manual para el uso de sistema sisgedo i. … · folios = ingresar la cantidad de documentos de todo...
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No critiques lo que no puedes entender
Municipalidad Provincial De Chiclayo
“El Éxito Es La Suma De Pequeños Esfuerzos Repetidos Día A Día” CESAR PEREZ
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Gerencia de Tecnología de la Información y Estadística
MANUAL PARA EL USO DE SISTEMA SISGEDO
I. RECEPCIONAR DOCUMENTOS :
Posteriormente nos aparece una nueva ventana
Si el registro del documento va dirigido a un trabajador del área, en Documentos del
usuario se deja con el nombre que aparece por defecto y Buscar.
Si el registro del documento va dirigido a la Gerencia, Sub Gerencia, área, unidad, etc.
en Documentos del usuario seleccionamos TODOS Y Buscar.
En cualquiera de
las 2 opciones se
puede
recepcionar los
documentos
Ingresamos el REGISTRO
a recepcionar y le damos
Buscar
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Luego nos mostrará esta ventana donde primero debe seleccionar el Registro y damos
click en recepcionar,
Luego damos click en Grabar
Luego terminar Recepción de Documento
Con estos pasos realizados hemos recepcionado el o los documentos.
Nota: Para recepcionar los documentos primero debemos de tener el documento en físico.
II. DOCUMENTOS EN PROCESO
Damos clic en Documentos
Para verificar los documentos que tenemos en procesos vamos a cualquiera de las
siguientes opciones como se muestran en el siguiente cuadro:
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Los documentos que tenemos en proceso, debemos darle salida lo más pronto que sea
posible, dependiendo de las áreas o Gerencias, sub gerencias, etc, y así evitaremos que se
nos acumulen los documentos en el sistema y se bloquee. Se entiende la sobre carga
laboral de algunas áreas que se tienen a su cargo.
En documentos del usuario debemos buscar por nombre del trabajador si tiene
documentos destinados para su trámite correspondiente, caso contrario seleccionamos
TODOS para verificar los documentos del toda el área y proceder con su trámite
correspondiente.
Para dar respuesta o salida a un documento ya sea con cualquier tipo de documento ejm.
Memo, informe, oficio, carta, etc. vamos a la siguiente pestaña Nuevo Documento.
En esta ventana tener en cuenta el primer Número de Expediente generado ya que se
sabe que el número de expediente es UNICO de inicio a fin de su trámite.
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Para ello debemos ingresar el número de expediente del primer documento generado,
LUEGO le damos en Buscar y nos permitirá visualizar los datos principales del
expediente la cual se constatará con el documento en físico del que le vamos a dar
trámite, si estamos conforme con los datos mostrados damos clic en Continuar.
1.- ORIGEN – del Documento de donde se genera.
Origen Siempre es interno
Tipo Documento personal= se activa la opción sólo cuando el trabajador firma
el documento. Que se elabora, en la línea de firma aparece nuestro nombre
Si el documento lleva la firma del jefe se deja desactivado por tal no aparecerá el
nombre del Gerente, Sub Gerente, jefes, etc.
2.- DATOS DEL DOCUMENTOS
Fecha que se registra el documento
Tipo de Documento = Seleccionar de la lista el tipo, Ejem. Memo, informe, oficio, carta,
etc.
Ojo
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Al seleccionar el tipo de documento, el sistema SISGEDO nos brindará el número que
corresponde y llevará el tipo de documento que se generará,
Nota: El sistema nos permite cambiar por primera y única vez el número del tipo de
documento que se seleccione en caso que ya tengamos un número iniciado por ejm.
Un oficio N° 12 que no ha sido registrado en el sistema, el próximo que será N°13 que
el sistema asignará automáticamente, a partir del mencionado número la numeración se
generará automática y correlativamente.
Forma de Recepción se deja como está por defecto (Directa).
Archivo se deja como está.
Folios : Se ingresa la cantidad de documentos de todo el expediente (todo lo que se
adjunta), más el documento que hemos elaborado.
