mejora en la operación del almacén en la habanera mejora
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MEJORA EN LA OPERACIÓN DEL ALMACEN
INFORME TÉCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL QUE PRESENTA:
NOMBRE DEL RESIDENTE
LUIS FERNANDO CÁRDENAS PUGA
Nombre del Asesor
Mc Miguel Ríos Farías
Nombre de la Carrera
Ingeniería Industrial
Villa de Álvarez, Col., a 22 de Mayo del 2018
Mejora en la Operación del Almacén en La Habanera
Nombre del Residente
14460009 Luis Fernando Cárdenas Puga
Nombre del Asesor
MC Miguel Ríos Farías
Nombre de la Carrera
Ingeniería Industrial
Villa de Álvarez, Colima, Junio de 2018
INFORME TÉCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL QUE PRESENTA:
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Tabla de contenido
Tabla de contenido...................................................................................................................... 2
1. Introducción.......................................................................................................................... 3
2. Justificación.......................................................................................................................... 3
3. Objetivos .............................................................................................................................. 5
3.1 Objetivo general .................................................................................................................... 5
3.2 Objetivos específicos ...................................................................................................... 5
4. Problemas a resolver .......................................................................................................... 6
5. Procedimiento o metodología ............................................................................................. 8
6. Descripción de las actividades realizadas....................................................................... 11
7. Resultados, planos, graficas, diseños, programas, entre otros. ................................... 12
8. Anexos ................................................................................................................................... 28
9. Conclusiones y recomendaciones. ...................................................................................... 34
10. Competencias desarrolladas y/o aplicadas. ..................................................................... 36
11. Referencias bibliográficas y virtuales. ............................................................................... 36
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1. Introducción
La Residencia Profesional, en el Tecnológico Nacional de México (TecNM), también
conocida como prácticas profesionales en otras instituciones de educación superior,
tiene como propósito, que el estudiante de cualquier carrera del sistema, al terminar
su formación académica reticular, realice una estancia durante un semestre, dentro
de una organización empresarial formal, o en una institución de gobierno, para
desarrollar un proyecto con el cual se solucionen problemas reales y específicos
detectados dentro de la organización, de tal manera que aplique en la práctica los
conocimientos teóricos recibidos a lo largo de su formación académica en las aulas.
Con el presente proyecto de residencia profesional, se pretende analizar el control
de inventario para el eficaz funcionamiento en el área de almacén en la empresa de
razón social “La Habanera”, ubicada en la ciudad de Colima, Colima. A fin de reducir
los costos por inventario, y obtener una mejora en la operación del almacén,en lo
referente al orden y almacenamiento de las mercancías, reducir las pérdidas por
falta de rotación de los productos, reducir los faltantes de productos y mejorando el
ordenamiento y funcionamiento de la tienda.
2. Justificación
Debido a la necesidad de obtener una garantía en el control de inventario que
permita que el almacén tenga una buena gestión de manera que el personal dentro
de la empresa pueda ejecutar las actividades en tiempo y forma contribuyendo a
obtener grandes mejoras y solución de diferentes dificultades presentadas.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de
aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo
contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como
también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación
económica de la empresa.
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Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas
para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el
almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
Estas consideraciones, permiten entender que el inventario es parte del núcleo en
torno al cual debería girar siempre la política de cualquier empresa, además de la
vocación de servicio al cliente. Superadas las teorías que sitúan el producto como
eje primordial, se impone un cambio radical en la cultura de las empresas hacia la
adecuación de sistemas y procedimientos de control de los inventarios, concebido
éste como el motor de vida de las organizaciones y ante el que se supeditan todos
los procesos, incluidos los referentes a atención del cliente en forma oportuna y
selección de los productos y “stock” de mercancía y servicios que se ofertan y, por
supuesto, su confiabilidad de acuerdo a la realidad. La investigación propuesta
busca el estudio y análisis de la teoría y conceptos básicos del control de
inventarios, contribuir con la empresa “La Habanera” que se dedica a la compra-
venta de cereales, semillas, especias y frutos secos.
