzar un
objetivo.
Los procedimientos no deben confundirse con los procesos, pues los primeros
componen a los segundos.
En el siguiente diagrama se muestra el lugar que ocupan los procedimientos
operacionales dentro de un sistema.
Figura 1.1 Acciones que componen un sistema
Tarea Actividad Operativa
Procedimiento Operacional
Proceso Método Función Sistema
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22
Analizando el diagrama anterior, se observa claramente que una tarea es la acción
más básica de un sistema. La tarea para ser llevada a cabo, necesita la ejecución
de operaciones, donde estas últimas serían la división mínima de trabajo.
Continuando con el análisis, observamos que un conjunto de tareas forman una
actividad operativa; un conjunto de actividades operativas forman un
procedimiento operacional y un conjunto de procedimientos operacionales forman
un proceso. El conjunto de procesos son un método; el conjunto de métodos una
función y el conjunto de funciones integran un sistema. Entonces, se puede
concluir que el grado de especificidad o de detalle que tenga el conjunto de pasos
de una acción, determina la diferencia entre cada componente de un sistema.
Así, el procedimiento operacional deberá estar conformado siempre de actividades
operativas; por lo que son estas acciones, las que deberán estar narradas o
diagramadas en un procedimiento operacional.
1.2. Importancia
Los procedimientos operacionales son importantes en cualquier organización
porque explican la forma en que se realizan las funciones de acuerdo con lo que
desea la alta dirección; por otro lado, el principal beneficio de su implementación,
es el contar con seguridad operacional en la ejecución de actividades, pues bajo
ninguna circunstancia se incluyen métodos inseguros de trabajo en la elaboración
de procedimientos operacionales.
Los procedimientos operacionales, deben ser confiables, es decir, deben tener
consistencia en el rendimiento del proceso; el nivel de calidad del rendimiento
debe ser siempre igual.
Un aeropuerto, al contar con procedimientos operacionales eficientes, desarrollará
velozmente los procesos destinados a cumplir cierto objetivo y brindará seguridad
en su ejecución.
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23
Los procedimientos operacionales dentro de la aeronáutica juegan un papel
fundamental en la seguridad, su cumplimiento y elaboración debe existir en todas
las áreas. La Organización de Aviación Civil Internacional (OACI) sugiere
mediante su Manual 9859 de Gestión de la Seguridad Operacional (SMS), contar
con Procedimientos Operacionales Normalizadnos (SOPs) debidamente
publicados en el manual de aeródromo (documento que es indispensable para la
certificación del aeropuerto).
Un procedimiento operacional escrito adecuadamente, permite al trabajador
responder a preguntas de cómo hacer cierta operación, sin la necesidad de
interrumpir a sus superiores.
Con los procedimientos operacionales, se eliminarán todas las posibles
indefiniciones e improvisaciones que pueden producir problemas o deficiencias en
la realización del trabajo, colaboran con el aumento del rendimiento laboral,
permiten adaptar mejores soluciones a los problemas y contribuyen a llevar una
buena coordinación y orden en las actividades de la organización.
1.3. Normalización
El término normalización, significa que los procedimientos deben satisfacer una
serie de normas generales.
Frecuentemente, la organización que ejecuta y redacta los procedimientos es
quien dicta las normas que éstos deben cumplir, sin embargo, si la organización
depende de alguna otra entidad, podrá ser ésta quien establezca las normas que
deberán llevar los procedimientos operacionales de todas las organizaciones que
tenga a su cargo.
El término Procedimiento Operacional Normalizado (SOP), es usado
principalmente en medicina, educación, industria, milicia y aviación. En estas
áreas es indispensable contar con estos procedimientos debidamente escritos y
publicados en un manual general de procedimientos.
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24
La abreviatura SOP proviene del inglés Standard Operating Procedure; sin
embargo, en aviación militar las siglas SOP, pueden también significar Standing
Operating Procedure. El término Standing en lugar de Standard, significa que el o
los procedimientos, están normalizados únicamente para un área local sin cumplir
las normas generales de la organización.
Las normas que deben de cumplir los procedimientos operacionales, son distintos
en cada entidad; es conveniente que al menos las siguientes características estén
normalizadas para todos los procedimientos que se deseen documentar:
Estructura
Redacción
Verificación
Aprobación
Emisión y distribución
Autenticidad y validez
Divulgación
Revisión
Numeración
Caducidad
Estructura.- Deberá ser:
a) Identificativa. La estructura deberá configurar con un formato determinado a
todos los procedimientos con el fin de identificar claramente el
procedimiento y otros datos básicos.
b) Descriptiva. Se debe incluir la descripción completa del procedimiento,
atendiendo a una norma única para todos los procedimientos operacionales
documentados.
Redacción.- Es importante escribir los procedimientos de forma concisa y
descriptiva, no se deberá dar pie a posibles ambigüedades que provoquen
confusión en el encargado de ejecutar el procedimiento. Todos los procedimientos
deberán contar con:
a) Un lenguaje fácil de entender por todos los que deben conocerlo y/o
ejecutarlo.
b) Todos los detalles necesarios para llevar a cabo la operación.
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La responsabilidad de la redacción y contenido del procedimiento operacional,
será del técnico responsable del departamento encargado de emitir el documento.
Verificación.- Los procedimientos operacionales, deberán ser verificados por otro
técnico designado, o bien, por el mismo jefe del departamento encargado de su
elaboración.
Aprobación.- Para hacer posible la documentación del procedimiento, deberá ser
aprobado por la Dirección a la que pertenezca el área que elaboró el
procedimiento.
Emisión y distribución.- El procedimiento de emisión y distribución deberá estar
documentado y deberá ser el mismo para todos los procedimientos que se deseen
publicar. Una vez aprobado y firmado el procedimiento, este deberá ser
distribuido a todos los departamento implicados su ejecución. Es aconsejable que
las copias de los procedimientos sean numeradas, estableciendo el número “0”
para el original, e incluir en éste documento un anexo con el número total de
copias distribuidas.
Autenticidad y validez.- Todas las copias autorizadas, tendrán la misma validez.
Las copias no serán válidas sin sello o firma y no deberán tener tachaduras ni
enmendaduras.
Divulgación.- La adecuada divulgación será responsabilidad del jefe del
departamento encargado de la elaboración del procedimiento, con ello, el personal
implicado conocerá en tiempo y forma correcciones y modificaciones a
procedimientos anteriores, o bien, la eliminación o adición de nuevos
procedimientos.
Revisión.- La revisión podrá ser:
a) Eventual. Esta revisión no estará prevista de antemano, se dará cuando
exista modificación en la operación que se describe.
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b) Programada. Es recomendable hacerla por lo menos cada 2 años. Se hace
con el fin de mantener actualizados los procedimientos.
Numeración.- Todos los procedimientos, deberán tener un número de
identificación y/o codificación alfanumérica. Esto se hace con el fin de tener un
control de todos los procedimientos operacionales documentados.
Caducidad.- Los procedimientos que ya no se utilicen en la entidad o aquellos que
han sido actualizados por otros más eficientes, deberán de retirarse de cada
departamento. Para ello se deberá contar con un procedimiento de cancelación en
el que el responsable, retiraré las copias en circulación y documente los cambios
realizados en el manual general de procedimientos.
Las normas anteriores son las básicas que se deben considerar en la elaboración
de procedimientos operacionales.
Es conveniente contar con un documento de trabajo, donde se plasmen todas las
normas que deben cumplir los procedimientos operacionales que se requieran
documentar en una organización. El documento, tendrá como objetivo establecer
los lineamientos para la elaboración, codificación, modificación y revisión de
procedimientos operacionales.
El documento donde se establezcan las normas de elaboración de procedimientos
operacionales, deberá incluir por lo menos:
a) Nombre y firma del responsable de elaboración, revisión y aprobación
b) Registro de revisiones
c) Propósito, alcance y políticas de operación
d) Descripción general de la elaboración de procedimientos operacionales
e) Glosario
f) Anexos
Tabla de claves para la adecuada codificación de los procedimientos
Formatos con solicitudes de modificación, cancelación, revisión, etc.
Guía práctica para la elaboración de procedimientos
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1.4. Perfil del analista de procedimientos operacionales
El personal encargado del análisis y elaboración de los procedimientos
operacionales es muy importante, pues tiene que reunir varias cualidades
necesarias para comprender los procedimientos y de ser necesario proponer
mejoras.
En ocasiones, los encargados de la elaboración de procedimientos operacionales,
son personas que no tienen dentro de sus funciones el desempeñar esta tarea, sin
embargo la realizan debido a la falta de personal. Esto provoca que los
procedimientos queden mal escritos, confusos y deficientes.
El jefe de área deberá ser el líder en la redacción y la documentación de los
procedimientos, identificando que actividades deben incluirse, que persona será la
responsable de la redacción y que plazo se asignará para la elaboración. La
persona que elabora el procedimiento no podrá ser la misma que los revisa y/o
apruebe.
Los procedimientos deben ser redactados por personas calificadas con perfil de
analista. Dentro de la elaboración de procedimientos operacionales, deben de
participar al menos dos personas implicadas en el desarrollo de los procesos,
pues serán quienes mejor conozcan las tareas que día a día se llevan a cabo para
el cumplimiento de los objetivos.
Sobre el concepto de “analista”, podemos encontrar las siguientes definiciones:
“Es aquel profesional al que, después de dominar las técnicas de sistemas y
procedimientos, se le clasifica y especializa por áreas de trabajo”
(Rodríguez, 2002: 61).
“Es el encargado de obtener la información sobre los procedimientos en estudio,
analizarla, desarrollar soluciones para los problemas encontrados, redactar
políticas, implantar las soluciones aprobadas y vigilar su adecuado cumplimiento”
(Kramis, 1994: 31)
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28
El analista encargado de la elaboración de los procedimientos operacionales
deberá contar con las siguientes habilidades:
Espíritu interrogador. Es el tipo de persona que busca la respuesta al qué, cuándo,
por qué, dónde, quién y cómo. No se conforma con respuestas tranquilizadoras
sino que desea saber qué hay detrás de ellas y qué es lo que viene después.
Capacidad analítica. Que le permita separar el todo en partes, distinguir los
síntomas de la causa y relacionar varios factores entre sí.
Imaginación. Para lograr soluciones adecuadas a los problemas que enfrente.
Perseverancia. Que le haga sobreponerse a las pequeñas y grandes dificultades
que encuentre en su camino, pero, sobre todo, para terminar todo lo que empiece.
Mente abierta. Para dar y recibir ideas a otros y no obstinarse en una solución.
Humildad. Por disciplina y principio ético, se debe estar dispuesto a otorgar el
crédito a otras personas, tanto por las ideas contenidas en los procedimientos
operacionales que se proponen como por su buen funcionamiento.
Buena preparación teórico-práctica. Tanto en las áreas operativas como en el
conocimiento del hombre.
Objetivo. Un buen analista debe ser objetivo; no debe permitir que en sus
conclusiones influya la simpatía o antipatía por personas o grupos.
Facilidad expresión oral y escrita. Con objeto de dar a conocer sus ideas a los
demás.
El analista puede ser interno o externo. El interno pertenece a la organización que
pretende definir su sistema o proponer una mejora en los procedimientos; el
externo no pertenece a la organización sino que se le contrata para que realice el
análisis del sistema y, dependiendo de las necesidades, se hace una mejora,
implementación de técnicas innovadoras o lo que se requiera en cuanto a los
procedimientos operacionales.
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29
1.5. Diagramas de flujo y simbología
Dentro del ámbito de los sistemas y procedimientos, la representación gráfica es
muy importante. Los diagramas permiten la comprensión de las actividades que
conforman los procedimientos, facilitan la capacitación del personal de nuevo
ingreso, coadyuvan en la comprensión para efectuar mejoras necesarias y
permiten conocer los documentos que se generan en la realización de los mismos.
La representación gráfica es un elemento visual, común y entendible para todos; el
diagrama de flujo (también conocido como “fluxograma”, “flujograma”, “gráfico de
un diagrama” o “mapeo de procesos”), es la representación gráfica de un proceso
o procedimiento.
Al diagrama de flujo, también se le puede llamar “diagrama de procesos”, que es:
“la representación gráfica de los hechos o información relativos, que suceden
durante una serie de acciones u operaciones” (Kramis, 1994: 61).
El análisis de las operaciones es muy importante; se requiere de la habilidad para
identificar sus elementos: proveedor, entrada, proceso, salida y cliente. En la
medida en que se identifiquen, se comprenderá mejor el proceso. El diagrama de
flujo facilitará este análisis.
Según Rodríguez (2002: 217), diagramar los procesos mediante unos símbolos
nos permitirá:
Dar realce a puntos vitales para el análisis y la simplificación.
Consignar y resumir variados datos en una forma que admita su
apreciación rápida.
Captar los pormenores con un mínimo de escritura.
Instruir al personal en el trabajo de simplificación y en el cumplimiento
eficaz de sus labores.
Aclarar la importancia de los ahorros, comparando los cursos anterior y
posterior.
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30
En cuanto a los procesos y procedimientos, la simbología es el conjunto de
símbolos que se utilizan para representar gráficamente cada una de las
operaciones que se realizan dentro de los procedimientos. Dependiendo del tipo
de diagrama de flujo, se utilizará una simbología determinada.
Una forma de representar los procedimientos gráficamente, es con el uso de
figuras geométricas que relacionan actividades cotidianas y repetitivas. Por
ejemplo, existe una forma de representar los procesos llamada OTIDA (Operación,
Transporte, Inspección, Demora y Almacenamiento).
Tabla 1.1 Simbología OTIDA para diagramas de flujo
En cuanto a la simbología a utilizar, la OACI no hace mención alguna sobre
símbolos específicos para la representación gráfica de los procedimientos
operacionales; sin embargo, la ISO sugiere que los procedimientos estén
diagramados haciendo uso de la simbología ANSI, con el fin de poder certificar
mediante la ISO 9000, los procedimientos operacionales de una organización.
Operación Transporte o desplazamiento
Inspección o revisión Demora o espera
Almacenamiento
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31
De acuerdo con la simbología establecida por ANSI, los diagramas de los
procedimientos operacionales deberán utilizar los siguientes símbolos:
Inicio o fin Un procedimiento va a iniciar o
terminar.
Operación Indica la realización de una actividad
dentro del procedimiento descrito.
Documento Cualquier formato o documento que
forme parte del procedimiento.
Desición
Formula una pregunta o cuestión y
divide el procedimiento de acuerdo a
la alternativa seleccionada.
Conector de
procedimiento
Une una parte del procedimiento con
otra sin necesidad de volver a poner
las mismas actividades.
Conector de
página
Cuando se termina la hoja en donde
se está diagramando, se utiliza este
símbolo para interrelacionar las
hojas que integran el proceso.
Extraer o sacar Representa la extracción de un
objeto; generalmente un documento.
Guardar o meter
Representa la adición o
archivamiento de un objeto;
generalmente un documento.
Dirección de flujo
Sirve para unir las actividades dentro
del procedimiento, determinando así
la dirección del flujo.
Tabla 1.2 Simbología básica ANSI para diagramas de flujo
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32
Las recomendaciones generales al elaborar diagramas de flujo de procedimientos
operacionales son:
El tipo de diagrama a usar será de “bloque”, el cual representa
simbólicamente la secuencia lógica de eventos de un procedimiento con
base en bloques y especificaciones precisas, resaltando así, los
responsables encargados de realizar las actividades operativas.
El tipo de formato a utilizar será “vertical”, donde el flujo o la secuencia de
las operaciones irá de arriba hacia abajo y contendrá una lista ordenada de
las operaciones con toda la información necesaria, según su propósito.
Las líneas de dirección no deberán cruzarse entre ellas, si esto no es
posible, se debe cruzar con un pequeño puente.
La unión de operaciones o actividades, se hará únicamente con líneas
horizontales y verticales, no inclinadas. En los casos en que no sea posible
conectar las actividades con líneas rectas, se utilizarán ángulos rectos.
Ningún símbolo podrá tener más de una línea de dirección de flujo a
excepción del símbolo de decisión el cual podrá tener hasta tres.
De ser posible, al utilizar el rombo de decisión, se indicará la afirmación (SI)
hacia la parte de abajo del símbolo y la no procedencia (NO) hacia un lado,
escribiendo sobre las líneas provenientes del rombo, las palabras SI/NO,
según corresponda.
Dentro de los conectores de procedimiento, se deberá anotar una letra
mayúscula, siguiendo el orden alfabético, para identificar la etapa en que
continúa.
Dentro de los conectores de página, se deberá anotar un número para que
se identifique en qué página continúa el procedimiento o de que página
viene.
Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de
término. Su uso no es recomendado en procedimientos operacionales muy
grandes o complejos, pues los diagramas serían engorrosos y de difícil
comprensión.
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33
1.6. Herramientas informáticas para la representación de
procedimientos
El uso adecuado de las herramientas informáticas para la representación de los
procedimientos operacionales es importante para que estos queden correctamente
plasmados dentro del manual de procedimientos.
Actualmente existe una amplia variedad de software para la creación de
diagramas de flujo, la elección del software adecuado dependerá de las
necesidades de la organización y de la capacidad del uso de herramientas
informáticas del personal encargado en diagramar los procesos. Los programas
más robustos y comúnmente utilizados por su facilidad de uso y gran variedad de
opciones para la creación de diagramas de flujo, son los siguientes:
Microsoft Word / PowerPoint
Microsoft Visio
QPR Process Guide
Microsoft Word y PowerPoint
Microsoft Office 2007-2010 ofrece tanto en Word como en PowerPoint simbología
ANSI para realizar diagramas de flujo de procedimientos.
El modo de uso es el más simple y es igual en Word y PowerPoint. Para insertar
los símbolos del diagrama de flujo, se debe uno dirigir a la barra de herramientas y
dar clic en la pestaña Insertar. Posteriormente se debe ir al ícono de Formas y
seleccionar las figuras correspondientes a los diagramas de flujo.
Las versiones más recientes de office (2007 y 2010) ofrecen gráficos de procesos
prediseñados, los cuales uno puede editar dependiendo de las necesidades del
procedimiento. Para hacer uso de estos gráficos, en la barra de herramientas se
debe hacer clic en Insertar, y posteriormente hacer clic en el ícono SmartArt. Una
vez hecho esto, aparecerá un recuadro con distintos gráficos prediseñados, de los
cuales solo habrá que seleccionar el deseado para poder empezar a editarlo y así
diseñar de una manera más fácil el procedimiento.
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34
Microsoft Visio
Éste software es el más socorrido al momento de realizar diagramas de flujo, pues
tiene una interfaz bastante intuitiva y de fácil aprendizaje. Las herramientas de
Visio permiten realizar diagramas de oficinas, de bases de datos, de flujo y
organigramas.
Originalmente, Visio apuntaba a ser una aplicación de dibujo técnico para el
campo de la ingeniería y la arquitectura, sin embargo, al ser adquirido por
Microsoft, las directrices de Visio cambiaron de tal forma que a partir de la versión
2003, la función principal del software fue el desarrollo de diagramas para
negocios, minimizando las funciones del desarrollo de planos para ingeniería y
arquitectura.
Existen muchos tipos de diagramas dentro de Visio, para crearlos pueden
utilizarse los mismos tres pasos básicos para todos ellos:
1. Elegir y abrir una plantilla.
2. Arrastrar y conectar formas.
3. Agregar texto a las formas.
Las plantillas incluyen formas relacionadas en colecciones llamadas galerías de
símbolos. Por ejemplo, una de las galerías de símbolos que se abre con la plantilla
Diagrama de flujo básico es Formas para diagramas de flujo básicos.
