matriz de seguimiento y evaluaciÓn a las estrategias del plan anticorrupcion y de ... ·  ·...

ENE ABR JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Registro y actualización diaria del kardex por

parte del personal que labora en los diferentes

servicios.

Capacitación al personal en el registro,

actualización del kardex y seguimiento por

parte del almacenista.

Jefe de area (Urgencias,

Hospitalización y Sala de

Partos), responsable de los

servicios y almacenista.

1 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Inventarios Actualizados. Actas de verificación

de elementos a dar de baja, soportes y

certificados del estado actual de los elementos

por parte de los responsables. Autorización

por parte de responsable de almacén del

traslado de equipos o elementos de la

entidad.

Almacenista y responsables de

los inventarios en cada

dependencia.

2 NO SE EVIDENCIA 60% 60% 31

Elaborar formato de traslado de elementos

entre dependencias y capacitar al personal en

el manejo de este.

Actualizar los inventarios una vez se

identifican los movimientos de elementos y/o

cambios a realizar.

Almacenista y responsables de

los inventarios en cada

dependencia.

3SE EVIDENCIA ACTUALIZACION DE

INVENTARIOS 60% 60% 31

Revisión continua por parte del Jefe de cada

proceso. Capacitación al personal en los

procedimientos de la entidad.Asesor de Calidad 4 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

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Establecer un canal de comunicación para

recepcionar las

solicitudes de los programas de beneficio para

la comunidad,

buscando la coordinación con la entidad.

Jefe de proceso (Responsable

de cada proceso).NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

MATRIZ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL

CIUDADANO

1

ASESOR DE CONTROL INTERNO

CÓDIGO: VERSIÓN

RESPONSABLES

VERIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

DESARROLLADAS PARA EL CUMPLIMIENTO

DE LA ESTRATEGIA A DICIEMBRE 31 DE

2016

ENTIDAD: E.S.E HOSPITAL DEL ROSARIO Fecha de Evaluación: ENERO 18 DE 2017

REPRESENTANTE LEGAL: Marco Normativo: Ley 1474 de 2011.

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RESPONSABLE:

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Estado de la

actividad

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AVANCE

ACCIONES

(porcentaje)

CRONOGRAMA VIGENCIA 2016

ACCIONES DE MITIGACION

ENE ABR JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

RESPONSABLES

VERIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

DESARROLLADAS PARA EL CUMPLIMIENTO

DE LA ESTRATEGIA A DICIEMBRE 31 DE

2016

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Estado de la

actividad

(porcentaje)

AVANCE

ACCIONES

(porcentaje)

CRONOGRAMA VIGENCIA 2016

ACCIONES DE MITIGACION

Entrada a almacén debidamente conciliada

con la orden de pedido o contrato. Almacenista. 1SE EVIDENCIA ENTRADA DE ALMACEN

CONCILIADA CON LA ORDEN DE PEDIDO 90% 90% 31

Evaluar de manera permanente los precios

del mercado por parte del comité de compras

y seguimiento al cumplimiento del plan de

compras.

Almacenista y comité de

compras.2 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Revisión continua por parte de cada uno de

los responsables.

Elaboracion y socializacion del procedimiento

de pagos.

Gerente, profesional de apoyo a

las labores de tesorería y

contador.

1 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Revisión de movimientos tesorales por parte

del Contador y Revisor Fiscal.Profesional de apoyo a las

labores de tesorería, contador y

revisor fiscal.

2 NO SE EVIDENCIA 70% 70% 31

Efectuar las revisiones presupuestales por

parte de tesorería y contador de la entidad. Profesional de apoyo a las

labores de tesorería, contador.3 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Verificación de documentos por parte del

responsable del proceso y por el contador al

momento de la firma del contrato.

Funcionario de apoyo a las

labores de presupuesto y

contador,

4 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Verificación de documentos por parte del

Contador antes de firmar el contrato. Funcionario de apoyo a las

labores de presupuesto, y

contador,

5 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Realizar el procedimiento de evaluacion del

desempeño y formatos, capacitar a los

evaluadores y evaluados.Profesional de subgerencia

administrativa.1 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

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VERIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

DESARROLLADAS PARA EL CUMPLIMIENTO

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NEstado de la

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AVANCE

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CRONOGRAMA VIGENCIA 2016

ACCIONES DE MITIGACION

Realizar verificación mediante el control de

horario y/o turnos.

Verificar la liquidación de las cesantías.

Exigir las planillas de control de horas extras.