Este trabajo de investigación se fundamenta de la necesidad que se presenta
particularmente la empresa “La Habanera” en cuanto al análisis del control de
inventario en el área de almacén, relacionados con el ordenamiento y
almacenamiento de las mercancías, la estimación del valor de inventarios a utilizar
y el conocimiento real del costo de la mercancías vendidas, y por consiguiente la
acertada toma de decisiones financieras. La relevancia del estudio se evidencia por
la importancia que refleja la difusión de conocimientos que contribuyan a satisfacer
las necesidades de la empresa orientados a optimizar el control de inventarios en el
departamento de ventas de la empresa y apoyar teóricamente a investigaciones
futuras orientadas al tema de investigación. Las organizaciones a menudo se
convierten en estructuras mecanizadas a medida que se incrementa su tamaño se
requiere ampliar políticas, reglas y procedimientos para dirigir empleados, por lo
mismo; esta investigación aporta conocimiento que reafirman la formación
académica y sus fundamentos teóricos dando así una marcada influencia de las
políticas de inventario de mercancía dentro de la organización.
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¿Cuál es la situación actual que presenta el departamento de almacén en La
Habanera?
¿Cuáles son las funciones administrativas que se llevan a cabo dentro del almacén?
¿Los procesos de entrada y salida de productos son verificables Semanalmente,
quincenalmente, entre los departamentos solicitados?
¿Qué programas se utilizan para realizar el inventario y checar entradas y salidas
de los productos?
¿Con qué frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada artículo?
¿Cuándo debe colocarse un pedido al proveedor?
¿Cuál es la cantidad óptima a ordenar?
3. Objetivos
3.1 Objetivo general
Mejorar la eficiencia en la operación del almacén de la empresa.
Reducir los costos de inventario.
Reducir las pérdidas por falta de rotación de los productos.
3.2 Objetivos específicos
Diagnosticar la situación actual del Almacén de La Habanera
Reducir los costos por inventario, por lo menos en un 5%.
Mejorar el orden y acomodo de los productos dentro del almacén, mínimo en 30%.
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4. Problemas a resolver
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en
los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de
los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le
aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales.
Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para
sobrevivir motivó la existencia de los inventarios. Los Inventarios son bienes
tangibles que posee una persona natural o jurídica para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios
para su posterior comercialización. La base de toda empresa comercial es la compra
y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por
parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control
oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado
confiable de la situación económica de la empresa. Ahora bien, el inventario
constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir,
toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de
adquisición, para la venta o para ejecutar actividades productivas. El inventario tiene
como propósito fundamental proveer de materiales necesarios para que las
empresas sean públicas o privadas, posean un continuo y regular desenvolvimiento
según la razón de ser de ellas, es decir el inventario juega un papel vital para el
funcionamiento acorde y coherente dentro del mercado en el cual compiten o
prestan servicios y de esta forma, afrontar las demandas o la satisfacción de las
necesidades de los clientes. Por consiguiente la administración de inventario implica
la determinación del control de inventarios en el área de almacén en la empresa La
Habanera la cantidad de materiales que deberá mantenerse, la fecha en que
deberán colocarse las solicitudes para reposición del mismo y las cantidades de
unidades a ordenar. El inventario afecta todo el proceso productivo y el resultado
final del producto, por dicha razón, el manejo de los inventarios se considera como
una operación del sistema de producción, y por lo tanto requieren de controles
internos seguros que permitan que la información financiera contenida en los libros
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y documentos de la empresa sean exactos y confiables; ya que de estos depende
el análisis crítico del pasado y la toma de decisiones a futuro. Dentro de los controles
que deben establecerse para el funcionamiento del almacén, está la toma física
diaria de inventario en otras palabras no es más que el cotejo de lo físico con lo
teórico, siendo esto último, el movimiento de salida y entrada de mercancía de los
productos. Las causas que originan la situación de la problemática es debido a que
el personal de las áreas por la rapidez de los movimientos de los procesos no
entregan primero al departamento de almacén el formato de transferencia (entrada
y salida), para solicitar los materiales y luego es que elaboran el formato, lo que trae
como consecuencia un descontrol de inventario; de no ser así la empresa puede
lograr un mejor funcionamiento en cuanto a las actividades planificadas. En efecto
se debe tomar en cuenta, que se deben cumplir las políticas de inventarios que