Las formas de Visio son imágenes previamente diseñadas que se arrastran hasta
la página de dibujo: son los bloques de creación del diagrama.
Cuando se arrastra una forma desde una galería de símbolos hasta la página de
dibujo, la forma original, que se denomina forma patrón, permanece en la galería
de símbolos. La forma que se coloca en el dibujo es una copia, también
denominada instancia, de dicha forma patrón. Se pueden arrastrar hasta el dibujo
tantas instancias de la misma forma como se desee y así crear rápidamente
diagramas de flujos de procedimientos operacionales.
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35
QPR ProcessGuide
QPR ProcessGuide es una herramienta polivalente para soluciones relacionadas
con procesos y procedimientos para diferentes necesidades, dependiendo de la
solución, el uso de ProcessGuide junto con otros productos QPR ofrece beneficios
adicionales. Sin embargo, los mejores beneficios se logran empleándolo como una
solución integral capaz de cubrir todas las áreas de la administración de procesos
y procedimientos operacionales.
El nivel de uso del ProcessGuide se puede graduar fácilmente, desde pequeñas
hasta grandes entidades, usando alternativas diversas para crear y publicar
modelos de procedimientos:
QPR ProcessGuide provee las siguientes opciones claves:
Modelado de procesos, modelo jerárquico que se adapta fácilmente a
diferentes estilos de modelación virtualmente sin límite de niveles de
jerarquía de procesos.
Presentación visual con diagramas de flujo.
Publicación en la web, como páginas separadas o como parte de diversos
sitios web.
Impresión en diversos formatos.
Informes de modelos de procesos en diversos formatos.
Medición de procesos y análisis, con opciones flexibles de realización de
gráficos.
El uso de este software es más complicado y menos intuitivo que Microsoft Visio,
sin embargo, el óptimo diseño de la interfaz de usuario, permite una fácil y rápida
modelización, así como una profunda gestión de grandes y complejos modelos
con grandes conjuntos de procesos.
De igual forma, ProcessGuide permite utilizar estándares propios de modelización.
Los modelos de flujos de proceso que vienen por defecto son fácilmente
personalizables para ajustarse a las necesidades particulares de la organización.
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36
EL software también incluye un módulo para comunicar los procedimientos
operacionales que se hayan realizado en la entidad. Esta comunicación, puede
hacerse a través de la Intranet de la organización, lo cual garantiza que el
personal disponga en todo momento de los procedimientos operacionales
actualizados mediante este sistema automático de publicación web.
En cuanto a eficiencia de los procedimientos, ProcessGuide ofrece un módulo de
simulación, el cual permite validar nuevos procesos y animarlos para verificar la
forma en que funcionaría el proceso antes de implementarlo a la realidad. Con
esto, se puede determinar el impacto que tendrá un cambio o la creación de un
nuevo proceso en términos de tiempo, costos, etc. Mediante la simulación,
también se pueden analizar e identificar cuellos de botella, predecir cambios
operacionales, validar nuevos planes o planificar la asignación de recursos.
Finalmente, el software tiene diversas posibilidades de integración para llevar a
cabo el enlace con documentos externos e información de medición importada o
exportada. Los documentos enlazados pueden almacenarse en la base de datos
en su formato original. Por ejemplo documentos de Word, Excel, PowerPoint, etc.
son almacenados y pueden ser consultados a través de los modelos de proceso
generados.
De los tres software mencionados anteriormente, existen 2 que han sido
diseñados exclusivamente para la representación de procedimientos, Microsoft
Visio y QPR ProcessGuide. De estos programas, el primero es utilizado por la
mayor parte de las organizaciones por su bajo costo y facilidad de uso, sin
embargo, ProcessGuide, es una opción más completa que puede ser utilizada de
manera integral junto con otros procesos que lleve a cabo la organización.
Aunque QPR es el más costoso de los tres programas, es el que ofrece una gama
más amplia en cuanto a planificación, modelado, diseño, representación,
simulación y publicación de procedimientos operacionales.
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37
1.7. Ruta Crítica
La ruta crítica, también conocida por sus siglas en inglés como CPM (Critical Path
Method), es un método que fue desarrollado en 1957 en los Estados Unidos de
América, por un centro de investigación de operaciones para las firmas Dupont y
Remington Rand, buscando el control y la optimización de los costos mediante la
planeación y programación adecuada de las actividades componentes del
proyecto.
Este método fue desarrollado para el estudio de tiempos de realización de
proyectos, sin embargo, gracias a su naturaleza también puede ser aplicado al
análisis de procedimientos. Para fines de esta tesis, se explicará y enfocará el
método únicamente al análisis de procedimientos operacionales.
La ruta crítica puede determinar matemáticamente la eficiencia de tiempos para
que un procedimiento pueda ser terminado y también las herramientas más
importantes para la realización del mismo. Sirve para analizar procedimientos que
estén integrados por actividades operativas, ayudando a descubrir como
completarlos, conociendo las actividades críticas con las que cuenta.
En términos prácticos, la ruta crítica se interpreta como la dimensión máxima que
puede durar un procedimiento; siendo los tiempos de holgura las otras rutas que
no son críticas.
El método utiliza los siguientes factores:
División de trabajo
Tiempo de cada actividad operativa
Secuencia de terminación de cada actividad
Actividades operativas que pueden realizarse simultáneamente
Durante el análisis, el diagrama de la ruta crítica, provee al diseñador del
procedimiento, información de los efectos de variación o retraso en el plan
adoptado, permitiendo conocer las actividades que requieren de un cambio.
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38
Para poder planear eficientemente los procedimientos se debe:
Tener personal con experiencia en la ejecución de procedimientos similares
o con conocimientos amplios en cada una de las fases del procedimiento en
cuestión.
Conocer los métodos posibles de realización del procedimiento de acuerdo
con los recursos humanos, económicos, de equipo, de espacio, de
materiales, etc., disponibles para el procedimiento.
Tener en cuenta los tiempos exigidos para la terminación de cada una de
las fases del proceso y las condiciones en las que se realizará el
procedimiento.
En la práctica, no es posible elaborar un procedimiento definitivo en el primer
intento, es necesario someterlo a revisión por diferentes áreas operativas y
administrativas, además de personal involucrado en su formación.
El procedimiento general de la elaboración del método para el desarrollo efectivo
de un procedimiento es el siguiente:
Enunciar las actividades operativas del procedimiento
Ordenar o secuenciar la ejecución de las actividades
Representar gráfica e integralmente el procedimiento mediante flechas
Efectuar una valuación de tiempos
Obtener la ruta crítica
Analiza el procedimiento
A continuación se presentan los conceptos de mayor importancia y necesarios
para la construcción del diagrama de flechas:
Gráfica: Conjunto de dos o más puntos unidos entre ellos por una o más líneas. A
los puntos del conjunto se les llama nodos y a la línea que une dichos nodos se le
conoce como rama.
Rama
i j
Nodo o
evento final
Nodo o evento
inicial
Figura 1.2 Gráfica de CPM
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39
Flecha: Dirección de la rama que determina el flujo del procedimiento.
Red: Gráfica cuyas ramas pueden considerarse como ductos a través de los
cuales puede ocurrir un flujo.
Fuente: Nodo de la red del cual salen ramas dirigidas hacia otros nodos.
Destino: Nodo de la red al cual únicamente llegan ramas de otros nodos.
La secuencia del método de la ruta crítica es el siguiente:
1. Definición del proyecto
2. Lista de actividades, tiempos y dependencias
3. Creación de red de actividades
4. Asignación de tiempos en la red de actividades
5. Cálculo de tiempos de actividades
6. Determinación la holgura
7. Determinación de la ruta crítica
a
b
c
d
e
a
b
c
d
d
a
b
c
Figura 1.3 Flecha de CPM
Figura 1.4 Red de CPM
Figura 1.5 Fuente de CPM
Figura 1.6 Destino de CPM
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40
Definición del proyecto
Es una etapa previa que debe desarrollarse separadamente. Es una investigación
de objetivos, métodos y elementos viables y disponibles del procedimiento.
Lista de actividades, tiempos y procedencias
Las actividades son una serie de operaciones realizadas por una persona o grupo
de personas en forma continua, sin interrupciones, con tiempos determinables de
iniciación y terminación. Los tiempos son los requeridos para la ejecución de las
actividades y las procedencias son las actividades precedentes a cada actividad.
Ejemplo:
Actividad Tiempo
(unidades de tiempo) Procedencia
A 5 N/A
B 6 N/A
C 8 N/A
D 7 A,B
E 2 C
F 3 D
G 4 E
Creación de la red de actividades
La representación visual del método de la ruta crítica es el diagrama de flechas o
red de actividades, que consiste en la ilustración gráfica del conjunto de
actividades de un procedimiento operacional y de sus interrelaciones. La red está
formada por flechas que representan uniones entre nodos que simbolizan eventos
o actividades.
Para establecer la red se dibuja o dibujan las actividades que parten del evento
cero. A continuación no debe tomarse la ordenación progresiva de la matriz de
secuencias para dibujar la red, sino las terminales de las actividades de arriba
hacia abajo y de izquierda a derecha.
Tabla 1.3 Ejemplo de tabla CPM
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
41
Asignación de tiempos en la red de actividades
Una vez realizada la red de actividades, se debe asignar la duración
correspondiente a cada una de ellas, para calcular la duración total del
procedimiento.
Ejemplo:
Cálculo de tiempos de actividades
Para este cálculo debe recorrerse el procedimiento en primera instancia de
izquierda a derecha y en segunda instancia de derecha a izquierda.
El primer cálculo que se hace izquierda-derecha es el siguiente:
1. Se asigna al evento de iniciación de la primera actividad de la red
2. Se suma la duración de cada una de las actividades que inician en ese evento y
se anotan del lado izquierdo del evento.
3. En el caso de las actividades cuyo evento de terminación sea el mismo, deberá
considerarse el valor máximo que arrojen los cálculos del paso 2, siendo éste el
tiempo de inicio de la siguiente actividad.
Inicio Inicio
A
B
C
D
E
F
G
Fin
(5)
(6)
(8)
(7)
(2)
(3)
(4)
Diagrama 1.1 Ejemplo de red de actividades
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
42
4. Se repiten los pasos 2 y 3 hasta que se calcule el tiempo próximo de realización
de todas las actividades.
5. La cifra final de tiempos próximos de inicio constituye el tiempo en el que se
puede llevar a cabo el proyecto.
Ejemplo:
El segundo cálculo que se hace derecha - izquierda es el siguiente:
1. Se supone que el tiempo remoto de terminación del último evento es igual a su
tiempo más próximo de iniciación. Es decir, se toma como dato inicial la duración
total del proyecto y se anota en el extremo derecho del evento final.
2. Posteriormente se irán restando de dicho valor las duraciones de cada una de
las actividades que terminan en ese evento de iniciación, respectivamente. Siendo
estos valores su tiempo remoto de terminación.
3. Cuando dos o más actividades tengan el mismo evento de iniciación, debe
considerarse el valor mínimo que arrojen los cálculos del paso 2, siendo este el
tiempo remoto de terminación de las actividades anteriores.
Inicio
A
B
C
D
E
F
G
Fin
(5)
(6)
(8)
(7)
(2)
(3)
(4)
(0) (0)
5
6
8
13
10
16
14
16
Diagrama 1.2 Ejemplo de cálculo del tiempo de actividades ID
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
43
Ejemplo:
Determinación de la holgura
Si comparamos, en cada evento de la figura anterior, el valor de las Iniciaciones
más tempranas y las Iniciaciones más tardías, suceden dos situaciones:
Ambos valores son diferentes (siendo mayor, el de la iniciación más tardía)
Los valores son Iguales
Estas condiciones establecen la fluctuación (u holgura) de cada actividad, siendo
ésta la diferencia entre la iniciación más tardía y la iniciación más temprana.
Ejemplo:
Inicio
A
B
C
D
E
F
G
Fin
(5)
(6)
(8)
(7)
(2)
(3)
(4)
(0) (0)
5
6
8
13
10
16
14
16
16
16
13
12
6
6
10
Inicio
A
B
C
D
E
F
G
Fin
(5)
(6)
(8)
(7)
(2)
(3)
(4)
(0) (0)
5
6
8
13
10
16
14
16
16
16
13
12
6
6
10
h=1
h=0
h=0
h=0
h=2 h=2 h=2
Diagrama 1.4 Ejemplo de determinación de holgura
Diagrama 1.3 Ejemplo de cálculo del tiempo de actividades DI
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
44
Determinación de la ruta crítica
La ruta crítica de un procedimiento quedará definida por las actividades cuya
holgura sea nula, denominándose así como actividades críticas.
Ejemplo:
La ruta crítica para el ejemplo del ejercicio es: Inicio, Actividad B, Actividad D y
Actividad F.
Dentro del software Microsoft Project se puede obtener la ruta crítica de un
procedimiento previamente cargado al sistema. Para visualizar la ruta crítica debe
uno seguir los siguientes pasos:
1. Clic en el Menú Ver
2. Seleccionar la opción “Más vistas”.
3. Clic en Gantt detallado.
4. Clic en Aplicar
Con estos pasos se mostrará la vista de Gantt del procedimiento, donde las tareas
azules representan las tareas No Criticas y las de color rojo las tareas Críticas.
Inicio Inicio
A
B
C
D
E
F
G
Fin
(5)
(6)
(8)
(7)
(2)
(3)
(4)
(0) (0)
5
6
8
13
10
16
14
16
16
16
13
12
6
6
10
h=1
h=0
h=0
h=0
h=2 h=2 h=2
Diagrama 1.5 Ejemplo de determinación de ruta crítica
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
45
1.8. Manual de Procedimientos
Los procedimientos documentados se agrupan en una carpeta llamada Manual de
Procedimientos, la cual se constituye como un documento independiente del
manual de calidad. Mientras que el manual de calidad describe el sistema de
gestión de calidad de la organización, el Manual de Procedimientos considera la
descripción de las actividades y métodos de trabajo como parte del sistema.
La OACI indica que los procedimientos operacionales deben estar incluidos en el
manual de aeródromo, por tal motivo es importante especificar que procedimientos
irán en el manual de aeródromo y que procedimientos irán en el manual de
procedimientos de la entidad.
Los procedimientos operacionales deben al menos contar con los siguientes
aspectos:
Deben estar justificados
Deben tener antecedentes históricos consolidados
Deben contar con alcances y límites precisos
Deben contribuir al desarrollo de un proceso
Deben existir responsables de su ejecución
Deben identificar registros para obtener evidencias de su cumplimiento
El contar con un manual de procedimientos permitirá:
Disminuir la improvisación y los errores
Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los miembros de
la organización
Dar una visión global y sistemática del trabajo operativo
Tener documentos de consulta
Vincular la realidad con los procesos documentos
Emprender acciones de mejora
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46
El manual de aeródromo, el reglamento interior, el manual de organización y el
manual de procedimientos tienen diferencias en cuanto a sus propósitos, sin
embargo, los cuatro tienen una relación estrecha, toda vez que lo normado en el
primero sirve de base para elaborar los segundos.
Frecuentemente, se confunden los objetivos de estos manuales y se incluye
información errónea en cada uno de ellos, a continuación se mostrarán las
principales diferencias entre estos documentos.
Manual de aeródromo
Naturaleza: Documento con toda la información pertinente relativa al
emplazamiento, instalaciones, servicios, equipo, procedimientos operacionales,
organización y administración del aeródromo, incluyendo el sistema de gestión de
la seguridad.
Propósito: Demostrar que el aeródromo se ajusta a las normas y métodos de
certificación y que no existen carencias evidentes que afectarán adversamente la
seguridad de las operaciones de las aeronaves.
Unidades involucradas: Unidades y puestos de carácter interno o externo a la
organización, que intervienen en las actividades de aviación.
Reglamento interior
Naturaleza: Ordenamiento jurídico que se deriva de una ley o cualquier acto
jurídico.
Propósito: Determinar las atribuciones de las unidades administrativas de la
entidad.
Unidades involucradas: Unidades administrativas que emitan actos de autoridad o
que se relacionen directamente al cumplimiento del objetivo de la entidad.
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47
Manual de organización
Naturaleza: Documento administrativo que contiene información sobre la
organización y funcionamiento de la entidad.
Propósito: Describir los objetivos y funciones que deben realizar las unidades que
integren la estructura de una organización.
Unidades involucradas: Unidades consideradas en el organigrama autorizado.
Manual de procedimientos
Naturaleza: Documento que contiene información relacionada a las operaciones o
actividades que deben realizarse para la generación de bienes y servicios.
Propósito: Detallar las operaciones o actividades que deben realizarse para la
correcta generación de bienes o servicios.
Unidades involucradas: Unidades y puestos de carácter interno o externo a la
organización, que intervienen en los procesos de trabajo.
Todos los procedimientos se incluirán dentro del manual de procedimientos a
excepción de los procedimientos operacionales que deban estar incluidos en el
manual de aeródromo, estos últimos, convenientemente deberán estar
referenciados dentro del manual de procedimientos e incluirse en su totalidad en el
manual de aeródromo. En el capítulo III tema 3.1 se detallarán los procedimientos
que deben estar incluidos en el manual de aeródromo.
El proceso de implantación de procedimientos operacionales requiere en la
mayoría de los casos, considerar tiempos de capacitación o adiestramiento del
personal responsable de realizar las actividades. También, resulta de gran
importancia que las personas directamente involucradas en el uso de los
manuales conozcan al detalle su contenido, con el objeto de que tengan el
conocimiento general de la acción institucional y puedan consultar dichos
documentos siempre que sea necesario.
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
48
El contenido de los manuales de procedimientos es diferente en cada
organización; varía según su ámbito de aplicación y su alcance. No obstante, se
recomienda incluir al menos lo siguiente:
Presentación
Objetivo General
Identificación e integración de procesos
Relación de procesos y procedimientos
Descripción de los procedimientos
o Nombre del procedimiento
o Objetivo
o Alcance
o Referencia
o Responsabilidades
o Definiciones
o Insumos
o Resultados
o Interacción con otros procedimientos
o Políticas
o Desarrollo
o Diagramación
o Medición
o Formatos e instructivos
Simbología
Registro de ediciones
Distribución
Validación
Una vez elaborado el manual de procedimientos, debe ser sometido a una revisión
final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la
necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a
comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.
Finalmente, cuando el manual de procedimientos haya sido elaborado, autorizado
e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de
su aplicación.