Asunto : Se ingresa el asunto que lleva el documento en físico.
3.-CLASIFICACION DEL TUPA
Esta opción solamente la maneja el personal de trámite documentario.
4-. DESTINO DERIVACION DEL DOCUMENTO
Forma (Copia) Se selecciona cuando el documento va con copia para otra (as) áreas,
si va sólo a una área NO se selecciona.
Unidad orgánica : Seleccionamos el área destino
Detalle : opcional campo no obligatorio
Proveído de atención : Se debe ingresar un texto de acuerdo al documento que seguirá
su trámite.
Luego damos Grabar
Nota: si un Documento se va a derivar a un trabajador de la misma área seleccionamos la misma
Unidad Orgánica o la misma área, Se nos habilitará una opción de usuario para ello
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seleccionaremos al trabajador que le vamos a enviar el documento. Luego proveído de atención
AÑADIR y GRABAR .
Cuando damos Grabar nos mostrará esta ventana donde debemos tomar nota del Nuevo Reg
Documento que hemos registrado y también se anota el número de Reg. EXPEDIENTE
que debe ser el mismo del documento Origen o que se ingresó al inicio.
Luego nos mostrará esta ventana damos clic en Explorar Documentos En Proceso.
Y nos mostrará esta ventana donde ingresaremos el número del Registro Anterior
(Documento anterior) Documentos del usuario puede cambiar a Todos si los Documentos
son para el área, si los documentos que han sido derivados al trabajador se deja como se
muestra en la ventana y le damos Buscar.
Nos mostrara esta ventana con los datos principales del documento donde debemos marcar
la casilla para seleccionar toda la fila (se nos marcara de color amarillo) luego damos Clic
en ADJUNTAR.
Ojo
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Luego se nos mostrará esta ventana con la casilla de Registro INGRESAREMOS EL
REGISTRO NUEVO que hemos generado, luego damos clic en GRABAR
Posteriormente nos mostrara esta ventana damos clic en Terminar el Adjunto de
Documento
Con estos pasos hemos adjuntado el documento anterior al nuevo documento y se nos
quedará una columna de color verde = quiere decir que el documento se encuentra
derivado.
Nota: Se recomienda que el personal que vaya a entregar el documento en físico a las áreas exigir
al personal que les recepcione en físico también se le recepcione en el SISTEMA (SISGEDO)
para evitar que posteriormente se bloquee el sistema.
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PARA EL PERSONAL QUE ELABORA DOCUMENTOS PARA OTRAS
INSTITUCIONES O PERSONA NATURAL (Oficios, Cartas etc.)
Para dar respuesta o salida a un documento ya sea con cualquier tipo de documento ejm.
Memo, informe, oficio, carta, etc. vamos a la siguiente pestaña Nuevo Documento
En esta ventana tener en cuenta el primer Número de Expediente generado ya que se
sabe que el número de expediente es ÚNICO de inicio a fin de su trámite,
Para ello debemos ingresar el número de expediente del primer documento generado del
Administrado le damos en buscar nos permitirá visualizar los datos principales del
expediente la cual se constatará con el documento en físico del que le vamos a dar
trámite, si estamos conforme con los datos mostrados damos clic en Continuar.
1.- ORIGEN – del Documento de donde se generará.
Ojo
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Origen siempre es interno
Tipo Documento personal= se activa la opción solo cuando el trabajador firma
el documento. Que se elabora, en la línea de firma aparece nuestro nombre
Si el documento lleva la firma del jefe se deja desactivado por tal no aparecerá el nombre
del Gerente, Sub Gerente, jefes, etec.
2.- DATOS DEL DOCUMENTOS
Fecha que se registra el documento
Tipo de Documento = Seleccionar de la lista el tipo, Ejem. Memo, informe, oficio, carta,
etc.