posee la empresa, definiendo así la planificación del nivel óptimo de inversión que
se tiene de inventario dentro de la organización para satisfacer la demanda de los
clientes. Los diferentes productos que se tienen en el almacén principal se
encuentra en desorden ya que el personal que no es del almacén, al entrar a
escoger los productos los cambian a diferentes lugares y se extravían y
desacomodan totalmente, lo viable será hacer un acomodo de producto por anaquel
en el área de almacén para llevar una adecuada exactitud de las existencias
actuales y así cada vez que se realice inventario ahorrar tiempo facilitando el trabajo
para un mejor proceso de continuidad de las actividades consecutivas llevadas a
cabo. Ver figura #15 a la hora de realizar el conteo físico se pierde bastante tiempo
localizando productos faltantes por falta de acomodo con esto se pretende, un mejor
control al realizar inventario mejorando el conteo de producto en los anaqueles
Implementando tarjetas que muestren la cantidad existente que se debe mantener
al igual que el personal a cargo este en constante observación para verificar que si
este el producto que marca la tarjeta para así se realice el agilizamiento de este
proceso. Al ver los anexos nos podemos dar cuenta que este almacén se encuentra
en la distribución constantemente de producto hay un cierto descontrol en saber
cuánta cantidad de producto salió o entro ya que mantienen diferentes proveedores
y cada proveedor maneja diferente mercancías y hacia que sucursal se dirige por
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ello se propone el control de las entradas y salidas de mercancía con los distintos
proveedores por la distribución de material que se realiza agilizando estos proceso
para llevar un mejor manejo de cantidades actuales y distribuidas. Desarrollando un
programa con macros que nos permitan agilizar estos procesos y controlando las
entradas y salidas permitiendo llevar una mejor continuidad es necesario una
ampliación en la Distribución de la planta del área de almacén ya que se encuentra
toda la mercancía sin ampliación para su manejo y manipulación se realizando un
plano para ver su mejor acomodo de las instalaciones ahorrar en el espacio de
almacenamiento y mantener mejor instaladas, buscando tener un producto de
calida. Ver anexos para reducir al máximo lo que se encuentra en almacén y
ordenando justo a tiempo la cantidad de productos que se necesiten por día o mes
para satisfacer la demanda. Se necesita un recuentro de stock depositado en el
almacén ejecutando la metodología de implementación JIT.
5. Procedimiento o metodología
Se realizó el inventario en el tiempo acordado contando con el recurso material y
humano capacitado y adecuado para la ejecución de las diferentes actividades
utilizando el software Microsip y Excel para la obtención de resultados correctos y
agilizando los diferentes procesos que tuvimos que llevar acabo para la obtención
de los resultados obtenidos exactos. Para la facilitación del control de inventario se
realizaron merbetes para los productos donde se incluye nombre y cantidad de
producto que se contó. Elabore un informe de análisis de ventas que me mostrara
las tendencias que se producen en el volumen de ventas de la empresa a través del
tiempo. En su forma más básica, muestra si las ventas van en aumento o en
descenso. En cualquier momento durante el año fiscal al igual para saber la
demanda de los diferentes productos cuales son los más vendidos y los menos
consumibles. Recuentro de stock depositado en el almacén buscando la función de
arbitrar los medios disponibles que nos permiten determinar los datos viables de
existencias de la mercancía de almacén.
Controlar entradas y salidas
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1. Una vez recibida la mercancía se procederá a ponerla en el lugar asignado para
ella en el almacén.
2. Se ingresará en el sistema toda la mercancía recibida en el almacén.
3. Se revisará constantemente el acomodo de la mercancía para prevenir
accidentes y deterioro del producto.
4. Semanalmente se hará un conteo selectivo de mercancía para verificar que todo
esté en orden (checar la mercancía que más se utiliza).
5. Se hará un inventario físico semanal del almacén cotejándolo con el que tenemos
en sistema.
6. Se revisarán semanalmente las caducidades de los productos dándole prioridad
y salida a los de más cercana caducidad.
7. Se harán conteos diarios de la mercancía más cara para llevar un control de esta.
8. Las salidas de almacén a las otras tiendas se deberán realizar mediante el
formato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacén y por la persona
que realiza el pedido de mercancías.
9. Toda salida de mercancía hacia las demás tiendas deberá ser registrada en el
sistema, esto es darle salida de almacén y entrada en la tienda al que se haya hecho
la transferencia.
Implantación de metodología JIT
Esto lo estableceremos por fases ya que es una metodología que consiste en llevar
determinados pasos a seguir para conseguir la implementación del sistema JIT.
Primera fase
La base sobre la cual se construirá la aplicación JIT exige un cambio en la actitud
de la empresa, y esta primera fase será determinante para conseguirlo. Para ello
será necesario dar los siguientes pasos:
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Comprensión básica.