Aplicar los filtros establecidos en el sistema de

nóminas.

Revisar hoja de vida para determinar

coincidencia con el sistema.

Revisar nómina en Excel para conciliar con el

sistema.

Crear procedimiento de liquidacion de nomina.

Profesional de subgerencia

administrativa. 2NO SE EVIDENCIA EL PROCEDIMIENTO

DE LIQUIDACION DE NOMINA70% 70% 31

Investigación y verificación de la información

recibida.Profesional de subgerencia

administrativa.3

SE EVIDENCIA EL CONTROL REALIZADO

A LA INFORMACION RECIBIDA POR

PARTE DE LOS AUTORIZADOS

90% 90% 31

Contratos o nombramientos firmados de

acuerdo a la necesidad de personal y con el

cumplimiento de los requisitos.

Revision y actualizacion del manual de

funciones.

Gerencia y subgerencia

administrativa.4

SE EVIDENCIA AUDITORIA Y

SEGUIMIENTO A CONTRATACION100% 100% 31

Implementación y auditoría a los

procedimientos y a la facturación.

Capacitación al personal.

Administrativo (Facturación) y

asesor de control interno.1

SE EVIDENCIA ACTAS DE CAPACITACION

E INFORME DE AUDITORIA60% 60% 31

Realizar seguimientos a la aplicación de los

procedimientos. Realizar auditorias

permanentes.

Encargados de facturación y

asesor de control interno.2

SE EVIDENCIA LA EJECUCION DE LA

AUDITORIA,60% 60% 31

Implementación y auditoría a los

procedimientos y a la facturación.

Capacitación al personal.

Encargados de facturación y

asesor de control interno.3

SE EVIDENCIA LA EJECUCION DE LA

AUDITORIA,70% 70% 31

Implementación de los procedimientos.

Soportes de las gestiones de cobro que se

adelantan.

Fortalecimiento cobro prejuridico y juridico.Juridico, contabilidad y

facturación.4 NO SE EVIDENCIA EL PROCEDIMIENTO 70% 70% 31

Capacitar al personal de manera

permanente no solo en los nuevos manuales

sino en los cambios que

realice el Gobierno Nacional en esta materia,

Auditor de cuentas medicas y

encargados de facturación.5 NO SE EVIDENCIA LA CAPACITACION. 0% 0% 31

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RESPONSABLES

VERIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

DESARROLLADAS PARA EL CUMPLIMIENTO

DE LA ESTRATEGIA A DICIEMBRE 31 DE

2016

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Estado de la

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AVANCE

ACCIONES

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CRONOGRAMA VIGENCIA 2016

ACCIONES DE MITIGACION

Elaboración y revisión por parte de jurídica de

los actos administrativos de la entidad y del

procedimiento.JURÍDICO 1 SE EVIDENCIA REVISION JURIDICA 90% 90% 31

Elaborar el procedimiento de tramite de tutelas

y procesos juridicos.

Registro en el Libro radicador y fechas de

respuesta oportunas.

JURÍDICO 2

SE DA RESPUESTA OPORTUNA AL

TRAMITE DE TUTELAS, MAS NO SE

EVIDENCIA EL PROCEDIMIENTO

80% 80% 31

Elaboracion del procedimiento para solicitar y

emitir conceptos.

JURÍDICO 3 NO SE EVIDENCIA PROCEDIMIENTO 0% 0% 31

Revisión de los estudios previos y/o pliego de

condiciones frente al contenido del contrato.

Actualización normativa en el manual de

contratacion.

Seguimiento al proceso por parte de la oficina

de control interno.

JURÍDICO Y CONTROL

INTERNO4

SE EVIDENCIA LAS AUDITORIAS AL

PROCESO Y LA APLICACIÓN DEL MISMO.0% 0% 31

La gerencia revisa que en estos casos se

lleven la debida defensa y el compromiso con

la entidad, ademas que se interpongan los

debidos recursos.GERENCIA Y JURÍDICO 5 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Elaboracion y socializacion del procedimiento

de supervision. JURIDICO 6 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Realizar y socializar el cronograma de

publicación y rendicion de contratos. SUBGERENCIA Y JURIDICO 7 NO SE EVIDENCIA 50% 50% 31

Actualizacion y capacitacion en la aplicación

de las tablas de retención documental

aprobadas y

adoptadas por la entidad.