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49
Respecto al manual de aeródromo, que es donde se incluirán los procedimientos
operacionales del aeródromo con fines de certificación, la Autoridad Aeronáutica
Civil en base al artículo 17 de los Procedimientos para la Evaluación de la
Conformidad del Anexo 14, verificará que dicho documento cumpla con los
siguientes requisitos:
a) La razón social y/o logotipo, así como el domicilio, teléfono y correo
electrónico de la persona moral a la que pertenecen, impresos en cada hoja
del Manual de Aeródromo.
b) El contenido del Manual deberá ser legible y todas las páginas estarán
debidamente numeradas en secuencia, por secciones (sección en número
romano, guión página en número arábigo, al centro, en la parte inferior de la
página); cada página deberá mostrar, en la parte inferior derecha, la fecha
de la primera publicación y en la inferior izquierda, el número de enmienda
y la fecha abreviada de su aplicación.
c) Para la división de secciones, se utilizarán separadores con la leyenda
correspondiente.
d) Se presentará cada ejemplar en carpeta de pasta rígida, de tres argollas.
e) Cuando se trate de más de un volumen, cada uno deberá identificarse de
acuerdo al número correspondiente, indicando si es original o copia, con un
índice general, y uno por volumen.
f) El contenido del manual deberá elaborarse en idioma español,
permitiéndose en general el uso de términos técnicos; deberá, sin embargo,
incluir un glosario de aquellos que no sean de uso común.
g) Para la presentación de enmiendas al Manual, éstas se deberán apegar a
lo establecido en los incisos a), b), c), d) y f) anteriores, con dos copias
adicionales, perforadas de acuerdo a su presentación original.
h) La autoridad aeroportuaria podrá aceptar una organización del Manual de
Aeródromo, diferente a la mencionada, siempre y cuando se justifiquen las
diferencias y se cumpla el contenido técnico básico establecido en los
presentes Procedimientos.
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50
CAPÍTULO 2
MÉTODO PARA EL DISEÑO DE
PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
NORMALIZADOS
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51
2.1. Identificación del procedimiento
El conjunto de procedimientos operacionales que deberán incluirse en el manual
de aeródromo, están listados en el Documento 9774 “Manual de Certificación de
aeródromos” y los mismos se mencionan en el capítulo tercero de la presente
tesis.
Encontrado la deficiencia y habiéndose determinado que procedimientos aún no
se incluyen en el manual de aeródromo, se deberán establecer prioridades para
determinar el orden en que estos deberán a empezar a diseñarse. Esto no se
refiere a que los procedimientos de menor importancia puedan prolongarse por
demasiado tiempo; cada uno de los procedimientos listados en el manual de
certificación de aeródromos, deberán estar documentados.
En caso de que todos los procedimientos se encuentren documentados,
únicamente es necesario hacer una revisión de acuerdo a un calendario
establecido por los responsables del área, para verificar que los procedimientos se
encuentren actualizados y que se estén llevando a cabo tal como se determinó.
De existir discrepancias en estos factores, deberá rediseñarse el procedimiento o
bien capacitar al personal para que no irrumpa en el cumplimiento de los mismos.
Al haber seleccionado el procedimiento que se quiera documentar, deberá estar
presente al menos una persona que esté involucrada directamente en el desarrollo
de la actividad. Posteriormente se empezarán a describir de principio a fin las
actividades que se realizan y se enlistarán en un documento borrador.
ELABORACIÓN DE
PROCEDIMIENTO
OPERACIONAL
INEXISTENCIA
ACTUALIZACIÓN
Figura 2.1 Identificación del SOP a elaborar
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52
20
16
13
4
NO
Borrador
Equipo de diseño de SOPGerencia
Inicio
Detecta la
necesidad de
elaborar SOP
Identifica el SOP a
documentar
Conforma equipo de diseño
del SOP y asigna tareas
específicas a los integrantes
¿Procedimiento
existente?
Entrega a
equipo de
diseño, versión
anterior del
procedimiento
Detecta
deficiencias
Realiza
modificaciones de
lo general a lo
específico
Delimita el
procedimiento
Recolecta
información
documental
¿Falta
información?
Recolecta
información
mediante
entrevistas
Recolecta
información
mediante
observación
directa
Analiza
información
recolectada
Bosqueja
actividades
operativas
¿Se requiere
análisis de
ruta crítica?
Desarrolla
procedimiento
Analiza
procedimiento
mediante ruta
crítica
Presenta borrador
del procedimiento
Revisa borrador
Fin
A
¿Se requieren
modificaciones?
Envía
procedimiento a
autorización
Se asigna Número
de Versión “0” al
procedimiento
A
Inicia proceso de
implantación del
procedimiento
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
12
3
5
67
8
9
10
11
12
14 15
1718
19
21
22
23
Diseño de procedimiento
(Diagrama de flujo)
Diagrama 2.1 Diseño de un SOP
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
53
Diseño de procedimiento
(Descripción narrativa)
No. Responsable Descripción
1
Gerencia
Detecta la necesidad de elaborar SOP
(Procedimiento Operacional Normalizado).
2 Identifica el SOP a documentar
3
Conforma el equipo de diseño del SOP y asigna
tareas específicas a los integrantes.
Nota: Dentro de los integrantes del equipo de diseño,
deberá incluirse al menos una persona que participe
directamente en la ejecución del procedimiento.
4
¿El procedimiento a diseñar ya se había
documentado con anterioridad?
SI: Pasa a la actividad Número 5
NO: Pasa a la actividad Número 8
5
Entrega al equipo de diseño la versión anterior del
procedimiento que se modificará o actualizará.
Nota: En caso de existir más de una versión anterior,
también deberán proporcionarse al equipo.
6
Equipo de diseño del SOP
Detecta las deficiencias en la versión anterior del
procedimiento
7
Realiza las modificaciones necesarias, partiendo de
lo general a lo particular y basándose en la versión
anterior del procedimiento.
Al terminar de realizar las modificaciones se pasa a
la actividad Número13.
8 Delimita el procedimiento y especifica sus alcances.
9
Recolecta información documental relativa al
procedimiento; incluyendo aquí, el marco normativo
sobre el cual se desempeñará.
10
Recolecta información haciendo uso de entrevistas,
centrándose más en el personal operativo y en sus
sugerencias.
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54
No. Responsable Descripción
11
Equipo de diseño del SOP
Recolecta información mediante la observación
directa en el campo de acción del procedimiento
operacional.
12 Analiza toda la información recolectada y determina
si es necesario acopiar más información.
13
¿Faltó más información por recolectar?
SI: Pasa a la actividad Número 9
NO: Pasa a la actividad Número 14
14 Realiza el bosquejo de las actividades operativas
formadoras del procedimiento.
15 Desarrolla el procedimiento operacional e incluye en
él todos los componentes estándares necesarios.
16
¿Es necesario realizar el análisis de ruta crítica al
procedimiento?
SI: Pasa a la actividad número 17
No: Pasa a la actividad número 18
17 Analiza el procedimiento mediante la ruta crítica
18
Gerencia
Presenta borrador del procedimiento a la Gerencia o
al área responsable de la elaboración del SOP.
19 Revisa el borrador del procedimiento operacional
elaborado por el equipo de diseño
20
¿Se requieren modificaciones en el SOP?
SI: Pasa a la actividad número 7
No: Pasa a la actividad número 21
21
Se asigna el número “0” a la versión del
procedimiento (borrador) y se firma el procedimiento
como “revisado”.
22 Se envía el SOP a firma de autorización.
23 Inicia el proceso de implantación del SOP dentro del
área correspondiente.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Tabla 2.1 Diseño de un SOP
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55
2.2. Componentes del procedimiento
Los componentes que deberán estar incluidos en los procedimientos
operacionales serán independientes para cada uno de estos.
En caso de que alguno de los procedimientos especificados en el manual de
aeródromo no requiera de alguno de los componentes que posteriormente se
mencionaran, deberían proporcionarse las razones al respecto.
Componentes mínimos de cada procedimiento operacional:
Título
Evento generador
Descripción del procedimiento
Medidas que han de adoptarse
Actores internos y externos
Recursos a utilizar
Normas y políticas
Diagrama de flujo del procedimiento
Descripción narrativa del procedimiento
Formas e instructivo de llenado
Anexos
En cuanto a la normatividad mexicana, los procedimientos operacionales con fines
de certificación del aeródromo, serán auditados por la Dirección General de
Aviación Civil (DGAC) o alguna otra unidad verificadora autorizada por la
mencionada Autoridad.
En México, el martes 22 de enero de 2008 se publicó en el Diario Oficial de la
nación los detalles con los que deben cumplir los procedimientos operacionales
del aeródromo de acuerdo al procedimiento de evaluación del cumplimiento del
Anexo 14 y que se evaluaran al momento de solicitar la certificación del
aeródromo.
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56
Título del procedimiento
NOMBRE DE LA ENTIDAD
LOGOTIPO
CLAVE
FECHA
VERSIÓN ÁREA RESPONSABLE
Título. La primea página de cada procedimiento deberá contener el título que
claramente identifique el procedimiento operacional. Preferentemente debe
agregarse en la página del título lo siguiente:
Clave que identifique al procedimiento, fecha de elaboración y versión
Nombre de la entidad y logotipo
Nombre del área responsable del procedimiento
Firmas de los responsables de la elaboración, revisión y aprobación del
procedimiento
Ejemplo:
Elaboración Revisión Aprobación
NOMBRE DEL TITULAR
DEL ÁREA
ÁREA
ADMINISTRADORA
DEL PROCESO
NOMBRE DEL TITULAR
DEL ÁREA
ÁREA ENCARGADA DE
LA REVISIÓN DEL
DOCUMENTO
NOMBRE DEL TITULAR
DEL ÁREA
ÁREA ENCARGADA DE
LA APROBACIÓN DEL
DOCUMENTO
MANUAL DE AERÓDROMO
Figura 2.2 Carátula de un SOP
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57
Evento Generador. Se refiere a cuándo o en qué circunstancias debe activarse un
procedimiento, es decir, enlistar todos los sucesos que ocasionan el inicio del
procedimiento.
Ejemplo. En el diseño del procedimiento de limpieza de plataforma relacionado a
la gestión de la seguridad en la plataforma, pueden listarse los siguientes eventos
generadores del procedimiento:
Programa preventivo.
Lluvia e inundación en área operacional.
Derrame de hidrocarburo.
Solicitud de limpieza con barredoras de cepillos.
Solicitud de lavado de posiciones.
Solicitud de limpieza en pistas por revisión semanal.
Solicitud de limpieza por trabajos de bacheo.
Solicitud de limpieza por desalojo de agua en pistas, rodajes o posiciones.
Descripción del procedimiento. En este puno se mencionará de qué trata el
procedimiento y para qué sirve de manera general, también dentro de éste punto
se deberá responder a la pregunta ¿Cómo debe activarse el procedimiento
operacional?
Ejemplo. Descripción del procedimiento de limpieza de plataforma:
El procedimiento de limpieza de plataforma sirve para otorgar una operación eficaz
y segura a las aeronaves y vehículos que operan en el área de movimiento ya que
se requiere que esta última se encuentre libre de objetos que puedan constituir un
riesgo y ocasionar un daño por FOD, o los que pueda ocasionar el derrame de
hidrocarburos. El procedimiento se utiliza en el momento de que las pistas, franjas
de pista, calles de rodaje y/o vialidades de vehículos dejen de encontrarse en
condiciones estrictas de limpieza, o bien, cuando se comprometa la conservación
del señalamiento horizontal de las mismas o haya peligro por derrame de
hidrocarburos.
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58
Medidas que han de adoptarse. De ser necesario, aquí se enlistará todo aquello
que el personal deberá hacer para el cumplimiento seguro y efectivo del
procedimiento operacional.
De acuerdo al criterio del analista de procedimientos, este apartado puede
incluirse dentro de la sección “Normas y políticas”.
Ejemplo. Medidas que han de adoptarse en el procedimiento de limpieza de
plataforma
1. Utilizar vestimenta proporcionada por el Cuerpo de Rescate y Extinción de
Incendios al momento de realizar limpieza de plataforma por derrame de
hidrocarburos.
2. Dependiendo el tipo de limpieza a realizar, utilizar el equipo
correspondiente mencionado en las normas y políticas del presente
procedimiento.
3. El supervisor del grupo de limpieza que se dirija a plataforma, deberá contar
con un equipo de radiofrecuencia y se deberá mantener comunicado con el
Centro de Control Operativo durante la ejecución del procedimiento.
4. Antes de enviar las unidades a plataforma, se deberá verificar el estado del
manómetro de presión y confirmar si se encuentra dentro de los parámetros
de presión adecuados.
5. Todo el personal encomendado a la limpieza de plataforma, deberá utilizar
guantes al momento de realizar su labor.
6. El jabón que sea utilizado para la limpieza de cualquier sección en el área
de movimiento, deberá ser biodegradable.
7. Terminada la limpieza, vigilar que el área de movimiento se encuentre
limpia y que su estado sea el adecuado.
En ocasiones y dependiendo la naturaleza del procedimiento, algunas medidas
pueden ser escritas en forma de “Check list”, con lo cual, el personal podrá ir
guiándose para el cumplimiento de las mismas.
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59
Actores Internos y Externos. En esta sección se listará todo el personal que esté
involucrado en el procedimiento y en llevar a cabo las medidas mencionadas en el
punto anterior. De ser necesario, deberá incluirse nombres y funciones del
personal clave responsable y los números telefónicos para comunicarse con ellos
durante las horas de trabajo y después de ellas.
Ejemplo. Actores Internos y Externos en el procedimiento de limpieza de
plataforma
Actores Internos
DEPENDENCIA ÁREA NOMBRE CARGO RESPON-
SABILIDAD
TELÉFONOS DURANTE HORAS DE TRABAJO
TELÉFONOS FUERA DE HORAS DE TRABAJO
AICM
Dirección General …. …. …. …. ….
Subdirección de
Operación
…. …. …. …. ….
Subdirección de
Ingeniería
…. …. …. …. ….
Gerencia de
Operaciones
…. …. …. …. ….
Gerencia del Centro
de Control Operativo
…. …. …. …. ….
Subcomité de
Análisis para la
Problemática del
Área de Movimiento
…. …. …. …. ….
Área de Barredoras …. …. …. …. ….
Área de
Mantenimiento
…. …. …. …. ….
Cuerpo de Rescate y
Extinción de
Incendios
…. …. …. …. ….
Tabla 2.2 Ejemplo de actores internos de un SOP
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60
Actores Externos
DEPENDENCIA ÁREA NOMBRE CARGO RESPONSA
BILIDAD
TELÉFONOS DURANTE HORAS DE TRABAJO
TELÉFONOS FUERA DE HORAS DE TRABAJO
Comandancia General
…. …. …. …. …. ….
Líneas Aéreas …. …. …. …. …. ….
Compañías de pasillos telescópicos
…. …. …. …. …. ….
Compañías de limpieza
…. …. …. …. …. ….
Compañías de comisariato
…. …. …. …. …. ….
Compañías prestadoras de servicios
…. …. …. …. …. ….
Personal de Torre de Control México
…. …. …. …. …. ….
Autoridad Aeronáutica Local (DGAC)
…. …. …. …. …. ….
Centro Nacional de Prevención de Desastres
…. …. …. …. …. ….
Centro de Análisis y Pronósticos Meteorológicos Aeronáuticos
…. …. …. …. …. ….
Empresa de limpieza contratada
…. …. …. …. …. ….
Superintendencia de Servicios de Combustible
…. …. …. …. …. ….
Tabla 2.3 Ejemplo de actores externos de un SOP
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
61
Recursos a utilizar. En este punto se deberá listar todo el equipo necesario para el
desempeño del procedimiento, para el cumplimiento de las medidas y el detalle de
acceso al mismo
Ejemplo. Recursos a utilizar en el procedimiento de limpieza de plataforma
Recurso Detalles de acceso al recurso Detalles adicionales (Cuando aplique)
Cisterna capacidad de 45000 litros.
…. ….
Barredoras de alta succión.
…. ….
Barredora Swipeer Normales.
…. ….
Barredora pequeña. …. ….
Barredoras de molote. …. ….
Camionetas recolectoras de bolsas.
…. ….
Guantes. …. ….
Mascaras o Cubre bocas.
…. ….
Goggles. …. ….
Palas. …. ….
Cepillos o Escobas. …. ….
Bolsas de plástico. …. ….
Material absorbente. …. ….
Charolas pre-colectoras.
…. ….
Jabón biodegradable. …. ….
Tambos recolectores. …. ….
Exprimidor de equipo absorbente y Equipo estándar.
…. ….
Equipo de radiocomunicación
…. ….
Tabla 2.4 Ejemplo de recursos involucrados en un SOP
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62
Normas y políticas. Deberán estar claramente definidas y proporcionar
información de qué hacer o a qué criterios hay que ajustarse para actuar ante
casos que no se presentan habitualmente, o que no son previstos en el
procedimiento.
Dentro de la sección normas, se plasmarán las reglas que se deben seguir para
llevar a cabo el procedimiento, es decir, aquí se describirán los límites generales
dentro de los cuales ha de realizarse el procedimiento.
En cuanto a la sección de políticas, se enlistará todo el conjunto de criterios
generales que establecerán el marco de referencia para el desempeño del
procedimiento. Al establecer las políticas del procedimiento es recomendable
tomar en cuenta lo siguiente:
Describir situaciones alternativas que pudieran presentarse durante la
operación del procedimiento.
Especificar criterios que faciliten la toma de decisiones en cuanto al curso
del procedimiento.
Listar las acciones que regulen el curso de las actividades en situaciones
determinadas.
Deberán prever la posibilidad de que el procedimiento no se lleve a cabo
como se determinó y sus consecuencias.
Deberán estar definidas por los responsables de la ejecución del
procedimiento y autorizadas por el titular del área correspondiente.
Deberán considerar disposiciones oficiales acerca de requisitos
imprescindibles.
Figura 2.3 Limites
normativos de un SOP
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
63
Deberán considerar a todos los responsables, recursos y usuarios que
intervengan de manera determinante en la operación del procedimiento.
Deberán escribirse en secuencia lógica y/o jerárquica.
Ejemplo de algunas normas y políticas que podrían aplicarse al procedimiento de
limpieza de plataforma.
Figura 2.4 Ejemplo de normas y políticas
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
64
Manual de Aeródromo Nombre de la entidad
Dirección de la entidad
Procedimiento de limpieza de plataforma
(Diagrama de flujo)
Página X Versión del
Procedimiento
Enmienda: XXX
Clave: XXX-XXX
Diagrama de flujo del procedimiento. En esta sección irá la representación gráfica
de la secuencia de las etapas y de los órganos o puestos que intervienen en el
procedimiento. Para su elaboración, se deberán seguir las recomendaciones
descritas en el tema 1.5 de la presente tesis.
Ejemplo.
LOGOTIPO
Figura 2.5 Ejemplo de publicación de diagrama de flujo
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
65
Descripción narrativa del procedimiento. Se refiera a la descripción detallada de
las actividades y operaciones que se encuentran en el diagrama de flujo. Las
cuales deben estar escritas de manera concisa, sin ambigüedad y sobre todo, de
fácil entendimiento. Estas actividades deberán ser claras, de manera tal, que
personal sin demasiada experiencia pueda seguirlas y aplicarlas aun cuando no
haya supervisión directa.
Las recomendaciones a seguir al momento de escribir descripciones narrativas de
procedimientos operacionales son:
Utilizar voz activa.
Empezar la narración de la actividad con un verbo conjugado en la tercera
persona del singular y en presente del indicativo, conjugación que deberá
predominar en la descripción narrativa. (Ejemplo: Verifica, autoriza,
extingue, corrige, envía, etc.).
Las descripciones no deben ser redundantes ni demasiado extensas
Debe predominar la claridad y explicites.
Se deberá numerar cada actividad operativa con la misma secuencia que
en el diagrama de flujo y de manera progresiva, aún en caso de que existan
varias alternativas de decisión.