Análisis de costo/beneficio.
Compromiso.
Decisión si/no para poner en práctica el JIT.
Selección del equipo de proyecto para el JIT.
Identificación de la planta piloto.
Segunda fase mentalización clave del éxito
Esta fase implica la educación de todo el personal. Se le ha llamado clave del éxito
porque si la empresa escatima recursos en esta fase, la aplicación resultante podría
tener muchas dificultades. Un programa de educación debe conseguir dos objetivos:
Debe proporcionar una comprensión de la filosofía del JIT y su aplicación en la
industria.
El programa debe estructurarse de tal forma que los empleados empiecen a
aplicarla filosofía JIT en su propio trabajo. No debemos confundir esta etapa de la
educación con la formación. Educación significa ofrecer una visión más amplia,
describir cómo encajan los elementos entre sí. La formación, en cambio, consístete
en proporcionar un conocimiento detallado de un aspecto determinado.
Tercera fase mejorar los procesos
En cuanto a las entradas y salidas.
Cuarta fase mejoras en el control
La forma en que se controle el sistema de fabricación determinará los resultados
globales de la aplicación del JIT. El principio de la búsqueda de la simplicidad
proporciona la base del esfuerzo por mejorar el mecanismo de control de
fabricación:
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Sistema tipo arrastre.
Control local en vez de centralizado.
Control estadístico del proceso.
Calidad en el origen (autocontrol, programas de sugerencias, etc.).
Quinta fase relación cliente proveedor
Constituye la fase final de la aplicación del JIT. Hasta ahora se han descrito los
cambios internos cuya finalidad es mejorar el proceso de fabricación. Para poder
continuar el proceso de mejora se debe integrar a los proveedores externos y a los
clientes externos.
Esta quinta fase se debe empezar en paralelo con parte de la fase 2 y con las fases
3 y 4, ya que se necesita tiempo para discutir los requisitos del JIT con los
proveedores y los clientes, y los cambios que hay que realizar requieren tiempo.
Es importante la selección de proveedores en base a criterios logísticos (entre
otros). Con el JIT, el resultado neto es un aumento de la calidad, un suministro a
más bajo costo, entrega a tiempo, con una mayor seguridad tanto para el proveedor
como para el cliente.
6. Descripción de las actividades realizadas
Se comenzó con la Realización de inventario el día 1 de Febrero del 2018
concluyendo en 5 días toda la información que se requería fue reclutada para
continuar el siguiente proceso el 10 de Febrero del 2018 se dio finalización a la
realización de inventario después de llevar a cabo el conteo de existencia de
mercancía para mantener un mejor control en el almacén. El 12 de Febrero del 2018
procedimos con la verificación y revisión de la cartera de clientes entre ellos se
encuentran consumidores de mayoreo y menudeo concluyendo la revisión el 20 de
Febrero del 2018 elaborando una lista de los consumidores mayores y menores
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separándolos para llevar un mejor control para su mejor atención. El 1 de Marzo del
2018 lleve a cabo la elaboración de un informe de análisis de ventas que me
mostrara las tendencias que se producen en el volumen de ventas de la empresa a
través del tiempo. En su forma más básica, muestra si las ventas van en aumento
o en descenso. En cualquier momento durante el año fiscal al igual para saber la
demanda de los diferentes productos cuales son los más vendidos y los menos
consumibles concluyendo con esto el día 20 de Marzo del 2018 para continuar con
las diferentes actividades planteadas.
Recuentro de stock depositado en el almacén, comenzando esta actividad el día 25
de Marzo del 2018 buscando la función de arbitrar los medios disponibles que nos
permiten determinar los datos viables de existencias de la mercancía de almacén
finalizando esta actividad el día 30 de Marzo del 2018.
El 1 de Abril se procedió a controlar entradas y salidas para la mejora de un buen
control que se implementó llevar un registro de la entrada de proveedores y salidas
de mercancías a las diferentes sucursales donde se envían se elaboró un libro en
Excel que especificara los datos requeridos y nos arrojara los datos que esperamos
finalizando con esta actividad el día 20 de Abril.
Implantación de metodología JIT el día 25 de Abirl del 2018 se desarrolló mediante
una exposición sobre la propuesta de la implementación de estas metodologías a
los encargados y dueños de La Habanera buscando que ellos aprobaran para la
consiguiente realización y aplicación que concluyo el día 5 de Mayo del 2018.