Al seleccionar el tipo de documento, el sistema SISGEDO nos brindara el número que
corresponde y llevará el tipo de documento que se genera,
Nota: el sistema no permite cambiar por primera y única vez el número del tipo de
documento que se seleccione en caso que ya tengamos un número iniciado por ejem. Un
oficio N° 12 que no ha sido registrado en el sistemas y el próximo que será N°13 que el
sistema asignará automáticamente, a partir del mencionado número la numeración se
generara automática y correlativamente.
Forma de Recepción se deja como esta por defecto (Directa)
Archivo se deja como esta
Folios = Ingresar la cantidad de documentos de todo el expediente (todo lo que se
adjunta), más el documento que hemos elaborado.
Asunto ingresos el asunto que lleva el documento en físico.
4-. DESTINO DERIVACION DEL DOCUENTO (en este caso se obvia este paso ya que el documento
es para alguna institución o persona natural.)
Luego damos Grabar
Cuando damos Grabar nos mostrará esta ventana donde debemos tomar nota del Nuevo
Reg Documento que hemos registrado y también se anota el número de Reg.
EXPEDIENTE que debe ser el mismo del documento Origen o que se ingresó al inicio.
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Luego nos mostrará esta ventana y damos clic en Explorar Documentos En Proceso
Y nos mostrará esta ventana donde ingresaremos el número del Registro Anterior
(Documento anterior) Documentos del usuario puede cambiar a Todos si los Documentos
son para el área, si los documentos que han sido derivados al trabajador se deja como se
muestra en la ventana y le damos Buscar
Nos mostrará esta ventana con los datos principales del documento donde debemos marcar la
casilla para seleccionar toda la fila (se marcará de color amarillo) luego damos Clic en
ARCHIVAR
Luego nos mostrará esta ventana :
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Forma : en este caso tememos dos formas
Definitivo: cuando un expediente o documento da fin o archiva definitivo
Temporal: en este caso se archiva temporalmente cuando falta regularizar algún
documento
Archivador: En esta opción seleccionamos el tipo de archivador que corresponde
Acciones: se debe ingresar un detalle acerca del documento que se emitido en físico.
Luego damos GRABAR Y TERMINAR ARCHIVAMIENTO DE DOCUMENTO.
PASOS PARA CREAR ARCHIVADORES
1.- Vamos a la pestaña CATALOGOS
2.- Vamos a la opción archivadores
3.- NUEVO ARCHIVADOR
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AMBITO = los archivadores pueden ser del área que es su mayoría o también se puede
elaborar archivadores personal activando la casilla
Unidad Orgánica= hace referencia al área donde laboramos
Descripción = El Tipo de archivador que de acuerdo a su área elabora (memos, oficios,
informes, cartas, etc)
Periodo = no hace referencia a año en que estamos ejemplo (2016) LUEGO
REGISTRAR
DE TAL MANERA PODEMOS GENERAR TODOS LOS ARCHIVADORES QUE UNO
DESEE
EDITAR UN DOCUEMNTO REGISTRADOS
Campos a editar EXPEDIENTE, FECHA DEL DOCUMENTO QUE SE
ELABORO, FOLIOS, ASUNTO
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ELIMINAR UNA DERIVACION
Si por error realiza una derivación para una área específica y no es para ella, se elimina y se
deriva nuevamente (se puede hacer este paso siempre y cuando no sea recepcionado el
documento) .
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En este caso, Si por error se derivó a la Gerencia de Recursos Humanos y es para Logística.
Cuando se deriva cambia de color de blanco a verde
1.- Se selecciona la casilla del registro que está mal derivado de color amarillo
2.- Luego eliminar derivación quedará de color blanco para su DERIVACION A DONDE
CORRESPONDE
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Si desea buscar un expediente y no recuerda realizamos estos pasos
Con tu número de EXPEDIENTE puedes hacer seguimiento
de tu tramite desde cualquier lugar.
Si perdiste o no recuerdas tu número
de EXPEDIENTE puedes buscas en la
siguiente opción
Especificar un rango aproximado de fecha a buscar
Nombre de la empresa o persona natural
Ingresar los datos de quien firma el documento
Tipo de documento que se presento
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