Respecto a las condicionales, cuando en el procedimiento se presente una
disyuntiva, es conveniente señalar como primera opción la alternativa que
presente menos actividades y posteriormente la que contenga más. Por
ejemplo, si la alternativa “NO” representa ejecutar 2 actividades y la
alternativa “SI” solo una, deberá escribirse primero la actividad positiva y
posteriormente la negativa. Lo anterior con el objeto de lograr mayor fluidez
en la lectura del procedimiento.
Una de las columnas de la descripción del procedimiento, se deberá
reservar para el responsable de la ejecución y cumplimiento de las
actividades del procedimiento.
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
66
Cuando un mismo responsable realice una serie de actividades de manera
continua, sólo deberá ir nombrado en la primera de estas actividades, hasta
que no se efectúe un cambio de responsable.
Cuando la descripción del procedimiento sea general, en la columna
“Responsables” debe indicarse para cada actividad el área responsable de
su ejecución (ejemplo: Gerencia de Operaciones, DGAC, Línea Aérea,
etc.); si se trata de una descripción detallada, en la columna
“Responsables” deberá ir el nombre específico de los puestos que
participan en cada una de las actividades (ejemplo: analista, mensajero,
señalero, bombero, etc.).
En caso de requerirse algún documento de referencia, se deberá
especificar dentro de la primera descripción donde aparezca, su nombre
completo. En las actividades siguientes se podrá mencionar solo su nombre
genérico y/o clave de identificación.
Al terminar el procedimiento deberá incluirse una leyenda que indique su
fin, ejemplo: “TERMINA PROCEDIMIENTO”.
Figura 2.6 Ejemplo de publicación de descripción narrativa de flujo
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
67
Formas e instructivo de llenado. Son piezas de papel con datos fijos y espacios en
blanco para ser llenados con información variable. Al terminar la descripción del
procedimiento y en caso de ser necesario, se deberán incluir los formatos y
documentos que en él se utilizan, así como sus respectivas guías de llenado.
En ocasiones será necesario incluir listas con instrucciones a seguir paso a paso
(checklists) para asegurarse que las actividades se ejecuten en un orden deseado.
Cualquier lista de verificación (checklists) o formulario que forme parte de una
actividad, se debe referenciar en el punto del procedimiento en el que se vaya a
utilizar y posteriormente adjuntarla al procedimiento, sin embargo, es importante
aclarar que ninguna lista de verificación es en sí el SOP, únicamente forman parte
de él.
Ejemplo.
Figura 2.7 Ejemplo de formato
de lista de verificación
Figura 2.7 Ejemplo de instructivo de
llenado de lista de verificación
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
68
Anexos. En esta parte del procedimiento se enlistan los formatos mencionados en
la descripción del procedimiento, es decir, aquellos documentos de apoyo o
adicionales de consulta que se deberán tomar en cuenta para llevar a cabo alguna
actividad.
Es importante recalcar que si el aeródromo o el grupo al que pertenece no cuentan
con un sistema general para asignar claves a los procedimientos, el área
responsable de la elaboración de los procedimientos operacionales deberá
desarrollar un sistema alfanumérico que pueda identificar a cada procedimiento.
Ejemplo de asignación de claves a los procedimientos operacionales:
1. Aeropuerto Clave
Aeropuerto Internacional “Benito Juárez” de la Ciudad de México MEX
Aeropuerto Internacional de Cancún CUN
Aeropuerto Internacional General Mariano Escobedo MTY
… …
2. Área responsable Clave
Operaciones OPR
Centro de Control Operativo CCO
Ingeniería Civil ING
… …
3. Unidad responsable Clave
Salvamento y Extinción de Incendios SEI
Vehículos y Licencias VYL
Puesto de Mando Móvil PMM
… …
4. Consecutivo del documento Clave
Borrador de procedimiento sujeto a autorización/aprobación 00
Primer procedimiento elaborado 01
Segundo procedimiento elaborado 02
… …
Así, el código o clave de identificación del primer procedimiento operativo de la
unidad de vehículos y licencias del área de operaciones del Aeropuerto
Internacional de la Ciudad de México sería: MEX-OPR-VYL-01.
Tabla 2.5 Ejemplo de asignación de claves para un SOP
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
69
Procedimietno
A3
A1 A2
2.3. Delimitación del procedimiento
Delimitar el procedimiento, es poner límite a las actividades operativas y
especificar el alcance de esos límites, logrando así un entendimiento claro de las
necesidades del procedimiento y del ambiente en el que operará.
La delimitación del procedimiento operacional es una etapa ineludible en el diseño
de los mismos, permite reducir el procedimiento global a dimensiones prácticas
dentro de las cuales es posible especificar las actividades operativas que se
incluirán en el procedimiento. En otras palabras, delimitar significa enfocar en
términos concretos que actividades se desempeñarán, especificar sus alcances y
determinar sus límites de inicio y fin; definiendo todo lo que pertenece al
procedimiento y separando conscientemente todo aquello que no forma parte de
su contenido.
En ocasiones, el procedimiento falla al documentarse por carecer de delimitación,
es decir, por exceso de ambición o de carencia en su escritura. Es común que el
encargado de documentar los procedimientos, experimente algún tipo de problema
al tratar de definir el grado de especificidad del procedimiento. Para solucionar
este aspecto, se deberán incluir en los procedimientos únicamente las actividades
operativas más sustanciales y valerse de las políticas o medidas que han de
adoptarse, para abarcar la totalidad de vertientes que pudiera generar el mismo.
Un procedimiento bien delimitado, presenta una idea clara y precisa del fin del
conjunto de actividades que lo conforman, es decir, en forma rápida y sintética nos
presenta el objetivo del procedimiento; por lo tanto, es importante siempre tener en
cuenta que a mayor extensión menor comprensión y viceversa.
Figura 2.9 Delimitación de
un SOP
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
70
Factor 1
Factor 2 Factor 3
Fundamentos a considerar
Todo procedimiento no surge aislado, está condicionado por una
multiplicidad y variedad de factores y forman parte de una totalidad más
amplia.
El problema, deficiencia, o simplemente el acto que generó la necesidad de
crear el procedimiento operacional, constituye “el punto de partida” pero
también el “punto de llegada” y entre ambos extremos existen una gama de
aspectos teóricos y empíricos que hay que identificar.
La delimitación del procedimiento es el juego de la totalidad global versus la
totalidad parcial, el procedimiento operacional objeto de diseño es una
totalidad global en sí mismo, constituido por totalidades parciales que lo
caracterizan. En dicha vinculación se encuentran relaciones de
contradicción, determinación, subordinación, simplicidad, complejidad, etc.
que deberán entenderse completamente.
Figura 2.10 Factores del
SOP
Figura 2.11 Secuencia de
factores del SOP
Figura 2.12 Totalidad
global vs. Totalidad
parcial
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
71
Tan importante es la delimitación en el diseño de procedimientos, que de
realizarse adecuadamente, depende el éxito de la elaboración y ejecución del
mismo; porque en esta parte es donde se encuentra el resumen de las
características de todas las actividades que se van a realizar y la dirección que
tomarán.
La delimitación es un proceso que implica, bajar de los niveles abstractos, a los
más concretos y operativos.
Dimensiones de la delimitación
El analista encargado de desarrollar los procedimientos, debe identificar muy bien
tres dimensiones o coberturas del procedimiento operacional, las cuales son:
Delimitación geográfica. En ella se precisa el lugar en el cual se realizará el
procedimiento, los límites desde dónde y hasta dónde son válidas las actividades
operativas que involucre el procedimiento. Esta delimitación debe ser clara pues
aquí se define el punto en donde los encargados de efectuar el procedimiento,
deben de encontrarse.
Delimitación temporal. Se refiere al tiempo estimado para la elaboración del
procedimiento, es decir, cuánto tiempo se utilizará en recolectar datos, desarrollar
las actividades, analizarlas, etcétera. El analista debe planear adecuadamente el
tiempo en el cual desarrollará y entregará el procedimiento, de no hacerlo así, el
estrés producido por entregar el procedimiento en fechas diferentes a las
planeadas, puede ocasionar que éste contenga errores o que no sea diseñado
óptimamente.
Delimitación del conocimiento. Aquí se fijan los niveles de desagregación deseada
de la información, es decir, los niveles de detalle de las actividades operativas que
conformaran al procedimiento operacional. Se debe tener una idea cabal del
estado actual de la ejecución del procedimiento, así esté documentado o no; con
esto se podrá clarificar el alcance del mismo.
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
72
Etapas de la delimitación
A través de la delimitación puede tenerse una concepción clara y sistemática de
las operaciones que se realizarán; es importante diseñar y planear pensando
acorde a la realidad operativa y a las normas establecidas. En tal virtud, se
presentan las etapas para obtener una delimitación satisfactoria del procedimiento:
Definir la situación actual. identificar todos los factores relacionados con el
contexto del procedimiento y describir cómo se manejan las actividades en
la actualidad.
Definir la situación deseada. Tener un concepto claro de lo que representa
la ejecución del procedimiento y que se logrará al finalizar el mismo.
Definir el nombre del procedimiento. Para el caso de los procedimientos del
Manual de Aeródromo, el título deberá apegarse a los procedimientos
mencionados en el Doc.9774 Manual de Certificación de Aeródromos
publicado por la OACI, o bien en el caso de México, a lo establecido en los
Procedimientos para la Evaluación de la Conformidad del Anexo 14, DGAC.
Delimitar términos espaciales. Se debe tener presente las áreas
geográficas para las cuales el procedimiento es válido y para las cuales no.
Delimitar los responsables de la ejecución. Es importante tener claro antes
de la elaboración del procedimiento, todos los participantes que lo llevarán
a cabo y los responsables de su supervisión.
Delimitar el inicio y el fin del procedimiento. Esta delimitación es crucial y de
las más importantes a tomar en cuenta en la elaboración del procedimiento,
los factores que determinarán el inicio del procedimiento deberán escribirse
en la sección "Evento generador".
Delimitar restricciones. Dentro del procedimiento pueden existir limitaciones
que impidan el desarrollo del procedimiento antes de su término o incluso
desde su inicio. Todas estas situaciones deberán escribirse y clarificarse en
el procedimiento o en la sección de normas y políticas. De igual manera,
deberán registrarse todos los factores que sean decisivos para que el éxito
sea positivo o negativo.
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
73
2.4. Recolección de información relativa al procedimiento
Antes de empezar a bosquejar las actividades que conformaran el procedimiento
operacional, es necesario obtener información referente a las mismas. Para ello,
se deberá buscar documentación y datos pertinentes al procedimiento a diseñar,
posteriormente se organizarán, analizarán y sistematizarán con el fin de conocer
como se están efectuando las actividades en el presente y realizar ajustes cuando
sea necesario.
Para describir el proceso de recolección de información, se utilizarán los principios
descritos en el método de investigación científica, la cual utiliza técnicas
documentales y de campo.
En la recolección, es necesario contemplar al menos las siguientes fuentes:
1. Archivos documentales (Procedimientos anteriores, normas,
reglamentación, fichas técnicas, Anexos de la OACI, etc.).
2. Responsables de área (Gerentes, Jefes de departamento, Encargados de
área, Coordinadores, Ejecutivos responsables, etc.).
3. Personal que intervenga directamente en la ejecución del procedimiento.
Respectivamente para cada una de las fuentes anteriores, se deberán utilizar las
siguientes técnicas de acopio de información (de manera independiente o
combinándolas), las cuales son sencillas de utilizar y proporcionan resultados
efectivos.
1. Investigación documental
2. Entrevistas
3. Observación
Lo anterior con el fin de obtener una visión real de las condiciones en las que
opera u operará el procedimiento.
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
74
El orden del proceso de recolección de información lo determinará el analista
encargado de documentar el procedimiento. Cercanos al fin de la recolección,
puede ser necesario pasar de una técnica a otra sin orden aparente; no obstante,
es conveniente que en un principio se haga la recolección de información
siguiendo el orden detallado a continuación.
Investigación documental
En esta etapa del desarrollo se incluye la búsqueda de información del marco
normativo dentro del cual se ejecutará el procedimiento, sin embargo, la
investigación documental no solo abarcará libros, publicaciones, documentación
de la OACI, discursos, folletos, leyes, reglamentos, etc.; también contempla todo el
material iconográfico o audiovisual que el personal operativo y administrativo
pueda proporcionar para la elaboración del procedimiento (dibujos, grabaciones,
videos, planos, etc.).
Cuando el aeródromo o entidad donde se deseen elaborar los procedimientos,
cuente con un sistema de encuestas enfocadas a conocer las sugerencias o
inquietudes del personal operativo relacionadas a la seguridad operacional, estas
podrán utilizarse como fuentes documentales para la actualización de los
procedimientos operacionales. Estas acciones, formarían parte de lo que se
conoce como un Sistema de Gestión de la Seguridad Operacional (SMS).
El acopio ordenado de toda esta información permitirá conceptualizar el
procedimiento y empezar a bosquejarlo de manera analítica.
En el proceso de investigación documental para la elaboración de procedimientos,
se deben considerar los siguientes criterios:
Tener presente el objetivo del procedimiento. Es necesario tener claridad en
este punto, pues de aquí se orientará la búsqueda de información.
Dependiendo de la naturaleza del procedimiento, se deberá buscar en
leyes, recomendaciones de la OACI, documentos normativos por parte de
la DGAC, reglamentación interna del aeródromo, etcétera.
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Recolectar información. Dentro de este tipo de investigación, la recolección
de información se hace únicamente mediante fuentes documentales. Se
deberá adquirir todo el material posible que proporcione información
referente a la realización del procedimiento; si éste ya había sido elaborado,
se podrá tomar como referencia versiones anteriores y basarse en ellas
para la modificación del procedimiento.
Organizar, analizar. Una vez recolectada la información deberá organizarse
de tal manera que se permita identificar su utilidad y su participación en el
desarrollo del procedimiento, terminado esto se analizará para dar una idea
general de cómo se estructuraría el procedimiento cumpliendo la mayor
eficiencia y seguridad operacional posible.
Registrar la información. El registro se basa en la extracción de los puntos
más sustanciales de la recolección efectuada. Teniendo estos elementos
por separado, se podrá tener una mayor comprensión de ellos y de cómo
afectarán al procedimiento.
Diseñar un esquema preliminar. Conociendo todos los elementos que
sustentan al procedimiento, y mediante el registro y análisis de toda la
documentación recolectada, podrá elaborarse un esquema preliminar
mediante el cual se plasme la idea central del procedimiento. Éste esquema
no necesariamente deberá ser un diagrama de flujo, podrá ser cualquier
tipo de representación que ayude al analista a entender el objetivo,
secuencia y funcionamiento del procedimiento.
Integrar los datos en el desarrollo del procedimiento. La información
recolectada que esté involucrada directamente con el procedimiento se
deberá plasmar en él, esta información podrá estar incluida dentro del
desarrollo del procedimiento o en cualquier otra sección, como por ejemplo,
en las normas y políticas, evento generador, equipamiento necesario,
anexos, etc.
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Elaborar un borrador. Este punto se refiere a integrar, dar consistencia,
coherencia y cohesión al procedimiento, haciendo uso de toda la
información recolectada. El borrador del procedimiento se realizará
haciendo uso de diagramas de flujo; en ocasiones no es posible efectuar el
borrador con una simple investigación documental, por lo que habrá que
valerse de las técnicas de investigación de campo para poder hacerlo.
Redactar procedimiento final o sentar las bases para facilitar la recolección
por medio de entrevistas u observación directa. Cuando se trate de una
modificación pequeña a un procedimiento que ya había sido diseñado con
anterioridad, la técnica de investigación documental será suficiente para la
elaboración final del procedimiento, ya que solo se necesitará recolectar
versiones anteriores del mismo y basarse en ellas para efectuar las
modificaciones que sean necesarias. En caso contrario, se deberán sentar
las bases para guiar una investigación de campo que ayude a finalizar el
diseño del procedimiento.
Del seguimiento de estos pasos, su correcto análisis y síntesis de información,
dependerá el éxito de la investigación documental, o bien, la recolección efectiva
de datos significativos que contextualicen el objetivo de una investigación de
campo.
Entrevistas
La entrevista es una herramienta que permite al diseñador de procedimientos
operacionales establecer contacto inmediato con las personas involucradas directa
o indirectamente con la ejecución del procedimiento. Tiene como ventajas su
apertura y flexibilidad, y permite al diseñador profundizar en determinados puntos
de su interés. Se convierte así en el instrumento más empleado en la recolección
de información para el diseño de procedimientos operacionales.
Aunque la entrevista es generalmente libre, se recomienda preparar las bases
para que ésta cumpla su función. El diseñador deberá saber comunicarse y
manejar más de una forma de entrevista.
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77
Con la entrevista, al existir interacción directa entre el entrevistador y el
entrevistado, se puede además de recibir respuestas, percibir actitudes. Lo cual es
útil para obtener un panorama general del entorno y condiciones sobre el cual se
desarrolla o se pretende desarrollar el procedimiento operacional.
Los métodos más recomendables a utilizar durante el diseño de procedimientos
operacionales son los siguientes:
Entrevista focalizada o dirigida
Entrevista libre (formal o informal)
Entrevista focalizada o dirigida. Pretende registrar experiencias específicas sobre
el desarrollo de los procedimientos, con un número de preguntas que pueden
facilitar la comparación entre diversas respuestas. El investigador debe precisar el
perfil de los entrevistados, es decir, debe planear la entrevista de acuerdo a las
actividades que desempeñen las personas que se entrevistaran (personal
operativo, supervisores, jefes, directores, etc.)
En este tipo de entrevistas se debe elaborar antes del interrogatorio una serie de
preguntas que se realizan en el mismo orden y se formulan en términos iguales a
todos los entrevistados. Se recomienda utilizar estas entrevistas solamente para
personal operativo.
Figura 2.13 Formato del entrevistador
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78
El formato deberá ser elaborado por el encargado de diseñar el procedimiento
operacional, pues él determinará que preguntas incluirá en la entrevista para
aclarar las dudas existentes relacionadas a la ejecución del procedimiento.
Posteriormente, al realizar la entrevista, el diseñador será quien llene el formato y
plasme en el mismo, cualquier comentario relevantes relacionado al procedimiento
a documentar.
Entrevista libre. Este otro método de entrevista no requiere la previa elaboración
de las preguntas que se realizarán. En cuanto a secuencia y redacción, las
preguntas son abiertas y dan gran flexibilidad a la entrevista, pero deben estar en
correspondencia con criterios definidos de contenido, orden, profundidad y
formulación. La entrevista libre puede llevarse a cabo de una manera formal o
informal. En la entrevista libre, el entrevistador debe tener la destreza necesaria
para relacionar e interconectar los diversos datos que arroje el entrevistado.
Algunos puntos a considerar en la elaboración de las entrevistas son:
Tener claros los objetivos del procedimiento a documentar para generar
una noción adecuada de las preguntas que se harán.
Definir la población o muestra de sujetos a quienes se entrevistará.
Cuidar que las preguntas sean claras y comprensibles para los
entrevistados.
Adaptar el lenguaje de la entrevista al de los entrevistados.
Evaluar la pertinencia de las preguntas que se realicen. Si realmente son
necesarias y relevantes para los objetivos del diseño del procedimiento.
Diseñar preguntas específicas para cada una de las variables a medir.
Valorar, tentativamente, si el entrevistado puede y quiere colaborar.
Durante el proceso de la entrevista, es conveniente iniciar con preguntas sencillas
y de carácter general, posteriormente dialogar del procedimiento general y
después de actividades específicas, lo cual ayudará a orientar al entrevistado a
responder todo lo necesario sobre un asunto antes de pasar a otro.