7. Resultados, planos, graficas, diseños, programas, entre otros.
Microsip
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Figura #1 Punto de venta Microsip
Figura #2 Productos Microsip
Microsip como empresa.
Microsip también llamada Aplicaciones y Proyectos Computacionales SA de
CV cuenta con mas de 25 años de experiencia haciendo más productivas, eficientes
y exitosas a las empresas en México y otros países utilizando sus sistemas
administrativos.
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En la figura #1 se muestra el punto de venta del sistema que se usa en la empresa.
En la figura #2 se muestran en un mapa todos los productos que nos puede brindar
el sistema Microsip, el cual es con el que se trabaja en la empresa La Habanera.
Módulos Microsip
Microsip es un sistema modular permitiéndole adaptarse a las necesidades
específicas de cada usuario los módulos Microsip son:
Microsip Contabilidad.
Microsip Bancos.
Microsip Nomina.
Microsip Cuentas por pagar.
Microsip Compras.
Microsip Inventarios.
Microsip Cuentas por cobrar.
Microsip Ventas.
Microsip Punto de venta.
MicrosipManufacturing.
Microsip en ruta.
CEO Móvil Microsip.
El inventario
Es aquel registro documental de los bienes y demás objetos pertenecientes a una
persona física, a una comunidad y que se encuentra realizado a partir de mucha
precisión y prolijidad en la plasmación de los datos. También y como consecuencia
de la situación recién mencionada, se llama inventario a la comprobación y
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recuento, tanto cualitativo como cuantitativo de las existencias físicas con las
teóricas que fueron oportunamente documentadas.
En la empresa la habanera se trabaja en el módulo de inventarios del sistema
Microsip, que se cuenta con movimientos de entradas y salidas también, como se
muestra en la figura #3. En la figura #4 se muestra un ejemplo del marbete que se
utiliza a la hora de hacer el conteo de la mercancía en un inventario físico y en la
figura #5 se muestra el total de marbetes recaudados durante el inventario que se
tomo del almacén en La Habanera.
Figura #3 Modulo de inventarios
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Figura #4 Ejemplo de marbete en inventario físico
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Figura #5 Marbetes totales de inventario físico
Lo que hace el inventario es registrar el conjunto de los bienes propios y disponibles
de una empresa para la venta a sus clientes y que por tanto son considerados como
activo corriente.
Los bienes que son plausibles de ser sometidos a inventario se encuentran
destinados a la venta directa o a aquellas actividades destinadas de manera interna
al proceso productivo, como es el caso de las materias primas, los productos
inacabados, las piezas de recambio destinadas a mantenimiento, materiales de
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embalaje, bienes de la empresa, bienes terminados, bienes parcialmente
terminados, bienes en tránsito.
Existe una numerosa cantidad de tipos de inventarios, entre los más recurrentes se
cuentan: inventarios finales (se lleva a cabo cada vez que se cierra el período fiscal,
generalmente el 31 de diciembre), inventarios periódicos (se realiza cada
determinado tiempo), inventarios iniciales (se registran todos los bienes de la
empresa), inventarios de liquidación legal, inventario de materias primas, inventario
de seguridad, inventario de gestión de inventarios, inventario físico entre otros.
Entre las razones que existen en las empresas para realizar un inventario podemos
citar: para reducir costos de adquisición, para reducir costos de calidad por
arranque, para reducir costos. Aunque, también existen otras tantas razones que
convierten al inventario en una cuestión engorrosa, compleja para la empresa en
cuestión como ser: costos por almacenaje, dificultades para responder a los
clientes, los costos de coordinar su producción, los costos de los productos
defectuosos al tratarse de lotes grandes.
La importancia del orden en los almacenes y la estantería
Cuando hablamos de almacenes hacemos referencia a un concepto que ha ido
mutando y evolucionando con los años y que hoy apunta a aquellas unidades que
forman parte de la estructura funcional de una compañía tanto industrial como
comercial. El almacén es un elemento clave dentro de la empresa y no solo provee
todo lo necesario para el manejo de los inventarios sino que puede llegar a incluso
producir un valor agregado extra.
Para que un almacén pueda funcionar como corresponde y resultar eficiente es
fundamental que se cuente con un orden determinado, con una cadena de acción y
que se lleven adelante estrategias de gestión de almacenes especiales para cada
caso en particular. Para que todo esto se pueda lograr, es fundamental conocer
cuáles son las zonas de este tipo de espacios y cuál es la finalidad de cada uno:
Recepción. En este lugar se llevan adelante todas las actividades vinculadas al
proceso de recepción.