AUXILIAR ARCHIVO Y TODAS

LAS DEPENDENCI AS1 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Elaboracion del plan de control y prevencion

de la información. Copias de seguridad (1

semanal)

ENCARGADO OFICINA DE

SISTEMAS2 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

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DESARROLLADAS PARA EL CUMPLIMIENTO

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ACCIONES

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CRONOGRAMA VIGENCIA 2016

ACCIONES DE MITIGACION

Utilización de Sello y fecha de radicación en

tiempo real.

Clausula de confidencialidad.

Capacitación en las políticas para el manejo

documental.

Acceso restringido al área de archivo o

correspondencia (perfiles definidos).

Seguimiento a la aplicacion del procedimiento

de correspondencia.

VENTANILLA UNICA 3 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Capacitación al personal en el manejo de los

diferentes módulos y de los procedimientos

para la rendicion y presentacion de informes.

Funcionarios responsables del

registro de la información en las

diferentes oficinas y jefes de

area.

4 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

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Cumplir con el manual y procedimiento de

auditorias. ASESOR DE CONTROL

INTERNO1 NO SE EVIDENCIA 50% 50% 31

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U Tener en cuenta las fechas límites

determinadas por la entidad para dar

respuesta a los requerimientos de la

comunidad.

FUNCIONARIA OAU 1 NO SE EVIDENCIA 50% 50% 31

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Actualización continua de los procesos. Contar

con el apoyo de un abogado que conozca del

tema.

Capacitación al personal

responsable.

GERENTE Y/O DELEGADO 1 NO SE EVIENCIA CAPACITACION 50% 50% 31

Suprimir o racionalizar los trámites requeridos

por la empresa para la prestación de servicios

o para la entrega de la información que

requiera la ciudadanía (minimizar las filas). GERENCIA - OAU 1 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Aplicativo web para recepción de hojas de

vida de futuros contratistas. SISTEMAS 2 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

De forma gradual se implementara la Solicitud

de citas médicas por teléfono y/o internet. FUNCIONARIA OAU 3

SE EVIDENCIA LA IMPLENETACION DEL

SISTEMA DE CITAS MEDICAS POR

TELEFONO.

100% 100% 31

Se dará Entrega de algunos resultados de

exámenes por internet según criterios

médicos.LABORATORIO 4 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

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VERIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

DESARROLLADAS PARA EL CUMPLIMIENTO

DE LA ESTRATEGIA A DICIEMBRE 31 DE

2016

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CRONOGRAMA VIGENCIA 2016

ACCIONES DE MITIGACION

Se continuara fortaleciendo el registro en la

historia clínica digital.GERENCIA 5

SE EVIDENCIA EL MANEJO DE

HISTORIAS CLINICAS SISTEMATIZADAS

EN LA MAYORIA DE LAS AREAS.

80% 80% 31

Se fortalecerá la ventanilla única de atención

al usuario.FUNCIONARIA OAU 6

SE EVIDENCIA LA FUNCIONABILIDAD,

PERO HACE FALTA FORTALECER MAS.70% 70% 31

La entidad remitirá toda la correspondencia

por Correo electrónico evitando las fotocopias

y siendo amigable con el medioambiente. TECNOLOGIA Y ARCHIVO 7SE EVIDENCIA QUE SE REALIZA EN

ALGUNOS CASOS.70% 70% 31

Se adopta como medio de comunicación

oficial los correos institucionales, evitado la

radicación de oficios físicos.TECNOLOGIA Y ARCHIVO 8

SE EVIDENCIA QUE SE REALIZA EN

ALGUNOS CASOS.80% 80% 31

Se adoptaran las pautas y reglas claras en la

administración de los expedientes para

cualquier etapa del ciclo vital de los

documentos mediante la implementación del

manual de Archivo.

TECNOLOGIA Y ARCHIVO 9 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Se simplificara los documentos soporte de las

cuentas a pagar con el fin de evitar

documentos innecesarios o duplicados en las

mismas y disminuir el volumen de

documentos para archivar.

FINACIERO Y

CONTRATACION10 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Lugar – Identificar un lugar para llevar a cabo

la Audiencia Pública, debe ser amplio,

respondiendo a las necesidades de la Entidad

y de fácil acceso a la ciudadanía; se tendrán

en cuenta las normas básicas de seguridad.GERENCIA NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Fecha – se establecerá con la suficiente

anticipación, y se informara a quienes deban

asistir para que igualmente con el debido

tiempo, reserven su agenda.GERENCIA NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

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CRONOGRAMA VIGENCIA 2016

ACCIONES DE MITIGACION

Duración – la Rendición de cuentas se

programara para llevarse a cabo en una

jornada continua de 8 a.m. a 2:00 p.m., esto

con el fin de evitar cortes y deserción de la

Audiencia.