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79
Observación
La observación es una técnica de recolección que consiste en recolectar datos e
información con ayuda de los sentidos. Sirve para analizar los hechos, condiciones
de seguridad operacional y personal operativo involucrado en la ejecución del
procedimiento en su contexto real (donde llevan a cabo ordinariamente sus
actividades).
Elementos. En la observación intervienen cinco elementos:
Objeto de la observación
o Actividades operativas
o Efectividad del procedimiento
o Carencias
o Etc.
Observador
o Diseñador del procedimiento operacional
Circunstancias o ambiente que rodean el objeto o sujeto a observar
o Peligros
o Detección de mejoras
Medios de observación
o Sentidos
o Equipo específico
Cuerpo de conocimientos del que forma parte
o Procedimientos del manual de aeródromo
o Procedimientos de prestadores de servicio
o Procedimientos externos
o Etc.
Para que esta técnica sea eficaz, quien diseñe el procedimiento, debe plantearse
qué observará, cómo resumirá y registrará los datos, qué procedimientos aplicará
y de qué modo definirá las relaciones observador - objeto observado.
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80
El encargado de diseñar el procedimiento, deberá poseer la destreza y
sensibilidad necesaria para identificar y seleccionar los hechos que en verdad
sean relevantes para el propósito de documentación del procedimiento. La
observación exige, una planeación cuidadosa y sistemática.
Técnicas recomendadas. Para efectuar la observación en el diseño de
procedimientos operacionales, se recomienda utilizar las siguientes técnicas.
Observación estructurada. En ésta el desarrollador analiza la ejecución del
procedimiento en su medio natural, especifica de antemano las variables a
observar y de ser necesario, dispone de instrumentos estandarizados para
medirlas. Ofrece una secuencia y redacción fijas, y determina cómo se
registrarán los datos de la observación.
Observación participante o directa. Se da en dos momentos. En el primero,
el diseñador observa y analiza en tanto se lo permite el personal operativo
que ejecuta el procedimiento. Posteriormente, a través del tiempo, estudia
el procedimiento desde el interior, conoce el contexto y se va involucrando
en éste, es decir, se hace parte del grupo que lo ejecuta. De esta manera,
espera comprender mejor las actividades operativas que se realizan, sus
implicaciones y significados. La forma de registrar lo observado se conoce
como diario (registro de acontecimientos) y notas de campo (registros más
detallados).
La observación es un método de recolección muy importante, ya que permite
definir y detectar con mayor precisión los problemas, así como descubrir datos
valiosos omitidos durante las entrevistas.
Independientemente de la técnica utilizada para la recolección de la información,
es necesario comprender el procedimiento desde el principio hasta el final; y
registrar la manera en la que se va efectuando, a través de todas las áreas,
personal operativo y administrativo que en él intervengan.
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81
2.5. Análisis de la información recolectada
El análisis de información es un proceso mental mediante el cual se trata de
encontrar un significado más amplio de la información recolectada. Constituye una
de las partes más importantes en el diseño de procedimientos y consiste
fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de información o grupos
de datos que se integraron durante la recolección de información, lo anterior, con
el propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa actual o
deseada.
En esta fase se deben considerar los siguientes aspectos:
Retomar la forma como se planteó el procedimiento operacional.
Revisar la estructura del bosquejo del procedimiento.
Evaluar la eficiencia de las técnicas que se utilizaron para recopilar los
datos.
Identificar las actividades operativas de mayor o menor incidencia.
Identificar si alguna variable causó una incidencia inesperada.
Comparar las diferencias entre las variables, mediante el análisis de las
entrevistas.
Considerar la similitud o diferencia entre los resultados arrojados por la
entrevista y la observación a las variables propuestas utilizando solo la
técnica documental de información.
De los apuntes tomados mediante entrevista evaluar que preguntas fueron
contestadas de acuerdo a lo planeado y si estuvieron bien formuladas.
Identificar qué preguntas no se contestaron, o si el personal carecía de
criterios o conocimientos para responder sobre el tema propuesto.
Con lo anterior se pueden aprovechar todos los elementos de la recolección de
información, de modo que se podrán hallar los aspectos de concordancia o
discordancia entre los datos que arroja la realidad estudiada y la teoría en la que
se ha sustentado el desarrollo del procedimiento operacional.
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82
Para obtener una mayor eficiencia en el análisis de la información el diseñador o
diseñadores de los procedimientos operacionales deberá tener presentes los
siguientes puntos.
Objetivo del procedimiento. Antes de empezar a analizar toda la información se
debe tener claro el objetivo principal del procedimiento a documentar, en este
punto se busca la justificación de la existencia de ese trabajo y de su
procedimiento; también se pretende conocer los objetivos de las actividades que
integran el procedimiento.
Respecto a los procedimientos operacionales a incluir en el manual de aeródromo,
el objetivo del mismo deberá apegarse a lo requerido en las secciones 4 a 20
plasmadas en el PECA14.
Ejemplo:
Figura 2.14 Análisis de la información
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83
Trabajo que se realiza en el procedimiento. De la información recolectada deberá
separarse la información referente a las actividades que se realicen durante el
procedimiento, escribirse cuestionando el tipo de actividades que se realizan y los
resultados que se obtienen de éstas. Éste punto se detallará en el tema bosquejo
de actividades formadoras del procedimiento.
En ocasiones el procedimiento operacional tendrá tantas vertientes y disyuntivas
que describir todas las actividades en un solo procedimiento lo harían demasiado
extenso y de difícil entendimiento, en estos casos, el diseñador del procedimiento
tendrá que identificar los trabajos principales que se realizan en el procedimiento y
elaborar tantos procedimientos como trabajos haya, a fin de facilitar su
entendimiento y elaboración. Ejemplo de ello es el procedimiento descrito en el
PECA14, Sección 13 Gestión de la Seguridad en la Plataforma, inciso c) Limpieza
de la plataforma. En ese procedimiento, la limpieza de plataforma implica la
realización de diferentes trabajos que dependen del propósito de la limpieza. Así,
para este inciso, podrían escribirse los siguientes procedimientos.
Limpieza de plataforma
o Procedimiento diario de limpieza en plataforma
o Procedimiento de lavado de posiciones
o Procedimiento de limpieza por trabajos de bacheo
o Procedimiento de limpieza por desalojo de agua
o Procedimiento de limpieza por derrames en plataforma
o Procedimiento de limpieza por derrame de hidrocarburo
Actores que intervienen. Este punto se refiere a mencionar todas las unidades que
intervienen en el procedimiento y el factor humano (individuos o grupos). Su
identificación puede obtenerse de las entrevistas realizadas o de la documentación
recolectada; como por ejemplo los anexos de la OACI en donde se indican que
áreas deberán ser las responsables de la ejecución del procedimiento. Una vez
determinados los actores que intervienen, se deberán escribir en la sección
“Actores internos y externos” del procedimiento y de ser necesario escribir los
datos de contacto de los mismos (teléfono, correo, fax, etc.).
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84
Tiempo y Frecuencia del procedimiento. Es la periodicidad con la que se realiza el
trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o
terminar una actividad. Esta información se obtiene de las observaciones directas
al personal operativo en el transcurso de la ejecución de las actividades
operativas. La información se debe procesar de tal manera que se asigne un
tiempo específico a la ejecución de cada actividad, lo cual será bastante útil a la
hora de analizar el procedimiento mediante la ruta crítica.
Dentro del bosquejo de actividades y de ser posible, debe escribirse un tiempo
propuesto máximo de duración de las actividades operativas del procedimiento.
Lugar en donde se realiza el procedimiento. Se refiere a la ubicación geográfica
externa o interna a las instalaciones aeroportuarias donde el procedimiento
operacional se lleva a cabo. Esta localización de ser condicional para el
procedimiento, deberá escribirse en las políticas y describir el lugar preciso donde
el procedimiento debe ser llevado a cabo.
Ejemplo. Dentro del procedimiento de limpieza de plataforma cada equipo tendrá
diferente campo de aplicación.
Barredoras de cepillos. Limpiará por detrás de los equipos que se
encuentren estacionados y la posición entera cuando esté libre.
Barredora para Espacios Reducidos. Limpiará el área comprendida entre la
nariz del avión y el edificio terminal, debajo de los pasillos telescópicos y en
áreas que sean reducidas como debajo de los núcleos sanitarios y cajones
de estacionamiento.
Barredora magnética. Se utilizará para la limpieza de las siguientes zonas:
o Plataforma Sur.
o Plataforma Central.
o Plataforma Norte.
o Plataforma Aduana.
o Vialidad del área operativa.
Etc.
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85
El apagamiento a los puntos anteriores en el proceso de análisis de información
recolectada implica disponibilidad de tiempo, sin embargo, es indispensable para
que el procedimiento final quede escrito correctamente e indique exactamente lo
que sucede o se quiere que suceda en la realidad.
Estas recomendaciones permiten una visión más clara del conjunto de las
actividades que formarán al procedimiento y facilitarán el bosquejo de las
actividades operativas, el cual se describirá en el siguiente tema.
2.6. Bosquejo de actividades formadoras del procedimiento
Antes de comenzar el bosquejo de actividades, se deberá establecer un grupo de
trabajo que trabajará conjuntamente en la elaboración del procedimiento. Es
importante dar claridad a los roles que cada miembro del equipo desempeñará.
Dentro de este grupo, al menos deberá estar una persona que esté involucrada
directamente en la ejecución del procedimiento.
La primera tarea del equipo de desarrollo será tener un entendimiento global del o
los procedimientos a documentar. Durante la etapa del bosquejo de actividades,
se debe tener presente el análisis de la información recolectada y el fácil acceso a
toda la información documental pertinente del SOP.
Las ideas generales de cómo se realizará el procedimiento puede basarse en los
SOPs de otras entidades y adaptarlos a los requerimientos del área donde se
vayan a implementar.
La lluvia de ideas del equipo es vital en este proceso inicial, ninguna propuesta de
los miembros del equipo debe ser inmediatamente descartada sin antes analizarla.
El bosquejo de actividades es donde el trabajo del grupo de desarrollo de SOPs
realmente empieza. Los integrantes deben aplicar toda la información obtenida
durante la etapa de recolección y análisis.
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
86
Un análisis básico de la información involucra un resumen sistemático de cada
alternativa posible desde diferentes perspectivas.
El bosquejo de actividades puede realizarse mediante diagramas de flujo o
descripción narrativa. Pueden establecerse formatos guía para facilitar este
proceso, el cual llenaran conjuntamente los miembros del equipo encargado de
diseñar los SOP.
Ejemplo.
Una diversa variedad de métodos pueden utilizarse para el bosquejo de
actividades, ejemplo de ello es el costo/beneficio, riesgo/beneficio, análisis “que
pasaría si”, tormenta de ideas, etc. Sin importar el método o combinación a utilizar,
Figura 2.15 Formato para el bosquejo de actividades
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
87
es importante que en la medida de lo posible, cada alternativa sea
minuciosamente examinada.
Cuestionamientos que deben realizarse. De manera general, el conjunto de
actividades escritas en el bosquejo deberán responder a las siguientes
interrogantes.
¿Qué hacer?
¿Cómo se hace?
¿Qué instrumentos se utilizan?
¿Dónde se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cuáles decisiones se toman?
¿Qué documentación se requiere?
¿Qué documentación se genera?
¿Cuál es el resultado del procedimiento?
La elaboración de las actividades deberá desarrollarse mediante el uso de los
cuestionamientos anteriores hasta finalizar con la obtención del resultado
esperado. Si el resultado del procedimiento sirve de insumo para otro
procedimiento deberá señalarse su conexión.
Factores a considerar. Teniendo un panorama general de las preguntas que
deben quedar respondidas, cada actividad o grupo de actividades incluidas en el
procedimiento también deben de cumplir con ciertos requisitos. Así, en el bosquejo
del procedimiento, deberán considerarse al menos los siguientes factores:
Factibilidad. Con la factibilidad se busca determinar si la ejecución de una
actividad dentro del procedimiento es realista o no. Se determina si puede
trabajar en el ambiente operativo real y si es dinámicamente funcional.
Para determinar la factibilidad es necesario prever todas las reacciones
ocasionadas por la ejecución de la actividad y asegurarse de que estas no
presenten incoherencias o ambigüedades.
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88
Equipo necesario. Se debe responder a los siguientes cuestionamientos.
o ¿El procedimiento puede ser implementado con el equipo actual?
o De no existir el equipo, ¿Se requerirá de capacitación pasa su
operación?
Se debe contemplar que instrumentos se requerirán para la ejecución de
cada actividad operativa. Una vez detectado todo el equipo necesario, éste
podrá mencionarse en el desarrollo del procedimiento. Posteriormente en la
sección de políticas o recursos a utilizar, se deberán especificar las
medidas que han de tomarse para el uso específico de dicho equipo.
Normatividad. Todas las actividades operativas deben cumplir con la
normatividad y lineamientos existentes en el aeródromo.
Entorno. El entorno se refiere a que las actividades operativas interactúen
de manera positiva con:
o Personal
o Seguridad operacional
o Aeropuerto
o Actores internos y externos del procedimiento
Acciones a realizar. Una vez que todas las actividades se han sometido al análisis
correspondiente, y se considera que es necesario mejorar o rediseñar el
procedimiento, se deberá realizar lo presentado a continuación:
a) Eliminar
La primera y más importante preocupación de este método es eliminar todo
lo que no sea absolutamente necesario. Cualquier operación, cualquier
paso, cualquier detalle que no sea indispensable, deben ser eliminados del
conjunto de actividades operativas que conformen al procedimiento
operacional.
b) Combinar
Si no se puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar
alguna actividad operativa del procedimiento con otra a efecto de
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
89
simplificar. Cuando se combina, generalmente se eliminan algunos detalles,
como un registro, una operación, etcétera.
c) Cambiar
En este punto debe revisarse si haciendo cambios en el orden, el lugar o la
persona que realiza una actividad, se puede simplificar el trabajo. Los
procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las
operaciones, modificando o cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona
que realiza determinada actividad.
d) Mejorar
Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas
circunstancias el resultado más práctico se logra mejorando el
procedimiento; rediseñando una forma, un registro o un informe; haciendo
alguna mejoría al instrumento o equipo empleado, o encontrando un
método mejor.
e) Mantener
Consiste en conservar las actividades operativas que como resultado del
análisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar.
Redacción de las actividades. La redacción final de las actividades que se incluyen
en el bosquejo, será la misma que la del borrador y que la del procedimiento final,
se debe procurar seguir las siguientes recomendaciones a fin de conseguir una
redacción que permita la total claridad del procedimiento operacional.
Nivel de detalle. El detalle del procedimiento debe ajustarse a la naturaleza
del procedimiento a diseñar. Un nivel de detalle profundo deberá realizarse
únicamente cuando se trate de describir tareas específicas; es decir,
cuando se trate de describir el “Cómo hacerse” y no el “Qué hacerse”. Es
importante tener presente que los SOPs no son manuales de
entrenamiento, solo son documentos que permiten ejecutar actividades
para las cuales el personal operativo ya fue previamente capacitado.
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
90
Objetividad. En la redacción de las actividades debe utilizarse un lenguaje
que relate hechos, situaciones y circunstancias, lo más fielmente posible,
evitando reflejar sentimientos, emociones o puntos de vista personales.
Sencillez. para la íntegra y homogénea comprensión de las actividades
operativas, la redacción de éstas debe eliminar redundancias, así como
objetivos calificativos, empleando un lenguaje sobrio, accesible e incluso
llano.
Nivel de audiencia. Algunas personas requerirán de mayor ayuda para
entender el procedimiento operacional, otras probablemente tendrán más
experiencia en la ejecución del procedimiento. Generalmente las
actividades a incluir en el procedimiento operacional deberán ser escritas
contemplando el promedio del nivel educacional del personal encargado de
realizar las actividades, usando así un lenguaje que puedan entender
fácilmente.
Flexibilidad y ambigüedad. Para documentar eficientemente las actividades
del procedimiento, estas no deben ser ambiguas. Al mismo tiempo, los SOP
deben proveer suficiente flexibilidad. Balancear la reducción de
ambigüedades y mantener la flexibilidad es bastante difícil. El equipo
encargado de realizar el borrador de las actividades operativas deberá
documentarlas con bastante precisión pero a la vez con flexibilidad,
permitiendo así un nivel aceptable de discreción que refleje la naturaleza de
la situación y el juicio del supervisor.
Precisión. Se deben omitir términos vagos o imprecisos que generen
ambigüedad en su comprensión, es necesario precisar y especificar al
máximo los aspectos cuantitativos, medibles o catalogables del proceso.
Claridad y constancia. La redacción de los SOPs debe ser clara concisa.
Mientras más se haga uso de un lenguaje simple, más fácil será la
comprensión del SOP. La claridad y la simpleza son el mejor camino para
describir las actividades operativas pertenecientes a los SOP.
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91
2.7. Análisis de ruta crítica
El análisis de ruta crítica se efectúa para determinar las actividades operativas
críticas existentes en el procedimiento, es decir, aquellas que de prolongarse más
en su tiempo de ejecución, afectarán de forma directa al procedimiento
operacional.
Este tipo de análisis es conveniente realizarlo cuando el procedimiento
operacional está compuesto de tareas específicas que cuentan con tiempos
determinados para su ejecución. No todos los procedimientos operacionales
pueden ser analizados mediante la ruta crítica, pues en algunos, el tiempo de
ejecución de las actividades no puede ser contabilizado.
Dependiendo de la forma de redacción del procedimiento, se podrá tener o no, el
registro promedio del tiempo de ejecución de las actividades operativas.
Ejemplo.
Actividades de difícil temporización
Responsable Actividad Tiempo de ejecución
Aerolínea Detecta derrame de
combustible ¿?
Centro de Control Operativo Recibe notificación de derrame ¿?
Salvamento y Extinción de Incendios
Acude al lugar y realiza servicios de limpieza de
hidrocarburo ¿?
Actividades de fácil temporización
Responsable Actividad Tiempo de ejecución
(para E145)
Tripulación de cabina Apaga motores 1 min.
Personal de tráfico Desembarca pasajeros 3 min.
Prestador de servicios Realiza servicio de agua
potable 5 min.
Tabla 2.6 Actividades de fácil y difícil temporización
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92
En los procedimientos operacionales que se deben documentar en el manual de
aeródromo, el análisis de la ruta crítica será determinado por los responsables de
la elaboración del procedimiento, en caso de que el procedimiento cuente con
actividades que requieran tiempos determinados de ejecución y que generen un
número considerable de vertientes (disyuntivas), el análisis será necesario. De lo
contrario, si el procedimiento genera muy pocas disyuntivas, el análisis de ruta
crítica puede ser omitido y pasar del bosquejo de actividades al desarrollo y
normalización del procedimiento.
A modo de ejemplificar el análisis de los procedimientos operacionales mediante la
ruta crítica, se utilizará un procedimiento básico del turnaround station de un
Embraer 145 (ER/EU/EP/MR/MP/LR/LU/XR); lo anterior, por estar las actividades
documentadas en el Airport Planning Manual de esta aeronave y ser sencilla su
comprensión.