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Stock o reserva. Este sitio es el especialmente destinado para los productos
almacenados en cuestión. Cada almacén deberá adaptarse completamente al tipo
de mercancía que se reserve allí, dedicando incluso espacios o zonas específicas
para productos dependiendo de su naturaleza: mercancía especial, productos en
estado de devolución, entre otras.
Este es el espacio destinado a la “preparación de pedidos” y es donde se almacena
todo aquello que viene de la zona de reserva y que debe ser preparado para ser
expedido.
Verificación o salida. Aquí se producen efectivamente las expediciones de los
productos y se realiza una inspección final del producto.
Son espacios que se destinan únicamente al paso tanto de las maquinas como de
las personas que circulan por el almacén.
Aquí se ubican las zonas destinadas a los trabajadores auxiliares a toda operación
propia del mismo almacén.
Cartelera de clientes
La cartera de clientes es un registro o directorio de los compradores actuales y de
los posibles clientes, que te permite tenerlos bien ubicados: saber quiénes son,
dónde y cuándo encontrarlos, sus posibilidades de compra, su dirección, teléfono o
correo electrónico.
Es importante que cuentes con una de éstas en tu PYME porque en temporadas de
ventas bajas o cuando la competencia se hace más fuerte, la cartera de clientes es
una herramienta fundamental para ampliar el mercado y superar las dificultades.
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Figura #6 Clientes
Lo más importante para formar una cartera es definir un perfil de cliente y el mercado
objetivo al que quieres llegar. Existen grandes oportunidades de venta sobre la
cartera actual de las empresas. Esto no significa dejar de lado la búsqueda de
nuevos clientes, pero debemos de tener presente que siempre resulta más fácil,
rápido y barato vender más servicios a clientes ya existentes.
En la figura #6 se puede observar una parte de la cartera de clientes que se realizó
en La Habanera, y en la figura #7 se muestra un ejemplo detallado de los puntos
que lleva un cliente dentro del módulo, se puede observar que los puntos más
importantes son el nombre, RFC, las direcciones que tiene, los artículos más
importantes que consume, los datos particulares y el historial de compras que han
hecho, esto para darle seguimiento total al cliente.
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Figura #7 Ejemplo cliente
Análisis de ventas
Muestra las tendencias que se producen en el volumen de ventas de la empresa a
través del tiempo. En su forma más básica, muestra si las ventas van en aumento
o en descenso. En cualquier momento durante el año fiscal, los gerentes de ventas
pueden analizar las tendencias del informe para determinar el mejor curso de
acción. Los administradores a menudo los utilizan para identificar oportunidades de
mercado y las áreas donde podrían aumentar el volumen. Por ejemplo, un cliente
puede mostrar una historia de aumento de las ventas durante ciertos períodos.
Estos datos se pueden utilizar para hacer nuevos negocios durante estos períodos.
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Figura #8 Lista de departamentos
Se utiliza la lista de departamentos de productos para clasificar los productos. Por
ejemplo, la empresa La Habanera distribuye y almacena diferentes productos como
tal se clasifican los departamentos mostrados en la figura #8. La empresa a estudiar
no cuenta con un orden adecuado y un buen control técnico sobre la entrada y salida
de sus productos el cual no le permite saber con exactitud los movimientos que se
generan dentro de su almacén y por ende la situación actual de sus productos, la
empresa La Habanera dedicada a la distribución y venta de cereales, especias y
frutos secos, por eso nos es necesario realizar un diagnóstico exhaustivo para que
dicha empresa pueda tener una sólida estructura en el control técnico de almacén
el cual nos ayudara a proteger nuestras existencias y asegurar el buen manejo de
los movimientos de los productos de la empresa.
Entradas y salidas
Es un sistema de control de almacenes destinado principalmente a organizar las
entradas y salidas de los mismos. Los ficheros con los que opera son los de, código
(clave de artículo), nombre, unidad de medida, unidades, costo y costo total. Con
las funciones básicas para controlar y gestionar stocks, productos y clientes.