GERENCIA NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Número de invitados y personas esperadas a

la convocatoria – Se debe prever el número

de personas que se harán presentes en la

Audiencia Pública para poder planear antes y

no tener que enfrentar contratiempos mayores

el día de la misma por falta de logística y de

recursos.

GERENCIA NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Suministros – se establecerán las

necesidades de suministros para el adecuado

desarrollo de la Audiencia, ejemplo refrigerio,

computador, punto de red, internet, pantalla,

cámara de video, grabadora, papelería,

registro de asistencia, etc.

GERENCIA NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Reglamento de la audiencia – Se llevará una

agenda para su desarrollo donde se tendrá

en cuenta aspectos varios como tiempo de

intervenciones, número de intervenciones, se

especificaran las reglas para el desarrollo de

la Audiencia.

GERENCIA NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

El Hospital del Rosario cuenta con Página

Web wwwhospitaldelrosario.com, la cual será

actualizada de manera permanente con

relación a los planes, programas y proyectos

de la E.S.E.TECNOLOGIA Y ARCHIVO NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

En cada dependencia se fortalecerá la

Atención al Ciudadano para proveer una

Información veraz y oportuna, de forma

presencial, virtual y vía telefónica.FUNCIONARIA OAU NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Crear relaciones de respeto y fortalecer

siempre la imagen institucional ante el

ciudadano.

TALENTO HUMANO NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

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CRONOGRAMA VIGENCIA 2016

ACCIONES DE MITIGACION

Presentación de consultas, quejas y reclamos:

A través de la página Web, en el link quejas y

reclamos donde se puede formular sus

requerimientos, este proceso estará a cargo

de la Oficina de OAU, quien será la

responsable de seleccionarlas, clasificarlas y

dar respuesta.

FUNCIONARIA OAU NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Presentación de quejas, reclamos o

sugerencias personalmente en las oficinas de

la Entidad, las cuales serán clasificadas por el

OAU y resueltas en los tiempos establecidos.FUNCIONARIA OAU NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Buzones físicos ubicados en la Entidad, los

cuales serán abiertos conforme al

procedimiento documentado por la E.S.E con

la Asociación de Usuarios. FUNCIONARIA OAU

SE EVIDENCIA LA IMPLEMENTACION Y

EL CUMPLIMIENTO DEL PROCESO100% 100% 31

Se elaboran planes de mejoramiento sobre las

propuestas, quejas, reclamos y expectativas

planteadas por la ciudadanía en la rendición

de cuentas.FUNCIONARIA OAU 0% 0% 31

Implementar acciones de educación,

concientización, fortalecimiento y promoción

de una nueva cultura de responsabilidad,

dirigidos a la comunidad en general.FUNCIONARIA OAU NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Mostrar, publicitar y dar a conocer todas las

acciones que lidere o ejecute en materia de

gestión administrativa y misional, que

permitan mejorar la democracia y el control

social.

GERENCIA 1 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Emitir información clara, completa, oportuna,

confiable y sencilla de la operación y

procedimientos de la entidad. CALIDAD 2 NO SE EVIDENCIA 50% 50% 31

ES

TR

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EG

IAS

PA

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JO

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OR

MA

CIÓ

N.

ENE ABR JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

RESPONSABLES

VERIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

DESARROLLADAS PARA EL CUMPLIMIENTO

DE LA ESTRATEGIA A DICIEMBRE 31 DE

2016

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N

Estado de la

actividad

(porcentaje)

AVANCE

ACCIONES

(porcentaje)

CRONOGRAMA VIGENCIA 2016

ACCIONES DE MITIGACION

Asegurar la comprensión de la gestión de la

entidad por cualquier ciudadano, de manera

que se logre generar confianza en la

institución y prevenir la ocurrencia de hechos

de corrupción.

GERENCIA 3 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

Fortalecer los sistemas de información

electrónicos con el fin de que sean

efectivamente una herramienta para promover

el acceso a la información pública”.GERENCIA 4 NO SE EVIDENCIA 0% 0% 31

28%PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS ANTICORRUPCIÓN VIGENCIA 2016 CON CORTE 31 DE DICIEMBRE

Responsable del

Seguimiento de la

estrategia

LUZ EUGENIA VINASCO

Asesor de Control Interno

ES

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1

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