No. Actividad Tiempo
(min) Actividad Precedente
1 Apagado de motores 1 - N/A
2 Desembarque de pasajeros 4 1 Apagado de motores
3 Servicio de agua potable 5 1 Apagado de motores
4 Descarga de equipaje 6 1 Apagado de motores
5 Servicio de cocina 5 1 Apagado de motores
6 Servicio de aguas negras 6 1 Apagado de motores
7 Abastecimiento de combustible 12 1 Apagado de motores
8 Limpieza del interior 2 Desembarque de pasajeros
9 Carga de equipaje 8
2 Desembarque de pasajeros
3 Servicio de Agua potable
4 Descarga de equipaje
5 Servicio de cocina
6 Servicio de aguas negras
10 Embarque de pasajeros 5 8 Limpieza del interior
11 Limpieza de aeronave para partida
2
7 Abastecimiento de combustible
9 Carga de equipaje
10 Embarque de pasajeros
Tabla 2.7 Turnaround Station of an Embraer 145 (ER/EU/EP/MR/MP/LR/LU/XR)
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93
Red de actividades
Del análisis anterior, obtenemos que la ruta crítica del procedimiento esté
determinada por las siguientes actividades:
Apagado de motores
Servicio de agua potable
Limpieza del interior
Embarque de pasajeros
Limpieza de aeronave para partida
De existir un retraso mínimo en las actividades anteriores, el procedimiento entero
se prolongará y no se podrá concluir en 18 minutos.
Diagrama 2.2 CPM del Turnaround Station de un Embraer 145
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94
2.8. Desarrollo y normalización del procedimiento
Este es el punto final en el diseño del procedimiento, consta de compilar toda la
información trabajada en los puntos anteriores. Este proceso implica:
1. Escribir las actividades bosquejadas
2. Elaborar el diagrama de flujo del procedimiento
3. Registrar el procedimiento como borrador
o El documento borrador será la revisión 0
4. Verificar
5. Corregir y mejorar
Durante el desarrollo del procedimiento se crea el diagrama de flujo de las
actividades bosquejadas y se le da un formato que cumpla con los estándares de
los manuales de la organización.
El resultado de este punto será el borrador del procedimiento operacional,
posteriormente deberá pasar a revisión y autorización para que de no detectarse
cambios, se constituya la primera versión del procedimiento. Este proceso varía
dependiendo la organización, sin embargo, se describirá un proceso genérico de
estas acciones en el capítulo siguiente.
El diagrama de flujo y la narrativa de actividades son los principales componentes
del procedimiento operacional, el orden en las que deben ser creadas dependerá
de la naturaleza del procedimiento, es decir, en ocasiones será más sencillo
empezar por el diseño del diagrama de flujo y en otros casos empezar por la
narrativa de actividades.
Dentro del bosquejo del procedimiento, se determinaron las actividades operativas
sustanciales que lo conformarían. En esta etapa de desarrollo, se deberán enlistar
paso a paso el desarrollo lógico de dichas actividades, conformando así, la serie
de pasos a seguir para concluir las tareas específicas de manera correcta en el
procedimiento.
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
95
5
Aeropuerto
13
Operaciones /
DGAC
8
Compañía
Constructora
Torre de Control
(TWR)
INICIO
Inicia programa de
trabajos en el
aeródromo
Coordina con
TWR recorrido de
supervisión de
obra
Toma
conocimiento y
actúa conforme a
sus
procedimientos
Verifica
balizamiento de la
zona de trabajo
¿Balizamiento
correcto?
Coordina con
aeropuerto el
correcto
balizamiento
Verifica permisos
adecuados para
laborar en Lado
Aire
¿Se cuentan con
los permisos
adecuados?
Coordina con
aeropuerto la
obtención de los
permisos
adecuados
Retira del Lado
Aire al personal y/
o equipo que no
cuente con los
permisos
Realiza trabajos
de obra
Termina trabajos
de obra
¿Existe
presencia de
FOD?
Coordina con la
compañía
constructora la
limpieza del área
FIN
NO
SI
NO
SI
NO
SI
1
2
34
7
6
910
11
12
14
Ejemplo del procedimiento solicitado en la Sección 11 del PECA14.
Trabajos en el aeródromo (Seguridad Operacional)
(Diagrama de flujo)
Diagrama 2.3 Trabajos en el aeródromo
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96
Trabajos en el aeródromo (Seguridad Operacional)
(Descripción Narrativa)
No. Responsable Descripción
1
Aeropuerto
Inicia los programas de trabajo basándose en el programa
de obra.
2
Coordina con torre de control el recorrido para efectuar la
supervisión de obras de acuerdo a las listas de verificación
y a la bitácora de obra.
3 Torre de Control (TWR) Toma conocimiento y actúa conforme a sus
procedimientos.
4
Área de Operaciones y DGAC
Verifica el correcto balizamiento de los obstáculos y de la
zona de trabajo en general.
5
¿El balizamiento es adecuado?
NO Pasa a la actividad No. 6
SI Pasa a la actividad No. 7
6 Compañía constructora Coordina con el área de Ingeniería civil y el área de
operaciones el adecuado balizamiento de la zona.
7
Área de Operaciones y DGAC
Verifica que el personal y equipo de obra cuente con los
permisos correspondientes para laborar en el Lado Aire.
8
¿El personal y equipo de obra cuentan con los permisos
adecuados para laborar en el Lado Aire?
NO Para a la actividad No. 9
SI Para a la actividad No. 11
9 Compañía constructora Coordina con el área de Ingeniería civil la obtención de los
permisos adecuados
10 Aeropuerto
Coordinadamente las áreas de Seguridad, Operaciones, e
Ingeniería Civil, retiran del Lado Aire al personal y/o equipo
que no cuente con los permisos.
11
Compañía constructora
Realiza trabajos de obra.
12
Termina trabajos de obra
NOTA: 30 minutos antes del término de la obra, se
empezará con la remoción de personal, maquinaria y
materiales de la zona.
13 Aeropuerto
¿Existe FOD en el área de movimiento por la obra?
NO Termina Procedimiento
SI Pasa a la actividad No. 14
14 Aeropuerto
El Centro de Control Operativo y el área de Ingeniería Civil,
coordina con la compañía constructora la limpieza del área
de movimiento, anotando el suceso en una bitácora.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Tabla 2.8 Trabajos en el aeródromo
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97
Respecto a la normalización, se deberá dar un formato estándar a todos los
procedimientos operacionales incluidos en el manual de aeródromo. Pueden
usarse como base los lineamientos de elaboración de manuales de la entidad, sin
embargo, es importante incluir en todos los procedimientos los componentes
descritos en el tema 2.2 de la presente tesis y de manera obligatoria los siguientes
requisitos para cada procedimiento:
Información de la entidad (persona moral a la que pertenece el manual)
o Razón social y/o logotipo
o Domicilio
o Teléfono
o Correo electrónico
Características
o Legibilidad
o Idioma de escritura español
Glosario de términos técnicos
o Páginas debidamente numeradas
Sección en número romano
Página en número arábigo
Guión que separe a la sección del número de página
Numeración al centro y en el inferior de la página
o Fecha de la primera publicación
Ubicada en la parte inferior derecha
o Número de enmienda y fecha abreviada de su aplicación
Ubicada en la parte inferior izquierda
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98
CAPÍTULO 3
PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
DENTRO DEL AERÓDROMO
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
99
3.1. Procedimientos operacionales que deben ser documentados
Dentro de la entidad existen diversas áreas que requieren la elaboración de
Procedimientos Operacionales y su documentación se realiza en diferentes tipos
de manuales, tal como se detalla en el Capítulo 1 de esta tesis. Sin embargo, en el
caso de los aeropuertos, la OACI en su Doc. 9774 “Manual de Certificación de
Aeródromos” detalla los procedimientos operacionales mínimos a documentar.
Por otra parte, la legislación mexicana muestra dentro del PECA14 sección 4 a 20,
los procedimientos mínimos que los aeropuertos mexicanos deberán documentar
e incluir en su manual de aeródromo para ser candidatos a certificación.
A continuación se expone un resumen de dichos procedimientos:
1. Notificaciones de aeródromo (NOTAM, y cualquier otra información
referente a algún cambio en la infraestructura, instalaciones, servicios o
procedimientos internos del aeródromo).
Se refiere a los procedimientos para notificar todo cambio que se introduzca
en la información sobre el aeródromo presentada en la AIP/PIA y
procedimientos para solicitar la expedición de NOTAM, incluyendo la forma
de coordinación para el efecto de notificar a la autoridad sobre cualquier
cambio y la forma de registrar los cambios, durante y fuera de las horas
normales de operación en el aeródromo.
2. Acceso al área de movimiento del aeródromo.
Se refiere a los procedimientos elaborados por el concesionario o
permisionario para prevenir el ingreso no autorizado de personas,
vehículos, equipo, fauna u objetos en el área de movimiento.
3. Plan de Emergencia del aeródromo (Capítulos 9, inciso 9.1, Anexo 14 Vol. I
al Convenio sobre Aviación Civil Internacional, “Aeródromos”).
Se refiere a los procedimientos siguientes:
a) Procedimientos y planes para enfrentar emergencias que pudieran
ocurrir en el aeródromo o sus cercanías.
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100
b) Procedimientos de simulacros de gabinete y a escala real, para
complementar el plan de emergencia, incluyendo el contenido, la
frecuencia y las coordinaciones necesarias para llevarlos a cabo.
c) Procedimiento del establecimiento del Centro de Operaciones de
Emergencia (COE).
d) Procedimiento del nombramiento de un responsable, en el lugar,
para supervisar todos los aspectos de la operación de emergencia.
4. Cuerpo de Rescate y extinción de incendios (CREI según México), o
Salvamento y Extinción de Incendios (SEI, según OACI).
Procedimientos donde se incluyan detalles de las instalaciones, equipo,
personal y procedimientos para satisfacer los requisitos de salvamento y
extinción de incendios, incluyendo los nombres y funciones de las personas
responsables de tratar con los servicios de salvamento y extinción de
incendios en el aeródromo, así como los programas de acondicionamiento,
adiestramiento y capacitación correspondientes, incluyendo programas de
simulacros y procedimientos de coordinación para la realización de los
mismos.
Nota. Este tema también debería abarcarse en detalle apropiado en el plan
de emergencia del aeródromo.
5. Revisión del área de movimiento del aeródromo.
Se refiere a los procedimientos para la revisión periódica del área de
movimiento del aeródromo, incluyendo:
a) Procedimientos de coordinación para realizar revisiones, previas a
las mediciones del coeficiente de rozamiento, índice de perfil,
profundidad de posibles acumulaciones de agua, en la superficie y
estructura de pistas y calles de rodaje, durante y fuera de las horas
normales de operación del aeródromo.
b) Procedimientos para mantener un libro de registro (bitácora) de
todas las revisiones o verificaciones efectuadas al aeródromo, así
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
101
como el emplazamiento permanente de dicho libro y personal
responsable de dichas tareas.
c) Procedimientos para la notificación de los resultados de las
revisiones o verificaciones y para adoptar medidas inmediatas de
seguimiento, a efecto de asegurar la corrección de las condiciones
de riesgo o inseguridad operacional.
6. Ayudas visuales, sistemas eléctricos y grupos electrógenos del aeródromo.
En esta parte se deben incluir los procedimientos para la revisión y
mantenimiento de las señales luminosas, luces aeronáuticas, carteles
iluminados, balizas, sistemas eléctricos y grupos electrógenos del
aeródromo, incluyendo:
a) Procedimientos para realizar revisiones o para atender
verificaciones, durante y fuera de las horas normales de operación
del aeródromo y contar con las listas de conceptos a verificar.
b) Procedimientos para registrar los resultados de las revisiones o
verificaciones y para adoptar medidas de corrección y seguimiento a
efecto de corregir deficiencias.
c) Procedimientos para realizar acciones de conservación y
mantenimiento de rutina y de emergencia.
d) Procedimientos para contar con una fuente secundaria o
suplementaria de energía eléctrica (grupo electrógeno) y, si
corresponde, detalles de cualquier otro método para enfrentar una
falla parcial o total del sistema de suministro de energía eléctrica.
7. Mantenimiento del área de movimiento.
Se refiere a los detalles de las instalaciones, así como programas y
procedimientos para el mantenimiento del área de movimiento, incluyendo:
a) Procedimientos para el mantenimiento y conservación de los
pavimentos, tanto de uso aeronáutico, como vehicular.
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
102
b) Procedimientos para el mantenimiento de áreas de servicio no
pavimentadas.
c) Procedimientos para el mantenimiento de las franjas de pista y de
calles de rodaje.
d) Procedimientos para el mantenimiento de los sistemas de drenaje
del aeródromo.
8. Trabajos en el aeródromo (seguridad operacional).
Se refiere a los procedimientos para planificar y realizar trabajos de
construcción, conservación y mantenimiento de la infraestructura e
instalaciones en condiciones de seguridad operacional en el área de
movimiento o sus cercanías, y que puedan extenderse más allá de la
cobertura de una superficie limitadora de obstáculos, incluyendo las
coordinaciones de comunicación y movimientos con el organismo
encargado de la gestión de tránsito aéreo y las ayudas a la navegación
durante la realización de dichas obras.
9. Gestión de la plataforma.
En esta parte se dan detalles de los procedimientos de la gestión en la
plataforma, incluyendo:
a) Procedimiento de coordinación entre el organismo encargado de la
gestión de tránsito aéreo y las ayudas a la navegación y la entidad o
empresa encargada de la gestión de la plataforma.
b) Procedimientos para asignar puestos de estacionamiento de
aeronave.
c) Procedimientos para iniciar el arranque de los motores y asegurar
márgenes para el retroceso o remolcado de aeronaves.
10. Gestión de la seguridad en la plataforma.
En esta parte se dan los procedimientos para garantizar la seguridad
operacional en la plataforma, incluyendo:
a) Procedimiento de protección del impacto del chorro de reactores.
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
103
b) Procedimiento del cumplimiento de precauciones de seguridad
operacional durante el reabastecimiento de combustibles a las
aeronaves.
c) Procedimiento de la limpieza de la plataforma.
d) Procedimientos para notificar accidentes e incidentes en la
plataforma.
e) Procedimientos para auditar el cumplimiento de las normas de
seguridad operacional de todo el personal que trabaja en la
plataforma.
11. Control de vehículos en el lado aire.
En esta parte se dan detalles del procedimiento para el control de vehículos
de superficie que operan en el área de movimiento o en sus cercanías.
12. Gestión de la fauna.
En esta parte se dan detalles de los procedimientos para enfrentar los
riesgos planteados para las operaciones de las aeronaves, por la presencia
de aves, mamíferos o reptiles en los circuitos de vuelo o área de
movimiento de los aeródromos, incluyendo:
a) Procedimientos para evaluar los riesgos representados por la
presencia de fauna no controlada.
b) Procedimientos para implantar programas de control de la fauna.
13. Control de obstáculos.
En esta parte se incluyen:
a) Procedimientos de vigilancia y respeto a los límites impuestos en las
superficies limitadoras de obstáculos, incluyendo aquellos
consignados en las cartas OACI, tipos A y B (capítulos 3 y 4, Anexo
4 al Convenio sobre Aviación Civil Internacional, “Cartas
Aeronáuticas”), para obstáculos en las superficies de despegue y
aproximación.
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
104
b) Procedimiento del control de los obstáculos dentro de la superficie
correspondiente a la poligonal del aeródromo.
c) Procedimiento de vigilar que la altura de edificios o estructuras
nuevas, dentro de la poligonal del aeródromo o sus áreas
circunvecinas, se ajusten a los criterios establecidos para las
superficies limitadoras de obstáculos y utilicen el señalamiento visual
y luminoso correspondiente.
d) Procedimiento de notificación a la autoridad aeroportuaria acerca de
nuevas construcciones en las vecindades del aeródromo, así como
la naturaleza y emplazamiento de éstas y cualquier adición o
eliminación posterior a ellas, para adoptar las medidas necesarias,
incluyendo coordinación con la autoridad local que expide licencias
de construcción o la posible enmienda de la AIP/PIA de México.
14. Traslado de aeronaves inutilizadas a causa de accidentes o incidentes de
aviación.
En esta parte se dan procedimientos detallados para trasladar una
aeronave inutilizada que se encuentre dentro del área de movimiento del
aeródromo o en sus cercanías, incluyendo:
a) Procedimiento para notificar al titular del certificado de matrícula de
la aeronave, sobre cualquier procedimiento respecto al movimiento o
traslado de ésta, por las causas previamente expuestas.
b) Procedimiento para establecer enlace y coordinación con el
organismo encargado de la gestión de tránsito aéreo y las ayudas a
la navegación.
c) Procedimiento de coordinación para obtener equipo y personal
afectos al traslado de la aeronave inutilizada.
15. Manipulación de materiales peligrosos.
En esta parte se dan detalles de los procedimientos para la manipulación y
almacenamiento seguro de materiales peligrosos en el aeródromo,
incluyendo:
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
105
a) Procedimientos para el establecimiento de áreas especiales en el
aeródromo para el almacenamiento de líquidos inflamables.
b) Procedimiento para la entrega, almacenamiento, eliminación y
tratamiento de materiales peligrosos.
c) Procedimiento de coordinación con los proveedores de servicios que
manipulan materiales peligrosos y con las autoridades ambientales.
16. Operación en condiciones de visibilidad reducida.
Se refiere a los procedimientos de coordinación que han de aplicarse
cuando se presenten condiciones de visibilidad reducida, incluyendo la
medición y notificación del alcance visual en la pista, además de los
nombres y números telefónicos, durante las horas de trabajo y después de
ellas, de las personas responsables de mediciones y notificaciones de dicho
alcance visual en la pista y aquellas involucradas en el desarrollo de los
mencionados procedimientos.
17. Protección de emplazamientos de radar y de radioayudas para la
navegación.
Se refiere a los procedimientos para la protección de emplazamiento de
radar y de radioayudas para la navegación ubicadas dentro de la poligonal
del aeródromo, a efecto de asegurar que su funcionamiento no se verá
afectado, incluyendo:
a) Procedimientos de coordinación para el control de actividades en las
cercanías de instalaciones de radar y de radioayudas, con el
organismo encargado de la gestión de tránsito aéreo y las ayudas a
la navegación.
b) Procedimientos para realizar acciones de mantenimiento en tierra en
áreas próximas a instalaciones de radar y de radioayudas a la
navegación aérea, dentro de la poligonal del aeródromo.
c) Procedimientos para el suministro e instalación de carteles que
adviertan sobre los riesgos por la radiación de microondas
peligrosas.
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106
3.2. Implementación de procedimientos operacionales
Las acciones de diseñar o actualizar los procedimientos operacionales como se
detalló en el capítulo 2 de la presente tesis, no es el final del camino. Los
procedimientos operacionales normalizados deben ser efectivamente
implementados dentro de la entidad para que cumplan con el impacto deseado,
mejoren la seguridad operacional y hagan más eficientes las actividades
operativas. Sin embargo, la mala implementación de un procedimiento (nuevo o
modificado), puede resultar más peligrosa que el trabajar con procedimientos
desactualizados.
La implementación incluye una serie de pasos en los cuales la entidad debe ir
introduciendo el SOP a usuarios potenciales y así lograr que los SOP formen parte
de una operación normal, aceptada e integral. El proceso de implementación debe
ser diseñado de tal forma que se asegure lo siguiente:
Todo el personal debe ser informado acerca del SOP nuevo o modificado y
entender perfectamente el significado del cambio.