Gracias a su función de control de entradas y salidas se podrá conocer en todo
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momento el stock actual de cada uno de los productos. En la figura #9 podemos
observar un ejemplo de una entrada del almacén, la cual se especifica el origen, el
almacén al que se le está dando la entrada, la fecha y un folio para poder llevar un
orden. En la figura #10 se muestra el ejemplo de una salida, en la cual se especifica
almacén de donde salió al mercancía y el origen al que se va a mandar, y al igual
que la entrada un folio para llevar un orden en los inventarios. Al momento de dar
salida de mercancía a un almacén, se tiene que especificar a donde se está
mandando y al igual al momento de una entrada al almacén especificar de donde
viene la mercancía.
Figura #9 Ejemplo de entrada
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Figura #10 Ejemplo de salida
Etiqueta para control de almacén
Esta etiqueta controla el tiempo de entrada y permanencia de un producto en el
almacén. Se instala al momento de recibir el producto. La etiqueta para control de
almacén con complemento contiene un área determinada en la que se coloca otra
etiqueta más pequeña la cual indica el día en el que se recibió el producto. Esta
etiqueta cada día está identificado por un color diferente.
En la figura #11 se muestra un ejemplo de la etiqueta que se propone para controlar
los productos del almacén.
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Figura #11 Prototipo de etiqueta
Características:
Material: Papel Couche.
Adhesivo especial para humedad.
Pre corte que permite su fácil aplicación.
Fácil lectura e identificación.
Posibilidad de escritura e impresión.
Método A, B, C.
Es un método de categorización de inventario que consiste en la división de los
artículos en tres categorías, A, B y C: Los artículos pertenecientes a la categoría A
son los más valiosos, mientras que los que pertenecen a la categoría C son los
menos valiosos. Este método tiene como objetivo llamar la atención de los gerentes
hacia los pocos artículos de importancia crucial (artículos A) en lugar de hacia los
muchos artículos triviales (artículos C).
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En la figura #12 se puede observar el análisis del método ABC con algunos
departamentos de La Habanera.
Figura #12 Método A,B,C
Diseño y distribución de la planta
En un entorno globalizado cada vez más las compañías deben asegurar a través de
los detalles sus márgenes de beneficio. Por lo tanto, se hace imperativo evaluar con
minuciosidad mediante un adecuado diseño y distribución de la planta, todos los
detalles acerca del qué, cómo, con qué y dónde prestar un servicio, así como los
pormenores de la capacidad de tal manera que se consiga el mejor funcionamiento
de las instalaciones. Se aplica a las instalaciones en las que se presten servicios.
En la figura #13 se puede observar la propuesta del diseño del nuevo almacén de
La Habanera, el cual esta dividido por una zona de descarga y una de carga para
facilitar la operación al momento de tener camión descargando y otro cargando,
también se organizo en espacios de mayor a menor rotación.
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Figura #13 Diseño de planta
El objetivo del trabajo de diseño y distribución en planta es hallar una ordenación de
las áreas de trabajo y del equipo que sean la más eficiente en costos, al mismo
tiempo que sea la más segura y satisfactoria para los colaboradores de la
organización. Específicamente las ventajas una buena distribución redundan en
reducción de costos de fabricación como resultados de los siguientes beneficios:
Reducción de riesgos de enfermedades profesionales y accidentes de trabajo
Se contempla el factor seguridad desde el diseño y es una perspectiva vital desde
la distribución, de esta manera se eliminan las herramientas en los pasillos; los
pasos peligrosos, se reduce la probabilidad de resbalones, los lugares insalubres,
la mala ventilación, la mala iluminación, etc.
Mejora la satisfacción del trabajador
Con la ingeniería del detalle que se aborda en el diseño y la distribución se
contemplan los pequeños problemas que afectan a los trabajadores, el sol de frente,
las sombras en el lugar de trabajo, son factores que al solucionarse incrementan la
moral del colaborador al sentir que la dirección se interesa en ellos.
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Incremento de la productividad
Muchos factores que son afectados positivamente por un adecuado trabajo de
diseño y distribución logran aumentar la productividad general, algunos de ellos son
la minimización de movimientos, el aumento de la productividad del colaborador,
etc.
Optimización del espacio
Al minimizar las distancias de recorrido y distribuir óptimamente los pasillos,
almacenes, equipo y colaboradores, se aprovecha mejor el espacio. Como principio
se debe optar por utilizar varios niveles, ya que se aprovecha la tercera dimensión
logrando ahorro de superficies.
Reducción del material en proceso
Al disminuir las distancias y al generar secuencias lógicas de producción a través
de la distribución, el material permanece menos tiempo en el proceso.