Las copias del SOP deben ser distribuidas de acurdo a las necesidades del
área y deberán ser de fácil accesibilidad.
El personal debe conocer sus roles, entender su entorno y tener las
habilidades necesarias para implementar el SOP segura y efectivamente.
El personal debe comprender ampliamente las consecuencias de no
cumplir con lo establecido en los SOP.
Debe existir un mecanismo que permita monitorear la ejecución de los
procedimientos operacionales, identificar problemas potenciales y proveer
un soporte en la implementación de los SOP.
Una buena implementación de los procedimientos depende de diferentes factores,
incluyendo la naturaleza de los cambios efectuados, el tamaño y recursos del área
donde se implementen y las preferencias de la administración. Por tanto, el primer
paso es desarrollar un plan y estrategia de implementación.
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107
Fases de implementación
Las etapas de implementación de los procedimientos pueden variar de una
entidad a otra. A continuación se muestran los pasos de un método genérico para
la implementación de SOPs:
Elaboración de borrador
Lanzamiento del SOP
Aprobación y autorización
Inclusión del SOP al manual de aeródromo
Distribución del SOP
Notificación al personal responsable de la ejecución del SOP
Monitoreo del SOP y verificación de su cumplimiento
Elaboración de borrador.
El diseño del borrador del SOP deberá efectuarse conforme a lo descrito en el
Capítulo 2 de la presente tesis. El administrador responsable deberá revisar el
diseño del borrador junto con las personas designadas para la elaboración del
mismo.
Una vez que ya no haya comentarios sobre el borrador y que el encargado del
área haya firmado el SOP como “Revisado”, el borrador pasará a ser la Versión
“0” (o Revisión “0”, según la taxonomía que utilice la entidad) del procedimiento,
faltando únicamente la aprobación y autorización.
Lanzamiento del SOP
El borrador redactado en la fase anterior, se distribuye a todas las personas
afectadas por el mismo para que puedan sugerir modificaciones que mejoren la
comprensión del procedimiento. La fase de lanzamiento finaliza con la redacción
definitiva, en base al borrador y las sugerencias recibidas.
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108
Aprobación y autorización.
Antes de su distribución, el documento debe ser aprobado por la persona
responsable previamente asignada. Normalmente se designa a la Dirección para
la aprobación de los documentos de primer nivel (Manual de Aeródromo), al
equipo directivo (Gerencia) para los documentos de nivel dos (Procedimientos) y a
los mandos intermedios, para los de nivel tres, es decir, un estamento superior al
encargado de la redacción.
En cuanto a la autorización, el procedimiento conjuntamente con el manual de
aeródromo se autorizará por medio de la Autoridad de Aviación Civil; en México, la
Dirección General Adjunta de Aviación Civil (DGAC). Una vez aprobado y
autorizado el borrador, pasará a ser la versión Número 1 del procedimiento
operacional.
Inclusión del SOP al manual de aeródromo
El SOP ya como versión Número 1, se incluirá en el manual de aeródromo
respetando el formato estándar y los componentes generales de todos los
procedimientos incluidos en el manual. Si la entidad cuenta con un sistema de
base de datos para la gestión de procedimientos, también lo incluirá en el sistema
para su mayor control.
Distribución del SOP
Una vez aprobado, el documento debe ser distribuido de forma controlada a las
personas o departamentos implicados, conservando un registro de su distribución
para asegurar que siempre se mantiene la última versión vigente. Se deben
realizar tantas copias como sean necesarias, enumerándolas debidamente en
orden creciente y firmándolas; asimismo la “copia 0” se mantendrá como original
en el archivo del departamento que emita el documento.
Todas las copias autorizadas tendrán la misma validez, a excepción de aquellas
que carezcan de sello o firma o contengan tachaduras y enmendaduras.
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
109
El uso de un sistema informático para la distribución de los SOP, podría facilitar
esta etapa en gran medida, pues además de facilitar el acceso a los
procedimientos operacionales, se tendría control del número total de copias
autorizadas distribuidas y el destino de las mismas.
Notificación al personal responsable de la ejecución del SOP
El principal objetivo de la notificación es la comprensión por parte del personal
operativo (interno y externo que esté involucrado con el SOP), de la inclusión de
nuevos procedimientos o cambios realizados a los procedimientos con los que
laboran en la actualidad. Es importante que el área encargada de elaborar los
SOPs, considere un mecanismo que confirme que todo el personal involucrado ha
sido notificado y que tiene total entendimiento de los cambios realizados.
En ocasiones, debido a cuestiones legales e implicaciones operacionales de los
nuevos SOP, es necesario respaldar las notificaciones efectuadas al personal
operativo, mediante escritos formales. El desarrollo de un plan de notificación
efectivo será de gran ayuda en la implementación de los procedimientos.
Monitoreo del SOP y verificación de su cumplimiento
Es necesario establecer un mecanismo para monitorear la ejecución de los
procedimientos y asegurarse de que el personal operativo lleva a cabo el nuevo
procedimiento correctamente. Este mecanismo se debe incluir dentro del Sistema
SMS de la entidad y puede ser diseñado para tres motivos diferentes:
1. Comparar el trabajo de los trabajadores con lo establecido en el nuevo SOP
2. Identificar problemas potenciales
3. Identificar alternativas para mejorar la implementación y mejorar el SOP
Además de ayudar en la correcta implementación de los SOPs a la entidad, el
monitoreo provee la entrada de datos para la última fase del proceso, la
evaluación de seguridad operacional. Esta fase corresponde al SMS de la entidad
y por tal motivo no se contemplará en este texto.
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110
Plan de implementación
El desarrollo o modificación de los SOP debe estar acompañado de un plan
estratégico que permita implementar el procedimiento dentro del área
correspondiente. El plan de implementación proporciona una oportunidad de
pensar en tareas significativas, programaciones, responsables y recursos
necesitados. La planeación puede ser formal o informal, dependiendo de los
requerimientos del área.
El primer paso de la planeación consiste en decidir el propósito y meta de las
actividades que acompañan al SOP. Para ello se deben considerar las siguientes
preguntas:
¿Cuántos SOP serán implementados?, ¿Bastantes SOP nuevos?, ¿Uno o
dos SOP?
¿Qué tan significantes serán los cambios respecto a los SOP existentes?,
¿Cuáles son las consecuencias potenciales si el SOP no es implementado
rápida y eficientemente?
¿Quiénes necesitan tener conocimiento de los cambios en los SOPs?,
¿Diferentes grupos necesitarán diferente tipo de información?
¿Qué métodos han trabajado antes y qué métodos no han sido
satisfactorios?
¿Es necesaria una etapa de entrenamiento para asegurar habilidades
específicas en los nuevos SOPs?, ¿Cómo se puede monitorear la puesta
en marcha de los SOP?
¿El SOP se implementaría con más eficiencia dentro de un periodo definido
o no hay relevancia en la fecha de implementación?
La respuesta a estas preguntas determinará la estrategia y métodos que deberán
usarse en el plan de implementación de procedimientos operacionales. La
estrategia puede variar y puede estar compuesta desde pequeñas reuniones
dentro de las horas de trabajo, hasta entrenamiento o capacitación avanzada de
personal específico o del área entera.
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111
3.3. Administración de SOPs mediante base de datos
El establecimiento y mantenimiento de una base de datos para la gestión de
procedimientos operacionales es una herramienta que permitirá tener control total
de los SOPs implementados y facilitará el monitoreo constante de los mismos. La
importancia del buen diseño de un sistema de gestión radica en que una base
deficiente, perjudicaría la implementación de procedimientos y afectaría en la
administración de los mismos, es por ello que el encargado de elaborar dicha
base, deberá estar consciente de las consecuencias de un mal diseño.
En la actualidad existen diversas herramientas informáticas que permiten el
manejo de datos, los más simples de utilizar son los pertenecientes a la compañía
Microsoft. Si la entidad cuenta con un área de desarrollo informático, ésta será la
encargada de crear un sistema informático de gestión de procedimientos
operacionales, sin embargo, con conocimientos intermedios de Visual Basic,
Microsoft Excel y Access, se puede desarrollar un sistema de gestión eficiente,
seguro y confiable.
Dentro del Doc. 9859 “Manual de Gestión de la Seguridad Operacional” de la
OACI, se indican los requisitos mínimos con los que debe cumplir una base de
datos aplicados a la gestión de la seguridad operacional. Los mismos requisitos
pueden ser aplicados a la base con la que se gestionarán todos los SOPs de la
entidad, por tanto, se hará referencia a lo que indica la OACI respecto a las bases
de datos.
Bases de datos
Cualquier información que se haya agrupado en forma organizada puede
considerarse como una base de datos. Los procedimientos impresos y sus
respectivas copias pueden mantenerse en un sistema de archivo sencillo (es decir
una “base de datos” manual), pero dicho sistema alcanzará solamente para las
explotaciones más pequeñas. El almacenamiento, registro, búsqueda y
recuperación de los datos son tareas engorrosas. Es preferible almacenar los
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
112
datos de los procedimientos, cualquiera que sea su origen, en una base de datos
electrónica que facilite la recuperación de esa información en varios formatos.
La capacidad de manipular, analizar y recuperar información en diversas formas
se conoce como gestión de base de datos. La mayoría de los paquetes de soporte
lógico de gestión de bases de datos incorporan los siguientes elementos de
organización para definir una base de datos:
a) Registro. Agrupamiento de elementos de información que van juntos como
una unidad.
b) Campo. Cada elemento de información separado en un registro (como la
fecha o la hora de creación de un registro).
c) Fichero. Un grupo de registros con la misma estructura e interrelacionados
entre sí.
Las bases de datos se consideran “estructuradas” cuando cada campo de datos
tiene una longitud fija y su formato está claramente definido por un número, fecha,
respuesta “sí/no”, carácter o texto. A menudo el usuario sólo dispone de una
selección fija de valores. Estos valores se almacenan en ficheros de referencia, a
menudo conocidos como tablas de base o tablas de listas de valores. Para facilitar
el análisis cuantitativo y la búsqueda sistemática, el texto libre ingresado en las
bases de datos estructuradas se minimiza confinándolo a una longitud de campo
fija. Normalmente, tal información se categoriza mediante un sistema de palabras
clave.
Las bases de datos se consideran “basadas en texto” cuando los contenedores de
información son principalmente documentos escritos de longitud variable.
Los datos se indexan y almacenan en campos de texto de forma libre. Algunas
bases de datos contienen grandes volúmenes de texto y datos estructurados.
La utilidad de una base de datos se verá comprometida por la inadecuada
atención al mantenimiento de los datos. Los datos ausentes, las demoras en
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
113
ingresar datos actuales, y la imprecisión de los datos de ingreso, etc., corrompen
la base de datos.
Diseño de una base de datos para la gestión de SOPs
La base de datos siguiente para la administración de SOPs se diseñará utilizando
software de fácil uso y adquisición:
Microsoft Access
Visual Basic (puede utilizarse el módulo que se incluye en Microsoft Office)
Es importante aclarar que solo se explicará el diseño básico y general de un
sistema de gestión, sin profundizar en detalles. Por lo tanto, a la base de datos
que se ejemplifica en este punto, podrán adaptársele los elementos que la entidad
considere necesarios.
El primer punto en el diseño del sistema será definir la estructura general de la
base de datos, la cual estará conformada como se detalla a continuación:
Categoría
Procedimientos
Detalle (Versiones / Actualizaciones)
Categoría. En esta sección se incluirán las categorías a las que pertenecen los
SOPs. Estas categorías son 17 y se describen en el primer tema del capítulo 3 de
la presente tesis.
Procedimientos. Son todos los procedimientos que deberán estar incluidos en el
manual de aeródromo, los cuales estarán clasificados de acuerdo a la categoría
principal según el PECA14.
Versiones / Actualizaciones. Aquí se incluirá la información de cada versión
particular del procedimiento, comenzando desde la 0 (Borrador), hasta la versión
más reciente. También se incluirán los procedimientos como tal, además de otros
detalles como la persona que elabora, revisa y autoriza, el número de copias
distribuidas, el destino de dichas copias, las fechas de modificación, etc.
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
114
La relación de las secciones anteriores deberá ser tal que la primera (Detalle) esté
incluida en la segunda (Procedimientos) y ésta a su vez en la tercera (Categoría).
Transformando lo anterior a tablas de Access, quedará de la siguiente manera:
Tabla 1: Categoría.
Campos: ClaveC (Clave principal), Categoría, Sección del PECA14 a la que
pertenecen.
Tabla 2: Procedimientos.
Campos:
Esta tabla se irá llenando mediante formulario, por lo tanto, a diferencia de la
Tabla “Categoría”, no se necesitará establecer registros predeterminados.
Figura 3.1 Diseño de la tabla “categoría”
Figura 3.2 Diseño de la tabla “procedimientos”
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
115
Tabla 3: Detalle
Campos:
Esta tabla también se llenará mediante formulario, lo único importante es
establecer en el campo “Ubicación de las copias”, una columna de búsqueda
manual que permita ingresar varios valores.
Relaciones
Las relaciones entre dichas tablas, se hará como se muestra a continuación, lo
cual garantizará la jerarquía de las mismas.
Figura 3.3 Diseño de la tabla “detalle”
Figura 3.4 Relación “uno a varios” entre las tablas creadas
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
116
Formularios
Mediante los formularios se ingresará la información a las tablas “Procedimientos”
y “Detalles”. El orden de creación de dichos formularios será el siguiente:
Formulario “Detalle”. El método de creación se hará a partir de la tabla “Detalles” y
deberá incluir los mismos campos que la tabla. Al contener una cantidad
numerosa de campos, se recomienda escoger el diseño de tipo “Varios
elementos”.
Formulario “Procedimientos”. Este formulario se creará a partir de la tabla con el
“Procedimientos” y su diseño será “Varios elementos”. Como este formulario
estará anidado dentro del formulario categoría, se deberá eliminar el pie de
formulario, el encabezado, el selector de registro y todo tipo de contornos que lo
caractericen como un formulario independiente.
Figura 3.5 Vista en modo diseño del formulario “detalle”
Figura 3.6 Vista en modo diseño del formulario “procedimientos”
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
117
Formulario “Categoría”. Este formulario será el principal de la base de datos y
desde aquí se tendrá acceso a todo lo relativo a la gestión de los procedimientos.
Su creación se basará a partir de la tabla “Categoría” y contendrá al subformulario
“Procedimientos”. Sus componentes principales serán los siguientes:
1. Encabezado del formulario. Aquí se incluye el título de la base
2. Campo ID. Campo donde se muestra la categoría del procedimiento
3. Acceso para editar el contenido del campo ID
4. Campo que muestra la clave principal del procedimiento
5. Sección del PECA14 a la que pertenece el procedimiento
6. Acceso para observar las actualizaciones o versiones de los procedimientos
7. Botón que elimina el procedimiento seleccionado
8. Formulario “Procedimientos” anidado, el cual muestra todos los
procedimientos conforme a la información en el campo ID
1
2 3
4 5
6 7
8
Figura 3.7 Vista en modo diseño del formulario “categoría”
ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
118
Programación
En este punto se explicará la programación básica que contendrá la base, la cal se
puede realizar mediante el módulo de Visual Basic que trae incluido Microsoft
Access.
Elemento 6 del formulario “categoría”: Este botón mostrará el detalle del
procedimiento seleccionado, por lo que su código de programación será:
> Private Sub Comando14_Click()
> If (IsNull(Forms![Categoria]![PROCEDIMIENTOS]![Última actualización]) And _
> IsNull(Forms![Categoria]![PROCEDIMIENTOS]![ClaveN]) And _
> IsNull(Forms![Categoria]![PROCEDIMIENTOS]![Nombre]) And _
> IsNull(Forms![Categoria]![PROCEDIMIENTOS]![Descripción]) And _
> IsNull(Forms![Categoria]![PROCEDIMIENTOS]![Fecha de creación])) Then
> MsgBox "No se ha seleccionado ningún procedimiento", vbCritical, "ERROR"
> Else
> DoCmd.OpenForm "DETALLE"
> End If
>End Sub
Elemento 7 del formulario “categoría”. Al oprimir el botón se deberá borrar
el procedimiento seleccionado y el historial de actualizaciones efectuadas.
Al ser este botón crítico, puede protegerse su acceso mediante contraseña.
Su código de programación será:
> Private Sub Comando18_Click()
> Dim asw As Integer
> On Error Resume Next
> DoCmd.SetWarnings 0
> If (IsNull(Forms![Categoria]![PROCEDIMIENTOS]![Última actualización]) And _
> IsNull(Forms![Categoria]![PROCEDIMIENTOS]![ClaveN]) And _
> IsNull(Forms![Categoria]![PROCEDIMIENTOS]![Nombre]) And _
> IsNull(Forms![Categoria]![PROCEDIMIENTOS]![Descripción]) And _
> IsNull(Forms![Categoria]![PROCEDIMIENTOS]![Fecha de creación])) Then
> MsgBox "No se ha seleccionado ningún procedimiento", vbCritical, "ERROR"
> Else
> asw = MsgBox("Se eliminarán también TODO su historial de modificaciones" & _
> vbNewLine & vbNewLine & "¿Desea continuar?", vbYesNo, "ELIMINAR")
> If asw = vbYes Then
> DoCmd.OpenForm "DETALLE"
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119
> DoCmd.RunCommand acCmdSelectAllRecords
> DoCmd.RunCommand acCmdDeleteRecord
> DoCmd.Close acForm, "DETALLE", acSaveNo
> DoCmd.GoToControl "PROCEDIMIENTOS"
> DoCmd.RunCommand acCmdDeleteRecord
> End If
> End If
> FIN:
> DoCmd.SetWarnings 1
> End Sub
Formulario “Procedimientos”, para identificar el procedimiento seleccionado
se puede utilizar el siguiente código:
> Private Sub Form_Current()
> Forms![Categoria]![TomaC] = ClaveN
> End Sub
Formulario “Detalle”. Este formulario al contener tantos campos se deberá
procurar su inicio en una ventana emergente y maximizada, además al
cerrarse deberá registrarse la última fecha de actualización del
procedimiento en el formulario “Procedimientos”, por lo que su código será:
o En la apertura:
> Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)
> DoCmd.Maximize
> End Sub
o En el cierre:
> Private Sub Form_Close()
> DoCmd.GoToRecord , , acLast
> If (IsNull(Modificación)) Then
> GoTo FIN
> Else
> Forms![Categoria]![PROCEDIMIENTOS]![Última actualización] = Modificación
> End If
> FIN:
> End Sub
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120
Al finalizar se obtendrá un sistema que permitirá la correcta gestión de todos los
procedimientos documentados en el aeródromo. Dependiendo de la sección que
se escoja, se desplegarán los procedimientos correspondientes, sus versiones,
copias en circulación, etcétera.
Este sistema básico puede ser mejorado y adecuado a las necesidades de la
entidad. Se le pueden agregar tantas funciones como sean requeridas. La ventaja
de trabajar utilizando Access, es que es un software flexible e intuitivo, el personal
puede manipularlo sin requerir de conocimientos avanzados en computación. Por
otra parte, Access puede realizar consultas utilizando SQL, lo cual hace al sistema
compatible con otras bases de datos y a su vez auditable.
Figura 3.8 Sistema de gestión de SOPs
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121
3.4. Interacción entre procedimientos, incidentes y accidentes
La causalidad de incidentes y accidentes en la organización, puede deberse a
múltiples factores. El Doctor en psicología James Reason, ha proporcionado un
medio para comprender cómo la aviación funciona con éxito o se dirige al fracaso.
Según Reason, los accidentes se producen cuando se da permiso a que ocurran
cierto número de factores, siendo cada factor necesario en conjunto, pero
individualmente insuficiente para quebrantar las defensas del sistema.
El sistema de la aviación está extremadamente defendido por capas de defensas
profundas, las fallas en un punto único rara vez tienen consecuencias en el
sistema aeronáutico. Las fallas de equipo o los errores operacionales nunca son la
causa del quiebre de las defensas de seguridad operacional, sino más bien los
elementos activadores. Así, una ruptura en la seguridad operacional es
consecuencia tardía de decisiones de los más altos niveles del sistema, que
permanecen latentes hasta que se ven activadas por conjuntos específicos de
circunstancias operacionales. Cuando ocurre eso, las fallas humanas o activas
actúan de desencadenantes de condiciones latentes y facilitan la ruptura de las
defensas de seguridad operacional.
En el concepto presentado por el modelo de Reason, todos los accidentes
comprenden una combinación de condiciones activas y latentes.
Según la OACI, las fallas activas y latentes se definen de la siguiente manera:
Fallas activas. Son acciones u omisiones, incluyendo errores y violaciones que
tienen consecuencias adversas inmediatas. En general y en retrospectiva se les
considera actos inseguros.
Las fallas activas se relacionan generalmente con el personal de primera línea y
pueden resultar en consecuencias perjudiciales. Las fallas activas pueden ser el
resultado de errores normales o de desviaciones respecto de los SOPs y prácticas
prescritos.
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122
Fallas latentes. Son condiciones presentes en el sistema mucho antes de que se
experimente un resultado perjudicial y que llegan a ser evidentes cuando actúan
factores de activación locales.
Estas fallas pueden permanecer latentes durante mucho tiempo. Generalmente,
estas condiciones no se perciben como perjudiciales, puesto que, en primer lugar,
no se perciben como fallas.
Las fallas latentes solo se hacen evidentes una vez que se han quebrado las
defensas del sistema. Estas condiciones son creadas generalmente por personas
que están muy lejos, en tiempo y espacio, de un accidente o incidente.
El personal que ejecuta las actividades operativas hereda las condiciones latentes
del sistema. La perspectiva subyace en que el tratamiento de accidentes e
incidentes en una organización, se basa normalmente en identificar y mitigar fallas
activas, en vez de realizar actividades localizadas para minimizar las fallas
latentes. Las fallas activas son solo síntomas, y no causas de los problemas de la
seguridad operacional.
Las condiciones latentes tienen todo el potencial de quebrar las defensas del
sistema de aviación.
En cuanto a las condiciones latentes, las principales fallas son:
Deficiencias en el diseño del equipo
Procedimientos operacionales normalizados incompletos o incorrectos
Deficiencias en la instrucción
En términos genéricos, las condiciones latentes pueden agruparse en dos grandes
conglomerados. El primer grupo es la identificación de peligro y la inadecuada
gestión de riesgos de la seguridad operacional, por lo cual, los riesgos de
seguridad operacional no se mantienen bajo control, sino que transitan libremente
por el sistema hasta activarse finalmente por medio de elementos
desencadenantes operacionales.
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123
El segundo grupo se conoce como normalización de la desviación, una noción
que, en términos sencillos, es indicativa de contextos operacionales en los que la
excepción pasa a ser la regla. En este caso, la asignación de recursos es
defectuosa al extremo. Como consecuencia de la falta de recursos, la única forma
de que el personal operacional, directamente responsable de la eficacia real de las
actividades de producción, puede realizar con éxito esas actividades, es tomando
atajos que entrañan una violación constante de reglas y procedimientos.
De lo anterior, la ineficiencia de los procedimientos operacionales es una
condición latente que puede ser monitoreada mediante el sistema de gestión de la
seguridad operacional del aeropuerto.
El monitoreo de los procedimientos, puede efectuarse mediante consultas
realizadas al personal sobre el conocimiento de los procedimientos y reportes
voluntarios para encontrar deficiencias en los mismos. Sin embargo, otro método
para probar su nivel de efectividad, es mediante la gestión de sucesos relevantes
de la entidad.
Si la entidad cuenta con un sistema capaz de capturar y procesar todos los
incidentes y accidentes que surjan en el aeródromo, puede establecerse una
correlación para detectar los SOPs que presenten deficiencias.
Cualquier sistema de gestión de incidentes y accidentes funciona; la OACI ha
difundido el sistema ECCAIRS para la correcta gestión de estos sucesos, sin
embargo, su catálogo se encuentra limitado a los sucesos que se deben reportar
al estado de acuerdo al SSP.
Sea cual sea el sistema, para el monitoreo de SOPs se deberá tomar en cuenta lo
siguiente:
Contar con:
o Sistema capaz de gestionar incidentes y accidentes
o Base de datos del total de operaciones realizadas en el aeródromo
o Base de datos de incidentes y accidentes
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124
Dentro del sistema de gestión de incidentes y accidentes, diseñar una
función capaz de obtener automáticamente la probabilidad de ocurrencia de
cada evento capturado y su nivel de tolerabilidad.
Buscar los SOPs involucrados en todos los sucesos que hayan tenido un
grado de tolerabilidad diferente al de aceptable.
Detectar desviaciones en la ejecución de los SOPs involucrados o
deficiencias en los mismos.
Los pasos anteriores además de ayudar a monitorear los procedimientos
operacionales de la entidad, pueden ser una herramienta bastante útil para el SMS
de la entidad, pues con la gestión y análisis de incidentes y accidentes se pueden
implementar métodos proactivos y predictivos para el reforzamiento de la
seguridad operacional.
Dado que la mayoría de las bases de datos son compatibles con instrucciones
SQL, el método de programación siguiente puede ser de ayuda para la
automatización de la evaluación del nivel de tolerabilidad de cada suceso
relevante capturado y almacenado en una base de datos. El código siguiente es
escrito con Visual Basic y puede ser implementado en cualquier sistema de
captura de incidentes y accidentes que se base en este lenguaje de programación.
1. Determinación del total de operaciones realizadas en el aeródromo.
Esta función es muy sencilla y básicamente se centra en hacer un conteo
de los datos almacenados en una tabla.
Código:
> DSum ("Campo con total de operaciones", "Nombre de la tabla")
2. Definición de variables y de criterios de probabilidad para realizar el
conjunto de operaciones que conformarán la evaluación de la tolerabilidad
del suceso.
Código:
> 'Definición de criterios de probabilidad (Declarar variables al principio como “Variant”)
> a = 0.001 'Frecuente
> b = 0.00001 'Probable
> c = 0.0000001 'Remoto
> d = 0.000000001 'Improbable
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125
3. Conteo de sucesos similares y cálculo de probabilidad
Código
> 'Cuenta sucesos similares
> e = "'" & SUCT & "'" ‘Campo con la categoría general a la que pertenece el suceso
> f = "'" & SUC & "'" ‘Campo con la categoría específica a la que pertenece el suceso
> g = "'" & SUC1 & "'" ‘Campo con el Nombre del suceso
> ST1 = DCount("*", "Tabla que contiene todos los sucesos capturados", "[SUCT]=" & e & _
> " And [SUC]=" & f & " And [SUC1]=" & g)
> If IsNull(ST1) Or Err Then
> ST1 = 0
> End If
> ST2 = DSum("Cantidad", " Tabla que contiene todos los sucesos históricos ", "[TAXO]=" & e & _
> " And [SUCESO]=" & f & " And [DESCRIPCION]=" & g)
> If IsNull(ST2) Or Err Then
> ST2 = 0
> End If
> SUT = ST1 + ST2
>
> 'Cálculo de probabilidad
> PRB = SUT / DSum ("Campo con total de operaciones", "Nombre de la tabla")
4. Criterios para la evaluación del número y letra de la matriz de riesgo
Código:
> ' Criterio de evaluación LETRA
> If SEV = "F" Then ‘ Para sucesos que no estén catalogados como accidentes o incidentes
> LETRA = "NO APLICA"
> Else
> LETRA = SEV ‘Se asignarán las letras A,B,C,D o E según el grado de severidad o gravedad
> End If
>
> ' Criterio de evaluación NUMERO
> If PRB <= 1 And PRB > a Then
> NUMERO = 5
> ElseIf PRB <= a And PRB > b Then
> NUMERO = 4
> ElseIf PRB <= b And PRB > c Then
> NUMERO = 3
> ElseIf PRB <= c And PRB > d Then
> NUMERO = 2
> ElseIf PRB <= d Then
> NUMERO = 1
> End If
5. Creación del código de la matriz de riesgo de los sucesos capturados
Código:
> ' Criterio de evaluación NUMERO-LETRA
> If LETRA = "NO APLICA" Then
> MEZCLA = "NO APLICA"
> Else
> MEZCLA = NUMERO & LETRA
> End If
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126
Sucesos relevantes (Incidentes/Accidentes)
Evaluación automática e instantánea de la tolerabilidad
Revisión de SOPs correspondientes cuando la tolerabilidad no sea Aceptable
6. Evaluación del nivel de tolerabilidad del suceso.
Código:
> ' Criterio de tolerabilidad
> If MEZCLA = "NO APLICA" Then
> INDICE = "NO APLICA"
> ElseIf MEZCLA = "5A" Or MEZCLA = "5B" Or MEZCLA = "5C" _
> Or MEZCLA = "4A" Or MEZCLA = "4B" Or MEZCLA = "3A" Then
> INDICE = MEZCLA & " - INTOLERABLE"
> ElseIf MEZCLA = "5D" Or MEZCLA = "5E" Or MEZCLA = "4C" _
> Or MEZCLA = "4D" Or MEZCLA = "4E" Or MEZCLA = "3B" _
> Or MEZCLA = "3C" Or MEZCLA = "3D" Or MEZCLA = "2A" _
> Or MEZCLA = "2B" Or MEZCLA = "2C" Then
> INDICE = MEZCLA & " - TOLERABLE"
> ElseIf MEZCLA = "3E" Or MEZCLA = "2D" Or MEZCLA = "2E" _
> Or MEZCLA = "1A" Or MEZCLA = "1B" Or MEZCLA = "1C" _
> Or MEZCLA = "1D" Or MEZCLA = "1E" Then
> INDICE = MEZCLA & " - ACEPTABLE"
> End If
7. Establecer los pasos anteriores dentro del evento “Después de actualizar” o
asignarlo al evento “clic” de algún botón.
Código:
> Private Sub “Botón”_Click() ‘ o bien Private Sub “Campo”_AfterUpdate() > ...
> ‘ Introducir código descrito en los pasos anteriores
> ...
> End Sub
Con lo anterior, se puede lograr una evaluación inmediata de la tolerabilidad al
momento de capturar los incidentes y/o accidentes que sucedan en el aeródromo.
Diagrama 3.1 Interacción de los SOPs con los Sucesos Relevantes
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127
Ejemplo de sistema para la gestión de incidentes y/o accidentes con evaluación
automática de tolerabilidad de riesgo de seguridad operacional:
Para el ejemplo anterior, se ve que el incidente “Derrame de combustible de la
infraestructura”, es “tolerable”, sin embargo una de las medidas a tomar para
pasar al nivel “aceptable” (ALoS), será la revisión de los SOPs que involucren el
servicio de combustible.
Figura 3.9 Módulo de evaluación automática de tolerabilidad
Funciones que pueden ser implementadas al sistema de reporte de sucesos
relevantes del aeródromo.
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128
Continuando con el ejemplo anterior, se deberá analizar el SOP de abastecimiento
de combustible en busca de fallas o desviaciones, utilizando para ello, el método
descrito en el Capítulo 2 de la presente Tesis y así, llevar al procedimiento a un
nivel aceptable de seguridad.
En ocasiones, la falla podrá no estar en el SOP en sí; para esas situaciones, se
deberá actuar de acuerdo al SMS de la entidad y mitigar las condiciones activas o
latentes correspondientes.
La función implementada al sistema de captura de sucesos relevantes, es una
forma de navegar proactivamente contra la deriva práctica que conduce al fracaso
de la seguridad operacional; donde es necesario que tenga lugar un suceso
activador “poco grave” (con poca o ninguna consecuencia), a efectos de iniciar el
proceso de captación de datos de seguridad.
Actualmente, el AICM ha implementado el módulo descrito con anterioridad en su
Sistema de Reporte de Sucesos Relevantes. A modo de dejar claro el concepto de
dicho sistema, se han descrito sus características en el Anexo a esta Tesis.
Así, la relación de los SOPs con los accidentes e incidentes de la entidad, es una
forma de apoyar en la identificación de peligros, siendo esta última acción, una de
las actividades hacedoras de la Gestión de Seguridad Operacional.
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129
CONCLUSIONES
Mediante conceptos relacionados a la elaboración de procedimientos y
documentación aeronáutica, se realizó una metodología comprensible, efectiva,
robusta y segura para el diseño de procedimientos operacionales normalizados.
Dicha metodología no solo sirve para elaborar los SOPs aplicables al manual de
aeródromo, sino que puede ser utilizada como guía para conformar cualquier
manual de procedimientos que requiera la entidad.
Con el fin de unificar las normas que rigen todos los procedimientos establecidos
en el aeropuerto, la normalización de los SOPs debe ser establecida por la alta
dirección. Por lo tanto, los estándares utilizados para la elaboración de los
procedimientos del manual de aeródromo, deberán ser los mismos a los utilizados
en el manual de procedimientos de la entidad.
Durante el desarrollo de este trabajo, se pudo observar que la implementación de
los SOPs es uno de los procesos más delicados, pues una mala metodología en
esta etapa, puede resultar más peligrosa que el trabajar con procedimientos
desactualizados. Es por ello que se propuso un sistema de implementación
apoyado por la informática, el cual permite la correcta publicación, almacenaje y
gestión de los procedimientos.
Por otro lado, se observó como los sistemas de Captura de Sucesos Relevantes y
los de Gestión de Procedimientos Operacionales son una herramienta potente en
el SMS de la entidad, los cuales deben actuar conjuntamente con otras medidas
de seguridad operacional para generar el impacto deseado, pues aislados, fungen
únicamente como sistemas reactivos y proactivos, mas no predictivos.
Finalmente, dado que en la práctica, los manuales y programas de
implementación son únicos para cada entidad, los explotadores pueden omitir
ciertos pasos consignados en esta metodología y añadir otros en caso de que
fuesen aplicables.
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130
BIBLIOGRAFÍA
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ESIME Ticomán IPN Ingeniería en Aeronáutica
133
ANEXO 1: Descripción y características del sistema de Captura de
Sucesos Relevantes
I. Descripción
Sistema utilizado para el registro de sucesos relevantes dentro del AICM y
desarrollado conforme a las recomendaciones descritas en el Doc. 9859 (Manual
de Gestión de la Seguridad Operacional); tomando como modelo el sistema de
notificación ECCAIRS (European Coordination Centre for Accident and Incident
Reporting Systems).
El sistema brinda la posibilidad de ubicar a cada evento dentro de dos posibles
taxonomías. La primera es una clasificación interna que incluye una lista de
eventos propios del aeropuerto y la segunda corresponde a la clasificación
CAST/ICAO Common Taxonomy Team (CICTT) utilizada por el ADREP. Por lo
tanto, el sistema permite clasificar y evaluar todo tipo de eventos que se presentan
en la entidad de acuerdo a los estándares sugeridos por la Organización de
Aviación Civil Internacional.
El sistema cuenta con diversos módulos que permiten el registro de:
El número total de operaciones efectuadas por día y hora.
Modificaciones diarias que hacen las aerolíneas a su planeación original.
Los principales recursos de infraestructura disponibles por día.
Sucesos Relevantes por día (incluyendo incidentes y accidentes), sus
eventos e involucrados correspondientes. [captura de condiciones activas]
Reportes Voluntarios de cualquier cosa, evento, actividad, etc. que pueda
comprometer la seguridad operacional. [captura de condiciones latentes]
Seguimiento a reportes de Sucesos Relevantes y Reportes Voluntarios.
El sistema puede asignar a cada suceso (relevante o no relevante) un número de
seguimiento y vincularlo a una base de datos donde se detallan los SOPs
involucrados y las medidas utilizadas para mitigar el riesgo.
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134
II. Características
La base utilizada para capturar y almacenar los Sucesos Relevantes es del tipo
estructurada (90%) y basada en texto (10%). Todos los campos se encuentran
indexados para facilitar la búsqueda de cualquier dato.
El motor de búsqueda y almacenamiento de la base es proporcionado por
Microsoft Access y el ambiente de ingreso de datos es una interfaz diseñada con
programación orientada a objetos.
Estructura:
Los Sucesos Relevantes son almacenados mediante un anidamiento de cuatro
niveles correspondiente a la siguiente estructura:
Fecha “n”
Suceso “n”
Evento “n”
Involucrado “n”
Publicación de información:
Todos los datos introducidos pueden ser exportados a Word, Excel, PDF, XPS,
Archivos de Texto, XML, ODBC, dBASE y HTML; respetando el formato, diseño y
contenido de los registros.
Tamaño:
La base de datos tiene capacidad de almacenar 2.0 GB de información por año,
sin embargo, la información es seccionada anualmente en archivos históricos.
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135
Seguridad:
Los datos de la base se encuentran cifrados. Cada empleado que utiliza la base
tiene su propia contraseña y acceso a diferentes niveles de información según su
perfil de usuario.
Navegación:
El sistema incorpora un calendario desde el cual se pueden consultar los registros
capturados de cualquier fecha en particular.
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136
ANEXO 2: Interfaces del Sistema de Sucesos Relevantes
Los sucesos son capturados mediante el siguiente sistema compatible con ADREP1
1 Sistema de notificación de datos sobre accidentes/incidentes (OACI)
Información
general del
suceso.
Condiciones
relativas al
suceso
Información
conexa al SMS
aeroportuario
Información
complementaria
y de tratamiento
Eventos
individuales
referentes al
suceso junto con
su índice de
tolerabilidad
Edición de los eventos asociados al suceso e involucrados
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137
Interfaz de captura de eventos:
Cada evento es capturado de la siguiente manera
Mediante un análisis de probabilidad y estadística, el sistema conforma
automáticamente la matriz de evaluación de riesgos para cada evento registrado.
Para ello, el sistema obtiene el número total de operaciones que se han llevado a
cabo en el aeropuerto hasta la hora del evento, después busca a este último
dentro de la base de datos y contabiliza la cantidad de similitudes que se han
registrado en el pasado. Con estos datos el sistema calcula la probabilidad de
ocurrencia y asigna un índice de tolerabilidad de riesgo de seguridad operacional.
Información
general del
evento
Datos de
ubicación y
clasificación del
evento
Severidad del
evento y
generación
automática del
índice de
tolerabilidad
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138
Interfaz de captura de involucrados:
Los involucrados de los eventos son capturados de la siguiente manera.
A modo de estadística, en la base se registran todas las aerolíneas, prestadores
de servicio, dependencias, organizaciones, etc. implicados en los diferentes tipos
de eventos capturados; así como el tipo de aeronave o vehículo involucrados.
Interfaz de Reportes:
El sistema cuenta con una interfaz que permite la generación de reportes del
principal contenido de los Sucesos Relevantes, a fin de notificar rápida y
eficientemente la información a la administración superior.
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