Optimización de la vigilancia
En el diseño se planifica el campo de visión que se tendrá con fines de supervisión.
La función principal de una instalación nueva es la de permitir una distribución más
eficiente. En éste caso se tiene la oportunidad de eliminar todos aquellos aspectos
estructurales y de diseño que restringen un óptimo funcionamiento de la
organización.
8. Anexos
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Figura #14 Almacén de la tienda La Habanera
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Figura #15 Productos fuera de su lugar de almacén
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Figura #16 Producto con desorden en almacén
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Figura #17 Producto bien acomodado y organizado
33
Figura #18 Cajas acomodadas en anaquel
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Figura #19 Almacén bien organizado
9. Conclusiones y recomendaciones.
El objetivo de la presente investigación fue realizar un control de inventario en el
área de almacén en la empresa La Habanera, para el eficaz funcionamiento del área
de distribución, permitiendo en el desarrollo de la investigación determinar la
existencia de factores claves para la correcta ejecución de las actividades
inherentes al área de inventario, como lo son la existencia de un control de entradas
y salidas implementación de tarjetas para un rápido conteo, la implementación de
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JIT, pero el desconocimiento de los mismos por parte de personal encargado de
esta área; igualmente se observó que existen dentro la muestra Individuos que
conocen las funciones relativas a la reposición de inventario y otros que no han sido
informados al respecto lo que ocasionaría errores considerables, por
desconocimiento del área; igualmente es importante destacar que hoy en día para
que una empresa sea altamente competitiva es necesario contar con información
acertada y en cuanto a la empresa en estudio se observó que los registros de
inventarios no se encuentran disponibles ni actualizados, así mismo se evidencia
que el área de almacenaje no se encuentra adecuada para el control respectivo del
Inventario de mercancía así como tampoco se realizan supervisión del inventario ni
de las actividades realizadas por el personal encargado del departamento de
inventario, punto clave en el cual la muestra está totalmente de acuerdo con que la
supervisión evitaría cometer errores que afecten la información financiera de La
Habanera.
El objetivo principal de llevar un adecuado control de inventario es contar con
información suficiente y útil para minimizar costos de producción, aumentar la
liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología
con la consecuente disminución de gastos operativos; sin embargo La Habanera, el
hardware no cuenta con adecuado control del inventario a pesar de contar con, los
programas de cómputo los cuales son excelentes, pero sin embargo, el que estén
bien estructurados no garantiza que vallan a cubrir las necesidades de información,
si no son alimentados con información real y constante. Mediante el control de
inventarios se eliminan los tiempos muertos ya que cualquier cajera capacitada
puede llevar a cabo el registro, con el apoyo de la persona encargada de recibir el
material. Para el conteo físico siempre se puede utilizar al personal operativo, de
modo que sea más rápido. El objetivo es que el dueño siempre cuente con
información valiosa para un mejor control de sus costos y su flujo de efectivo.
Recomendaciones.
A fin de mejorar el funcionamiento del almacén de La Habanera, se recomienda
diseñar un sistema de control interno, realizando previamente un análisis de los
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procesos y funciones del área o departamento de inventario de la organización con
el fin de identificar las debilidades inherentes, conocer los riesgos y, derivado de
ello, definir las medidas a utilizar para reducirlos, el objetivo se logró al 100%.
10. Competencias desarrolladas y/o aplicadas.
Trabajar con mutua colaboración de todos los encargados de áreas y buena
disposición para la realización de las diferentes tareas aplicables.
Analizar la información constituyendo ideas relevantes, de las distintas fuentes de
información.
Almacenar y recuperar la información contenida
Desarrollar proyectos principalmente elementos y factores que pueden ser externos
e internos.
Se práctica el trabajo en equipo.
Relacionarse con personal en diferentes niveles jerárquicos.
Trabajar con orden y bajo un programa establecido.
11. Referencias bibliográficas y virtuales.
Inventarios. [1].Molina Aznar, V. (2011). Administración de almacenes y control de
inventarios. México DF.: ISEF. Salas, H. G. (2009). Inventarios. México DF.: ECOE
Ediciones.
MICROSIP https://www.microsip.com/
Método A, B, C.
[3].http://www.aulafacil.com/cursos/l20107/empresa/organizacion/gestion-
destock/el-metodo-abc-en-la-gestion-de-stock.
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